Download - PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …

Ramadlan C, Sudalhar, Pratama TWY./Pengaruh design tracer terhadap penyimpanan

34

PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN

DI PUSKESMAS KAPAS

Chamelia Ramadlan1), Sudalhar2), Tegar Wahyu Yudha Pratama1)

1)Program Studi Diploma III Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro

2)Program Studi S1 Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro

ABSTRAK

Latar Belakang : Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam unit rekam medis pada sistem pengelolaan yaitu penyimpanan berkas rekam medis. Penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Tujuan : Mengidentifikasi pengaruh design Tracer terhadap penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan Puskesmas Kapas. Metode : Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif studi kasus yang mendefinisikan suatu fenomena secara apa adanya. Hasil : Nilai p_value (Asymp.Sig) 0,000 < α 0,05 yang artinya bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh atau perubahan yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Kesimpulan : Ada pengaruh dalam penggunaan petunjuk keluar (tracer) dapat meningkatkan penilaian kuliatas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kapas. Kata Kunci : Pengelolaan Rekam Medis, Desain Tracer. Korespondensi: Chamelia Ramadlan. Program Studi Diploma III Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Muhammadiyah Bojonegoro. Jl. Ahmad Yani No. 14 Kapas Bojonegoro. Email: [email protected]. Mobile: +6285707791391.

LATAR BELAKANG

Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa Puskesmas Kapas sudah terakreditasi

dengan status pelayanan kesehatan utama pada Januari 2018 dan terdapat 4.000 jumlah berkas rekam medis yang dikelola dengan sistem penyimpanan sentralisasi berdasarkan wilayah dengan penomoran family folder dan disimpan secara numerik menggunakan sistem penjajaran SNF (Straight Numerical Filing), namun dalam sistem penyimpanan yang diberlakukan masih ditemukan adanya dampak yang timbul seperti hilangnya berkas rekam medis, jika berkas rekam medis hilang maka akan hilang pula berkas rekam medis satu keluarga, kesalahan letak dalam menyimpan

mailto:[email protected]

Jurnal Hospital Science (2019), 3(2): 20-27 ISSN: 2598-0122 (online)

35

berkas rekam medis dan tentunya hal tersebut dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam medis pasien yang dibutuhkan dengan tidak bisa maksimal.

Dalam pelaksanaan sistem pengelolaan di Puskesmas Kapas menggunakan sentralisasi berdasarkan wilayah, yaitu dimana berkas rekam medis pasien rawat jalan dijadikan satu dalam ruang filing yang disimpan berdasarkan tiap masing-masing wilayah dengan sistem penomoran family folder yaitu dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan disimpan secara numerik menggunakan SNF (Straight Numerical Filing) yang dimana merupakan suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya dalam rak penyimpanan. Dalam hal ini masih ditemukan adanya kesalahan letak (misfile) karena belum menggunakan tracer sebagai alat kendali untuk keluar dan masuknya berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam medis pasien serta menjadikan berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan atau tidak tersedia. Apabila permasalahan-permasalahan tersebut tidak segera di tinjau tentunya pelayanan terhadap pasien tidak bisa di maksimalkan serta timbul ketidak puasan dalam pelayanan kepada pasien.

Dari permasalahan diatas, maka solusi yang dapat dilakukan antara lain melakukan edukasi terkait pelaksanaan sistem pengendalian berkas rekam medis di filing rawat jalan serta melakukan peninjauan ulang apakah sistem penyimpanan masih bisa efektif dengan semakin bertambahnya berkas rekam medis yang disimpan dan perlu diberlakukannya tracer (Ariani, 2017) yang mana nantinya pelayanan terhadap pasien di Puskesmas Kapas dapat di maksimalkan. Sehubungan dengan hal tersebut maka peneliti melakukan penelitian tentang “Pengaruh Design Tracer Terhadap Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Puskesmas Kapas.”

METODE PENELITIAN

1. Design Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam

penelitian ini adalah deskriptif studi kasus. Penelitian ini dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2018 di Puskesmas Kapas.

2. Definisi Operasional

Perancangan petunjuk keluar (tracer) dengan bahan kertas buffalo ukuran F4 (33 cm x 21,5 cm) berisi nomor rekam medis, nama KK, tujuan peminjaman, tanggal keluar, tanggal kembali dan keterangan. Tata cara menggunakan petunjuk keluar (tracer), pengelolaan penyimpanan berkas ekam medis meliputi pengambilan, pengembalian, penyimpanan, dan sistem telusur berks rekam medis. 3. Instrument Penelitian

Metode pengumpulan data dalam penelitian ini dengan mengunakan observasi terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan pengendalian berkas rekam medis dengan menggunakan lembar check list, serta menggunakan pedoman wawancara kepada responden. 4. Etika Penelitian

Etika penelitian meliputi informed consent (lembar persetujuan), anonimity (tanpa nama), Confidentiality (kerahasiaan).

HASIL

1. Rancangan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian di Puskesmas Kapas

pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan belum ada petunjuk keluar (tracer) sebagai pengganti petunjuk keluar berkas rekam medis/ alat bantu penelusur berkas rekam medis. Dengan tidak adanya petunjuk keluar maka petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang, sulitnya pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak, dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden yang menyatakan bahwa : “Saat ini belum ada tracer pengganti rekam medis yang keluar karena masih belum begitu memahami terkait cara penggunaannya dan harus memikirkan terkait sarana prasarana yang pastinya akan menambah biaya, sebenarnya disini ada buku ekspedisi tetapi sudah lama tidak digunakan karena keterbatasan petugas. Sering terjadi masalah juga diantaranya rekam medis yang sering hilang terus salah tempat penyimpanan berkas dan susah


36

dalam mengembalikan rekam medis ke dalam rak”. 2. Prosedur Penggunaan Petunjuk

Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Dari hasil penelitian di Puskesmas Kapas pada penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan sudah ada SOP (Standar Operasional Prosedur) yang dibuat pada tahun 2017, tetapi belum ada SOP petunjuk keluar (tracer). Sesuai dengan hasil wawancara peneliti kepada responden yang menyatakan: “SOP penyimpanan ada dibuat pada bulan Februari tahun 2017, tapi didalamnya belum ada penjelasan tentang petunjuk keluar karena disini belum pernah tahu tracer dan belum pernah ada petunjuk keluar tracer”.

Dibawah ini adalah SOP (Standar Operasional Prosedur) penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Kapas Bojonegoro, yaitu : a. Petugas pendaftaran menerima semua

kartu status yang datang dari unit pelayanan.

b. Petugas pendaftaran kembali dan mengecek melalui data register jumlah seluruh pasien yang berobat di unit pelayanan.

c. Petugas mengurutkan rekam medis pasien sesuai dengan nomor urut indexnya.

d. Petugas memeriksa di data monitoring apakah sudah ada biodata kepala keluarga pasien atau belum, jika belum ada maka segera dientry.

e. Petugas menyiapkan rekam medis pasien di rak penyimpanan untuk dimasukkan kedalam rak penyimpanan.

f. Petugas memasukkan kedalam rak penyimpanan. Berdasarkan hasil usulan rancangan yang

telah dibuat oleh peneliti, adapun prosedur penggunaan petunjuk keluar untuk penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan, sebagai berikut : a. Petugas pendaftaran mencatat nomor

rekam medis, nama KK, tujuan peminjam (poliklinik-poliklinik), tanggal keluar, tanggal kembali dan keterangan (yang meminjam/mengambil) yang sudah tercantum dalam petunjuk keluar.

b. Petugas pendaftaran membawa petunjuk keluar yang sudah terisi ke ruang penyimpanan untuk mencari berkas

rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan nama KK (Kepala Keluarga).

c. Setelah berkas rekam medis ditemukan, petugas meletakkan petunjuk keluar di rak penyimpanan untuk pengganti berkas rekam medis yang dikeluarkan atau diambil dari rak penyimpanan.

d. Petugas pendaftaran mendistribusikan berkas rekam medis sesuai urutan antrian untuk dikirim ke poliklinik tujuan.

e. Berkas rekam medis yang dikembalikan setelah pelayanan dari poliklinik dicatat kedalam buku ekspedisi.

f. Pada saat berkas rekam medis dikembalikan, petugas pendaftaran mengoreksi rekam medis yang diterima dari poliklinik atau mencocokkan dengan buku ekspedisi apakah jumlah yang diterima sesuai dengan jumlah keluar.

g. Petugas penyimpanan mensortir rekam medis perkelompok sesuai dengan kode wilayah.

h. Rekam medis yang telah disortir oleh petugas penyimpanan dikembalikan atau disimpan pada rak penyimpanan dan disusun sesuai dengan kode wilayah serta nomor urut rekam medisnya.

i. Pada saat melakukan penyimpanan berkas rekam medis pada rak penyimpanan tersebut, petunjuk keluar diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan dengan mengisi tanggal kembali.

3. Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Tabel 4.5 Penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018. No. Penilaian Frekuensi Prosentase

(%) 1. 2. 3.

Baik Cukup Kurang

0 39 55

0 41,49 58,51

Jumlah 94 100

Berdasarkan tabel 4.5 penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer) sebagian besar 55 berkas atau 58,51% berkas rekam medis di nilai kurang dalam kualitas pengelolaanya. Hal ini diperkuat oleh peneliti


37

dengan melakukan wawancara kepada responden, yang menyatakan bahwa : “yang mengambil rekam medis tidak hanya petugas pendaftaran/ petugas penyimpanan saja, tetapi perawat/ bidan poliklinik juga melakukan. Jika ada rekam medis yang tidak ditemukan langsung dibuatkan baru. Untuk pengambilannya disini tidak menggunakan tracer sebagai petunjuk keluar, hanya dengan menggunakan kartu berobat pasiennya. Pengembalian rekam medis dilakukan setelah selesai pelayanan, tetapi tidak tahu apakah yang dikembalikan itu semuanya karena petugas tidak pernah mengecek, dan rekam medis disimpan besok paginya/ sesempat petugasnya”. 4. Sesudah Menggunakan Petunjuk

Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Tabel 4.6 Penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018.

No. Penilaian Frekuensi Prosentase (%)

1. 2. 3.

Baik Cukup Kurang

80 14 0

85,11 14,89

0

Jumlah 94 100

Berdasarkan Tabel 4.6 diketahui bahwa penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) sebagian besar 80 berkas atau 85,11% berkas rekam medis di nilai baik dalam kualitas pengelolaanya. Hal ini

diperkuat oleh peneliti dengan melakukan wawancara kepada responden, yang menyatakan bahwa : “Dengan adanya tracer dapat membantu pencarian rekam medis yang tidak ada dalam rak penyimpanan saat akan dibutuhkan, dapat mengetahui kalau rekam medis telah keluar dari rak, memberikan pelayanan yang maksimal terhadap pasien, penyimpanan rekam medis lebih mudah dan cepat dari biasanya serta dapat meminimalisir terjadinya kesalahan letak saat menyimpan berkas ke rak penyimpanan”. 5. Analisa Perbedaan Sesudah dan

Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Ho : tidak ada pengaruh antara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer. H1 : ada pengaruh anatara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer. Alpha : 5%. Jika p_value atau asymp sig < alpha maka Ho ditolak. Dari hasil analisis Wilcoxon didapatkan: Nilai p_value 0,000 < 0,05 Ho ditolak yang artinya bahwa terdapat pengaruh antara hasil sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar tracer.

Tabel 4.7 Analisa prosentase dan perbedaan rata-rata perbedaan sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas pada bulan Agustus tahun 2018.

Dilihat pada table 4.7 didapatkan bahwa penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis

sebagian besar kurang atau 58,51% sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), sedangkan penilaian kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebagian besar baik atau 85,11% sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer).

Sebelum Sesudah

No Penilaian Frekuensi Prosentase (%)

Frekuensi Prosentase (%)

1. Baik 0 0 80 85,11

2. Cukup 39 41,49 14 14,89

3. Kurang 55 58,51 0 0

Jumlah 94 100 94 100

Jumlah nilai X 202 601


38

1. Rancangan Petunjuk Keluar

(Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan

diketahui bahwa di Puskesmas Kapas belum diberlakukan petunjuk keluar (tracer) pada penyimpanan berkas rekam medisnya, sehingga petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis.

Hal ini didukung oleh penelitian Ariani (2017), yang menyatakan bahwa dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis di rak file harus menggunakan tracer supaya lebih mudah dan cepat. Berdasarkan International Federation Health Organization (1994) menyatakan bahwa petunjuk keluar merupakan pengganti berkas rekam medis yang akan di keluarkan dari rak penyimpanan untuk tujuan apapun. Petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan (Depkes, 1997). Petunjuk keluar ini tetap berada di rak penyimpanan sampai berkas rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali (Huffman, 1994).

Di Puskesmas Kapas terdapat satu petugas untuk penyimpanan berkas namun petugas tersebut tidak hanya fokus pada satu tugas itu saja, melainkan merangkap juga sebagai supir ambulance jadi seringkali berkas rekam medis terlambat kembali ke rak penyimpanan, jika diberlakukan tracer tentunya berkas akan mudah dicari, meminimalisir kesalahan letak, dan untuk pengembalian berkas pun akan lebih mudah sehingga lebih efisien waktu. 2. Prosedur Penggunaan Petunjuk

Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kapas belum terdapat SOP

terkait penggunaan petunjuk keluar (tracer). Berdasarkan Undang-Undang Republik

Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit pasal 13 ayat 3 menjelaskan bahwa standar operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Standar

operasional prosedur harus diketahui oleh setiap unit/ petugas yang terlibat dalam suatu proses kegiatan tersebut.

Hal ini didukung oleh Wakhinuddin (2006), Karena dengan adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) diharapkan pekerjaan dalam suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

Belum adanya SOP terkait penggunaan petunjuk keluar berkas rekam medis (tracer) dikarenakan kurangnya pengetahuan petugas terhadap pengelolaan rekam medis, karena di Puskesmas Kapas sendiri belum ada petugas yang merupakan lulusan rekam medis dan dari hasil wawancara juga diketahui bahwa setiap petugas yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis tidak pernah mendapatkan penyuluhan ataupun mengikuti seminar apapun terkait rekam medis. 3. Analisa Perbedaan Sesudah dan

Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dilihat dalam hasil penelitian pada tabel

4.7 didapatkan bahwa sebagian besar 58,51% kurang dalam kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) diperoleh dengan penilaian sebagian besar 85,11% baik. Hasil analisis data uji Wilcoxon dengan SPSS diperoleh nilai p_value atau asymp sig 0,000 < alpha 0,05 yang artinya ada pengaruh antara sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas. Sehingga disimpulkan bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Dan semakin baik kualitas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan maka semakin baik pula kualitas pelayanan yang diberikan.

Hal ini didukung Sahid Raharjo (2017) bahwa dasar pengambilan keputusan dalam uji Wilcoxon apabila nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih kecil dari < 0,05, maka H1 diterima. Sebaliknya jika nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih besar dari > 0,05, maka H1 ditolak. Artinya ada pengaruh atau perubahan antara dua kelompok sampel tersebut. Menurut Azwar (2010), puskesmas dalam rangka mencapai keberhasilan.

PEMBAHASAN


39

4. Rancangan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpnan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan

diketahui bahwa di Puskesmas Kapas belum diberlakukan petunjuk keluar (tracer) pada penyimpanan berkas rekam medisnya, sehingga petugas mengeluh akan sering terjadinya berkas rekam medis yang hilang dan kesalahan letak penyimpanan berkas rekam medis.

Hal ini didukung oleh penelitian Ariani (2017), yang menyatakan bahwa dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis di rak file harus menggunakan tracer supaya lebih mudah dan cepat. Berdasarkan International Federation Health Organization (1994) menyatakan bahwa petunjuk keluar merupakan pengganti berkas rekam medis yang akan di keluarkan dari rak penyimpanan untuk tujuan apapun. Petunjuk keluar ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan (Depkes, 1997). Petunjuk keluar ini tetap berada di rak penyimpanan sampai berkas rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali (Huffman, 1994).

Di Puskesmas Kapas terdapat satu petugas untuk penyimpanan berkas namun petugas tersebut tidak hanya fokus pada satu tugas itu saja, melainkan merangkap juga sebagai supir ambulance jadi seringkali berkas rekam medis terlambat kembali ke rak penyimpanan, jika diberlakukan tracer tentunya berkas akan mudah dicari, meminimalisir kesalahan letak, dan untuk pengembalian berkas pun akan lebih mudah sehingga lebih efisien waktu. 5. Prosedur Penggunaan Petunjuk

Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Kapas belum terdapat SOP

terkait penggunaan petunjuk keluar (tracer). Berdasarkan Undang-Undang Republik

Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit pasal 13 ayat 3 menjelaskan bahwa standar operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Standar operasional prosedur harus diketahui oleh

setiap unit/ petugas yang terlibat dalam suatu proses kegiatan tersebut.

Hal ini didukung oleh Wakhinuddin (2006), Karena dengan adanya SOP (Standar Operasional Prosedur) diharapkan pekerjaan dalam suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

Belum adanya SOP terkait penggunaan petunjuk keluar berkas rekam medis (tracer) dikarenakan kurangnya pengetahuan petugas terhadap pengelolaan rekam medis, karena di Puskesmas Kapas sendiri belum ada petugas yang merupakan lulusan rekam medis dan dari hasil wawancara juga diketahui bahwa setiap petugas yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis tidak pernah mendapatkan penyuluhan ataupun mengikuti seminar apapun terkait rekam medis. 6. Analisa Perbedaan Sesudah dan

Sebelum Menggunakan Petunjuk Keluar (Tracer) Pada Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Dilihat dalam hasil penelitian pada tabel

4.7 didapatkan bahwa sebagian besar 58,51% kurang dalam kualitas pengelolaan berkas rekam medis sebelum menggunakan petunjuk keluar (tracer), dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) diperoleh dengan penilaian sebagian besar 85,11% baik. Hasil analisis data uji Wilcoxon dengan SPSS diperoleh nilai p_value atau asymp sig 0,000 < alpha 0,05 yang artinya ada pengaruh antara sebelum dan sesudah menggunakan petunjuk keluar (tracer) di Puskesmas Kapas. Sehingga disimpulkan bahwa penggunaan petunjuk keluar (tracer) memberikan pengaruh yang signifikan terhadap kuliatas pengelolaan berkas rekam medis di Puskesmas Kapas. Dan semakin baik kualitas pengelolaan berkas rekam medis rawat jalan maka semakin baik pula kualitas pelayanan yang diberikan.

Hal ini didukung Sahid Raharjo (2017) bahwa dasar pengambilan keputusan dalam uji Wilcoxon apabila nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih kecil dari < 0,05, maka H1 diterima. Sebaliknya jika nilai Asymp.Sig (2-tailed) lebih besar dari > 0,05, maka H1 ditolak.


40

Abdelhak, M (2001). Health Information of A

Strategic Resource 2ⁿᵈ Edition. Philadelphia: Sunders Company.

Azwar, S (2012), Metode Penelitian, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.

BPPRM RS, (2006). Buku Pedoman Pengelolaan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Departemen Kesehatan RI.

Budi, SC (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media

Departemen Kesehatan Direktorat Jendral Pelayanan Medik, (1991). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Depkes RI. Jakarta.

Hatta, Gemala R (2008),Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Huffam, Edna. K. (1994), Health Information Management. lllinois: Physicians Record Company

International Federations of Health Records Organization http://www,ifhro.org

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008), Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/PER/MENKES/2008 tentang Rekam Medis, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2014),Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75/PER/MENKES/2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Notoatmodjo, s (2005), Promosi Kesehatan Teori dan Aplikasi. Jakarta : PT Rineka Cipta

Nursalam, (2000). Pendekatan Praktis, Metodologi Riset Keperawatan. Jakarta : CV.Informedika.

Nursalam, (2003). Konsep Dan Penerapan Metodologi Penelitian Ilmu

Keperawatan. Jakarta : Salemba Medika.

Rustiyanto, E dan Rahayu. W. A. (2011),Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.

Sudjana, (2001). Metode Statistika. Bandung : CV.Tarsito.

Sukmadinata. (2009), Metode Penelitian Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung.

Departemen Pendidikan Nasioanal. (2002), Kamus Besar Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka.

World Health Organization, (2002), Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries. Geneva: WHO.

DAFTAR PUSTAKA

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 5 No.2 Oktober 2017ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

48 48

FACTORS AFFECTING IMPLEMENTATION OF STANDARD OPERATING PROCEDURES TRACER OF MEDICAL RECORD OF

ISLAMIC HOSPITAL SURABAYA

Lilis Masyfufah A.S.1, Rumianah2

1STIKES YayasanRumahSakit Dr. Soetomo2RumahSakit Islam Surabaya

Email: [email protected]

AbstractOne of the efforts in conducting orderly administration in the hospital is how to monitor patient medical records to improve the quality of health services in the hospital. It aims to monitor the patient’s medical record if not found in the medical record room. Standard Operational Procedure (SOP) medical record tracer already exists but in reality not implemented by medical record officer of outpatient registration Hospital Islam Surabaya. Not implemented the use of medical records tracer resulted in officers often have difficulty in monitoring the existence of medical records that came out of the storage rack or tucked and entered into another number. Therefore the purpose of this study is to analyze factors related to the implementation of SOP tracer outpatient medical records at Surabaya Islamic Hospital in 2017. This type of research is quantitative analytics. The sample of this study is total sampling of outpatient medical record registration officer at Surabaya Islamic Hospital. Data collection method used was questionnaire interviewed. The result of this research is concluded that the factors related to SPO tracer implementation are man factor, that is knowledge with significance value 0,040 (<0,05).

Keywords: Implementation, SOP, Tracer, Medical Record, Outpatient, Hospital.

Abstrak

Salah satu upaya dalam melakukan tertib administrasi di rumah sakit adalah cara memonitoring rekam medis pasien untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal inibertujuan untuk memantau keberadaan rekam medis pasienapabila tidak ditemukan di ruang penyimpanan rekam medis. Standar Prosedur Operasional (SPO) tracer rekam medis sudah ada tetapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan oleh petugasrekam medis pendaftaran rawat jalan Rumah Sakit Islam Surabaya. Tidak dimplementasikan penggunaan tracer rekam medis tersebut mengakibatkan petugas sering mengalami kesulitan dalam memantau keberadaan rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan atau terselip dan masuk ke nomor lain. Oleh karena itu tujuan penelitian ini adalah menganalisis faktor yang berhubungan dengan implementasi SPO tracer rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Islam Surabaya tahun 2017. Jenis penelitian ini adalah analitik kuantitatif. Sampelpenelitian ini total samplingpetugaspendaftaranrekammedisrawat jalan di Rumah Sakit Islam Surabaya. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah kuesioner yang diwawancarakan. Hasil penelitiandisimpulkan bahwa faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan SPO tracer adalah faktor man, yaitu pengetahuan dengan nilai signifikasi 0,040 (<0,05).

Kata Kunci: Implementasi, SPO, tracer, rekam medis, rawat jalan

PENDAHULUANUndang-undang RI Nomor 2009 menyebutkan bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karateristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan. Kesehatan, kemajuan, teknologi,

dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Tugas rumah sakit adalah memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat danmemiliki peran

49

strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standart yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat (Keputusan Menteri Kesehatan RI No 129 Tahun 2008).

Rekam medis merupakan bagian penting dari rumah sakit dalam membantu pelaksanaan pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien. Hal ini berkaitan dengan isi rekam medis di rumah sakit yang mencerminkan segala informasi menyangkut pasien sebagai dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain. Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan yang lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, penentuan fisik, laboratorium, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan maupun pengobatan melalui pelayanan rawat darurat.

Menurut international Federation Health Organization (IFHIRO) atau sekarang dikenal dengan nama International Federation Of Health Information Management Assiciations (IFHIMA), petunjuk keluar (Outguide)atau tracer, adalah pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Tracerharus terbuat dari bahan yang kuat dan sebaiknya berwarna. Ada berbagai jenis petunjuk keluar yang tersedia. Tracermenunjukkan dimana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracerjuga meningkatkan efisiensi dan akurat dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpansaatkembali.

METODE Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kuantitatif.Rancangan penelitian ini menggunakan cross. Populasi penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis yang berada pada bagian pendaftaran, yaitu berjumlah 15 orang pekerja. Teknik pengambilan sampel pada penelitian ini adalah dengan menggunakan Total Sampling, sehingga semua petugas pada bagian tersebut dijadikan sebagai responden penelitian.Instrumen

yang digunakan dalam penelitian ini adalah berupa lembar kuesioner dengan teknik pengambilan data dengan cara wawancara.

Penyajian data pada penelitian ini adalah dalam bentuk tabel dan narasi. Data yang diperoleh akan dianalisis dengan mengunakan metode kuantitatif. Data yang sudah terkumpul dianalisis dengan menggunakan uji statistiknon parametrik dengan analisis korelasi Spearman karenasampel yang digunakanberjumlah kecil (n<30) dan teknik pengambilannya sampelnya total sampling.

HASILIdentifikasi Faktor Man

Tabel 1 DistribusiKarakteristik Responden

Kategori Kategori N %

Umur 21-30 tahun 10 67%

31-40 tahun 2 13%

41-50 tahun 3 20%

Jenis Kelamin Laki-laki 9 60%

Perempuan 6 40%

Pendidikan SMA 4 27%

Diploma 10 67%

Sarjana 1 6%

Masa Kerja <1 Tahun 2 13%

6-10 Tahun 8 53%

10-15 Tahun 2 13%

>15 Tahun 3 20%

Pengetahuan Tinggi 3 20%

Sedang 12 80%

Sikap Cukup 1 6.7%

Baik 14 93.3%

Berdasarkan Tabel 1 maka dapat dilihat bahwa mayoritas responden berada pada usia dewasa awal yang merupakan umur muda, yaitu 21-30 tahun, sebanyak 10 orang (67%). Sebagian besar responden berjenis kelamin laki-laki dengan jumlah 9 orang (60%).Berdasarkan tingkat pendidikan, mayoritas responden berpendidikan terakhir diploma, berjumlah 10 orang (67%). Sebagian besar responden memiliki lama bekerja selama 6-10 tahun, dengan

Lilis Masyfufah A.S. dan Rumianah. Factors Affecting Implementation of Standard Operating Procedures ...


50

jumlah 8 orang (53%). Sedangkan jika dilihat dari pengetahuan responden tentang outguide, hampir semua responden memiliki tingkat pengetahuan sedang, berjumlah 12 orang (80%). Responden yang memiliki sikap baik yaitu berjumlah 14 orang (93%). Hal tersebut menunjukkan bahwa responden memiliki sikap yang baik untuk melaksanakan SPO tracer jika prosedur dan tracer sudah tersedia.

Identifikasi Faktor Material

Tabel 2 Distribusi Material Berdasarkan Ketersediian Perlengkapan atau Bahan Untuk Pembuatan Tracer Di RSIS

No Kategori N %

1 Ada 7 47%

2 Tidak Ada 8 53%

Total 15 100%

Berdasarkan Tabel 2 maka dapat dilihat bahwa responden menjawab material atau perlengkapan bahan yang digunakan untuk pembuatan tracer tidak ada sebanyak 8 orang (53%), ada sejumlah 7 orang (53%). Responden berpendapat ada karena responden tersebut tidak mengetahui bahan apa saja yang digunakan untuk pembuatan tracer. Menurut responden bahan untuk pembuatan tracer adalah perlengkapan alat tulis yang ada disekitar unit pendaftaran rawat jalan. Kenyataannya, material atau perlengkapan bahan untuk pembuatan tracer belum disediakan oleh bagian pengadaan dikarenakan belum ada permintaan dari kepala unit rekam medis.

Identifikasi Faktor Methode

Tabel 3 Distribusi Methode Berdasarkan Implementasi SPO Tracer Di Ruang Filling Bagian Pendaftaran

No Kategori N %1 Ada 7 47%2 Tidak Ada 8 53%

Total 15 100%

Berdasarkan Tabel 3 dapat dilihatbahwa responden yang menjawab tidak adanya SPO tracer di unit rekam medis adalah sebanyak 8 orang (53%), sedangkan yang menjawab ada sebanyak 7 orang (47%). Responden yang menjawab ada, artinya bahwa responden tersebut sudah mengetahui dan memahami isi SPO tracer.

Analisis Hubungan Faktor Man, Material, dan Methode terhadap Sikap

Tabel 4 Hubungan Man, Material, dan Methode dengan Sikap

KategoriSikap

CukupSikap Baik Jumlah Sig.

