Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

1

MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang cukup lengkap dan lebih otomatis. Bahkan perintah dan fungsi yang disediakan oleh software ini menunjang berbagai keperluan mulai dari pengetikan atau penyusunan naskah biasa, laporan, surat kabar sampai dengan fax. Pada Bagian ini kita akan berkenalan dengan menu Home. Pada menu ini terdapat kelompok toolbar

• Clipboard

• Font

• Paragraph

• Styles

• Editing

A. Cara memulai aplikasi Microsoft Word

Langkah-langkah : 1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows. 2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan

Pilih 3. Microsoft Office Word 2007. 4. Muncul Gambar berikut

Unsur-unsur utama Layar Ms Word.

• Judul Windows

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

2

Baris Judul Menampilkan nama file dan aplikasi Microsoft Word, nama file sebelum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya.

Di pojok kanan sebelahnya window terdapat button minimize, maximize dan menutup aplikasi word

• Office Button

Digunakan untuk: - Membuat file baru - Membuka file - Menyimpan file - Mencetak - Keluar dari word

Disebelah kanan office button terdapat button yang digunakan untuk menyimpan, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar

• Customize Quick Access Toolbar Digunakan untuk menampilkan button-button yang diinginkan untuk tampil pada taskbar, sebagai contoh jika kita klik button open dan new document, akan muncul

button tersebut pada taskbar sebagai tips, tampilkan button yang sering anda gunakan untuk mempercepat pengerjaan.

• Menu Menu pada Ms Word 2007 ditunjukkan pada gambar berikut

Setiap menu yang aktif (yang kita Klik) akan memunculkan toolbar dibawahnya.

• Toolbar Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar yang berbentuk tombol) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program. Sebagai contoh kalau kita klik menu Home, akan muncul toolbar berikut

• Kursor Kursor atau Insertion Point merupakan indikator tempat dimana teks akan muncul jika kita akan mengetik. Posisi ini perlu diperhatikan karena Ms Word menggunakannya sebagai dasar dalam melakukan suatu pekerjaan yang kita perintahkan.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

3

• Penggulung Teks Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertical dan horizontal.

• Memasukkan Teks Setelah mengenal dasar-dasar layar Word, teks dapat langsung dimasukkan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui:

Tab digunakan untuk mengidentasi pada baris pertama. Word secara otomatis akan memulai baris baru sewaktu teks mencapai tepi kanan

halaman. Apabila terjadi kesalahan mengetik tekan Backspace untuk menghapusnya. Tekan enter untuk menambah baris kosong. Titik Sisip (kursor) Digunakan untuk memulai memasukkan teks. Penunjuk Mouse bergerak dilayar sewaktu mouse digerakkan. Penunjuk ini

tampak dalam bentuk huruf I atau panah. Sebagai Latihan Ketiklah teks berikut:

• Memperbaiki Teks

Ketika suatu dokumen dibuat, seringkali perlu memindahkan titik sisip untuk menambah atau menghapus teks di lokasi yang berbeda. Caranya sebagai berikut :

• Menggunakan Mouse

Geser pointer mouse yang berbentuk I-beam ke posisi yang anda kehendaki pada area

teks dan klik mouse. Jika posisi yang anda tuju tidak tampak, perlu menggulung ke

lokasi yang diinginkan, gunakan panah atas dan bawah untuk naik atau turun satu

baris. Gunakan panah double atas dan bawah (dibawah toolbar vertical) untuk naik

atau turun satu halaman.

• Menggunakan Keyboard

Jika anda menggunakan tombol pada numeric keypad, pastikan bahwa NUM LOCK

dalam keadaan off. Perhatikan tabel berikut ini.

PERLUNYA SIMULASI TANGGAP BENCANA

Musibah dan bencana alam yang banyak terjadi belakangan ini tidak hanya menyebabkan kerugian material saja, tetapi juga mengakibatkan banyaknya jumlah korban jiwa yang berjatuhan. Hal ini disebabkan karena kurangnya informasi maupun kesiapan warga masyarakat itu sendiri untuk mengantisipasi dan menghadapi bencana yang mungkin terjadi.

Banyak persiapan yang dapat dilakukan guna mengantisipasi dan meminimalisasikan dampak dan jumlah korban dari suatu bencana. Salah satunya adalah dengan menerapkan berbagai alat pendeteksi yang digunakan sebagai referensi data maupun indikator dari suatu sistem peringatan dini, bila terjadi fenomena alam yang tidak biasa.

Di samping itu juga perlu dilakukan penyuluhan dan simulasi kepada warga masyarakat tentang hal-hal yang harus dilakukan bila mendapatkan suatu situasi dan

kondisi yang tidak biasa tersebut.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

4

• Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen klik office button kemudian pilih Save atau klik button

pada Toolbar. Akan muncul gambar berikut:

Pilihlah lokasi file (directory) pada bagian Save in:, ketiklah nama file pada bagian File name, kemudian tekan tombol Save. Sebagai latihan berilah nama pada file yang sudah diketik dengan nama Lat1.doc

• Menutup Dokumen

Bila sudah selesai mengerjakan suatu dokumen dan sudah selesai menyimpannya,

mungkin perlu menutup dokumen dan setelah itu mengerjakan dokumen lain. Klik

office button dan pilih Close.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

5

• Membuka Dokumen

Untuk membuka dokumen klik office button dan pilih Open, Word akan

menampilkan dialog box berikut:

Carilah directory dan Folder Yang menampung file yang akan dibuka pada bagian Look in lalu klik file yang akan dibuka kemudian tekan button Open maka file anda akan ditampilkan dilayar Word. Sebagai latihan, bukalah kembali file Lat1.doc yang sudah dibuat tadi.

• Keluar dari Word

Click tombol yang ada di pojok kanan atas window Word maka aplikasi word akan

hilang.

