pengantar administrasi perkantoran · 2014. 12. 4. · pengantar administrasi perkantoran page 1...

Pengantar Administrasi Perkantoran Page

Disusun Oleh :

FADHILAH

120412423421

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

KURIKULUM

2013

Pengantar Administrasi Perkantoran Page i

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena limpahan rahmat dan

karunia-Nya akhirnya kami dapat menyelesaikan modul ini untuk membantu proses

pendidikan dengan acuan Kurikulum 2013. Sebagai salah satu upaya peningkatan kualitas

dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan yang berbasis kompetensi sesuai dengan

tuntutan Kurikulum 2013 yang berorientasi pada tuntutan dunia kerja dan dunia industri

diperlukan adanya bahan ajar yaitu modul.

Pendekatan pembelajaran dengan sistem modul memberikan kesempatan kepada

peserta didik untuk belajar secara mandiri sesuai dengan percepatan pembelajaran masing-

masing. Modul sebagai alat atau sarana pembelajaran yang berisi materi, metode, batasan-

batasan, dan cara mengevaluasi yang dirancang secara sistematis untuk mencapai kompetensi

yang diharapkan untuk itu bahan ajar dengan sistem modul bagi SMK sesuai dengan program

keahliannya dianggap penting dan perlu. Faktor terpenting dari pendidikan adalah banyaknya

membaca dan berlatih melalui salah satu cara yaitu dengan membaca modul satu indikator

untuk membantu pendidikan dan mengetahui kemampuan peserta didik dalam mendalami

suatu materi sehingga tercapai hasil belajar yang optimal.

Modul ini disusun sebagai bahan acuan dalam menyajikan materi pelajaran untuk

Kompetensi Kejuruan, Kompetensi Dasar “ Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan

di bidang administrasi perkantoran” sesuai dengan yang tercantum dalam silabus. Semoga

bahan ajar ini dapat memberikan manfaat bagi siswa dalam melaksanakan pembelajaran.

Malang, 27 November 2014

Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii

Cover

Kata Pengantar ................................................................................................................... i

Daftar Isi ........................................................................................................................... ii

Petunjuk Belajar ............................................................................................................... iii

Kompetensi Inti ................................................................................................................ iv

Kompetensi Dasar ............................................................................................................ iv

Pendalaman Materi ........................................................................................................... 1

Latihan ............................................................................................................................ 12

Glosarium ........................................................................................................................ 18

Daftar Pustaka ................................................................................................................. 18

Daftar Isi

Pengantar Administrasi Perkantoran Page ii

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin

dicapai dalam modul ini. Tanyakan apabila masih belum memahami isi modul ini.

c. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti

serta bertanggungjawab.

d. Untuk kegiatan praktik, diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahamiteori

yang mendukung materi praktik.

e. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan

kerja dalam menggunakan alat-alat tersebut.

2. Guru

a. Informasikantentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.

b. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapatkan kesulitan dalam mempelajari modul

ini.

c. Berilah kesempatan bertanya pada peserta didik.

d. Berikan lebih banyak latihan atau pekerjaan pada peserta didik agar lebih memahami

lebih dalam kompentensi yang telah diajarkan.

e. Berikan evaluasi untuk kemajuan belajar, sehingga tujuan akhir dapat tercapai dengan

baik.

Petunjuk Belajar

Pengantar Administrasi Perkantoran Page

MATERI PEMBELAJARAN

Pengertian Organisasi

Prinsip-Prinsip Organisasi

Bentuk-Bentuk Organisasi

Bagan/Struktur Organisasi

Uraian Tugas

KOMPETENSI INTI

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap

sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif

dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan

bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR

Mengidentifikasi struktur

organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

Pengantar Administrasi Perkantoran Page 1

Gerbang Ilmu

Berbagai literatur tentang

organisasi dan manajemen telah

memberikan definisi tentang

organisasi, dengan berbagai cara,

tergantung dari segi tintauan atau

pendekatannya. Pada dasarnya,

pengertian organisasi dapat

dibedakan menjadi dua macam,

yaitu organisasi dalam arti statis

dan organisasi dalam arti

dinamis.

