pengaruh design tracer terhadap penyimpanan …
TRANSCRIPT
![Page 1: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/1.jpg)
Ramadlan C, Sudalhar, Pratama TWY./Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan
34
PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
DI PUSKESMAS KAPAS
Chamelia Ramadlan1), Sudalhar2), Tegar Wahyu Yudha Pratama1)
1)Program Studi Diploma III Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro
2)Program Studi S1 Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro
ABSTRAK
Latar Belakang : Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam unit rekam medis pada sistem pengelolaan yaitu penyimpanan berkas rekam medis. Penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Tujuan : Mengidentifikasi pengaruh design Tracer terhadap penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan Puskesmas Kapas. Metode : Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif studi kasus yang mendefinisikan suatu fenomena secara apa adanya. Hasil : Nilai p_value (Asymp.Sig) 0,000 < α 0,05 yang artinya bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh atau perubahan yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Kesimpulan : Ada pengaruh dalam penggunaan petunjuk keluar (tracer) dapat meningkatkan penilaian kuliatas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kapas. Kata Kunci : Pengelolaan Rekam Medis, Desain Tracer. Korespondensi: Chamelia Ramadlan. Program Studi Diploma III Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro. Jl. Ahmad Yani No. 14 Kapas Bojonegoro. Email: [email protected]. Mobile: +6285707791391.
LATAR BELAKANG
Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa Puskesmas Kapas sudah terakreditasi
dengan status pelayanan kesehatan utama pada Januari 2018 dan terdapat 4.000 jumlah berkas rekam medis yang dikelola dengan sistem penyimpanan sentralisasi berdasarkan wilayah dengan penomoran family folder dan disimpan secara numerik menggunakan sistem penjajaran SNF (Straight Numerical Filing), namun dalam sistem penyimpanan yang diberlakukan masih ditemukan adanya dampak yang timbul seperti hilangnya berkas rekam medis, jika berkas rekam medis hilang maka akan hilang pula berkas rekam medis satu keluarga, kesalahan letak dalam menyimpan
![Page 2: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/2.jpg)
Jurnal Hospital Science (2019), 3(2): 20-27 ISSN: 2598-0122 (online)
35
berkas rekam medis dan tentunya hal tersebut dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam medis pasien yang dibutuhkan dengan tidak bisa maksimal.
Dalam pelaksanaan sistem pengelolaan di Puskesmas Kapas menggunakan sentralisasi berdasarkan wilayah, yaitu dimana berkas rekam medis pasien rawat jalan dijadikan satu dalam ruang filing yang disimpan berdasarkan tiap masing-masing wilayah dengan sistem penomoran family folder yaitu dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan disimpan secara numerik menggunakan SNF (Straight Numerical Filing) yang dimana merupakan suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya dalam rak penyimpanan. Dalam hal ini masih ditemukan adanya kesalahan letak (misfile) karena belum menggunakan tracer sebagai alat kendali untuk keluar dan masuknya berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam medis pasien serta menjadikan berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan atau tidak tersedia. Apabila permasalahan-permasalahan tersebut tidak segera di tinjau tentunya pelayanan terhadap pasien tidak bisa di maksimalkan serta timbul ketidak puasan dalam pelayanan kepada pasien.
Dari permasalahan diatas, maka solusi yang dapat dilakukan antara lain melakukan edukasi terkait pelaksanaan sistem pengendalian berkas rekam medis di filing rawat jalan serta melakukan peninjauan ulang apakah sistem penyimpanan masih bisa efektif dengan semakin bertambahnya berkas rekam medis yang disimpan dan perlu diberlakukannya tracer (Ariani, 2017) yang mana nantinya pelayanan terhadap pasien di Puskesmas Kapas dapat di maksimalkan. Sehubungan dengan hal tersebut maka peneliti melakukan penelitian tentang “Pengaruh Design Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Puskesmas Kapas.”
METODE PENELITIAN
1. Design Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam
penelitian ini adalah deskriptif studi kasus. Penelitian ini dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2018 di Puskesmas Kapas.
2. Definisi Operasional
Perancangan petunjuk keluar (tracer) dengan bahan kertas buffalo ukuran F4 (33 cm x 21,5 cm) berisi nomor rekam medis, nama KK, tujuan peminjaman, tanggal keluar, tanggal kembali dan keterangan. Tata cara menggunakan petunjuk keluar (tracer), pengelolaan penyimpanan berkas ekam medis meliputi pengambilan, pengembalian, penyimpanan, dan sistem telusur berks rekam medis. 3. Instrument Penelitian
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini dengan mengunakan observasi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan pengendalian berkas rekam medis dengan menggunakan lembar check list, serta menggunakan pedoman wawancara kepada responden. 4. Etika Penelitian
Etika penelitian meliputi informed consent (lembar persetujuan), anonimity (tanpa nama), Confidentiality (kerahasiaan).
HASIL
1. Rancangan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian di Puskesmas Kapas
pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan belum ada petunjuk keluar (tracer) sebagai pengganti petunjuk keluar berkas rekam medis/ alat bantu penelusur berkas rekam medis. Dengan tidak adanya petunjuk keluar maka petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang, sulitnya pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak, dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden yang menyatakan bahwa : “Saat ini belum ada tracer pengganti rekam medis yang keluar karena masih belum begitu memahami terkait cara penggunaannya dan harus memikirkan terkait sarana prasarana yang pastinya akan menambah biaya, sebenarnya disini ada buku ekspedisi tetapi sudah lama tidak digunakan karena keterbatasan petugas. Sering terjadi masalah juga diantaranya rekam medis yang sering hilang terus salah tempat penyimpanan berkas dan susah
![Page 3: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/3.jpg)
Ramadlan C, Sudalhar, Pratama TWY./Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan
36
dalam mengembalikan rekam medis ke dalam rak”. 2. Prosedur Penggunaan Petunjuk
Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Dari hasil penelitian di Puskesmas Kapas pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan sudah ada SOP (Standar Operasional Prosedur) yang dibuat pada tahun 2017, tetapi belum ada SOP petunjuk keluar (tracer). Sesuai dengan hasil wawancara peneliti kepada responden yang menyatakan: “SOP penyimpanan ada dibuat pada bulan Februari tahun 2017, tapi didalamnya belum ada penjelasan tentang petunjuk keluar karena disini belum pernah tahu tracer dan belum pernah ada petunjuk keluar tracer”.
Dibawah ini adalah SOP (Standar Operasional Prosedur) penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kapas Bojonegoro, yaitu : a. Petugas pendaftaran menerima semua
kartu status yang datang dari unit pelayanan.
b. Petugas pendaftaran kembali dan mengecek melalui data register jumlah seluruh pasien yang berobat di unit pelayanan.
c. Petugas mengurutkan rekam medis pasien sesuai dengan nomor urut indexnya.
d. Petugas memeriksa di data monitoring apakah sudah ada biodata kepala keluarga pasien atau belum, jika belum ada maka segera dientry.
e. Petugas menyiapkan rekam medis pasien di rak penyimpanan untuk dimasukkan kedalam rak penyimpanan.
f. Petugas memasukkan kedalam rak penyimpanan. Berdasarkan hasil usulan rancangan yang
telah dibuat oleh peneliti, adapun prosedur penggunaan petunjuk keluar untuk penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan, sebagai berikut : a. Petugas pendaftaran mencatat nomor
rekam medis, nama KK, tujuan peminjam (poliklinik-poliklinik), tanggal keluar, tanggal kembali dan keterangan (yang meminjam/mengambil) yang sudah tercantum dalam petunjuk keluar.
b. Petugas pendaftaran membawa petunjuk keluar yang sudah terisi ke ruang penyimpanan untuk mencari berkas
rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan nama KK (Kepala Keluarga).
c. Setelah berkas rekam medis ditemukan, petugas meletakkan petunjuk keluar di rak penyimpanan untuk pengganti berkas rekam medis yang dikeluarkan atau diambil dari rak penyimpanan.
d. Petugas pendaftaran mendistribusikan berkas rekam medis sesuai urutan antrian untuk dikirim ke poliklinik tujuan.
e. Berkas rekam medis yang dikembalikan setelah pelayanan dari poliklinik dicatat kedalam buku ekspedisi.
f. Pada saat berkas rekam medis dikembalikan, petugas pendaftaran mengoreksi rekam medis yang diterima dari poliklinik atau mencocokkan dengan buku ekspedisi apakah jumlah yang diterima sesuai dengan jumlah keluar.
g. Petugas penyimpanan mensortir rekam medis perkelompok sesuai dengan kode wilayah.
h. Rekam medis yang telah disortir oleh petugas penyimpanan dikembalikan atau disimpan pada rak penyimpanan dan disusun sesuai dengan kode wilayah serta nomor urut rekam medisnya.
i. Pada saat melakukan penyimpanan berkas rekam medis pada rak penyimpanan tersebut, petunjuk keluar diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan dengan mengisi tanggal kembali.
3. Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Tabel 4.5 Penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018. No. Penilaian Frekuensi Prosentase
(%) 1. 2. 3.
Baik Cukup Kurang
0 39 55
0 41,49 58,51
Jumlah 94 100
Berdasarkan tabel 4.5 penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer) sebagian besar 55 berkas atau 58,51% berkas rekam medis di nilai kurang dalam kualitas pengelolaanya. Hal ini diperkuat oleh peneliti
![Page 4: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/4.jpg)
Jurnal Hospital Science (2019), 3(2): 20-27 ISSN: 2598-0122 (online)
37
dengan melakukan wawancara kepada responden, yang menyatakan bahwa : “yang mengambil rekam medis tidak hanya petugas pendaftaran/ petugas penyimpanan saja, tetapi perawat/ bidan poliklinik juga melakukan. Jika ada rekam medis yang tidak ditemukan langsung dibuatkan baru. Untuk pengambilannya disini tidak menggunakan tracer sebagai petunjuk keluar, hanya dengan menggunakan kartu berobat pasiennya. Pengembalian rekam medis dilakukan setelah selesai pelayanan, tetapi tidak tahu apakah yang dikembalikan itu semuanya karena petugas tidak pernah mengecek, dan rekam medis disimpan besok paginya/ sesempat petugasnya”. 4. Sesudah Menggunakan Petunjuk
Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Tabel 4.6 Penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018.
No. Penilaian Frekuensi Prosentase (%)
1. 2. 3.
Baik Cukup Kurang
80 14 0
85,11 14,89
0
Jumlah 94 100
Berdasarkan Tabel 4.6 diketahui bahwa penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) sebagian besar 80 berkas atau 85,11% berkas rekam medis di nilai baik dalam kualitas pengelolaanya. Hal ini
diperkuat oleh peneliti dengan melakukan wawancara kepada responden, yang menyatakan bahwa : “Dengan adanya tracer dapat membantu pencarian rekam medis yang tidak ada dalam rak penyimpanan saat akan dibutuhkan, dapat mengetahui kalau rekam medis telah keluar dari rak, memberikan pelayanan yang maksimal terhadap pasien, penyimpanan rekam medis lebih mudah dan cepat dari biasanya serta dapat meminimalisir terjadinya kesalahan letak saat menyimpan berkas ke rak penyimpanan”. 5. Analisa Perbedaan Sesudah dan
Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Ho : tidak ada pengaruh antara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer. H1 : ada pengaruh anatara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer. Alpha : 5%. Jika p_value atau asymp sig < alpha maka Ho ditolak. Dari hasil analisis Wilcoxon didapatkan: Nilai p_value 0,000 < 0,05 Ho ditolak yang artinya bahwa terdapat pengaruh antara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer.
Tabel 4.7 Analisa prosentase dan perbedaan rata-rata perbedaan sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018.
Dilihat pada table 4.7 didapatkan bahwa penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis
sebagian besar kurang atau 58,51% sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), sedangkan penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebagian besar baik atau 85,11% sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer).
Sebelum Sesudah
No Penilaian Frekuensi Prosentase (%)
Frekuensi Prosentase (%)
1. Baik 0 0 80 85,11
2. Cukup 39 41,49 14 14,89
3. Kurang 55 58,51 0 0
Jumlah 94 100 94 100
Jumlah nilai X 202 601
![Page 5: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/5.jpg)
Ramadlan C, Sudalhar, Pratama TWY./Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan
38
1. Rancangan Petunjuk Keluar
(Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan
diketahui bahwa di Puskesmas Kapas belum diberlakukan petunjuk keluar (tracer) pada penyimpanan berkas rekam medisnya, sehingga petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis.
Hal ini didukung oleh penelitian Ariani (2017), yang menyatakan bahwa dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis di rak file harus menggunakan tracer supaya lebih mudah dan cepat. Berdasarkan International Federation Health Organization (1994) menyatakan bahwa petunjuk keluar merupakan pengganti berkas rekam medis yang akan di keluarkan dari rak penyimpanan untuk tujuan apapun. Petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan (Depkes, 1997). Petunjuk keluar ini tetap berada di rak penyimpanan sampai berkas rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali (Huffman, 1994).
Di Puskesmas Kapas terdapat satu petugas untuk penyimpanan berkas namun petugas tersebut tidak hanya fokus pada satu tugas itu saja, melainkan merangkap juga sebagai supir ambulance jadi seringkali berkas rekam medis terlambat kembali ke rak penyimpanan, jika diberlakukan tracer tentunya berkas akan mudah dicari, meminimalisir kesalahan letak, dan untuk pengembalian berkas pun akan lebih mudah sehingga lebih efisien waktu. 2. Prosedur Penggunaan Petunjuk
Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kapas belum terdapat SOP
terkait penggunaan petunjuk keluar (tracer). Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit pasal 13 ayat 3 menjelaskan bahwa standar operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Standar
operasional prosedur harus diketahui oleh setiap unit/ petugas yang terlibat dalam suatu proses kegiatan tersebut.
Hal ini didukung oleh Wakhinuddin (2006), Karena dengan adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) diharapkan pekerjaan dalam suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.
Belum adanya SOP terkait penggunaan petunjuk keluar berkas rekam medis (tracer) dikarenakan kurangnya pengetahuan petugas terhadap pengelolaan rekam medis, karena di Puskesmas Kapas sendiri belum ada petugas yang merupakan lulusan rekam medis dan dari hasil wawancara juga diketahui bahwa setiap petugas yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis tidak pernah mendapatkan penyuluhan ataupun mengikuti seminar apapun terkait rekam medis. 3. Analisa Perbedaan Sesudah dan
Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dilihat dalam hasil penelitian pada tabel
4.7 didapatkan bahwa sebagian besar 58,51% kurang dalam kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) diperoleh dengan penilaian sebagian besar 85,11% baik. Hasil analisis data uji Wilcoxon dengan SPSS diperoleh nilai p_value atau asymp sig 0,000 < alpha 0,05 yang artinya ada pengaruh antara sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas. Sehingga disimpulkan bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Dan semakin baik kualitas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan maka semakin baik pula kualitas pelayanan yang diberikan.
Hal ini didukung Sahid Raharjo (2017) bahwa dasar pengambilan keputusan dalam uji Wilcoxon apabila nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih kecil dari < 0,05, maka H1 diterima. Sebaliknya jika nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih besar dari > 0,05, maka H1 ditolak. Artinya ada pengaruh atau perubahan antara dua kelompok sampel tersebut. Menurut Azwar (2010), puskesmas dalam rangka mencapai keberhasilan.
PEMBAHASAN
![Page 6: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/6.jpg)
Jurnal Hospital Science (2019), 3(2): 20-27 ISSN: 2598-0122 (online)
39
4. Rancangan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan
diketahui bahwa di Puskesmas Kapas belum diberlakukan petunjuk keluar (tracer) pada penyimpanan berkas rekam medisnya, sehingga petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis.
Hal ini didukung oleh penelitian Ariani (2017), yang menyatakan bahwa dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis di rak file harus menggunakan tracer supaya lebih mudah dan cepat. Berdasarkan International Federation Health Organization (1994) menyatakan bahwa petunjuk keluar merupakan pengganti berkas rekam medis yang akan di keluarkan dari rak penyimpanan untuk tujuan apapun. Petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan (Depkes, 1997). Petunjuk keluar ini tetap berada di rak penyimpanan sampai berkas rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali (Huffman, 1994).
Di Puskesmas Kapas terdapat satu petugas untuk penyimpanan berkas namun petugas tersebut tidak hanya fokus pada satu tugas itu saja, melainkan merangkap juga sebagai supir ambulance jadi seringkali berkas rekam medis terlambat kembali ke rak penyimpanan, jika diberlakukan tracer tentunya berkas akan mudah dicari, meminimalisir kesalahan letak, dan untuk pengembalian berkas pun akan lebih mudah sehingga lebih efisien waktu. 5. Prosedur Penggunaan Petunjuk
Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kapas belum terdapat SOP
terkait penggunaan petunjuk keluar (tracer). Berdasarkan Undang-Undang Republik
Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit pasal 13 ayat 3 menjelaskan bahwa standar operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Standar operasional prosedur harus diketahui oleh
setiap unit/ petugas yang terlibat dalam suatu proses kegiatan tersebut.
Hal ini didukung oleh Wakhinuddin (2006), Karena dengan adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) diharapkan pekerjaan dalam suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.
Belum adanya SOP terkait penggunaan petunjuk keluar berkas rekam medis (tracer) dikarenakan kurangnya pengetahuan petugas terhadap pengelolaan rekam medis, karena di Puskesmas Kapas sendiri belum ada petugas yang merupakan lulusan rekam medis dan dari hasil wawancara juga diketahui bahwa setiap petugas yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis tidak pernah mendapatkan penyuluhan ataupun mengikuti seminar apapun terkait rekam medis. 6. Analisa Perbedaan Sesudah dan
Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dilihat dalam hasil penelitian pada tabel
4.7 didapatkan bahwa sebagian besar 58,51% kurang dalam kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) diperoleh dengan penilaian sebagian besar 85,11% baik. Hasil analisis data uji Wilcoxon dengan SPSS diperoleh nilai p_value atau asymp sig 0,000 < alpha 0,05 yang artinya ada pengaruh antara sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas. Sehingga disimpulkan bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Dan semakin baik kualitas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan maka semakin baik pula kualitas pelayanan yang diberikan.
Hal ini didukung Sahid Raharjo (2017) bahwa dasar pengambilan keputusan dalam uji Wilcoxon apabila nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih kecil dari < 0,05, maka H1 diterima. Sebaliknya jika nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih besar dari > 0,05, maka H1 ditolak.
![Page 7: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/7.jpg)
Ramadlan C, Sudalhar, Pratama TWY./Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan
40
Abdelhak, M (2001). Health Information of A
Strategic Resource 2ⁿᵈ Edition. Philadelphia: Sunders Company.
Azwar, S (2012), Metode Penelitian, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.
BPPRM RS, (2006). Buku Pedoman Pengelolaan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Departemen Kesehatan RI.
Budi, SC (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media
Departemen Kesehatan Direktorat Jendral Pelayanan Medik, (1991). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Depkes RI. Jakarta.
Hatta, Gemala R (2008),Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Huffam, Edna. K. (1994), Health Information Management. lllinois: Physicians Record Company
International Federations of Health Records Organization http://www,ifhro.org
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008), Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/PER/MENKES/2008 tentang Rekam Medis, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2014),Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75/PER/MENKES/2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Notoatmodjo, s (2005), Promosi Kesehatan Teori dan Aplikasi. Jakarta : PT Rineka Cipta
Nursalam, (2000). Pendekatan Praktis, Metodologi Riset Keperawatan. Jakarta : CV.Informedika.
Nursalam, (2003). Konsep Dan Penerapan Metodologi Penelitian Ilmu
Keperawatan. Jakarta : Salemba Medika.
Rustiyanto, E dan Rahayu. W. A. (2011),Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.
Sudjana, (2001). Metode Statistika. Bandung : CV.Tarsito.
Sukmadinata. (2009), Metode Penelitian Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung.
Departemen Pendidikan Nasioanal. (2002), Kamus Besar Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka.
World Health Organization, (2002), Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries. Geneva: WHO.
DAFTAR PUSTAKA
![Page 8: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/8.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.2 Oktober 2017ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
48 48
FACTORS AFFECTING IMPLEMENTATION OF STANDARD OPERATING PROCEDURES TRACER OF MEDICAL RECORD OF
ISLAMIC HOSPITAL SURABAYA
Lilis Masyfufah A.S.1, Rumianah2
1STIKES YayasanRumahSakit Dr. Soetomo2RumahSakit Islam Surabaya
Email: [email protected]
AbstractOne of the efforts in conducting orderly administration in the hospital is how to monitor patient medical records to improve the quality of health services in the hospital. It aims to monitor the patient’s medical record if not found in the medical record room. Standard Operational Procedure (SOP) medical record tracer already exists but in reality not implemented by medical record officer of outpatient registration Hospital Islam Surabaya. Not implemented the use of medical records tracer resulted in officers often have difficulty in monitoring the existence of medical records that came out of the storage rack or tucked and entered into another number. Therefore the purpose of this study is to analyze factors related to the implementation of SOP tracer outpatient medical records at Surabaya Islamic Hospital in 2017. This type of research is quantitative analytics. The sample of this study is total sampling of outpatient medical record registration officer at Surabaya Islamic Hospital. Data collection method used was questionnaire interviewed. The result of this research is concluded that the factors related to SPO tracer implementation are man factor, that is knowledge with significance value 0,040 (<0,05).
Keywords: Implementation, SOP, Tracer, Medical Record, Outpatient, Hospital.
Abstrak
Salah satu upaya dalam melakukan tertib administrasi di rumah sakit adalah cara memonitoring rekam medis pasien untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal inibertujuan untuk memantau keberadaan rekam medis pasienapabila tidak ditemukan di ruang penyimpanan rekam medis. Standar Prosedur Operasional (SPO) tracer rekam medis sudah ada tetapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan oleh petugasrekam medis pendaftaran rawat jalan Rumah Sakit Islam Surabaya. Tidak dimplementasikan penggunaan tracer rekam medis tersebut mengakibatkan petugas sering mengalami kesulitan dalam memantau keberadaan rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan atau terselip dan masuk ke nomor lain. Oleh karena itu tujuan penelitian ini adalah menganalisis faktor yang berhubungan dengan implementasi SPO tracer rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Islam Surabaya tahun 2017. Jenis penelitian ini adalah analitik kuantitatif. Sampelpenelitian ini total samplingpetugaspendaftaranrekammedisrawat jalan di Rumah Sakit Islam Surabaya. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner yang diwawancarakan. Hasil penelitiandisimpulkan bahwa faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan SPO tracer adalah faktor man, yaitu pengetahuan dengan nilai signifikasi 0,040 (<0,05).
Kata Kunci: Implementasi, SPO, tracer, rekam medis, rawat jalan
PENDAHULUANUndang-undang RI Nomor 2009 menyebutkan bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karateristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan. Kesehatan, kemajuan, teknologi,
dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.
Tugas rumah sakit adalah memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat danmemiliki peran
![Page 9: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/9.jpg)
49
strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standart yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat (Keputusan Menteri Kesehatan RI No 129 Tahun 2008).
Rekam medis merupakan bagian penting dari rumah sakit dalam membantu pelaksanaan pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien. Hal ini berkaitan dengan isi rekam medis di rumah sakit yang mencerminkan segala informasi menyangkut pasien sebagai dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain. Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan yang lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, penentuan fisik, laboratorium, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan maupun pengobatan melalui pelayanan rawat darurat.
Menurut international Federation Health Organization (IFHIRO) atau sekarang dikenal dengan nama International Federation Of Health Information Management Assiciations (IFHIMA), petunjuk keluar (Outguide)atau tracer, adalah pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Tracerharus terbuat dari bahan yang kuat dan sebaiknya berwarna. Ada berbagai jenis petunjuk keluar yang tersedia. Tracermenunjukkan dimana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracerjuga meningkatkan efisiensi dan akurat dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpansaatkembali.
METODE Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kuantitatif.Rancangan penelitian ini menggunakan cross. Populasi penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis yang berada pada bagian pendaftaran, yaitu berjumlah 15 orang pekerja. Teknik pengambilan sampel pada penelitian ini adalah dengan menggunakan Total Sampling, sehingga semua petugas pada bagian tersebut dijadikan sebagai responden penelitian.Instrumen
yang digunakan dalam penelitian ini adalah berupa lembar kuesioner dengan teknik pengambilan data dengan cara wawancara.
Penyajian data pada penelitian ini adalah dalam bentuk tabel dan narasi. Data yang diperoleh akan dianalisis dengan mengunakan metode kuantitatif. Data yang sudah terkumpul dianalisis dengan menggunakan uji statistiknon parametrik dengan analisis korelasi Spearman karenasampel yang digunakanberjumlah kecil (n<30) dan teknik pengambilannya sampelnya total sampling.
HASILIdentifikasi Faktor Man
Tabel 1 DistribusiKarakteristik Responden
Kategori Kategori N %
Umur 21-30 tahun 10 67%
31-40 tahun 2 13%
41-50 tahun 3 20%
Jenis Kelamin Laki-laki 9 60%
Perempuan 6 40%
Pendidikan SMA 4 27%
Diploma 10 67%
Sarjana 1 6%
Masa Kerja <1 Tahun 2 13%
6-10 Tahun 8 53%
10-15 Tahun 2 13%
>15 Tahun 3 20%
Pengetahuan Tinggi 3 20%
Sedang 12 80%
Sikap Cukup 1 6.7%
Baik 14 93.3%
Berdasarkan Tabel 1 maka dapat dilihat bahwa mayoritas responden berada pada usia dewasa awal yang merupakan umur muda, yaitu 21-30 tahun, sebanyak 10 orang (67%). Sebagian besar responden berjenis kelamin laki-laki dengan jumlah 9 orang (60%).Berdasarkan tingkat pendidikan, mayoritas responden berpendidikan terakhir diploma, berjumlah 10 orang (67%). Sebagian besar responden memiliki lama bekerja selama 6-10 tahun, dengan
Lilis Masyfufah A.S. dan Rumianah. Factors Affecting Implementation of Standard Operating Procedures ...
![Page 10: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/10.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.2 Oktober 2017ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
50
jumlah 8 orang (53%). Sedangkan jika dilihat dari pengetahuan responden tentang outguide, hampir semua responden memiliki tingkat pengetahuan sedang, berjumlah 12 orang (80%). Responden yang memiliki sikap baik yaitu berjumlah 14 orang (93%). Hal tersebut menunjukkan bahwa responden memiliki sikap yang baik untuk melaksanakan SPO tracer jika prosedur dan tracer sudah tersedia.
Identifikasi Faktor Material
Tabel 2 Distribusi Material Berdasarkan Ketersediian Perlengkapan atau Bahan Untuk Pembuatan Tracer Di RSIS
No Kategori N %
1 Ada 7 47%
2 Tidak Ada 8 53%
Total 15 100%
Berdasarkan Tabel 2 maka dapat dilihat bahwa responden menjawab material atau perlengkapan bahan yang digunakan untuk pembuatan tracer tidak ada sebanyak 8 orang (53%), ada sejumlah 7 orang (53%). Responden berpendapat ada karena responden tersebut tidak mengetahui bahan apa saja yang digunakan untuk pembuatan tracer. Menurut responden bahan untuk pembuatan tracer adalah perlengkapan alat tulis yang ada disekitar unit pendaftaran rawat jalan. Kenyataannya, material atau perlengkapan bahan untuk pembuatan tracer belum disediakan oleh bagian pengadaan dikarenakan belum ada permintaan dari kepala unit rekam medis.
Identifikasi Faktor Methode
Tabel 3 Distribusi Methode Berdasarkan Implementasi SPO Tracer Di Ruang Filling Bagian Pendaftaran
No Kategori N %1 Ada 7 47%2 Tidak Ada 8 53%
Total 15 100%
Berdasarkan Tabel 3 dapat dilihatbahwa responden yang menjawab tidak adanya SPO tracer di unit rekam medis adalah sebanyak 8 orang (53%), sedangkan yang menjawab ada sebanyak 7 orang (47%). Responden yang menjawab ada, artinya bahwa responden tersebut sudah mengetahui dan memahami isi SPO tracer.
Analisis Hubungan Faktor Man, Material, dan Methode terhadap Sikap
Tabel 4 Hubungan Man, Material, dan Methode dengan Sikap
KategoriSikap
CukupSikap Baik Jumlah Sig.
