Modul Manajemen Sumber Daya Manusia

Oleh:Widiya Avianti, S.T.,m.m.

P o l i t e k n i k L P 3 I B a n d u n g

Pengertian Manajemen

• Pencapaian tujuan organisasi yang sudah ditentukan sebelumnya dengan mempergunakan bantuan orang lain (George R. Terry)

• Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (Stoner)

Pengertian Manajemen

• KesimpulanManajemen merupakan suatu proses kerja dengan melibatkan orang–orang di dalam organisasi untuk menentukan, mengintepretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), penyusunan personalia dan kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading), serta pengawasan (controlling).

Sumber Daya Manusia

•Sumber daya manusia merupakan manusia-manusia yang berkerja di lingkungan suatu organisasi

•Sumber daya manusia adalah potensi manusiawi baik secara fisik maupun non fisik sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya

Manajemen Sumber Daya Manusia

•Fokus kajian Manajemen Sumber Daya Manusia adalah permasalahan manusia yang diatur menurut urutan fungsi-fungsinya agar efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

•Karyawan adalah pelaku dan selalu berperan aktif dalam setiap aktivitas perusahaan.

MSDM di Era Globalisasi

Ciri yang menandakan semakin berkembangnya “GLOBALISASI“• Ruang dan waktu

Konsep ruang menjadi tidak kaku, justru semakin luwes dengan berkembangnya transportasi

• Teknologi informasiPerkembangan dari berbagai teknologi sehingga menghasilkan informasi yg cepat

• Pasar dan ekonomiPertumbuhan dan Perdagangan perekonomian global menyebabkan suatu negara saling bergantung

MSDM di Era Globalisasi

Ciri yang menandakan semakin berkembangnya “GLOBALISASI” :• Peningkatan interaksi kultural

Perkembangan media massa maka kita dapat mengonsumsi dan memiliki gagasan dan pengalaman baru

• Meningkatnya masalah bersamaContoh : krisis lingkungan hidup

8 Tantangan yang akan dihadapi oleh SDM di era kompetitif

Menurut Dave Ulrich 1. Tantangan Globalisasi 2. Tantangan Persaingan Jaringan Bisnis dan Pelayanan

SDM3. Tantangan Upaya menciptakan keuntungan melalui

pertumbuhan dan efisiensi biaya4. Tantangan konsentrasi ke kapabilitas5. Tantangan Perubahan, Perubahan, dan beberapa

perubahan6. Tantangan Teknologi7. Tantangan Ketahanan, Daya Tarik, Pengukuran, dan

Kompetensi serta Modal Intelektual8. Tantangan Perubahan, bukan hanya Transformasi

• Tantangan Globalisasi Seluruh SDM harus profesional untuk selalu berfikir dan membuat organisasinya menuju arah yang lebih maju

• Tantangan Persaingan Jaringan Bisnis dan Pelayanan SDMSDM profesional lebih menekankan pada kegiatan SDM untuk menunjang perusahaan

• Tantangan Upaya menciptakan keuntungan melalui pertumbuhan dan efisiensi biayaa. Menumbuhkan kepercayaan konsumen sehingga dapat mempengaruhi konsumen barub. Mempunyai kompetisi inti dengan membuat produk baruc. Melakukan merger, akuisisi, atau joint venture sehingga perusahaan menjadi berkembang

• Tantangan konsentrasi ke kapabilitas Dalam organisasi yang sukses, dalam perusahaan

yang bergerak dalam bidang apapun, kemampuan karyawan akan diarahkan menjadi kapabilitas organisasi

• Tantangan Perubahan, Perubahan, dan beberapa perubahan

Pimpinan dan SDM Profesional hendaklah dapat membuat organisasi cepat tanggap dan merespons secara cepat dan tepat guna memenangkan persaingan

• Tantangan TeknologiPimpinan dan SDM Profesional bertanggung jawab dalam perbaikan cara kerja yang memerlukan pengetahuan teknologi untuk diterapkan agar lebih produktif

• Tantangan Ketahanan, Daya Tarik, Pengukuran, dan Kompetensi serta Modal IntelektualPimpinan dan SDM Profesional hendaklah menciptakan kebijaksanaan dan kegiatan yang memberikan semangat untuk senantiasa belajar

• Tantangan Perubahan, bukan hanya TransformasiPimpinan dan SDM Profesional hendaklah memfokuskan diri pada transformasi sebagai dasar dalam menghadapi perubahan dan tantangan

Persamaan Manajemen SDM dengan Manajemen Personalia

Menurut DR. Bambang Tri Cahyono, Ph.DIlmu yang mengatur manusia dalam organisasi agar dapat berpartisipasi aktif untuk mewujudkan tujuan organisasi.

