OUTSOURCING Oleh : SITI JAMILLAH 

Saat ini banyak perusahaan IT outsourcing bermunculan. Hal ini disebabkan

perusahaan merasa bahwa sistem informasi sudah meruapakan kebutuhan tetpi beberapa

diantaranya menganggap bahwa sistem informasi bukanlah core competensi bisnisnya,

sehingga banyak perusahaan menggunakan siste orutsourcing untuk menghemat sumber

daya baik sumber daya manusia, perangkat keras maupun biaya, sehingga perusahaan

tersebut dapat lebih berfokus pada bisnis utamanya dan tidak terlalu menghabiskan energi

untuk memikirkan aspek pengelolaan teknologi informasi. Manfaat yang diperoleh dari

outsourcing meliputi penghematan biaya, meningkatnya fleksibilitas, kualitas layanan

yang lebih baik, dan tersedia akses terhadap teknologi baru dengan resiko yang tidak

terlalu besar bagi perusahaan.

Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari

pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan

dengan cara membeli aplikasi dengan vendor. Berdasarkan data dari divii riset pm

manajemen, 73% perusahaan menggunakan metode outsourcing untuk membantu operasi

perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Hal ini

menunjukkan bahwa permintaan terhadap outsourcing IT semakin meningkat. Fokus

outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer,

perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi

total yang mengacu pada manajemen aktiva

Gambar10. Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 dalam www.ppm-

manajemen.ac.id

O’Brien dan Marakas (2009) menjelaskan ada 10 hal penting mengenai

outsourcing seperti 10 alasan perusahaan menggunakan outsourcing, 10 faktor yang

harus iperhatikan dalam pemilihan vendor, 10 kunci sukses penerapan outsourcing dan

10 are yang paling sering di outsourcing, seperti terlihat pada Gambar

Gambar 11. Outsourcing

Sumber : O’brien dan Marakas (2009) Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak

faktor. Menurut O’brien (2009), ada beberapa alasan perusahan melakukan outsourcing

yaitu :

1. Meningkatkan fokus perusahaan.

Perusahaan dapat fokus pada masalah dan strategi utama dan umum

sedangkan pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak

ketiga, sehingga akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan

pengelolaan teknologi informasinya kepada perusahaan yang memiliki keahlian

khusus di bidang teknologi informasi. Dengan meningkatkan fokus pada bisnis

utamanya maka perusahaan juga akan mampu lebih meningkatkan lagi core

competence atau kompetensi utamanya.

2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.

Pada umumnya, perusahaan outsource mempunyai pengalaman yang cukup

banyak bekerja dengan para kliennya dalam memecahkan masalah yang mungkin

serupa atau hampir serupa. Sehingga perusahaan akan memiliki sistem yang

memeiliki keunggulan kelas dunia dalam bidangnya.

3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering.

Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standard perusahaan

kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar. Makin banyak

perusahaan yang mengatasi hal ini dengan melakukan outsourcing agar

mendapatkan hasil langsung dan tanpa risiko.

4. Membagi risiko.

Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi

yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan

sendiri pula. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak

ketiga, maka risiko akan ditanggung bersama pula.

5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain.

perusahaan tentu mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya.

Tantangan yang terus-menerus harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut

harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling

menguntungkan.

6. Memungkinkan tersedianya dana kapital.

Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital pada

kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kegiatan

tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai

dengan dana operasi, bukan dana investasi.

7. Menciptakan dana segar.

Outsourcing, sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas

tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan/penjualan/

penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. Aset

tersebut misalnya kendaraan, bengkel, peralatan angkut dan angkat dan

sebagainya. Dengan demikian, akan mengalir masuk dana segar ke dalam

perusahaan. Dana ini akan menambah likuiditas perusahaan dan dapat

dipergunakan untuk maksud-maksud lain yang lebih bermanfaat.

8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.

Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah

memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.

Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource

melalui berbagai hal misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih

rendah, ekonomi skala besar (economics of scale) dan lain-lain.

9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.

Perusahaan perlu melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena

perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan

aktivitas tersebut secara baik dan memadai.

10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.

