OPERATION MANAGEMENT

Penerapan Analisis ABC Pada Pembuatan Daftar Permintaan Tahunan dan Nilai Unit Untuk Masing – Masing Produk di Perusahaan Sepeda SPARTA

Big Paper

Disusun Oleh:

Yohan Suryanto Pramono

(10 / 310533 / PEK / 15410)

MAGISTER OF BUSINESS ADMINISTRATION

FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS

GADJAH MADA UNIVERSITY

2011

A. Latar Belakang

Perusahaan yang membeli produk atau membuat produk, dihadapkan pada keputusan

tentang persediaan. Persediaan adalah sumber daya yang bermanfaat untuk penggunaan secara

berjangka. Setiap kali input dan output dari perusahaan tidak digunakan, maka itu akan menjadi

persediaan. Operasional jasa layanan dan toko cenderung memiliki investasi yang kecil dalam

persediaan namun bagi banyak perusahaan, persediaan menyumbang persentase yang besar dari

aset.

Sistem persediaan adalah serangkaian kebijakan dan pengendalian yang memantau tingkat

persediaan dan menentukan tingkat apa yang harus dipertahankan, kapan persediaan harus diisi

dan bagaimana cara penanganan pesanan dalam jumlah besar. Sebuah sistem persediaan

menyediakan struktur organisasi dan kebijakan operasional untuk menjaga dan mengendalikan

barang yang akan distok. Sistem ini bertanggung jawab untuk pemesanan dan penerimaan barang

yaitu mengacu pada waktu pemesanan dan pelacakan mengenai apa yang telah diperintahkan

serta berapa jumlahnya dan siapa pemesannya. Sistem ini juga menerapkan prosedur yang baku

untuk penataan kembali atau mengembalikan barang dagangan yang tidak diinginkan.

Pengendalian persediaan yang efisien membutuhkan pengetahuan tentang apa yang harus

dibutuhkan. Menjaga persediaan melalui penghitungan, menempatkan pesanan, menerima stok

barang dan seterusnya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya. Ketika ada batasan pada sumber

daya tersebut, langkah utama adalah mencoba menggunakan sumber daya yang tersedia untuk

mengontrol persediaan dalam cara yang terbaik yaitu fokus pada item yang paling penting dalam

persediaan.

Ketika sebuah perusahaan kecil akan menstok barang dengan jumlah sedikit, prosedur informal

tersebut dapat berfungsi dengan baik, namun sebuah perusahaan yang bertumbuh besar dan mulai

memerlukan berbagai macam barang inventaris, akan memiliki tingkat penggunaan sistem formal

yang berbeda yang dalam hal ini dapat menciptakan masalah yang berdampak pada biaya serta

adanya gangguan produksi dan penyediaan barang akhir.

Beberapa hal yang harus diperhatikan manajer operasional dan persediaan adalah:

1. Jumlah total persediaan naik lebih cepat dari pertumbuhan penjualan.

2. Ketidaktersediaan barang menyebabkan gangguan dalam produksi atau pengiriman untuk

pelanggan akan tertunda.

3. Biaya administrasi untuk pengadaan dan pemeliharan persediaan menjadi tinggi.

4. Ada banyak stok untuk beberapa item namun ada item lain yang terlalu sedikit.

5. Item yang hilang atau salah penempatan, adanya penurunan kualitas dan nilai keusangan

produk yang tinggi.

B. Rumusan Masalah

Seperti yang diketahui bahwa ada berbagai jenis sistem persediaan atau metode yang dapat

digunakan perusahaan untuk mengelola persediaan. Lebih dari satu jenis sistem dapat digunakan

pada perusahaan yang sama dan ada banyak faktor untuk dipertimbangkan dalam seleksi, seperti

variabilitas permintaan, biaya operasional sistem persediaan dan biaya unit item. Tujuan

mengklasifikasikan item ke dalam kelompok adalah untuk menetapkan tingkat kontrol yang tepat

atas setiap item.