N % n % n %ManUmur

21-30 th 1 7% 9 60% 10 67%0.50830-40 th 0 0% 2 13% 2 13%

41-50 th 0 0% 3 20% 3 20%Jenis Kelamin Laki-laki 1 7% 8 53% 9 60% 0.435Perempuan 0 0% 6 40% 6 40%

PendidikanSMA 0 0% 4 27% 5 27%

0.691Diploma 1 0% 9 60% 9 66%Sarjana 0 0% 1 67% 1 7%

Masa Kerja<1 th 0 0% 2 13% 2 13%

0.7196-10 th 1 7% 7 47% 8 54%11-15 th 0 0% 2 13% 2 13%>15 th 0 0% 3 20% 3 20%

Pengetahuan Sedang 1 7% 2 13% 3 20 0,040Tinggi 0 0% 12 8% 12 80MaterialBahan Tidak Ada 1 7% 7 46.5% 8 53.5% 0,369Ada 0 0% 7 46.5% 7 46.5%

MethodeSPO Tidak Ada 1 7% 7 46.5% 8 53.5% 0,369Ada 0 0% 7 46.5% 7 46.5%

Pada Tabel 4 dapat dilihat bahwa dengan menggunakan uji korelasi Spearman, dari faktor man, material, dan methode, yang memiliki hubungan dengan sikap adalah faktor man, yaitu pada variabel penegtahuan dengan nilai signifikasi 0,040.

PEMBAHASANAnalisis Umur, Jenis Kelamin, Tingkat Pendidikan, Lama Bekerja, dan Pengetahuan

Berdasarkan tingkatan umur, mayoritas responden berada pada umur 21-30 tahun (67%), umur 41-50 tahun (20%), dan umur 31-40 tahun(13%). Dari hasil data tersebut yang paling dominan adalah umur 21-30 tahun sehingga dapat dikategorikan responden di RS Islam Surabaya tergolong relatif muda.

Berdasarkan jenis kelamin, tampak bahwaresponden laki-laki lebih bayak dari pada perempusn (60%). Karyawan laki-laki lebih agresif dan memiliki tubuh yang kuat sehingga pekerjaan yang dilakukan lebih cepat selesai dibandingkan dengan karyawan wanita yang cenderung memiliki tubuh yang lemah sehingga dalam menyelesaikan pekerjaan tidak secepat laki-laki.

Tingkat pendidikan terakhir responden didominasi lulusanDiploma dengan persentase 67%, SMA (27%), dan Sarjana ( 6%). Dari hasil tersebut dapat dikategorikan bahwa tingkat pendidikan terakhir responden didominasi pendidikan tinggi, diharapkan dengan pendiikan ini responden lebih memahami tentang tracer sehingga berdampak baik pada implementasi SPO tracer.

Lama bekerja responden di RSIS mayoritas 6-10 tahun (53%) dan >15 tahun (20%). Hasil tersebut menunjukkan bahwa karywan di unit rekam medis

51

memiliki masa kerja yang relatif lama, yaitu lebih dari 5 tahun. Hal tersebut dapat mempengaruhi kinerja berupa tingkat pemahaman yang tinggi dan sudah terbiasa atau hafal dengan tata letak rekam medis sehingga tidak mengindahkan kaidah aturan rekam medis.

Pengetahuan responden untuk pelaksanaan tracer diruang filling pendaftaran menunjukkan bahwa mayoritas berpengetahuan sedang (80%) dan tinggi (20%). Dari hasil data tersebut tingkat pengetahuan responden rekam medis di RSIS tergolong sedang, sehingga implementasi SPO tracerkurang dilaksanakan. Untuk dapat mengetahui pengetahuan responden yang dikategorikan baik perlu dibutuhkan penguasaan suatu pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang profesional sehingga dapat membantu pihak rumah sakit dalam melakukan perubahan yang lebih baik (Notoadmojo, 2012:138)

Identifikasi Material Berdasarkan Perlengkapan Atau Bahan Untuk Pembuatan Tracer Di RSIS

Distribusi material berdasarkan ketersediaan perlengkapan atau bahan untuk pembuatan tracer di RSIS mayoritas responden yang menjawab tidak adadengan presentase 53%, sedangkan responden yang menjawab adadengan presentase 47%. Ketersediaan tracer ini dilihat dari dua pertanyaan, yaitu tentang ketersediaan bahan pembuat tracer dan apakah bahan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan. Seharusnya semua responden menjawab tidak ada, karena berdasarkan observasi pelaksanaan tracer belum berjalan dan sesuai dengan hasil wawancara dengan kepala unit rekam medis, material yang digunakan untuk perlengkapan atau bahan pembuatan tracer belum disediakan oleh bagian pengadaan dikarenakan belum adanya permintaan dari kepala unit rekam medis itu sendiri. Sedangkanresponden yang menjawab ada dikarenakan responden tersebut tidak mengetahui bahan apa saja yang digunakan untuk pembuatan tracer (responden hanya mengetahui bahan untuk pembuatan tracer itu adalah perlengkapan alat tulis yang ada disekitar unit pendaftaran rawat jalan).

Identifikasi Methode Berdasarkan Implementasi SPO Tracer Di Ruang Filling Bagian Pendaftaran Rawat Jalan Di RSIS

Ketersediaan methode berdasarkan implementasi tracer di ruang filling pendaftaran rawat jalan responden yang menjawab tidak ada 53%, sedangkan responden yang menjawab ada (47%). Ketersediaan

methode ini dilihat dari tiga pertanyaan, yaitu tentang ketersediaan standar prosedur operasional (SPO) tracer, pelaksanaan SPOtracer, dan ketepatan alur penggunaan tracer. Dari ketiga pertanyaan tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur atau tahap-tahap yang harus dilakukan dalam pelaksanaan tracer di ruang filling pendaftaran rawat jalan menurut responden yang menjawab ada berarti sudah pernah membaca isi dari SPO tracer. Sedangkan responden yang menjawab tidak ada, belum memahami tentang isi SPO prosedur penggunaan tracer.

Hasil Analisis

Tabel 4 dapat diketahui bahwa faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan implementasi SPO tracer adalah faktor man, yaitu pada pengetahuan petugas rekam medis, dengan nilai signifikansi 0,040 (<0,05). Tabel 4 menunjukkan bahwa responden yang memiliki sikap baik dengan pengetahuan tinggi adalah 80%. Hal tersebut dapat disimpulkan bahwa pengetahuan berhubungan dengan sikap responden dalam pelaksanaan SPO tracer.Hal ini dikarenakan jika pengetahuan responden tinggi, maka memiliki sikap yang baik. Oleh karena itu, perlupihak rumah sakit menata dan mensosialisasikan SPO trace rdan menyediakan material tracer supaya tracer dapat dilaksanakan.

SIMPULANFaktor Man pada unit pendaftaran rawat jalan mayoritas umur petugas pendaftaran adalah umur 21-30 tahun berjumlah 10 orang (67%), jenis kelamin yang mendominasi adalah laki-laki berjumlah 9 orang (60%). Mayoritas tingkat pendidikan terakhir adalah Diploma sebanyak 10 orang (67%), sedangkan lama bekerja petugas yang mendominasi adalah 6-10 tahun (53%), dan pengetahuan petugas pendaftaran rekam medis dikategorikan sedang berjumlah 12 orang (80%).

Faktor Materialberdasarkan perlengkapan atau bahan untuk pembuatan tracer, mayoritas responden menyatakan material tidak ada, yaitu 8 orang (53%). Hal ini dikarenakan bagian pengadaan belum mengetahui bahan atau perlengkapan apa saja yang dibutuhkan untuk pembuatan tracer rekam medis sehingga belum ada pengajuan alat dan bahan pembuatan tracer.

Faktor Methodeberdasarkan implementasi SPO tracer di bagian pendaftaran rawat jalan, mayoritas responden menyatakan material tidak ada, yaitu

Lilis Masyfufah A.S. dan Rumianah. Factors Affecting Implementation of Standard Operating Procedures ...


52

8 orang (53%). SPO tracer sudah ada akan tetapi sebagian dari petugas belum melaksanakan.

Faktor yang berhubungan dengan pelaksanaan SPO tracer adalah faktor man, yaitu pengetahuan dengan nilai signifikasi 0,040 (<0,05).

DAFTAR PUSTAKA

Agustina. 2011. Perancangan Dan Prosedur Penggunaan Petunjuk Keluar (outgide) Untuk Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Di BLUD Rumah Sakit Ratu Zalecha Martapura.KTI. Tidakdipublikasikan. Martapura.

Arikunto. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. PT RinekaCipta. Jakarta.

Budi. 2014. Pentingnya tracer suatu pelacak berkas Rekam Medis keluar dari rak penyimpanan. Skripsi.Tidak Dipublikasikan. Universitas Gajah Mada. Jogjakarta.

Departemen Kesehatan RI.2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II.Dirjen Pelayanan Medik. Jakarta.

Huffman.1994.HealthInformation Management. Lllinois: Physicians Record Company

KARS. 2012. Standar Prosedur Operasional. Jakarta.

Menteri Kesehatan. Keputusan Menteri Kesehatan RI No 129 Tahun 2008.RumahSakit. Jakarta.

Green, Lawrence. 1980.Health Education Planning A Diagnostic Approach. Baltimore. The John Hopkins University, Mayfield Puslishing Co.

Menteri Kesehatan. Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008. Rekam Medis. Jakarta.

Notoadmojo, Dr. Soekidjo, 2012. PromosiKesehatan Dan Perilaku, Jakarta : PT. Rineka Cipta.

Tambunan.2013.PedomanPenyusunan Standar Prosedur Operasional. Edisikedua, Maiestas Publishing. Jakarta

Undang-Undang Republik Indonesia. Nomoer 44 Tahun 2009 pasal 1. PengertianRumahSakit. Jakarta.

World Health Organization. 2002. Medical Record Manual : A Guide For Developing Countries. Geneva:WHO.

79

ANALISIS PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE DOKUMEN REKAM

MEDIS RAWAT JALAN DI RUANG PENYIMPANAN(FILLING) RSUD

KOTA BENGKULU TAHUN 2017

Nova Oktavia1, Djusmalinar2, Fitrah Tri Damayanti3

1,2,3Akademi Kesehatan Sapta Bakti

ABSTRAK

Pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di RSUD Kota Bengkulu masih ditemukan adanya salah letak

(misiled) sehingga menghambat dalam proses pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang di simpan maupun yang akan dipinjam. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem

peminjaman terhadap kejadian misile dokumen rekam medis rawat jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu. Jenis penelitian ini adalah observasional dengan rancangan deskriptif yaitu melakukan

deskripsi mengenai fenomena yang ditemukan. Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh dokumen rekam

medis rawat jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu yang berjumlah 10.300 dokumen rekam medis dan sampel penelitian ini sebanyak 385 dokumen rekam medis, yang diambil secara systematic

random sampling. Penelitian ini menggunakan data primer yang diukur menggunakan lembar observasi dan

buku ekspedisi. Setelah data terkumpul, dianalisis secara univariat menggunakan tabel distribusi frekuensi

dan interpretasi. Hasil penelitian ini didapatkan bahwa dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan, hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) yang dokumen rekam medis rawat jalan tidak tercatat di buku ekpedisi dan tidak tahu keberadaanny Dari 4 rak yang diamati terdapat 170 (44,1%) dokumen rekam medis yang mengalami

missile, yaitu tidak sesuai pada rak semestinya atau terletak pada rak lain. Perlunya mengadakan pelatihan khusus untuk petugas rekam medis, melakukan desain ulang pada ruang illing agar jarak antar rak illing lebih ergonomis, menggunakan tracer dan memaksimalkan pencatatan pada buku ekspedisi, pemasangan

protap/SOP di ruang penyimpanan (illing) dan mensosialisasikan protap/SOP, mggunakan kode warna pada map folder, perlunya menggunakan sistem elektronik seperti SIMRS di bagian administrasi.

79

PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 340/MENKES/PER/III.2010 Pasal

1 Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat.

Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit

didukung dengan adanya penyelenggaraan rekam

medis yang merupakan salah satu upaya pelayanan

kesehatan yang bertujuan untuk menunjangnya

tercapainya tertib administrasi.

Menurut Permenkes (2013) Rekam Medis adalah

berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan

dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas

pelayanan kesehatan. Pengelolaan rekam medis

merupakan salah satu bentuk dari pelayanan

penunjang medis yang meliputi assembling, indexing,

koding, analising, dan illing. Salah satu sub unit rekam medis yang membantu terlaksananya sistem

rekam medis adalah sub unit illing (penyimpanan).

Menurut Budi (2011), ruang penyimpanan (illing) adalah suatu tempat untuk menyimpan berkas rekam

medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan

salah satu unit rekam medis yang bertanggung jawab

dalam penyimpanan dan pengembalian kembali

dokumen rekam medis. Tujuan penyimpanan

dokumen rekam medis adalah mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam

medis yang disimpan dalam rak filling, mudah

mengambil dari tempat penyimpanan, mudah

pengembalian dokumen rekam medis, melindungi

dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya

kerusakan isik, kimiawi dan biologi.

Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis yang

baik yaitu dokumen rekam medis yang telah selesai

proses disimpan pada rak penyimpanan, dilakukan

penyortiran untuk mencegah kesalahan letak

(missile), ketepatan penyimpanan dengan petunjuk arah tracer yang tersimpan, tracer dikeluarkan

setelah dokumen rekam medis kembali, ketepatan

penyimpanan dimulai dari grup warna pada masing-

masing rak dan posisi urutan nomor (Dirjen Yanmed,

2006).

Nova Oktavia, Djusmalinar, dan Fitrah Tri Damayanti. Analisis Penyebab Terjadinya Missile Dokumen....

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 6 No.2 Oktober 2018

ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

80

Teori ini sejalan dengan hasil penelitian Kurniawati

(2015), yang menyatakan bahwa dari aspek alat,

belum diterapkannya penggunaan tracer di illing rawat jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang,

sehingga banyak petugas yang kesulitan mengetahui

keberadaan dokumen rekam medis yang sedang

keluar atau dipinjam

Salah satu faktor penyebab missile dokumen rekam medis adalah faktor sarana dan prasarana yaitu

tracer dan buku ekspedisi. Tidak digunakannya buku

ekspedisi dan tracer, hal ini dikarenakan petugas

merasa repot menulis ulang data pasien ke dalam

buku ekspedisi. Buku ekspedisi berfungsi sebagai

bukti serah terima dokumen rekam medis, untuk

mengetahui unit mana yang meminjam dokumen

rekam medis dan mengetahui kapan dokumen

rekam medis itu dikembalikan. Jika buku ekspedisi

tidak digunakan dengan maksimal, maka akan sulit

melacak keberadaan dokumen rekam medis saat

terjadinya missile (Astuti & Anunggra, 2013).

Apabila pelaksanaan penjajaran dokumen rekam

medis masih ditemukan adanya salah letak (misiled) dan tidak ditemukannya kembali dokumen (hilang),

maka dapat menghambat dalam proses pengambilan

dan pengembalian dokumen rekam medis baik yang

di simpan maupun yang akan dipinjam (Huffman,

1994). Teori ini sejalan dengan hasil penelitian Ariani

(2016), yang menyatakan bahwa akibat dari dokumen

yang salah letak adalah petugas susah dalam mencari

dokumen mengakibatkan pasien akan menunggu

terlalu lama, dan terpaksa petugas membuatkan kartu

sementara untuk pasien.

Berdasarkan hasil survey pendahuluan di RSUD Kota

Bengkulu sering ditemukan misile dokumen. Pada saat melakukan pencarian nomor rekam medis pasien

di ruang illing, terdapat kejadian misile sebanyak 50 dokumen rekam medis pada rak 01-21 sampai 01-30.

Hal ini dikarenakan di ruang penyimpanan RSUD

Kota Bengkulu masih berantakan, penggunaan tracer

dan kode warna belum dilakukan, dan SOP di ruang

illing belum ada, belum pernah dilakukan pelatihan.

Berdasarkan latar belakang diatas, melihat pentingnya

peranan dokumen rekam medis dalam menciptakan

informasi medis yang berkesinambungan, peneliti

tertarik untuk melakukan penelitian tentang Analisis

Penyebab Terjadinya Missile Dokumen Reakam Medis Rawat Jalan pada Ruang Penyimpanan

(Filling) di RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran

sistem peminjaman terhadap kejadian misfile

dokumen rekam medis rawat jalan pada ruang

penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini adalah observasional yaitu dengan

cara pengamatan dan pengukuran terhadap variabel

yang diteliti. Rancangan penelitian ini adalah

deskriptif yaitu melakukan deskripsi mengenai

fenomena yang ditemukan. Populasi dalam penelitian

ini adalah seluruh dokumen rekam medis rawat

jalan pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota Bengkulu yang berjumlah 10.300 dokumen

rekam medis. Sampel penelitian ini dihitung dengan

menggunakan rumus besar sampel yaitu 385 dokumen

rekam medis, yang diambil secara systematic random

sampling. Penelitian ini menggunakan data primer

yang diukur menggunakan lembar observasi dan

buku ekspedisi. Setelah data terkumpul, dianalisis

secara univariat menggunakan tabel distribusi

frekuensi dan interpretasi

HASIL PENELITIAN

Tabel 1

Distribusi Frekuensi Sistem Peminjaman

Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

pada Ruang Penyimpanan (illing)di RSUD Kota Bengkulu

Sistem Peminjaman

Dokumen Rekam

Medis

FrekuensiPersentase

(%)

Tahu Keberadaannya 111 28,8

Tidak Tahu

Keberadaannya274 71,1

Jumlah 385 100

Berdasarkan Tabel 1 dari 385 dokumen rekam medis

rawat jalan, hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) yang

dokumen rekam medis rawat jalan tidak tercatat di

buku ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya.

81

Tabel 2

Distribusi Frekuensi Tingkat Kejadian Missile

Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

pada Ruang Penyimpanan (illing)di RSUD Kota Bengkulu

Tingkat Kejadian

Missile DRMFrekuensi

Persentase

(%)

Missile 170 44,1

Tidak Missile 215 55,8

Jumlah 385 100

Berdasarkan Tabel 2, dari 4 rak yang diamati dengan

jumlah sampel 385 dokumen rekam medis rawat

jalan didapatkan hasil persentase kejadian missile, sebagian besar yaitu 170 (44,1%) yang dokumen

rekam medis rawat jalan tidak sesuai pada rak

semestinya atau dokumen rekam medis rawat jalan

yang terletak pada rak lain.

PEMBAHASAN

Disrtibusi Frekuensi Sistem Peminjaman

Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan pada Ruang

Penyimpanan (Filling).

Hasil penelitian ini didapatkan bahwa, dari 385

dokumen rekam medis rawat jalan, hampir seluruh

dokumen rekam medis rawat jalan tidak diketahui

keberadaannya dan tidak tercatat di buku ekpedisi.

Secara teori buku ekspedisi berfungsi sebagai

bukti serah terima dokumen rekam medis, untuk

mengetahui unit mana yang meminjam dokumen

rekam medis dan mengetahui kapan dokumen rekam

medis itu dikembalikan, serta untuk mengetahui

dan memonitor rekam medis yang sedang dipinjam

maupun yang sudah dikembalikan. Jika buku

ekspedisi tidak digunakan secara maksimal, maka

akan sulit melacak keberadaan dokumen rekam

medis saat terjadinya missile (Astuti & Anunggra,

2013).

Dokumen Rekam Medis t idak d ike tahui

keberadaannya, hal ini dipengaruhi oleh beberapa

faktor penyebab antara lain penggunaan buku

ekspedisi yang kurang maksimal, tidak ada instruksi

atau SOP (Standard Operational Procedure),

tidak ada tracer atau petunjuk keluar, belum ada

SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit), kurangnya pengawasan dan evaluasi

terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, serta

kurangnya semangat dan motivasi petugas dalam

bekerja.

Berdasarkan wawancara kepada kepala ruangan

rekam medis RSUD Kota Bengkulu mengatakan

bahwa, kepala ruangan dan kepala bidang rekam

medis sering memberikan motivasi kepada petugas

rekam medis agar bekerja lebih baik. Kepala ruangan

atau Kepala bidang rekam medis sering melakukan

pengawasan dan evaluasi terhadap petugas

penyimpanan dengan cara sederhana yaitu sistem

pengawasan seperti penyusunan kartu, penyusunan

dokumen rawat inap, dan sistem pencatatan. Namun

peneliti masih menemukan dokumen rekam medis

yang tidak tahu keberadaannya dan tidak tercatat di

buku ekspedisi.

Menurut Hasibuan (2003), menyatakan bahwa

motivasi adalah pemberian daya penggerak yang

menciptakan kegairahan kerja seseorang agar

mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan

terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk

mencapai kepuasan. Faktor pendorong penting

yang menyebabkan manusia bekerja adalah adanya

kebutuhan yang harus dipenuhi. Menurut Amsyah &

Zulkili (2005), guna pengawasan dalam manajemen adalah proses untuk mendeterminan siapa yang

akan dilakukan, mengevaluasi pelaksanaan dan

bilamana perlu menerapkan tindakan koreksi hingga

pelaksanaan sesuai dengan rencana.

Dalam manajemen, kepala unit rekam medis

mempunyai wewenang untuk mengatur manajemen

yang ada di unit rekam medis termasuk mengarahkan

sumber daya manusia. Pengelolaan rekam medis

memerlukan keterampilan dan keahlian tersendiri

dalam suatu unit kerja yang mandiri dan menunjang

pelayanan rumah sakit. Berkaitan dengan pengelolaan

sumber daya manusia di unit kerja manajemen

informasi kesehatan, supervisi staf harus dilakukan

demi meningkatkan kinerja pelayanan manajemen

informasi kesehatan melalui para supervisor yang

telah ditugaskan dan paham akan prinsip-prinsip

manajemen sumber daya manusia yang efektif

(Hatta, 2013).

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti

pernah menjumpai kejadian ada petugas non rekam

medis yang meminjam dokumen rekam medis tanpa

seizin petugas rekam medis atau petugas illing dan

langsung mencari dokumen rekam medis tanpa

mencatat di buku ekspedisi. Berdasarkan informasi

dari petugas rekam medis bahwa dokumen rekam

medis rawat jalan tidak tahu keberadaannya karena

dokumen rekam medis tersebut hilang atau tercecer

di ruang rawat inap maupun rawat jalan, dan jika

ada pasien yang ingin berobat dengan nomor rekam




82

medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan

(illing) dan tidak tercatat di buku ekspedisi, maka petugas akan membuatkan nomor rekam medis

baru pada pasien lama yang datang berobat. Hal

tersebut juga menghambat pelayanan yang diberikan

dokter kepada pasien karena tidak adanya informasi

mengenai riwayat penyakit sebelumnya. Dampak

yang ditimbulkan dari adanya kejadian seperti ini

adalah akses dokumen rekam medis lebih mudah

diketahui orang banyak dan bahaya kerahasiaan

dokumen rekam medis menjadi terancam. Jika

masih berlanjut, maka semakin banyak dokumen

rekam medis rawat jalan yang akan lepas kendali

dari petugas rekam medis.

Menurut Permenkes Nomor 749a tahun 1989

Pasal 13 tentang Rekam Medis mengatakan bahwa

dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit

artinya Direktur Rumah Sakit bertanggung jawab

atas : hilangnya, rusaknya, atau pemalsuan rekam

medis; penggunaan oleh Badan/orang yang tidak

berhak. Isi rekam medis adalah milik pasien yang

wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk melindungi

kerahasiaan tersebut dibuat ketentuan-ketentuan

antara lain hanya petugas rekam medis yang

diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen

rekam medis, dilarang mengutip seluruh isi rekam

medis untuk badan-badan atau perorangan, selama

penderita dirawat rekam medis menjadi tanggung

jawab perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.

Selain penggunaan buku ekpedisi yang kurang

maksimal, penggunaan tracer atau petunjuk keluar

juga belum dilakukan di RSUD Kota Bengkulu.

Berdasarkan wawancara kepada Kepala Ruangan

penyimpanan (illing) mengatakan bahwa alasan belum digunakan tracer karena ruang penyimpanan

(illing) di RSUD Kota Bengkulu masih bersifat sementara, jika ruangan penyimpanan sudah

dipindahkan ke gedung baru, maka penggunaan

tracer bisa diterapkan. Menurut Novalin & Prasetya

(2013), dampak yang ditimbulkan jika tidak

adanya digunakan tracer, maka petugas rekam

medis kesulitan saat pengembalian dokumen ke

ruang penyimpanan (filling) dan dokumen yang

dipinjam tidak tahu keberadaannya. Mengenai

tidak digunakannya tracer (petunjuk keluar) untuk

dokumen rekam medis yang keluar atau dipinjam

dapat menyebabkan beberapa hal seperti proses

pelayanan kepada pasien menjadi terhambat akibat

lamanya proses pengambilan dokumen rekam medis

dan banyaknya pasien yang mengeluhkan lamanya

waktu tunggu.

Petunjuk keluar (Tracer) merupakan sarana penting

dalam mengontrol penggunaan rekam medis

biasanya digunakan untuk menggantikan rekam

medis yang keluar dari penyimpanan. petunjuk keluar

(Tracer) juga meningkatkan eisien dan keakuratan dalam peminjaman dengan menunjukkan dimana

sebuah rekam medis untuk disimpan saat kembali

(Rustianto, 2011).

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan di RSUD

Kota Bengkulu, di ruang penyimpanan (illing) belum

ada instruksi/SOP (Standard Operational Procedure)

dan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit). Di ruang penyimpanan (illing) belum ada

SOP tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan

dokumen rekam medis yang mengatur tentang aturan

atau langkah-langkah pencatatan dokumen rekam

medis pada buku ekspedisi. Di ruang penyimpanan

hanya terdapat SOP tentang cara bekomunikasi yang

baik dengan pasien dan cara memakai gelang pada

pasien.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 512/MenKes/Per/IV/2007 tentang

Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran

BAB I ayat 10 Standar Prosedur Operasional adalah

suatu perangkat instruksi/langkah-langkah untuk

menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu,

dimana memberikan langkah yang benar dan terbaik

berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan

berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat

oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan

standar profesi. Penyimpanan (filling) di unit

rekam medis merupakan bagian penting dalam

melakukan penjagaan kerahasiaan dan keamanan

dokumen rekam medis sehingga saat diperlukan

kembali dokumen tersebut dapat ditemukan dengan

tepat. Maka Standar Operasional Prosedur (SOP)

tentang penyimpanan (illing) harus ditetapkan agar

terciptanya penyimpanan dokumen rekam medis

yang baik dan sesuai kaedah-kaedah di pengelolaan

rekam medis di bagian penyimpanan (illing).

Pada bagian admistrasi atau pendaftaran di RSUD

Kota Bengkulu, belum digunakannya SIMRS

(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) karena

masih menggunakan sistem secara manual. Di

bagian administrasi hanya terdapat komputer untuk

mencetak surat SEP (Surat Eligibilitas Pasien).

Dalam sistem peminjaman dokumen rekam medis

di RSUD Kota Bengkulu, masih menggunakan

buku ekspedisi. Manfaat menggunakan SIMRS

diantaranya dapat memudahkan pekerjaan petugas

83

rekam medis di bagian administrasi yaitu dapat

mencari keberadaan dokumen rekam medis yaitu

dengan cara menampilkan dimana pasien terakhir

berobat dan mencegah terjadinya duplikasi data

untuk transaksi-transaksi tertentu. Berdasarkan

wawancara kepada petugas rekam medis mengatakan

bahwa alasan belum digunakannya SIMRS, karena

database SIMRS masih dalam proses perancangan

dan pihak rumah sakit ingin memasang komputer di

setiap masing-masing ruangan.

Sistem informasi manajemen adalah salah satu

terobosan yang banyak digunakan di rumah sakit

saat ini untuk meningkatkan eisien yaitu dengan menggunakan komputer di manajemen rumah

sakit. Sistem informasi dapat digunakan sebagai

sarana strategis untuk memberikan pelayanan yang

berorientasi kepada kepuasan pelanggan, membantu

dalam pengambilan keputusan maupun dalam

memberikan informasi yang akurat dan berkualitas

bagi rumah sakit (Rustianto, 2011).

Distribusi Frekuensi Tingkat Kejadian Missile

Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan pada Ruang

Penyimpanan (Filling).

Hasil penelitian ini didapatkan bahwa, dari 4 rak

yang diamati dengan jumlah sampel 385 dokumen

rekam medis rawat jalan, mayoritas terjadi misile. tidak sesuai pada rak semestinya atau dokumen

rekam medis rawat jalan yang terletak pada rak lain.

Secara teori kejadian misile dokumen rekam medis

seharusnya 0%. Apabila persentase ketepatan dan

pengembalian dokumen rekam medis kurang dari

kesalahan penempatan dokumen rekam medis, maka

dikatakan misile (Terry dan Rue, 2010).

Hasil penelitian Laxmi dan Prasetya (2013),

didapatkan bahwa jika dilihat dari letak sub rak,

jumlah kejadian dokumen rekam medis Missile tertinggi terdapat pada sub rak ke 1 dengan jumlah

114 dokumen rekam medis Missfile. Hal ini

dikarenakan letak sub rak ke 1 berada pada posisi

teratas pada suatu rak. Sehingga membuat petugas

mengalami kesulitan dalam melakukan penjajaran

dokumen rekam medis pada sub rak tersebut, karena

letak sub rak yang tinggi. Menurut hasil wawancara

dengan petugas filing, belum pernah diadakan

pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan

keterampilan petugas dalam melaksanakan tugasnya

sebagai petugas iling. Selain itu, kelelahan kerja petugas juga dapat menjadi penyebab kejadian

Missile dokumen rekam medis, karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus disediakan dan

dikembalikan maka petugas cenderung lelah.

