1

PEDOMAN PENGAJUAN DANA BANTUAN SOSIAL BAGI TAMAN BACAAN MASYARAKAT

DI WILAYAH KOTA YOGYAKARTA TAHUN 2011

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu keistimewaan Yogyakarta yang harus dipertahankan dan diperjuangkan adalah predikatnya sebagai kota pendidikan. Gemar membaca semestinya menjadi warna yang lekat dan selalu menghiasi aktifitas keseharian masyarakatnya. Salah satu upaya mendekatkan masyarakat dengan buku sebagai sumber belajar adalah pendirian dan pengembangan Perpustkaan Masyarakat atau Taman Bacaan Masyarakat (TBM) di tengah-tengah masyarakat.

Kehadiran TBM yang tumbuh dari, untuk dan oleh masyarakat diharapkan dapat “mempercepat” pengembangan budaya baca masyarakat. Namun dalam pengelolaannya, pembinaan, pendampingan serta dukungan dari pemerintah masih sangat diperlukan.

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan TBM yang bermuara pada peningkatan minat baca masyarakat, Pemerintah Kota Yogyakarta, melalui Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah pada tahun 2011 memberikan bantuan sosial kepada sejumlah TBM di wilayah Kota Yogyakarta. B. Dasar

1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2

2. Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 4 tahun 2007 tentang

Pokok-pokok Pengelolaan Keuangan Daerah; 4. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 96 tahun 2010 tentang

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Anggaran tahun 2011.

C. Tujuan pedoman Tujuan penyusunan pedoman ini: 1. Bagi Pemerintah Kota Yogyakarta sebagai acuan dalam

mengidentifikasi, menyeleksi dan menetapkan Taman Bacaan Masyarakat yang akan ditetapkan sebagai penerima bantuan sosial.

2. Bagi Taman Bacaan Masyarakat sebagai rujukan dalam mengajukan dan mempertanggung-jawabkan dana bantuan sosial kepada Pemerintah Kota Yogyakarta

D. Hasil yang Diharapkan

1. Meningkatnya kualitas pengelolaan TBM di masyarakat. 2. Meningkatnya minat baca masyarakat. 3. Bantuan sosial yang diberikan tepat sasaran

3

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Ketentuan Umum Bantuan Sosial Penyelenggaraan Taman Bacaan Masyarakat (TBM) adalah bantuan berupa dukungan dana kepada TBM yang memiliki karakteristik: 1. Memiliki tempat yang tetap 2. Memiliki jadwal pelayanan yang tetap dan berkesinambungan 3. Memiliki program pengembangan perpustakaan Sehingga nantinya TBM yang ada di masyarakat dapat berkembang dan terkelola dengan baik dan dapat dijadikan rujukan sumber belajar dalam rangka meningkatkan minat baca masyarakat.

B. Sasaran

Sasaran pemberian bantuan sosial penyelenggaraan TBM adalah TBM dengan klasifikasi sebagai berikut: 1. TBM Pendampingan 2. TBM Pengembangan 3. TBM Rintisan

C. Persyaratan Lembaga Pengusul

1. Persyaratan umum a. Melayani segala lapisan masyarakat tanpa membedakan umur,

jenis kelamin, suku, ras, agama dan status sosial-ekonomi b. Tidak berada di bawah lembaga keagamaan, yayasan ataupun

lembaga swasta lainnya. c. Memiliki struktur dan kepengurusan yang jelas d. Memiliki ijin operasional dari kelurahan dan kecamatan e. Memiliki potensi pengembangan

4

f. Mendapatkan dukungan dari masyarakat dan Forum TBM Kota Yogyakarta

g. Mengajukan proposal yang memberikan gambaran secara konkrit tentang profil lembaga dan program pelayanan yang telah dikembangkan

h. TBM yang telah mendapatkan dana bantuan sosial sebanyak 3 kali tidak berhak mendapatkan dana bantuan social.

