modul akuntansi keuangan menengah 1.doc

MODUL PRAKTIKUM

AKUNTANSI KEUANGAN MENENGAH 1

Versi 3.0

Tahun Penyusunan 2011

Tim Penyusun 1. Budi Santoso, SE., MM.

2. Beny Susanti, SE., MM.

3. Erna K., SE., MM.

Laboratorium Akuntansi Menengah

Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS GUNADARMA

Daftar Isi

Daftar Isi...................................................................................................................................2

P1.1. Mengenal MYOB Premier...........................................................................................3

P1.2. Fitur yang Disediakan oleh MYOB............................................................................4

P1.3. Otomatisasi Sistem Pencatatan...................................................................................5

P1.4. Persiapan Data Awal....................................................................................................6

P1.5. Membuat Data Baru....................................................................................................6

P1.6. Linked Account.............................................................................................................8

P1.7. Tax Codes....................................................................................................................11

P1.8. Account List................................................................................................................13

P1.9. Card File......................................................................................................................13

P1.10. Card List.....................................................................................................................13

P1.11. Job List........................................................................................................................16

P1.12. Item List......................................................................................................................16

P1.13. Auto Build...................................................................................................................18

P1.14. Purchase......................................................................................................................19

Quote....………………………………………………………………………………20

Order……………………………………………………. .………………….………21

Bill………....................................................................................................................22

P1.15. Pay Bills.......................................................................................................................23

P1.16. Sales.............................................................................................................................23

P1.17. Banking........................................................................................................................24

P1.18. Time Billing.................................................................................................................26

P1.19. Inventory.....................................................................................................................26

P1.20. Card File......................................................................................................................28

MYOB

PREMIER V8

P1.1. Mengenal MYOB Premier

Perkembangan aplikasi komputer dewasa ini mengalami kemajuan yang begitu pesat.

Komputer mampu membantu manusia di berbagai bidang pekerjaan karena memiliki

kecepatan yang dibutuhkan dalam menyajikan informasi, ketelitian, setra keakuratan dalam

memberikan solusi.

Dalam teknologi peranti lunak, salah satu teknologi baru yang mulai banyak

dimamfaatkan adalah MYOB. Menurut Feroza Ranti MYOB adalah software akutansi yang

berfungsi membantu bagian keuangan dalam menyusun laporan keuangan, lengkap dengan

pengendalian inventory, penjualan, pembelian, asset perusahaan bahkan tersedia lebih dari

150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis dan tersaji secara detail.

Dari beberapa buku sebagai acuan dapat disimpulkan secara umum pengertian

MYOB adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan

menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integarated software). Dikembangkan pertama

kali oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan di beberapa negara lain

seperti di Amerika, Kanada, Selandia Baru dan lainnya. Hingga kini telah diterbitkan MYOB

Accounting, MYOB Premier dan MYOB Basic Bussinness, MYOB Accounting Plus dan

MYOB Just Invoice dengan berbagai versi.

Beberapa kelebihan MYOB dibandingkan dengan software akuntansi lain:

User Friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai

pengetahuan mendasar tentang akuntansi.

Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user

Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses

ekspor/impor file yang merepotkan

Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi

Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan

Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis

laporan dalam bentuk grafik

P1.2. Fitur yang Disediakan oleh MYOB

MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul yang disajikan dalam satu paket.

Beberapa modul (fitur) gabungan yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung

salah satu form yang disebut dengan Command Centre adalah sebagai berikut:

Accounts

Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry.

Banking

Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register, Reconcile Account,

Prepare Bank Deposit, Print cheque.

Sales

Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment, Print Invoice.

Time Billing

Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time Billing Invoice,

Activity Log.

Purchases

Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase Order.

Inventory

Menyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count Inventory, Adjust

Inventory, Transfer Inventory, Auto Build Inventory.

Card File

Menyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee, Personal.

P1.3. Otomatisasi Sistem Pencatatan

Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka

dalam form tersebut ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form

Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam

Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut

dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form.

