1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi kepesertaan suatu perusahaan asuransi merupakan proses awal dan mendasar dalam penyelenggaraan bisnis perusahaan, oleh sebab itu harus diselenggarakan secara baik dan benar. Perusahaan telah menetapkan kebijakan seluruh proses operasional kepesertaan dilaksanakan secara sentralisasi di Kantor Pusat dengan maksud agar Kantor Pemasaran fokus pada upaya penjualan. Dengan kebijakan proses operasional kepesertaan yang tersentralisasi maka perusahaan dapat memiliki data kepesertaan secara keseluruhan dari seluruh Indonesia dengan tepat waktu. Pelaksanaan operasional kepesertaan untuk produk managed care kumpulan meliputi proses input data peserta awal, mutasi peserta, serta kerjasama pihak ketiga untuk pencetakan kartu.

B. Tujuan Pedoman ini dibuat sebagai panduan bagi seluruh pegawai di Departemen Administrasi Kepesertaan Divisi Pelayanan Pelanggan, Kantor Pemasaran, Kantor Pelayanan Pelanggan dalam melaksanakan operasionalisasi kepesertaan asuransi kesehatan produk managed care kumpulan.

1

2

BATASAN DAN DEFINISI

1. Institusi Potensial Institusi yang layak untuk dijadikan peserta InHealth ditinjau dari jumlah karyawan, jenis industri dan kemampuan financial.

2. Institusi Sasaran Institusi potensial yang menjadi sasaran aktifitas pemasaran pada tahun berjalan.

3. Institusi /Badan Usaha (BU) Kumpulan orang yang tergabung dalam Institusi, antara lain: Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Swasta atau Badan lainnya yang berbadan hukum, serta kelompok masyarakat umum.

4. New Business Institusi yang baru menjadi peserta PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia.

5. Existing Business

Sejumlah polis yang masih aktif, yang diterbitkan oleh PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia selama periode waktu tertentu.

6. Institusi/ BU Lapsed Institusi yang telah berakhir masa pertanggungannya baik sebelum atau setelah masa Polis berakhir.

7. Eligibilitas Kondisi/keberadaan calon tertanggung yang berdasarkan ketentuan perusahaan asuransi dinyatakan layak sebagai calon tertanggung.

8. Anti Seleksi (Antiselection/Adverse Selection) Kecenderungan orang yang memiliki kemungkinan risiko lebih tinggi daripada risiko rata-rata dengan mencari perlindungan asuransi, dibandingkan mereka yang memiiliki kemungkinan risiko rata-rata atau di bawah rata-rata.

9. Underwriting Proses seleksi, klasifikasi, dan analisa risiko untuk menentukan diterima atau tidaknya calon tertanggung serta menetapkan premi yang tepat menurut tingkat risiko yang dapat diasuransikan.

10. Underwriter

Orang yang melaksanakan proses underwriting.

11. Field underwriting Proses pengumpulan informasi awal tentang calon tertanggung dan menyeleksi pemohon asuransi terhadap pertanggungan yang diminta.

2

3

12. Keputusan Underwriting Keputusan yang dibuat oleh underwriter sehubungan dengan pengklasifikasian risiko dan pemberian besaran premi untuk pertanggungan asuransi yang diajukan.

13. Tanggal Efektif Tanggal saat mulai berlakunya polis dengan calon tertanggung

14. Tertanggung

Karyawan, pensiunan beserta keluarganya yang dijamin dalam polis PT InHealth.

15. Polis Akte perjanjian asuransi yang dibuat dan ditandatangani oleh Penanggung berdasarkan keterangan yang diberikan Pemegang Polis.

16. Penanggung Badan/ Asuransi yang mengelola dan menanggung risiko yang terjadi sesuai dengan ketentuan, dalam hal ini PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia.

17. Pemegang Polis Institusi yang berbadan hukum dan eligible untuk mengadakan perjanjian asuransi kesehatan kumpulan dengan Penanggung pada siapa Polis dikeluarkan berkenaan dengan jaminan orang-orang secara khusus dinyatakan sebagai orang-orang yang diasuransikan dalam Polis sebagai Peserta atau Tertanggung

18. Premi Harga/nilai jual produk berupa jasa pelayanan jaminan kesehatan program InHealth komersial yang dibeli oleh peserta, yang merupakan dana/iuran yang dibayarkan oleh setiap peserta secara berkala, sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan oleh PT Asuransi Jiwa InHealth Indonesia, berdasarkan produk dan kelas perawatan yang dipilih oleh peserta.

19. Peserta Kelompok karyawan/karyawati beserta atau tanpa penerima pensiunannya dengan atau tanpa keluarganya dari suatu institusi/Badan Usaha yang telah melakukan Perjanjian Kerjasama dan membayar premi kepada PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia.

