mutu

Mengapa Mutu Begitu Penting

PAGE 20

Bab 2Landasan Teori

2.1. Definisi MutuBarang yang bermutu tinggi adalah barang yang mempunyai spesifikasi tinggi, seperti material nomor satu, teknologi nomor satu. Padahal spesifikasi yang tinggi dapat menyebabkan terjadinya inefisiensi. Para pakar mutu telah mencoba mendefinisikan mutu. Secara umum, definisi tersebut dikemukakan oleh empat guru mutu, yaitu:1) Philip B. Crosby

Crosby berpendapat bahwa mutu berarti kesesuaian terhadap persyaratan, seperti jam tahan air, sepatu yang tahan lama, atau dokter yang ahli. Ia juga mengemukakan pentingnya melibatkan setiap orang pada proses dalam organisasi. Pendekatan Crosby merupakan proses top-down.

2) W. Edwards Deming

Deming berpendapat bahwa mutu berarti pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan yang terus-menerus, seperti penerapan kaizen di Toyota dan gugus kendali mutu pada Telkom. Pendekatan Deming merupakan bottom-up.3) Joseph M. JuranJuran berpendapat bahwa mutu berarti kesesuaian dengan penggunaan, seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga atau sepatu kulit yang dirancang untuk ke kantor atau ke pesta. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan.

4) K. Ishikawa

Ishikawa berpendapat bahwa mutu berarti kepuasan pelanggan. Dengan demikian, setiap bagian proses dalam organisasi memiliki pelanggan. Kepuasan pelanggan internal akan menyebabkan kepuasan pelanggan organisasi.Menurut ISO 9000:2000 yang mengatur definisi dan kosakata mendefinisikan mutu sebagai derajat/tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan.

Maksud derajat/tingkat disini berarti selalu ada peningkatan setiap saat. Sedangkan karakteristik pada istilah tersebut berarti hal-hal yang dimiliki produk, yang dapat terdiri dari beberapa macam, antara lain:

a) Karakteristik fisik (electrical, mekanical, biological), seperti handphone, mobil, dan rumah.

b) Karakteristik perilaku (kejujuran, kesopanan), seperti rumah sakit dan perbankkan.

c) Karakteristik sensor (bau, rasa), seperti minuman dan makanan.

2.1.1. Keuntungan Mutu

Walaupun banyak yang menganggap bahwa mencapai produk yang bermutu adalah pemborosan semata, namun dapat dibuktikan bahwa membuat produk yang bermutu akan mendatangkan manfaat/keuntungan bagi perusahaan. Sekurang-kurangnya ada 2 keuntungan yang akan didapat, yaitu market gain dan cost saving.

Keuntungan market gain (peningkatan pasar) dapat dijelaskan sebagai berikut: pertama-tama, akan terjadi peningkatan performansi, feature, dan reability. Peningkatan pangsa pasar dapat diikuti peningkatan volume produksi dan peningkatan efisiensi produksi, yang pada akhirnya terjadi peningkatan keuntungan. Selain itu, peningkatan pangsa pasar juga bisa langsung mengakibatkan peningkatan keuntungan. Hal ini dapat kita lihat pada bagan dibawah ini:

Gambar 2.1. Keuntungan mutu ditinjau dari segi pasarSumber: Rudi Suardi, (2001), Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, Penerapannya Untuk Mencapai TQM, PT. PPM, Jakarta.

Gambar 2.2. Keuntungan mutu ditinjau dari segi biaya

Sumber: Rudi Suardi, (2001), Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, Penerapannya Untuk Mencapai TQM, PT. PPM, Jakarta.

2.1.2. Perkembangan Mutu dan Total Quality Management (TQM)Dari dahulu sampai sekarang, pandangan organisasi terhadap mutu produk telah mengalami evolusi, yang semula mutu produk tidak diperhatikan kini menjadi hal yang utama. Secara rinci, konsep mutu dibagi atas 5 tahap, yakni:

1) Era Tanpa Mutu. Era ini dimulai sebelum abad ke-18, dimana produk yang dibuat tidak diperhatikan mutunya. Kondisi ini mungkin terjadi jika organisasi tidak mendapat pesaing (monopoli).2) Inspection Era. Pada zaman ini, mutu hanya melekat pada produk akhir. Dengan kata lain, masalah mutu berkaitan dengan produk rusak atau cacat. Zaman ini berlangsung di negara Barat, sekitar tahun 1800-an. Pada zaman ini, produsen mulai mendapatkan pesaing dan produksi yang digunakan adalah produksi massal. Pemilahan terhadap produk akhir dilakukan dengan melakukan inspeksi. Perhatian produsen terhadap mutu sangat terbatas. Manajemen puncak sama sekali tidak menaruh perhatian terhadap kualitas produk, dan tanggung jawab terhadap mutu produk di delegasikan ke departemen inspeksi dengan titik berat penanganan terletak pada produk akhir sebelum dilepas ke konsumen.3) Statistical Quality Control Era. Jika pada zaman inspeksi terjadi penyimpangan atribut produk yang dihasilkan dari atribut standar, departemen inspeksi tidak dapat mendeteksi apakah penyimpangan tersebut disebabkan karena kesalahan pada produksi atau hanya karena kebetulan. Dengan demikian, informasi yang diperoleh tidak dapat digunakan untuk melakukan perbaikan terhadap produksi untuk mencegah terjadinya hal serupa. Tetapi, pada statistical quality control era, departemen inspeksi dilengkapi dengan alat dan metode statistik dalam mendeteksi penyimpangan yang terjadi dalam atribut produk yang dihasilkan pada proses produksi. Data penyimpangan tersebut dapat diadakannya perbaikan terhadap proses dan sistem yang digunakan untuk mengolah produk. Pada era ini, deteksi penyimpangan signifikan secara statistik sudah mulai dilakukan oleh departemen produksi. Dengan demikian kualitas produk sudah mulai dikendalikan melalui departemen produksi, tidak sekedar di inspeksi oleh departemen inspeksi pada akhir proses produksi. Akan tetapi, pada tahap ini konsep kualitas masih terbatas pada atribut yang melekat pada produk yang sedang dan telah diproduksi. Era ini mulai berkembang pada tahun 1930 yang diperkenalkan oleh Walter A. Shewart.4) Quality Assurance Era. Dalam era ini, konsep mutu mengalami perluasan, dari konsep yang sempit (hanya terbatas pada tahap produksi) ke tahap desain dan koordinasi dengan departemen jasa. Keterlibatan manajemen dalam penanganan mutu produk mulai disadari pentingnya karena perlibatan pemasok dalam penentuan mutu produk memerlukan koordinasi dan kebijakan manajemen. Pada zaman ini mulai diperkenalkan konsep tentang biaya mutu. Berdasarkan konsep biaya mutu ini, pengeluaran akan dapat di kurangi jika manajemen meningkatkan aktivitas pencegahan yang merupakan suatu hal yang lebih penting dari pada upaya perbaikan mutu atas penyimpangan yang sudah terjadi. Titik berat penanganan mutu pada zaman ini bergeser kearah desain produk, yang mulai berkembang pada tahun 1950-an. Contoh dari era ini adalah penggunaan ISO 9000:1994 pada organisasi.5) Strategic Quality Management/Total Quality Management/Total Quality Service. Dalam era ini, keterlibatan manajemen puncak sangat besar dan menentukan dalam menjadikan kualitas untuk menempatkan perusahaan pada posisi kompetitif. Sistem ini dapat didefinisikan sebagai sistem manajemen strategic dan integratif yang melibatkan semua manajer dan karyawan, serta menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki secara berkesinambungan proses-proses organisasi, agar dapat memenuhi dan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan.2.2. Pengenalan ISOAdanya perbedaan standar untuk hal-hal yang sama dalam negara atau tempat yang berbeda dapat mengakibatkan rintangan dalam menjalin hubungan di masing-masing pihak. Seperti halnya ukuran kartu kredit kartu telepon yang jika tidak distandarisasi untuk semua negara, tentu akan merepotkan pihak-pihak yang sering bepergian antar negara. Ukuran ketebalan 0,76 mm yang menjadi kesepakatan dunia telah membantu para penggunanya dan kesulitan ini, begitu juga dengan ukuran kertas, satuan ukuran (kg, m, K, A. mol. cd, s), dan sebagainya. Oleh karena itu, diperlukan standar yang diakui oleh semua pihak untuk berbagai hal. Dengan demikian, standar internasional adalah cara terbaik, termudah, dan teraman pada era globalisasi saat ini.