Kelelahan kerja akan menurunkan kinerja petugas

dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini dimungkinkan

karena kurang konsentrasi, sehingga petugas salah

dalam menjajarkan dokumen rekam medis terjadi

Missile.

Tingkat kejadian misfile dokumen rekam medis

disebabkan oleh beberapa faktor antara lain faktor

“Man” (Manusia), faktor “Money” (Uang), faktor

“Methods” (Metode), faktor “Material” (Bahan),

yang dapat diuraikan sebagai berikut.

Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis

di RSUD Kota Bengkulu berdasarkan faktor

“Man” yaitu sumber daya manusia yang terdiri

dari pengetahuan petugas dan pendidikan terakhir.

Petugas rekam medis yang berjumlah 11 orang

petugas pendaftaran merangkap menjadi petugas

illing. Petugas pada bagian pendaftaran dan petugas

yang bertugas menyimpan dokumen rekam medis

adalah petugas rekam medis namun jika petugas

rekam medis sedang tidak bekerja dan berganti shift

maka yang bertugas pada penyimpanan dokumen

rekam medis adalah petugas pendaftaran. Petugas

rekam medis dibagi menjadi 3 shift antara lain shift

pagi, shift siang, dan shift malam. Pengetahuan

petugas di bidang pengendalian dokumen rekam

medis di bagian illing masih kurang, karena pada

saat pra penelitian, peneliti pernah bertanya pada

salah satu petugas bahwa petugas hanya mengerti

secara otodidak tentang cara menyusun dokumen

rekam medis di ruang penyimpanan (illing). Petugas sama sekali belum pernah mendapatkan pelatihan

untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan

petugas dalam melaksanakan tugasnya sebagai

peugas illing, berdasarkan wawancara pada Kepala

ruangan penyimpanan (illing) mengatakan bahwa, alasan belum dilakukan pelatihan rekam medis

karena petugas yang bekerja di unit rekam medis

banyak yang lulusan dari perawat dan bidan, hanya

1 orang petugas yang berlatar belakang pendidikan

D3 Rekam Medis dan petugas yang lain lulusan dari

S.Kep, Nurse, dan SKM.

Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis

berdasarkan faktor “Money” adalah pengajuan

penambahan rak penyimpanan (illing), karena pada

ruang penyimpanan, dokumen rawat jalan dan rawat

inap selalu bertambah. Kondisi ruang penyimpanan

di RSUD Kota Bengkulu juga tidak luas, dokumen




84

rekam medis rawat jalan dan rawat inap pada ruang

penyimpanan (illing) terletak berserakan di lantai,

karena kurangnya rak penyimpanan (illing). Dampak

dari dokumen rekam medis yang kurang tertata rapi

yaitu mengurangi kenyamanan bagi petugas dalam

menyimpan dokumen rekam medis, dan dapat

menjadi salah satu penyebab meningkatnya kejadian

missile.

Dana adalah salah satu hal yang paling berperan

untuk mencapai suatu sistem di rumah sakit agar

tercapai pelayanan yang baik dan cepat sesuai

dengan yang diharapkan pasien. Apabila dana rumah

sakit tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan

pendukung maka tingkat kejadian misile semakin

tinggi (Rusdarti, 2008 ; Terry & Rue, 2010).

Berdasarkan faktor “Methods” yaitu sistem

penyimpanan, sistem penomoran dan sistem

penjajaran yang digunakan di RSUD Kota Bengkulu

adalah sistem penyimpanan desentralisasi yaitu

dimana penyimpanan dokumen rekam medis rawat

jalan dan rawat inap dipisah. Sistem penomoran

Unit Numbering System yaitu setiap pasien yang

berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan

mendapatkan satu nomor rekam medis dan sistem

penjajaran Straight Numerical Filling System yaitu

sistem penjajaran dengan nomor langsung.

Kekurangan dari sistem penyimpanan desentralisasi

antara lain banyak terjadi duplikasi data rekam

medis, biaya untuk pembuatan rak dan ruangan

lebih banyak, membutuhkan rak dan ruangan yang

banyak, membutuhkan banyak tenaga pelaksanaan.

Secara teori duplikasi data rekam medis dapat

menyebabkan terjadinya missile, yang dimana satu

pasien mempunyai dua nomor rekam medis. Sistem

penyimpanan sentralisasi dinilai sangat efektif

dibandingkan desentralisasi. Sistem penyimpanan

desentralisasi sangat mempengaruhi kinerja para

tenaga rekam medis, selain itu cara penyimpanan ini

sangat merugikan pasien, karena cara penyimpanan

yang dilakukan tiap atau masing-masing poli klinik

yang dikunjungi, informasi yang ada di dalam

dokumen rekam medis tersebut tidak akan sampai

ke dokter dan tenaga kesehatan lain, sehingga

jika ada informasi penting yang berkaitan dengan

riwayat penyakitnya yang dulu tidak dapat diketahui.

Sebaiknya cara penyimpanan desentralisasi tidak

usah digunakan di dalam sistem pelayanan rekam

medis (Rustianto, 2011).

Sistem penjajaran yang digunakan di RSUD Kota

Bengkulu adalah SNF (Straight Numerical Filling

System). Berdasarkan wawancara dari salah satu

petugas rekam medis di ruang penyimpanan (illing) mengatakan bahwa, petugas rekam medis kesulitan

dengan menggunakan penjajaran SNF yang dimana

dilihat dari angka depan, tengah, dan belakang.

Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor

rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan

menyimpan (missile). Menurut Rustianto (2011), kekurangan dari sistem penjajaran SNF ini adalah

mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan

(missile) dan pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan. Hal ini dikarenakan kurang

telitinya petugas dalam melakukan penyimpanan

dokumen rekam medis. Petugas perlu konsentrasi

tinggi untuk menghindari tertukarnya angka-angka.

Petugas juga kesulitan saat pengambilan dokumen

rekam medis karena harus menghafal letak angka

tersebut. Akibat yang ditimbulkan dari adanya

kejadian misile adalah dapat menghambat pelayanan

pasien. Sistem penjajaran yang paling cocok di

rumah sakit adalah sistem penjajaran Terminal Digit Filling System. Karena kelebihan dari sistem

penjajaran ini adalah pekerjaan petugas akan terbagi

secara merata, kekeliruan menyimpan (missfile)

dapat tercegah, jumah dokumen rekam medis untuk

setiap section terkontrol.

Pelaksanaan berdasarkan faktor “Material” yaitu

map folder atau sampul dokumen rekam medis

pada ruang penyimpanan (illing) di RSUD Kota

Bengkulu terdiri dari beberapa macam warna dan

bahan antara lain map plastik lobang yang berwarna

biru untuk pasien laki-laki dan map plastik warna

merah untuk perempuan. Hal ini bisa terjadi karena

belum tahu contoh map folder yang baik untuk ruang

penyimpanan (illing). Pada saat ingin melakukan

Akreditasi Rumah Sakit, map folder tersebut berubah

menjadi map kertas lobang berwarna biru dari bahan

kertas yang kurang tebal sehingga mudah robek

Hasil penelitian Kurniawati (2015) Dokumen

rekam medis di Unit Rekam Medis RSUD Dr. M.

Ashari Pemalang, terbuat dari kertas manila tanpa

menggunakan folder, menyebabkan dokumen rekam

medis yang sudah tebal terkadang ada bagian yang

tercecer atau terjatuh. Rak yang digunakan untuk

menyimpan dokumen berbentuk lemari laci sudah

tidak dapat berfungsi lagi yang menyebabkan banyak

dokumen rekam medis yang di pindahkan tempat

penyimpanannya di dalam kardus serta menjadi

kurang tertata rapi dan memungkinkan kesalahan

letak serta menyebabkan kesulitan dalam pencarian

dokumen rekam medis.

85

Map folder yang baik yaitu dengan bahan yang tebal,

tidak mudah sobek, dan terdapat penggunaan kode

warna. Kode warna digunakan untuk mempercepat

pencarian dokumen rekam medis dan mengurangi

kesalahan (missile) di dalam penyimpanan dokumen

rekam medis. Warna-warni ini digunakan sesuai

nomor rekam medis dua digit terekhir yang

ditempelkan pada map folder bagian depan. Warna-

warni ini berfungsi untuk mengetahui apakah

penyimpanan sudah sesuai tempatnya atau belum

(Huffman, 1994).

Menurut Dirjen Yanmed (2006), prosedur

penyimpanan rekam medis yaitu dokumen rekam

medis yang telah selesai proses disimpan pada

rak penyimpanan, dilakukan penyortiran untuk

mencegah kesalahan letak (missfile), ketetapan

penyimpanan dengan petunjuk arah (tracer) yang

tersimpan, tracer dikeluarkan setelah dokumen

rekam medis kembali, ketepatan penyimpanan

dimulai dari grup warna pada masing-masing rak

dan posisis urutan nomor.

Pengendalian misile dokumen rekam medis dengan

cara penggunaan tracer dan kode warna, melakukan

penataan ulang seluruh dokumen rekam medis yang

ada pada rak illing untuk mengecek apakah ada

dokumen yang salah letak (missile), mengurutkan

kembali dokumen rekam medis sesuai dengan sistem

penjajaran yang digunakan, sehingga memudahkan

petugas dalam pengembalian dan penyimpanan

kembali dokumen rekam medis pada rak filling

(Rustianto, 2011).

SIMPULAN

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah

diuraikan, maka dapat disusun simpulan sebagai

berikut :

1. Dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan,

hampir seluruh yaitu 274 (71,1%) dokumen

rekam medis rawat jalan tidak tercatat di buku

ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya. Hal

ini disebabkan, tidak tersedianya tracer dan

SOP belum dilaksanakan, peminjaman berkas

rekam medic tanpa seizin petugas rekam

medis dan tidak tercatat pada buku ekspedisi,

bagian admistrasi atau pendaftaran belum

menggunakan SIMRS

2. Dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan

yang diamati pada 4 rak, didapatkan persentase

kejadian missfile, sebagian besar yaitu 170

(44,1%) karena letaknya tidak sesuai pada rak

semestinya atau terletak pada rak lain. Hal ini

disebabkan faktor “Man”/sumber daya manusia

(hanya memiliki 1 orang petugas dengan

pendidikan D3 rekam medis, seluruh petugas

belum pernah mengikuti pelatihan); pada aspek

“Material” (map folder belum sesuai standar);

pada aspek “Metode” (sistem penjajaran

menggunakan SNF/Straight Numerical Filling,

sistem penyimpanan secara desentralisasi

dan sistem penomoran menggunakan Unit

Numbering System) ; faktor “Money” (kurangnya

rak penyimpanan)

SARAN

Berdasarkan simpulan di atas, maka dapat disusun

saran-saran sebagai berikut

1. Perlunya mengadakan pelatihan khusus untuk

petugas rekam medis

2. Diharapkan dilakukan desain ulang pada ruang

illing agar jarak antar rak illing lebih ergonomis

sehingga petugas filling tidak mengalami

kesulitan dalam melakukan penjajaran dokumen

rekam medis.

3. Menggunakan tracer dan memaksimalkan

pencatatan pada buku ekspedisi agar

mempermudah dalam pencarian dokumen

rekam medis.

4. Pemasangan protap/SOP di ruang penyimpanan

(filling) dan mensosialisasikan protap/SOP

kepada petugas illing5. Menggunakan kode warna pada map folder agar

kejadian misile bisa diatasi.

6. Perlunya menggunakan sistem elektronik seperti

SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit) di bagian administrasi atau pendaftaran

pasien.

DAFTAR PUSTAKA

Ariyani, F.W. 2016. Tinjauan Pelaksanaan Penjajaran

Dokumen Rekam Medis Di Filing Puskesmas

Karangayu Semarang. KTI. Program Studi

Diii Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan

Fakultas Kesehatan Universitas Dian

Nuswantoro Semarang

Astuti, R dan Anunggra, D.I. (2013). Faktor-Faktor

Penyebab TerjadinyaMissfile di Bagian




86

Filling. KTI. Semarang: Universitas Dian

Nuswantoro

Amsyah dan Zulkili, 2003. Manajemen Kearsipan.

Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam

Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Depatemen Kesehatan RI Dirjen Yanmed. 2006.

Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes

Hasibuan, 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Edisi Revisi. Jakarta : PT. Bumi Aksara

Hatta, G.R, (2013). Pedoman Manajemen Informasi

Kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan.

Jakarta: Universitas Indonesia.

Huffman, E. K. 1994. Health Information

Management. Dyores : physicion recorc

company.

Kurniawati, A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor

Penyebab Kejadian Missile Di Bagian Filling

Rawat Jalan Rsud Dr. M. Ashari Pemalang.

KTI. Program Studi D III Rekam Medis Dan

Informasi Kesehatan. Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro Semarang

Laxmi, A dan Prasetya, J. 2013. Tingkat Kejadian

Missile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya di

Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah

Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang

Fakultas Kesehatan Program Studi Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Universitas

Dian Nuswantoro

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2007.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 512/

MenKes/Per/IV/ tentang Izin Praktik dan

Pelaksanaan Praktik Kedokteran, Jakarta:

Deartemen Kesehatan Republik Indonesia.


Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/

MenKes/Per/III/ tentang Klasiikasi Rumah Sakit, Jakarta: Departemen Kesehatan

Republik Indonesia.


Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55

Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis, Jakarta:

Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor : 749a|Menkes/Per/XII/1989 Tentang

Rekam Medis/Medical Records. Jakarta

Novalin, J dan Prasetya, J. (2013). Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-Faktor Penyebab di

Bagian Filling. Universitas Dian Nuswantoro:

KTI.

Rusdarti, K. (2008). Ekonomi: Fenomena di Sekitar

Kita 3. Jawa Tengah: Graha Ilmu.

Rustianto, E. (2011). Manajemen Filling Dokumen

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia.

Rustianto, E. (2011). Sistem Informasi Manajemen

Rummah Sakit Yang Terintegrasi.Yogyakkarta:

Poltekes Permata Indonesia.

Terry, G.R dan Rue, L. 2010. Dasar-Dasar Manajemen.

Jakarta: Bumi Aksara

ARTIKEL RISET

URL artikel: http://jurnal.fkmumi.ac.id/index.php/woh/article/view/woh2402

Sistem Pengelolaan Rekam Medis

Muhammad Iqbal Maliang1, Ali Imran2, KAndi Alim3 1,2,3Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Pejuang Republik Indonesia

Email Penulis Korespondensi (K): [email protected]

[email protected], [email protected], [email protected]

(+6285240911659)

ABSTRAK

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, dan

pengobatan. Permasalahan rekam medis di Puskesmas Tamalate yaitu adanya kesulitan dalam pengolahan data

seperti berkas rekam medis yang tercecer karena semakin menumpuk berkas rekam medis dan terkadang salah

penempatan berkas rekam medis pada tempatnya, sehingga menyebabkan petugas kesulitan untuk mencari

berkas rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan informasi mendalam tentang Sistem

Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Tamalate Makassar Tahun 2019, yang terdiri dari sistem penamaan,

sistem penomoran, sistem penyimpanan, dan sistem pengangkutan rekam medis. Penelitian ini menggunakan

penelitian kualitatif yang dilakukan di Puskesmas Tamalate Makassar pada bulan Mei tahun 2019. Berdasarkan

hasil penelitian diperoleh bahwa pengelolaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar, sistem

penamaannya menggunakan dua suku kata dan ditulis sesuai dengan identitas pasien. Sistem penomorannya

dilakukan secara unit (Unit Numbering System) yang dimana pasien hanya diberikan satu nomor untuk

kunjungan seterusnya. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem sentralisasi yaitu adanya

penggabungan antara rekam medis rawat jalan dan gawat darurat. Sistem pengangkutan rekam medis dilakukan

oleh petugas rekam medis dengan menggunakan tangan, troli, dan kardus. Perlunya penambahan ruangan untuk

tempat penyimpanan rekam medis serta rak penyimpanan perlu ditambahkan agar petugas rekam medis tidak

mengalami kesulitan dengan ruangan yang terlalu sempit dan memberikan fasilitas yang baik kepada petugas

rekam medis untuk melakukan pengangkutan berkas rekam medis agar tidak menggunakan tangan.

Kata kunci: Penamaan; Penomoran; Penyimpanan; Pengangkutan Rekam Medis

Window of Health : Jurnal Kesehatan, Vol. 2 No. 4 (Oktober, 2019) : 315-328 E-ISSN 2614-5375

Article history :

Received 26 Augustus 2019

Received in revised form 29 September 2019

Accepted 01 October 2019

Available online 25 October 2019 licensed by Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

PUBLISHED BY :

Public Health Faculty

Universitas Muslim Indonesia

Address :

Jl. Urip Sumoharjo Km. 5 (Kampus II UMI)

Makassar, Sulawesi Selatan.

Email :

[email protected], [email protected]

Phone :

+62 85255997212

Penerbit : Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muslim Indonesia 315

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/





ABSTRACT

Medical records are files that contain records and documents about patient identity, examination, and treatment.

The problem of medical records at the Community Health Centre of Tamalate is the difficulty in processing data

such as medical record files that are scattered because of the increasingly piling up medical record files and

sometimes misplacing medical record files in their place, making it difficult for health officers to find medical

record files. This research aims to obtain in-depth information about Medical Record Management System at

Tamalate Health Center Makassar in 2019, includes naming system, numbering system, storage system, and

medical record transport system. This study used qualitative research conducted at the Tamalate Health Center

in Makassar on May 2019. Based on result of the research, it is obtained that the medical record system

management at Tamalate Health Center Makassar, its naming system uses two syllables and written based on

patient identity. Its numbering system is conducted in units (Unit Numbering System) where the patients only

give a number for the next visits. The medical record storage system uses a centralized system which is the

combination of the outpatient and emergency medical record. The medical record transport system is carried out

by medical records officers by hand, trolley and cardboard. The need to add more rooms for medical record

storage also storage shelf needs to be added so that medical storage staffs do not have difficulties with small

room and give good facility to medical records staffs to do transport of medical record files so as not to use their

hands.

Keywords: Naming system; Numbering system; Storage system; medical record transport system

PENDAHULUAN

Kesehatan adalah salah satu kebutuhan dasar dari setiap manusia, tanpa adanya kesehatan maka

manusia tidak akan dapat beraktifitas sebagaimana mestinya. Untuk meningkatkan atau menangani

kesehatan masyarakat maka pemerintah mendirikan rumah sakit, puskesmas, ataupun klinik kesehatan

yang melayani masalah kesehatan masyarakat yang tersebar di seluruh daerah di Indonesia.1 Menurut

undang-undang No. 44 tahun 2009, institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna dan berkopetensi yang menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan, dan gawat darurat harus mampu memberikan pelayanan kesehatan secara kuratif maupun

preventif serta menyelenggarakan pelayanan rawat jalan dan rawat inap.2 Menurut Kemenkes Nomor:

377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan yaitu salah

satu dari tujuh kompetensi perekam medis adalah manajemen unit kerja manajemen informasi

kesehatan/rekam medis yaitu perekam medis mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan

perencanaan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan

(MIK)/rekam medis (RM) di instalasi pelayanan kesehatan.3

Dalam serial laporan Institute of Medicine (IOM) tahun 2016 disimpulkan bahwa

ketidakefektifan koordinasi pelayanan disebabkan karena buruknya komunikasi antar petugas

kesehatan dalam memberikan dan memutuskan pelayanan klinis yang diberikan. Instutite of Medicine

(IOM) merekomendasikan rekam medis elektronik sebagai media pendukung peningkatkan kualitas

pelayanan pasien melalui kemudahan aksesibilitas informasi. Institute of Medicine (IOM)

mendeskripsikan rekam medis elektronik sebagai system yang dapat memudahkan penyimpanan data

dan informasi klinis pasien, pemasukan data dan manajemen, pendukung keputusan, komunikasi



elektronik mengenai kondisi pasien yang efektif, pendukung keselamatan pasien, memudahkan

administrasi serta pelaporan data.4

Di Indonesia, dasar hukum penggunaan rekam medis elektronik di suatu institusi pelayanan

kesehatan dilindungi oleh UU No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,

Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Kepmenkes No. 55 Tahun 2013 tentang

Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Dasar hukum ini dapat dijadikan landasan hukum yang

sah penggunaan rekam medis elektronik karena implementasi rekam medis elektronik masih banyak

diragukan akibat masalah legalitas hukum data rekam medis.4

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan

akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan suatu instalasi/unit kegiatan,

sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri merupakan salah satu bentuk yang tercantum didalam

uraian tugas (job discription) pada unit instalansi rekam medis.5 Adapun proses kegiatan

penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, dilanjutkan

dengan kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain

yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Selama pasien itu mendapatkan

pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengolahan berkas rekam medis yang

meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk

melayani permintaan/peminjaman karena pasien datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan

lainnya.6

Berdasarkan observasi awal yang dilakukan peneliti didapatkan hasil pengamatan di Puskesmas

Tamalate Makassar bahwa dalam pengelolaan dan pengolahan data rekam medis pada sistem

penamaan dan penomoran berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar masih dilakukan

secara manual, selain itu pada proses pencarian data sistem penamaan dan penomoran berkas rekam

medis terkadang pegawai rekam medis mengalami kesulitan dalam melakukan pengolahan data

misalnya data yang tercecer atau pengarsipan data yang belum teratur, penumpukan data pasien, data

poliklinik, data rawat jalan sehingga pegawai rekam medis terkadang melakukan kesalahan dalam

mengolah data.

Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar memiliki ruangan

yang sempit dan tidak memadai, selain itu berkas rekam medis yang tersimpan di rak- rak

penyimpanan semakin hari semakin bertambah dan semakin menumpuk sehingga memakan tempat

yang banyak. Banyaknya berkas rekam medis yang tersimpan terkadang salah penempatan pada

tempatnya dan menimbulkan berkas rekam medis hilang atau rusak.

Sistem pengangkutan berkas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar dilakukan oleh

petugas rekam medis dengan menggunakan tangan dari satu tempat ke tempat lainnya tanpa adanya

alat bantu seperti troli, sehingga pada saat pengangkutan berkas rekam medis ke poli umum berkas

rekam medis terjatuh dan berhamburan di lantai, selain itu urutan lampiran berkas rekam medis tidak

teratur sesuai dengan penempatannya.



Berdasarkan uraian yang dikemukan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian

mengenai “Sistem Pengelolaan Rekam Medis (Studi Kualitatif di Puskesmas Tamalate Makassar

Tahun 2019)”.

METODE

Desain penelitian dalam sistem pengelolaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar

Tahun 2019 adalah kualitatif dengan pendekatan fenomenologi. Lokasi dan waktu penelitian ini

dilaksanakan di Puskesmas Tamalate Makassar pada tanggal 29 Mei s/d 29 Juni 2019. Teknik

pemilihan informan yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling, yaitu informan

yang dipilih dengan secara sengaja atau menunjuk langsung kepada orang yang dianggap dapat

mewakili karakteristik-karakteristik informan lainnya. Dalam penelitian ini yang menjadi informan,

yaitu: Informan kunci dalam penelitian ini adalah kepala rekam medis di Puskesmas Tamalate

Makassar sebanyak 1 orang, informan biasa dalam penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis

di Puskesmas Tamalate Makassar sebanyak 4 orang.

Sumber data pada penelitian ini yaitu: data primer dengan melakukan wawancara langsung

secara mendalam (indepth interview) antara peneliti dan informan sedangkan untuk data sekunder

pada penelitian ini adalah data yang berkaitan dengan penelitian ini yang diperoleh dari Puskesmas

Tamalate Makassar tahun 2019. Teknik analisis data dengan mengelompokkan atau mengumpulkan

hasil wawancara sesuai dengan tujuan penelitian, mereduksi, mengkategorikan, selanjutnya dilakukan

analisis isi (content, analysis), yang kemudian diinterpretasikan dan disajikan dalam bentuk kata- kata

atau narasi. Rencana keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi, yang meliputi: Triangulasi

data dilakukan dengan menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, arsip, hasil wawancara,

hasil observasi atau juga dengan mewawancarai informan agar mendapatkan umpan balik. Triangulasi

sumber ini dilakukan dengan cara mendapatkan informan dari pelayanan medik, tim rekam medis dan

karyawan atau pegawai yang menjalankan rekam medis. Triangulasi waktu adalah sumber data yang

diperoleh melalui wawancara mendalam pada narasumber diwaktu yang berbeda.

HASIL

Penelitian ini dilaksanakan di Puskesmas Tamalate Makassar. Penelitian ini mulai dilakukan

pada tanggal 29 Mei – 29 Juni 2019. Adapun karakteristik informan penelitian sebagai berikut :

Tabel 1. Karakteristik Informan Penelitian

Kode Informan Umur Pendidikan Jabatan Status Informan

FN 54 Tahun S1 Kepala Rekam Medis Informan Kunci

SH 31 Tahun S1 Pelaporan Rekam Medis Informan Biasa

RH 23 Tahun DIII Pelaporan Rekam Medis Informan Biasa

RA 29 Tahun DIII Penginputan Data Rekam Medis Informan Biasa

YL 23 Tahun DIII Penginputan Data Rekam Medis Informan Biasa



Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah informan yang diwawancarai dalam

penelitian ini sebanyak 5 orang dengan rincian 1 orang Kepala Rekam Medis (infroman kunci) dan 4

orang Petugas Rekam Medis (informan biasa). Adapun hasil wawancara seluruh informan penelitian

adalah sebagai berikut :

Informasi Mengenai Sistem Penamaan Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem penamaan

rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan dua suku kata dan untuk membedakan

nama pasien yang sama yaitu dengan menambahkan nama orang tua, serta sudah memiliki SOP

(Standar Operasional Prosedur) dan apabila ada nama pasien yang berobat ulang tetapi berkasnya

hilang maka akan dibuatkan berkas rekam medis yang baru, seperti yang diungkapkan YL sebagai

berikut :

“…emm sistem penamaannya pakai dua suku kata, sudah adami dek SOPnya, kendalanya tidak

adaji, kalau cara penulisan nya emm, seperti biasa contoh, kalau namaku saya satu kataji toh

Yulianti, nah itu harus pakai dua suku kata, jadi tambahki nama orang tua dibelakangnya, kan

pakai nama orang tuaji , jadi tidak samaji itu namanya. Dibikinkan yang baru…” (YL, 23

Tahun, 10 Juni 2019).

Informan SH, RH, dan RA mengatakan sistem penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate

Makassar menggunakan sistem penamaan langsung yaitu ditulis dengan dua suku kata sesuai dengan

KTP serta untuk membedakan nama yang sama ditulis nama orang tua apabila belum menikah, dan

apabila pasien sudah menikah maka akan ditulis nama suaminya dibelakang namanya atau nama

keluarga dan apabila ada pasien yang berobat ulang tetapi berkas pasien tersebut hilang yaitu petugas

mencarikan map lamanya seperti yang diungkapkan oleh informan SH, RH, dan RA di bawah ini :

“…penamaan langsung, cara penulisan namanya disesuaikan sama KTP pasien, ditulis

namanya sesuai dengan di KTP, ditanyakanki nama orang tuanya kalau belum menikah, kalau

sudah menikahmi pakai nama suaminya, pakai dua suku kata, itumi dipakai dua suku kata

supaya kalau ada nama kan adaji nama belakangnya, begitu dek, dibuatkan yang baru kalau

hilangki berkasnya, tapi jarangji biasa ada kejadian begitu…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).

“…setahuku masih penamaan langsung, petugas yang tuliski namanya, sesuai identitas pasien,

sesuai dengan KTP, kalo kendala tidak adaji, standar operasionalnya sudah adami adek,

namanya sama, jadi kalau sama misalkan namaku Rahmat ada samanya jadi tinggal

ditambahkan belakangnya nama istriku misalkan, tapi kalau belum menikah pakai nama

ayahnya, tapi prosedurnya memang begitu dibuatkanki yang baru tapi nomor RMnya tetap

sama…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni 2019).

“…penamaan langsungki, SOPnya ada, SOPnya sudah diperbaharui, kalau tidak salah itu

pembaharuannya tahun 2016, harus ditulis dua suku kata untuk membedakannya, dibuat yang

baru atau dicarikan map lamanya…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni 2019).