20. Keluarga Isteri/Suami yang sah dan anak kandung/angkat yang didukung bukti yang sah serta masuk dalam tanggungan Badan Usaha.

21. Daftar Isian Peserta Lembar isian peserta tentang identitas diri sebagai calon peserta / peserta beserta keluarga yang disahkan oleh Pimpinan / pihak yang berwenang.

4

22. Kartu InHealth Identitas peserta sebagai bukti yang sah dalam memperoleh pelayanan kesehatan.

23. Mutasi rubah dokter InHealth

Perubahan dokter InHealth yang dipilih oleh peserta berkaitan dengan perubahan domisili peserta atau atas keinginan peserta merubah dokter keluarga minimum setelah 6 bulan.

24. Mutasi Peserta Perubahan data peserta yang berkaitan dengan penambahan dan pengurangan peserta, dan perubahan produk/plan peserta yang sesuai kesepakatan (mis; berkaitan dengan kenaikan pangkat pegawai).

25. Mutasi rubah umum

Perubahan peserta yang berkaitan dengan perubahan seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor pokok pegawai, alamat domisili, yang mungkin terjadi kesalahan pada pendataan awal.

26. Produk InHealth

Produk yang dimiliki oleh PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia. Saat ini produk InHealth adalah Produk Managed Care Kumpulan, Indemnity, Group Term Life, dan Group Personal Accident.

27. Managed Care Satu sistem yang mengintegrasikan sistem pelayanan kesehatan dengan sistem pembiayaannya sedemikian rupa sehingga diperoleh pelayanan kesehatan yang bermutu dengan biaya terkendali.

28. Produk Managed Care Kumpulan Adalah Produk Managed Care bagi kelompok/ grup/ kumpulan dengan persyaratan kumpulan dan jumlah minimal peserta sesuai ketentuan. Produk Managed Care Kumpulan terdiri dari plan yang dibedakan menurut fasilitas, cakupan wilayah dan jenis paket pelayanan kesehatan, yakni : InHealth Diamond, InHealth Platinum, InHealth Gold, InHealth Silver, InHealth Blue, dan InHealth Alba.

29. Manfaat Produk Inhealth Jenis pelayanan kesehatan sebagai satu kesatuan dari setiap produk Inhealth yang dipilih oleh peserta.

30. Manfaat Utama Jenis pelayanan kesehatan yang mencakup pelayanan Rawat Jalan Tingkat Pertama, Rawat Jalan Tingkat Lanjutan, Rawat Inap, Pelayanan Obat dan Pelayanan Khusus (untuk plan tertentu)

5

31. Manfaat Pilihan Jenis pelayanan kesehatan yang dapat dipilih termasuk (tapi tidak terbatas pada) persalinan dan suplemen.

32. Pemberi Pelayanan Kesehatan (PPK)/Provider Fasilitas kesehatan yang bekerja sama dengan PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia untuk memberikan pelayanan kesehatan bagi peserta.

33. Pemberi Pelayanan Kesehatan (PPK) Eksklusif/ Provider Eksklusif Jaringan provider yang ditunjuk hanya untuk melayani peserta InHealth Diamond dan InHealth Platinum.

34. Dokter InHealth Dokter praktek umum perorangan/berkelompok, balai pengobatan dan Klinik 24 jam yang bekerjasama dengan PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia untuk melayani peserta.

35. Fee For Services (FFS) Sistem pembiayaan pelayanan kesehatan berdasarkan pada jumlah kunjungan.

36. Kapitasi Cara pembayaran pelayanan kesehatan tingkat pertama berdasarkan jumlah Kartu InHealth yang terdaftar pada PPK tingkat I yakni dokter InHealth.

37. Daftar Obat InHealth (DOI) Daftar obat dengan nama generik dan atau nama dagang serta plafon harganya yang dipergunakan untuk pelayanan obat bagi peserta InHealth.

38. Pelayanan Khusus Pelayanan yang terdiri dari : a. Pelayanan kasus jantung, meliputi : operasi jantung, pacu jantung, thallium

scanning. b. Pelayanan operasi paru, meliputi : reseksi paru c. Pelayanan ginjal, meliputi : cangkok ginjal. d. Magnetic Resonance Imaging (MRI)

39. Pelayanan Suplemen Pelayanan yang terdiri dari : kacamata, alat bantu dengar, prothese gigi dan alat gerak melalui sistem pembiayaan reimbursement dengan nilai penggantian sesuai plafon tertentu.

40. Persalinan Proses lahirnya bayi cukup bulan atau hampir cukup bulan baik secara spontan maupun disertai penyulit yang memerlukan tindakan medis.