ISO (The International Organization for Standardization) adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa. ISO dapat disimpulkan sebagai koordinasi standar kerja internasional, publikasi standar harmonisasi internasional, dan promosi pemakaian standar internasional.

Pada saat ini, ISO adalah sebuah organisasi internasional yang terdiri dan 130 negara yang berkedudukan di Jenewa, Swiss. Organisasi internasional ini terdiri dan lembaga standar nasional, meliputi anggota Masyarakat Ekonomi Eropa dan Asosiasi Perdagangan Bebas Eropa, Amerika Serika, Jepang, Cina, Singapura, dan lain-lain. ISO adalah organisasi bukan pemerintahan, ISO didirikan pada tahun 1947. Banyak yang beranggapan bahwa ISO adalah singkatan dari kata The International Organization for Standardization. ISO bukanlah sebuah singkatan seperti yang selalu disebutkan oleh banyak orang. ISO adalah sebuah kata yang berasal dan bahasa Yunani yang berarti sama, seperti istilah isoterm yang berarti suhu yang sama, isometric yang berarti dimensi yang sama, dan isobar yang berarti tekanan yang sama.

Kata yang dijadikan standar merupakan cara untuk mempermudah dalam penggunaan dan agar mudah diikuti. Jika yang digunakan adalah singkatan, tentu di setiap negara akan berbeda singkatannya. Aktivitas utama dalam pengonsepan standar ini dilakukan oleh 34 anggota badan yang terdiri dan Bagian Teknik dan Administrasi yang melayani Komisi Teknik dan Komisi Pembantu.

Pekerjaan menyiapkan standar Internasional dilakukan melalui Komite Teknik ISO. Tiap badan anggota yang berminat dalam subjek yang dipilihnya dan telah ditetapkan, komite tekniknya berhak untuk mewakili pada komite itu. Organisasi internasional, pemerintah, dan bukan pemerintah bekerja sama dengan ISO untuk ikut serta dalam pekerjaan ini. Konsep standar Internasional yang disetujui oleh komisi teknik diedarkan ke badan anggota untuk pemungutan suara. Publikasi sebagai standar Internasional memerlukan persetujuan oleh sekurang-kurangnya 75% dan badan anggota yang memberi suara. ISO TC 176 untuk manajemen mutu dan jaminan mutu sendiri dibentuk tahun 1979 untuk mengembangkan suatu standar sistem manajemen mutu, yang kemudian dipublikasikan tahun 1987 sebagai standar seri ISO 9000. Pengalaman dalam menerapkan Standar ISO 9000 Series, umpan balik, dan masukan baru dari anggota badan menghasilkan tinjauan yang terus-menerus terhadap standar ISO 9000 Series, dan publikasi dari pedoman baru dalam penerapan penggunaan Standar ISO 9000 Series. 2.2.1. Evolusi Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9000

Konsep penilaian sistem multi dimulai pada masa Perang Dunia II, dimana Sekutu semakin meningkatkan usahanya di tahun 1943, angkatan bersenjata Inggris, atau lebih tepatnya bagian pengadaan militer bertanggung jawab untuk amunisi, mulai mengalami berbagai kesulitan dalam pembelian bahan peledak.

Terjaminnya mutu bahan peledak tidak dapat diketahui secara pasti karena kecilnya kemungkinan pihak yang menggunakan bahan peledak tersebut memberikan tanggapan secara langsung. Selain itu, organisasi militer yang memesan bahan peledak tersebut seringkali tidak efektif dalam mengkomunikasikan mutu yang diinginkan ke pihak yang berkaitan. Ditambah dengan sedikitnya pabrik pembuat keperluan militer mengakibatkan barang-barang militer dibuat di pabrik pembuat barang-barang non-militer dengan sejumlah besar pekerja yang tidak memiliki keahlian, serta persepsi yang berbeda-beda tentang apa yang dimaksud dengan sistem mutu yang efektif.

Berdasarkan kondisi tersebut. bagian pengadaan barang militer Inggris mengembangkan serangkaian standar yang secara umum dapat menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan produk bermutu tinggi secara konsisten.

Pada akhir tahun 1960-an, dibuat standar sistem mutu AQAP (Allied Quality Assurance Publicators) yang merupakan pengembangan dari standar-standar yang sebelumnya sebagai sistem kendali, dimana tujuan utamanya adalah untuk mengendalikan pemasok dalam pemenuhan persyaratan.

Pada awal 1970-an, Inggris mengembangkan lebih Ianjut seri AQAP dan disebut sebagai DEFSTAN 05 Series oleh United Kingdom Ministry of Defence. Walaupun pada awalnya dikembangkan untuk kalangan militer, DEFSTAN 05 Series digunakan oleh sejumlah besar organisasi pengadaan besar Iainnya. Tujuan DEFSTAN 05 Series dan sejumlah standar yang dikembangkan sendiri dalam perusahaan-perusahaan adalah untuk mengevaluasi pengendalian manajemen terhadap produk-produk tertentu, bukannya untuk mengevaluasi pengendalian manajemen terhadap sistem kendali mutu.

Pada saat yang bersamaan. angkatan bersenjata Amerika Serikat mengembangkan MIL STD 9858A. Walaupun tidak sepenuhnya puas terhadap pengalaman mereka dengan pihak militer dalam Perang Dunia II, sejumlah perusahaan tidak menyadari keuntungan yang diperoleh dan suatu metode penilaian sistem mutu. Perusahaan-perusahaan yang tidak secara langsung bertransaksi dengan pihak militer dan yang tidak mengikuti ruang lingkup DEFSTAN 05 Series. mengembangkan dan mulai menggunakan standar paralel. yaitu BS 5157, Standar ini hanyalah serangkaian pedoman yang bersifat sukarela dan tidak banyak gunanya sebagai persyaratan kontrak, walaupun BS 5157 ini lebih baik daripada standar sebelumnya.

Setelah BS 5157, disusunlah BS 5750 bagian 1, 2, dan 3 pada tahun 1979. BS 5750 berisi sebagian besar pokok-pokok utama yang terdapat dalam standar ISO 9001. Dengan adanya seri standar ini, sistem-sistem perusahaan lainnya tidak lagi digunakan. Selain itu, sistem pemeriksaan pihak ketiga, yang merupakan karakteristik dan ISO 9000 mulai dikembangkan dan disempurnakan.

