penerapan program accurate dalam pengendalian persediaan …

Vol. 2, No. 1, Juni 2021 p-ISSN : 2723-6498 e-ISSN: 2723-6501 DOI Issue : 10.46306/rev.v2i1 Doi Artikel : 10.46306/rev.v2i1.61

163

PENERAPAN PROGRAM ACCURATE DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN

BARANG TERHADAP PENYAJIAN LAPORAN KEUANGAN

PT. GO CLEAN INDONESIA

Rini Christinawati Siahaan1, Hendra Dwi Prasetyo2

1,2Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Mahardhika Surabaya

e-mail: [email protected]

Abstrak

Di era globalisasi saat ini, penggunaan sistem informasi memiliki

kepentingan yang sangat penting dalam fungsi persediaan. Banyak

perusahaan jasa, dagang, atau manufaktur yang memakai sistem

informasi online. Penelitian yang dilakukan penulis adalah

perusahaan jasa. Hampir sebagian besar perusahaan jasa bukan

bergerak dalam jasa murni, dalam arti ada produk barang yang

menyertai penghantaran jasa tersebut. Persediaan jasa yang ada

adalah persedian pelengkap jasa itu sendiri, baik berupa manusia

sebagai mahluk hidup maupun mesin-mesin, barang-barang atau

perlengkapan lainnya yang menyertai penghantaran layanan atau

jasa. Berbeda dengan perusahaan dagang dan perusahaan

manufaktur yang persediaannya diolah sedemikian rupa menjadi

produk yang dapat dipasarkan. Tetapi bukan berarti perusahaan

tidak memiliki laporan persediaan. Sistem akuntansi yang dipakai di

PT. Go Clean Indonesia adalah program Accurate Software.Tetapi

penulis memperhatikan masih banyak masalah yang terjadi pada

pengelolaan persediaan barang jasa (inventaris) yaitu lebih tepatnya

di departemen gudang PT. Go Clean Indonesia. Sistem kerja bagian

administrasi gudang masih berantakan sehingga menyebabkan

kesalahan dalam proses penginputan barang di program Accurate

Software. Maka dari itu penulis menerapkan suatu sistem kerja

terutama dalam proses pengelolaan barang jasa (inventaris)

menggunakan aplikasi Accurate Software dengan benar sehingga

laporan yang disajikan sesuai dengan fisik yang ada.

Kata kunci— Sistem Informasi Akuntansi, persedian jasa, pembelian

Abstract

In the current era of globalization, the use of information systems has

a very important importance in the inventory function. Many service,

trading, or manufacturing companies use online information

systems. Research conducted by the author is a service company.

Most of the service companies are not engaged in pure services, in

the sense that there are products that accompany the delivery of these

services. Existing service supplies are complementary service

supplies, whether in the form of humans as living things or machines,

goods or other equipment that accompany the delivery of services or

services. In contrast to trading companies and manufacturing

companies whose inventories are processed in such a way as to

become marketable products. But that doesn't mean the company

doesn't have an inventory report. The accounting system used at PT.

Go Clean Indonesia is an Accurate Software program. But the

authors pay attention to the many problems that occur in the

management of service goods inventory (inventory), which is more

precisely in the warehouse department of PT. Go Clean Indonesia.

http://issn.pdii.lipi.go.id/issn.cgi/issn.cgi?daftar&&&&&2723-6501

mailto:[email protected]

Vol. 2, No. 1, Juni 2021 p-ISSN : 2723-6498 e-ISSN: 2723-6501 DOI Issue : 10.46306/rev.v2i1 Doi Artikel : 10.46306/rev.v2i1.61

164

The warehouse administration work system is still a mess, causing

errors in the process of inputting goods in the Accurate Software

program. Therefore, the authors apply a work system, especially in

the process of managing goods and services (inventory) using the

Accurate Software application correctly so that the report presented

is in accordance with the existing physical.

Keywords— Accounting Information Systems, service provision,

purchasing

Received June 24, 2021, Revision June 24, 2021, Accepted for publication June 26, 2021. Copyright ©2021 Published by LP2M Bina Bangsa University

http://issn.pdii.lipi.go.id/issn.cgi/issn.cgi?daftar&&&&&2723-6501

PENERAPAN PROGRAM ACCURATE DALAM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG TERHADAP PENYAJIAN LAPORAN KEUANGAN PT. GO CLEAN INDONESIA | Hal 163-187

165

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi dan budaya manusia akan mempengaruhi tingkat kebutuhan

manusia baik jumlah maupun jenisnya. Permintaan konsumen yang meningkat akan

mendorong pengusaha untuk meningkatkan usahanya dalam pembelian dan penjualan

barang dan jasa. Kebutuhan akan informasi sangat penting bagi seorang manajer atau

pemimpin perusahaan. Seperti yang di ketahui berdasarkan salah satu karakteristik jasa

bahwa jasa tidak terlepas dari penyedia jasa, baik itu berupa manusia maupun mesin atau

perlengkapan yang melekat pada jasa tersebut. Di era globalisasi saat ini, penggunaan

sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam fungsi persediaan.

