panduan penggunaan webmail - v2.karangasemkab.go.idv2.karangasemkab.go.id/assets/download/panduan...

2015

PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL | DISKOMINFO

DISKOMINFO

KABUPATEN

KARANGASEM

PANDUAN PENGGUNAAN

WEBMAIL

WWW.KARANGASEMKAB.GO.ID

PANDUAN PENGGUNAAN WEBMAIL

www.karangasemkab.go.id

2015

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGASEM

PENDAHULUAN

Dalam rangkat meningkatkan kinerja Pemerintahan Daerah Kabupaten

Karangasem dalam berkordinasi dan berkomunikasi menjadi lebih cepat dan

efisien sekarang ini sudah tersedia layanan webmail karangasemkab.go.id. Setiap

SKPD mendapatkan alamat email resmi sebagai sarana berkomunikasi, berkirim

surat/email antar SKPD maupun dengan pihak di luar instansi pemerintah. Berikut

ini adalah Panduan operasional untuk pengguna webmail.

1. MEMBUKA WEBMAIL

2.1 Cara Pertama Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka

webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer atau Firefox) dan

mengetikkan alamat http://www.karangasemkab.go.id. Berikut ini adalah

gambar tampilan awal untuk webmail karangasemkab.go.id. Klik Webmail

(menuju ke halaman webmail karangasemkab).

Gambar 1



2015


2.2 Cara Kedua Untuk Masuk Ke Halaman Webmail: Untuk membuka

webmail, kita menggunakan browse (Internet Explorer, Firefox atau

Google Chrome) dan mengetikkan alamat

http://karangasemkab.go.id/webmail. Berikut ini adalah gambar tampilan

awal untuk webmail karangasemkab.go.id.

Gambar 2

2.3 Masukkan Email Address dan password pada form isian.



2015


2.4 Berikut ini adalah gambar contoh pengisian Email Address dan

password untuk log in.

Gambar 3

2.5 Setelah itu klik Log In, kita akan menjumpai layar utama webmail (untuk

login webmail ini harus menggunakan username lengkap).

2.6 Mengganti Password

a. Klik Change Password Untuk ubah/ edit password, lihat tampilan

dibawah ini.

Gambar 4



2015


b. Isikan data pada (New Password, Password Again)

Gambar 5

c. Kemudian klik Change Password

Pada buku manual ini sebagai default yang digunakan untuk membuat

buku panduan adalah Roundcube (didalam webmail ini ada 3 pilihan untuk

melihat email yaitu SquirrelMail, Horde, Roundcube).

Gambar 6



2015


2.7 Klik Roundcube, untuk masuk ke halaman email, lihat gambar dibawah

ini.

Gambar 7

2.8 Layar webmail (halaman email) terbagi dalam beberapa bagian, antara

lain:

a. Bagian Kiri: Berisi Pilihan Kotak Masuk (untuk melihat email yang

masuk), Konsep (untuk menyimpan data email), Terkirim (untuk

melihat item email yang dikirim tersimpan dalam menu terkirim),

Sampah (untuk menandai email sebagai spam), Surat Terhapus (untuk

menyimpan data yang terhapus).

b. Bagian Atas: Berisi Pilihan Segarkan (untuk melihat email yang

masuk), Tulis Sebuah (untuk menulis/membuat email), Buku Alamat

(untuk menyimpan alamat email), Pengaturan (untuk pilihan Informasi

Pribadi, megubah tampilan, mengubah folder yang akan ditampilkan),

Search (untuk melakukan pencarian data email yang ada didalam

folder Kotak Masuk, Konsep, Terkirim, Sampah, Surat Terhapus),

Keluar (untuk keluar dari webmail), Informasi Program (link yang

berisi tentang Roundcube).



2015


2. MEMBACA EMAIL

3.1 Klik pada menu Email untuk menampilkan daftar pesan dalam folder itu.

3.2 Double klik pada email yang akan dibaca, untuk membaca pesan tersebut.

Gambar 8

3.3 Pada menu Kotak Masuk yang berisi empat bagian (Judul, Pengirim,

Tanggal dan Ukuran).

3.4 Pada menu inbox bagian Judul menampilkan apa yang dikirim

dimasukkan sebagai subjek, bagian Pengirim tersebut kita dapat

mengetahui siapa yang mengirim anda pesan, atau setidaknya alamat email

itu berasal dari siapa, Tanggal menunjukkan hari email itu dikirim.

3.5 Jika email berisi lampiran, itu akan tercantum di bagian samping kanan

email ketika anda membaca pesan.



2015


3.6 Untuk melihat lampiran, anda harus memiliki sebuah program yang dapat

membuka jenis file.