Pada tahun 1979, anggota ISO untuk lnggris, yaitu British Standard Institute (BSI), menyerahkan proposal resmi kepada ISO agar dibentuk suatu komite teknis baru untuk menyiapkan standar internasional yang berkaitan dengan teknik-teknik dan praktik penjaminan mutu. Oleh karena itu, dibentuklah sebuah komite teknis baru dengan nomor ISO/ITC 176.

Ketika ISO/TC 176 mengemukakan ide penerapan standar manajemen mutu di seluruh dunia, lnggris dan Kanada telah memiliki dasar pengalaman. Di lnggris, standar BS 5750 telah diterima oleh masyarakat. Sedangkan di Kanada, serangkaian standar nasional yang dikenal sebagai CSA-Z299 juga telah digunakan secara luas. Sebagai hasil dan ISO/ITC 176, dalam tahun 1987 seri standar ISO 9000 dipublikasikan. Seri standar sistem mutu ini merangkum sebagian besar ruang lingkup standar-standar sebelumnya, di samping peningkatan dan penjelasan dan paket standar baru ini. 2.2.2. Standar Nasional Indonesia (SNI)

Berdasarkan Keputusan Presiden No. 20 tahun 1984 tentang Dewan Standardisasi Nasional (DSN) yang kemudian disempurnakan dengan Keputusan Presiden No. 7 tahun 1989, standardisasi merupakan sarana penunjang yang penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional, terutama dalam upaya mendayagunakan secara optimal sumber daya alam dan manusia dengan selalu memperhatikan ilmu pengetahuan dan teknologi serta kesehatan dan keselamatan. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, maka ruang lingkup penerapan SNI adalah mencakup semua kegiatan pemberlakuan SNI, akreditasi, pengujian, sertifikasi, penandaan, inspeksi teknis, pengawasan, dan sanksi terhadap pelanggaran. Dengan demikian, dalam penerapan SNI perlu adanya suatu panduan/pedoman penerapan SNI yang disusun dengan mempertimbangkan penahapan pelaksanaan SNI menuju suatu Sistem Standarisasi Nasional (SSN) yang mantap. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 15 tahun 1991 tentang Standar Nasional Indonesia dan Keputusan Presiden No. 12 tahun 1991 tentang Penyusunan, Penerapan, dan Pengawasan Standar Nasional Indonesia, maka Dewan Standarisasi Nasional (DSN) mengadopsi secara total seri ISO 9000 menjadi standar seri SNI 19-9000.2.2.3. Family ISOISO 9000 memiliki standar, pedoman, dan laporan teknis yang terangkum di dalamnya dan dinamai ISO 9000 Series, yang terdiri dari:

ISO 9000:2000, Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu. Dibuat sebagai langkah awal untuk memahami standar dan definisi istilah-istilah dasar yang digunakan dalam ISO 9000:2000 family yang dibutuhkan untuk membantu memahaininya ketika digunakan.

ISO 9001:2000, Persyaratan Sistem Manajemen Mutu. Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.

ISO 9004:2000, Pedoman untuk Kinerja Peningkatan Sistem Manajemen Mutu. Pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan sistem manajemen mutu untuk memberikan keuntungan pada semua pihak, termasuk kepuasan pelanggan.

ISO 19011, Pedoman Audit Sistem Manejemen Mutu dan Lingkungan. Memberikan pedoman untuk memverifikasi kemampuan sistem dalam mencapai sasaran mutu. Standar ini dapat digunakan untuk audit internal ataupun mengaudit pemasok.

ISO 10005:1995, Manajemen Mutu-Pedoman untuk Rencana Mutu. Menyediakan pedoman untuk membantu dalam persiapan, tinjauan, penerimaan, dan revisi rencana mutu.

ISO 10006:1997, Manajemen Mutu-Pedoman Mutu dalam Manajemen Proyek. Pedoman untuk membantu dalam memastikan mutu dan proses dan produk proyek.

ISO 10007:1995, Manajemen Mutu-Pedoman untuk Susunan Manajemen

ISO/DIS 10012, Persyaratan Jaminan Mutu untuk Pengukuran Peralatan

ISO 10013:1995, Pedoman untuk Mengembangkan Manual Mutu. Memberikan pedoman dalam mengembangkan dan memelihara manual mutu.

ISO 10014:1998, Pedoman untuk Pengelolaan Ekonomi Mutu. Memberikan pedoman bagaimana mencapai keuntungan ekonomi dan penerapan manajemen mutu.

ISO 10015:1999, Manajemen Mutu-Pedoman Pelatihan. Memberikan pedoman dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan, dan peningkatan strategi dan sistem pelatihan yang mempengaruhi mutu produk.

2.2.4. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000Masih sedikitnya organisasi di Indonesia yang mendapatkan sertifikat ISO 9000 dibandingkan dengan negara di Asia Tenggara lainnya menunjukkan nasib lemahnya kesadaran organisasi akan pentingnya ISO 9000. Apa untungnya bagi kami? mungkin adalah suatu pertanyaan lazim yang sering dilontarkan oleh pihak manajemen begitu disodorkan ISO 9000 ini. Manfaat dan penerapan ISO 9001:2000 telah diperoleh banyak perusahaan. Beberapa manfaat dapat dicatat sebagai berikut:a) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik.

b) Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen kualitas dan perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

c) Audit sistem manajemen kualitas dan perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dan lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem kualitas. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan.

d) Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, Sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9000:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.

e) Meningkatkan kualitas dan produktivitas dan manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.

f) Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan.

g) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik.

h) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur kualitas dan anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun. 2.3. Memahami Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

2.3.1. PengantarISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dan suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dan pelanggan, di mana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dan produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dan pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk (barang dan/atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001:2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001:2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar internasional bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001:2000. Bagaimanapun diharapkan, meskipun tidak selalu, bahwa produk yang dihasilkan dan suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar). Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9000:2000 diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok produk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain. Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 versi tahun 2000 (ISO 9001:2000) dibandingkan dengan ISO 9001 versi tahun 1994 (ISO 9001:1994) adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model proses seperti ditunjukkan dalam Gambar 2.3. Model proses dan ISO 9001:2000 terkini dan lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi, sebagai berikut:

1) Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dan ISO 9001:2000)

2) Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dan ISO 9001:2000)

3) Manajemen sumber daya (Bagian 6 dan ISO 9001:2000)

4) Realisasi produk (Bagian 7 dan ISO 9001:2000)

5) Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dan ISO 9001:2000)

Gambar 2.3. Model Proses Sistem Manejemen Kualitas ISO 9001: 2000Sumber: DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

2.3.2. Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem Manajemen KualitasDefinisi dan Standar ISO 9000 untuk sistem manajemen kualitas (Quality Management System, QMS, DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.) adalah: Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur-prosedur proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen kualitas, Suatu sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dan suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dan sistem manajemen kualitas: Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dan aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-based quality, yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user-based quality, yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang dan/atau jasa), (4) manufacturing-based quality, yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value-based quality, yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dan proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini sistem manajemen kualitas mempakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun proporsi terbesar (lebih dan 85%) harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customers), hasil-hasil (ouput), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan-maju (measurements for feedback and feed forward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM-Supplies, Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectives, and Measurements.Dalam setiap lingkungan, pelaksanaan proses yang konsisten merupakan kunci untuk peningkatan terus-menerus yang efektif agar selalu memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar global. Terdapat beberapa langkah untuk menerapkan suatu sistem manajemen kualitas (QMS). Urut-urutan yang diberikan di sini hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen kualitas yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen kualitas itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dapat dipilih.