6

ADMINISTRASI KEPESERTAAN

3.1 KETENTUAN UMUM

Dalam administrasi kepesertaan terdapat beberapa ketentuan umum antara lain :

1. Karyawan yang dapat diasuransikan merupakan karyawan tetap , karyawan kontrak, dan aktif bekerja pada pemegang polis. Ketentuan ini berlaku, kecuali ditentukan lain dalam ikhtisar pertanggungan dalam polis.

2. Batas usia mulai terhitung dijamin oleh asuransi mulai 0 (nol) hari sampai dengan akhir

tahun polis di mana peserta/ pemegang polis mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun. Ketentuan ini berlaku, kecuali ditentukan lain dalam ikhtisar pertanggungan dalam polis.

3. Data peserta valid yakni data peserta yang telah sesuai dengan data isian peserta yang diajukan oleh institusi , valid baik data umum (nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor pokok pegawai, alamat domisili), data tanggungan keluarga, data spesifik (produk/plan, kelas perawatan, premi, dokter keluarga).

4. Data peserta yang diterima dalam bentuk baik dengan hard copy sesuai dengan format daftar isian, dilengkapi dengan berkas asli dan rekap data. Data peserta dalam bentuk softcopy sesuai dengan format migrasi dan dilengkapi dengan rekapitulasi data.

3.2 PROSES PENGUMPULAN DATA PESERTA

1. Proses kepesertaan dimulai setelah Kantor Pemasaran melakukan penutupan asuransi

kesehatan produk managed care kumpulan. Kantor Pemasaran terlebih dahulu melakukan entry data Institusi pada aplikasi pemasaran tentang produk, benefit dan premi sampai terbentuk kode Institusi. Setelah terbentuk kode Institusi kemudian dilakukan verifikasi eligibilitas data peserta .

2. Proses kepesertaan pada Institusi baru masa asuransi diawali dengan pengumpulan data peserta yang dikirim oleh Kantor Pemasaran, berupa soft copy sesuai dengan format (Form KP 1).

3. Proses kepesertaan pada perpanjangan (renewal) masa asuransi diawali dengan pengumpulan data peserta yang dikirim oleh Kantor Pemasaran, berupa soft copy sesuai dengan format (Form KP 1). Untuk data kepesertaan renewal data terakhir dapat didownload melalui menu laporan pada aplikasi kepesertaan untuk kemudian mendapat koreksi dari Institusi berkaitan dengan data peserta renewal.

4. Validasi data peserta ajuan telah dilakukan di Kantor Pemasaran sehingga data yang dikirimkan ke Kantor Pusat sudah tanpa revisi.

3

7

5. Bagi pengiriman data peserta dalam bentuk hard copy sesuai dengan format daftar isian, dilengkapi dengan berkas asli dan rekap data. Data peserta dalam bentuk softcopy sesuai dengan format migrasi (Form KP 1) dan dilengkapi dengan rekap data.

6. Data softcopy (dalam bentuk Ms. Excel) telah terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan pada aplikasi screening migrasi di Kantor Pemasaran.

7. Setelah data soft copy kepesertaan valid diterima oleh Departemen Kepesertaan Kantor Pusat selanjutnya akan diproses migrasi oleh Departemen Kepesertaan Divisi Pelayanan Pelanggan Kantor Pusat .

3.3 JENIS KARTU Jenis kartu InHealth dibedakan menjadi 6 (enam) kartu, yaitu: 1. InHealth Diamond

2. InHealth Platinum

8

3. InHealth Gold

4. InHealth Silver

5. InHealth Blue

6. InHealth Alba

9

3.4 PENOMORAN KARTU INHEALTH 1. Pemberian nomor kartu InHealth secara otomatis dilakukan oleh sistem pada saat

dilakukan migrasi / input data pada aplikasi kepesertaan Inhealth (akses melalui VPN).

2. Nomor peserta terdiri dari 13 Digit, di mana setiap peserta maupun keluarga mempunyai nomor yang unik yang tidak dimiliki peserta satu dengan lainnya.

a. Digit 1 InHealth kumpulan

b. Digit 2 produk managed care

c. Digit 3 status peserta jika :

0 = peserta

1 = istri/suami pertama

2 = istri/suami kedua

3 = istri/suami ke tiga

4 = anak pertama

5 = anak ke dua

6 = anak ke tiga

7 = anak ke empat

8 = anak ke lima

9 = anak ke enam

d. Digit 4 hingga 12 berarti nomor urut

e. Digit 13 berarti cek digit

3. Untuk nomor kepesertaan dalam satu keluarga memiliki nomor yang mirip yaitu pada digit ke 4 s/d digit ke12 adalah sama, yang berbeda adalah pada digit ke 3 dan ke13

3.5 PENERBITAN KARTU 1. Kartu peserta inHealth terbit dalam waktu paling lambat 14 hari kerja setelah data

peserta yang diajukan valid dan lengkap. 2. Selama proses penerbitan kartu peserta, Kantor Pemasaran memberikan surat

keterangan sebagai identitas sementara peserta untuk dapat memperoleh pelayanan kesehatan. surat keterangan sesuai format (sesuai lampiran Format KP -7) .