2. Persyaratan khusus

a. TBM Pendampingan 1) TBM Pendamping yang telah dipilih dan ditunjuk oleh Kantor

Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta pada tahun 2011. 2) Memiliki program kegiatan pelayanan yang berkesinambungan 3) Memiliki laporan perkembangan TBM minimal satu tahun

terakhir 4) Memiliki rencana program pendampingan pada TBM Mitra

b. TBM Pengembangan

1) TBM telah berdiri minimal satu tahun ditunjukkan dengan adanya laporan pelaksanaan kegiatan selama satu tahun

2) Adanya aktifitas keperpustakaan yang aktif, minimal dalam 1 (satu) tahun terakhir

3) Memiliki rencana program pengembangan TBM 4) Mendapat rekomendasi dari TBM Pendamping

c. TBM Rintisan

1) Telah memiliki tempat yang tetap, serta sarana prasarana yang mendukung

2) Adanya program pelayanan 3) Telah melayani masyarakat minimal 3 bulan 4) Adanya rencana program kegiatan

5

D. Besar Dana Program Dana diberikan secara utuh dalam bentuk bantuan sosial kepada pengusul setelah proposal yang disampaikan dan visitasi ke lembaga dinilai oleh Tim Penilai dan dianggap memenuhi syarat. Penyaluran dana akan diserahkan langsung kepada penanggungjawab lembaga. Adapun besarnya dana untuk: 1. TBM Pendampingan sebesar Rp. 3.000.000,- (Tiga juta rupiah) 2. TBM Pengembangan sebesar Rp. 3.000.000,- (Tiga juta rupiah) 3. TBM Rintisan sebesar Rp. 4.000.000,- (Empat juta rupiah)

E. Pemanfaatan Dana

1. TBM Pendampingan a. Program pendampingan TBM Mitra : 75 % b. Program pengembangan minat baca : 15 % c. Pengelolaan/operasional Pendampingan : 10 %

2. TBM Pengembangan

a. Pengadaan sarpra : 20% b. Pengadaan koleksi buku : 40% c. Program pengembangan minat baca : 30% d. Pengelolaan/operasional : 10%

3. TBM Rintisan

a. Pengadaan sarpra : 30% b. Pengadaan koleksi buku : 60% c. Pengelolaan/operasional : 10%

6

F. Kewajiban Lembaga Lembaga yang sudah menerima bantuan sosial berkewajiban dalam: 1. Menyelenggarakan program kegiatan yang telah dicantumkan dalam

proposal 2. Memberikan dorongan kepada masyarakat untuk mengembangkan

budaya gemar membaca 3. Memperluas layanan TBM 4. Melaksanakan semua ketentuan dalam akad kerjasama 5. Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban dan Perkembangan

TBM kepada KAPD Kota Yogyakarta dan Kelurahan setempat

7

BAB III MEKANISME PENYAMPAIAN PROPOSAL

A. Penyusunan Proposal Proposal yang diajukan oleh lembaga pengusul antara lain meliputi: 1. Sampul Depan Memuat judul proposal, identitas lembaga, penanggungjawab, alamat

lengkap, disertai nomor telephon dan denah yang jelas. 2. Pendahuluan Memberikan deskripsi tentang latar belakang/kondisi nyata

lingkungan dimana lembaga berada, luas jangkauan sasaran yang dapat dilayani, serta alasan yang rasional dan obyektif kekuatan lembaga.

3. Kegiatan Memuat program layanan yang telah dilaksanakan, jumlah

pengunjung, jadwal kegiatan dan layanan, yang dibuktikan secara konkrit dalam lampiran.

4. Ketenagaan Diuraikan dukungan ketenagaan yang terlibat disertai perincian tugas

secara jelas dan lengkap. 5. Pembiayaan Memberikan gambaran secara terinci rencana pembiayaan, jumlah

biaya serta peruntukkan dana. 6. Daya Dukung Menguraikan daya dukung yang dimiliki oleh lembaga sebagai

kontribusi pengembangan dan kesinambungan TBM. 7. Dampak Menguraikan tentang dampak yang akan ditimbulkan dengan adanya

TBM dan dukungan dana.