N % n % n %ManUmur
21-30 th 1 7% 9 60% 10 67%0.50830-40 th 0 0% 2 13% 2 13%
41-50 th 0 0% 3 20% 3 20%Jenis Kelamin Laki-laki 1 7% 8 53% 9 60% 0.435Perempuan 0 0% 6 40% 6 40%
PendidikanSMA 0 0% 4 27% 5 27%
0.691Diploma 1 0% 9 60% 9 66%Sarjana 0 0% 1 67% 1 7%
Masa Kerja<1 th 0 0% 2 13% 2 13%
0.7196-10 th 1 7% 7 47% 8 54%11-15 th 0 0% 2 13% 2 13%>15 th 0 0% 3 20% 3 20%
Pengetahuan Sedang 1 7% 2 13% 3 20 0,040Tinggi 0 0% 12 8% 12 80MaterialBahan Tidak Ada 1 7% 7 46.5% 8 53.5% 0,369Ada 0 0% 7 46.5% 7 46.5%
MethodeSPO Tidak Ada 1 7% 7 46.5% 8 53.5% 0,369Ada 0 0% 7 46.5% 7 46.5%
Pada Tabel 4 dapat dilihat bahwa dengan menggunakan uji korelasi Spearman, dari faktor man, material, dan methode, yang memiliki hubungan dengan sikap adalah faktor man, yaitu pada variabel penegtahuan dengan nilai signifikasi 0,040.
PEMBAHASANAnalisis Umur, Jenis Kelamin, Tingkat Pendidikan, Lama Bekerja, dan Pengetahuan
Berdasarkan tingkatan umur, mayoritas responden berada pada umur 21-30 tahun (67%), umur 41-50 tahun (20%), dan umur 31-40 tahun(13%). Dari hasil data tersebut yang paling dominan adalah umur 21-30 tahun sehingga dapat dikategorikan responden di RS Islam Surabaya tergolong relatif muda.
Berdasarkan jenis kelamin, tampak bahwaresponden laki-laki lebih bayak dari pada perempusn (60%). Karyawan laki-laki lebih agresif dan memiliki tubuh yang kuat sehingga pekerjaan yang dilakukan lebih cepat selesai dibandingkan dengan karyawan wanita yang cenderung memiliki tubuh yang lemah sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan tidak secepat laki-laki.
Tingkat pendidikan terakhir responden didominasi lulusanDiploma dengan persentase 67%, SMA (27%), dan Sarjana ( 6%). Dari hasil tersebut dapat dikategorikan bahwa tingkat pendidikan terakhir responden didominasi pendidikan tinggi, diharapkan dengan pendiikan ini responden lebih memahami tentang tracer sehingga berdampak baik pada implementasi SPO tracer.
Lama bekerja responden di RSIS mayoritas 6-10 tahun (53%) dan >15 tahun (20%). Hasil tersebut menunjukkan bahwa karywan di unit rekam medis
![Page 11: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/11.jpg)
51
memiliki masa kerja yang relatif lama, yaitu lebih dari 5 tahun. Hal tersebut dapat mempengaruhi kinerja berupa tingkat pemahaman yang tinggi dan sudah terbiasa atau hafal dengan tata letak rekam medis sehingga tidak mengindahkan kaidah aturan rekam medis.
Pengetahuan responden untuk pelaksanaan tracer diruang filling pendaftaran menunjukkan bahwa mayoritas berpengetahuan sedang (80%) dan tinggi (20%). Dari hasil data tersebut tingkat pengetahuan responden rekam medis di RSIS tergolong sedang, sehingga implementasi SPO tracerkurang dilaksanakan. Untuk dapat mengetahui pengetahuan responden yang dikategorikan baik perlu dibutuhkan penguasaan suatu pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang profesional sehingga dapat membantu pihak rumah sakit dalam melakukan perubahan yang lebih baik (Notoadmojo, 2012:138)
Identifikasi Material Berdasarkan Perlengkapan Atau Bahan Untuk Pembuatan Tracer Di RSIS
Distribusi material berdasarkan ketersediaan perlengkapan atau bahan untuk pembuatan tracer di RSIS mayoritas responden yang menjawab tidak adadengan presentase 53%, sedangkan responden yang menjawab adadengan presentase 47%. Ketersediaan tracer ini dilihat dari dua pertanyaan, yaitu tentang ketersediaan bahan pembuat tracer dan apakah bahan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan. Seharusnya semua responden menjawab tidak ada, karena berdasarkan observasi pelaksanaan tracer belum berjalan dan sesuai dengan hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis, material yang digunakan untuk perlengkapan atau bahan pembuatan tracer belum disediakan oleh bagian pengadaan dikarenakan belum adanya permintaan dari kepala unit rekam medis itu sendiri. Sedangkanresponden yang menjawab ada dikarenakan responden tersebut tidak mengetahui bahan apa saja yang digunakan untuk pembuatan tracer (responden hanya mengetahui bahan untuk pembuatan tracer itu adalah perlengkapan alat tulis yang ada disekitar unit pendaftaran rawat jalan).
Identifikasi Methode Berdasarkan Implementasi SPO Tracer Di Ruang Filling Bagian Pendaftaran Rawat Jalan Di RSIS
Ketersediaan methode berdasarkan implementasi tracer di ruang filling pendaftaran rawat jalan responden yang menjawab tidak ada 53%, sedangkan responden yang menjawab ada (47%). Ketersediaan
methode ini dilihat dari tiga pertanyaan, yaitu tentang ketersediaan standar prosedur operasional (SPO) tracer, pelaksanaan SPOtracer, dan ketepatan alur penggunaan tracer. Dari ketiga pertanyaan tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur atau tahap-tahap yang harus dilakukan dalam pelaksanaan tracer di ruang filling pendaftaran rawat jalan menurut responden yang menjawab ada berarti sudah pernah membaca isi dari SPO tracer. Sedangkan responden yang menjawab tidak ada, belum memahami tentang isi SPO prosedur penggunaan tracer.
Hasil Analisis
Tabel 4 dapat diketahui bahwa faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan implementasi SPO tracer adalah faktor man, yaitu pada pengetahuan petugas rekam medis, dengan nilai signifikansi 0,040 (<0,05). Tabel 4 menunjukkan bahwa responden yang memiliki sikap baik dengan pengetahuan tinggi adalah 80%. Hal tersebut dapat disimpulkan bahwa pengetahuan berhubungan dengan sikap responden dalam pelaksanaan SPO tracer.Hal ini dikarenakan jika pengetahuan responden tinggi, maka memiliki sikap yang baik. Oleh karena itu, perlupihak rumah sakit menata dan mensosialisasikan SPO trace rdan menyediakan material tracer supaya tracer dapat dilaksanakan.
SIMPULANFaktor Man pada unit pendaftaran rawat jalan mayoritas umur petugas pendaftaran adalah umur 21-30 tahun berjumlah 10 orang (67%), jenis kelamin yang mendominasi adalah laki-laki berjumlah 9 orang (60%). Mayoritas tingkat pendidikan terakhir adalah Diploma sebanyak 10 orang (67%), sedangkan lama bekerja petugas yang mendominasi adalah 6-10 tahun (53%), dan pengetahuan petugas pendaftaran rekam medis dikategorikan sedang berjumlah 12 orang (80%).
Faktor Materialberdasarkan perlengkapan atau bahan untuk pembuatan tracer, mayoritas responden menyatakan material tidak ada, yaitu 8 orang (53%). Hal ini dikarenakan bagian pengadaan belum mengetahui bahan atau perlengkapan apa saja yang dibutuhkan untuk pembuatan tracer rekam medis sehingga belum ada pengajuan alat dan bahan pembuatan tracer.
Faktor Methodeberdasarkan implementasi SPO tracer di bagian pendaftaran rawat jalan, mayoritas responden menyatakan material tidak ada, yaitu
Lilis Masyfufah A.S. dan Rumianah. Factors Affecting Implementation of Standard Operating Procedures ...
![Page 12: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/12.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.2 Oktober 2017ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
52
8 orang (53%). SPO tracer sudah ada akan tetapi sebagian dari petugas belum melaksanakan.
Faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan SPO tracer adalah faktor man, yaitu pengetahuan dengan nilai signifikasi 0,040 (<0,05).
DAFTAR PUSTAKA
Agustina. 2011. Perancangan Dan Prosedur Penggunaan Petunjuk Keluar (outgide) Untuk Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Di BLUD Rumah Sakit Ratu Zalecha Martapura.KTI. Tidakdipublikasikan. Martapura.
Arikunto. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. PT RinekaCipta. Jakarta.
Budi. 2014. Pentingnya tracer suatu pelacak berkas Rekam Medis keluar dari rak penyimpanan. Skripsi.Tidak Dipublikasikan. Universitas Gajah Mada. Jogjakarta.
Departemen Kesehatan RI.2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II.Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta.
Huffman.1994.HealthInformation Management. Lllinois: Physicians Record Company
KARS. 2012. Standar Prosedur Operasional. Jakarta.
Menteri Kesehatan. Keputusan Menteri Kesehatan RI No 129 Tahun 2008.RumahSakit. Jakarta.
Green, Lawrence. 1980.Health Education Planning A Diagnostic Approach. Baltimore. The John Hopkins University, Mayfield Puslishing Co.
Menteri Kesehatan. Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008. Rekam Medis. Jakarta.
Notoadmojo, Dr. Soekidjo, 2012. PromosiKesehatan Dan Perilaku, Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Tambunan.2013.PedomanPenyusunan Standar Prosedur Operasional. Edisikedua, Maiestas Publishing. Jakarta
Undang-Undang Republik Indonesia. Nomoer 44 Tahun 2009 pasal 1. PengertianRumahSakit. Jakarta.
World Health Organization. 2002. Medical Record Manual : A Guide For Developing Countries. Geneva:WHO.
![Page 13: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/13.jpg)
79
ANALISIS PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE DOKUMEN REKAM
MEDIS RAWAT JALAN DI RUANG PENYIMPANAN(FILLING) RSUD
KOTA BENGKULU TAHUN 2017
Nova Oktavia1, Djusmalinar2, Fitrah Tri Damayanti3
1,2,3Akademi Kesehatan Sapta Bakti
ABSTRAK
Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di RSUD Kota Bengkulu masih ditemukan adanya salah letak
(misiled) sehingga menghambat dalam proses pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang di simpan maupun yang akan dipinjam. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem
peminjaman terhadap kejadian misile dokumen rekam medis rawat jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu. Jenis penelitian ini adalah observasional dengan rancangan deskriptif yaitu melakukan
deskripsi mengenai fenomena yang ditemukan. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh dokumen rekam
medis rawat jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu yang berjumlah 10.300 dokumen rekam medis dan sampel penelitian ini sebanyak 385 dokumen rekam medis, yang diambil secara systematic
random sampling. Penelitian ini menggunakan data primer yang diukur menggunakan lembar observasi dan
buku ekspedisi. Setelah data terkumpul, dianalisis secara univariat menggunakan tabel distribusi frekuensi
dan interpretasi. Hasil penelitian ini didapatkan bahwa dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan, hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) yang dokumen rekam medis rawat jalan tidak tercatat di buku ekpedisi dan tidak tahu keberadaanny Dari 4 rak yang diamati terdapat 170 (44,1%) dokumen rekam medis yang mengalami
missile, yaitu tidak sesuai pada rak semestinya atau terletak pada rak lain. Perlunya mengadakan pelatihan khusus untuk petugas rekam medis, melakukan desain ulang pada ruang illing agar jarak antar rak illing lebih ergonomis, menggunakan tracer dan memaksimalkan pencatatan pada buku ekspedisi, pemasangan
protap/SOP di ruang penyimpanan (illing) dan mensosialisasikan protap/SOP, mggunakan kode warna pada map folder, perlunya menggunakan sistem elektronik seperti SIMRS di bagian administrasi.
79
PENDAHULUAN
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 340/MENKES/PER/III.2010 Pasal
1 Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat.
Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit
didukung dengan adanya penyelenggaraan rekam
medis yang merupakan salah satu upaya pelayanan
kesehatan yang bertujuan untuk menunjangnya
tercapainya tertib administrasi.
Menurut Permenkes (2013) Rekam Medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas
pelayanan kesehatan. Pengelolaan rekam medis
merupakan salah satu bentuk dari pelayanan
penunjang medis yang meliputi assembling, indexing,
koding, analising, dan illing. Salah satu sub unit rekam medis yang membantu terlaksananya sistem
rekam medis adalah sub unit illing (penyimpanan).
Menurut Budi (2011), ruang penyimpanan (illing) adalah suatu tempat untuk menyimpan berkas rekam
medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan
salah satu unit rekam medis yang bertanggung jawab
dalam penyimpanan dan pengembalian kembali
dokumen rekam medis. Tujuan penyimpanan
dokumen rekam medis adalah mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam
medis yang disimpan dalam rak filling, mudah
mengambil dari tempat penyimpanan, mudah
pengembalian dokumen rekam medis, melindungi
dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan isik, kimiawi dan biologi.
Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis yang
baik yaitu dokumen rekam medis yang telah selesai
proses disimpan pada rak penyimpanan, dilakukan
penyortiran untuk mencegah kesalahan letak
(missile), ketepatan penyimpanan dengan petunjuk arah tracer yang tersimpan, tracer dikeluarkan
setelah dokumen rekam medis kembali, ketepatan
penyimpanan dimulai dari grup warna pada masing-
masing rak dan posisi urutan nomor (Dirjen Yanmed,
2006).
Nova Oktavia, Djusmalinar, dan Fitrah Tri Damayanti. Analisis Penyebab Terjadinya Missile Dokumen....
![Page 14: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/14.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2 Oktober 2018
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
80
Teori ini sejalan dengan hasil penelitian Kurniawati
(2015), yang menyatakan bahwa dari aspek alat,
belum diterapkannya penggunaan tracer di illing rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang,
sehingga banyak petugas yang kesulitan mengetahui
keberadaan dokumen rekam medis yang sedang
keluar atau dipinjam
Salah satu faktor penyebab missile dokumen rekam medis adalah faktor sarana dan prasarana yaitu
tracer dan buku ekspedisi. Tidak digunakannya buku
ekspedisi dan tracer, hal ini dikarenakan petugas
merasa repot menulis ulang data pasien ke dalam
buku ekspedisi. Buku ekspedisi berfungsi sebagai
bukti serah terima dokumen rekam medis, untuk
mengetahui unit mana yang meminjam dokumen
rekam medis dan mengetahui kapan dokumen
rekam medis itu dikembalikan. Jika buku ekspedisi
tidak digunakan dengan maksimal, maka akan sulit
melacak keberadaan dokumen rekam medis saat
terjadinya missile (Astuti & Anunggra, 2013).
Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis masih ditemukan adanya salah letak (misiled) dan tidak ditemukannya kembali dokumen (hilang),
maka dapat menghambat dalam proses pengambilan
dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang
di simpan maupun yang akan dipinjam (Huffman,
1994). Teori ini sejalan dengan hasil penelitian Ariani
(2016), yang menyatakan bahwa akibat dari dokumen
yang salah letak adalah petugas susah dalam mencari
dokumen mengakibatkan pasien akan menunggu
terlalu lama, dan terpaksa petugas membuatkan kartu
sementara untuk pasien.
Berdasarkan hasil survey pendahuluan di RSUD Kota
Bengkulu sering ditemukan misile dokumen. Pada saat melakukan pencarian nomor rekam medis pasien
di ruang illing, terdapat kejadian misile sebanyak 50 dokumen rekam medis pada rak 01-21 sampai 01-30.
Hal ini dikarenakan di ruang penyimpanan RSUD
Kota Bengkulu masih berantakan, penggunaan tracer
dan kode warna belum dilakukan, dan SOP di ruang
illing belum ada, belum pernah dilakukan pelatihan.
Berdasarkan latar belakang diatas, melihat pentingnya
peranan dokumen rekam medis dalam menciptakan
informasi medis yang berkesinambungan, peneliti
tertarik untuk melakukan penelitian tentang Analisis
Penyebab Terjadinya Missile Dokumen Reakam Medis Rawat Jalan pada Ruang Penyimpanan
(Filling) di RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran
sistem peminjaman terhadap kejadian misfile
dokumen rekam medis rawat jalan pada ruang
penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah observasional yaitu dengan
cara pengamatan dan pengukuran terhadap variabel
yang diteliti. Rancangan penelitian ini adalah
deskriptif yaitu melakukan deskripsi mengenai
fenomena yang ditemukan. Populasi dalam penelitian
ini adalah seluruh dokumen rekam medis rawat
jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu yang berjumlah 10.300 dokumen
rekam medis. Sampel penelitian ini dihitung dengan
menggunakan rumus besar sampel yaitu 385 dokumen
rekam medis, yang diambil secara systematic random
sampling. Penelitian ini menggunakan data primer
yang diukur menggunakan lembar observasi dan
buku ekspedisi. Setelah data terkumpul, dianalisis
secara univariat menggunakan tabel distribusi
frekuensi dan interpretasi
HASIL PENELITIAN
Tabel 1
Distribusi Frekuensi Sistem Peminjaman
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
pada Ruang Penyimpanan (illing)di RSUD Kota Bengkulu
Sistem Peminjaman
Dokumen Rekam
Medis
FrekuensiPersentase
(%)
Tahu Keberadaannya 111 28,8
Tidak Tahu
Keberadaannya274 71,1
Jumlah 385 100
Berdasarkan Tabel 1 dari 385 dokumen rekam medis
rawat jalan, hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) yang
dokumen rekam medis rawat jalan tidak tercatat di
buku ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya.
![Page 15: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/15.jpg)
81
Tabel 2
Distribusi Frekuensi Tingkat Kejadian Missile
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
pada Ruang Penyimpanan (illing)di RSUD Kota Bengkulu
Tingkat Kejadian
Missile DRMFrekuensi
Persentase
(%)
Missile 170 44,1
Tidak Missile 215 55,8
Jumlah 385 100
Berdasarkan Tabel 2, dari 4 rak yang diamati dengan
jumlah sampel 385 dokumen rekam medis rawat
jalan didapatkan hasil persentase kejadian missile, sebagian besar yaitu 170 (44,1%) yang dokumen
rekam medis rawat jalan tidak sesuai pada rak
semestinya atau dokumen rekam medis rawat jalan
yang terletak pada rak lain.
PEMBAHASAN
Disrtibusi Frekuensi Sistem Peminjaman
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan pada Ruang
Penyimpanan (Filling).
Hasil penelitian ini didapatkan bahwa, dari 385
dokumen rekam medis rawat jalan, hampir seluruh
dokumen rekam medis rawat jalan tidak diketahui
keberadaannya dan tidak tercatat di buku ekpedisi.
Secara teori buku ekspedisi berfungsi sebagai
bukti serah terima dokumen rekam medis, untuk
mengetahui unit mana yang meminjam dokumen
rekam medis dan mengetahui kapan dokumen rekam
medis itu dikembalikan, serta untuk mengetahui
dan memonitor rekam medis yang sedang dipinjam
maupun yang sudah dikembalikan. Jika buku
ekspedisi tidak digunakan secara maksimal, maka
akan sulit melacak keberadaan dokumen rekam
medis saat terjadinya missile (Astuti & Anunggra,
2013).
Dokumen Rekam Medis t idak d ike tahui
keberadaannya, hal ini dipengaruhi oleh beberapa
faktor penyebab antara lain penggunaan buku
ekspedisi yang kurang maksimal, tidak ada instruksi
atau SOP (Standard Operational Procedure),
tidak ada tracer atau petunjuk keluar, belum ada
SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit), kurangnya pengawasan dan evaluasi
terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, serta
kurangnya semangat dan motivasi petugas dalam
bekerja.
Berdasarkan wawancara kepada kepala ruangan
rekam medis RSUD Kota Bengkulu mengatakan
bahwa, kepala ruangan dan kepala bidang rekam
medis sering memberikan motivasi kepada petugas
rekam medis agar bekerja lebih baik. Kepala ruangan
atau Kepala bidang rekam medis sering melakukan
pengawasan dan evaluasi terhadap petugas
penyimpanan dengan cara sederhana yaitu sistem
pengawasan seperti penyusunan kartu, penyusunan
dokumen rawat inap, dan sistem pencatatan. Namun
peneliti masih menemukan dokumen rekam medis
yang tidak tahu keberadaannya dan tidak tercatat di
buku ekspedisi.
Menurut Hasibuan (2003), menyatakan bahwa
motivasi adalah pemberian daya penggerak yang
menciptakan kegairahan kerja seseorang agar
mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan
terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk
mencapai kepuasan. Faktor pendorong penting
yang menyebabkan manusia bekerja adalah adanya
kebutuhan yang harus dipenuhi. Menurut Amsyah &
Zulkili (2005), guna pengawasan dalam manajemen adalah proses untuk mendeterminan siapa yang
akan dilakukan, mengevaluasi pelaksanaan dan
bilamana perlu menerapkan tindakan koreksi hingga
pelaksanaan sesuai dengan rencana.
Dalam manajemen, kepala unit rekam medis
mempunyai wewenang untuk mengatur manajemen
yang ada di unit rekam medis termasuk mengarahkan
sumber daya manusia. Pengelolaan rekam medis
memerlukan keterampilan dan keahlian tersendiri
dalam suatu unit kerja yang mandiri dan menunjang
pelayanan rumah sakit. Berkaitan dengan pengelolaan
sumber daya manusia di unit kerja manajemen
informasi kesehatan, supervisi staf harus dilakukan
demi meningkatkan kinerja pelayanan manajemen
informasi kesehatan melalui para supervisor yang
telah ditugaskan dan paham akan prinsip-prinsip
manajemen sumber daya manusia yang efektif
(Hatta, 2013).
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti
pernah menjumpai kejadian ada petugas non rekam
medis yang meminjam dokumen rekam medis tanpa
seizin petugas rekam medis atau petugas illing dan
langsung mencari dokumen rekam medis tanpa
mencatat di buku ekspedisi. Berdasarkan informasi
dari petugas rekam medis bahwa dokumen rekam
medis rawat jalan tidak tahu keberadaannya karena
dokumen rekam medis tersebut hilang atau tercecer
di ruang rawat inap maupun rawat jalan, dan jika
ada pasien yang ingin berobat dengan nomor rekam
Nova Oktavia, Djusmalinar, dan Fitrah Tri Damayanti. Analisis Penyebab Terjadinya Missile Dokumen....
![Page 16: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/16.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2 Oktober 2018
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
82
medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan
(illing) dan tidak tercatat di buku ekspedisi, maka petugas akan membuatkan nomor rekam medis
baru pada pasien lama yang datang berobat. Hal
tersebut juga menghambat pelayanan yang diberikan
dokter kepada pasien karena tidak adanya informasi
mengenai riwayat penyakit sebelumnya. Dampak
yang ditimbulkan dari adanya kejadian seperti ini
adalah akses dokumen rekam medis lebih mudah
diketahui orang banyak dan bahaya kerahasiaan
dokumen rekam medis menjadi terancam. Jika
masih berlanjut, maka semakin banyak dokumen
rekam medis rawat jalan yang akan lepas kendali
dari petugas rekam medis.
Menurut Permenkes Nomor 749a tahun 1989
Pasal 13 tentang Rekam Medis mengatakan bahwa
dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit
artinya Direktur Rumah Sakit bertanggung jawab
atas : hilangnya, rusaknya, atau pemalsuan rekam
medis; penggunaan oleh Badan/orang yang tidak
berhak. Isi rekam medis adalah milik pasien yang
wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi
kerahasiaan tersebut dibuat ketentuan-ketentuan
antara lain hanya petugas rekam medis yang
diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen
rekam medis, dilarang mengutip seluruh isi rekam
medis untuk badan-badan atau perorangan, selama
penderita dirawat rekam medis menjadi tanggung
jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.
Selain penggunaan buku ekpedisi yang kurang
maksimal, penggunaan tracer atau petunjuk keluar
juga belum dilakukan di RSUD Kota Bengkulu.
Berdasarkan wawancara kepada Kepala Ruangan
penyimpanan (illing) mengatakan bahwa alasan belum digunakan tracer karena ruang penyimpanan
(illing) di RSUD Kota Bengkulu masih bersifat sementara, jika ruangan penyimpanan sudah
dipindahkan ke gedung baru, maka penggunaan
tracer bisa diterapkan. Menurut Novalin & Prasetya
(2013), dampak yang ditimbulkan jika tidak
adanya digunakan tracer, maka petugas rekam
medis kesulitan saat pengembalian dokumen ke
ruang penyimpanan (filling) dan dokumen yang
dipinjam tidak tahu keberadaannya. Mengenai
tidak digunakannya tracer (petunjuk keluar) untuk
dokumen rekam medis yang keluar atau dipinjam
dapat menyebabkan beberapa hal seperti proses
pelayanan kepada pasien menjadi terhambat akibat
lamanya proses pengambilan dokumen rekam medis
dan banyaknya pasien yang mengeluhkan lamanya
waktu tunggu.
Petunjuk keluar (Tracer) merupakan sarana penting
dalam mengontrol penggunaan rekam medis
biasanya digunakan untuk menggantikan rekam
medis yang keluar dari penyimpanan. petunjuk keluar
(Tracer) juga meningkatkan eisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana
sebuah rekam medis untuk disimpan saat kembali
(Rustianto, 2011).
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan di RSUD
Kota Bengkulu, di ruang penyimpanan (illing) belum
ada instruksi/SOP (Standard Operational Procedure)
dan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit). Di ruang penyimpanan (illing) belum ada
SOP tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan
dokumen rekam medis yang mengatur tentang aturan
atau langkah-langkah pencatatan dokumen rekam
medis pada buku ekspedisi. Di ruang penyimpanan
hanya terdapat SOP tentang cara bekomunikasi yang
baik dengan pasien dan cara memakai gelang pada
pasien.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 512/MenKes/Per/IV/2007 tentang
Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran
BAB I ayat 10 Standar Prosedur Operasional adalah
suatu perangkat instruksi/langkah-langkah untuk
menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu,
dimana memberikan langkah yang benar dan terbaik
berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan
berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat
oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan
standar profesi. Penyimpanan (filling) di unit
rekam medis merupakan bagian penting dalam
melakukan penjagaan kerahasiaan dan keamanan
dokumen rekam medis sehingga saat diperlukan
kembali dokumen tersebut dapat ditemukan dengan
tepat. Maka Standar Operasional Prosedur (SOP)
tentang penyimpanan (illing) harus ditetapkan agar
terciptanya penyimpanan dokumen rekam medis
yang baik dan sesuai kaedah-kaedah di pengelolaan
rekam medis di bagian penyimpanan (illing).
Pada bagian admistrasi atau pendaftaran di RSUD
Kota Bengkulu, belum digunakannya SIMRS
(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) karena
masih menggunakan sistem secara manual. Di
bagian administrasi hanya terdapat komputer untuk
mencetak surat SEP (Surat Eligibilitas Pasien).
Dalam sistem peminjaman dokumen rekam medis
di RSUD Kota Bengkulu, masih menggunakan
buku ekspedisi. Manfaat menggunakan SIMRS
diantaranya dapat memudahkan pekerjaan petugas
![Page 17: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/17.jpg)
83
rekam medis di bagian administrasi yaitu dapat
mencari keberadaan dokumen rekam medis yaitu
dengan cara menampilkan dimana pasien terakhir
berobat dan mencegah terjadinya duplikasi data
untuk transaksi-transaksi tertentu. Berdasarkan
wawancara kepada petugas rekam medis mengatakan
bahwa alasan belum digunakannya SIMRS, karena
database SIMRS masih dalam proses perancangan
dan pihak rumah sakit ingin memasang komputer di
setiap masing-masing ruangan.
Sistem informasi manajemen adalah salah satu
terobosan yang banyak digunakan di rumah sakit
saat ini untuk meningkatkan eisien yaitu dengan menggunakan komputer di manajemen rumah
sakit. Sistem informasi dapat digunakan sebagai
sarana strategis untuk memberikan pelayanan yang
berorientasi kepada kepuasan pelanggan, membantu
dalam pengambilan keputusan maupun dalam
memberikan informasi yang akurat dan berkualitas
bagi rumah sakit (Rustianto, 2011).
Distribusi Frekuensi Tingkat Kejadian Missile
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan pada Ruang
Penyimpanan (Filling).
Hasil penelitian ini didapatkan bahwa, dari 4 rak
yang diamati dengan jumlah sampel 385 dokumen
rekam medis rawat jalan, mayoritas terjadi misile. tidak sesuai pada rak semestinya atau dokumen
rekam medis rawat jalan yang terletak pada rak lain.
Secara teori kejadian misile dokumen rekam medis
seharusnya 0%. Apabila persentase ketepatan dan
pengembalian dokumen rekam medis kurang dari
kesalahan penempatan dokumen rekam medis, maka
dikatakan misile (Terry dan Rue, 2010).