Misal: Bagian penjualan cukup mengisikan formulir Sales Invoice. Yang perlu

dimasukkan dalam form tersebut adalah informasi tentang pembeli (customer), tanggal,

nomor invoice, sistem pengiriman barang, kode dan jenis barang, harga persatuan dan

potongan yang mungkin diberikan. Setelah faktur tersebut dibuat (record) secara otomatis

akan menambah piutang (data pembeli), mengurangi barang yang dijual dan lainnya.

P1.4. Persiapan Data Awal

Berikut beberapa data awal yang harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan

MYOB :

1. Chart of Account

Pengkodean dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah

Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting

Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum.

2. Job List

Buatlah dan tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada)

3. Card File

Catat dan kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal

4. Item List

Catat dan kelompokkan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan

5. Linked Account

Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account

6. Opening Balances

Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job

(jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.

7. Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai

setup awal dengan tuntunan dari MYOB.

P1.5. Membuat Data Baru

Untuk membuat data baru untuk perusahaan, maka langkah-langkahnya adalah

sebagai berikut :

1. Klik tombol start

2. Pilih all program > MYOB Premier >

3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :

a. Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada

b. Create, untuk membuat data perusahaan baru

c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan

d. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang

berisi berita terbaru dalam versi ini

e. Exit, untuk mengakhiri program MYOB

4. Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.

5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6

bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List

dan Company File

6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak

dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.

7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang

harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut :

Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku

Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku

Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku

Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun

8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam

pembuatan Account:

I Would like to start with one of the last provided by MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105

jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.

I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done

creating my company file

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada

setelah membuat file baru.

I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar

account.

9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan

bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file

yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder

sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat

data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klik Save.

10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data

baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution.

Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil.

Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih:

Setup Assistant : adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan beberapa

fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales, purchase.

Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa content

tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan sudah

sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi..

Command Centre: adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh

MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase,

inventory, dan cardfile.

P1.6. Linked Account

Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan

account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor

lain. Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:

1. Linked Account yang diisi dari menu Setup

2. Linked Account yang melekat pada Tax Codes

3. Linked Account yang melekat pada Form Item List

Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat

melihatnya dengan cara:

a. Klik menu Setup, pilih Linked Accounts.

b. Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts

Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form

ini sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain. Berikut

penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut:

Equity Account for Current Earnings

Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba

Rugi Tahun Berjalan.

Equity Account for Retained Earning

Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik,

dan telah dilakukan tutup buku tahunan.

Equity Account for Historical Balancing

Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal.

Cheque Account for Undeposited Funds

Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro

belum jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring

dimasukkan dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang

bersangkutan.

c. Linked Account-Sales Account

Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat

digunakan :

Assets Account for Tracking Receivables

Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang

Usaha/Piutang Dagang).

Cheque Account for Customer Receipts

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima

pembayaran dari customer.

Income Account for Freight

Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari

form Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.

Liability Account for Customer Deposits

Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I

track deposit collected from customer aktif

Expense or Cost of Sales Account for Discounts

Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada

customer, karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika

option I give discounts for early payment diaktifkan.

Income Account for Late Charges

Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan

customer membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access

charge for late payment diaktifkan.

d. Linked Accounts-Purchases Accounts

Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat

digunakan :

Liability Account for Tracking Payables

Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang

Usaha/Hutang Dagang)

Cheque Account for Paying Bills

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang

pada supplier.

Expense for Cost of Sales Accont for Freight

Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form

Purchase Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif.

Assets Account for Supplier Deposits

Untuk menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada

supplier, jika option I track deposit paid to supplier diaktifkan.

Expense (or Contra) Account for Discounts

Untuk menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari

supplier karena kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option

I take discounts for early payment diaktifkan

Expense Account for Late Charge

Untuk menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar

hutang pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment

diaktifkan.

Linked Account yang kedua adalah yang melekat pada isian Tax Code Information.