Keduanya sama-sama mengatur keberadaan manusia dalam suatu organisasi agar dapat mendukung pencapaian visi, misi, tujuan dan objective dari organisasi tersebut.

Perbedaan Manajemen SDM dengan Manajemen Personalia

• SDM mengkaji manusia secara makro sedangkan Personalia secara mikro

• SDM menganggap bahwa karyawan merupakan kekayaan utama yang dimiliki oleh organisasi sehingga harus dipelihara dengan baik, sedangkan Personalia memperlakukan karyawan sebagai faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif

Tujuan Manajemen SDM•Tersedianya tenaga kerja yang produktif

•Terdapat perasaan aman dan puas dalam berkerja karena situasi organisasi yang menyenangkan.

•Adanya SDM yang berkualitas agar mampu mewujudkan tujuan organisasi.

•Diperolehnya pembagian yang layak oleh para pekerja atas keuntungan yang deperoleh oleh organisasi.

Fungsi Operasional Dalam Penerapan SDM

• Pengadaan• Seleksi dan tes penyaringan• Pelatihan pra tugas• Analisa pekerjaan• Penempatan • Pemberian kompensasi• Pengembangan• Pengintegrasian• Pemeliharaan• Pelepasan SDM atau separation

The Right Man In The Right PlacePenyusunan SDM , merupakan suatu proses yang dilakukan manajemen organisasi secara terus menerus, dalam rangka menjaga pemenuhan kebutuhan personalia (para pekerja) yang tepat, pada posisi-posisi yang tepat dan dalam waktu yang tepat pula.

Penyusunan SDM dapat dilakukan dengan pencarian terhadap orang per orang baik di dalam maupun di luar lingkungan organisasi.

Pencarian dari lingkungan eksternal dilakukan terhadap seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung dapat mempengaruhi organisasi

Pencarian dari lingkungan internal dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap unsur-unsur yang ada di dalam organisasi.

Proses Penyusunan Personalia

•Perencanaan Sumber Daya Manusia•Penarikan Personalia Yang Dibutuhkan•Seleksi•Pengenalan Dan Orientasi•Latihan Dan Pengembangan•Penilaian Pelaksanaan Kerja•Pemberian Balas Jasa Dan Penghargaan•Perencanaan Dan Pengembangan Karier

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi selalu merencanakan apa yang akan mereka butuhkan di masa yang akan datang, serta memutuskan di mana dan bagaimana mereka bisa mendapatkan orang-orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut.

Perencanaan SDM menyangkut serangkaian kegiatan organisasi untuk mendapatkan berbagai tipe dan jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Penjelasan

Bagian-Bagian Perencanaan Personalia

• Penentuan jabatan yang harus diisi, termasuk kriteria calon karyawan yang dapat mengisi jabatan tersebut dan jumlah calon karyawan yang dibutuhkan.

• Pemahaman pasar tenaga kerja tempat calon karyawan berada.

• Perimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Kebutuhan Jabatan

Dalam menajalankan usahanya setiap organisasi tentu memiliki rencana-rencana dan tujuan, untuk itu mereka memerlukan orang-orang yang dapat mewujudkan berbagai tujuan organisasi.

Analisis jabatan dilakukan oleh manajemen organisasi untuk menentukan keterampilan-keterampilan, pengetahuan, tanggung jawab, wewenang, lingkungan dan berbagai kondisi hubungan antar jabatan.

Analisis jabatan menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan.

Kebutuhan Jabatan

Deskripsi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan antar lini baik ke atas maupun ke bawah.

Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan tertulis mengenai identifikasi dan kondisi kerja suatu jabatan serta persyaratan minimum yang harus dimiliki oleh para karyawan untuk menduduki jabatan tertentu agar dapat menjalankan fungsi jabatan tersebut dengan baik.

