modul manajemen mice -...

73
PENULIS : SILVY T. SAMBUAGA, SE, MSi POLITEKNIK NEGERI MANADO JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS Program Studi Administrasi Bisnis Tahun 2018 MODUL MANAJEMEN MICE

Upload: vuongdan

Post on 25-Jun-2019

313 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

Page 1: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

PENULIS : SILVY T. SAMBUAGA, SE, MSi

POLITEKNIK NEGERI MANADO

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

Program Studi Administrasi Bisnis

Tahun 2018

MODUL

MANAJEMEN MICE

Page 2: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena berkat

bimbingaNya dan pertolonganNya sehingga Modul Manajemen MICE ini dapat terselesaikan.

Adapun maksud penulisan Modul ini merupakan salah satu buku pegangan untuk

mahasiswa Politeknik agar mahasiswa dapat mempelajari secara mandiri atau perorangan

kepada dirinya sendiri untuk Program Studi Jurusan Administrasi Bisnis.

Modul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir topik

pelajaran dengan soal – soal dan praktek serta jawabannya yang akan digunakan sebagai alat

ukur tingkat penguasaan materi setiap topik. Modul ajar ini dapat terselesaikan demi kemajuan

pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penulis patut menyampaikan ungkapan terima kasih

dan penghargaan yang setinggi – tingginya atas bantuan yang diberikan secara langsung atau

tidak langsung yang penulis tidak dapat menyebutkan satu persatu.

Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi

penyempurnaan Modul ini diwaktu yang akan datang.

Tuhan Memberkati.

Manado,...Desember 2018

Penulis

Silvy T. Sambuaga, SE, MSi

Page 3: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................................ i

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ iii

GLOSARIUM .......................................................................................................................... iv

PENDAHULUAN ................................................................................................................... v

MODUL 1 PENGERTIAN MICE

A. Pengertian MICE ................................................................................................... 1

B. Pengertian Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition .................................. 1

C. Profil dan Karakteristik .......................................................................................... 4

MODUL 2 STRUKTUR BISNIS KONVENSI

A. Stakeholder Industri MICE .................................................................................... 8

B. Organisasi/Asosiasi Penyelenggara MICE ............................................................ 9

MODUL 3 UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE

A. Penentuan Lokasi, Jadwal Anggota Sementara, Pelaksana MICE ...................... 13

B. Penentuan Jadwal Konvensi ................................................................................. 15

MODUL 4 MANAJEMEN SDM DALAM BISNIS MICE

A. Jenis Pekerjaan Bisnis MICE ............................................................................... 26

B. Peran dan Tanggung Jawab ................................................................................. 28

Page 4: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

iii

MODUL 5 MANAJEMEN PEMASARAN MICE

A. Rencana Tindakan Pemasaran ........................................................................... 35

B. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi / Analisis Fitur daan Manfaat Produk .. 37

MODUL 6 PENJUALAN DAN PROMOSI

A. Tempat Tujuan Pemasaran ................................................................................ 44

B. Administrasi Penjualan ...................................................................................... 44

C. Pertemuan Penjualan ......................................................................................... 47

D. Isu Harga ............................................................................................................ 49

MODUL 7 BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE

A. Pengertian Bidding ............................................................................................ 54

B. Aspek – Aspek Bidding ..................................................................................... 56

C. Anggaran MICE 60

DAFTAR PUSTAKA

Page 5: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

iv

GLOSARIUM

1. ASITA = Assosiation of the Indonesia Travel Agencies

2. ATC = Australia Travel Convention

3. CIM = Convention & Incentive Marketing

4. CIQ = Customs Imigration Quarantime

5. CVB = Convention Visitor Bureaus

6. EEAA = Exhibition and Event Assosiation of Australia

7. FOC = Free of Change

8. HPI = Himpunan Pariwisata Indonesia

9. IACVMB = International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus

10. IAPCO = International Assosiation of Professional Congres Organizers

11. IJUMPI = Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia

12. KM = Keputusan Menporpastel

13. MIAA = Meeting Industry Assosiation of Australia

14. MICE = Meeting Insentive Convention Exhibition

15. MPPT = Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi

16. OC = Organizing Commitee

17. PATA = Pasific Asia Travel Assosiation

18. PCO = Professional Convention Organizer

19. PEO = Professional Exhibition Organizer

20. PHRI = Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia

21. PUTRI = Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia

22. PWI = Persatuan Wartawan Indonesia

23. SC = Steering Commitee

24. SWOT = Streinght Weaknes Opportunity Treath

25. WTO = World Tourism Organization

Page 6: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

v

I. PENDAHULUAN

Standar kompensansi yang akan dipelajari menyangkut apa yang akan dilakukan dalam

meeting dan apasaja yang perlu dipersiapkan oleh mahasiswa untuk melakukan meeting,

insentif, convention, exhibition, namun sebelumnya mahasiswa harus mengerti pengertian dari

meeting, insentif, conference, dan exhibiton tersebut. Modul ini berisi pengertian meeting itu

sendiri, insentif, convention, exhibition. Manajemen MICE ini sangat berhubungan dengan

mata kuliah, kesekretariatan, dan event organiser. Jumlah waktu yang diperlukan pada

pengajaran ini mencapai dua kali tatap muka untuk menyelesaikan materi dan prakteknya.

Persyaratan yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk menghitung, kemampuan turun

lapangan, kemampuan kerja kelompok, untuk menyesuaikan bukti – bukti yang dibuthkan.

Petunjuk penggunaan modul

- Membaca modul dengan mengerti membandingkan dengan pengalaman dan waktu

turun ke lapangan

- Menyiapkan perlengkapan yang perlu untuk berkunjung ke hotel, tempat wisata, dan

exhibition atau pameran

Pada tujuan akhir pengajaran perlu memperhatikan yang akan dicapai bahwa mahasiswa

mampu mengerti apa yang dimaksud dengan meeting, insentif, convention, exhibition pada

pengajaran modul 1 sampai modul 7, memperhatikan kinerja perilaku mahasiswa dan

keberhasilan dari awal kondisi tau kemampuan yang diberikan.

Page 7: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

1

II. PEMBELAJARAN

MODUL 1. PENGERTIAN MICE

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian MICE

Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian dari meeting, insentif, conference, dan

exhibition

Mahasiswa mampu menjelaskan profil dalam karakteristik industri MICE

2. URAIAN MATERI

MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri

pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat

dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi,

organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan

suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar,

lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun

internasional.

Dalam Istilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan:

usaha jasa konvensi, perjalanan insentiv dan pameran merupakan usaha dengan

kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan dan sebagainya).

Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition Meeting

Meeting dalam istilah Bahasa Inggris berarti, rapat, pertemuan, atau persidangan.

Meeting adalah rapat pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok

yang tergabung dalam suatu organisasi, perkumpulan atau perserikatan.

Tujuan yang hendak dicapai dalam meeting antara lain :

Mengembangkan profesionalisme anggota melalui konsultasi, pelatihan dan

pendidikan

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan efisiensi dan produktifitas

Menggalang kerjasama dan memupuk semangat mitra kerja antar anggota demi

memajukan usaha

Page 8: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

2

Silvy T. Sambuaga

Menyebarluaskan informasi kepada anggota mengenai masalah – masalah ekonomi,

sosial, budaya dan politik yang berkembang dalam masyarakat

Membantu anggota untuk memperoleh fasilitas, kemudahan maupun diskon

Mendistribusikan publikasi yang bersifat khusus, semi – ilmiah dan ilmiah

Mendorong tersedianya data statistik hasil penelitian dan surve

Mengadakan hubungan masyarakat (public relations) secara luas

Mempengaruhi terciptanya perubahan / perbaikan peraturan dan perundang –

undangan yang tidak relevan lagi

Mendorong agar peraturan – peraturan dipatuhi dan hukum ditegakkan dan ditaati

Mendorong terciptanya standarisasi kuantitas produk dalam industri

Membantu tercapainya perbaikan nasib dan kesejahteraan pekerja dan karyawan

Menciptakan suasana yang mengacu kepada kesejahteraan hidup dan menghormati

hak – hak asasi manusia, sesuai dengan bidang serta sifat masing – masing organsasi,

perkumpulan, perserikatan atau asosiasi bersangkutan.

a. Pembagian Inti

Meeting

Incentive

Convention

Exhibition

b. Pembelajaran Objektif

Menjelaskan pengertian MICE

Menjelaskan Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition

Menjelaskan profil dan karakteristik industri MICE.

Incentive

Menurut Undang – Undang nomor 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, incentive

diartikan sebagai perjalanan Insentif. Menurut Surat Keputusan Menparpostel nomor KM,

108/HM.703/ MPPT-91, Bab 1 ayat b merumuskan bahwa :

Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh

suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas

prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan

kegiatan perusaaan yang bersangkutan.

Page 9: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

3

Silvy T. Sambuaga

Converence

Dalam Bahasa Indonesia Conference diterjemahkan dengan konferensi atau komperensi.

Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, pos dan Telekomunikasi Nomor : KM. 108/HM.

703/MPPT – 91 menyatakan bahwa komperensi, kongrs atau konvensi merupakan suatu

kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya untuk

membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Dalam sebuah organisasi komperensi, tahunan menjadi pertemuan khusus. Dalam

komperensi organisasi membahas masalah – masalah mendasar yang akan memajukan dan

mengangkat nama organsasi dengan program – program :

Pendidikan

Informasi

Penalaran inovasi

Mempersatukan anggota untuk tujuan bersama

Menumbuhkan organisasi

Mengangkat citra organisasi

Meningkatkan forum diskusi

Memberi peluang untuk interaksi aktif

Memastikan sikap dan kebutuhan anggota

Mempertegas makna – nilai keanggotaan dan kebersamaan

Mengevaluasi masa lampau dan meramalkan masa depan

Memberi hiburan

Exhibition

Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran

termasuk dalam bisnis wisata konvensi.

Dalam Surat Keputusan Menparpostel RI nomor KM. 108/HM. 703/MPPT-91, Bab 1, pasal

1c, yang berbunyi “pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan

promosi yang ada hubugannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya

dengan pariwisata.

Page 10: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

4

Silvy T. Sambuaga

Pelanggaran terhadap peraturan pemerintah ini dapat dikenakan sanksi, seperti yang

tercantum dalam pasal 16 yang bunyinya :

1. Izin Usaha Jasa Konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dicabut apabila :

a. Tidak memenuhi ketentuan persyaratan pengusahaan dan persyaratan izin

sebagaimana diterapkan keputusan ini

b. Tidak memenuhi kewajiban untuk menyampaikan laporan pengalihan usahanya dan

laporan kegiatan usahanya kepada direktur jenderal pariwisata

c. Tidak memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 7

d. Diketemukan hal – hal positif untuk pelaksanaan sanksi pencabutan izin sebagai hasil

pemeriksaan setempat sebagaiman dimaksud dalam pasal 12

2. Disamping sanksi pencabutan izin usaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), terhadap

penyelenggaraan usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dikenakan

sanksi lainnya menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku.

Pameran (exhibition) merupakan ladan subur untuk pertumbuhan industri wisata

konvensi. Pameran, terutama pameran dagang (trade show) adalah ajang promosi citra (image)

perusahaan maupun negara.

Berdasarkan perkembangannya, pameran dan pameran dagang (exhibition and trade

shows) sebagai bagian dari wisata konvensi dapat dibagi kedalam dua kelompok. Pertama,

pameran sebagai bagian integral dari sidang konvensi. Kedua pameran atau pameran dagang

(trade show) saja, walaupun dalam kegiatan selama pameran berlangsung ada pertemuan

semacam seminar atau lokakarya yang memberikan informasi tentang produk atau jasa

pelayanan yang dipromosikan dalam pamran itu.