Latihan 1 : Buatlah teks dibawah ini : MICROSOFT WORD Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word

processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

Simpanlah file tersebut dengan nama Latihan – 1.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

6

MEMBUAT NASKAH

A. Memulai Pembuatan Naskah

� Aktifkan lembar kerja Microsoft Word

� Aturlah Margin lembar kerja

� Ketiklah naskah yang diinginkan

B. Mengatur Setting Halaman ( Margin Dan Ukuran

Kertas )

1. Klik Page Layout

a. Klik Tab Margin b. Pilih bentuk margin yang diinginkan c. Jika tidak ada ukuran yang cocok, klik di Custom Margin dan tentukan:

� Top : Jarak antara sisi atas kertas dengan teks/naskah.

� Bottom : Jarak antara sisi bawah kertas dengan

teks/naskah.

� Left : Jarak antara sisi kiri kertas dengan sisi kiri

naskah.

� Right : Jarak antara sisi kanan kertas dengan sisi kanan naskah.

� Gutter : Jarak spasi tambahan pada margin kiri yang ditujukan sebagai tempat

penjilidan.

� Gutter Position : Letak gutter.

� Orientation : Pengaturan arah cetakan halaman dengan Portrait (memanjang) dan

Landscape (melebar).

� Preview : Tampilan layar Word.

2. Paper Size

1. Klik di SIZE, kemudian tentukan ukuran kertas yang di inginkan.

2. Jika tidak ada yang sesuai klik di More Paper Size Contoh : A4, Legal, dll. Width : Menentukan ukuran lebar kertas. Height : Menentukan ukuran tinggi kertas.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

7

C. Tata Cara Penulisan

� Untuk pengetikan huruf besar di awal kata atau kalimat, tekanlah tombol Shift

bersamaan dengan tombol huruf awal kata (jika Caps Lock tidak hidup)

� Untuk pengetikan naskah dalam huruf besar semua, tekan tombol Caps Lock.

� Untuk menghapus kata atau kalimat sebelah kiri tekan tombol Backspace.

� Untuk menghapus kata atau kalimat sebelah kanan tekan tombol Delete.

� Untuk menurunkan kursor ke baris berikutnya tekan tombol Enter.

� Untuk masuk ke paragraph baru tekan tombol Tab.

� Untuk memberikan spasi pada suatu kata atau kalimat tekan tombol Spacing.

� Untuk menuju ke awal kalimat teks tekan tombol Home.

� Untuk menuju ke akhir kalimat teks tekan tombol End.

� Untuk mengaktifkan tombol angka keyboard sebelah kanan tekan tombol Num Lock.

D. Pengaturan Perataan Teks

Untuk meratakan teks, pilih salah satu bentuk perataan yang diinginkan:

Align Left (Ctrl + L) : Perataan teks sebelah kiri.

Center (Ctrl + E) : Perataan teks di tengah.

Align Right (Ctrl + R) : Perataan teks sebelah kanan.

Justify (Ctrl + J) : Perataan teks sebelah kiri dan kanan

E. Memformat Karakter Huruf Pada Naskah

� Dari menu Format – Font

� Font : Pengaturan huruf.

� Font : Memilih jenis huruf. Contoh : Arial, Tahoma, dll.

� Font Style : Bold (Memilih ketebalan huruf), Italic (Memiringkan

huruf),Underline (Memilih garis bawah pada huruf).

� Size : Memilih ukuran huruf.

� Font Color : Memilih warna huruf.

� Underline Style : Memilih bentuk dan ketebalan garis bawah huruf.

� Underline Color : Warna garis bawah huruf.

� Effects : Menentukan efek cetak huruf.

Atau kita bisa mengatur format teks dari icon Toolbar Formatting.

Font : Memilih jenis huruf (Ctrl + Shift + F).

Font Size : Memilih ukuran huruf (Ctrl + Shift + P). Bold : Huruf cetak tebal (Ctrl + B). Italic : Huruf cetak miring (Ctrl + I). Underline : Menggaris bawahi huruf (Ctrl + U).

Font Color : Mewarnai huruf.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

8

Latihan 2 : Buatlah teks dibawah ini : Penyebaran virus dewasa ini semakin ganas, motif yang digunakanpun semakin beragam, mulai dari hanya sekedar ”pamer” , sampai dengan merusak dan mengambil data. Media

penginfeksian pun semakin canggih mulai dari disket, LAN sampai internet. Ada satu hal yang pasti,

penyebaran virus tersebut telah membawa dampak yang cukup besar (dan menyebalkan) bagi para pengguna komputer baik materiil maupun non materiil.

Maraknya penyebaran virus dan spyware, rupanya semakin memberikan semangat bagi para pembuat virus lokal untuk terus ”berkarya”.

hal ini terbukti dengan keluarnya virus lokal baru dengan nama resmi W32/Kang.A atau lebih dikenal dengan nama Kangen. Dinamakan Kangen karena setiap komptuer yang terinfeksi akan menampilkan

refrain lagu Kangen (Dewa 19) pada file MS Word atau wallpaper. Norman

Virus Control mendeteksi virus ini pada tanggal 14 April 2005 sebagai

W32/Kang.A. Cara kerja virus Kangen mempunyai kemiripan dengan virus Pesin dengan beberapa perbedaan kecil. Sama seperti Pesin / MyHeart, Kangen menyebar melalui disket dan jaringan (File Sharing) dan akan membuat file yang mengandung virus mirip dengan dengan icon file dokumen MS. Word dengan ekstensi.EXE (contoh: Kangen.exe dengan ukuran 64kb). Dalam menyebarkan dirinya melalui jaringan (file sharing), Kangen tidak dapat berjalan secara otomatis melainkan memerlukan bantuan pihak ketiga untuk menjalankan file yang telah terinfeksi. Jika file ini dijalankan maka akan muncul dokumen MS. Word dengan teks Refrain lagu Kangen

Pengaturan Page Set Up: � Kertas : A4

Margin : � Left : 2.5

� Right : 2.5

� Top : 3

� Bottom : 3

Orientation : Portrait

MENGEDIT NASKAH

A. Membuat Block Pada Teks

� Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock

� Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah (�) ke awal kata / kalimat.

Atau bisa menggunakan Mouse � Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock

� Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock

� Lepas klik mouse tersebut

Untuk menghilangkan tanda block di teks klik di sembarang tempat dalam jendela dokumen.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

9

B. Mengcopy Kata / Kalimat

� Block kata / kalimat yang akan di-copy

� Klik icon atau dengan tombol Ctrl + C

� Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an

� Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V

C. Memindahkan Kata / Kalimat

� Block kata / kalimat yang akan dipindahkan

� Klik klik icon atau dengan tombol Ctrl + X

� Letakkan kursor pada tempat yang ingin dipindahkan.

� Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V

D. Membatalkan Perintah

Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan: Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pengeditan. Redo (Ctrl + Y) : Membatalkan pembatalan pengeditan

E. Change Case

� Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya.

� Klik menu Home – Change Case

o Sentence case : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar.

o lowercase : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil.

o UPPERCASE : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar.

o Title Case : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar.

o tONGLE cASE : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil

F. Find, Replace, and Go To

1. Find (Mencari)

• Klik icon atau tekan tombol Ctrl + F

• Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What

• Klik Find Next untuk mencari

• Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace

2. Replace (Mengganti)

• Klik icon atau tekan tombol Ctrl + H

• Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What

• Ketik kata pengganti di kotak Replace With

• Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu

kata saja)

• Tutup jendela tampilan Find and Replace

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

10

3. Go To (Menuju Ke Halaman Tertentu)

• Klik icon atau tekan tombol Ctrl + G

• Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page Number.

• Lalu klik Next

FORMAT NASKAH

A. Mengatur Paragraf dan Spasi

� Klik icon Paragraph

� Klik Indent and Spacing

� Pada Spacing tentukan berapa spasi yang diinginkan

� Klik Ok.

Atau dengan cara lain : � Blok kalimat yang ingin diatur paragrafnya

� Tekan tombol kombinasi:

• Untuk 1 spasi tekan Ctrl + 1 (Single)

• Untuk 1½ spasi tekan Ctrl + 5 (1,5 lines)

• Untuk 2 spasi tekan Ctrl + 2 (Double)

B. Bullets and Numbering

� Bullets

• Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat Bullets.

• Klik tab Home klik icon

• Untuk memilih jenis bullet klik tanda panak ke bawah, klik bullet yang anda harapkan.

• Selain itu juga bisa memilih alternatif Bulleted yang lain dengan mengklik Define New

Bullet.

• Klik Character, lalu pilih jenis Bulleted yang Anda inginkan.

• Klik OK

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

11

� Numbered

• Blok atau tandai bagian naskah yang ingin dibuat numbered.

• Klik tab Home klik icon

• Untuk memilih jenis bullet klik tanda panak ke bawah, klik bullet yang anda harapkan.

• Selain itu juga bisa memilih alternatif Bulleted yang lain dengan mengklik Define New

Bullet.

• Klik Character, lalu pilih jenis Bulleted yang Anda inginkan.

• Klik OK

C. Borders and Shading

� Dari tab Page Layout

� Klik icon

� Page Border : Membuat garis bingkai halaman.

� Setting : Memilih bentuk bingkai halaman.

� Style : Memilih bentuk garis bingkai halaman.

� Color : Memilih warna garis bingkai halaman.

� Width : Memilih ketebalan garis bingkai halaman.

� Art : Memilih jenis bingkai halaman.

� Options : Memberikan pilihan pada jarak bingkai.

� Klik OK

Columns � Klik tab Page Layout

� Klik icon Columns

� Tentukan jumlah kolom yang kalian inginkan

� Jika tidak ada yang sesuai klik di More Coloums, kemudian tentukan jumlah kolom.

• Number of columns : Menentukan jumlah kolom.

• Width : Menentukan lebar kolom

• Preview : Melihat tampilan sementara

� Klik OK

Drop Cap

� Klik tab insert

� Klik di Icon Drop Cap

� Pilih Dropped atau In Margin

� Seandainya bentuknya tidak sesuai klik di Drop Cap Options

� Tentukan pengaturannya :

• Position : Pilih letak teks yang diinginkan.

• Font : Pilih jenis huruf.

• Lines to drop : Tentukan jumlah baris tinggi drop cap.

• Distance from text : Memodifikasi jarak drop cap dengan teks

� Klik OK

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

12

LATIHAN 4 :

atuk merupakan gejala infeksi

saluran pernapasan bagian atas

akibat virus, yakni infeksi pada hidung,

sinus, dan saluran-saluran udara anda.

Salesma dan influenza merupakan contoh

yang umum. Batuk juga dapat timbul

akibat iritasi tenggorokan karena

keluarnya lendir ke bagian belakang

tenggorokan. Batuk dimulai ketika suatu

zat pengganggu mencapai salah satu

reseptor di hidung,tenggorokan atau dada.

Atur format paragraph : 1,5 Lines

MEMBUAT TABEL

A. Membuat Table Word

� Klik tab Insert Klik icon Table

� Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan.

• Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table

� Table size : Ukuran table.

� Number of columns : Tentukan jumlah kolom.

� Number of rows : Tentukan jumlah baris

� AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis.

� AutoFormat : Memilih bentuk format tabel.

� OK

B. Fasilitas Pengolahan Tabel

� Dari menu Table, pilih:

� Draw Table : Menggambar kotak tabel.

� Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel.

� Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel.

� Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel.

� Merge Cells : Menggabungkan sel.

� Split Cells : Membagi sel.

� Split Table : Membagi tabel.

� Table AutoFormat : Memilih format tabel.

� Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis.

� Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya.

� Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau

sebaliknya.

� Sort : Mengurutkan data tabel.

� Formula : Operasi perhitungan data tabel.

� Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel.

� Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel

B

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

13

Cara Menggunakan Formula

� Letakkan kursor pada sel yang akan diisi rumus

� Klik tab Layout

� Klik di icon Formula

� Isikan kotak Formula dengan

• =Product(Left) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kiri

• =Product(Right) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kanan

• =Product(Above) → Untuk mengalikan semua bilangan yang ada diatasnya

• =Sum(Left) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kiri

• =Sum(Right) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kanan

• =Sum(Above) → Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada atasnya

� Klik OK

RUMUS

A. Membuat Typesetting Matematis

� Klik tab Insert Klik icon Equation

� Klik tanda panah kebawah dan pilih jenis Equation yang anda inginkan

� Jika tidak ada yang cocok klik di Insert New Equation

� Ketik Equation yang anda inginkan

� Jika telah selesai klik sembarang tempat dalam lembaran kerja

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

14

Gambar

Tampilan Equation B. Subscript (Pangkat bawah) dan Superscript (Pangkat Atas)

� Blok huruf atau kalimat yang akan dijadikan subscript atau superscript

� Klik tab Insert dan klik icon Subscript atau Superscript

� Dapat juga dengan mtekan tombol kombinasi:

• Ctrl + = atau klik icon (untuk subscript / huruf agak kecil dan kebawah sedikit)

• Ctrl + Shift + = atau klik icon (untuk superscript / huruf agak kecil dan sedikit ke

atas)

Latihan 5 :

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

15

PEMANFAATAN HEADER, FOOTER, FOOTNOTE, ENDNOTE

Header, Footer biasanya digunakan untuk menaruh nomor halaman, catatan kecil, label, logo, keterangan. Sedang Footnote digunakan untuk menjelaskan sesuatu paragraph atau kata. Sesuatu yang diletakan di bagian header & footer akan selalu nampak di setiap halaman. Sedangkan footnote akan nampak pada halaman itu saja dan endnote pada halaman terakhir dari sebuah dokumen.

Header terletak di bagian atas setiap halaman dokumen, footer di bagian bawah setiap dokumen, footnote dan endnote di bagian bawah pada halaman footnote & endnote.1)

Ilustrasinya begini :

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

16

TENTANG NOMOR HALAMAN 1. Membuat nomor halaman pada dokumen i) Caranya begini : 1. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number.

2. Pilih letak nomor halaman: • Top of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas (header).

• Bottom of Page, untuk menempatkan nomor halaman di bagian bawah (footer).

• Page Margins, untuk menempatkan nomor halaman di dekat marjin halaman.

• Current Position, untuk menempatkan nomor halaman di posisi kursor.

3. Klik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari galeri. 4. Tutup header/footer dengan mengklik ganda pada area dokumen atau klik tombol Close

Header and Footer sebelah kanan. 2. Merubah Format Nomor Halaman Merubah format halaman maksudnya adalah kalo yang tadinya halamannya menggunakan angka 1,2,3 dst., kita ganti dengan format yang bentuknya huruf seperti i, ii,iii, dsb. Caranya begini:

1. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number.

2. Pilih Format Page Numbers, muncul kotak dialog sbb:

3. Pada kotak dialog PageNumber Format, bagian Number format, klik tanda panah dan

pilih gaya penomoran yang diinginkan.

4. Klik OK.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

17

3. Merubah Penomoran Halaman Merubah nomor halaman maksudnya adalah kalau tadinya halaman mulai dari 1 ingin diubah halamannya mulai dari 2 atau 3 atau 4. Caranya begini:

1. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number.

2. Pilih Format Page Numbers, muncul kotak dialog sbb:

3. Pada kotak dialog PageNumber Format, bagian Page numbering, klik tanda panah ke

atas atau kebawah untuk menentukan nomor halaman awal dari dokumen.

4. Klik OK. Penjelasan tambahan :

Pada kotak dialog PageNumber Format, bagian Page numbering : • Continue from previous section, artinya melanjutkan nomor halaman dari section

sebelumnya.

• Start at dan isi nomor pada kotak di sampingnya, artinya memulai penomoran dari nomor

tertentu.

4. Merubah Jenis dan Ukuran Font Nomor Halaman Caranya begini:

1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.

2. Pilih/sorot nomor halaman. 3. Pada toolbar font yang diinginkan.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

18

5. Membuat Letak Nomor Halaman Yang Berbeda Di Halaman Ganjil Dan Genap Ilustrasinya begini :

Seperti contoh di atas, halaman ganjil memiliki nomor halaman di sebelah kanan, halaman genap, nomor halaman di sebelah kiri. Caranya begini :

1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan Header & Footer Tools.

2. Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different Odd & Even Pages.

3. Pada halaman ganjil, buat nomor halaman di sebelah kanan. 4. Kemudian pindah ke halaman genap, dan buat nomor halaman dengan posisi di sebelah

kiri. 5. Selanjutnya setiap kita menambah halaman baru, maka posisi nomor halaman akan

mengikuti format yang telah dibuat. 6. Membuat Letak Nomor Halaman Pertama Yang Berbeda Pada Setiap Bab Ilustrasinya begini :

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

19

Seperti contoh di atas, halaman pertama pada setiap bab akan berbeda posisinya dengan halaman-halaman yang lain. Biasanya untuk pengaturan seperti ini, ada yang memisahkan setiap bab-nya dalam dokumen yang berbeda. Tetapi dengan penggunaan section break, kita dapat menggabungkan beberapa bab dalam dokumen yang sama.

Untuk membuat seperti di atas caranya begini :

1. Klik ganda pada header/footer untuk memunculkan Header & Footer Tools.

2. Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different First Page.

3. Pada halaman pertama, buat nomor halaman seperti contoh pada gambar.

4. Kemudian pindah ke halaman kedua, dan beri nomor halaman di kanan atas.

5. Selanjutnya kita akan membuat section baru untuk memisahkan antar bab.

6. Letakkan kursor di bagian yang ingin dibuat section baru (contoh pada gambar: di tulisan

Chapter 2).

7. Pada Page Layout tab, Page Setup, klik Breaks.

8. Dalam grup Section Breaks , pilih jenis break Next Page. Sekarang lihat format nomor

halaman pada section 2 akan sama dengan section 1.

9. Selanjutnya bila kita ingin menambahkan bab baru, ikuti langkah 6-8.

7. Membuat Format Nomor Halaman Yang Berbeda Dalam Dokumen Yang Sama Ilustrasinya begini :

Seperti contoh pada gambar, halaman Daftar Isi menggunakan format angka romawi

(i,ii, iii, dst) sedangkan isi menggunakan angka arab (1,2,3, dst). Pada bagian ini juga akan digunakan Section Break. Caranya begini :

1. Pisahkan antar bagian (Daftar Isi dan The Article) dengan section break. Pilih tipe break Next

Page.

Tip: Kita bisa membuat section break dahulu, baru kemudian mengetikkan isi dokumen.

Tandai dengan judul masing-masing section. 2. Pada Insert tab, Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page Numbers.

