Mice (Meeting Incentive Converence Exhibition)

Pengertian MICE :

Menurut Pendit (1999:25), Mice diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan :

usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan

memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan,

cendikiawan dsb) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan

bersama.

Sedangkan menurut Kesrul (2004:3), Mice sebagai suatu kegiatan kepariwisataan yang

aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan

sekelompok orang secara bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings,

incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.

Bentuk Mice :

1. Meeting

Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.

Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE.

Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan

oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan

tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang

kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan

kemasyarakatan.

Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya

merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara

bersama-sama”.

2. Incentive

Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa

perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu

perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi

mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan

perusahaan yang bersangkutan.

Menurut Kesrul (2004:18), bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang

diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa

berupa uang, paket wisata atau barang.

Menurut Any Noor (2007:5) yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan

definisi mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that uses an

exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants for increased levels of

performance in support of the organizational goals.

3. Conference

Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam

bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam prakteknya, arti meeting sama

saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya adalah istilah yang

memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan

exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata

yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati

kategori, yaitu mice.

Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang

diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang

berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa

pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.

4. Exhibition

Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk

dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor

KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit (1999:34) yang

berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi

yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan

pariwisata

Menurut Kesrul (2004:16), exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-

sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok

produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda.

Pertimbangan pelaksanaan Mice

Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan, antara lain:

1. Penetapan lokasi dan ruang MICE

a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut :

- Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya.

Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.

- Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya

menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.

b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person

attending : terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang

memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.

c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.

2. Perlengkapan fasilitas MICE

Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari

pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku

umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama

beberapa hal berikut :

- Jenis pertemuan dan lamanya

- Jumlah peserta

- Jumlah ruangan yang dibutuhkan

- Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan

- Bentuk pengaturan tempat duduk

- Akomodasi peserta mice

3. Penanganan transportasi

Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan

peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu

:

- Transprtasi udara

- Airport shuttle service

- Multiple property shuttle

- VIP transportation

- Local tour

- Staff transportation.

4. Pelayanan makanan dan minuman

Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi

berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting

manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and

banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and

attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai

(peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan keterampilan. Termasuk

harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan

terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan

menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman.

5. Akomodasi

Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus di cek:

- Akomodasi sesuai harapan peserta

- Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur

- Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar

- Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga

EVENT ORGANIZER

PENGERTIAN

Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola

suatu kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk

memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada

saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa

bersifat non material.

Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi

kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house

production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita,

kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan

oleh OSIS, dan lain sebagainya.

EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA

Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah

yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha

yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah

satunya adalah Event Organizer.

Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada

profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan

kegiatan. Misal; peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain

sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer

sendiri

Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house

production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari

keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan

selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan.

Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah

berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung.

TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang

membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam

menyelenggarakan sebuah event:

Konsep yang menarik dan kreatif

Proses tahapan pembuatan event

Eksekusi event yang significant

Konsep Yang Menarik Dan Kreatif

Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di

lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita

harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus

berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu

sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.

“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin

membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut

dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita

buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).

Proses Tahapan Pembuatan Event

Mencari konsep yang kreatif.

Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.

Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.

Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka

Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.

Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar

tujuan proposal.

Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.

Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon

sponsor.

Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut

pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.

Melakukan kontrak kepada semua pihak

Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara

Jika diperlukan melakukan konferensi pers

Melakukan publikasi

Merekruit sesuai dengan kebutuhan

Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

Eksekusi Event Yang Significant

Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan

di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi

konsumsi, dll..

Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,

konsumsi, dll.

Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).

Tepat waktu.

Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.

Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima

kasih.

Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau

sejenisnya.

Hasil acara diliput di media cetak / elektronik