Rangkuman Mata Kuliah Pengantar Teknologi Informasi

MENGENAL MICROSOFT EXCEL 2003

MUHAMMAD ARIF ABDUL HAKIM (109093000154) Sistem Informasi (D) E-mail : cinowino.child@gmail.com Blog : cinowino19.blogspot.com

1. Mengenal Tampilan Ms. Excel 2003

Gambar. 02

2. Bekerja dengan Workbook dan Worksheet

Ms. Excel terdiri dari buku kerja (workbook), workbook berisi beberapa

lembar woorkseet. Sedangkan worksheet dapat diibaratkan sebagai satu

lembar kertas yang sangat lebar, satu file berisi satu workbook.

A. WORKSEET

Terdiri atas :

Kolom : Kolom A sampai dengan IV

Baris : 1 s/d 65536

Cell : Pertemuan antara Baris dan Kolom

Contoh : cell A1 (kolom A, Baris 1)

Pointer : Penunjuk sel

Range : Kumpulan beberapa Cell

Cintoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

Menu Bar

Tool Bar Formula Bar

Cell

Lembar kerja

B. Jenis Data Pada Excel

Data teks : data yang tidak mengandung nilai biasanya diawali:

Abjad ( a-z, A-Z, (, ), *, ^, %, $, &,” )

‘ (petik tunggal)

Data Angka : data berupa angka tertentu dan tidak terdapat operasi

matematika

Data Rumus : data yang diawali dengan tanda = (sama dengan)

C. Memindahkan penunjuk sel / gerakan pointer

Tombol Panah : bergerak antar sel

PgUp/PgDn : menggulung satu layer keatas/bawah

Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama

Ctrl +Home : kembali ke kolom A1

Dan masih banyak sekali tombol – tombol yang lainnya…

D. Bekerja dengan cell

- Memperbaiki kesalahan pengetikan dapat dilakukan dengan dua

cara:

- Tekan F2 pada sel yang akan diperbaiki, kemudian lakukan

perbaikan.

- Letakan pointer sel pada sel yang akan diperbaiki, kemudian

ketik ulang pada yang salah tadi.

- Letakan pointer pada sel yang akan diperbaiki, klik pada formula

bar, kemuadian perbaiki.

- Menghapus isi sel

- Tekan delete pada sel yang akan dihapus

- Klik kanan pada sel kemudian klik kanan pilih clear contents

(gambar 03)

Gambar. 03

- Copy cell ke cell lain

- Klik cell yang akan dicopy, tempatkan pointer mouse pada kotak

kecil pada ujung kanan bawah sel, kemudian drag kebawah.(

langkah ini juga berlaku untuk mengkopi hasil rumus )

- Klik cell yang akan dicopy, klik kanan pilih Copy, pindahkan ke

alamat sel yang diinginkan klik Paste

- Memasukan serangkaian Data

Yang dimaksud serangkaian data adalah sejumlah data umum yang

berurutan misalnya : angka, bulan, tahun dan bias juga sederetan

angka berdasarkan contoh yang ada secara otomatis. Dengan

menggunakan custom list. Contoh membat urutan bilangan 1, 2 dst

Ketik angka 1 tekan enter

Ketik angka 2 tekan enter, blog kedua bilangan tersebut kemudian

dengan menggunakan fill handle drag kebawah

- Membuat costum list

Costum list adalah sederetan data yang belum dikenal Ms. Excel

misal urutan nama hari dalam bahasa Indonesia.

FILL HANDLE

Caranya :

- Ketik sederetan data yang akan dijadikan costum list

Senin

Selasa

…

…

Minggu

*) langkah diatas dapat juga diketik pada menu dialog costum list

pada kolom list entries

- Blok data tersebut diatas

- Pilih menu Tools, kemudian klik Option

- Klik Costum lists seperti gambar. 04

- Pilih Import

- Pilih Add setelah selesai menginput data melalui list entries

- Klik Ok

Gambar. 04

- Menyisipkan range / sel

- Sorot range atau sel yang akan digeser

- Klik kanan pilih insert

- Menghapus range / sel

- Sorot range atau sel yang akan dihapus

- Klik kanan pilih delete

- Memformat / menempatkan posisi teks pada cell

- Blok sel atau range yang akan diatur posisinya

- Pilih menu format kemudian pilih cells

- Kemudian muncul menu dialog seperti gambar. 05

- Pilih Alignment

Gambar. 05

Horizontal : Mengatur posisi data / teks secara horizontal

Vertical : Mengatur posisi data / teks secara vertical

Orientation : Mengatur orientasi data dan derajat posisi

kemiringan

Text control : Mengatur posisi data terhadap sel atau

rangenya

E. KOLOM DAN BARIS

- Merubah lebar kolom satu atau beberapa kolom

- Sorot sejumlah kolom

- Pilih menu format, pilih column ( lihat gambar 06 )

Widt : dengan lebar tertentu

Auto fit selection : berdasarkan isi pada sel paling lebar

Standard Width : berdasarkan lebar standar

Hide : menyembunyikan kolom

Unhide : menampilkan kolom

Langkah diatas bisa juga diganti dengan yang lebih mudah, letakan

pointer mouse pada garis batas antara kolom yang akan

diperkecil/diperlebar kemudian drag kekanan, kekilri. Atau juga

double klik langsung.

