pembuatan program untuk pengendalian...

1

PEMBUATAN PROGRAM UNTUK PENGENDALIAN PELAKSANAAN

PROYEK MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS DENGAN

PENDEKATAN ANALISIS VARIANS

RULLY KURNIAWAN

Jurusan Teknik Sipil, FTSP, Universitas Gunadarma

ABSTRAKSI

Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan

sesuai dengan rencana. Pengendalian pelaksanaan proyek dibutuhkan untuk mengukur

penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui tindakan

korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu proyek.

Begitu pentingnya kebutuhan informasi-informasi yang melaporkan dan

menggambarkan kondisi hasil pelaksanaan pekerjaan. Teknik pelaporan harus cepat dan

akurat diberikan untuk menghindari keterlambatan, kerugian pembiayaan, kebutuhan

tenaga kerja, dan permasalahan lainnya. Faktor-faktor dari permasalahan pelaksanaan

proyek tersebut yang menjadikan pentingnya kebutuhan atas sistem informasi yang

dapat membantu memberikan informasi yang cepat dan akurat.

Program pengendalian pelaksanaan proyek dikembangkan menggunakan

Microsoft Access dengan rumusan perhitungan analisis varians. Program ini memberikan

informasi perhitungan dan kondisi yang merespon hasil perhitungan terhadap data-data

pelaksanaan proyek, pembiayaan proyek, kesuaian pengunaan waktu rencana. Program

perhitungan yang ditampilkan untuk pengendalian pelaksanaan proyek adalah

pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan jadwal proyek, serta penentuan

indeks produktivitas dan kinerja tenaga kerja.

Kata Kunci: Pengendalian Pelaksanaan Proyek, Microsoft Access, Analisis Varians.

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Pengendalian pelaksanaan proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan

berjalan sesuai dengan rencana. Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan

untuk mengukur penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang

direncanakan melalui tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan

batas waktu suatu proyek.

2

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek

dibutuhkan suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang

harus secara aktif diketahui, diikuti dan diamati selama pelaksanaan.

Untuk itu pembuatan program aplikasi yang dapat membantu dalam

pengendalian pelaksanaan proyek diperlukan. Program aplikasi tersebut

menggunakan Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians untuk

mempermudah kegiatan pengendalian pelaksanaan proyek dan monitoring biaya,

jadwal, dan kemajuan prestasi fisik tiap minggunya beserta keterangan yang

menjelaskan kondisinya.

2. Maksud dan Tujuan Penulisan

Membuat program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan

Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians.

3. Ruang Lingkup Penulisan

Pada penulisan ini, studi kasus dilakukan dalam ruang lingkup sebagai berikut:

1. Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan Microsoft

Access dengan pendekatan analisis varians.

2. Uji coba kinerja (verifikasi dan validasi) program pengendalian pelaksanaan

proyek terhadap hasil perhitungan manual dari sampel data Proyek Hotel

Manhattan Kuningan Jakarta.

4. Kontribusi Penulisan

Menyediakan program untuk pengendalian pelaksanaan proyek menggunakan

Microsoft Access dengan pendekatan analisis varians.

5. Lokasi Tugas Akhir

Penelitian ini menggunakan sampel data ditujukan untuk verifikasi dan validasi

program. Sampel data ini yang digunakan sebagai data masukkan bisa dari proyek

yang masih berjalan dan proyek yang sudah terealisasi. Dan pada penelitian ini data

yang digunakan adalah: Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta. Proyek ini sudah

berjalan atau termasuk dalam kategori proyek yang sudah direalisasikan.

TINJAUAN PUSTAKA

Untuk mendukung proses penulisan tugas akhir ini, pada tinjauan pustaka akan

membahas teori-teori yang berhubungan dengan topik penulisan tugas akhir ini.

Pembahasan yang dibahas meliputi pengendalian pelaksanaan proyek, analisis varians,

microsoft access, program pengendalian pelaksanaan proyek, dan hasil penelitian yang

relevan.

