penerapan fungsi manajemen...
TRANSCRIPT
PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :
Studi Kasus Program Binaan Layanan Paket Periode Januari April
2016 Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi
Jakarta Selatan
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun Oleh:
DIMAS TRI HAPSORO
NIM : 1110025000052
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H / 2016 M
PENERAPAN FUNGSIPIANAJEMEN PERPUSTAKAAN:
Studi Kasus Program Binaan Layanan Paket Periode Januari April2016 Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Adlllinistrasi
Jakarta Selatan
Skpsi
Dittukan untuk Melnenuhi Salah Satu Syartt Guna Mcmperoleh
Gelar Sttana 1lmu PeTustakaan(SoIP)
01 :
Dimas Trl HapsoroNIM:1110025000052
Dibawah Bimbingan :
Nurvudi"PIILISNIP:196709121999031002
JURUSAN ILIU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HU IANIORA
UNIVERSITASISLAPI NEGERISYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA 1438 H/2016M
_
Lembar Pengesahan Ujian Skripsi
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
NIM
:Dimas T Hapsoro
:1110025000052
Judul Skripsi : Penerapan Fungsi Manajemen Perpustakaan : Studi Kasus Program Binaan
Layanan Paket Periode Januari - April 2016 Pada Kantor Perpustakaan danArsip Kota Administrasi Jakarta Selatan.
UjianSkripsi : Kamis, 24 November 2016
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai dengan saran dan komentar Tim Penguji sebagai
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata (S1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta-
akalta,24 November 2016
Tanda tangan
l.Ketua Sidang PuniPumOmo MLISNIP.196412151999031005
Mukmin Supravogi.M.Si
NIP.19620301 199903 1001
NurvLldi MLISNIP:196709121999031002
Ade Abdul Hak.M.Hum
NIP.197101032000031002
Prisinta Wanast .M.Hum
2. Sekretans Sidang
3. Pembimbing
4. Penguji I
5,Pengll l II
1
ta De*rutcr sotC
LEIBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini dengan sebenarnya menyatakanbahwa skripsi ini saya susun tanpa tindakan plagiarisme sesuai denganperaturan yang berlaku di Universitas Islam Negn Syarif HidayatullahJakarta.
Jika dikemudian hari ternyata saya melakukan tindakan plagiarisme, sayaakan bertanggung jawab sepenuhnya dan menerima sanksi yangdijatuhkan oleh Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakartakepada saya.
17 Novembcr 2016
Dimas Tri Hapsoro
i
ABSTRAK
Dimas Tri Hapsoro
Penerapan Fungsi Manajemen Pada Perpustakaan : Studi Kasus Program
Binaan Layanan Paket Periode Januari April 2016 Pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Selatan
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana hubungan
manajemen dalam kegiatan program binaan layanan paket pada KPAK Jakarta
Selatan. Manajemen yang dimaksud adalah bagaimana menerapkan fungsi
fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan,
anggaran, serta pengawasan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini
adalah melalui wawancara, observasi, dan kajian kepustakaan. Hasil atau data-
data yang diperoleh dianalisis dengan menggunakan tiga tahapan yaitu data
reduksi, selanjutnya data disajikan dalam bentuk teks yang bersifat naratif dan
menarik kesimpulan sesuai dengan rumusan masalah yang telah dijabarkan. Hasil
penelitian menunjukan bahwa KPAK Jakarta Selatan dalam menjalankan program
binaan layanan paket sudah menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Kegiatan
yang berkaitan dengan perencanaan disusun dengan matang, tahapan kegiatan,
serangkaian waktu diselaraskan. Pelaksanaan dalam kegiatan dengan
mengelompokkan kegiatan, pembagian kerja dan pemberian arahan secara
langsung juga diterapkan agar berjalan sesuai rencana walaupun keterbatasan
fasilitas alat transportasi menghambat pengiriman layanan paket ke lokasi
perpustakaan binaan. Sedangkan untuk kegiatan pembinaan kini tidak lagi
menggunakan anggaran. Pengawasan dilakukan dengan turun langsung ke
perpustakaan binaan namun waktu untuk melakukan pengawasan terhadap
perpustakaan binaan di wilayah Jakarta Selatan masih ada yang tidak sesuai
jadwal.
Kata kunci : manajemen, fungsi manajemen, layanan, perpustakaan umum.
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah segala puji dan syukur penulis panjatkan pada kehadirat
ALLAH SWT yang telah memberikan nikmat, rahmat, dan hidayah-Nya.
Shalawat serta salam semoga Allah SWT limpahkan kepada Nabi besar
Muhammad SAW, keluarga, para sahabatnya, dan para pengikutnya.
Sesungguhnya karena karuniaNya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
yang berjudul Penerapan Fungsi Manajemen Perpustakaan : Studi Kasus
Program Binaan Layanan Paket Periode Januari April 2016 Pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Selatan
Selama menyusun skripsi ini, penulis menyadari tidak sedikit kesulitan
dan hambatan yang dialami. Namun berkat dorongan, bantuan, arahan dari
berbagai pihak serta kesungguhan hati dan kerja keras, segala hambatan dan
kesulitan tersebut dapat diatasi dengan sebaik- baiknya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi guna memenuhi persyaratan akademik program Strata Satu
(S1) Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Karenanya dengan segala kerendahan hati, penulis sangat menghargai atas
bantuan dari semua pihak yang membantu penulis baik secara langsung maupun
tidak langsung. Atas bantuan tersebut penulis ingin menyampaikan rasa
Terimakasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta
iii
2. Bapak Prof. Dr. Syukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan
humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS. selaku Ketua Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si. selaku Sekertaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
5. Bapak Nuryudi, MLIS. Selaku dosen Pembimbing skripsi yang telah
meluangkan waktunya ditengah tengah kesibukannya untuk
memberikan saran, pengarahan, dan bimbingan dengan sabar kepada
penulis selama proses penulisan skripsi ini.
6. Bapak Dr. KH. Saidun Derani MA, selaku dosen Jurusan Ilmu
Perpustakaan yang telah memberikan semangat, dorongan serta
dukungan moral kepada penulis.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora,
khususnya dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan
segala pengetahuan dan ilmu kepada penulis.
8. Bapak Iwan Henry Wardhana selaku Kepala Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota (KPAK) Administrasi Jakarta Selatan, yang telah
memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian kepada penulis di
KPAK Jakarta Selatan.
9. Ibu Siti Maulida dan Ibu Etty Suffianti beserta seluruh staff Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota (KPAK) Administrasi Jakarta Selatan
iv
yang telah banyak memberikan bantuan, waktu dan kerjasamanya
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
10. Kedua Orang Tua penulis, Kepada Mamah tercinta dan tersabar, Bayu
Apsari dan Papah, Tri Wibowo Susilo, Terimakasih banyak atas setiap
doa, rasa cinta, perhatian, dukungan, motivasi, semangat, jerih payah
serta keringat yang kalian teteskan untuk dapat memberikan
pendidikan dan membesarkan saya sampai saat ini. Begitupun untuk
saudara perempuan penulis Adinda Ratriswari, dan untuk saudara laki-
laki penulis Diptyo laksmono terima kasih atas semangat dan
dukungan yang telah diberikan. Serta kedua Keponakan tercinta Janitra
Ayu Larashati dan Fatir Ataya Rezky yang selalu menjadi
penyemangat serta merubah suasana menjadi lebih ceria, terimakasih..
semoga ALLAH SWT selalu memberikan kebahagiaan dan rahmatNya
kepada Keluarga kita. Amin.
11. Keluarga besar Mayono, Eyang ibu tercinta , Tante ida, Om Dharma,
Om Sigit dan adik sepupu Lupitadia yang selalu memberikan
perhatian, bantuan dan semangat kepada penulis.
12. Keluarga besar ALT10 yang selalu ada disamping saya, khususnya
Fatih, Danang, Maw, Rizky Kardus, Arif, Kadir, Toni, Bewok, Afrizal,
Aem, Engkong, Danny, Fabby , Praha. Terimakasih untuk selalu sabar,
setia, serta tak henti memberikan semangat dan dukungan kepada
penulis. Semoga kita selalu dapat menjaga ikatan persaudaraan yang
telah diberikan Allah SWT. Amin.
v
13. Teman, sahabat, saudara yang selalu menjadi inspirasi bagi penulis,
dan tidak pernah berhenti memberikan motivasi beserta semangat
untuk penulis, yaitu Khairul Imam Ghozali, Aisyah Zhafira, Rahmat
kurniawan, Surya Nugroho Batara, Rafan Marviandy, Akram
Neldiriansyah, Cynthia Bunga, Farry Gopak, Prananda, Captain Steven
Gerrard, Luis Suarez, Eichiro Oda, Abel, Loy, Qithink, Bebeq, Don
Arief, Ersada, Melvin, Uda Iswandi dan Muhammad Yusuf Febriano.
Terimakasih banyak, Semoga kita semua selalu dalam Rahmat Allah
SWT. Amin.
14. Teman Teman seperjuangan dari keluarga besar Dpr UIN yaitu Jentel
Chairnosia, Mas Kun, Algi, Fitrah, Matley, Gin, Yogi, Iyam, Mas Tri,
Farid, Kahfi, Agoy, Jarpul, Fikri, Kulay, Anggadet, Kuro, Arab, Mario,
Mukhlas, Monyeng, Gilang, Kiting, Evan, Bagong, kantuy, Asep,
Capung, Bill, Ojan, Lingga, dan kawan kawan lainnya. Semoga kita
selalu dapat menjaga tali silaturahmi dan selalu di Berkahi Allah SWT.
15. Teman teman Jurusan Ilmu Perpustakaan angkatan 2010 khususnya
Zulfikar, Lucky, Kikim, Firly, Onay, Rifqi, Ari, Awan, Dywan, dan
seluruh keluarga besar IP B 2010, terimakasih atas bantuan, dukungan
dan hubungan pertemanan yang telah diberikan. Semoga sukses!