Berdasarkan hasil wawancara terhadap informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem

penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu sistem penamaan langsung dengan

cara menulis dua suku kata sesuai dengan identitas pasien atau KTP. Untuk membedakan nama yang

sama yaitu dengan menulis nama suami atau nama orang tua dan sudah mempunyai SOP (Standar



Operasional Prosedur) yang sudah diperbaharui pada tahun 2016, dan apabila pasien yang berobat

ulang tetapi berkas pasien hilang, petugas akan membuatkan berkas yang baru atau dibuatkan berkas

sementara, hal tersebut diperkuat dengan pernyataan informan kunci FN seperti yang diungkapkan di

bawah ini :

“…kalau kita disini dek ada dibilang penamaan langsung, jadi kalau ada pasien datang

disuruhki dulu mendaftar kemudian dituliski namanya sesuai identitas atau sesuaiki sama

KTPnya, eee…kalau itu ada, SOPnya toh, kalo SOP itu dek disini apa namanya sebagai acuan

begitu, sudah diperbaharui tahun 2016, jadi kita para petugas mengacu pada SOP, kalau mau

diceritakan semua itu dek panjang singkat-singkatmo saja di, itumi pakai dua suku kata, jadi

kalau ada namanya sama begitu, biasa dituliski nama orang tuanya atau suaminya…” (FN, 54


Informasi Mengenai Sistem Penomoran Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem penomoran

rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan UNS (Unit Numbering System). Apabila

ada pasien yang datang untuk pertama kalinya diberikan nomor rekam yang diawali dengan dua huruf

kemudian diakhiri dengan 6 angka, dua huruf tersebut singkatan dari wilayah daerah atau kelurahan

tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate. Sistem penomoran rekam medis

sudah memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur), seperti yang diungkapkan oleh informan YL

sebagai berikut :

“…kalau disini dek itu pakai Unit Numbering System jadi cara penomorannya begini, kalau

pasien yang datang pertama kalinya dikasiki no RM, nomor itu diawali dengan 2 huruf

kemudian diakhiri dengan 6 angka misalnya BD-000001 itu dua huruf singkatan dari wilayah

daerah atau kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate, nah

disini dek ada 3 kelurahan diantaranya singkatan BD untuk kelurahan Bonto Duri, singkatan

BB untuk kelurahan Balang Baru dan yang terakhir singkatan PT untuk kelurahan Parang

Tambung, tidak adaji kendalanya dek, jadi ini nomor RM satu kali ji dikasih, kalau datang

ulangki berobat pakai itumi lagi, nah terkecuali itu kalau hilangi, dibikinkan yang baru, adami

SOPnya…” (YL, 23 Tahun, 10 Juni 2019).

Informan SH, RH, dan RA mengatakan sistem penomoran rekam medis di Puskesmas Tamalate

Makassar yaitu menggunakan Unit Numbering System (UNS) dimana pasien yang datang untuk

pertama kali diberikan satu nomor untuk kunjungan seterusnya atau penomoran angka langsung,

otomatis keluar dari komputer serta tidak mengalami kendala selama proses penomoran, seperti yang

diungkapkan informan SH, RH, dan RA berikut ini :

“…kalo disini yang dipakai itu UNS, UNS itu sistemnya satuji nomor dipakai selama pasien itu

datang berobat, jadi caranya nantinya pasien hanya punya satu nomor setiap berobatki disini,

tidak diganti-gantimi lagi, adami SOPnya, seperti yang saya bilang tadi dipakai selamanya jadi

nantinya Cuma ada satu file saja, anu sih apa namanya disini namanya sistematiski dek…”

(SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).

“…penomoran angka langsung, tulis tanganki, tidak adaji kalo kendala cuma tangan yang

capek menulis, ituji, ia SOP nya ada semuaji, harus ikut prosedur jadi tidak sembarang juga,

iya nomor itu yang dikasih dipakai selamanya, kalau pemberian nomor melalui ini

pengumpulan data pasien baru…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni 2019).



“…ada namanya dek UNS, UNS itu Unit Numbering System diberikan satu nomor untuk

pasien, kendala Alhamdulillah tidak adaji, SOP nya ada, yang saya lihat sudah sesuaimi

dengan SOP disini, jadi satu nomor dipakai seterusnya kalau datangki yang kedua kali atau

berkali-kali ituji tetapji nomornya dipakai, sudah otomatismi keluar dari komputer…” (RA, 29


Berdasarkan hasil wawancara dengan informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem

penomoran rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan UNS (Unit Numbering

System) dan sudah memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) yang menjadi acuan petugas rekam

medis di Puskesmas Tamalate Makassar, serta nomor rekam medis pasien keluar secara otomatis dari

komputer, hal ini diperkuat dengan informan kunci, seperti yang diungkapkan informan FN di bawah

ini:

“…pakai Unit Numbering Systemki dek, begini dek, eee…jadi misalkan ini ada pasien datang

dikasihki nomor rekam medis itu nomor digunakan kalo datangki lagi itu pasien berobat, satu

kaliji dikasih, it terus digunakan kalo datangki lagi, SOP nya adaji, itu nomor secara

sistematiski, tapi sekarang saya liat itu diambil dikomputermi secara otomatis…” (FN, 54


Informasi Mengenai Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan YL diperoleh informasi tentang sistem

penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu dengan cara sentralisasi, adanya

penggabungan antara berkas rawat jalan dan gawat darurat, adapun sarana di Puskesmas Tamalate

Makassar belum memadai dimana tempat penyimpanan dokumen rekam medis perlu diperluas

ruangannya dan sudah memiliki SDM yang memadai, seperti yang diungkapkan oleh informan YL

sebagai berikut :

“…apanya dek, sistem disini sentralisasi satukanki berkas rawat jalan sama gawat darurat,

SOP nya sudah adami dek, sarananya sih kurang ya dek menurutku, mau ditambah

ruangannya, sempitki, SDM nya ya cukupmi lah, tapi kalau bisa ditambah lagi. Ada petugas

yang periksa kembali, ada, nah biasanya kita petugas terlambat pulang gara-gara itu harus

diperiksa ulangki dulu…” (YL, 23 Tahun, 10 Juni 2019).

Informan SH, RH, dan RA mengatakan bahwa sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas

Tamalate yaitu dengan cara sentralisasi atau dengan cara penjajaran dimana dokumen rekam medis

disejajarkan ditempat rak penyimpanan rekam medis, serta sarana yang kurang memadai khususnya

ruangan penyimpanan dan rak penyimpanan berkas rekam medis, seperti yang diungkapkan oleh

informan SH dibawah ini :

“…caranya sentralisasi, digabungji tahun 2017, 2018, ada juga kode rekam medisnya, adami

itu, kurang memadai kalo menurutku kurang luaski tempatnya, rak penyimpanannya juga perlu

ditambai, iya di cek ulangki, staf rekam medis juga ini perlu tambahan, iya pernah salah

simpanki berkasnya, mungkin kalo terlalu banyakmi berkas dek…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni

2019).

“…cara penyimpanannya dikasih sejajarki berkas rekam medisnya, bagaimana ya, mau

dibilang memadai belum juga, dibilang memadai tapi sempitki ruangannya, cukupmi 5 orang di



rekam medis, sempitki ruangannya bela, pas mi itu hahaha…iya di cek-cek ji…” (RH, 23


Informan RA mengatakan sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar

dengan cara sentralisasi yaitu adanya penggabungan berkas rekam medis dan disusun berdasarkan

kode urut singkatan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate.

Kode urut tersebut ditempel di rak penyimpanan berkas rekam medis, setelah singkatan kode urut

tersebut dilanjutkan angka terakhir nomor rekam medis pasien, adanya petugas rekam medis yang

bertugas untuk memeriksakan ulang berkas rekam medis, adapun penyebab sering terjadinya

kesalahan dalam penyimpanan berkas karena kurangnya ketelitian dari petugas rekam medis, seperti

yang diungkapkan oleh informan RA berikut ini :

“…sentralisasi dek, jadi cara sentralisasi itu disatukanki berkasnya digabung baru disimpan di

rak penyimpanan nah di rak penyimpanan itu ditempel kode urut singkatan kelurahan tempat

tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate setelah singkatan kode urut

tersebut dilanjutkan nomor sekian sampai nomor sekian tempatnya disini, sudah adami SOPnya

dek, perlu ditambahkan tempat penyimpanannya kurang luaski, ada yang periksa kembali,

pernah salah simpan, kurang teliti biasanya atau tidak na lihatki…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni

2019).

Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari informan biasa dapat disimpulkan bahwa

sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar yaitu menggunakan cara

sentralisasi dimana adanya penggabungan berkas rekam medis pasien rawat jalan dan gawat darurat di

tempat penyimpanan rekam medis, SOP penyimpanan sudah ada dan kode urut disusun dan ditempel

di rak penyimpanan berdasarkan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas

Tamalate. Hal ini diperkuat oleh informan kunci bahwa sistem penyimpanan rekam medis dilakukan

dengan cara sentralisasi, seperti yang diungkapkan oleh informan FN di bawah ini :

“…ee…ini apa namanya, caranya sentralisasi dek, digabungki rawat jalan sama gawat

darurat dalam satu map, mapnya warna hijau, kemudian disusunmi berkas rekam medisnya

disimpan langsungji di rak menurut RM nya, raknya juga dipakai jarak, jadi minimal lebarnya

90 cm dengan rak yang sebelahnya, SOP ada, sudah memadai tapi kalau disini dek ininya

ruangannya kurang luaski, kalau sudah luasmi rak penyimpanannya juga perlu ditambah

supaya berkasnya tidak tercecer begitu. Dilakukan pemeriksaaan ulang dek, jadi ada yang

bertugas periksa ulang berkas rekam medisnya, salah simpan ada, pernah makanya dicek ulang

ditempat penyimpanan berkas…” (FN, 54 Tahun, 25 Juni 2019).

Informasi Mengenai Sistem Pengangkutan Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dari informan YL diperoleh informasi bahwa sistem

pengangkutan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan tangan atau troli, dan

diantarkan langsung oleh petugas, adapun hambatan yang dialami oleh petugas rekam medis selama

pengangkutan rekam medis yaitu adanya rasa pegal pada tangan dan selama pengangkutan

berlangsung berkas rekam medis tidak pernah salah masuk poli, seperti yang diungkapkan oleh

informan YL di bawah ini :

“…begini dek itu kan berkasnya pasien rahasia, jadi tidak boleh orang lain, harus pegawai

RM yang bawa dari poli biasanya, itu biasannya pakai tangan atau troli, ada, capek juga kalo



pake tangan berapa banyak yang dibawa ada puluhan bahkan ratusan, tidak adaji saya rasa

kalo salah masuk poli, ndag pernahji…” (YL, 34 Tahun, 10 Juni 2019).

Informan SH, RH, dan RA mengatakan bahwa sistem pengangkutan rekam medis di Puskesmas

Tamalate Makassar yaitu adanya petugas rekam medis yang membawa berkas rekam medis ke

berbagai bagian di Puskesmas seperti Poliklinik dan UGD dengan menggunakan kardus, troli, atau

tangan, dan sebelum pengangkutan dilakukan, petugas menjadwalkan terlebih dahulu pengiriman

berkas rekam medis untuk berbagai bagian yang ada di Puskesmas Tamalate. Seperti yang

diungkapkan oleh informan SH, sebagai berikut :

“…pake tanganji, biasanya petugas RM yang bawa, sudah sesuaimi SOP dek, tidak adaji

kendalanya dek, kalau salah masuk poli ndag pernahji, iya jadi dijadwalkan memang dulu

pengirimannya begitu dek…” (SH, 31 Tahun, 13 Juni 2019).

“…caranya, eee…dari poli ada petugas yang antar ke ruangan rekam medis, pakai kardus

kalo banyakki berkasnya yang mau dibawa kalau sedikit pakai tanganji, iya dek, adakan biasa

pengiriman ke bagian poli itu dijadwalkan ki dulu, ndag pernahji…” (RH, 23 Tahun, 16 Juni

2019).

“…cara pengangkutannya, jadi sebelum pengiriman dijadwalki dulu…kalau ada pengambilan

atau pengiriman berkas RM dari UGD misalnya, dari poliklinik yang ada disini, ada petugas

yang bawakan, masih pakai tangan kalau terlalu banyak berkas yang dibawa pake kardus, troli

juga sering dipakai antar berkas…” (RA, 29 Tahun, 22 Juni 2019).

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan biasa dapat disimpulkan bahwa sistem

pengangkutan rekam medis dilakukan dengan menggunakan tangan atau troli, dan sebelum

pengiriman berkas rekam medis ke berbagai bagian yang ada di Puskesmas, dan tidak pernah ada

berkas rekam medis yang salah masuk poli, hal ini diperkuat oleh jawaban informan kunci tentang

sistem pengangkutan rekam medis, seperti yang diungkapkan oleh informan FN sebagai berikut:

“…diantar pegawai RM dek pakai tangan atau pakai kardus, eee…ada juga ada semua, kalau SOP nya

sudah ada semuami itu dek, kalau kendalanya tidak adaji, hahaha…siapa tau berminatki bantu-bantu dek

disini, itu ada yang mau diantarkan, tidak pernahji, eee…jadwalnya di, iya sudah dijadwalkan

memangmi…” (FN, 54 Tahun, 25 Juni 2019).

PEMBAHASAN

Setelah dilakukan reduksi data, dan disajikan dalam bentuk teks narasi, peneliti akan melakukan

pembahasan lebih lanjut mengenai hasil penelitian, dengan menganalisa data-data tersebut dan

membandingkan dengan teori-teori sebagai berikut :

Informasi Mengenai Sistem Penamaan Rekam Medis

Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis merupakan sistem dalam memberikan nama

pasien, yang termasuk kegiatan identifikasi jati diri pasien untuk membedakan pasien satu dengan

yang lainnya dan berfungsi ganda dalam keselamatan pasien dari kesalahan member tindakan medis.7

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas rekam medis khususnya tugas pencatat adalah

nama pasien harus tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini yaitu

nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih, nama pasien sendiri,



dilengkapi dengan nama suami apabila telah menikah, nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama

orang tua (nama ayah), bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama

keluarga/marga (suraname) didahulukan dan diikuti dengan nama sendiri.8,9

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diperoleh informasi bahwa sistem penamaan rekam

medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan penamaan langsung, dimana pasien datang

langsung mengisi formulir sesuai dengan yang tertera di KTP, SIM, atau PASPOR. Adapun cara

membedakan nama yang sama yaitu dengan cara menulis dengan dua suku kata. Di Puskesmas

Tamalate Makassar sistem penamaan rekam medis sudah memiliki SOP (Standar Operasional

Prosedur) yang telah diperbaharui pada tahun 2016 untuk menjadi acuan dalam proses penamaan

rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar, hal ini sudah sesuai dengan apa yang dikerjakan oleh

petugas rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar berdasarkan SOP.

Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan sistem penamaan rekam medis yang

telah dilakukan oleh Gunarti dan Abidin tahun 2016 di Puskesmas Guntung Payung Kalimantan

Selatan. Dari penelitiannya tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penamaan rekam medis di Puskesmas

Guntung Payung Kalimantan Selatan menggunakan satu suku kata misalnya Sumanto, Sumanto

kemudian diakhiri dengan kata Tn. bagi pasien laki-laki dan Nn. bagi pasien perempuan yang belum

menikah dan Ny. bagi pasien perempuan yang sudah menikah.10 Di Puskesmas Guntung Payung

Kalimantan Selatan sudah terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) dan sudah dikerjakan oleh

petugas rekam medis sesuai dengan SOP, namun hal ini belum sesuai dengan yang diterapkan dalam

pedoman pengelolaan rekam medis Dep. Kes RI tahun 2006 bahwa tidak diperkenankan adanya

pencantuman perkataan tuan, saudara, bapak dalam penulisan nama pasien sedangkan di Puskesmas

Guntung Payung Kalimantan Selatan dilakukan pencantuman Tn, Ny, Nn diakhir nama pasien.

Informasi Mengenai Sistem Penomoran Rekam Medis

Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diperlukan sebagai upaya pemberian

identitas serta mempermudah proses penyimpanan dan sirkulasi rekam medis. Nomor rekam medis

mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam

medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata cara penomoran rekam medis dan sebagai

petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan.9

Menurut pedoman pengelolaan rekam medis tahun 2006 revisi III, ada 3 macam sistem

pemberian nomor pada pasien masuk yang biasa digunakan, sistem yang pertama yaitu pemberian

nomor secara seri yang dimana sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas

selalu mendapat nomor yang baru setiap kunjungan ke rumah sakit/puskesmas. Sistem yang kedua

yaitu pemberian nomor secara unit yang dimana sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis

kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Sistem yang ketiga yaitu

pemberian secara seri unit yaitu setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit/puskesmas diberikan

satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor

yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis.8



Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diperoleh informasi bahwa sistem penomoran di

Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan cara Unit Numbering System (UNS) yaitu yang dimana

sistem ini memberikan hanya satu nomor rekam medis untuk kunjungan seterusnya kepada pasien baik

pasien berobat jalan maupun gawat darurat di Puskesmas Tamalate Makassar. Untuk sumber nomor

Puskesmas Tamalate Makassar membuat satu “bank nomor” yang diawali dengan dua huruf kemudian

diakhiri dengan enam angka dimulai dari BD-000001 sampai dengan BD-999999, BB-000001 sampai

dengan BB-999999, dan PT-000001 sampai dengan PT-999999 itu dua huruf singkatan dari wilayah

daerah atau kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate Makassar, di

Puskesmas Tamalate Makassar ada 3 kelurahan diantaranya singkatan BD untuk kelurahan Bonto

Duri, singkatan BB untuk kelurahan Balang Baru dan yang terakhir singkatan PT untuk kelurahan

Parang Tambung. Berdasarkan SOP penomoran di Puskesmas Tamalate Makassar sudah sesuai

dengan yang dilakukan oleh petugas rekam medis dan sudah terlaksana dengan baik.

Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem penomoran rekam

medis yang dilakukan oleh Muyasaroh tahun 2016 di Puskesmas Kedungmundu Semarang, dari

penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penomoran rekam medis di Kedungmundu Semarang

adalah menggunakan Seri Unit System (SNS) yaitu pasien yang berkunjung pertama kali sampai

kunjungan seterusnya akan diberi nomor rekam medis yang berbeda untuk setiap kunjungan ke

Puskesmas Kedungmundu Semarang. Semua nomor tersebut harus dicatat pada Kartu Indeks Utama

Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan di berbagai tempat

sesuai nomor yang telah diperoleh. Petugas pendaftaran di Puskesmas Kedungmundu Semarang

menggunakan KIUP elektronik untuk melacak nomor rekam medis dan data pasien dalam komputer,

namun terdapat kendala dalam melakukan pencarian nomor rekam medis di KIUP elektronik yaitu jika

komputer mengalami gangguan atau kerusakan pada sistem, pasien tidak membawa KIB/KTP/Kartu

identitas lainnya sehingga petugas kesulitan pada saat mencari nama dengan ejaan yang beda dengan

pengucapannya. Puskesmas Kedungmundu Semarang tidak terdapat Standar Operasional Prosedur

(SOP) penomoran. Dengan tidak adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) Penomoran secara

tertulis tentang tugas diatas dapat menyebabkan duplikasi nomor rekam medis, karena petugas merasa

tidak mempunyai kewajiban tersebut. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu aturan

instruksi atau langkah-langkah yang telah disetujui bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan

dan fungsi pelayanan sehingga membantu mengurangi kesalahan.11

Informasi Mengenai Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis merupakan suatu sistem yang sangat penting dalam

pengelolaan rekam medis karena bertujuan untuk melindungi secara fisik dan isi rekam medis itu

sendiri. Pengelolaan rekam medis di puskesmas yang paling tepat adalah sistem penyimpanan wilayah

atau sering disebut dengan sistem family folder.10

Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam medis

berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Tempat untuk



penyimpanan rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada sehingga rekam

medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Beberapa fasilitas di ruang rekam

medis yaitu adanya alat penyimpan rekam medis yang dapat berupa rak terbuka. Tracer digunakan

sebagai pengganti rekam medis di tempat penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusur

keberadaan rekam medis. Selain itu ruang penyimpanan juga harus memiliki suhu ideal, yaitu 37oC

untuk keamanan penyimpanan rekam medis dari serangan fisik lainnya.12

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi mendalam diperoleh informasi mengenai dari

petugas rekam medis menyatakan bahwa sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate

Makassar adalah dengan cara sentralisasi yaitu adanya penggabungan antara berkas rawat jalan dan

gawat darurat, sarana diruangan rekam medis perlu ditambahkan adapun sarana yang dimaksud seperti

ruangan yang kurang memadai serta rak penyimpanan yang perlu ditambah. SOP (Standar Operasional

Prosedur) tentang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar sudah ada dan sesuai

karena dikerjakan oleh petugas rekam medis dan kode urut disusun dan ditempel di rak penyimpanan

berdasarkan kelurahan tempat tinggal pasien yang berada di lingkup Puskesmas Tamalate, setelah

kode urut tersebut dilanjutkan angka terakhir nomor rekam medis pasien.1

Sebagai data pembanding dengan peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem penyimpanan

rekam medis yang dilakukan oleh Mauren tahun 2011 di UPT Puskesmas Tanjungsari Pacitan, dari

penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu sistem penyimpanan rekam medis dilakukan dengan cara

desentralisasi yaitu berkas rekam medis pasien rawat jalan dan gawat darurat disimpan dalam rak yang

berbeda namun masih pada satu ruangan penyimpanan yang sama. Dari hasil penelitian di UPT

Puskesmas Tanjungsari Pacitan tidak terdapat instruksi atau Standard Operational Prosedur (SOP)

tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang mengatur tentang aturan atau

langkah-langkah penyimpanan berkas rekam medis, namun sudah mempunyai ruangan rekam medis

dan rak penyimpanan yang memadai.12

Informasi Mengenai Sistem Pengangkutan Rekam Medis

Kegiatan distribusi rekam medis merupakan kegiatan mengangkut rekam medis dari ruangan

rekam keruangan dimana rekam medis dari pasien diperlukan. Pengangkutan rekam medis yang baik

adalah pengangkutan yang cepat, tepat dan efisien.13

Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Ada yang dilakukan dengan tangan dari satu

tempat ke tempat lainnya, sehingga bagian rekam medis harus membuat jadwal pengiriman dan

pengambilan untuk berbagai poliklinik yang ada di puskesmas/rumah sakit. Rekam medis yang

dibutuhkan secara mendadak oleh bagian tertentu harus mengambilnya secara langsung ke bagian

rekam medis. Beberapa puskesmas/rumah sakit saat ini menggunakan pneumatic tube (pipa tekanan

udara) yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian.14

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi mendalam diperoleh informasi menyatakan bahwa

sistem pengangkutan rekam medis dilakukan dengan menggunakan tangan, apabila berkas rekam

medis terlalu banyak maka petugas biasanya menggunakan troli atau kardus untuk membawa berkas



rekam medis. Di Puskesmas Tamalate Makassar memiliki petugas khusus yang bertanggungjawab

untuk pengiriman berkas rekam medis. Instalasi rekam medis harus membuat satu jadwal pengiriman

dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di Puskesmas Tamalate Makassar. Petugas instalasi

rekam medis tidak dapat mengirim satu-satu rekam medis secara rutin saat diminta mendadak. Untuk

itu bagian-bagian lain yang memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil

sendiri ke instalasi rekam medis.

Sebagai data pembanding peneliti terdahulu yang berkaitan dengan sistem pengangkutan rekam

medis yang dilakukan oleh Utami tahun 2010 di Rumah Sakit Umum Dr.F.L Tobing Sibolga, dari

penelitian tersebut diperoleh hasil yaitu kurangnya petugas rekam medis, khususnya bagian

pendistribusian, maka yang mengantar berkas rekam medis ke unit pelayanan dilakukan oleh petugas

lain, serta fasilitas yang kurang memadai untuk membawa berkas rekam medis seperti tidak

terdapatnya troli dan kardus didalam ruangan rekam medis sehingga dalam proses pengangkutan

rekam medis dilakukan menggunakan tangan saja. Standar Operasional Prosedur (SOP) pengangkutan

rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr.F.L Tobing Sibolga sudah ada namun belum sesuai dengan

Standar Operasional Prosedur (SOP) dikarenakan cara pengangkutan rekam medis masih

menggunakan tangan, tidak menggunakan troli atau kardus dalam jumlah yang banyak serta

pendistribusian rekam medis bukan dilakukan oleh petugas rekam medis melainkan petugas lain.15,16

KESIMPULAN DAN SARAN

Sistem penamaan rekam medis di Puskesmas Tamalate Makassar menggunakan sistem

penamaan langsung, penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR. Sistem penomoran rekam

medis menggunakan cara unit (Unit Numbering System), cara pemberian nomor kepada pasien yaitu

dengan cara sistematis. Sistem penyimpanan rekam medis dengan cara sentralisasi, sarana diruangan

rekam medis perlu ditambahkan adapun sarana yang dimaksud seperti ruangan yang kurang memadai

serta rak penyimpanan yang perlu ditambah. Sistem pengangkutan rekam medis dilakukan dengan

menggunakan tangan, kardus, dan troli untuk membawa berkas rekam medis. Sistem penamaan,

penomoran, penyimpanan dan pengangkutan rekam medis sudah sesuai dengan SOP (Standar

Operasional Prosedur) di Puskesmas Tamalate Makassar. Adapun menjadi saran pada penelitian ini

adalah : sebaiknya petugas rekam medis lebih teliti dalam proses penamaan rekam medis pasien dan

memastikan bahwa tidak terjadi pengulangan nama yang sama; Sebaiknya petugas lebih teliti dalam

proses penomoran rekam medis agar tidak terulang nomor rekam medis yang sama; Sebaiknya

ruangan penyimpanan berkas rekam medis perlu diperluas, dan rak penyimpanannya perlu

ditambahkan agar petugas rekam medis tidak tersiksa dengan ruangan yang terlalu sempit dan

memberikan fasilitas yang baik kepada petugas rekam medis untuk melakukan pengangkutan berkas

rekam medis agar tidak menggunakan tangan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Sukadi, Rosidi A, Taufiq EL. Sistem Pengelolaan Data Rekam Medis Di RSUD dan Puskesmas



Kabupaten Pacitan. Indones J Netw Secur. 2015;4(3):25–30.

2. Imran A, Bagu AA, Baharuddin Y. Mutu Pelayanan Kesehatan terhadap Kepuasan asien di

Pusat Kesehatan Angkatan Darat (PUSKESAD) Polkes Kabupaten Takalar. J Media Komunitas.

2017;3(2):102–6.

3. Badan PPSDM Kesehatan. Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan.

Kementerian kesehatan RI, 377/ menkes/SK/III/2007 Jakarta, Indonesia; 2007.

4. Farida MI. Analisis Pengelolaan Data Rekam Medis Di Rumah Sakit Angkatan Udara (RSAU)

Lanud Iswayudi. Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Surakarta. 2015.

5. Rosyada A, Lazuardi L, Kusrini. Persepsi Petugas Kesehatan Terhadap Peran Rekam Medis

Elektronik Sebagai Pendukung Manajemen Pelayanan Pasien di Rumah Sakit Panti Rapih. J Inf

Syst Public Heal. 2017;1(2):16–22.

6. Zahara, Utami N. Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Madani

Medan Tahun 2018. 2018.

7. Handayani T, Feoh G. Perencanaan Sistem InformasiRekam Medis Berbasis Web (Studi Kasus

di Klinik Bersalin Sriati Kota Sungai Penuh - Jambi). J Teknol Inf dan Komput. 2016;2(Oktober

2):226–36.

8. Mathar I. Managemen Informasi Kesehatan (Pengelolaan Dokumen Rekam Medis).

Yogyakarta: Deepublish (CV Budi Utama); 2018.

9. Nuraini N. Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis RS “ X ”

Tangerang Periode April-Mei 2015. J Adm Rumah Sakit. 2015;1(2):147–58.

10. Gunarti R, Abidin Z, Qiftiah M, Bahruddin. Tinjauan Pelaksanaan Family Folder untuk Rekam

Medis Rawat Jalan di Puskesmas Guntung Payung Tahun 2019. Jurkessia. 2016;VI(3):46–54.

11. Muyasaroh D. Fungsi Manajemen pada KEgiatan Pengelolaan Sistem Rekam Medis Pasien di

Puskemas Kedungmundu Semarang. 2016.

12. Mauren F (Fakultas IKEU. Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis dilihat Dari

Lokasi Penyimpanan di RSJ Dr Soeharto Heerdjan. 2011.

13. Shofari B, Rachmani E, Astuti R, Anjani S. Dasar Pengelolaan Rekam Medis I. RMIK Fakultas

Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro; 2018.

14. Ismainar H. Manajemen Unit Kerja. Deepublish (CV Budi Utama); 2018.

15. Utami AR. Gambaran Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Dr.F.L

Tobing Sibolga Tahun 2010. 2010.

16. Meirianti W, Palu B, Samsualam S. Information on Quality Management Information System in

the Ministry of Health Coverage. Window of Health: Jurnal Kesehatan. 2018 Jul 25:286-96.

