1

OPTIMALISASI TUGAS KEHUMASAN

KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI

Oleh: RosidinBidang Hubungan Masyarakat

@ Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat

2

LANDASAN HUKUM

PMA Nomor 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama:

“Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, kriteria, dan bimbingan teknis serta evaluasi di bidang

hubungan masyarakat”

PMA Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Vertikal Kementerian Agama:

“Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan urusan pengelolaan informasi dan hubungan masyarakat”

3

VISI HUMAS

“Terciptanya pengelolaan kehumasan yang proporsional, profesional, efektif dan efisien dalam mendukung penerapan prinsip-prinsip

tata kepemerintahan yang baik”

4

MISI HUMAS

Membangun citra dan reputasi positif Kementerian Agama

Membentuk, meningkatkan dan memelihara opini positif publik

Menampung dan mengolah aspirasi masyarakat

Mencari, mengklasifikasi, mengklarifikasi serta menganalisis data dan informasi

Mensosialisasikan kebijakan dan program Kementerian Agama

Membangun kepercayaan publik (public trust)

5

AMANAT PERATURAN PERUNDANGAN

UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

PP Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

6PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #1

NO.

PERATURAN TENTANG

1 Permenpan 109/2005 Jabatan Fungsional Pranata Hubungan Masyarakat dan Angka Kreditnya

2 Permenpan 20/2006 Pedoman Penyusunan Standar Layanan Publik

3 Permenpan 12/2007 Pedoman Umum Hubungan Masyarakat di lingkungan Instansi Pemerintah

4 KepKominfo 371/2007 Kode Etik Humas Pemerintah

5 Permenpan 5/2009 Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah

6 Permenpan 13/2009 Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Partisipasi Masyarakat

7 Per KI 1/2010 Standar Layanan Informasi Publik

8 Permenpan 27/2011 Pedoman Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah

9 Permenpan 28/2011 Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi Pemerintah

7PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #2

NO.

PERATURAN TENTANG

10 Permenpan 29/2011 Pedoman Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Lingkungan Instansi Pemerintah

11 Permenpan 30/2011 Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah

12 Permenpan 31/2011 Pedoman Umum Insfrastruktur Hubungan Masyarakat di Lingkungan Instansi Pemerintah

13 Permenpan 55/2011 Pedoman Umum hubungan Media di Lingkungan Instansi Pemerintah

14 Permenpan 36/2012 Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan

15 Permenpan 38/2012 Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik

16 Permenpan 66/2012 Pedoman Penilaian Kinerja Pembina/Penanggungjawab dan Pemeringkatan K/L, Pemerintah Provinsi, dan Pemerintah Kabupaten/Kota dalam Penyelenggaraan pelayanan Publik

8PERATURAN PENDUKUNG PELAKSANAAN TUGAS #3

NO.

PERATURAN TENTANG

17 Per KI 1/2013 Penyelesaian Sengketa Informasi Publik

18 SE KI 1/2011 Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA/L) Serta Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Sebagai Informasi Publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala oleh Badan Publik.

19 SE KI 1/2012 Penanganan Tindak Pidana Dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

9

TANTANGAN HUMAS KEMENAG

1. Ruang lingkup tugas Kementerian Agama.

2. Kemampuan mengelola informasi.

3. Berperan aktif dalam pemberantasan korupsi.

4. Pengawal pelaksanaan UU KIP.

5. Maraknya penggunaan media sosial.

10SURAT EDARAN SEKJEN NOMOR 4044 TAHUN 2013

1. Peliputan Kegiatan Pimpinan

2. Pengelolaan Dokumentasi

3. Publikasi

4. Pengelolaan Majalah

5. Penyelenggaraan Konferensi Pers

6. Penyusunan Pers Release

7. Pengelolaan Kliping Berita

8. Penyusunan Analisis Berita

9. Penghubung Media Masa

10. Juru Bicara

11. Pengelolaan Iklan Layanan Masyarakat

12. Pengelolaan PPID

13. Penyiapan Rohaniwan

14. Penghubung Instansi/Lembaga

15. Bimbingan Teknis Kehumasan

16. Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan

17. Pelayanan Pengaduan Masyarakat

18. Pengelolaan Media Sosial

19. Ikut Serta dalam Pameran

11

1. PELIPUTAN KEGIATAN PIMPINAN

Menyiapkan bahan pidato, paparan, atau sejenisnya dalam berbagai kegiatan Pimpinan.

