MODERN FILING & RECORD RETENTION

1.1. PengertianPengertian

2.2. Dasar-dasar pokok Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filingpenyelenggaraan filing

3.3. Peralatan-peralatan filingPeralatan-peralatan filing

4.4. PerkembangannyaPerkembangannya

5.5. Record retention scheduleRecord retention schedule

6.6. Klasifikasi recordKlasifikasi record

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan-perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

KESIMPULANKESIMPULAN

Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP

Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu.

Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.

Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum

12. Surat-surat kepegawaian12. Surat-surat kepegawaian13. Indeks harga-harga13. Indeks harga-harga14. Kutipan-kutipan/petikan- 14. Kutipan-kutipan/petikan- petikan surat petikan surat15. Grafik, data, skema-skema15. Grafik, data, skema-skema16. Laporan-laporan16. Laporan-laporan17. Formulir-pormulir17. Formulir-pormulir18. Surat-surat tuntutan18. Surat-surat tuntutan19. Surat-surat permohonan19. Surat-surat permohonan20. Surat-surat pajak20. Surat-surat pajak21. Surat-surat keputusan21. Surat-surat keputusan22. Surat-surat rutin lainnya22. Surat-surat rutin lainnya

1. Surat penyerahan barang1. Surat penyerahan barang2. Program pembangunan2. Program pembangunan3. Petunjuk-petunjuk pemesanan3. Petunjuk-petunjuk pemesanan4. Surat-surat perejanjian4. Surat-surat perejanjian5. Surat-surat utang piutang5. Surat-surat utang piutang6. Surat-surat asuransi6. Surat-surat asuransi7. Surat-surat pembelian7. Surat-surat pembelian8. Surat-surat penjualan8. Surat-surat penjualan9. Surat-surat pengiriman9. Surat-surat pengiriman10. Surat-surat pesanan10. Surat-surat pesanan11. Nota-nota pernyataan11. Nota-nota pernyataan

YANG DIMAKSUD “PAPERS”

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING

Menurut abjad (alphabetical)Menurut subyek (by subject)Menurut nomor (numerical)Menurut daerah (geographical)Menurut urutan (chronological))

1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL))

Dinamakan sistem abjad karena dasar

pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad.

Arsip diklasifikasikan berdasarkan :

- Nama perusahaan,- Nama orang,- Nama instansi,- Nama tempat atau nama barang

2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT)

Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan

menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :

- Subyek suratSubyek surat- PembidanganPembidangan- Perihal dari pokok suratPerihal dari pokok surat

3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL)

Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan

Nomor urut pada item dari masing-masing file dan

menempatkan (menyusunnya) menurut nomor

urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti :

- Surat-surat cek, daftar pembelian, - Surat-surat mobil, dsbnya

Misalnya untuk bidang politik,diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb :a. Pol. Luar negeri 12 - 01b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02c. Penerangan 12 - 03

PERALATAN FILING

Filing kabinet/almariGuideFolderMap

PERKEMBANGANPERKEMBANGAN

Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing :

11. . Dengan micro filmDengan micro film2. Tape2. Tape3. Hard disc3. Hard disc4. Compact Disc4. Compact Disc

RECORDS RETENTION SCHEDULE

Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya

yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun

organisasi ialah tentang penentuan-penentuan organisasi ialah tentang penentuan-penentuan

jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen,

warkat, atau Records yang manakah yang harus warkat, atau Records yang manakah yang harus

dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

JADWAL RETENSI

1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records

2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan

KLASIFIKASI RECORDSKLASIFIKASI RECORDS

Records yang tidak penting (non esensial)Records yang tidak penting (non esensial)Records yang dapat dimanfaatkan Records yang dapat dimanfaatkan

(helpful)(helpful)Records yang penting (important)Records yang penting (important)Records yang sangat penting (vital)Records yang sangat penting (vital)

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP

Pasal 2 UU Pasal 2 UU No.7/1971No.7/1971

Fungsi Fungsi ARSIPARSIP

ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam Arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.negara.

a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.satuan kerja pada suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.informasinya masih diperlukan.

c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.menurus.

ARSIP STATISARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiahpenelitian ilmiah

Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip”disebut proses “pemindahan arsip”

PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP

Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.digunakan.

DASAR PEMINDAHAN ARSIPDASAR PEMINDAHAN ARSIP

Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip)penyimpanan arsip (Unit Arsip)

DASAR PEMINDAHAN ARSIPDASAR PEMINDAHAN ARSIP