Dalam setiap jenis Tax Codes yang ada selalu diisikan 2 jenis Accounts:

a. Linked Account for Tax Collected

Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan

dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip

Akuntansi Indonesia tipe account ini adalah Current Liabilities.

b. Linked Account for Tax Paid

Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat fakur pembelian dan

akan dimasukkan ke dalam Pajak Masukan (VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi

Indonesia, tipe account ini adalah Current Assets. Jumlah pajak masukan pada

akhir bulan dapat dilakukan pengkreditan dan dialokasikan ke dalam PPN

Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan Keluaran tersebut nantinya akan

menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak.

c. Linked Card for Tax Authority

Ini bukanlah linked account, tetapi linked account yang berlaku untuk card file

(customer/supplier) tertentu saja.

Linked Account yang ketiga adalah yang melekat pada isian Item Information. Dalam

setiap item yang dibuat disediakan 3 option:

I Buy This Item : Cost of Sales Account

I Sell This Item : Income Account for Tracking Sales

I Inventory This Item : Assets Account for Item Inventory

a. Cost of Sales Account (Harga Pokok Penjualan)

Account ini untuk menampung suatu item dijual kembali yang menimbulkan

kerugian pada perusahaan karena berkurangnya persediaan. Account ini akan

muncul jika option I Inventory This Item diaktifkan.

b. Expense Account for Tracking Cost

Account ini untuk menampung suatu item jika dibeli akan masuk ke dalam

account beban apa. Account ini akan muncul jika option I Buy This Item

diaktifkan.

c. Income Account for Tracking Sales

Account ini untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice.

d. Assets Account for Item Inventory

Account ini untuk menampung rekening persediaan barang yang akan mencatat

jumlah barang dibeli dan jumlah barang yang dikeluarkan pada saat dijual.

P1.7. Tax Codes

Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia, yaitu pajak nasukan dan pajak

keluaran.

1. Pajak Masukan. Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan

menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya.

2. Pajak Keluaran. Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus

disetorkan ke kas negara.

MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung

Pajak Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan

pajak dibagi menjadi 2 yaitu:

Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah termasuk

pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada).

Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai

pajak dan belum dipotong diskon.

Berikut ini akan dijelaskan prosedur untuk membuat kode pajak dan menghapus kode

pajak.

Membuat Kode Pajak

Klik menu list, tax code

Klik tombol new

Kemudian isi kode pajak PPn pada kolom isian tax code

Kmudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description

Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada

tax type

Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih

2-2100 (Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account

dan 2-2200 (Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid.

Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam

kartu file pemasok atau dapat pula dikosongkan

Klik ok, close

Menghapus Kode pajak :

Sorot kode pajak yang akan dihapus.

Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code.

Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST

dan N-T.

Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan

tombol New, atau mengganti kode pajaknya (Edit).

P1.8. Account List

MYOB membagi klasifikasi account menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi

telah diberikan nomor default seperti berikut ini:

Assets Aktiva/Harta diawali dengan nomor 1-xxxx

Liability Hutang/Kewajiban diawali dengan nomor 2-xxxx

Equity Modal/Ekuitas diawali dengan nomor 3-xxxx

Income Pendapatan diawali dengan nomor 4-xxxx

Cost of Sales HPP diawali dengan nomor 5-xxxx

Expense Beban Usaha diawali dengan nomor 6-xxxx

Other Income Pendapatan Lain-lain diawali dengan nomor 8-xxxx

Other Expense Beban Lain-lain diawali dengan nomor 9-xxxx

Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat

dirinci lagi menjadi sub account dibawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 digit.

Sedangkan untuk setiap account ada kemungkinan hirarkinya, yaitu sebagai account induk

(header) atau sebagai account anak (detail).

P1.9. Card File

Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee

dan Personal. Di antara 7 modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak

mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

P1.10. Card List

Terdiri dari 4 kelompok (Customer, Supplier, Employee dan Personal). Ada 2

kelompok yang mempunyai saldo (balance) yaitu kelompok supplier (Hutang Dagang) dan

Customer (Piutang Dagang).