3

1. Pengendalian Pelaksanaan Proyek

Pengendalian proyek adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai

dengan rencana. Jadi dengan kata lain, berbagai macam kegiatan di kantor pusat

dan lapangan yang telah direncanakan harus dipantau dan dikendalikan

implementasinya agar hasilnya sesuai dengan sasaran yang telah ditentukan

(Suharto, 1997). Monitoring dan pengendalian proyek dibutuhkan untuk mengukur

penyimpangan nyata dari suatu kemajuan proyek yang direncanakan melalui

tindakan korektif yang dapat menentukan suatu anggaran dan batas waktu suatu

proyek (Hegazy and Petzold, 2003).

a. Unsur-unsur Pengendalian

Agar suatu sistem pengendalian dapat bekerja dengan efektif diperlukan

unsur-unsur berikut: tolak ukur yang realistis, perangkat yang dapat memproses

dengan cepat dan tepat, prakiraan yang akurat, dan rencana tindakan (action

plan).

b. Aspek dan Obyek Pengendalian

Garis besar aspek dan obyek pengendalian proyek amat luas, diantaranya

yang terpenting adalah sebagai berikut: pengendalian kemajuan proyek,

pengendalian biaya, pengendalian waktu (jadwal), dan pengendalian kinerja dan

produktivitas.

c. Teknik dan Metode Pengendalian

Pada sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan

perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus

dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan tanda-

tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian pelaksanaan proyek

terdapat beberapa macam teknik dan metode yang luas pemakainya, yaitu:

Pengendalian Kemajuan Proyek

Pada proses pengendalian kemajuan proyek, untuk mengetahui besaran

deviasi yang terjadi. Rumus yang digunakan:

Deviasi (%) = Realisasi (%) – Rencana (%)

Keterangan:

Deviasi adalah nilai selisih realisasi dengan rencana.

Realisasi adalah bobot prestasi yang terlaksana.

Rencana adalah bobot prestasi yang harus dicapai.

Kondisi yang dihasilkan dari perhitungan diatas, antara lain:

4

Tabel 1.

Kondisi Pada Pengendalian Kemajuan Proyek

Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat

Positif Pelaksanaa Proyek Cepat

Nol Pelaksanaannya Proyek Tepat Waktu

Sumber: (Suharto, 1997)

Pengendalian Biaya dan Jadwal

Untuk perhitungan pengendalian biaya dan jadwal, Rumus yang digunakan,

antara lain:

CV = BCWP - ACWP

SV = BCWP - BCWS

Keterangan:

CV (Cost Varians) ialah nilai besaran varians biaya.

SV (Schedule Varians) ialah nilai besaran varians jadwal.

BCWP (Budged Cost of Work Prefomed) ialah nilai hasil.

ACWP (Actual Cost of Work Performed) ialah pengeluaran.

BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) ialah anggaran.


Tabel 2.

Kondisi dari Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal

Varians Jadwal SV=BCWP–BCWS

Varians Biaya CV=BCWP–ACWP

Keterangan

Positif

Nol

Positif

Nol

Negatif

Nol

Negatif

Positif

Negatif

Positif

Positif

Nol

Nol

Negatif

Negatif

Nol

Negatif

Positif

Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran. Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran


5

Pengendalian Indeks dan Produktivitas

Pengendalian ini digunakan untuk mengetahui besaran indeks dari sumber

daya (tenaga kerja) yang ada. Rumus yang digunakan adalah:

CPI = BCWP/ACWP

SPI = BCWP/BCWS

Keterangan:

CPI (Cost Productivity Indeks): indeks produktivitas biaya.

SPI (Schedule Productivity Indeks): indeks produktivitas jadwal.

BCWP (Budged Cost of Work Prefomed): nilai hasil.

ACWP (Actual Cost of Work Performed): pengeluaran.

BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): anggaran.


Tabel 3.

Kondisi Pada Indeks Produktivitas dan Kinerja

<1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi lebih kecil dari rencana

>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana

= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.


2. Analisis Varians

Analisis varians merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya,

yang baik untuk biaya dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan

perencanaan dengan kenyataan hasil pelaksanaan (Suharto, 1997). Proses

menganalisis varians dengan menggunakan data rencana rencana/aktual proyek

yaitu: Grafik “S” dengan milestone dan bagan balok. Teknik pengendalian ini akan

memperlihatkan perbedaan antara lain:

a. Biaya pelaksanaan dengan anggaran.

b. Waktu pelaksanaan dengan jadwal.

c. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.

d. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran.

e. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.

3. Microsoft Access

a. Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah software yang merupakan bagian dari Microsoft

Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database

(BSI, 2003). Microsoft Access merupakan tool yang cukup produktif untuk

pembuatan aplikasi database dan dapat berpindah ke bahasa pemprograman

6

yang lebih daya guna, Visual Basic, Microsoft Excel, dan Microsoft Project

(Callahan, 1995).

b. Keunggulan Microsoft Access

Kemudahannya dalam mendisain struktur program.

