montaje de mesas para un evento

8/19/2019 montaje de mesas para un evento

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CAPITULO IV

“ PROPUESTA DE UNA GUÍA DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORE

LAS FUNCIONES LOGISTICAS DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS QUE

OFRECEN LOS MEDIANOS HOTELES, EN EL MUNICIPIO DE SAN

SALVADOR”

A. GENERALIDADES

Dadas las exigencias de las Relaciones Públicas, los Hoteles no solamente

necesitan ser eficientes y eficaces en sus procesos, ni en su forma de adquirir los

servicios ni en la forma de venderlos, más bien en las relaciones humanas, ya que

juegan un papel muy importante y trascendental en ese proceso de

intercomunicación con los demás.

Se cree necesario mencionar, que el presente documento (Guía) será efectivo en

los medianos Hoteles en la medida que todos y cada uno de los miembros de

estos establecimientos lo pongan en práctica.

En este documento se presentan lineamientos básicos que, todo ser humano, y

en especial los empleados de atención al cliente de los medianos Hoteles, deben

tener en cuenta a la hora de relacionarse con los demás ya sea con sus clientes o

con sus compañeros de trabajo.

En este caso en el montaje de eventos; ya sea esta una boda, un cóctel, una

reunión social, o simplemente el comportamiento adecuado que se debe guardar

en lugares públicos.


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B. OBJETIVOS

Como en todo documento, el presente cuenta con ciertos objetivos a seguir, los

cuales se alcanzarán con la presentación adecuada de la guía de Relaciones

Públicas que se esta proponiendo para los Medianos Hoteles.

1. Objetivo General:

Mejorar las funciones logísticas de los servicios de eventos que ofrecen los

medianos hoteles en el municipio de San Salvador.

2. Objetivos Específicos:

a. Enseñar y facilitar la logística y organización de eventos al personal de servicioal cliente en los medianos hoteles para mejorar así sus servicios.

b. Proporcionar a los empleados de los medianos hoteles los lineamientos

necesarios sobre el uso adecuado de la guía, que les ayudara en la

organización de eventos.

c. Hacer énfasis entre el personal de servicio al cliente sobre la importancia, deluso adecuado de las Relaciones Públicas, con el objeto de brindar un mejor

servicio al cliente.

C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

Debido de la información recabada , se llego a confirmar que en efecto, losempleados de los Medianos Hoteles en su mayoría no han contado con una

capacitación adecuada en Alimentos y Bebidas ( A&B ) , o cocimientos básicos

de montaje de salones para eventos, lo cual les brinde un adecuado servicio

para los clientes que necesitan un evento, ya sea este de tipo social o

empresarial; es por ello que para lograr que se tenga el éxito deseado se propone


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un lineamiento de pasos a seguir desde la clasificación de datos hasta llevar

acabo el evento logrando así el éxito deseado y la satisfacción del cliente.

Por tal motivo, la guía de Relaciones Públicas ayudara a facilitar a las personasque se dedican al montaje de eventos, a capacitarse constantemente, y a dar una

mejor inducción al personal nuevo en este caso de los Medianos Hoteles, que

tienen que entender y conocer la logística que estos implican.

D. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA

Es de mucha importancia crear una guía que proporcione los conocimientosnecesarios de la logística y organización de eventos para poder así mejorar y dar

un mejor servicio al cliente en los medianos Hoteles.

La guía que acá se presenta, proporcionará la orientación necesaria para influir y

de ser posible cambiar conductas inapropiadas, y así mejorar las Relaciones

Públicas en los Medianos Hoteles, esto se logrará con el apoyo por supuesto de

la Gerencia General de estos y el compromiso de los empleados, de poner en

marcha todas las recomendaciones de la guía, para un mejor desempeño en sus

trabajos.

Si los empleados adoptan y ponen en práctica los conocimientos de la presente

guía, sin duda alguna que, las Relaciones Públicas en los Medianos Hoteles se

verán mejoradas.

Los beneficios no solo serán personales, sino profesionales ya que les ayudara

enormemente a saber comportarse adecuadamente, dependiendo el lugar o la

circunstancia en que cada uno se encuentre y les servirá para crecer como

negocio y como profesionales, del campo de la Hotelería, y por ende del turismo,

siendo esto beneficioso también para El Salvador como país, en vías de

desarrollo turístico.


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Con respecto a la logística, la guía será de mucho provecho para que el personal

obtenga los conocimientos adecuados en cuanto a montaje de Salones

para eventos y de los conocimientos básicos y necesarios en el área de

Alimentos y bebidas. (A&B) lo cual los hará mas competitivos y minimizará el

esfuerzo de capacitar al nuevo personal que se integre paulatinamente a la

institución a través de los años.

Esto, por otra parte les proporcionara una mejor imagen a los Medianos Hoteles

en particular, facilitándoles sus tareas cotidianas a la hora de montar un evento,

de la misma forma podrán adecuarse a cualquier situación y a cualquiercircunstancia.

1. Importancia para los empleados de los Medianos Hoteles:

Para los empleados de los Medianos Hoteles será de gran beneficio ya que

conociendo los pasos correctos a seguir de la logística y organización de

eventos, les ayudara a tener mejores Relaciones Públicas, tanto con sus clientes

como con sus compañeros de trabajo.

Ayudaría a crear un ambiente de trabajo agradable, tanto para empleados como

para clientes, también permitirá que los empleados se sientan mas satisfechos de

sus labores, y menos presionados teniendo los conocimientos necesarios, y

buscando el apoyo en la guía de organización y montaje de eventos.

Pero el beneficio no solo se verá reflejado en el trabajo, sino también el la diariarelación en la sociedad. Todo empleado con un amplio conocimiento sobre los

pasos seguir de la guía, podría escalar posiciones en su empresa por sus

conocimientos y a la vez ser respetado entre sus compañeros, ya que inspiraría

confianza y brindaría un apoyo de experiencia, a aquel que tenga menos

conocimientos en el ramo.


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2. Importancia para los cl ientes:

Los clientes en general, tendrían un mejor trato y se Irían satisfechos de los

servicios recibidos y seguramente regresarían de nuevo ; y lo mejor de todo es

que , les dirían a sus parientes y amistades de la buena calidad del servicio

recibido en un Mediano Hotel ( lo cual incrementaría los ingresos para estos , a la

vez les ganaría un puesto dentro de la industria hotelera, y una credibilidad de

responsabilidad, experiencia y conocimientos en cuanto al montaje de eventos).

Esto a su vez seria una opción mas accesible tal vez en el aspecto financiero para

aquellos clientes que no pueden costear un servicio de Organización de eventosen un Gran Hotel, teniendo siempre los mismos beneficios y calidad de servicio ,

pero a un menor costo.

3. Importancia para la Economía del país:

Se considera que la sociedad Salvadoreña se vera beneficiada en la medida quelos Medianos Hoteles adopten una guía de Relaciones Públicas que mejore la

logística en la organización de los eventos y que al ser aplicada por los

empleados de estos , se cree y se espera que ocasionara un efecto multiplicador

para el país en general en el área turística.

A la vez beneficiando la economía del país ya que un mejor trato por medio de los

empleados de dichos lugares, atraerá a un turista que con agrado vendrá aconsumir nuestros servicios y comunicara un mensaje positivo al hablar de El

Salvador.

De igual forma, si se adopta una opinión positiva tanto de los Medianos Hoteles

como de los clientes sobre el servicio de eventos a domicilio, con la ayuda de la


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guía de Relaciones Públicas para el montaje de eventos, se ampliaran nuevas

plazas para empleados para este tipo de montaje, ayudando a expandirse a los

Medianos Hoteles lo cual también sería de beneficio para la economía del país, y

el desempleo se vería disminuido.

E. ALCANCE DE LA PROPUESTA

La propuesta de una guía de Relaciones Públicas que mejore las funciones

logísticas de los servicios de eventos, no esta solo para los Medianos Hoteles

en el Municipio de San Salvador, si no que se pretende que sea tan fácil deentender y de poner en practica por el personal que atiende eventos en todo el

país.

Teniendo en cuenta, sean estos empleados de pequeños Hoteles, Salsa de te,

Restaurantes y personas particulares que se quieran iniciar en el campo del

servicio de banquetes en general , tanto para montaje de eventos Sociales ,

Eventos Empresariales y Eventos de servicio a Domicilio.

Por lo tanto el alcance es difícil de definir ya que la guía será de alcance amplio

por el usuario interesado en ampliar sus conocimientos en el campo de la

Organización de eventos.

F. CONTENIDO DE LA GUIA DE RELACIONES PÚBLICAS

La guía de Relaciones Públicas propuesta en este documento contiene los

conocimientos básicos en el montaje de eventos, en su modo de venderse,

promocionarse, atenderse y brindar un mejor servicio al cliente, fortaleciendo

así los conocimientos previos del personal que en la actualidad se dedica esta

tarea.


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De tal forma que va dirigida a gerentes de A & B ( Alimentos y Bebidas), Gerentes

Operativos, Capitanes de meseros, Meseros y vendedores de estos servicios, ya

sea de Medianos Hoteles , como en este caso, como para cualquier otro tipo de

establecimiento que ofrezca los servios de organización de eventos, banquetes,

ya asean en instalaciones propias como en servicio a domicilio.

Expandiendo las posibilidades de que cierto personal clave, pueda de una manera

fácil dar la inducción debida al personal a su cargo, lo cual a la larga se vería

reflejado de una forma positiva para los Medianos Hoteles, como una inversión de

conocimientos para su personal.