3.6 ENTRI DATA, PENCETAKAN KARTU DAN PENDISTRIBUSIAN KARTU

1. Entry data dapat dilakukan dengan proses migrasi maupun entry manual. Entry data

dilakukan setelah dipastikan bahwa data peserta yang diterima telah valid.

2. Data peserta valid yakni data yang telah sesuai dengan data peserta yang diajukan oleh institusi, meliputi data umum (nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor pokok pegawai, alamat domisili), data tanggungan keluarga dan data spesifik (produk/plan, kelas perawatan, premi, dokter keluarga).

10

3. Setelah proses migrasi/ input data selesai, dibuatkan data berupa excel sesuai luaran dari aplikasi laporan untuk proses cetak kartu. Data dalam bentuk excel dilengkapi dengan berita acara permohonan pencetakan kartu disampaikan ke Pihak Ketiga untuk penerbitan kartu. (lampiran Format KP-7)

4. Lama waktu untuk proses migrasi/ input data peserta hingga pencetakan kartu adalah paling lambat 14 hari terhitung sejak tanggal data yang diterima valid dan lengkap.

5. Setelah proses pencetakan kartu oleh pihak ketiga selesai, kartu peserta beserta berita acara pengiriman kartu (Format KP-8) dikirim oleh Pihak Ketiga ke Kantor Pemasaran atau Kantor Pelayanan Pelanggan sesuai dengan wilayah asal Institusi untuk kemudahan distribusi kartu.

11

BISNIS PROSES PENERIMAAN INSTITUSI BARU

PIHAK KETIGADIV.

UNDERWRITING

DIV.PELY

PELANGGAN

KANTOR

PEMASARANINSTITUSI

Selesai

Polis dikirim dgn tembusan

ke Div.Pelg

Terima data

konfirmasi

BU dan data

peserta

Softcopy ?

Entry data

Migrasi data

ke Aplikasi

Tidak

Ya

Draft Polis

Polis

Cetak kartu &

buku panduan

peserta

Kartu &

buku

panduan

Polis

Terima

Kartu dan

PolisBA Kirim Kartu

& buku

panduan

Terima BA

Kirim Kartu

Entry data badan

usaha, benefit ,

pilihan produk dan

premi hingga

tercipta kode BU

12

BISNIS PROSES RENEWAL

PIHAK KETIGADIV.PELY

PELANGGAN

KANTOR

PEMASARAN

DIV.

PEMASARAN

DIV.

UNDERWRITINGINSTITUSI

Mulai

Inventarisasi

institusi habis

PKS

Analisa kelayakan

institusi

perpanjangan

Hitung PremiPremi

Negosiasi

Premi

Membuat

penawaran

renewal PKS

Menerima

penawaran

renewal PKS

Data

Peserta

Verifikasi Data

Softcopy ?

Entry Data

Migrasi

Data

Lengkap

Ya

Tidak

Tidak

Lengkap

Kartu

Cetak Kartu

PolisPolisPolis

Kartu

Kartu dikirim dgn BA

Polis dikirim dgn tembusan

ke Div.Pelg

Draft Polis

Terima

Data

Terima

Data

konfirmasi

BU dan

data

peserta

Selesai

Tdk setuju

Setuju

Entry Data

BU

:identitas,

premi ,

benefit

hingga

tercipta

kode BU

13

PERUBAHAN DATA PESERTA

4.1 . KETENTUAN UMUM Jumlah data peserta pada awal petanggungan adalah sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam Polis. Apabila terdapat penambahan/ pengurangan jumlah dan perubahan produk/ plan (mutasi peserta) maka dilakukan sebagai berikut:

1. Penambahan/pengurangan jumlah peserta atau perubahan produk/ plan, yang

diterima harus berdasarkan keterangan tertulis dari Institusi yang bersangkutan dengan mencantumkan daftar nama peserta yang mengalami perubahan.

2. Perubahan data sesuai dengan butir a. harus dilaporkan setiap awal bulan kerjasama, selambat- lambatnya 15 hari pertama bulan berjalan sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran premi bulan berikutnya.

3. Penambahan Peserta baru hanya dapat dilakukan untuk :

- Karyawan baru, dibuktikan dengan Surat Keputusan Pengangkatan karyawan atau Surat Keterangan dari HRD Institusi.

- Isteri/ Suami karyawanan berdasarkan pernikahan karyawan, dibuktikan dengan Surat Keterangan Nikah.

- Anak berdasarkan kelahiran bayi sesuai ketentuan dalam polis, dibuktikan dengan Akte Kelahiran dan Surat Keterangan Tanggungan Perusahaan. Untuk bayi yang baru lahir dapat langsung dijamin atau didaftarkan pada bulan kelahiran dengan disertakan pembayaran premi penuh untuk bulan kelahiran tersebut.