2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dan organisasi (top management commitment). Implementasi dan sistem manajemen kualitas membutuhkan komitmen dan manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen kualitas membutuhkan komitmen ini agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi. Komitmen organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi dapat didefinisikan (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta) sebagai: Suatu deklarasi bertandatangan yang dikeluarkan oleh pemimpin-pemimpin organisasi yang menyatakan komitmen organisasi terhadap suatu sistem manajemen kualitas (QMS) tertentu. 3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas itu. Adalah penting untuk menunjuk seorang koordinator yang secara resmi akan mengembangkan program sistem manajemen kualitas itu. Orang ini (koordinator) harus diberi wewenang untuk mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan manajemen (management meeting). Seorang koordinator tidak perlu harus ahli dalam bidang manajemen kualitas, meskipun akan lebih baik apabila orang ini memahami sistem manajemen kualitas. Disarankan pula agar koordinator ini juga menjadi wakil manajemen (management representative). 4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen, yang bebas dan tanggung jawab lain, serta harus mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas itu diterapkan dan dipelihara. Wakil manajemen ini harus melapor kepada manajemen senior agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi lain seperti: desain dan pengembangan, pembelian, produksi, pemasaran, dll. Peranan dari wakil manajemen adalah menjamin bahwa sistem manajemen kualitas yang didokumentasikan itu secara teknik adalah benar dan sesuai dengan persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas yang dipilih itu. Semua fungsi dalam organisasi harus berpartisipasi dalam pengembangan sistem manajemen kualitas.

5) Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku atau tunggal dan implementasi sistem manajemen kualitas dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dan semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar sejak awal. Dalam kasus pengembangan dokumentasi (misalnya dari atas ke bawah), maka program implementasi juga harus dari atas ke bawah. Manajemen dan tim supervisor harus efektif dalam hal penetapan sasaran dan tujuan, komunikasi, koordinasi, perencanaan, dan pemantauan agar mencapai manfaat maksimum dan implementasi sistem manajemen kualitas itu. Dalam beberapa kasus, di mana manajemen tidak bekerja secara efektif sebagai suatu tim, maka perlu diperkenalkan suatu program pembangunan tim (team building program) agar memudahkan program implementasi sistem manajemen kualitas itu.

6) Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen kualitas yang ada. Perlu membandingkan sistem yang sekarang dengan persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen kualitas yang akan diterapkan. Setiap penyimpangan atau perbedaan harus diperbaiki.

7) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen kualitas menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suatu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada. Demikian pula peranan untuk setiap personel di dalam organisasi dapat dinilai dan jika perlu direstrukturisasi. Deskripsi pekerjaan (job description) harus disiapkan untuk semua personel kunci. Perlu menggunakan suatu format standar, meskipun bukan merupakan suatu hal yang mutlak. Deskripsi pekerjaan harus: (1) disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual, (2) merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama, dan (3) mengidentifikasi individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.

8) Menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran kualitas dapat dibangkitkan melalui serangkaian pelatihan tentang kualitas guna menjawab pertanyaan-pertanyaan: apa itu kualitas?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen kualitas?, apa itu manual kualitas?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen kualitas (QMS) dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan kualitas organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen kualitas?, dan lain-lain. 9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual (buku panduan) kualitas. Hal ini berikaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dan sistem manajemen kualitas itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. Semua ini merupakan dokumen-dokumen resmi (terkendali) dan organisasi yang dapat ditunjukkan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang berwenang melakukan audit untuk proses sertifikasi formal dan sistem manajemen kualitas itu. Dokumen-dokumen ini akan merupakan obyek untuk diperiksa dalam proses audit sistem manajemen kualitas.

10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dan aktivitas bisnis organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja.

11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.

12) Memperkenalkan dokumentasi. Sekali manual kualitas dan prosedur-prosedur telah disetujui, maka implementasi dan praktek-praktek sistem manajemen kualitas pada tingkat manajemen dapat dilakukan. Distribusi dan dokumen harus disebarkan kepada semua area di mana prosedur-prosedur itu akan diterapkan dan memastikan bahwa manajer-manajer akan bertanggung jawab dalam program implementasi prosedur-prosedur itu. Jika diperlukan, perlu diberikan pelatihan yang sesuai berkaitan dengan implementasi prosedur-prosedur ini. Hal ini sangat penting karena semua dokumen harus dipahami secara benar sebelum prosedur-prosedur itu secara formal diadopsi untuk penggunaan dalam sistem manajemen kualitas.

13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dan sistem manajemen kualitas. Hal ini menjadi kritis dan harus dipastikan setiap orang dalam organisasi menyadari bahwa sistem manajemen kualitas akan mempengaruhi aktivitas kerja mereka. Jika berhasil, pada tahap ini sistem manajemen kualitas akan mengendalikan sekitar 85% dan aktivitas kerja dan hanya menyisakan sekitar 15% pada pengendalian yang didasarkan pada orang. Transformasi sistem manajemen kualitas akan ditentukan pada tahap ini apakah berhasil atau gagal total.14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas. Peninjauan ulang sistem manajemen kualitas diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas itu. Adalah penting bahwa setelah implementasi, organisasi harus melakukan peninjauan ulang oleh manjemen senior dalam periode waktu yang teratur guna menjamin status dan ketepatan dan sistem manajemen kualitas sesuai persyaratan-persyaratan standar. Jaminan terhadap kelanjutan kesesuaian dan efektivitas dan sistem manajemen kualitas sangat penting. Setelah program implementasi sistem manajemen kualitas, langkah berikut adalah peningkatan kualitas terus-menerus (continuous quality improvement). Perlu dicatat dan dipahami bahwa implementasi bukan akhir dari program, tetapi merupakan awal dan penerapan manajemen kualitas secara terorganisasi dan sistematik. Pada dasarnya Total Quality Management (TQM) terdiri dari dua aspek pokok, yaitu: (1) sistem manajemen kualitas (Quality Management System-QMS), dan (2) peningkatan kualitas terus-menerus (Continuous Quality Improvement-CQI). Untuk peningkatan kualitas terus-menerus perlu mengikuti tahap-tahap berikut: (1) menetapkan proyek peningkatan spesifik, (2) meninjau ulang praktek-praktek manajemen, (3) menetapkan sistem tindakan korektif, dan (4) melakukan proses audit terhadap sistem manajemen kualitas. Tahap-tahap ini akan menjamin peningkatan kualitas terus-menerus.Organisasi yang berniat menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, sekaligus memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dapat mengikuti langkah-langkah berikut. Langkah-langkah ini hanya sebagai panduan yang dapat diterapkan secara bersamaan atau tidak berurut, tergantung kultur dan kematangan kualitas dan organisasi.