Dewasa ini, hampir sebagian besar perusahaan jasa bukan bergerak dalam jasa murni,

dalam arti ada produk barang yang menyertai penghantaran jasa tersebut. Perusahaan jasa

kebersihan merupakan suatu usaha yang melakukan produksi jasa kebersihan sehingga

logistik dalam perusahaan bukan logistik pendistribusian barang, melainkan hanya

menyangkut manajemen persediaan barang serta peralatan yang dibutuhkan untuk

memproduksi jasa tersebut. Perusahaan jasa tidak memiliki persediaan barang (goods)

untuk di pasarkan karena produk yang dipasarkan tersebut adalah hasil jasa. Sehingga dalam

pencatatan akuntansi perusahanan jasa hanya akan terlihat pada bagian persediaan dan

pembelian saja.

Berbeda dengan perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur yang persediaannya

diolah sedemikian rupa menjadi produk yang dapat dipasarkan. Tetapi bukan berarti

perusahaan jasa tidak memiliki laporan persediaan. Seperti halnya produk yang berupa

barang (goods) dalam jasa juga dikenal persediaan atau inventori. Persediaan jasa yang

dimaksudkan adalah persediaan pelengkap jasa itu sendiri, baik berupa manusia sebagai

mahluk hidup maupun mesin-mesin, barang-barang atau perlengkapan lainnya yang

menyertai penghantaran sebuah layanan atau jasa. Maka dari itu, perusajaan jasa harus

membuat laporan persediaan untuk mencatat mesin-mesin, barang-barang atau

perlengkapan karena berhubungan langsung terhadap layanan atau jasa yang dipasarkan.

Untuk saat ini PT. Go Clean Indonesia sudah menggunakan system informasi akuntansi

yaitu program Accurate Software dalam mengolah data persediaan tetapi masih sering

terjadi kesalahan dimana laporan persediaan tersebut tidak sama dengan fisik barang yang

di gudang, serta penerapan kerja yang berantakan di bagian administrasi gudang sehingga

tidak sedikit menimbulkan masalah kepada pelanggan/klien. Maka dari itu penulis akan

mencoba menerapkan suatu sistem akuntansi dengan menggunakan program Accurate

Software dengan baik dan benar sehingga penyajian laporan keuangan PT. Go Clean

Indonesia sesuai dengan PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan).


166

Menurut Bahri (2016) mengatakan bahwa Perusahaan jasa adalah perusahaan yang

bergerak dalam menjual jasa. Perusahaan menyediakan berupa pelayanan, berupa

memberikan keindahan dan kesenangan pada konsumen. Perusahaan jasa biasanya terbagi

dalam profesi (pengacara, akuntan, konsultan pajak, dan notaris); perjalanan dan akomodasi

(perusahaan pengangkutan, hotel, dan apartemen); reparasi dan pemeliharaan (bengkel

kendaraan, celaning service, dan cuci kendaraan); persewaan (persewaan mobil, persewaan

pusat – pusat pertokoan, dan persewaan gedung); komunikasi (surat kabar, telepon, dan

televisi); pelatihan dan keterampilan (pelatihan dan kursus – kursus (kursus akuntansi dan

kursus komputer), keuangan (perbankan, sewa guna kantor (leasing), dan kartu kredit). Dari

pendapat diatas penulis menyimpulkan bahwa perusahaan jasa adalah perusahaan atau suatu

unit usaha kegiatan yang bergerak dalam menjual dan menyediakan pelayanan jasa yang

memberikan kepusaan, kesenangan dan keindahan pada pelanggan/pengguna jasa tersebut.

Menurut Syakur (2015:140) Perusahaan jasa tidak mempunyai persediaan barang.

Segala sesuatu yang disediakan untuk memproduksi jasa tidak dapat diberlakukan sebagai

persediaan (inventory) melainkan sebagai persediaan perlengkapan (supplies). Pada

dasarnya persedian tidak boleh lebih dan tidak boleh kurang, lebih merupakan biaya dan

kurang juga adalah biaya.

Menurut Fitzsimmons, pada dasarnyamanajemen persediaan adalah pertanyaan yang

memusatkan perhatian pada kuantitas pemesanan, danmodel kuantitas pemesanan yang

dikembangkan untuk beragam aplikasi persediaan. Kapan menempatkan suatu pesanan

(disebut reorder point) adalah pusat pertanyaan lain manajemen persediaan (Fitzsimmons,

2016:479).

Menurut Annisa Puji Harlina (2018), Manajemen waktu merupakan perencanaan,

pengorgansasian, pengetahuan dan pengawasan produktifitaswaktu. Waktu menjadi salah

satu sumber daya kerja yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat

dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Efisien

bermakna pengurangan waktu yang ditentukan dan investasi menggunakan waktu yang ada.

Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya

untuk mencapai tujuan.

Menurut Azhar Susanto (2017:80), Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan

sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/ komponen baik fisik maupun nonfisik

yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah

data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.

Adapun komponen-komponen sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto

(2017:207), adalah Hardware, Software ,Brainware , Prosedur. Database, dan Teknologi

Jaringan komunikasi.

METODOLOGI PENELITIAN


167

Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian

Berdasarkan kerangka kerja penelitian yang telah digambarkan di atas, maka dapat

diuraikan pembahasan masing-masing tahap dalam penelitian adalah sebagai berikut :

1. Studi Literatur

Dalam penelitian ini, penulis mempelajari dan mengumpulkan bahan bahan dengan cara

membaca buku-buku yang berkaitan dengan topik yang ada dalam artikel ini.

2. Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data, penulis melakukan 3 metode yaitu Wawancara dan

Obeservasi, Data Primer dan Sekunder, dan Dokumentasi. Penulis melakukan metode

wawancara untuk mendapatkan informasi sebagai bahan penelitian dengan cara bertanya

langsung kepada sumber yang bersangkutan. Penulis juga melakukan konsultasi dengan

dosen pembimbing untuk memberikan arahan topik yang akan dibahas oleh penulis. Penulis

juga melakukan metode observasi langsung terhadap objek yang diteliti dengan cara

melakukan pengamatan langsung di lapangan untuk melihat pekerjaan rutin yang dilakukan

bagian administrasi sehari-hari serta mempelajari bentuk-bentuk dokumen yang digunakan

sehingga menghasilkan informasi yang di perlukan. Sasaran dari pelaksanaan metode ini

adalah pihak-pihak yang berhubungan langsung dibagian Finance and Accounting di PT.

Go Clean Indonesia.

3. Analisis Sistem

Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terjadi pada sistem informasi

akuntansi. Dengan demikian, dapat menemukan kendala-kendala dan permasalahan yang

terjadi pada proses pengelolaan barang persediaan (inventory) PT. Go Clean Indonesia

sehingga peneliti dapat mencari solusi dari permasalahan tersebut.

Kegatan

Studi Literatur

Pengumpulan Data

Analisis Sistem

Pengembangan Sistem

Dokumentasi

Keluaran

Pemahaman tentang teori dan konsep

Data dan informasi yang dibutuhkan

Masalah yang membutuhkan solusi

Program Accurate Software pada laporan

persediaan PT. Go Clean Indonesia

Kebenaran Penelitian

Pembuatan Laporan

Laporan Penelitian


168

4. Pengembangan Sistem

Pada Tahap ini dilakukan pengembangan sistem oleh penulis yaitu membuat alur dari

proses pengelolaan barang persediaan (inventory) ke dalam program Accurate Software.

5. Dokumentasi

Penerapan metode dokumentasi dilakukan penulis dengan tujuan untuk melengkapi

informasi yang diperoleh agar lebih akurat serta mendukung kebenaran dan informasi yang

diberikan sesuai dengan topik yang dibahas.

6. Pembuatan Laporan

Pada tahapan ini dilakukan pembuatan laporan yang disusun berdasarkan hasil

penelitian dengan menggunakan teknik pengumpulan data primer dan sekunder. Data

penelitian didapatkan secara langsung dari sumber untuk kemudian digunakan dalam

penyusunan laporan akhir penelitian.

Selama 3 (Tiga) bulan, penulis melaksanakan penelitian di kantor pusat PT. Go Clean

Indonesia, yang berlokasi di Jl. Raya Waru, Ruko Gateway D. 36, Sawotratap, Kec.

Gedangan, Kabupaten Sidoarjo, Jawa Timur. Penulis melakukan penelitian di bagian

pembelian barang mulai dari proses permintaan sampai surat jalan pengiriman barang, dan

menangani beberapa aktivitas Finance and Accounting di perusahaan. Sesuai dengan

kalender akademik STIE MAHARDHIKA SURABAYA tahun ajaran 2020/2021, kegiatan

penelitian dilaksanakan mulai tanggal 01 Maret 2021 sampai 01 Mei 2021. Penulis

melaksanakan penelitian di tempat tersebut, pada Hari Senin sampai Sabtu, yang mana

dimulai dari pukul 08.00 s/d 17.00 WIB.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

PT. Go Clean Indonesia adalah perusahaan Layanan Fasilitas yang bercita-cita menjadi

perusahaan layanan terbaik di Indonesia. Didirikan pada tahun 2011 di Sidoarjo Jawa

Timur, PT. Go Clean Indonesia telah berkembang menjadi Perusahaan Layanan Fasilitas

yang profesional terpercaya dengan jumlah karyawan lebih dari 1000 orang dan melayani

lebih dari 100 pelanggan yang tersebar di kota-kota di Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa

Timur, Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan, Ternate, Bali, dan Kendari. Pelayanan jasa

PT. Go Clean Indonesia dijalankan melalui sebuah sistem kebersihan yang memadukan

kehandalan sumberdaya manusia, mesin, perlengkapan, bahan habis pakai (Consumable)

dan bahan kimia (Chemical) penolong yang ramah lingkungan, standard operating

procedure dan standard cleaning service performance, sistem pengawasan yang berjenjang

dan konsisten, sistem dokumentasi dan pelaporan kualitas kebersihan yang lengkap, serta

dukungan management yang kuat.

Penelitian dilaksanakan di Departemen Warehouse dan Finance and Accounting di PT.

Go Clean Indonesia. Kegiatan penelitian yang dilakukan oleh penulis dilakukan setiap hari

kerja PT. Go Clean Indonesia yaitu mulai hari Senin sampai hari Sabtu dan dimulai dari

pukul 08.00 sampai 17.00. Penulis berperan sebagai pihak internal perusahaan yang

bertugas untuk memeriksa barang masuk dan keluar, melakukan pembelian barang ke

supplier dan pengiriman barang ke pelanggan, mengurus kepuasan pelanggan/klien, dan

membuat laporan persediaan di PT. Go Clean Indonesia.