4. Penambahan Peserta Baru harus langsung didaftarkan kepada PT. Asuransi Jiwa

InHealth Indonesia paling lambat 2 (dua) bulan setelah terjadi perubahan tersebut (Surat Keputusan pengangkatan, Surat Nikah, Akte Kelahiran). Apabila penambahan melebihi masa 2 (dua) bulan tersebut, penambahan peserta baru dapat dilakukan pada perpanjangan Polis.

5. Pengurangan Peserta hanya dapat dilakukan untuk :

- PHK Karyawan, dibuktikan dengan surat Keterangan Pemutusan Hubungan Kerja. - Perceraian karyawan, dibuktikan dengan Surat Keterangan Cerai dari KUA/Catatan

Sipil/Pengadilan Agama dan Surat Keterangan. - Kematian karyawan atau anggota keluarga, dibuktikan dengan Surat Keterangan

Meninggal Dunia.

6. Perubahan produk/ plan hanya dapat dilakukan apabila pegawai mendapat kenaikan pangkat (promosi). Peserta tidak dapat merubah produk/ plan di tengah-tengah masa berlaku maupun keinginan Institusi.

7. Institusi wajib menarik kartu InHealth peserta yang keluar, dan harus dikembalikan kepada PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia. Dengan demikian kartu InHealth tersebut dinyatakan tidak berlaku lagi.

4

14

8. Apabila Institusi belum menginformasikan secara tertulis dan tidak menyerahkan kartu InHealth dari peserta yang keluar tersebut, maka pembayaran premi tetap dilakukan oleh Institusi sampai kartu dikembalikan ke PT. Asuransi Jiwa InHealth Indonesia.

9. Lama waktu untuk proses migrasi/ input data peserta hingga pencetakan kartu adalah

paling lama 14 hari terhitung sejak tanggal data yang diterima valid dan lengkap. 10. Pindah Dokter InHealth

- Peserta harus terdaftar di Dokter InHealth minimal selama 6 (enam) bulan. - Bagi peserta yang pindah Dokter InHealth sebelum 6 (enam) bulan atau kartu

hilang/rusak, dikenakan biaya pencetakan kartu sebesar Rp. 15.000,- (lima belas ribu rupiah). Kecuali pada keadaan tertentu yang mengharuskan peserta mengganti dokter InHealthsebelum 6 (enam) bulan(antara lain : Dokter InHealth tidak aktif lagi, dll), peserta tidak dikenakan biaya pencetakan kartu.

- Kantor Pemasaran dapat melakukan rubah Dokter InHealth pada aplikasi kepesertaan melalui akses VPN dan melaporkan perubahan tersebut ke Kantor Pusat untuk dibuatkan kartu InHealth.

4.2 . PROSES PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN DATA PESERTA

1. Mutasi data peserta tambah diajukan oleh Insitusi kepada Kantor Pemasaran dengan mengirimkan formulir ajuan mutasi sesuai format (Form KP 2).

2. Mutasi data peserta keluar diajukan oleh Insitusi kepada Kantor Pemasaran dengan

mengirimkan formulir ajuan mutasi sesuai format (Form KP 3).

3. Formulir ajuan mutasi dari Institusi diterima oleh Kantor Pemasaran dilaksanakan validasi oleh CRO (Customer Relation Officer). Apabila selama proses validasi ditemukan data yang meragukan dapat dikonfirmasi ulang ke Institusi sebelum data dikirim ke Kantor Pusat.

4. Setelah proses validasi selesai, Kantor Pemasaran membuat resume mutasi yakni

perubahan data berdasarkan mutasi yang ada, kemudian berkas resume dan data ajuan mutasi dikirimkan ke Kantor Pusat (lampiran Format KP-1 dan Format KP-6).

5. Kantor pusat melakukan proses entry atau hapus data untuk selanjutnya disiapkan

data untuk proses cetak kartu bagi peserta baru kepada Pihak Ketiga dilengkapi dengan berita acara permohonan pencetakan kartu.

6. Setelah proses pencetakan kartu oleh Pihak Ketiga selesai, kartu dikirim kepada Kantor

Pemasaran atau Kantor Pelayanan pelanggan yang terdekat dengan wilayah Institusi untuk kemudahan dilakukan distribusi kartu, dengan berita acara pengiriman kartu

4.3 . MUTASI RUBAH UMUM DAN RUBAH DOKTER INHEALTH

1. Mutasi rubah umum (Form KP 4) dan rubah dokter InHealth (Form KP 5) diajukan dari insitusi ke Kantor Pemasaran dengan mengirimkan formulir ajuan mutasi rubah sesuai format.