3. Pada bagian Number format, pilih format angka romawi. Setelah selesai klik OK.

4. Ulangi langkah 2 dan sekarang pilih Bottom of Page untuk menyisipkan nomor halaman.

5. Klik ganda pada footer di Section 2 (bagian The Article). Lihat contoh pada gambar.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

20

6. Selanjutnya pada grup Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page

Numbers.

7. Pada Page numbering klik Start At dan ketikkan angka 1. Setelah selesai klik OK.

8. Menghilangkan Nomor Halaman

Caranya begini :

1. Pada Insert tab, grup Header & Footer, klik Page Number.

2. Pilih Remove Page Numbers.

3. Untuk menghapus secara manual, klik header/footer dan pilih nomor halaman. Kemudian

tekan tombol Delete.

Catatan:

Jika ada membuat different first-page atau odd and even header/footer, atau memiliki section yang tidak terhubung, maka pastikan untuk menghapus setiap nomor halaman pada tiap header/footer.

MEMBUAT DAFTAR ISI (TABLE OF CONTENT)

Kita mungkin lebih sering fokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga penting, seperti daftar isi. Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen. Hal di atas sering terjadi bila membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu, ganti cara manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh Microsoft Word. Fitur ini dapat membantu membuat daftar isi dengan cepat dan seandainya ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update daftar isi dengan beberapa perintah sederhana saja. Untuk memulai membuat daftar isi dengan menggunakan fitur Microsoft Word kita diminta untuk menandai terlebih dahulu bagian yang dimasukkan ke daftar isi. Setelah semua bagian yang ditandai, baru kita membuat daftar isinya. Ini salah satu bentuk TOC yang dimiliki Microsoft Word :

Pertama. Menandai Bagian untuk Daftar Isi Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan

ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab, contoh: Bab 1 Pengantar, 1.1 Pengenalan Microsoft Office 2007, dan sebagainya.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

21

Cara mudah untuk membuat heading adalah menggunakan heading styles yang sudah disediakan (built-in styles) oleh Microsoft Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9. Hal ini untuk memudahkan kita menjaga format yang konsisten pada dokumen.

Selain menggunakan built-in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan custom styles yang kita gunakan, misalnya style yang kita buat sendiri.

Kedua. Penandaan dengan menggunakan Heading Style Microsoft Word memiliki fitur Heading style yang telah disediakan, tinggal kita pakai. Heading style dapat dilihat di Home tab, Styles group. Gambarnya seperti ini :

Cara penggunaannya begini :

1. Kalau sudah ada bagian yang akan ditandai, blok bagian yang ingin ditandai. 2. Pilih di style group heading yang diinginkan. Catatan : Urutan heading biasanya merupakan tingkatan heading. Artinya pilihan heading 2 merupakan bagian dari heading 1. Contohnya begini :

Contents MEMBUAT DAFTAR ISI (TABLE OF CONTENT) .......................................................... 13 1. Menandai Bagian untuk Daftar Isi ..................................................................................... 13 2. Penandaan dengan menggungakan Heading Style ............................................................ 14 3. Daftar Isi dari Built-In Heading Styles .............................................................................. 14 Ketiga. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles Caranya begini :

1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen). 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, pilih gaya daftar isi yang

diinginkan.

3. Format tampilan daftar isi.

Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents dan kemudian klik Insert Table of Contents untuk mengatur hal-hal berikut:

• Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain: garis

putus-putus, titik-titik atau tidak menggunakan tab leader.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

22

• Formats, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti: template dokumen (sesuai dengan

format yang kita buat), atau format lain yang sudah disediakan oleh Microsoft Word seperti

Classic, Fancy dan sebagainya.

• Show levels, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah/mengurangi level

heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi.

Keempat. Membuat Daftar Isi dari Custom Styles Gunakan cara ini bila menggunakan custom style pada heading untuk daftar isi, contoh: Title style atau style yang kita buat sendiri. Caranya begini :

1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi.

2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, dan kemudian Insert

Table of Contents.

3. Klik Options.

4. Di bagian Available styles, pilih style yang digunakan untuk heading dalam dokumen dengan

mengisi angka pada kotak di TOC level.

5. Pada TOC level, isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada heading style.

Catatan: Jika menggunakan custom styles, hapus angka TOC level untuk built-in styles, misalnya: Heading 1.

6. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk setiap heading style yang ingin disertakan dalam daftar isi.

7. Klik OK.

Kelima. Update Daftar Isi Caranya begini :

1. Pada References tab, Table of Contents group, klik Update Table. Atau klik di bagian daftar isi

sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klik Update Table.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

23

2. Klik:

• Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah

halaman bertambah/berkurang atau format nomor halaman berubah.

• Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada perubahan teks

pada heading.

Keenam. Menghapus Daftar Isi Caranya begini :

1. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents.

2. Klik Remove Table of Contents.

PEMBUATAN BANYAK DOKUMEN DENGAN FITUR MAIL MERGE

Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu: a. Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan.

b. Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam document template. Data sourcebisa

dari berbagai macam sumber, bisa data dari file Excel, bisa juga data dari fitur mail merge itu

sendiri.

Saya anjurkan sebaiknya kita menyiapkan data sourcenya terlebih dahulu baru membuat document templatenya. Membuat Data Source Data source dapat dibuat melalui microsoft word, microsoft excel, microsoft access. Untuk kita, saya mengajurkan menggunakan microsoft word atau microsoft excel yang pasti sudah familiar karena terbiasa membuat tabel. 1. Data source menggunakan microsoft excel Saya pastikan kita sudah biasa menggunakan microsoft excel. Untuk membuat susunan data source, saya menganjurkan :

1. Pada kolom pertama kita gunakan untuk nomor urut dari data source.

2. Pada kolom berikutnya silahkan menyusun sendiri kebutuhan tiap-tiap record-nya, hanya beri

judul pada cell di baris 1 untuk masing-masing kolom data.