Ya que cuenta con un sin fin de fotografías, gráficos, figuras, croquis y

descripciones detalladas debidamente, para hacer fácil su comprensión,

basándose en información bien documentada y con un respaldo de experiencia

práctica por parte de sus creadores.

Motivo por el cual se a querido contribuir con aquellas personas que de una

manera u otra tiene el espíritu del servicio al cliente, pero no cuentan con undocumento de consulta para aumentar sus conocimientos en el campo de la

organización y el servicio adecuado de eventos.

Además contiene consejos útiles que no se deben de olvidar a la hora de atender

un evento, concientizando al recurso humano y equipándolo adecuadamente para

un mejor desempeño en el campo.

Todo lo mencionado anteriormente se puede ver reflejado en el siguiente

esquema para la propuesta de una guía de Relaciones Públicas que mejore las

funciones logísticas de los servicios de eventos que ofrecen los Medianos Hoteles

en el Municipio de San Salvador.


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ESQUEMA Nº 1

Retroalimentación

A. Tipo de Evento

B. Fecha del Evento ha realizarse

C. Cantidad de

D. Tipo de Montaje

E. Ambientación del Salón para elEvento

G. Presupuesto la organización delEvento

F. Recurso humanos y servicio al cliente

Paso2. Revisión de materia Prima

Paso 3. Verificación de sonido e iluminación de salón

Paso 4. Limpieza del salón y Montaje demesas y sillas

Paso 5. Montaje de mantelería

Paso 6. Decoración de salón

Paso 7. Pulido de Bajías, cubertería y cristalería

Paso 8. Enrollados de cubiertos con servilletas de tela

Paso 9. Montaje del servicio de la mesa

Paso 10. Montaje de estaciones de A &

Paso 16. Retiro de loza/cristalería

Paso 11. Recepción de invitados

Paso 12. Preparación de cristalería/brindis

Paso 14. Supervisión de alimentosen cocina ( Hora de servicio)

Paso13. Seguimiento al servicio al cliente

Paso 15. Servicio de los alimentos

Paso 17. Desmontaje de Salón

Paso 18. Limpieza de Salón

I. ETAPA: Diseño, portaday contenido de la guía

“Diseño de la portada y creaciónsistemática del contenido de laGuía”

II. ETAPA: Parte Administ rat iva

Contenido de los formatos Básicos,como herramientas para mejorar la

organización de Eventos

III. ETAPA: Parte Operativa

Logística de Montaje de Eventos aseguir paso por paso

A. Evaluación del desem eño

C. Realización de Prueba Periódica

H. Establecimiento deEstrategias

IV. ETAPA: Parte de

Evaluación y Control

B. Realización de Ensa o.Paso1. Recepción de Proveedores


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G. DESCRIPCION DE LA GUIA DE RELACIONES PÚBLICAS QUE MEJORELAS FUNCIONES LOGISTICAS DE LOS SERVICIOS DE EVENTOS QUEOFRECEN LOS MEDIANOS HOTELES EN EL MUNICIPIO DE SANSALVADOR.

1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

a. Objetivo General:

- Proporcionar una herramienta eficaz al personal que se encarga del montaje de

eventos en los Medianos Hoteles.

b. Objetivos Específicos:

- Crear una guía fácil de entender por cualquier persona que se interese enfortalecer sus conocimientos sobre la logística del montaje de eventos.

- Facilitar las tareas de capacitación para el nuevo personal de banquetes de los

Medianos Hoteles.

- Despertar el espíritu de servicio del personal de los Medianos Hoteles, a la vez

de enriquecer sus conocimientos en el área de A &B ( Alimentos y Bebidas)

2. EXPOSICIÓN DE LA GUÍA

En el presente trabajo de investigación se expone la Guía de la siguiente

manera:

I. ETAPA “ DISEÑO PORTADA Y CONTENIDO DE LA GUIA”

“Diseño de la portada y creación sistemática del contenido de la Guía ( Índice)”

II. ETAPA “ PARTE ADMINISTRATIVA “

“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización de Eventos”

III. ETAPA “ PARTE OPERATIVA “

“Logística de Montaje de Eventos”

IV. ETAPA: PARTE DE EVALUACIÓN Y CONTROL

“Evaluación del desarrollo de la Guía”.


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I. ETAPA “DISEÑO PORTADA Y CONTENIDO DE LA GUIA”

Diseño de la portada y creación sistemática del contenido de la Guía (Índice)”

Personal de Meseros

Servicio de Alimentos

Bebidas

Monta e de mesas

G U I A

F U N C I O N E S

L O G I S T I C A S

DEL S E R V I C I O

DE ORGANIZACION

DE EVE N T O S

PASO A PASO


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CONTENIDO

I. ETAPA: Diseño , Portada y contenido de la Guía

“Diseño de la portada y creación sistemática del contenido

de la Guía ( Índice)”

II. ETAPA: Parte Administrativa

“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización

de Eventos”

A. Tipo de Evento

B. Fecha del Evento ha realizarse.

C. Cantidad de invitados

D. Tipo de Montaje.E. Ambientación del Salón para el Evento.

F. Recurso humanos y servicio al cliente

G. Presupuesto la organización del Evento.

H. Establecimiento de Estrategias.

III. ETAPA: Parte Operativa


Paso1. Recepción de proveedores

Paso2. Revisión de materia prima

Paso 3. Verificación de sonido e iluminación de salón


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Paso 4. Limpieza de salón y Montaje de mesas y sillas



Paso 7. Pulido de Bajías, cubertería y cristalería.

Paso 8. Enrollados de cubiertos con servilletas de tela.

Paso 9. Montaje del servicio de la mesa

Paso 10. Montaje de estaciones de bebidas y/o alimentos.

Paso 11. Recepción de invitados.

Paso 12. Preparación de cristalería para brindis

Paso13. Seguimiento al servicio al clientePaso 14. Supervisión de alimentos ( Hora de servicio) en cocina


Paso 16. Retiro de loza y cristalería sucia


Paso 18. Limpieza de Salón.

IV. ETAPA: Parte de Evaluación y Control

A. Evaluación del desempeño

B. Realización de Ensayo

C. Realización de Prueba Periódica


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II. ETAPA “ PARTE ADMINISTRATIVA “

“Formato Básico, como herramienta a utilizar en la organización de Eventos”

A. Tipo de Evento:

Antes Que nada debemos saber que tipo de evento es el que se va atender, ya

sea este de tipo Empresarial o Social, entre estos podemos servir diferentes tipos

de menús entre los cuales se pueden mencionar:

1. El buffet :

a. Que es y cuando se hace?

Un gran desconocido en nuestro país, hasta hace, relativamente, poco tiempo que

ha sido muy popularizado por muchos hoteles y restaurantes. Podemos

describirlo como un "intermedio" entre la comida de plato servido y el evento tipocóctel. Es una comida con autoservicio "Self-service". El propio comensal es

quien debe servirse. A diferencia de otro tipo de comidas (como el lunch o el

cóctel que se toman de pie) el "buffet" se toma sentado. Una de las ventajas, es

que permite una gran libertad a las personas para moverse durante un

intermedio, tales como : ir al baño, hacer alguna llamada, interrelacionarse con

otras personas, saludar a algún conocido, entre otras.

En muchos restaurantes, existe un "buffet" para cada tipo de comida. Especifican

desayuno "buffet", comida "buffet" o cena "buffet". En la presente guía,

tomaremos también al Buffet , como una forma de servir un evento, ya sea este

de tipo social o empresarial, para los platos fuertes o para un refrigerio en el caso

de un seminario.


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b. Montaje adecuado para la mesa de un

servicio Buffet para eventos.

- El " buffet " cuenta habitualmente con dos

Móulos principales : uno donde se dispone

la comida los cubiertos, generalmente, y otro

donde se colocan las bebidas, la cristalería, la vajilla y las servilletas.

- En muchos hoteles y restaurantes cuentan con una "isleta" central donde sedispone todo en un solo bloque, comida, cubiertos, vajilla, etc. "circulando" los

invitados al evento alrededor de la misma, eligiendo los platos que deseen.

- La persona que se encargara de servir los platos , a medida que los invitados

vayan pasando, deberán recordar que nunca se deben llenar los platos

demasiado, y colocar cada platillo en forma proporcional para hacerle campo a

todo sin que sea vea amontonado. ( Recordar , que “la comida entra por los ojos”,

y un plato amontonado se ve ordinario y no es apetitoso.)

- El "buffet" puede ser frío, caliente o mixto (platos fríos y calientes), dependiendo

de el tipo de menú que la o el encargado de eventos ( ventas) ofreció al cliente.

- Los alimentos presentados deben ser sencillos de servir y de comer,

asegurándose de que el Hotel cuenta con toda la loza y cristalería necesaria para

su presentación de servicio de alimentos y bebidas ( A &B ) para con los clientes,

según lo ofrecido.

- Lo mejor es que en un servicio de "buffet" no se ofrezca un menú complicado,

tal como: caracoles, sopas y platos un poco engorrosos de servir o de transportar.

(Sobre todo cuando se ha vendido un servicio a domicilio, para un gran numero

de personas.)

FIGURA Nº 2


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- Como característica principal, de un servicio de buffet, podemos indicar que se

permite servir varios alimentos en un mismo plato, o solo se utilice este tipo demontaje para facilitar su distribución, siendo un plato normal conformado solo por

un plato fuerte, una guarnición, ensalada o vegetales.( eso dependerá mucho de

la forma en que se ha vendido el evento).

- A la hora de servir, se deberán utilizar

los cubiertos que hay de apoyo para esto

mejor conocidos como “ Plaque “.