15

2. Setelah formulir ajuan mutasi dari institusi diterima oleh Kantor Pemasaran dilakukan validasi. Apabila selama proses validasi ditemukan data yang meragukan maka dikonfirmasi ulang ke institusi.

3. Setelah proses validasi selesai data ajuan mutasi rubah umum dan rubah Dokter

InHealth dilakukan proses input data pada aplikasi kepesertaan (akses melalui VPN), untuk selanjutnya dilakukan pengiriman data dalam bentuk softcopy untuk proses cetak kartu ke Kantor Pusat sesuai format (Form KP 4 dan Form KP 5). Selama proses input dan cetak kartu, peserta dapat diberikan surat jaminan berupa surat keterangan pengganti kartu.

4. Kantor Pusat mengirim data sofcopy tersebut untuk proses cetak kartu pada pihak

ketiga dilengkapi dengan berita acara permohonan pencetakan kartu. 5. Setelah proses pencetakan kartu oleh pihak ketiga selesai, kartu dikirim kepada

Kantor Pemasaran atau Kantor Pelayanan (LO) yang terdekat dengan wilayah Institusi untuk kemudahan distribusi kartu, dengan berita acara pengiriman kartu.

16

PROSES BISNIS MUTASI DATA PESERTA INHEALTH

PIHAK KETIGADIV.PELY

PELANGGAN

KANTOR

PEMASARAN

INSTITUSI

Mulai

Data mutasi

Permohonan

mutasi

Terima data

mutasi

Verifikasi DataTerima

Data

Soft Copy?

Entry Data

Migrasi Data

LengkapTidak

Lengkap

Ya

Tidak

Kartu

Cetak kartu

Terima kartu

Selesai

TMT kartu = Ulang bulan

Polis

BA Kirim KartuTerima BA Kirim

Kartu

17

PROSES BISNIS RUBAH UMUM DAN RUBAH DOKTER KELUARGA DATA

PESERTA INHEALTH

PIHAK KETIGADIV.PELY

PELANGGAN

KANTOR PEMASARAN

(Pely Pelanggan)INSTITUSI

Terima data

perubahan

Verifikasi Data

Kartu dan

berita acara

terima kartu

Kartu dan

berita acara

serah kartu

Cetak kartu

Terima kartu

Laporan

rekap data

mutasi

TMT kartu = Ulang bulan

Polis

Permohonan

rubah data

Entry Data

Tidak

Lengkap

Lengkap

Selesai

Mulai

Terima

Data

Membuat surat

keterangan

pengganti kartu

Surat keterangan

pengganti kartu

Tembusan rekap

data mutasi rubah

dokkel dan rubah

umum

18

PROSES HITUNG DAN LUARAN LAPORAN

5.1 PROSES HITUNG

1. Proses hitung kapitasi adalah proses penghitungan untuk menghitung besaran jumlah

peserta yang terdaftar pada dokter keluarga

2. Proses hitung premi adalah proses penghitungan untuk menghitung besaran jumlah peserta dan premi pada suatu institusi per produk per kelas pada suatu periode tertentu.

3. Penetapan jumlah peserta dan mutasi peserta dari Institusi kepada Kantor Pemasaran dibatasi selambat-lambatnya sampai dengan 5 hari sebelum ulang bulan jatuh tempo. Namun penting diperhatikan bahwa untuk ketepatan waktu penyelesaian kartu peserta maka batas terakhir penyerahan data dari peserta adalah 14 hari sebelum ulang bulan jatuh tempo.

Misalnya :

Untuk kepesertaan yang dimulai tanggal 1, maka data terakhir dibatasi sampai dengan tanggal 25 sebelumnya.

Untuk kepesertaan yang dimulai tanggal 20, maka data terakhir dibatasi sampai dengan tanggal 15.

4. Proses hitung kepesertaan yang berkaitan dengan pembayaran kapitasi untuk PPK tingkat pertama akan dilakukan 2 (dua) kali dalam sebulan, yaitu tanggal 3 dan tanggal 25 setiap bulannya. Perhitungan kapitasi tanggal 3 untuk menghitung data kepesertaan tanggal 20 s/d tanggal 1, sedangkan perhitungan kapitasi tanggal 25 untuk menghitung data kepesertaan tanggal 2 s/d tanggal 19.

5. Proses hitung kepesertaan yang berkaitan dengan penagihan premi akan dilakukan tanggal 3 untuk kepesertaan yang dimulai tanggal 1 s/d tanggal 2. Dan dapat dilakukan setiap hari sesuai dengan tanggal mulai kepesertaan Institusi.

