SKOM4432 1

Modul 8

Korespondensi dan Presen-tasi Bisnis

SKOM 4432 Komunikasi Bisnis

Modul 8kegiatan belajar 1

KORESPONDENSI BISNIS

1. Prinsip penulisan surat.

2. Empatiempati adalah kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan dan emosi) orang lain dan untuk memproyeksikan dan mengomunikasikan pemahaman terhadap orang lain.

3. Organisasi suratmembagi topic ke dalam bagian-bagian dan menyusun topic

tersebut berdasarkan urutan yang tepat.4. Surat klaim rutin.merupakan surat yang meminta untuk penyesuaian, keika penulisan surat meminta untuk sesuatu kepada seseorang yang

dapat memenuhinya.

5. Surat rutin tentang kredit.berupa surat tagihan terhadap barang yang dibeli den-

gan system kredit.6. Surat order/pesanandigunakan pada saat melakukan kerja sama pedagang

barang dan jasa.7. Surat khusussemua surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi atau lembaga bisnis lain.

8. Surat siaran pers.menyampaikan informasi kepada masyarakat luas melalui

media massa.9. Surat penjualansurat tanda bukti telah melakukan pertukaran barang atau jasa dengan uang.

Kegiatan belajar II Presentasi Bisnis

Anjali (2007:36-39), ciri-ciri presentasi ialah:1. Biasanya dilakukan secara formal.2. Biasanya disusun secara matang dan terencana.3. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat, dan materinya.4. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga atau alat-alat bantu presentasi.5. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator.6. Biasanya adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi.7. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab.8. Biasanya memiliki tujuan dan target tertentu.

8

Presentasi Bisnis (1)

Langkah-langkah dalam penyusunan materi presentasi.

9

Presentasi Bisnis (1)

Sistematika menyusun pesan untuk presentasi bias digambarkan sebagai berikut:1. Pendahuluan, meliputi perkenalan diri, pentingnya apa yang diuraikan, man-

faat yang bias diperoleh khalayak, konsekuensi jika melewatkan presentasi.2. Isi, terdapat pokok bahasan yang sangat penting.3. Penutup, biasanya berisi kesimpulan dan ucapan terima kasih atau bias mem-

buat himbauan atau ajakan untuk bertindak.

10

Presentasi Bisnis (1)

Jenis-jenis presentasi secara umum:

11

Presentasi Bisnis (1)

Tujuan presentasi dapat membuat kategorisasi presentasi, secara umum ada 3 tujuan pre-sentasi, yakni:1. Memotivasi atau menghibur, biasanya Anda diharuskan banyak berbicara.2. Menginformasikan atau menganalisis, akan adanya interaksi dengan khalayak.3. Mempersuasi atau kolaborasi, dalam mempersuasi orang lain untuk melakukan suatu

tindakan dan memecahkan masalah tertentu Anda terlebih dahulu menyampaikan data dan fakta. Khalayak diminta untuk berpartisipasi dan Anda harus cukup fleksibel pada reaksi yang tak terduga.

Ruang tujuan pada proses presentasi

12

Presentasi Bisnis (1)

Menurut Murai (2006) faktor-faktor yang mempengaruhi presentasi ialah:1. Faktor psikologis berupa keinginan dan kepercayaan.2. Faktor fisik atau penampilan, seperti kontak mata, pakaian yang sopan, san-

tai, bergaya tidak dibuat-buat, dan mengesankan dalam khalayak yang lebih besar.

3. Faktor logis yakni skenario dalam melakukan presentasi, seperti alur secara jelas, konsep dalam bentuk gambar atau yang lainnya, logis sehingga memhami gagasan, bantuan visual.

4. Faktor teknis yakni teknis presentasi seperti apa yang digunakan. Hal yang perlu diperhatikan ialah tatapan dengan senyuman, berbicara dengan suara yang lantang dan jelas serta menghindari melihat catatan, menjaga kontak mata dengan bagian tertentu dari khalayak, dan menyajikan butir-butir pokok presentasi untuk mengajak khlayak terfokus pada bagian tersebut.

13

Presentasi Bisnis (1)

Tujuan dari presentasi dapat terlihat dari umpan-balik atau respons kha-layak, biasanya respons tersebut dikelompokkan menjadi:1. Positif, menunjukkan penerimaan pad apa yang kta sampaikan.2. Netral. Menunjukkan keadaan tidak menolak dan tidak pula menerima apa

yang disampaikan.3. Negatif, menunjukkan penolakan atas apa yang disampaikan.

Umpan-balik tersebut dapat menentukan sikap khalayak seperti;4. Orang yang menyimak dengan baik.5. Orang yang menyimak sepotong-sepotong.6. Orang yang tidak menyimak sama sekali.7. Orang yang tidak mau tahu atas apa yang dipresentasikan.

14

Presentasi Bisnis (1)