16. Kepada seluruh keluarga besar Jipers angkatan 2011, 2012, 2013, 2014
yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan studi beserta
skripsi ini. Terimakasih, semoga kita masih bisa menjalin hubungan
silaturahmi.
vi
17. Teman teman kelompok KKN KATALIS 2013 beserta Keluarga
besar Masyarakat Desa Pasir Tanjung yang telah memberikan
pengalaman studi yang begitu berarti dan berkesan. Terimakasih.
18. Keluarga besar PB allbase yang telah dan selalu akan menjadikan
semangat hidup untuk penulis. Terima Kasih!
19. Teman seperjuangan Tim 24, Alyasa, Raka, Gusti, Ilham dan Putri.
Terimakasih atas kerjasamanya!
Dari semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya doa dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan, semoga Allah SWT membalas segala
amal dan kebaikan, dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat serta menambah
wawasan pembaca.
Jakarta, 6 September 2016
Penulis,
Dimas Tri Hapsoro
vii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
ABSTRAK ...................................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah ................................................... 7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .......................................................... 8
D. Metode Penelitian ................................................................................ 8
E. Defenisi Istilah ..................................................................................... 12
F. Penelitian Terdahulu ............................................................................ 13
G. Sistematika penulisan ........................................................................... 14
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Perpustakaan ...................................................................... 16
B. Pengertiapan Perpustakaan Umum ...................................................... 16
1. Tujuan Perpustakaan Umum .......................................................... 17
2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan umum .......................................... 19
C. Perpustakaan Binaan ............................................................................ 20
1. Taman Baca Masyarakat ................................................................ 23
2. RPTRA .......................................................................................... 25
D. Fungsi dan Manajemen Perpustakaan Umum ..................................... 26
1. Manajemen Perpustakaan Umum ................................................. 26
2. Fungsi Manajemen Perpustakaan Umum ...................................... 27
3. Pengertian Layanan Perpustakaan ................................................. 41
4. Kegiatan Layanan Paket di KPAK Jakarta Selatan........................ 45
E. Penelitian Terdahulu ........................................................................... 47
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 49
B. Sumber Data ........................................................................................ 50
C. Informan ............................................................................................... 50
D. Instrumen Penelitian ............................................................................ 51
E. Teknik Pengumpulan Data ................................................................... 51
F. Teknik Analisis Data ............................................................................ 53
G. Lokasi dan waktu penelitian................................................................. 54
viii
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profile KPAK Jakarta Selatan ............................................................. 56
1. Sejarah berdirinya KPAK Jakarta Selatan .................................... 56
2. Visi dan Misi .................................................................................. 57
3. Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan .......................................... 58
4. Struktur Organisasi KPAK Jakarta Selatan .................................. 59
5. Sumber Daya Manusia ................................................................... 60
6. Koleksi Perpustakaan .................................................................... 61
a. Koleksi Umum ......................................................................... 60
b. Koleksi Refrensi ....................................................................... 62
c. Koleksi Anak dan Koleksi Refrensi Anak .............................. 62
d. Koleksi Keliling ....................................................................... 63
e. Koleksi Taman Baca Masyarakat (TBM) Atau koleksi Layanan
Paket Untuk Perpustakaan Binaan ........................................... 63
7. Gedung dan Ruang Perpustakaan .................................................. 63
8. Peraturan Perpustakaan .................................................................. 64
9. Anggaran ....................................................................................... 65
10. Kegiatan Perpustakaan ................................................................... 65
11. Keanggotaan .................................................................................. 69
B. Hasil Penelitian ................................................................................... 69
1. Perencanaan Jasa Layanan Paket .................................................. 70
a. Langkah langkah ................................................................... 70
b. Tahapan Kegiatan..................................................................... 73
2. Pelaksanaan Jasa Layanan Paket ................................................... 76
a. Persiapan pelaksanaan .............................................................. 76
b. Pelaksanaan kegiatan ............................................................... 78
3. Pengawasan Layanan Paket ........................................................... 81
C. Pembahasan .......................................................................................... 84
1. Perencanaan Jasa Layanan Paket ................................................... 84
2. Pelaksanaan Jasa Layanan Paket ................................................... 92
3. Pengawasan Dalam Program Binaan Layanan Paket..................... 100
BAB V KESIMULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan .......................................................................................... 107
B. Saran ..................................................................................................... 109
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 111
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kebutuhan informasi terus semakin meningkat seiring dengan
perkembangan zaman, Informasi sangat dibutuhkan manusia dalam
menunjang kehidupan sehari-hari sesuai dengan tingkatan kebutuhan
informasi. Perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi yang berperan
aktif dalam peningkatan sumber informasi dan peningkatan sumber daya
manusia. Perpustakaan juga merupakan akar berpijak sekarang untuk
kemudian melangkah ke masa depan.1 Sangatlah penting artinya dalam usaha
mencerdaskan pendidikan bangsa.
Sampai saat ini perpustakaan masih menjadi pilihan utama dalam
memperoleh informasi secara langsung karena dinilai mudah dan murah,
Kegiatan di perpustakaan pun berkembang lebih khusus dengan menyesuaikan
kebutuhan informasi yang beragam, Jenis perpustakaan banyak timbul,
dengan adanya alasan seperti :
1. Akibat munculnya berbagai jenis pemakai perpustakaan.
2. Adanya kebutuhan informasi yang berbedabeda.
3. Karena pertumbuhan ilmu pengetahuan yang pesat sehingga semakin
banyak ilmuilmu memiliki jenis, cabang, dan spesialisasinya.2
1 Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta, Sagung Seto,2006), h.2.
2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1994) , h.
147 -148
2
Perpustakaan pada umumnya bersifat universal, dimanapun adanya
perpustakaan adalah sama, yang berbeda adalah perkembangannya karena
perkembangan perpustakaan sangat tergantung dari masyarakat dan
penyelenggaranya. Untuk mempermudah memenuhi kebutuhan informasi
perpustakaan terus berkembang.
Dari berbagai jenis perpustakaan, terdapat perpustakan umum yang
tersedia di berbagai daerah dengan tujuan untuk memberikan layanan
informasi untuk masyarakat dari berbagai tingakatan pendidikan, mulai dari
anak-anak, remaja, dewasa menyesuaikan informasi yang mereka butuhkan.
Demi terciptanya masyarakat yang berkembang dan masyarakat maju
perpustakaan umum amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan
bangsa, karena perpustakaan umum merupakan satusatunya pranata
kepustakawanan yang dapat diraih umum.3
Kebutuhan informasi masyarakat terus berkembang dan selalu up to
date, masyarakat umum masih banyak yang membutuhkan informasi dan
pada faktanya tidak dapat diakes melalui perkembangan teknologi, Oleh
karena itu Perpustakaan umum yang memiliki tujuan membina dan mendidik
masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan dan memanfaatkan bahan
pustaka dengan baik agar masyarakat mendapatkan informasi sesuai
kebutuhannya sangat berperan besar dalam fenomena ini, namun tidak sedikit
juga masyarakat yang kurang sadar atas pentingnya nilai guna perpustakaan
umum. Perpustakaan umum yang juga memiliki tujuan agar masyarakat
3 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993),
h.46
3
gemar membaca sedini mungkin, terutama anakanak sekolah, dan
masyarakat pada umumnya harus bisa memberikan kepercayaan serta layanan
yang berkualitas sehinga tercipta komunikasi dan suasana menarik agar dapat
menarik masyarakat umum untuk dapat memanfaatkan nilai guna dari
perpustakaan umum tersebut.
Koleksi dari perpustakaan umum adalah hal yang paling dilihat dalam
perpustakaan umum, tentunya yang bermanfaat dan sesuai dengan kebutuhan
masyarakat. Karena pengunjung pada perpustakaan umum beragam,
persedian bahan pustaka dinilai sangat penting demi kelangsungan kebutuhan
informasi serta menambah minat baca penggunanya. Pada era globalisasi ini
koleksi perpustakaan beraneka ragam, meliputi segala macam bentuk mulai
dari bahan tercetak dan rekaman. Oleh karena itu koleksi yang baik dan
seimbang, serta terus berkembang sesuai dengan kebutuhan pengguna yang
disusun berdasarkan standar koleksi perpustakaan menjadi peranan penting
terhadap perpustakaan umum.
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian,
pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan
keberdayaan bangsa. Perpustakaan akan memenuhi fungsinya jika dikelola
dengan baik.4 Untuk memenuhi kebutuhan informasi di perpustakaan umum
perlu adanya kegiatan yang bersifat pelayanan. Dengan adanya pelayanan
maka perpustakaan akan terasa lebih berguna dan akan banyak sekali
informasi yang dapat dimanfaatkan. Demi mewujudkan layanan yang
4Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2007
Tentang Perustakaan, Bab I, pasal 3
4
berkualitas, perpustakaan perlu melihat beberapa titik penting dalam
tingkatan kebutuhan yang saling berkaitan seperti jumlah koleksi
perpustakaan, fasilitas yang baik untuk pengguna serta layanan yang
memadai, karena Perpustakaan umum akan dinilai baik secaara keseluruhan
oleh pemustaka jika mampu memberikan pelayanan yang terbaik.
Layanan jasa perpustakaan umum yang diharapkan memang harus
memenuhi standar dan kriteria pengguna mengingat kebutuhan pengguna
sangat beragam. Dibutuhkan motivasi yang besar, tingkat kesadaran yang
tinggi serta peningkatan layanan terhadap nilai guna perpustakaan umum
untuk membantu memperoleh wawasan dan pengetahuan yang luas yang tak
lepas dari rutinitas kehidupan masyarakat sehari-hari tanpa adanya batasan
ruang dan waktu. Demikian halnya dengan Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota administrasi ( KPAK ) Jakarta Selatan, dengan kesadaran atas
pentingnya meningkatkan mutu layanan, maka KPAK Jakarta Selatan
mengembangkan layanannya secara merata melalui perpustakaan-
perpustakaan binaan.