Hasil penelitian Laxmi dan Prasetya (2013),
didapatkan bahwa jika dilihat dari letak sub rak,
jumlah kejadian dokumen rekam medis Missile tertinggi terdapat pada sub rak ke 1 dengan jumlah
114 dokumen rekam medis Missfile. Hal ini
dikarenakan letak sub rak ke 1 berada pada posisi
teratas pada suatu rak. Sehingga membuat petugas
mengalami kesulitan dalam melakukan penjajaran
dokumen rekam medis pada sub rak tersebut, karena
letak sub rak yang tinggi. Menurut hasil wawancara
dengan petugas filing, belum pernah diadakan
pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan
keterampilan petugas dalam melaksanakan tugasnya
sebagai petugas iling. Selain itu, kelelahan kerja petugas juga dapat menjadi penyebab kejadian
Missile dokumen rekam medis, karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus disediakan dan
dikembalikan maka petugas cenderung lelah.
Kelelahan kerja akan menurunkan kinerja petugas
dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini dimungkinkan
karena kurang konsentrasi, sehingga petugas salah
dalam menjajarkan dokumen rekam medis terjadi
Missile.
Tingkat kejadian misfile dokumen rekam medis
disebabkan oleh beberapa faktor antara lain faktor
“Man” (Manusia), faktor “Money” (Uang), faktor
“Methods” (Metode), faktor “Material” (Bahan),
yang dapat diuraikan sebagai berikut.
Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis
di RSUD Kota Bengkulu berdasarkan faktor
“Man” yaitu sumber daya manusia yang terdiri
dari pengetahuan petugas dan pendidikan terakhir.
Petugas rekam medis yang berjumlah 11 orang
petugas pendaftaran merangkap menjadi petugas
illing. Petugas pada bagian pendaftaran dan petugas
yang bertugas menyimpan dokumen rekam medis
adalah petugas rekam medis namun jika petugas
rekam medis sedang tidak bekerja dan berganti shift
maka yang bertugas pada penyimpanan dokumen
rekam medis adalah petugas pendaftaran. Petugas
rekam medis dibagi menjadi 3 shift antara lain shift
pagi, shift siang, dan shift malam. Pengetahuan
petugas di bidang pengendalian dokumen rekam
medis di bagian illing masih kurang, karena pada
saat pra penelitian, peneliti pernah bertanya pada
salah satu petugas bahwa petugas hanya mengerti
secara otodidak tentang cara menyusun dokumen
rekam medis di ruang penyimpanan (illing). Petugas sama sekali belum pernah mendapatkan pelatihan
untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan
petugas dalam melaksanakan tugasnya sebagai
peugas illing, berdasarkan wawancara pada Kepala
ruangan penyimpanan (illing) mengatakan bahwa, alasan belum dilakukan pelatihan rekam medis
karena petugas yang bekerja di unit rekam medis
banyak yang lulusan dari perawat dan bidan, hanya
1 orang petugas yang berlatar belakang pendidikan
D3 Rekam Medis dan petugas yang lain lulusan dari
S.Kep, Nurse, dan SKM.
Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis
berdasarkan faktor “Money” adalah pengajuan
penambahan rak penyimpanan (illing), karena pada
ruang penyimpanan, dokumen rawat jalan dan rawat
inap selalu bertambah. Kondisi ruang penyimpanan
di RSUD Kota Bengkulu juga tidak luas, dokumen
Nova Oktavia, Djusmalinar, dan Fitrah Tri Damayanti. Analisis Penyebab Terjadinya Missile Dokumen....
![Page 18: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/18.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2 Oktober 2018
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
84
rekam medis rawat jalan dan rawat inap pada ruang
penyimpanan (illing) terletak berserakan di lantai,
karena kurangnya rak penyimpanan (illing). Dampak
dari dokumen rekam medis yang kurang tertata rapi
yaitu mengurangi kenyamanan bagi petugas dalam
menyimpan dokumen rekam medis, dan dapat
menjadi salah satu penyebab meningkatnya kejadian
missile.
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan
untuk mencapai suatu sistem di rumah sakit agar
tercapai pelayanan yang baik dan cepat sesuai
dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana rumah
sakit tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan
pendukung maka tingkat kejadian misile semakin
tinggi (Rusdarti, 2008 ; Terry & Rue, 2010).
Berdasarkan faktor “Methods” yaitu sistem
penyimpanan, sistem penomoran dan sistem
penjajaran yang digunakan di RSUD Kota Bengkulu
adalah sistem penyimpanan desentralisasi yaitu
dimana penyimpanan dokumen rekam medis rawat
jalan dan rawat inap dipisah. Sistem penomoran
Unit Numbering System yaitu setiap pasien yang
berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan
mendapatkan satu nomor rekam medis dan sistem
penjajaran Straight Numerical Filling System yaitu
sistem penjajaran dengan nomor langsung.
Kekurangan dari sistem penyimpanan desentralisasi
antara lain banyak terjadi duplikasi data rekam
medis, biaya untuk pembuatan rak dan ruangan
lebih banyak, membutuhkan rak dan ruangan yang
banyak, membutuhkan banyak tenaga pelaksanaan.
Secara teori duplikasi data rekam medis dapat
menyebabkan terjadinya missile, yang dimana satu
pasien mempunyai dua nomor rekam medis. Sistem
penyimpanan sentralisasi dinilai sangat efektif
dibandingkan desentralisasi. Sistem penyimpanan
desentralisasi sangat mempengaruhi kinerja para
tenaga rekam medis, selain itu cara penyimpanan ini
sangat merugikan pasien, karena cara penyimpanan
yang dilakukan tiap atau masing-masing poli klinik
yang dikunjungi, informasi yang ada di dalam
dokumen rekam medis tersebut tidak akan sampai
ke dokter dan tenaga kesehatan lain, sehingga
jika ada informasi penting yang berkaitan dengan
riwayat penyakitnya yang dulu tidak dapat diketahui.
Sebaiknya cara penyimpanan desentralisasi tidak
usah digunakan di dalam sistem pelayanan rekam
medis (Rustianto, 2011).
Sistem penjajaran yang digunakan di RSUD Kota
Bengkulu adalah SNF (Straight Numerical Filling
System). Berdasarkan wawancara dari salah satu
petugas rekam medis di ruang penyimpanan (illing) mengatakan bahwa, petugas rekam medis kesulitan
dengan menggunakan penjajaran SNF yang dimana
dilihat dari angka depan, tengah, dan belakang.
Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor
rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan
menyimpan (missile). Menurut Rustianto (2011), kekurangan dari sistem penjajaran SNF ini adalah
mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan
(missile) dan pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan. Hal ini dikarenakan kurang
telitinya petugas dalam melakukan penyimpanan
dokumen rekam medis. Petugas perlu konsentrasi
tinggi untuk menghindari tertukarnya angka-angka.
Petugas juga kesulitan saat pengambilan dokumen
rekam medis karena harus menghafal letak angka
tersebut. Akibat yang ditimbulkan dari adanya
kejadian misile adalah dapat menghambat pelayanan
pasien. Sistem penjajaran yang paling cocok di
rumah sakit adalah sistem penjajaran Terminal Digit Filling System. Karena kelebihan dari sistem
penjajaran ini adalah pekerjaan petugas akan terbagi
secara merata, kekeliruan menyimpan (missfile)
dapat tercegah, jumah dokumen rekam medis untuk
setiap section terkontrol.
Pelaksanaan berdasarkan faktor “Material” yaitu
map folder atau sampul dokumen rekam medis
pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota
Bengkulu terdiri dari beberapa macam warna dan
bahan antara lain map plastik lobang yang berwarna
biru untuk pasien laki-laki dan map plastik warna
merah untuk perempuan. Hal ini bisa terjadi karena
belum tahu contoh map folder yang baik untuk ruang
penyimpanan (illing). Pada saat ingin melakukan
Akreditasi Rumah Sakit, map folder tersebut berubah
menjadi map kertas lobang berwarna biru dari bahan
kertas yang kurang tebal sehingga mudah robek
Hasil penelitian Kurniawati (2015) Dokumen
rekam medis di Unit Rekam Medis RSUD Dr. M.
Ashari Pemalang, terbuat dari kertas manila tanpa
menggunakan folder, menyebabkan dokumen rekam
medis yang sudah tebal terkadang ada bagian yang
tercecer atau terjatuh. Rak yang digunakan untuk
menyimpan dokumen berbentuk lemari laci sudah
tidak dapat berfungsi lagi yang menyebabkan banyak
dokumen rekam medis yang di pindahkan tempat
penyimpanannya di dalam kardus serta menjadi
kurang tertata rapi dan memungkinkan kesalahan
letak serta menyebabkan kesulitan dalam pencarian
dokumen rekam medis.
![Page 19: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/19.jpg)
85
Map folder yang baik yaitu dengan bahan yang tebal,
tidak mudah sobek, dan terdapat penggunaan kode
warna. Kode warna digunakan untuk mempercepat
pencarian dokumen rekam medis dan mengurangi
kesalahan (missile) di dalam penyimpanan dokumen
rekam medis. Warna-warni ini digunakan sesuai
nomor rekam medis dua digit terekhir yang
ditempelkan pada map folder bagian depan. Warna-
warni ini berfungsi untuk mengetahui apakah
penyimpanan sudah sesuai tempatnya atau belum
(Huffman, 1994).
Menurut Dirjen Yanmed (2006), prosedur
penyimpanan rekam medis yaitu dokumen rekam
medis yang telah selesai proses disimpan pada
rak penyimpanan, dilakukan penyortiran untuk
mencegah kesalahan letak (missfile), ketetapan
penyimpanan dengan petunjuk arah (tracer) yang
tersimpan, tracer dikeluarkan setelah dokumen
rekam medis kembali, ketepatan penyimpanan
dimulai dari grup warna pada masing-masing rak
dan posisis urutan nomor.
Pengendalian misile dokumen rekam medis dengan
cara penggunaan tracer dan kode warna, melakukan
penataan ulang seluruh dokumen rekam medis yang
ada pada rak illing untuk mengecek apakah ada
dokumen yang salah letak (missile), mengurutkan
kembali dokumen rekam medis sesuai dengan sistem
penjajaran yang digunakan, sehingga memudahkan
petugas dalam pengembalian dan penyimpanan
kembali dokumen rekam medis pada rak filling
(Rustianto, 2011).
SIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah
diuraikan, maka dapat disusun simpulan sebagai
berikut :
1. Dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan,
hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) dokumen
rekam medis rawat jalan tidak tercatat di buku
ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya. Hal
ini disebabkan, tidak tersedianya tracer dan
SOP belum dilaksanakan, peminjaman berkas
rekam medic tanpa seizin petugas rekam
medis dan tidak tercatat pada buku ekspedisi,
bagian admistrasi atau pendaftaran belum
menggunakan SIMRS
2. Dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan
yang diamati pada 4 rak, didapatkan persentase
kejadian missfile, sebagian besar yaitu 170
(44,1%) karena letaknya tidak sesuai pada rak
semestinya atau terletak pada rak lain. Hal ini
disebabkan faktor “Man”/sumber daya manusia
(hanya memiliki 1 orang petugas dengan
pendidikan D3 rekam medis, seluruh petugas
belum pernah mengikuti pelatihan); pada aspek
“Material” (map folder belum sesuai standar);
pada aspek “Metode” (sistem penjajaran
menggunakan SNF/Straight Numerical Filling,
sistem penyimpanan secara desentralisasi
dan sistem penomoran menggunakan Unit
Numbering System) ; faktor “Money” (kurangnya
rak penyimpanan)
SARAN
Berdasarkan simpulan di atas, maka dapat disusun
saran-saran sebagai berikut
1. Perlunya mengadakan pelatihan khusus untuk
petugas rekam medis
2. Diharapkan dilakukan desain ulang pada ruang
illing agar jarak antar rak illing lebih ergonomis
sehingga petugas filling tidak mengalami
kesulitan dalam melakukan penjajaran dokumen
rekam medis.
3. Menggunakan tracer dan memaksimalkan
pencatatan pada buku ekspedisi agar
mempermudah dalam pencarian dokumen
rekam medis.
4. Pemasangan protap/SOP di ruang penyimpanan
(filling) dan mensosialisasikan protap/SOP
kepada petugas illing5. Menggunakan kode warna pada map folder agar
kejadian misile bisa diatasi.
6. Perlunya menggunakan sistem elektronik seperti
SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit) di bagian administrasi atau pendaftaran
pasien.
DAFTAR PUSTAKA
Ariyani, F.W. 2016. Tinjauan Pelaksanaan Penjajaran
Dokumen Rekam Medis Di Filing Puskesmas
Karangayu Semarang. KTI. Program Studi
Diii Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro Semarang
Astuti, R dan Anunggra, D.I. (2013). Faktor-Faktor
Penyebab TerjadinyaMissfile di Bagian
Nova Oktavia, Djusmalinar, dan Fitrah Tri Damayanti. Analisis Penyebab Terjadinya Missile Dokumen....
![Page 20: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/20.jpg)
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2 Oktober 2018
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
86
Filling. KTI. Semarang: Universitas Dian
Nuswantoro
Amsyah dan Zulkili, 2003. Manajemen Kearsipan.
Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam
Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Depatemen Kesehatan RI Dirjen Yanmed. 2006.
Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes
Hasibuan, 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Edisi Revisi. Jakarta : PT. Bumi Aksara
Hatta, G.R, (2013). Pedoman Manajemen Informasi
Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan.
Jakarta: Universitas Indonesia.
Huffman, E. K. 1994. Health Information
Management. Dyores : physicion recorc
company.
Kurniawati, A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor
Penyebab Kejadian Missile Di Bagian Filling
Rawat Jalan Rsud Dr. M. Ashari Pemalang.
KTI. Program Studi D III Rekam Medis Dan
Informasi Kesehatan. Fakultas Kesehatan
Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Laxmi, A dan Prasetya, J. 2013. Tingkat Kejadian
Missile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya di
Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah
Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang
Fakultas Kesehatan Program Studi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan Universitas
Dian Nuswantoro
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2007.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 512/
MenKes/Per/IV/ tentang Izin Praktik dan
Pelaksanaan Praktik Kedokteran, Jakarta:
Deartemen Kesehatan Republik Indonesia.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2010.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/
MenKes/Per/III/ tentang Klasiikasi Rumah Sakit, Jakarta: Departemen Kesehatan
Republik Indonesia.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2013.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55
Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis, Jakarta:
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor : 749a|Menkes/Per/XII/1989 Tentang
Rekam Medis/Medical Records. Jakarta
Novalin, J dan Prasetya, J. (2013). Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-Faktor Penyebab di
Bagian Filling. Universitas Dian Nuswantoro:
KTI.
Rusdarti, K. (2008). Ekonomi: Fenomena di Sekitar
Kita 3. Jawa Tengah: Graha Ilmu.
Rustianto, E. (2011). Manajemen Filling Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Rustianto, E. (2011). Sistem Informasi Manajemen
Rummah Sakit Yang Terintegrasi.Yogyakkarta:
Poltekes Permata Indonesia.
Terry, G.R dan Rue, L. 2010. Dasar-Dasar Manajemen.
Jakarta: Bumi Aksara
![Page 21: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/21.jpg)
ARTIKEL RISET
URL artikel: http://jurnal.fkmumi.ac.id/index.php/woh/article/view/woh2402
Sistem Pengelolaan Rekam Medis
Muhammad Iqbal Maliang1, Ali Imran2, KAndi Alim3 1,2,3Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Pejuang Republik Indonesia
Email Penulis Korespondensi (K): [email protected]
[email protected], [email protected], [email protected]
(+6285240911659)
ABSTRAK
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, dan
pengobatan. Permasalahan rekam medis di Puskesmas Tamalate yaitu adanya kesulitan dalam pengolahan data
seperti berkas rekam medis yang tercecer karena semakin menumpuk berkas rekam medis dan terkadang salah
penempatan berkas rekam medis pada tempatnya, sehingga menyebabkan petugas kesulitan untuk mencari
berkas rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan informasi mendalam tentang Sistem
Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Tamalate Makassar Tahun 2019, yang terdiri dari sistem penamaan,
sistem penomoran, sistem penyimpanan, dan sistem pengangkutan rekam medis. Penelitian ini menggunakan
penelitian kualitatif yang dilakukan di Puskesmas Tamalate Makassar pada bulan Mei tahun 2019. Berdasarkan
hasil penelitian diperoleh bahwa pengelolaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar, sistem
penamaannya menggunakan dua suku kata dan ditulis sesuai dengan identitas pasien. Sistem penomorannya
dilakukan secara unit (Unit Numbering System) yang dimana pasien hanya diberikan satu nomor untuk
kunjungan seterusnya. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem sentralisasi yaitu adanya
penggabungan antara rekam medis rawat jalan dan gawat darurat. Sistem pengangkutan rekam medis dilakukan
oleh petugas rekam medis dengan menggunakan tangan, troli, dan kardus. Perlunya penambahan ruangan untuk
tempat penyimpanan rekam medis serta rak penyimpanan perlu ditambahkan agar petugas rekam medis tidak
mengalami kesulitan dengan ruangan yang terlalu sempit dan memberikan fasilitas yang baik kepada petugas
rekam medis untuk melakukan pengangkutan berkas rekam medis agar tidak menggunakan tangan.
Kata kunci: Penamaan; Penomoran; Penyimpanan; Pengangkutan Rekam Medis
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 315-328 E-ISSN 2614-5375
Article history :
Received 26 Augustus 2019
Received in revised form 29 September 2019
Accepted 01 October 2019
Available online 25 October 2019 licensed by Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
PUBLISHED BY :
Public Health Faculty
Universitas Muslim Indonesia
Address :
Jl. Urip Sumoharjo Km. 5 (Kampus II UMI)
Makassar, Sulawesi Selatan.
Email :
[email protected], [email protected]
Phone :
+62 85255997212
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 315
![Page 22: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/22.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 316
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
ABSTRACT
Medical records are files that contain records and documents about patient identity, examination, and treatment.
The problem of medical records at the Community Health Centre of Tamalate is the difficulty in processing data
such as medical record files that are scattered because of the increasingly piling up medical record files and
sometimes misplacing medical record files in their place, making it difficult for health officers to find medical
record files. This research aims to obtain in-depth information about Medical Record Management System at
Tamalate Health Center Makassar in 2019, includes naming system, numbering system, storage system, and
medical record transport system. This study used qualitative research conducted at the Tamalate Health Center
in Makassar on May 2019. Based on result of the research, it is obtained that the medical record system
management at Tamalate Health Center Makassar, its naming system uses two syllables and written based on
patient identity. Its numbering system is conducted in units (Unit Numbering System) where the patients only
give a number for the next visits. The medical record storage system uses a centralized system which is the
combination of the outpatient and emergency medical record. The medical record transport system is carried out
by medical records officers by hand, trolley and cardboard. The need to add more rooms for medical record
storage also storage shelf needs to be added so that medical storage staffs do not have difficulties with small
room and give good facility to medical records staffs to do transport of medical record files so as not to use their
hands.
Keywords: Naming system; Numbering system; Storage system; medical record transport system
PENDAHULUAN
Kesehatan adalah salah satu kebutuhan dasar dari setiap manusia, tanpa adanya kesehatan maka
manusia tidak akan dapat beraktifitas sebagaimana mestinya. Untuk meningkatkan atau menangani
kesehatan masyarakat maka pemerintah mendirikan rumah sakit, puskesmas, ataupun klinik kesehatan
yang melayani masalah kesehatan masyarakat yang tersebar di seluruh daerah di Indonesia.1 Menurut
undang-undang No. 44 tahun 2009, institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna dan berkopetensi yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat harus mampu memberikan pelayanan kesehatan secara kuratif maupun
preventif serta menyelenggarakan pelayanan rawat jalan dan rawat inap.2 Menurut Kemenkes Nomor:
377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan yaitu salah
satu dari tujuh kompetensi perekam medis adalah manajemen unit kerja manajemen informasi
kesehatan/rekam medis yaitu perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan
perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan
(MIK)/rekam medis (RM) di instalasi pelayanan kesehatan.3
Dalam serial laporan Institute of Medicine (IOM) tahun 2016 disimpulkan bahwa
ketidakefektifan koordinasi pelayanan disebabkan karena buruknya komunikasi antar petugas
kesehatan dalam memberikan dan memutuskan pelayanan klinis yang diberikan. Instutite of Medicine
(IOM) merekomendasikan rekam medis elektronik sebagai media pendukung peningkatkan kualitas
pelayanan pasien melalui kemudahan aksesibilitas informasi. Institute of Medicine (IOM)
mendeskripsikan rekam medis elektronik sebagai system yang dapat memudahkan penyimpanan data
dan informasi klinis pasien, pemasukan data dan manajemen, pendukung keputusan, komunikasi
![Page 23: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/23.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 317
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
elektronik mengenai kondisi pasien yang efektif, pendukung keselamatan pasien, memudahkan
administrasi serta pelaporan data.4
Di Indonesia, dasar hukum penggunaan rekam medis elektronik di suatu institusi pelayanan
kesehatan dilindungi oleh UU No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,
Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Kepmenkes No. 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Dasar hukum ini dapat dijadikan landasan hukum yang
sah penggunaan rekam medis elektronik karena implementasi rekam medis elektronik masih banyak
diragukan akibat masalah legalitas hukum data rekam medis.4
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan
akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan suatu instalasi/unit kegiatan,
sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri merupakan salah satu bentuk yang tercantum didalam
uraian tugas (job discription) pada unit instalansi rekam medis.5 Adapun proses kegiatan
penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, dilanjutkan
dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain
yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Selama pasien itu mendapatkan
pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengolahan berkas rekam medis yang
meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk
melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan
lainnya.6
Berdasarkan observasi awal yang dilakukan peneliti didapatkan hasil pengamatan di Puskesmas
Tamalate Makassar bahwa dalam pengelolaan dan pengolahan data rekam medis pada sistem
penamaan dan penomoran berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar masih dilakukan
secara manual, selain itu pada proses pencarian data sistem penamaan dan penomoran berkas rekam
medis terkadang pegawai rekam medis mengalami kesulitan dalam melakukan pengolahan data
misalnya data yang tercecer atau pengarsipan data yang belum teratur, penumpukan data pasien, data
poliklinik, data rawat jalan sehingga pegawai rekam medis terkadang melakukan kesalahan dalam
mengolah data.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar memiliki ruangan
yang sempit dan tidak memadai, selain itu berkas rekam medis yang tersimpan di rak- rak
penyimpanan semakin hari semakin bertambah dan semakin menumpuk sehingga memakan tempat
yang banyak. Banyaknya berkas rekam medis yang tersimpan terkadang salah penempatan pada
tempatnya dan menimbulkan berkas rekam medis hilang atau rusak.
Sistem pengangkutan berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar dilakukan oleh
petugas rekam medis dengan menggunakan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya tanpa adanya
alat bantu seperti troli, sehingga pada saat pengangkutan berkas rekam medis ke poli umum berkas
rekam medis terjatuh dan berhamburan di lantai, selain itu urutan lampiran berkas rekam medis tidak
teratur sesuai dengan penempatannya.
![Page 24: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/24.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 318
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
Berdasarkan uraian yang dikemukan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
mengenai “Sistem Pengelolaan Rekam Medis (Studi Kualitatif di Puskesmas Tamalate Makassar
Tahun 2019)”.
METODE
Desain penelitian dalam sistem pengelolaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar
Tahun 2019 adalah kualitatif dengan pendekatan fenomenologi. Lokasi dan waktu penelitian ini
dilaksanakan di Puskesmas Tamalate Makassar pada tanggal 29 Mei s/d 29 Juni 2019. Teknik
pemilihan informan yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling, yaitu informan
yang dipilih dengan secara sengaja atau menunjuk langsung kepada orang yang dianggap dapat
mewakili karakteristik-karakteristik informan lainnya. Dalam penelitian ini yang menjadi informan,
yaitu: Informan kunci dalam penelitian ini adalah kepala rekam medis di Puskesmas Tamalate
Makassar sebanyak 1 orang, informan biasa dalam penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis
di Puskesmas Tamalate Makassar sebanyak 4 orang.
Sumber data pada penelitian ini yaitu: data primer dengan melakukan wawancara langsung
secara mendalam (indepth interview) antara peneliti dan informan sedangkan untuk data sekunder
pada penelitian ini adalah data yang berkaitan dengan penelitian ini yang diperoleh dari Puskesmas
Tamalate Makassar tahun 2019. Teknik analisis data dengan mengelompokkan atau mengumpulkan
hasil wawancara sesuai dengan tujuan penelitian, mereduksi, mengkategorikan, selanjutnya dilakukan
analisis isi (content, analysis), yang kemudian diinterpretasikan dan disajikan dalam bentuk kata- kata
atau narasi. Rencana keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi, yang meliputi: Triangulasi
data dilakukan dengan menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, arsip, hasil wawancara,
hasil observasi atau juga dengan mewawancarai informan agar mendapatkan umpan balik. Triangulasi
sumber ini dilakukan dengan cara mendapatkan informan dari pelayanan medik, tim rekam medis dan
karyawan atau pegawai yang menjalankan rekam medis. Triangulasi waktu adalah sumber data yang
diperoleh melalui wawancara mendalam pada narasumber diwaktu yang berbeda.
HASIL
Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Tamalate Makassar. Penelitian ini mulai dilakukan
pada tanggal 29 Mei – 29 Juni 2019. Adapun karakteristik informan penelitian sebagai berikut :
Tabel 1. Karakteristik Informan Penelitian
Kode Informan Umur Pendidikan Jabatan Status Informan
FN 54 Tahun S1 Kepala Rekam Medis Informan Kunci
SH 31 Tahun S1 Pelaporan Rekam Medis Informan Biasa
RH 23 Tahun DIII Pelaporan Rekam Medis Informan Biasa
RA 29 Tahun DIII Penginputan Data Rekam Medis Informan Biasa
YL 23 Tahun DIII Penginputan Data Rekam Medis Informan Biasa
![Page 25: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/25.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 319
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah informan yang diwawancarai dalam
penelitian ini sebanyak 5 orang dengan rincian 1 orang Kepala Rekam Medis (infroman kunci) dan 4
orang Petugas Rekam Medis (informan biasa). Adapun hasil wawancara seluruh informan penelitian
adalah sebagai berikut :
Informasi Mengenai Sistem Penamaan Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem penamaan
rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan dua suku kata dan untuk membedakan
nama pasien yang sama yaitu dengan menambahkan nama orang tua, serta sudah memiliki SOP
(Standar Operasional Prosedur) dan apabila ada nama pasien yang berobat ulang tetapi berkasnya
hilang maka akan dibuatkan berkas rekam medis yang baru, seperti yang diungkapkan YL sebagai
berikut :
“…emm sistem penamaannya pakai dua suku kata, sudah adami dek SOPnya, kendalanya tidak
adaji, kalau cara penulisan nya emm, seperti biasa contoh, kalau namaku saya satu kataji toh
Yulianti, nah itu harus pakai dua suku kata, jadi tambahki nama orang tua dibelakangnya, kan
pakai nama orang tuaji , jadi tidak samaji itu namanya. Dibikinkan yang baru…” (YL, 23
Tahun, 10 Juni 2019).
Informan SH, RH, dan RA mengatakan sistem penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate
Makassar menggunakan sistem penamaan langsung yaitu ditulis dengan dua suku kata sesuai dengan
KTP serta untuk membedakan nama yang sama ditulis nama orang tua apabila belum menikah, dan
apabila pasien sudah menikah maka akan ditulis nama suaminya dibelakang namanya atau nama
keluarga dan apabila ada pasien yang berobat ulang tetapi berkas pasien tersebut hilang yaitu petugas
mencarikan map lamanya seperti yang diungkapkan oleh informan SH, RH, dan RA di bawah ini :
“…penamaan langsung, cara penulisan namanya disesuaikan sama KTP pasien, ditulis
namanya sesuai dengan di KTP, ditanyakanki nama orang tuanya kalau belum menikah, kalau
sudah menikahmi pakai nama suaminya, pakai dua suku kata, itumi dipakai dua suku kata
supaya kalau ada nama kan adaji nama belakangnya, begitu dek, dibuatkan yang baru kalau
hilangki berkasnya, tapi jarangji biasa ada kejadian begitu…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).
“…setahuku masih penamaan langsung, petugas yang tuliski namanya, sesuai identitas pasien,
sesuai dengan KTP, kalo kendala tidak adaji, standar operasionalnya sudah adami adek,
namanya sama, jadi kalau sama misalkan namaku Rahmat ada samanya jadi tinggal
ditambahkan belakangnya nama istriku misalkan, tapi kalau belum menikah pakai nama
ayahnya, tapi prosedurnya memang begitu dibuatkanki yang baru tapi nomor RMnya tetap
sama…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni 2019).
