OPERATION MANAGEMENTMy CAFÉ

DAILY ACTIVITIES

Menggunakan sistem SOP, yaitu Standard Operating Procedures. Seperti dibawah ini :

Pre-Opening (Pembukaan Café). Contoh : Pembersihan Café sebelum dibuka pada pagi hariOperation Hours (Café beroperasi). Contoh : Pembersihan bagian dalam/luar Café (contoh : mengelap kaca, mengepel lantai, dll) pada jam buka, dengan kondisi bersih/kotorClosing (Penutupan Café). Contoh : Mengadakan Briefing dan evaluasi, salah satunya membahas tentang keluhan-keluhan dari pelangganClosed (Café tutup)

OPERATION

Manager (Store Manager). Seorang manager dapat merangkap sebagai seorang barista

Waiter/Waitress Cashier. Petugas bagian cashier hanya berkewajiban mengurus pembayaran

(tidak bisa merangkap sebagai barista) Cleaning Service. Bisa dilakukan oleh orang sendiri, ataupun dengan

menggunakan outsourcing, menyewa petugas pembersih dari sebuah perusahaan pembersih

OPERATION

Money Policy : Bila uang kembalian habis, petugas bagian kasir memberitahu atasannya, misalkan Store Manager. Manager harus tanggap dalam menghadapi hal ini, segera menukarkan uang atau dengan cara-cara yang lain

Petty Cash. Pertama ditentukan jumlah uang yang masuk ke dalam Petty Cash. Yang dimaksudkan dengan istilah ini adalah bila owner (pemilik Café) datang meminjam uang diperbolehkan, dengan dicatat. Sehingga, pada akhirnya (waktu hitung-hitungan), tidak ada yang salah

“Sistem pembuatan kopi” policy. Jika meja 1, memesan 1 coffee, 1 tea. Meja 2 pesan 2 coffee, 1 tea, dan meja 3 memesan 3 coffee, 1 tea. Kita yang mengatur, apakah policy kita membuat teh/tea nya bersamaan, atau sesuai dengan urutan pemesanan

Inventory/Stock. Melakukan penyimpanan biji-biji kopi (beans) di café, sehingga jika biji kopi habis, kita masih memiliki simpanan/stock

ADVERTISEMENT

Paid Ad, contoh : mengiklankan Café kita lewat koran. Keuntungan dari Paid Ad adalah banyak yang melihat iklan Café kita. Kerugiannya, harganya mahal.

Otaku (dari bibir ke bibir). In-store Ad, contoh : melakukan promosi di dalam Café. In-Store Ad memang

jauh lebih murah dari pada Paid Ad, tapi yang melihat promosi kita hanyalah sedikit (ruang lingkupnya lebih kecil, secara di dalam café saja). Kalau Paid Ad, ruang lingkupnya besar, mungkin bisa seluruh Jawa atau seluruh Indonesia.

My CAFE’s Business Management

1. Product Management. Bertugas mengurus konsep dari produk (Product Concept), seperti jenis-jenis makanan dan minuman.

2. Store Management. Membuat checklist mengenai, kegiatan apa saja yang akan dilakukan oleh petugas Café. Pada waktu pembukaan Café (Store Opening), pengoperasian Café (Store Operating) dan penutupan Café (Store Closing).

3. Financial Management.• Treasurer : Pemegang uang kontan/cash.• Sistem akuntansi. Memakai program komputer akuntansi atau membayar

seorang konsultan keuangan.• Membuat laporan keuangan per periode.

My CAFE’s Business Management

4. Karyawan (Employee).Melakukan meeting yang dibagi dalam 4 tahap :

• Daily Meeting (harian) : Briefing yang menceritakan keadaan Café dan membahas keluhan dan komplain dari pengunjung pada hari sebelumnya.

• Weekly Meeting (mingguan) : Diskusi tentang hal-hal apa yang telah dicapai selama 1 minggu Café beroperasi. Target-target keuangan per minggu, misalkan 3 juta. Jika target tidak tercapai, lalu dilakukan analisa mengapa target tidak tercapai.

• Monthly Meeting (bulanan) : Target keuangan per bulan. Lagi-lagi berdiskusi tentang target-target yang tercapai dan target yang tidak tercapai. Jika target tidak tercapai, mungkin promosi yang dilakukan kurang. Dalam meeting bulanan, juga dibahasmasalah-masalah meeting mingguan yang belum selesai/yang numpuk.

My CAFE’s Business Management

• Yearly Meeting (tahunan) : Hampir sama dengan Monthly Meeting, pada saat Yearly Meeting, hal yang dilakukan adalah membahasa masalah-masalah dalam meeting bulanan yang belum selesai.

OPERATION MANAGEMENTMy CAFÉ

THE END

THANKS FOR YOUR ATTENTION