Perpustakaan binaan yang dimaksud adalah perpustakaan yang masih
dalam naungan maupun pengawasan dari KPAK Jaksel. Perpustakaan-
perpustakaan binaan KPAK Jaksel yakni perpustakaan sekolah (Paud, SD,
SMP, SMA), perpustakaan masjid, taman baca masyarakat, perpustakaan
kelurahan, khususnya yang berada di daerah Jakarta Selatan. Dalam upayanya
meningkatkan kualitas perpustakaan serta minat baca masyarakat KPAK
5
Jaksel melakukan kerjasama dan pembinaan dalam bentuk kegiatan serta
layanan penambahan koleksi ( layanan paket ).
Layanan paket yang dilakukan oleh KPAK Jakarta Selatan berupa
penambahan kebutuhan koleksi, dan pembinaan kepustakaan untuk
perpustakaan binaan di wilayahnya. Hal ini bertujuan untuk memberikan
pelayanan prima secara merata kepada masyarakat di wilayah Jakarta selatan
dan dengan segala keterbatasan yang ada. Akan tetapi layanan paket tidak
hanya serta merta dilakukan begitu saja tanpa adanya perancanaan dan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak KPAK Jakarta Selatan, baik dari segi
pemanfaatan juga keutuhan koleksi layanan paket tersebut. Terlebih lagi
koleksi yang dijadikan sebagai layanan paket untuk perputakaan-
perpustakaan binaan di wilayahnya merupakan aset yang harus di jaga. Untuk
menjaga koleksi pada perpustakaan Masyarakat juga berkewajiban
menjaga kelestarian dan keselamatan sumber daya perpustakan di
lingkungannya5
Undang-undang perpustakaan nomor 43 Tahun 2007 pasal 4 juga
mengamanatkan perpustakaan untuk memberikan layanan kepada pemustaka,
meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan
pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Untuk mencapai tujuan
tersebut, perpustakaan umum perlu menerapkan fungsi-fungsi manajemen
yang terdiri dari planning (perencanaan), organizing, (pengorganisasian),
5Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2007
Tentang Perustakaan, Bab II, Pasal 6, Ayat 4.
6
Staffing, actuating (penggerakan) dan Controlling (pengawasan).6 Fungsi-
fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan dijalankan dalam manajemen
berdasarkan fungsinya masingmasing dan dalam pelaksanaannya mengikuti
tahapan-tahapan tertentu.7
Fungsi manajemen sangat dibutuhkan dalam proses kegiatan yang
diadakan oleh KPAK Jakarta selatan, berkaitan dengan Layanan paket yang
disediakan oleh KPAK Jakarta selatan, untuk memperlancar kegiatannya
perlu diperhatikan langkahlangkah yang tepat agar kegiatan tersebut berjalan
baik. Langkahlangkah tersebut meliputi proses perencanaan, proses
pelaksanaan, hingga pada proses pengawasan. Penerapan fungsi manajemen
merupakan hal penting yang harus dilakukan dalam melaksanakan kegiatan
layanan paket KPAK Jakarta Selatan, mengingat bukan hanya bahan pustaka
saja yang diberikan pada layanan paket namun prioritas utama, kualitas serta
kuantitas dalam mengadakan Layanan paket, sehingga bahan pustaka dan
layanan yang diberikan memang benar-benar dibutuhkan oleh perpustakaan
binaannya.
Fungsi manajemen perlu diterapkan dengan penuh tanggung jawab
sesuai dengan perencanaan dan mengarah pada pencapaian tujuan.
Berdasarkan penjelasan tersebut skripsi ini berfokus untuk memberikan
gambaran mengenai penerapan fungsi manajemen dalam program binaan
layanan paket di KPAK Jakarta Selatan. Oleh karena itu, skripsi diberi judul
PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN : Studi
6 Sutarno, Manajemen Perpustakaan (Jakarta: yayasan obor Indonesia, 2006) h.135
7Ernie Tisnawati Sule & kurniawan saleh, pengantar manjemen, ( Jakarta: kencana,2009),
h.8
7
Kasus Program Binaan Layanan Paket Periode Januari April 2016 Pada
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Selatan.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Penelitian ini dilakukan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
(KPAK) administrasi Jakarta Selatan dengan mengangkat masalah yang
dilihat dari aspek pengawasan program binaan layanan paket. Oleh karena itu,
penulis membatasi masalah dalam hal berikut :
1. Pembatasan Masalah
a. Perencanaan jasa layanan paket yang dilakukan oleh KPAK
Jakarta Selatan terhadap perpustakaan binaannya.
b. Pelaksanaan jasa layanan paket KPAK Jakarta Selatan terhadap
perpustakaan binaannya.
c. Pengawasan (pengontrolan) yang diterapkan dalam pelaksanaan
layanan paket pada perpustakaan binaan di wilayah Jakarta
Selatan.
2. Rumusan Masalah
a. Bagaimana perencanaan jasa layanan paket yang dilakukan oleh
KPAK Jakarta selatan?
b. Bagaimana pelaksanaan jasa layanan paket KPAK Jakarta Selatan
terhadap perpustakaan binaannya?
c. Bagaimana pengawasan yang diterapkan dalam pelaksanaan
layanan paket pada perpustakaan binaan di wilayah Jakarta selatan?
8
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Dengan mengacu pada pembatasan dan perumusan masalah di
atas, maka penelitian ini bertujuan untuk:
1. Mengetahui perencanaan layanan paket yang dilakukan oleh KPAK
Jakarta Selatan terhadap perpustakaan binaannya.
2. Mengetahui pelaksanaan/mekanisme jasa layanan paket yang dimiliki
KPAK untuk perpustakaan binaan.
3. Mengetahui bagaimana bentuk pengawasan yang dilakukan dalam
pelaksanaan layanan paket di KPAK Jakarta Selatan.
D. Metode Penelitian
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan
menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif
menghasilkan data dan mengolah data yang sifatnya deskriptif seperti
transkripsi wawancara, observasi langsung, pengamatan lapangan,
rekaman video, gambar, foto dan lain sebagainya.8 Pendekatan ini
peneliti pilih agar dapat memberikan gambaran suatu masalah dengan
lebih terperinci untuk mengungkap kenyataan, menyajikan secara
langsung peneliti dan informan. Metode ini lebih dapat menyesuaikan
8 Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Manusia (Jakarta: Lembaga
Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001) h.22
9
diri dengan penajaman pengaruh bersama dan terhadap pola-pola nilai
yag dihadapi.9
2. Sumber Data
Sumber data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah :
a. Data primer, yaitu data yang diambil langsung, tanpa perantara
dari sumbernya.10
Peneliti mengumpulkan data yang berasal dari
daftar pertanyaan dan wawancara kepada narasumber yang
ditemui langsung di KPAK Jakarta Selatan (lokasi penelitian).
b. Data sekunder yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti
secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder
umumnya berupa bukti, dokumen-dokumen, catatan atau laporan
historis yang yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.
3. Informan
Informan adalah orang yang akan diwawancarai.11
Yaitu orang
yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan
kondisi latar penelitian.Peneliti harus cermat dalam memilih informan
yang memahami objek peneliti sehingga data-data yang diperlukan
dapat diperoleh dengan tepat dan menyeluruh.
9 Moleong Lexy J., Metode Penelitian Kualitatif (Bandung, Remaja Rosdakarya,2000), h.5
10Prasetya irawan, Logika dan Prosedur Penelitian : Pengantar Teori Dan Panduan Praktis
Penelitian Social Bagi Mahasisa Dan Peneliti Pemula. (Jakarta : STIA LAN Press,2004) h.86 11
Emzir, Metode Penelitian Kualitatif : Analisis Data, (Jakarta:Rajawali Press,2010),h.53
10
4. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian yaitu alat-alat perlengkapan penelitian.12
Alat-alat tersebut berguna dalam pengumpulan informasi, seperti alat
perekam suara (HP), kamera, kertas, bolpoint, dan daftar pertanyaan.
5. Teknik Pengumpulan data
Untuk memperoleh data lapangan, penulis menggunakan teknik
field research ( penelitian dengan turun langsung ke lapangan ). Peneliti
merumuskan gagasan dan topik, selanjutnya peneliti memilih kelompok
sosial atau lokasi untuk diteliti dan akhirnya melakukan penelitian
dilokasi yang telah ditentukan tersebut. Dalam teknik ini, penulis
menggunakan dua cara yaitu sebagai berikut:
a. Wawancara
Penulis mengadakan tanya jawab dengan pihak yang
berkaitan dengan objek penelitian penulis.13
Wawancara mendalam
merupakan suatu cara mengumpulkan data atau informasi dengan
cara langsung bertatap muka dengan informan, dengan maksud
mendapatkan gambaran lengkap tentang topik yang diteliti.
Wawancara mendalam dilakukan secara intensif dan berulang-
ulang.
12
Lexy J. Moleong , Metodologi Penelitian kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007), h.132 13
Masri Singarinbun, Metode Penelitian Survey, (Jakarta: LP3ES, 1989), h. 92
11
b. Observasi
penelitian yang pengambilan datanya bertumpu pada
pengamatan langsung terhadap objek penelitian.14
c. Kajian Kepustakaan
Metode kajian kepustakaan adalah penelitian yang
datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku,
dokumen, artikel, laporan dan sebagainya).15
6. Teknis Analisis Data
Data akan dianalisa melalui tiga tahapan yaitu : reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan
1. Reduksi Data
Reduksi data merujuk pada proses pemilihan,
pemokusan, penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian
data mentah yang terjadi dalam catatan-catatan lapangan
tertulis. Jadi, reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang
mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang dan
menyusun data dalam suatu cara dimana kesimpulan akhir
dapat digambarkan dan diverifikasikan.16
14
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 63 15
Ibid h.65 16
Krisyanto.Teknik Praktis Riset Komunikasi (Jakarta: Prenada Media Group, 2006) h. 129-
130
12
2. Penyajian Data
Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian
dalam bentuk teks naratif .17
3. Penarikan Kesimpulan
Datadata yang terangkum dan dijabarkan dalam
bentuk naratif penulis buatkan kesimpulan. Kesimpulan
digunakan untuk menjawab rumusan masalah.18
E. Defenisi Istilah
1. Perpustakaan umum
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi
masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa
membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial-
ekonomi.19
2. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk
mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian (evaluasi).20
3. Layanan Paket
Layanan paket adalah suatu bentuk layanan yang diberikan oleh KPAK
Jakarta selatan berupa peminjaman sejumlah koleksi bahan pustaka, serta
17
Ibid., h. 131 18
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 99 19
Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2007
Tentang Perustakaan, Bab I, pasal 1, ayat 6. 20
Taslimah yusuf, Manajemen Perpustakaan Umum, (Jakarta: universitas
terbuka,1996),hal 33
13
pembinaan kepustakaan demi meningkatkan jasa layanan perpustakaan
KPAK Jakarta selatan terhadap perpustakaan binaan.