Agar perusahaan dapat menerapkan klasifikasi pasokan persediaan ada beberapa pendekatan yang

terkait analisis ABC, yaitu:

1. Mengalikan biaya setiap item dengan proyeksi item tahun yang akan datang.

2. Mendaftar semua urutan item sesuai penggunaan tahunan.

3. Menjumlah daftar item dari atas ke bawah dan menentukan persentase kumulatif item.

4. Memindahkan item ke bawah daftar, menghitung tahunan kumulatif total item.

5. Menentukan persentase setiap penggunaan kumulatif untuk semua item.

C. Dasar Teori

Manajer operasional membuat sistem untuk mengelola persediaan salah satunya adalah

bagaimana barang persediaan dapat diklasifikasikan yang dikenal dengan nama analisis ABC.

Analisis ABC membagi barang persediaan yang ada menjadi tiga klasifikasi dengan basis volume

rupiah tahunan. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto

menyatakan: “Terdapat sedikit hal yang kritis dan banyak yang sepele”. Gagasannya adalah untuk

membuat kebijakan – kebijakan persediaan yang memfokuskan persediaan pada barang banyak

yang sepele. Tidaklah realistis jika memantau barang – barang yang tidak mahal dengan intensitas

yang sama dengan barang – barang yang sangat mahal.

Untuk menentukan volume rupiah tahunan dari analisis ABC, kita mengukur permintaan tahunan

dari setiap barang persediaan dikalikan biaya per unitnya. Sesuai Heizer and Render:

Barang – barang kelas A adalah barang – barang yang volume rupiah tahunanya tinggi. Walaupun

barang ini hanya mempresentasikan 15% dari persediaan total, mereka mempresentasikan 70%

sampai 80% dari total penggunaan uang.

Barang – barang kelas B adalah barang – barang yang volume rupiah tahunanya sedang. Walaupun

barang ini hanya mempresentasikan 30% dari persediaan total, mereka mempresentasikan 15%

sampai 25% dari total penggunaan uang.

Barang – barang kelas C adalah barang – barang yang volume rupiah tahunanya kecil. Walaupun

barang ini hanya mempresentasikan 55% dari persediaan total, mereka mempresentasikan sekitar

5% dari total penggunaan uang.

D. Penerapan Analisis ABC Pada Perusahaan Sparta

Toko sepeda Sparta mempunyai stok sepeda dan berbagai bagian dari sepeda termasuk rantai,

roda gigi, ban, roda dan aksesoris bersepeda yang disimbolkan dengan item code. Toko ini berada

di lokasi yang sibuk dan memiliki ruang penyimpanan yang sangat terbatas untuk persediaan.

Mereka sering kehabisan item dan tidak dapat melayani pelanggan. Untuk membantu mengelola

persediaan, toko ingin mengelompokkan stok dengan menggunakan sistem ABC. Untuk memulai

analisis ABC, asisten manajer operasi Sparta telah membuat daftar lengkap item stok toko,

permintaan tahunan dan nilai unit untuk masing - masing seperti yang ditunjukkan pada tabel

berikut.

Tabel 1 Daftar Barang Sepeda Sparta

Nomer kode

item

Permintaan

Tahunan

(unit)

Biaya unit

(Rupiah)

Nomer kode

item

Permintaan

Tahunan

(unit)

Biaya unit

(Rupiah)

B1 10 80000 B17 110 230000

B2 18 160000 B18 74 180000

B3 36 300000 B19 8 6100000

B4 9 123000000 B20 10 9350000

B5 4 7600000 B21 7 2700000

B6 3 8100000 B22 5 14000000

B7 19 4200000 B23 5 9000000

B8 56 350000 B24 46 670000

B9 105 170000 B25 32 1600000

B10 27 3500000 B26 101 450000

B11 19 360000 B27 83 120000

B12 12 1150000 B28 54 160000

B13 7 23000000 B29 14 420000

B14 10 2450000 B30 9 7050000

B15 6 6650000 B31 7 370000

B16 18 280000 B32 16 260000

Pengukuran permintaan tahunan atas setiap barang inventaris berdasarkan acuan:

1. Heizer dan Render:

Kelas item A mewakili sekitar 15% dari total persediaan barang serta mewakili 70% sampai

80% dari penggunaan total rupiah dan dikontrol ketat. Kelas B mewakili sekitar 30% barang

inventaris dan 15% sampai 25% dari nilai total rupiah dan kurang terkontrol ketat. Kelas C

mewakili 5% dari total rupiah tetapi sekitar 55% mewakili inventaris total dan kurang memiliki

kontrol. Hasil perhitungan analisis adalah:

Tabel 2 Analisis ABC berdasarkan Heizer dan Render

Kode

Volume Tahunan (unit)

Biaya Unit (Rp)

Volume Rupiah Tahunan

% Volume Rupiah Tahuna

n

% Kumulatif Rupiah

Rupiah Pakai

% Volume

Kelas

B4 9123.000.000,0

01.107.000.000,0

050,99% 50,99%

77,52% 18,60% A

B13 7 23.000.000,00 161.000.000,00 7,42% 58,41%

B12 12 1.150.000,00 13.800.000,00 0,64% 59,04%

B10 27 3.500.000,00 94.500.000,00 4,35% 63,40%

B20 10 9.350.000,00 93.500.000,00 4,31% 67,70%

B7 19 4.200.000,00 79.800.000,00 3,68% 71,38%

B22 5 14.000.000,00 70.000.000,00 3,22% 74,60%

B30 9 7.050.000,00 63.450.000,00 2,92% 77,52%

B25 32 1.600.000,00 51.200.000,00 2,36% 79,88%

20,45% 34,88% B

B19 8 6.100.000,00 48.800.000,00 2,25% 82,13%

B23 5 9.000.000,00 45.000.000,00 2,07% 84,20%

B26 101 420.000,00 42.420.000,00 1,95% 86,16%

B15 6 6.650.000,00 39.900.000,00 1,84% 88,00%

B24 46 670.000,00 30.820.000,00 1,42% 89,41%

B5 4 7.600.000,00 30.400.000,00 1,40% 90,82%

B17 110 230.000,00 25.300.000,00 1,17% 91,98%

B17 110 230.000,00 25.300.000,00 1,17% 93,15%

B6 3 8.100.000,00 24.300.000,00 1,12% 94,27%

B24 56 350.000,00 19.600.000,00 0,90% 95,17%

B21 7 2.700.000,00 18.900.000,00 0,87% 96,04%

B9 105 170.000,00 17.850.000,00 0,82% 96,86%

B18 74 180.000,00 13.320.000,00 0,61% 97,47%

B3 36 300.000,00 10.800.000,00 0,50% 97,97%

B27 83 120.000,00 9.960.000,00 0,46% 98,43%

2,03% 46,51% C

B28 54 160.000,00 8.640.000,00 0,40% 98,83%

B11 19 360.000,00 6.840.000,00 0,32% 99,14%

B29 14 420.000,00 5.880.000,00 0,27% 99,41%

B16 18 280.000,00 5.040.000,00 0,23% 99,65%

B32 16 260.000,00 4.160.000,00 0,19% 99,84%

B2 18 160.000,00 120.000,00 0,01% 99,84%

B31 7 370.000,00 2.590.000,00 0,12% 99,96%

B1 10 80.000,00 800.000,00 0,04% 100,00%

Total

10402.170.990.000,0

0100,00

%100,00%

100,00%

2. Meredith:

Kelas item A bernilai tinggi yaitu 15% hingga 20% dari total persediaan barang untuk 75

sampai 80% dari penggunaan total rupiah. Kelas item B nilainya medium: 30% hingga 40%

total persediaan barang menyumbang sekitar 15% dari penggunaan total rupiah tahunan.

Kelas item C bernilai rendah: 40% sampai 50% dari total persediaan barang untuk 10% sampai

15% dari penggunaan total rupiah tahunan.