New – Card List – Customer

Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat customer (Pelanggan). Ada 2 jenis

Tipe Customer, yaitu; sebagai Individual atau Company. Berikut field-field yang perlu

diisikan di form Customer:

Profile

Card Type : Pilih tipe card (customer)

Designation : Pilih tanda customer sebagai idividual atau company

Inactive Card : Aktifkan jika untuk sementara tidak dipakai.

Name : Ketikkan nama customer (lengkap)

Code ID : Pilih lokasi alamat customer.

Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur)

Address2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang)

Address 3-5 = merupakan alamat alternatif lainnya.

Card Details

Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan ditampilkan form yang

menanyakan letak file (folder) dan file name yang berbentuk

gambar (*BMP) yang merupakan Area (Map) lokasi customer

berada.

Notes : Anda dapat mengisikan keterangan tentang gambar areanya.

Identifiers… : Anda dapat mengelompokkan customer tersebut akan

dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas).

Custom List #1 : MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk

masing-masing card sebanyak 3 field name.

Custom List #2 : Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari

field tersebut.

Selling Details

Sale Layout : Pilih salah satu dari 6 default tipe sales

Income Account : Pilih salah satu account tipe revenue.

Salesperson : Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini.

Sale Comment : Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice.

Shipping Method : Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini.

Customer Billing Rate : Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan.

Credit limit : Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin

dapat diberikan.

Available Credit : Batasan kredit yang masih dapat digunakan.

Currently past due : Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo.

Tax Code : Isikan default Tax Code pada saat membuat sales.

Freight Tax Code : Isikan default untuk freight di sales.

Use Customer Tax Code : Aktifkan jika customer tersebut kena

pajak/sebaliknya.

Customer Term Information:

Payment is due : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah

transaksi.

Discount date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari

dari transaksi penjualan.

Balance due date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari

setelah payment is due

% Discount for Early Payment : % discount diberikan jika membayar

sebelum discount date

% Monthly Charge for late payment : % denda jika terlambat bayar

% volume discount : % volume discount yang diberikan.

Payment Details

Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh

customer dalam membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan

seperti Cash, Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara

pembayaran sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.

Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card

(kartu) Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa

atas kartu tersebut.

Jobs

Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya

akan tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada.

Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer

ini.

History

Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang

bersangkutan pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi

tentang penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice

tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada.

P1.11. Job List

Jobs di dalam MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan di dalam sebuah

departemen. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat

melihat laporan laba rugi per masing-masing job (pekerjaan) selain dapat pula melihat

laporan laba rugi secara keseluruhan.

Fungsi Jobs ini sangat tepat jika dipergunakan di perusahaan:

perusahaan konstruksi

perusahaan anak/cabang

perusahaan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan

perusahaan yang menjadikan setiap departemen sebagai Profit Centre.

P1.12. Item List

Item list adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat

membuat faktur baik di Sales maupun di Purchases. Anda dapat membuat Item List dari

menu:

Menu Command Centre – Inventory – Item List, atau

Menu utama – List – Items

Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item yang ada di dalam MYOB,

diantaranya:

1. Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus

mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini:

a. Mempunyai harga pokok (cost) per unit

b. Melekat pada account inventory

c. Mempunyai satuan Qty (kuantitas)

2. Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada

customer. Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini

Anda hanya mengaktifkan ikon I Sell This Item saja.

3. Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli

akan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya

dimasukkan ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This

Item saat membuat item jenis ini.

Berikut ini akan dijelaskan prosedur pengisian item list yang ada di dalam MYOB,

yaitu:

Persediaan Barang Dagang

Item Number : Isikan kode barang (maksimal 30 karakter)

Name : Isikan nama barang (maksimal 30 karakter)

Qty On Hand : Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang.

Current Value : Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang.

Average Cost : Harga rata-rata per unit (Current value/Qty On Hand)

Inactive Item : Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.

Copy From : Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut

dengan item yang lain.

Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked

account yang berhubungan dengan item tersebut. Setelah mengisikan form Profile, lalu geser

ke tab form berikutnya untuk mengisikan informasi tentang pembelian (Buying Details) dan

penjualan (Selling Details).

Last Purchase Price : Harga beli terakhir (otomatis diisi)

Buying Units of Measure : Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs)

Number of Item per Buying

Unit

: Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item.

Tax Code When Bought : Kode pajak saat dibeli barang tersebut.

Minimum Level for

Restocking Alert

: Minimum Qty yang ada di gudang untuk

informasi peringatan saat barangnya sudah

mencapai sama/di bawah limit.

Primary Supplier to Reorder : Supplier pertama yang sering diminta order

barang.

Supplier Item Number : Nomor (kode) barang dari supplier.

Default Reorder Quantity : Default setiap order pembelian berapa Qty-

nya.

Base Selling Price : Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap

customer.

Selling Unit of Measure : Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan.

Number of Item per Buying

Unit

: Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya

Tax Code When Sold : Pilih jenis kode pajak saat dijual.

Inclusive/Exclusive : Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price

di atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive)

atau belum termasuk pajak (exclusive).

Calculate Sales Tax On : Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base

Selling Price atau dari Actual Selling Price (yang

sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice.

History : Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan

rekap transaksi untuk mengetahui perbandingan

setiap periodenya.

P1.13. Auto Build

Form ini digunakan untuk jenis barang yang harus dirakit dulu sebelum dijual. Jadi

jika Quantity barang tersebut di gudang tidak mencukupi dan Anda akan melakukan

penjualan tersebut ada kemungkinan Anda untuk membuat (build) sendiri item tersebut dari

beberapa part item lainnya. Berikut ini adalah tampilan auto-build:

P1.14. Purchase

Purchase digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti

menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatatat retur pembelian.

Dengan memamfaatkan modul purcahse perusahaan dapat memasukkan pembelian, mencatat

pembelian berulang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang dagangan yang telah

dipesan, memriksa barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan, melakukan

pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok dan mengelola uatng usaha secara terperinci

dan akurat. Berikut ini adalah tampilan dari modul purchase:

Pada Gambar di atas memperlihatkan bahwa Purchase memiliki beberapa aktivitas,

yaitu:

a. Enter Purchase

Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh

atasannya. Bagian pembelian sebelum melakukan order kepada supplier harus membuatkan

order pembelian ke atasannya.permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa

pertimbangan yang diambil oleh atasannya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja.

Perbedaan yang mencolok adalah warna formnya.

Quote

Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Dalam

Quote ini tidak ada jurnal akuntansinya.

Adapun cara pengisian quote adalah sebagai berikut:

Received : Qty barang yang akan dipesan.

Item Number : masukkan kode barang yang akan dibeli.

Description : secara otomatis langsung diisikan nama item yang bersangkutan.

Price : ketikkan harga pesanan (jika ada).

Disc % : ketikkan diskon yang mungkin didapat (jika ada).

Total : otomatis dihitung dari (Received x Price – Disc %).

Job : isikan Job jika berhubungan dengan Job (proyek) tertentu.

Tax : Pilih/isikan kode pajak (jika item tersebut kena pajak

pembelian).

Order

Enter order ada 2 kemungkinan terjadinya:

1. Order yang dilakukan tanpa membuat Quote sebelumnya.

2. Order yang dilakukan sudah dibuatkan Quote sebelumnya.

Bill

Enter Bills adalah kegiatan memasukkan tagihan yang diterima dari supplier ke hutang

perusahaan. Ada 3 kemungkinan munculnya Bill dari supplier tersebut:

1. Bill (Direct Purchases)

2. Change from Quote to Bill

3. Change from Orders to Bill

b. Purchase Register

Purchase register digunakan untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah

dilakukan sebelumnya. Purchase register terdiri dari: quotes, orders, open bills, returns &

debits, closed bills, recurring templates.

c. Purchase Return and Debit

MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian retur pembelian. Cara

pengisiannya sama dengan pengisian Purchase biasa, hanya untuk kolom Received diisi

dalam angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 tahap, yaitu:

1. Mengurangkan invoice (Qty minus) di dalam form BILL.

2. Membebankan invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase)

atau membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai

(Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut

asalnya adalah pembelian tunai.

d. Recurring

Adakalanya perusahaan selalu membeli jenis barang yang sama dengan Qty yang sama

di tempat vendor yang sama pula. Kejadian itu bisa terjadi berkali-kali dalam waktu yang

relatif sama. MYOB hampir menyediakan fasilitas Recurring ini di semua transaksi seperti

pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan dan lainnya.

Contoh: Perusahaan dalam kegiatan sehari-hari menggunakan jasa penyewaan truk

untuk mengangkut barang-barang yang dijual dan dibelinya. Kendaraan tersebut disewa

dengan sistem pembayaran sebesar Rp 1000.000 setiap minggunya.

e. Report-Purchase

Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas pembelian

selama periode yang Anda inginkan dengan membukanya dari menu Report-Purchase.

P1.15. Pay Bills

MYOB menyediakan fasilitas yang memungkinkan perusahan melakukan

pembayaran hutang secara teliti dan sistimatis. Ada beberapa kemungkinan dalam hal

pembayaran hutang:

1. Membayar hutang dengan pilihan langsung ke Cash/Transfer

2. Membayar hutang sebuah faktur lunas dengan mendapatkan potongan.

3. Membayar hutang karena terlambat sehingga diberikan finance charge.

P1.16. Sales

Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu

perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan

biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai, atau pada piutang

usaha jika penjualn dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan

penjualan ini sangat penting maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat.

Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, anda dapat

menggunakan modul sales pada MYOB Premier. Semua aktivitas penjualan yang dicatat

dalam modul sales secara otomatis akan masuk dalam daftar jurnal transaksi

Semua yang ada di menu Purchases terdapat pula di menu Sales. Pada prinsipnya

cara pengisian Sales sama dengan pengisian Purchase yaitu mulai terjadinya Quote Sales,

Order Sales, Enter Sales, Receive Payment sampai dengan Transaction Journal. Yang

berbeda adalah berada pada posisi yang berlawanan. Berikut ini adalah tampilan dari modul

sales:

P1.17. Banking

MYOB menyediakan fasilitas transaksi yang berhubungan dengan bidang

perbankan, baik untuk keperluan pembayaran, penerimaan, maupun manajemen keuangan

lainnya. Modul Banking secara bisa divisualisasikan sebagai berikut (lihat Gambar halaman

berikutnya):

Spend Money. Spend Money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan

uang untuk keperluan usaha. Transaksi yang dicatat dalam menu ini seperti membeli

perlengkapan (ATK), membayar biaya, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan

intern maupun ekstern. Bisa disimpulkan Spend Money adalah pengeluaran uang selain

untuk membayar hutang dagang. Jika untuk membayar hutang dagang maka akan dicatat

di menu Purcahse-Pay Bills.

Print Cheque. Anda dapat membuat voucher pengeluaran dengan menu ini, atau dapat

mencetak secara langsung dari komputer.

Receive Money. Receive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Menu ini

digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari customer,

seperti penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pengembalian pinjaman

dari karyawan, penjualan aktiva selain inventory dan lainnya.

Prepare Bank Deposit. Menu ini adalah proses pencairan cek dan giro yang diterima

dari customer atau card yang lainnya.

Bank Register. Bank Register hampir sama dengan General Ledger. Perbedaan yang

ditampilkan hanyalah account list dengan type Detail Cheque Account. Di dalam bank

register Anda dapat melihat mutasi setiap bank sekaligus Anda juga langsung dapat

memasukkan transaksi lewat menu tersebut.

Jika selama ini dibahas adalah selalu memasukkan transaksi dari modul masing-masing,

hal itu dapat dilakukan lewat satu menu yaitu Bank Register ini. Anda dapat langsung

melakukan proses Spend Money, Receive Money, Enter Sales, Receive Payment, Enter

Purchase dan Pay Bill.