5.2 Laporan Luaran Aplikasi

Laporan luaran aplikasi merupakan bentuk laporan yang langsung diproses oleh sistem untuk memenuhi pelaporan yang diperlukan oleh Kantor Pemasaran diantaranya untuk penagihan premi dan pembayaran kapitasi. Laporan luaran aplikasi dapat berkembang sesuai kebutuhan dan permintaan user (Kantor Pemasaran dan Divisi Pelayanan Pelanggan) melalui Divisi Teknologi Informasi. Daftar Luaran Pemasaran 1. Pivot Peserta & Premi 2. Pivot jumlah peserta di Dokkel 3. Rekap jumlah peserta di PPK per dati 2 (Live) 4. Rekap jumlah peserta di BU per dati 2 (Live 5. Daftar peserta per BU (Live) 6. Daftar peserta per PPK (hasil perhitungan)

5

19

7. Daftar peserta per BU (hasil perhitungan) 8. Daftar peserta per PPK (hasil perhitungan) Daftar Luaran Pemasaran 1. Info BU 2. Daftar BU

Daftar Luaran pelayanan 1. Kapitasi 2. Kapitasi + BU 3. Data Provider

20

MANUAL TOOLS MIGRASI

6.1 Instalasi Program Aplikasi

Langkah-langkah instalasi : 1. Jika program aplikasi migrasi inhealth sudah pernah diinstal sebelumnya,

pastikan programnya sudah ditutup.

2. Taruh file INSTALLER MIGRASI INHEALTH.zip di drive C.

3. Ekstrak file C:\INSTALLER MIGRASI INHEALTH.zip

4. Masuk ke direktori hasil ekstraksi di C:\INSTALLER MIGRASI INHEALTH\paket

migrasi kelima dan klik setup.exe, lalu akan muncul tampilan Migrasi Inhealth

Setup, dan klik OK.

6

21

5. Setelah diklik OK, akan muncul tampilan seperti dibawah, lalu klik gambar

komputer-nya, pilih Migrasi Inhealth, klik Continue.

22

6. Proses instalasi program aplikasi Migrasi Inhealth pun dimulai.

7. Jika and menemui error message seperti berikut :

Error pertama

SOLUSI : Klik No To All.

Error kedua

23

SOLUSI : Klik Ignore.

Error ketiga

SOLUSI : Klik Yes.

Error keempat

SOLUSI : Klik Ignore. 8. Setelah selesai kan muncul tampilan berikut, lalu restart komputer anda.

6.2 PRA – MIGRASI

Pra migrasi bertujuan untuk memudahkan pengguna pada proses migrasi. Langkah-langkahnya, a.l :

1. Buat worksheet baru dan kopi-paste format penulisannya*.

2. Lihat file contoh_migrasi.xls sebagai acuan.

3. Isi dengan data BU yang akan dimigrasi, mulai dari KODE BADAN USAHA,

NAMA BADAN USAHA,…, NAMA DOKTER.

4. Cek lagi! Pastikan format penulisan sudah benar, seperti berikut :

No. Nama Kolom Ket.

1 KODE BADAN USAHA

Isi dengan 12345678, kecuali sudah mendapatkan informasi kode BU dari kantor pusat.

24

2 NAMA BADAN USAHA

Maks.27 karakter

3 NO URUT berurut dari 1 s/d digit terakhir dan diakhiri tanda bintang tiga kali (***).

4 PRODUK YANG DIPILIH

Pastikan semua produk (ALBA, BLUE, SILVER, GOLD, DIAMOND, PLATINUM) beserta kelasnya sudah diinputkan di Aplikasi Pemasaran. Jangan lupa, masukkan karakter pertama dari produk yang

bersangkutan, misal : ALBA A.

5 KELAS RAWAT Harus digit (0,1,2,3,4), dan tidak diperkenankan menggunakan huruf romawi!

6 NOPEG Satu keluarga harus menggunakan NO PEG sama dengan peserta yang bersangkutan, dan harus

berbeda dengan NO PEG peserta dan keluarga yang lain.

NAMA Maksimal 27 karakter

7 PISA P : peserta I/S : istri/suami

A1, A2, A3 : anak ke-1, ke-2, dan ke-3.

Suami, istri ke-n, anak ke-n, tidak dipisahkan dengan spasi.

8 TEMPAT LHR Maks.20 karakter

9 TGL LHR format tanggal lahir : dd/mm/yyyy. Misal : 9 Agustus 2001 ditulis dengan 09/08/2001**.

10 JNS KEL L : Laki-laki P : Perempuan

(harus ditulis dengan huruf besar)

11 STATUS KAWIN B : untuk belum kawin, K : untuk sudah kawin.

(harus ditulis dengan huruf besar)

12 ALAMAT JALAN Maks. 50 karakter

RT Maks. 3 karakter

RW Maks. 3 karakter

KD DESA Lihat tabel

KD KEC Lihat tabel

KD DATI2

Lihat tabel

Kode POS

Maks. 5 karakter

Kode Area

Maks. 6 karakter

Telp Maks. 12 karakter

13 KODE DOKTER Lihat tabel

14 NAMA DOKTER Lihat tabel

25

5. Pastikan format file siap migrasi sama dengan contoh file siap migrasi

dibawah DAN tipe filenya adalah Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet!