1. Pengertian Organisasi

Berbagai literatur tentang organisasi dan

manajemen telah memberikan definisi tentang

organisasi, dengan berbagai cara, tergantung dari

segi tintauan atau pendekatannya. Pada dasarnya,

pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi

dua macam, yaitu organisasi dalam arti statis dan

organisasi dalam arti dinamis.

Organisasi Dalam Arti Dinamis

Organisasi dalam arti statis berarti melihat

organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak

atau diam. Melihat organisasi sebagai sesuatu

yang tidak bergerak berarti melihat organisasi itu

seperti yang tergambar dalam bagan yang

beraneka ragam.

Ada berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam arti statis, antara lain

sebagai berikut :

a. Organisasi dipandang sebagai wadah atau sebagai alat pencapaian tujuan yang

ditetapkan sebelumnya, wadah kelompok yang mengadakan kerjasama untuk

mencapai tujuan bersama, wadah atau tempat dimana administrasi dan manajemen

dijalankan.

b. Organisasi dipandang sebagai jaringan dari hubungan kerja yang bersifat formal

seperti yang tergambar dalam suatu bagan organisasi.

c. Organisasi dipandang sebagai saluran hirarki kedudukan atau jabatan yang ada

dan menggambarkan secara jelas tentang garis wewenang, garis komando, dan

garis tanggungjawab.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa organisasi dalam arti statis merupakan wadah

atau tempat kegiatan administrasi dan manajemen berlangsung dengan gambaran yang jelas

tentang saluran hirarki daripada kedudukan, jabatan wewenang, garis komando, dan

tanggungjawab.

Paparan Isi Materi


Gerbang Ilmu

Organisasi merupakan suatu

bentuk kerjasama antara

sekelompok orang yang

tergabung dalam suatu wadah

tertentu guna mencapai

tujuan bersama.

Organisasi Dalam Arti Dinamis

Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang organisasi sebagai suatu organ yang

hidup, suatu organisme yang dinamis. Memandang organisasi sebagai organisme yang

dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga

melihat organisasi itu dari segi isinya. Isi daripada organisasi adalah sekolompok orang yang

melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain, organisasi dalam arti

dinamis berarti menyoroti aktivitas atau kegiatan yang ada di dalam organisasi, serta segala

macam aspek yang berhubungan dengan usaha pencapaian tujuan yang hendak dicapai.

Dari uraian di atas kita dapat mengatakan bahwa organisasi dalam arti dinamis

merupakan proses kerjasama antara orang-orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu

untuk mencapai tujuan bersema seperti yang telah ditetapkan secara bersama pula. Proses

adalah langkah-langkah yang harus dilalui. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha

mencapai tujuan bersama dimulai dari proses perencanaan (planning), proses

pengorganisasian (organizing), pemberian motivasi (mitivating), proses pengawasan

(controlling), dan proses pengambilan keputusan (decision making). Proses tersebut sering

disebut sebagai fungsi manajemen sehingga organisasi dalam arti dinamis disebut pula

organisasi sebagai fungi, yaitu organisasi yang memberi kemungkinan manajemen untuk

bergerak.

Beberapa Pendapat Para Ahli

Disamping beberapa definisi seperti yang telah

diutarakan di atas, masih banyak definisi lain yang

diberikan oleh para ahli. Sebagai bahan perbandingan

dansebagai bahan pengetahuan, di bawah ini dikutipkan

beberapa definisi yang dikemukakan para ahli. James D.

Mooney mengatakan bahwa, organisasi merupakan

bentuk dari setiap perserikatan manusia untuk mencapai

tujuan bersama. John D. Millet mengatakan bahwa,

organisasi adalah orang-orang yang bekerjasama dengan

mengandung ciri-ciri dari hubungan kemanusiaan yang timbul dalam kegiatan kelompok.

Menurut Sondang P. Siagian, organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang

atau lebih yang bekerjasama untuk mecapai suatu tujuan bersama dan terikat secara formal

dalam suatu ikatan hirariki dimana selaalu terdapat hubungan antara seorang atau

sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut

bawahan.


Menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro, organisasi adalah struktur pembagian

kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang

bekerjasama secara tertentu. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-

mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka

dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara, bagian, posisi, atau orang-orang yang

menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam

suatu organisasi. Struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,

standirasasi, koordinasi, sentralisasi, atar desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan

besaran ukuran satuan kerja.

Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa, Organisasi merupakan suatu

bentuk kerjasama antara sekelompok orang yang tergabung dalam suatu wadah tertentu guna

mencapai tujuan bersama seperti yang telah ditetapkan bersama.

2. Unsur-Unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi mempunyai tiga unsur, yaitu terdapat orang-orang, ada

kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri,

akan tetapi saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Agar orang-

orang yang ada di dalam organisasi dapat melakukan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan

bersama maka diperlukan daya kerja. Organisasi modern mempunyai unsur-unsru lengkap

yang terdiri dari :

MAN (MANUSIA)

Man (manusia), dalam organisasi sering disebut sebagai pegawai. Pegawai terdiri dari

semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari

unsur pimpinan sebagai unsur pimpinan tertinggi di dalam organisasi, para manajer yang

memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja.

Semuanya secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi organisasi.

KERJASAMA

Yang dimaksud dengan kerjasama adalah suatu perbuatan saling tolong-menolong

atau suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama.

Oleh karena itu, semua anggota yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi

administrator, manager, dan pekerja, secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi.

TUJUAN BERSAMA

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang

apa yang dicapai dan yang diharapka. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus


Gerbang Ilmu

Di era modern sekarang ini, banyak

perusahaan ataupun organisasi yang

bergerak di bidang administrasi,

sehingga banyak perusahaan yang

membutuhkan karyawan dalam

jumlah yang sangat banyak. Oleh

karena itu, perusahaan atau organisasi

harus membuat struktur organisasi

dan jabatan di bidang adminidtrasi

perkantoran, dengan tujuan untuk

memperlancar arus kerja perusahaan.

dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur,

program, pola, kebijaksanaan, strategi, anggaran, dan peraturan-peraturan yang telah

ditetapkan.

PERALATAN

Unsur yang keempat dari organisasi adalah peralatan yang terdiri dari semua sarana,

materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan).

LINGKUNGAN

Yang termasuk sebagai faktor lingkungan ini misalnya keadaan sosial, budaya,

ekonomis, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, yaitu kondisi atau situasi yang

secara langsung maupun tidak berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, tempat

atau lokasi yang erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus

dilakukan oleh organisasi, dan wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi.

KEKAYAAN ALAM

Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca,

flora, dan fauna.

3. Prinsip-Prinsip Organisasi

Berkaitan dengan pembentukan atau

penyusunan suatu organisasi, maka perlu

diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas

organisasi. Diantaranya adalah:

Perumusan Tujuan yang Jelas.

Tujuan dan arah merupakan hal yang

sangat penting dalam pembentukan suatu

organisasi. Karena dari tujuan ini akan

terlihat hasil yang akan dicapai baik itu

secara fisik maupun non fisik.

Pembagian Kerja.

Dalam pembentukan suatu organisasi

harus terlihat dengan jelas akan pembagian

kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya

tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.


Delegasi Kekuasaan.

Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis

komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.

Rentang Kekuasaan.

Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan.

Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga

tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.

Tingkat Pengawasan.

Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit)

bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan

apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.

Kesatuan Perintah Dan Tanggung Jawab.

Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau

komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang

memberikan delegasi (perintah) akan nampak.

Koordinasi.

Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi

dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu

organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

4. Bentuk-Bentuk Organisasi

Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang

perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut di antaranya sebagai berikut :

a. Organisasi Lini

Bentuk organisasi lini disebut juga bentuk organisasi garis atau bentuk organisasi

komando. Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung

secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan

jabatan-jabatan yang terendah, masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau

komando. Bentuk organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pucuk pimpinan atau

pimpinan tertinggi dipandang sebagai sumber kekuatan tunggal. Organisasi ini sering disebut


dengan organisasi militer atau otoriter. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi

kecil.