- Menyisipkan kolom

- Sorot satu atau beberapa kolom

- Klik kanan kemudian insert

- Menghapus kolom

- Sorot satu atau beberapa kolom

- Klik kanan kemudian delete

Gambar. 06

- Merubah lebar, menyisipkan, menghapus dan menyembunyikan

baris satu atau beberapa baris pada prinsipnya sama dengan

perintah/langkah-langkah pada kolom.

F. WORKBOOK

File excel disebut karena dalam satu file dapat berisi lebih dari satu

worksheet, setiap worksheet didalam excel secara default deberi nama

sheet1, sheet2 dst. Kita juga dapat mengganti, memberi warna,

mengatur penempatan, bahkan menyembunyikannya.

1. Mengganti nama worksheet

Ada tiga cara untuk mengganti nama sheet:

- Doble klik pada sheet yang akan diganti kemudian ganti nama

baru

- Sorot sheet yang akan diganti, kemudian klik kanan pilih rename

- Pilih menu format, pilih sheet, klik rename

Silahkan pilih cara yang paling mudah..

2. Memberi warna worksheet

Ada dua cara untuk memberi warna pad asheet

- Sorot sheet yang akan diganti warna, kemudian klik kanan pilih

Tab Color

- Pilih menu format, pilih sheet, Tab color

3. Mengatur penempatan/urutan shet

- Tempatkan pointer mouse pada sheet, kemudian drag sesuai

dengan keinginan anda.

4. Menyembunyikan dan menampilakan worksheet

Ada 2 cara untuk menyembunyikan dan menampilkan sheet

- Sorot sheet yang akan disembunyikan, kemudian klik kanan pilih

hide, untuk menampilkan pilih Un Hide.

- Pilih menu format, pilih shet, hide dan un_hide untuk

menampilkan.

5. Membuat Background pada sheet

- Sorot menu format, pilih sheet klik background

Gambar. 07

Gunakan klik kanan untuk merubah sheet

Membuat Rumus – Rumus Sederhan

Perhitungan dalam worksheet dapat dilakukan hanya dengan menulis rumus

dalam sebuah sel. Apabila rumus yang dibuat lebih banyak dapat dilakukan

dengan menyalin sebuah sel rumus ke sel yang lain, untuk tujuan tersebut kita

harus membuat sebuah rumus satu saja supaya apabila dicopy memberikan

hasil yang benar.

“ RUMUS DALAM EXCEL SELALU DIAWALI TANDA = ( sama den gan )”

“PENGETIKAN RUMUS DAPAT DIKETIK PADA SEL ATAU PADA FORMULA

BAR”

“PEMBUATAN RUMUS BISA JUGA MENGGUNAKAN MENU INSERT →

Function”

Contoh sebuah rumus :

=10*5 ( sebuah rumus tetapi tidak bisa dicopy)

=A2*5 (sebuah rumus dan bisa dicopy )

A. OPERATOR DALAM RUMUS

1. Operator Matematika

* : Perkalian

^ : Pangkat

/ : Pembagian

+ : Tambah

- : Pengurangan

2. Operator Logika

= : sama dengan

<> : Tidak sama dengan

< : Lebih Kecil

<= : Kurang dari sama dengan

>= : Lebih dari sama dengan

B. Sifat Alamat sel dalam rumus

1. Relatif : Apabila dicopy akan berubah sesuai posisi kolom dan

baris

2. Absolut : Apabila dicopy tetap

C. Menggunakan Function Wizard

Caranya :

Tempatkan pointer pada sel tertentu kemudian tekan tanda =

Pilih menu Insert kemudian function

Gambar. 08

Toolbar function

function

D. Beberapa fungsi yang sering digunakan

1. Fungsi statistic

=SUM(RANGE) : menghitung nilai total dalam range

=AVERAGE(RANGE) : menghitung nilai rata-rata dalam range

=MAX(RANGE) : mencari nilai tertinggi

=MIN(RANGE) : mencari nilai terkecil

=COUNT(RANGE) : mencari jumlah data

=SUMIF() : mencari jumlah berdasar criteria tertentu

=COUNTIF() : mencari jumlah data tertentu dengan syarat

2. Fungsi Logika

=If(kondisi;pernyataan benar;pernyataan salah)

=and(kondisi1;kondisi2;…)

=or(kondisi1;kondisi2;…)

=not(kondisi)

3. Fungsi Tabel

Vlookup dan Hlookup

Fungsi membaca table bantu untuk mengisi table utama

=Vlookup(field kunci;range table;kolom ke..;false)