F. Penelitian Terdahulu
Berikut ini ada beberapa Hasil penelitian terdahulu yang memiliki
tema serupa dengan penelitian yang akan dilaksanakan oleh peneliti, yaitu:
1. Penerapan Fungsi Manajemen Pada Perpustakaan Arsip Kota
Administrasi Jakarta Barat. Skripsi ini di ajukan oleh Riko
Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab Dan
Humaniora UIN Syarif hidayatullah Jakarta Selatan. Skripsi ini
bertujuan mengetahui bagaimana pelaksanaan serta penerapan
fungsi manajemen pada Perpustakaan Arsip Kota Administrasi
Jakarta Barat.
2. Pengelolaan Perpustakaan Umum: Studi kasus di Kantor
Perpustakaan Daaerah Kota Bekasi. Skripsi ini diajukan oleh Nursih
Rodiah Fakultas Ilmu Budaya Jurusan Ilmu Perpustakaan. Skripsi
ini bertujuan mengidentifikasikan pengelolaan perpustakaan oleh
kapusda kota bekasi ditinjau dari fungsi manajemen.
Sedangkan penulis meneliti fungsi manajemen layanan paket
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Jakarta Selatan terhadap
Perpustakaan Binaannya pada Wilayah Jakarta Selatan. Penulis ingin
mengetahui bagaimana perencanaan kegiatan layanan paket yang
dilakukan KPAK Jakarta Selatan, beserta pelaksanaan kegiatan dan
pengawasan dalam prosesnya.
14
G. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan ini akan menguraikan secara sistematis
mulai dari Bab I sampai Bab V dengan rincian sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan.
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan dan pembatasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur.
Bab ini memuat teoriteori yang berasal dari yang berkaitan dengan
permasalahan yang hendak diteliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi
perpustakaan umum.selain itu defenisi mengenai layanan paket, analisis
pemakai perpustakaan.
Bab III Metode Penelitian.
Pada bab ini akan membahas tentang metode penelitian yang digunakan
mulai dari sumber datanya, pemilihan informan, teknik pengolahan data,
teknik analisi data serta jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan.
Pada bab ini akan membahas tentang gambaran umum Kantor Perpustakaan
Dan Arsip Kota Jakarta Selatan dilihat dari sejarah, tujuan didirikannya,
koleksi, keanggotaan dan sistem pelayanan perpustakaan. Serta membahas
tentang hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif dalam proses
kegiatan pada bagian layanan paketdi perpustakaan binaan KPAK Jakarta
Selatan.
15
Bab V Penutup.
Pada bab ini terdiri atas kesimpulan dan saran serta solusi atas permasalahan
yang dibuat oleh penulis setelah melakukan penelitian yang diangkat di
KPAK Jakarta Selatan.
16
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung / bangunan,
yang berisi koleksi, yang disusun dan diatur sedemikian rupa, sehingga
mudah di cari dan dipergunakan apabila sewaktu waktu diperlukan oleh
pembaca.1 Berdasarkan Undang-undang 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
jenis perpustakaan di bagi menjadi lima, diantaranya perpustakaan nasional,
perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi dan
perpustakaan sekolah. Perpustakaan dimanapun adanya tetap sama, yang
membedakan adalah dari perkembangannya, karena perkembangan
perpustakaan tergantung kepada masyarakat serta penyelenggaranya.
B. Pengertian Perpustakaan Umum.
Dari berbagai jenis perpustakaan, perpustakaan umum merupakan
lembaga pendidikan yang menyediakan berbagai sumber informasi, ilmu
pengetahuan, dan budaya bagi seluruh lapisan masyarakat tanpa melihat
batasan perbedaan. Menurut Sulistyo Basuki perpustakaan umum adalah
perpustakaan yang dibiayai oleh dana umum, baik sebagian maupun
seluruhnya, terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda- bedakan
golongan, status sosial, umur, jenis kelamin, suku bangsa dan agama, serta
memberikan layanan untuk umum.
1 Sutarno. NS. Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta, Yayasan Obor Indonesia, 2003)
h.7
17
Pengelolaan perpustakaan umum dibiayai oleh pemerintah ataupun
swasta yang diberikan kuasa untuk menjalankannya.2 Berdasarkan Pedoman
Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, perpustakaan umum adalah
perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk ( kota atau desa
) diperuntukan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk
tersebut untuk melayani kebutuhannya akan informasi dan bahan bacaan.3
Perpustakaan umum diselenggarakan oleh pemerintah, pemerintah provinsi,
pemerintah kabupaten/kota, kecamatan dan desa, serta dapat diselenggrakan
oleh masyarakat.
Menurut defenisi yang telah disebutkan di atas, dapat disimpulkan
bahwa perpustakaan umum adalah lembaga yang menyelenggarakan kegiatan
perpustakaan, dokumentasi, layanan informasi, serta pendidikan yang
diperuntukan bagi masyarkat di wilayah sekitar secara terbuka, perpustakaan
umum juga merupakan unsur penunjang bagi pemerintah dan dipertangung
jawabkan oleh walikotamadya dalam rangka mencerdaskan kehidupan
masyarakat.
1. Tujuan Perpustakaan umum
Perpustakaan umum bertujuan mengumpulkan informasi yang
sesuai untuk masyarakat, melestarikan koleksi bahan pustaka yang ada,
serta menyediakan dan menyajikan informasi yang siap digunakan oleh
pemustakanya. Sesuai dengan Undang- undang No.43 tahun 2007,
2 Sulistyo basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung, Remaja Rosdarkarya,
1994) h.35 3 Perpustakaan Nasional RI , Pedoman umum dalam penyelenggaran perpustakaan umum
(Jakarta, Perpustakaan Nasional RI, 1999) . h.4
18
pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota menyelenggarakan
perpustakaan umum daerah yang koleksinya mendukung hasil budaya
daerah masing-masing dan mefasilitasi terwujudnya masyarakat
pembelajar sepanjang hayat.4
Tujuan perpustakaan umum perlu dirumuskan dengan sangat jelas
sehinga dapat dirinci menjadi sasaran dari unit-unit organisasi secara
terstruktur sesuai visi dan misi dalam setiap jangka waktunya.
Adapun misi utama perpustakaan umum dalam menyedikan
informasi dan pengetahuan, seperti 5:
a. menciptakan serta membiasakan membaca mulai usia dini.
b. Mendukung pelaksanaan dalam pendidikan belajar mandiri.
c. Memberikan pengembangan kreativitas pribadi.
d. merangsang imajinasi bagi kaum muda.
e. Mempromosikan warisan budaya, apresiasi atas seni,
penemuan ilmiah serta inovasi.
f. Menyediakan akses dalam ekpresi budaya dan pertunjukan
seni.
g. Membina dan mendukung keanekaragaman budaya.
h. Menjamin akses dalam semua jenis informasi kemasyarakatan
bagi semua warga.
i. Membantu budaya lisan.
4 Undang- undang no.43 tahun 2007 tentang perpustakaan pasal 22
5 IFLA The International Federation Of Library Association & Institutions, UNESCO
Public Library Manifesto.1994
19
j. Menyediakan informasi untuk perusahaan, kelompok serta
asosiasi sekitar yang membutuhkan.
k. Melayani kemudahan dalam pengembangan keterampilan akan
informasi serta digitalisasi.
l. Membantu aktif dan Ikut serta dalam pemberantasan buta huruf
bilamana diperlukan.
2. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum
Setiap perpustakaan mempunyai tugas dan fungsi sebagaimana
yang diselenggarakan oleh lembaga induk yang menaunginya. Tugas
perpustakaan sudah menjadi suatu kewajiban yang telah ditetapkan untuk
dilakukan dalam perpustakan.
Demi terciptanya tujuan yang sudah ditetapkan, Dalam fungsinya
sebagai lembaga yang melayani masyarakat dalam pendidikan dan
informasi, perpustakaan umum harus menjalankan tugas pokoknya,
seperti :
a. Menghimpun dan mengembangkan koleksi yang ada.
b. Mengolah serta mendayagunakan koleksi perpustakaan.
c. Menyelenggarakan pendidikan pengguna dalam penyedian
bahan pustaka.
d. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.
e. Melestarikan koleksi perpustakaan.
f. Membantu peningkatan sumber daya perpustakaan di
wilayahnya.
20
g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai visi dan
misi perpustakaan.
h. Melaksanakan kerjasama dengan perpustakaan lainnya
maupun pihak organisai sekitar demi pemanfaatan koleksi
perpustakaan umum.
Pengelolaan yang dilakukan dengan baik dapat
memaksimalkan fungsi dari perpustakaan umum sesuai dengan
tujuannya dalam menunjang dan meningkatkan kecerdesan bangsa.
C. Perpustakaan Binaan.
Pada perpustakaan, dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya,
dimulai dari pengadaaan koleksi bahan pustaka, mengisi perlengkapan,
serta bentuk pelayanan pengguna, perpustakaan tentunya tidak dapat
bekerja sendiri, maka dari itu perpustakaan perlu menjalin kerjasama
dengan lembaga atau instansi lain berkaitan dengan adanya kesamaan dan
kedekatan visi, misi, tujuan.6
Pembinaan adalah salah satu bentuk kerjasama yang dilakukan
dengan adanya arahan, bantuan, serta terprogram. Lembaga perpustakaan
harus menawarkan bantuan untuk perpustakaan kecil di mana orang-orang
yang bertanggung jawab hanya sedikit.7 Pembinaan yang dilakukan
perpustakaan harus dilaksanakan secara berkala terhadap perustakaan yang
6 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan suatu pendekatan Praktek , (Jakarta, samitra
media utama, 2004) h.80 7 Bulletin of the American library association, vol 2 no 5 . pappers and procedings of the
thirtieth annual meeting of the American library association. http://www.jstor.org/stable/25684776
25/01/2016
http://www.jstor.org/stable/25684776
21
menjadi perpustakaan binaan dan seluruh pustakwan serta petugas
perpustakaan lainnya, pembinaan yang dilakukan secara intensif dan
terprogram dapat membuat lembaga perpustakaan lebih fokus dalam
melaksanakan kegiatannya. Tentu saja hal ini menjadi salah satu kebijakan
pemerintah demi mendukung penyelenggaran pendidikan.