Dapat memberikan informasi dari hasil perhitungan.

Tampilannya lebih menarik.

Menampilkan output program dalam laporan dan grafik.

c. Pengenalan Database

Database adalah kelompok fakta yang diatur berhubungan dengan

pengolahan data. Didalam Microsoft Access ada beberapa tingkatan data, yaitu:

Field: kumpulan dari data sejenis, Record: kumpulan dari field sejenis, Table:

kumpulan dari record-record, dan Database: kumpulan dari tabel.

d. Arsitektur Database

Dalam merancang program harus mengerti dan memahami masing-masing

bagian dari arsitektur database pada Microsoft Access yaitu, antara lain: Table,

Query, Form, Report, Page, Macro, dan Modul.

Gambar 1. Proses Alur Kerja Logika Dasar Umum Pada Microsoft Access Sumber: (Sumiyana, 1994)

e. Operator Standar

Operator adalah perintah yang memanipulasi nilai atau variabel dan

memberikan suatu hasil. Data-data yang dimanipulasi atau dihasilkan oleh

operator, sehingga memberikan suatu hasil tertentu dinamakan operan.

Operator-operator yang sering digunakan dalam Microsoft Access adalah:

Operator Aritmatika, Operator Relasi, Operator Logika, dan Operator String.

f. Operasi Percabangan

Operasi percabangan adalah sebuah operasi yang menganalisa suatu

keadaan dan mengambil keputusan berdasarkan pada hasil dari analisis

tersebut. Jika kondisi benar, maka akan dijalankan instruksi tertentu. Jika salah,

maka dijalankan instruksi yang lain.

Supaya pernyataan berkondisi bisa diproses, maka diperlukan beberapa

perintah untuk memprosesnya yaitu: IIF, If...Then, dan Select Case.

7

4. Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek dengan Pendekatan Analisis

Varians

Program ini didasari pada penggunaan Microsoft Access dengan

menggunakan pendekatan analisis varians yang dapat memberikan informasi-

informasi cepat pada proses pengendalian kemajuan proyek (bobot prestasi),

pengendalian biaya dan jadwal, dan indeks kinerja dan produktifitas sumber daya

(tenaga kerja). Output yang diberikan untuk pelaporan berupa hasil varians, kondisi

yang terjadi, dan grafik pembanding.

Gambar 2. Diagram Alur Kerja Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek Sumber : Hasil Olahan

5. Hasil Penelitian Yang Relevan

Sebagai kerangka berpikir awal dan untuk mendukung dalam penelitian

selanjutnya, ada penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti lain yang berhubungan

dan sesuai dengan masalah yang akan dibahas. Peneliti tersebut adalah Ahmad

Kurniawan dan Andan Yuniarto yang sama-sama berasal dari Fakultas Ekonomi

Universitas Gajah Mada. Hasil penelitiannya yaitu program berbasis Microsoft

Access yang dikontribusikan untuk menitik beratkan pada Kasus Sistem Informasi

Biaya Proyek, Kontraktor “Noyo Genggong”.

METODOLOGI PENELITIAN

Dalam setiap penelitian pada umumnya dikenal istilah “Metode Penelitian”. Dengan

adanya metode penelitian ini diharapkan agar disetiap langkah yang akan diambil dalam

penelitian dapat dilakukan dengan benar, sehingga penelitian tersebut dapat selesai

pada tahap pengambilan kesimpulan (Arikunto.S, 1995).

INPUT

Data Kemajuan Proyek

Data Biaya dan Jadwal

PROSES

Nilai Deviasi

Nilai CV & SV

Nilai CPI & SPI

OUTPUT

Laporan Hasil Perhitungan

Kondisi Yang Terjadi

Grafik Perbandingan

PROGRAM PENGENDALIAN

PELAKSANAAN PROYEK

8

Penelitian merupakan proses yang panjang dan menyeluruh, dimana berawal pada

minat untuk mengetahui fenomena tertentu. Gagasan tersebut ditujukan untuk lebih

mengenal hubungan antara bagian-bagian berdasarkan landasan teori yang ada.

