p-06 prosedur berlaku 25 maret 2019 …lppm.unpar.ac.id/wp-content/uploads/sites/37/2019/04/p...yang...

PROSEDURNO P-06

Berlaku 25 Maret 2019

PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDATAM KONFERENSI DI LUAR

NEGERI

Revisi 3H lm 1

Unit LPPM

No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui

1 1. Tujuan: penambahan

2. Ruang l ingkup: penambahan

3. Prosedur pe\gajuan pertem!an i lmiah4. Penambahan prosedur pengajuan Bantuan Seminar Luar

Neceri (BSLN) RISTEKDIKTI5. Penambahan prosedur pencairan keuangan di LPPM

Ka. LPPM,8 November 2016

2 1. Perubahan ist i lah "pertemuan i lmiah" menjadi "konferensi"2. Batas pengajuan pendanaan LPPM untuk konferensi ke luar

negeri adalah l bulan sebelum kegiatan di laksanakan

3. Pengaturan frekwensi keikutsertaan seorang dosen dalam

4. Penambahan peraturan Rektor Nomor ll|IPRT/2O17-7O/195

5. Perubahan pengert ian dosen dan konferensi, sertapenambahan ist i lah "pemakalah art ikel i lmiah" dan"pembicara kunci"

6. Penambahan wewenang kepala LPPM

Ka. LPPM,

201/

3 1, Penambahan penielasan lanskah dan prosedur peneaiuan

iiin dan surat tueas meneikuti konferensi denean tidak

menqFunakan dana UNPAR2. Perubahan batas waktu peneaiuan meniadi selambatnva 30

harisebelum keeiatan3. Perubahan batas frekuensi keikutsertaan dalam konferensi4. Peneuranean Formulir Pensaiuan Keikutersertaan

Pertemuan l lmjah dalam dokumen pensaiuan

5 . @

!r!!s!6. Perubahan daribaean pemil ihan Eertemuan i lmiah ketabel

penielasan katesori pertemuan ilmiah7. Perubahan persetuiuan Kaiur dan Dekan dari persetuiuan

manual ke oersetuiuan onl ine

Ka. LPPM,18 Maret 2019

Dibuat oleh: LPPM UNPAR

4tlr*"

Diperiksa olehr Waki l Rektor Bidang Penel i t ian, PengabdianKerja SamaTanggal:18

PROSEDUR No P-06


PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR

NEGERI

Revisi 3

Hlm 2

Unit LPPM

NOMENKLATUR PROSEDUR KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR NEGERI

No. Prosedur Nama Prosedur

6.1 PROSEDUR PENGAJUAN BANTUAN SEMINAR LUAR NEGERI (BSLN) RISTEKDIKTI

6.2 PROSEDUR PENGAJUAN PENDANAAN KONFERENSI LUAR NEGERI KE LPPM

UNPAR

6.3 PROSEDUR PENYELESAIAN KEGIATAN KONFERENSI LUAR NEGERI PENDANAAN

LPPM UNPAR

6.4 PROSEDUR PENGAJUAN PEMBUATAN SURAT TUGAS REKTOR UNTUK

KONFERENSI LUAR NEGERI PENDANAAN NON LPPM

6.5 PROSEDUR PENYELESAIAN KEGIATAN SEMINAR LUAR NEGERI PENDANAAN NON

LPPM UNPAR

6.6 PROSEDUR KEUANGAN UNTUK KONFERENSI LUAR NEGERI

6.6.1. PROSEDUR PERMOHONAN DAN PENCAIRAN KEUANGAN UNTUK

KONFERENSI LUAR NEGERI

6.6.2. PROSEDUR PENYELESAIAN KEUANGAN UNTUK KONFERENSI LUAR

NEGERI

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 3

Unit LPPM

1. TUJUAN

Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri ini

bertujuan untuk menerangkan:

a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI,

b) Langkah-langkah pengajuan ijin dan pembuatan surat tugas Rektor untuk mengikuti

konferensi di Luar Negeri dengan menggunakan pendanaan UNPAR,

c) Langkah-langkah pengajuan ijin dan pembuatan surat tugas Rektor untuk mengikuti

konferensi di Luar Negeri dengan tidak menggunakan pendanaan UNPAR.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai tanggal 25 Maret 2019 untuk pengajuan keikutsertaan dalam

konferensi tingkat internasional dan dilaksanakan di luar negeri. Keikutsertaan dalam konferensi

yang dikelola oleh LPPM terdiri dari:

a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (Contributed paper)

b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker atau

contributed speaker)