Contohnya begini :

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

24

2. Data source menggunakan microsoft word Caranya begini :

1. Buka sebuah file document yang ingin digunakan sebagai document template.

2. Klik Mailings tab.

3. Pada Start Mail Merge group, pilih Select Recipients, pilih Type New List. Mucul layar sbb :

Layar ini digunakan untuk mengisikan data. Hanya saja mungkin formatnya tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Untuk mengubahnya klik tombol Customize Columns, muncul layar sbb :

Silahkan di edit sendiri. Jika ingin menggunakan yang ada kita tinggal ketikan isian pada kolom-kolomnya sesuai dengan fields names-nya. Membuat document template Setelah kita membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di bawah ini.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

25

Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data source ke document template ini melalui field name-nya. Caranya begini : 1. Klik Mailings tab. Gunakan Write & Insert Fields group.

2. Taruh cursor dibagian yang ingin diberi data. Gunakan Insert Merge Field untuk memilih field

yang ingin ditempatkan disitu.

Contohnya sbb: • Dibelakang tulisan Saudara/Saudari berisi nama

• Dibelakang tulisan Dinas/Biro/Unit diberi unit dan dibelakang kata sebagai diberi job.

Banda Aceh, November 2011 Kepada yang terhormat Saudara/Saudari Dinas/Biro/Unit Dengan hormat; Sehubungan dengan kegiatan pembuatan modul promosi lembaga, kami meminta kesediaan Bapak/Ibu duduk sebagai dalam kegiatan ini. Untuk memperlancar kegiatan, saya mengudang Bapak/Ibu dalam rakor persiapan modul 2 pada :

Hari, tanggal : Jumat, 23 Desember 2011 Tempat : Ruang Rapat 3 Jam : 09.00 – Selesai

Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih. Hormat saya, Saya Sendiri

Banda Aceh, November 2011 Kepada yang terhormat Saudara/Saudari «Nama» Dinas/Biro/Unit «Unit» Dengan hormat; Sehubungan dengan kegiatan pembuatan modul promosi lembaga, kami meminta kesediaan Bapak/Ibu duduk sebagai «Job» dalam kegiatan ini. Untuk memperlancar kegiatan, saya mengudang Bapak/Ibu dalam rakor persiapan modul 2 pada :

Hari, tanggal : Jumat, 23 Desember 2011 Tempat : Ruang Rapat 3 Jam : 09.00 – Selesai

Atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih. Hormat saya, Saya Sendiri

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

26

3. Jika sudah selesai gunakan Preview Result group, untuk melihat hasil dari merge yang

diinginkan.

Penjelasan gambar :

• Preview Result, untuk melihat hasil merge.

• Tanda panah untuk melihat record yang lain. Sedang Angka di tengah menunjukkan urutan

data.

4. Gunakan Finish group untuk memilih cara menyelesaikan pekerjaan merge.

Pilihan-pilihannya sbb :

• Edit Individual Documents…, membuat file document baru yang sudah ada isiannya. Jika

ini yang dipilih akan muncul layar sbb:

• Print Documents…, mencetak document yang sudah ada isiannya. Jika ini yang dipilih akan

muncul layar sbb:

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

27

MICROSOFT EXCEL

Introduction

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan.

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1. Row Heading

Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.

2. Column Heading

Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).

Column Heading

Row Heading

Function Bar

Cell

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

28

3. Cell Pointer

Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

4. Formula Bar

Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .

Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel

yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

Tombol Fungsi ← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah

Tab Pindah satu sel ke kanan Enter Pindah satu sel ke bawah

Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter Pindah satu sel ke atas

Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PgUp Pindah satu layar ke atas PgDn Pindah satu layar ke bawah

Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya

Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

Format Worksheets

MENAMBAHKAN BORDER DAN COLOR

Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home

Kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan. Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

29

MERGE CELLS & ALLIGN CELL CONTENTS

Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti pada Microsoft word. Klik tombol berikut pada tab home.

Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :

Latihan : Buatlah tabel seperti berikut ini : Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya.

NIM Nama

Pertemuan 1 Pertemuan 2

Lat1

Lat2

Post

es L

at1

Lat2

Postes

22001234 Aaaa 90 95 100 95 90 100

22001235 Mmm 85 90 88 96 85 85

22001236 Ccccc 90 85 85 95 88 85

22001237 Rrrrr 88 90 87 80 87 90

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

30

22001238 Eeee 87 85 88 85 86 85

22001239 Nnnn 99 90 80 90 85 90

22001240 Gggg 100 92 85 95 90 92

22001241 Hhhh 88 90 90 100 95 90

22001242 Kkkk 95 90 92 88 90 90

22001243 Jjjjj 90 85 88 85 100 85 Bloklah field Nama, lalu pilih tab Home � Sort & Filter lalu pilih Sort A to Z.

CONVERT TEXT TO COLUMNS Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih. Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. Cara : Ketiklah “pengantar komputer” dalam sebuah cell. Pilih tab DATA � Text to Columns

Akan muncul window seperti berikut :

Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab. Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

31

Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda. HEADER & FOOTER Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya : Pilih tab Insert ���� Header Footer

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

32

o Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang Fungsi + Penjumlahan - Pengurangan * Perkalian / Pembagian ^ Perpangkatan % Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

Latihan 1 : Ketiklah contoh berikut dalam excel anda dan hitunglah total tersebut dengan menggunakan fungsi penjumlahan. ( total = Harga x Jumlah). Setelah selesai silakan simpan dengan nama file : latihan1.xls.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

33

o Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

Beberapa Fungsi yang sering digunakan:

1. Fungsi Average(…)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah =AVERAGE(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.

2. Fungsi Logika IF(…)

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;

Lambang Fungsi = Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan

3. Fungsi Max(…)

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.

4. Fungsi Min(…)

Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.

5. Fungsi Sum(…)

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.

6. Fungsi Left(…)

Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

7. Fungsi Mid(…)

Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.