Logista Vol. 3 No.2 Tahun 2019 Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat ISSN: 2579-6283 E-ISSN: 2655-951X

172

http://logista.fateta.unand.ac.id

SOSIALISASI PELAKSANAAN SISTEM PENGGUNAAN TRACER SEBAGAI

PELACAK BERKAS REKAM MEDIS PADA RUMAH SAKIT NAILI DBS

PADANG

SOCIALIZATION OF THE USE OF TRACER SYSTEM AS A MEDICAL RECORD

FILE TRACKER AT THE NAILI DBS HOSPITAL IN PADANG

Yastori*

Akademi Perekam Informasi dan Kesehatan (APIKES) IRIS

email: [email protected]

ABSTRAK

Peningkatan mutu layanan kesehatan perlu dilakukan terutama bagi rumah sakit. Rekam

medis yang hilang, salah letak, missfile sulit ditemukan dalam waktu yang cepat menjadi

permasalahan yang sering terjadi dan mempengaruhi kualitas pelayanan dan menjadi

pemicu permasalahan terjadinya berkas rekam medis ganda sehingga mempersulit

pengembalian berkas rekam medis sesuai urutan dan mengakibatkan lamanya pelayanan

terhadap pasien. Berdasarkan survei pendahuluan, rumah sakit Naili DBS belum

menggunakan tracer untuk menandai berkas keluar. Metode yang digunakan adalah observasi

dengan wawancara dan diskusi mengenai permasalahan dibagian rekam medis terutama bagian

penyimpanan dan pelacakan berkas rekam medis. Pendidikan diberikan melalui sosialisasi

pentingnya penggunaan tracer, sistem penggunaan dan tahapan dalam mempersiapkan

tracer. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu

pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas, dilaksanakan pada 11

April 2019 dan berjalan lancar. Hasil yang diperoleh yaitu bahwa di rumah sakit Naili DBS

belum menggunakan tracer dan cara pelacakan berkas rekam medis dengan melihat nomor

rekam medis pada saat pasein melakukan pendaftaran sehingga membutuhkan waktu yang

lebih lama jika dibandingkan dengana adanya tracer. Setelah diadakan sosialisasi ini,

bagian rekam medis di rumah sakit Naili DBS memahami akan pentingnya tracer pada

bagian rekam medis di rumah sakit.

Kata kunci : Tracer, Rekam Medis, Missfile

ABSTRACT

Improving the quality of health services needs to be done especially for hospitals. Missing

medical records, misplaced, missfiles are difficult to find in a fast time that is a frequent

problem that affects the quality of service and triggers problems with the occurrence of

multiple medical record files, making it difficult to return the medical record files in order

and result in length of service to patients. Based on preliminary surveys, the Naili DBS

hospital has not used tracers to mark outgoing files. The method used is observation with

interviews and discussions about problems in the medical records section, especially the

storage and tracking of medical record files. Education is given through the socialization of

the importance of using tracers, usage systems and stages in preparing tracers. This activity

aims to create a culture of utilizing tracers as tracking cards for medical record files off the

file storage shelves, held on April 11, 2019 and running smoothly. The results obtained are

that the Naili DBS hospital has not used tracer and how to track medical record files by

looking at the medical record number at the time of registration so that it takes longer than

the tracer. After this socialization, the medical records section at Naili DBS Hospital

understood the importance of tracers in the medical record section at the hospital.

Keywords: Tracer, Medical Record, Missfile

Corresponding author:

� [email protected]

Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat Vol 3. No.2 Tahun 2019 Hal:172-176

173


PENDAHULUAN

Salah satu kegiatan yang harus

dilaksanakan pada bagian rekam medis

yaitu pengelolaan sistem penyimpanan

berkas. Menurut [1], pengelolaan

penyimpanan berkas rekam medis sangat

penting untuk dilakukan dalam suatu

institusi pelayanan kesehatan karena dapat

mempermudah dan mempercepat

ditemukan kembali berkas rekam medis

yang disimpan dalam rak penyimpanan,

mudah dalam pengambilan dari tempat

penyimpanan, mudah pengembaliannya,

melindungi berkas rekam medis dari bahaya

pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi,

dan biologi. Untuk menyajikan rekam

medis dalam waktu cepat dan tepat maka

perlu diminimalisir kesalahan yang dapat

memperlambat ketersediaan berkas rekam

medis dalam waktu cepat diantaranya yaitu

dengan menggunakan tracer.

Beberapa fasilitas di ruang

penyimpanan berkas rekam medis

diantaranya ada (a) Ruang dengan suhu

ideal untuk penyimpanan berkas agar

berkas rekam medis tidak lembap, (b) Alat

penyimpanan berkas rekam medis, bisa

menggunakan Roll o pack, rak terbuka, dan

filing cabinet (c) Tracer yang digunakan

sebagai pengganti berkas rekam medis di

rak filing yang dapat digunakan untuk

menelusuri keberadaan rekam medis.

Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak

berkas rekam medis keluar dari rak

penyimpanan berkas rekam medis. Dengan

adanya penyimpanan berkas rekam medis

maka dapat memudahkan ditemukannya

kembali berkas rekam medis pasien saat

dibutuhkan [1].

Pemanfaatan tracer pada ruang

penyimpanan sebenarnya telah tertera

didalam aturan pokok yang harus ditaati

ditempat penyimpanan menurut [2] adalah

sebagai berikut; tidak satu pun rekam medis

boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa

tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan

ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang

diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi

petugas-petugas rekam medis sendiri;

seseorang yang menerima/meminjam rekam

medis, berkewajiban untuk mengembalikan

dalam keadaan baik dan tepat waktunya.

Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka

waktu satu rekam medis diperbolehkan

tidak berada dirak penyimpanan.

Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi

ke raknya pada setiap akhir hari kerja,

sehingga dalam keadaan darurat staf rumah

sakit dapat mencari informasi yang

diperlukan; rekam medis tidak dibenarkan

diambil dari fasilitas kesehatan, kecuali atas

perintah pengadilan.

Berdasarkan wawancara dari survei

awal yang dilakukan dengan petugas rekam

medis di RS. Naili DBS diketahui bahwa

masih terjadi kesalahan letak (missfile) pada

berkas rekam medis dan bagian rekam

medis di RS. Naili DBS belum


174


menggunakan tracer. Hal tersebut dapat

membuat semakin lamanya pelayanan

terhadap pasien karena adanya penumpukan

berkas rekam medis. Oleh karena itu perlu

dilakukan sosialisasi tentang pentingnya

penggunaan tracer dan tata cara

mempersiapkan tracer di rumah sakit pada

bagian penyimpanan di RS. Naili DBS

Kegiatan ini bertujuan untuk

menciptakan budaya pemanfaatan tracer

sebagai kartu pelacak berkas rekam medis

keluar dari rak penyimpanan berkas.

METODE PELAKSANAAN

KEGIATAN

Langkah-langkah yang dilakukan

dalam kegiatan pengabdian kepada

masyarakat yaitu dengan :

1. Observasi ke RS. Naili DBS,

melakukan wawancara dan diskusi

untuk menghadapi permasalahan

dibagian rekam medis terutama pada

bagian penyimpanan dan pelacakan

berkas rekam medis.

2. Penyuluhan atau sosialisasi tentang

pentingnya penggunaan tracer dirumah

sakit, sistem penggunaan tracer dan tata

cara atau tahapan yang harus dilakukan

dalam mempersiapkan dan membuat

tracer di rumah sakit kepada bagian

rekam medis.

3. Evaluasi tentang pemahaman bagian

rekam medis tentang penggunaan tracer

tata cara atau tahapan dalam

mempersiapkan tracer di rumah sakit

dengan menanyakan kembali ke petugas

rekam medis tentang materi yang telah

diberikan tadi dan diketahui bahwa

petugas rekam medis di RS. Naili DBS

sudah memahami tentang tracer dan

memiliki keinginan untuk membuat

tracer di RS. Naili DBS.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Tim Pengabdian Kepada Masyarakat

dari Apikes Iris telah melaksanakan

kegiatan ini pada 11 April 2019. Metode

yang dilakukan yaitu dengan

menyampaikan penyuluhan atau sosialisasi

mengenai pentingnya penggunaan tracer,

sistem penggunaan tracer dan tahapan-

tahapan yang harus dilakukan dalam

menyipakan tracer di rumah sakit.

Pada tahapan awal tim PKM

mengadakan survei awal dengan

wawancara langsung kepada petugas rekam

medis yang ada di RS. Naili DBS Padang

untuk mengetahui bagaimana penggunaan

tracer di RS. Naili DBS Padang. Setelah

dilakukan wawancara dan survei diperoleh

hasil bahwa terdapat kesalahpahaman pada


mengenai tracer yang dapat diketahui

ketika tim Pengabdian Kepada Masyarakat

Iris menanyakan apakah sudah

menggunakan tracer di RS. Naili DBS

Padang dan petugas rekam medis menjawab

sudah dan memberikan contoh tracer.

Setelah dilihat ternyata terdapat

kesalahpahaman mengenai apa itu tracer

karena yang diberikan oleh petugas rekam


175


medis bukan tracer tetapi bukti pasien

datang berobat yang didalamnya tertera

nomor rekam medis. Akan tetapi setelah

dilakukan kegiatan sosialisasi tim

Pengabdian Kepada Masyarakat Apikes Iris

melakukan evaluasi kepada petugas rekam

medis dengan menanyakan pemahaman

petugas rekam medis kembali dan diperoleh

hasil bahwa petugas rekam medis sudah

memahami tracer dan bagaimana tahapan-

tahapan yang harus dilakukan jika ingin

membuat tracer di rumah sakit. Sistem

penggunaan tracer dan tahapan-tahapan

yang harus dilakukan untuk membuat suatu

tracer di rumah sakit yaitu memberikan

pemahaman dan pengertian kepada petugas

rekam medis mengenai pentingnya

penggunaan tracer dalam mempermudah

dan mempercepat ditemukan kembali

berkas rekam medis yang disimpan dalam

rak penyimpanan, mudah dalam

pengambilan dari tempat penyimpanan,

mudah pengembaliannya, melindungi

berkas rekam medis dari bahaya pencurian,

bahaya kerusakan fisik, mengurangi

terjadinya berkas rekam medis ganda

karena berkas rekam medis yang

dibutuhkan sulit ditemukan sehingga dapat

diminimalisir kesalahan yang dapat

memperlambat ketersediaan berkas rekam

medis dalam waktu cepat (lihat Gambar 1

dan Gambar 2).

Gambar 1. Sosialisasi Penggunaan Tracer

di RS. Naili DBS Padang

Gambar 2. Penyampaian Materi

Gambar 3. Foto Bersama Tim Apikes Iris

dengan Bagian Rekam Medis RS. Naili

DBS Padang

Evaluasi Program Pengabdian Kepada

Masyarakat dilakukan berdasarkan sesi

diskusi atau tanya jawab. Pemateri

memberikan pertanyaan kepada petugas

rekam medis terhadap pertanyaan yang

diberikan kepada petugas rekam medis di

RS. Naili DBS dan dapat diketahui baha


176



sudah memahami apa itu tracer, apa

kegunaannya dan bagaimana tata cara

tahapan-tahapan dalam mebuat tracer.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil yang diperoleh RS.

Naili DBS belum memiliki tracer dan

petugas rekam medis belum memahami

mengenai tracer. Dengan adanya tracer di

suatu rumah sakit dapat mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali berkas

rekam medis yang disimpan dalam rak

penyimpanan, mudah dalam pengambilan

dari tempat penyimpanan, mudah

pengembaliannya, melindungi berkas rekam

medis dari bahaya pencurian, bahaya

kerusakan fisik, mengurangi terjadinya

berkas rekam medis ganda karena berkas

rekam medis yang dibutuhkan sulit

ditemukan sehingga dapat diminimalisir

kesalahan yang dapat memperlambat

ketersediaan berkas rekam medis dalam

waktu cepat.

Dalam rangka turut menyumbangkan

pemikiran yang berkenaan dengan

pentingnya tracer di rumah sakit guna

menunjang kualitas rekam medis di rumah

sakit maka disarankan sebaiknya untuk

rumah sakit memberikan pelatihan kepada

petugas rekam medis mengenai design

tracer di rumah sakit dan agar segera

membuat tracer dikarenakan penting dalam

membantu peningkatan kualitas pelayanan

di rumah sakit.

UCAPAN TERIMAKASIH

Kegiatan pengabdian kepada

masyarakat ini didanai oleh Hibah Apikes

Iris Tahun Anggaran 2019.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Budi, S.C. 2015. Pentingnya Tracer

Sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam

Medis Keluar Dari Rak Penyimpanan,

Indonesian Jurnal of Community

Engagement,Volume 1, Halaman 121-

132.

[2] Depkes RI. 1997. Pedoman

Penyelenggaraan Rekam Medis di

Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Yanmed.

[3] Huffman, E.K. 1994. Health

Information Management. Illinois:

Physicians’ Record Company.

[4] Miles, M. B dan Huberman, A. M. 1992.

Analisis Data Kualitatif

(Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi

Rohidi). Jakarta: University of

Indonesia Press.

[5] Notoatmodjo, S. 2002. Metode

Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka

Cipta.

Logista Vol. 4 No.1 Tahun 2020 Jurnal Ilmiah Pengabdian kepada Masyarakat ISSN: 2579-6283 E-ISSN: 2655-951X

116


OPTIMALISASI SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS PADANG PASIR TAHUN 2019

OPTIMIZATION OF MEDICAL RECORDS STORAGE SYSTEM IN PADANG PASIR COMMUNITY HEALTH CENTER 2019

Dewi Oktavia*

Ilmu Rekam Medis, Apikes Iris email: [email protected]

ABSTRAK

Semua fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis, termasuk puskesmas. Dengan pelayanan rekam medis yang berkualitas pasien akan merasa puas, khususnya karena pasien dilayani dengan cepat, tepat dan aman oleh pihak puskesmas. Permasalahan yang sering ditemui pada bagian penyimpanan rekam medis adalah terjadinya misfile maupun duplikasi nomor rekam medis. Akibatnya, berkas rekam medis pasien lama sulit ditemukan sehingga proses pencarian berkas rekam medis pasien di rak penyimpanan membutuhkan waktu yang cukup lama. Tujuan pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) agar sistem penyimpanan rekam medis menjadi optimal dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan rekam medis pasien rawat jalan di Puskesmas Padang Pasir. Metode yang digunakan berupa sosialisasi tentang optimalisasi sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas Padang Pasir. Sebelum sosialisasi, dilakukan pre-test dan setelah sosialisasi dilakukan kegiatan post-test dengan tujuan mengetahui tingkat pemahaman mitra tentang materi sosialisasi. PKM ini dilakukan pada tanggal 9 bulan Agustus 2019 di Puskesmas Padang Pasir. Peserta dari kegiatan PKM ini adalah semua petugas rekam medis di Puskesmas Padang Pasir sebanyak 6 (enam) orang. Hasil dari kegiatan PKM ini adalah adanya peningkatan pengetahuan mitra tentang penyimpanan rekam medis dari nilai rata-rata 45 menjadi 85 point.

Kata Kunci : Kualitas, Pengabdian, Penyimpanan, Puskesmas, Rekam Medis

ABSTRACT

All health service facilities are required to hold medical records, including public health centers. With a quality medical record service, patients will feel satisfied, especially because patients are served quickly, precisely and safely by the community health centers. The problem that is often encountered in the medical records storage is the occurrence of misfiling and duplication of medical record numbers. As a result, old patient medical record files are difficult to find, so the process of searching a patient's medical record file on a storage rack takes quite a long time. The purpose of the implementation of Community Service (PKM) so that the medical record storage system becomes optimal to improve the quality of outpatient medical record services at the Padang Pasir Health Center. The method used in the form of socialization about optimizing the medical record storage system at the Padang Pasir Health Center. Before the socialization, a pre-test was carried out and after the socialization, a post-test was carried out to know the level of understanding of partners about the material of the socialization. This PKM was held on August 9, 2019, at the Padang Pasir Communuty Health Center. The participants of this PKM activity are all 6 medical records officers at the Padang Pasir Health Center. The result of this PKM activity was an increase in partner knowledge about medical record storage from an average value of 45 to 85 points.

Keywords: Quality, Service, Storage, Community Health Centers, Medical Records

PENDAHULUAN

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan upaya

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif

Corresponding author: [email protected]


117 http://logista.fateta.unand.ac.id

untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat

yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya [1].

Puskesmas menjadi rujukan pertama

pelayanan kesehatan bagi masyarakat, sehingga

harus dapat menjaga kepercayaan masyarakat.

Pelayanan puskesmas yang berkualitas akan

timbul kepercayan kepada masyarakat yang

mengakibatkan pasien datang kembali, baik

untuk berobat maupun hanya berkonsultasi

tentang perkembangan kesehatannya secara

loyal. Dengan demikian, tujuan puskesmas

membangun masyarakat yang sehat, khususnya

melalui program-program promotif dan

rehabilitatif akan tercapai.

Semua fasilitas pelayanan kesehatan wajib

menyelenggarakan rekam medis, termasuk

puskesmas. Dengan pelayanan rekam medis

yang berkualitas pasien akan merasa puas,

khususnya karena pasien dilayani dengan

cepat, tepat dan aman oleh pihak puskesmas.

Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada

saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu

pelayanan kesehatan yang diberikan kepada

pasien. Jika sistem penyimpanan berkas rekam

medis yang dipakai kurang baik, akan timbul

masalah-masalah yang dapat mengganggu

ketersediaan berkas rekam medis.

Berdasarkan Peraturan Menteri Aparatur

Negara (Permenpan) tentang Perekam Medis

tahun 2013 dijelaskan bahwa kebutuhan tenaga

rekam medis di Puskesmas itu adalah lima orang

terampil dan dua orang ahli di bidang rekam

medis [2]. Namun di Puskesmas Padang Pasir

hanya terdapat satu orang ahli tenaga rekam

medis yang berlatar belakang rekam medis.

Puskesmas Padang Pasir melayani 10 kelurahan

dan saat ini memiliki sebanyak tiga orang dokter

umum dan lima orang dokter gigi. Puskesmas

Padang Pasir tidak hanya melayani pasien rawat

jalan namun juga melayani pasien rawat inap.

Jumlah kunjungan pasien rawat jalan di

Puskesmas Padang Pasir mengalami

peningkatan yaitu 82.720 orang pada tahun 2016

meningkat menjadi 102.583 orang pada tahun

2017 [3]. Meningkatnya jumlah kunjungan

pasien pada Puskesmas Padang Pasir maka

diharapkan juga adanya peningkatan pelayanan

kesehatan di Puskesmas terutama pelayanan di

bagian rekam medis karena pelayanan rekam

medis merupakan pelayanan pertama yang

diterima oleh pasien.

Permasalahan yang sering ditemui pada

bagian penyimpanan rekam medis adalah

terjadinya misfile maupun duplikasi nomor

rekam medis [4]. Akibatnya, berkas rekam

medis pasien lama sulit ditemukan sehingga

proses pencarian berkas rekam medis pasien di

rak penyimpanan membutuhkan waktu yang

cukup lama. Menurut Budi (2011), beberapa

fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam

medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu

ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan

dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan

berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o

pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer

yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam

medis di rak filing yang dapat digunakan untuk

menelusur keberadaan rekam medis [5].

Oleh karena itu, berdasarkan permasalahan

yang telah dipaparkan tersebut, penulis tertarik



untuk melakukan pengabdian masyarakat yang

berhubungan dengan optimalisasi sistem

penyimpanan rekam medis dalam rangka

peningkatan kualitas pelayanan rekam medis

pasien rawat jalan di Puskesmas Padang Pasir

tahun 2019. Adapun tujuan khusus dari

pengabdian kepada masyarakat ini adalah untuk

meningkatkan pengetahuan petugas rekam

medis di Puskesmas Padang Pasir khususnya

sistem penyimpanan rekam medis yang optimal

sehingga peningkatan kualitas pelayanan rekam

medis pasien rawat jalan di Puskesmas Padang

Pasir dapat tercapai.

METODE PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini

dimulai dengan melakukan survey awal ke

Puskesmas Padang Pasir. Selanjutnya,

ditetapkan topik yang perlu dilakukan untuk

pengabdian kepada masyarakat ini yaitu

permasalahan pada sistem penyimpanan rekam

medis. Target sosialisasi adalah semua petugas

di Puskesmas Padang Pasir Padang.

Pada tahapan pelaksanaan pengabdian,

metode yang digunakan berupa sosialisasi

tentang optimalisasi sistem penyimpanan rekam

medis. Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi dan

tanya jawab terkait tentang sistem penyimpanan.

Sebelum sosialisasi, petugas rekam medis

diberikan pre-tes tentang sistem penyimpanan

rekam medis. Setelah sosialisasi dilaksanakan,

dilakukan lagi kegiatan post-test. Hal ini

bertujuan untuk mengevaluasi tingkat

pemahaman SDM terhadap materi yang telah

disampaikan sebelum dan setelah dilakukannya

kegiatan pelatihan. Dari data tersebut akan

diketahui apakah kegiatan sosialisasi berjalan

efektif dan mengenai sasaran.

Pelaksanaan kegiatan terdiri dari beberapa tahap:

1. Memberikan soal pre-test sebelum

dilakukannya sosialisasi tentang teori

penyimpanan rekam medis.

Gambar 1. Memberikan soal pre-test tentang penyimpanan rekam medis ke petugas rekam

medis

2. Pelaksanaan sosialisasi, dengan materi

kegiatan tentang sistem penyimpanan rekam

medis yang optimal dalam rangka untuk

meningkatkan mutu/kualitas pelayanan

rekam medis pasien rawat jalan di

Puskesmas Padang Pasir.

Gambar 2. Penyampaian materi tentang penyimpanan rekam medis

3. Memberikan soal post-test dari soal yang

sama dengan soal pre-test untuk mengukur

kemampuan pemahaman mitra.



Gambar 3. Memberikan soal post-test yang sama dengan soal pre-test sebelumnya

Metode pelaksanaan pengabdian kepada

masyarakat dilakukan dengan cara memberikan

materi dan dipresentasikan serta didiskusikan

dengan staf yang hadir dalam Pengabdian

tersebut dengan beberapa tahap:

1. Pemaparan materi tentang sistem

penyimpanan rekam medis yang dilakukan

dengan cara memberikan informasi kepada

pemberi pelayanan kesehatan khususnya

bagian Rekam Medis pada kegiatan

Pengabdian kepada masyarakat di


2. Tanya jawab dan diskusi

Pada tahapan ini diberi kesempatan kepada

petugas rekam medis untuk bertanya tentang

permasalahan yang terjadi di bagian

penyimpanan rekam medis. Dari

permasalahan tersebut diberikan solusi yang

tepat dalam menghadapi permasalahan yang

sering terjadi di bagian penyimpanan rekam

medis Puskesmas Padang Pasir. Semua

peserta diharapkan untuk ikut berpartisipasi

dalam pelaksanaan tanya jawab ini.

3. Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan selanjutnya adalah pelaksanaan

post-test kepada petugas rekam medis untuk

mengukur tingkat pengetahuan dan

pemahaman petugas rekam medis setelah

dilaksanakannya kegiatan sosialisasi sistem

penyimpanan rekam medis yang baik ini.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pelaksanaan kegiatan sosialisasi ini

dilakukan pada hari Jum’at tanggal 9 Agustus

2019 pukul 11.00 WIB di Puskesmas Padang

Pasir. Kegiatan dimulai dari pembukaan oleh

moderator. Moderator memperkenalkan diri dan

menyampaikan tujuan dari kegiatan, lalu

mendistribusikan soal pre-test. Setelah itu,

moderator memberikan kesempatan waktu

kepada pemateri untuk memaparkan tentang

sosialisasi optimalisasi sistem penyimpanan

rekam medis.

1. Peserta dan lokasi

Peserta yang hadir adalah semua petugas

rekam medis sebanyak 6 (enam) orang.

Lokasi kegiatan ini bertempat di ruangan aula


2. Proses

Secara keseluruhan kegiatan berjalan lancar,

semua peserta yang hadir mengikuti kegiatan

dari awal hingga akhir. Sebelum diberikan

materi, kegiatan ini dimulai dari pemberian

soal pre-test tentang penyimpanan rekam

medis. Setelah pemberian materi, peserta

diminta untuk menjawab soal post-test.

Peserta yang hadir ikut berperan aktif saat

sesi tanya jawab.



3. Output

Adanya peningkatan pengetahuan petugas

rekam medis setelah dilakukannya kegiatan

sosialisasi. Hal ini bisa dilihat dari

peningkatan kemampuan petugas rekam

medis dalam menjawab soal post-test. Hasil

nilai rata-rata pre-test diperoleh sebesar 45

point, meningkat menjadi 85 point setelah

dilaksanakannya post-test. Hasil ini dapat

dilihat pada tabel 1 di bawah ini:

Tabel 1. Nilai pre-test dan post-test

Peserta

Nilai Pre-test Post-test

1 34 84 2 40 82 3 42 85 4 44 84 5 42 82 6 66 95

Jumlah 268 512 Rata-Rata 45 85

4. Outcome

Dengan sosialisasi ini diharapkan sistem

penyimpanan rekam medis di Puskesmas

Padang Pasir lebih optimal agar dapat

meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis

pasien yang mana pelayanan rekam medis

pasien rawat jalan bisa mencapai standar

pelayanan minimal rekam medis yakni maksimal

10 menit.

5. Kendala

a. Latar belakang pendidikan petugas rekam

medis berasal dari : D-III rekam medis

sebanyak 4 orang, perawat sebanyak 1

orang, fisioterapi sebanyak 1 orang, dan

ekonomi sebanyak 1 orang.

b. Sistem penomoran yang digunakan adalah

family folder/ penomoran keluarga namun

belum dibuatkan kode/ penanda rekam

medis setiap anggota keluarga.

c. Map pelindung rekam medis masih minim

sehingga masih ditemukan rekam medis

pasien tanpa map yang ditumpuk satu

tempat sehingga pencarian dokumen

rekam medis menjadi lama.

d. Ruangan penyimpanan rekam medis

sangat sempit sehingga berkas rekam

medis ditumpuk dalam kardus dan

diletakkan di depan ruangan penyimpanan

rekam medis.

e. Rak penyimpanan rekam medis masih

sedikit sehingga rekam medis diletakkan

di atas lantai.

f. Jenis pengarsipan yang dipakai straight

numeric filling. Pengarsipan cara ini

memiliki beberapa kerugian seperti

kesalahan letak mudah terjadi, salah

posisi (transposisi) angka sering terjadi,

petugas yang mengarsipkan catatan pada

saat yang sama di area tersebut akan

saling menghalangi atau berbenturan, dan

kontrol mutu pengarsipan susah dilakukan

[6].

g. Tidak memakai outguide

h. Rekam medis pasien yang ada pada

bagian penyimpanan sudah dibedakan

antara aktif dengan yang tidak aktif

namun masih diletakkan dalam area yang

sama sehingga ruangan jadi semakin

sempit.

i. Kegiatan pemusnahan berkas rekam

medis belum pernah dilakukan.



Gambar 4. Foto bersama kepala puskesmas padang pasir

KESIMPULAN

1. Adanya peningkatan pengetahuan petugas

rekam medis setelah dilakukannya kegiatan

sosialisasi.

2. Latar belakang pendidikan petugas rekam

medis berasal dari : D-III rekam medis

sebanyak 4 orang, perawat sebanyak 1 orang,

fisioterapi sebanyak 1 orang, dan ekonomi

sebanyak 1 orang.

3. Sistem penomoran yang digunakan family

folder tanpa ada perbedaan kode nomor

ayah, ibu, dan anak.

4. Sistem pengarsipan yang digunakan straight

numeric filling.

5. Berkas rekam medis sudah ada dipisahkan

antara aktif dengan non-aktif namun masih

pada area yang sama.

6. Kegiatan pemusnahan belum pernah

dilakukan hingga saat ini.

7. Pola pengarsipan sudah sentralisasi.

SARAN

a. Diharapkan petugas rekam medis berlatar

belakang pendidikan minimal D-III rekam

medis.

b. Ruangan rekam medis diperbesar agar berkas

rekam medis bisa tersimpan dan dikelola

dengan baik.

c. Diperlukan tambahan rak penyimpanan

berkas rekam medis agar tidak ada lagi yang

tercecer di lantai karena dapat merusak isi

berkas rekam medis

d. Diperlukan adanya pemisahan antara berkas

rekam medis aktif dengan tidak aktif.

e. Diperlukan kegiatan pemusnahan rekam

medis untuk memperkecil volume rekam

medis pasien.

f. Sistem penomoran yang digunakan

Puskesmas Padang Pasir dibenarkan dengan

menggunakan Family Folder namun perlu

dibuatkan kode yang berbeda antara ayah,

ibu, dan anak (ayah = 01, ibu = 02, anak =

03)

g. Jenis pengarsipan yang digunakan sebaiknya

menggunakan terminal digit filling.

h. Diperlukan reward/penghargaan kepada

petugas rekam medis yang berguna untuk

meningkatkan kinerja petugas rekam medis.

UCAPAN TERIMAKASIH

Penulis ucapan terimakasih kepada Apikes

Iris yang telah memberikan bantuan Hibah PKM

Apikes Iris sehingga dapat membantu

terlaksananya program pengabdian kepada

masyarakat ini.

