PANDUAN APLIKASI AKUNTANSI

Tim Infinity

Direktorat Keuangan dan Akuntansi 2007

Versi 1.3.5

PANDUAN APLIKASI AKUNTANSI A. Pendahuluan

Aplikasi Akuntansi ini dibuat untuk membantu para petty cash dalam mengelola keuangan di masing-masing unit kerja yang sampai saat dilakukan secara manual, sehingga proses pengelolaan data transaksi harian, pembuatan dan pengiriman laporan menjadi lebih cepat. Selain itu pula pengelolaan di Direktorat Keuangan akan semakin mudah dalam menganalisa siklus keuangan khususnya pada aspek akuntansi. Pembuatan laporan-laporan secara rutin dan berkala dapat diproses sedini mungkin sehingga akan lebih cepat untuk dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan di tingkat pimpinan. Aplikasi ini untuk sementara menitikberatkan pada proses pencatatan transaksi-transaksi, proses menjurnal, buku besar hingga pembuatan laporan yang akan dikirimkan setiap akhir bulan dengan disertakan transfer file dengan menggunakan disket ke Subdit Akuntansi Direktorat Keuangan untuk digabungkan ke dalam database induk. Subdit Akuntansi setiap bulannya akan membuat dan melaporkan hasil penyerapan dana tersebut. Aplikasi ini masih terus dilakukan pengembangan hingga suatu saat aplikasi ini menjadi aplikasi yang besar yang mencakup tidak hanya mencatat proses transaksi harian dan jurnal tetapi menjadi bahan kebijakan pimpinan dalam Pengelolaan Keuangan Institut Pertanian Bogor.

B. Kebutuhan Sistem Aplikasi ini dapat dijalankan di setiap komputer dengan syarat sebagai berikut : - Komputer minimal Pentium III dengan Operating System-nya Windows

98, Me, 2000, XP (lebih disarankan) - Program ini dapat dijalankan dengan Microsoft Access versi 2000,

2002, 2003 dan Windows XP, dan sementara belum bisa dijalankan di versi 2007

- Syarat minimal memori yang dibutuhkan 32 Mb - Monitor yang disetting ke resolusi 1024 x 768 pixels

C. Aplikasi Akuntansi Aplikasi akuntansi ini terdiri dari 4 menu utama yaitu Menu Referensi, Transaksi, Laporan, Fasilitas dan Keluar Program.

Petunjuk teknis dalam mengoperasikan aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Proses Instalasi

Proses ini adalah proses memasukkan Program Aplikasi Akuntansi dari CD ke dalam harddisk secara otomatis. Langkah-langkah proses instalasi : - Pilih nama file Setup.exe di direktori Aplikasi\Setup.exe

dengan double click. Lalu akan muncul seperti gambar berikut ini

- Kemudian ikuti perintah yang diberikan / pilih Next seperti gambar di bawah ini

Catatan : Secara otomatis file aplikasi disimpan di folder C:\AKP, apabila menginginkan file aplikasi tersebut disimpan di tempat lain maka yang harus dilakukan adalah menklik tombol Browse, dan pilih direktori tempat file aplikasi akan disimpan.

- Kemudian muncul gambar berikut ini, pilih Next untuk menuju ke proses selanjutnya

- Pilih Next setiap kali ada persetujuan dan lanjutkan ke proses selanjutnya hingga muncul gambar proses instalasi telah selesai, kemudian pilih tombol Finish seperti gambar berikut

Apabila telah selesai maka Aplikasi Akuntansi sudah dapat dijalankan dengan mengklik 2 kali shortcut tersebut pada Start Menu Program seperti gambar di samping berikut :

Shortcut

2. Proses Menjalankan Aplikasi Akuntansi Pada saat menjalankan Aplikasi Akuntansi apabila komputer menggunakan Microsoft Access 2002, 2003 atau XP maka sebelum ke Tampilan Utama Aplikasi, Microsoft Access akan menampilkan pernyataan sebagai berikut :

- pilih tombol No, kemudian muncul lagi pernyataan berikut :

- pilih tombol Yes

- Pilih tombol Open

- Aplikasi Akuntansi ini diawali dengan lembar pengisian Formulir Login seperti gambar di bawah ini.