Profil dan Karakteristik Industri MICE

Pasar Internasional Secara trasisional penyelenggaraan meeting internasional menempatkan negara

Amerika Serikat dan Inggris sebagai market leader (pemimpin pasar).

Peningkatan popularitas Australia sebagai tujuan konvensi telah menigkatkan market

sharenya di pertemuan internasionalnya. Pada tahun 1992 market sharenya hanya 2,2 %,

pada tahun 1996 ICCA mengkualifikasikan bahwa negara ini menyelenggarakan 4,7 % dari

pertemuan – pertemuan dunia dan sebanyak 17 % mnyelenggarakan pertemuan –

perteemuan regional Asia-Pasifik (ICC 1997). Peningkatan ini berlanjut sampai tahun 1997

menjadi 5,3 %, dimana saat ini Australia menjadi daerah tujuan convensi nomor satu di

Page 11: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

5

Silvy T. Sambuaga

Asia-Pasifik, dengan menyelenggarakan 22 % pertemuan internasional di kawasan ini.

Namun, demikian menurut Hutchinsson (1997), MICE Australia belum mencapai potensi

penuhnya dalam penerimaan pendapatan dan keuntungan ekonominya.

Demikian pula jumlah partisipan pada internasional meeting bertambah menjadi 10 %

pada periode 1992 – 1997, dengan rata – rata jumlah delegasinya adalah 707 per pertemuan

(ICCA, 1997). Ukuran dari meeting ini berkisar 50 – 1000 peserta, dimana yang terbesar

diselenggarakan di USA. Penyelenggaraan meeting di Australia cenderung menigkat

besarnya sementara di USA cenderung menurun, sedang di UK cenderung konstan. Nyata

sekali bahwa pengunjung yang datang mengikuti konvensi ini mendatangkan keuntungan

ekonomi yang substansial bagi negara tuan rumah, maka untuk tetap menigkatkan jumlah

kedatangan peserta konvensi dalam pertemuan – pertemuan internasional, negara ini harus

terus menerus menenangkan penyelenggaraannya. Dengan adanya biro konvensi seperti

yang ada di kota Sydney, yang sukses menerapkan suatu strategis untuk memenangkan dan

menarik konvensi internasional ke kota tersebut.

Pasar Australia (ukuran dan strukturnya)

Pasar meeting nasional dan doestik, menjadi tulang punggung industri ini di Australia,

dimana di bisnis ini menyumbang 80 % dibandingkan dengan penyelenggaraan

internasional yang hanya 20 %.

Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti

konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung –

pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri

konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997.

Menurut kantor pariwisata nasional 1998, kedatangan pengunjung luar negeri

diramalkan bertumbuh 5,9 % pertahunnya. Jika diasumsikan pertumbuhan peserta konvensi

dan konferensi, sama dengan proporsi diatas maka proyeksi kedatangan pengunjung luar

negeri di tahun 2007 akan mencapai 420.000 orang, meskipun pertumbuhan ini berlanjut

terus, tetapi tidak dapat dipungkiri Australia terkena dampak menurunnya perekonomian

Asia sehingga negara ini harus mencari negara pengunjung alternatif lain seperti Amerika

Utara dan Eropa.

Page 12: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

6

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri

pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat

dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi, organisasi,

badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan suatu persidangan,

pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya, dan

sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun internasional.

Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan

oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas

prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan

kegiatan perusaaan yang bersangkutan.

Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti

konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung – pengunjung

untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri konvensi dan

konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997.

Page 13: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

7

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta

- Latihan – latihan

5. TES

- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S

bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.

- Esay

- Lisan

III. EVALUASI

SOAL :

I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S bila

pernyataan dibawah ini di anggap salah.

1. B – S MICE merupakan kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri

pariwisata.

2. B – S penjualan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh

suatu perusahaan untuk karyawan dan mitra usaha.

3. B – S Banyak perusahaan / organisasi / asosiasi yang melakukan pertemuan organisasinya

pada gedung – gedung pertemuan, hotel – hotel atau tempat – tempat yang

menyenangkan dalam rangka menjaga image perusahaan / organisasi.

4. B – S Pameran (exhibition) di harapkan oleh perusahaan untuk memotivasi agar

pengunjung akhirnya mau membeli produk dan jasa yang dipamer atau dipajang.

5. B – S Salah satu karakteristik industri pariwisata di Jepang adalah tradisional dalam

Kebudayaannya.

II. Essay

1. Apa saja yang biasanya di bahas dalam konferensi masalah – masalah yang mendasar yang

akan mengajukan dan mengangkat nama organisasi dengan program – program ? bobot 20

2. Coba sebutkan profil dan karakteristik industri MICE ! bobot 20

Page 14: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

8

Silvy T. Sambuaga

MODUL 2. STRUKTUR BISNIS KONVENSI

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menyebutkan dan menjelaskan stakeholder industri MICE

Mahasiswa mampu menyebutkan dan mnjelaskan organisasi / asosiasi penyelenggaraan

MICE

2. URAIAN MATERI

Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau

perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang

merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan

bisnis industri.

Stakeholder yang terkait dalam industri MICE adalah :

1. Hotel, pusat konvensi, universitas – universitas, ruang – ruang pameran, museum, tempat

– tempat pertemuan, motel, resort, bangunan bersejarah, pusat perbelanjaan, pusat – pusat

hiburang, taman – taman hiburan, dll.

2. Transportasi (darat, laut dan udara)

Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE

Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi

yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang

beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun

dalam suatu organisasi.

Jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi tersebut :

1. Pertemuan jenis asosiasi

2. Pertemuan perusahaan atau korporasi

3. Eksibisi dan pameran dagang

Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :

- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)

- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)

- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)

- Pasific Asia Travel Association (PATA)

Page 15: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

9

Silvy T. Sambuaga

- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)

- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)

- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.

Dirjen Pariwisata Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi memberi petunjuk yang

dimaksud

- Panitia Pengarah (Steering Commite = SC)

- Panitia Pelaksana (Organizing Commite = OC)

a. Sekretariat

b. Sub Komite Penyelenggara Konvensi

Sub komite penyelenggara konvensi memiliki 3 tugas didalam bidang :

1. Fasilitas, bea Cukai Migrasi dan Karantina (Customs-Imigration-Quarantine =

CIQ)

2. Akomodasi, bekerjasama dengan pihak manajemen hotel perihal pengaturan

akomodasi untuk pra delegasi

3. Bidang transportasi udara

4. Bidang transportasi darat

5. Bidang darmawisata, menyiapkan darmawisata (tours)

c. Sub Komite Promosi dan Publikasi

d. Sub Komite Protokol dan Visa

e. Sub Komite Keamanan

f. Sub Komite Program Sosial

g. Sub Komite Keuangan

h. Sub Komite Program Teknis

i. Sub Komite Pameran

Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE

1. Organisasi Pemerintah

Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m

Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal.

2. Asosiasi Industri

Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri

Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA

Page 16: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

10

Silvy T. Sambuaga

(Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event

Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus

MICE.

3. Biro Konvensi dan Biro Visistor (Convention dan Visitors Burcaus)

Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai

sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,

operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada

khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup

pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran

yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu

daerah tujuan kepada berbagai target market.

Page 17: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

11

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau

perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang

merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan

bisnis industri.

Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi

yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang

beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun

dalam suatu organisasi.

Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain :

- Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI)

- Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA)

- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)

- Pasific Asia Travel Association (PATA)

- Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI)

- Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI)

- Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya.

Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m

Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal.

Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri

Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA

(Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event

Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus

MICE.

Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai

sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran,

operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada

khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup

pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran

yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu

daerah tujuan kepada berbagai target market.

Page 18: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

12

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Kegiatan observasi mengenal fakta

- Latihan - latihan

5. TES

- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf

S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah.

- Esay

SOAL

Pililah huruf B bila pernyataan dibawah ini dianggap Benar dan pililah huruf S, bila

peryataan dianggap Salah.

1. B – S stake holder industri merupakan suatu kegiatan untuk membantu kelancaran

kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Bobot 10

2. B – S Hotel, pusat pertokoan, resort, tempat – tempat pertemuan, bangunan

bersejarah, taman – taman hiburan, transportasi darat, laut, udara termasuk

stakeholder industri MICE. Bobot 10

3. B – S Perhimpunan Hiburan dan Restoran Indonesia (PHRI). Bobot 10

4. B – S Salah satu jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi adalah eksibisi dan

pameran dagang. Bobot 10

5. B – S Organisasi / asosiasi penyelenggaraan MICE yaitu organisasi pemerintah,

asosiasi industri dan biro konvensi dan biro visitor (convention dan visitor

bercius). Bobot 10

ESSAY

1. Sebutkan beberapa nama sebagai asosiasi profesi! Bobot 15

2. Sebutkan stakeholder yang terkait dalam industri MICE dan jelaskan keterkaitannya!

Bobot 25.

Page 19: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

13

Silvy T. Sambuaga

MODUL 3. UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN

MICE

1. TUJUAN :

Mahasiswa mampu menjelaskan penentuan lokasi, jadwal dan anggaran sementara

pelaksanaan MICE

Mahasiswa mampu menjelaskan profesional convention organizer

2. URAIAN MATERI

Ada 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan peraturan pokok – pokok

konvensi selaku penunjang penyelenggaraan MICE, yaitu :

1. Penentuan lokasi (site)

2. Penentuan jadwal (date)

3. Penentuan anggaran sementara (budge)

Dengan kata lain, membicarakan hal – hal yang menyangkut :

- Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan

- Kapan kegiatan konvensi itu diselenggarakan

- Berapa besar kira – kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi

itu

Penentuan Lokasi

Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,

berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota,

dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas

dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

untuk memenuhi kebutuhan para peserta konvensi areal pusat ini sebisanya dilengkapi dengan

teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagai

kegiatan (event), seperti spak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang

segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan konvensi raksasa, baik yang

berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupunpameran, kontes, peragaan

(show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya pusat

konvensi dapat membantu peserta konvensi, hotel – hotel, restoran – restoran, pusat –pusat

Page 20: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

14

Silvy T. Sambuaga

perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak jauh dari pusat

konvensi atau balai sidang umum yang bersangkutan.

Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara konvensi (convention planner) perlu

mengetahui :

Sifat (jenis) persidangan konvensi (lokal, daerah, nasional, regional, internasional)

Ukuran kecil besarnya konvensi menurut jumlah yang hadir

Siapa – siapa yang akan menyelenggarakan konvensi (partai politik, organsasi sosial,

industri pemerintah, asosiasi profesi, perserikatan buruh, organisasi ilmiah, perusahaan atau

korporasi, independen dan sebagainya).

Persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan

sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan

pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat

keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi,

ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan

layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern.

Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber daya

manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing – masing.

Sangat penting bagi para perancang konvensi dalam penentuan lokasi yaitu mengetahui

keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan konvensi). Dalam penentuan

lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel

atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila dihotel dapat

dipilih yaitu :

- Hotel pusat kota (inner-city hotel),

- Hotel bandara (airport hotel),

- Hotel di pegunungan (resort hotel),

- Hotel di pinggiran pantai (beach hotel),

- Hotel di pinggiran kota (suburban hotel).