“…penamaan langsungki, SOPnya ada, SOPnya sudah diperbaharui, kalau tidak salah itu
pembaharuannya tahun 2016, harus ditulis dua suku kata untuk membedakannya, dibuat yang
baru atau dicarikan map lamanya…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni 2019).
Berdasarkan hasil wawancara terhadap informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem
penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu sistem penamaan langsung dengan
cara menulis dua suku kata sesuai dengan identitas pasien atau KTP. Untuk membedakan nama yang
sama yaitu dengan menulis nama suami atau nama orang tua dan sudah mempunyai SOP (Standar
![Page 26: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/26.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 320
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
Operasional Prosedur) yang sudah diperbaharui pada tahun 2016, dan apabila pasien yang berobat
ulang tetapi berkas pasien hilang, petugas akan membuatkan berkas yang baru atau dibuatkan berkas
sementara, hal tersebut diperkuat dengan pernyataan informan kunci FN seperti yang diungkapkan di
bawah ini :
“…kalau kita disini dek ada dibilang penamaan langsung, jadi kalau ada pasien datang
disuruhki dulu mendaftar kemudian dituliski namanya sesuai identitas atau sesuaiki sama
KTPnya, eee…kalau itu ada, SOPnya toh, kalo SOP itu dek disini apa namanya sebagai acuan
begitu, sudah diperbaharui tahun 2016, jadi kita para petugas mengacu pada SOP, kalau mau
diceritakan semua itu dek panjang singkat-singkatmo saja di, itumi pakai dua suku kata, jadi
kalau ada namanya sama begitu, biasa dituliski nama orang tuanya atau suaminya…” (FN, 54
Tahun, 25 Juni 2019).
Informasi Mengenai Sistem Penomoran Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem penomoran
rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan UNS (Unit Numbering System). Apabila
ada pasien yang datang untuk pertama kalinya diberikan nomor rekam yang diawali dengan dua huruf
kemudian diakhiri dengan 6 angka, dua huruf tersebut singkatan dari wilayah daerah atau kelurahan
tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate. Sistem penomoran rekam medis
sudah memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur), seperti yang diungkapkan oleh informan YL
sebagai berikut :
“…kalau disini dek itu pakai Unit Numbering System jadi cara penomorannya begini, kalau
pasien yang datang pertama kalinya dikasiki no RM, nomor itu diawali dengan 2 huruf
kemudian diakhiri dengan 6 angka misalnya BD-000001 itu dua huruf singkatan dari wilayah
daerah atau kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate, nah
disini dek ada 3 kelurahan diantaranya singkatan BD untuk kelurahan Bonto Duri, singkatan
BB untuk kelurahan Balang Baru dan yang terakhir singkatan PT untuk kelurahan Parang
Tambung, tidak adaji kendalanya dek, jadi ini nomor RM satu kali ji dikasih, kalau datang
ulangki berobat pakai itumi lagi, nah terkecuali itu kalau hilangi, dibikinkan yang baru, adami
SOPnya…” (YL, 23 Tahun, 10 Juni 2019).
Informan SH, RH, dan RA mengatakan sistem penomoran rekam medis di Puskesmas Tamalate
Makassar yaitu menggunakan Unit Numbering System (UNS) dimana pasien yang datang untuk
pertama kali diberikan satu nomor untuk kunjungan seterusnya atau penomoran angka langsung,
otomatis keluar dari komputer serta tidak mengalami kendala selama proses penomoran, seperti yang
diungkapkan informan SH, RH, dan RA berikut ini :
“…kalo disini yang dipakai itu UNS, UNS itu sistemnya satuji nomor dipakai selama pasien itu
datang berobat, jadi caranya nantinya pasien hanya punya satu nomor setiap berobatki disini,
tidak diganti-gantimi lagi, adami SOPnya, seperti yang saya bilang tadi dipakai selamanya jadi
nantinya Cuma ada satu file saja, anu sih apa namanya disini namanya sistematiski dek…”
(SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).
“…penomoran angka langsung, tulis tanganki, tidak adaji kalo kendala cuma tangan yang
capek menulis, ituji, ia SOP nya ada semuaji, harus ikut prosedur jadi tidak sembarang juga,
iya nomor itu yang dikasih dipakai selamanya, kalau pemberian nomor melalui ini
pengumpulan data pasien baru…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni 2019).
![Page 27: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/27.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 321
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
“…ada namanya dek UNS, UNS itu Unit Numbering System diberikan satu nomor untuk
pasien, kendala Alhamdulillah tidak adaji, SOP nya ada, yang saya lihat sudah sesuaimi
dengan SOP disini, jadi satu nomor dipakai seterusnya kalau datangki yang kedua kali atau
berkali-kali ituji tetapji nomornya dipakai, sudah otomatismi keluar dari komputer…” (RA, 29
Tahun, 22 Juni 2019).
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem
penomoran rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan UNS (Unit Numbering
System) dan sudah memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) yang menjadi acuan petugas rekam
medis di Puskesmas Tamalate Makassar, serta nomor rekam medis pasien keluar secara otomatis dari
komputer, hal ini diperkuat dengan informan kunci, seperti yang diungkapkan informan FN di bawah
ini:
“…pakai Unit Numbering Systemki dek, begini dek, eee…jadi misalkan ini ada pasien datang
dikasihki nomor rekam medis itu nomor digunakan kalo datangki lagi itu pasien berobat, satu
kaliji dikasih, it terus digunakan kalo datangki lagi, SOP nya adaji, itu nomor secara
sistematiski, tapi sekarang saya liat itu diambil dikomputermi secara otomatis…” (FN, 54
Tahun, 25 Juni 2019).
Informasi Mengenai Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan YL diperoleh informasi tentang sistem
penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu dengan cara sentralisasi, adanya
penggabungan antara berkas rawat jalan dan gawat darurat, adapun sarana di Puskesmas Tamalate
Makassar belum memadai dimana tempat penyimpanan dokumen rekam medis perlu diperluas
ruangannya dan sudah memiliki SDM yang memadai, seperti yang diungkapkan oleh informan YL
sebagai berikut :
“…apanya dek, sistem disini sentralisasi satukanki berkas rawat jalan sama gawat darurat,
SOP nya sudah adami dek, sarananya sih kurang ya dek menurutku, mau ditambah
ruangannya, sempitki, SDM nya ya cukupmi lah, tapi kalau bisa ditambah lagi. Ada petugas
yang periksa kembali, ada, nah biasanya kita petugas terlambat pulang gara-gara itu harus
diperiksa ulangki dulu…” (YL, 23 Tahun, 10 Juni 2019).
Informan SH, RH, dan RA mengatakan bahwa sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas
Tamalate yaitu dengan cara sentralisasi atau dengan cara penjajaran dimana dokumen rekam medis
disejajarkan ditempat rak penyimpanan rekam medis, serta sarana yang kurang memadai khususnya
ruangan penyimpanan dan rak penyimpanan berkas rekam medis, seperti yang diungkapkan oleh
informan SH dibawah ini :
“…caranya sentralisasi, digabungji tahun 2017, 2018, ada juga kode rekam medisnya, adami
itu, kurang memadai kalo menurutku kurang luaski tempatnya, rak penyimpanannya juga perlu
ditambai, iya di cek ulangki, staf rekam medis juga ini perlu tambahan, iya pernah salah
simpanki berkasnya, mungkin kalo terlalu banyakmi berkas dek…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni
2019).
“…cara penyimpanannya dikasih sejajarki berkas rekam medisnya, bagaimana ya, mau
dibilang memadai belum juga, dibilang memadai tapi sempitki ruangannya, cukupmi 5 orang di
![Page 28: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/28.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 322
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
rekam medis, sempitki ruangannya bela, pas mi itu hahaha…iya di cek-cek ji…” (RH, 23
Tahun, 16 Juni 2019).
Informan RA mengatakan sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar
dengan cara sentralisasi yaitu adanya penggabungan berkas rekam medis dan disusun berdasarkan
kode urut singkatan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate.
Kode urut tersebut ditempel di rak penyimpanan berkas rekam medis, setelah singkatan kode urut
tersebut dilanjutkan angka terakhir nomor rekam medis pasien, adanya petugas rekam medis yang
bertugas untuk memeriksakan ulang berkas rekam medis, adapun penyebab sering terjadinya
kesalahan dalam penyimpanan berkas karena kurangnya ketelitian dari petugas rekam medis, seperti
yang diungkapkan oleh informan RA berikut ini :
“…sentralisasi dek, jadi cara sentralisasi itu disatukanki berkasnya digabung baru disimpan di
rak penyimpanan nah di rak penyimpanan itu ditempel kode urut singkatan kelurahan tempat
tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate setelah singkatan kode urut
tersebut dilanjutkan nomor sekian sampai nomor sekian tempatnya disini, sudah adami SOPnya
dek, perlu ditambahkan tempat penyimpanannya kurang luaski, ada yang periksa kembali,
pernah salah simpan, kurang teliti biasanya atau tidak na lihatki…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni
2019).
Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan biasa dapat disimpulkan bahwa
sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu menggunakan cara
sentralisasi dimana adanya penggabungan berkas rekam medis pasien rawat jalan dan gawat darurat di
tempat penyimpanan rekam medis, SOP penyimpanan sudah ada dan kode urut disusun dan ditempel
di rak penyimpanan berdasarkan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas
Tamalate. Hal ini diperkuat oleh informan kunci bahwa sistem penyimpanan rekam medis dilakukan
dengan cara sentralisasi, seperti yang diungkapkan oleh informan FN di bawah ini :
“…ee…ini apa namanya, caranya sentralisasi dek, digabungki rawat jalan sama gawat
darurat dalam satu map, mapnya warna hijau, kemudian disusunmi berkas rekam medisnya
disimpan langsungji di rak menurut RM nya, raknya juga dipakai jarak, jadi minimal lebarnya
90 cm dengan rak yang sebelahnya, SOP ada, sudah memadai tapi kalau disini dek ininya
ruangannya kurang luaski, kalau sudah luasmi rak penyimpanannya juga perlu ditambah
supaya berkasnya tidak tercecer begitu. Dilakukan pemeriksaaan ulang dek, jadi ada yang
bertugas periksa ulang berkas rekam medisnya, salah simpan ada, pernah makanya dicek ulang
ditempat penyimpanan berkas…” (FN, 54 Tahun, 25 Juni 2019).
Informasi Mengenai Sistem Pengangkutan Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem
pengangkutan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan tangan atau troli, dan
diantarkan langsung oleh petugas, adapun hambatan yang dialami oleh petugas rekam medis selama
pengangkutan rekam medis yaitu adanya rasa pegal pada tangan dan selama pengangkutan
berlangsung berkas rekam medis tidak pernah salah masuk poli, seperti yang diungkapkan oleh
informan YL di bawah ini :
“…begini dek itu kan berkasnya pasien rahasia, jadi tidak boleh orang lain, harus pegawai
RM yang bawa dari poli biasanya, itu biasannya pakai tangan atau troli, ada, capek juga kalo
![Page 29: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/29.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 323
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
pake tangan berapa banyak yang dibawa ada puluhan bahkan ratusan, tidak adaji saya rasa
kalo salah masuk poli, ndag pernahji…” (YL, 34 Tahun, 10 Juni 2019).
Informan SH, RH, dan RA mengatakan bahwa sistem pengangkutan rekam medis di Puskesmas
Tamalate Makassar yaitu adanya petugas rekam medis yang membawa berkas rekam medis ke
berbagai bagian di Puskesmas seperti Poliklinik dan UGD dengan menggunakan kardus, troli, atau
tangan, dan sebelum pengangkutan dilakukan, petugas menjadwalkan terlebih dahulu pengiriman
berkas rekam medis untuk berbagai bagian yang ada di Puskesmas Tamalate. Seperti yang
diungkapkan oleh informan SH, sebagai berikut :
“…pake tanganji, biasanya petugas RM yang bawa, sudah sesuaimi SOP dek, tidak adaji
kendalanya dek, kalau salah masuk poli ndag pernahji, iya jadi dijadwalkan memang dulu
pengirimannya begitu dek…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).
“…caranya, eee…dari poli ada petugas yang antar ke ruangan rekam medis, pakai kardus
kalo banyakki berkasnya yang mau dibawa kalau sedikit pakai tanganji, iya dek, adakan biasa
pengiriman ke bagian poli itu dijadwalkan ki dulu, ndag pernahji…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni
2019).
“…cara pengangkutannya, jadi sebelum pengiriman dijadwalki dulu…kalau ada pengambilan
atau pengiriman berkas RM dari UGD misalnya, dari poliklinik yang ada disini, ada petugas
yang bawakan, masih pakai tangan kalau terlalu banyak berkas yang dibawa pake kardus, troli
juga sering dipakai antar berkas…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni 2019).
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem
pengangkutan rekam medis dilakukan dengan menggunakan tangan atau troli, dan sebelum
pengiriman berkas rekam medis ke berbagai bagian yang ada di Puskesmas, dan tidak pernah ada
berkas rekam medis yang salah masuk poli, hal ini diperkuat oleh jawaban informan kunci tentang
sistem pengangkutan rekam medis, seperti yang diungkapkan oleh informan FN sebagai berikut:
“…diantar pegawai RM dek pakai tangan atau pakai kardus, eee…ada juga ada semua, kalau SOP nya
sudah ada semuami itu dek, kalau kendalanya tidak adaji, hahaha…siapa tau berminatki bantu-bantu dek
disini, itu ada yang mau diantarkan, tidak pernahji, eee…jadwalnya di, iya sudah dijadwalkan
memangmi…” (FN, 54 Tahun, 25 Juni 2019).
PEMBAHASAN
Setelah dilakukan reduksi data, dan disajikan dalam bentuk teks narasi, peneliti akan melakukan
pembahasan lebih lanjut mengenai hasil penelitian, dengan menganalisa data-data tersebut dan
membandingkan dengan teori-teori sebagai berikut :
Informasi Mengenai Sistem Penamaan Rekam Medis
Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis merupakan sistem dalam memberikan nama
pasien, yang termasuk kegiatan identifikasi jati diri pasien untuk membedakan pasien satu dengan
yang lainnya dan berfungsi ganda dalam keselamatan pasien dari kesalahan member tindakan medis.7
Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas rekam medis khususnya tugas pencatat adalah
nama pasien harus tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini yaitu
nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih, nama pasien sendiri,
![Page 30: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/30.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 324
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
dilengkapi dengan nama suami apabila telah menikah, nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama
orang tua (nama ayah), bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama
keluarga/marga (suraname) didahulukan dan diikuti dengan nama sendiri.8,9
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diperoleh informasi bahwa sistem penamaan rekam
medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan penamaan langsung, dimana pasien datang
langsung mengisi formulir sesuai dengan yang tertera di KTP, SIM, atau PASPOR. Adapun cara
membedakan nama yang sama yaitu dengan cara menulis dengan dua suku kata. Di Puskesmas
Tamalate Makassar sistem penamaan rekam medis sudah memiliki SOP (Standar Operasional
Prosedur) yang telah diperbaharui pada tahun 2016 untuk menjadi acuan dalam proses penamaan
rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar, hal ini sudah sesuai dengan apa yang dikerjakan oleh
petugas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar berdasarkan SOP.
Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan sistem penamaan rekam medis yang
telah dilakukan oleh Gunarti dan Abidin tahun 2016 di Puskesmas Guntung Payung Kalimantan
Selatan. Dari penelitiannya tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penamaan rekam medis di Puskesmas
Guntung Payung Kalimantan Selatan menggunakan satu suku kata misalnya Sumanto, Sumanto
kemudian diakhiri dengan kata Tn. bagi pasien laki-laki dan Nn. bagi pasien perempuan yang belum
menikah dan Ny. bagi pasien perempuan yang sudah menikah.10 Di Puskesmas Guntung Payung
Kalimantan Selatan sudah terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) dan sudah dikerjakan oleh
petugas rekam medis sesuai dengan SOP, namun hal ini belum sesuai dengan yang diterapkan dalam
pedoman pengelolaan rekam medis Dep. Kes RI tahun 2006 bahwa tidak diperkenankan adanya
pencantuman perkataan tuan, saudara, bapak dalam penulisan nama pasien sedangkan di Puskesmas
Guntung Payung Kalimantan Selatan dilakukan pencantuman Tn, Ny, Nn diakhir nama pasien.
Informasi Mengenai Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diperlukan sebagai upaya pemberian
identitas serta mempermudah proses penyimpanan dan sirkulasi rekam medis. Nomor rekam medis
mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam
medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata cara penomoran rekam medis dan sebagai
petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan.9
Menurut pedoman pengelolaan rekam medis tahun 2006 revisi III, ada 3 macam sistem
pemberian nomor pada pasien masuk yang biasa digunakan, sistem yang pertama yaitu pemberian
nomor secara seri yang dimana sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas
selalu mendapat nomor yang baru setiap kunjungan ke rumah sakit/puskesmas. Sistem yang kedua
yaitu pemberian nomor secara unit yang dimana sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis
kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Sistem yang ketiga yaitu
pemberian secara seri unit yaitu setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas diberikan
satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor
yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis.8
![Page 31: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/31.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 325
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diperoleh informasi bahwa sistem penomoran di
Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan cara Unit Numbering System (UNS) yaitu yang dimana
sistem ini memberikan hanya satu nomor rekam medis untuk kunjungan seterusnya kepada pasien baik
pasien berobat jalan maupun gawat darurat di Puskesmas Tamalate Makassar. Untuk sumber nomor
Puskesmas Tamalate Makassar membuat satu “bank nomor” yang diawali dengan dua huruf kemudian
diakhiri dengan enam angka dimulai dari BD-000001 sampai dengan BD-999999, BB-000001 sampai
dengan BB-999999, dan PT-000001 sampai dengan PT-999999 itu dua huruf singkatan dari wilayah
daerah atau kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate Makassar, di
Puskesmas Tamalate Makassar ada 3 kelurahan diantaranya singkatan BD untuk kelurahan Bonto
Duri, singkatan BB untuk kelurahan Balang Baru dan yang terakhir singkatan PT untuk kelurahan
Parang Tambung. Berdasarkan SOP penomoran di Puskesmas Tamalate Makassar sudah sesuai
dengan yang dilakukan oleh petugas rekam medis dan sudah terlaksana dengan baik.
Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem penomoran rekam
medis yang dilakukan oleh Muyasaroh tahun 2016 di Puskesmas Kedungmundu Semarang, dari
penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penomoran rekam medis di Kedungmundu Semarang
adalah menggunakan Seri Unit System (SNS) yaitu pasien yang berkunjung pertama kali sampai
kunjungan seterusnya akan diberi nomor rekam medis yang berbeda untuk setiap kunjungan ke
Puskesmas Kedungmundu Semarang. Semua nomor tersebut harus dicatat pada Kartu Indeks Utama
Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan di berbagai tempat
sesuai nomor yang telah diperoleh. Petugas pendaftaran di Puskesmas Kedungmundu Semarang
menggunakan KIUP elektronik untuk melacak nomor rekam medis dan data pasien dalam komputer,
namun terdapat kendala dalam melakukan pencarian nomor rekam medis di KIUP elektronik yaitu jika
komputer mengalami gangguan atau kerusakan pada sistem, pasien tidak membawa KIB/KTP/Kartu
identitas lainnya sehingga petugas kesulitan pada saat mencari nama dengan ejaan yang beda dengan
pengucapannya. Puskesmas Kedungmundu Semarang tidak terdapat Standar Operasional Prosedur
(SOP) penomoran. Dengan tidak adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Penomoran secara
tertulis tentang tugas diatas dapat menyebabkan duplikasi nomor rekam medis, karena petugas merasa
tidak mempunyai kewajiban tersebut. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu aturan
instruksi atau langkah-langkah yang telah disetujui bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan
dan fungsi pelayanan sehingga membantu mengurangi kesalahan.11
Informasi Mengenai Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan rekam medis merupakan suatu sistem yang sangat penting dalam
pengelolaan rekam medis karena bertujuan untuk melindungi secara fisik dan isi rekam medis itu
sendiri. Pengelolaan rekam medis di puskesmas yang paling tepat adalah sistem penyimpanan wilayah
atau sering disebut dengan sistem family folder.10
Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam medis
berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Tempat untuk
![Page 32: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/32.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 326
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
penyimpanan rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada sehingga rekam
medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Beberapa fasilitas di ruang rekam
medis yaitu adanya alat penyimpan rekam medis yang dapat berupa rak terbuka. Tracer digunakan
sebagai pengganti rekam medis di tempat penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusur
keberadaan rekam medis. Selain itu ruang penyimpanan juga harus memiliki suhu ideal, yaitu 37oC
untuk keamanan penyimpanan rekam medis dari serangan fisik lainnya.12
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi mendalam diperoleh informasi mengenai dari
petugas rekam medis menyatakan bahwa sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate
Makassar adalah dengan cara sentralisasi yaitu adanya penggabungan antara berkas rawat jalan dan
gawat darurat, sarana diruangan rekam medis perlu ditambahkan adapun sarana yang dimaksud seperti
ruangan yang kurang memadai serta rak penyimpanan yang perlu ditambah. SOP (Standar Operasional
Prosedur) tentang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar sudah ada dan sesuai
karena dikerjakan oleh petugas rekam medis dan kode urut disusun dan ditempel di rak penyimpanan
berdasarkan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate, setelah
kode urut tersebut dilanjutkan angka terakhir nomor rekam medis pasien.1
Sebagai data pembanding dengan peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem penyimpanan
rekam medis yang dilakukan oleh Mauren tahun 2011 di UPT Puskesmas Tanjungsari Pacitan, dari
penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penyimpanan rekam medis dilakukan dengan cara
desentralisasi yaitu berkas rekam medis pasien rawat jalan dan gawat darurat disimpan dalam rak yang
berbeda namun masih pada satu ruangan penyimpanan yang sama. Dari hasil penelitian di UPT
Puskesmas Tanjungsari Pacitan tidak terdapat instruksi atau Standard Operational Prosedur (SOP)
tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang mengatur tentang aturan atau
langkah-langkah penyimpanan berkas rekam medis, namun sudah mempunyai ruangan rekam medis
dan rak penyimpanan yang memadai.12
Informasi Mengenai Sistem Pengangkutan Rekam Medis
Kegiatan distribusi rekam medis merupakan kegiatan mengangkut rekam medis dari ruangan
rekam keruangan dimana rekam medis dari pasien diperlukan. Pengangkutan rekam medis yang baik
adalah pengangkutan yang cepat, tepat dan efisien.13
Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang dilakukan dengan tangan dari satu
tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan
pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di puskesmas/rumah sakit. Rekam medis yang
dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian
rekam medis. Beberapa puskesmas/rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan
udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian.14
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi mendalam diperoleh informasi menyatakan bahwa
sistem pengangkutan rekam medis dilakukan dengan menggunakan tangan, apabila berkas rekam
medis terlalu banyak maka petugas biasanya menggunakan troli atau kardus untuk membawa berkas
![Page 33: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/33.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 327
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
rekam medis. Di Puskesmas Tamalate Makassar memiliki petugas khusus yang bertanggungjawab
untuk pengiriman berkas rekam medis. Instalasi rekam medis harus membuat satu jadwal pengiriman
dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di Puskesmas Tamalate Makassar. Petugas instalasi
rekam medis tidak dapat mengirim satu-satu rekam medis secara rutin saat diminta mendadak. Untuk
itu bagian-bagian lain yang memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil
sendiri ke instalasi rekam medis.
Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem pengangkutan rekam
medis yang dilakukan oleh Utami tahun 2010 di Rumah Sakit Umum Dr.F.L Tobing Sibolga, dari
penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu kurangnya petugas rekam medis, khususnya bagian
pendistribusian, maka yang mengantar berkas rekam medis ke unit pelayanan dilakukan oleh petugas
lain, serta fasilitas yang kurang memadai untuk membawa berkas rekam medis seperti tidak
terdapatnya troli dan kardus didalam ruangan rekam medis sehingga dalam proses pengangkutan
rekam medis dilakukan menggunakan tangan saja. Standar Operasional Prosedur (SOP) pengangkutan
rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr.F.L Tobing Sibolga sudah ada namun belum sesuai dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) dikarenakan cara pengangkutan rekam medis masih
menggunakan tangan, tidak menggunakan troli atau kardus dalam jumlah yang banyak serta
pendistribusian rekam medis bukan dilakukan oleh petugas rekam medis melainkan petugas lain.15,16
KESIMPULAN DAN SARAN
Sistem penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan sistem
penamaan langsung, penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR. Sistem penomoran rekam
medis menggunakan cara unit (Unit Numbering System), cara pemberian nomor kepada pasien yaitu
dengan cara sistematis. Sistem penyimpanan rekam medis dengan cara sentralisasi, sarana diruangan
rekam medis perlu ditambahkan adapun sarana yang dimaksud seperti ruangan yang kurang memadai
serta rak penyimpanan yang perlu ditambah. Sistem pengangkutan rekam medis dilakukan dengan
menggunakan tangan, kardus, dan troli untuk membawa berkas rekam medis. Sistem penamaan,
penomoran, penyimpanan dan pengangkutan rekam medis sudah sesuai dengan SOP (Standar
Operasional Prosedur) di Puskesmas Tamalate Makassar. Adapun menjadi saran pada penelitian ini
adalah : sebaiknya petugas rekam medis lebih teliti dalam proses penamaan rekam medis pasien dan
memastikan bahwa tidak terjadi pengulangan nama yang sama; Sebaiknya petugas lebih teliti dalam
proses penomoran rekam medis agar tidak terulang nomor rekam medis yang sama; Sebaiknya
ruangan penyimpanan berkas rekam medis perlu diperluas, dan rak penyimpanannya perlu
ditambahkan agar petugas rekam medis tidak tersiksa dengan ruangan yang terlalu sempit dan
memberikan fasilitas yang baik kepada petugas rekam medis untuk melakukan pengangkutan berkas
rekam medis agar tidak menggunakan tangan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Sukadi, Rosidi A, Taufiq EL. Sistem Pengelolaan Data Rekam Medis Di RSUD dan Puskesmas
![Page 34: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/34.jpg)
Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 328
Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 307-314 E-ISSN 2614-5375
Kabupaten Pacitan. Indones J Netw Secur. 2015;4(3):25–30.
2. Imran A, Bagu AA, Baharuddin Y. Mutu Pelayanan Kesehatan terhadap Kepuasan asien di
Pusat Kesehatan Angkatan Darat (PUSKESAD) Polkes Kabupaten Takalar. J Media Komunitas.
2017;3(2):102–6.
3. Badan PPSDM Kesehatan. Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan.
Kementerian kesehatan RI, 377/ menkes/SK/III/2007 Jakarta, Indonesia; 2007.
4. Farida MI. Analisis Pengelolaan Data Rekam Medis Di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU)
Lanud Iswayudi. Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 2015.
5. Rosyada A, Lazuardi L, Kusrini. Persepsi Petugas Kesehatan Terhadap Peran Rekam Medis
Elektronik Sebagai Pendukung Manajemen Pelayanan Pasien di Rumah Sakit Panti Rapih. J Inf
Syst Public Heal. 2017;1(2):16–22.
6. Zahara, Utami N. Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Madani
Medan Tahun 2018. 2018.
7. Handayani T, Feoh G. Perencanaan Sistem InformasiRekam Medis Berbasis Web (Studi Kasus
di Klinik Bersalin Sriati Kota Sungai Penuh - Jambi). J Teknol Inf dan Komput. 2016;2(Oktober
2):226–36.
8. Mathar I. Managemen Informasi Kesehatan (Pengelolaan Dokumen Rekam Medis).
Yogyakarta: Deepublish (CV Budi Utama); 2018.
9. Nuraini N. Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RS “ X ”
Tangerang Periode April-Mei 2015. J Adm Rumah Sakit. 2015;1(2):147–58.
10. Gunarti R, Abidin Z, Qiftiah M, Bahruddin. Tinjauan Pelaksanaan Family Folder untuk Rekam
Medis Rawat Jalan di Puskesmas Guntung Payung Tahun 2019. Jurkessia. 2016;VI(3):46–54.
11. Muyasaroh D. Fungsi Manajemen pada KEgiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien di
Puskemas Kedungmundu Semarang. 2016.
12. Mauren F (Fakultas IKEU. Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis dilihat Dari
Lokasi Penyimpanan di RSJ Dr Soeharto Heerdjan. 2011.