Untuk bisa masuk ke dalam aplikasi ini maka kita harus mengisikan Nama User, Unit Kerja dan Password.

Setelah kita dapat melalui Formulir Login ini maka barulah kita dapat melakukan aktifitas pencatatan pada aplikasi ini.

Berikut adalah tampilan Menu Utama Aplikasi Akuntansi.

D. Penjelasan Menu Utama Aplikasi Akuntansi

Menu Utama Aplikasi Akuntansi terdiri dari

1. Menu Referensi :

a. Form Master Akun, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan menambah kode-kode akun yang digunakan pada aplikasi ini.

Untuk dapat menambah kode akun maka yang harus dilakukan adalah

- mengklik tombol tambah - mengisi isian Kode Akun (yang perlu diperhatikan adalah setiap kali akan

menambah satu kode akun, terlebih dahulu harus melihat struktur urutan dari kode akun yang akan disisipkan)

- mengisi isian Deskripsi dari kode akun - kemudian mengklik tombol Refresh (tombol ini berfungsi untuk

memposisikan kode akun yang telah kita masukkan sesuai dengan urutan kode akun)

Catatan : Untuk menambah kode akun hanya disarankan oleh petugas khusus dari “tim infinity”.

Tombol tambah

b. Form Master Unit, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan menambah kode-kode Unit Kerja yang digunakan pada aplikasi ini.

Untuk Form Master Unit pun proses penambahan kode unitnya sama dengan Form Master Akun.

Tombol tambah

c. Form Master RKAT, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan menambah kode-kode program RKAT yang digunakan pada aplikasi ini.

Untuk Form Master Unit pun proses penambahan kode unitnya sama dengan Form Master Akun.

d. Form Master Dosen/Pegawai, Form ini adalah form yang disediakan untuk mengedit dan menambah kode-kode dan nama Dosen/Pegawai yang digunakan pada aplikasi ini.

Data ini bersifat Optional (pilihan) sehingga tanpa harus diisi pun tidak mengganggu jalannya sistem.

Cara pengisian data ini yaitu menggabungkan kode unit dengan nomor urut.

Contoh :

kode : 2110006 nama : Dedi Jamaludin artinya nomor urut 0006 digunakan di unit MMA (kode unit : 211)

Form yang lainnya yang serupa dengan form Master Dosen/Pegawai ini adalah Form Master Biaya, Form Master Bank, Form Master Angkatan.

Catatan : Data ini sebagai bahan acuan yang digunakan pada saat mengisi uraian pada form transaksi harian.

Unit kerja

No.Urut

2. Menu Transaksi :

a. Form Monitoring Transfer, Form ini berguna untuk memonitor setiap pencatatan transaksi yang telah ditransfer dari Unit Kerja dan dicek keabsahan setiap transaksinya, kemudian dilakukan proses pentransferan data ke data induk pada aplikasi ini. Form ini hanya bisa dilakukan apabila data sudah ada yang ditransfer dari Menu Fasilitas – Transfer Data.

Catatan : Form ini hanya digunakan di Direktorat Keuangan untuk menggabungkan semua data dari setiap unit kerja.

Berikut adalah contoh data transaksi yang sedang dimonitor melalui form tersebut.

Caranya yaitu :

- Pilih unit kerja yang akan dimonitor dan klik tombol Refresh, apabila datanya ada maka secara langsung akan disajikan seperti gambar di atas. Kemudian apabila data tersebut perlu diperbaiki, maka bisa langsung diedit pada data tersebut.

- Klik tombol Transfer untuk melakukan proses pentransferan data

b. Form Transaksi, form ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi.