Konseptualisasi proses-proses tersebut kemudian dituangkan menjadi suatu metode

penelitian lengkap dengan pola analisis observasi serta pengumpulan data yang

diperlukan. Dari hasil observasi yang dilakukan maka akan diperoleh data dan kemudian

data tersebut diolah dan dianalisis sehingga akhirnya dapat ditarik kesimpulan yang

diperlukan.

1. Metode dan Proses Penelitian

Program pengendalian pelaksanaan proyek yang akan dibuat adalah program

pendukung dalam suatu proses pengendalian pelaksanaan proyek atau kegiatan

monitoring, yang dapat memberikan informasi-informasi cepat kondisi yang terjadi

pada tiap minggunya sepanjang siklus proyek. Program ini ditujukan untuk efektifitas

kegiatan personil manajemen proyek dan kontruksi dalam mengambil keputusan

dalam kegiatan proyek berikutnya.

Pembuatan program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan dengan

menggunakan Microsoft Access, software ini merupakan bagian dari dari Microsoft

Office yang digunakan untuk merancang, membuat, dan mengelola database (BSI,

2003). Program ini menggunakan pendekatan analisis varians. Analisis varians

merupakan metode pengendalian yang luas pengunaanya, yang baik untuk biaya

dan jadwal. Mekanismenya adalah membandingkan perencanaan dengan kenyataan

hasil pelaksanaan (Suharto, 1997).

2. Cara Pengumpulan Data

Adapun cara pengumpulan data penulisan tugas akhir ini adalah :

a. Studi Kepustakaan (Library Research)

Studi pustaka ini dilakukan untuk memperoleh teori-teori, konsep-konsep serta

variabel-variabel. Hal tersebut bersumber dari catatan, jurnal ilmiah, buku dan

sebagainya guna mendukung dan memperkuat penelitian ini.

b. Studi Lapangan (Field Research)

Studi ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data proyek kontruksi yang

sedang berjalan atau proyek konstruksi lampau berupa laporan harian,

mingguan, bulanan, dan grafik “S” rencana/aktual yang digunakan sebagai

sampel data guna melakukan verifikasi dan validasi program. Data yang

digunakan didapat dari Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta.

9

3. Verifikasi dan Validasi Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek

Untuk mengetahui apakah program pengendalian pelaksanaan proyek yang

telah dibuat dapat dipergunakan sesuai tujuan dan untuk mengetahui keakuratan dari

program tersebut dapat diterima, maka dilakukan verifikasi dan validasi terhadap

program tersebut.

a. Verifikasi

Menurut Turban (1995), verifikasi adalah:

Berhubungan dengan pembuatan sistem yang “benar”, yaitu sistem yang

secara teknis dapat dioperasikan (programnignya benar).

Subtansinya adalah sistem tersebut bisa/benar dalam implementasinya

(pada hal khusus).

b. Validasi

Menurut Turban (1995), validasi mengarah terhadap performance system, yaitu:

Berkenaan dengan pembuatan sistem yang benar secara teknik sesuai

dengan kebutuhan dari pemakai.

Berhubungan dengan kinerja sistem dengan tingkat akurasi yang dapat

diterima.

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

1. Gambaran Sampel Data

Dari sampel yang diperoleh proses analisa datanya, yaitu dengan penggunaan

metode analisis varians. Data proyek yang digunakan dari proyek yang sedang

berjalan ataupun proyek yang telah direalisasikan. Pada data Proyek Hotel

Manhattan Kuningan Jakarta akan dianalisa sebagai sampel data masukan pada

program pengendalian pelaksanaan proyek. Data proyek ini termasuk dalam proyek

yang telah direalisasikan. Data yang dianalisis dengan metode analisis varians dari

grafik “S”, laporan kemajuan proyek, dan pembiayaan proyek tiap minggu.

2. Perhitungan Manual Data Proyek

a. Perhitungan Untuk Deviasi Proyek

Pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek untuk

menentukan deviasi, rumus yang dipakai adalah:

Deviasi = Akumulatif Realisasi (%) – Akumulatif Rencana (%)

b. Perhitungan Pembiayaan Proyek Berdasarkan Kemajuan Proyek

Untuk menentukan hasil perhitungan pembiayaan proyek tiap minggunya,

rumus yang dipakai adalah:

10

Rencana (Rp) = Akumulatif Rencana (%) * Nilai Kontrak

Realisasi (Rp) = Akumulatif Realisasi (%) * Nilai Kontrak

Deviasi (Rp) = Deviasi (%) * Nilai Kontrak

c. Perhitungan BCWP, BCWS, dan ACWP

Pada proses perhitungan untuk pengendalian biaya dan jadwal,

menentukan terlebih dahulu indikator-indikator untuk perhitungan dengan metode

analisis varians terpadu (BCWS, ACWP, dan BCWP). Perhitungan untuk

indikator-indikator ini diperoleh dari:

ACWP = Akumulatif Rencana (Rp)

BCWP = Akumulatif Realisasi (Rp)

BCWS = ACWP + Deviasi Biaya (Tiap Minggu Sebelumnya)

d. Perhitungan Varians Biaya dan Jadwal

Pada perhitungan ini menggunakan metode analisis varians terpadu untuk

menentukan varians biaya dan jadwal pada kegiatan pengendalian biaya dan

jadwal. Data-data yang digunakan berdasarkan Tabel 4.3. sebagai indikator-

indikator untuk perhitungan dengan metode analisis varians terpadu, rumus yang

digunakan:

Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS

Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP

e. Perhitungan Indeks Produktivitas dan Kinerja

Perhitungan ini untuk mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya

suatu proyek. Dari hasil yang diperoleh dapat menentukan kesesuaian

kebutuhan tenaga kerja untuk kegiatan proyek. Rumus yang digunakan:

Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP

Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS

3. Pembahasan Hasil Perhitungan dan Kondisi Yang Terjadi Pada Proyek Hotel

Manhattan Kuningan Jakarta

Pembahasan ini adalah pembahasan dimana hasil perhitungan dengan

metode analisis varians dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggu. Hal

ini dapat mengendalikan dan memonitor permasalahan penjadwalan dan kesesuaian

pengeluaran biaya dengan nilai hasil yang dicapai dari pelaksanaan proyek.

a. Pengendalian Kemajuan Proyek

Pada pengendalian kemajuan proyek, perhitungan deviasi dapat

menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi yang terjadi antara

lain:

11

Apabila hasil deviasi nilainya positif (+), berarti pelaksanaan proyek cepat.

Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih cepat

daripada rencana.

Apabila hasil deviasi negatif (-), berarti pelaksanaan proyek terlambat.

Kondisi ini terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan lebih lambat

daripada rencana.

Apabila hasil deviasi nilainya nol atau nilai realisasi sama dengan rencana

(=0), berarti pelaksanaan proyek tepat waktu atau sesuai rencana. Kondisi ini

terlihat bahwa realisasi pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana.

Faktor-faktor yang mempengaruhi cepat tidaknya prestasi fisik dicapai,

biasanya dipengaruhi oleh:

Kesiapan sumber daya (tenaga kerja, material, dan peralatan).

Pembiayaan proyek.

Perbaikan kesalahan pengerjaan.

Faktor cuaca.

Berdasarkan hasil perhitungan deviasi dalam pengendalian kemajuan

proyek, kita dapat mengetahui kesesuaian realisasi pelaksanaan terhadap

rencana. Dan menggambarkan tindakan yang harus dicapai untuk tahap

pelaksanaan proyek berikutnya.

b. Pengendalian Biaya dan Jadwal

Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya

dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi

yang terjadi antara lain:

Varians Biaya

Jika hasil varians biaya nilainya positif, berarti pengeluaran lebih besar

daripada anggaran.

Jika hasil varians biaya nilainya negatif, berarti pengeluaran lebih kecil

daripada anggaran.

Jika hasil varians biaya nilainya nol atau sama dengan nol, berarti

pengeluaran sesuai dengan anggaran.

Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians

biaya dipengaruhi oleh:

Terjadinya kesalahan pelaksanaan jenis pekerjaan.

Kesuaian hasil prestasi fisik yang dicapai dengan biaya yang lebih

murah.

Banyaknya pengeluaran tak terduga.

12

Varians Jadwal

Jika hasil varians jadwal nilainya positif, berarti realisasi pekerjaan lebih

besar daripada rencana/jadwal.

Jika hasil varians jadwal nilainya negatif, berarti realisasi pekerjaan lebih

kecil daripada rencana/jadwal.

Jika hasil varians jadwal nilainya nol atau sama dengan nol, berarti

realisasi pekerjaan sesuai dengan rencana/jadwal.

Indikasi-indikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan hasil varians

jadwal sama dengan hasil deviasi prestasi pekerjaan.