13. Shofari B, Rachmani E, Astuti R, Anjani S. Dasar Pengelolaan Rekam Medis I. RMIK Fakultas
Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro; 2018.
14. Ismainar H. Manajemen Unit Kerja. Deepublish (CV Budi Utama); 2018.
15. Utami AR. Gambaran Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Dr.F.L
Tobing Sibolga Tahun 2010. 2010.
16. Meirianti W, Palu B, Samsualam S. Information on Quality Management Information System in
the Ministry of Health Coverage. Window of Health: Jurnal Kesehatan. 2018 Jul 25:286-96.
![Page 35: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/35.jpg)
Logista Vol. 3 No.2 Tahun 2019 Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat ISSN: 2579-6283 E-ISSN: 2655-951X
172
http://logista.fateta.unand.ac.id
SOSIALISASI PELAKSANAAN SISTEM PENGGUNAAN TRACER SEBAGAI
PELACAK BERKAS REKAM MEDIS PADA RUMAH SAKIT NAILI DBS
PADANG
SOCIALIZATION OF THE USE OF TRACER SYSTEM AS A MEDICAL RECORD
FILE TRACKER AT THE NAILI DBS HOSPITAL IN PADANG
Yastori*
Akademi Perekam Informasi dan Kesehatan (APIKES) IRIS
email: [email protected]
ABSTRAK
Peningkatan mutu layanan kesehatan perlu dilakukan terutama bagi rumah sakit. Rekam
medis yang hilang, salah letak, missfile sulit ditemukan dalam waktu yang cepat menjadi
permasalahan yang sering terjadi dan mempengaruhi kualitas pelayanan dan menjadi
pemicu permasalahan terjadinya berkas rekam medis ganda sehingga mempersulit
pengembalian berkas rekam medis sesuai urutan dan mengakibatkan lamanya pelayanan
terhadap pasien. Berdasarkan survei pendahuluan, rumah sakit Naili DBS belum
menggunakan tracer untuk menandai berkas keluar. Metode yang digunakan adalah observasi
dengan wawancara dan diskusi mengenai permasalahan dibagian rekam medis terutama bagian
penyimpanan dan pelacakan berkas rekam medis. Pendidikan diberikan melalui sosialisasi
pentingnya penggunaan tracer, sistem penggunaan dan tahapan dalam mempersiapkan
tracer. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu
pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas, dilaksanakan pada 11
April 2019 dan berjalan lancar. Hasil yang diperoleh yaitu bahwa di rumah sakit Naili DBS
belum menggunakan tracer dan cara pelacakan berkas rekam medis dengan melihat nomor
rekam medis pada saat pasein melakukan pendaftaran sehingga membutuhkan waktu yang
lebih lama jika dibandingkan dengana adanya tracer. Setelah diadakan sosialisasi ini,
bagian rekam medis di rumah sakit Naili DBS memahami akan pentingnya tracer pada
bagian rekam medis di rumah sakit.
Kata kunci : Tracer, Rekam Medis, Missfile
ABSTRACT
Improving the quality of health services needs to be done especially for hospitals. Missing
medical records, misplaced, missfiles are difficult to find in a fast time that is a frequent
problem that affects the quality of service and triggers problems with the occurrence of
multiple medical record files, making it difficult to return the medical record files in order
and result in length of service to patients. Based on preliminary surveys, the Naili DBS
hospital has not used tracers to mark outgoing files. The method used is observation with
interviews and discussions about problems in the medical records section, especially the
storage and tracking of medical record files. Education is given through the socialization of
the importance of using tracers, usage systems and stages in preparing tracers. This activity
aims to create a culture of utilizing tracers as tracking cards for medical record files off the
file storage shelves, held on April 11, 2019 and running smoothly. The results obtained are
that the Naili DBS hospital has not used tracer and how to track medical record files by
looking at the medical record number at the time of registration so that it takes longer than
the tracer. After this socialization, the medical records section at Naili DBS Hospital
understood the importance of tracers in the medical record section at the hospital.
Keywords: Tracer, Medical Record, Missfile
Corresponding author:
![Page 36: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/36.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 3. No.2 Tahun 2019 Hal:172-176
173
http://logista.fateta.unand.ac.id
PENDAHULUAN
Salah satu kegiatan yang harus
dilaksanakan pada bagian rekam medis
yaitu pengelolaan sistem penyimpanan
berkas. Menurut [1], pengelolaan
penyimpanan berkas rekam medis sangat
penting untuk dilakukan dalam suatu
institusi pelayanan kesehatan karena dapat
mempermudah dan mempercepat
ditemukan kembali berkas rekam medis
yang disimpan dalam rak penyimpanan,
mudah dalam pengambilan dari tempat
penyimpanan, mudah pengembaliannya,
melindungi berkas rekam medis dari bahaya
pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi,
dan biologi. Untuk menyajikan rekam
medis dalam waktu cepat dan tepat maka
perlu diminimalisir kesalahan yang dapat
memperlambat ketersediaan berkas rekam
medis dalam waktu cepat diantaranya yaitu
dengan menggunakan tracer.
Beberapa fasilitas di ruang
penyimpanan berkas rekam medis
diantaranya ada (a) Ruang dengan suhu
ideal untuk penyimpanan berkas agar
berkas rekam medis tidak lembap, (b) Alat
penyimpanan berkas rekam medis, bisa
menggunakan Roll o pack, rak terbuka, dan
filing cabinet (c) Tracer yang digunakan
sebagai pengganti berkas rekam medis di
rak filing yang dapat digunakan untuk
menelusuri keberadaan rekam medis.
Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak
berkas rekam medis keluar dari rak
penyimpanan berkas rekam medis. Dengan
adanya penyimpanan berkas rekam medis
maka dapat memudahkan ditemukannya
kembali berkas rekam medis pasien saat
dibutuhkan [1].
Pemanfaatan tracer pada ruang
penyimpanan sebenarnya telah tertera
didalam aturan pokok yang harus ditaati
ditempat penyimpanan menurut [2] adalah
sebagai berikut; tidak satu pun rekam medis
boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan
ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang
diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi
petugas-petugas rekam medis sendiri;
seseorang yang menerima/meminjam rekam
medis, berkewajiban untuk mengembalikan
dalam keadaan baik dan tepat waktunya.
Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka
waktu satu rekam medis diperbolehkan
tidak berada dirak penyimpanan.
Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi
ke raknya pada setiap akhir hari kerja,
sehingga dalam keadaan darurat staf rumah
sakit dapat mencari informasi yang
diperlukan; rekam medis tidak dibenarkan
diambil dari fasilitas kesehatan, kecuali atas
perintah pengadilan.
Berdasarkan wawancara dari survei
awal yang dilakukan dengan petugas rekam
medis di RS. Naili DBS diketahui bahwa
masih terjadi kesalahan letak (missfile) pada
berkas rekam medis dan bagian rekam
medis di RS. Naili DBS belum
![Page 37: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/37.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 3. No.2 Tahun 2019 Hal:172-176
174
http://logista.fateta.unand.ac.id
menggunakan tracer. Hal tersebut dapat
membuat semakin lamanya pelayanan
terhadap pasien karena adanya penumpukan
berkas rekam medis. Oleh karena itu perlu
dilakukan sosialisasi tentang pentingnya
penggunaan tracer dan tata cara
mempersiapkan tracer di rumah sakit pada
bagian penyimpanan di RS. Naili DBS
Kegiatan ini bertujuan untuk
menciptakan budaya pemanfaatan tracer
sebagai kartu pelacak berkas rekam medis
keluar dari rak penyimpanan berkas.
METODE PELAKSANAAN
KEGIATAN
Langkah-langkah yang dilakukan
dalam kegiatan pengabdian kepada
masyarakat yaitu dengan :
1. Observasi ke RS. Naili DBS,
melakukan wawancara dan diskusi
untuk menghadapi permasalahan
dibagian rekam medis terutama pada
bagian penyimpanan dan pelacakan
berkas rekam medis.
2. Penyuluhan atau sosialisasi tentang
pentingnya penggunaan tracer dirumah
sakit, sistem penggunaan tracer dan tata
cara atau tahapan yang harus dilakukan
dalam mempersiapkan dan membuat
tracer di rumah sakit kepada bagian
rekam medis.
3. Evaluasi tentang pemahaman bagian
rekam medis tentang penggunaan tracer
tata cara atau tahapan dalam
mempersiapkan tracer di rumah sakit
dengan menanyakan kembali ke petugas
rekam medis tentang materi yang telah
diberikan tadi dan diketahui bahwa
petugas rekam medis di RS. Naili DBS
sudah memahami tentang tracer dan
memiliki keinginan untuk membuat
tracer di RS. Naili DBS.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tim Pengabdian Kepada Masyarakat
dari Apikes Iris telah melaksanakan
kegiatan ini pada 11 April 2019. Metode
yang dilakukan yaitu dengan
menyampaikan penyuluhan atau sosialisasi
mengenai pentingnya penggunaan tracer,
sistem penggunaan tracer dan tahapan-
tahapan yang harus dilakukan dalam
menyipakan tracer di rumah sakit.
Pada tahapan awal tim PKM
mengadakan survei awal dengan
wawancara langsung kepada petugas rekam
medis yang ada di RS. Naili DBS Padang
untuk mengetahui bagaimana penggunaan
tracer di RS. Naili DBS Padang. Setelah
dilakukan wawancara dan survei diperoleh
hasil bahwa terdapat kesalahpahaman pada
petugas rekam medis di RS. Naili DBS
mengenai tracer yang dapat diketahui
ketika tim Pengabdian Kepada Masyarakat
Iris menanyakan apakah sudah
menggunakan tracer di RS. Naili DBS
Padang dan petugas rekam medis menjawab
sudah dan memberikan contoh tracer.
Setelah dilihat ternyata terdapat
kesalahpahaman mengenai apa itu tracer
karena yang diberikan oleh petugas rekam
![Page 38: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/38.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 3. No.2 Tahun 2019 Hal:172-176
175
http://logista.fateta.unand.ac.id
medis bukan tracer tetapi bukti pasien
datang berobat yang didalamnya tertera
nomor rekam medis. Akan tetapi setelah
dilakukan kegiatan sosialisasi tim
Pengabdian Kepada Masyarakat Apikes Iris
melakukan evaluasi kepada petugas rekam
medis dengan menanyakan pemahaman
petugas rekam medis kembali dan diperoleh
hasil bahwa petugas rekam medis sudah
memahami tracer dan bagaimana tahapan-
tahapan yang harus dilakukan jika ingin
membuat tracer di rumah sakit. Sistem
penggunaan tracer dan tahapan-tahapan
yang harus dilakukan untuk membuat suatu
tracer di rumah sakit yaitu memberikan
pemahaman dan pengertian kepada petugas
rekam medis mengenai pentingnya
penggunaan tracer dalam mempermudah
dan mempercepat ditemukan kembali
berkas rekam medis yang disimpan dalam
rak penyimpanan, mudah dalam
pengambilan dari tempat penyimpanan,
mudah pengembaliannya, melindungi
berkas rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, mengurangi
terjadinya berkas rekam medis ganda
karena berkas rekam medis yang
dibutuhkan sulit ditemukan sehingga dapat
diminimalisir kesalahan yang dapat
memperlambat ketersediaan berkas rekam
medis dalam waktu cepat (lihat Gambar 1
dan Gambar 2).
Gambar 1. Sosialisasi Penggunaan Tracer
di RS. Naili DBS Padang
Gambar 2. Penyampaian Materi
Gambar 3. Foto Bersama Tim Apikes Iris
dengan Bagian Rekam Medis RS. Naili
DBS Padang
Evaluasi Program Pengabdian Kepada
Masyarakat dilakukan berdasarkan sesi
diskusi atau tanya jawab. Pemateri
memberikan pertanyaan kepada petugas
rekam medis terhadap pertanyaan yang
diberikan kepada petugas rekam medis di
RS. Naili DBS dan dapat diketahui baha
![Page 39: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/39.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 3. No.2 Tahun 2019 Hal:172-176
176
http://logista.fateta.unand.ac.id
petugas rekam medis di RS. Naili DBS
sudah memahami apa itu tracer, apa
kegunaannya dan bagaimana tata cara
tahapan-tahapan dalam mebuat tracer.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil yang diperoleh RS.
Naili DBS belum memiliki tracer dan
petugas rekam medis belum memahami
mengenai tracer. Dengan adanya tracer di
suatu rumah sakit dapat mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali berkas
rekam medis yang disimpan dalam rak
penyimpanan, mudah dalam pengambilan
dari tempat penyimpanan, mudah
pengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, mengurangi terjadinya
berkas rekam medis ganda karena berkas
rekam medis yang dibutuhkan sulit
ditemukan sehingga dapat diminimalisir
kesalahan yang dapat memperlambat
ketersediaan berkas rekam medis dalam
waktu cepat.
Dalam rangka turut menyumbangkan
pemikiran yang berkenaan dengan
pentingnya tracer di rumah sakit guna
menunjang kualitas rekam medis di rumah
sakit maka disarankan sebaiknya untuk
rumah sakit memberikan pelatihan kepada
petugas rekam medis mengenai design
tracer di rumah sakit dan agar segera
membuat tracer dikarenakan penting dalam
membantu peningkatan kualitas pelayanan
di rumah sakit.
UCAPAN TERIMAKASIH
Kegiatan pengabdian kepada
masyarakat ini didanai oleh Hibah Apikes
Iris Tahun Anggaran 2019.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Budi, S.C. 2015. Pentingnya Tracer
Sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam
Medis Keluar Dari Rak Penyimpanan,
Indonesian Jurnal of Community
Engagement,Volume 1, Halaman 121-
132.
[2] Depkes RI. 1997. Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis di
Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Yanmed.
[3] Huffman, E.K. 1994. Health
Information Management. Illinois:
Physicians’ Record Company.
[4] Miles, M. B dan Huberman, A. M. 1992.
Analisis Data Kualitatif
(Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi
Rohidi). Jakarta: University of
Indonesia Press.
[5] Notoatmodjo, S. 2002. Metode
Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
Cipta.
![Page 40: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/40.jpg)
Logista Vol. 4 No.1 Tahun 2020 Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat ISSN: 2579-6283 E-ISSN: 2655-951X
116
http://logista.fateta.unand.ac.id
OPTIMALISASI SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS PADANG PASIR TAHUN 2019
OPTIMIZATION OF MEDICAL RECORDS STORAGE SYSTEM IN PADANG PASIR COMMUNITY HEALTH CENTER 2019
Dewi Oktavia*
Ilmu Rekam Medis, Apikes Iris email: [email protected]
ABSTRAK
Semua fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis, termasuk puskesmas. Dengan pelayanan rekam medis yang berkualitas pasien akan merasa puas, khususnya karena pasien dilayani dengan cepat, tepat dan aman oleh pihak puskesmas. Permasalahan yang sering ditemui pada bagian penyimpanan rekam medis adalah terjadinya misfile maupun duplikasi nomor rekam medis. Akibatnya, berkas rekam medis pasien lama sulit ditemukan sehingga proses pencarian berkas rekam medis pasien di rak penyimpanan membutuhkan waktu yang cukup lama. Tujuan pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) agar sistem penyimpanan rekam medis menjadi optimal dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan rekam medis pasien rawat jalan di Puskesmas Padang Pasir. Metode yang digunakan berupa sosialisasi tentang optimalisasi sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Padang Pasir. Sebelum sosialisasi, dilakukan pre-test dan setelah sosialisasi dilakukan kegiatan post-test dengan tujuan mengetahui tingkat pemahaman mitra tentang materi sosialisasi. PKM ini dilakukan pada tanggal 9 bulan Agustus 2019 di Puskesmas Padang Pasir. Peserta dari kegiatan PKM ini adalah semua petugas rekam medis di Puskesmas Padang Pasir sebanyak 6 (enam) orang. Hasil dari kegiatan PKM ini adalah adanya peningkatan pengetahuan mitra tentang penyimpanan rekam medis dari nilai rata-rata 45 menjadi 85 point.
Kata Kunci : Kualitas, Pengabdian, Penyimpanan, Puskesmas, Rekam Medis
ABSTRACT
All health service facilities are required to hold medical records, including public health centers. With a quality medical record service, patients will feel satisfied, especially because patients are served quickly, precisely and safely by the community health centers. The problem that is often encountered in the medical records storage is the occurrence of misfiling and duplication of medical record numbers. As a result, old patient medical record files are difficult to find, so the process of searching a patient's medical record file on a storage rack takes quite a long time. The purpose of the implementation of Community Service (PKM) so that the medical record storage system becomes optimal to improve the quality of outpatient medical record services at the Padang Pasir Health Center. The method used in the form of socialization about optimizing the medical record storage system at the Padang Pasir Health Center. Before the socialization, a pre-test was carried out and after the socialization, a post-test was carried out to know the level of understanding of partners about the material of the socialization. This PKM was held on August 9, 2019, at the Padang Pasir Communuty Health Center. The participants of this PKM activity are all 6 medical records officers at the Padang Pasir Health Center. The result of this PKM activity was an increase in partner knowledge about medical record storage from an average value of 45 to 85 points.
Keywords: Quality, Service, Storage, Community Health Centers, Medical Records
PENDAHULUAN
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif
Corresponding author: [email protected]
![Page 41: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/41.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
117 http://logista.fateta.unand.ac.id
untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat
yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya [1].
Puskesmas menjadi rujukan pertama
pelayanan kesehatan bagi masyarakat, sehingga
harus dapat menjaga kepercayaan masyarakat.
Pelayanan puskesmas yang berkualitas akan
timbul kepercayan kepada masyarakat yang
mengakibatkan pasien datang kembali, baik
untuk berobat maupun hanya berkonsultasi
tentang perkembangan kesehatannya secara
loyal. Dengan demikian, tujuan puskesmas
membangun masyarakat yang sehat, khususnya
melalui program-program promotif dan
rehabilitatif akan tercapai.
Semua fasilitas pelayanan kesehatan wajib
menyelenggarakan rekam medis, termasuk
puskesmas. Dengan pelayanan rekam medis
yang berkualitas pasien akan merasa puas,
khususnya karena pasien dilayani dengan
cepat, tepat dan aman oleh pihak puskesmas.
Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada
saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu
pelayanan kesehatan yang diberikan kepada
pasien. Jika sistem penyimpanan berkas rekam
medis yang dipakai kurang baik, akan timbul
masalah-masalah yang dapat mengganggu
ketersediaan berkas rekam medis.
Berdasarkan Peraturan Menteri Aparatur
Negara (Permenpan) tentang Perekam Medis
tahun 2013 dijelaskan bahwa kebutuhan tenaga
rekam medis di Puskesmas itu adalah lima orang
terampil dan dua orang ahli di bidang rekam
medis [2]. Namun di Puskesmas Padang Pasir
hanya terdapat satu orang ahli tenaga rekam
medis yang berlatar belakang rekam medis.
Puskesmas Padang Pasir melayani 10 kelurahan
dan saat ini memiliki sebanyak tiga orang dokter
umum dan lima orang dokter gigi. Puskesmas
Padang Pasir tidak hanya melayani pasien rawat
jalan namun juga melayani pasien rawat inap.
Jumlah kunjungan pasien rawat jalan di
Puskesmas Padang Pasir mengalami
peningkatan yaitu 82.720 orang pada tahun 2016
meningkat menjadi 102.583 orang pada tahun
2017 [3]. Meningkatnya jumlah kunjungan
pasien pada Puskesmas Padang Pasir maka
diharapkan juga adanya peningkatan pelayanan
kesehatan di Puskesmas terutama pelayanan di
bagian rekam medis karena pelayanan rekam
medis merupakan pelayanan pertama yang
diterima oleh pasien.
Permasalahan yang sering ditemui pada
bagian penyimpanan rekam medis adalah
terjadinya misfile maupun duplikasi nomor
rekam medis [4]. Akibatnya, berkas rekam
medis pasien lama sulit ditemukan sehingga
proses pencarian berkas rekam medis pasien di
rak penyimpanan membutuhkan waktu yang
cukup lama. Menurut Budi (2011), beberapa
fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam
medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu
ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan
dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan
berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o
pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer
yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam
medis di rak filing yang dapat digunakan untuk
menelusur keberadaan rekam medis [5].
Oleh karena itu, berdasarkan permasalahan
yang telah dipaparkan tersebut, penulis tertarik
![Page 42: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/42.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
118 http://logista.fateta.unand.ac.id
untuk melakukan pengabdian masyarakat yang
berhubungan dengan optimalisasi sistem
penyimpanan rekam medis dalam rangka
peningkatan kualitas pelayanan rekam medis
pasien rawat jalan di Puskesmas Padang Pasir
tahun 2019. Adapun tujuan khusus dari
pengabdian kepada masyarakat ini adalah untuk
meningkatkan pengetahuan petugas rekam
medis di Puskesmas Padang Pasir khususnya
sistem penyimpanan rekam medis yang optimal
sehingga peningkatan kualitas pelayanan rekam
medis pasien rawat jalan di Puskesmas Padang
Pasir dapat tercapai.
METODE PELAKSANAAN KEGIATAN
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini
dimulai dengan melakukan survey awal ke
Puskesmas Padang Pasir. Selanjutnya,
ditetapkan topik yang perlu dilakukan untuk
pengabdian kepada masyarakat ini yaitu
permasalahan pada sistem penyimpanan rekam
medis. Target sosialisasi adalah semua petugas
di Puskesmas Padang Pasir Padang.
Pada tahapan pelaksanaan pengabdian,
metode yang digunakan berupa sosialisasi
tentang optimalisasi sistem penyimpanan rekam
medis. Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi dan
tanya jawab terkait tentang sistem penyimpanan.
Sebelum sosialisasi, petugas rekam medis
diberikan pre-tes tentang sistem penyimpanan
rekam medis. Setelah sosialisasi dilaksanakan,
dilakukan lagi kegiatan post-test. Hal ini
bertujuan untuk mengevaluasi tingkat
pemahaman SDM terhadap materi yang telah
disampaikan sebelum dan setelah dilakukannya
kegiatan pelatihan. Dari data tersebut akan
diketahui apakah kegiatan sosialisasi berjalan
efektif dan mengenai sasaran.
Pelaksanaan kegiatan terdiri dari beberapa tahap:
1. Memberikan soal pre-test sebelum
dilakukannya sosialisasi tentang teori
penyimpanan rekam medis.
Gambar 1. Memberikan soal pre-test tentang penyimpanan rekam medis ke petugas rekam
medis
2. Pelaksanaan sosialisasi, dengan materi
kegiatan tentang sistem penyimpanan rekam
medis yang optimal dalam rangka untuk
meningkatkan mutu/kualitas pelayanan
rekam medis pasien rawat jalan di
Puskesmas Padang Pasir.
Gambar 2. Penyampaian materi tentang penyimpanan rekam medis
3. Memberikan soal post-test dari soal yang
sama dengan soal pre-test untuk mengukur
kemampuan pemahaman mitra.
![Page 43: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/43.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
119 http://logista.fateta.unand.ac.id
Gambar 3. Memberikan soal post-test yang sama dengan soal pre-test sebelumnya
Metode pelaksanaan pengabdian kepada
masyarakat dilakukan dengan cara memberikan
materi dan dipresentasikan serta didiskusikan
dengan staf yang hadir dalam Pengabdian
tersebut dengan beberapa tahap:
1. Pemaparan materi tentang sistem
penyimpanan rekam medis yang dilakukan
dengan cara memberikan informasi kepada
pemberi pelayanan kesehatan khususnya
bagian Rekam Medis pada kegiatan
Pengabdian kepada masyarakat di
Puskesmas Padang Pasir.
2. Tanya jawab dan diskusi
Pada tahapan ini diberi kesempatan kepada
petugas rekam medis untuk bertanya tentang
permasalahan yang terjadi di bagian
penyimpanan rekam medis. Dari
permasalahan tersebut diberikan solusi yang
tepat dalam menghadapi permasalahan yang
sering terjadi di bagian penyimpanan rekam
medis Puskesmas Padang Pasir. Semua
peserta diharapkan untuk ikut berpartisipasi
dalam pelaksanaan tanya jawab ini.
3. Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan selanjutnya adalah pelaksanaan
post-test kepada petugas rekam medis untuk
mengukur tingkat pengetahuan dan
pemahaman petugas rekam medis setelah
dilaksanakannya kegiatan sosialisasi sistem
penyimpanan rekam medis yang baik ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini
dilakukan pada hari Jum’at tanggal 9 Agustus
2019 pukul 11.00 WIB di Puskesmas Padang
Pasir. Kegiatan dimulai dari pembukaan oleh
moderator. Moderator memperkenalkan diri dan
menyampaikan tujuan dari kegiatan, lalu
mendistribusikan soal pre-test. Setelah itu,
moderator memberikan kesempatan waktu
kepada pemateri untuk memaparkan tentang
sosialisasi optimalisasi sistem penyimpanan
rekam medis.
1. Peserta dan lokasi
Peserta yang hadir adalah semua petugas
rekam medis sebanyak 6 (enam) orang.
Lokasi kegiatan ini bertempat di ruangan aula
Puskesmas Padang Pasir.
2. Proses
Secara keseluruhan kegiatan berjalan lancar,
semua peserta yang hadir mengikuti kegiatan
dari awal hingga akhir. Sebelum diberikan
materi, kegiatan ini dimulai dari pemberian
soal pre-test tentang penyimpanan rekam
medis. Setelah pemberian materi, peserta
diminta untuk menjawab soal post-test.
Peserta yang hadir ikut berperan aktif saat
sesi tanya jawab.
![Page 44: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/44.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
120 http://logista.fateta.unand.ac.id
3. Output
Adanya peningkatan pengetahuan petugas
rekam medis setelah dilakukannya kegiatan
sosialisasi. Hal ini bisa dilihat dari
peningkatan kemampuan petugas rekam
medis dalam menjawab soal post-test. Hasil
nilai rata-rata pre-test diperoleh sebesar 45
point, meningkat menjadi 85 point setelah
dilaksanakannya post-test. Hasil ini dapat
dilihat pada tabel 1 di bawah ini:
Tabel 1. Nilai pre-test dan post-test
Peserta
Nilai Pre-test Post-test
1 34 84 2 40 82 3 42 85 4 44 84 5 42 82 6 66 95
Jumlah 268 512 Rata-Rata 45 85
4. Outcome
Dengan sosialisasi ini diharapkan sistem
penyimpanan rekam medis di Puskesmas
Padang Pasir lebih optimal agar dapat
meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis
pasien yang mana pelayanan rekam medis
pasien rawat jalan bisa mencapai standar
pelayanan minimal rekam medis yakni maksimal
10 menit.
5. Kendala
a. Latar belakang pendidikan petugas rekam
medis berasal dari : D-III rekam medis
sebanyak 4 orang, perawat sebanyak 1
orang, fisioterapi sebanyak 1 orang, dan
ekonomi sebanyak 1 orang.
b. Sistem penomoran yang digunakan adalah
family folder/ penomoran keluarga namun
belum dibuatkan kode/ penanda rekam
medis setiap anggota keluarga.
c. Map pelindung rekam medis masih minim
sehingga masih ditemukan rekam medis
pasien tanpa map yang ditumpuk satu
tempat sehingga pencarian dokumen
rekam medis menjadi lama.
d. Ruangan penyimpanan rekam medis
sangat sempit sehingga berkas rekam
medis ditumpuk dalam kardus dan
diletakkan di depan ruangan penyimpanan
rekam medis.
e. Rak penyimpanan rekam medis masih
sedikit sehingga rekam medis diletakkan
di atas lantai.
f. Jenis pengarsipan yang dipakai straight
numeric filling. Pengarsipan cara ini
memiliki beberapa kerugian seperti
kesalahan letak mudah terjadi, salah
posisi (transposisi) angka sering terjadi,
petugas yang mengarsipkan catatan pada
saat yang sama di area tersebut akan
saling menghalangi atau berbenturan, dan
kontrol mutu pengarsipan susah dilakukan
[6].
g. Tidak memakai outguide
h. Rekam medis pasien yang ada pada
bagian penyimpanan sudah dibedakan
antara aktif dengan yang tidak aktif
namun masih diletakkan dalam area yang
sama sehingga ruangan jadi semakin
sempit.
i. Kegiatan pemusnahan berkas rekam
medis belum pernah dilakukan.
![Page 45: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/45.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
121 http://logista.fateta.unand.ac.id
Gambar 4. Foto bersama kepala puskesmas padang pasir
KESIMPULAN
1. Adanya peningkatan pengetahuan petugas
rekam medis setelah dilakukannya kegiatan
sosialisasi.