Berikut adalah salah satu contoh pencatatan transaksi harian

Penjelasan cara pencatatan ke dalam form transaksi : - Isi No.Bukti lalu enter - Pilih Unit Kerja lalu enter - Pilih Beban Unit Kerja apabila ada pembebanan biaya pada unit

kerja bersangkutan. Contoh : Pada unit kerja 213 Tingkat Persiapan Bersama dilakukan

pembayaran untuk biaya honor mengajar dosen dari 20902 Dept. Ilmu Keluarga dan Konsumen, maka yang harus diisi pada unit kerja pembebanan adalah unit kerja 20902 Dept. Ilmu Keluarga dan Konsumen.

- Isi Tanggal Entry lalu enter - Isi Tanggal Kuitansi lalu enter

Tombol tambah

- Isi Uraian lalu tab (pada saat akan mengisi uraian ada 4 tombol pilihan yaitu tombol 1 berisi data dosen/pegawai, tombol 2

berisi data biaya, tombol 3 berisi nama bank dan tombol ke 4 berisi angkatan yang bisa dipilih untuk secara otomatis akan mengisi pada kolom uraian tanpa harus mengetik ulang tetapi dengan syarat data tersebut sudah terekam di form Master)

- Isi Kode Perkiraan (Kode Akun) lalu enter - Isi D/K, D untuk debet dan K untuk Kredit. Pada isian ini user akan

diarahkan pengisian angka yang akan dientri sesuai isian D/K. (tidak membedakan huruf besar atau kecil). lalu enter. Pencatatan transaksi pada form ini didasarkan pada konsep jurnal akuntansi, setiap transaksi di debet harus dibuatkan transaksi beban pada kreditnya. Sehingga pencatatan harus diulang sebanyak 2 kali. Untuk mempermudah proses pencatatan tersebut

gunakan fasilitas . Apabila tanda default tersebut “dicentang” lalu tekan tombol tambah maka semua isian akan terisi sesuai transaksi sebelumnya dan tinggal mengisi d/k-nya dan nilainya saja.

- Isi Kode RKAT Yang perlu diperhatkan pada saat mengisian kode RKAT adalah

kode ini harus diisi apabila transaksi yang dientri adalah transaksi-transaksi biaya. Apabila transaksinya hanya jurnal antar kas maka kode RKAT tidak perlu diisi.

Khusus untuk pajak ada perlakuan tertentu yaitu RKAT harus diisi apabila pajak dibayar dari kas terkecuali untuk pungutan pajak dari biaya honor, tunjangan, dll dibebankan pada RKAT.

- Isian Sumber Dana, secara otomatis pilihannya adalah dana DM, sehingga setiap kali ada transaksi yang membebankan pada dana kontrak atau dana selain DM maka harus dipilih sumber dananya seperti terlihat pada gambar disamping.

- Isian Jenis Kegiatan, Isian ini berisi plihan jenis kegiatan operasional dan program khusus untuk perlakuannya sebagai jenis pengeluaran pada Program RKAT. Pilihan defaultnya adalah Program sehingga perlu disesuaikan dengan jenis kegiatan. Apabila pilihan kode RKATnya

menuju pada kode unit kerja (contoh : unit kerja Direktorat Keuangan (10302) memilih kode RKATnya 01071400 (Direktorat

Keuangan) maka secara otomatis pilihan Jenis Kegiatan akan memilih sebagai Operasional dan selain itu dianggap sebagai kegiatan Program.

- Selanjutnya lakukan hal yang sama untuk transaksi lainnya. - Klik tombol Refresh untuk memperbaharui tampilan pada list view - Tombol Update digunakan untuk menghitung ulang nilai pada

kolom saldo, apabila terlihat ada nilai yang tidak sesuai maka klik tombol tersebut.

Pada saat proses update kemudian muncul informasi “No current record” seperti di bawah ini, klik OK dan klik tombol update sekali lagi hingga muncul informasi berikutnya “Proses Update Selesai”

- Simpan semua transaksi harian ke Form Jurnal dengan mengklik tombol Simpan Data Transaksi.

c. Form Jurnal, form ini digunakan untuk proses postting setiap

transaksi yang telah dilakukan di Form Transaksi Harian ke buku besar dan laporan-laporan. Berikut adalah salah satu contoh Form Jurnal.