Contoh Job DescriptionJABATAN HRD MANAGERTUJUAN UMUM JABATANMemimpin tersedianya sistem administrasi kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia yang kompeten dan berkualitas serta memiliki tingkat produktivitas dan disiplin yang tinggiPOSISI DALAM ORGANISASIAtasan langsung : General ManagerMembawahi : Assistant & all Supervisor

URAIAN TUGAS-Memimpin pelaksanaan proses penerimaan tenaga kerja-Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap sumberdaya manusia yang ada di seluruh departemen-Memimpin pembuatan rencana pelatihan untuk seluruh departemen termasuk pembiayaannya-Mempersiapkan dan mengarsipkan data-data karyawan (data bank, kartu keluarga, surat nikah, copy KTP, copy STTB, dsb)-Mengikuti pertemuan-pertemuan yang berkaitan dengan asosiasi HRD-Memimpin analisa kekuatan SDM dalam kaitan produktifitas dan kinerja perusahaan

Contoh Job DescriptionJABATAN HRD MANAGER

TANGGUNG JAWAB-Bertanggung jawab terhadap semua dokumen kepersonaliaan, seperti : data gaji karyawan, data jamsostek, prosedur kerja, peraturan perusahaan, data perijinan depnaker, dsb-Bertanggung jawab atas perizinan yang harus dimiliki perusahaan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, seperti : ijin tenaga kerja, izin penyediaan pengadaan makan karyawan (catering), oleh depnaker, pemeriksaan hygine oleh dinkes, dsb-nya-Bertanggung jawab terhadap pengupahanKUALIFIKASI-Jenis Kelamin : Pria/Wanita-Usia : 25-45 tahun-Pendidikan : S-1 Hukum/psikologi/manajemen/Teknik Industri-Pengalaman : 3 tahun pada jabatan yang sama

2. Penarikan Personalia (Recruitment)Serangkaian kegiatan organisasi dalam rangka mencari dan menarik sejumlah karyawan potensial untuk ditempatkan pada jabatan-jabatan tertentu yang dibutuhkan organisasi.

Metoda pencarian dan penarikan karyawan dapat dilakukan dengan :•Iklan•Rekomendasi dari karyawan yang sedang berkerja•Penarikan dari lembaga-lembaga pendidikan•Penarikan dari kantor penempatan tenaga kerja•Penarikan dari serikat buruh•Penggunaan teknologi internet

3. Seleksi SDMMerupakan proses pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan potensial, untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu dalam rangka memperoleh karyawan yang tepat untuk jabatan yang tepat sehingga dapat membantu kemajuan organisasi.

Langkah-langkah umum dalam proses seleksi :1.Wawancara pendahuluan2.Pengumpulan data-data pribadi (biografis)3.Pengujian (testing)4.Wawancara yang lebih mendalam5.Pemeriksaan referensi-referensi prestasi6.Pemeriksaan kesehatan7.Keputusan pribadi8.Orientasi jabatan

4. Pengenalan Dan OrientasiMerupakan tahap pengenalan dan penyesuaian bagi karyawan baru dengan organisasi, setelah mereka dinyatakan lulus seleksi penerimaan karyawan.

Seseorang mungkin telah memenuhi syarat untuk sebuah pekerjaan atau jabatan tertentu, tetapi kondisi dan situasi baru tetap akan menjadi hal yang berbeda dan asing, dengan demikian pengenalan dan orientasi karyawan baru mutlak diperlukan oleh kedua belah pihak.

Orientasi tidak hanya memperkenalkan karyawan baru kepada karyawan lama, tapi juga meliputi proses pemberian informasi tentang kebijakan personalia (kondisi kerja, upah dan jaminan sosial), prosedur kerja, sejarah dan sifat perusahaan, serta manfaat-manfaat yang akan diperoleh oleh karyawan baru.

5. Latihan Dan Pengembangan

Latihan dan pengembangan karyawan ditujukan untuk memperbaiki dan meningkatkan efektifitas kerja karyawan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Berbagai program latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki dan mengembangkan penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu yang terperinci dan rutin.

Program-program pengembangan dimaksudkan untuk memperbaiki dan mengembangkan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian para karyawan.

28

Cara Jitu Memberi Pelatihan Karyawan

1. Tekankan bahwa pelatihan sebagai investasi, Alasan pelatihan seringkali dipertimbangkan secara opsional karena  dipikir lebih sebagai sebuah biaya dibandingkan sebuah investasi. Ketika adalah benar bahwa ke depan pelatihan dapat menjadi tambah mahal, ini adalah investasi jangka panjang dalam pertumbuhan dan perkembangan sumber daya manusia Anda.

29

2. Tentukan kebutuhan Anda.

Kemungkinan tidak memiliki waktu tak terbatas untuk melaksanakan program pelatihan karyawan, Anda harus memutuskan lebih awal pada apa fokus program pelatihan seharusnya dilakukan. Tentukan keahlian apa yang paling berhubungan dengan kebutuhan perusahaan saat sekarang dan yang akan datang atau akan mendukung payback terbesar. Tanyakan pada diri Anda sendiri, bagaimana nantinya pelatihan secepatnya membuktikan keuntungan bagi perusahaan? Ulangi proses ini sebagaimana bisnis membutuhkan pergantian.