- Uno de los principales "problemas" que presentan disgusto entre los invitados a

un evento con servicio de "buffet" es como movilizarse con el plato en la mano

hacia su mesa, ya que si las mesas del montaje se encuentran muy pegadas, a la

pared se deben empezar a levantar muy incómodamente.

- Por el contrario, si las mesas cuentan con un espacio prudente entre ellas y se

han dejado pasillo de acceso para la circulación tanto de los invitados como del

servicio del personal de banquetes del Hotel, esto aminoriza el disgusto de

algunos invitados de tener que caminar por el salón, por accesos complicados.

- Cuando se monta una meza Buffet, se debe dar una pista a los invitados de por

donde empezar a servirse, esta deberá ser la colocación adecuada de las

servilletas y los cubiertos suele indicar el punto de comienzo del "buffet". ( En

muchos casos se pueden hacer por medio de enrollados de servilleta con

cubiertos, estos son mas fáciles de manipular por los clientes) .

- Tener el cuidado de revisar “la estabilidad de las mesas” adonde se montara la

comida y lo s platos , ya que esto conlleva un peso considerable que podría

FIGURA Nº 3


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desestabilizar una mesa y causar un accidente no deseado, a la ves de

imprevistos que pueden acabar de una forma desafortunada, tanto para el dueñodel evento, como para la imagen del servicio del lugar.

2. El Brunch :

a. ¿Que es?

La equivalencia en español podría ser un "tentempié"

A media mañana. La fusión del desayuno y el almuerzo

anglosajón (sobre todo en América). Originalmente, era la forma original de

recuperar fuerzas , durante as mañanas del fin de semana, después de la fiesta

y las copas nocturnas.

Actualmente, ha traspasado estos límites, haciendo su entrada en el mundo de

los negocios, y es utilizado en la mayor parte de los casos como buffet en

reuniones, congresos y seminarios en los que se hace un pequeño "descanso" o

receso a media o última hora de la mañana, para tomar algo, el termino en inglés

es ya conocido en nuestro país como "Coffe break", es en algunos casos, un

ligero "Brunch".

b. ¿ Cuando se hace un Brunch o Coffe Break?

- Por regla general, este tipo de comida es un descanso en medio de una reunión

de trabajo, curso, congreso o seminario, su duración es muy corta, y no debería

sobrepasar nunca la media hora.

- Por lo tanto se debe acordar desde un principio el horario de servicios de este,

ya que un retraso o adelanto del horario original acordado en un contrato altera la

FIGURA Nº 4


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planificación de cocina, banquetes, y puede causar un disgusto tanto para los

clientes internos , como para los externos, lo cual causaría una muy mala imagen,todo iniciado por un mal entendido o por no haber sido acordado debidamente en

la venta.

c. Montaje adecuado para un

"Brunch" o “ Coffe break”:

- Dependiendo del lugar donde se lleve

acabo el evento , el "Brunch" o “ Coffe break” se

puede servir en el mismo sitio donde se celebra el encuentro (en reuniones

pequeñas, donde son pocos los participantes) , disponiendo de mesas auxiliares

(dos al menos) donde se colocará la comida y los "elementos" necesarios

;cubertería, vajilla, etc.

( Dependiendo de lo acordado entre el vendedor del evento del Hotel y el cliente

contacto, de preferencia bajo contrato escrito y firmado por ambos.)

- Si es un lugar utilizado para reuniones más amplias como un congreso o

seminario, donde implica un montaje mas elaborado en el salón, se tomará el

"Brunch" o “ Coffe break” en un salón aparte o en su defecto en un pasillo o jardín,

donde estará todo preparado para cuando se haga la pausa.

- Si se celebra en una empresa u otras instalaciones se puede ofrecer un servicio

a domicilio siempre y cuando cuenten con el espacio para el montaje, tanto del

lugar para la reunión como adonde colocar "Brunch" o “ Coffe break” .

- En servicios a domicilio se debe tomar en cuenta a la hora de la contratación ,

de un lugar disponible para el servios de meseros adonde descarguen el equipo

FIGURA Nº 5


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ya utilizado y adonde poder votar desperdicios , de preferencia si lo hubiera

sugerir u espacio de servicios del lugar , adonde también se cuente con un

lavaplatos.

3. El cóctel:

a. ¿ Que es ?

El cóctel es un tipo de evento cuyo montaje

puede celebrarse por diferentes motivos :

presentación de un producto, de un nuevo

servicio y ahora es muy usual que sea utilizado para eventos Sociales comoBodas civiles, compromisos matrimoniales, etc.

La denominación de cóctel, puede ser "equivalente" en cierta medida a un

aperitivo en español. Un cóctel es un acto "de pie" en el que todos los invitados

"circulan" libremente por el salón de la recepción.

b. Montaje para un Cóctel:

- Habrá que disponer de al menos dos

mesas principales. Una en la que suele

colocarse toda la comida, tanto dulce

como salado. En la otra se dispone toda

la bebida así como la cristalería, la vajilla

y las servilletas.

- En la mayoría de las ocasiones habrá servicio de meseros y ellos serán los

encargados de ir "circulando" entre los invitados ofreciendo en bandejas los

bocadillos o bocas y las bebidas.

FIGURA Nº 6

FIGURA Nº 7


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- La comida deberá ser presentada en pequeñas porciones (canapés) que se

puedan tomar de un solo bocado, evitando disponer comidas "engorrosas" para

comer de pie.

- También es habitual contar con una mesa de "descarte"( Mesa de apoyo) en la

que se depositan copas y otros elementos usados, o podemos esperar a que

pasen los meseros y las depositemos en sus bandejas vacías.

B. Fecha y horario del Evento ha realizarse

Cuando se va a dar un servicio de eventos es importante contar con la fecha

exacta y el horario de realizarse, ya que se debe programar salones, personal y

equipo para dicha fecha y hora reservada.

1. Tip:

a. La duración de un evento de este tipo no debería sobrepasar la hora, aunque

dependiendo de la magnitud del mismo y del número de invitados, podría

alargarse un poco más, y en nuestro país se puede considerar como un evento de

3 a 5 horas.

C. Cantidad de invitados

Es muy importante calcular o saber de antemano la cantidad correcta del número

de invitados para disponer del salón adonde se hará el montaje, además se debe

tomar en cuanta un rango de extras, por cualquier eventualidad que se ofrezca, ya

que debemos estar preparados tanto con mas comida , como con equipo de

reserva para aumentar el montaje.

1. Tip:

a. Haga cálculos entre los metros cuadrados disponibles del salón y el número de

invitados asistentes, ya que un montaje ajustado hace muy difícil moverse entre


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las mesas para poder circular fluidamente tanto para los meseros que prestan el

servicio como para los invitados . ( los hoteles deben contar previamente con

la capacidad de cada uno de sus salones o áreas para este u otro tipo de

recepciones.

D. Tipo de Montaje

Como ya mencionamos debemos estar informados de el tipo de evento que se

dará y la cantidad e invitados , dependiendo de estos datos se realizara un

esquema de montaje según lo acordado con el cliente, recordemos que el cliente

es el que manda, pero se debe asesorar a este en el montaje, ya que nosotrossomos los que sabemos las dimensiones del salón, y la capacidad de este.

1. Croquis de los diferentes tipos de montajes más frecuentemente usadas en los

medianos Hoteles y salones de recepciones en nuestro país

a. EVENTOS EMPRESARIALES

- TIPO ESCUELA

Todas las mesas se colocan en formación una tras otra con todas las sillas en un

mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará colocado no

olvidar dejar un espacio razonable entre columnas para facilitar la circulación de

los asistentes.

Usos: Seminarios, Capacitaciones, Charlas, etc

FIGURA Nº 8


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Frente

- TIPO ESPIGA

Las mesas se colocan en formación oblicua una tras otra con todas las sillas

en un mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará

colocado no olvidar dejar un espacio razonable entre ellas , para facilitar lacirculación de los asistentes.

Usos: Seminarios, Capacitaciones, Charlas, etc.

Frente

CRO UIS Nº 1

CRO UIS Nº 2


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- TIPO “ U”

Las mesas se colocan una tras otra formando una “u” como su nombre lo indica,

con las sillas por el lado de afuera, en un mismo sentido viendo hacia al frente

adonde un moderador estará colocado no olvidar dejar un espacio razonable

entre silla y silla , para facilitar la circulación de los asistentes.

Tener cuidado de no colocar la silla del extremo de la mesa muy a la orilla, ya que

esto le dificultara escribir o comer a la persona que allí se coloque.

Usos: Seminarios , Capacitaciones, Charlas, etc.

Frente

FIGURA Nº 9

CROQUIS Nº 3


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- TIPO AUDITORIUM

Este montaje tiene la característica de que no se colocan mesas, solo sillas en un

mismo sentido viendo hacia al frente adonde un moderador estará colocado no

olvidar dejar un espacio razonable entre silla y silla, y entre bloque y bloque,dejando pasillos para facilitar la circulación de los asistentes. Además podría

utilizarse una mesa principal con los moderadores al frente sobre una tarima para

la mejor visibilidad , de los asistentes, además de un podium con micrófono ( y un

sistema de sonido por medio de parlantes ), a un lado de la mesa principal, y

gradas de acceso a la tarima.

Usos: Charlas, Convocatorias, Asambleas, Actos de graduación, etc.

Sistema de sonido (Parlantes)

Gradas

Mesa Principal Tarima Podium

Pasillos

FIGURA Nº 10

CROQUIS Nº 4


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- MESAS PARA SEMINARIO-TALLER

Este tipo de montaje se puede utilizar cuando se dispone de un espacio

considerablemente grande y del numero de personas que participaran por mesa

de trabajo, pueden ser de 5 ,6, 8, 10 personas dependiendo de la necesidad del

cliente.