Proses yang ada pada Form Jurnal ini sama dengan Form Transaksi Harian hanya pada Form Jurnal ini sudah tidak dilakukan lagi entri atau edit data. Pada Form Jurnal hanya melakukan proses penjurnalan ke buku besar dan pengiriman data untuk pembuatan laporan-laporan.

Caranya:

- Pilih bulan transaksi - Pilih unit kerja - Klik tombol Postting

Pada saat proses update kemudian muncul informasi “No current record” seperti di bawah ini, klik OK dan klik tombol update sekali lagi hingga muncul informasi berikutnya “Proses Update Selesai”

3. Menu Laporan :

Menu Laporan terdiri dari a. Laporan Rekap Buku Besar

b. Laporan Buku Besar per Akun Untuk menampilkan bentuk laporan per akun ini terlebih

dahulu diminta untuk mengisi kode akun yang dicari kemudian klik tombol cari.

Contoh : laporan yang akan kita tampilkan adalah kode akun Hutang UMK

c. Laporan Buku Besar per Unit Kerja

d. Laporan Jurnal Transaksi

Sebelum tampilan Laporan Jurnal Transaksi diharuskan mengisi pilihan tanggal untuk menjadi acuan mulai tanggal berapa data transaksi yang akan ditampilkan.

- Pilih nama bulan, pada saat memilih nama bulan secara otomatis isian dari tanggal dan sampai tanggal akan terisi sesuai awal dan akhir bulan.

- Isi isian Dari Tanggal dan Sampai Tanggal sesuai keingginan

- Klik tombol preview untuk menampilkan laporan sesuai pilihan

Preview

Berikut adalah hasil tampilannya

e. Laporan Rekap Biaya

f. Laporan LKK

g. Laporan Pembebanan Unit Kerja

h. Laporan Realisasi Bulanan

i. Laporan Rekap Realisasi

4. Menu Fasilitas terdiri dari

a. Form Fill Users Form ini digunakan untuk mendaftarkan user baru dengan cara

- Isi Nama Users, Nama Group, Unit kerja, Nama Password dan Penegasan (mengulang isian nama password)

- Pilih OK untuk mengakhiri proses

- Setelah itu setiap kali Login gunakan user yang telah didaftarkan tadi

b. Form Change Password

Form ini digunakan untuk mengubah Password yang lama dengan yang baru dengan syarat Password lama tidak lupa.

- Isi Nama User yang telah didaftarkan - Isi Password Lama - Isi Password Baru dan ketik ulang pada isian Penegasan

c. Form Simulasi Pajak PPh 21

Form ini digunakan sebagai simulasi perhitungan pajak penghasilan (PPh) 21 dengan mengklasifikasi nilai pajak dan prersentasinya. - Ketik nilai pajak yang akan dihitung - Klik Tombol Proses - Lalu klik tombol Refresh, maka akan muncul nilai hasil

perhitungannya.

d. Aplikasi Kalkultor

Pada saat akan menjalankan aplikasi kalkultor maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini, lalu pilih OK

e. Form Create Database

Form ini disediakan untuk membuat database kosong yang dapat digunakan pada saat akan mentransfer data yang ada ke database lain.

Dengan cara menuliskan direktori dan nama file databasenya. Contoh : C:\Dataakp2007\AKP2132007.mdb

(membuat database di direktori C:\Dataakp2007 dengan nama filenya AKP2132007.mdb

f. Form Transfer Data

Form ini digunakan untuk mentransfer data transaksi. Proses transfer ini bisa dengan import atau export. Selain itu juga bisa ditransfer ke/dari format Database atau Excel.

Form ini juga digunakan pada saat akan mentransfer data dari unit kerja ke Direktorat Keuangan untuk digabungkan dengan database induk yang mencakup semua unit kerja.