30

3. Promosikan budaya belajar

Langkah cepat ekonomi dewasa ini, jika sebuah bisnis tidak belajar, ia akan jatuh ke belakang. Sebuah bisnis mempelajari sebagaimana orang belajar. Mengkomunikasikan pengharapan Anda bahwa semua karyawan seharusnya mengambil langkah penting untuk mengasah keahlian mereka dan tetap teratas pada profesi atau bidang kerja mereka. Yakinkan Anda mendukung langkah tersebut dengan menyediakan kebutuhan mereka untuk mencapai tujuan tersebut.

31

4. Dapatkan manajemen organisasi

Satu kali Anda mengembangkan daftar prioritas pada tropik training dibutuhkan dalam organisasi, anda butuh meyakinkan manajemen untuk mengumpulkan inisiatif/ide dibelakangnya

32

5. Mulai dengan yang kecil

Sebelum memutar program pelatihan secara massal, berlatih dengan grup kecil dan bersama feedback mereka. Bagian ini acuan informal yang bisa menggambarkan kelemahan rencana training dan membantu proses training yang sebenarnya yang baik

33

6. Pilihlah instruktur dan bahan training berkualitas

Siapa yang Anda pilih memandu training akan membuat perbedaan penting dalam kesuksesan langkah anda, apakah mereka adalah pendidik profesional atau staf anggota dengan pengetahuan sederhana. Memiliki bahan pelatihan yang benar juga penting-setelah pelatihan selesai bahan tersebut menjadi sangat berharga bagi para peserta pelatihan

34

7. Temukan ruang yang benar

Pilih lokasi pelatihan yang kondusif untuk belajar. Pilih lingkungan yang tenang untuk menyebar bahan pelatihan. Yakinkan ruang dilengkapi dengan komputer dan proyektor, sehingga Anda dapat menghadirkan sebuah sesi pelatihan yang visual

35

8. Klarifikasi koneksi Beberapa karyawan mungkin merasa bahwa pelatihan yang mereka terima tidak relevan dengan pekerjaannya. Ini penting untuk membantu mereka mengerti hubungannya dari awal, sehingga mereka tidak memandang sesi pelatihan sebagai waktu yang terbuang percuma. Karyawan seharusnya melihat pelatihan sebagai tambahan penting untuk portofolio profesional mereka. Penghargaan berupa sertifikat di akhir program

36

9. Buat pelatihan berkelanjutan

Jangan batasi pelatihan untuk karyawan baru. Mengelola pelatihan secara berkelanjutan akan me-maintain semua level keahlian karyawan, dan secara kontinyu memotivasi mereka menumbuhkan dan meningkatkan profesionalnya.

37

10. Ukur hasilnya Tanpa ukuran hasil, hampir tidak mungkin untuk memandang pelatihan sebagai sesuatu melainkan biaya. Putuskan bagaimana Anda akan memperoleh kisaran yang dapat diterima dari investasi. Menentukan apa jenis pertumbuhan atau ukuran 37lain adalah sebuah hasil beralasan dari training yang Anda sediakan. Anda akan memiliki sebuah waktu lebih mudah menganggarkan dana untuk training ke depan jika Anda dapat mendemonstrasikan hasil konkrit

6. Penilaian Pelaksanaan Kerja

Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh menajemen dengan membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan para karyawannya dengan standar-standar dan tujuan-tujuan yang dirancang dan dikembangkan pada satu posisi pekerjaan tertentu.

Penilaian pelaksanaan kerja para karyawan akan memberikan gambaran yang menjadi dasar bagi manajemen organisasi dalam memberikan kompensasi bagi karyawannya termasuk dalam pengambilan keputusan dan kebijakan pengembangan karier setiap karyawan.

7.Pemberian Balas Jasa Dan Penghargaan

Merupakan suatu kompensasi yang harus diberikan oleh organisasi kepada para karyawannya atas pelaksanaan kerja karyawan dan juga ditujukan untuk memberikan motivasi bagi pelaksanaan kerja di masa yang akan datang.

Kompensasi sebagai suatu sistem pemberian balas jasa dan penghargaan yang diberikan oleh organisasi. Hal tersebut sangat penting bagi karyawan sebagai individu, di mana kompensasi akan menjadi ukuran nilai atau karya mereka , yang pada akhirnya dapat menunjukan status serta martabat mereka di antara karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat.