Organisasi Lini memiliki ciri-ciri, yaitu :

Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis

wewenang;

Jumlah karyawan sedikit;

Pemilik modal merupakan pemimpin

tertinggi;

Belum terdapat spesialisasi;

Masing-masing kepala unit mempunyai

wewenang & tanggung jawab penuh atas

segala bidang pekerjaan;

Struktur organisasi sederhana dan stabil;

Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil;

Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).

Kelebihan Organisasi Lini adalah :

Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik;

Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan);

Koordinasi lebih mudah dilaksanakan;

Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat;

Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung

berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan

dilaksanakan;

Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi;

Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat;

Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat

pimpinan;

Adanya penghematan biaya;

Pengawasan berjalan efektif.

Kelemahan-kelemahan organisasi lini :

Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan

organisasi;

Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri;


Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung

bersikap kaku (tidak fleksibel);

Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil

inisiatif sendiri;

Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan;

Kurang tersedianya staf ahli.

Di bawah ini merupakan contoh dari bagan bentuk organisasi lini.

b. Organisasi Lini dan Staff

Merupakan kombinasi dari organisasi lini,

azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran

tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff

berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-

saran, data informasi yang dibutuhkan:

Organisasi Lini dan Staff memiliki ciri-ciri. Di

antaranya :

Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

Jumlah karyawan banyak

Organisasi besar, bersifat komplek

Adanya spesialisasi

GENERAL

MANAJER

DIVISI DIVISI

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN


Kelebihan dari Organisasi Lini dan Staf, di antaranya :

Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada

organisasi besar maupun kecil.

Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn

pemikiran dari staf.

Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan

spesialisasinya

Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi Lini dan Staf, di antaranya :

Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan

nasihat

Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang

dilaksanakannyalah yang penting

Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf

tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan

ketidaksenangan pegawai lini

Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam

kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan

menjadi kompleks.

c. Organisasi Fungsional

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan

macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang

menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Organisasi Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu :

Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan


Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

Target-target jelas dan pasti

Pengawasan ketat

Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Kelebihan dari Organisasi Fungsional, yaitu :

Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar

dan tertib

Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama

biasanya cukup tinggi.

Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan Organisasi Fungsional, di antaranya :

Pekerjaan seringkali sangat membosankan

Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain

karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi

menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

d. Organisasi Lini dan Fungsional

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan

kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan

tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan

bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu

tanpa memandang tingkatan.

Organisasi Lini dan Fungsional memiliki ciri-ciri, yaitu :

Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat

bantuan.

Terdapat spesialisasi yang maksimal

Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Kebaikan Organisasi Lini dan Fungsional :

Solodaritas tinggi


Disiplin tinggi

Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Sedangkan kelemahannya adalah :

Kurang fleksibel

Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih

dari satu orang

Spesiaisasi memberikan kejenuhan

e. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini

dan fungsional.

Organisasi Lini, Fungsional dan Staff memiliki ciri-ciri, yaitu :

Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

Jumlah karyawan banyak.

Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:

Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

f. Organisasi Komite

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan

secara kolektif.

Organisasi komite terdiri dari :

Executive Committee ( Pimpinan

Komite), yaitu para anggotanya

mempunyai wewenang lini

Staff Committee, yaitu orang – orang

yang hanya mempunyai wewenang staf

Organisasi Komite memiliki ciri-ciri :

Adanya dewan dimana anggota bertindak

secara kolektif


Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota

dewan.

Asas musyawarah sangat ditonjolkan

Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi

Kelebihan Organisasi komite :

Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan

pemegang saham maupun dewan

Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

Sedangkan kelemahannya, yaitu :

Proses decision making sangat lambat

Biaya operasional rutin sangat tinggi

Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

5. Bagan/Struktur Organisasi

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan

tingkatan organisasi. Terdapat beberapa bagan/struktur organisasi yang dikemukakan para

ahli dan juga yang terdapat dalam beberapa teori, akan tetapi semua bagan/struktur organisasi

tersebut memiliki kesamaan dan dapat dijadikan referensi bagi organisasi dalam menyusun

ataupun merancang struktur di dalam organisasi. Beberapa bagan/struktur organisasi yang

akan dibahas di bawah ini dalam pembentukannya disesuaikan berdasarkan sifat organisasi,

skala organisasi, dan bidang organisasi. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur

organisasi yaitu :

a. Bentuk Vertikal

b. Bentuk Mendatar / horizontal

c. Bentuk Lingkaran / circular

d. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular

e. Bentuk Elliptical

f. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid)

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi menurut para ahli lainnya, di antaranya :


a. Bentuk Piramid.