8. Fungsi Right(…)

Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

34

9. Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita

pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Latihan 2 :

Untuk lebih mengerti mengenai rumus dan fungsi-fungsi di atas, perhatikan contoh kasus di bawah ini:

Buatlah tabel seperti di bawah ini pada Microsoft Excel:

A B C D E F G H I

1 DAFTAR NILAI MAHASISWA

2 SEMESTER GANJIL 2007/2008

3 UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA

4

5 MATA KULIAH : ALJABAR LINIER

6 GROUP : C

7

8 NIM NAMA

TGS 1

TGS 2

TTS TAS NILAI

KETERANGAN 9 ANGKA HURUF

10 22074150 SHANDY GITA 90 90 40 40

11 22074151 YOHANNES PUTRA

100 90 60 45

12 22074152 RONI ANGGARA 90 80 75 65

13 22074153 GO KIEM LIONG 100 100 80 100

14 22074154 PAULA WINDY 90 80 70 80

15 22074155 FIONA ANDRIANTO

100 90 70 65

16 22074156 ROY NALDO 90 100 40 40

17 22074157 YONGKY SETIAWAN

100 90 50 25

18 22074158 MATHEUS BIMA 90 80 40 30

19 22074159 THERESIA 80 80 40 20

20 NILAI TERTINGGI - -

21 NILAI TERENDAH - -

22 RATA-RATA - -

Komponen nilai adalah :

1. Tugas Sebelum TTS (TGS 1) : 10% 2. TTS : 40% 3. Tugas Setelah TTS (TGS 2) : 10% 4. TAS : 40% +

Nilai : 100%

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

35

Setelah nilai dalam bentuk angka didapatkan, maka diubah menjadi nilai huruf dengan ketentuan sebagai berikut:

0 E 40 D 55 C 70 B 85 A 100

Langkah-langkahnya : 1. Untuk mencari nilai akhir dalam angka, arahkan pointer pada sel G10, kita akan menghitung

nilai(0-100) dari 4 komponen yang tersedia yaitu TGS 1, TGS 2, TTS, dan TAS. Sesuai dengan masing-masing bobot nilai, tuliskan rumus di bawah ini:

=(C10*0.1)+(D10*0.1)+(E10*0.4)+(F10*0.4)

2. Selanjutnya untuk G11 sampai G19, tinggal copy-paste dari G10. Jika ada yang merasa kesulitan mengcopy-paste, silahkan bertanya pada asisten.

(Hot key : Copy -> Ctrl+C & Paste-> Ctrl V) 3. Kemudian untuk mengetahui nilai tertinggi dari tugas 1, arahkan pointer ke C20, gunakan

fungsi yang sudah disediakan di Microsoft Excel yaitu MAX(…). =MAX(C10:C19)

4. Selanjutnya untuk D20 sampai G20, tinggal copy-paste dari C20. 5. Demikian juga untuk mencari nilai terendah, kita gunakan fungsi Min(…). Arahkan pointer ke

C21, ketikkan rumus di bawah ini: =MIN(C10:C20)

6. Selanjutnya untuk D21 sampai G21, tinggal copy-paste dari C21. 7. Untuk rata-rata gunakan fungsi AVERAGE(…), arahkan pointer ke C22.

=AVERAGE(C10:C19)

8. Selanjutnya untuk D22 sampai G22, tinggal copy-paste dari C22. 9. Kemudian untuk mengkonversi dari angka ke huruf, kita menggunakan fungsi logika IF(…),

arahkan pointer ke H10. =IF(G10>=85,"A",IF(G10>=70,"B",IF(G10>=55,"C",IF(G10>=40,"D","E"))))

10. Selanjutnya untuk H11 sampai H19, tinggal copy-paste dari H10. 11. Untuk mengisi keterangan, kita aka menggunakan fungsi logika IF(…) lagi, arahkan pointer ke

I10. Lalu tulis rumus di bawah ini: =IF(H10="A","SANGAT BAIK",IF(H10="B","BAIK",IF(H10="C","CUKUP",IF(H10="D"," KURANG","TIDAK LULUS"))))

12. Selanjutnya untuk I11 sampai I19, tinggal copy-paste dari I10.

Setelah selesai silakan simpan hasil kerja anda dengan nama file baru : latihan2.xls. Ingat!! Jawaban untuk kolom NILAI harus dengan rumus fungsi diatas tidak boleh manual!!

Jika benar, maka hasilnya akan seperti ini:

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

36

A B C D E F G H I

1 DAFTAR NILAI MAHASISWA

2 SEMESTER GANJIL 2007/2008

3 UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA

4

5 MATA KULIAH : ALJABAR LINIER

6 GROUP : C

7

8 NIM NAMA TGS 1

TGS 2 TTS TAS NILAI KETERANGAN

9 ANGKA HURUF

10 22074150 SHANDY GITA 90 90 40 40 50 D KURANG

11 22074151 YOHANNES PUTRA

100 90 60 45 61 C CUKUP

12 22074152 RONI ANGGARA

90 80 75 65 73 B BAIK

13 22074153 GO KIEM LIONG

100 100 80 100 92 A SANGAT BAIK

14 22074154 PAULA WINDY 90 80 70 80 77 B BAIK

15 22074155 FIONA ANDRIANTO

100 90 70 65 73 B BAIK

16 22074156 ROY NALDO 90 100 40 40 51 D KURANG

17 22074157 YONGKY SETIAWAN

100 90 50 25 49 D KURANG

18 22074158 MATHEUS BIMA

90 80 40 30 45 D KURANG

19 22074159 THERESIA 80 80 40 20 40 D KURANG

20 NILAI TERTINGGI 100 100 80 100 92 - -

21 NILAI TERENDAH 80 80 40 20 40 - -

22 RATA-RATA 93 88 56.5 51 61.1 - -

Latihan 3 :

Buka workbook baru dan ganti nama Sheet1 menjadi Laporan. Ketik laporan berikut pada sheet laporan.

Klik kanan pada Sheet1, kemudian pilih Rename & ganti nama Sheet1 menjadi Laporan.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

37

A B C D E F G

1 DAFTAR PESERTA UJIAN PELATIHAN KOMPUTER

2 DUTA TRAINING CENTER

3 UNIVERSITAS KRISTEN DUTA WACANA

4

5 NO KODE NAMA MATERI BIAYA WAKTU KELAS

6 1 A-P-050 ARDI

7 2 B-S-041 BOBBY

8 3 C-P-042 JONI

9 4 D-S-170 SETIAWAN

10 5 A-M-010 AGUS

11 6 B-M-151 RUDY

Ganti Sheet2 menjadi Tabel Anak, dan ketik data berikut:

Ketentuan proses :

• Materi

Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan, dengan melihat karakter pertamanya.