7.Pemberian Balas Jasa Dan Penghargaan

Perbedaan pemberian sistem kompensasi yang berlaku dalam organisasi pada umumnya didasarkan pada perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktifitas, atau kegiatan-kegiatan manajerial.

Sedangkan perbedaan kompensasi yang didasarkan pada perbedaan ras, kelompok etnis dan perbedaan jenis kelamin dilarang oleh hukum dan kebijaksanaan umum.

KompensasiPENGERTIAN KOMPENSASI :• Kompensasi merupakan balas jasa yang diberikan oleh

organisasi / perusahaan kepada karyawan, yang dapat bersifat finansial maupun non finansial, pada periode yang tetap.

Fungsi Kompensasi :Menurut Martoyo (1994), fungsi kompensasi adalah :• a. Penggunaan SDM secara lebih efisien dan lebih

efektif• b. Mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi

Kompensasi

Tujuan :Sebagai bagian dari manajemen SDM, pemberian kompensasi bertujuan untuk :• a. Memperoleh karyawan yang memenuhi persyaratan.• b. Mempertahankan karyawan yang ada• c. Menjamin keadilan• d. Menghargai perilaku yang diinginkan• e. Mengendalikan biaya-biaya• f. Memenuhi peraturan-peraturan legal

PENENTUAN KOMPENSASI1. Harga/ Nilai Pekerjaan

a. Melakukan analisis jabatan/pekerjaan, maka didapat informasi :

- Jenis keahlian yang dibutuhkan, - Tingkat kompeksitas pekerjaan, - Resiko pekerjaan, dan - Perilaku/kepribadian yang dituntut oleh pekerjaan

tersebutb. Melakukan survei “harga ”pekerjaan sejenis pada

organisasi lain.2. Sistem Kompensasi yang diterapkan

a. Sistem Prestasi ; b. Sistem Waktu3. Faktor-faktor yang mempengaruhi Kompensasi

a. Kebijakan Pemerintah ; b. Kondisi Perusahaan

8. Perencanaan Dan Pengembangan Karier

Merupakan suatu program peningkatan, penurunan bahkan pemberhentian karyawan atas suatu jabatan dan pekerjaan tertentu dalam organisasi, yang di antaranya mencakup :•Promosi •Demosi•Penugasan Kembali•Pemecatan•Pemberhentian•Pensiun

PERPINDAHAN KARYAWAN

1. Promosi Golongan Perpindahan Golongan dengan Jabatan yang sama

2. Promosi JabatanPerpindahan karyawan secara vertikal yang secara struktural lebih tinggi jabatannya

3. DemosiPenurunan jabatan yang dinilai sebagai punishment

4. Mutasi Perpindahan karyawan pada posisi atau jabatan secara

horisontal, guna peningkatan pengetahuan, keterampilan, sikap dan lainnya

Pengawasan

Fungsi pengawasan mengiringi fungsi perencanaan,

seperti yang didefinisikan oleh Robert J. Mockler bahwa

pengawasan manajemen adalah,

Suatu usaha sistematik untuk:

-Menetapkan standar pelaksanaan yang sesuai dengan

tujuan-tujuan dalam perencanaan,

-Merancang sistem informasi umpan balik,

Pengawasan -Membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang

telah ditentukan sebelumnya,

-Menentukan dan mengukur penyimpangan-

penyimpangan,

-Mengambil tindakan koreksi yang diperlukan dalam

rangka menjamin agar semua sumber daya yang dimiliki

perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan

efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Tipe-tipe Pengawasan

• Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau

penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan

sehingga memungkinkan tindakan koreksi dapat segera

dilakukan sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan.

Tipe-tipe Pengawasan

•Pengawasan Saat Pelaksanaan (Concurrent Control)

Proses di mana aspek tertentu dari satu prosedur harus

disetujui dahulu atau syarat-syarat tertentu harus

dipenuhi sebelum kegiatan dilanjutkan, untuk menjamin

ketepatan pelaksanaan kegiatan tersebut.

Tipe-tipe Pengawasan

•Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Mengukur hasil-hasil kegiatan yang telah diselesaikan,

penyebab-penyebab penyimpangan ditentukan dan

penemuan-penemuan diterapkan untuk pelaksanaan

kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang.

Pengawasan ini bersifat historis, di mana pengukuran

dilakukan setelah kegiatan selesai dilakukan.