* : format contoh disertakan dengan nama **: HARUS dituliskan 09/08/2001 (8 digit), bukan 9/08/2001 (7 digit, tanpa angka NOL di depan).

6.3 MIGRASI FILE EXCEL (*.xls)

Migrasi file excel adalah pengecekan format file excel dari kantor cabang Inhealth sebelum dikirimkan ke kantor pusat InHealth. Hal ini ditujukan untuk mempermudah kantor pusat InHealth untuk melakukan generate number terhadap data peserta, serta memastikan bahwa file yang akan dimigrasi benar-benar sesuai format. Petunjuk Penggunaan :

1. Pastikan software migrasi sudah terinstal di komputer anda.

2. Buka shortcut aplikasi Migrasi Inhealth di desktop atau di Start Menu –

Programs – Migrasi-Migrasi Inhealth atau di C:\Program Files\Migrasi

Inhealth\Migrasi Inhealth.exe, lalu akan muncul tampilan sebagai berikut :

26

3. Klik Migrasi XLS to SQL, sehingga anda akan mendapati tampilan sebagai

berikut :

27

4. Klik Browse, masukkan file excel (*.xls) yang akan dimigrasi, lalu klik Open.

5. Klik Export, dan proses migrasi pun dilakukan seperti gambar berikut.

28

6. Pastikan bahwa proses cek excel sudah berhasil, seperti gambar berikut

6.4 Tracing Program Aplikasi

Tracing Program ditujukan supaya apabila dalam proses migrasi ditemukan pesan kesalahan dari program, maka pengguna/user bisa segera melakukan koreksi hingga migrasi selesai.

1. Produk

Perhatikan di nomor urut 1,tertulis PRODUK jenis V. Periksa kembali di data Pemasaran, apakah ada produk V di BU(Badan Usaha) bersangkutan.

29

2. Kelas Rawat

Periksa kembali di data Pemasaran, apakah ada produk B dengan kelas 5 di BU bersangkutan.

3. NoPeg

Pastikan tidak ada peserta dengan NO PEG sama.

30

4. NAMA

Nama jangan terlalu panjang, maks. 50 karakter.

5. PISA

Hanya diizinkan menuliskan P, bukan P1!

6. TGL LHR

31

Dicek lagi, pastikan format TGL LHR adalah DD/MM/YYYY. Untuk contoh diatas seharusnya ditulis 12/02/2009.

7. JNS KEL

Jenis kelamin hanya boleh P (perempuan) dan L(laki-laki). Pastikan ditulis dengan huruf capital. 8. STATUS KAWIN

32

Pastikan bahwa jenis kelamin sesuai dengan PISA-nya. Misal : I(istri) harus P(perempuan), dan S(suami) harus L(laki-kali).

9. ALAMAT

Coba hitung panjang karakter dari nama jalan di cell K6 dengan mengetikkan formula =LEN(K6) di excel. Hasilnya adalah 60. Edit nama jalannya supaya panjang karakter tidak lebih dari 50.

33

10. KODE DOKTER

Dari contoh diatas, berarti Kode PPK 0401U33 tidak terdaftar. Solusinya harap menghubungi Kantor Pusat Divisi Kepesertaan. 6.5 FAQ (FREQUENTLY ASKED QUESTIONS)

FAQ adalah pertanyaan-pertanyaan yang seringkali muncul dalam pengoperasian program aplikasi. 1. Jika kode PPK tidak terdaftar, harap menghubungi Kantor Pusat

Div.Kepesertaan.

2. Tanda petik satu (‘) tidak boleh ada dalam worksheet, sekalipun nama, kecuali

di awal huruf (baca : biasanya digunakan untuk membuat angka NOL menjadi

TERLIHAT).

3. Istri harus berjenis kelamin perempuan (P) dan suami peserta harus berjenis

kelamin laki-laki (L).

4. Kok saya nggak muncul tuh tampilan instalasi inhealth? Coba cek dulu,

priviledge anda sebagai apa, pastikan anda login dan memiliki hak akses

sebagai administrator.

Note :

Format file excel(*.xls) harus sesuai dengan file FormatMigrasiKom.xls hasil

ekstraksi file MIGRASI INSTALLER INHEALTH.zip

Apabila semua langkah diatas sudah dijalankan sesuai prosedur, dan masih

menemui kendala, silakan menghubungi Kantor Pusat Divisi Layanan Pelanggan

Departemen Administrasi Kepesertaan, serta jangan lupa membuat screenshot

dengan menekan tombol Alt+Print Scrn untuk mempermudah kami dalam

menyelesaikan permasalahan di program aplikasi anda.

34

-------------------------------OO-----------------------------