Perpustakaan harus memiliki tempat yang layak dan harus
menerima dukungan dari luar yang disediakan untuk menunjang di setiap
bagiannya.8 Kebijakan pemerintah daerah atas pembinaan perpustakaan
telah diterapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, hal ini
dilandasi berdasarkan setiap lembaga perpustakaan harus berfungsi dengan
baik dan selalu berkembang sesuai dengan perkembangan masyarakat dan
teknologi.
Seperti halnya dalam undang- undang tentang sistem pendidikan
Nasional yang memberikan dasar pandangan tentang pembinaan
perpustakaan yang berbunyi :
pemerintah dan pemerintah daerah berhak mengarahkan,
membimbing, dan membantu dan mengawasi penyelenggaraan pendidikan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.9
pemerintah dan pemerintah daerah wajib memberikan layanan
dan kemudahan, serta menjamin terselanggaranya pendidikan yang
bermutu bagi setiap warga negara tanpa diskriminasi.10
Menurut keputusan presiden Nomor 50 tahun 1997, Perpustakaan
Nasional berkewajiban membina perpustakaan- perpustakaan di Indonesia
8 American library association, How the public library can help in developing effective
high school libraries.Vol 10 no 4. http:/www.jstore.org./stable/25685441 25-01-2016 9 Undang-undang No.20 tahun 2003.pasal 10 tentang sistem pendidikan nasional
10 Ibid, pasal 11
22
dan membina pustakawannya. Oleh karena itu berdasarkan kebijakan
fungsional pemerintah atas pembinaan perpustakaan, pihak perpustakaan
nasional RI bekerjasama dengan Pemerintah daerah kabupaten/kota serta
organisasi lainnya, pemerintah / swasta dan masyarakat meningkatkan
sumber daya di bidang perpustakaan.11
Berdasarkan pembahasan mengenai perundang-undangan yang
telah di jelaskan di atas, Perpustakaan Binaan adalah perpustakaan /
lembaga baca yang dilaksanakan demi pengembangan mutu standar
perpustakan dan dilakukan dengan peninjauan serta binaan secara berkala
yang sesuai agar dapat dipergunakan dengan maksimal oleh semua lapisan
masyarakat.
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Selatan
dalam menyelenggarakan kebijakan dalam pembinaan perpustakaan
berperan sangat besar terhadap pengembangan lembaga perpustakaan
sekolah, RPTRA (Rumah Publik Terpadu Ramah Anak), taman baca
masyarakat serta perpustakaan masjid dan perpustakaan kelurahan pada
wilayah Jakarta Selatan.
Penerapan yang dilakukan oleh KPAK Jakarta Selatan dalam
pembinaan perpustakaan adalah dengan memberikan bentuk kerjasama
seperti penambahan pelayanan koleksi, penambahan fasilitas, mengadakan
program binaan pustakawan, mengadakan berbagai kegiatan seperti story
telling serta turut membantu langsung ke dalam kegiatan yang
11
Alm Rizal Saiful Haq ,ida farida,alfida,agus umar [at.all] Pengantar Manajemen
Madrasha (Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora, UIN syarif hidayatullah), 2006, h. 21
23
diselenggarakan perpustakaan binaan KPAK Jakarta Selatan dalam upaya
peningkatan mutu serta guna perpustakaan.
KPAK Jakarta Selatan dalam membina perpustakaan di wilayah
Jakarta selatan tidak serta merta membina seluruh perpustakaan yang ada
di wilayah Jakarta selatan, namun KPAK Jakarta Selatan secara terbuka
mempersilahkan bagi perpustakaan sekolah, RPTRA, taman baca
masyarakat, perpustakaan yang dimiliki kelurahan, perpustakaan masjid
yang menyediakan fasiltas layanan perpustakaan, khususnya yang berada
di wilayah jakarta selatan untuk mengajukan pembinaan perpustakaan
terlebih dahulu.
Sampai dengan bulan april 2016 KPAK Jakarta Selatan
mempunyai 38 lokasi perpustakaan binaan yang telah terdaftar, yang
terdiri pada beberapa kelurahan di Jakarta Selatan, dan tersebar di 14
taman baca masyarakyat, 3 RPTRA (Ruang Publik Terpadu Ramah Anak),
3 perpustakaan masjid, serta perpustakaan umum yang berada di
tempatkan di kelurahan dan wilayah Jakarta selatan.
1. Taman Baca Masyarakat
Taman baca masyarakat merupakan salah satu cikal bakal dari
perpustakan umum, namun bukanlah lembaga yang harus memenuhi
standar nasional perpustakaan. Taman baca masyarakat lebih tepat
disebut fasilitas membaca yang berada di tengah- tengah komunitas
(community based library) dan dikelola secara sederhana, swakarsa,
24
swadana dan swasembada oleh masyarakat yang bersangkutan.12
Taman baca masyarakat dinilai sangat strategis dan banyak diminati
oleh masyarakat setempat, dilihat dari perannya yang banyak
membantu melayani mayarakat dalam proses kegiatan belajar, dan
menumbuhkan rasa sadar akan ilmu.
Taman baca masyarakat berfungsi sebagai sumber ilmu yang
dapat dimanfaatkan setiap orang. Karena tumbuh kesadaran akan
pentingnya pusat informasi dan tempat untuk belajar, maka taman baca
masyarakat banyak yang semakin berkembang. Keterkaitan pengelola,
suatu lembaga / komunitas yang bersangkutan atau pengurus sangat
berperan dalam berkembaangnya taman baca masyarakat, bila
pengelolaannya tetap aktif, maka taman baca masyarakat tersebut juga
akan tetap bermanfaat.
Sumber anggaran taman baca masyarakat juga bervariasi,
seperti dari donatur, pribadi, yayasan dan masyarakat.13
Karena itu
perlu adanya penanganan yang sungguh-sungguh dan adanya
kerjasama yang baik dari pihak pengelola dan masyarakat. Pemerintah
daerah yang sadar akan taman baca masyarakat yang turut membantu
melayani masyarakat setempat perlu memberikan perhatian dan
bantuan serta melakukan pembinaan dan pengembangan taman baca.14
12
Sutarno NS, Membina Perpustakaan Desa , (Jakarta, Sagung Seto,2008) h, 127 13
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta, Sagung Seto,
2006) h.44 14
Ibid. h 44
25
2. RPTRA ( Rumah Publik Terpadu Ramah Anak )
RPTRA adalah rumah yang sengaja dibuat oleh pemerintah dan
lemabaga masyarakat untuk tempat menyediakan bahan bacaan dan
sarana membaca.15
RPTRA biasanya di tempatkan di tengah-tengah
tempat tinggal penduduk. Fasilitas yang dimiliki dalam RPTRA juga
bermacam macam, dimulai dari jenis bahan bacaan ringan,
pengetahuan umum serta fasilitas lainnya yang menunjang anak untuk
berkembang lebih baik seperti taman bermain, program pembinaan
anak (Story telling dan kegiatan lainnya yang dapat menambah
wawasan anak). Jadi anak- anak akan dapat manfaat dari bermain serta
belajar.
Penyelenggaraan RPTRA adalah suatu hal yang perlu
diperhatikan, dan perlu ada pembinaan dari lembaga yang berwenang
dalam pengelolaannya. Taman baca dan RPTRA dapat dikembangkan
sebagai wahana berkumpul, belajar dan berdiaalog antar warga
sekaligus menghindari berkembangnya kebiasaan buruk , kejahatan,
kenakalan remaja, dan perilaku yang menyimpang dari masyarakat.16
Suatu hal yang dipikirkan dengan baik adalah upaya dalam memelihara
dan mengisi kegiatan secara rutin dan berkelanjutan untuk rumah baca
agar dapat berjalan dengan baik dan bertahan lama.
15
Sutarno NS, Membina Perpustakaan Desa , (Jakarta, Sagung Seto,2008) h, 129 16
Ibid h.131
26
D. Fungsi Dan Manajemen Perpustakaan Umum.
1. Manajemen Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum dalam upayanya memaksimalkan
pelayanan informasi bagi masyarakat butuh dikelola dengan
manajemen yang baik. Perlu disadari bahwa manajemen dalam
perpustakaan akan mengarahkan perencanaan yang sesuai pada
pencapaian tujuan.
Dalam pengertiannya menurut Pawit M. Yusup, Manajemen
perpustakaan berarti seni dan teknik mengorgnisasikan semua sumber
daya yang ada di perpustakaan, yang meliputi informasi dan sumber-
sumber informasi,baik dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk
noncetak, dengan tujuannya.17
Sedangkan defenisi lainnya, menyatakan manajemen
perpustakaan salah satu kajian tentang apa, bagaimana cara-cara yang
dapat dilakukan, baik melalui teori maupun praktik agar perpustakaan
dapat dikelola dengan berdaya guna dan berhasil guna, sehingga
keberadaannya ditengahtengah masayrakat dapat menyeleksi,
menghimpun, mengolah, memelihara sumber informasi dan
memberikan layanan serta nilai tambah bagi mereka yang
membutuhkannya.18
17
Pawit M. Yusup, Prespektif Manajemen Pengetahuan Informasi, Komunikasi,
Pendidikan, dan Perpustakaan (Jakarta, Rajawali Pers, 2012) h, 433 18
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik (jakarta, Sugung
Seto, 2006) h,3.