Tahapan Pengawasan

• Penetapan Standar Pelaksanaan

• Penentuan Pengukuran Pelaksanaan

• Pengukuran Pelaksanaan

• Pembandingan Pelaksanaan Dengan Standar Dan

Analisa Penyimpangan

• Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Penetapan Standar Pelaksanaan

Standar merupakan suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk menilai hasil-hasil suatu kegiatan kerja.

Bentuk standar secara khusus yang diberlakukan dalam organisasi misalnya, target penjualan, anggran, pencapaian market share, laba usaha, sasaran produksi, dll.

Disisi lain standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan yang sangat penting dalam proses pengawasan, misalnya standar kesehatan personalia, sikap bekerjasama, cara berpakaian dalam bekerja, dll.

Penentuan Pengukuran PelaksanaanPenetapan standar akan menjadi sia-sia jika tidak disertai dengan bagaimana cara mengukur pelaksanaan suatu kegiatan.Beberapa pertanyaan berikut sangat penting untuk digunakan dalam menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat :

•Berapa kali pelaksanaan dapat diukur, apakah setiap jam, hari, bulan atau tahun?

•Dalam bentuk apa pengukuran dapat dilakukan, tertulis, inspeksi visual atau cukup melalui telephone?

•Siapa yang terlibat dalam pengukuran, apakah manajer atau cukup oleh staf departement?

Pegukuran yang akan ditetapkan, sebaik nya mudah untuk dilakukan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan, dimengerti oleh para karyawan.

Pengukuran PelaksanaanPengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan sebagai suatu proses yang berulang-ulang dan terus menerus.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan proses pengukuran, antara lain :•Pengamatan•Laporan lisan dan tertulis•Inspeksi, pengujian dan pengambilan sample

Banyak perusahaan yang menggunakan jasa pemeriksa baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi untuk mengukur pelaksanaan berbagai kegiatan yang dilakukan para karyawannya.

Pembandingan Pelaksanaan Dengan Standar Dan Analisa Penyimpangan

Pembandingan pelaksanaan suatu kegiatan dengan standar yang telah direncanakan dan ditetapkan, merupakan suatu tahap dalam proses pengawasan yang paling mudah untuk dilaksanakan, namun meski demikian sering terjadi kompleksitas pada saat penginterpretasian adanya penyimpangan-penyimpangan.

Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi kemudian harus dapat dianalisa untuk menentukan penyebab-penyebab mengapa standar yang telah direncanakan dan ditetapkan tidak dapat dicapai.

Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Adanya penyimpangan pelaksanaan kegiatan, mendorong organisasi untuk mengambil tindakan-tindakan koreksi.Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk, misalnya merubah standar, memperbaiki pelaksanaan atau bahkan merubah dan memperbaiki standar dan pelaksanaan kegiatan secara bersamaan.

Koreksi dapat pula berupa :•Merubah standar•Merubah pengukuran pelaksanaan•Merubah cara dalam menganalisa dan mengitepretasikan penyimpangan-penyimpangan

MOTIVASI Motivasi merupakan satu penggerak dari

dalam hati seseorang untuk melakukan atau mencapai sesuatu tujuan.

Motivasi juga bisa dikatakan sebagai rencana atau keinginan untuk menuju kesuksesan dan menghindari kegagalan hidup.

Dengan kata lain motivasi adalah sebuah proses untuk tercapainya suatu tujuan. Seseorang yang mempunyai motivasi berarti ia telah mempunyai kekuatan untuk memperoleh kesuksesan dalam kehidupan.

TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW (1943-1970)

•Kebutuhan fisiologis (rasa lapar, rasa haus, dan sebagainya)

•Kebutuhan rasa aman (merasa aman dan terlindung, jauh dari bahaya)

•Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki (berafiliasi dengan orang lain, diterima, memiliki)

•Kebutuhan akan penghargaan (berprestasi, berkompetensi, dan mendapatkan dukungan serta pengakuan)

•Kebutuhan aktualisasi diri (mendapatkan kepuasan diri dan menyadari potensinya)

TEORI MOTIVASI HERZBERG (1966)

Motivasi dapat berupa motivasi intrinsik dan ekstrinsik.

Motivasi yang bersifat intrinsik adalah manakala sifat pekerjaan itu sendiri yang membuat seorang termotivasi, orang tersebut mendapat kepuasan dengan melakukan pekerjaan tersebut bukan karena rangsangan lain seperti status ataupun uang atau bisa juga dikatakan seorang melakukan hobbynya.