=Hlookup(field kunci;range table;baris ke..;false)

- Field kunci : sel data untuk patokan pencarian dalam table

- Range table : daerah table bantu tidak termasuk judul table

- Kolom/ baris : nomor posisi kolom/baris pada table bantu

-

4. Fungsi Text

=left(text;jumlah)

=right(text;jumlah)

=mid(text;posisi awal;jumlah)

5. Fungsi Tanggal

=date(tahun;bulan;hari)

=year(data tanggal)

=month(data tanggal)

=day(data tanggal)

=now()

6. Fungsi jam

=Time(jam;menit;detik)

=Hour(data jam)

=Minute(data jam)

=Second()

3. Mengelola database

Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelola daftar data

(database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari

data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat

dan mengurutkan isi data.

A. Mengurutkan Data

- Sorot seluruh data beserta judulnya ( kecuali nomor urut )

- Pilih menu Data klik SORT

Gambar. 09

- Sort By : Pilih kolom yang akan diurutkan

Ascending : Urut naik

Decending : Urut turun

- Then By : Boleh dipilih apabila pada pilihan pertama banyak data

yang kembar

- Pilih Header Row apabila table yang disorot termasuk judul

- Pilih No Header Row apabila table yang disorot tidak termasuk judul

- Pilih Tombol Options

Gambar 10.

- First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list

tertentu

- Case sensitive membedakan huruf besar dan kecil

- Sort topto bottom mengurutkan dari atas ke bawah

- Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan

B. FILTER

Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data

yang sesuai dengan criteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat

disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.

- Auto Filter

nce

Gambar 11

- Sorot sorot range atau table yang berisi database

- Pilih menu data kemudian pilih filter

- Klik auto filter seperti gambar

*) MENAMPILKAN DATA SESUAI KRITERIA TERTENTU

- Klik pada kolom yang akan dijadikan

criteria

- Pada dafta criteria akan tampil seperti

gambar disebelah

- All menampilkan selurh data

- Top 10 urutan 10 besar

- Custom menampilkan record yang

memenuhi criteria tertentu

- Blanks menampilkan record yang

kosong

- No Blanks menampilkan record yang tidak kosong pada kolom

�riteria

- Advanced Filter

Filter data dimana kita harus menyiapkan criteria pada range tertentu

Seperti contoh :

Gol Status

A B

Kriteria diatas untuk mencari data untuk golongan = A dan Status =

B

Gambar 12

4. Mencetak Hasil Pekerjaan

a. MENENTUKAN UKURAN KERTAS

- Pilih menu File – Page Setup

Gambar 13

- Pilih Page

Orientation

Portrait : Cetakan dalam bentuk mendatar

Landscape : Cetakan dalam bentuk vertikal

Scaling

Adjust to n : Skala hasil cetakan

Fit to n1 page(s) wide by n2 tall : dicetak n1 halaman ke kanan

n2 halaman ke bawah

Piper size : Ukuran kertas

Print Quality : Resolusi printer

First Page Number : Nilai awal nomor halaman

b. MENENTUKAN MARGIN CETAKAN

- Pilih menu File – Page Setup

- Pilih Margin

- Kemudian muncul menu dialog

Gambar 14

c. PILIHAN PENCETAKAN

- Pilih menu File – Page Setup

- Pilih Sheet

Gambar 15

- Print Area : Menentukan range

- Print Title : Menentukan range yang akan selalu

tercetak pada setiap halaman (diluar

Print Area)

- Row to Repeat at Top : Menentukan baris yang akan dijadikan

Print Title

- Column to Repeat at Left : Menentukan kolom yang akan

dijadikan Print Title

- Print : Tambah cetakan

- Gridlines : Mencetak garis pembantu

- Notes : Mencetak catatan sel pada akhir

halaman

- Draft Quality : Mencetak dengan lebih cepat

- Black and white : Mencetak seluruh obyek dengan

warna hitam diatas putih

- Heading Row And Column : Mencetak ke kanan baru ke

bawah

- Page Order : Urutan pencetakan

- Down then Over : Mencetak ke bawah kemudian baru

sebelah kanan

- Over then Down : Mencetak ke kanan baru ke bawah

d. MULAI MENCETAK

- Sorot range yang akan dicetak

- Pilih menu File – Print

Gambar 16

- Print What : Mencetak area yang dicetak

- Selection : Mencetak range yang disorot

- Selected Sheet(s) : Mencetak sheet yang dipilih

- Entire Workbook : Mencetak isi buku kerja

- Copies : Jumlah copy tiap halaman

- Page Range : Pilihan halaman

- All : Seluruh halaman

- Page(s) from n1 To n1 : Mulai halaman n1 sampai n2

Jika merk printer belum cocok pilih Print setup, jika tidak terdapat

printer yang cocok pilih Program Manager - Control Panel – OK.

TERIMA KASIH