2. Latar belakang pendidikan petugas rekam
medis berasal dari : D-III rekam medis
sebanyak 4 orang, perawat sebanyak 1 orang,
fisioterapi sebanyak 1 orang, dan ekonomi
sebanyak 1 orang.
3. Sistem penomoran yang digunakan family
folder tanpa ada perbedaan kode nomor
ayah, ibu, dan anak.
4. Sistem pengarsipan yang digunakan straight
numeric filling.
5. Berkas rekam medis sudah ada dipisahkan
antara aktif dengan non-aktif namun masih
pada area yang sama.
6. Kegiatan pemusnahan belum pernah
dilakukan hingga saat ini.
7. Pola pengarsipan sudah sentralisasi.
SARAN
a. Diharapkan petugas rekam medis berlatar
belakang pendidikan minimal D-III rekam
medis.
b. Ruangan rekam medis diperbesar agar berkas
rekam medis bisa tersimpan dan dikelola
dengan baik.
c. Diperlukan tambahan rak penyimpanan
berkas rekam medis agar tidak ada lagi yang
tercecer di lantai karena dapat merusak isi
berkas rekam medis
d. Diperlukan adanya pemisahan antara berkas
rekam medis aktif dengan tidak aktif.
e. Diperlukan kegiatan pemusnahan rekam
medis untuk memperkecil volume rekam
medis pasien.
f. Sistem penomoran yang digunakan
Puskesmas Padang Pasir dibenarkan dengan
menggunakan Family Folder namun perlu
dibuatkan kode yang berbeda antara ayah,
ibu, dan anak (ayah = 01, ibu = 02, anak =
03)
g. Jenis pengarsipan yang digunakan sebaiknya
menggunakan terminal digit filling.
h. Diperlukan reward/penghargaan kepada
petugas rekam medis yang berguna untuk
meningkatkan kinerja petugas rekam medis.
UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis ucapan terimakasih kepada Apikes
Iris yang telah memberikan bantuan Hibah PKM
Apikes Iris sehingga dapat membantu
terlaksananya program pengabdian kepada
masyarakat ini.
REFERENSI
[1] Kemenkes RI. 2014. Permenkes RI No. 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
[2] Permenpan RB RI. 2013. Permenpan RB RI No.30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya
[3] DKK Padang. 2017. Profil Kesehatan Kota Padang Tahun 2017
[4] Karlina, D, Putri IA, dan Dian BS. 2016. Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu
![Page 46: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/46.jpg)
Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 4. No.1 Tahun 2020 Hal:116-122
122 http://logista.fateta.unand.ac.id
Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal Kesehatan Vokasional, 1(1):44-52
[5] Budi, SC. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta : Quantum Sinergis Media
[6] Huffman, EK. 1994. Health Information
Management. Tenth Edition. Physicians Record Company. Berwyn : Illinois. Terjemahan Erkadius. 2013. Manajemen Informasi Kesehatan I. Diktat Perkuliahan. Padang: Apikes Iris
![Page 47: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/47.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
23
Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Bangsalsari
Try Ganjar Wati1, Novita Nuraini2*
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia,1,2 *e-mail: [email protected]
Abstract
Based on preliminary research at Bangsalsari Public Health Center were found that on December 2018 to March 2019 for 53 out of 200 medical record files were misplaced or misfiling. The misplaced file or misfiling could inhibit and led into delay on the patient service process. In addition, a new file would be created to replace the missing medical record file and affected the unsustainable medical record files. The aim of this research was to analyze, determine the priority causes and to fix the problem of misfiling incident using USG (Urgency, Seriousness, Growth) and brainstorming in Bangsalsari Public Health Center. This research is qualitative research and collecting the data using interview, observations, documentation, questionnaire, and brainstorming. The result of this research were the priority causes of mis filing incident coming from the broken folders and stacking files which had no folders. The improvement efforts for the problem are made by replacing the broken folders, duplicating medical record folders, gradually providing folders on medical record files, adding some filing cabinets to avoid stacking files, and separating inactive files.
Keywords: Public Health Center, Medical Record, Misfiling, Storage
Abstrak
Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Bangsalsari diketahui bahwa pada bulan Desember sampai Maret 2019 sebanyak 53 berkas dari 200 berkas rekam medis mengalami salah letak atau hilang (missfile). Berkas yang salah letak atau hilang (missfile) dapat menghambat proses pelayanan pasien dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pelayanan pasien, selain itu rekam medis yang hilang akan dibuatkan rekam medis baru sehingga isi dari berkas rekam medis tersebut tidak berkesinambungan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, menentukan prioritas penyebab serta menyusun upaya perbaikan masalah kejadian missfile menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan brainstorming di Puskesmas Bangsalsari. Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dan pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dokumentasi, kuesioner dan brainstorming. Hasil yang didapatkan bahwa prioritas penyebab masalah kejadian missfile yaitu map rusak dan berkas menumpuk yang tidak diberi map. Upaya perbaikan masalah tersebut yaitu bahwa melakukan penggantian map yang rusak, mengadakan penggandaan map rekam medis, pemberian map berkas rekam medis dilakukan secara bertahap, penambahan rak penyimpanan/ filing agar berkas tidak menumpuk, berkas yang yang tidak aktif di pisahkan (inaktif).
Kata Kunci : Penyimpanan, Missfile, Rekam Medis, Puskesmas
1. Pendahuluan
Pengelolahan sistem penyimpanan yang tidak sesuai akan menyebabkan missfile karena dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada (Uma, 2016). Missfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filing. Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (missfile) apabila berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak tersedia atau tidak ada. Hal ini mungkin dapat terjadi karena tidak tercatatnya berkas yang keluar pada buku ekspedisi dan tidak adanya alat berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak (Kurniawan, 2016). Missfile berkas juga dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Mutiara (2018) yang menyatakan bahwa missfile berkas rekam medis dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana satu pasien memiliki dua nomor rekam medis karena hal tersebut menyebabkan tidak tercapainya hasil pemeriksaan pasien yang berkesinambungan karena terpisahnya penempatan catatan riwayat pasien sebelumnya.
Studi pendahuluan yang dilakukan pada sistem penyimpanan berkas rekam medis di bagian pendaftaran rawat jalan Puskesmas Bangsalsari pada tanggal 13 Maret 2019 diketahui bahwa, pada sistem penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari terdapat kendala seperti missfile.
![Page 48: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/48.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
24
Berikut merupakan data missfile berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari yang dapat dilihat pada tabel 1:
Tabel 1. Data Missfile Berkas Rekam Medis Puskesmas Bangsalsari Desember 2018 sampai Maret 2019
Bulan No. RM No. RM yang hilang Persentase
Desember 15000-15050 16 32%
Januari 15350-15400 13 26%
Februari 15871- 15921 14 28%
Maret 16100- 16150 10 20%
Sumber : Data Primer Puskesmas Bangsalsari Tahun 2019
Tabel 1 menunjukan bahwa peneliti menghitung Peneliti menghitung secara acak 4
tumpukan berkas rekam medis, setiap 1 tumpukan diambil pada 50 berkas rekam medis. Jumlah berkas yang hilang pada bulan desember sebanyak 16 berkas dari 50 berkas dengan persentase 32%, bulan januari jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 13 berkas dari 50 berkas dengan persentase 26%, bulan februari jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 14 berkas dari 50 berkas dengan persentase 28%, dan bulan maret jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 10 berkas dari 50 berkas dengan persentase 20%. Dampak yang ditimbulkan dari hal tersebut adalah lamanya pelayanan pada bagian pendaftaran karena petugas harus mencari berkas yang hilang dan lamanya waktu penyediaan berkas rekam medis, berdasarkan hasil observasi studi pendahuluan pada tanggal 13 maret 2019 waktu penyediaan berkas 15 menit karena petugas masih mencari berkas rekam medis yang hilang. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Subagia (2017) yang menyatakan bahwa berkas yang salah letak atau hilang (missfile) dapat menghambat proses pelayanan pasien dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pelayanan pasien, selain itu rekam medis yang hilang akan dibuatkan rekam medis baru sehingga isi dari berkas rekam medis tersebut tidak berkesinambungan.
Hasil studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Bangsalsari bahwa belum adanya pelatihan yang diikuti oleh petugas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Salah satu upaya dalam mewujudkan mutu penyelenggaraan pelayanan rekam medis yaitu dengan menyelenggarakan pelatihan sumber daya manusia yang dapat memungkinkan petugas memanfaatkan segala kemampuan yang dimilikinya (Cholifah dalam Werdani, 2013). Rak penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari hanya tersedia satu rak penyimpanan sehingga masih banyak berkas yang diletakkan diatas meja, selain itu masih belum tersedianya tracer dan penggunaan buku ekspedisi. Menurut Oktavia (2017) salah satu faktor penyebab missfile yaitu penggunan buku ekspedisi yang kurang maksimal dan tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Novalin dan Prasetya (2013) dalam Oktavia, 2017 bahwa dampak yang ditimbulkan jika tracer tidak digunakan adalah petugas kesulitan saat mengembalikan dokumen rekam medis ke tempat penyimpanan dan dokumen yang dipinjam keberadaannya tidak diketahui sehingga menyebabkan proses pelayanan menjadi terhambat karena lamanya proses pengambilan dokumen rekam medis dan lamanya waktu tunggu. Beberapa berkas rekam medis tidak diberikan map kemudian ditumpuk di meja tanpa diberikan map melainkan hanya lembaran dokumen rekam medis.
Ruang penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari suhu ruangannya panas dan luas ruangan yang kurang memadai yang menyebabkan banyaknya berkas rekam medis yang disimpan pada meja karena pada ruangan hanya bisa memuat satu rak penyimpanan. Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas serta luas ruangan yang memadai (Depkes, 2006). Faktor pendorong petugas dalam melakukan kegiatan seperti adanya motivasi external atau dorongan yang di berikan oleh kepala puskesmas. Menurut Hasibuan (2003) motivasi adalah pemberian daya penggerakan yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan daya dan upayanya untuk mencapai kepuasan. Dana atau biaya yang dikeluarkan pihak puskesmas dalam melaksanakan kegiatan terkait sistem penyimpanan yang bertujuan untuk mengurangi kejadian missfile. Menurut Oktavia (2017) apabila dana tidak
![Page 49: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/49.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
25
memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung dampak yang ditimbulkan adalah tingkat kejadian missfile semakin tinggi.
Penelitian mengenai kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari diteliti berdasarkan unsur manajemen 7M yaitu man, money, materials, machines, methode, motivation, media. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari. Peneliti melakukan prioritas masalah menggunakan USG (urgency, seriousness, growth) dan upaya perbaikan menggunakan brainstoriming
2. Metode Penelitian 2.1 Jenis/desain Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif pada penelitian ini digunakan untuk menganalisis missfile berkas rekam medis rawat jalan Puskesmas Bangsalsari dengan menggunakan tujuh unsur manajemen (man, money, method, machine, material, motivation, media), prioritas masalah menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan perbaikan masalah menggunakan brainstorming.
2.2 Subjek Penelitian Subjek dalam penelitian ini berjumlah 7 orang yaitu 2 orang petugas rekam medis rawat jalan, kepala puskesmas, dan 4 orang petugas poli Puskesmas Bangsalsari. 2.3 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan kuesioner, wawancara
mendalam, observasi dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan September-
November 2019.
2.4 Metode Analisis Data Penelitan ini menggunakan teknik analisis kualitatif dengan memaparkan hasil dari kuesioner,
wawancara, observasi dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti selanjutnya
menganalisis prioritas penyebab masalah dengan metode USG dan melakukan upaya
perbaikan dengan brainstorming.
3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Mengidentifikasi unsur “Man” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Faktor man dalam penelitian ini yaitu mengidentifikasi berdasarkan pengetahuan petugas, disiplin kerja dan pelatihan petugas. Faktor pengetahuan petugas dapatkan bahwa bahwa kurangnya pengetahuan petugas tentang sistem pengendalian disebabkan karena tingkat pendidikan petugas yang bukan lulusan rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Kurniawati (2015) yang menyatakan bahwa semakin tinggi pendidikan petugas maka makin rendah angka kejadian missfile, namun apabila pendidikan petugas rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi.
Petugas tidak pernah mengikuti pelatihan terkait kegiatan pengelolaan rekam medis, selama ini kegiatan pelatihan yang dilakukan hanya kepada dokter dan perawat sedangkan untuk pelatihan rekam medis belum pernah dilakukan. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Anggraeni (2013) yang menyatakan bahwa apabila petugas belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis maka wawasan mereka tidak berkembang tentang rekam medis, sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam medis hal tersebut yang menyebabkan missfile terjadi di Bhayangkara Semarang.
Kedisiplinan petugas didapatkan bahwa terdapat 2 poli yang tidak disiplin dalam mengembalikan berkas rekam medis yang disebabkan karena belum mengisikan data pasien kebuku register dan jumlah petugas yang hanya berjumlah 2 orang, dan satu poli tidak mengisikan buku ekspedisi ketika meminjam berkas rekam medis. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto, 2015). Pranata (2014) menyatakan bahwa disiplin kerja adalah sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan tertulis/ tidak tertulis yang tercermin dalam bentuk tingkah laku dan perbuatan pada instansi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
![Page 50: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/50.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
26
3.2 Mengidentifikasi unsur “Money” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Penyediaan dana atau anggaran di Puskesmas Bangsalsari tersedia akan tetapi pelaksanaannya belum sepenuhnya didanai seperti pengadaan rak penyimpanan berkas rekam medis sehingga belum optimalnya kegiatan rekam medis serta diperlukan penggunan dana dalam hal kegiatan rekam medis lebih optimal agar kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan baik dan sarana prasarana yang mendukung kegiatan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Oktavia (2017) yang menyatakan apabila dana tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung dampak yang ditimbulkan adalah tingkat kejadian missfile semakin tinggi.
3.3 Mengidentifikasi unsur “Materials” kejadian missfile berkas rekam medis rawat
jalan
Faktor material didapatkan bahwa banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk yang tidak diberi map pada rak filing. Dampak yang ditimbul dari berkas rekam medis yang tidak diberikan map yaitu sebagian besar berkas rekam medis robek karena tidak diberikan map sebagai pelindung berkas rekam medis serta petugas kesulitan menemukan berkas rekam medis karena berkas tersebut rusak dan banyaknya berkas yang menumpuk berhimpitan sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas rekam medis dimana petugas harus mencari satu persatu nomor rekam medis. Satrio (2017) menyatakan bahwa petugas sebaiknya mengganti map dokumen yang sudah rusak agar tidak terjadinya kerusakan yang lebih parah dan melakukan pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin.
3.4 Mengidentifikasi unsur “Machines” kejadian missfile berkas rekam medis rawat
jalan
Machines yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu rak filing, tracer dan buku ekspedisi. Hasil wawancara dan observasi didapatkan bahwa jumlah rak yang tersedia di Puskesmas Bangsalsari tidak cukup untuk menyimpan berkas rekam medis sehingga banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk pada meja dan kursi di ruang penyimpanan (filing) serta petugas kesulitan mencari berkas yang menumpuk karena tidak tertata dengan baik dan tidak terletak pada rak filing. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Asmono (2014) yang menyatakan bahwa faktor-faktor penyebab missfile yaitu terjadinya penumpukan dokumen rekam medis karena saranan prasarana yang kurang memadai. Berkas rekam medis yang keluar dari rak filing tidak menggunakan tracer yang mengakibatkan petugas tidak mengetahui beberapa nomor rekam medis yang keluar dari rak filing karena tidak ada alat kontrol. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Oktavia (2017) salah satu faktor penyebab missfile tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Pelaksanaan pengisian buku ekspedisi pada saat peminjaman dan pengembalian berkas beberapa poli sudah melakukan pengisian akan tetapi beberapa poli juga belum melaksanakan pengisian atau penggunaan buku ekspedisi ketika meminjam berkas. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto, 2015).
3.5 Mengidentifikasi unsur “Method” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Standart Operational Procedure (SOP) di Puskesmas Bangsalsari sudah terdapat SOP yang mengatur tentang penyimpanan berkas rekam medis, akan tetapi belum ada SOP yang mengatur tentang peminjaman, pengembalian dan pengendalian yang menyebabkan kendala petugas dalam bekerja karena tidak ada acuan, langkah- langkah atau pedoman petugas dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga mengalami kesulitan dalam bekerja sehingga diperlukan adanya SOP terkait pengembalian, peminjaman dan pengendalian berkas rekam medis agar petugas terarah dalam melaksanakan pekerjaannya dan mengurangi kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan. Hal ini sejalan dengan penelitian Oktavia (2017) yang menyatakan dokumen rekam medis yang tidak diketahui keberadaannya karena tidak adanya instruksi SOP (Standard Operational Procedure).
3.6 Mengidentifikasi unsur “Media” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan
Kondisi ruangan yang sempit sehingga petugas masih merasa tidak nyaman sehingga perlunya memperluas ruang penyimpanan dan terpisah dengan ruang pendaftaran, diberi AC serta ventilasi yang cukup agar petugas nyaman dalam bekerja serta dapat menampung jumlah
![Page 51: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/51.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
27
rak filing. Hal tersebut dikarenakan ruangan yang cukup sempit, penuh dengan rak penyimpanan dan tumpukan berkas. Giyana (2012) menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang terlaksananya pelayanan kepada pasien yaitu ruangan yang mudah dijangkau atau diakses dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan kebutuhan.
3.7 Mengidentifikasi unsur “Motivation” kejadian missfile berkas rekam medis rawat
jalan
Faktor motivation didapatkan bahwa adanya motivasi yang diberikan oleh kepala puskesmas kepada petugas rekam medis maupun petugas poli yang mendukung semangat kerja petugas dalam bekerja. Suhaemi (2016) mengatakan bahwa motivasi yang tinggi dapat membuat karyawan menikmati pekerjaannya, bekerja tanpa unsur keterpaksaan dan menghasilkan suatu kualitas kerja yang tinggi. Pemberian reward dan punishment selama ini tidak di berikan oleh kepala puskesmas karena kepala puskesmas belum dapat mengkategorikan petugas disiplin dan tidak disiplin. Hal ini dapat menjadi salah satu penyebab missfile karena petugas yang tidak disiplin dalam melakukan pekerjaan seperti pengembalian berkas rekam medis yang terlambat, berkas tidak diberi map, penggunaan buku ekspedisi yang tidak optimal tidak pernah mendapat teguran maupun sanksi, sehingga diperlukan adanya punishment maupun reward kepada petugas yang disiplin maupun yang tidak disiplin 3.8 Menganalisis prioritas masalah dan menyusun upaya perbaikan missfile
berkas rekam medis rawat jalan menggunakan USG dan Brainstorming Kegiatan USG dan Brainstroming. Urgency, Seriousness, Growth (USG) merupakan salah
satu alat untuk menyusun urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan dalam suatu masalah (Kotler dkk dalam Sinaga,2017). Selanjutnya peneliti akan menyampaikan hasil penelitiannya kepada responden, jika terdapat data yang disepakati, ditambah atau ditolak oleh informan. Brainstorming dilakukan dengan tujuan untuk menggali ide, memberikan saran dan kesepakatan yang dihasilkan untuk memecahkan permasalahan dan sebagai upaya perbaikan untuk mengurangi terjadinya kejadian missfile berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Langkah pertama yang dilakukan oleh peneliti adalah menjelaskan informasi terkait analisis faktor kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan berdasarkan unsur manajemen 7M (man, method, machine, material, media, motivation, money) dan menjelaskan tujuan penelitian. Peneliti memaparkan permasalahan berdasarkan hasil penelitian. Hasil dari identifikasi permasalahan terkait penyebab kerusakan berkas adalah sebagai berikut:
1. Tidak adanya pelatihan petugas terkait sistem pengelolaan rekam medis 2. Tidak adanya SOP peminjaman, pengembalian dan pengendalian 3. Berkas rekam medis menumpuk tidak diberi map 4. Kurangnya rak filing yang hanya berjumlah 1 rak 5. Tidak adanya tracer 6. Belum optimalnya penggunaan buku ekspedisi 7. Tidak adanya reward dan punishment yang diberikan kepada petugas Langkah kedua yaitu memberi kesempatan kepada responden untuk melakukan prioritas
masalah menggunakan teknik USG (Urgency, Seriousness, Growth) sekaligus memberikan saran dan pendapat mengenai prioritas permasalahan yang didapat. Hasil scoring USG didapatkan bahwa prioritas penyebab masalah kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari adalah berkas rekam medis menumpuk tidak diberi map dengan skoring tertinggi yaitu 78 dan yang kedua adalah tidak adanya tracer dengan skoring 72, prioritas kedua dilakukan karena permintaan dari reponden yang ingin masalah kedua diselesaikan.
Berdasarkan prioritas penyebab permasalahan yang telah dilakukan, peneliti memberikan kesempatan kepada informan untuk menanggapi dan memberikan saran mengenai upaya penyelesaian permasalahan tersebut dengan melakukan brainstroming dengan responden yang dilakukan melalui tahap pemberian informasi, tahap identifikasi pada tahap ini peneliti memberi kesempatan kepada audien untuk memberikan saran pemikiran sebanyak-banyaknya semua saran akan ditampung dan di tulis namun tidak dapat dikritik, tahap klasifikasi peneliti mengarahkan kembali audien untuk mengklasifikasi saransaran yang sudah diajukan, tahap verifikasi peneliti mengarahkan kembali audien untuk melihat kembali kesepakatan yang dibuat. apabila ada saran yang kurang relevan dengan permasalahan bias
![Page 52: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/52.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
28
dicoret, tahap konklusi pada tahap ini kelompok brainstorming menyimpulkan butir-butir alternative pemecahan masalah yang disetujui setelah semua sepakat, maka diambil kesepakatan terakhir dianggap cocok dan tepat. Hasil brainstorming tersebut dapat dilihat pada tabel 2
Tabel 2 Hasil Brainstorming
No Masalah Upaya Perbaikan
1. Berkas menumpuk tidak diberi map
1. Petugas mengganti map berkas rekam medis yang rusak dengan map berkas rekam medis yang baru
2. Bagian aset melakukan penggandaan map rekam medis.
3. Pemberian map dilakukan oleh petugas secara bertahap setiap minggu 200 berkas (1 Tumpukan).
4. Setiap pasien baru diberikan map pada berkas rekam medisnya.
5. Penambahan rak agar berkas tidak menumpuk. 6. Berkas yang lama (inaktif) di pisahkan
2. Tidak adanya tracer
1. Desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat
2. Beracuan pada nomor rekam medis, tanggal keluar dan poli yang dituju serta
3. Dibuatkan SOP tracer.
Tabel 2 dapat disimpulkan bahwa upaya perbaikan petugas melakukan penggantian map
berkas rekam medis yang rusak dengan map berkas rekam medis yang baru agar dapat melindungi berkas rekam medis dan mengurangi kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan, mengadakan penggandaan map rekam medis, pemberian map berkas rekam medis dilakukan secara bertahap setiap minggu 1 tumpukan yang berisi 200 berkas, setiap pasien baru yang datang berobat langsung diberikan map pada berkas rekam medisnya, penambahan rak penyimpanan atau filing agar berkas tidak menumpuk, berkas yang yang tidak aktif di pisahkan (inactive). Upaya perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat yang beracuan pada nomor rekam medis, tanggal keluar dan poli yang dituju serta dibuatkan SOP tracer.
4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan a. Hasil identifikasi unsur man sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat
jalan yaitu petugas belum pernah mengikuti pelatihan terkait pengelolaan rekam medis, kurang disiplinnya dua poli dalam mengembalikan berkas rekam medis.
b. Hasil identifikasi unsur money sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu belum optimalnya pendanaan kegiatan rekam medis dengan baik di Puskesmas Bangsalsari.
c. Hasil identifikasi unsur material sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu adanya beberapa berkas yang tidak diberi map
d. Hasil identifikasi unsur machines sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu kurangnya jumlah rak, tidak digunakaannya tracer, serta penggunaan buku ekspedisi yang belum optimal.
e. Hasil identifikasi unsur method sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan tidak adanya SOP peminjaman pengendalian dan pengembalian.
f. Hasil identifikasi unsur media sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan ruang filing yang sempit serta menjadi satu dengan ruang pendaftaran.
g. Hasil identifikasi unsur motivation sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan tidak adanya reward maupun punishment yang diberikan kepada petugas.
h. Hasil analisis prioritas masalah missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu berkas menumpuk tidak diberi map dan tidak adanya tracer.
i. Hasil rekomendasi upaya perbaikan kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu penggantian, penggandaan, pemberian map berkas rekam medis yang dilakukan secara bertahap. Pasien baru yang datang berobat langsung diberikan map pada berkas rekam
![Page 53: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/53.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
29
medisnya, penambahan rak filing serta melakukan retensi. Rekomendasi perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat serta dibuatkan SOP tracer.
4.2 Saran a. Pihak puskemas sebaiknya mengadakan pelatihan kepada petugas agar dapat menambah
pengetahuan petugas terkait rekam medis baik itu penyimpanan, pengendalian, peminjaman serta pengembalian.
b. Pihak puskesmas sebaiknya melakukan rapat rutin yang terjadwal dengan tujuan untuk mengevaluasi atau menilai kinerja petugas dalam pengelolahan rekam medis.
c. Pihak puskesmas sebaiknya membuat dan menerapkan SOP sebagai acuan atau pedoman petugas dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
d. Pihak puskesmas sebaiknya memberikan penghargaan maupun sanksi sebagai bentuk motivasi petugas dalam melaksanakan pekerjaan.
e. Pihak puskesmas sebaiknya mempertimbangkan solusi atau rekomendasi yang telah didiskusikan untuk mengatasi masalah kajadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari.
Daftar Pustaka Andriyansyah, R. (2017). Analisis Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Untuk Meningkatkan
Aksesibilitas Penyandang Disabilitas Pada Pilkada Serentak 2015.http://digilib.unila.ac.id/25097/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf [20 September 2019].
Anggraeni, R. 2013. Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di
Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Tahun 2013. Semarang. . Skripsi. Universitas Dian Nuswantoro Semarang:Semarang http://eprints.dinus.ac.id/7893/1/jurnal_12979.pdf[5 Mei 2019]
Asmono, D. M. 2014. Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di
Bagian Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Mata DR. Yap Yogyakarta. Universitas Gajah Mada
Budi, Savitri. 2011.Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergi Media. Depkes, Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis.
(Jakarta : Depkes RI. 2008).
---------------, 2014. ”Pusat Kesehatan Masyarakat”. Jakarta. ---------------, 2002. ” Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja
Perkantoran Dan Industri”. Jakarta.
Gaspersz, V. 2007. Team Oriented Problem Solving. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Giyana, F. 2015. Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat. https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota [20 maret 2019].
Karlina, D. 2016. Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai
Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal kesehatan Vokasional. https://journal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27477 [5 mei 2019].
Kurniawati, A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile Di
Bagian Filling Rawat Jalan Rsud Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015. Pemalang. http://eprints.dinus.ac.id/17447/1/jurnal_16220.pdf [19 April 2019]
Laxmi, A. 2010. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya Di
![Page 54: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/54.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019
30
Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang. Semarang. http://eprints.dinus.ac.id/7815/1/jurnal_12630.pdf [29 mei 2019]
Loak, Julce Novalin. 2013. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor - Faktor Penyebab di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2013. Semarang.
Oktavia, Nova, Djusmalinar, dan Damayanti. 2017.Analisis Penyebab
Terjadinya Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan (Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan. https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190 [5 maret 2019].
Pujilestari, Anik. 2016. Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Unsur Manajemen 5m Di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta. Skripsi. Universitas Muhammadiyah Surakarta:Surakarta. http://eprints.ums.ac.id/46472/28/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf [30 April 2019].
Romadoni, Sarif. 2014. Efektivitas Penerapan Metode Brainstorming Terhadap
Peningkatan Minat Dan Prestasi Belajar Ekonomi Siswa Kelas X Smk Ypkk 3 Sleman.Universitas Negeri Yogyakarta. https://eprints.uny.ac.id/16057/1/SKRIPSI%20FULL_09404241049.pdf[28 April 2019]
Satrio, Dimas. 2018. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Pada
Rumah Sakit dr. Suryoto. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS%20SATRIO-FAH.pdf[30 September 2019].
Suaib, Suhaemi. 2016. Pentingnya Motivasi Kerja dalam Meningkatkan Peoduktivitas Kerja Pegawai Kantor Urusan Agama di Kecamatan Bontomarannu Kabupaten Gowa. Skripsi. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar. http://repositori.uin-alauddin.ac.id/4517/1/M.%20Suhaemi%20Suaib.pdf [31 September 2019].