Untuk mentransfer dengan menggunakan database yaitu dengan cara : 1. Export

- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama direktori dimana file databasenya disimpan seperti contoh di atas.

- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer - Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis

akan tertulis seperti gambar di atas yaitu penggabungan “KAS1”+ kode unit

- Pilih Jenis Transfernya : Database - Pilih Cara Transfernya : Export

2. Import Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara

Transfernya menjadi Import

Sedangkan untuk mentransfer dengan menggunakan Excel yaitu dengan cara : 1. Export

- Pada isian nama direktori harus menyertakan nama direktori dimana file excelnya akan disimpan

- Unit kerja dipilih sesuai unit kerja yang akan ditransfer - Untuk nama file tidak perlu diisi karena secara otomatis

akan tertulis seperti gambar di atas yaitu penggabungan “KAS1”+ kode unit

- Pilih Jenis Transfernya : SpreadSheet - Pilih Cara Transfernya : Export

2. Import Caranya sama dengan pilihan export hanya Pilihan Cara

Transfernya menjadi Import

Catatan : Perlu diperhatikan untuk import dengan menggunakan format Excel, file transfernya ditampung di table KAS1_Template sehingga pada saat pilihan unit kerja pada Form Monitoring Transfer Data harus menuliskan “KAS1_Template”

dan selanjutnya lakukan proses transfer seperti langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

Perlu diperhatikan untuk import dengan menggunakan Excel

ini file transfernya ditampung di table KAS1_Template sehingga pada saat pilihan unit kerja pada Form Monitoring Transfer Data harus menuliskan “KAS1_Template”

PERHATIAN : Proses Transfer Data Langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat akan mentransfer data adalah : 1. Buatkan folder ”DataAKP2007” (tanpa spasi) terlebih dahulu di

direktori C:\ --- C:\dataakp2007 (jenis huruf tidak pengaruh) 2. Buka form ”Buat Database Baru” seperti gambar pada point e di

atas. Ketikkan nama folder yang tadi sudah dibuat pada langah 1. dan sertakan dengan nama file yang akan dibuat seperti contoh :

AKP2132007.mdb (tanpa spasi) Sehingga lengkapnya menjadi ”c:\dataakp2007\akp2132007.mdb” Untuk memastikan cek ulang di direktori c:\dataakp2007 apakah

sudah terdapat nama file yang kita buat. Pada file dengan kondisi kosong maka secara nyata tertuis ukuran file sebesar 64 kb.

3. Buka form ”Transfer Data” yang terlihat pada point f di atas. Ketik setiap isian : (contoh) Nama Direktori : isikan C:\dataakp2007\akp2132007.mdb Unit Kerja : 213 (unit kerja TPB) Nama File : secara otomatis tertulis KAS1213 Jenis Transfer : database Cara Transfer : Export atau Import Lalu klik tombol Proses

Jenis file

Kode unit kerja

Tahun anggaran

Jenis database

5. Menu Keluar

Menu Keluar terdiri dari Log Off dan Keluar. Apabila tombol Log Off dipilih maka Aplikasi akan kembali ke Formulir Login sedangkan Keluar berarti benar-benar keluar dari aplikasi.

E. Permasalahan Pada Form Jurnal

Yang biasa terjadi pada saat menjalankan proses Postting muncul informasi

Maka informasi ini diakibatkan oleh

Informasi Solusi - Ada record yang kosong Hapus record yang kosong di Form

Transaksi kemudian simpan kembali transaksi tersebut dengan mengklik tombol Simpan Data Transaksi

- Ada tanggal kuitansi yang kosong Isi tanggal kuitansi yang kosong di Form Transaksi dan simpan transaksi

- Ada kode unit kerja yang kosong Isi kode unit kerja yang kosong di Form Transaksi dan simpan transaksi

- Ada kode akun yang kosong Isi tanggal kuitansi yang kosong di Form Transaksi dan simpan transaksi

- ada nilai di debet/kredit yang kosong (“ “) seharusnya 0

Isi nilai yang kosong di Form Transaksi dan simpan transaksi