Titik perhatian yang menonjol bagi perancang penyelenggara konvensi dalam menentukan

lokasi ialah, mendeteksi :

Siapa – siapa yang akan menghadiri sidang konvensi tersebut

Berapa jumlah mereka yang merupakan tokoh yang hadir

Program – program khusus apasaja yang mereka hendak lakukan

Page 21: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

15

Silvy T. Sambuaga

Kebutuhan fisik spesial apasaja yang mereka butuhkan untuk program – program itu

Sifat konvensi tersebut (lokal, daerah, nasional, regional, atau internasional)

Berapa lama sidang – sidang umum dan seksi akan berlangsung

Kualitas dan jumlah makanan dan minuman yang bagaimana dan macam apa

Rekreasi dan hiburan jenis apa dan kualitas yang bagaimana

Prestise dan citra konvensi yang bagaimana yang dikehendaki

Kualitas jasa pelayanan yang diharapkan yang menyokong prestis dan citra khususnya bagi

kelompok incentive trips dan meetings, dan harus peka terhadap tujuan utama dari konvensi

yang diselenggarakan oleh organisasi korporasi

Pilihan lokasi dan peninjauan ke lokasi sebelum berlangsung (site selection dan inspection).

Penentuan lokasi penyelenggaraan MICE dipengaruhi oleh letak kantor pusat dari

lembaga perusahaan internasional yang menanganinya. Kebanyakan memilih lokasi

Amerika Utara dan Eropa yaitu sebanyak 80 %, sedangkan Asia – Pasifik (Australia) hanya

9 %. Berdasarkan daerah rotasinya, maka lebih dari setengah (55%) pertemuan internasional

diselenggarakan di negara – negara di luar Eropa dan hanya 27 % berada di Eropa.

Selain karena letak kantor – kantor pusat (head quarters) yang mempengaruhi

penentuan lokasi penyelenggaraan MICE ini, tetapi fasilitas pendukung dan instruktur yang

cocok untuk kebutuhan ini menjadi pilihan yang mempengaruhi, juga faktor lainnya

misalnya keingginan untuk menikmati budaya dan beraktifitas diluar rumah, olahraga serta

kegiatan yang ada kaitannya dengan kesehatan dan kebugaran sering digabungkan dalam

pertemuan - pertemuan semacam ini. Negara Australia dan New Zealand mendapatkan

keuntungan karena faktor fasilitas alam dan infrastruktur pendukungnya membuat ke 2

negara ini menjadi tempat penyelenggaraan favorit akhir – akhir ini.

Penentuan Jadwal Konvensi

Jadwal diselenggarakannya suatu konvensi yang tetap didasarkan pada pertimbangan

datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi,

siang, sore dan malam) serta memperhatikan hari – hari raya dan liburan.

Dalam menentukan jadwal perlu proses perencanaan dengan ketetapan mengapa

konvensi dibuat, dimana akan dilaksanakan, kapan konvensi baik dilaksanakan.

Page 22: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

16

Silvy T. Sambuaga

Selain yang disebutkan diatas juga diperhatikan antara lain : tradisi, situasi, musim liburan,

hari – hari besar, hari – hari raya keagamaan, peringatan hari kemerdekaan, dan sebagainya.

Para perancang penyelenggaraan konvensi (convention planer) dan manajer profesional

urusan konvensi (profesional convention service manager) biasanya memerlukan waktu

yang spesifik. Misalnya di Amerika Serikat kelompok ini memilih antara bulan Juni sampai

Desember sebagai bulan – bulan sibuk untuk mempersiapkan bisnis kebutuhan alat – alat

sekolah, mainan kanak – kanak, serta barang – barang perhiasan hari raya Natal dan Tahun

Baru, termasuk benda – benda souvenir yang menarik.

Contoh lain : para guru yang terhimpun dalam asosiasi, biasanya memanfaatkan hari – hari

liburan sekolah untuk menyelenggarakan pertemuan – pertemuan, dan bila dipandang perlu

menyelenggarakan pekan pelatihan atau seminar.

Bagi asosiasi dan korporasi lebih jeli menyelenggarakan acara – acara atau pesta yang

dirayakan secara ramai, seperti : New Year’s Eve, New Year, Valentine’s Day (14 Februari),

Mother’s Day (22 Desember), Father’s Day (minggu ke tiga Juni), dll. Pesta sukaria ini

merupakan kesempatan yang sangat tepat bagi bisnis hotel, restoran, supermarket, bakeri

dan peusahaan makanan lainnya sebagai ajang promosi.

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jadwal adalah apa sebenarnya yang

menetapkan saat – saat diselenggarakannya persidangan konvensi spesifik, dan akibat apa

yang ditimbulkan oleh pertimbangan penetapan jadwal persidangan tersebut.

Faktor – faktor yang perlu diketahui perancangan penyelenggara konvensi (convention

planner) dan Manajer Profesional Urusan Konvensi Profesional Convention Service

Manager) untuk penetapan waktu/jadwal akan diselenggarakan pertemuan – pertemuan

yang mencakup bisniswisata konvensi sebagai berikut :

1. Alasan asosiasi dan korporasi menyelenggarakan konvensi

2. Kebutuhan mereka untuk penyelenggaraan konvensi

3. Tradisi, musim diselenggarakannya konvensi

4. Peristiwa darurat (emergency) yang ditimbulkan oleh adanya konflik, perang, musibah

alam, paceklik, krisis ekonomi yang berkepanjangan

5. Faktor biaya (cost dan budget).

Page 23: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

17

Silvy T. Sambuaga

Alasan perusahaan/korporasi dan penyelenggara sidang konvensi terdapat faktor – faktor

menentukan, yaitu :

Kebutuhan peserta konvensi

Mandat yang diberikan kepada peserta oleh perusahaan

Jadwal waktu persidangan, dengan peserta.

Dalam penetapan berdasarkan jadwal penyelenggara dapat mengetahui :

Anggaran, berupa biaya yang disepakati sesuai hasil negoisasi

Lokasi, di kota dan hotel yang patut menurut kesepakatan

Kehadiran peserta

Persyaratan staf pelaksana yang cukup dan efisien

Bulan – bulan penyelenggaraan yang paling populer biasanya adalah bulan Mei, Juni,

September, dan Oktober, sedangkan bulan November, Desember, Januari, April paling

sedikit menyelenggarakan kegiatan seperti MICE. Menurut ICCA lama penyelenggaraan

meeting ini berkisar 3 – 5 hari, yang dilaksanakan di pusat – pusat konvensi (51 %), dan

di hotel – hotel (22 %), dan di Universitas – universitas sebanyak (18 %).

Tempat Penyelenggaraan MICE

Permintaan Penyelenggara konferensi pada tempat penyelenggaraan telah berubah secara

otomatis dalam 10 tahun terakhir ini. Sekarang ini, tempat penyelenggaraan yang

diharapkan oleh industri MICE adalah suatu tempat yang menyediakan fasilitas yang

cocok menawarkan penggunaan multi fungsi, dengan desain yang flekibel dan mempunyai

penerangan yang cukup serta ada tempat – tempat untuk beristirahat.selain itu, tempat

penyelenggaraan ini harus memperhatikan 3 hal, yaitu :

Meningkatnya pasaran dan pertemuan dalam jumlah kecil (khususnya permintaan

penyelenggaraan sektor korporat/perusahaan)

Kebutuhan akan persaingan biaya

Permintaan dari korporat dan asosiasi perencana (meeting atas return on investment)

mereka lebih besar lagi

Tempat penyelenggara MICE ini bisa di hotel atau di tempat –tempat lainnya. Untuk lebih

jelasnya hotel dan tempat – tempat lainnya ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

Page 24: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

18

Silvy T. Sambuaga

Residential venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan

meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel

bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort – resort dan motel – motel.

Non residential venue, yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting,

termasuk gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion. Gedung

konvensi yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat

mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan

ruang – ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok

untuk pameran – pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam –

macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat – pusat bisnis, ruang kantor dan

administrasi.

Special venue, termasuk di dalamnya tempat – tempat atraksi seperti gedung –

gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark

dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga. Contoh landmark dan icon

kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional dan

sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan ruang –

ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk total 5000

orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia Modern, juga

menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik yang modern,

reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif dan paket –

paket tonton/pertunjukan.

Anggaran Sementara

Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan

promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian

– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat,

atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.

Perencanaan anggaran dilaksanakan dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang

diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata

anggaran yang terdiri dari 3 bagian utama yaitu :

Page 25: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

19

Silvy T. Sambuaga

a. Anggaran pengeluaran

b. Anggaran pendapatan

c. Lajur neraca (spreadsheet)

Anggaran pengeluaran adalah semua operasional penyelenggara seminar, yang disusun bagian

per bagian dengan sub – sub bagiannya secara rinci, dari awal sampai akhir.

Contoh : Komite penyelenggara seminar merinci pengeluaran :

1. Untuk pembukaan

2. Untuk pembicara dan moderator

3. Untuk bahan materi cetak (tanda dada = badge, block note, buku panduan, formulir

registrasi, acara seminar, brosur seminar, tas seminar, pensil / ballpoint, makalah.

4. Untuk audio visual (dari yang sederhana sampai yang modern)

5. Untuk rehat (kopi / teh, makanan kecil, santap siang / malam)

6. Untuk penutupan (sertifikat, souvenir)

7. Untuk sewa ruang sidang pertemuan lengkap dengan dekorasi serta lampu.

Anggaran pendapatan adalah semua uang yang diperoleh dari hasil penyelenggaraan seminar,

yang juga disusun secara rinci.

Dana diperoleh anatara lain :

1. Biaya pendaftaran peserta seminar

2. Komisis dari reservasi peserta yang menginap dihotel (bila ada), komisi tiket atraksi /

hinuran di luar acara seminar (bila ada)

3. Sewa stan (booth) bila ada pameran terkait dengan seminar (kegiatan)

4. Para sponsor (sponsor tunggal atau bersama secara patungan atau individu dengan urutan

besarnya jumlah uang yang diberikan)

Semua anggaran dibuat dalam neraca seimbangan, dengan catatan pada kolom anggaran

pendapatan harus dicantumkan juga “biaya tak terduga” (contingency fund). Biaya tak terduga

terjadi apabila terdapat perbedaan angka harga, tambahan pos pengeluaran.

Di Amerika Serikat contigency fund biasanya dicantumkan 2 % - 5 %. Tetapi di Indonesia

dicantumkan sebanyak 5 % - 10 %. Lajur neraca (spread sheet) harus dibuat dengan lampiran

Page 26: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

20

Silvy T. Sambuaga

– lampiran pengeluaran dan pendaatan sebagai bukti untuk neraca seimbang (balancing the

budget).

Pada saat menyusun anggaran pemasukkan sering diketemukan hal –hal :

Kekurangan dana, untuk mengatasinya, perancang konvensi harus menghitung kembali

dari awal biaya – biaya pengeluaran yang telah diprogramkan, hal – hal yang tak perlu

harus ditiadakan atau direvisi tanpa mengurangi mutu persidangan konvensi.

Biaya tak terduga, di Amerika Serikat 2 % - 5 %, di Indonesia 5 % - 10 % dari biaya total

penyelenggara konvensi dapat dipergunakan untuk menanggulangi kekurangan dan

tersebut diatas.

Anggaran cadangan, anggaran ini sebagai antisipasi atas peristiwa yang terjadi diluar

rancangan sebelumnya. Misalnya : pemberian hadial atau kegiatan/permainan yang dibuat

secara tiba – tiba/mendadak.

Pembahasan tentang anggaran biaya akan dibahas pada topik khusus selanjutnya.