Usos: Seminario Taller, Mesas de trabajo por grupos, o también para desayunos

(ya sean estos empresariales o sociales)

FIGURA Nº 11

CROQUIS Nº 4


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b. EVENTOS SOCIALES:

- MESA PRINCIPAL

Esta puede variar entre una mesa rectangular , o una media “U“, con las sillas de

un solo lado para ver hacia el frente. Usualmente se colocan de 6 personas a 8 , o

un máximo de 10 , que frecuentemente son familiares , ya sean los novios o de la

quinceañera.

Usos: Bodas, Quinceaños, Graduaciones, entre otros.

Frente

- MESA PARA 8 o 10 PERSONAS

Este tipo de montaje se utiliza ya sea con mesa Redonda de 8 o 10 personas,

(aunque a veces a este tipo de mesa se le colocan 12 personas pero eso

dependerá del tamaño de la misma ), o con mesas Rectangulares, de 6 , 8 o 10

personas, también dependiendo de su tamaño.

FIGURA Nº 12

CROQUIS Nº 5


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Tener el cuidado de dejar espacio entre las mesa , no importa si es redonda o

rectangular.

Usos: Bodas, Quinceaños, Bautizos, Graduaciones, etc. Por lo general hay

también una pista de baile, por lo que el montaje se hará al rededor de esta.

FIGURA Nº 13 FIGURA Nº 14

CROQUIS Nº 6


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- MESAS PARA SERVICIO DE TES

Este tipo de montaje se realiza con una mesa larga y sillas al rededor de ella , con

ambas cabeceras en los extremos, en una de ellas se puede sentar la festejada.

Usos: Para Tes de Quinceaños, Baby Showers, despedidas de Soltera, etc.

E. Ambientación del Salón para el Evento

De acuerdo al tipo de eventos que sea el que se va a realizar , así será la

ambientación del salón, por eso es muy importante conocer todos los detalles de

este, para así brindarle la información adecuada a nuestro cliente de acuerdo a

nuestra experiencia al respecto, recuerde: uno solo puede “sugerir”, mas sin

embargo siempre se respetara el gusto y las preferencias de nuestro cliente para

su evento.

FIGURA Nº 15

CROQUIS Nº 6


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1. decoración del Salón de eventos

a. La iluminación

- Complemento perfecto a la decoración de la mesa, es la iluminación del salón

por lo menos a la hora de la comida, mantenerlas bajas pero no en penumbras,

mientras los clientes comen.(Siempre es preferible la luz natural. )sobre todo

cuando es un salón cerrado.

- Cuando es un área al aire libre se puede

apoyar el montaje con unos canopys o

toldos para evitar el fuerte reflejo del sol ,

o el sereno si es de noche.( estos también

se pueden decorar con guirnaldas o luces.)

- En ausencia, o escasez de luz natural , mejor halógenos y luces de calidad

similar. Cuidado con determinados tipos de focos a utilizar, ya que pueden alterar

la percepción de los colores (sobre todo en lo referente a los alimentos; un mal

color de éstos, los hará menos apetitosos).

- La utilización de candelabros y otros elementos de luz, no varían, por regla

general, la intensidad de luz necesaria para una correcta iluminación del area de

la recepción ya sea esta cerrada o abierta, en un evento de día o de noche.

FIGURA Nº 16

FIGURA Nº 17


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227

b. Plantas ornamentales

- En función del espacio disponible si fuera

un salón cerrado, alguna planta ornamental

(a ser posible poco aromática), e iluminada

con lucitas le darán a el lugar una armonía

perfecta para disfrutar de una agradable velada.

c. Faldones y luci tas

- Las mesas de apoyo, también se deben de decorar de una forma armoniosa,

sean estas la mesa para el pastel, la mesa para regalos, o la mesa del buffet o de

bocas

- Utilizar faldones bien fruncidos

( ya los venden así) o en s u

defecto faldonearla con alfileres

bien sujetos sobre el mantel base.

- La mesa también se viste y se adorna , aunque a veces lo olviden los clientes o

no lo sepan , usted debe saber sugerir y asesorar , teniendo los conocimientos

para ello.

F. Recursos Humanos y Servicio al Cliente

Dependiendo de la magnitud y del tipo

de evento que se baya a atender, así

será el tipo y numero de personal que lo

FIGURA Nº 18

FIGURA Nº 19

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228

va a atender, entre estos se debe tomar en cuenta al personal administrativo, y al

operativo.

1. Las Relaciones Públicas, como parte de la imagen empresarial de LosMedianos Hoteles:

Las relaciones públicas la podemos definir como los esfuerzos que desarrolla

la empresa para tratar de crear un clima de simpatía y de buenas

relaciones con sus clientes objetivos.

En este sentido las relaciones públicas ayudan a evaluar las actitudes del público

respecto a una empresa o institución para después emprender una acción positiva

que trate eliminar todo lo que pueda provocar actitudes desfavorables hacia ellos.

Tanto las relaciones públicas como cualquier forma de comunicación tratan de

contribuir a la búsqueda del beneficio empresarial. La función profesional de las

relaciones públicas es promover armonía y comprensión mutua entre la empresay sus clientes y en este camino también juega un papel muy importante el

protocolo empresarial.

Para poder entender el fin último de las relaciones públicas hay que saber cuales

son sus soportes donde trabaja que a nuestro juicio y sin perjuicio de los medios

de comunicación como ya hemos apuntado podemos destacar todos los asuntos

públicos las relaciones con los distintos estamentos gubernamentales las

actividades financieras las de investigación etc.

Hay que recordar que la finalidad que persiguen las relaciones públicas es la de

llevarse bien con los diferentes públicos objetivos a los que vamos a dirigir

nuestra oferta.


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229

Sin perjuicio de que el objetivo más importante de

una empresa es su crecimiento económico ésta

no puede perder de vista las herramientas

comunicacionales que están a su disposición

para conseguir sus objetivos.

G. Presupuesto la organización del Evento

Cuando ya se tienen todos los datos , se le ofrece al cliente el menú indicado, lasbebida, decoración si el mediano Hotel cuenta con este servicio, música, etc,

dependiendo de lo que el cliente este dispuesto a invertir en su evento se le hace

un presupuesto preliminar, tomando en cuenta todos los detalles brindados por

nuestro cliente, y se negocia un anticipo de por lo menos el 50% del total .

Esto es para poder asegurarle la reserva del salón para la fecha que el cliente

necesita., por que se firmara un contrato de mutuo acuerdo y se le dará un recibo

por reservación del evento. ( Esto también nos asegura de que el cliente no se

retracte mas adelante.)

FIGURA Nº 21

FIGURA Nº 22


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Ejemplo de una hoja para Presupuesto:

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE A & B PARA EVENTOS

TIPO DE EVENTO: _______________ FECHA DEL EVENTO___________________NOMBRE DEL SALON: _______________CLIENTE : ______________________ # DE ASIST. MIN ________ MAX _____

TELEFONOS: ______________________ E-MAIL: _____________________________

ANTICIPO DE RESERVACION $____________ RECIBO #__________ Fecha_________

OTROS:

_________________________________________________________

Cantidad Servicios Ofrecidos

Precio

Unitarios Sub- Total

$ $

$ $

$ $

$ $

$ $

H. Establecimiento de Estrategias

1. Estrategias de servicio al cliente:

No todo el mundo entiende que el servicio al cliente es crear una experiencia, de

hacer sentir, de superar las expectativas del cliente y no solo limitarse con hacer

un "buen" trabajo o cubrir solo las expectativas. El cliente más importante para los

Medianos Hoteles, es el talento humano, sus empleados. Se requiere entonces

un equipo muy bien seleccionado, entrenado, preparado y motivado que

trabajando en equipo no solo superen las expectativas del cliente si no las

propias.


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231

a. Plan de Acción:

Se requerirá de capacitar al personal idóneo para que a la vez estos transmitan

los conocimientos aprendidos al resto de personal, en el área de : Seminario de

Servicio al cliente en el área Hotelera.

CUADRO Nº 15

Estrategia Nº 1

Nombre de la Estrategia Vender y Servir

Objetivo : Inculcar en cada participante un espíritu

vendedor, y que el participante aprenda a ver

en cada persona a un cliente potencial.

Alcance: Todo el personal de los Medianos Hoteles,

principalmente a los vendedores.

Acciones:

• Dar Charlas, Capacitaciones a todos los

empleados de los Medianos Hoteles, paraque brinden un mejor servicio de Atención

al Cliente.

• Capacitar de una forma mas detallada a

las personas encargadas de la

organización de eventos en los Hoteles.

Responsable:

• Encargado de las Relaciones Publicas

del Hotel.

• Empresa especializada el servicio al

cliente.

Periodo: Quincenalmente.


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232

CUADRO Nº 16

Estrategia Nº 2Nombre de la Estrategia El Servicio de la Mesa.

Objetivo : Brindarles a los presentes, conocimientos

básicos y elementales que enriquezcan sus

conocimientos, en el área del servicio de la

mesa.

Alcance:

Todo el personal de servicio (Meseros),

Acciones: • Convocar reuniones, para capacitar a los

profesionales de servicio.

• Insistir en la forma correcta de poner la

mesa.

• Hacerles evaluaciones con respecto al

servicio de mesa.

Responsable: • Gerentes de los Medianos Hoteles,

Profesional de Relaciones Públicas.

Periodo: Semanal.


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CUADRO Nº 17

Estrategia Nº 3

Nombre de la Estrategia

Hoja de Eventos

Objetivo : Establecer un formato, para mejorar la

obtención de información necesaria de los

clientes, del evento a realizar.