1) Memperoleh komitmen dari manajemen puncak. 2) Membentuk komite pengarah (Steering Commitee) atau koordinator ISO.3) Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas ISO 9001:20004) Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi itu. 5) Memulai peninjauan ulang manajemen (management review). 6) Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, dan instruksi-instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis. 7) Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 itu. 8) Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan. 9) Memilih registrar. 10) Melakukan registrasi. Dalam bentuk diagram alir, proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9000 dalam organisasi dapat ditunjukkan dalam gambar dibawah ini:

Gambar 2.4. Diagram alir proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000Sumber: DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

2.4. Persyaratan Standar dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

Sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen kualitas yang berfokus pada proses dan pelanggan, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dan ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen kualitas secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan (customers satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus (continuous processes improvement). Interpretasi terhadap persyaratan standar ISO 9001:2000 ini dilakukan berdasarkan pemahaman penulis (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.) serta pengalamannya ketika menetapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 pada beberapa perusahaan industri di Indonesia. Interpretasi persyaratan-persyaratan standar dalam ISO 9001:2000 didasarkan pada paper ISO 9001:2000, yang dikeluarkan oleh lembaga ISO. 2.5. Petunjuk untuk Dokumentasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000

Terdapat dua tujuan utama yang paling penting dalam revisi dan seri ISO 9001:2000 yaitu:

1) Mengembangkan suatu standar yang lebih sederhana sehingga dapat diterapkan secara sama pada sebuah organisasi kecil, menengah, dan organisasi besar.2) Jumlah dokumentasi beserta perincian yang dibutuhkan telah menjadi lebih relevan terhadap hasil-hasil yang diinginkan dari aktivitas proses-proses organisasi.

ISO 9001:2000 telah secara signifikan mengurangi persyaratan-persyaratan dokumentasi, dibandingkan dengan ISO 9001:1994. Hal itu berarti mengijinkan suatu organisasi untuk menjadi lebih fleksibel dalam memilih mendokumentasikan sistem manajemen kualitas organisasinya. Hal ini akan memungkinkan setiap organisasi untuk menentukan pengembangan jumlah minimum dari dokumentasi yang dibutuhkan dalam menunjukkan efektivitas perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian proses-prosesnya, beserta implementasi dan peningkatan terus-menerus dan efektivitas sistem manajemen kualitasnya. Perlu ditekankan di sini bahwa ISO 9001:2000 membutuhkan suatu sistem manajemen kualitas terdokumentasi, bukan sistem dokumentasi.

2.5.1. Manfaat Pendokumentasian Sistem Manajemen KualitasTerdapat manfaat utama dan pendokumentasian sistem manajemen kualitas, antara lain:

1) Komunikasi informasi. Dokumentasi merupakan suatu alat untuk menyalurkan dan mengkomunikasikan informasi. Jenis dan pengembangan dokumentasi akan tergantung pada keadaan produk dan proses organisasi, derajat formalitas dan sistem komunikasi, tingkat keterampilan komunikasi dalam organisasi, dan kultur organisasi.

2) Bukti dan kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan, bahwa hal-hal yang direncanakan telah secara aktual dilaksanakan.

3) Sumbangan pengetahuan, agar menyebarluaskan dan memelihara pengalaman organisasi. Contoh yang umum adalah spesifikasi-spesifikasi teknik (gambar-gambar teknik) yang terdokumentasi baik, akan dapat digunakan sebagai landasan untuk desain dan pengembangan produk baru.

2.5.2. Cakupan Dokumentasi Sistem Manajemen Kualitas

Klausul 4.2.1 (Umum), menerangkan bahwa dokumentasi sistem manajemen kualitas harus mencakup:

a. Pernyataan terdokumentasi dari Kebijakan Kualitas dan Tujuan Kualitas.

b. Manual Kualitas.

c. Prosedur-prosedur terdokumentasi yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ini.

d. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian proses-proses.

e. Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ini. Catatan setelah Klausul 4.2 (Persyaratan Dokumentasi) membuat jelas bahwa apabila standar-standar secara spesifik membutuhkan suatu prosedur terdokumentasi, maka prosedur itu harus ditetapkan, didokumentasikan, diimplementasikan, dan dipelihara. Klausul itu juga menekankan bahwa pengembangan dokumentasi boleh berbeda dari satu organisasi terhadap organisasi lain, karena alasan-alasan: (1) ukuran organisasi dan jenis aktivitas, (2) kompleksitas dan proses-proses dan interaksinya, dan (3) kompetensi personel. Semua dokumen, sebagai bagian dan sistem manajemen kualitas, harus dikendalikan sesuai dengan Klausul 4.2.3 dan ISO 9001:2000 (Pengendalian Dokumen), atau untuk catatan-catatan kualitas, mengikuti persyaratan dan Klausul 4.2.4 (Pengendalian Catatan Kualitas). Menurut Klausul 4.2 dan ISO 9001:2000 (Persyaratan Dokumentasi), dokumen-dokumen dapat berbentuk: kertas, disk komputer, foto-foto, master sample, dan lain-lain.

2.5.3. Persyaratan Dokumentasi Penjelasan berikut akan menerangkan tentang persyaratan dokumentasi secara umum berdasarkan standar internasional ISO 9001:2000.

1) Pernyataan terdokumentasi dan kebijakan kualitas dan tujuan kualitas. Persyaratan untuk kebijakan kualitas didefinisikan dalam Klausul 5.3 (Kebijakan Kualitas) dan ISO 9001:2000. kebijakan kualitas yang terdokumentasi harus dikendalikan menurut ketentuan persyaratan dan Klausul 4.2.3 (Pengendalian Dokumen). Beberapa organisasi mungkin memperbaiki Kebijakan Kualitas mereka untuk pertama kali, agar memenuhi persyaratan ISO 9001:2000, dan akan memberikan perhatian utama pada Klausul 4.2.3 (Pengendalian Dokumen). Persyaratan untuk Tujuan Kualitas didefinisikan dalam Klausul 5.4.1 (Tujuan Kualitas) dan ISO 9001:2000. Tujuan Kualitas yang terdokumentasi mi juga harus dikendalikan berdasarkan persyaratan Pengendahan Dokumen dan Klausul 4.2.3.

2) Manual kualitas. Klausul 4.2.2 (Manual Kualitas) dan ISO 9001:2000, menetapkan isi minimum untuk Manual Kualitas. Format dan struktur dan Manual Kualitas merupakan keputusan bebas dan setiap organisasi, dan hal ini biasanya tergantung pada ukuran organisasi, kultur, dan kompleksitas. Beberapa organisasi mungkin memilih menggunakan Manual Kualitas untuk tujuan yang lain, di samping sebagai dokumentasi sederhana dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000. Suatu organisasi kecil mungkin merasa cocok untuk memasukkan deskripsi dan keseluruhan sistem manajemen kualitas dalam sebuah Manual Kualitas, termasuk semua prosedur terdokumentasi yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000. Sebaliknya, organisasi besar, perusahaan multinasional, mungkin membutuhkan beberapa manual kualitas pada tingkat global, nasional, atau regional, dan memiliki hirarki dokumentasi yang lebih kompleks. manual kualitas merupakan dokumen yang harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dan Klausul 4.2.3 (pengendalian dokumen).3) Prosedur-prosedur terdokumentasi. ISO 9001:2000 secara spesifik mengharuskan organisasi untuk mendokumentasikan prosedur-prosedur dan enam aktivitas berikut:

Klausul 4.2.3Pengendalian Dokumen

Klausul 4.2.4Pengendalian Catatan-catatan

Klausul 8.2.2Audit Internal

Klausul 8.3Pengendalian Produk Nonkonformans

Klausul 8.5.2Tindakan Korektif

Klausul 8.5.3Tindakan Preventif

Prosedur-prosedur terdokumentasi ini harus dikendalikan menurut persyaratan dan Klausul 4.2.3 (Pengendalian Dokumen).4) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian proses-proses. Agar sebuah organisasi mampu menunjukkan efektivitas dan implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, maka organisasi itu perlu mengembangkan dokumen-dokumen selain prosedur-prosedur terdokumentasi. Bagaimanapun, ISO 9001:2000 hanya menetapkan secara spesifik, dokumen-dokumen itu adalah: Kebijakan Kualitas (Klausul 5.3) Tujuan Kualitas (Klausul 5.4.1)