REFERENSI

[1] Kemenkes RI. 2014. Permenkes RI No. 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas

[2] Permenpan RB RI. 2013. Permenpan RB RI No.30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya

[3] DKK Padang. 2017. Profil Kesehatan Kota Padang Tahun 2017

[4] Karlina, D, Putri IA, dan Dian BS. 2016. Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu



Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal Kesehatan Vokasional, 1(1):44-52

[5] Budi, SC. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta : Quantum Sinergis Media

[6] Huffman, EK. 1994. Health Information

Management. Tenth Edition. Physicians Record Company. Berwyn : Illinois. Terjemahan Erkadius. 2013. Manajemen Informasi Kesehatan I. Diktat Perkuliahan. Padang: Apikes Iris

J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Vol. 1 No. 1 Desember 2019

23

Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas

Bangsalsari

Try Ganjar Wati1, Novita Nuraini2*

Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia,1,2 *e-mail: [email protected]

Abstract

Based on preliminary research at Bangsalsari Public Health Center were found that on December 2018 to March 2019 for 53 out of 200 medical record files were misplaced or misfiling. The misplaced file or misfiling could inhibit and led into delay on the patient service process. In addition, a new file would be created to replace the missing medical record file and affected the unsustainable medical record files. The aim of this research was to analyze, determine the priority causes and to fix the problem of misfiling incident using USG (Urgency, Seriousness, Growth) and brainstorming in Bangsalsari Public Health Center. This research is qualitative research and collecting the data using interview, observations, documentation, questionnaire, and brainstorming. The result of this research were the priority causes of mis filing incident coming from the broken folders and stacking files which had no folders. The improvement efforts for the problem are made by replacing the broken folders, duplicating medical record folders, gradually providing folders on medical record files, adding some filing cabinets to avoid stacking files, and separating inactive files.

Keywords: Public Health Center, Medical Record, Misfiling, Storage

Abstrak

Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Bangsalsari diketahui bahwa pada bulan Desember sampai Maret 2019 sebanyak 53 berkas dari 200 berkas rekam medis mengalami salah letak atau hilang (missfile). Berkas yang salah letak atau hilang (missfile) dapat menghambat proses pelayanan pasien dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pelayanan pasien, selain itu rekam medis yang hilang akan dibuatkan rekam medis baru sehingga isi dari berkas rekam medis tersebut tidak berkesinambungan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, menentukan prioritas penyebab serta menyusun upaya perbaikan masalah kejadian missfile menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan brainstorming di Puskesmas Bangsalsari. Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dan pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dokumentasi, kuesioner dan brainstorming. Hasil yang didapatkan bahwa prioritas penyebab masalah kejadian missfile yaitu map rusak dan berkas menumpuk yang tidak diberi map. Upaya perbaikan masalah tersebut yaitu bahwa melakukan penggantian map yang rusak, mengadakan penggandaan map rekam medis, pemberian map berkas rekam medis dilakukan secara bertahap, penambahan rak penyimpanan/ filing agar berkas tidak menumpuk, berkas yang yang tidak aktif di pisahkan (inaktif).

Kata Kunci : Penyimpanan, Missfile, Rekam Medis, Puskesmas

1. Pendahuluan

Pengelolahan sistem penyimpanan yang tidak sesuai akan menyebabkan missfile karena dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada (Uma, 2016). Missfile merupakan berkas rekam medis yang hilang dan salah letak pada rak penyimpanan berkas rekam medis di ruang filing. Berkas rekam medis dikatakan salah letak atau hilang (missfile) apabila berkas tersebut dibutuhkan akan tetapi pada rak penyimpanan berkas tersebut tidak tersedia atau tidak ada. Hal ini mungkin dapat terjadi karena tidak tercatatnya berkas yang keluar pada buku ekspedisi dan tidak adanya alat berupa tracer sehingga berkas tersebut hilang atau salah letak (Kurniawan, 2016). Missfile berkas juga dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Mutiara (2018) yang menyatakan bahwa missfile berkas rekam medis dapat menyebabkan duplikasi berkas rekam medis dimana satu pasien memiliki dua nomor rekam medis karena hal tersebut menyebabkan tidak tercapainya hasil pemeriksaan pasien yang berkesinambungan karena terpisahnya penempatan catatan riwayat pasien sebelumnya.

Studi pendahuluan yang dilakukan pada sistem penyimpanan berkas rekam medis di bagian pendaftaran rawat jalan Puskesmas Bangsalsari pada tanggal 13 Maret 2019 diketahui bahwa, pada sistem penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari terdapat kendala seperti missfile.


24

Berikut merupakan data missfile berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari yang dapat dilihat pada tabel 1:

Tabel 1. Data Missfile Berkas Rekam Medis Puskesmas Bangsalsari Desember 2018 sampai Maret 2019

Bulan No. RM No. RM yang hilang Persentase

Desember 15000-15050 16 32%

Januari 15350-15400 13 26%

Februari 15871- 15921 14 28%

Maret 16100- 16150 10 20%

Sumber : Data Primer Puskesmas Bangsalsari Tahun 2019

Tabel 1 menunjukan bahwa peneliti menghitung Peneliti menghitung secara acak 4

tumpukan berkas rekam medis, setiap 1 tumpukan diambil pada 50 berkas rekam medis. Jumlah berkas yang hilang pada bulan desember sebanyak 16 berkas dari 50 berkas dengan persentase 32%, bulan januari jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 13 berkas dari 50 berkas dengan persentase 26%, bulan februari jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 14 berkas dari 50 berkas dengan persentase 28%, dan bulan maret jumlah berkas yang hilang pada sebanyak 10 berkas dari 50 berkas dengan persentase 20%. Dampak yang ditimbulkan dari hal tersebut adalah lamanya pelayanan pada bagian pendaftaran karena petugas harus mencari berkas yang hilang dan lamanya waktu penyediaan berkas rekam medis, berdasarkan hasil observasi studi pendahuluan pada tanggal 13 maret 2019 waktu penyediaan berkas 15 menit karena petugas masih mencari berkas rekam medis yang hilang. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Subagia (2017) yang menyatakan bahwa berkas yang salah letak atau hilang (missfile) dapat menghambat proses pelayanan pasien dan menyebabkan keterlambatan dalam proses pelayanan pasien, selain itu rekam medis yang hilang akan dibuatkan rekam medis baru sehingga isi dari berkas rekam medis tersebut tidak berkesinambungan.

Hasil studi pendahuluan yang dilakukan di Puskesmas Bangsalsari bahwa belum adanya pelatihan yang diikuti oleh petugas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Salah satu upaya dalam mewujudkan mutu penyelenggaraan pelayanan rekam medis yaitu dengan menyelenggarakan pelatihan sumber daya manusia yang dapat memungkinkan petugas memanfaatkan segala kemampuan yang dimilikinya (Cholifah dalam Werdani, 2013). Rak penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari hanya tersedia satu rak penyimpanan sehingga masih banyak berkas yang diletakkan diatas meja, selain itu masih belum tersedianya tracer dan penggunaan buku ekspedisi. Menurut Oktavia (2017) salah satu faktor penyebab missfile yaitu penggunan buku ekspedisi yang kurang maksimal dan tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Novalin dan Prasetya (2013) dalam Oktavia, 2017 bahwa dampak yang ditimbulkan jika tracer tidak digunakan adalah petugas kesulitan saat mengembalikan dokumen rekam medis ke tempat penyimpanan dan dokumen yang dipinjam keberadaannya tidak diketahui sehingga menyebabkan proses pelayanan menjadi terhambat karena lamanya proses pengambilan dokumen rekam medis dan lamanya waktu tunggu. Beberapa berkas rekam medis tidak diberikan map kemudian ditumpuk di meja tanpa diberikan map melainkan hanya lembaran dokumen rekam medis.

Ruang penyimpanan di Puskesmas Bangsalsari suhu ruangannya panas dan luas ruangan yang kurang memadai yang menyebabkan banyaknya berkas rekam medis yang disimpan pada meja karena pada ruangan hanya bisa memuat satu rak penyimpanan. Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas serta luas ruangan yang memadai (Depkes, 2006). Faktor pendorong petugas dalam melakukan kegiatan seperti adanya motivasi external atau dorongan yang di berikan oleh kepala puskesmas. Menurut Hasibuan (2003) motivasi adalah pemberian daya penggerakan yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan daya dan upayanya untuk mencapai kepuasan. Dana atau biaya yang dikeluarkan pihak puskesmas dalam melaksanakan kegiatan terkait sistem penyimpanan yang bertujuan untuk mengurangi kejadian missfile. Menurut Oktavia (2017) apabila dana tidak


25

memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung dampak yang ditimbulkan adalah tingkat kejadian missfile semakin tinggi.

Penelitian mengenai kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari diteliti berdasarkan unsur manajemen 7M yaitu man, money, materials, machines, methode, motivation, media. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari. Peneliti melakukan prioritas masalah menggunakan USG (urgency, seriousness, growth) dan upaya perbaikan menggunakan brainstoriming

2. Metode Penelitian 2.1 Jenis/desain Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif pada penelitian ini digunakan untuk menganalisis missfile berkas rekam medis rawat jalan Puskesmas Bangsalsari dengan menggunakan tujuh unsur manajemen (man, money, method, machine, material, motivation, media), prioritas masalah menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) dan perbaikan masalah menggunakan brainstorming.

2.2 Subjek Penelitian Subjek dalam penelitian ini berjumlah 7 orang yaitu 2 orang petugas rekam medis rawat jalan, kepala puskesmas, dan 4 orang petugas poli Puskesmas Bangsalsari. 2.3 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini adalah menggunakan kuesioner, wawancara

mendalam, observasi dan dokumentasi. Pengambilan data dilakukan pada bulan September-

November 2019.

2.4 Metode Analisis Data Penelitan ini menggunakan teknik analisis kualitatif dengan memaparkan hasil dari kuesioner,

wawancara, observasi dan dokumentasi yang telah dilakukan oleh peneliti selanjutnya

menganalisis prioritas penyebab masalah dengan metode USG dan melakukan upaya

perbaikan dengan brainstorming.

3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Mengidentifikasi unsur “Man” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan

Faktor man dalam penelitian ini yaitu mengidentifikasi berdasarkan pengetahuan petugas, disiplin kerja dan pelatihan petugas. Faktor pengetahuan petugas dapatkan bahwa bahwa kurangnya pengetahuan petugas tentang sistem pengendalian disebabkan karena tingkat pendidikan petugas yang bukan lulusan rekam medis. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Kurniawati (2015) yang menyatakan bahwa semakin tinggi pendidikan petugas maka makin rendah angka kejadian missfile, namun apabila pendidikan petugas rendah maka angka kejadian missfile akan semakin tinggi.

Petugas tidak pernah mengikuti pelatihan terkait kegiatan pengelolaan rekam medis, selama ini kegiatan pelatihan yang dilakukan hanya kepada dokter dan perawat sedangkan untuk pelatihan rekam medis belum pernah dilakukan. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Anggraeni (2013) yang menyatakan bahwa apabila petugas belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis maka wawasan mereka tidak berkembang tentang rekam medis, sehingga petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam medis hal tersebut yang menyebabkan missfile terjadi di Bhayangkara Semarang.

Kedisiplinan petugas didapatkan bahwa terdapat 2 poli yang tidak disiplin dalam mengembalikan berkas rekam medis yang disebabkan karena belum mengisikan data pasien kebuku register dan jumlah petugas yang hanya berjumlah 2 orang, dan satu poli tidak mengisikan buku ekspedisi ketika meminjam berkas rekam medis. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto, 2015). Pranata (2014) menyatakan bahwa disiplin kerja adalah sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan tertulis/ tidak tertulis yang tercermin dalam bentuk tingkah laku dan perbuatan pada instansi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.


26

3.2 Mengidentifikasi unsur “Money” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan

Penyediaan dana atau anggaran di Puskesmas Bangsalsari tersedia akan tetapi pelaksanaannya belum sepenuhnya didanai seperti pengadaan rak penyimpanan berkas rekam medis sehingga belum optimalnya kegiatan rekam medis serta diperlukan penggunan dana dalam hal kegiatan rekam medis lebih optimal agar kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan baik dan sarana prasarana yang mendukung kegiatan tersebut dapat berjalan lebih baik lagi. Hal tersebut sesuai dengan penelitian Oktavia (2017) yang menyatakan apabila dana tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung dampak yang ditimbulkan adalah tingkat kejadian missfile semakin tinggi.

3.3 Mengidentifikasi unsur “Materials” kejadian missfile berkas rekam medis rawat

jalan

Faktor material didapatkan bahwa banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk yang tidak diberi map pada rak filing. Dampak yang ditimbul dari berkas rekam medis yang tidak diberikan map yaitu sebagian besar berkas rekam medis robek karena tidak diberikan map sebagai pelindung berkas rekam medis serta petugas kesulitan menemukan berkas rekam medis karena berkas tersebut rusak dan banyaknya berkas yang menumpuk berhimpitan sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas rekam medis dimana petugas harus mencari satu persatu nomor rekam medis. Satrio (2017) menyatakan bahwa petugas sebaiknya mengganti map dokumen yang sudah rusak agar tidak terjadinya kerusakan yang lebih parah dan melakukan pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin.

3.4 Mengidentifikasi unsur “Machines” kejadian missfile berkas rekam medis rawat

jalan

Machines yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu rak filing, tracer dan buku ekspedisi. Hasil wawancara dan observasi didapatkan bahwa jumlah rak yang tersedia di Puskesmas Bangsalsari tidak cukup untuk menyimpan berkas rekam medis sehingga banyaknya berkas rekam medis yang menumpuk pada meja dan kursi di ruang penyimpanan (filing) serta petugas kesulitan mencari berkas yang menumpuk karena tidak tertata dengan baik dan tidak terletak pada rak filing. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Asmono (2014) yang menyatakan bahwa faktor-faktor penyebab missfile yaitu terjadinya penumpukan dokumen rekam medis karena saranan prasarana yang kurang memadai. Berkas rekam medis yang keluar dari rak filing tidak menggunakan tracer yang mengakibatkan petugas tidak mengetahui beberapa nomor rekam medis yang keluar dari rak filing karena tidak ada alat kontrol. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Oktavia (2017) salah satu faktor penyebab missfile tidak ada tracer atau petunjuk keluar. Pelaksanaan pengisian buku ekspedisi pada saat peminjaman dan pengembalian berkas beberapa poli sudah melakukan pengisian akan tetapi beberapa poli juga belum melaksanakan pengisian atau penggunaan buku ekspedisi ketika meminjam berkas. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan maksimal maka akan kesulitan melacak dokumen rekam medis saat terjadi missfile (Andanriyanto, 2015).

3.5 Mengidentifikasi unsur “Method” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan

Standart Operational Procedure (SOP) di Puskesmas Bangsalsari sudah terdapat SOP yang mengatur tentang penyimpanan berkas rekam medis, akan tetapi belum ada SOP yang mengatur tentang peminjaman, pengembalian dan pengendalian yang menyebabkan kendala petugas dalam bekerja karena tidak ada acuan, langkah- langkah atau pedoman petugas dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga mengalami kesulitan dalam bekerja sehingga diperlukan adanya SOP terkait pengembalian, peminjaman dan pengendalian berkas rekam medis agar petugas terarah dalam melaksanakan pekerjaannya dan mengurangi kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan. Hal ini sejalan dengan penelitian Oktavia (2017) yang menyatakan dokumen rekam medis yang tidak diketahui keberadaannya karena tidak adanya instruksi SOP (Standard Operational Procedure).

3.6 Mengidentifikasi unsur “Media” kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan

Kondisi ruangan yang sempit sehingga petugas masih merasa tidak nyaman sehingga perlunya memperluas ruang penyimpanan dan terpisah dengan ruang pendaftaran, diberi AC serta ventilasi yang cukup agar petugas nyaman dalam bekerja serta dapat menampung jumlah


27

rak filing. Hal tersebut dikarenakan ruangan yang cukup sempit, penuh dengan rak penyimpanan dan tumpukan berkas. Giyana (2012) menyatakan bahwa sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang terlaksananya pelayanan kepada pasien yaitu ruangan yang mudah dijangkau atau diakses dan dilengkapi dengan sarana yang sesuai dengan kebutuhan.

3.7 Mengidentifikasi unsur “Motivation” kejadian missfile berkas rekam medis rawat

jalan

Faktor motivation didapatkan bahwa adanya motivasi yang diberikan oleh kepala puskesmas kepada petugas rekam medis maupun petugas poli yang mendukung semangat kerja petugas dalam bekerja. Suhaemi (2016) mengatakan bahwa motivasi yang tinggi dapat membuat karyawan menikmati pekerjaannya, bekerja tanpa unsur keterpaksaan dan menghasilkan suatu kualitas kerja yang tinggi. Pemberian reward dan punishment selama ini tidak di berikan oleh kepala puskesmas karena kepala puskesmas belum dapat mengkategorikan petugas disiplin dan tidak disiplin. Hal ini dapat menjadi salah satu penyebab missfile karena petugas yang tidak disiplin dalam melakukan pekerjaan seperti pengembalian berkas rekam medis yang terlambat, berkas tidak diberi map, penggunaan buku ekspedisi yang tidak optimal tidak pernah mendapat teguran maupun sanksi, sehingga diperlukan adanya punishment maupun reward kepada petugas yang disiplin maupun yang tidak disiplin 3.8 Menganalisis prioritas masalah dan menyusun upaya perbaikan missfile

berkas rekam medis rawat jalan menggunakan USG dan Brainstorming Kegiatan USG dan Brainstroming. Urgency, Seriousness, Growth (USG) merupakan salah

satu alat untuk menyusun urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan dalam suatu masalah (Kotler dkk dalam Sinaga,2017). Selanjutnya peneliti akan menyampaikan hasil penelitiannya kepada responden, jika terdapat data yang disepakati, ditambah atau ditolak oleh informan. Brainstorming dilakukan dengan tujuan untuk menggali ide, memberikan saran dan kesepakatan yang dihasilkan untuk memecahkan permasalahan dan sebagai upaya perbaikan untuk mengurangi terjadinya kejadian missfile berkas rekam medis di Puskesmas Bangsalsari. Langkah pertama yang dilakukan oleh peneliti adalah menjelaskan informasi terkait analisis faktor kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan berdasarkan unsur manajemen 7M (man, method, machine, material, media, motivation, money) dan menjelaskan tujuan penelitian. Peneliti memaparkan permasalahan berdasarkan hasil penelitian. Hasil dari identifikasi permasalahan terkait penyebab kerusakan berkas adalah sebagai berikut:

1. Tidak adanya pelatihan petugas terkait sistem pengelolaan rekam medis 2. Tidak adanya SOP peminjaman, pengembalian dan pengendalian 3. Berkas rekam medis menumpuk tidak diberi map 4. Kurangnya rak filing yang hanya berjumlah 1 rak 5. Tidak adanya tracer 6. Belum optimalnya penggunaan buku ekspedisi 7. Tidak adanya reward dan punishment yang diberikan kepada petugas Langkah kedua yaitu memberi kesempatan kepada responden untuk melakukan prioritas

masalah menggunakan teknik USG (Urgency, Seriousness, Growth) sekaligus memberikan saran dan pendapat mengenai prioritas permasalahan yang didapat. Hasil scoring USG didapatkan bahwa prioritas penyebab masalah kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari adalah berkas rekam medis menumpuk tidak diberi map dengan skoring tertinggi yaitu 78 dan yang kedua adalah tidak adanya tracer dengan skoring 72, prioritas kedua dilakukan karena permintaan dari reponden yang ingin masalah kedua diselesaikan.

Berdasarkan prioritas penyebab permasalahan yang telah dilakukan, peneliti memberikan kesempatan kepada informan untuk menanggapi dan memberikan saran mengenai upaya penyelesaian permasalahan tersebut dengan melakukan brainstroming dengan responden yang dilakukan melalui tahap pemberian informasi, tahap identifikasi pada tahap ini peneliti memberi kesempatan kepada audien untuk memberikan saran pemikiran sebanyak-banyaknya semua saran akan ditampung dan di tulis namun tidak dapat dikritik, tahap klasifikasi peneliti mengarahkan kembali audien untuk mengklasifikasi saransaran yang sudah diajukan, tahap verifikasi peneliti mengarahkan kembali audien untuk melihat kembali kesepakatan yang dibuat. apabila ada saran yang kurang relevan dengan permasalahan bias


28

dicoret, tahap konklusi pada tahap ini kelompok brainstorming menyimpulkan butir-butir alternative pemecahan masalah yang disetujui setelah semua sepakat, maka diambil kesepakatan terakhir dianggap cocok dan tepat. Hasil brainstorming tersebut dapat dilihat pada tabel 2

Tabel 2 Hasil Brainstorming

No Masalah Upaya Perbaikan

1. Berkas menumpuk tidak diberi map

1. Petugas mengganti map berkas rekam medis yang rusak dengan map berkas rekam medis yang baru

2. Bagian aset melakukan penggandaan map rekam medis.

3. Pemberian map dilakukan oleh petugas secara bertahap setiap minggu 200 berkas (1 Tumpukan).

4. Setiap pasien baru diberikan map pada berkas rekam medisnya.

5. Penambahan rak agar berkas tidak menumpuk. 6. Berkas yang lama (inaktif) di pisahkan

2. Tidak adanya tracer

1. Desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat

2. Beracuan pada nomor rekam medis, tanggal keluar dan poli yang dituju serta

3. Dibuatkan SOP tracer.

Tabel 2 dapat disimpulkan bahwa upaya perbaikan petugas melakukan penggantian map

berkas rekam medis yang rusak dengan map berkas rekam medis yang baru agar dapat melindungi berkas rekam medis dan mengurangi kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan, mengadakan penggandaan map rekam medis, pemberian map berkas rekam medis dilakukan secara bertahap setiap minggu 1 tumpukan yang berisi 200 berkas, setiap pasien baru yang datang berobat langsung diberikan map pada berkas rekam medisnya, penambahan rak penyimpanan atau filing agar berkas tidak menumpuk, berkas yang yang tidak aktif di pisahkan (inactive). Upaya perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat yang beracuan pada nomor rekam medis, tanggal keluar dan poli yang dituju serta dibuatkan SOP tracer.

4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan a. Hasil identifikasi unsur man sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat

jalan yaitu petugas belum pernah mengikuti pelatihan terkait pengelolaan rekam medis, kurang disiplinnya dua poli dalam mengembalikan berkas rekam medis.

b. Hasil identifikasi unsur money sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu belum optimalnya pendanaan kegiatan rekam medis dengan baik di Puskesmas Bangsalsari.

c. Hasil identifikasi unsur material sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu adanya beberapa berkas yang tidak diberi map

d. Hasil identifikasi unsur machines sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu kurangnya jumlah rak, tidak digunakaannya tracer, serta penggunaan buku ekspedisi yang belum optimal.

e. Hasil identifikasi unsur method sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan tidak adanya SOP peminjaman pengendalian dan pengembalian.

f. Hasil identifikasi unsur media sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan ruang filing yang sempit serta menjadi satu dengan ruang pendaftaran.

g. Hasil identifikasi unsur motivation sebagai penyebab kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan tidak adanya reward maupun punishment yang diberikan kepada petugas.

h. Hasil analisis prioritas masalah missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu berkas menumpuk tidak diberi map dan tidak adanya tracer.

i. Hasil rekomendasi upaya perbaikan kejadian missfile berkas rekam medis rawat jalan yaitu penggantian, penggandaan, pemberian map berkas rekam medis yang dilakukan secara bertahap. Pasien baru yang datang berobat langsung diberikan map pada berkas rekam


29

medisnya, penambahan rak filing serta melakukan retensi. Rekomendasi perbaikan kedua yaitu desain tracer dengan desain tracer berwarna hijau menggunakan bahan yang tidak mudah terlipat serta dibuatkan SOP tracer.

4.2 Saran a. Pihak puskemas sebaiknya mengadakan pelatihan kepada petugas agar dapat menambah

pengetahuan petugas terkait rekam medis baik itu penyimpanan, pengendalian, peminjaman serta pengembalian.

b. Pihak puskesmas sebaiknya melakukan rapat rutin yang terjadwal dengan tujuan untuk mengevaluasi atau menilai kinerja petugas dalam pengelolahan rekam medis.

c. Pihak puskesmas sebaiknya membuat dan menerapkan SOP sebagai acuan atau pedoman petugas dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

d. Pihak puskesmas sebaiknya memberikan penghargaan maupun sanksi sebagai bentuk motivasi petugas dalam melaksanakan pekerjaan.

e. Pihak puskesmas sebaiknya mempertimbangkan solusi atau rekomendasi yang telah didiskusikan untuk mengatasi masalah kajadian missfile berkas rekam medis rawat jalan di Puskesmas Bangsalsari.

Daftar Pustaka Andriyansyah, R. (2017). Analisis Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Untuk Meningkatkan

Aksesibilitas Penyandang Disabilitas Pada Pilkada Serentak 2015.http://digilib.unila.ac.id/25097/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf [20 September 2019].

Anggraeni, R. 2013. Tinjauan Pengendalian Missfile Dokumen Rekam Medis Di

Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Tahun 2013. Semarang. . Skripsi. Universitas Dian Nuswantoro Semarang:Semarang http://eprints.dinus.ac.id/7893/1/jurnal_12979.pdf[5 Mei 2019]

Asmono, D. M. 2014. Faktor-Faktor Penyebab Dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di

Bagian Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rumah Sakit Mata DR. Yap Yogyakarta. Universitas Gajah Mada

Budi, Savitri. 2011.Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergi Media. Depkes, Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis.

(Jakarta : Depkes RI. 2008).

---------------, 2014. ”Pusat Kesehatan Masyarakat”. Jakarta. ---------------, 2002. ” Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja

Perkantoran Dan Industri”. Jakarta.

Gaspersz, V. 2007. Team Oriented Problem Solving. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Giyana, F. 2015. Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat. https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota [20 maret 2019].

Karlina, D. 2016. Kejadian Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai

Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam Medis. Jurnal kesehatan Vokasional. https://journal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27477 [5 mei 2019].

Kurniawati, A. 2015. Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile Di

Bagian Filling Rawat Jalan Rsud Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015. Pemalang. http://eprints.dinus.ac.id/17447/1/jurnal_16220.pdf [19 April 2019]

Laxmi, A. 2010. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor-Faktor Penyebabnya Di

http://digilib.unila.ac.id/25097/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf

http://digilib.unila.ac.id/25097/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf

http://eprints.dinus.ac.id/7893/1/jurnal_12979.pdf%5b5

https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota%20%5b20

https://www.neliti.com/publications/18739/analisis-sistem-pengelolaan-rekam-medis-rawat-inap-rumah-sakit-umum-daerah-kota%20%5b20

https://journal.ugm.ac.id/jkesvo/article/view/27477%20%5b5

http://eprints.dinus.ac.id/17447/1/jurnal_16220.pdf%20%5b19


30

Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang. Semarang. http://eprints.dinus.ac.id/7815/1/jurnal_12630.pdf [29 mei 2019]

Loak, Julce Novalin. 2013. Tingkat Kejadian Missfile Dan Faktor - Faktor Penyebab di Bagian Filing Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2013. Semarang.

Oktavia, Nova, Djusmalinar, dan Damayanti. 2017.Analisis Penyebab

Terjadinya Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan (Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan. https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190 [5 maret 2019].

Pujilestari, Anik. 2016. Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Unsur Manajemen 5m Di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta. Skripsi. Universitas Muhammadiyah Surakarta:Surakarta. http://eprints.ums.ac.id/46472/28/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf [30 April 2019].

Romadoni, Sarif. 2014. Efektivitas Penerapan Metode Brainstorming Terhadap

Peningkatan Minat Dan Prestasi Belajar Ekonomi Siswa Kelas X Smk Ypkk 3 Sleman.Universitas Negeri Yogyakarta. https://eprints.uny.ac.id/16057/1/SKRIPSI%20FULL_09404241049.pdf[28 April 2019]

Satrio, Dimas. 2018. Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Pada

Rumah Sakit dr. Suryoto. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS%20SATRIO-FAH.pdf[30 September 2019].

Suaib, Suhaemi. 2016. Pentingnya Motivasi Kerja dalam Meningkatkan Peoduktivitas Kerja Pegawai Kantor Urusan Agama di Kecamatan Bontomarannu Kabupaten Gowa. Skripsi. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar. http://repositori.uin-alauddin.ac.id/4517/1/M.%20Suhaemi%20Suaib.pdf [31 September 2019].