Penyelenggara Konvensi Profesional (Professional Convention Organizer =

PCO)

Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif

dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu

pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk

membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Badan penyelenggara pameran mempunyai ruang lingkup tugas dalam bidang penentuan

jenis, jadwal, lokasi, peserta serta anggaran pembiayaan pameran, termasuk penyebarluasan

informasi dan promosi, penyusunan kesekretariatan, mekanisme kerja pameran, memperoleh

izin dari departemen perdagangan Republik Indonesia. Inilah cakupan tugas Professional

Exhibition Organizer (PEO).

Menurut peraturan pemerintah, Professional Exhibition Organizer (PEO) adalah suatu

badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan,

mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional.

Penurut peraturan pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam Surat Keputusan

Menparpostel Nomor KM. 108/MM. 703/MPPT-91 dan keputusan Dirjen Pariwisata nomor

Page 27: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

21

Silvy T. Sambuaga

KEP-06/U/IV/1992, ruang lingkup tugas kerja penyelenggara Konvensi Profesional

(Professional Convention Organizer = PCO) dan penyelenggara Pameran Profesional

(Professional Exhibition Organizer = PEO) adalah sebagai berikut :

Merencanakan dan dapat melaksanakan penawaran (bidding)

Menyusun pereencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan

pameran

Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan

insentif dan pameran

Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi

Menyiapkan tempat (venue, site) penyelenggaraan

Mengkoordinasikan keperluan akomodasi

Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relations

Mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca perjalanan konvensi, serta program –

program lain untuk mendampingi delegasi / peserta beserta anak – anak mereka yang ikut

datang

Mengurus / mengkoordinasikan kemudahan prosedur Bea dan Cukai, imigrasi dan

Karantina (CIQ) bagi peralatan konvensi maupun pameran yang akan segera dire-ekspor

kembali setelah konvensi maupun pameran usai (5 hari kerja).

PCO bertanggung jawab atas penyelenggaraan konvensi, dengan memastikan suksesnya

jalan penyelenggaraan persidangan konvensi dari awal kegiatan sampai akhir. Dalam

mempersiapkan, menyelenggarakan dan merampungkan konvensi, PCO senantiasa bekerja

sama dengan OC (Organizing Committe= Panitia Pelaksana dan SC (Steering Committe=

Panitia Pengarah).

Kemampuan yang diharapkan dari PCO ialah mahir dalam perencanaan, penyeliaan, grady

resik, perekayasaan, memberi semangat, implementasi, memori nasehat, komunikasi, kreatif,

promosi, pengawasan, negoisasi, penugasan deliver, juga PCO harus mempunyai logika dan

intuisiyang memberikan hasil, rasa kepuasan kepada pelanggan (client).

PCO harus mampu dalam merancang lokasi (site) persidangan, bernegoisasi perihal

reservasi untuk kamar tamu, makanan minuman (food and beverage), menata ruang sidang dan

ruang eksibisi, menampilkan pembicara – pembicara (speaker), menyajikan hiburan dan

rekreasi serta mengelolah administrasi yang benar.

Page 28: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

22

Silvy T. Sambuaga

PCO adalah Organisasi spesialis ahli dalam perencanaan, persiapan, penyelenggaraan

konvensi. Yang harus diketahui oleh PCO adalah diamana, kapan, dan bagaimana konvensi

yang diinginkan covener, dan PCO harus menunjukkan kepada covener pengetahuan,

pengalaman dan kemampuan yang dimilikinya untuk membangun kepercayaan covener. PCO

wajib mempelajari konvensi yang bagaimana diinginkan covener untuk mencapai sukses.

Hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.

Tujuan dan sasaran trsebut antara lain :

Ruang lingkup konvensi pimpinan panitia

Asosiasi internasional

Para delegasi / peserta

Sektor ekonomi terkait

Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan

PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang di inginkan covener

dengan rincian program yang wajar dan anggaran biaya yang pantas dan seimbang (balanced

and adequate budget). Posisi PCO adalah bekerja secara berencana, kreatif dan sistematik

dengan metode yang telah dikuasainya sejak semula.

PCO adalah orang atau organisasi yang menangani atau menyediakan jasa perencanaan

konvensi dan meeting kepada client dengan mendapatkan upah. Mereka mengatur semua

detail, aktivitas dan interaksi yang terjadi pada acara tersebut.

PCO adalah perpanjangan tangan dari suatu panitia konvensi atau meeting. Mereka yang

mengubah tiap – tiap keputusan menjadi tindakan, menjaga jadwa dari proyek ini,

melaporkan semua kegiatan pada panitia, mengkoordinasikan berbagai pemasok dan

menawarkan konsultasi ahli.

PCO juga disebut sebagai manajer konverensi profesional, manajer meeting atau

perencana meeting (MIAA, 1995).

Filosofi PCO : Katakanlah apa yang anda mau, dan kami akan katakan bagaimana

memperolehnya.

Page 29: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

23

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi

yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang

beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun

dalam suatu organisasi.

Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,

berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota,

dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas

dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.

Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan

promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian

– bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat,

atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu.

Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif

dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu

pertemuan sekelompok orang / negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk

membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Page 30: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

24

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Kegiatan observasi untuk mengenal fakta

- Latihan - latihan

5. TES

- Memilih jawaban yang tepat

- Essay

I. Soal : Memilih jawaban yang tepat !

Pililah jawaban disamping kanan soal anda mana yang dianggap paling cocok dengan

pertanyaan disebelah kiri dengan memilih jawabannya.

1. Pokok – pokok selaku penyelenggara

MICE...............

2. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam

penyelenggaraan MICE adalah.........

3. Salah satu titik perhatian yang menonjol bagi

perancang penyelenggaraan konvensi dalam

menentukan lokasi ialah

mendeteksi............................

4. Perencanaan anggaran yang dilaksanakan dan

di asumsi melalui sebuah kesepakatan yang

diputuskan dalam.......

5. Organisasi spesialisasi ahli dalam perencanaan,

persiapan, penyelenggaraan konvensi................

1. Bebas dari kemacetan lalu

lintas

2. Rapat anggaran

3. PCO

4. Penentuan lokasi, jadwal,

anggaran sementara

5. Siapa – siapa yang akan

menghadiri sidang konvensi

tersebut.

6. Mengkoordinir keperluan

akomodasi

Page 31: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

25

Silvy T. Sambuaga

II. Soal Essay.

1. Apa saja yang menjadi titik perhatian paling menonjol bagi perancang penyelenggaraan

konvensi dalam menentukan lokasi ? bobot nilai 20

2. Apa yang dimaksud dengan anggaran sementara ? bobot nilai 20

Page 32: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

26

Silvy T. Sambuaga

MODUL 4. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM BISNIS MICE

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menjelaskan pekerjaan bisnis MICE

Mahasiswa mampu menjelaskan efektifitas manajemen sumber daya manusia

Mahasiswa mampu menjelaskan kepemimpinan dan memotivasi tim kerja

2. URAIAN MATERI

Jenis Pekerjaan dalam Bisnis MICE

Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan

usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan

manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil,

misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing –

masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu

memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,

kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan

yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi

dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan

tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping

perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya

manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha

industri MICE.

Dalam industri MICE terdapat beberapa jenis pekerjaan yang semakin berkembang

dewasa ini. Jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasa konvensi dapat dibagi dalam

beberapa kelompok, sebagai berikut :

1. Conference Organisers

Pengelolah konferensi atau manajer suatu pertemuan memiliki tugas dan tanggung jawab

yang berbeda, tergantung pada jenis organisasi dimana mereka bekerja

Page 33: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

27

Silvy T. Sambuaga

2. Asosiasi

Dalam konferensi asosiasi organiser dikenal dengan karyawan yang bekerja full-time

dalam asosiasi tersebut. Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir maka tugasnya

dikerjakan oleh direktur eksekutif atau karyawan lainnya. Konferensi Asosiasi Organiser

bertanggung jawab dalam mengorganisir pertemuan organisasi keanggotaan dan konvensi

tahunan. Tugas dan tanggung jawab dalam asosiasi adalah mendistribusi hasil pertemuan

(meeting), reservasi dan pendaftaran peserta, tempat akomodasi dan tempat pertemuan,

penyediaan makan dan minuman, kebutuhan pembicara, dan menyambut anggota, tamu

dan pembicar.

3. Korporasi

Korporasi adalah suatu konferensi organiser yang memiliki karyawan korporasi tertentu,

dan spesifikasi karyawan adalah memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan

melaksanakan secara terperinci konvensi atau event untuk organisasi individu, termasuk

manajemen, tenaga kerja dan pemilik. Konferensi korporasi organiser mengkoordinir dan

mengatur pelaksanaan MICE untuk satu perusahaan dengan produk atau jasa yang

dimilikinya.

4. Professional Conference Organisers

PCO atau Professional Conference Organisers, spesialis dalam semua aspek manajemen

konferensi dan merupakan pusat kegiatan bisnis. Uraian kerja PCO adalah mengkoordinir

kegiatan MICE dan menjadi event manager, manajer keuangan dan supervisor.

5. Manajer Tempat dan Jasa Konvensi

Peluang karir didalam sektor konvensi atau tempat kegiatan MICE termasuk dalam area

jasa konvensi, penjualan konvensi, penjualan konvensi dan kegiatan perjamuan jenjang

jabatan dan karir berkembang mulai dari karir sekertaris konvensi dan koordinator

konferensi, pengawasan dan peran manajer dalam manajemen jasa konvensi. Sebagai

contoh di dalam area kegiatan perjamuan, peluang karir bagi karyawan yang bekerja di

dapur, seperti banquet kitchen, banquet waiting dan staf bar, teknisi audiovisual, banquet

captains atau supervisor dapat meningkat menjadi banquet manager.

6. Penjualan Konvensi

Jabatan atau posisi convention sales (tenaga penjualan jasa konvensi) dapat ditemukan

dalam organisasi tempat kegiatan dan PCO organisasi. Manajer penjualan jasa konvensi

atau eksekutif penjualan jasa konvensi mungkin mempunyai tanggung jawab spesifik

untuk suatu daerah tertentu atau pelanggan tertentu.

Page 34: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

28

Silvy T. Sambuaga

7. Jenis Pekerjaan Lainnya

Peluang karir lainnya dalam usaha jasa konvensi dan usaha tour and travel memiliki

cakupan yang luas dengan berbagai posisi atau jabatan, antara lain konferensi organiser,

penjualan produk, dan jasa konferensi, eksekutif keuangan. Terdapat beberapa

organisasi/badan/perusahaan/perseroan yang bergerak dalam bidang usaha jasa konvensi,

oleh sebab itu banyak peluang karir yang terdapat dalam sektor bisnis jasa konvensi.

Peran dan Tanggung Jawab

Bagaimana peran dan tanggung jawab conference organiser atau manajer pengelolah

konferensi dalam organisasi yang berbeda yaitu dalam organisasi corporate dan asosiasi atau

PCO. Manajer jasa konvensi menangani satu event pada suatu tempat, sedangkan kegiatan

MICE memiliki cakupan yang lebih luas dengan spesifikasi yang berbeda, (contohnya :

peristiwa atau kegiatan peluncuran produk, konferensi penjualan, pertemuan – pertemuan,

pelatihan dan pameran). Manajer jasa konvensi : mengkoordinir beberapa departemen yang

berbeda untuk menyelenggarakan suatu peristiwa/kegiatan, misalnya untuk memastikan bahwa

dalam suatu pertemuan, kebutuhan makanan dan minuman, peralatan audiovisual dan

akomodasi telah di siapkan. Hal ini akan terlaksana dengan baik apabila ada kerjasama tim

kerja yang terbagi dalam departemen – departemen pada usaha jasa konvensi. Masing – masing

departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda. Tanggung jawab manajer usaha jasa

konvensi adalah memastikan bahwa klient atau pengguna jasa konvensi mendapat kepuasan

dan kebutuhannya dapat terpenuhi.

Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu

convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan

konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas

mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan

yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh

perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga

kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas

mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar,

semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu

membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE.

Page 35: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

29

Silvy T. Sambuaga

Beberapa tantangan yang akan dihadapi PCO manajemen :

- Mengawasi batas waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

- Mengkoordinir orang – orang yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan

- Memimpin masing – masing kegiatan event yang berbeda dalam kaitanya dengan desain

dan manajemen untuk beberapa konvensi atau pertemuan (meeting) yang diorganisir.

- Mengelolah informasi, mengendalikan anggaran dan lain – lain.

PCO harus mengarahkan penjualan dan pemasaran produk dan jasa konvensi dan ia harus

mengetahui potensi bisnis perusahaannya. Untuk itu, PCO harus inovatif dan kreatif dalam

mengikuti perkembangan bisnis usaha jasa konvensi atau industri MICE.

Peran dan tanggung jawab manajer usaha jasa konvensi berbeda dengan PCO di asosiasi atau

korporasi, perbedaan tersebut antara lain :

a. Diversity (keanekaragaman)

Cakupan tugas manajer usaha jasa konvensi dalam menghadapi suatu event atau peristiwa

lebih beragam dibandingkan dengan perusahaan/usaha konferensi organiser.

b. Responsibility (tanggung jawab)

Dalam usaha jasa konvensi, manajer harus bertindak sebagai penghubung dengan

departemen yang berbeda dalam menangani suatu event, seperti makanan dan minuman,

ruang dan front-office, untuk meyakinkan bahwa segala sesuatu telah diatur dan

dilaksanakan.

c. Constraints (batasan)

Manajer jasa konvensi memiliki batasan operasional tertentu, sebagai contoh ukuran dan

fisik kemampuan konvensi, fasilitas tempat pertemuan, sumber daya staff dan

pengalaman, batasan anggaran yang diatur maanjemen senior untuk mencapai laba.

d. Relationship (hubungan)

Manajer usaha jasa konvensi menjalin hubungan baik dengan klient mereka, seperti

perusahaan konferensi organiser dan PCO. Harus dipastikan bahwa mereka memperoleh

kepuasan dari jasa yang diberikan oleh usaha jasa konvensi.

Efektifitas Manajemen Sumber Daya Manusia

Untuk memastikan kegiatan manajemen sumber daya manusia efisien dan efektif, suatu

organisasi harus menempuh suatu proses yang sistematis dan secara konsisten akan membantu

Page 36: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

30

Silvy T. Sambuaga

untuk mengidentifikasi dan meneliti kebutuhannya dan dalam membuat keputusan.

Manajemen sumber daya manusia yang tidak efektif dan efisien akan berdampak pada

perencanaan bisnis dan tujuan yang hendak dicapai suatu organisasi.

Secara umum dalam proses pengembangan sumber daya manusianya, melakukan kegiatan

– kegiatan sebagai berikut :

Perencanaan sumber daya manusia

Analisis pekerjaan

Perekrutan dan pemilihan

Mengorganisir orientasi

Pelatihan dan pengembangan

Pertimbangan prestasi

Disiplin dan penghentian memproses

Penggajian dan ganti rugi

Isu hubungan industri

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan

efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat

penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya

kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program

tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses untuk memastikan bhwa

perusahaan/organisasi dalam industri MICE memiliki sumber daya manusia yang cukup dan

berkualitas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai waktu yang dibutuhkan.

Proses untuk menyiapkan suatu rencana sumber daya manusia yang sistematis, secara

umum dilaksanakan dalam empat langkah, yaitu :

Langkah satu : proyeksi kebutuhan tenaga kerja

Langkah dua : meneliti suplai tenaga kerja

Langkah tiga : pertimbangan permintaan dan penawaran tenaga kerja

Langkah empat : merumuskan strategi kepegawaian untuk kebutuhan organisasi

Page 37: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

31

Silvy T. Sambuaga

Perencanaan sumber daya manusia dapat membantu manajer dalam industri MICE dalam

merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sejalan dengan analis

pekerjaan, akan ditentukan berapa banyak karyawan dan posisi atau jabatan apa yang perlu

diisi. Program perekrutan merupakan upaya yang efektif untuk memilih karyawan yang

dibutuhkan, karena melalui suatu proses pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas.

Perencanaan sumber daya manusia juga dapat membantu program pengembangan sumber daya

manusia melalui penyusunan program pengembangan sumber daya manusia melalui

penyusunan program pelatihan. Adalah penting bagi staf untuk diberi kesempatan

mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja mereka melalui program pelatihan dan

pengembangan sumber daya manusia untuk mengurangi tingakt produktivitas kerja yang

rendah.

Analisis Pekerjaan

Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan

tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis

pekerjaan atau spesifikasi orang. Hal ini akan membantu pemilihan dan perekrutan yang akurat

dan menetapkan standard untuk melakukan pertimbangan prestasi. Sebagai contoh, dalam

persiapan analisa pekerjaan, lingkup dan cakupan tugas yang dikerjakan oleh PCO meliputi :

Menetapkan sasaran hasil dan desain suatu kegiatan/peristiwa

Memilih fasilitas dan lokasi tempat kegiatan

Berunding dengan para penyalur tempat kegiatan yang lain

Penganggaran

Menangani pendaftaran delegasi

Memilih dan mengorganisir pengangkutan

Merencanakan program dan informasi pendukung

Mengorganisir kegiatan sebelum dan sesudah pelaksanaan suatu kegiatan

Menyediakan dan menetapkan prosedur pendaftaraan

Menyusun fasilitas pendukung kegiatan

Jenis informasi yang dikumpulkan ketika penganalisaan pekerjaan adalah dengan

menjawab pertanyaan berikut :

Apa yang dilakukan ?

Page 38: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

32

Silvy T. Sambuaga

Dimana (itu) dilakukan ?

Bagaimana bisa dilakukan ?

Mengapa hal itu dilakukan ?

Kapan hal itu dilakukan ?

Uraian Tugas

Uraian tugas harus menjelaskan :

Mengapa ada tugas tersebut

Apa jabatan orang yang akan mengerjakan

Bagaimana mereka lakukan pekerjaan

Dalam kondisi – kondisi bagaiman pekerjaan itu dilakukan

Uraian tugas untuk manajer jasa konvensi meliputi hal – hal sebagai berikut :

Merencanakan dan melaksanakan konferensi

Mengembangkan prosedur operasi baku

Menetapkan standar capaian operasional

Menetapkan sasaran hasil, gol dan kebijakan yang berkenan dengan bisnis MICE

Menyelesaikan pelatihan staf dan mengatur pertemuan – pertemuan rombongan jasa

konvensi

Menyiapkan perkiraan anggaran

Membuat daftar peralatan yang terbaru

Membangun hubungan bisnis dan mendistribusikan informasi.

Hal – hal tersebut diatas terdapat dalam empat kategori sebagai berikut :

1. Tanggung jawab administratif

2. Hubungan kerja dengan departemen penjualan dan marketing, food and beverage

3. Hubungan antar departemen di dalam organisasi

4. Tanggung jawab melayani klien

Page 39: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

33

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan

usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan

manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil,

misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing –

masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu

memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian,

kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan

yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi

dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan

tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping

perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya

manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha

industri MICE.

Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu

convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan

konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas

mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan

yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh

perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga

kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas

mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar,

semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu

membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE.

Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan

efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat

penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya

kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program

tersebut.

Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan

tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis

pekerjaan atau spesifikasi orang.

Page 40: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

34

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Studi kasus

- Latihan - latihan

5. TES

- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf

S bila pernyataan di anggap Salah.

- Esay

SOAL

I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf

S bila pernyataan di anggap Salah.

1. B – S Struktur industri MICE mencakup usaha kecil maupun usaha yang besar

2. B – S Salah satu jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasakonveksi adalah

conference organiser.

3. B – S Analisa pekerjaan merupakan proses memperoleh informasi dan menentukan

tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan

4. B – S Bagian yang paling utama dari uraian tugas meliputi tanggung jawab dan tugas

yang nyata saja.

5. B – S Salah satu uraian tugas yang harus di jelaskan adalah bagaimana mereka

melakukan pekerjaan.

II. ESSAY

1. Sebutkan jenis – jenis pekerjaan yang saudara ketahui dalam usaha jasa konvensi ! bobot

20

2. Kegiatan – kegiatan apa saja yang lakukan industri MICE secara umum dalam proses

pengembagan sumber daya manusia ? bobot 20

Page 41: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

35

Silvy T. Sambuaga

MODUL 5. MANAJEMEN PEMASARAN MICE

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menjelaskan arus lingkungan pemasaran

Mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan analisis SWOT dalam pemasaran

Mahasiswa mampu menjelaskan perspective pemasaran

2. URAIAN MATERI

Rencana Tindakan Pemasaran

Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini

memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi

praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah

ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk

meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang

mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui

pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian

akhir dari proses perencanaan pemasaran. Proses ini melibatkan enam tahap :

1. Melakukan analis situasi/SWOT

2. Menghasilkan profil kelengkapan faktor dari destinasi/analisis fitur dan manfaat

3. Memilih pasar dan segmen yang ditargetkan

4. Melakukan riset pasar

5. Menghasilkan strategi pemosisian ulang dan bauran pemasaran (marketing mix)

6. Mendesain rencana tindakan pasar dan penjualan

Situasi : analis SWOT

Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama – tama harus

menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam lingkungan pemasaran eksternal

secara keseluruhan. Analis situasi ini bertujuan untuk mempelajari dimana dan bagaimana

posisi dari sarana peristirahatan ini dalam pasar, pangsa pasarnya, dan hubungannya dengan

pesaing – pesaingnya (Richardson 1996).

Page 42: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

36

Silvy T. Sambuaga

Kekuatan

Sarana peristirahatan berbintang lima yang masih baru, namun mapan (5 tahun)

Area lahan 100 hektar

Akses yang mudah menuju Great Barrier Reef (terumbu karang great barrier)

Memiliki pangsa pasar liburan internasional yang besar di wilayah port douglas

Akomodasi rumah tradisional bure yang mewah

Fasilitas rekreasi

Fasilitas penitipan anak secara berkelompok

Kelemahan

Volume bisnis MICE yang kecil

Resort berjarak 500 meter dari pantai

Aktivitas berenang di laut terbatas karena ubur – ubur dan arus yang deras

Ruang konvensi terbatas pada satu ruangan besar dan hanya terdapat satu ruang diskusi

dengan ukuran yang kecil

Akses menuju sarana dikendalikan oleh maskapai – maskapai penerbangan

Keterbatasan fasilitas makanan dan minuman yang khusus untuk MICE

Ancaman

Pasar paket tour liburan domestik yang semakin menurun

Penurunan ekonomi di wilayah Asia dan efeknya terhadap pariwisata internasional

Meningkatnya persaingan, baik lokan maupun domestik

Peluang

Bisnis liburan domestik semakin meningkat

Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana peristirahatan

Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran

pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran

tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.

Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi

bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut. Contohnya, tim pemasaran memutuskan

untuk memasuki pasar bisnis insentif domestik Australia (salah satu peluang yang

Page 43: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

37

Silvy T. Sambuaga

diidentifikasikan) dalam satu tahun ke depan untuk memperluas bauran bisnis dari sarana

peristirahatan.

Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi/Analisis Fitur dan Manfaat Produk

Berdasarkan sasaran – sasaran pemasaran di atas, tim pemasaran kemudian dapat

menyusun :

Profil kelengkapan faktor destinasi para pengambil keputusan industri MICE tidak hanya

harus mempertimbangkan faktor – faktor dari sarana atau lokasi peristirahatan tersebut, tetapi

juga daya tarik dari keseluruhan destinasi dalam proses pemilihan oleh pelanggan. Oleh karena

itu, akan lebih baik apabila tim pemasaran sarana peristirahatan mempelajari destinasi tersebut

secara keseluruhan termasuk kelengkapan faktor – faktornya dan menentukan faktor – faktor

mana yang menawarkan manfaat komparatif kepada pelanggan. Faktor – faktor yang

diidentifikasikan sebagai produk – produk MICE yang bermanfaat kemudian dapat disertakan

dalam rencana tindakan pemasaran dan penjualan dari sarana tersebut.

Analisis fitur dan manfaat produk analisis ini yang kemudian dikombinasikan dengan

profil kelengkapan faktor destinasi, akan menghasilkan suatu daftar manfaat – manfaat produk

yang dapat digunakan dalam strategi – strategi pemosisian pemasaran dan penjualan. Proses

penjualan yang efektif dari acara – acara insentif dan acara – acara MICE lainnya di istilahkan

oleh Hartley dan Witt sebagai suatu proses berbasiskan pengetahuan (1992). Para staf

penjualan dan pemasaran dari sarana teersebut harus memahami kebutuhan dari klien – klien

mereka dan juga manfaat – manfaat produk yang teersedia untuk memenuhi kebutuhan –

kebutuhan tersebut. Contohnya, beberapa sarana – sarana peristirahatan di Australia

menawarkan fasilitas dan pelayanan untuk penitipan anak pada pelanggan, yang

mengindikasikan pemahaman mereka atas adanya kebutuhan tersebut. Fasilitas penitipan anak

memungkinkan para pelanggan MICE untuk bersantai dan menikmati acara (Varey 1998).

Segmen Pasar yang Ditargetkan

Berdasarkan analisis atas fitur dan manfaat dari sarana peristirahatan/destinasi, Tropicana

Beach Resort menetapkan suatu sasaran yang lebih luas yaitu untuk menargetkan pasar insentif

domestik Australia dalam satu tahun ke depan.

Page 44: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

38

Silvy T. Sambuaga

Pasar –pasar targeet dapat disegmentasi berdasarkan geografi, demografi, maksud

kunjungan, dan psikografik (Richardson 1996). Tim pemasaran memilih untuk mensegmentasi

pasar secara geografis, dengan menargetkan para pengambil keputusan tingkat II, seperti para

PCO dan agen – agen insentif di Sydney, Brisbane, dan Melbourne. Segmentasi ini dapat

dilakukan kareena, seperti di diskusikan pada bab 6, para PCO dan agen – agen insentif yang

ada di dalam pasar dapat di identifikasikan, diukur, dan akses. Selanjutnya, kriteria “maksud

dari kunjungan” dapat digunakan untuk menargetkan para PCO dan agen – agen insentif yang

mengontrol pangsa pasar yang cukup besar dalam bisnis perjalanan insentif. Setelah proses

segmentasi ini selesai, tim pemasaran kemudian dapat menggabungkan sasaran – sasaran ini

ke dalam suatu bauran pemasaran dan rencana tindakan penjualan langsung untuk tahun depan.

Riset Pasar

Riset pasar yang dapat diandalkan sangat penting bagi para penmasar penyedia jasa

peristirahatan dalam industri MICE pada saat ini. Riset yang demikian dapat dikumpulkan

dengan berbagai cara, termasuk survei pelanggan yang formal, grup fokus dan umpan balik

dari pertemuan penjualan. Riset ini dapat diarahkan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan

dan dimana lokasi pelanggan.

Tujuan dari buku ini bukanlah untuk membahas mengenai metode – metode riset bisnis

dan sosial kontenporer, namun perlu ditekankan bahwa sangat penting bagi para pemasar untuk

melakukan bentuk riset untuk memastikan kebutuhan dari pelanggan – pelanggan yang

ditargetkan. Dalam kasus Tropicana Beach Resort, beberapa hal dapat dilakukan seperti

melakukan survei melalui pertemuan penjualan, membentuk grup – grup fokus dibeberapa kota

besar, atau melalui survei tertulis yang dapat diberikan kepada para PCO atau agen – agen

insentif yang telah di identifikasi.

Salah satu cara praktis yang dapat digunakan oleh suatu sarana peristirahatan untuk

menemukan pelanggan – pelanggan potensialnya adalah dengan menggunakan teknologi

terutama internet. Contohnya, untuk mengakses situs fasilitas dan pelayanan MICE dari

Sheraton Mirage, Port Douglas melalui internet. Mula – mula suatu menu informasi harus

dilengkapi. Setelah itu para PCO, agen – agen insentif, atau pengguna terakhir untuk

mengakses berbagai informasi mengenai fasilitas dan pelayanan MICE di Sheraton Mirage,

Port Douglas, demikian juga, Sheraton akan dapat menyimpan informasi tersebut kedalam

Page 45: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

39

Silvy T. Sambuaga

sebuah pangkalan data, yang kemudiandapat ditinjau kembali oleh staf – staf penjualan

Sheraton.

Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE

potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca

papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa

yang masuk ke dalam area pasar anda.

Strategi Pemosisian dan Bauran Pemasaran

Rencana tindakan ini, yang mencakup periode satu tahun menjabarkan secara bulanan

aktivitas – aktivitas komunikasi ini, seperti yang dibahas dalam bab 6, termasuk materi – materi

kolateral (pendukung) iklan, publisitas dan hubungan publik, pemasaran langsung, promosi

penjualan, dan penjualan langsung. Isu – isu seperti pencitraan produk yang konsisten dan

diferensiasi produk dapat juga dipertimbangkan.

Pada kasus Tropicana Beach Resort, berikut ini adalah contoh – contoh aktivitas

komunikasi dalam rencana tindakan yang dapat diberlakukan. Semua aktivitas berhubungan

dengan sasaran pemasaran secara umum, yaitu untuk meningkatkan jumlah grup insentif

berukuran kecil sampai menengah yang menggunakan jasa sarana peristirahatan tersebut.

Setiap aktivitas komunikasi digaris bawahi secara individual, bersama dengan bulan dimana

aktivitas tersebut harus dimulai atau direncanakan. Tindakan – tindakan pemasaran yang

spesifik dikategorikan berdasarkan area bauran komunikasi yang relevan (contohnya materi

kolateral/bahan pembantu).

Materi Kolateral

1. Menghasilkan suatu brosur promosi yang menampilkan fasilitas, pelayanan, dan manfaat –

manfaat yang di tawarkan oleh Tropicana Beach Resort sebagai sarana pertemuan untuk

grup – grup insentif berukuran kecil sampai menengah (Januari).

2. Menghasilkan berbagai materi promosi bisnis insentif untuk membantu para PCO dan agen

– agen insentif dalam melakukan kampanye – kampanye penyuratan langsung kepada

pelanggan (Februari).

Page 46: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

40

Silvy T. Sambuaga

Iklan

1. Memulai produksi sebuah iklan cetak mengenai kerjasama dengan CVB/Ansett Australia,

yang akan ditampilkan secara tiga bulanan dalam majalah Convention & Incentive

Marketing (CIM) (Januari).

2. Menghasilkan sebuah iklan cetak mengenai fasilitas pertemuan yang akan ditampilkan

secara tiga bulanan dalam Convention & Incentive Marketing (CIM) (Februari).

Hubungan Publik dan Publisitas

1. Menulis artikel – artikel dalam media massa yang ditujukan untuk pelanggan dan industri

yang mengumumkan dibukanya fasilitas klub anak – anak yang baru untuk delegasi

konvensi (Januari). Yang akan ditampilkan pada bulan Februari.

2. Merencanakan acara resepsi/makan siang khusus untuk media industri di Sydney,

Melbourne, dan Brisbane pada bulan Maret untuk mempromosikan sarana tersebut sebagai

suatu lokasi destinasi insentif (melibatkan CVB dan wakil dari maskapai penerbangan lokal)

(Januari).

Pemasaran Langsung

1. Menyusun suatu pangkalan data yang berisi daftar semua PCO dan agen – ageen insentif di

pasar – pasar target (Januari)

2. Mengembangkan suatu selebaran promosi penyuratan langsung yang menekankan fasilitas

klub anak- anak yang baru (Maret)

3. Mengirimkan selebaran tersebut secara langsung kepada semua PCO dan agen insentif yang

telah di identifikasi (April).

Promosi Pemasaran

Mengembangkan sebuah paket permainan aktivitas anak – anak khusus dan

mendistribusikannya pada semua PCO dan agen insentif yang telah di identifikasi

(mematerialisasi produk tersebut) (Januari).

Page 47: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

41

Silvy T. Sambuaga

Penjualan Langsung

1. Mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif terpilih di kota – kota besar untuk

menargetkan pertmuan – pertemuan penjualan secara individual (Januari).

2. Melakukan panggilan – panggilan telepon penjualan untuk mengidentifikasi PCO dan agen

– agen insentif di Brisbane (Maret).

Contoh – contoh ini mengemukakan tipe – tipe aktivitas komunikasi pemasaran yang

dapat direncanakan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran dan penyedia jasa untuk

memasuki bisnis – bisnis yang berkaitan dengan MICE. Untuk setiap sasaran pemasaran

yang telah ditetapkan dalam hal ini, meningkatkan bisnis insentifdan meningkatkan bisnis

liburan domestik harus direncanakan aktivitas – aktivitas bauran komunikasi tersendiri.

Aktivitas – aktivitas komunikasi pemasaran ini dimasukkan kedalam sebuah jadwal

bulanan. Bulan pelaksanaan dari setiap aktivitas komunikasi ini kemudian ditentukan.

Selain aktivitas – aktivitas tersebut, siapa saja anggota tim pemasaran yang bertanggung

jawab melaksanakannya dan perkiraan anggaran untuk setiap aktivitas juga disertakan.

Jadwal rencana tindakan yang demikian akan menjadi sebuah peta penentu arah yang

terfokus bagi semua anggota tim untuk tahun selanjutnya, selain memungkinkan terjadinya

variasi – variasi dalam anggaran dan aktivitas apabila di perlukan.

Diskusi kita mengenai proses pemasaran sekarang sudah selesai. Bagian selanjutnya

dalam bab ini akan berfokus pada penerapaan aktivitas bauran komunikasi yang terakhir

yaitu penjualan langsung. Isu – isu administrasi penjualan dan penerapan mereka dalam

industri MICE Australia juga akan didiskusikan.

Page 48: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

42

Silvy T. Sambuaga

MODUL 6. PENJUALAN DAN PROMOSI MICE

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menjelaskan tempat tujuan pemasaran

Mahasiswa mampu menjelaskan rencana kerja pemasaran

Mahasiswa mampu menjelaskan tentang penjualan MICE

Mahasiswa mampu menjelaskan tentang promosi MICE

2. URAIAN MATEERI

Tempat Tujuan Pemasaran

Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses

pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan

kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia

jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan

ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk

industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan

sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi

atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).