169

Penulis mengawasi, memberikan saran dan perbaikan terkait kegiatan proses siklus

akuntansi terutama tentang persediaan dan sistem akuntansi yang berjalan di perusahaan

supaya sesuai dengan SAK (Standar Akuntansi Keuangan) yang berlaku sehingga dapat

menghasilkan laporan keuangan yang akurat. Penulis juga melakukan kegiatan administrasi

di bagian pergudangan seperti membuat daftar permintaan barang barang kebersihan

(mesin, bahan habis pakai dan bahan kimia) sesuai dengan kebutuhan pelanggan/klien

berdasarkan nilai kontrak. Selain itu, penulis juga membuat daftar pembelian barang ke

supplier berdasarkan permintaan pelanggan/klien.

Struktur organisasi yang terdapat pada Departemen Wearhouse (Gudang) adalah

sebagai berikut :

Gambar 2. Struktur Organisasi Departemen Wearhouse (Gudang) PT. Go Clean Indonesia

Adapun tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Head of Wearhouse (Kepala Gudang)

a) Membuat perencanaan dan distribusi barang barang kebersihan di gudang,

b) Mengawasi dan mengecek barang masuk dan keluar,

c) Memastikan ketersediaan barang sesuai kebutuhan sesuai permintaan

pelanggan/klien,

d) Mengawasi pekerjaan staff gudang lainnya,

e) Bertanggung jawab melakukan perhitungan stock ( Stock Opname ) berdasarkan

periode yang di tetapkan.

2. Admin Wearhouse (Administrasi Gudang)

a) Memeriksa Kondisi barang masuk dan stok barang yang ada di gudang,

b) Melakukan penginputan barang masuk dan keluar kedalam program ACCURATE,

c) Memeriksa dan membuat laporan stock opname,

d) Membuat Surat Jalan manual.

3. Purchasing Staff

a) Membuat daftar permintaan barang dan pemesanan barang sesuai dengan permintaan

pelanggan/klien berdasarkan nilai kontrak penjualan,

b) Memastikan setiap pesanan pembelian yang dibuat sudah disetujui oleh pihak pihak

pimpinan perusahaan.

c) Meminta approval pesanan pembelian kepada manajemen/bagian keuangan

perusahaan untuk anggaran dana,

d) Mengirim pesanan pembelian kepada supplier,

e) Melakukan pembelian barang ke supplier,

f) Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran harga,

g) Melakukan negosiasi harga ke supplier.

4. Distribution Officer

a) Melakukan packing barang sebelum dikirimkan ke pelanggan/klien,

b) Memastikan barang yang dipacking sesuai dengan permintaan dan alamat

Head of Wearhouse

Adm.

Wearhouse

Purchasing

staff

Distribution

Officer

Technician


170

pelanggan/klien,

c) Mengirim barang ke pelanggan/klien serta bertanggung jawab atas kondisi barang

selama diperjalan

d) Memastikan barang yang dikirimkan harus sampai ke alamat pelanggan/klien dengan

tepat waktu.

5. Technician

a) Melakukan pengecekan harian dan mingguan sesuai dengan kategori alat alat dan

mesin kebersihan yang dipakai oleh pelanggan/klien,

b) Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan pada alat dan mesin,

c) Membuat anggaran dana apabila terjadi kerusakan atau jadwal pergantian spare part

pada alat atau mesin.

Dalam penelitian penulis, kendala yang dialami penulis ada di bagian pengelolaan

persediaan barang (inventory) yaitu lebih tepatnya di departemen gudang (werehouse) PT.

Go Clean Indonesia. Sistem kerja bagian administrasi gudang masih berantakan sehingga

sering menyebabkan kesalahan dalam proses penginputan barang di aplikasi Accurate

Software. Mulai dari proses penginputan permintaan barang sampai pengiriman barang ke

pelanggan/klien masih sering terjadi kesalahan sehingga laporan persediaan dan laporan

keuangan seperti neraca sering mengalami ketidaksesuaian.

Seperti kasus yang terjadi dimana bagian purchasing staff yang salah menginput

permintaan barang dari pelanggan/client sehingga barang yang dibeli tersebut juga salah.

Hal ini menyebabkan pelanggan/klien komplain kepada pihak manajemen perusahaan. Dan

bukan hanya itu saja, kesalahan yang sering terjadi adalah dibagian penginputan barang

masuk dan keluar. Seperti dalam proses pembelian barang ke supplier. Bagian administrasi

gudang menginput nama barang baru ketika menerima surat jalan dari supplier dikarenakan

barang yang dipesan ke supplier tersebut memiliki nama item barang yang berbeda dengan

nama item yang ada di daftar barang PT. Go Clean Indonesia padahal item barang tersebut

adalah sama. Ini adalah salah satu contoh kesalahan yang sering terjadi dalam pengimputan

barang masuk karena ada banyak nama lain di daftar barang PT. Go Clean Indonesia.