Alcance: Encargado de la venta de salones, para la

realización de eventos.

Acciones: • Anotar la información que se pide en el

formato.

• El encargado de la organización tiene

que explicar a sus clientes cada uno de

los puntos que se tocan en el formato.

Responsable: • Responsable del servicio de

organización de los eventos de los

Medianos Hoteles.

Periodo: Dependiendo con que frecuencia realizan

eventos en el Hotel.


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234

Ejemplo del Formato de trabajo interno para el personal de eventos:

FORMATO: “ HOJA DE EVENTO”

INFORMACION DEL CLIENTE:NOMBRE _________________TELEFONOS: ____________________________

TIPO DE EVENTO: ______________________________________________

FECHA DEL EVENTO: ______________________________________________

CANTIDAD DE ASISTENTES: _______________________________________

TIPO DE MONTAJE: _______________________________________________

AMBIENTACION DEL SALON: ______________________________________

# DE RECURSO HUMANO Y DE SERVICIO AL CLIENTE

SUPERVISOR _____ MESEROS _____ BAR TENDER ______LIMPIEZA _____

MONTAJE

Descripción o croquis:

# de MENUS_____ PRECIO $_______c/u

HORA DEL SERVICIO _________

Descripción del menú:

OBSERVACIONES:Limpieza:Iluminación:Decoración:Sonido:Equipo:

PRESUPUESTO DEL EVENTO: $__________

ANTICIPO : fecha # de recibo1er. $ ______ ___________ __________2º $ ______ ___________ __________3º $ ______ ___________ ___________


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CUADRO Nº 18

Estrategia Nº 4

Nombre de la Estrategia¿Quien hace qué?

Objetivo :

Hacer ver a los participantes sus

obligaciones y sus responsabilidades según

su puesto

Alcance: Profesionales de servicio (Meseros)

Acciones: • Aclarar las funciones de cada miembro

del personal..

• Supervisar al personal si esta

cumpliendo con sus labores.

Responsable:

• Encargado del servicio de

organización de los eventos de los

Medianos Hoteles.

• Gerentes

• Propietarios.

Periodo: Siempre que se realicen eventos en el Hotel.

2. Estrategias de Venta, en Eventos Sociales.

Estas estrategias tienen como objetivo llevar a cabo actividades promociónales

para estimular la demanda de los servicios y obtener resultados a corto plazo, con

las promociones los niveles de ventas pueden incrementar satisfactoriamente


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durante periodos de demanda baja. Como finalidad se quiere alcanzar un

incremento del 30 % sobre los volúmenes actuales de venta como resultado de la

aplicación de las diferentes promociones de servicio en cuanto a la organización

de eventos.

CUADRO Nº 19

Estrategia Nº 1

Nombre de la Estrategia

“ Paquete Luna de Miel”

Objetivo :

Demostrar a los recién casados, que pueden

contar con un Mediano Hotel, y tener todas las

comodidades necesarias para pasarla bien.

Alcance:

Todas las parejas que tienen propuesto contraer

matrimonio. Todas las parejas que están o estarán

de aniversario.

Acciones:

• Hacer publicidad de promociones por medio de

todos los medios de comunicación.

• Todo un fin de semana, con todos los gastos

pagados por llevar a cabo un evento en las

instalaciones del Hotel.

Responsable:

• Encargado de las promociones del Hotel.

• Encargado de la Publicidad del Hotel.

• Propietario.

Periodo Todo los meses del año.


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CUADRO Nº 20

Estrategia Nº 2Nombre de la Estrategia Paquete de Decoración de Salones

Objetivo :

Dar un buen servicio de decoración a los

clientes

Alcance:

Todos los clientes reales y potenciales de los

Medianos Hoteles, que deseen realizar

eventos en sus instalaciones.

Acciones: • Llenar la “Hoja de Evento”, Depende del

tipo de evento, crear una serie de

decoraciones de un eventos, elegir la mas

adecuada, dependiendo del gusto de los

clientes y del presupuesto.

• Depende del tipo de evento, si se eligió

como decoración los arreglos florales, el

Hotel le hace como promoción, brindarles

el servicio de decoración de sillas( Forros

de Sillas)

Responsable: • Encargado de la organización de eventos

del los Medianos Hoteles.

• Encargados de la decoración del Hotel.

Periodo: Fechas especiales, 14 de Febrero,


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CUADRO Nº 21

Estrategia Nº 3

Nombre de la Estrategia Paquete de Discoteca

Objetivo : Dar a los clientes nuevas opciones a la

hora de la realización de los eventos.

Alcance: Todos los clientes reales y potenciales de

los Medianos Hoteles, que deseen realizar

eventos en sus instalaciones.

Acciones: • Si los clientes adquieren un paquete

completo de evento, el Hotel, les

brindará el servicio de Discoteca.

• Si las reservaciones se hacen en un

periodo determinado, a estos

clientes, de igual forma contaran con

Discoteca de manera gratuita.

Responsable: Los organizadores de eventos, Gerentes delos Medianos Hoteles, Gerentes y

Propietarios.

Periodo: Fechas especiales, especialmente Navidad

y Año Nuevo.


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3. Estrategias Venta, para Eventos Empresariales:

CUADRO Nº 22

Estrategia Nº 1

Nombre de la Estrategia “ Visita al cliente”

Objetivo :

Conocer a los clientes potenciales, que

estén interesados en hacer eventos en las

instalaciones de los Medianos hoteles.

Alcance:

Todos los clientes potenciales de los

Medianos Hoteles.

Acciones:

• Asignar a ejecutivas de ventas,

para la visita a las deferentes

empresas.

• Efectuar una serie de preguntas,

para que ellas realicen la entrevista

a los encargados de la

organización de eventos de las

deferentes Empresas.

• Tomar datos de los Eventos que

estas Empresas realizar, como

también los gustos a la hora de la

realización de eventos.

Responsable: Lic. De Relaciones Publicas de los

Medianos Hoteles, Gerentes, Propietarios.

Periodo: Durante todo el año.


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III. ETAPA “ PARTE OPERATIVA “


Paso1. Recepción de proveedores:

Los proveedores se con vierten en unos aliados a la hora de la logística de la

organización de un evento; los cuales deben ser enterados con anticipación de las

necesidades del hotel por requerimientos especiales que ha hecho el cliente,

estos a su vez deben comprometerse previamente con el hotel en cuanto a

puntualidad de entrega, abastecimiento , y precios.

Estos son entre otros, la persona que entrega los vegetales, la carnicería, la

empresa de bebidas gaseosas y cerveza, las discos móviles, floristerías y

entretenimiento subcontratado por el Mediano Hotel.

Paso 2. Revis ión de materia prima:

Recordemos que un Mediano Hotel ya establecido como los que se ha tomado en

cuenta para la investigación , ya cuenta además de una infraestructura , con su

materia prima en este caso llamado equipo de trabajo, como o son , vajillas,

mantelería, mesas , sillas, charolas, vasos, copas, cubertería, etc.

Por esta razón el personal encargado debe velar por el buen mantenimiento del

mismo, y se revisa con anticipación para prever contratiempos futuros, en el caso

de no contar con algún equipo requerido como por ejemplo canopys ( para un

evento al aire libre) este se deberá de contratar a través de un proveedor de

confianza con el que ya se haya trabajado anteriormente .

Paso 3. Verif icación de sonido e iluminación de salónCuando ya se ha verificado la limpieza del salón también se debe seguir con lo

siguiente:

1. La iluminación del salón, es de un buen organizador, que siempre con mucho

tiempo anticipado, realice la revisión de la iluminación del salón, en caso que haya

deficiencia en una luz, esta deberá ser inmediatamente repuesta.


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2. A la hora del traslado del equipo de sonido, este deberá ser revisados

pacientemente, cada uno de sus conexiones, prueba de micrófonos, bocinas,

entre otros.

3. En caso de instalar discotecas o aparatos de sonido privados, es de suma

importancia saber donde se colocaran, esto depende del tipo de evento a

realizar.

4. Verificar la ubicación de los toma corrientes, y donde esta los interruptores en

caso de emergencia.

Paso 4. Limpieza de salón y montaje de mesas y sillas

Limpieza del salón

La limpieza del salón es indispensable, ya que se debe empezar a montar en un

salón ya preparado para recibir a los clientes, recordar que a veces las

instalaciones se encargan de entregar un salón limpio , pero los encargados de la

decoración necesitaran que se les indique en que área pueden trabajar , y

adonde pueden botar la basura que resulte de la decoración.

1. El encargado de la limpieza, deberá de buscar los recipientes, para colocar la

basura.

2. desocupara todo el local, para mejor organización y limpieza.

Es recomendable que no se vea como la única que se hará, ya que

constantemente tendrá que repetir la acción.

Montaje de mesas y si llas

1. Ya con todo lo anterior verificado se procese a trasladar las sillas y mesas al

salón del evento, esto depende del tipo de evento y el montaje elegido por los

clientes.


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2. tomando en cuenta los diferentes tipos de montajes, se debe elegir con

anterioridad uno de ellos, dejando espacios adecuados de circulación tanto

para los invitados como para el servicio de meseros, esto dependerá de la

disposición del espacio del salón.


Una vez montado el “ Esqueleto “ ( Montaje de mesas sin mantelería):

1. Se coloca la mantelería a cada mesa, se debe tener en cuenta el color del

sobre –mantel, o cubre mantel, esto dependiendo de la ocasión y del pedido del

cliente.

a. Cubre manteles: Mesas redondas o rectangulares entre estos se encuentra una

gran variedad, de colores y diseños , pero todo dependerá del gusto y elección

previa de nuestros cliente.”

b. La mantelería

- ¿Manera fácil de poner un mantel?

i. El mantel es el vestido principal de la mesa. Salvo para comidas familiares

(incluso en estas, debería evitarlo).