Reconcile Account. Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi

bank secara manual.

Report Banking. Segala transaksi yang Anda catat dari menu banking ini dapat dilihat

pada laporan Banking.

P1.18. Time Billing

Time billing berguna untuk mencatat transaksi jasa yang memerlukan aktivitas dan

perhitungan tarif tertentu. Tampilan modul time billing bisa dilihat pada gambar berikut ini:

Activities List. Suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan

dipakai oleh perusahaan sendiri dengan system perhitungan pembayaran per jam atau

per satuan tertentu.

Enter Activity Slip. Anda dapat memberikan tagihan pada customer secara manual

melalui modul Sales dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual

tersebut anda juga dapat melakukan proses pembuatan Activity Slip, lalu

mengumpulkannya menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersama-sama atau

sendiri-sendiri.

Prepare Time Billing Invoice. Digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity

Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan

(invoice).

Activity Log. Form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu Activity Slip

yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau Detail View.

P1.19. Inventory

Persediaan merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan. Dengan pengelolaan

persediaan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat dengan mudah mengecek barang-barang

persediaan yang terjual. Perusahaan yang mengatur manajemen persediaanya dengan baik

akan mudah memperoleh informasi persediaan yang masih ada, nilai nominal suatu barang

dagangan beserta penyusutannya, menetapkan harga beli dan harga jual barang dagangan,

menyediakan atau merakit barang dagangan menjadi suatu kesatuan beserta harga yang telah

ditetapkan. Adapun tampilan modul inventory dalam MYOB adalah sebagai berikut:

MYOB Premier dalam modul inventory pada command center dibagi menjadi

beberapa bagian yaitu :

Set Item Prices berfungsi unruk mengubah harga jual yang berlaku.

Transfer Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk menyimpan

perpindahan barang dari bahan baku mentah ke barang jadi.

Items Register berfungsi mengijinkan perusahaan untuk melihat secara umum

perubahan persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan dapat menelusuri semua

transaksi persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan

perpindahannya. Dari jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah, atau menghapus

masukan barang yang diperlukan.

Item List merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan.

Adjust Inventory digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari item

persediaan.

Transaction Journal merupakan transaksi jurnal dari modul persediaan yang terdiri atas

catatan semua transaksi yang terjadi hingga penyesuaian persediaan, perpindahan

persediaan, dan perakitan persediaan.

Count Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk memasukan persediaan yang

tersedia saat ini.

Auto Build Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau

merakit sejumlah item persediaan untuk membentuk item persediaan baru. Auto Build

Inventory akan otomatis menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harganya

menjadi sebuah item persediaan baru.

P1.20. Card File

Adakalanya perusahaan harus berinteraksi dengan orang, karyawan, arau perusahaan

lain. Dengan MYOB anda juga mampu memasukan dan melihat daftar perinciaan orang-

orang atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan bisnis perusahaan anda.

MYOB Premier mampu memasukan daftar nama pelanggan dan pemasok jika

perusahaan bergerak dibidang perdagangan jasa ataupun barang. Hal ini untuk melihat sejauh

mana hubungan kinerja perusahaan dengan relasi. Tampilan modul card file adalah sebagai

berikut:

MYOB Premier dalam modul card file pada command center dibagi menjadi

beberapa bagian yaitu :

Contact Log berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana perusahaan

dapat melihat daftar ringkasan dari seluruh kontak yang pernah dilakukan perusahaan.

Cards List berfungsi untuk membuka jendela view card file, dimana perusahaan dapat

membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis

perusahaan. Dala jendela ini, perusahaan dapat melihat perician file kartu yang pernah

dibuat perusahaan.

Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana

perusahaan dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk individu atau

perusahaan yang terdapat pada file kartu.

Create Personalised Letters berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana

perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge yang berisi informasi tentang individu

atau perusahaan pada file kartu.

modul akuntansi keuangan menengah 1.doc

Documents