Dari penelitian yang penulis lakukan selama penelitian, kesalahan kesalahan yang

terjadi diakibatkan kurangnya pemahaman tentang aplikasi Accurate Softwaredan dan tidak

adanya manajemen persediaan didalam departemen warehouse (gudang). Penginputan

barang yang salah akan mengakibatkan kesalahan dalam pencatatan laporan persediaan dan

laporan neraca perusahaan. Inilah pentingnya menerapkan manajemen persediaan bagi

perusahaan Jadi manajemen persediaan pada dasarnyadijelaskan bagaimana mengelola

persediaan pada tingkat yang optimal. Meskipun salah satu sifat jasa itu sendiri adalah tidak

berwujud akan tetapi jasa itu sendiri tidak terlepas dari penyedia jasa dan barang pelengkap

yang menyertai penghantaran jasa itu sendiri yang sifatnya berwujud (tangible).

Pengelolaan fasilitas komponen barang sebagai paket pelengkap jasa mencakup biaya

penjualan, pelayanan pelanggan, dan sistem informasi.

Maka dari itu penulis menerapkan suatu sistem kerja terutama dalam proses pengelolaan

barang persediaan menggunakan aplikasi Accurate Software dengan benar sehingga

laporan yang disajikan sesuai dengan fisik yang ada. Penulis sudah membuat sistem kerja

yaitu alur dari proses pengelolaan barang persediaan (inventory) dan sistem kerja ini sudah


171

dipakai oleh PT. Go Clean Indonesia sejak bulan Maret 2021 sampai saat artikel ini

diterbitkan. Berikut adalah alur dari proses pengelolaan barang persediaan (inventory) yang

sudah dibuat oleh penulis.

Gambar 3. proses pengelolaan barang persediaan (inventory)

1. Proses Permintaan Barang

Sebelum melakukan proses pembuatan permintaan barang, bagian purchasing

(Purchasing staff) harus terlebih dahulu mengecek dokumen MR (Material Request) yang

dibuat oleh PIC masing masing area (pelanggan/klien) apakah MR tersebut sudah disetujui

oleh pihak pimpinan perusahaan atau belum.

Setelah sudah di setujui, bagian purchasing bisa membuat permintaan barang tersebut.

Dalam hal ini bagian purchasing harus teliti terhadap nama barang dan jumlah barang yang

diminta.

Gambar 4. Dokumen MR (Material Requesi)

Proses Permintaan Barang

Proses Pemesanan Barang

Proses Pembelian Barang

Proses Barang Masuk

Tagihan

Pembelian

Kredit

Bagian

Keuangan

Proses Packing dan

Distribusi (Pengiriman)

Barang


172

Tanggal di input

berdasarkan tanggal

terima MR (Material

Request)

Barang diinput sesuai MR

(Material Request) yang

diberikan PIC masing

masing area

(pelanggan/klien)


173

Gambar 5. Proses pembuatan permintaan barang

1. Proses Pemesanan Barang

Setelah dokumen permintaan barang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan, maka

bagian purchasing dapat membuat pemesanan barang ke sistem Accurate Software. Dalam

pembuatan PO (Purchase Order/pesanan pembelian), perlu diperhatikan stock barang yang

ada digudang apakah barang yang diminta tersebut masih ada atau tidak di dalam

gudang.Jika masih ada, bagian purchasing tidak perlu membeli barang ke supplier. Sebelum

melakukan pesanan ke supplier, bagian purchasing harus terlebih dahulu memastikan

kesediaan stock barang di suppplier maka dari itu, bagian purchasing perlu untuk

menelepon supplier. Hal ini akan mempermudah dalam pembelian barang. Karena proses

pembuatan PO lumayan memakan waktu karena satu PO hanya untuk satu supplier

sedangkan barang barang yang diinput ke dalam PO tersebut berdasarkan permintaan

barang dan satu PO terdiri dari banyak PR (Permintaan Barang). Maka dari itu, untuk

memudahkan pembuatan PO, bagian purchasing harus mengelompokkan barang barang

yang ada di PR (permintaan barang) terlebih dahulu berdasarkan suppliernya. Bagian

purchasing harus memiliki data supplier beserta barang barang yang dijual supplier tersebut

untuk memudahkan proses pengelompokan barang. Cara pengelompokan barang dapat

dilakukan dengan menarik data pemesanan barang di aplikasi Accurate Software, kemudian

dapat di export kedalam bentuk Ms. Excel.

Kolom keterangan diisi

nama dan kode area

(pelanggan/klien)

Harus mengikutsertakan nama

PIC yang mengajukan MR

tersebut. Hal ini akan

mempermudah pencarian

apabila terdapat kesalahan

dalam MR (Material Request)

Tahap 1 :

Klik “gambar”

paling bawah.

Gambar ini adalah

menu laporan


174

Gambar 6. Proses penarikan data laporan permintaan barang

Tahap 2 :

Pilih menu

permintaan

barang

Tahap 3 :

Pilih rentang

tanggal sesuai

tanggal laporan

yang diinginkan

Tahap 5 :

Kemudian,

Klik

“Tampilkan”

Tahap 4 :

Pilih cabang

“Head Office

Sidoarjo”

Tahap 6 :

Kemudian,

pilih menu

ekspor jika

ingin

mengubah data

kedalam

bentuk MS.