Berdasarkan hasil-hasil perhitungan pada pengendalian biaya dan jadwal

bahwa angka negatif varians biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih

tinggi dari anggaran, disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan

terlaksana sesuai biaya. Sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana

dengan biaya kurang dari pada anggaran, yang disebut cost underrun. Demikian

juga halnya dengan jadwal; angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti

tepat, dan positif berarti lebih cepat daripada rencana.

c. Pengendalian Produktivitas dan Kinerja

Pada pengendalian biaya dan jadwal dari hasil perhitungan varians biaya

dan jadwal dapat menggambarkan kondisi yang terjadi tiap minggunya. Kondisi

yang terjadi antara lain:

Indeks Kinerja Biaya

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya lebih besar dari

satu (>1), berarti pengeluaran lebih kecil daripada anggaran.

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya kurang dari satu

(<1), berarti pengeluaran lebih besar daripada anggaran.

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja biaya nilainya satu atau sama

dengan satu (=1), berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.

Indeks Kinerja Jadwal

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya lebih besar dari

satu (>1), berarti realisasi pekerjaan lebih besar daripada

rencana/jadwal.

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya kurang dari

satu (<1), berarti realisasi pekerjaan lebih kecil daripada rencana/jadwal.

Jika hasil indeks produktivitas dan kinerja jadwal nilainya satu atau sama

dengan satu (=1), berarti realisasi pekerjaan sesuai dengan

rencana/jadwal.

13

Dengan mengetahui besaran indeks produktivitas dan kinerja, diharapkan

dapat menyesuaikan penyediaan jumlah tenaga kerja. Jika angka produktivitas

yang bergerak ke bawah memberikan petunjuk bertambah besarnya jumlah

keperluan tenaga kerja untuk jumlah pekerjaan tertentu.

PEMBUATAN PROGRAM PENGENDALIAN PELAKSANAAN PROYEK

1. Kerangka Desain Program

Struktur program ini terdiri atas:

a. Desain Tabel

Tabel adalah bagian dari database yang didalamnya terdapat sekumpulan data

yang memiliki struktur tabel, record, field, dan nilai data. Tabel pada program ini

didesain sesuai pengelompokan data-data untuk tiap-tiap pengendalian. Tabel

yang didesain untuk perhitungan pengendalian pelaksanaan proyek, antara lain:

Spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan proyek, pengendalian biaya dan

jadwal proyek, serta pengendalian produktivitas dan kinerja pengunaan tenaga

kerja.

b. Desain Query

Suatu fasilitas yang mempunyai kemampuan mengolah data field dari tabel agar

dapat dimanipulasi. Didalam mendisain query rumusan perhitungan atau

calculated field pada analisis varians dimasukkan untuk memanipulasi data

proyek. Rumusan perhitungan atau calculated field yang dimasukkan pada

program ini, antara lain: perhitungan-perhitungan varians, kondisi-kondisi hasil

perhitungan, dan keterangan dari hasil perhitungan pengendalian pelaksanaan

proyek.

c. Desain Form

Mempermudah memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data,

memperbaiki data dan mencetaknya. Interface yang didesain dan ditampilkan

untuk memudahkan pengguna dalam memasukkan data-data proyek pada tabel

pada program tersebut, antara lain: spesifikasi proyek, pengendalian kemajuan

proyek, pengendalian biaya dan jadwal, serta pengendalian produktivitas dan

kinerja.

d. Desain Report

Merupakan hasil dari pengelolaan database yang disajikan secara informatif

berupa laporan tertulis dari hasil pekerjaan, baik itu laporan di monitor atau

laporan pada cetakan kertas. Bentuk laporan untuk media penyampaian

informasi dari program tersebut, antara lain: laporan-laporan hasil perhitungan

beserta kondisi yang merespon hasil perhitungan dan grafik perbandingan.

14

2. Perhitungan (Calcullated Field) Pada Program


Rumusan pada proses perhitungan pengendalian kemajuan proyek ini,

menentukan besaran deviasi yang terjadi. Rumusan yang digunakan adalah:

Deviasi = Realisasi (%) - Rencana (%)


Rumusan pada proses perhitungan pengendalian biaya dan jadwal proyek

ini, menentukan kesuaian anggaran yang dialirkan dengan nilai hasil fisik proyek.

Rumusan yang digunakan adalah:

Varians Jadwal (SV) = BCWP – BCWS

Varians Biaya (CV) = BCWP – ACWP

BCWS : Anggaran yang dialirankan tiap skala waktu tertentu.