8

8. Tindak Lanjut Menguraikan langkah rencana kegiatan yang akan dikembangkan

setelah penerimaan dana. 9. Lampiran Proposal dilengkapi dengan lampiran-lampiran sebagai kelengkapan

proposal yang antara lain meliputi: a. Struktur organisasi b. Data perkembangan koleksi c. Data perkembangan pengunjung d. Mengetahui/Ijin dari Ketua RW e. Mengetahui/Ijin dari Kelurahan f. Mengetahui/Ijin dari Kecamatan g. Dokumentasi Program layanan dan pengembangan yang telah

dilaksanakan h. Denah/lokasi TBM i. Data pendukung lainnya

9

B. Jadwal Kegiatan

C. Penyampaian proposal Proposal dibuat rangkap 2 (asli dan fotokopi), yang disertai dengan surat pengajuan ditujukan kepada: Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta Up. Sie Pengel. Perpustakaan/Divisi Pembinaan dan Pengembangan KAPD Kota Yogyakarta Jln. Suroto No. 9 Kotabaru, Yogyakarta 55224, Telp. 0274-511314

Contact Person: Triyanta, S.Pd Budi Isti Wijayanti, A.Md Nurlia Rahmawati, A.Md Mursid Saptono, SIP.

10

D. Penilaian Proposal akan dinilai oleh Tim Penilai Proposal yang ditunjuk oleh Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Penilaian meliputi aspek program, instrumental program, raw input program dan keberlanjutan program.

E. Penetapan Lembaga Penerima Bantuan Lembaga penerima dana bantuan sosial TBM yang proposalnya telah dinilai dan lembaganya telah divisitasi serta dinyatakan layak untuk menerima bantuan kemudian diajukan kepada Walikota Yogyakarta untuk selanjutnya ditetapkan sebagai lembaga penerima dana bantuan sosial. Lembaga yang memenuhi persyaratan akan ditetapkan melalui SK Walikota tersebut, kemudian secara bersama menandatangani akad kerjasama dan berita acara penerimaan dana bantuan sosial.

F. Tahapan Penyelenggaraan Program Setelah dana diterima oleh lembaga penerima dana sesuai dengan SK Walikota Yogyakarta, kemudian dana tersebut dipergunakan sesuai dengan uraian dan tujuan yang telah dicantumkan dalam proposal.

11

BAB IV PENILAIAN

A. Tim Penilai 1. Unsur Tim Penilai

Tim Penilai adalah orang yang ditunjuk oleh Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.

2. Kriteria Tim Penilai a. Bersikap jujur dan obyektif b. Memahami teknik penilaian c. Memahami program TBM

3. Tugas Tim Penilai a. Merekapitulasi seluruh proposal yang masuk ke Seksi

Pengelolaan Perpustakaan – Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.

b. Merekapitulasi seluruh proposal yang telah diseleksi beserta kesimpulan kelayakannya.

c. Melakukan seleksi dan penilaian termasuk visitasi/observasi lapangan.

d. Membuat berita acara proses seleksi dan penilaian e. Menyusun dan mengajukan daftar lembaga penerima dana

bantuan sosial TBM, sebagai bahan lampiran SK Walikota Yogyakarta.

12

B. Kriteria Penilaian NO. ASPEK 1. Kejelasan lembaga 2. Latar belakang 3. Tujuan program 4. Sasaran program 5. Manfaat program 6. Pelaksanaan program 7. Pengembangan program 8. Pembiayaan program 9. Proses kegiatan 10. Daya dukung 11. Tindak lanjut 12. Kelengkapan dokumen

C. Langkah-langkah Penilaian

1. Menghimpun proposal yang telah diterima dari Seksi Pengelolaan Perpustakaan Kota Yogyakarta.

2. Penilaian umum untuk membuat daftar panjang (long list). 3. Penilaian secara cermat (short list) sesuai dengan kriteria penilaian. 4. Verifikasi/observasi ke lapangan 5. Membuat laporan hasil verifikasi/observasi lapangan agar hasil

penialain dapat dibandingkan dengan penilaian short list dan dijamin keobyektifannya.

6. Membuat rekomendasi kepada Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.

7. Membuat laporan akhir

13

BAB V TINDAK LANJUT

Setelah lembaga TBM terpilih menerima dana bantuan sosial TBM dan telah dimanfaatkan, akan dilakukan kegiatan sebagai berikut: A. Supervisi dan Monitoring

Pihak pemberi dana akan melakukan pembinaan, evaluasi dan monitoring terhadap lembaga penerima dana yang telah menerima dana untuk mengetahui kesesuaian pemanfaatan dana dengan proposal yang diajukan.