Sugiyono. 2016.Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.Cetakan ke
3. Bandung: Alfabeta Bandung.
Uma, G. S. 2016. Evaluasi Pengelolaan Filing Dalam Rangka Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2016. Kendal. http://mahasiswa.dinus.ac.id/docs/skripsi/jurnal/18513.pdf [5 mei 2019]
Wijono,Djoko.1999. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press.
![Page 55: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/55.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
94
SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DOKUMEN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WATERFALL (STUDI KASUS
PUSKESMAS BANJARSENGON)
Nur Malika Jamil1, Niyalatul Muna2, Rossalina Adi Wijayanti3, Andri Permana Wicaksono4
Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia1,2,3,4 *e-mail: [email protected]
Abstrak Sistem informasi dibuat berdasarkan permasalahan pencatatan penyelenggaraan peminjaman, pengembalian dokumen rekam medis. Sistem Informasi ini terkomputerisasi dimana dalam melakukan peminjaman dan pengembalian rekam medis tidak manual lagi. Tujuan sistem informasi ini untuk mempermudah petugas dalam pencatatan, peminjaman, pengembalian, mengontrol dan mengendalikan rekam medis. Peminjaman dan pengembalian rekam medis harus dikendalikan dengan dikontrol dengan baik untuk mengurangi duplikasi nomor rekam medis dan keterlambatan dokumen rekam medis. Penelitian secara kualitatif dengam metode pengumpulan data dokumentasi dan wawancara di Puskesmas Banjarsengon Jember. Metode yang digunakan dalam penelitian yaitu metode waterfall somerviel 2011. Tahapan yang dilakukan yaitu analisa kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, dan pengujian program. Perancangan sistem informasi ini menggunakan desain flowchart, context diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD) kemudian diimplementasikan hasil perancangan tersebut kedalam bahasa pemograman visual basic menggunakan apliksi Miscrosoft Visual Studio 2010. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Adanya sistem informasi ini dilengkapi dengan warning alert sebagai notifikasi bahwa dokumen rekam medis yang dipinjam oleh poli untuk segera dikembalikan serta, dapat membantu meringankan beban kerja petugas filing dengan meminimalisir jumlah keterlambatan dokumen rekam medis serta duplikasi dokumen rekam medis. Kata Kunci: peminjaman, pengembalian, rekam medis, sistem informasi, waterfall
Abstract The information system is made based on problems in recording the implementation of loans, returning medical records. This computerized information system where in the borrowing and returning of medical records is no longer manual. The purpose of this information system is to facilitate officers in recording, borrowing, returning, controlling and controlling medical records. The borrowing and return of medical records must be controlled properly to reduce duplication of medical record numbers and delays in medical record documents. Qualitative research using documentation data collection methods and interviews at the Banjarsengon Health Center in Jember. The method used in this research is the 2011 somerviel waterfall method. The steps taken are requirements analysis, system design, program code writing, and program testing. The design of this information system uses flowchart design, context diagrams, Data Flow Diagrams (DFD), and Entity Relationship Diagrams (ERD) then the design results are implemented into a visual basic programming language using Miscrosoft Visual Studio 2010. The results of this study are lending information systems. and return of medical record documents. This information system is equipped with a warning alert as a notification that medical record documents borrowed by POLI to be returned immediately, can help ease the workload of filing officers by minimizing the number of delays in medical record documents and duplication of medical record documents. Keywords: loans, returns, medical records, information systems, waterfal
1. Pendahuluan Puskesmas Banjarsengon dalam mempertahankan akreditasinya masih terdapat kendala
salah satunya merupakan proses peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di Puskesmas Banjarsengon masih terdapat kendala yaitu tidak lengkapnya data peminjaman pengembalian dokumen rekam medis dalam waktu 1x24 jam serta, tidak ada keterangan waktu peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis dibuku ekspedisi. Kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis yang sudah tersimpan akan terus menerus digunakan dalam pelayanan pasien, sehingga setiap dokumen yang keluar dan masuk dari unit filing harus dicatat dibuku ekspedisi dan tracer (Fernanda, 2015).
![Page 56: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/56.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
95
Kegiatan yang di unit filing tersebut merupakan salah satu dari pengolahan rekam medis (Giyana, 2012).
Buku ekspedisi di Puskesmas Banjarsengon digunakan untuk peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis yang meliputi tanggal pinjam, unit, jumlah rekam medis keluar, jumlah rekam medis masuk serta keterangan dan tanda tangan. Hal ini tidak sependapat dengan Riyanto (2012) yang menyatakan bahwa setiap peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi yang berisikan nomer rekam medis, tanggal peminjaman, unit, penggunaan, dan nama pasien. Kondisi seperti ini membuat petugas tidak dapat mengetahui berapa banyak dokumen rekam medis yang kembali. Penggunaan buku ekspedisi di Puskesmas Banjarsengon dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Buku Ekspedisi Puskesmas Banjarsengon
Berdasarkan Gambar 1. Menunjukkan buku ekspedisi di Puskesmas hanya digunakan untuk pencatatan keluar masuk dokumen rekam medis yang tidak disertai keterangan nomor rekam medis, nama pasien serta tanda tangan peminjam dokumen rekam medis. Panah berwana biru untuk mengetahui keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis dibuku ekpedisi petugas memberi keterangan dokumen rekam medis yang terlambat pada kolom buku ekspedisi jumlah rekam medis keluar, tetapi tidak disertai tanggal pengembalian dokumen rekam medis dan keterangan tanggal dokumen rekam medis yang terlambatPenelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pelaporan status gizi balita berbasis web di Puskesmas Banjarsengon. Berdasarkan kutipan wawancara dapat disimpulkan salah satu dampak keterlambatan dokumen rekam medis yaitu duplikasi nomor rekam medis yang mencapai 50 dokumen rekam medis, hal tersebut terjadi karena pengolahan data pengembalian dokumen rekam medis masih berupa sistem manual yaitu buku ekspedisi dan penggunaan buku ekpedisi tersebut masih belum efisien. Hal ini Sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Susanto M (2012) yang menyatakan bahwa terjadinya pengulangan pencatatan atau reduksi data dan sistem manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual, data mudah hilang dan terjadi duplikasi nomor rekam medis. Sistem rekam medis secara komputerisasi dapat mengurangi kesalahan pada manusia (human error) dalam melakukan pekerjaannya dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada setiap pasien yang berobat (Gunarti, 2018). Oleh sebab itu diperlukan sistem yang dapat mengatur data peminjaman dan pengembalian rekam medis (Faiqatul, 2015).
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut maka peneliti memiliki solusi “Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Menggunakan Metode Waterfall di Puskesmas Banjarsengon” untuk membantu mempelancar kegiatan pencatatan keluar masuk dokumen rekam medis rawat jalan dan mengurangi resiko terhadap kesulitan pencarian rekam medis. Sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis dapat disempurnakan dengan mengimplementasikan pada teknologi komputer, dengan merancang sistem informasi yang saling terintegrasi. Kelebihan metode waterfall yaitu ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh dan benar di awal proyek, maka software dapat berjalan degan baik dan benar (Ginanjar, 2017). Harapan penelitian ini dapat membantu petugas untuk menjadi sistem pengingat apabila dokumen rekam medis belum dikembalikan serta, mengurangi angka keterlambatan pengembalian dan duplikasi nomor rekam medis. 2. Metode Penelitian 2.1 Jenis/desain Penelitian
Metode pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah metode waterfall. Metode tersebut dipilih karena melihat kesesuaian kelebihan dari metode ini yaitu pengaplikasianya menggunakan model ini mudah, kelebihan dari model ini merupakan ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek. Maka software dapat berjalan degan baik dan benar (sommervile, 2011).
Tgl DRM keluar
Unit yang di tuju
Jumlah keterlambatan DRM
Jumlah DRM Masuk
![Page 57: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/57.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
96
2.2 Subjek Penelitian Subyek pada penelitian ini adalah petugas filling dan kepala Puskesmas Banjarsengon. Subyek tersebut dipilih karena bertanggung jawab dalam peminjaman dan pengembalian dokumen rekam
medis Puskesmas Banjarsengon.
2.3 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data pada penelitian ini terdiri dari : 2.3.1 Teknik wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data metode yang digunakan peneliti untuk mengumpulkan data dan dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seorang responden atau narasumber. Terdiri dari petugas filling dan kepala Puskesmas Banjarsengon. 2.3.2 Teknik Observasi
Teknik pengamatan atau observasi dilakukan digunakan peneliti untuk mengumpukan data dan peneliti melakukan pengumpulan data secara langsung di Puskesmas Banjarsengon.
2.4 Metode Analisis Data 2.4.1Teknik Penyajian Data
Penelitian ini menyajikan data dalam bentuk tekstular dalam bentuk uraian kalimat dan gambar. 2.4.2 Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penenlitian ini adalah teknik analisis. Peneliti melakukan wawancara dan observasi untuk pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan yang kemudian di analisis sesuai kebutuhan peneliti.
3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Analisi Kebutuhan Hasil analisis kebutuhan fungsional dan non fungsional dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 3.1.1 Kebutuhan fungsional
1. Petugas filing a) Petugas filing dapat melakukan login b) Petugas filing dapat melakukan penginputan data petugas c) Petugas filing dapat melakukan pencarian data petugas d) Petugas filing dapat melakukan tambah data petugas e) Petugas filing dapat melakukan koreksi data petugas f) Petugas filing dapat melakukan hapus data petugas g) Petugas filing dapat melakukan batal data petugas h) Petugas filing dapat melakukan penginputan data dokumen rekam medis i) Petugas filing dapat melakukan tambah data dokumen rekam medis j) Petugas filing dapat melakukan koreksi data dokumen rekam medis k) Petugas filing dapat melakukan hapus data dokumen rekam medis l) Petugas filing dapat melakukan batal data dokumen rekam medis m) Petugas filing dapat melakukan transaksi peminjaman dokumen rekam medis n) Petugas filing dapat melakukan transaksi pengembalian dokumen rekam medis o) Petugas filing dapat melakukan koreksi peminjaman dokumen rekam medis p) Petugas filing dapat melakukan hapus peminjaman dokumen rekam medis q) Petugas filing dapat melakukan batal peminjaman dokumen rekam medis r) Petugas filing dapat mengakses laporan peminjaman dokumen rekam medis s) Petugas filing dapat mengakses laporan peminjaman dokumen rekam medis sesuai
dengan tipe harian, bulan dan tahun t) Petugas filing dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam medis u) Petugas filing dapat melakukan cetak laporan peminjaman dokumen rekam medis v) Petugas filing dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis w) Petugas filing dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis sesuai
dengan tipe harian, bulan dan tahun x) Petugas filing dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam medis y) Petugas filing dapat melakukan cetak grafik laporan peminjaman dokumen rekam medis z) Petugas filing dapat melakukan logout
![Page 58: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/58.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
97
2. Kepala Puskesmas a) Kepala Puskesmas dapat melakukan login b) Kepala Puskesmas dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis c) Kepala Puskesmas dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis
sesuai dengan tipe harian, bulan dan tahun d) Kepala Puskesmas dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam
medis e) Kepala Puskesmas dapat melakukan cetak grafik laporan peminjaman dokumen rekam
medis f) Kepala Puskesmas dapat melakukan logout
3. Petugas Poli a) Petugas Poli dapat melakukan login ke sistem informasi poli b) Petugas Poli dapat melihat warning alert
3.1.2 Kebutuhan no fungsional 1. Operasional
a) Menggunakan sistem php server. b) Menggunakan MySQL. c) Printer untuk mencetak laporan peminjaman dan keterlambatan.
2. Keamanan dilengkapi password untuk mengakses sistem informasi. 3. Password setiap hak akses berbeda untuk mengakses sistem informasi. 4. Informasi
a) Memberikan informasi apabila password yang dimasukkan salah.
3.2 Desain Sistem Hasil analysis kebutuhan sistem didesain dalam bentuk flowchart sistem, context diagram,
data flow diagram, dan entity relationship diagram. 3.2.1 Alur sistem informasi peminjaman dan pengembalian DRM Puskesmas Banjarsengon
Gambar 2. Alur sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian DRM di Puskesmas
Gambar 2. dapat diketahui alur peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis dari petugas filing menginputkan identitas dokumen rekam medis untuk melakukan peminjaman serta mengirim drm ke unit
![Page 59: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/59.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
98
yang dituju. Oleh pihak poli dilengkapi sesuai dengan data pemeriksaan dan pengobatan kemudian dikembalikan ke ruang filing. Petugas fling segera menginputkan drm yang sudah dikembalikan sehingga terimpan di database dan menjadi laporan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis yang dapat di lihat oleh kepala Puskesmas.
3.2.2 Context Diagram
Data DRM
Rangkuman Status DRM
Data Peminjaman DRM
Data Pengembal ian DRM
Laporan Peminjaman,pengembalian, keterlambatan
Status Pengembalian
Warning Alert
Laporan Keterlambatan
Login
Login
LoginWarning Alert
Login
Login
FILLINGPOLI KIA
KEPALA PUSKESMAS
POLI UMUM
POLI GIGI
1
SI PEMINJAMAN PENGEMBALIAN DRM
Warning Alert
Gambar 3. Data Flow Diagram Lv 0/Context Diagram
Gambar 3. konteks dibawah dapat menggambarkan aplikasi sistem Informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di Puskesmas Banjarsengon. Dengan sistem ini petugas diling dan kepala Puskesmas dapat mengakses sistem Informasi dengan memasukkan username dan password, memasukkan data petugas, data dokumen rekam medis dan transaksi peminjaman pengembalian. Dari hasil data petugas dan data dokumen rekam medis dan transaksi peminjaman pengembalian dapat melihat laporan peminjaman dan pengembalian serta, dapat mengakses dan mencetak laporan. Kepala Puskesmas juga dapat mengakses sistem Informasi untuk melihat laporan keterlambatan dengan username dan password.
3.2.3 ERD (Entity Relation Diagram)
Gambar 4. ERD Sistem Informasi Pelaporan Status Gizi Balita Berbasis Web
ERD yang didesain memiliki Tabel master sebanyak 2 tabel yang dijadikan master yaitu petugas dan data rm. Setiap tabel memiliki hubungan relasi untuk 1 petugas dapat meminjam banyak DRM, dan mengembalikan banyak DRM. Setiap 1 DRM dapat dipinjam dan dikembalikan oleh banyak petugas.
![Page 60: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/60.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
99
3.3 Pengkodean Sistem Merupakan proses pengkodean yang dilakukan dari proses desain yang sudah dibuat
kemudian diterapkan ke dalam sebuah program. Farlinda, Nurul dan Rahmadani (2017) Pengkodena menggunakan Microsoft Visual Studio 6.0 dan menggunakan database microsoft Acces. Pengkodean dilakukan pada tahap ini menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010. Menggunakan penyimpanan database MySQL. Adapun tampilan menu-menu yang dibuat dalam Sistem informasi peminjaman dan pengembalian dapat dilihat pada gambar 5-13.
Gambar 5. Halaman Login
Gambar 6 Halaman Beranda (Home)
![Page 61: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/61.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
100
Gambar 7. Halaman Data Petugas
Gambar 8. Halaman Data Rekam Medis
Gambar 9. HalamanTransaksi Peminjaman dan Transaksi Pengembalian
![Page 62: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/62.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
101
Gambar 10. Halaman Laporan Peminjaman Pengembalian
Gambar 11. Halaman Laporan Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis
Gambar 12 Halaman Login Poli
![Page 63: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/63.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
102
Gambar 13. Halaman Warning Alert Poli
Tahapan metode waterfall yang ke empat adalah pengujian program menggunakan Black Box. Pressman (2010), Black Box Testing adalah metode pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak. Pengujian black box ini digunakan untuk mengetahui fungsi dari setiap menu dan sistem tersebut berjalan sesuai dengan kebutuhan. Proses pengujian dilakukan oleh pengguna yang nantinya akan menggunakan sistem Informasi ini untuk menilai sistem Informasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Pada proses pengujian sistem terdapat permintaan perbaikan alamat Puskesmas Banjarsengon. Pengujian sistem tersebut menggunakan uji black-box dengan menguji 31 fungsionalitas untuk hak akses petugas filing, 8 fungsionalitas untuk hak akses kepala Puskesmas dan poli 2 fungsionalitas dengan hasil semua fiture di sistem informasi telah berjalan sebagaimana mestinya.
4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan
1. Pembuatan sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis di
Puskesmas Banjarsengon telah dibuat sesuai dengan analisa kebutuhan Puskesmas bagian Filing.
2. Merancang dan mendesain sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis Puskemas Banjarsengon telah dibuat dalam bentuk Flowchart, Context diagram sistem, Data Flow Diagram (DFD), dan Entyty Relationship Diagram (ERD) menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010 dan Power Designer.
3. kode program pada aplikasi untuk membuat sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis Puskesmas Banjarsengon dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2010 dan database MySQL.
4. Menguji sistem informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam dilaksanakan di Puskesmas Banjarsengon menggunakan uji BlackBox dan sistem informasi yang telah dibuat berhasil dengan 31 fungsionalitas yang diuji cobakan oleh petugas filing, 8 fungsionalitas oelh kepala Rekam Medis, dan 2 fungsionalitas oleh petugas poli.
4.2 Saran Pada penelitian sistem Informasi peminjaman pengembalian dokumen rekam medis menggunakan metode waterfall di Puskesmas Banjarsengon ini perlu adanya pengembangan sebagai sistem informasi pengendalian dokumen rekam medis yang berguna untuk peminjaman pengembalian serta penyimpanan dokumen rekam medis dan sistem informasi ini dapat dikembangkan dengan menggunakan sistem informasi peminjaman pengembalian dokumen rekam medis berbasis web dengan warning alert otomatis dapat terhubung ke nomor peminjam.
![Page 64: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/64.jpg)
J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X
Vol. 1 No. 2 Maret 2020
103
Daftar Pustaka A.A Gede Bagus dan Sang Ketut. (2013). Faktor – Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat
Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun 2013. Community Health 2013, I:2
Abdurrahman. (2018). Perancangan Aplikasi Monitoring Peminjaman Rekam Medis (Retrieval) di
RSUD Dr. H. Andi Abdurrahman Noor Kabupaten Tanah Bumbu. Vol. VIII, No. 3, Juli 2018. Ali Sabela Hasibuan. (2016). Faktor – faktor yang menyebabkan terjadinya duplikasi penomoran
berkas rekam medis rumah sakit umum imelda pekerja indonesia medan tahun 2016. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda Vo.1, No.2, September 2016.
Andri Kristanto. (2017). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya: Penerbit Gava Media,
Jogja (2017). Bagus, G dan Ketut, S. (2013). Faktor – Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat Keterlambatan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun 2013. Community Health 2013, I:2 .
Budi Riyanto, Antik Pujihastuti, Rohmadi. (2012). Tinjauan pelaksanaan penyimpanan dan
pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing rsud kabupaten karanganyar tahun 2012. 50Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 50-58
Dyah, T. dan H. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis di
Unit Filling Rumah Sakit Umum Daerah Pandang Arang Boyolali. VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71.
Erawantini, F. (2017). Sistem Informasi Manajemen Kesehatan: Penerbit UPT Penerbitan
Universitas Jember.
Femanda J.W. (2017). Sistem Informasi Peminjaman Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit X Jurnal Wiyata Penelitian Sains dan Kesehatan [20 Mei 2019].
Hikmah, F, dkk. (2015). Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soebandi Jember. SEMINASKIT 2015/ ISSN : 2477-5649 [ 16 Maret 2020].
Kristanto, A. (2017). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya: Penerbit Gava Media, Jogja (2017).
Marlitasari, D. (2018). Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Peminjaman dan
Pengembalian Berkas Rekam Medis Dengan Barcode di RSUD Genteng. Skripsi. Politeknik Negeri Jember.
Muchtar, R, D. (2017). Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis Ke Poliklinik Di rumah Sakit AN-NISA Tanggerang. Jurnal INOHIM, Volume 5 Nomor 1, Juni 2017.
Permenkes. (2008). Rekam Medis. Diambil Dari:
http://dinkes.surabaya.go.id/portal/files/permenkes/dok_dinkes_87.pdf. Di akses 20 Februari 2020.
Riyanto B. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis
di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karang Anyar. Ejurnal.Stikesmhk.Ac.Id [20 Maret 2020]. Sommervile. (2011). Software Engineering Ninth Edition: Person Educatiom. U.S.A.
![Page 65: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/65.jpg)
121
PENTINGNYA TRACER SEBAGAI KARTU PELACAKBERKAS REKAM MEDIS KELUAR DARI RAK PENYIMPANAN
Savitri Citra [email protected]
Sekolah Vokasi UGM
ABSTRAKKetersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat
membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis. Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang sedang keluar. Hal ini akan berdampak pada kesalahan letak, misfile, dan mempersulit pengembalian berkas rekam medis sesuai urutannya.
Metode dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah difusi ipteks yang digunakan dalam rangka merancang format tracer yang cocok untuk digunakan di Puskesmas Dlingo I Bantul. Selanjutnya, pelatihan juga dilaksanakan yang diawali dengan kegiatan penyuluhan.
Kegiatan pengabdian berjalan dengan lancar. Pada awalnya, tracer tidak dimanfaatkan sebagai pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan penyuluhan dan pelatihan, petugas akhirnya menyadari bahwa tracer memang perlu digunakan.
Kata kunci: tracer, penyimpanan berkas rekam medis, pelatihan
ABSTRACTThe availability of medical record quickly and accurately when needed will greatly help the
quality of health care provided to patients. If the medical record filing system were poor then there will be problems that can interfere with the availability of medical record. In the case of medical record filing system, the staffs at Dlingo I Bantul community health center do not using tracer to mark the medical records that were out from storage. This will have an impact on the wrong location, misfile, and complicates the return of medical record in the right order.
Method used in this community service was the diffusion of science and technology to design the tracer which is suitable for use in Dlingo I Bantul community health centers. Furthermore, the training was also implemented, started with counseling.
Community service was running smoothly. At first, the tracer was not used as a tracker and a guidance of medical record which was out from the storage. After counseling and training, the staffs finally realized that it is necessary to use tracer.
Keywords: tracer, medical record filing system, training
![Page 66: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/66.jpg)
122
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
PENDAHULUAN
Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi berupa pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien. Salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997).
Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan) mulai sejak awal hingga akhir perawatan diberikan ataupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif (Huffman, 1994). Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat.
Menurut Budi (2011), beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.
Hasil penelitian Asmono (2014) bahwa faktor-faktor penyebab tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta yaitu Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu petugasnya tergesa-gesa, sarana di bagian penyimpanan yaitu rak penyimpanan sudah penuh dan Prosedur Tetap pengambilan dan penyimpanan rekam medis terkait penggunaan tracer yang tidak dijalankan. Dampak tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta yaitu misfile dan berkas rekam medis sulit terlacak.
Selain itu, berdasarkan hasil penelitiannya Mahendra (2011) saat petugas penyimpanan di UPT Puskesmas Wonosari 1 sebelum menggunakan tracer mengalami banyak kendala, antara lain: berkas tidak ditemukan, banyak misfile. Setelah menggunakan tracer masalah-masalah tersebut teratasi. Dengan adanya tracer di penyimpanan Berkas Rekam Medis UPT 1 Puskesmas Wonosari 1 dapat mengurangi berkas misfile.
Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu untuk disosialisasikan kepada masyarakat tenaga kesehatan dalam hal ini puskesmas. Kegiatan ini diharapkan dapat menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis ketika keluar dari rak penyimpanan. Hal ini mendorong Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM untuk melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat tentang pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan di Puskesmas Dlingo 1 Bantul.
![Page 67: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/67.jpg)
123
Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan
Tujuan umum dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas. Tujuan tersebut selanjutnya dijabarkan menjadi:
1. merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis, dan
2. melakukan kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis.
MASALAH
Setiap harinya, rata-rata kunjungan pasien di Puskesmas Dlingo I Bantul mencapai 60-80 pasien. Pasien rata-rata berasal dari desa Dlingo dan sekitarnya. Dengan demikian, petugas harus mengambil dan menyimpan berkas rekam medis sebanyak 60 s.d. 80 berkas rekam medis tiap harinya. Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, petugas tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang sedang keluar. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya:
1. Jumlah petugas terbatas,2. Adanya anggapan bahwa penggunaan tracer akan menambah lama proses penyimpanan
berkas rekam medis,3. Jumlah pasien yang berkunjung setiap harinya masih sedikit, dan4. Jumlah berkas rekam medis yang ada di ruang penyimpanan berkas tidak terlalu
banyak jika dibandingkan dengan yang ada di rumah sakit.
Tidak dimanfaatkannya tracer di ruang penyimpanan tentunya tidak sesuai dengan ketentuan yang ada. Menurut Depkes RI (1997), ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan adalah sebagai berikut.
1. Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
2. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharunya setiap rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
3. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari fasilitas kesehatan, kecuali atas perintah pengadilan.
![Page 68: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/68.jpg)
124
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
METODE
1. Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakata. Difusi ipteks
Metode ini digunakan dalam rangka merancang format tracer yang cocok untuk digunakan di Puskesmas Dlingo I Bantul. Tracer (outguide) merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan. Tracer ini tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Tracer ini dilengkapi dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan. Penggunaan tracer berwarna sangat membantu petugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Tracer (outguide) dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip penyimpanan agar tidak hilang atau mengetahui keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke penyimpanan. Karena tracer digunakan berulang-ulang, maka bahan yang kuat merupakan hal yang penting (Huffman, 1994).
b. PelatihanMetode ini digunakan dengan cara:1). Penyuluhan2). Pelatihan praktik menggunakan tracer dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis.2. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilaksanakan dengan cara:a. Observasi
Observasi dilakukan untuk melihat kondisi ruang penyimpanan berkas rekam medis. Observasi juga ditujukan untuk mengamati kinerja petugas dalam proses mengambil maupun menyimpan kembali berkas rekam medis di rak penyimpanan berkas.
b. WawancaraWawancara dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul terkait tracer yang digunakan. Wawancara juga dilakukan untuk mendapatkan informasi terkait faktor penyebab tidak digunakannya tracer.
c. Studi dokumentasiStudi dokumentasi digunakan untuk menelaah berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Dlingo I Bantul. Hasil studi dokumentasi digunakan sebagai sumber untuk merancang format tracer.
3. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data kualitatif. Analisis kualitatif dapat dilakukan secara induktif, yaitu pengambilan kesimpulan umum berdasarkan data-data yang telah terkumpul (Notoatmodjo, 2002). Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah sebagai berikut:
![Page 69: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/69.jpg)
125
Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan
a. Coding (Pengodean)
Coding (pengodean) dimaksudkan untuk memudahkan klasifikasi data. Klasifikasi data adalah kegiatan untuk mengelompokkan atau menggolong-golongkan data.
b. Reduksi Data
Reduksi dapat diartikan sebagai proses pemilihan dan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data merupakan suatu bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengkoordinasi data dengan cara sedemikian rupa sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi (Miles dkk, 1992).
c. Interpretasi
Kegiatan pengolahan data diakhiri dengan penyimpulan hasil analisa data yang nantinya harus siap untuk dibahas dan diinterpretasikan lebih lanjut dalam konteks pemecahan masalah.
4. Lokasi, Waktu, dan Durasi Kegiatan
a. Lokasi
Puskesmas Dlingo 1 terletak di Dukuh Koripan I, Desa Dlingo, Kecamatan Dlingo Kabupaten Bantul, dengan luas ruang kerja 26,35 km persegi. Wilayah kerja terdiri dari 3 desa terbagi 28 dusun. Wilayah kerja Puskesmas Dlingo 1 Bantul yang terdiri dari 3 desa yang dihuni penduduk sebesar 19.127 Jiwa. Komposisi penduduk berdasarkan jenis kelamin yaitu perempuan lebih banyak jumlahnya dibandingkan dengan laki-laki yakni laki-laki sejumlah 9.384 jiwa sedangkan perempuan sejumlah 9.743 jiwa. Kepadatan penduduk ketiga desa berkisar antara 573 jiwa/km persegi sampai dengan 994 jiwa/km persegi, dengan kepadatan terendah terdapat di Desa Mangunan dan kepadatan tertinggi berada di Desa Temuwuh.
Visi Puskesmas Dlingo I adalah Menuju Dlingo Sehat sebagai Pilar Bantul Sehat dengan Memperluas Cakupan Pelayanan Kesehatan yang Bermutu dan Terjangkau. Misi pembangunan kesehatan Puskesmas adalah mendukung tercapainya misi pembangunan kesehatan nasional. Misi tersebut adalah:
1) Menggerakan pembangunan berwawasan kesehatan diwilayah kerja,
2) Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat diwilayah kerja,
3) Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan,
4) Memelihara dan meningkatkan perorangan, keluarga dan masyarakat beserta lingkungannya.