Sugiyono. 2016.Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.Cetakan ke

3. Bandung: Alfabeta Bandung.

Uma, G. S. 2016. Evaluasi Pengelolaan Filing Dalam Rangka Meningkatkan Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Islam Kendal Tahun 2016. Kendal. http://mahasiswa.dinus.ac.id/docs/skripsi/jurnal/18513.pdf [5 mei 2019]

Wijono,Djoko.1999. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press.

http://eprints.dinus.ac.id/7815/1/jurnal_12630.pdf%20%5b29

https://jmiki.aptirmik.or.id/index.php/jmiki/article/view/190

http://eprints.ums.ac.id/46472/28/NASKAH%20PUBLIKASI.pdf

https://eprints.uny.ac.id/16057/1/SKRIPSI%20FULL_09404241049.pdf%5b28

http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS%20SATRIO-FAH.pdf%5b30

http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS%20SATRIO-FAH.pdf%5b30

http://repositori.uin-alauddin.ac.id/4517/1/M.%20Suhaemi%20Suaib.pdf

http://repositori.uin-alauddin.ac.id/4517/1/M.%20Suhaemi%20Suaib.pdf

J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan E-ISSN: 2721-866X

Vol. 1 No. 2 Maret 2020

94

SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN DOKUMEN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WATERFALL (STUDI KASUS

PUSKESMAS BANJARSENGON)

Nur Malika Jamil1, Niyalatul Muna2, Rossalina Adi Wijayanti3, Andri Permana Wicaksono4

Jurusan Kesehatan, Politeknik Negeri Jember, Indonesia1,2,3,4 *e-mail: [email protected]

Abstrak Sistem informasi dibuat berdasarkan permasalahan pencatatan penyelenggaraan peminjaman, pengembalian dokumen rekam medis. Sistem Informasi ini terkomputerisasi dimana dalam melakukan peminjaman dan pengembalian rekam medis tidak manual lagi. Tujuan sistem informasi ini untuk mempermudah petugas dalam pencatatan, peminjaman, pengembalian, mengontrol dan mengendalikan rekam medis. Peminjaman dan pengembalian rekam medis harus dikendalikan dengan dikontrol dengan baik untuk mengurangi duplikasi nomor rekam medis dan keterlambatan dokumen rekam medis. Penelitian secara kualitatif dengam metode pengumpulan data dokumentasi dan wawancara di Puskesmas Banjarsengon Jember. Metode yang digunakan dalam penelitian yaitu metode waterfall somerviel 2011. Tahapan yang dilakukan yaitu analisa kebutuhan, desain sistem, penulisan kode program, dan pengujian program. Perancangan sistem informasi ini menggunakan desain flowchart, context diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD) kemudian diimplementasikan hasil perancangan tersebut kedalam bahasa pemograman visual basic menggunakan apliksi Miscrosoft Visual Studio 2010. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Adanya sistem informasi ini dilengkapi dengan warning alert sebagai notifikasi bahwa dokumen rekam medis yang dipinjam oleh poli untuk segera dikembalikan serta, dapat membantu meringankan beban kerja petugas filing dengan meminimalisir jumlah keterlambatan dokumen rekam medis serta duplikasi dokumen rekam medis. Kata Kunci: peminjaman, pengembalian, rekam medis, sistem informasi, waterfall

Abstract The information system is made based on problems in recording the implementation of loans, returning medical records. This computerized information system where in the borrowing and returning of medical records is no longer manual. The purpose of this information system is to facilitate officers in recording, borrowing, returning, controlling and controlling medical records. The borrowing and return of medical records must be controlled properly to reduce duplication of medical record numbers and delays in medical record documents. Qualitative research using documentation data collection methods and interviews at the Banjarsengon Health Center in Jember. The method used in this research is the 2011 somerviel waterfall method. The steps taken are requirements analysis, system design, program code writing, and program testing. The design of this information system uses flowchart design, context diagrams, Data Flow Diagrams (DFD), and Entity Relationship Diagrams (ERD) then the design results are implemented into a visual basic programming language using Miscrosoft Visual Studio 2010. The results of this study are lending information systems. and return of medical record documents. This information system is equipped with a warning alert as a notification that medical record documents borrowed by POLI to be returned immediately, can help ease the workload of filing officers by minimizing the number of delays in medical record documents and duplication of medical record documents. Keywords: loans, returns, medical records, information systems, waterfal

1. Pendahuluan Puskesmas Banjarsengon dalam mempertahankan akreditasinya masih terdapat kendala

salah satunya merupakan proses peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis. Peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di Puskesmas Banjarsengon masih terdapat kendala yaitu tidak lengkapnya data peminjaman pengembalian dokumen rekam medis dalam waktu 1x24 jam serta, tidak ada keterangan waktu peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis dibuku ekspedisi. Kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis yang sudah tersimpan akan terus menerus digunakan dalam pelayanan pasien, sehingga setiap dokumen yang keluar dan masuk dari unit filing harus dicatat dibuku ekspedisi dan tracer (Fernanda, 2015).



95

Kegiatan yang di unit filing tersebut merupakan salah satu dari pengolahan rekam medis (Giyana, 2012).

Buku ekspedisi di Puskesmas Banjarsengon digunakan untuk peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis yang meliputi tanggal pinjam, unit, jumlah rekam medis keluar, jumlah rekam medis masuk serta keterangan dan tanda tangan. Hal ini tidak sependapat dengan Riyanto (2012) yang menyatakan bahwa setiap peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi yang berisikan nomer rekam medis, tanggal peminjaman, unit, penggunaan, dan nama pasien. Kondisi seperti ini membuat petugas tidak dapat mengetahui berapa banyak dokumen rekam medis yang kembali. Penggunaan buku ekspedisi di Puskesmas Banjarsengon dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Buku Ekspedisi Puskesmas Banjarsengon

Berdasarkan Gambar 1. Menunjukkan buku ekspedisi di Puskesmas hanya digunakan untuk pencatatan keluar masuk dokumen rekam medis yang tidak disertai keterangan nomor rekam medis, nama pasien serta tanda tangan peminjam dokumen rekam medis. Panah berwana biru untuk mengetahui keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis dibuku ekpedisi petugas memberi keterangan dokumen rekam medis yang terlambat pada kolom buku ekspedisi jumlah rekam medis keluar, tetapi tidak disertai tanggal pengembalian dokumen rekam medis dan keterangan tanggal dokumen rekam medis yang terlambatPenelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pelaporan status gizi balita berbasis web di Puskesmas Banjarsengon. Berdasarkan kutipan wawancara dapat disimpulkan salah satu dampak keterlambatan dokumen rekam medis yaitu duplikasi nomor rekam medis yang mencapai 50 dokumen rekam medis, hal tersebut terjadi karena pengolahan data pengembalian dokumen rekam medis masih berupa sistem manual yaitu buku ekspedisi dan penggunaan buku ekpedisi tersebut masih belum efisien. Hal ini Sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Susanto M (2012) yang menyatakan bahwa terjadinya pengulangan pencatatan atau reduksi data dan sistem manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual, data mudah hilang dan terjadi duplikasi nomor rekam medis. Sistem rekam medis secara komputerisasi dapat mengurangi kesalahan pada manusia (human error) dalam melakukan pekerjaannya dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada setiap pasien yang berobat (Gunarti, 2018). Oleh sebab itu diperlukan sistem yang dapat mengatur data peminjaman dan pengembalian rekam medis (Faiqatul, 2015).

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut maka peneliti memiliki solusi “Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Menggunakan Metode Waterfall di Puskesmas Banjarsengon” untuk membantu mempelancar kegiatan pencatatan keluar masuk dokumen rekam medis rawat jalan dan mengurangi resiko terhadap kesulitan pencarian rekam medis. Sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis dapat disempurnakan dengan mengimplementasikan pada teknologi komputer, dengan merancang sistem informasi yang saling terintegrasi. Kelebihan metode waterfall yaitu ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh dan benar di awal proyek, maka software dapat berjalan degan baik dan benar (Ginanjar, 2017). Harapan penelitian ini dapat membantu petugas untuk menjadi sistem pengingat apabila dokumen rekam medis belum dikembalikan serta, mengurangi angka keterlambatan pengembalian dan duplikasi nomor rekam medis. 2. Metode Penelitian 2.1 Jenis/desain Penelitian

Metode pengembangan sistem informasi yang digunakan adalah metode waterfall. Metode tersebut dipilih karena melihat kesesuaian kelebihan dari metode ini yaitu pengaplikasianya menggunakan model ini mudah, kelebihan dari model ini merupakan ketika semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek. Maka software dapat berjalan degan baik dan benar (sommervile, 2011).

Tgl DRM keluar

Unit yang di tuju

Jumlah keterlambatan DRM

Jumlah DRM Masuk



96

2.2 Subjek Penelitian Subyek pada penelitian ini adalah petugas filling dan kepala Puskesmas Banjarsengon. Subyek tersebut dipilih karena bertanggung jawab dalam peminjaman dan pengembalian dokumen rekam

medis Puskesmas Banjarsengon.

2.3 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data pada penelitian ini terdiri dari : 2.3.1 Teknik wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data metode yang digunakan peneliti untuk mengumpulkan data dan dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seorang responden atau narasumber. Terdiri dari petugas filling dan kepala Puskesmas Banjarsengon. 2.3.2 Teknik Observasi

Teknik pengamatan atau observasi dilakukan digunakan peneliti untuk mengumpukan data dan peneliti melakukan pengumpulan data secara langsung di Puskesmas Banjarsengon.

2.4 Metode Analisis Data 2.4.1Teknik Penyajian Data

Penelitian ini menyajikan data dalam bentuk tekstular dalam bentuk uraian kalimat dan gambar. 2.4.2 Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penenlitian ini adalah teknik analisis. Peneliti melakukan wawancara dan observasi untuk pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan yang kemudian di analisis sesuai kebutuhan peneliti.

3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Analisi Kebutuhan Hasil analisis kebutuhan fungsional dan non fungsional dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 3.1.1 Kebutuhan fungsional

1. Petugas filing a) Petugas filing dapat melakukan login b) Petugas filing dapat melakukan penginputan data petugas c) Petugas filing dapat melakukan pencarian data petugas d) Petugas filing dapat melakukan tambah data petugas e) Petugas filing dapat melakukan koreksi data petugas f) Petugas filing dapat melakukan hapus data petugas g) Petugas filing dapat melakukan batal data petugas h) Petugas filing dapat melakukan penginputan data dokumen rekam medis i) Petugas filing dapat melakukan tambah data dokumen rekam medis j) Petugas filing dapat melakukan koreksi data dokumen rekam medis k) Petugas filing dapat melakukan hapus data dokumen rekam medis l) Petugas filing dapat melakukan batal data dokumen rekam medis m) Petugas filing dapat melakukan transaksi peminjaman dokumen rekam medis n) Petugas filing dapat melakukan transaksi pengembalian dokumen rekam medis o) Petugas filing dapat melakukan koreksi peminjaman dokumen rekam medis p) Petugas filing dapat melakukan hapus peminjaman dokumen rekam medis q) Petugas filing dapat melakukan batal peminjaman dokumen rekam medis r) Petugas filing dapat mengakses laporan peminjaman dokumen rekam medis s) Petugas filing dapat mengakses laporan peminjaman dokumen rekam medis sesuai

dengan tipe harian, bulan dan tahun t) Petugas filing dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam medis u) Petugas filing dapat melakukan cetak laporan peminjaman dokumen rekam medis v) Petugas filing dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis w) Petugas filing dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis sesuai

dengan tipe harian, bulan dan tahun x) Petugas filing dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam medis y) Petugas filing dapat melakukan cetak grafik laporan peminjaman dokumen rekam medis z) Petugas filing dapat melakukan logout



97

2. Kepala Puskesmas a) Kepala Puskesmas dapat melakukan login b) Kepala Puskesmas dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis c) Kepala Puskesmas dapat mengakses laporan keterlambatan dokumen rekam medis

sesuai dengan tipe harian, bulan dan tahun d) Kepala Puskesmas dapat melakukan filter pada laporan peminjaman dokumen rekam

medis e) Kepala Puskesmas dapat melakukan cetak grafik laporan peminjaman dokumen rekam

medis f) Kepala Puskesmas dapat melakukan logout

3. Petugas Poli a) Petugas Poli dapat melakukan login ke sistem informasi poli b) Petugas Poli dapat melihat warning alert

3.1.2 Kebutuhan no fungsional 1. Operasional

a) Menggunakan sistem php server. b) Menggunakan MySQL. c) Printer untuk mencetak laporan peminjaman dan keterlambatan.

2. Keamanan dilengkapi password untuk mengakses sistem informasi. 3. Password setiap hak akses berbeda untuk mengakses sistem informasi. 4. Informasi

a) Memberikan informasi apabila password yang dimasukkan salah.

3.2 Desain Sistem Hasil analysis kebutuhan sistem didesain dalam bentuk flowchart sistem, context diagram,

data flow diagram, dan entity relationship diagram. 3.2.1 Alur sistem informasi peminjaman dan pengembalian DRM Puskesmas Banjarsengon

Gambar 2. Alur sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian DRM di Puskesmas

Gambar 2. dapat diketahui alur peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis dari petugas filing menginputkan identitas dokumen rekam medis untuk melakukan peminjaman serta mengirim drm ke unit



98

yang dituju. Oleh pihak poli dilengkapi sesuai dengan data pemeriksaan dan pengobatan kemudian dikembalikan ke ruang filing. Petugas fling segera menginputkan drm yang sudah dikembalikan sehingga terimpan di database dan menjadi laporan peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis yang dapat di lihat oleh kepala Puskesmas.

3.2.2 Context Diagram

Data DRM

Rangkuman Status DRM

Data Peminjaman DRM

Data Pengembal ian DRM

Laporan Peminjaman,pengembalian, keterlambatan

Status Pengembalian

Warning Alert

Laporan Keterlambatan

Login

Login

LoginWarning Alert

Login

Login

FILLINGPOLI KIA

KEPALA PUSKESMAS

POLI UMUM

POLI GIGI

1

SI PEMINJAMAN PENGEMBALIAN DRM

Warning Alert

Gambar 3. Data Flow Diagram Lv 0/Context Diagram

Gambar 3. konteks dibawah dapat menggambarkan aplikasi sistem Informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis di Puskesmas Banjarsengon. Dengan sistem ini petugas diling dan kepala Puskesmas dapat mengakses sistem Informasi dengan memasukkan username dan password, memasukkan data petugas, data dokumen rekam medis dan transaksi peminjaman pengembalian. Dari hasil data petugas dan data dokumen rekam medis dan transaksi peminjaman pengembalian dapat melihat laporan peminjaman dan pengembalian serta, dapat mengakses dan mencetak laporan. Kepala Puskesmas juga dapat mengakses sistem Informasi untuk melihat laporan keterlambatan dengan username dan password.

3.2.3 ERD (Entity Relation Diagram)

Gambar 4. ERD Sistem Informasi Pelaporan Status Gizi Balita Berbasis Web

ERD yang didesain memiliki Tabel master sebanyak 2 tabel yang dijadikan master yaitu petugas dan data rm. Setiap tabel memiliki hubungan relasi untuk 1 petugas dapat meminjam banyak DRM, dan mengembalikan banyak DRM. Setiap 1 DRM dapat dipinjam dan dikembalikan oleh banyak petugas.



99

3.3 Pengkodean Sistem Merupakan proses pengkodean yang dilakukan dari proses desain yang sudah dibuat

kemudian diterapkan ke dalam sebuah program. Farlinda, Nurul dan Rahmadani (2017) Pengkodena menggunakan Microsoft Visual Studio 6.0 dan menggunakan database microsoft Acces. Pengkodean dilakukan pada tahap ini menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010. Menggunakan penyimpanan database MySQL. Adapun tampilan menu-menu yang dibuat dalam Sistem informasi peminjaman dan pengembalian dapat dilihat pada gambar 5-13.

Gambar 5. Halaman Login

Gambar 6 Halaman Beranda (Home)



100

Gambar 7. Halaman Data Petugas

Gambar 8. Halaman Data Rekam Medis

Gambar 9. HalamanTransaksi Peminjaman dan Transaksi Pengembalian



101

Gambar 10. Halaman Laporan Peminjaman Pengembalian

Gambar 11. Halaman Laporan Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis

Gambar 12 Halaman Login Poli



102

Gambar 13. Halaman Warning Alert Poli

Tahapan metode waterfall yang ke empat adalah pengujian program menggunakan Black Box. Pressman (2010), Black Box Testing adalah metode pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak. Pengujian black box ini digunakan untuk mengetahui fungsi dari setiap menu dan sistem tersebut berjalan sesuai dengan kebutuhan. Proses pengujian dilakukan oleh pengguna yang nantinya akan menggunakan sistem Informasi ini untuk menilai sistem Informasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Pada proses pengujian sistem terdapat permintaan perbaikan alamat Puskesmas Banjarsengon. Pengujian sistem tersebut menggunakan uji black-box dengan menguji 31 fungsionalitas untuk hak akses petugas filing, 8 fungsionalitas untuk hak akses kepala Puskesmas dan poli 2 fungsionalitas dengan hasil semua fiture di sistem informasi telah berjalan sebagaimana mestinya.

4. Simpulan dan Saran 4.1 Simpulan

1. Pembuatan sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis di

Puskesmas Banjarsengon telah dibuat sesuai dengan analisa kebutuhan Puskesmas bagian Filing.

2. Merancang dan mendesain sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis Puskemas Banjarsengon telah dibuat dalam bentuk Flowchart, Context diagram sistem, Data Flow Diagram (DFD), dan Entyty Relationship Diagram (ERD) menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2010 dan Power Designer.

3. kode program pada aplikasi untuk membuat sistem informasi Peminjaman Pengembalian Dokumen Rekam Medis Puskesmas Banjarsengon dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2010 dan database MySQL.

4. Menguji sistem informasi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam dilaksanakan di Puskesmas Banjarsengon menggunakan uji BlackBox dan sistem informasi yang telah dibuat berhasil dengan 31 fungsionalitas yang diuji cobakan oleh petugas filing, 8 fungsionalitas oelh kepala Rekam Medis, dan 2 fungsionalitas oleh petugas poli.

4.2 Saran Pada penelitian sistem Informasi peminjaman pengembalian dokumen rekam medis menggunakan metode waterfall di Puskesmas Banjarsengon ini perlu adanya pengembangan sebagai sistem informasi pengendalian dokumen rekam medis yang berguna untuk peminjaman pengembalian serta penyimpanan dokumen rekam medis dan sistem informasi ini dapat dikembangkan dengan menggunakan sistem informasi peminjaman pengembalian dokumen rekam medis berbasis web dengan warning alert otomatis dapat terhubung ke nomor peminjam.



103

Daftar Pustaka A.A Gede Bagus dan Sang Ketut. (2013). Faktor – Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat

Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun 2013. Community Health 2013, I:2

Abdurrahman. (2018). Perancangan Aplikasi Monitoring Peminjaman Rekam Medis (Retrieval) di

RSUD Dr. H. Andi Abdurrahman Noor Kabupaten Tanah Bumbu. Vol. VIII, No. 3, Juli 2018. Ali Sabela Hasibuan. (2016). Faktor – faktor yang menyebabkan terjadinya duplikasi penomoran

berkas rekam medis rumah sakit umum imelda pekerja indonesia medan tahun 2016. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda Vo.1, No.2, September 2016.

Andri Kristanto. (2017). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya: Penerbit Gava Media,

Jogja (2017). Bagus, G dan Ketut, S. (2013). Faktor – Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat Keterlambatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar Tahun 2013. Community Health 2013, I:2 .

Budi Riyanto, Antik Pujihastuti, Rohmadi. (2012). Tinjauan pelaksanaan penyimpanan dan

pengambilan dokumen rekam medis di bagian filing rsud kabupaten karanganyar tahun 2012. 50Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 50-58

Dyah, T. dan H. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Dokumen Rekam Medis di

Unit Filling Rumah Sakit Umum Daerah Pandang Arang Boyolali. VOL.VI. NO.2, OKTOBER 2012, Hal 59-71.

Erawantini, F. (2017). Sistem Informasi Manajemen Kesehatan: Penerbit UPT Penerbitan

Universitas Jember.

Femanda J.W. (2017). Sistem Informasi Peminjaman Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit X Jurnal Wiyata Penelitian Sains dan Kesehatan [20 Mei 2019].

Hikmah, F, dkk. (2015). Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soebandi Jember. SEMINASKIT 2015/ ISSN : 2477-5649 [ 16 Maret 2020].

Kristanto, A. (2017). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya: Penerbit Gava Media, Jogja (2017).

Marlitasari, D. (2018). Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Peminjaman dan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Dengan Barcode di RSUD Genteng. Skripsi. Politeknik Negeri Jember.

Muchtar, R, D. (2017). Tinjauan Pengembalian Rekam Medis Rawat jalan dan Kecepatan Pendistribusian Rekam Medis Ke Poliklinik Di rumah Sakit AN-NISA Tanggerang. Jurnal INOHIM, Volume 5 Nomor 1, Juni 2017.

Permenkes. (2008). Rekam Medis. Diambil Dari:

http://dinkes.surabaya.go.id/portal/files/permenkes/dok_dinkes_87.pdf. Di akses 20 Februari 2020.

Riyanto B. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen Rekam Medis

di Bagian Filing RSUD Kabupaten Karang Anyar. Ejurnal.Stikesmhk.Ac.Id [20 Maret 2020]. Sommervile. (2011). Software Engineering Ninth Edition: Person Educatiom. U.S.A.

121

PENTINGNYA TRACER SEBAGAI KARTU PELACAKBERKAS REKAM MEDIS KELUAR DARI RAK PENYIMPANAN

Savitri Citra [email protected]

Sekolah Vokasi UGM

ABSTRAKKetersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat

membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis. Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang sedang keluar. Hal ini akan berdampak pada kesalahan letak, misfile, dan mempersulit pengembalian berkas rekam medis sesuai urutannya.

Metode dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah difusi ipteks yang digunakan dalam rangka merancang format tracer yang cocok untuk digunakan di Puskesmas Dlingo I Bantul. Selanjutnya, pelatihan juga dilaksanakan yang diawali dengan kegiatan penyuluhan.

Kegiatan pengabdian berjalan dengan lancar. Pada awalnya, tracer tidak dimanfaatkan sebagai pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan penyuluhan dan pelatihan, petugas akhirnya menyadari bahwa tracer memang perlu digunakan.

Kata kunci: tracer, penyimpanan berkas rekam medis, pelatihan

ABSTRACTThe availability of medical record quickly and accurately when needed will greatly help the

quality of health care provided to patients. If the medical record filing system were poor then there will be problems that can interfere with the availability of medical record. In the case of medical record filing system, the staffs at Dlingo I Bantul community health center do not using tracer to mark the medical records that were out from storage. This will have an impact on the wrong location, misfile, and complicates the return of medical record in the right order.

Method used in this community service was the diffusion of science and technology to design the tracer which is suitable for use in Dlingo I Bantul community health centers. Furthermore, the training was also implemented, started with counseling.

Community service was running smoothly. At first, the tracer was not used as a tracker and a guidance of medical record which was out from the storage. After counseling and training, the staffs finally realized that it is necessary to use tracer.

Keywords: tracer, medical record filing system, training

122

Indonesian Journal of Community Engagement Vol. 01, No. 01, September 2015

PENDAHULUAN

Puskesmas merupakan salah satu ujung tombak dalam hal pelayanan kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang dapat membantu mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Salah satu program puskesmas adalah peningkatan usaha kesehatan pribadi berupa pengobatan dasar. Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan kesehatan kepada pasien. Salah satunya adalah rekam medis (Depkes RI, 1997).

Rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan) mulai sejak awal hingga akhir perawatan diberikan ataupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif (Huffman, 1994). Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien. Maka dari itu, masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik, akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara tepat dan cepat.

Menurut Budi (2011), beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada (a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lainnya; (b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan roll o pack, rak terbuka, dan filing cabinet; (c) tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filing yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.

Hasil penelitian Asmono (2014) bahwa faktor-faktor penyebab tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata Dr. Yap Yogyakarta yaitu Sumber Daya Manusia (SDM), yaitu petugasnya tergesa-gesa, sarana di bagian penyimpanan yaitu rak penyimpanan sudah penuh dan Prosedur Tetap pengambilan dan penyimpanan rekam medis terkait penggunaan tracer yang tidak dijalankan. Dampak tidak menggunakan tracer di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta yaitu misfile dan berkas rekam medis sulit terlacak.

Selain itu, berdasarkan hasil penelitiannya Mahendra (2011) saat petugas penyimpanan di UPT Puskesmas Wonosari 1 sebelum menggunakan tracer mengalami banyak kendala, antara lain: berkas tidak ditemukan, banyak misfile. Setelah menggunakan tracer masalah-masalah tersebut teratasi. Dengan adanya tracer di penyimpanan Berkas Rekam Medis UPT 1 Puskesmas Wonosari 1 dapat mengurangi berkas misfile.

Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu untuk disosialisasikan kepada masyarakat tenaga kesehatan dalam hal ini puskesmas. Kegiatan ini diharapkan dapat menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis ketika keluar dari rak penyimpanan. Hal ini mendorong Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM untuk melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat tentang pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan di Puskesmas Dlingo 1 Bantul.

123

Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis Keluar dari Rak Penyimpanan

Tujuan umum dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah menciptakan budaya pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas. Tujuan tersebut selanjutnya dijabarkan menjadi:

1. merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis, dan

2. melakukan kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis.

MASALAH

Setiap harinya, rata-rata kunjungan pasien di Puskesmas Dlingo I Bantul mencapai 60-80 pasien. Pasien rata-rata berasal dari desa Dlingo dan sekitarnya. Dengan demikian, petugas harus mengambil dan menyimpan berkas rekam medis sebanyak 60 s.d. 80 berkas rekam medis tiap harinya. Dalam hal kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, petugas tidak menggunakan tracer untuk menandai berkas yang sedang keluar. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya:

1. Jumlah petugas terbatas,2. Adanya anggapan bahwa penggunaan tracer akan menambah lama proses penyimpanan

berkas rekam medis,3. Jumlah pasien yang berkunjung setiap harinya masih sedikit, dan4. Jumlah berkas rekam medis yang ada di ruang penyimpanan berkas tidak terlalu

banyak jika dibandingkan dengan yang ada di rumah sakit.

Tidak dimanfaatkannya tracer di ruang penyimpanan tentunya tidak sesuai dengan ketentuan yang ada. Menurut Depkes RI (1997), ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan adalah sebagai berikut.

1. Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.

2. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharunya setiap rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.

3. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari fasilitas kesehatan, kecuali atas perintah pengadilan.

124


METODE

1. Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakata. Difusi ipteks

Metode ini digunakan dalam rangka merancang format tracer yang cocok untuk digunakan di Puskesmas Dlingo I Bantul. Tracer (outguide) merupakan sarana penting dalam mengontrol penggunaan rekam medis. Biasanya digunakan untuk menggantikan rekam medis yang keluar dari penyimpanan. Tracer ini tetap berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Tracer ini dilengkapi dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan. Penggunaan tracer berwarna sangat membantu petugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. Tracer (outguide) dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip penyimpanan agar tidak hilang atau mengetahui keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke penyimpanan. Karena tracer digunakan berulang-ulang, maka bahan yang kuat merupakan hal yang penting (Huffman, 1994).

b. PelatihanMetode ini digunakan dengan cara:1). Penyuluhan2). Pelatihan praktik menggunakan tracer dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam

medis.2. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilaksanakan dengan cara:a. Observasi

Observasi dilakukan untuk melihat kondisi ruang penyimpanan berkas rekam medis. Observasi juga ditujukan untuk mengamati kinerja petugas dalam proses mengambil maupun menyimpan kembali berkas rekam medis di rak penyimpanan berkas.

b. WawancaraWawancara dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul terkait tracer yang digunakan. Wawancara juga dilakukan untuk mendapatkan informasi terkait faktor penyebab tidak digunakannya tracer.

c. Studi dokumentasiStudi dokumentasi digunakan untuk menelaah berkas rekam medis yang ada di Puskesmas Dlingo I Bantul. Hasil studi dokumentasi digunakan sebagai sumber untuk merancang format tracer.

3. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data kualitatif. Analisis kualitatif dapat dilakukan secara induktif, yaitu pengambilan kesimpulan umum berdasarkan data-data yang telah terkumpul (Notoatmodjo, 2002). Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah sebagai berikut:

125


a. Coding (Pengodean)

Coding (pengodean) dimaksudkan untuk memudahkan klasifikasi data. Klasifikasi data adalah kegiatan untuk mengelompokkan atau menggolong-golongkan data.

b. Reduksi Data

Reduksi dapat diartikan sebagai proses pemilihan dan perhatian pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data merupakan suatu bentuk analisis yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengkoordinasi data dengan cara sedemikian rupa sehingga kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi (Miles dkk, 1992).

c. Interpretasi

Kegiatan pengolahan data diakhiri dengan penyimpulan hasil analisa data yang nantinya harus siap untuk dibahas dan diinterpretasikan lebih lanjut dalam konteks pemecahan masalah.

4. Lokasi, Waktu, dan Durasi Kegiatan

a. Lokasi

Puskesmas Dlingo 1 terletak di Dukuh Koripan I, Desa Dlingo, Kecamatan Dlingo Kabupaten Bantul, dengan luas ruang kerja 26,35 km persegi. Wilayah kerja terdiri dari 3 desa terbagi 28 dusun. Wilayah kerja Puskesmas Dlingo 1 Bantul yang terdiri dari 3 desa yang dihuni penduduk sebesar 19.127 Jiwa. Komposisi penduduk berdasarkan jenis kelamin yaitu perempuan lebih banyak jumlahnya dibandingkan dengan laki-laki yakni laki-laki sejumlah 9.384 jiwa sedangkan perempuan sejumlah 9.743 jiwa. Kepadatan penduduk ketiga desa berkisar antara 573 jiwa/km persegi sampai dengan 994 jiwa/km persegi, dengan kepadatan terendah terdapat di Desa Mangunan dan kepadatan tertinggi berada di Desa Temuwuh.