Outsourcing dapat juga digunakan untuk mengatasi pengelolaan hal atau

mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan, misalnya birokrasi ekstern yang sangat

berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam

menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus dengan cara-

cara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengkontrakkan saja

seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga, yang berbentuk swasta yang tidak

terikat pada birokrasi tertentu.

Dari alasan tersebut diatas, didapatkan data bahwa alasan yang paling banyak

dilakukan dikarenakan perusahaan ingin fokus tehadap core business sebesar 33,75%,

sebesar 28,75% untuk penghematan biaya, sebesar 15% untuk menjaga turn over

karyawan, sebesar 11,25% untuk memoderinsasi dunia usaha dan sisanya disebabkan

faktor lainnya.

11.25%

11.25%

15.00%

28.75%

33.75%

Lainnya, seperti: efektifitas mindpower, dll

Modernisasi dunia usaha

Turn over karyawan menjadi rendah

Penghematan biaya

Perusahaan dapat fokus terhadapcore business

Gambar 12. Alasan Menggunakan Outsourcing

Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008

Sistem outsourcing memiliki keuntungan sehingga banyak perusahaan

menggunakan jasa vendor untuk melakukan outsourcing pada perusahaannnya dalam

rangka meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan

efisien, tetapi, sistem outsourcing juga memiliki kelemahan. Keputusan perusahaan

untuk menggunakan outsourcing atau insourcing ditentukan oleh factor kemampuan

sumber daya perusahaan.

Metode outsourcing cocok digunakan jika kebutuhan pembangunan TI bukan

merupakan core competensi perusahaan tetapi proyek besar yang membutuhkan keahlian

IT yang tinggi. Selain itu, perusahaan tidak memiliki sumberdaya manusia yang

kompeten dan jika mempekerjakan staff justru menambah biayaseperti biaya operasional,

biaya kerja, tunjangan, dll. Perusahaan tidak yakin dapat merawat dan mengembangkan

fungsi IT untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang semakin tinggi, kemampuan re-

engineering, ROI, kemampuan untuk beradaptasi dengan teknologi terbaru dan

keberlanjutan sistem.

Adapun kelebihan dan kelemahan Outsourcing dibandingkan insourcing antara lain :

A. Kelebihan Outsourcing

Perusahaan dapat fokus pada core business-nya dengan tetap menikmati nilai-nilai

positif dari sistem dan teknologi informasi.

Teknologi yang maju. IT outsourcing memberikan akses kepada organisasi klien

berupa kemajuan teknologi dan pengalaman personil.

Waktu yang digunakan menjadi lebih singkat untuk ketetapan dalam organisasi

Dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan personil IT yang handal

Biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel

menjadi lebih mudah diprediksi dan perusahaan dapat menentukan tingkatan

kualitas yang ingin dicapainya.

Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas

karena Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini

dan pihak outsourcer memilikinya.

Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan

sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang

tersebut. vendor dapat menyediakan solusi menggunakan personilnya,

infrastruktur, jasa pengintegrasian, dan jasa pendukung. Vendor yang

berpengalaman khususnya jenis jasa, banyak menguji sistem dan permasalahan

potensial sehingga dapat diantisipasi lebih baik.

Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan

transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal

Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat

diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan.

Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga.

Penggunaan sumber daya Sistem Informasi belum optimal. Jika ini terjadi,

perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat

tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan

pada waktu yang lainnya

B. Kelemahan Outsourcing Antara Lain :

Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahan-permasalahan yang

unik dalam perusahaan

Rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah

aplikasi strategik

Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk

menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan.

Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi

dari kesepakatan kerja sebelumnya.

Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan

dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap

digunakan.

Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan.

Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus

memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu

menghubungi pihak vendor.

Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola)

sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang

sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga).

Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang

perusahaan sehingga merugikan perusahaan.

 

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi , Pengembangan Dan Pengelolaan. ANDI. Yogyakarta

Oetomo, Budi S.D. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta

O’Brien, JA . Marakas, george. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston

Ppn Riset Manajemen. 2008. outsourcing. www.ppm-

manajemen.ac.id/.../PAPER/20OUTSOURCING/20final.doc