ACWP : Jumlah anggaran terpakai tiap skala waktu tertentu.

BCWP : Nilai hasil pelaksanaan tiap skala waktu tertentu.

c. Indeks Produktivitas dan Kinerja

Rumusan pada proses perhitungan indeks produktivitas dan kinerja untuk

mengukur efisiensi sumber daya/ tenaga kerja yang telah ada. Rumusan yang

digunakan adalah

Indeks Kinerja Biaya (CPI) = BCWP/ACWP

Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = BCWP/BCWS

3. Kondisi Yang Terjadi dari Hasil Perhitungan

Dari hasil perhitungan diatas, kita dapat menyimpulkan bagaimana kondisi

yang terjadi pada proyek. Maka keterangan dari kondisi yang terjadi yaitu, antara

lain:


Kondisi yang mengambarkan hasil perhitungan adalah:

Tabel 4.

Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Kemajuan Proyek

Negatif Pelaksanaan Proyek Terlambat

Positif Pelaksanaa Proyek Cepat

Nol Pelaksanaan Proyek Tepat Waktu



Kondisi yang mengambarkan hasil perhitungan adalah:

15

Tabel 5.

Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Biaya dan Jadwal

Varians Jadwal (SV)

Varians Biaya (CV)

Keterangan

Positif

Nol

Positif

Nol

Negatif

Nol

Negatif

Positif

Negatif

Positif

Positif

Nol

Nol

Negatif

Negatif

Nol

Negatif

Positif

Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran. Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat daripada rencana dengan biaya lebih rendah daripada anggaran


c. Indeks Produktivitas dan Kinerja

Dalam program perhitungan indeks produktivitas dan kinerja, bila didapat hasil

perhitungan (= 0) maka keterangan pada program ini tidak dapat

menggambarkan kondisi hasil perhitungan tersebut atau diasumsikan proyek

belum berjalan. Kondisi yang menggambarkan hasil perhitungan adalah:

Tabel 6.

Kondisi Dari Hasil Perhitungan Pengendalian Produktivitas dan Kinerja

<1 Pengeluaran lebih besar dari anggaran dan realisasi lebih kecil dari rencana

>1 Pengeluaran lebih kecil dari anggaran dan realisasi lebih besar dari rencana

= 1 Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran.


4. Menambahkan Event Procedure

Event Procedure digunakan pada baris dan tombol perintah yang ada di form-

form program pengendalian pelaksanaan proyek. Penambahan ini dilakukan demi

memudahkan dalam memasukkan data-data proyek bagi pengguna. Adapun Event

Procedure yang digunakan dalam program ini, antara lain:

16

a. SetFokus digunakan untuk memberitahukan Microsoft Access untuk

mengarahkan fokus ke form yang ditentukan atau ke obyek kontrol. Event

Procedure ini digunakan untuk obyek DoCmd, dipisahkan dengan tanda titik dari

obyek yang diinginkan.

b. MsgBox “Pernyataan” digunakan untuk menampilkan suatu argumen pesan yang

ingin ditampilkan ke pengguna. Karena ini merupakan argumen string, maka

peletakan pesan tersebut di antara tanda petik.

5. Pembuatan Password

Pembuatan password dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan dan

keamanan dari data-data yang telah dimasukkan pada program pengendalian

pelaksanaan proyek. Jadi bagi pengguna lain yang akan menggunakan harus

mengetahui nomor password pemiliknya.

6. Verifikasi dan Validasi

Untuk verifikasi terhadap program pengendalian pelaksanaan proyek dilakukan

dengan melakukan interaktif dubuger, sehingga jika terjadi kesalahan maka sistem

akan memberitahukan. Untuk itu verifikasi juga dilakukan dengan melakukan

perunutan terstruktur terhadap program dalam pembuatannya.

Untuk menguji keakuratan dan kemampuan dan kemampuan program,

dilakukan validasi terhadap program tersebut. Validasi dilakukan pengujian data

proyek Hotel Manhattan sebagai data masukan. Dari perbandingan tersebut, kita

dapat mengetahui fungsi dari rumusan yang dimasukkan ”benar”.