Melakukan peliputan terhadap kegiatan yang dihadiri oleh Pimpinan Kantor Wilayah terutama Kepala Kanwil.

Membuat berita atas kebijakan yang dikeluarkan oleh Pimpinan

KEGIATAN PIMPINAN

• Rapat Kerja dan Rapat Dengar Pendapat dengan DPR, DPD atau DPRD.

• Rapat dan Pendampingan Pimpinan Kemenag Pusat.

• Rapat atau Kegiatan Lintas Sektoral dengan Pemerintah Daerah.

• Rapat atau Kegiatan di lingkungan Kantor Wilayah.• Kunjungan Kerja ke Daerah.• Penyuluhan dan Pembinaan Masyarakat.

12

2. PENGELOLAAN DOKUMENTASI

Melakukan pengambilan foto, video dan perekaman suara (audio) dalam Kegiatan Pimpinan.

Memilah dan memilih dokumentasi yang dapat dipublikasikan.

Editing dokumen gambar atau video jika diperlukan.

Menyimpan dokumentasi dalam media yang tertata, mudah dicari dan aman.

SITEM PENYIMPANAN DOKUMENTASI:dokumentasi.kemenag.go.id

13

3. PUBLIKASI

Menghimpun berbagai bentuk publikasi hasil dari kebijakan maupun pelaksanaannya (berita, banner, text, buku, produk hukum, pedoman, paparan, dan sejenisnya).

Melibatkan satker di lingkungan Kantor Wilayah untuk menyumbangkan konten publikasi.

Melakukan publikasi melalui media yang telah tersedia seperti website, papan pengumuman,

WEBSITE KEMENTERIAN AGAMAhttp://www.kemenag.go.id

14

4. PENGELOLAAN MAJALAH

Menyusun dan menerbitkan majalah dinas secara berkala.

Menetukan tema pokok yang menjadi isu dalam pemuatan berita dalam majalah.

Distribusi majalah kepada satker di lingkungan Kanwil, Pemerintah Daerah, Ormas Keagamaan, dan pihak lain yang membutuhkan.

MAJALAH DINAS KEMENTERIAN AGAMA“IKHLAS BERAMAL”

155. PENYELENGGARAAN KONFERENSI PERS

Mengundang dan mengkordinasikan wartawan dari media cetak, online dan TV

Mengkondisikan lokasi dan waktu pelaksanaan konferensi pers sesuai dengan agenda Pimpinan

Mengkondisikan tema dan pertanyaan yang diajukan oleh wartawan pada saat konferensi pers.

KONFERENSI PERS:Launching MTQ XXV di Jakarta

16

6. PENYUSUNAN PERS RELEASE

Pers release merupakan tulisan seperti berita yang disampaikan kepada wartawan dengan tujuan mengumumkan atau klarifikasi atas isu tertentu.

Tujuan dari pers release adalah untuk menarik perhatian media masa agar mempublikasikan.

Diperlukan kemampuan analisis isu strategis yang berkembang, terutama tema menarik sehingga patut menjadi perhatian.

Bentuk Feature Release akan lebih menarik perhatian dan informatif bagi masyarakat dibandingkan full text.

