PENATAAN ARSIPDiajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Dokumentasi

Dosen : Atin Nuryatin, S.Pd.

Disusun Oleh : - Aat Atikah (2011031002) - Ade Ilman (2011031003)

- Feni Karlina (2011031048) - Ina Aprilianawati (2011031067)

Kelas : II B

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKANPENDIDIKAN EKONOMI

UNIVERSITAS KUNINGANJalan Pramuka No.67 KuninganTelp/Fax 0232871982

2013

Definisi ArsipBerikut ini kita pelajari arsip dari beberapa sumber:

• Menurut kamus administrasi perkantoranArsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga, Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.

Zulkifli Amsyah :Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, dan ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang `terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas fil (slide, fil strip, mikro-film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas fotocopy, dll. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 Arsip adalah :

• Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan.• Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

Syarat Arsip

Surat atau warkat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

• Merupakan kumpulan warkat• Disimpan menurut sistem tertentu• Mempunyai nilai kegunaan• Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

Jenis-Jenis Arsip Dari segi fisik• Arsip berbentuk lembaran.• Contoh : Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, dll.• Arsip tidak berbentuk lembaran.• Contoh : Disket komputer, Hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset, dll. Dari segi masalah• Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti

pembayaran dan penerimaan uang, arsip hutang dan piutang, giro, cek, kartu kredit, dan lain-lain.• Inventory record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris (barang milik

kantor). Misalnya : catatan-catatan mengenai jumlah barang, kondisi fisik barang, dan lain-lain.• Personal record adalah catatn yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip mengenai

daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, karpeg, DP3, KP4, absensi pegawai. Daftar jumlah pegawai, struktur organisasi pegawai dan lain-lain.

• Sales record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah penjualan. Misalnya catatan mutu barang, jumlah persediaan, dan lain-lain.

• Production adalah catatan-catatn mengenai maslah produksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan baku dan pembantu yang dibutuhkan, jenis alat/mesin yang dipakai untuk proses produksi, proses pengolahan, dan lain-lain.

Dari segi pemiliknyao Lembaga Pemerintah• Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang

selanjutnya disebut arsip nasional pusat.• Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah propinsi/istimewa dan kabupaten/kotamadya, yang selanjutnya

disebut arsip nasional daerah.

o Instansi Pemerintah/swasta Arsip Primer dan Arsip Sekunder• Arsip Primer adalah arsip aslinya, bukan tindasan, bukan kopian, bukan salinan, juga bukan mikro filmnya.• Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindakan, karbon kopinya, salinan atau mikrofilm. Arsip Sentral dan Arsip Unit• Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.• Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpananya pada setiap bagian organisasi.

Dari segi sifatnyao Arsip biasao Arsip penting (esensial)o Arsip tidak penting/tidak berguna/biasao Arsip sangat pentingo Arsip rahasia

Dari segi hukum (perundang-undangan)• Arsip otentik, adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotocopy atau

film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

• Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tandatangan dengan tinta. Arsip ini dapat berupa foto copy, film, microfilm, printout komputer, dan media komputer seperti disket dsb.

Dari segi fungsinya• Arsip dinamis (record) adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara semua arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung.

• Arsip aktif, adalah arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip ini masih ada dalam proses penyelesaian dan sering dipergunakan untuk keperluan tertentu.

• Arsip semi aktif, adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaan sudah menurun.• Arsip in-aktif, adalah arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan. Arsip ini hanya dipergunakan sebagai

referensi atau pemberi keterangan belaka.• Arsip statis (archive) adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Semua arsip yang di simpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis berbagai kantor.

Asas-asas Desentralisasi Asas Sentralisasi

Hubungannya dengan kearsipan, maka sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim di sebut Sentral Arsip. Arsip itu sebetulnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diolah (diproses).

Asas Desentralisasi Disini, semua kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing. Artinya semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.

Masalah Pokok dalam KearsipanMasalah-masalah pokok yang biasa muncul kearsipan adalah sebagai berikut :

• Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang ingin diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.

• Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

• Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

• Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang kurang cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas maka perlu dipelajari, diatur, dan dikembangkan pedoman-pedoman mengenai :

• Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi • Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat• Penyusutan arsip secara teratur• Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekan pengetahuan

dibidang kearsipan terbaru yang efisien.

Penataan ArsipSistem penataan arsip (Filing System) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Tujuan penataan arsip/berkas adalah :• Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan

tepat• Menunjang telaksanakannya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan

berhasil guna.