Diskusi selanjutnya mengindikasikan bagaimana suatu administrasi penjualan yang efektif

dapat menjadi bagian yang penting dari suatu proses pemasaran secara keseluruhan. Sekali

lagi, bagian ini tidak dimaksudkan untuk meninjau dan mendiskusikan “dasar – dasar teori

penjualan”, namun lebih memahami bagaimana isu – isu penjualan yang spesifik dihubungkan

dengan aktivitas pemasaran dari sebuah penyedia jasa kontenporer untuk industri MICE.

Administrasi Penjualan

Para penyedia jasa primer dan sekunder untuk industri MICE harus mengoordinasikan

aktivitas penjualan mereka secara hati – hati dan terorganisir. Aktivitas ini harus konsisten

dengan segmen – segmen pasar yang ditargetkan dan dengan sasaran – sasaran komunikasi

pemasaran lainnya. Dengan demikian, penjualan dan administrasi penjualan merupakan suatu

Page 49: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

43

Silvy T. Sambuaga

proses yang terkoordinir dan didukung oleh rencana tindakan pemasaran yang telah ditetapkan.

Contohnya, sebuah penyedia jasa dapat melakukan kegiatan pemasaran langsung kepada

sejumlah PCO yang ditargetkan di Melbourne. Hal ini dapat melibatkan pengiriman paket

informasi yang terperinci yang menjelaskan produk dari penyedia jasa. Kemudian setelah para

PCO menerima informasi pemasaran langsung tersebut, penyedia jasa dapat melanjutkan

dengan melakukan pertemuan penjualan langsung, dengan asumsi bahwa PCO tersebut telah

memiliki pengetahuan awal tentang produk yang ditawarkan. Dengan demikian, aktivitas

penjualan menjadi terhubung dengan aktivitas – aktivitas rencana tindakan pemasaran tertentu.

Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen

pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga

penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf

penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi

arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.

Mereka juga :

Melakukan tindakan susulan atas semua petunjuk mengenai peluang – peluang penjualan

dan pertanyaan – pertanyaan mengenai penjualan

Menyusun pangkalan data pelanggan

Mengelolah penawaran harga (quote) dan kontrak penjualan

Menjalin hubungan yang efektif dengan divisi – divisi lain, seperti, makanan dan minuman,

pemesanan tempat, dan seterusnya, dan bertindak sebagai titik penghubug “tunggal” untuk

pelanggan

Membantu dalam merencanakan pertemuan penjualan/acara promosi industri

Menyusun materi – materi kolateral/pembantu

Membantu mengkoordinasi grup – grup eksternal dan internal

Mengkoordinasi aktivitas – aktivitas pemasaran internal

Menyelesaikan masalah

Menangani inspeksi – inspeksi lokasi

Menyelenggarakan inspeksi lokasi merupakan suatu aktivitas penjualan yang sangat

penting bagi para penyedia jasa primer untuk industri MICE. Inspeksi lokasi, yang di Australia

juga diistilahkan sebagai kunjungan – kunjungan “pembelajaran” atau “pengenalan”

merupakan bagian yang penting dari suatu proses “berbasiskan pengetahuan” yang bertujuan

meningkatkan pengtahuan para pengambil keputusan mengenai suatu produk. Sebuah riset

Page 50: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

44

Silvy T. Sambuaga

oleh Meeting Planners International (dirujuk dalam Gatrell 1991) menemukan bahwa 90

persen dari perencanaan pertemuan yang disurvei lebih menyukai metode inspeksi lokasi untuk

mempelajari suatu lokasi MICE. Pandangan ini didukung oleh riset oleh Vogt dkk. (1994),

yang menemukan bahwa pengalaman sebelumnya merupakan sumber informasi yang

didapatkan secara pribadi ini.

Dengan demikian, sangat pentinga bagi para staf penjualan dan pemasaran internal dari

suatu penyedia jasa untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan inspeksi lokasi yang

terkelolah dengan baik, efisien, dan ditargetkan dengan baik berarti cerdas dan kreatif efisien

berarti grup klien dilayani dengan cukup dan efisien dan ditargetkan dengan baik berarti

menyadari bahwa setiap PCO dan pengambil keputusan MICE itu berbeda dan memiliki

kebutuhan dan tipe bisnis yang juga berbeda – beda, sehingga inspeksi lokasi harus didesain

berdasarkan pertimbangan tersebut. Mendesain suatu inspeksi lokasi dengan tepat dapat

dilakukan dengan mempromosikan agar para pengambil keputusan MICE menginap atau

berkunjung ke sarana peristirahatan baik secara perorangan maupun dalam grup. Sebagai suatu

aktivitas promosi penjualan, penyedia jasa sarana peristirahatan mungkin dapat memberikan

penawaran paket – paket akomodasi dengan harga khusus atau FOC (free of charge/bebas

biaya) pada para pengambil keputusan MICE, yang dapat mereka gunakan kapan saja untuk

berkunjung ke fasilitas pertemuan/sarana peristirahatan dari penyedia jasa. Sekali lagi,

kunjungan – kunjungan inspeksi lokasi “individual” ini harus terkoordinir dengan baik untuk

memastikan kunjungan bermanfaat.

Staf penjualan eksternal umumnya beroprasi di lingkungan eksternal. Mereka :

Mengkoordinasi dan mengelolah aktivitas – aktivitas penjualan dan pemasaran yang

kooperatif dengan penyedia – penyedia jasa lainnya di detinasi mereka seperti CVB,

maskapai penerbangan, atau lokasi – lokasi hiburan

Mendapatkan umpan balik pasar mengenai peluang – peluang penjualan dan pemasaran,

aktivitas – aktivitas pesaing, dan kebutuhan klien

Bekerjasama dengan staf – staf penjualan internal saat penanganan grup pelanggan

berpindah dari aktivitas – aktivitas penjualan ke operasi internal

Mendukung aktivitas – aktivitas hubungan publik dan publisitas

Melakukan pertemuan – pertemuan penjualan langsung untuk meningkatkan pengetahuan

pelanggan, mengembangkan hubunhan – hubungan dengan pelanggan, dan melakukan

penjualan (penjualan langsung akan didiskusikan lebih jauh dalam bagian selanjutnya).

Page 51: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

45

Silvy T. Sambuaga

Pertemuan Penjualan

Pertemuan - pertemuan penjualan secara langsung , atau tatap muka, sangat penting untuk

memungkinkan penyedia jasa :

Mendapatkan komitmen untuk membeli dari pelanggan

Mendapatkan informasi persaingan dalam pasar

Menerima informasi umpan balik produk/pelayanan

Menjalin hubungan dengan pelanggan

Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam melakukan penjualan

langsung. Pendekatan ini didasarkan pada sebuah produk yang baik, dan pengetahuan

mengenai para pesaing dan klien. Penjualan sarana untuk insentif dan konferensi yang efektif

merupakan suatu proses yang “berbasiskan pengetahuan”. Seorang staf penjualan yang

profesional memilikipemahaman yang lengkap atas fitur dan manfaat dari produk yang

ditawarkannya dan kelebihan komparatif dari kelengkapan faktor destinasi. Pengetahuan tidak

hanya berarti kredibilitas (Morrison 1966) hal ini juga memungkinkan staf penjualan tersebut

untuk menjadi penyelesai masalah yang lebih efektif bagi klien. Dengan demikian, aktivitas

pemasaran yang menganalisis fitur dan analisis dari produk penyedia jasa ini berhubungan

langsung dengan aktivitas – aktivitas penjualan langsung.

Seorang staf penjualan harus memiliki wewnang dalam mengambil keputusan di lokasi di

hadapan para pengambul keputusan MICE. Hal ini akan memebrikan staf penjualan tersebut

kredibilitas yang lebih besar di mata para pengambil keputusan dan memungkinkan mereka

‘merampungkan’ penjualan klien.

Perencanaan merupakan bagian yang penting dari aktivitas penjualan langsung dan

melibatkan :

Mendapatkan sebanyak mungkin informasi mengenai pengambil keputusan MICE sebelum

melakukan pertemuan penjualan

Memahami bauran bisnis dari pengambil keputusan (contohnya insentif, pertemuan kecil,

asosiasi)

Mendapatkan semua informasi yang mungkin didapatkan mengenai pengambil keputusan

dari penyedia jasa lainnya dan dari pesaing

Mempelajari peluang – peluang penjualan potensial

Page 52: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

46

Silvy T. Sambuaga

Mendapat janji temu penjualan – harus dipilih waktu yang paling sesuai bagi klien agar

mereka tidak merasa didesak dan lokasi yang dipilih harus tenang dan cocok untuk

menghindari gangguan

Dalam melakukan pertemuan penjualan, para staf penjualan harus tepat waktu. Ingatlah bagi

klien, seorang staf penjual adalah perusahaan yang diwakilinya (Morrison 1966). Bagaimana

staf penjual itu mempresentasikan dan membawa dirinya akan mencerminkan organisasi yang

mempekerjakannya. Apabila ia tidak tepat waktu maka para kliennya akan berpikir bahwa

perusahaannya akan menangani semua bisnis dengan cara yang sama.

Keahlian komunikasi yang baik merupakan suatu keharusan bagi seorang penjuala

profesional. Keahlian komunikasi utama yang digunakan adalah mendengar. Hal ini tidak

berarti abhwa staf penjual tidak berperan aktif dalam diskusi melainkan mengimplikasikan

bahwa seorang tenaga penjual tidak akan memahami kebutuhan para pelanggannya dan

seberapa pentingnya kebutuhan itu bagi mereka apabila mereka tidak bertindak sebagai seorang

pendengar yang aktif. Melalui mendengarkan secara aktif, staf penjual dapat mengungkap

kebutuhan – kebutuhan dari klien mereka,yang kemudian memungkinkan mereka memenuhi

kebutuhan tersebut melalui salah satu manfaat dari produk mereka. Mendengarkan secara aktif

juga memungkinkan staf penjual untuk memahami tingkat pengalaman dari pengambil

keputusan dalam mengorganisasi suatu acara. Taylor (dirujuk dalam Hartley & witt 1992)

menekankan pentingnya mengadaptasikan pendekatan penjualan dengan tingkat pengalaman

dari seorang organisator dalam mengelolah acara – acara sebelumnya.

Selain itu, bahasa tubuh yang sesuai juga akan memungkinkan seorang staf penjual untuk

merampungkan penjualan secara efektif setelah cukup banyak kebutuhan pelanggan yang dapat

dipenuhi. Apabila staf penjual tersebut telah mendeteksi suatu ‘sinyal membeli’dari pelanggan,

mungkin tiba saatnya untuk merampungkan penjualan. Disinilah dimana banyak staf penjual

gagal mencapai sasaran mereka. Banyak yang tidak ‘meminta klien untuk membeli’. Penjualan

jasa merupakan suatu aktivitas yang tidak berwujud, sehingga untuk merampungkan penjualan

seorang tenaga penjual mungkin hanya akan mendapatkan suatu ‘komitmen’ dari pengambil

keputusan untuk menggunakan produk mereka dalam jangka pendek atau jangka panjang. Jadi,

mereka harus meminta klien membeli produk mereka dan tidak pernah meninggalkan suatu

situasi penjualan hanya dengan berkata ‘hubungi saya jika anda membutuhkan saya’.

Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama

penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus

Page 53: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

47

Silvy T. Sambuaga

mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama –

sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini

bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka

dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang

demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang

baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain.