Tabel 3 Analisis ABC berdasarkan Meredith

Kode

Volume Tahunan (unit)

Biaya Unit (Rp)

Volume Rupiah

Tahunan

% Volume Rupiah Tahuna

n

% Kumulatif

Rupiah

Rupiah Pakai

% Volume

Kelas

B4 9123.000.00

01.107.000.00

050,99% 50,99%

63,40% 14% AB13 7 23.000.000 161.000.000 7,42% 58,41%

B12 12 1.150.000 13.800.000 0,64% 59,04%

B10 27 3.500.000 94.500.000 4,35% 63,40%

B20 10 9.350.000 93.500.000 4,31% 67,70% 29,76% 21% B

B7 19 4.200.000 79.800.000 3,68% 71,38%

B22 5 14.000.000 70.000.000 3,22% 74,60%

B30 9 7.050.000 63.450.000 2,92% 77,52%

B25 32 1.600.000 51.200.000 2,36% 79,88%

B19 8 6.100.000 48.800.000 2,25% 82,13%

B23 5 9.000.000 45.000.000 2,07% 84,20%

B26 101 420.000 42.420.000 1,95% 86,16%

B15 6 6.650.000 39.900.000 1,84% 88,00%

B24 46 670.000 30.820.000 1,42% 89,41%

B5 4 7.600.000 30.400.000 1,40% 90,82%

B17 110 230.000 25.300.000 1,17% 91,98%

B17 110 230.000 25.300.000 1,17% 93,15%

B6 3 8.100.000 24.300.000 1,12% 94,27%

6,86% 65% C

B24 56 350.000 19.600.000 0,90% 95,17%

B21 7 2.700.000 18.900.000 0,87% 96,04%

B9 105 170.000 17.850.000 0,82% 96,86%

B18 74 180.000 13.320.000 0,61% 97,47%

B3 36 300.000 10.800.000 0,50% 97,97%

B27 83 120.000 9.960.000 0,46% 98,43%

B28 54 160.000 8.640.000 0,40% 98,83%

B11 19 360.000 6.840.000 0,32% 99,14%

B29 14 420.000 5.880.000 0,27% 99,41%

B16 18 280.000 5.040.000 0,23% 99,65%

B32 16 260.000 4.160.000 0,19% 99,84%

B2 18 160.000 120.000 0,01% 99,84%

B31 7 370.000 2.590.000 0,12% 99,96%

B1 10 80.000 800.000 0,04% 100,00%

           

Tota 1040   2.170.990.00 100,00   100,00 100,00  

l 0 % % %

E. Pembahasan Hasil Perapan Analisis ABC

Heizer dan Render menggunakan referensi terhadap berbagai klasifikasi namun Meredith

cenderung meminimalkan biaya persediaan dengan mengurangi persentase penggunaan di kelas

A. Oleh karena itu persentase jumlah barang dan persentase penggunaan total rupiah tampak

berbeda. Persentase perbedaan analisis ABC antara Heizer - Render dan Meredith adalah bervariasi

untuk penggunaan kebutuhan individu. Melalui pengaturan proporsi persentase penggunaan total

rupiah dan total item, kita dapat meminimalkan biaya total persediaan. Setelah mengklasifikasikan

persediaan ke dalam kelas A, B, dan C, maka kita dapat mengontrol masing - masing kelas dengan

berbeda.

1. Kontrol untuk item kelas A:

Kontrol diperlukan untuk item persediaan yang memiliki biaya stock-out yang tinggi dan

menjelaskan sebagian besar dari nilai total persediaan. Kontrol untuk bahan baku digunakan

terus menerus dalam volume sangat tinggi dengan perubahan laju aliran yang dibuat secara

berkala sebagai perubahan posisi permintaan dan persediaan. Persediaan minimum

dipertahankan untuk menjaga terhadap fluktuasi.