Gambar 9

3. MENGIRIM EMAIL

4.1 Untuk mengirim pesan baru, klik pada link Tulis Sebuah di bagian atas

layar. Untuk membalas, klik pada Balas atau Balas ke semua di atas pesan.

4.2 Kemudian Isikan pada bagian Penerima, Lampiran (CC), Lampiran

tersembunyi (BCC), Judul (isikan sesuai dengan konfigurasi yang anda

kehendaki).

Isikan data berikut:

Penerima: Alamat email yang dituju.

Lampiran (CC): Klik pada pilihan CC. Alamat email yang ingin

mendapatkan salinan email yang dikirimkan.

Lampiran Tersembunyi (Bcc): Klik pada pilihan Bcc. Bcc merupakan

singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya penerima pada posisi To dan Cc

tidak akan tahu kalau email tersebut dikirimkan pada Bcc.

Judul: Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email hindari

penggunaan subyek email yang tidak jelas.

Contoh kasus :

karsika mengirim email ke (to) [email protected], di

cc-kan ke [email protected] dan di bcc ke

[email protected], maka nyoman-wage akan menerima



2015


email sebagai penerima asli, diskominfo akan menerima email sebagai

penerima email salinan atau tembusan sedangkan yudiantara akan

menerima salinan email tanpa diketahui oleh friend dan admin. Bcc

biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan antara

penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu

bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain.

4.1 Apabila ingin melampirkan dokumen, untuk mengirim lampiran, anda

harus menulis pesan.

4.2 Di bagian samping kanan jendela tulis sebuah pesan, ada tombol berlabel

Sisipkan sebuah berkas.

4.3 Klik tombol tersebut, kemudian cari file di komputer anda yang ingin

anda lampirkan. Pilih dan klik Open

4.4 Berisi lokasi file, serta nama file, Klik Unggah untuk mentransfer file ke

server Roundcube.

4.5 Anda juga dapat menambahkan lampiran sebagai banyak pesan yang anda

inginkan. Namun, file harus memiliki nama yang berbeda

4.6 Selanjutkan klik pada tombol Kirim, maka email sudah terkirim.

Gambar 10



2015


4. MENJAWAB EMAIL

5.1 Klik pada email yang akan dibaca.

Gambar 11

5.2 Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini (tampilan inbox

email yang sedang dibaca).

Gambar 12



2015


5.3 Klik Balas untuk menjawab/membalas email, maka akan muncul tampilan

seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 13

5.4 Kemudian isi/ tulis email yang telah disediakan klik Send

5. MENHAPUS EMAIL

6.1 Klik pada email yang akan dihapus

6.2 Kemudian klik tombol Hapus, maka email akan terhapus.

Gambar 14



2015


6. MENYIMPAN ALAMAT EMAIL (BUKU ALAMAT)

7.1 Klik pada Buku Alamat.

7.2 Klik tanda plus dibagian bawah Daftar Kontak untuk menambah kontak

baru dan isikan data alamat email yang akan disimpan dalam Buku Alamat

(Nama Depan, Nama Belakang, Email, Telepon dan Alamat), sebagai

contoh alamat email nyoman wage sudah tersimpan dalam Buku Alamat.

7.3 Klik Simpan, Maka alamat email tersebut akan tersimpan pada Buku

Alamat.

Gambar 15

! Tanda Plus: Untuk menambahkan alamat email yang akan disimpan

dalam Addresses

! Ubah Kontak: Untuk mengedit alamat email

! Tanda Tempat Sampah: Untuk menghapus alamat email

7. MEMBUAT FOLDER (FOLDERS)

8.1 Klik pada Pengaturan dan Klik Semua Folder

8.2 Klik tanda plus pada daftar kontak, lalu isikan nama folder pada Atribut

Folder Klik Simpan.



2015


8.3 Maka pembuatan folder berhasil.

Gambar 16

! Create Untuk membuat folder baru

! Rename Untuk mengedit atau mengubah nama folder

! Delete Untuk menghapus folder

8. PENGATURAN (IDENTITAS)

9.1 Klik pada Pengaturan dan pilih identitas, klik identitas yang akan diisikan

datanya dan akan muncul tampilan sepeti dibawah ini.

Gambar 17

9.2 Isikan data untuk Identitas.

9.3 Klik Simpan.



2015


9. SEARCH

10.1 Klik pada Search Untuk mencari daftar email yang ada diinbox muncul

tampilan seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 18

10.2 Tekan Enter untuk mencari.

10. KELUAR

Klik keluar untuk keluar dari email.

Gambar 19

panduan penggunaan webmail - v2.karangasemkab.go.idv2.karangasemkab.go.id/assets/download/panduan...

Documents