Manual Kualitas (Klausul 4.2.2)

Bagaimanapun, terdapat pula beberapa persyaratan lain dan ISO 9001:2000 yang menyatakan bahwa suatu organisasi dapat menambah nilai pada sistem manajemen kualitas dan menunjukkan kesesuaian melalui penyiapan dokumen-dokumen lain, meskipun Standar Internasional ISO 9001:2000 tidak menetapkan secara spesifik. Beberapa contoh dokumen lain, yang dapat dipertimbangkan untuk didokumentasikan adalah:

Peta proses, diagram-alir proses dan/atau deskripsi proses

Struktur organisasi

Spesifikasi-spesifikasi, yang merupakan dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan

Instruksi-instruksi kerja dan/atau pengujian

Dokumen-dokumen yang berisi komunikasi internal

Jadwal produksi

Daftar pemasok yang disetujui

Rencana-rencana inspeksi dan pengujian

Rencana-rencana kualitas

Semua dokumen harus dikendalikan mengikuti persyaratan dan Klausul 4.2.3 (Pengendalian Dokumen) dan Klausul 4.2.4 (Pengendalian Catatan Kualitas).

5) Catatan-catatan ISO 9001:2000 menetapkan secara spesifik beberapa catatan kualitas yang harus dikendalikan, yaitu: Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen (5.6.1).

Hasil-hasil dan pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel (6.2.2).

Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan (7.1).

Hasil-hasil dan peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dan hasil peninjauan ulang itu (7.2.2).

Hasil-hasil dan input desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk (7.3.2).

Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4).

Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.5).

Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.6).

Hasil-hasil peninjauan ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.7).

Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu (7.4.1). Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dan proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran (7.5.2). Identifikasi unik dan produk, apabila kemampuan telusur (traceability) produk itu diperlukan (7.5.3). Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4)

Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7.6)

Validasi dan hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyararan (7.6).

Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran (7.6).

Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2).

Pernyataan dan orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk (8.2.4).

Keadaan dan ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3).

Hasil-hasil dan tindakan korektif (8.5.2).

Hasil-hasil dan tindakan pencegahan (8.5.3).

Menurut ISO 9001:2000, organisasi bebas mengembangkan catatan-catatan lain yang mungkin diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dan proses-proses, produk, dan sistem manajemen kualitas. Persyaratan untuk pengendalian catatan kualitas mengikuti ketentuan dalam Klausul 4.2.4 dan ISO 9001:2000 (Pengendalian Catatan Kualitas). 2.6. Prinsip-Prinsip Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO 9001: 2000ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dan pengalaman kolektif dan pengetahuan dan ahli-ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO ITC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000. Delapan prinsip manajemen kualitas itu didefinisikan dalam ISO 9000:2000 (Quality Management Systems-Fundamentals and Vocabulary), dan dalam ISO 9004:2000 (Quality Management Systems-Guidelines for performance improvement?). Delapan prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001:2000 beserta penjelasannya dibawah ini akan menerangkan tentang penerapan kedelapan prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan ISO 9001:2000 itu, agar mampu meningkatkan efektivitas dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000. Delapan prinsip manajemen kualitas yang menjadai landasan penyusunan ISO 9001:2000 itu adalah:Prinsip 1. Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan.

Prinsip 2. KepemimpinanPemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dari arah dan organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Prinsip 3. Keterlibatan Orang-orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dan suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi. Prinsip 4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dan orang, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.

Prinsip 5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dan proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Prinsip 6. Peningkatan Terus-Menerus

Peningkatan terus-menerus dan kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dan organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dari ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas. Prinsip 7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen kualitas. Prinsip 8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah. 2.7. Petunjuk Untuk Peningkatan Terus-Menerus Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001: 2000Langkah-langkah peningkatan terus-menerus dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001: 2000, berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini: Langkah 1. Identifikasi proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas dan aplikasi pada organisasi perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000?

Apakah proses-proses ini ada yang berasal dari luar organisasi?

Apa input dan output untuk setiap proses?

Siapa pelanggan dan proses?

Apa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini?

Siapa yang bertanggung jawab (pemilik) dari proses?

Langkah 2. Menentukan sekuens (urutan) dan interaksi dari proses perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Apa aliran keseluruhan dari proses?

Bagaimana proses itu dapat dijabarkan? (dapat dijawab melalui membuat diagram alir proses atau peta-peta proses)

Apa keterkaitan di antara proses-proses?

Apa dokumentasi proses yang diperlukan?

Langkah 3. Menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian dari proses perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Apa karakteristik hasil dari proses yang diinginkan dan tidak diinginkan?

Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran, dan analisis?

Bagaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan ini kedalam proses-proses perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk?

Apa isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan, dll)?

Apa metode yang cocok untuk pengumpulan data?

Langkah 4. Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasional dan pemantauan proses perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Apa sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses?

Apa saluran komunikasi yang diperlukan?

Bagaimana kita dapat memberikan informasi internal dan eksternal tentang proses?

Bagaimana kita dapat memperoleh umpan-balik?

Apa data yang dibutuhkan atau diperlukan?

Bagaimana cara mengumpulkan data itu?

Apa catatan-catatan yang perlu disimpan?

Langkah 5. Mengukur, Memantau, dan Menganalisis Proses Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:

Bagaimana kita dapat memantau kinerja proses (kapabilitas proses, kepuasan pelanggan)?

Apa pengukuran yang diperlukan?

Bagaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik-teknik statistika)?

Apa informasi dan analisis data yang diperoleh?

Langkah 6. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses dan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut: Bagaimana kita dapat meningkatkan proses? Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang diperlukan? Apakah tindakan korektif dan/atau preventif ini telah diterapkan? Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif?Penulis buku ini (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta) dalam berbagai kesempatan selalu menggunakan pendekatan USE-PDSA sebagai metode peningkatan kualitas terus-menerus. USE-PDSA merupakan akronim, yang terdiri dan pengertian berikut:

UUnderstand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan).

SState the problems (menyatakan masalah yang ada).

E Evaluate the root causes (mengevaluasi akar penyebab masalah).

P Plan the solutions (merencanakan solusi masalah).

D Do or implement the solutions (melaksanakan atau rapkan rencana solusi terhadap masalah). S Study the solutions results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah).

A Act to standardize the solutions (bertindak untuk menstandardisasikan solusi rerhadap masalah).

Siklus USE-PDSA sebagai langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah dapat dijelaskan sebagai berikut:

Langkah 1: Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan). Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Berbagai data kualitas seperti: Check Sheet atau Diagram Pareto dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah kualitas yang ada di tempat kerja.

Langkah 2: State the problems (menyatakan masalah yang ada). Pernyataan masalah harus: spesifik, tegas, jelas, dan dapat diukur. Seyogianya dihindari pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur, seperti: cacat produk cukup tinggi (jenis cacat apa? berapa unit yang cacat?, di mana?, dll).

Suatu pernyataan masalah harus dapat menjawab pertanyaan berikut: apa (what), di mana terjadi (where), bilamana terjadi (when), siapa yang bertanggung jawab (who), mengapa terjadi masalah itu (why), bagaimana saran perbaikan masalah itu (how), berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk menerapkan tindakan perbaikan masalah itu (how much). Ingat konsep 5W-2H.

Langkah 3: Evaluate the root causes (Mengevaluasi akar penyebab masalah). Akar penyebab masalah dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram sebab-akibat (diagram tulang ikan = fishbone diagram) dan bertanya mengapa beberapa kali, serta menggunakan teknik diskusi sumbang saran (brainstorming) dan tim kerjasama peningkatan kualitas total.