10 Tips for Writing a Feature

Pers Release•Think as a timeless story that could have been written by a journalist.•Explore creative ways and angles to present your message.•Use a captivating headline and attention-grabbing first paragraph.•Sum up detailed benefits in the second paragraph.•Authenticate and enhance your message in the third paragraph.•Elaborate on details in the fourth paragraph.•Can easily be cut in length without losing its essence.•Take full advantage of multimedia•Place prices and phone numbers in parentheses at the ends of paragraphs.•As a ready-to-print story-no boilerplate needed

17

7. PENGELOLAAN KLIPING BERITA

Mengidentifikasi berita yang terbit di media cetak dan online

Menyusun kliping dan jilid

Melakukan distribusi kepada pimpinan dan pihak terkait

Digitalisasi kliping

Mengunggah kliping melalui website kliping.kemenag.go.id

KLIPING ONLINE:Kliping.kemenag.go.id

18

8. PENYUSUNAN ANALISIS BERITA

Pemberitaan di media masa terkait dengan pelaksanaan tugas Kementerian Agama cukup tinggi.

Dalam satu bulan mencapai 3.500 berita di media cetak dan Online.

Analisis berita diperlukan untuk mengetahui kecenderungan perspektif publik terhadap kementerian.

Hasil analisis berita menjadi bahan masukan yang penting dalam membuat strategi kebijakan, khususnya terkait publik.

How to Analyze the News

• Context: kenali berita sesuai konteksnya

• Opinion: pisahkan antara pendapat dari fakta

• Perspective: lihatlah cara pandang pemberitaannya

• Sources: bandingkan berita serupa dengan banyak sumber

19

9. PENGHUBUNG MEDIA MASA

Berhadapan dengan media massa harus berhati-hati, karena tidak semua media masa berpihak kepada Pemerintah.

Namun demikian perlu dibangun simbiosis mutualisme antara Pemerintah dan Media Massa.

Sampaikan informasi sedetil mungkin kepada wartawan, meski pada akhirnya berita yang terbit sangat jauh dari harapan.

CARA MENDEKATKAN DIRI DENGAN MEDIA

MASA

•Pimpinan melakukan visit media.•Undang wartawan dalam berbagai acara dengan pimpinan.•Pasang iklan layanan masyarakat pada media (koran, majalah, Online, atau TV).•Ajak wartawan untuk berdiskusi terkait dengan isu strategis.•Berikan fasilitas kepada wartawan untuk akses informasi dan menulis berita.

20

10. JURU BICARA

Menguasai besaran tugas Kementerian Agama secara keseluruhan.

Menguasai isu strategi Kementerian Agama yang berkembang terkini termasuk perkembangan informasi di dalamnya.

Akses informasi langsung dari sumbernya.

Jeli dalam melakukan counter isu2 program Kementerian Agama

Sampaikan secara lugas dengan bahasa yang baik dan santun.

2111. PENGELOLAAN IKLAN LAYANAN MASYARAKAT

Mengidentifikasi dan menganalisis isu strategi terkini

Mengemas isu strategis menjadi bahan yang berharga jual di mata masyarakat

Mensosialisasikan kebijakan strategi melalui media iklan layanan masyarakat.

Menyiapkan tema, berita, dialog, iklan, gambar

Menyiapkan dialog dapat disampaikan melalui media berupa

MEDIA IKLAN LAYANAN

MASYAKARAT•Koran•Majalah•Televisi•Radio•Online•Media Sosial•TV-Tron•Baliho•Booklet/Leaflet

22

12. PENGELOLAAN PPID

Menjadi garda depan dalam implementasi UU No.14 Tahun 2008 tentang KIP

Melaksanakan tugas-tugas PPID, antara lain memberikan layanan informasi publik, menerima pengaduan serta penyelesaian sengketa informasi publik

Memilah informasi publik dan informasi dikecualikan.

Ruang Layanan Informasi PublikKementerian Agama

23

13. PENYIAPAN ROHANIWAN

Jasa rohaniwan dibutuhkan untuk prosesi penyumpahan, baik sumpah jabatan maupun saksi dalam proses hukum.

Hampir seluruh instansi/lembaga pemerintah membutuhkan jasa rohaniwan.