![Page 70: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/70.jpg)
126
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
b. WaktuKegiatan pengabdian dilaksanakan dalam kurun waktu 4 (empat) bulan dari bulan Juni s.d. September 2014.
c. Durasi KegiatanKegiatan pengabdian diawali dengan penyuluhan tentang pentingnya tracer
sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan. Selanjutnya, kegiatan dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab terkait penggunaan tracer dan optimalisasi penggunaannya. Kegiatan ini berdurasi kurang lebih selama 3 jam.
Kegiatan selanjutnya adalah merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar rak penyimpanan. Proses ini berlangsung selama satu bulan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, perancangan format tracer sesuai kebutuhan di Puskesmas Dlingo I Bantul, penentuan bahan yang sesuai, hingga proses percetakan tracer.
Tahap selanjutnya adalah kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis. Kegiatan ini dilakukan dengan cara melatih petugas untuk menggunakan tracer. Kegiatan pelatihan dilaksanakan bersamaan saat petugas melayani pasien. Durasi waktunya berkisar antara 3-4 jam setiap harinya.
PEMBAHASAN
Bahan atau materi yang digunakan pada kegiatan ini adalah berkas rekam medis dan pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di rak penyimpanan di Puskesmas Dlingo I. Materi tersebut diantaranya adalah, peraturan terkait rekam medis, macam-macam catatan yang fungsinya sama seperti rekam medis yang berada di posyandu, pusling, pustu, puskesmas, serta rumah sakit.
Kegiatan pengabdian dilaksanakan di Puskesmas Dlingo I Bantul dengan sasaran petugas puskesmas khususnya petugas yang menangani penyimpanan rekam medis. Secara keseluruhan, kegiatan pengabdian masyarakat ini berjalan dengan lancar. Sambutan dari seluruh petugas di Puskesmas juga sangat baik, ramah, dan bekerjasama. Antusiasme dari peserta juga cukup baik, hal ini bisa terlihat mulai dari awal kegiatan sampai rangkaian kegiatan pengabdian kepada masyarakat selesai. Ada pun serangkaian kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah sebagai berikut.1. Pembukaan Kegiatan Pengabdian di Puskesmas Dingo I Bantul
Pembukaan kegiatan pengabdian diawali dengan sambutan Kepala Puskesmas Dlingo I Bantul yang dijabat oleh dr. Muh. Dadak P. Dalam sambutannya, beliau sangat senang dan berharap kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dapat terselenggara dengan rutin dan berkelanjutan. Hal ini dikarenakan materi yang disampaikan sangat bermanfaat untuk menambah wawasan dan manfaat praktis bagi puskesmas. Dalam sambutannya, Kepala Puskesmas Dlingo I Bantul juga menyampaikan bahwa kegiatan sosialisasi perlu dilakukan.
![Page 71: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/71.jpg)
127
Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan
Kegiatan pengabdian ini diharapkan dapat menambah keterampilan dan wawasan petugas terhadap pengelolaan rekam medis di puskesmas. Di bawah ini gambar pembukaan kegiatan pengabdian di Puskesmas Dlingo I Bantul.
Gambar 1. Pembukaan Kegiatan Pengabdian di Puskesmas Dlingo
2. Sambutan Ketua Tim Pengabdian Kepada Masyarakat
Sambutan ketua tim pengabdian kepada masyarakat diawali dengan perkenalan dengan anggota tim pengabdian kepada masyarakat, selanjutnya mengenalkan Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM dan menyampaikan maksud dan tujuan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Gambar sambutan dari ketua tim pengabdian kepada masyarakat Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM.
Gambar 2. Sambutan Ketua Kegiatan PKM
![Page 72: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/72.jpg)
128
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
Dalam sambutannya, ketua tim pengabdian kepada masyarakat menyampaikan bahwa kegiatan ini menjadi salah satu tugas sebuah institusi pendidikan yaitu pengabdian kepada masyarakat. Selain itu, ketua tim juga menyampaikan pentingnya penggunaan tracer sebagai petunjuk keluar berkas rekam medis. Menurut Budi (2011), tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filling yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan berkas rekam medis. Gambar tracer yang digunakan adalah sebagai berikut.
Gambar 3. Tracer
Menurut Hatta (2009), bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer (outguide) yang menunjukan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Di Puskesmas Dlingo 1 belum memanfaatkan tracer sebagai petunjuk keluar berkas rekam medis. Hal ini perlu untuk diperbaiki karena pasien mempunyai hak untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang berkesinambungan. Dengan adanya tracer sebagai petunjuk berkas rekam medis keluar diharapkan dapat mengontrol keberadaan berkas rekam medis yang keluar rak penyimpanan sehingga ketika pasien berobat berkas rekam medis dengan segera dapat ditemukan kembali.
Menurut International Federation of Health Information Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer (outguide), yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracer juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali. Menurut Depkes RI (1997), salah satu ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman.
![Page 73: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/73.jpg)
129
Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan
3. Penyampaian materi pengabdian kepada masyarakat dan diskusiPenyampaian materi dilaksanakan di aula Puskesmas Dlingo I Bantul. Di bawah ini
gambar suasana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Gambar 4. Kegiatan PKM
Penyampaian materi dilakukan oleh tim, yaitu pemaparan terkait manfaat dan penting-nya menggunakan tracer. Berikut gambarnya.
Gambar 5. Penyampaian materi
Setelah penyampaian materi selesai, acara dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanggapan dari petugas di puskesmas.
4. Simulasi dan Pelatihan Penggunaan Tracer
Kegiatan selanjutnya adalah mengunjungi tempat penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Dlingo I Bantul. Petugas yang menangani penyimpanan mulai menjelaskan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis. Sebelumnya, petugas tidak menggunakan tracer sebagai pelacak dan penanda berkas keluar dari rak penyimpanan.
![Page 74: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/74.jpg)
130
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
Gambar 8. Penjelasan pelaksanaan penyimpanan
Selanjutnya, tim pengabdian bersama dengan petugas melakukan simulasi dan pelatihan pemanfaatan tracer. Tim kembali menegaskan bahwa tracer sangat perlu digunakan untuk meminimalkan kesalahan letak, mengurangi missfile, dan memudahkan pengembalian berkas rekam medis sesuai urutannya.
Gambar 6. Kegiatan simulasi dan pelatihan
![Page 75: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/75.jpg)
131
Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan
Gambar 7. Kegiatan simulasi dan pelatihan
5. Output Kegiatan Pengabdaian
Kegiatan pengabdian ini dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan petugas dalam pengembalian dan pengambilan kembali berkas rekam medis dengan memanfaatkan tracer. Istilah pengembalian dan pengambilan kembali berkas rekam medis dari rak filing dikenal dengan retrival berkas rekam medis. Sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban kegiatan dibuat poster kegiatan pengabdian. Di bawah ini poster kegiatan pengabdian dengan judul Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis yang Keluar dari Rak Penyimpanan.
Gambar 8. Poster Kegiatan Pengabdian
![Page 76: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/76.jpg)
132
Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015
SIMPULAN
Peserta kegiatan pengabdian kepada masyarakat tahun 2014 adalah segenap petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan berjalan dengan lancar. Pada awalnya, tracer tidak dimanfaatkan sebagai pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan sosialisasi dan pelatihan, petugas akhirnya menyadari bahwa tracer memang perlu digunakan.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat semacam ini perlu dilanjutkan dan di kem-bang kan. Hal ini dikarenakan tingkat kesadaran petugas di fasilitas kesehatan terutama puskesmas terkait penggunaan tracer masih sangat rendah. Pelatihan dan pendampingan kepada petugas sebaiknya dilakukan secara kontinyu sehingga petugas benar-benar meng-gunakan tracer dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Asmono, M, D. 2014. Faktor-Faktor Penyebab dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mata ”Dr. YAP” Yogyakarta. <Internet diakses 8 Agustus 2015; tersedia dalam http://etd.repository.ugm.ac.id/index.php?mod=penelitian_detail&sub=PenelitianDetail&act=view&typ=html&buku_id=61349>
Depkes RI. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Yanmed.
Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.
Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians’ Record Company.
Mahendra, A. 2011. Pemanfaatan Tracer di Penyimpanan Berkas Rekam Medis di UPT Puskesmas Wonosari 1 (Tugas Akhir). Yogyakarta: Program Studi Rekam Medis UGM.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan.
Miles, M. B dan Huberman, A. M. 1992. Analisis Data Kualitatif (Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi Rohidi). Jakarta: University of Indonesia Press.
Notoatmodjo, S. 2002. Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
WHO. 2002. Manual Medical Record. Geneva.
![Page 77: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/77.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
554
TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENURUT
STANDAR AKREDITASI PUSKESMAS DI PUSKESMAS
SUKARAMAI TAHUN 2019
ABSTRAK
Sistem penyimpan rekam medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem
penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi pelayanan kesehatan,
karena sistem penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak
penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di
rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui penyimpanan
rekam medis berdasarkan standar akreditasi puskesmas di Puskemas Sukaramai. Jenis penelitian
menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan fenomologi. Penelitian dilakukan pada
bulan Oktober 2018-Januari 2019. Populasi adalah seluruh petugas rekam medis di Puskesmas
Sukaramai. Sampel penelitian berjumlah 6 orang yang diambil secara purposive sampling. Instrumen
penelitian yaitu pedoman wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check
list untuk observasi. Hasil penelitian diketahui bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan di Puskesmas
Sukaramai menggunakan family folder, sistem penjajarannya menggunakan Straight Numerical Filing
(SNF), pengambilan berkas rekam medis masih sering dilakukan oleh petugas lain yang bukan petugas
rekam medis, tidak adanya penggunaan tracer, dan belum menggunakan buku ekspedisi peminjaman,
serta sistem pengembalian berkas rekam medis tidak dipulangakan pada akhir jam kerja. Disarankan
bagi pihak puskesmas untuk menambah jumlah petugas rekam medis sesuai kualifikasi pendidikan formal
serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas, memberikan pelatihan pada petugas filling,
pengambilan rekam medis hanya dilakukan oleh petugas filling, membuat tracer dan buku ekspedisi
peminjaman rekam medis serta menentukan waktu pengembalian berkas rekam medis.
Kata Kunci : Manajemen, Rekam Medis, Akreditasi, Puskesmas .
PENDAHULUAN
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan
preventif untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setingi-tingginya di wilayah kerjanya (Permenkes RI, 2015).
Dalam menyelenggarakan fungsinya,
puskesmas harus melaksanakan rekam medis (Permenkes RI, 2014).
Rekam medis adalah berkas berisi
catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2014).
Pengelolahan rekam medis di
puskesmas terdiri dari cara pemberian
nomor rekam kesehatan keluarga, assembling, analisa kelengkapan,
penyimpanan dan distribusi (Ulfa, 2015).
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam
institusi pelayanan kesehatan, karena sistem
penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak
penyimpanan, mempercepat ditemukan
kembali atau pengambilan berkas rekam
Valentina Dosen STIKes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
E-mail: [email protected]
![Page 78: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/78.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
555
medis yang disimpan di rakpenyimpanan,
mudah pengembaliannya, dan melindungi
berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi
(Hatta, 2014). Sistem penyimpan rekam
medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas (Menkes RI,
2015).
Akreditasi Puskesmas adalah
pengakuan tehadap puskesmas yang dinilai telah memenuhi standar pelayanan
puskesmas untuk meningkatkan mutu
pelayanan puskesmas yang berkesinambungan. Puskesmas wajib
mengadakan penilaian akreditasi setiap tiga
tahun sekali. Kriteria yang memuat penilaian tentang penyimpanan rekam medis yaitu
kriteria 8.4.3 yaitu adanya sistem yang
memandu penyimpanan dan pemrosesan
rekam medis (Permenkes RI, 2015). Akreditasi berdampak pada peningkatan
kualitas mutu pelanyanan. Dengan adanya
akreditasi maka mutu pelayanan puskesmas akan jauh lebih baik.
Hasil survei awal diketahui bahwa
Puskesmas Sukaramai sudah terakreditasi
dengan status Pelayanan Kesehatan Dasar pada Desember 2017. Dalam pelaksanaan
penyimpan masih ditemukan kekeliruan
penyimpanan (misfile). Oleh karena itu perlu adanya evaluasi persiapan akreditasi agar
puskesmas dapat meningkatkan mutu
pelayanan rekam medis dan lebih siap menghadapi penilaian akreditasi selanjutnya.
Perumusan Masalah
Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis menurut standar akreditasi puskesmas
di Puskesmas Sukaramai?
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk
mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis rekam medis
menurut standar akreditasi puskesmas di
Puskesmas Sukaramai.
Manfaat Penelitian 1. Bagi Puskesmas
Sebagai bahan masukan dan saran bagi pihak puskesmas sebagai bahan
evaluasi tentang sistem penyimpanan
rekam medis berdasarkan standar
akreditasi puskesmas.
2. Bagi Intitusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan dapat
digunakan sebagai bahan referensi dan
pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang rekam medis.
METODE
Jenis Penelitian
Jenis penelitan ini dilakukan dengan
menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan fenomologi. Pendekatan
fenomologi merupakan suatu metode
penelitian yang kritis dan menggali fenomena yang ada secara sistematis (Suryono, 2013).
Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan pada bulan
Oktober 2018 sampai Januari 2019
Tempat Penelitian
Tempat penelitian ini dilakukan di
Puskesmas Sukaramai Medan berlokasi di Jl. Arif Rahman Hakim No.28, Gg. Kantil, Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
Populasi Populasi adalah seluruh petugas rekam
medis di Puskesmas Sukaramai.
Sampel dan Teknik Sampling
Sampel dalam penelitian ini berjumlah
6 orang yang diambil secara purposive sampling, artinya sampling yang dilakukan
dengan pertimbangan tertentu (Isgiyanto,
2009). Adapun kriteria inklusinya adalah
bekerja di bagian rekam medis puskesmas minimal 2 tahun
Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan
dalam penelitian ini yaitu pedoman
wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check list untuk
observasi.
Cara Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan
wawancara dan observasi
![Page 79: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/79.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
556
Analisis Data
Dalam penelitian ini analisa data
dilakukan secara deskriptif melalui reduksi data, penyajian dan penarikan kesimpulan,
sehingga diperoleh gambaran yang jelas
tentang sistem penyimpanan berdasarkan standar akreditasi puskesmas di Puskesmas
Sukaramai.
HASIL
Karakteristik Informan
Tenaga kesehatan yang bertugas di bagian rekam medis seluruhnya bukan
berlatar belakang pendidikan formal rekam
medis. Tabel 1 menunjukkan bahwa 3 orang berpendidikan D-III Kebidanan, 1 orang
berpendidikan D-III Keperawatan, 1 orang
berpendidikan D-IV Kebidanan dan 1 orang
berpendidikan SMA.
Tabel 1. Karakteristik Informan Petugas
Koding
Jenis
Kelamin
Usia Pendidikan
Informan 1 Perempuan 29 tahun D-IV Kebidanan
Informan 2 Perempuan 28 tahun D-III Kebidanan
Informan 3 Perempuan 32 tahun D-III
Keperawatan
Informan 4 Perempuan 32 tahun D-III Kebidanan
Informan 5 Perempuan 30 tahun D-III Kebidanan
Informan 6 Laki-laki 53 tahun SMA
Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi yang
peneliti lakukan, berkas rekam medis di Puskesmas Sukaramai dikelola secara
sentralisasi mengunakan sistem
penyimpanan Stright Numerical Filing
(SNF) dengan sistem penomoran family
folder berdasarkan wilayah.
Tabel 2. Hasil Observasi Penyimpanan Rekam Medis
No Pengamatan Keterangan
1 Penomoran Menggunakan sistem
penomoran family
folder yaitu satu berkas
rekam medis digunakan
oleh satu keluarga
tetapi belum terdapat
tambahan kode khusus
untuk ayah, ibu, dan
anak.
2 Penjajaran Masih menggunakan
sistem penyimpanan
Stright Numerical
Filing (SNF) sehingga
sering terjadi tertukar
tempat pada urutan
penomoran.
3 Sistem
penyimpanan
Sistem penyimpanan
dilakukan secara
sentralisasi, yaitu
berkas rekam medis
rawat jalan dan pasien
IGD disimpan dalam
satu ruangan.
Sistem Pengambilan Berkas Rekam
Medis Berdasarkan hasil observasi
menunjukkan bahwa pengambilan berkas
rekam medis tidak hanya dilakukan oleh
petugas rekam medis/petugas filing. Perawat dari poli sering mencari dan mengambil
sendiri berkas rekam medis pasien yang
diperlukan.
Tabel 3. Hasil Observasi Pengambilan
Berkas Rekam Medis No Pengamatan Keterangan
1 Pengambilan
berkas rekam
medis juga dilakukan
selain petugas
Perawat poli sering
sekali mengambil
sendiri berkas rekam medis yang dibutuhkan
Berdasarkan hasil wawancara terkait
pengambilan berkas rekam medis diperoleh
informasi yaitu:
³.DGDQJ-kadang kalau banyak pasien,
rekam medisnya lama sampai, perawatnya
DPELO�VHQGLUL�NHVLQL´ (Informan 2). ³<ang ngambil berkas rekam medis
petugas pendaftaran sama petugas filling.
Tapi ada juga perawat yang mencari sendiri
jika berkasnya belum sampai ke poli yang GLWXMX´��,QIRUPDQ��).
Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi Proses pengambiloan berkas rekam
medis dimulai dari petugas pendaftaran
memberikan/menunjukan KIB (Kartu Identitas Berobat) kepada petugas
pendaftaran. Kemudian petugas pendaftaran
memberikan nomor rekam medis yang mau
dicari oleh petugas filing pada rak penyimpanan setelah ditemukan petugas
mengambil berkas tersebut tanpa mengganti
![Page 80: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/80.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
557
dengan treacer sebagai alat bantu pengganti
berkas rekam medis yang dipinjam dan
petugas juga tidak mencatat buku ekspedisi peminjaman berkas rekam medis.
Tabel 4. Tabel Observasi Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi
No Pengamatan Keterangan
1 Tracer Tidak terdapat tracer
2 Buku
Ekspedisi
Memiliki buku ekspedisi
tetapi tidak digunakan
Berdasarkan hasil wawancara terkait
penggunaan tracer dan buku ekspedisi
diperoleh informasi yaitu:
³3HWXJDV� SHQGDIWDUDQ� PHQHULPD� .,%�
dari pasien lalu melihat nomor rekam medis
yang sudah tercantum di sana dan petugas pendaftaran menyuruh petugas filling
mengambil berkas rekam medis dari rak
penyimpanan, setelah ditemukannya berkas rekam medis tersebut petugas filling
langsung memberikannya ke petugas
pendaftaran tanpa pemakaian treacer dan
tidak menuliskan paGD� EXNX� HNVSHGLVL´�(Informan 3).
³%XNX� HNVSHGLVL� DGD�� WDSL� MDUDQJ�
dipakai. Kalau tracer, kami nggak tahu apa LWX�WUDFHU"´��,QIRUPDQ����
Sistem Pengembalian Berkas Rekam
Medis
Hasil observasi dapatkan bahwa
petugas filling mengurutkan berkas rekam
medis yang telah dikembalikan sesuai nomor
rekam medisnya, tetapi pengembalian berkas
rekam medis ke dalam rak tidak dilakukan
diakhir jam kerja melainkan keesokan harinya.
Tabel 5. Hasil Observasi Pengembalian
Berkas Rekam Medis
No Pengamatan Keterangan
1 Pengembalian berkas rekam
medis diakhir
jam kerja
Jika poli mengembalikan
berkas rekam
medisnya keesokan
harinya maka berkas
rekam medisnya di
susun pada keesokan
hainya
Berdasarkan hasil wawancara terkait pengembalian berkas rekam medis diperoleh
informasi yaitu:
³%HUNDV� UHNDP� PHGLV� GLNHPEDOLNDQ�
sehabis pulang jam bekerja, tetapi jika ada
poli yang belum mengembalikan berkas rekam medis kepada petugas filling maka
DNDQ� GL� NHPEDOLNDQ� SDGD� EHVRN� SDJLQ\D´�
(Informan 1). ³5HNDP�PHGLV� \DQJ� GLNHPEDOLNDQ� KDUL�
ini disusun dulu lalu dimasukan rak, tapi
kadang-kadang baru besok dikembalikan GDQ�GLPDVXNDQ�UDN´��,QIRUPDQ����
PEMBAHASAN
Sistem Penyimpanan
Berdasarkan hasil observasi dan
wawancara yang peneliti dapatkan dari informan menyatakan bahwa penyimpanan
yang dilakukan di Puskesmas Sukaramai
menggunakan family folder, tetapi belum
terdapat tambahan kode khusus untuk ayah, ibu, dan anak. Sedangkan sistem
penjajarannya menggunakan Stright
Numerical Filing (SNF). Hal ini tidak sesuai teori (Budi, 2011),
bahwa jenis sistem penjajaran yang sesuai
dengan family folder adalah seistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)
yang dikelolah secara sentralisasi.
Adapun akibat yang terjadi jika tidak
menggunakan Terminal Digit Filing (TDF) adalah terjadinya pertukaran nomor urut
tempat berkas rekam medis pada rak
penyimpanan.
Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dapatkan
bahwa pengambilan berkas rekam medis dilakukan oleh petugas filling dengan latar
belakang pendidikan bukan rekam medis.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas rekam medis memiliki tugas lain di
puskesmas selain sebagai petugas filling,
yaitu menjadi petugas layanan kebidanan dan keperawatan.
Hal ini terjadi karena puskesmas hanya
memiliki sedikit petugas rekam medis,
sehingga satu pegawai harus memiliki tugas
tambahan. Adanya pekerjaan tambahan
membuat petugas kelelahan dan tidak fokus
dengan pekerjaannya sehingga kinerjanya menurun. Pembagian tugas yang jelas dan
uraian tugas masing-masing staf pelaksana
![Page 81: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/81.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
558
kegiatan-kegiatan atau program sangat
penting agar masing-masing orang
bertanggung jawab atas setiap tugas yang dikerjakannya (Isminar, 2015).
Pada proses pengambilan rekam medis,
perawat yang ada di setiap poli terkadang mengambil berkas rekam medis sendiri
dengan alasan pasien sudah lama menunggu.
Hal ini dapat mengakibatkan misfile karena
setiap orang bisa bebas keluar masuk ruangan dan mengambil berkas rekam
medis. Selain itu pengambilan rekam medis
yang dilakukan oleh petugas lain petugas filling mengira berkas rekam meidis tersebut
tidak ada sehingga mereka membuat berkas
baru yang dapat mengakibatkan duplikasi pada sistem penyimpanan.
Hal ini tidak sesuai dengan Permenkes
No. 55 tahun 2013, yang menyatakan bahwa
yang berhak melakukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas filling. Petugas
filling adalah seseorang yang memiliki
kompetensi perekam medis yang diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk tentang
rekam medis secara luas dan
mendalam.Karena salah satu kompetensi
rekam medis adalah mampu mengelolah rekam medis dan informasi kesehatan untuk
memenuhi layanan medis, administrasi dan
kebutuhan informasi kesehatan.
Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi Berdasarkan hasil penelitian diperoleh
bahwa tidak terdapat tracer pada saat
pengambilan berkas, dan tidak dilakukan
pencatatan pada buku ekspedisi saat
peminjaman dan pemulangan berkas rekam medis. Petugas filling juga tidak mengetahui
bentuk dan kegunaan tracer.
Menurut Budi (2011), tracer digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak
filling yang dapat digunakan untuk
menelusur keberadaan rekam medis. Hal yang terjadi apabila tidak
digunkannya tracer pada sistem
penyimpanan adalah misfile karena petugas
filling tidak tau berkas rekam medis itu
berada di poli mana.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011)
langkah-langkah pengambilan berkas rekam medis yaitu:
1. Menerima tracer yang sudah terisi.
2. Mencari nomor rekam medis.
3. Menyelipkan tracer pada dokumen
rekam medis yang sudah diambil. 4. Mengambil dokumen rekam medis yang
sudah ditemukan.
5. Mencatat rekam medis yang keluar pada buku ekspedisi.
Penelitian Mahendra (2011)
membuktikan bahwa penggunaan tracer di
UPT 1 Puskesmas Wonosari 1 dapat mengurangi berkas misfile.
Sistem Pengembalian Berkas Rekam
Medis
Berdasarkan hasil penelitian
menunjukkan bahwa pengembalian berkas rekam dilakukan setelah jam kerja, tetapi
ada poli yang mengembalikan berkas rekam
medisnya keesokan harinya pada pagi hari.
Ketentuan yang harus ditaati di tempat penyimpanan bahwa seseorang yang
menerima atau meminjam dokumen rekam
medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam
peminjaman harus dibuat ketentuan berapa
lama jangka waktu untuk satu rekam medis
diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan (Riyanto, 2012).
Pengembalian yang tidak sesuai dengan
ketentuan dapat mengakibatkan misfile pada sistem penyimpanan, dan petugas filling
pada keesokan harinya menjadi kewalahan
karena harus menyusun berkas yang harus dikembalikan dan juga harus mencari berkas
dari pasien yang berobat pada hari itu.
Sehingga akan terjadi waktu tunggu pasien
yang lama dan penumpakan pasien pada pendaftaran.
KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang dilakuan oleh
peneliti didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan yang dilakukan di
Puskesmas Sukaramai menggunakan
family folder, sistem penjajarannya
menggunakan Straight Numerical Filing
(SNF).
2. Pengambilan berkas rekam medis masih sering dilakukan oleh petugas lain yang
bukan petugas rekam medis.
![Page 82: PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …](https://reader031.vdokumen.com/reader031/viewer/2022012419/61742933f389042b571db80e/html5/thumbnails/82.jpg)
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
559
3. Tidak adanya penggunaan tracer untuk
pengganti sementara pengambilan berkas
rekam medis, dan juga belum menggunakan buku ekspedisi untuk
peminjaman dan pemulangan berkas
rekam medis. 4. Sistem pengembalian berkas rekam
medis tidak dipulangakan pada akhir jam
kerja.
SARAN
1. Bagi Puskesmas a. Menambah jumlah petugas rekam
medis sesuai kualifikasi pendidikan
formal serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas.
b. Memberikan pelatihan atau
pembinaan secara rutin pada petugas
filling. c. Pengambilan rekam medis hanya
dilakukan oleh petugas filling agar
tidak terjadi kekeliruan pada saat pencarian berkas rekam medis.
d. Membuat tracer yang digunakan pada
saat pengambilan berkas rekam
medis, dan dilakukan penulisan pada buku ekspedisi peminjaman rekam
medis.
e. Sebaiknya diterapkan dengan jelas waktu pengembalian berkas rekam
medis kepada petugas filling.
DAFTAR PUSTAKA
Budi S Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja
Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Hatta, Gemala R. (2014). Pedoman
Manajemen Informasi Kesehatan
Disarana Pelayanan Keseshatan.
Jakarta: Universitas Indonesia (UI-
Press).
Isminar, Hetty. (2015). Manajemen Unit
Kerja. Yogyakarta: Deepublish.
Mahendra, A. (2011). Pemanfaatan Tracer
di Bagian penyimpanan berkas Rekam
medis di UPT Puskesmas Wonosari 1.
Tugas Akhir. Yogyakarta: Program
Studi Rekam Medis UGM.
Menkes RI. (2004). Standart Akreditasi
Puskesmas. Jakarta: Kementerian
Kesehatan.
Menkes RI. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 75 tahun 2014. Pusat
Kesehatan Masyarakat. Jakarta:
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Menkes RI. (2015). Peraturan Menteri
Kesehatan RI No.46 tahun 2016.
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,
Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan
Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
Jakarta: Menteri Kesehatan Republik
Indonesia. Rustiyanto E, Rahayu W Amba. (2004).
Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatn.
Yogyakarta: Poltekkes Permata Indonesia.
Riyanto, Budi. (2012). Tinjauan
Pelaksanaan Penyimpanan Dan
Pengambialan Dokumen Rekam Medis
di Bidang Filing RSUD Kabupaten
Karanganyar Tahun 2012. Rekam Medis. Vol.6. No.2. Oktober 2012: 50-
58.
Ulfa, H Maria. (2015). Analisis Pelaksanaan
Pengelolaan Rekam Medis di
Puskesmas Harapan Raya Kota Pekan
Baru. Manajemen Informasi Kesehatan
Indonesia. Vol.3. No.2. Oktober 2015: 39-40.