• Biaya

Didapat dengan membaca table anak yang terdapat pada Tabel Anak dengan kunci pembacaan Kode.

• Waktu

Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-3 dari Kode = “P” maka “Pagi”, jika “S” maka “Siang”, sedangkan jika “M” maka “Malam”.

• Kelas

Didapat dengan ketentuan, jika karakter ke-5 Kode=0 maka “Regular”, sedangkan jika 1 maka “Diploma”. Penyelesaian:

A B C

1 KODE MATERI BIAYA

2 A Microsoft Word 25000

3 B Microsoft Excel 35000

4 C Java 45000

5 D Visual Basic 50000

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

38

� Materi

Pada sel D6 =VLOOKUP((LEFT(B6,1)),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,2)

Tanda ‘$’ digunakan sebagai fungsi absolute/mutlak.

� Biaya

Pada sel E6 =VLOOKUP(LEFT(B6,1),'Tabel Anak'!$A$2:$C$5,3)

� Waktu

Pada Sel F6 =IF(MID(B6,3,1)="P","Pagi",IF(MID(B6,3,1)="S","Siang","Malam"))

� Kelas

Pada Sel G6 =IF(MID(B6,5,1)="0","Regular","Diploma")

Latihan 4 : 1. Buka workbook baru, dan buat tabel seperti dibawah ini:

Kode Barang Merk Jumlah Harga Total Keterangan

N-12C

S-10K

S-05K

N-23C

M-90K

Ketentuan Proses: � Merk

Jika karakter pertama dari Kode Barang=”N”, maka “NOKIA”, jika “S” maka “SAMSUNG”, dan “M” adalah “MOTOROLA.

� Jumlah Mengambil karakter ke-3 dan ke-4 Field Kode Barang

� Harga Jika Merk NOKIA 799.000 Jika Merk SAMSUNG 599.000 Jika Merk Motorola 499.000

� Total Merupakan perkalian antara Jumlah dengan Harga

� Keterangan Jika karakter terakhir Kode Barang=”C” maka “Cash” Jika karakter terakhir Kode Barang=”K” maka “Kredit”

(Simpan dengan nama file latihan4.xls) Latihan 5 : Lengkapilah tabel di bawah ini dengan menggunakan table di sebelahnya sebagai patokan! Simpan dengan nama file latihan5.xls.

Nama Kode Jenis Buku Harga

Hani DR

Jerry HR

Wawan HR

Marina KM

Novi DR

Ratih LG

Kode Film

LG DR HR KM

Jenis Laga Drama Horor Komedi

Harga 2500 2000 3000 2700

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

39

o Menggunakan GRAFIK

Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat. Dengan fungsi grafik para ilmuwan dapat menampilkan data mereka. Ms Excel menyediakan berbagai macam bentuk grafik yang mencakupi Line, XY, Column, Bar, Batang, Area, Stock, dan sebagainya. Grafik dapat dilihat dalam menu INSERT sebagai berikut.

Setelah klik tombol , maka akan muncul menu sebagai berikut :

Setelah masuk ke Insert Chart, maka silakan pilih jenis grafik yang anda inginkan sesuai selera anda. Jika sudah terpilih jenis Chart yang anda inginkan, silakan klik OK. Namun, karena membuat grafik perlu sebuah tabel data untuk menampilkan grafiknya. Sehingga, silakan ikuti latihan berikut ini.

Klik tombol ini

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

40

Latihan 6 : Ketiklah tabel dibawah ini dalam worksheet baru anda! Simpan dengan nama file latihan6.xls.

Contoh Hasil a). adalah sbb :

Latihan 7

Buatlah 2 buah grafikseperti gambar berikut dengan data dibawah ini.

a.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

41

b.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

42

MICROSOFT VISIO

a. Mengenai Microsoft Visio 2007

Merupakan suatu aplikasi yang didesain khusus untuk membantu dalam membuat diagram seperti Flowchart, Grantt Chart, Data Flow, Gambar Jaringan, Gambar Denah Bangunan, dan juga pembuatan Gambar Teknik, Gambar Elektronik, serta desain lainnya.

b. Fitur-Fitur Baru dari Microsoft Visio 2007

Fitur-Fitur Baru :

• AutoConnect

Berfungsi untuk secara otomatis menghubungkan shape baru dengan shape yang telah ada dalam halaman gambar sekaligus mengatur aligmentnya.

• Themes

Digunakan untuk memodifikasi tampilan diagram agar menjadi lebih menarik.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

43

• Data Link

Untuk mempermudah dalam menghubungkan diagram visio dengan sumber data, menghubungkan sumber data dengan shape data dan mengatur hubungan data yang dibuat.

• Data Graphics

Data yang dapat menvisualisasikan data yang terdapat di dalam shape tertentu.

c. Menerangkan tentang Fungsi dari Stensil

• Process

Fungsinya : Simbol yang memproses / pernyataan data program.

• Decision

Fungsinya : Simbol untuk menulisakan data / input maupun hasil output.

• Document

Fungsinya : Simbol tempat untuk menuliskan hasil proses eksekusi untuk dokumentasi.

• Data

Fungsinya : Simbol untuk menuliskan data / input maupun hasil / output.

Mic

roso

ft W

ord

, E

xce

l d

an

Vis

io 2

00

7

Te

am

SM

KN

5 T

elk

om

B A

ce

h 2

01

1

44

• Terminator

Fungsinya : Simbol menandakan awal dan akhir program.

Pada dasar penggunaan dari Microsoft Visio ini adalah dengan menggunakan Template yang

disediakan oleh Microsoft. Kita hanya perlu memilih kategori yang sesuai dengan gambar yang ingin

kita buat.

Setelah kita memilih template yang kita butuhkan atau kita inginkan, click and drag (click tahan dan

lepas) pada lembar kerja. Gambar-gambar pola tersebut dapat kita sambungkan dengan garis-garis

yang disebut connector terdapat pada toolbar di Microsoft Visio, dan hasil dari penggunaan

Microsoft Visio ini tergantung kreasi kita dalam menyambung garis-garis. Selamat Mencoba.