Langkah 4: Plan the solutions (merencanakan solusi masalah). Seyogianya rencana solusi masalah berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dan masalah yang ada. Rencana perbaikan untuk menghilangkan akar penyebab masalah yang ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan, seperti ditunjukkan dalam tabel 2.l.

Tabel 2.1 Daftar Isian Rencana Tindakan Penyelesaian Masalah

Penyebab UtamaTindakan PerbaikanPenanggung JawabWaktuAnggaranStatus

Catatan: penyebab utama diambil dari diagram sebab-akibat atau bertanya mengapa beberapa kali.

Sumber: DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Langkah 5: Do or implement the solutions (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah) Implementasi rencana solusi masalah mengikuti daftar rencana tindakan solusi masalah seperti ditunjukkan dalam tabel itu.

Langkah 6: Study the solutions results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah) Setelah selang waktu tertentu, dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan, guna mengetahui apakah jenis masalah kualitas yang ada telah hilang atau berkurang. Analisis terhadap hasil-hasil temuan berikutnya akan memberikan tambahan informasi bagi pembuatan keputusan dan perencanaan kualitas berikutnya. Langkah 7: Act to standardize the solutions (bertindak untuk menstandarisasikan solusi terhadap masalah) Hasil-hasil yang memuaskan dan tindakan solusi masalah harus distandarisasikan, dan selanjutnya melakukan perbaikan terus-menerus pada jenis masalah yang lain. Apabila tindakan terhadap solusi masalah tidak memberikan hasil-hasil yang memuaskan, tindakan itu harus dikoreksi atau diperbaiki.

Gambar 2.5. Siklus USE-PDSA untuk Peningkatan Kualitas Terus-Menerus

Sumber: DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

2.8. Pengertian Sistem Informasi

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS) Banyak ahli yang mengungkapkan definisi sistem informasi, diantaranya yaitu:

Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada para pemakai. (Oram, Gelinas, &Wiggins, 1991).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. (Alter, 1992).

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah input menjadi output yang berguna untuk mencapai sasaran perusahaan. (Wilkinson, 1992).

Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi yang bermanfaat. (Bodnar & Hopwood, 1993). Sebuah sistem informasi bertujuan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. (Turban, McLean, & Wetherbe, 1999). Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal tempat data diklasifikasi, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. (Hall, 2001).2.9. Perkembangan Sistem Informasi

Usaha awal penggunaan komputer dalam area bisnis terfokus pada data, sekitar tahun 1890-an punched card dan keydriven book keeping machine berada dalam masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini terus berlangsung sampai era komputer generasi pertama (1950-an) yang terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik (electronic data processing), atau lebih dikenal EDP.Tahun 1964, diperkenalkan generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan silikon yang memungkinkan daya pemrosesan lebih banyak untuk setiap dollarnya. Konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung penjualan peralatan baru tersebut. Konsep ini banyak diminati dan segera diterima oleh perusahaan. Namun hasil aktual tidaklah sesuai dengan bayangan semula, ada beberapa penyebab umum diantaranya akibat dari kurangnya pengetahuan tentang komputer oleh user, kurangnya pengetahuan bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, peralatan komputer yang mahal dan terbatas. Tetapi kesalahan khususnya adalah karena terlalu ambisiusnya perusahaan, mereka mengira dapat membangun sistem informasi raksasa untuk mendukung semua manajer. Rancangan sistem menjadi membengkak, dan tugas-tugas menjadi tidak mungkin terkelola. Banyak langkah ditempuh perusahaan untuk mengatasi kesalahan ini, antara lain menghentikan dan menyingkirkannya, menambah investasi untuk membangun sistem yang lebih sederhana, dan yang membatalkan dan kembali ke sistem EDP.Sementara itu banyak para ilmuwan dari MIT diantaranya Michael S., Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen, memformulasikan pendekatan yang berbeda, konsep mereka disebut dengan Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) atau dikenal dengan DSS. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Pada awal era DSS terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM, tetapi kini argumen tersebut tidak sekritis dulu, SIM bertujuan memberikan informasi umum untuk sekelompok manajer, sedangkan DSS memberikan informasi khusus untuk seorang manajer. Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer untuk perkantoran seperti Office Automation, atau OA, yang bertujuan untuk memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas manajer dan pekerja kantor melalui peralatan elektronik.OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata-kata yang telah terekam dalam pita magnetik. Operasi ini menjadi awan penciptaan aplikasi word processing. Kini aplikasi OA telah berkembang jauh seperti teleconferencing, voice mail, e-mail, electronic calendering, facsimile transmission, dan desktop publishing.

Saat ini sedang berlangsung suatu gerakan untuk menerapkan artificial intelegent atau AI, yang merupakan kecerdasan buatan bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar AI adalah bahwa komputer dapat di program untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama dengan manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES. ES adalah sistem yang bertugas sebagai seorang manajer spesialis untuk suatu area fungsional misalnya sebagai seorang konsultan manajemen. ES diharapkan menjadi karakteristik penggunaan komputer era 1990-an seiring perusahaan untuk terus merintisnya.2.10. Tahapan-tahapan Pengembangan Sistem InformasiFase pengembangan sistem informasi disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang garis besarnya terdiri dari lima langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam pelaksanaan tidak kaku namun dapat disesuaikan dengan kebutuhan, seperti cara iterasi. Proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

Gambar 2.6. Tahapan Pengembangan Sistem InformasiSumber: Alam Santosa, ST., (2007), Bahan kuliah: Analisis Perancangan Sistem Informasi, UNIKOM, Bandung1) Flowchart atau Bagan Alir

Bagan alir merupakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. (Krismiaji, (2002), Sistem Informasi Akuntansi Yogyakarta, Percatakan AMP YKPN). Flowchart dokumen adalah bagan aliran dari arus dokumen dalam sistem dimana simbol yang digunakan hanyalah simbol dokumen. (George H.Bonar. William S.Hopwood, (2000) Terjemahan Amir, Abadi, Jusuf dan Rudi, M. Tambunan: Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta, Salemba Empat). Dibawah ini merupakan simbol-simbol yang ada dalam Flowchart atau Bagan Alir.Tabel 2.2. Simbol FlowchartSimbolPengertianKeterangan

Mulai (Terminal)Menunjukkan awal dan akhir suatu sistem.

Dokumen Menunjukkan dokumen sebagai alat yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.

Operasi manualMenunjukkan proses yang dikerjakan.

Keterangan atau komentarDeskripsi proses untuk memperjelas pesan yang disampaikan.

Offline storageDigunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual dan sementara.

Catatan Digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data.

connector (on page)Digunakan untuk penghubung dalam satu halaman.

Garis aliran Menunjukkan data antar simbol atau proses.

Penyimpanan Menunjukkan akses langsung perangkat penyimpanan.

connectorDigunakan untuk penghubung berbeda halaman.

2) Data Flow Diagram (DFD)Data flow diagram (DFD) adalah teknik pengembangan yang digunakan untuk dokumentasi rancangan logis dan sistem. (George H.Bonar. William S.Hopwood, (2000) Terjemahan Amir, Abadi, Jusuf dan Rudi, M. Tambunan: Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta, Salemba Empat).3) Data DictionaryData dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. DD Mendifinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. DD dapat dibuat pada tahap analisis dan digunakan pada tahap analisis dan desain. DD digunakan untuk merancang input, output,

dan database. DD dibuat berdasarkan arus data dalam DFD.