Pendanaan LPPM untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di luar negeri memiliki

beberapa ketentuan:

a) Pengajuan kegiatan konferensi (dokumen pengajuan pada SILPPM dan form hitungan

keuangan 211M) harus diajukan ke LPPM selambatnya 30 hari sebelum kegiatan

berlangsung.

b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR dengan syarat dosen

yang mengajukan keikutsertaan adalah penulis pertama atau corresponding author.

c) Dosen yang akan mengajukan keikutsertaan dalam konferensi internasional luar negeri

wajib memiliki SKS penelitian dan / atau pengabdian kepada masyarakat pada semester

berjalan.

d) Pendanaan maksimal adalah Rp 20.000.000,- per dosen untuk satu kali keikutsertaan per

tahun.

e) Penentuan pendanaan keikutsertaan dalam sebuah konferensi akan disesuaikan dengan

ketersediaan anggaran pada tahun berjalan. Proses seleksi dapat dilakukan jika anggaran

terbatas.

f) Makalah yang akan dipresentasikan memiliki indeks kemiripan tidak lebih dari 30%

berdasarkan software deteksi kemiripan iThenticate dengan filter dan setting sesuai

dengan Prosedur Operasional Baku Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah.

g) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau

media ilmiah lainnya.

h) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 4

Unit LPPM

i) Setiap konferensi hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan

skim pendanaan ini.

3. REFERENSI

3.1. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013

tentang Perjalanan Dinas.

3.2. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/176 tentang

Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah Dosen.

3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/2017-10/195 tentang

Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi.

3.4. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2019-03/149-I tentang Revisi Prosedur Pertemuan

Ilmiah dan Pengajuan Insentif.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

4. 1. Dosen adalah dosen tetap UNPAR ber-NIDN yang akan menghadiri kegiatan konferensi

sebagai pemakalah (contributed paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker).

4. 2. Konferensi adalah pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau

perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat

keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang.

Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar, lokakarya,

kolokium, atau kongres.

4. 3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang harus disiapkan saat pengajuan

pendanaan untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari:

formulir hitungan keuangan (211-M), leaflet kegiatan, artikel yang akan dipresentasikan,

acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar.

4. 4. Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan

konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi

melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi.

4. 5. Pembicara kunci (invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk menjadi

pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi.

4. 6. Pengecekan kemiripan teks (artikel) adalah pendeteksian kemiripan sebuah teks (artikel)

dengan artikel lain untuk memeriksa orisinalitas dari teks tersebut. Artikel lain yang

diperiksa adalah artikel yang dipublikasikan di web dan artikel ilmiah yang dipublikasikan

dan disitasi oleh Crossref maupun basis data artikel ilmiah.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 5

Unit LPPM

5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas

ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk

terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di luar negeri.

Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat bertanggung jawab atas proses

pengecekan kemiripan artikel ilmiah.

Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat

meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan

dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju.

5.2. Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas

dosen lainnya meskipun mengikuti konferensi.

5.3. Ketua Jurusan bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta dampak

konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.

5.4. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan

konferensi di luar negeri.

5.5. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan konferensi

untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.

5.6. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan

dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.

6. RINCIAN PROSEDUR

Kegiatan konferensi di luar negeri dapat didanai dengan:

a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI).

Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS.

b) Dana internal

c) Dana lain-lain

Dosen mengikuti konferensi di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI

maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian,

maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.

Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan

konferensi melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya

melalui LPPM.

Tabel berikut ini menjelaskan kategori pengajuan pendanaan pertemuan ilmiah.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 6

Unit LPPM

Jenis Batas Pengajuan Prosedur Keterangan

BSLN Selambatnya 2 bulan sebelum

kegiatan

Prosedur 6.1 (Bagan

P06-6.1)

Pengajuan dilakukan dosen

bersangkutan melalui web

SIMLITABMAS.