27
Dari beberapa defenisi yang disebutkan di atas, Manajemen
dapat disebut perpaduan antara seni dan ilmu. Manajemen berkembang
berdasarkan teori-teori dan penemuan-penemuan yang dalam
perkembangannya digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia,
dan dalam prakteknya harus memiliki keterampilan kritis dalam
mengatur, mengarahkan, mengelola manusia dan barangbarang seuai
untuk tujuan yang telah diterapkan.
Setiap manajemen perpustakaan yang dipahami dan
dilaksanakan dengan semangat dapat diandalkan untuk prestasi yang
benar-benar termanfaatkan dari ekonomi perpustakaan.19
Berdasarkan
pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa dalam pencapaian tujuan dari
perpustakaan umum diperlukan sumber daya manusia serta sumber
daya lainnya yang harus dikelola melalui proses manajemen, seperti
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang
diharapkan dapat menunjang fungsi perpustakaan umum dan dapat
dimanfaatkan oleh pengguna.
2. Fungsi Manajemen Perpustakaan Umum
Fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang
dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing
dan dalam pelaksanaannya mengikuti tahapantahapan tertentu.20
Pada
penerapan manajemen di perpustakaan, fungsi manajemen perlu
19
Journal 1 American Library Association, Efficiency of the library staff and scientific
management vol 4 no 4. www.jstore.org/stable/25685089. 25/01/2016 20
Ernie Trisnawati Sule & Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen , (Jakarta, kencana ,
2009) h.8.
http://www.jstore.org/stable/25685089
28
dilakukan secara bertahap seperti perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, dan pengawasan. Fungsi manajemen sendiri harus
dilakukan agar kegiatan perpustakaan yang akan direncanakan berjalan
sesuai dengan tujuan dan terlaksana dengan baik.
a. Perencanaan
Untuk menjalankan perpustakaan, perencanaan memiliki
peran penting, karena perencanaan merupakan panduan
perpustakaan sebagai dasar aktivitas dalam kegiatan perpustakaan.
Dalam melaksanakannya pun perencanaan juga menentukan
pelaksana dan tata cara pencapaianya. Maka dari itu, sedapat
mungkin setiap orang yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan,
harus terlibat dalam proses perencanaan.21
Sutarno mendefinisikan perencanan seperti : Perencanaan yaitu
perhitungan dan penentuan tentang apa yang dijalankan dalam
rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut tempat, oleh
siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai
itu.22
Sedangkan menurut Stuart perencanaan adalah proses
analitis yang meliputi penaksiran masa depan, menetapkan tujuan,
mengembangkan alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan
21
Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta:
Universitas Terbuka,1995) , h.31. 22
Sutarno NS, Manajemen Pepustakaan Umum : Suatu Pendekatan Praktik, H,135
29
tersebut dan memilih sebuah cara atau beberapa cara diantara
alternatif-alternatif yang ada.23
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan
adalah kegiatan yang direncanakan meliputi setiap pelaku
pelaksanaan dan juga caracaranya agar tujuan dapat tercapai.
Dalam pelaksanaannya sumber daya manusia juga perlu
disesuaikan dengan tujuan yang telah terencana, hal ini dilakukan
agar dalam menjalankan tugas, sumber daya manusia yang ada
dapat melakukan tugasnya dengan optimal, konsisten, dan selalu
mengarah pada tujuan.
1) Faktor Perencanaan
Robert D. Stuart dalam bukunya yang berjudul
Library and Information Management menyatakan, bahwa
ada 5 faktor perencanaan, yaitu :
a) Kerangka waktu ( Time Frame)
Ada dua katagori perencanaan terkait dengan jangka
waktu, yaitu rencana jangka panjang atau rencana
strategis dan rencana jangka pendek atau rencana
tahunan atau rencana operasional.
b) Mengumpulkan dan menganalisis data (collecting
and analyzing data)
23
Robert D.Stuart and Barbara B. Moran, Library and information center management
(Colorado : Librarie Unlimited,2002),h.67.
30
Tahap ini mencakup pengumpulan data sistematis
mengenai perpustakaan atau pusat informasi,
aktivitasnya, staf, kegunaan, dan pengguna selama
jangka waktu tertentu, juga dari lingkungan
eksternal yang mempengaruhi apa yang ingin
dilakukan organisasi dan cara pelaksanaannya.
c) Tingkat Perencanaan (Levels Of Planning)
Setiap supervisor, kordinator, atau pimpinan tim,
apapun tingkat tangung jawabnya dalam struktur
organisasi harus mempersiapkan perencanaan dalam
dua tingkatan yaitu di dalam unit atau kelompoknya
dan kelompok lainnya di dalam organisasi untuk
mengembangkan tujuan secara keseluruhan.
d) Fleksibilitas (Flexibility)
Fleksibilitas diaplikasikan dalam proses
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
karena proses perencanaan tidak pernah sempurna,
perencanaan terus menerus ditinjau ulang, direvisi
dan diperbarui.
e) Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas merupakan kunci sukses perencanaan.
Manajer harus mendelegasikan wewenang dan
membuat individu atau tim bertanggung jawab
31
untuk mencapai sasaran dan tujuan perencanaan
yang telah dibuat. 24
2) Unsur Perencanaan.
Sebuah perencanaan memiliki dasar atau landasan
dalam setiap kegiatannya, dan manajer adalah seorang
yang mempunyai hak untuk menentukan suatu keputusan
pada fungsi manajemen tersebut. Landasan dari
perencanaan itu sendiri terdiri dari tujuan, aksi, sumber
daya dan implementasi.
a) Tujuan
Tujuan adalah suatu kondisi yang telah ditetapkan
untuk dicapai. Tujuan bisa dalam jangka panjang
maupun jangka pendek. Tujuan organisasi adalah
kondisi rasional yang ingin dicapai dalam rangka
menuju visi perusahaan dengan mobilisasi semua
orang dan unit-unit organisasi.25
b) Aksi
Aksi adalah bentuk dari kegiatan yang spesifik dan
telah direncanakan untuk mencapai tujuan.
Beberapa kegiatan yang dilakukan secara umum
pada perpustakaan meliputi pengadaan, pengolahan,
pelayanan, dan sosialisasi.
24
Ibid h. 68-71 25
Payman J. Simanjuntak, Manajemen dan Evaluasi Kerja (Jakarta, Lembaga Penerbit
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia), 2005, h. 28
32
c) Sumber daya
Sumber daya perpustakaan terdiri dari segala
komponen atau bagian perpustakaan termasuk
sumber daya manusia yang menjalankan kegiatan
perpustakaan.
d) Implementasi
Implementasi atau pelaksanaan meliputi penugasan
dan pengarahan personil untuk meakukan rencana
yang ada.
b. Pengorganisasian
Organisasi merupakan suatu proses untuk merancang
struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi
tugas atau pekerjaan antara para anggota agar tujuan organisasi
dapat tercapai. Pengorganisasian juga mengelompokan kegiatan
dari penyediaan keperluan sampai wewenang untuk melaksanakan
kegiatannya.
Pengorganisasian meliputi penetapan tugas apa yang harus
dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana tugas dikelompokan,
dan bagaimana semua tugas itu dikordinasikan. Pengorganisasian
adalah tindakan yang dilakukan untuk menjalankan rencana.26
Proses pengorganisasian harus memperhatikan dengan baik
kemampuan dari sumber daya manusia yang tersedia, sehingga
26
Robert D.Stueart and Barbara B. Moran, Library and Information Center Management,
h.119
33
mereka dapat ditugaskan sesuai dengan kemampuan yang telah
dimiliki dan bisa berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan.
Winardi mengemukakan pandangan bahwa ada lima
macam langkah pokok proses pengorganisasian, yaitu :
1) Melaksanakan refleksi atau cerminan tentang rencana dan
sasaran.
2) Menetapkan tugas-tugas pokok.
3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian.
4) Mengalokasikan atau memberikan sumber dan petunjuk-
petunjuk untuk tugas bagian tersebut.
5) Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang
diimplementasi.27
Dapat disimpulkan bahwa Pengorganisasian dijalankan
setelah adanya rencana dan dibutuhkan pemimpin yang dapat
menentukan tugas yang sesuai oleh sumber daya manusia.
Pemimpin harus dapat mengarahkan sumber daya manusia kepada
pencapaian tujuan yang sudah direncanakan.
c. Staffing
Staffing atau penempatan jabatan yang telah disediakan
melalui pustakawan yang terlatih dan berpengalaman, yang
memiliki pendidikan universitas dan latar belakang pendidikan ,
dilengkapi dengan pengetahuan teknis metode perpustakaan dan
27
J.Winardi, Teori Organisasi Dan Pengorganisasian (Jakarta: PT Rajagrafindo Prasada
2009),h.24.
34
apresiasi kekhawatiran yang lebih besar yang tumbuh dari
mereka.28
Untuk mewujudkan tujuan perpustakaan, diperlukan tenaga
kerja yang mampu melaksanakan tugas dengan totalitas serta
tanggung jawab penuh dengan apa yang dikerjakannya. Hal ini
tanpa disadari akan berkaitan dengan anggaran, karena
produktivitas staf yang tinggi akan memberikan hasi yang
maksimal.sehingga angggran yang dikeluarkan untuk staff dalam
perencanaan dapat ditekan dan dipergunakan dengan bijak yang
hasilnya akan memuaskan pimpinannya.
d. Pengarahan
Pengarahan yaitu proses implementasi program agar bisa
dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses
memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tangung
jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.29
Pengarahan yang baik dapat meningkatkan efekivitas kerja serta
pencapaian tujuan. Penting jadinya agar kepemimpinan dilakukan
dengan sadar situasi, memiliki komunikasi yang baik dan dapat
memotivasi anggotanya.
Pengarahan berarti para pemimpin/manajer mengarahkan,
memimpin, dan mempengaruhi anggotanya. Pemimpin tidak
28
American library association, How the public library can help in developing effective
high school libraries. Vol 10 no 4 , http:/www.jstore.org./stable/25685441 . 25-01-2016 29
Ernie Trisnawati Sule & Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen, h,8
35
melakukan semua kegiatan sendiri, tapi juga menyelesaikan
kegiatannya dengan orang lain. Seorang pemimpin di perpustakaan
tidak hanya memberikan perintah namun juga harus menciptakan
situasi/kondisi yang baik yang dapat membantu anggotanya
melakukan tugas seacara maksimal.