Diperlukan koordinasi yang baik dengan rohaniwan dari semua agama.

Prosesi pelantikan pejabat di lingkunganKementerian Agama

2414. PENGHUBUNG INSTANSI/LEMBAGA

Optimalkan peran dalam Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah (Bakohumas)

Hadiri setiap pertemuan dengan berbagai instansi/lembaga terkait dengan humas.

Perluas jaringan dengan teman2 humas instansi/lembaga.

Kordinasikan setiap perkembangan kehumasan dalam lingkungan instansi/lembaga.

Pertemuan rutin Bakohumas yangdiselenggarakan oleh Pemerintah

25

15. BIMBINGAN TEKNIS KEHUMASAN

Sukses pelaksanaan tugas humas tidak terlepas dari peran kualitas dan kapasitas SDM

Secara umum tugas humas dikelompokkan menjadi 3: administrasi, teknis dan kreatif

Guna meningkatkan kualitas dan keterampilan SDM, perlu di bina secara terus menerus melalui skema pendidikan, pelatihan, atau kursus.

Penilaian dan bimbingan pranata humas merupakan tugas humas

KAPASITAS STANDAR

• Kemampuan berbahasa dan menulis• Kristis terhadap isu strategis• Kemampuan berkomunikasi• Kemampuan marketing dan promosi• Kemapuan fotografi• Kemampuan menggunakan software editor, editing

gambar/video• Kemapuan menggunakan internet, email, media sosial, • Berpenampilan menarik• Kreatif dan bekerja dalam tim

26

16. EVALUASI PELAKSANAAN KEBIJAKAN

Humas dalam kapasitasnya dapat melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kebijakan, program dan kegiatan Kementerian Agama, khususnya terkait dengan publik

Menghimpun berbagai macam permasalahan yang dihadapi publik serta dampak atas kebijakan yang diterapkan.

Lakukan evaluasi atas implementasi dan dampak atas kebijakan publik

Menteri Agama meluncurkan beberapasistem informasi, termasuk pencatatannikah secara Online.

2717. PELAYANAN PENGADUAN MASYARAKAT

Pengaduan masyarakat merupakan kontrol eksternal terhadap pelaksanaan tugas dan kebijakan Kementerian Agama.

Segera respon dengan klarifikasi dan meminta bukti atas pengaduan yang diterima.

Berkoordinasi dan kerja sama dengan pihak2 terkait dalam penyelesaian masalah.

Pastikan bahwa pelapor dan saksi mendapatkan perlindungan yang baik.

ISU-ISU TREN DUMAS

•Pungutan liar•Beasiswa dan bantuan•Honorer K2 dan CPNS•Perselingkuhan dan nikah siri•Penyelewengan jabatan dan anggaran•Main mata dengan rekanan•Sengketa tanah/bangunan•Tindakan kriminal dan asusila aparatur

28

18. PERAN SERTA DALAM PAMERAN

Ada berbagai kegiatan bersifat nasional maupun provinsi yang dapat diikuti.

Mengkordinasikan keikutsertaan dalam pameran dari seluruh unit kerja, termasuk diantaranya:

Penempatan dan dekorasi stand

Penyediaan dan pengiriman bahan pameran

Pembagian petugas jaga

MTQ Nasional/Provinsi

STQ Nasional/Provinsi

Pameran Produk Halal

Pamrean Pendidikan

Event Provinsi Lainnya

29

19. PENGELOLAAN MEDIA SOSIAL

Media sosial merupakan media online yang cukup efektif untuk bersosialiasi dengan masyarakat.

Media sosial yang banyak adalah Facebook dan Twitter.

Melakukan update secara rutin serta merespon secara cepat dari setiap pertanyaan yang masuk.

TWITTER KEMENTERIAN AGAMA@kemenag_ri

30

TERIMA KASIH

Click icon to add picture

Semoga Bermanfaat