Pengajuan surat tugas

dilakukan dosen bersangkutan

melalui web SILPPM.

Dana

Internal

Selambatnya 30 hari sebelum

kegiatan

Prosedur 6.2 (Bagan

P06-6.2) dan Prosedur

6.3 (Bagan P06-6.3)

Pengajuan pendanaan

dilakukan dosen bersangkutan

melalui web SILPPM.

Dana

Lain-

lain

Tanpa batas, pengajuan

selambatnya 1 minggu

sebelum kegiatan untuk

pengajuan surat tugas rektor

Prosedur 6.4 (Bagan

P06-6.4) dan Prosedur

6.5 (Bagan P06-6.5)

Pengajuan pembuatan surat

tugas dilakukan dosen melalui

web SILPPM

6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI

6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.

6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.

6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)

bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.

6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika

RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.

6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.

Apabila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat

pengantar.

Apabila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan

untuk melengkapi dokumen pengajuan.

6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.

6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan

permohonan surat tugas ke Rektor

6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan

mengikuti konferensi.

LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang

bersangkutan.

6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan

mengirimkannya ke dosen.

6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada

simlitabmas.

6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.

6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 7

Unit LPPM

Apabila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.

Apabila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.

6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan

BSLN RISTEKDIKTI.

6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.

6.1.15. Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke LPPM.

6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.

6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.

6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.

6.1.19. Proses selesai.

P06-6.1 Prosedur Pengajuan BSLN

DosenLPPM

Pha

se

Menerima informasi BSLN

Menyebarluaskan informasi BSLN

Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas

Mengirimkan hardcopy proposal ke LPPM

Lengkap?

Melengkapi berkas proposal

Menyiapkan surat pernyataan dan surat

pengantar

Menandatangani surat pernyataan

KLPPM Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan

surat tugas ke Rektor

Mengirimkan softcopy surat pengantar dan

pernyataan yang sudah ditandatangani.

Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor

Mengunggah berkas pada sistem

Menerima pengumuman hasil seleksi proposal

Diterima?

tidak

lengkap

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 8

Unit LPPM

Lanjutan

P06-6.1 Prosedur Pengajuan BSLN (lanjutan)

DosenLPPM

Pha

se

Diterima?Meneruskan informasi

ke LPPM

SelesaiMeneruskan

informasi ke LPPM

Pelaksanaan kegiatan seminar

Membuat pelaporan dan mengunggah

dokumen di simlitabmas

Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke

LPPM

Membuat surat pengantar pelaporan

kegiatan BSLN

Mengirimkan dokumen asli ke

RISTEKDIKTIMenerima pendanaan

BSLNSelesai

Tidak

Ya

6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri LPPM UNPAR

6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada website

silppm.unpar.ac.id dengan memilih menu “Pertemuan Ilmiah Dana LPPM”.

6.2.2. Dosen mengunggah semua dokumen kelengkapan pada SILPPM.

6.2.3. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan pengajuan kepada Ketua

Jurusan.

6.2.4. Dosen mengingatkan Staf keuangan fakultas untuk membuat dokumen keuangan

211-M berdasarkan data SILPPM.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 9

Unit LPPM

6.2.5. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin

bahwa konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan

akademik dosen.

6.2.6. Ketua Jurusan membuat persetujuan pada SILPPM. Apabila Ketua Jurusan

menyetujui kegiatan tersebut, maka pengajuan diteruskan ke Dekan. Apabila Ketua

Jurusan tidak menyetujui kegiatan tersebut, maka pengajuan selesai.

6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak

menyetujui pengajuan tersebut melalui SILPPM.

Jika kegiatan tersebut disetujui, pengajuan secara otomatis terkirim ke LPPM.

Jika kegiatan tersebut tidak disetujui, maka pengajuan selesai.

6.2.8. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM.

6.2.9. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam konferensi

sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

6.2.10. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke

Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK.

6.2.11. Langkah selanjutnya mengikuti Prosedur Pencairan Dana Seminar Luar Negeri

(Bagan P06-6.6).


PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 10

Unit LPPM

P06-6.2 Prosedur Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM

Dosen Kajur Dekan Staf Keuangan Fakultas LPPM

Pha

se

Mengisi form pengajuan pada SILPPM

Mengunggah semua dokumen pada SILPPM

Menekan tombol kirim

Setuju? Setuju?

Mengingatkan staf keuangan fakultas untuk

membuat form 211 M

Selesai

Membuat Form 211-M

Menyerahkan Formulir 211-M

Memeriksa kelengkapan dokumen dan pengecekan

kemiripan dokumen

Setuju?

Membuat pengajuan pembuatan surat

tugas Rektor

Dilanjutkan ke prosedur pencairan

dana

Mencetak dan mengirimkan surat

pemberitahuan

Menerima surat pemberitahuan

Menerima surat pemberitahuan

Selesai Selesai

Tidak

Tidak Ya

Tidak Ya

Pengajuan terkirim ke LPPM

Ya

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 11

Unit LPPM

Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR

6.3.1. Setelah pelaksanaan konferensi, Dosen mengunggah makalah, cover prosiding, dan

sertifikat hasil seminar dalam SILPPM.

6.3.2. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan semua dokumen tersebut ke

LPPM.

6.3.3. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke

bagian keuangan fakultas.

6.3.4. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas ke

LPPM. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P06-6.7)

6.3.5. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.


P06-6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah

Dosen LPPM

Ph

ase

Menekan tombol Kirim

Mengunggah makalah, cover, dan sertif ikat di

SILPPM

Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas yang lalu

meneruskan ke LPPM

Memeriksa Kelengkapan

Lengkap?

Verifikasi pada SILPPM

Selesai

Melengkapi

Ya

Tidak

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 12

Unit LPPM

6.4. Prosedur Pengajuan Pembuatan Surat Tugas Rektor untuk Konferensi Luar Negeri

Pendanaan Non LPPM

7.4.1. Dosen mengisi identitas pengajuan melalui SILPPM pada menu “Pertemuan Ilmiah

Dana Non LPPM”.

7.4.2. Pada halaman identitas, dosen memilih “Simpan untuk Pengajuan Surat Tugas”.

7.4.3. Dosen melengkapi isian dan mengunggah semua dokumen kelengkapan.

7.4.4. Dosen menekan tombol “Kirim” untuk mengirimkan pengajuan ke Ketua Jurusan.

7.4.5. Ketua Jurusan melakukan pemeriksaan dan membuat persetujuan di SILPPM.

Apabila pengajuan disetujui, maka pengajuan dikirimkan ke Dekan. Apabila

pengajuan tidak disetujui, maka pengajuan selesai.

7.4.6. Dekan memeriksa dan membuat persetujuan di SILPPM. Apabila pengajuan disetujui,

maka pengajuan dikirimkan ke LPPM. Apabila pengajuan tidak disetujui, maka

pengajuan selesai.

7.4.7. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen dan mengecek kemiripan dokumen. Apabila

dokumen sudah lengkap dan sesuai, LPPM membuat surat pengajuan pembuatan

surat tugas ke Rektor. Apabila dokumen belum lengkap dan / atau belum sesuai,

LPPM meminta dosen bersangkutan untuk melengkapi terlebih dahulu.


PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 13

Unit LPPM

P06-6.4 Prosedur Pengajuan Surat Tugas Pertemuan Ilmiah Luar Negeri Dana Non LPPM

Dosen Kajur Dekan LPPM

Pha

se

Mengisi form pengajuan pada SILPPM

Memilih Simpan untuk Pengajuan Surat Tugas

Mengunggah semua dokumen pada SILPPM dan Menekan tombol

kirim

Setuju? Setuju?

Selesai

Memeriksa kelengkapan dokumen dan pengecekan

kemiripan dokumen

Lengkap?

Membuat pengajuan pembuatan surat tugas

Rektor

Merevisi kelengkapan /

dokumen

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Pengajuan terkirim ke LPPM

Ya

Tidak

6.5. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan Non LPPM UNPAR

6.5.1. Setelah pelaksanaan konferensi, Dosen mengunggah makalah, cover prosiding, dan

sertifikat hasil seminar dalam SILPPM.