Komunikasi memiliki peranan yang penting, tanpa adanya
komunikasi apa yang ada dalam diri seseorang tidak akan sampai
kepada orang lain. Untuk menciptakan kerjasama yang baik,
bentuk pengarahan-pun harus diberikan dengan komunikasi yang
efektif, guna memperlancar tugas kegiatan yang sesuai dengan
tujuan. Proses komunikasi yang baik inilah yang nantinya akan
memberikan hasil yang baik bagi organisasi dalam pencapaian
tujuan.
e. Anggaran
Pada dasarnya semua perpustakaan apapun bentuknya,
berapapun jumlahnya, untuk dapat mengemban tugas dan
fungsinya harus ditopang dengan ketersedian biaya memadai.30
Anggaran merupakan rencana oprasional dalam bentuk mata uang
yang akan digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu.
Penyusunan anggaran merupakan kesepakatan antara
pimpinan dengan pengelola organisasi/lembaga dalam menentukan
30
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta, samitra
media utama, 2004) h.77
36
besarnya biaya penganggaran yang akan dikeluarkan. Setiap
rencana kegiatan yang telah disusun membutuhkan penganggaran,
dan tentu saja hal ini perlu di negosiasikan terlebih dahulu kepada
pimpinan tiap-tiap unit organisasi.
Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan
mengajukannya kepada lembaga induknya. Karena tanpa adanya
anggaran, perpustakaan tidak akan berjalan dengan baik. Semua
pustakawan harus ikut serta dalam merencanakan anggaran yang
diperlukan untuk mengoprasikan perpustakaan, paling tidak untuk
keperluan satu tahun.31
Anggaran yang disiapkan dalam perencanaan harus ditinjau
dari kebutuhan fungsi perpustakaan, dalam kegiatan penganggaran
pimpinan organisasi benar-benar harus memperhatikan tiap rinci
biaya yang akan disiapkan dan tentu saja perlu dilakukan dengan
teliti serta penuh pengawasan atau binaan dalam penerapannya.
Sutarno menyatakan bahwa dalam pembinaan anggaran
mencakup lima hal yang perlu diperhatikan , yakni :
1) Sumber yang pasti, misalnya Anggaran Pendapatan
Belanja Negara (APBN) untuk pemerintah pusat, dan
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Untuk
perpustakaan yang dikelola swasta, harus memiliki sumber
pembiayaan dari lembaga induknya.
31
Soetimah, Perpustakaan kepustakawanan dan pustakawan (Yogyakarta, kanisius,
1992), h.62-63
37
2) Penggunaannya sesuai dengan perencanaan kebutuhan,
skala prioritas, aturan dan tertib administrasi keuangan
yang berlaku. Dikelola secara terbuka, transparan, efisien,
berdaya guna sehingga tujuan tercapai.
3) Dapat dikontrol, diawasi, diperiksa, dimonitor baik oleh
atasan langsung, atau melalui pengawasan Fungsional.
4) Jumlahnya diusahakan meningkat sesuai dengan
meningkatnya volume kegiatan, kebutuhan , bertambahnya
pemakai dan berkembangnya keinginan masyarakat.
5) Diupayakan adanya sumber-sumber keuangan yang lain,
sejauh memungkinkan untuk digali atau dicairkan.32
f. Pengawasan
Pengawasan merupakan proses untuk menjamin bahwa
tujuan dari organisasi tercapai. Pengawasan adalah kegiatan
membandingkan, atau mengukur kegiatan yang sedang atau sudah
dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma standar atau rencana
rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.33
Fungsi pengawasan mencakup pengukuran keadaan yang
sesungguhnya membandingkan dengan standart, dan melakukan
tindakan yang dapat dipakai untuk mengkoordinir kegiatan
organisasi, memfokuskan kearah yang tepat dan memudahkan
tercapainya keseimbangan dinamis. Pengawasan meliputi semua
32
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik, (Jakarta, samitra
media utama, 2004) H,78 33
Ibid H,128.
38
kegiatan yang berjalan dan memastikannya sesuai dengan sesuai
dengan yang telah direncanakan.
Pengawasan atau pengontrolan yang merupakan bagian
akhir dari fungsi manajemen dilaksanakan agar mengetahui :
1) Apakah kegiatan berjalan sesuai rencana sebelumnya.
2) Apakah dalam pelaksanaannya mendapat hambatan,
kerugian, kesulitan, penyimpangan dan sebagainya.
3) Untuk mengetahui mencegah terjadinya permasalahan
dalam pelaksanaannya.
4) Untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas
organisasi.
Adapun berikut bentuk pengawasan, seperti :
1) Pengawasan dari dalam organisasi (internal control)
Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit
pengawasan yang dibentuk dalam orgnisasi itu sendiri.
2) Pengawasan dari luar organiasi (external control)
Pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit
pengawasasn dari luar organisasi.
3) Pengawasasn preventif
Pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu
dilaksanakan. Maksud dari pengawasan preventif
membuat peraturan-peraturan sebelum pelaksanaan
39
kegiatan dilakukan, sehingga dapat mengindari
penyimpangan dalam kegiatan yang dilakukan.
4) Pengawasan represif
Pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan
pekerjaan.
Maksud diadakan pengawasan represif untuk menjamin
kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.34
Adapun metode yang dilakukan dalam pengawasan, yaitu :
1) Pengawasan langsung
Pimpinan/pengawasan dalam organiasi melakukan
pemeriksaan secara langsung pada tempat pelaksanaan
pekerjaan.
2) Pengawasan tidak langsung
Pimpinan/pengawas organiasi melakukan pemeriksaan
pekerjaan melalui laporanlaporan yang masuk
padanya.
3) Pengawasan formal.
Pengawasan yang dilakukan secara formal dilakukan
oleh unit/aparat pengawasan yang bertindak atas nama
pimpinan organiasasinya atau atasan dari pimpinan
34
Dasar dasar administrasi dan manajemen.( Jakarta, Ghalia Indonesia.2004) h.62-65
40
organisasi tersebut. Dalam pengawasan ini telah
ditentukan prosedur, hubungan dan tata kerjanya.
4) Pengawasan informal
Pengawasan yang tidak melalui saluran formal atau
prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan informal
biasanya dilakukan oleh pejabat pimpinan dengan
melalui kunjungan yang tidak resmi (pribadi).
5) Pengawasan administrative
Pengawasan meliputi bagian keuangan , kepegawaian,
dan material.
6) Pengawasan teknis
Pengawasan terhadap hal-hal yang bersiat fisik,
misalnya pemeriksaan terhadap, pembangunan
gedung. Pemeriksaan ini meliputi jenis kuantitatif
(jumlah) dan kualitatif (mutu) dan biaya yang
diperlukan.35
Dengan demkian, dapat disimpukan bahwa fungsi-fungsi
manajemen dalam proses kegiatannya berlangsung secara terus
menerus mengarah pada kepada titik pencapaian, dimulai dari
perencanaan yang menjadi awal dari kegiatan, kemudian
pengorganisasian sebagai penyatuan segala sumber daya yang ada
35
Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah, h.32.
41
untuk menyelaraskan dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan,
lalu pengarahan atau pelaksanaan kegiatan yang selalu mengacu pada
perencanaan , sampai pada tahap pengawasan meliputi kegiatan
monitoring dan evaluasi tersebut yang dapat melakukan perbaikan
selama kegiatan berlangsung sehingga tujuan yang telah direncanakan
berjalan baik.
3. Pengertian Layanan Perpustakan
Dalam rangka pemanfaatan koleksi perpustakaan,
dilaksanakanlah layanan perpustakaan. Pelayanan yang baik dapat
memenuhi kebutuhan, selera, minat, dan keinginan pengguna. Layanan
perpustakaan pada umumnya bersifat layanan sosial, nirlaba, dan
memberikan layanan yang sesuai dengan jenis perpustakaan dan
kebutuhan pemakai sserta ketersediaan fasilitas.
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama
pada setiap perpustakaan. Seluruh kegiatan perpustkaan terarah dan
terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik, serta
memberikan perasaan puas kepada pemakai. Pembinaan layanan
perpustakaan yang cepat, tepat, mudah, sederhana, dan murah serta
memuaskan dikatakan sebagai layanan prima.36
Layanan pada perpustakaan juga sangat bervariasi tergantung
dari jenis perpustakaan itu sendiri, dengan penekanan atau fokus pada
bidang - bidang tertentu. Karena perpustakaan terus berkembang,
36
Sutarno NS. Manajemen perpustakaan suatu pendekatan praktik (Jakarta ,Samitra
Media Utama, 2004) h.71
42
berbagai pelayanan pada perpustakaan pun juga terus dimaksimalkan,
dan disesuaikan demi keberhasilan tujuan perpustakaan. Keberhasilan
perpustakaan dalam pengembangan sistem layanan bergantung pada :
1. Mutu , jumlah, serta jenis koleksi yang tersedia.
2. Sikap, cara pendekatan, pengatuhan dan pengalaman petugas
pelaksana.
3. Sarana dan prasarana layanan.
4. Manfaat yang dirasakan oleh pengguna.37
Menyesuaikan dari berbagai jenis perpustakaan yang ada,
perpustakaan terus mengembangkan berbagai jenis layanan yang
dimilikinya, adapun layanan yang telah dikembangkan perpustakaan,
adalah :
1. Menyusun rencana oprasional layanan meliputi sistemnya,
peraturan tata tertib, kebutuhan anggaran, sarana, sumber daya
serta penentuan focus pemakai
2. Layanan informasi
Menyediakan dan memberikan informasi- informasi
yang diperlukan masyarakat.inormasi perpustakaan harus
disiapkan dari berbagai sumber yang jelas,diakui
kebenarannya, valid, realibel, dan faktual, dapat dipercaya dan
pdipergunakan dengan baik.