7. Tampilan-tampilan Program Pengendalian Pelaksanaan Proyek

Gambar 3. Tampilan Form Spesifikasi Proyek Sumber: Hasil Olahan

Gambar 4. Tampilan Form Pengendalian Pelaksanaan Proyek Sumber: Hasil Olahan

17

Gambar 5. Tampilan Form Pengendalian Kemajuan Proyek Sumber: Hasil Olahan

Gambar 6. Tampilan Form Entry Kemajuan Proyek Sumber: Hasil Olahan

Gambar 7. Tampilan Form Pengendalian Biaya dan Jadwal Sumber: Hasil Olahan

18

Gambar 8. Tampilan Form Entry Biaya dan Jadwal Sumber: Hasil Olahan

Gambar 9. Tampilan Form Entry Produktivitas dan Kinerja Sumber: Hasil Olahan

PENUTUP

1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian berupa pembuatan dan penggunaan program untuk

kegiatan pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek terhadap sampel data

Proyek Hotel Manhattan Kuningan Jakarta, diperoleh kesimpulan-kesimpulan

sebagai berikut:

a. Analisis varians merupakan salah satu teknik dan metode pengendalian

pelaksanaan proyek. Metode ini cukup efektif untuk perhitungan-perhitungan

dalam mengukur penyimpangan-penyimpangan dan memberikan

menggambarkan kondisi-kondisi dari hasil perhitungan pada tahap pelaksanaan

proyek.

19

b. Program pengendalian pelaksanaan proyek dikontribusikan untuk sistem

informasi yang cepat dan efektif dari kegiatan monitoring dan pengambilan

keputusan pelaksanaan pekerjaan pada tahap berikutnya. Program ini

menggunakan Microsoft Access XP 2002 dikarenakan perangkat lunak ini

memiliki kemudahan dalam pembuatan program, tampilan yang menarik, hasil

output yang variatif, dan calculated fieldnya dapat dikombinasikan dengan

analisis varians.

c. Verifikasi dan validasi program pengendalian pelaksanaan proyek ini

menggunakan sampel data proyek yang sudah terealisasikan ataupun proyek

yang masih berjalan. Pada tahap ini kesesuaian hasil perhitungan dan kondisi

yang menggambarkannya dari perhitungan menggunakan program dengan

perhitungan manual. Program ini terbukti benar dapat digunakan untuk

pengendalian dan monitoring pelaksanaan proyek. Dari data Proyek Hotel

Manhattan Kuningan Jakarta yang digunakan sebagai data masukan pada

program ini diperoleh dari Grafik “S” rencana/aktual, laporan kemajuan proyek,

laporan pembiayaan proyek.

2. Saran

Berdasarkan hasil penelitian saran yang dapat diusulkan, antara lain:

a. Bila dalam laporan kemajuan proyek tidak tercantum tiga indikator yaitu: Nilai

Hasil (BCWP), Anggaran (BCWS), dan Pengeluaran (ACWP) untuk data

masukan pada perhitungan mengunakan program. Maka kita harus mencari dulu

besaran nilai indikator-indikator tersebut.

b. Dalam pengaplikasian demi berfungsinya fasilitas dan kemampuan yang dimiliki

oleh program pengendalian pelaksanaan proyek, baiknya diaplikasikan pada

Microsoft Access XP atau Microsoft Access (97 dan 2000) yang memiliki fasilitas

yang dapat menampilkan data dalam bentuk grafik (Pivot Chart View).

DAFTAR PUSTAKA

Bina Sarana Informatika, Paket Program Niaga II (Microsoft Access), Penerbit Bina

Sarana Informatika, Jakarta, 2003

Catapult, Microsoft Access 2000 Microsoft Office Aplication Step by Step, Penerbit Elex

Media Komputindo, Jakarta, 2000

Dipohusodo, I., Manajemen Proyek dan Konstruksi, Cetakan Pertama, Penerbit Kanisius,

Yogyakarta, 1996

Hegazy, T., and Petzold, K., Genetic Optimization for Dynamic Project Control, Journal of

Construction Engineering and Management, Vol. 129, No. 4, 2003

Lock, D., Manajemen Proyek, Cetakan Kedua, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1981

20

Soeharto, I., Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operasional, Cetakan Pertama,

Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997

Sumiyana, Kapita Selekta Kasus Pemprograman Bisnis dan Akutansi Berbasis Microsoft

Access, Edisi Pertama, Penerbit BPFE, Yogyakarta, 1999

Turban, E., Decision Support System and Expert System in Construction Management,

Building, and Environment, Vol. 20, No. 4, 1995

pembuatan program untuk pengendalian...

Documents