FIGURA Nº 23 FIGURA Nº 24FIGURA Nº 25


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243

ii. Es muy recomendable utilizar un bajo-mantel o cubre mantel, que sirve

para varias cosas importantes: evitar que el mantel resbale, proteger la

mesa de comidas calientes, evitar humedades por el derrame de líquidos,

proteger la mesa de golpes y evitar ruidos durante el servicio de mesa. (

Además de ocuparse como elemento de decoración según la ocasión así

será su color, siempre sobre el mantel Blanco, por lo general.)

iii. El bajo-mantel o cubre mantel nunca debe ser mayor que el tamaño del

mantel, para que no sobresalga.

iv. Tampoco debe ser muy grueso, para que no haga el efecto de estar debajo

de una "colchoneta"

v. El mantel debe cubrir al completo la mesa, pero sin colgar hasta el suelo.vi. La regla general es que solamente debe colgar, como mucho, un tercio de

la distancia que haya desde la mesa hasta el suelo. Por supuesto,

tampoco deberá quedar corto, dejando al descubierto una parte de la

mesa, o quedando al "ras" de la mesa, tapando justamente el borde de la

misma.

vii. Si el mantel es calado es obligatorio poner un cubre o "fondo" para evitar

que se vea la mesa. viii. El mantel debería conjuntarse con la mayor parte de elementos que

componen la mesa. ( Con la vajilla, con los adornos, etc. )

ix. El color más utilizado y elegante es el blanco, y los colores pastel suaves o

el color marfil.

x. En determinadas ocasiones, como Navidad por ejemplo, se pueden utilizar

manteles con diversos motivos referentes a la fecha.

xi. Las servilletas, deben estar a juego con el mantel, o al menos irconjuntadas con el (si no pertenecen al mismo juego). Éstas se colocan a

la derecha del plato, ( aunque en diversos libros de protocolo las sitúan a la

izquierda también.)

xii. Encima del plato, no se debería aunque también se hace, usualmente para

eventos. ( es un elemento imprescindible en toda buena mesa. )


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xiii. Habrá que contar con servilletas de recambio para poder cambiarlas a lo

largo de la comida (sobre todo si vemos que hay algunas muy sucias).

xiv. El tamaño más utilizado es de 50 x 60 cms.( aunque existen variedades.)

xv. Se doblan en forma de triángulo o de rectángulo y se dejan a la izquierda

del plato (o la derecha como dijimos anteriormente).

xvi. Los doblados artísticos están permitidos en fiestas sociales o

empresariales, para darle más realce al montaje de la mesa.

xvii. Y recordar nunca meter la servilleta en

la copa, salvo en las ocasiones cuando

ha sido la petición de un cliente. ( Es poco formal.)


El salón o área adonde se realizara el evento debe estar acorde a la ocasión ,

esto se puede crear con arreglos florales, cuando es un empresarial.

1. Se investiga que tipo de evento Empresarial se realizará y el tipo de invitados,

si sin personas del país o son Extranjeros, esto influye en los arreglos, ya que

si son de los primeros mencionados, se recomiendan centros de mesa bajos,

flores de colores calidos, en cambio para eventos de extranjeros se

recomiendan, centros de mesa altos, con flores de colores fríos.

2. los globos, se utilizan para las bodas, de color blanco, la decoración con ellos

se basara al gusto de los clientes y los cumpleaños, de igual forma de penderadel gusto de los clientes, entre otros. Este detalle dependerá mucho del

presupuesto.

a. Elementos de decoración

La decoración es el complemento ideal para rematar una elegante puesta de

FIGURA Nº 26


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mesa o montaje de un salón. Una mesa elegante no es una mesa recargada.

Recuerde que un adorno nunca debe ser un estorbo. La regla de oro para decorar

una mesa debería ser: no se crean barreras con la decoración. Evite aislar a sus

invitados con elementos decorativos demasiado voluminosos.

Calcule el número de invitados y el espacio disponible en las mesas para saber

con que espacio cuenta para poder decorar la mesa.

- Decoración de la mesa:

i. Los candelabros y los centros de mesa, son

Elementos más utilizados en la decoración.

ii. Las velas solo deben ponerse en las

cenas, y si se encienden, se hace después

de que los invitados se han sentado a la mesa.

iii. Si se opta por utilizar centros de flores, ya sean naturales o secas, deben ser

flores sin perfume, ya que pueden interferir con el aroma de la comida y la bebida.

( Aunque esto queda a elección del cliente, pero puede sugerirse.)

iv. Los centros de flores, tampoco deben tapar a los invitados. Deberá elegir

diseños muy bajos, para permitir que los invitados se vean unos frente a otros.

v. La mesa no solamente la componen el mantel, los cubiertos, la vajilla y la

cristalería, sino que hay una serie de elementos que ayudan a darle un mayorrealce y belleza a la mesa, claro esta que como se menciono antes dependerá de

las presencias del cliente, y de la ocasión que se este celebrando.

FIGURA Nº 27


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vi. Salvo ocasiones especiales en los

Que la decoración es muy marcada,

e incluso podíamos decir que son

exageradas, como es en la Navidad.

vii. Las mesas deben ser discretas

y con pocos elementos decorativos. La elegancia no tiene nada que ver con la

abundancia de adornos u objetos decorativos.

b. Centros de mesa:

- A parte de los centros de flores (que suelen ser de forma triangular, rectangular

o alargados y redondos), se pueden optar por otros elementos decorativos en

función del tipo de comida y del sitio.

- Centros de frutas, o detalles originales

como un tronco de árbol hueco y

barnizado , pequeños centros de

pétalos de flores ( por supuesto sin

perfumar), cuencos llenos de canicas

de colores, etc.

- Una norma fundamental es que ningún elemento decorativo debe estorbar o

aislar a los invitados. (Un elemento decorativo no es más elegante por que tenga

un gran tamaño.)

Tampoco los elementos decorativos deben estorbar a la buena marcha del

servicio habitual de la mesa, así como a la disposición de los alimentos sobre la

mesa (salseras, fuentes, etc.).

FIGURA Nº 28

FIGURA Nº 29


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En el caso de los centros de mesa hay que tener en cuenta algunas cuestiones

importantes:

- No deben hacerse centros de mesa con flores o elementos decorativos defuerte olor o perfume. Además de molestar a los invitados puede interferir con los

aromas de los platos a servir. El olfato es un complemento imprescindible para el

paladar.

- Los centros de mesa deben ser proporcionales al tamaño de la mesa. Un 15-

20% del tamaño total de la mesa es bastante apropiado. ( Es decir, en una mesa

de dos metros de larga, un centro de 40 cms. de largo mantendría una buena

proporción respecto al tamaño general de la mesa. )

- Los centros de mesa, mejor si guardan relación también con su forma. A una

mesa rectangular, le queda bien un centro de mesa rectangular. A una mesa

redonda, uno redondo. A una mesa ovalada, uno ovalado.

- Se pueden combinar varias formas en mesas de gran tamaño, o cuando se

monta una mesa buffet, o ya sea una mesa para una isla de bocas, en el caso de

un cokctail.

- Dependiendo del motivo de la comida

o del país de origen de nuestros invitados,

se pueden hacer "efectos" o formas especiales

(Los colores de la bandera de un país, por ej.)

- El centro de mesa debe guardar cierta armonía con el resto de la decoración de

la mesa. La función del centro de mesa es complementar la decoración general

de la mesa no llamar la atención.

FIGURA Nº 30


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- Y por supuesto, no se olvide de los otros elementos a combinar: mantelería,

vajilla, cristalería y cubertería.( Esto dependerá de la ocasión y las posibilidades

económicas del cliente.)

Ej. Un evento infantil, un bautizo, una boda, etc.

- Entre los elementos clásicos en la decoración de una mesa están los

candelabros, combinados con los centros de mesa aunque no es imprescindible.

(Pocos elementos y bien distribuidos.)

c . Los forros para las sillas

Otro elemento que da mayo r realce y

elegancia a una recepción son los forros

para la sillas, estos acompañados con

lazas de Satín u Organza , del mismo

tono que el cubre mantel.

( Esto dependiendo de la ocasión o del

gusto del cliente, aunque siempre se debe

asesorar a este sobre la combinación de colores.)

Paso 7. Pulido de Bajías, cristalería y cubertería.

1. Bajía o loza:

Cuando ya el montaje esta hecho se empieza a pulir la bajilla o loza , los cubiertos

y cristalería que se va a ocupar durante el evento, esto se hace por que con la

manipulación esta queda con marcas y aparenta estar sucia.

En ocasiones es rentada y la traen sin pulir , hay que verificar estos detalles para

no tener una mala impresión de nuestros clientes, o de sus invitados.

FIGURA Nº 31


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a. Tipos de montaje de la cubertería:

- Montaje para mesa formal. - Montaje para mesa informal.

La utilización es muy sencilla: se empieza utilizando los cubiertos más alejados

del plato (de fuera hacia adentro)

Para el Montaje de mesa formal, se debe hacer el s iguiente proceso

- Es muy importante mencionar que en el Mantel: No debe mostrar marcas de

dobleces, y ha de caer de forma pareja por todos los costados. Para comidas

formales y banquetes es preferible el color blanco.