3. Layanan penelitilan
37
Sutarno NS, Membina Perpustakaan Desa (Jakarta, Sugung Seto, 2008) h.81
43
Diberikan untuk peneliti yang membutuhkan sumber
informasi di perpustakaan dengan mudah dan cepat
memperolehnya atas bantuan staf perpustakaan.
4. Layanan rekreasi
Layanan ini terutama ada pada perpustakaan umum,
karena disana banyak terdapat bacaan fiksi , cerita, majalah,
surat kabar, dan terbitan lainnya. Karena dengan membaca
bahan bacaan tersebut di perpustakaan, akan diperoleh rasa
senang dan puas.
5. Layanan sirkulasi
Kegiatan melayanai pemakai jasa perpustakaan dalam
pemesanan, peminjaman, dan pengembailan bahan pustaka
beserta penyelesaian administrasinya.
6. Layanan refrensi
Layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di
perpustakaan. Hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan,
misalnya keterbatasan koleksi, pertimbangan keutuhan koleksi,
serta penelitian. Layanan rujukan itu merupakan memberikan
informasi kepada pengguna perpustakaan dalam bentuk cepat
atau pemberian bimbingan pemakaian sumber rujukan.
7. Layanan literature
Penelusuran literatur adalah kegiatan yang membantu
pengguna mencari atau menentukan kembali semua
44
kepustakaan yang pernah terbit atau pernah ada mengenai suatu
bidang tertentu.
8. Bimbingan pemakai
Yaitu memberikan panduan, penjelasan tentang
penggunaan perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru
perpustakaan.
9. Analisis kepustakaan
Analisis kepustakaan adalah kegiatan membuat
karaangan/ tulisan baru yang diperoleh dengan jalan mengkaji
dan mensarikan kepustakaan yang ada tentang suatu bidang
tertentu untuk keperluan pengguna perpustakaan.
10. Untuk perpustakaan umum, demi mencapai tujuannya terdapat
berbagai pengembangan jenis layanan yang berberda, seperti :
a) Layanan anak yang menyediakan koleksi anak dan
berbagai jenis permainan pengembangan kreativitas,
imajenasi, motivasi, dan kemampuan berpikir
b) Layanan story telling
Biasanya dilakukan oleh petugas layanan anak dalam
rangka melestarikan budaya mendongeng dan menarik
pengunjung terutama anak-anak
c) Layanan untuk para penderita cacat (disabilities)
45
Dengan menyediakan koleksi serta fasilitas tertentu untuk
penyandang kebutuhan khusus, seperti buku buku
dengan huruf baraile.38
Layanan perpustakaan selalu mengalami perubahan atau bisa
dikatakan pasang surut, maka dari itu perkembangan , kemajuan,
kesulitan, kebutuhan, dan tuntutan ataupun tantangan yang dihadapi
dalam memberikan layanan yang sesuai untuk pengguna harus selalu
di perhatikan dan dioptimalkan secara teliti dan baik.
4. Kegiatan Layanan Paket di KPAK Jakarta Selatan.
Dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan, masing- masing
jenis perpustakaan akan memilih sistem yang paling cocok dengan
pemakainya dan kesiapan petugas dan ketersediaan sarana dan juga
prasaranya. Layanan yang dikembangkan oleh perpustakaan adalah
agar tercipta layanan terbaik sejauh dapat dilaksanakan, yang pada
intinya berlangsung secara mudah, sederhana, cepat, tepat, dan
bermanfaat serta murah.39
Layanan paket adalah bentuk layanan yang dikembangkan oleh
KPAK Jakarta Selatan. Layanan paket ini diperuntukan bagi
perpustakaan yang mengajukan permohonan untuk menjadi
perpustakaan binaan di wilayah Jakarta Selatan. Sama halnya dengan
bentuk kerjasama antar perpustakaan namun layanan paket hanya
melayani perpustakaan dan taman baca masyarakat di wilayah Jakarta
38
Sutarno NS. Manajemen perpustakaan suatu pendekatan praktik (Jakarta ,Samitra
Media Utama, 2004) h.72-73 39
Ibid. h. 96
46
Selatan yang mengajukan permohonan pelayanan paket terlebih dahulu
kepada KPAK Jakarta selatan.
a. Proses, Pengolahan Layanan Paket
Dalam pelayanan paket, KPAK memberikan kerjasama
dalam penambahan koleksi serta, berbagai program binaan
terhadap anggotanya. Kerjasama tentu saja timbul karena adanya
berbagai sebab, antara lain keterbatasan koleksi, bertambahnya
judul buku yang diterbitkan, adanya berbagai bentuk media dalam
mengumpulkan informasi dan juga memenuhi kebutuhan
pemakai.40
Pihak KPAK Jakarta Selatan dalam prosesnya menjalankan
kegiatan layanan paket tidak serta- merta menyetujuinya dengan
cuma-cuma, pihak KPAK juga meninjau terlebih dahulu kebutuhan
dari perpustakaan binaan yang mengajukan bentuk permintaan
layanan paket secara terperinci dan menyesuaikan dengan
perencanaan kegiatannya. Setelah ada kesepakatan bekerjasama
pihak dari perpustakaan menyetujui rencana dan bentuk kerjasama,
dan dalam persetujuan kerjasama tersebut dibagi menjadi dua jenis
yaitu persetujuan tertulis dan tidak tertulis.41
Layanan paket yang diadakan oleh KPAK Jakarta Selatan
memiliki ketentuan waktu yang telah disepakati sebelumnya dari
40
Sulistyo basuki, pengantar ilmu perpustakaan , (Jakarta, Univesitas Terbuka, 1993)
h.181 41
Sulistyo basuki, kerjasama dan jaringan perpustakaan, ( Jakarta, univestitas Terbuka,
1996)
47
pihak KPAK serta Perpustakaan binaannya. Jadi, perpustakaan
binaan yang mengajukan permohonan layanan paket akan
diberikan bentuk kerjasama sesuai dengan kebutuhannya. Tentu
saja dalam memberikan pelayanan paket ini , pihak KPAK sudah
memiliki anggaran untuk menunjang kecerdasan serta layanan
masyarakat di wilayah Jakarta Selatan.
Bentuk kerjasama sangatlah bermacam macam, ada yang
berupa kerjasama pengadaan, spesialisasi subjek, redisbtribusi
terbitan, kerjasama pengolahan, penyediaan fasilitas, penyusunan
katalog induk serta tukar menukar pengalaman antar sesama
pustakawan.42
Berdasarkan bentuk kerjasama itulah KPAK Jakarta
Selatan mengadakan sistem Layanan Paket demi memaksimalkan
peran perpustakaan, khususnya perpustakaan binaan yang ada di
Wilayah Jakarta Selatan dalam proses mencerdaskan bangsa.
E. Penelitian Terdahulu
Penelitian dengan judul Penerapan fungsi manajemen pada kantor
Perpustakaan dan arsip kota administrasi Jakarta barat, oleh Riko
Mahasiswa ilmu perpustakaan Uin Jakarta pada tahun 2015.
Dalam penelitiannya, Riko melihat penerapan fungsi manajemen
dari kegiatan layanan teknis (pengadaan dan pengolahan) yang dilakukan
oleh kantor perpustakaan dan arsip kota administrasi jakarta barat. Metode
yang dilakukan dalam penelitian tersebut menggunakan kualitatif
42
Sulistyo Basuki, Pengantar ilmu Perpustakaan (Jakarta, Universitas Terbuka, 1993) H,
193
48
deskriptif. Data yang terkumpulkan di ambil dari observasi langsung serta
wawancara. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui penerapan
fungsi manajemen terhadap kantor perpustakaan dan arsip kota
administrasi Jakarta barat. Dari penelitian tersebut diketahui bahwa
penerapan fungsi manajemen di kantor arsip kota administrasi Jakarta
barat sudah berjalan namun belum makasimal dalam pelaksanaannya
1. Perbedaan Terhadap Penelitian sebelumnya.
Penelitian yang dilakukan oleh saudara Riko mengenai
penerapan fungsi manajemen pada pengadaan dan pengolahan di
kantor perpustakaan dan arsip kota administrasi Jakarta barat.
Sedangkan penelitian yang penulis lakukan akan melihat penerapan
sistem manajemen pada program binaan layanan paket yang
diselenggarakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota
administrasi ( KPAK ) Jakarta Selatan dan akan berfokus pada
bagaimana perencanaan, pelaksanaan, serta pengawasan kegiatan
layanan paket tersebut.
49
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendeketan Penelitian
Untuk peneltian yang lebih mendalam. peneliti menggunakan
metode studi kasus, yaitu studi yang mengungkap suatu masalah dengan
batasan terperinci, memiliki pengambilan data yang mendalam dan
menyertakan berbagai sumber informasi. Metode studi kasus peneliti
anggap dapat memaksimalkan penelitian yang dilakukan di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakata Selatan untuk dikaji
secara lebih mendalam.
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif menghasilkan data dan
mengolah data yang sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara,
observasi langsung, pengamatan lapangan, rekaman video, gambar, foto
dan lain sebagainya.1 Pendeketan kualitatif peneliti pilih karena dapat
memungkinkan peneliti dalam memahami suatu kasus lebih terperinci
dari informasi yang telah diperoleh dari Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Administrasi Jakarta Selatan.
1 Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Manusia (Jakarta: Lembaga
Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001) h.22
50
B. Sumber Data
Sumber data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah :
1. Data primer, Peneliti mengumpulkan data yang berasal dari daftar
pertanyaan dan wawancara kepada narasumber yang ditemui langsung
di KPAK Jakarta Selatan (lokasi penelitian).
2. Data sekunder yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti
secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder
umumnya berupa bukti, dokumen-dokumen, catatan atau laporan
historis yang yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.
C. Informan
Tentu saja dalam penelitian ini dibutuhkan informan yang
memahami objek peneliti, sehingga data yang diperlukan dapat diperoleh
dengan tepat dan menyeluruh. Oleh karena itu peneliti melakukan
kegiatan wawancara terhadap informan yaitu Ibu Siti Maulida selaku