B. Pelaporan Lembaga yang telah menerima bantuan dana menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta tentang pertanggungjawaban kegiatan dan penggunaan dana (SPJ). Adapun unsur yang harus ada dalam pelaporan adalah: 1. Profil lembaga terbaru (setelah menerima dana) 2. Laporan hasil kegiatan 3. Laporan keuangan

C. Keberlangsungan Program

TBM yang terpilih perlu terus melestarikan kesinambungan penyelenggaraan dan mengembangakan program-program layanan dengan jangkauan sasaran yang lebih luas.

14

Lampiran : Sistematika Proposal Permohonan Dana Bantuan Sosial

Taman Bacaan Masyarakat Tahun 2011 TBM Rintisan dan Pengembangan I. SAMPUL DEPAN

a. Judul Proposal b. Identitas Lembaga/TBM Pengusul c. Penanggungjawab d. Alamat Lengkap (RT, RW, Kelurahan, Kecamatan) dan Nomor

Telephon II. KATA PENGANTAR III. DAFTAR ISI III. Lampiran Surat Keterangan dari Ketua RW, diketahui Lurah dan

Camat IV. ISI PROPOSAL A. PENDAHULUAN

Mencakup deskripsi latar belakang/kondisi nyata lingkungan di mana TBM berada, luas jangkauan sasaran yang dapat dilayani, serta alasan yang rasional dan obyektif kekuatan lembaga.

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus C. KEGIATAN 1. Jam Buka Layanan 2. Program Layanan 3. Sarana Prasarana TBM 4. Jadwal Kegiatan dan Layanan 5. Jumlah Pengunjung dan Anggota 6. Jumlah Koleksi 7. Hasil yang akan dicapai

15

D. SASARAN Sejumlah warga yang dilayani E. KETENAGAAN 1. Susunan Pengurus 2. Struktur Organisasi 3. Rincian Tugas F. RENCANA PEMBIAYAAN/ANGGARAN G. DAYA DUKUNG H. DAMPAK I. TINDAK LANJUT V. LAMPIRAN PENUNJANG 1. Struktur Organisasi 2. Data Perkembangan Koleksi 3. Data Perkembangan Pengunjung 4. Dukungan dari Forum TBM Kota Yogyakarta 5. Denah Lokasi TBM 6. Dokumentasi Program Layanan dan Pengembangan yang telah dilaksanakan 7. Data Pendukung lainnya TBM Pendamping I. SAMPUL DEPAN 1. Judul Proposal 2. Identitas Lembaga/TBM Pengusul 3. Penanggungjawab 4.Alamat Lengkap (RT, RW, Kelurahan, kecamatan) dan Nomor

Telepon II. KATA PENGANTAR III. DAFTAR ISI III. Lampiran Surat Keterangan dari ketua RW, diketahui Lurah dan Camat

16

IV. ISI PROPOSAL A. PENDAHULUAN

Mencakup deskripsi latar belakang/kondisi nyata lingkungan di mana TBM Pendamping berada, luas jangkauan/sasaran (TBM Mitra) yang didampingi, serta alasan yang rasional dan obyektif kekuatan lembaga.

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus C. KEGIATAN 1. Jam Buka Layanan TBM Pendamping 2. Jumlah Pengunjung dan Anggota 3. Jumlah Koleksi 4. Program Layanan Pendampingan 5. Sarana Prasarana Pendampingan 6. Jadwal Kegiatan Pendampingan dan Monitoring. 7. Data Pendukung lainnya D. SASARAN Sejumlah warga yang dilayani E. KETENAGAAN 1. Susunan Pengurus 2. Struktur Organisasi 3. Rincian Tugas F. RENCANA PEMBIAYAAN/ANGGARAN G. DAYA DUKUNG H. DAMPAK I. TINDAK LANJUT V. LAMPIRAN PENUNJANG 1. Struktur Organisasi 2. Data Perkembangan Koleksi 3. Data Perkembangan Pengunjung

17

4. Data/Profil masing-masing TBM Mitra yang didampingi 5. Dukungan dari Forum TBM Kota Yogyakarta 6. Denah Lokasi TBM Pendamping dan TBM Mitra 7. Dokumentasi Program Pendampingan dan Monitoring yang telah dilaksanakan

8. Data Pendukung Lainnya