Sistem Penataan Arsip

Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu :

• Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)• Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)• Sistem Nomor (Numerical Filing System)• Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)• Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)Adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Sistem Masalah/Perihal (Subject Filing System)Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.

Sistem Nomor (Numerical Filing System)Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor urut tertentu.

Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filing System)Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.

Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filing System)Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu.

STUDI KASUS

Universitas x sering mengalami kesulitan dan penemuan kembali arsip mahasiswa karena data yang disimpan belum beraturan dan semua berkas di jadikan satu dengan semua berkas yang ada. Universitas tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data/berkas yang dibutuhkan.

Pembahasan

Dalam kasus tersebut kita juga harus mengetahui tahap-tahapan arsip agar dalam dasar tahapan tersebut kita bisa menerapkannya dalam manajemen di Universitas tersebut, tahap-tahap arsip sebagai berikut :

• Penciptaan, dalam tahap penciptaan, yang perlu mendapat perhatian khusus yaitu hal-hal yang terkait dengan isi, struktur, dan konteks arsip.

• Penggunaan, dalam segi penggunaan, arsip dinamis mempunyai beberapa kemudahan antara lain kemudahan akses terhadap informasi yang dapat dilakukan secara langsung dan cepat, akses dapat dilakukan secara bersamaan dan dapat digunakan langsung oleh banyak pengguna.

• Pemeliharaan, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip dinamis antara lain media simpan yang sesuai dengan kebutuhan, dibuatnya struktur penyimpanan file, dan masalah pengamanan.

• Disposisi (pembuatan jadwal retensi ), arsip yang sudah tidak digunakan harus dimusnahkan untuk mengurangi beban kerja peralatan dan untuk peningkatan efisiensi.

Pengelolahan arsip di Universitas x sangat tidak beraturan karena setiap berkas yang ada sebagai arsip aktif dan inaktif mahasiswa menjadi satu folder atau tempat. Hal ini yang sangat merepotkan dalam mengatur (memanajemen) arsip-arsip tersebut, apalagi sangat menyulitkan dalam penelusuran kembali arsip-arsip yang dibutuhkan mahasiswa.

SOLUSI

Menurut saya pemecahan yang sesuai dengan kasus tersebut 1) berupa cara mengelompokkan setiap masalah. Misalnya, masalah pelaporan dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut tentang pelaporan dimasukkan dalam folder pelaporan. Mungkin dalam folder pelaporan juga bisa dispesifikasi lagi dengan membuat folder bulan (misal:Januari), atau tahun, dan spesifik lainnya. Contoh pada klasifikasi bulan januari maka file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari dimasukkan dalam folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk masalah-masalah yang lain (misal : absen mahasiswa, nilai mahasiswa, data mahasiswa, data mahasiswa baru, dan lain sebagainya). Solusi ke 2) dari kasus Universitas tadi adalah dengan menggunakan pengorganisasian arsip kombinasi, yaitu penggabungan antara penggorganisasian arsip sentralisasi dan desentralisasi. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih dipergunakan untuk kegiatan Universitas tersebut atau yang biasa disebut arsip aktif, dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang digunakan atau biasa disebut arsip inaktif, dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara desentralisasi.Untuk solusi ke 2, langkah cepat adalah membuat klasifikasi arsip yang tadi telah dibahas untuk solusi 1. Pembuatan klasifikasi berdasarkan (data mahasiswa, nilai mahasiswa, absen mahasiswa, data mahasiswa baru, dan lain sebagainya) tergantung dari kebijakan kantor tata usaha atau administasi dan program studi. Kemudian dibuat data arsip tersebut dipisah tergantung tingkat atau kelasnya dan disimpan di folder/map yang berbeda pula tergantung dari masing-masing klasifikasinya. Agar dalam proses temu balik arsip bisa lebih cepat dan tepat. Lalu jangan lupa untuk menyimpan folder/map tersebut di dalam rak arsip agar arsip terjaga secara informasinya dan fisiknya. Atau menggunakan sistem arsip digital atau komputerisasi. Jadi isi dalam software tersebut adalah data Universitas x yang telah diklasifikasikan.

KESIMPULANArsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,

berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Arsip yang sering digunakan oleh organisasi untuk melaksanakan kegiatan organisasi disebut arsip aktif, sedangkan arsip yang jarang digunakan oleh organisasi untuk melaksanakan kegiatannya disebut arsip inaktif.sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

TERIMA KASIH