Excel


175

Gambar 7. Proses pengelompokan barang untuk penginputan pesanan pembelian

Pembuatan pesanan pembelian hanya bisa dilakukan berdasarkan supplier. Maka dari

itu, bagian purchasing harus terlebih dahulu mengelompokkan barang menurut suppliernya.

Dalam hal ini, proses pembuatan pesanan pembelian atas satu pelanggan/klien terdiri dari

beberapa pesanan pembelian. Tetapi, jika barang barang permintaan dari satu

pelanggan/klien tersebut ada di satu supplier maka, pesanan pembeliannya bisa lebih mudah

dilakukan. Setelah membuat daftar permintaan barang seperti gambar yang diatas, bagian

purchasing dapat melakukan penginputan pesanan pembelian ke aplikasi Accurate

Software. Kemudian, bagian purchasing dapat menyerahkan PO tersebut ke bagian

keuangan untuk anggaran dana.

Berikut adalah proses penginputan pesanan pembelian ke dalam program Accurate

Software.

Tahap 1 :

Pilih nama pemasok

sesuai data yang sudah

dikelompokkan

tersebut.

Tahap 3 :

Input nama barang sesuai

data yang sudah

dikelompokkan tersebut

Tahap 2 :

Input tanggal berdasarkan

tanggal dibuatnya PO ini


176

Gambar 8. Proses pengimputan pesanan pembelian kedalam aplikasi Accurate

Software

Berikut adalah prosedur permintaan dana atas pesanan pembelian

Bagian Purchasing Kasir Manajemen Eksekutif

Perusahaan

Tabel 1. Prosedur permintaan dana atas pesanan pembelian

Berikut adalah tampilan PO yang sudah di Acc Direktur dan Kepala Bagian Keuangan

dan dana sudah siap dibelanjakan. Dalam hal ini, bagian Purchasing dapat melakukan

pembelian ke supplier. Dokumen PO memilik 3 rangkap. Rangkap 1 untuk bagian

keuangan, rangkap 2 untuk diberikan ke Suppiler dan rangkap 3 dipegang oleh bagian

Purchasing untuk proses realisasi dan pengecekan barang ketika barang dikirimkan ke

gudang.

Tahap 4 :

Checklist “Kena

Pajak” dikarena

barang pemasok ini

memiliki PPN

Tahap 5 :

Isi keterangan sesuai

keterangan permintaaan

barang

Tahap 6 :

Pilih menu “cetak” untuk

mencetak PO ini

Permintaan dana

PO

Pengajuan dana PO

Acc Kepala Bagian

Keuangan

Acc Direktur

Dana dikeluarkan

untuk anggaran PO

Terima dana

(Dana siap

dipakai untuk

pembelian)


177

Gambar 10. Tampilan rangkap PO yang sudah di Acc

2. Proses Pembelian Barang

Dalam proses pembelian barang terdapat dua jenis pembelian yaitu pembelian barang

secara tunai dan kredit. Hal ini diberlakukan adalah untuk pengendalikan pengeluaran

perusahaan dalam pembelian barang. Berikut adalah flowchart pembelian tunai maupun

kredit.

Bagian

Purchasing

Suppllier Bagian Gudang Bagian Keuangan

Tabel 2. Tampilan Flowchart Pembelian Barang Tunai dan Kredit

3. Proses Barang Masuk

Ketika barang dari supplier tiba di gudang, bagian gudang seperti kepala gudang, bagian

purchasing, dan admin gudang harus memeriksa barang yang masuk terlebih dahulu apakah

barang tersebut sesuai dengan barang yang dipesan atau belum. Bagian gudang juga harus

memeriksa kondisi barang tersebut. Jika barang yang dipesan rusak, maka harus segera

dikembalikan ke supplier untuk digantikan dengan barang yang baru. Jika barang yang

dikirimkan oleh suplier sudah sesuai, bagian admin warehouse (gudang) dapat menginput

barang tersebut ke aplikasi Accurate Software. Dalam hal ini, admin gudang harus

mencocokkan terlebih dahulu antara PO dengan surat jalan yang diterima. Jika sudah sesuai

maka surat jalan dari supplier dapat digunakan dalam penginputan ke aplikasi Accurate

Dokumen PO

Tunai/Kredit

Terima

Dokumen PO

Kredit

Terima

Dokumen PO

Tunai & Kredit

Pengiriman

Barang sesuai

PO

Terima Surat

Jalan Beserta

Barang Dari

Supplier

Tagihan PO

Tunai/Kredit

Tagihan PO

Tunai

Tagihan PO

kredit

Membuat

realisasi

pembelian PO

tunai Laporan

Pembelian

barang Tunai

& Kredit

Melakukan

Pembayaran

Tagihan

pembelian

Kredit

Terima

Pembayaran

Atas

Pembelian

Kredit


178

Software. Dalam penginputan kedalam aplikasi Accurate Software, yang lebih dahulu

dilakukan admin gudang adalah proses penerimaan barang.