Bentuk Ini Yang Paling Banyak Digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah

dimengerti. Bagan organisasi bentuk Piramid adalah suatu organisasi dimana bentuk bagan

organisasi tersebut menyerupai piramid. Dimana suatu pimpinan tertinggi ada di paling atas

piramid dan tingkatan pimpinan menengah dan bawahan ada di bagian-bagian bawah. Bentuk

piramid sering kali dipakai di organisasi-organisasi, karna bentuk piramid ini mudah

dimengerti dan dipahami.

Tipe piramid memiliki ciri-ciri antara lain ialah:

Memiliki jumlah organisasi yang tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki

kewenangan sedikit.

Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak

Pada jumlah jabatan sedikit sebab tingkat tingkat relatifnya kecil

b. Bentuk Vertikal.

Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan

Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.

c. Bentuk Horizontal.

Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar. Bagan organisasi bentuk horizontal atau

mendatar adalah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk atau

ujung pimpinan tertinggi sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah

disusun dari kiri kearah kanan atau sebaliknya.

http://2.bp.blogspot.com/-oKqVBPJhDLY/UHW1wq2YnfI/AAAAAAAAADg/dD_XhyZUWtI/s1600/piramid.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-fmFZFIo0qp0/UHW2FtVsTRI/AAAAAAAAADo/-85CqXZ7Kl4/s1600/ae.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-oKqVBPJhDLY/UHW1wq2YnfI/AAAAAAAAADg/dD_XhyZUWtI/s1600/piramid.jpghttp://2.bp.blogspot.com/-fmFZFIo0qp0/UHW2FtVsTRI/AAAAAAAAADo/-85CqXZ7Kl4/s1600/ae.jpg


d. Bentuk Lingkaran.

Menggambarkan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan yang lain. Bagan

organisasi bentuk Lingkaran adalah suatu bentuk bagan organisasi dimana satuan organisasi

atau pejabat yang terendah disusun dari luar bidang lingkaran ke arah titik tengah pusat

lingkaran dimana di titik tengah adalah pejabat atau pimpinan tertinggi.

e. Bentuk Elips

Bagan elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur organisasi mulai

dari pusat elips ke arah bidang elips. Seluaran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan

satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat elips ke arah bidang elips sehingga

menyerupai bentuk elips.

f. Bentuk Setengah Elips

Bagan setengah elips adalah bagan organisasi yang menggambarkan struktur

organisasi mulai dari pusat elips ke arah luar. Saluran wewenang dari pucuk pimpinan

sampai dengan satuan organisasi yang terendah disusun mulai dari pusat ke arah luar

sehingga membentuk setengah elips.

http://4.bp.blogspot.com/-xORJLlwloyM/UHW2OJF3uHI/AAAAAAAAADw/4s6J0NWHpwQ/s1600/index.jpghttp://1.bp.blogspot.com/-wkPWDfouEqc/UHW2ckH5GJI/AAAAAAAAAD4/Q6oEs_6kXJI/s1600/lingkaran.jpghttp://4.bp.blogspot.com/-xORJLlwloyM/UHW2OJF3uHI/AAAAAAAAADw/4s6J0NWHpwQ/s1600/index.jpghttp://1.bp.blogspot.com/-wkPWDfouEqc/UHW2ckH5GJI/AAAAAAAAAD4/Q6oEs_6kXJI/s1600/lingkaran.jpg


6. Uraian atau Pembagian Tugas

Organisasi Sebagai Proses Pembagian Tugas

Setiap bentuk kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai

tujuan bersama perlu memiliki sistem pembagian tugas. Adanya kerjasama yang baik tidak

menjamin keberhasilan pencapaian tujuan. Setiap jenis pekerjaan yang paling sederhana

sekalipun, sepanjang pekerjaan itu dilakukan oleh dua orang atau lebih, mutlak memerlukan

pembagian tugas sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dalam pembagian tugas

terdapat berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan, yaitu :

a. Menetapkan berbagai macam kegiatan yang harus dilakukan dalam organisasi;

meliputi bidang apasaja, dan setiap bidang biasanya memerlukan jenis kegiatan

tersendiri.