Motivasi yang bersifat ekstrinsik adalah manakala elemen elemen diluar pekerjaan tersebut menjadi faktor utama yang membuat seorang termotivasi seperti status ataupun kompensasi.

TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR (1)

Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative) dan teori Y(positif).

Menurut teori X empat pengandaian yang dipegang manajer

1. karyawan secara intern tertanam dalam dirinya tidak menyukai kerja

2. karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.

3. Karyawan akan menghindari tanggung jawab.4. Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas

semua factor yang dikaitkan dengan kerja.

Kontras dengan pandangan negative ini mengenai kodrat manusia ada empat teori Y :

1. karyawan dapat memandang kerjasama dengan sewajarnya seperti istirahat dan bermain.

2. Orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri jika mereka komit pada sasaran.

3. Rata rata orang akan menerima tanggung jawab.4. Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif.

TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR (2)

TEORI MOTIVASI VROOM (1964)

Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive

theory of motivation menjelaskan mengapa

seseorang tidak akan melakukan sesuatu

yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya,

sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat

dapat ia inginkan.

Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:

•Ekspektasi, harapan keberhasilan pada suatu tugas

• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu).

•Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan posistif, netral, atau negatif. Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapan. Motivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan

TEORI MOTIVASI VROOM (1964)

KOMPETENSILima Karakteristik kompetensi menurut Spencer (1999)

1. Knowledge, informasi yang dimiliki seseorang dalam

bidang tertentu

2. Skill, kemampuan untuk melaksanakan tugas mental atau

tugas fisik tertentu

3. Motives, motif yang mengarahkan seseorang untuk

menentukan atau menetapkan tindakan-tindakan yang

memastikan dirinya mencapai tujuan tertentu

4. Traits, ciri bawaan yang bersifat fisik dan tanggapan yang

konsisten terhadap berbagai situasi dan informasi

5. Self concept, sikap, nilai, image seseorang, contohnya :

apakah penyabar, atau kesulitan dalam mengendalikan

emosi.

DIMENSI KOMPETENSI

1. Intensitas

2. Besarnya dampak

3. Kompleksitas

4. Besarnya Usaha

5. Ukuran Khusus

Kepemimpinan

Kepemimpinan merupakan suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan sekelompok anggota yang saling berhubungan tugas satu sama lainnya.

Implikasi penting dari definisi tersebut adalah bahwa kepemimpinan menyangkut hal-hal berikut :•Orang lain (bawahan/pengikut), para anggota kelompok telah membantu penentuan status pemimpin dan membuat proses kepemimpinan dapat berjalan, mana kala mereka mau menerima pengarahan dari pemimpinnya.

Kepemimpinan (2)

•Pembagian kekuasaan, pemimpin memiliki wewenang untuk mengarahkan kegiatan para bawahannya, sementara bawahan tidak memiliki wewenang untuk mengarahkan kegiatan pemimpinnya secara langsung.

•Menggunakan pengaruh, pemimpin tidak hanya dapat memerintah bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu dan mereka juga harus bisa memberikan pengaruh tentang bagaimana suatu perkerjaan yang diperintahkannya dapat dilaksanakan dengan baik.

Pendekatan Studi Kepemimpinan•Sifat-sifat KepemimpinanSuatu pandangan bahwa kepemimpinan sebagai suatu kombinasi dari sifat-sifat yang tampak pada diri seseorang

•Perilaku KepemimpinanSuatu pandangan tentang kepemimpinan dengan mengidentifikasi perilaku-perilaku seseorang yang dianggap berhubungan dengan perilaku seorang pemimpin yang efektif

Pendekatan Studi Kepemimpinan•Situasional-Contingency

1. Memandang bahwa efektifitas kepemimpinan akan sangat tergantung pada kondisi dan situasi yang bervariasi, misalnya lingkungan organisasi, tugas-tugas yang dilakukan, pengalaman, keterampilan dll.

2. Pendekatan situasional bermaksud untuk menetapkan seberapa besar efektifitas gaya kepemimpinan tertentu dalam suatu situasi dan kondisi tertentu.

Sifat-sifat KepemimpinanPara teorisi yang pertama kali menjelaskan tentang aspek kepemimpinan menerangkan bahwa pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya.

Para teorisi sifat-sifat kepemimpinan juga beranggapan bahwa kemampuan kepemimpinan itu, dilahirkan dan bukan dibuat.