.Berikut adalah proses penginputan barang masuk ke dalam aplikasi Accurate

Software

Gambar 11. Diagram proses penginputan barang masuk ke dalam aplikasi Accurate

Sofware

Dari diagram diatas dijelasakan bahwa proses penginputan barang masuk dimulai dari

penerimaan barang kemudian penginputan dilanjutkan ke faktur pembelian baik pembelian

tunai maupun kredit. Penginputan ini dilakukan oleh admin gudang. Untuk mempermudah

penginputan, admin gudang dapat mengambil file PO yang sudah di input dengan cara

mengambil nomor PO tersebut. Dalam hal ini, admin gudang harus benar benar teliti baik

dalam penginputan nama barang dan jumlah barang tersebut. Jika nama barang yang ada di

surat jalan dari supplier tersebut berbeda dengan nama barang yang ada di database barang

di aplikasi Accurate, maka admin gudang harus mengikuti nama barang yang ada di

database yang ada di aplikasi Accurate Software tersebut. Admin gudang tidak boleh

membuat nama barang baru di aplikasi karena akan membuat laporan persediaan memiliki

banyak nama barang dengan jenis barang yang sama. Berikut adalah tampilan penginputan

penerimaan barang.

Penerimaan

Barang

Faktur Pembelian

Tunai/Kredit

Pembayaran

Pembelian

Tunai/Kredit

Admin

Wearhouse

(Gudang)

Bagian Keuangan


179

Gambar 12. Tampilan penginputan penerimaan barang ke dalam aplikasi Accurate

Sofware

Setelah penginputan penerimaan barang selesai dilakukan, bagian admin gudang dapat

melanjutkan penginputan ke dalam faktur pembelian. Dalam hal ini, admin gudang dapat

melakukan penginputan dengan mengambil nomor penerimaan barang yang sudah di input

tersebut. Sebagai catatan, nomor penginputan akan otomatis setelah kita selesai menginput

transaksi baik permintaan barang, pesanan barang, penerimaan barang dan penginputan

lainnya. Dalam penginputan faktur pembelian, admin gudang harus menginput harga

barang sesuai dengan harga tagihan/faktur pembelian tersebut.

Gambar 13. Tagihan atas pembelian barang kebersihan (Inventory) dari Supplier

Berikut adalah proses penginputan faktur pembelian ke dalam sistem Accurate

Online


180

1. Klik menu Pembelian | Faktur Pembelian.

\


181

2. Lengkapi informasi Nama Pemasok dan Tanggal, lalu klik tombol Ambil |

Penerimaan.

3. Pilih Penerimaan Barang yang akan dimasukan kedalam Faktur Pembelian, lalu klik

Lanjut.

4. Isi harga barang sesuai Tagihan Pembelian Barang lalu klik Lanjut. Setelah selesai

menginput harga, transaksi dapat disimpan dengan meng klik tampilan “Save”

Gambar 14. Proses penginputan faktur pembelian ke dalam sistem Accurate

Software

5. Proses Packing & Distribusi Barang

Dalam proses distribusi dan packing barang, admin warehouse (gudang) harus membuat

daftar surat jalan terlebih dahulu karena dari surat jalan itulah yang nantinya akan dipakai

sebagai patokan dalam packing barang dan distribusi (pengiriman) barang. Daftar barang

yang dibuat di surat jalan diambil dari daftar permintaan barang sesuai dengan nama

pelanggan/klien.

Tidak semua barang yang sudah di packing berdasarkan surat jalan tersebut akan

dikirimkan pada hari yang sama dikarenakan pelanggan/klien PT. Go Clean Indonesia yang


182

begitu banyak dan juga ada yang diluar pulau. Hal ini lah yang perlu diperhatikan oleh

bagian gudang. Perlu adanya manajemen waktu untuk mengendalikan waktu pengiriman

barang sehingga barang yang dikirim kepada pelanggan/klien tepat waktu. Maka dari itu,

untuk mempermudah proses packing dan distribusi barang di PT. Go Clean Indonesia,

penulis membuat sistem kerja untuk mengendalikan waktu pengiriman. Dalam sistem kerja

tersebut, penulis membagi 3 jenis pengiriman. yaitu kloter 1, kloter 2, dan kloter 3.

Pembagian kloter ini dibuat karena berdasarkan jarak dan tanggal pengiriman sesuai dengan

kontrak kerjasama dengan klien/pelanggan.

Gambar 15. Tampilan Daftar Jadwal Packing Barag dan Pengiriman Barang

Gambar 16. Tampilan Surat Jalan yang sudah selesai dikirimkan


183

Gambar 17. Tampilan Nilai Persediaan PT. Go Clean Indonesia


184


185

Gambar 18. Tampilan Laporan Neraca PT. Go Clean Indonesia

Sistem kerja yang dibuat oleh penulis sudah dilakukan oleh pihak manajemen gudang

perusahaan dan sudah dipakai sejak bulan maret 2021sampai saat ini. Hasil dari penelitian

yang dilakukan oleh penulis menyatakan bahwa dengan menerapkan sistem kerja seperti

yang dibuat oleh penulis , menghasilkan perubahan yang signifikan pada laporan keuangan

perusahaan. Untuk melihat perubahan yang signifikat tersebut, penulis membuat

perbandingan dengan tingkat persentase kesalahan yang dimaksudkan perbandingan

persentase kesalahan adalah perbandingan antara pencatatan di sistem Accurate Online

dengan fisik barang yang ada di gudang sebelum dan sesudah penggunaan sistem kerja yang

dibuat oeh penulis. Dalam hal ini, penulis akan menjelaskan tentang perubahan yang terjadi

pada laporan persediaan perusahaan terhadap laporan neraca PT. Go Clean Indonesia. Data

ini didapatkan penulis dari pihak manajemen keuangan perusahaan secara langsung. Data

ini diambil penulis dari laporan persediaan periode Januari 2021 sampai April 2021 dan

dibuat dalam bentuk tabel. Penulis membuat blok yang berwarna kuning untuk menandakan

pemakaian sistem kerja yang dibuat oleh penulis. Berikut adalah tabel persentase tingkat

kesalahan yang terjadi pada laporan persediaan PT. Go Clean Indonesia.