- La servilleta: Se coloca doblada, en forma rectangular, sobre el plato llano. Si

se va a usar un plato hondo, se coloca a la izquierda del comensal, antes de los

tenedores.

FIGURA Nº 33FIGURA Nº 32


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- Las Copas: Se sitúan de izquierda a derecha, en el orden siguiente: agua, vino

blanco, vino tinto y cava.

- El Plato de pan: Allí se corta el pan, siempre con las manos. Se coloca al ladoizquierdo del comensal hacia el centro de la mesa.

- El Plato llano : Se coloca justo frente al comensal, sobre el plato base. En

mesas muy formales suele ser blanco y de porcelana.

- El Plato base o platón: Puede ser de plata sola, plata y oro combinados,

metal blanco o vidrio. El platón sirve para marcar la alineación de los invitados. Su

uso es opcional.

- Los cubiertos: Se colocan todos a la vez, alineados por su empuñadura, y

acomodados de acuerdo al orden de uso, desde afuera hacia adentro.

- Los cubiertos de postre: Deben estar en posición paralela el tenedor con los

dientes orientados hacia la derecha y la cucharilla para la azúcar del café detrás

de éste, orientada hacia la izquierda.

Todos este proceso a seguir es para las Mesas Formales, en las cuales, se deben

de seguir cada una de las indicaciones que se presenta, con el objetivo de brindar

un buen servicio de montaje de cubertería.

Para el montaje de Mesa informal

- El Mantel: Son habituales los de algodón, con algunos estampados. También

se usan los individuales o cubre manteles.

- Plato principal: Se coloca al frente del comensal, o cliente.


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- Los cubiertos: Se colocan todos a la vez, alineados por su empuñadura, y

acomodados de acuerdo al orden de uso, desde afuera hacia adentro.

- Plato de pan: También se usan las cestas de mimbre, para que cada quien

tome un trozo de pan. ( Eso dependerá de la forma de servicio que se utilice

en el Hotel)´.

- Servilleta : Basta con hacerle un sencillo doblez y colocarla sobre el plato, o

a la izquierda de éste.

- Copas: Se ponen dos; Una para el agua a la izquierda y otra para el vino a la

derecha.

- Se coloca al frente del plato la cucharita para la azúcar para el café.

b. La Cristalería

Como ya sabemos que tipo de evento es el que se va

a servir, verificamos que tipos de copas y de vasos se va

utilizar, y su colocación, esto dependerá si queremos

hacer un montaje en cada mesa, o tener reunida toda la

cristalería en la estación de bebidas ( Bar. ) para que de

ahí se estén sirviendo todas las bebidas.

La cristalería, al igual que la vajilla, marca y distingue una mesa. Si desea poner

una mesa elegante opte por diseños sencillos y de cristal transparente (evite el

uso de copas de color.)

FIGURA Nº 34


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1. Las piezas básicas con las que debemos contar en una cristalería para

Banquetes son:

- Podemos enumerar algunas: copa champañera, copa de Brandy, copa de

cóctel, copa para agua, vaso de Whisky, jarra de cerveza, etc.

a. Copa de Coñac

b. Copas de Vino Blanco

c. Copas de Vino Tinto

d. Copa para Champagne.

( Tipo Flauta)

e. Copas para Agua

FIGURA Nº 35 FIGURA Nº 36

FIGURA Nº 37


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NOTA:

“ Cada bebida tiene su copa, en la mayoría de los casos, por lo que debemos

saber que tipo de bebidas se va a servir durante el evento.”

- Las copas, y cualquier pieza de cristal, quedan muy brillantes si se la friega con

una combinación de agua con vinagre y se deja secar en un escurridero, sin

frotarla con ningún paño.

- Si la cristalería es muy fina, tenga cuidado con los cambios de temperatura al

fregarla o sacarla del lavavajillas, ya que una corriente de aire podría resquebrajar

o romper algunas piezas.

- Si tiene algún resto pegado, nunca utilice un estropajo metálico ya que podría

rayar su cristalería.

TIP: No utilice la copa como servilletero.

- También debe evitar utilizar cristalerías muy talladas o de cristal no transparente,

pues privaría a los clientes de apreciar el color y el cuerpo del vino.

- Si hay dos copas de vino, la del vino blanco suele ser de menor tamaño, debido

a que el mismo se debe tomar "frío" y se sirve menos cantidad, pero más veces.

- No es habitual colocar en la mesa más de 4 tipos de copas.

NOTA:

Evite meter la servilleta en las copas, al menos en las comidas formales


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254

C. La cubertería

Luego de haber pulido adecuadamente los tenedores, cuchillo, cucharitas, etc., se

procese a colocar los ya sea en la mesa, o en la estación de servicio de

alimentos. ( Buffet)

Al igual que la vajilla, es un elemento imprescindible en cualquier mesa, ya sea

formal o informal. En cuanto a sus diseños y tamaños, podemos decir que hay

tantos como fabricantes. Aunque la mayoría de cubiertos sigue una línea básica,

nos podemos encontrar verdaderas "rarezas" o maravillas.

El material más utilizado es, generalmente, el acero inoxidable, aunque existen

otros materiales, que no por ser menos utilizados, son también de gran calidad,

como son la plata y la alpaca. Estos últimos suelen ser solo utilizados en

ocasiones puntuales.

- El Hotel debe elegir un de diseño sobrio y elegante de cubertería, la cual le

puede valer para cualquier ocasión.

- Evitar elegir formas raras o diseños incómodos.

- La gran variedad de cubiertos existentes, podemos

decir que, es casi ilimitada.

FIGURA Nº 38

FIGURA Nº 39


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- Cada plato tiene un cubierto especial. Podemos encontrarnos cubiertos para

marisco, caracoles, para cortar tartas, para servir legumbres, etc. ( Aunque

raramente se utilicen, algunos pueden ser verdaderamente útiles.)

- Está totalmente prohibido utilizar, bajo ningún concepto, cubiertos de plástico o

madera. ( Resta elegancia y seriedad al evento)

- Salvo, alguna comida en el campo o finca ( recomendado dependiendo del tipo

de ocasión , o de la preferencia de parte del cliente) aún así, si podemos evitarlo,

mucho mejor.

- En cubertería del Hotel o departamento de Banquetes se recomienda contar almenos con: cucharas, tenedores, cuchillos y cucharillas de postre.

Paso 8. Enrollados de cubiertos con servi lletas de tela

Esto se realizara si es que se a optado por montar una mesa buffet, y entonces se

van a colocar los cubiertos.

1. En primer lugar si se define que se hará un buffet, entonces, se realizara el

enrollado con la servilleta, esto depende del tipo de banquete que se servirá.

2. Se colocan sobre la mesa del servicio de alimentos en el extremo del final de

los alimentos, esto facilita la manipulación a los clientes, y evita accidentes al

transportarlos hacia su mesa, o podemos también colocarlos siempre en forma

enrollada sobre cada mesa.

Paso 9. Montaje del servic io de la mesa

Este se realizara cuando se va a ofrecer un plato servido en la mesa , se colocan


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todos los utensilios de cubertería , menos los platos con la comida, hasta la hora

de servirlos saldrán desde la cocina.

1. Descripción de la colocación:

a. El cuchillo se coloca a la derecha del plato, con el filo hacia adentro de la mesa.

( Apuntando hacia el centro de esta).

b. La cuchara se coloca a la derecha del cuchillo con la concavidad hacia arriba.

c. Y el tenedor se coloca a la izquierda del plato, con las puntas hacia arriba.

d. Los cubiertos de postre se colocan en la parte superior del plato , y en otras

ocasiones solo se ponen en el momento de servir los postres.

e. Los cubiertos se colocan a 3 ó 4 cms. de distancia a cada lado del plato.

f. La cristalería se colocará al lado derecho .

g. El plato para el pan se colocara a la izquierda del plato.

h. La servilleta de lino , puede colocarse sobre el plato, o a un lado de este

(Izquierda) , o al frente; con la decoración que mas se prefiera( abanico, cisne,

vela, velero, etc.)

Paso 10. Montaje de estaciones de alimentos y/o bebidas

Estos se realizaran si vamos a dar un servicio de buffet, en cuanto a la comida o

un servicio de bebidas de tragos servidos, es decir cuando el mesero ofrecerá la

bebida a cada mesa, y lleva luego los tragos que se le han pedido.

TIPS:

1. Las bebidas se sirven por la derecha haciendo lo mismo que para las fuentes.


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2. Se sirve con la mano derecha retirando la mano izquierda hacia atrás o bien

pegada al cuerpo para que estorbe lo menos posible.

3. Hay que estar atentos a las necesidades de los comensales ( Clientes ), por lo

que se hace necesario estar pendientes de las necesidades de los comensales.

4. No se debe esperar a que nos avisen para rellenar las copas.

5. Lo mismo para cualquier otro servicio, como el del pan, hielo, ceniceros,

encendedores, entre otros.

Paso 11. Recepción de invitados

A la hora de la recepción , la persona encargada en el Hotel de recibir a los

invitados deberá estar vestida adecuadamente, con su respectivo traje sastre, con

detalles dorados, medias, zapatos formales y elegantes, así cuando lleguen los

encargados del evento encontrar una cara conocida a quien poder acudir en casode una eventualidad.

NOTA:

“ Esta persona puede ser o el capitán de meseros o la vendedora del servicio.”

Paso 12. Preparación de cris talería para brindis .

Suponiendo que el evento requiera un brindis, ( esto

Se sabrá con anterioridad) debemos tener las copas

y las botellas preparadas para la hora indicada por

la persona encargada del evento.

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Esto evita retrasos, y nerviosismos entre los asistentes , y habla muy bien de la

buena organización del lugar.