6.5.2. Dosen menekan tombol “kirim” untuk mengirimkan semua dokumen tersebut ke

LPPM.

6.5.3. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.


PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 14

Unit LPPM

P06-6.5 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah Dana Non LPPM

Dosen LPPM

Ph

ase

Menekan tombol Kirim

Mengunggah makalah, cover, dan sertif ikat di

SILPPM

Memeriksa Kelangkapan

Lengkap?

Verifikasi pada SILPPM

Selesai

Melengkapi

Ya

Tidak

6.6. Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.6.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.6.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas: Permohonan surat tugas Rektor,

Form 211-M, Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM

6.6.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas

di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya

6.6.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan

6.6.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan

6.6.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan

surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat

6.6.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan

persetujuan pendanaan ke Rektor.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 15

Unit LPPM

Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor

menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.

Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor

mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo

pertidaksetujuan.

6.6.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas

permohonan

6.6.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)

beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan

6.6.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK

6.6.1.10. Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di

Aplikasi SIK dan mencetaknya

6.6.1.11. Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan

melampirkannya di SIK Pencairan

6.6.1.12. Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan

6.6.1.13. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan

Slip Permohonan Transfer ke Biro Keuangan

6.6.1.14. Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan

6.6.1.15. Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf

Keuangan LPPM atau transfer ke Dosen Pemohon

6.6.1.16. Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir

Fakultas

6.6.1.17. Proses selesai

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 16

Unit LPPM

P06-6.6 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri

KTU LPPMStaf Keuangan LPPM Rektorat

Pha

se

Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas

Rektor, F-21 yang sdh disetujui

Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di

SIK

Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya

Menandatangani berkas dari SIK

Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat

Membuat surat tugas dan mengajukan berkas

permohoan pendanaan ke Rektor

Rektor Setuju?Ya

Rektor membuat memo tidak setuju

Tidak

Rektor menandatangani surat

tugas dan berkas permohonan

Menerima kembali berkas

Meneruskan memo rektor ke KLPPM

Selesai

Menerima berkas yang sudah ditandatangani

Rektor

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 17

Unit LPPM

P06-6.6 Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (Lanjutan)

Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan

Pha

se

Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor

Mengirim berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses verifikasi pada SIK

Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

Menandatangani berkas

Mengirim berkas ke Biro Keuangan

Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan

permohonan

Melakukan proses pencairan dana

Menerima pencairan dana

Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas

Selesai

6.6.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri

6.6.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti

penggunaan keuangan ke Staf Keuangan LPPM.

PROSEDUR No P-06



NEGERI

Revisi 3

Hlm 18

Unit LPPM

6.6.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi

Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SI Gaji

6.6.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian.

6.6.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian.

6.6.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta

berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan.

6.6.2.6. Proses selesai.

P06-6.7 Prosedur Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri

Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM

Pha

se

Menyerahkan berkas penyelesaian beserta

bukti penggunaan dana

Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan

dinas pada SIK

Mencetak dan menandatangani berkas

penyelesaian

Menandatangani berkas penyelesaian

Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya

ke biro keuangan

Selesai

PROSEDU RNo P-06


PENGAJUAN KEIKUTSERTAANDAIAM KONFERENSI DI TUAR

NEGERI

Revisi 3Hlm 19

Unit LPPM

KRlTERIA KEBERHASILAN

Proses pengajuan keikutsel taan dalam konferensi t ingkat internasional di luar nesef l rancarsesuai prosedur ini .

7. LAMPIRANUser Manual SILPPM 2019

Bandung, 18 Maret 2019Kepala Lembaga Penel i t i abdian kepada Masyarakat

rsitas Ka!olik Parnhyansan

Dibuat oleh: LPPM UNPAR Diperiksa oleh: Waki l Rektor Bidang

Penel i t ian, Pengabdian, dan KerjaSamaTanggal : 18 Maret 2

m$'-o

p-06 prosedur berlaku 25 maret 2019 …lppm.unpar.ac.id/wp-content/uploads/sites/37/2019/04/p...yang...

Documents