Periode

Laporan

Nilai

Persediaan

di sistem

Accurate

Online

Nilai

persediaan

manual

berdasarkan

jumlah Fisik

barang

Selisih

Tingkat

Persentase

Kesalahan

Laporan

Januari 2021

724.132.665

720.315.121

3.817.544 52,72%

Laporan

Februari 2021

701.363.011

702.352.143

(989.132) 14,10%

Laporan

Maret 2021

711.225.036

711.220.323

4.713 0,07%

Laporan April

2021

727.961.630

727.965.301

(3.671) 0,05%


186

Tabel 3. Persentase tingkat kesalahan pada nilai persediaan PT. Go Clean Indonesia

Dari data persentase diatas menyatakan bahwa dengan menerapkan sistem kerja yang

dibuat oleh penulis pada aplikasi Accurate Online menghasilkan tingkat persentase

kesalahan yang lebih kecil sehinggal laporan persediaan pada aplikasi Accurate Online

hampir sesuai dengan perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara manual.

KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan permasalahan yang ditemui penulis pada perlakuan akuntansi

terhadap pengendalian persediaan PT. Go Clean Indonesia, maka pembahasan pada bagian

ini akan disajikan kesimpulan dan yang berhasil dirangkum oleh penulis.

1. Dengan menerapkan aplikasi Accurate Online yang baik dan benar maka dapat

mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan yang sering dilakukan oleh manusia

(Human Error)

2. Dengan menerapkan aplikasi akuntansi yang terkomputerisasi seperti Accurate Online

dapat membantu pimpinan dan manajemen eksekutif perusahaan dalam mengambil

keputusan

3. Dengan menerpakan aplikasi Accurate Online yang baik dan benar dapat mempermudah

penyusunan laporan keuangan yang akurat, relevan dan tepat waktu

4. Perlu adanya perbaikan dan penerapan sistem kerja yang benar dalam pengendalian

persediaan PT. Go Clean Indonesia. Sehingga data yang diinput ke dalam sistem Accurate

Online sesuai dengan fisik yang ada di dalam gudang

5. PT. Go Clean Indonesia terlebih khusus pada Departemen Warehouse (Gudang)

membutuhkan pengendalian manajemen yang baik, baik dalam mengatur persediaan dan

mengatur waktu untuk menjaga kualitas pelayanan terhadap kepuasan pelanggan/klien

DAFTAR PUSTAKA

Annisa Puji Harlina,dkk. (2018) Mengembangkan Manajemen Waktu Melalui Layanan

Penguasaan Konten dengan Teknik Kontrak Perilaku. Indonesia Journal of Guidance

and Counseling 3 (1).2014. Theory and Application. Jakarta (diakses pada tanggal 22

Februari 2018 pukul 13.50 WIB).

Anwar, F. N., & Karamoy, H. (2018). Analisis penerapan metode pencatatan dan penilaian

terhadap persediaan barang dagang menurut PSAK No. 14 pada PT. TirtaInvestama

DC Manado. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi,

2(2), 1296-1305.

Azhar Susanto (2017:207), Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan pertama. Lingga Jaya.

Bandung

Bahri, Syaiful. (2016).Pengantar Akuntansi. Yogyakarta: Andi

Rumus Tingkat Persentase Kesalahan apabila selisih ( + )

Tingkat

Persentase

Kesalahan

: Selisih x 100 % Nilai Persediaan di sistem Accurate Online

Rumus Tingkat Persentase Kesalahan apabila selisih ( - )

Tingkat

Persentase

Kesalahan

: ( - ) Selisih

x 100 % Nilai Persediaan di sistem Accurate Online


187

Bahri, Syaiful. (2016).Pengantar Akuntansi. Yogyakarta: Andi

Chopra, S., and. Lariviere, M. A. (2016). Managing Service Inventory to Improve

Performance. MITS loan management Review, Vol 47

Fitzsimmons, J. A., Fitzsimmons, M. J., (2016), Service Inventory, Operations, Stratergy,

Information technology. Mc Graw Hill International.

Syakur (2015). Analisis Persediaan barang dalam Perusahaan Jasa. Jakarta. Balai Pustaka

Wullur, R. A. M. L., Karamoy, H., & Pontoh, W. (2016). Analisis penerapan akuntansi

persediaan berdasarkan PSAK No.14 pada PT. Gatraco Indah Manado. Going

Concern : Jurnal Riset Akuntansi, 11(1), 1-9.

penerapan program accurate dalam pengendalian persediaan …

Documents