2. Kontrol untuk item kelas B.

Barang-barang ini dipantau oleh sistem berbasis komputer dengan review secara berkala

oleh manajemen. Biaya stok-out untuk barang-barang kelas B harus berada pada posisi

sedang hingga rendah dan buffer stock harus memberikan kontrol yang memadai apabila

terjadi kehabisan stok walaupun pemesanan kurang sering terjadi.

3. Kontrol untuk item kelas C.

Kelas item C bermanfaat untuk sebagian besar barang inventaris dan kontrol rutin yang hati

- hati diperlukan untuk mendukung item ini. Sebuah sistem penyusunan ulang yang tidak

memerlukan evaluasi stok fisik biasanya akan cukup untuk mengendalikan kelas item ini.

Pengklasifikasian kontrol untuk ketiga item dirangkum sebagai berikut:

Tabel 4 Klasifikasi Item Persediaan

Rupiah Value per Unit Volume/Year Category

High High A

High Medium A

Medium High A

High Low B

Medium Medium B

Low High B

Medium Low C

Low Medium C

Low Low C

F. Kesimpulan

Alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan analisis ABC adalah:

1. Untuk menjaga independensi operasi.

Pasokan bahan pada produksi memungkinkan fleksibilitas dalam pusat operasinya karena

ada biaya untuk produksi yang dianggarkan dan waktu untuk melakukan operasional. Oleh

karena itu, diperlukan penopang dari beberapa bagian dalam operasional sehingga waktu

kinerja yang pendek dapat mengkompensasi waktu kinerja yang lebih lama sehingga output

rata-rata dapat cukup stabil.

2. Untuk memenuhi permintaan variasi produk.

Permintaan tidak sepenuhnya diketahui sehingga persediaan yang aman atau persediaan

cadangan harus dijaga untuk menyerap variasi permintaan.

3. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam penjadwalan produksi.

Sebuah stok persediaan dapat mengurangi beban pada sistem produksi untuk mendapatkan

barang keluar (output) dan memungkinkan perencanaan produksi dapat berjalan lancar dan

dapat menurunkan biaya operasi melalui produksi ukuran.

4. Untuk menyediakan penyimpanan yang aman untuk variasi dalam waktu pengiriman bahan

baku.

Ketika bahan dipesan dari vendor, penundaan dapat terjadi karena sebuah variasi waktu

pengiriman, kekurangan bahan di vendor dan pengiriman bahan yang salah atau rusak..

5. Untuk mengambil keuntungan dari ukuran pesanan pembelian ekonomi.

Biaya tenaga kerja, telepon, mengetik, perangko, dan sebagainya adalah biaya permintaan.

Biaya pengiriman juga mendukung permintaan yang lebih besar, lebih besar pengiriman

semakin rendah biaya per unitnya.

G. Rekomendasi

Kebijakan yang mungkin didasarkan pada analisis ABC meliputi:

1. Pembelian sumber daya yang dikeluarkan pada pengembangan pemasok harus lebih tinggi

untuk item A daripada item C.

2. Item A harus memiliki kontrol ketat pada persediaan fisik agar itemnya termasuk dalam

daerah yang aman dan catatan persediaan untuk sebuah item harus diverifikasi lebih sering.

Oleh karena itu persetujuan untuk memesan atau menggunakan item A harus dari tingkat

manajemen yang tinggi.

3. Peramalan item A mungkin memerlukan perawatan lebih daripada barang-barang lainnya.

4. Setelah mengklasifikasikan persediaan berdasarkan analisis ABC, setiap item harus

diklasifikasikan lagi menurut kode awal agar lebih mudah untuk diperiksa.

Daftar Pustaka

Jay Heizer dan Barry Render, “Prinsip - prinsip Manajemen Operasi”, Penerbit Salemba Empat,

Jakarta, 2001.

Kotler, Philip, and Kevin Kellar. Marketing Management: Analysis, Planning, and Control. Englewood

Cliffs, NJ: Prentice Hall, 2005.

Majalah Marketing, Maret 2009.

http://www.docstoc.com/docs/38313713/SPARTA.