Namun dalam penelitan-penelitian yang pernah dilakukan, belum ditemukan adanya satu sifat tertentu yang dapat membedakan bahwa seorang pemimpin dengan sifat-sifat tertentu yang dimilikinya, dapat lebih efektif di bandingkan dengan pemimpin lain dalam memimpin para pengikutnya.

Perilaku Kepemimpinan

Pendekatan perilaku mencoba untuk menentukan apa yang dilakukan oleh para pemimpin efektif, misalnya bagaimana mereka menjalankan tugas-tugasnya, bagaimana mereka mendelegasikan tugas-tugas, bagaimana mereka berkomunikasi dan memotivasi bawahannya.

Pendekatan perilaku memusatkan perhatian pada dua aspek kepemimpinan, yaitu :1.Fungsi-fungsi Kepemimpinan2.Gaya-gaya Kepemimpinan

Fungsi-fungsi KepemimpinanBerdasarkan fungsi kepemimpinan, seseorang harus memiliki dan melaksanakan dua fungsi utama agar kelompok yang dipimpinnya dapat menjalankan pekerjaan dengan baik, kedua fungsi itu adalah :

1. Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas atau pemecahan masalah. Hal ini menyangkut pemberian saran untuk pemecahan masalah, pemberian informasi dan pendapat.

2. Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok atau sosial. Hal ini menyangkut segala sesuatu yang dapat membantu kelompok untuk menjalankan pekerjaannya dengan lancar, diantaranya melakukan persetujuan dengan kelompok lain, menengahi perbedaan pendapat, dll.

Gaya-gaya Kepemimpinan

Para peneliti tentang gaya kepemimpinan telah mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan, yaitu :1.Berorientasi pada tugasMengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan keinginannya,.2.Berorientasi pada karyawanLebih memotivasi karyawan dari pada mengawasinya, gaya kepemimpinan ini dilakukan dengan memberikan dorongan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas

Situasional-Contingency

Pendekatan situasional menggambarkan bahwa gaya kepemimpinan yang efektif akan sangat bergantung pada faktor-faktor situasi, tugas, karyawan dan keadaan lingkungan.

Mary Parker Follett mengatakan ada tiga variable kritis yang mempengaruhi gaya pemimpin, yaitu pemimpin, karyawan dan situasi, di mana ketiga variable tersebut saling berhubungan dan berinterakasi satu sama lain.

Lebih lanjut Follet berpendapat bahwa pemimpin yang seharusnya berorientasi pada karyawan bukan berorientasi pada kekuasaan.

Teori-teori situasional yang banyak dibahas antara lain:1.Teori Rangkaian Kesatuan Kepemimpinan2.Teori Contingency3.Teori Siklus Kehidupan

Teori Rangkaian Kesatuan KepemimpinanRobert Tannenbaum dan Warren H. SchmidtMenguraikan berbagai faktor yang mempengaruhi pilihan gaya kepemimpinan, di mana para manajer harus mempertimbangkan tiga kumpulan kekuatan, diantaranya :

1.Kekuatan dalam diri manajer, mencakup sistem nilai; kepercayaan kepada bawahan; kecenderungan kepemimpinannya sendiri; perasaan aman dan tidak aman.

2.Kekuatan dalam diri bawahan, mencakup kebutuhan mereka akan kebebasan, peningkatan tanggung jawab, ketertarikan, kemampuan dan keahlian dalam penanganan masalah; keterlibatan dalam pembuatan keputusan.

3.Kekuatan Situasi, mencakup tipe organisasi; efektifitas kelompok; desakan waktu; sifat masalah yang dihadapi

Teori ContingencyFred FiedlerMengatakan bahwa efektifitas suatu organisasi tergantung pada interaksi antara kepribadian dan situasi.

Fiedler merumuskan situasi pada dua karakteristik :-Situasi di mana pemimpin dapat menguasai, mengendalikan dan mempengaruhi situasi itu sendiri.-Situasi yang menghadapkan pemimpin pada satu ketidakpastian.

Tiga unsur yang dapat membantu dalam menentukan gaya kepemimpinan yang efektif, yaitu :a. Hubungan pimpinan dan bawahanb. Struktur tugasc. Posisi kekuasan pemimpin yang diperoleh dari

wewenang formal

Teori Siklus KehidupanPaul Hersey dan Kenneth Blanchard

Mengemukakan bahwa strategi dan perilaku pemimpin

harus situasional dan terutama didasarkan pada

kedewasaan dan ketidakdewasaan para pengikutnya.

Definisi teori:

- Kedewasaan,

- Perilaku tugas,

- Perilaku hubungan,