Paso13. Seguimiento al servicio al cliente

Durante la recepción la persona encargada se la supervisión del evento por parte

del hotel deberá permanecer pendiente de las necesidades que se presenten, y

acercarse de modo sutil al organizador del evento para preguntarle si todo marcha

bien.

Preguntas como:

1. ¿Se seguirá el programa tal como esta o han surgido detalles de última hora?

2. ¿han asistido mas personas de las que se esperaban?

Paso 14. Supervisión de alimentos (Hora de servicio) en cocina.

Como ya sabemos de antemano la hora acordada para servir los alimentos,

debemos estar pendientes con el proceso de la cocina, estando en contacto conel chef, y recordándole la hora del servicio, si fuera necesario, o algún cambio en

el horario para este.


A la hora de servir la cena se debe tener todos los utensilios a la mano, bandejas,

charolas, etc.

1. El servicio de mesa empieza por la señora de mayor importancia y luego sigue

por el resto de señoras.

2. Posteriormente se sirve a los caballeros y en último lugar se sirve a los

anfitriones.


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3. Si se da el caso, de que en la reunión solo hay hombres, como excepción, se

puede servir primero a la anfitriona o anfitrión, y luego al resto de los

caballeros.

4. Se sostiene la fuente con la mano izquierda y se retira la derecha detrás de la

espalda para que el comensal se sirva con mayor comodidad; También el

mesero(a) puede servir al comensal.

5. Se sostiene la fuente con la mano izquierda y se retira la derecha detrás de la

espalda para que el comensal se sirva con mayor comodidad; También el

mesero(a) puede servir al comensal.

6. Hay que mantener la fuente a una altura prudencial para que al comensal no le

sea demasiado inaccesible la misma.7. En el caso de un buffet, no se debe servir una cantidad excesiva de comida

por dos razones fundamentales: dejar comida en el plato, por haberse

excedido en la cantidad.

8. Si el servicio viene “Emplatado” o en plato servido desde de la cocina,

excepcionalmente, se puede servir por la derecha (aunque como hemos dicho

anteriormente , se sirve por la izquierda).

9. Cuidado con inclinar demasiado la bandeja, puede caer salsa y manchar alcomensal ( cliente ), la mesa, la silla, etc.

10. Las repeticiones se pueden hacer a petición de los anfitriones o bien a petición

de los comensales (cosa menos habitual).

11. Los anfitriones observando el ritmo de la comida, e incluso por los comentarios

de sus comensales, pueden indicar al servicio que se de una o dos

repeticiones de cualquier plato.

Paso 16. Retiro de loza y cristalería sucia

Luego que todos los invitados han comido, se procese a empezar a retira los

platos sucios, esto de una forma amable y verificando que la persona ya a

terminado de comer.


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1. Retiro de loza sucia

a. Una vez que se llega a los postres se retiran de la mesa todos los útiles que ya

no se utilizarán: vinajeras, aceiteras, salseras, saleros, cubiertos no utilizados, etc.

b. El pan solo se deja si hace falta para el postre (por ejemplo, si se va a poner

algún tipo de queso en el postre). De lo contrario también se retira.

c. Es recomendable pasar también un recoge-migas para dejar la mesa un poco

más limpia.

d. Una vez que los anfitriones depositan sus cubiertos sobre el plato en posiciónde finalización (las cuatro y veinte, de las agujas de un reloj ) , y dejan la servilleta

en la mesa, se da por concluida la comida de esa persona, señal para acercársele

y poderle preguntar de una forma educada y amable , si se le puede retirar el

plato.

e. Los platos se retiran por la derecha.

f. Hay profesionales que optan por una fórmula más complicada, que consiste en

retirar los platos con la mano izquierda y reponer platos limpios con la mano

derecha. Es menos complicado retirar primero un plato y reponer posteriormente

otro.

g. No se deben amontonar en el mueble auxiliar, sino que deben retirarse de lavista de los comensales inmediatamente, mucho menos cuando es un servicio al

aire libre. (Dejarlos ahí causa disgusto y una mala impresión del servicio del lugar)

h. Los muebles auxiliares son de tránsito no de almacenamiento (y menos de

platos , cubiertos y cristalería sucia).

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2. Retiro de cristalería sucia

a. Las bebidas se sirven por la derecha haciendo lo mismo que para las fuentes.

b. Se sirve con la mano derecha retirando la mano izquierda hacia atrás o bien

pegada al cuerpo para que estorbe lo menos posible.

c. Hay que estar atentos a las necesidades de los comensales ( Clientes ), por lo

que se hace necesario estar pendientes de las necesidades de los

comensales.

d. No se debe esperar a que nos avisen para rellenar las copas.

( Lo mismo para cualquier otro servicio, como el del pan, hielo, ceniceros,

encendedores, entre otros.)


Cuando ya el evento ha finalizado, se espera que el ultimo invitado se retire, para

poder empezar a desmontar o retirar todo lo utilizado, se cuentan las servilletas,

cubertería, loza y cristalería, según el numero montado al inicio, para guardarlo ,

se retiran los manteles, se doblan sillas, y se retiran las mesas.

Paso 18. Limpieza de Salón

Como al inicio se trata de dejar el salón lo mas limpio que se pueda retirando,

globos, arreglos florales, etc, para dejar lo menos posible de cosas, que el

personal de limpieza posteriormente limpiara, para poder volver a usar el salón,

para un nuevo evento.


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IV. ETAPA “ EVALUACIÓN Y CONTROL “

El propietario o el Gerente de cada uno de los Medianos Hoteles deberá evaluar

trimestralmente el desempeño del personal con el refuerzo de la Guía de

Relaciones Públicas implementada, para que de esta manera se puedan aplicar

las medidas correctivas y dar un seguimiento adecuado al buen uso de la Guía.

Se sugiere que la evaluación se realice de la siguiente forma:

A. Evaluar el desempeño de los empleados por medio

de una encuesta de servicios pasada a los clientesde eventos , teniendo previamente una evaluación

antes de poner en marcha la ayuda de la guía, lo cual

servirá como parámetro para medir el desempeño y la

opinión del cliente.

Ejemplo del Cuestionario a pasar:

Formato de Evaluación y Control

Objetivo: Medir el desempeño y opinión del cliente.

1. ¿Cómo considera que han sido los Eventos que ha realizado con anterioridad

en el Hotel?

Excelentes Buenos Malos

2. ¿Cómo define el servicio que ha recibido por parte del encargado de la

organización de sus eventos?

3. ¿Cómo considera que ha sido la atención al cliente que le han brindado todo el

personal del Hotel en la realización de sus eventos?

Excelentes Buenos Malos

FIGURA Nº 42


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B. Realizar de manera ensayos, sobre montaje de eventos, mantelería, utensilios,

servicios de A &B, servicio al cliente, etc., de forma que se puedan identificar

errores que aun se están cometiendo o mejoras en el desempeño del personal de

A & B.

C. Realizar una prueba periódica de seguimiento a

algunos clientes al azar vía telefónica o por medio

de e-mail, para sondear la percepción de la atención

prestada en eventos pasados.

Ejemplo de encuesta rápida:

Formato de Encuesta Rápida

Objetivo: Conocer la percepción de la atención al cliente

1. ¿Cómo considera que fue la organización de su evento?

2. ¿Considera que se le brindo una buena atención al cliente?

3. ¿Hubieron detalles que se pasaron por alto?

4. ¿La decoración fue como lo esperaba?

5. ¿Tomaría el Hotel nuevamente para eventos futuros?

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3. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN

a. Objetivos

- Objetivo General

Proporcionar a los medianos hoteles comercializadores de servicios lineamientos

generales para la exitosa implementación de una guía de Relaciones Públicas.

- Objetivos específicos

i. Dar a conocer en una forma clara y sencilla las estrategias de la guía de

Relaciones Publicas para mejorar las funciones logísticas.

ii. Presentar una serie de acciones que deben desarrollarse para poner en

marcha las estrategias.

iii. Definir las responsabilidades de los involucrados en la implementación de

la guía.

b. Estrategias de Implementación

- Capacitar al personal en atención al cliente y adiestramiento para que seacapaz de llevar a cabo el desarrollo de las estrategias.

- Contactar con los encargados de las ventas de servicios de eventos para que

sean estos los encargados de instruir al personal idóneo a los diferentes

puestos.


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- Elaborar una hoja de sugerencias para evaluación constante del personal e

instalaciones, del mediano hotel.

- Motivar al cliente frecuente , proporcionándole un descuento porcentual en su

próximo evento dependiendo de la magnitud de éste.

- Por medio del correo electrónico se enviará a los clientes la actualización de

la información constante sobre las promociones en cuanto al servicio que se

ofrece.

c. Políticas

- La guía tendrá vigencia de un año.

- La tarjeta tendrá vigencia de 6 meses

- El envió de las tarjetas para establecer relaciones con el cliente devera

programarse una vez al mes y con debida atención.

- Solicitar como mínimo dos investigaciones de los recursos con que cuenta.

d. Acciones

Las acciones mas importantes que deben tomarse en cuenta para la

implementación de la guía son las siguientes:

ACCIONES A CORTO PLAZO

- Presentación de la propuesta de la guía de Relaciones Publicas, a los

gerentes Generales y/o propietarios de los medianos hoteles.

- Divulgación por parte de los gerentes y/o propietarios acerca de las estrategias

a las áreas involucradas para que su implementación tenga el éxito deseado.


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- Concientizar al personal a participar activamente en la puesta en marcha de la

guía.

- Implementación de la guía de relaciones Publicas relacionado al cargo de l

montaje de mesas para un evento

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