Visi Puskesmas Dlingo I adalah Menuju Dlingo Sehat sebagai Pilar Bantul Sehat dengan Memperluas Cakupan Pelayanan Kesehatan yang Bermutu dan Terjangkau. Misi pembangunan kesehatan Puskesmas adalah mendukung tercapainya misi pembangunan kesehatan nasional. Misi tersebut adalah:

1) Menggerakan pembangunan berwawasan kesehatan diwilayah kerja,

2) Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat diwilayah kerja,

3) Memelihara dan meningkatkan mutu, pemerataan dan keterjangkauan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan,

4) Memelihara dan meningkatkan perorangan, keluarga dan masyarakat beserta lingkungannya.

126


b. WaktuKegiatan pengabdian dilaksanakan dalam kurun waktu 4 (empat) bulan dari bulan Juni s.d. September 2014.

c. Durasi KegiatanKegiatan pengabdian diawali dengan penyuluhan tentang pentingnya tracer

sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan. Selanjutnya, kegiatan dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab terkait penggunaan tracer dan optimalisasi penggunaannya. Kegiatan ini berdurasi kurang lebih selama 3 jam.

Kegiatan selanjutnya adalah merancang tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar rak penyimpanan. Proses ini berlangsung selama satu bulan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, perancangan format tracer sesuai kebutuhan di Puskesmas Dlingo I Bantul, penentuan bahan yang sesuai, hingga proses percetakan tracer.

Tahap selanjutnya adalah kegiatan pemanfaatan tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis. Kegiatan ini dilakukan dengan cara melatih petugas untuk menggunakan tracer. Kegiatan pelatihan dilaksanakan bersamaan saat petugas melayani pasien. Durasi waktunya berkisar antara 3-4 jam setiap harinya.

PEMBAHASAN

Bahan atau materi yang digunakan pada kegiatan ini adalah berkas rekam medis dan pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di rak penyimpanan di Puskesmas Dlingo I. Materi tersebut diantaranya adalah, peraturan terkait rekam medis, macam-macam catatan yang fungsinya sama seperti rekam medis yang berada di posyandu, pusling, pustu, puskesmas, serta rumah sakit.

Kegiatan pengabdian dilaksanakan di Puskesmas Dlingo I Bantul dengan sasaran petugas puskesmas khususnya petugas yang menangani penyimpanan rekam medis. Secara keseluruhan, kegiatan pengabdian masyarakat ini berjalan dengan lancar. Sambutan dari seluruh petugas di Puskesmas juga sangat baik, ramah, dan bekerjasama. Antusiasme dari peserta juga cukup baik, hal ini bisa terlihat mulai dari awal kegiatan sampai rangkaian kegiatan pengabdian kepada masyarakat selesai. Ada pun serangkaian kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah sebagai berikut.1. Pembukaan Kegiatan Pengabdian di Puskesmas Dingo I Bantul

Pembukaan kegiatan pengabdian diawali dengan sambutan Kepala Puskesmas Dlingo I Bantul yang dijabat oleh dr. Muh. Dadak P. Dalam sambutannya, beliau sangat senang dan berharap kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dapat terselenggara dengan rutin dan berkelanjutan. Hal ini dikarenakan materi yang disampaikan sangat bermanfaat untuk menambah wawasan dan manfaat praktis bagi puskesmas. Dalam sambutannya, Kepala Puskesmas Dlingo I Bantul juga menyampaikan bahwa kegiatan sosialisasi perlu dilakukan.

127


Kegiatan pengabdian ini diharapkan dapat menambah keterampilan dan wawasan petugas terhadap pengelolaan rekam medis di puskesmas. Di bawah ini gambar pembukaan kegiatan pengabdian di Puskesmas Dlingo I Bantul.

Gambar 1. Pembukaan Kegiatan Pengabdian di Puskesmas Dlingo

2. Sambutan Ketua Tim Pengabdian Kepada Masyarakat

Sambutan ketua tim pengabdian kepada masyarakat diawali dengan perkenalan dengan anggota tim pengabdian kepada masyarakat, selanjutnya mengenalkan Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM dan menyampaikan maksud dan tujuan kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini. Gambar sambutan dari ketua tim pengabdian kepada masyarakat Program Studi Rekam Medis Sekolah Vokasi UGM.

Gambar 2. Sambutan Ketua Kegiatan PKM

128


Dalam sambutannya, ketua tim pengabdian kepada masyarakat menyampaikan bahwa kegiatan ini menjadi salah satu tugas sebuah institusi pendidikan yaitu pengabdian kepada masyarakat. Selain itu, ketua tim juga menyampaikan pentingnya penggunaan tracer sebagai petunjuk keluar berkas rekam medis. Menurut Budi (2011), tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filling yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan berkas rekam medis. Gambar tracer yang digunakan adalah sebagai berikut.

Gambar 3. Tracer

Menurut Hatta (2009), bila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, maka tempat yang lama akan diberi tracer (outguide) yang menunjukan rekam medis disimpan atau dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Di Puskesmas Dlingo 1 belum memanfaatkan tracer sebagai petunjuk keluar berkas rekam medis. Hal ini perlu untuk diperbaiki karena pasien mempunyai hak untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang berkesinambungan. Dengan adanya tracer sebagai petunjuk berkas rekam medis keluar diharapkan dapat mengontrol keberadaan berkas rekam medis yang keluar rak penyimpanan sehingga ketika pasien berobat berkas rekam medis dengan segera dapat ditemukan kembali.

Menurut International Federation of Health Information Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer (outguide), yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Ada berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracer juga meningkatkan efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali. Menurut Depkes RI (1997), salah satu ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman.

129


3. Penyampaian materi pengabdian kepada masyarakat dan diskusiPenyampaian materi dilaksanakan di aula Puskesmas Dlingo I Bantul. Di bawah ini

gambar suasana kegiatan pengabdian kepada masyarakat.

Gambar 4. Kegiatan PKM

Penyampaian materi dilakukan oleh tim, yaitu pemaparan terkait manfaat dan penting-nya menggunakan tracer. Berikut gambarnya.

Gambar 5. Penyampaian materi

Setelah penyampaian materi selesai, acara dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanggapan dari petugas di puskesmas.

4. Simulasi dan Pelatihan Penggunaan Tracer

Kegiatan selanjutnya adalah mengunjungi tempat penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Dlingo I Bantul. Petugas yang menangani penyimpanan mulai menjelaskan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis. Sebelumnya, petugas tidak menggunakan tracer sebagai pelacak dan penanda berkas keluar dari rak penyimpanan.

130


Gambar 8. Penjelasan pelaksanaan penyimpanan

Selanjutnya, tim pengabdian bersama dengan petugas melakukan simulasi dan pelatihan pemanfaatan tracer. Tim kembali menegaskan bahwa tracer sangat perlu digunakan untuk meminimalkan kesalahan letak, mengurangi missfile, dan memudahkan pengembalian berkas rekam medis sesuai urutannya.

Gambar 6. Kegiatan simulasi dan pelatihan

131


Gambar 7. Kegiatan simulasi dan pelatihan

5. Output Kegiatan Pengabdaian

Kegiatan pengabdian ini dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan petugas dalam pengembalian dan pengambilan kembali berkas rekam medis dengan memanfaatkan tracer. Istilah pengembalian dan pengambilan kembali berkas rekam medis dari rak filing dikenal dengan retrival berkas rekam medis. Sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban kegiatan dibuat poster kegiatan pengabdian. Di bawah ini poster kegiatan pengabdian dengan judul Pentingnya Tracer sebagai Kartu Pelacak Berkas Rekam Medis yang Keluar dari Rak Penyimpanan.

Gambar 8. Poster Kegiatan Pengabdian

132


SIMPULAN

Peserta kegiatan pengabdian kepada masyarakat tahun 2014 adalah segenap petugas di Puskesmas Dlingo I Bantul. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan berjalan dengan lancar. Pada awalnya, tracer tidak dimanfaatkan sebagai pelacak dan petunjuk berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Setelah dilakukan sosialisasi dan pelatihan, petugas akhirnya menyadari bahwa tracer memang perlu digunakan.

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat semacam ini perlu dilanjutkan dan di kem-bang kan. Hal ini dikarenakan tingkat kesadaran petugas di fasilitas kesehatan terutama puskesmas terkait penggunaan tracer masih sangat rendah. Pelatihan dan pendampingan kepada petugas sebaiknya dilakukan secara kontinyu sehingga petugas benar-benar meng-gunakan tracer dalam kegiatan penyimpanan berkas rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

Asmono, M, D. 2014. Faktor-Faktor Penyebab dan Dampak Tidak Menggunakan Tracer di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mata ”Dr. YAP” Yogyakarta. <Internet diakses 8 Agustus 2015; tersedia dalam http://etd.repository.ugm.ac.id/index.php?mod=penelitian_detail&sub=PenelitianDetail&act=view&typ=html&buku_id=61349>

Depkes RI. 1997. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Jakarta: Dirjen Yanmed.

Hatta, G. R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI Press.

Huffman, E.K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians’ Record Company.

Mahendra, A. 2011. Pemanfaatan Tracer di Penyimpanan Berkas Rekam Medis di UPT Puskesmas Wonosari 1 (Tugas Akhir). Yogyakarta: Program Studi Rekam Medis UGM.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan.

Miles, M. B dan Huberman, A. M. 1992. Analisis Data Kualitatif (Diterjemahkan oleh Tjetjep Rohendi Rohidi). Jakarta: University of Indonesia Press.

Notoatmodjo, S. 2002. Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.

WHO. 2002. Manual Medical Record. Geneva.

JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019

554

TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENURUT

STANDAR AKREDITASI PUSKESMAS DI PUSKESMAS

SUKARAMAI TAHUN 2019

ABSTRAK

Sistem penyimpan rekam medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem

penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi pelayanan kesehatan,

karena sistem penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak

penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di

rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,

bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui penyimpanan

rekam medis berdasarkan standar akreditasi puskesmas di Puskemas Sukaramai. Jenis penelitian

menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan fenomologi. Penelitian dilakukan pada

bulan Oktober 2018-Januari 2019. Populasi adalah seluruh petugas rekam medis di Puskesmas

Sukaramai. Sampel penelitian berjumlah 6 orang yang diambil secara purposive sampling. Instrumen

penelitian yaitu pedoman wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check

list untuk observasi. Hasil penelitian diketahui bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan di Puskesmas

Sukaramai menggunakan family folder, sistem penjajarannya menggunakan Straight Numerical Filing

(SNF), pengambilan berkas rekam medis masih sering dilakukan oleh petugas lain yang bukan petugas

rekam medis, tidak adanya penggunaan tracer, dan belum menggunakan buku ekspedisi peminjaman,

serta sistem pengembalian berkas rekam medis tidak dipulangakan pada akhir jam kerja. Disarankan

bagi pihak puskesmas untuk menambah jumlah petugas rekam medis sesuai kualifikasi pendidikan formal

serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas, memberikan pelatihan pada petugas filling,

pengambilan rekam medis hanya dilakukan oleh petugas filling, membuat tracer dan buku ekspedisi

peminjaman rekam medis serta menentukan waktu pengembalian berkas rekam medis.

Kata Kunci : Manajemen, Rekam Medis, Akreditasi, Puskesmas .

PENDAHULUAN

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan upaya

kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan

preventif untuk mencapai derajat kesehatan

masyarakat yang setingi-tingginya di wilayah kerjanya (Permenkes RI, 2015).

Dalam menyelenggarakan fungsinya,

puskesmas harus melaksanakan rekam medis (Permenkes RI, 2014).

Rekam medis adalah berkas berisi

catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,

dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2014).

Pengelolahan rekam medis di

puskesmas terdiri dari cara pemberian

nomor rekam kesehatan keluarga, assembling, analisa kelengkapan,

penyimpanan dan distribusi (Ulfa, 2015).

Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam

institusi pelayanan kesehatan, karena sistem

penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak

penyimpanan, mempercepat ditemukan

kembali atau pengambilan berkas rekam

Valentina Dosen STIKes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan

E-mail: [email protected]


555

medis yang disimpan di rakpenyimpanan,

mudah pengembaliannya, dan melindungi

berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi

(Hatta, 2014). Sistem penyimpan rekam

medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas (Menkes RI,

2015).

Akreditasi Puskesmas adalah

pengakuan tehadap puskesmas yang dinilai telah memenuhi standar pelayanan

puskesmas untuk meningkatkan mutu

pelayanan puskesmas yang berkesinambungan. Puskesmas wajib

mengadakan penilaian akreditasi setiap tiga

tahun sekali. Kriteria yang memuat penilaian tentang penyimpanan rekam medis yaitu

kriteria 8.4.3 yaitu adanya sistem yang

memandu penyimpanan dan pemrosesan

rekam medis (Permenkes RI, 2015). Akreditasi berdampak pada peningkatan

kualitas mutu pelanyanan. Dengan adanya

akreditasi maka mutu pelayanan puskesmas akan jauh lebih baik.

Hasil survei awal diketahui bahwa

Puskesmas Sukaramai sudah terakreditasi

dengan status Pelayanan Kesehatan Dasar pada Desember 2017. Dalam pelaksanaan

penyimpan masih ditemukan kekeliruan

penyimpanan (misfile). Oleh karena itu perlu adanya evaluasi persiapan akreditasi agar

puskesmas dapat meningkatkan mutu

pelayanan rekam medis dan lebih siap menghadapi penilaian akreditasi selanjutnya.

Perumusan Masalah

Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis menurut standar akreditasi puskesmas

di Puskesmas Sukaramai?

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk

mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis rekam medis

menurut standar akreditasi puskesmas di

Puskesmas Sukaramai.

Manfaat Penelitian 1. Bagi Puskesmas

Sebagai bahan masukan dan saran bagi pihak puskesmas sebagai bahan

evaluasi tentang sistem penyimpanan

rekam medis berdasarkan standar

akreditasi puskesmas.

2. Bagi Intitusi Pendidikan Penelitian ini diharapkan dapat

digunakan sebagai bahan referensi dan

pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang rekam medis.

METODE

Jenis Penelitian

Jenis penelitan ini dilakukan dengan

menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan fenomologi. Pendekatan

fenomologi merupakan suatu metode

penelitian yang kritis dan menggali fenomena yang ada secara sistematis (Suryono, 2013).

Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan pada bulan

Oktober 2018 sampai Januari 2019

Tempat Penelitian

Tempat penelitian ini dilakukan di

Puskesmas Sukaramai Medan berlokasi di Jl. Arif Rahman Hakim No.28, Gg. Kantil, Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.

Populasi Populasi adalah seluruh petugas rekam

medis di Puskesmas Sukaramai.

Sampel dan Teknik Sampling

Sampel dalam penelitian ini berjumlah

6 orang yang diambil secara purposive sampling, artinya sampling yang dilakukan

dengan pertimbangan tertentu (Isgiyanto,

2009). Adapun kriteria inklusinya adalah

bekerja di bagian rekam medis puskesmas minimal 2 tahun

Instrumen Penelitian Instrumen penelitian yang digunakan

dalam penelitian ini yaitu pedoman

wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check list untuk

observasi.

Cara Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan

wawancara dan observasi


556

Analisis Data

Dalam penelitian ini analisa data

dilakukan secara deskriptif melalui reduksi data, penyajian dan penarikan kesimpulan,

sehingga diperoleh gambaran yang jelas

tentang sistem penyimpanan berdasarkan standar akreditasi puskesmas di Puskesmas

Sukaramai.

HASIL

Karakteristik Informan

Tenaga kesehatan yang bertugas di bagian rekam medis seluruhnya bukan

berlatar belakang pendidikan formal rekam

medis. Tabel 1 menunjukkan bahwa 3 orang berpendidikan D-III Kebidanan, 1 orang

berpendidikan D-III Keperawatan, 1 orang

berpendidikan D-IV Kebidanan dan 1 orang

berpendidikan SMA.

Tabel 1. Karakteristik Informan Petugas

Koding

Jenis

Kelamin

Usia Pendidikan

Informan 1 Perempuan 29 tahun D-IV Kebidanan

Informan 2 Perempuan 28 tahun D-III Kebidanan

Informan 3 Perempuan 32 tahun D-III

Keperawatan



Informan 6 Laki-laki 53 tahun SMA

Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi yang

peneliti lakukan, berkas rekam medis di Puskesmas Sukaramai dikelola secara

sentralisasi mengunakan sistem

penyimpanan Stright Numerical Filing

(SNF) dengan sistem penomoran family

folder berdasarkan wilayah.

Tabel 2. Hasil Observasi Penyimpanan Rekam Medis

No Pengamatan Keterangan

1 Penomoran Menggunakan sistem

penomoran family

folder yaitu satu berkas

rekam medis digunakan

oleh satu keluarga

tetapi belum terdapat

tambahan kode khusus

untuk ayah, ibu, dan

anak.

2 Penjajaran Masih menggunakan

sistem penyimpanan

Stright Numerical

Filing (SNF) sehingga

sering terjadi tertukar

tempat pada urutan

penomoran.

3 Sistem

penyimpanan

Sistem penyimpanan

dilakukan secara

sentralisasi, yaitu

berkas rekam medis

rawat jalan dan pasien

IGD disimpan dalam

satu ruangan.

Sistem Pengambilan Berkas Rekam

Medis Berdasarkan hasil observasi

menunjukkan bahwa pengambilan berkas

rekam medis tidak hanya dilakukan oleh

petugas rekam medis/petugas filing. Perawat dari poli sering mencari dan mengambil

sendiri berkas rekam medis pasien yang

diperlukan.

Tabel 3. Hasil Observasi Pengambilan

Berkas Rekam Medis No Pengamatan Keterangan

1 Pengambilan

berkas rekam

medis juga dilakukan

selain petugas

Perawat poli sering

sekali mengambil

sendiri berkas rekam medis yang dibutuhkan

Berdasarkan hasil wawancara terkait

pengambilan berkas rekam medis diperoleh

informasi yaitu:

³.DGDQJ-kadang kalau banyak pasien,

rekam medisnya lama sampai, perawatnya

DPELO�VHQGLUL�NHVLQL´ (Informan 2). ³<ang ngambil berkas rekam medis

petugas pendaftaran sama petugas filling.

Tapi ada juga perawat yang mencari sendiri

jika berkasnya belum sampai ke poli yang GLWXMX´��,QIRUPDQ��).

Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi Proses pengambiloan berkas rekam

medis dimulai dari petugas pendaftaran

memberikan/menunjukan KIB (Kartu Identitas Berobat) kepada petugas

pendaftaran. Kemudian petugas pendaftaran

memberikan nomor rekam medis yang mau

dicari oleh petugas filing pada rak penyimpanan setelah ditemukan petugas

mengambil berkas tersebut tanpa mengganti


557

dengan treacer sebagai alat bantu pengganti

berkas rekam medis yang dipinjam dan

petugas juga tidak mencatat buku ekspedisi peminjaman berkas rekam medis.

Tabel 4. Tabel Observasi Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi


1 Tracer Tidak terdapat tracer

2 Buku

Ekspedisi

Memiliki buku ekspedisi

tetapi tidak digunakan

Berdasarkan hasil wawancara terkait

penggunaan tracer dan buku ekspedisi

diperoleh informasi yaitu:

³3HWXJDV� SHQGDIWDUDQ� PHQHULPD� .,%�

dari pasien lalu melihat nomor rekam medis

yang sudah tercantum di sana dan petugas pendaftaran menyuruh petugas filling

mengambil berkas rekam medis dari rak

penyimpanan, setelah ditemukannya berkas rekam medis tersebut petugas filling

langsung memberikannya ke petugas

pendaftaran tanpa pemakaian treacer dan

tidak menuliskan paGD� EXNX� HNVSHGLVL´�(Informan 3).

³%XNX� HNVSHGLVL� DGD�� WDSL� MDUDQJ�

dipakai. Kalau tracer, kami nggak tahu apa LWX�WUDFHU"´��,QIRUPDQ��

Sistem Pengembalian Berkas Rekam

Medis

Hasil observasi dapatkan bahwa

petugas filling mengurutkan berkas rekam

medis yang telah dikembalikan sesuai nomor

rekam medisnya, tetapi pengembalian berkas

rekam medis ke dalam rak tidak dilakukan

diakhir jam kerja melainkan keesokan harinya.

Tabel 5. Hasil Observasi Pengembalian

Berkas Rekam Medis


1 Pengembalian berkas rekam

medis diakhir

jam kerja

Jika poli mengembalikan

berkas rekam

medisnya keesokan

harinya maka berkas

rekam medisnya di

susun pada keesokan

hainya

Berdasarkan hasil wawancara terkait pengembalian berkas rekam medis diperoleh

informasi yaitu:

³%HUNDV� UHNDP� PHGLV� GLNHPEDOLNDQ�

sehabis pulang jam bekerja, tetapi jika ada

poli yang belum mengembalikan berkas rekam medis kepada petugas filling maka

DNDQ� GL� NHPEDOLNDQ� SDGD� EHVRN� SDJLQ\D´�

(Informan 1). ³5HNDP�PHGLV� \DQJ� GLNHPEDOLNDQ� KDUL�

ini disusun dulu lalu dimasukan rak, tapi

kadang-kadang baru besok dikembalikan GDQ�GLPDVXNDQ�UDN´��,QIRUPDQ��

PEMBAHASAN

Sistem Penyimpanan

Berdasarkan hasil observasi dan

wawancara yang peneliti dapatkan dari informan menyatakan bahwa penyimpanan

yang dilakukan di Puskesmas Sukaramai

menggunakan family folder, tetapi belum

terdapat tambahan kode khusus untuk ayah, ibu, dan anak. Sedangkan sistem

penjajarannya menggunakan Stright

Numerical Filing (SNF). Hal ini tidak sesuai teori (Budi, 2011),

bahwa jenis sistem penjajaran yang sesuai

dengan family folder adalah seistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)

yang dikelolah secara sentralisasi.

Adapun akibat yang terjadi jika tidak

menggunakan Terminal Digit Filing (TDF) adalah terjadinya pertukaran nomor urut

tempat berkas rekam medis pada rak

penyimpanan.

Pengambilan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil wawancara dapatkan

bahwa pengambilan berkas rekam medis dilakukan oleh petugas filling dengan latar

belakang pendidikan bukan rekam medis.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas rekam medis memiliki tugas lain di

puskesmas selain sebagai petugas filling,

yaitu menjadi petugas layanan kebidanan dan keperawatan.

Hal ini terjadi karena puskesmas hanya

memiliki sedikit petugas rekam medis,

sehingga satu pegawai harus memiliki tugas

tambahan. Adanya pekerjaan tambahan

membuat petugas kelelahan dan tidak fokus

dengan pekerjaannya sehingga kinerjanya menurun. Pembagian tugas yang jelas dan

uraian tugas masing-masing staf pelaksana


558

kegiatan-kegiatan atau program sangat

penting agar masing-masing orang

bertanggung jawab atas setiap tugas yang dikerjakannya (Isminar, 2015).

Pada proses pengambilan rekam medis,

perawat yang ada di setiap poli terkadang mengambil berkas rekam medis sendiri

dengan alasan pasien sudah lama menunggu.

Hal ini dapat mengakibatkan misfile karena

setiap orang bisa bebas keluar masuk ruangan dan mengambil berkas rekam

medis. Selain itu pengambilan rekam medis

yang dilakukan oleh petugas lain petugas filling mengira berkas rekam meidis tersebut

tidak ada sehingga mereka membuat berkas

baru yang dapat mengakibatkan duplikasi pada sistem penyimpanan.

Hal ini tidak sesuai dengan Permenkes

No. 55 tahun 2013, yang menyatakan bahwa

yang berhak melakukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas filling. Petugas

filling adalah seseorang yang memiliki

kompetensi perekam medis yang diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk tentang

rekam medis secara luas dan

mendalam.Karena salah satu kompetensi

rekam medis adalah mampu mengelolah rekam medis dan informasi kesehatan untuk

memenuhi layanan medis, administrasi dan

kebutuhan informasi kesehatan.

Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi Berdasarkan hasil penelitian diperoleh

bahwa tidak terdapat tracer pada saat

pengambilan berkas, dan tidak dilakukan

pencatatan pada buku ekspedisi saat

peminjaman dan pemulangan berkas rekam medis. Petugas filling juga tidak mengetahui

bentuk dan kegunaan tracer.

Menurut Budi (2011), tracer digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak

filling yang dapat digunakan untuk

menelusur keberadaan rekam medis. Hal yang terjadi apabila tidak

digunkannya tracer pada sistem

penyimpanan adalah misfile karena petugas

filling tidak tau berkas rekam medis itu

berada di poli mana.

Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011)

langkah-langkah pengambilan berkas rekam medis yaitu:

1. Menerima tracer yang sudah terisi.

2. Mencari nomor rekam medis.

3. Menyelipkan tracer pada dokumen

rekam medis yang sudah diambil. 4. Mengambil dokumen rekam medis yang

sudah ditemukan.

5. Mencatat rekam medis yang keluar pada buku ekspedisi.

Penelitian Mahendra (2011)

membuktikan bahwa penggunaan tracer di

UPT 1 Puskesmas Wonosari 1 dapat mengurangi berkas misfile.

Sistem Pengembalian Berkas Rekam

Medis

Berdasarkan hasil penelitian

menunjukkan bahwa pengembalian berkas rekam dilakukan setelah jam kerja, tetapi

ada poli yang mengembalikan berkas rekam

medisnya keesokan harinya pada pagi hari.

Ketentuan yang harus ditaati di tempat penyimpanan bahwa seseorang yang

menerima atau meminjam dokumen rekam

medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam

peminjaman harus dibuat ketentuan berapa

lama jangka waktu untuk satu rekam medis

diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan (Riyanto, 2012).

Pengembalian yang tidak sesuai dengan

ketentuan dapat mengakibatkan misfile pada sistem penyimpanan, dan petugas filling

pada keesokan harinya menjadi kewalahan

karena harus menyusun berkas yang harus dikembalikan dan juga harus mencari berkas

dari pasien yang berobat pada hari itu.

Sehingga akan terjadi waktu tunggu pasien

yang lama dan penumpakan pasien pada pendaftaran.

KESIMPULAN

Dari hasil penelitian yang dilakuan oleh

peneliti didapatkan kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem penyimpanan yang dilakukan di

Puskesmas Sukaramai menggunakan

family folder, sistem penjajarannya

menggunakan Straight Numerical Filing

(SNF).

2. Pengambilan berkas rekam medis masih sering dilakukan oleh petugas lain yang

bukan petugas rekam medis.


559

3. Tidak adanya penggunaan tracer untuk

pengganti sementara pengambilan berkas

rekam medis, dan juga belum menggunakan buku ekspedisi untuk

peminjaman dan pemulangan berkas

rekam medis. 4. Sistem pengembalian berkas rekam

medis tidak dipulangakan pada akhir jam

kerja.

SARAN

1. Bagi Puskesmas a. Menambah jumlah petugas rekam

medis sesuai kualifikasi pendidikan

formal serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas.

b. Memberikan pelatihan atau

pembinaan secara rutin pada petugas

filling. c. Pengambilan rekam medis hanya

dilakukan oleh petugas filling agar

tidak terjadi kekeliruan pada saat pencarian berkas rekam medis.

d. Membuat tracer yang digunakan pada

saat pengambilan berkas rekam

medis, dan dilakukan penulisan pada buku ekspedisi peminjaman rekam

medis.

e. Sebaiknya diterapkan dengan jelas waktu pengembalian berkas rekam

medis kepada petugas filling.

DAFTAR PUSTAKA

Budi S Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja

Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Hatta, Gemala R. (2014). Pedoman

Manajemen Informasi Kesehatan

Disarana Pelayanan Keseshatan.

Jakarta: Universitas Indonesia (UI-

Press).

Isminar, Hetty. (2015). Manajemen Unit

Kerja. Yogyakarta: Deepublish.

Mahendra, A. (2011). Pemanfaatan Tracer

di Bagian penyimpanan berkas Rekam

medis di UPT Puskesmas Wonosari 1.

Tugas Akhir. Yogyakarta: Program

Studi Rekam Medis UGM.

Menkes RI. (2004). Standart Akreditasi

Puskesmas. Jakarta: Kementerian

Kesehatan.

Menkes RI. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 75 tahun 2014. Pusat

Kesehatan Masyarakat. Jakarta:

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Menkes RI. (2015). Peraturan Menteri

Kesehatan RI No.46 tahun 2016.

Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,

Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan

Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.

Jakarta: Menteri Kesehatan Republik

Indonesia. Rustiyanto E, Rahayu W Amba. (2004).

Manajemen Filing Dokumen Rekam

Medis dan Informasi Kesehatn.

Yogyakarta: Poltekkes Permata Indonesia.

Riyanto, Budi. (2012). Tinjauan

Pelaksanaan Penyimpanan Dan

Pengambialan Dokumen Rekam Medis

di Bidang Filing RSUD Kabupaten

Karanganyar Tahun 2012. Rekam Medis. Vol.6. No.2. Oktober 2012: 50-

58.

Ulfa, H Maria. (2015). Analisis Pelaksanaan

Pengelolaan Rekam Medis di

Puskesmas Harapan Raya Kota Pekan

Baru. Manajemen Informasi Kesehatan

Indonesia. Vol.3. No.2. Oktober 2015: 39-40.

Download - PENGARUH DESIGN TRACER TERHADAP PENYIMPANAN …

Top Related