sistem penataan arsip rekam medis
DESCRIPTION
Sistem Penataan Arsip Rekam MedisTRANSCRIPT
SISTEM PENATAAN ARSIP REKAM MEDIS
Anna N. Nuryani, Dra
PengertianRekam Medis
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan cacatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
PengertianRekam Medis Inaktif
Rekam Medis yang telah disimpan minimal selama 5 tahun di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien meninggal.
Pertimbangan Dalam Sistem Retensi
Volume risetRata-rata kunjungan kembali pasien rawat Inap/JalanPeraturan pemerintah/Ketentuan yang berlakuBiaya bila dimikrofilmkan
DASAR HUKUM
Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis
Peraturan Pemerintah RI No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999 tentang tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
Surat Edaran Dirjen Yanmed Th.1995 No.HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.
JADWAL RETENSI
No. KELOMPOK
AKTIF INAKTIF
RJ RI RJ RI
12345678
UmumMataJiwaOrthopediKustaKetergantungan obatJantungParu
5 th5 th10 th10 th15 th15 th10 th5 th
5 th10 th5 th10 th15 th15 th10 th10 th
2 th2 th5 th2 th2 th2 th2 th2 th
2 th2 th5 th2 th2 th2 th2 th2 th
PenyusutanRekam Medis
Pemindahan RM aktif RM Inaktif
Dinilai TimPenilai
RM adaNilai Guna
RM Tdk adaNilai Guna
DimusnahkanRM Rusak
Tidak Terbaca
RM Tertentu Dilestarikan
ALUR PROSES PENYUSUTAN
TATACARA PEMINDAHAN REKAM MEDIS AKTIF MENJADI INAKTIF
Pengertian Pemindahan : Kegiatan memindahkan arsip inaktif dari centarl file yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip.TATA CARA PEMINDAHAN :1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM dipisahkan di ruang lain.3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS
Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen yang dibuat atau diterima selama kegiatan organisasiPenilaian mengandung unsur :1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka jadwal retensi2. Penetapan arsip yang disimpan permanen dlm rangka penetapan arsip yang dapat di musnahkan
METODE PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS
Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah memenuhi syarat RM inaktifProsedur penilaian RM (lihat bagan penilaian)Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk dan keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan, lembar kematian.Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif.Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan bertanggungjawab kepada komite Rekam Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior, tenaga perawat senior dan petugas terkait.
RMInaktif
Ketentuan Umum
Ketentuan khusus : anak, jantung, mata, jiwa dst
Ketentuan tertentu di Rumah Sakit
Lembar RM yg terpilah :1.Ringkasan masuk keluar2.Resume3.Lembar operasi4.Lemb. persetujuan5.Identifikasi bayi lahir6.Lembar kematian
Lembar RM sisa, setelah diambil lembar tsb. diatas
RM Tertentu
RM rusak dan tidak terbaca
Dilestarikan
Dimusnahkan
PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS
TIM RETENSI
PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF
Disimpan di ruang lainDisimpan ditempat penyimpanan yang disewakanDisimpan dalam bentuk mikrofilmDisimpan dalam media lain
PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS
Artinya suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.
TATA CARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS
Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri dari unsur rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan dengan SK Direktur.Tim membuat daftar arsip yang meliputi :1. No. Urut.2. Nomor RM3. Jangka waktu penyimpanan4. Diagnosis terakhir
(Lanjutan)Pelaksanaan pemusnahan :- Dibakar - Dicacah atau dilebur secara kimiawi- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnahTim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani ketua dan sekretaris serta diketahui Direktur RS.Berita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RSKhusus berkas RM rusak dpt langsung dimusnahkan, dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur RS.
DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUS DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )A. KASUS UMUMRingkasan/lembar masuk keluarResumeLaporan OperasiPersetujuan/Penolakan tindakkan medisSurat pernyataan pulang paksaIdentifikasi BayiHasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang penting :
- Hasil PA- Ct. Scan- MRI
Sisanya dimusnahkanB.KASUS KHUSUSKasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, ,dsb.Pasien orang asingOperasi plastikPenyakit JiwaSterilisasi AmputasiAdopsi
DAFTAR ARSIP REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN
No. No. No. Dirawat Th.Kujungan
Urt Register Rekam Medis N a m a Diagnosa Akhir Masuk Keluar Terakhir Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20