4) Definisi ERD (Entitas Relationship Diagram)

ERD (Entitas Relationship Diagram) merupakan suatu konsep sistem data yang belum tentu akan di implementasikan kedalam database dengan atribut-atribut dan hubungan antar entitas dalam suatu sistem. (Fathansyah, (2004), Basis Data, Bandung, Informatika Bandung). Simbol-simbol yang digunakan dalam membuat diagram ERD adalah sebagai berikut:

Entity

Atribut Sample

Link

Himpunan Relasi

Gambar 2.7. Simbol Entity Relationship (ERD)5) Normalisasi Normalisasi membantu untuk membuat database yang normal atau paling tidak untuk memverifikasi rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Database dianggap normal jika tidak ada pengulangan informasi atau keanehan dalam mengupdate dan penghapusan. Pada dasarnya aturan normalisasi terdiri dari tiga aturan, tetapi mungkin saja ada konsep lain dengan jumlah aturan yang lebih banyak. Aturan normalisasi antara lain:

First Normal Form (1NF) ( Hilangkan field kosong atau kolom yang berulang.

Second Normal Form (2NF) ( Setiap desciptor yang tidak tergantung pada identifier harus dipindahkan (dibuat file baru)

Third Normal Form (3NF) ( Tidak boleh ada desciptor yang tergantung pada descriptor lainnya.

2.11. Pemrograman DelphiDelphi merupakan suatu bahasa pemrograman berbasis bahasa Pascal yang berjalan dalam lingkungan Windows. Delphi telah memanfaatkan suatu teknik pemrograman yang disebut RAD yang telah membuat pemrograman menjadi lebih mudah. Bahasa pemrograman Delphi ini telah memanfaatkan metode pemrograman Object Oriented Programming (OOP). Lingkungan kerja Borland Delphi dapat dilihat pada gambar 2.8. di bawah ini.

Gambar 2.8. Lingkungan kerja Borland Delphi

Fungsi dari elemen elemen di atas adalah :

Object Inspector : suatu window yang berguna untuk mengatur suatu object baik properti, events dan method.

Form : Digunakan sebagai layar/window yang digunakan sebagai lembar kerja kita. Di form-lah semua komponen seperti tombol dan komponen lainnya disimpan.

Window Unit/Source Code : window/layar yang berisi perintah perintah yang akan dieksekusi oleh komputer. Di layar inilah kita mengisikan program-program.

Component Palette : Layar yang berisikan komponen komponen yang dipakai dalam program yang akan dibuat.

2.12. Pemrograman Database dengan DelphiDatabase dengan mengagunakan Delphi menggunakan konsep sebagai berikut:

Gambar 2.9. Konsep kerja Database menggunakan Delphi

Keterangan :

1. File Database : File database dari sistem database lain seperti Database (*.dbf), Paradox (*.db), Microsoft Access (*.mdb), dan lain-lain. Namun pada perancangan alat ini digunakan Microsoft Access sebagai aplikasi penyimpan datanya dan untuk mengaksesnya menggunakan bahasa SQL.

2. Komponen Table : Komponen yang mewakili file database. Setiap melakukan proses dalam komponen tabel tersebut, maka isi file database yang terkoneksi ke komponen tersebut berubah juga.

3. Komponen Datasource : Komponen penghubung antara komponen tabel dengan komponen data control. Dalam data source harus diisi tabel yang berelasi ke data source tersebut.

4. Komponen-Komponen Data Control : Komponen yang digunakan untuk menampilkan data data yang berasal dari data source (tabel). Data control ada yang berbentuk table, lable, editbox, gambar, combobox, listbox dan lain-lain.

2.13. Definisi Microsoft Access 2003

Microsoft office access 2003 adalah sebuah sistem manajemen database atau database management system (DBMS). Dengan access 2003 anda dapat menyimpan berbagai macam informasi (selanjutnya akan disebut data), mengatnmya, dan mengolahnya sedemikian rupa agar data tersebut mudah dipergunakan kembali pada saat diperlukan. (Yahya, Kurniawan., (2004), Microsoft Office Access 2003, Jakarta, Pt Elex Media Komputindo).Dengan demikian, bagi Access Database hanyalah merupakan container dan objek-objek yang meliputi: table, form, query, macro, dan modul.

3) Table adalah tempat dimana data itu sesungguhnya disimpan.

4) Form adalah formulir yang memudahkan user untuk memasukkan atau pun menampilkan data. bahkan untuk menganalisis data.

5) Queries adalah sebuah proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan (memenuhi kriteria tertentu) yang akan ditampilkan atau dicetak.

6) Report adalah pemaparan data dalam bentuk tertentu.

7) Macros adalah kumpulan dari sebuah perintah atau lebih yang digunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang sering di lakukan.

8) Modul adalah suatu unit pemrograman berbasis visual basic (dahulu sering disebut visual basic for application atau VBA) yang membantu proses-proses yang mungkin ada dalam pengolahan database.

Component Palette

Form

Object Inspector

Unit/Source Code

7

PAGE

_1240366100.vsdQUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS)CONTINUAL IMPROVEMENT

CUSTOMER

CUSTOMER

_1243737062.vsdFile Database

Komponen Table

Komponen Data source

Komponen Data Kontrol

_1245788533.vsdPerencanaan Sistem

Analisis Sistem

Desain Sistem1. Umum2. Terinci

Operasi Sistem

Implementasi Sistem

_1243187852.vsdStudy The Solution(s) result (Mempelajari hasil-hasil solusi masalah atau perbaikan kualitas)

Do or implement the solution (s) (Melaksanakan rencana solusi masalah atau perbaikan kualitas)

Plan the solution(s) (Merencanakan solusi masalah atau perbaikan kualitas)

Act to standardize the solution(s) (menstandarisasikan hasil-hasil solusi masalah atau perbaikan kualitas)

Karyawan

ManajemenPuncak

Peningkatan Kualitas Total Terus Menerus (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale)

Melalui Kerjasama dan Partisipasi Total

Evaluate the root cause(s)(Mengevaluasi akar penyebab masalah kualitas)

State the quality problem(s)(Menyatakan masalah kualitas yang ada)

Understand the quality improvement needs(Memahami kebutuhan perbaikan kualitas)

Masalah Kualitas

_1240332112.vsdPelatihan ISO 9000

Dokumentasi Sistem Kualitas ISO 9000

Implementasi Sistem Kualitas ISO 9000

AUDIT INTERNAL

Apakah Sesuai dengan ISO 9000?

Tidak

Perbaikan

ya

Aplikasi Ke Lembaga Registrasi

AUDIT KECUKUPAN

A

Tidak

Perbaikan

ya


Evaluasi Kesesuaian

Kunjungan Lanjutan

Audit Ulang Sebagian


Tidak

Tidak

Perbaikan

Perbaikan

Minor

Banyak Major

ya

Rekomendasi Oleh Tim Evaluasi

Pemberian Sertifikat ISO 9000 OlehLembaga Registrasi

Pemantauan Setiap 6 Bulan


Tidak

Perbaikan

Sertifikat ISO 9000Ditangguhkan

Kunjungan Lanjutan

ya

Sertifikat ISO 9000Diteruskan


Tidak

Sertifikat ISO 9000Dicabut

Permohonan MemperbaharuiSertifikat ISO 9000 Setelah Masa berlaku 3 Tahun

A

mutu

Documents