b. Menghimpun secara teratur bagian-bagian yang saling bergantung satu sama lain.

c. Mengelompokkan jenis-jenis pekerjaan yang sama dalam suatu kelompok sendiri,

untuk ditangani atau dikelola oleh orang-orang tertentu.

d. Mengadakan perincian hubungan-hubungan yang ada dari setiap jenis pekerjaan.

e. Menunjuk bagian-bagian dan orang-orang yang diberi tugas untuk memikul tugas

dan tanggungjawab dalam suatu bidang/jenis pekerjaan tertentu.

f. Merumuskan fungsi-fungsi atau tugas-tugas yang harus dilakukan atau dijalankan

oleh bagian-bagian atau orang-orang tersebut. Juga harus ditentukan sampai

dimana tugas, wewenang, dan tanggungjawab mereka masing-masing.

Setiap tugas pokok dalam instansi manapun dan dalam bentuk apapun perlu didukung

oleh pelayanan perkantoran (office service). Pelayanan perkantoran terdiri atas segenap

pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan.

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas atau mengorganisasikan

banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol

pimpinan.

Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang

terwujud dalam enam pola kegiatan sebagai berikut :

g. Menghimpun

Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi keterangan

yang siap dipergunakan.

h. Mencatat


Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-keterangan

yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan

disimpan.

i. Mengolah

Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk

yang lebih berguna.

j. Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang

diperlukan.

k. Mengirim

Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain.

l. Menyimpan

Kegiatan meletakkan sesuatu di tempat dan dengan sistem tertentu secara sistematis dan

aman agar tidak hilang atau rusak.


1. Jelaskan pengertian organisasi menurut Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro !

2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi kantor !

3. Apasajakah bentuk-bentuk organisasi kantor ? Sebutkan dan jelaskan !

4. Gambarkan bagan/struktur organisasi kantor yang diketahui, minimal 3 bagan !

5. Apasajakah tugas-tugas di dalam organsisasi kantor ? sebutkan !

Latihan

Kerjakan pertanyaan berikut dengan kelompok !


1. Seorang karyawan yang tidak hanya bertanggung jawab kepada satu atasan,

merupakan penerapan organisasi ....

a. Lini dan staf

b. Staf

c. Fungsional

d. Lini

e. Kantor

2. Berikut merupakan kelemahan organisasi lini, kecuali ....

a. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh

lebih dari satu orang.

b. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.

c. Kurang tersedianya staf ahli.

d. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan

organisasi.

e. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri.

3. Salah satu ciri dari bentuk organisasi fungsional adalah penempatan jabatan

berdasarkan ....

a. Standarisasi

b. Spesialisasi

c. Pola-pola organisasi

d. Senioritas

e. Jenis organisasi

4. Struktur organisasi mengandung unsur-unsur ....

a. Spesialisasi organisasi

b. Spesialisasi kerja

c. Jenis organisasi

d. Sususan organisasi

e. Pola-pola organisasi

5. Di bawah ini merupakan prinsip-prinsip organisasi, kecuali ....

a. Perumusan Tujuan yang Jelas

b. Pembagian Kerja

c. Delegasi Kekuasaan

d. Rentang Kekuasaan

e. Kompetitif

Latihan

Beri tanda silang (X) pada jawaban yang paling benar !


6. Berikut merupakan penjelasan kegiatan mencatat dalam uraian tugas organisasi, yaitu

....

a. Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan

yang terjadi sejak keterangan belum ada atau tidak tersimpan secara rapi, menjadi

keterangan yang siap dipergunakan.

b. Kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca,

dikirim, dan disimpan.

c. Mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam

bentuk yang lebih berguna.

d. Kegiatan memperbanyak dengan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang

diperlukan.

e. Kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantara dari satu pihak ke pihak lain.

7. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu, kecuali ....

a. Bentuk Segitiga

b. Bentuk Lingkaran / circular

c. Bentuk Setengah lingkaran /

semi Sircular

d. Bentuk Elliptical

e. Bentuk Piramida terbalik

(Invented Piramid)

8. Organisasi komite terdiri dari ....

a. Executive committee dan staff

committee

b. Financial committee dan staff

committee

c. Executive committee dan

accounting committee

d. Staff committe dan production

committee

e. Executive committee dan

planning committee

9. Organisasi lini, fungsional, dan staff memiliki 3 unsur pokok salah satunya yaitu ....

a. Karyawan dengan keahlian di bidang tertentu

b. Karyawan dengan kualifikasi yang memenuhi syarat

c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

d. Karyawan dengan tugas rutin

e. Karyawan dengan pengalaman yang baik

10. Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi, salah

0

satunya yaitu ....

a. Organisasi pemerintah

b. Organsisasi pendidikan

c. Organisasi koperasi

d. Organisasi lini dan staf

e. Organisasi keuangan

1. Sebutkan tiga kelebihan organisasi komite !

jawab

2. Apakah yang dimaksud dengan organisasi lini, fungsional, dan staf ? jelaskan !

jawab

3. Apasajakah tugas-tugas yang dikerjakan dalam organisasi ? sebutkan dan jelaskan !

jawab

4. Sebutkan dan jelaskan minimal 3 bentuk-bentuk organisasi !

jawab

5. Jelaskan prinsip-prinsip organisasi jawab

Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar !


Judul Modul : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi Struktur Organisasi Dan Jabatan Di Bidang

Administrasi Perkantoran Nama Siswa/Kelas : ________________________________________

No Uraian Nilai Keterangan Paraf Guru

1.

Kegiatan Belajar 1

Tugas

Tes Formatif

2. Kegiatan Belajar 2

Tugas

Tes Formatif


Tugas

Tes Formatif


Tugas

Tes Formatif

EVALUASI AKHIR

SEMESTER GANJIL

Malang, ____________________

Mengetahui,

Orang Tua/Wali

Lembar Penilaian


Spesialisasi : Pengkhususan, pengahlian, disesuaikan dengan keahlian.

Desentralisasi : Bersifat menyeluruh, tidak berfokus pada satu titik.

Koordinasi : Ikut andil, memiliki kontribusi.

Sentralisasi : Bersifat terpusat, fokus utama pada pusat.

Standirasasi : Penstandaran, disesuaikan berdasarkan standar yang ada.

Delegasi : Pengutusan, Penyerahan.

Diktatoris : Angkuh, memaksakan kehendak pada orang lain karena kekuasaan.

Otoriter : Wibawa, hak untuk bertindak, memiliki wewenang dan kuasa.

Decision Making : Kegiatan membuat atau mengambil keputusan.

Suphyanto, Heru, S.H., Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja. :

Harapan Baru (Modul)

Wursanto, Dr. Ig. 2002. Dasar-Dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : Andi.

,Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran SMK. Bandung :

Armico.

Puput, Dian Husada. Prinsip Organisasi. http://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-

organisasi.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.

Belajar Management. 2010. Prinsip-Prinsip Organisasi,

https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/

(online), diakses tanggal 26 November 2014.

Juned, Pmp. 2013. Bentuk-Bentuk Organisasi, http://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-

bentuk-organisasi_26.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.

Belajar Management. 2010. Bentuk-Bentuk Organisasi,

https://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/ (online),

diakses tanggal 26 November 2014.

Glosarium

Daftar Pustaka

http://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-organisasi.htmlhttp://puputdianhusada.blogspot.com/p/prinsip-organisasi.htmlhttps://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/http://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-bentuk-organisasi_26.htmlhttp://pmpjuned33.blogspot.com/2013/09/bentuk-bentuk-organisasi_26.htmlhttps://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/24/bentuk-bentuk-organisasi/


Vixio. 2013. Bentuk-Bentuk Bagan Struktur Organisasi, http://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-

bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.html (online), diakses tanggal 26 November 2014.
http://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.htmlhttp://v-ixio.blogspot.com/2013/10/bentuk-bentuk-bagan-struktur-organisasi_3.html

pengantar administrasi perkantoran · 2014. 12. 4. · pengantar administrasi perkantoran page 1...

Documents