Bekerjasama penyedia jasa yang lain (contohnya suatu sarana peristirahatan sapat

bekerjasama dengan sebuah maskapai penerbangan) dalam menjual kepada seorang pengambil

keputusan MICE juga akan memungkinkan staf penjualan tersebut untuk menyelesaikan

masalah secara lebih efektif. Kemampuan menyelesaikan masalah ini merupakan bagian yang

penting dari proses penjualan. Bekerjasama dalam suatu pertemuan penjualan memungkinkan

penyedia jasa tersebut untuk menyelesaikan masalah – masalah transportasi dan kapasitas.

Selain itu, sebagai bagian dari suatu rangkaian penyedia jasa, staf penjual tersebut dapat

menawarkan penghematan melalui paket – paket tour sehingga dapat memenuhi kebutuhan

anggaran dari pengambil keputusan dan memperbesar kemungkinan merampungkan

penjualan.

Setelah melakukan pertemuan penjualan, sangat penting untuk selalu melakukan kontak

lanjut (Follow up). Sangat jarang seorang staf penjual akan meninggalkan sebuah pertemuan

penjualan tanpa adanya beberapa aktivitas yang perlu dilengkapi atau diselesaikan untuk klien.

Apabila memungkinkan, seorang staf penjual harus selalu memiliki alasan untuk mengontak

kliennya kembali. Hal ini mungkin sekedar berupa pengiriman informasi tambahan untuk

produk tersebut atau memberikan detail – detail kontak dari para penyedia jasa lainnya.

Aktivitas komunikasi lanjutan, apabila dilakukan secara efisien dan tepat waktu, akan

memperkuat lagi kredibilitas staf penjual tersebut sebagai seorang penyedia jasa. Proses kontak

lanjut ini juga memungkinkan seorang staf penjual untuk menentukan dengan pengambil

keputusan MICE yang mana ia akan menjalin ‘hubungan’ penjualan dan pemasaran dan apakah

ia bisa mendapatkan pasar penjualan dan peluang riset tambahan dengan berkembangnya

hubungan tersebut.

Isu Harga

Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas dari

administrasi penjualan. Negosiasi kontak dapat merupakan suatu aktivitas yang sulit bagi

Page 54: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

48

Silvy T. Sambuaga

seorang staf penjual. Seringkali para tenaga penjual sangat berkeinginan untuk merampungkan

penjualan, namun mereka harus tetap mengingat untuk siapa mereka bekerja. Ini berarti bahwa

penjualan tidak hanya berarti menawarkan harga yang paling murah melainkan untuk

mendapatkan harga terbaik untuk suatu produk. Terkadang seorang staf penjual harus

mengambil keputusan mengenai apakah mereka ‘sanggup menerima’ bisnis dari pelanggan.

Saat memberikan penawaran harga kepada seorang pengambil keputusan MICE, sudah

cukup umum untuk menyediakan sedikit ruang untuk dinegosiasikan. Para organisator acara

MICE sering bekerja berdasarkan biaya per orang, yang harus mencakup biaya akomodasi,

makanan dan minuman, ruang pertemuan, dan rekreasi.

Salah satu tantangan utama bagi para penyedia jasa untuk industri MICE di Australia pada

saat ini adalah non-standarisasi dari kontak dan terutama, tidak adanya standar industri yang

diterima secara universal yang mengatur penggunaan biaya pembatalan dan uang jaminan

(Abbey & Link 1994). Situasi seperti ini dapat mengancam ‘hubungan’ yang telah terjalin

dengan seorang pengambil keputusan MICE. Akan selalu ada keinginan untuk ‘mereservasi’

(memesan tempat) untuk suatu bisnis, namun sulit untuk menentukan apa yang harus dilakukan

apabila klien harus membatalkan atau tidak mampu memberikan uang jaminan atas

reservasinya.

Riset yang dilakukan oleh Hartley dan Witt (1991) telah mengindikasikan alasan – alasan

yang mendasari bagaimana dan mengapa para penyedia jasa bereaksi terhadap situasi ini.

Mengenai alasan mengapa tidak memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 46

% dari pengusaha hotel yang disurvei mengindikasikan bahwa biaya pembatalan menimbulkan

perasaan yang kurang enak dan dapat menyebabkan kehilangan pelanggan. 35 % yang lain

percaya bahwa kebijakan yang demikian tidak diperlukan karena pembatalan jarang terjadi, 30

% sedang mempertimbangkan untuk memberlakukan kebijakan seperti itu, dan 14 % percaya

bahwa kebijakan – kebijakan yang demikian tidak akan berhasil. Di antara para pengusaha

hotel yang saat ini telah memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 65 %

mengindikasikan bahwa mereka tidak menerapkan kebijakan tersebut karena takut kehilangan

itikat baik dari pelanggan (terutama pelanggan yang sering berkunjung). Sekitar 26 % dari

responden mengindikasikan bahwa mereka akan meniadakan biaya pembatalan apabila

pelanggan mereservasi ulang acara MICE tersebut pada hari ayng lain (suatu pendekatan

penyelesaian masalah yang efektif).

Page 55: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

49

Silvy T. Sambuaga

Isu harga lainnya yang cukup sering ditemui adalah seringkali terdapat lebih dari satu PCO

atau pengambil keputusan tingkat II yang meminta penawaran harga untuk suatu bisnis dari

pelanggan akhir yang sama. Sebuah perusahaan otomotf yang besar dapat saja memberikan

tender kepada satu atau lebih organisator konferensi yang kemudian berhubungan dengan

beberapa penyedia jasa yang bersaing. Jadi, sangat penting bagi penyedia jasa untuk tidak

menunjukkan sikap pilih kasih (kecuali apabila memang disengaja) dengan memberikan harga

yang lebih murah pada seorang PCO dibanding pada PCO saingannya. Penyedia jasa tersebut

mungkin tidak akan mendapatkan bisnis dari perusahaan otomotif tersebut, namun mereka juga

tidak mengecewakan para PCO yang terlibat yang mungkin mengendalikan sejumlah besar dari

bisnis – bisnis mereka di masa depan.

Dan terakhir, suatu peringatan bagi para staf penjual yang terlibat dalam penyusunan

kontrak dan negosiasi finansial yang berkaitan dengan para pengambil keputusan MICE.

Setelah kontrak dinegosiasikan dan detail – detailnya disetujui, staf penjual harus memulai

suatu fase transisi untuk mengalihkan tanggung jawab operasional kepada tim penjualan

internal dan operasi internal. Hal ini tidak berarti bahwa staf penjualan tersebut tidak lagi

terlibat dengan kliennya, melainkan bertujuan untuk memberikan lebih banyak waktu bagi staf

penjual tersebut untuk mencari bisnis yang baru sementara di saat yang tetap mempertahankan

hubungan pemasaran yang positif dan berkelanjutan dengan kliennya. Hubungan yang positif

ini akan dipertahankan dan diperkuat karena staf penjual tersebut kemudian tidak lagi terlibat

dengan fungsi – fungsi akunting dan transaksi yang spesifik yang berkenaan dengan pergerakan

grup pelanggan. Staf penjual tidak perlu lagi mengejar – ngejar pembayaran uang jaminan, dan

yang lainnya, untuk kepentingan divisi akunting. Aktivitas – aktivitas yang demikian dapat

memberikan dampak yang negatif dan menghambat efektivitas mereka di masa depan.

Page 56: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

50

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses

pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan

kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia

jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan

ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk

industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan

sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi

atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992).

Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen

pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga

penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf

penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi

arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan.

Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama

penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus

mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama –

sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini

bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka

dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang

demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang

baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain.

Page 57: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

51

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Latihan – latihan

- Studi kasus

TES

- Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf

S bila pernyataan di anggap Salah.

- Esay

SOAL

Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila

pernyataan di anggap Salah.

1. B – S Penjualan MICE merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses

Pemasaran

2. B – S Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam penjualan

tidak langsung.

3. B – S Dalam melakukan pertemuan penjualan staf penjual harus tepat waktu

4. B – S Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas

dari administrasi penjualan

5. B – S Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas di luar sarana – sarana

mengkoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana saja.

ESAY

1. Pertemuan – pertemuan penjualan secara langsung atau tatap muka sangat penting

untuk keinginan penyedia jasa. Sebutkan ! bobot 20

2. Apasaja yang dilibatkan perencanaan untuk bagian yang penting dari aktivitas

penjualan langsung ? bobot 20.

Page 58: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

52

Silvy T. Sambuaga

MODUL 7. BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN

MICE

1. TUJUAN

Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian tentang bidding

Mahasiswa mampu menjelaskan aspek – aspek bidding

Mahasiswa mampu membuat bidding

2. URAIAN MATERI

Pengertian Bidding

Setiap perusahaan, Asosiasi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan

kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan bidding sebagai persyaratan oleh pemerintah

Republik Indonesia. Pengertian bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat

oleh pihak penyelenggara sebagai tuan rumah.

Persyaratan Bidding

Dalam buku petunjuk penyelenggaraan Konvensi di Indonesia Tahun 1997 – 1998,

Direktur Jenderal Pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut :

1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision makers) dari penyelenggara MICE

dengan mengajukan suatu bidding

2. Dokumen bidding harus mengandung :

Surat pengantar sponsor

Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut

Keterangan perihal fasilitas penyelenggaraan MICE yang tersedia

Perkiraan biaya, program – program, kemudahan – kemudahan dalam penyelenggaraan

MICE

3. Bila bidding disetujui, maka bentuklah komite pengarah (stering commite), yang menerima

sasaran dan asistensi dari :

Perusahaan penerbangan (airlines)

Pejabat pariwisata (tourism authoities)

Page 59: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

53

Silvy T. Sambuaga

Biro konvensi (convention bureau)

Konsultan profesional (profesional consultants)

4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui :

Perkiraan jumlah peserta

Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial, program

untuk para istri dan anak – anak serta tamu – tamu VIP)

Penentu lokasi

Penentu jadwal

Penyusunan anggaran sementara

5. Pembentukan komite pelaksana serta sekretariat dan subkomitenya.

Di Indonesia, peraruran teknis operasional penyelenggaraan MICE telah diatur pemerintah

Indonesia melalui instansi terkait, namun untuk kegiatan persidangan konvensi berskala

internasional, penawaran atau bidding bisa datang dari berbagai negara yang ingin menjadi

tuan rumah penyelenggara kegiatan.

Prosedur Pengajuan Bidding Adalah Sebagai Berikut :

- Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal

maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam

bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi

(lobbying) pemilik kegiatan MICE.

- Apabila ada tanda – tanda bahwa prosedur formal sudah bisa dimulai, maka surat penawaran

resmi dapat dilayangkan kepada convener dalam bentuk proposal. Dalam proposal disertai

lampiran – lampiran yang berisi dokumen penunjang dalam format sebagaimana syarat yang

diatur pada peraturan teknis operasional penyelenggaraan kegiatan konvensi, baik oleh

pemerintah Indonesia, maupun kaidah – kaidah atau peraturan – peraturan bidding

internasional. Dalam hal ini, organisasi – organisasi yang telah berpengalaman menangani

kegiatan – kegiatan bisnis persidangan konvensi sedunia, bisa dijadikan sebagai contoh

seperti, kegiatan World Tourism Organization (WTO), Pasific Asia Travel Assosiation

(PATA), International Assosiation of Professional Congres Organizer (IAPCO),

International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus (IACVB), dll.

- Dokumen bidding ini ditujukan ke alamat pengambil keputusan convener yang ditanda

tangani penanggung jawab penyelenggara kegiatan konvensi (MICE). Dalam proposal

Page 60: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

54

Silvy T. Sambuaga

penawaran ini harus dicantumkan perihal tanggung jawab, kemudahan, fasilitas, status

organisasi, peserta, kondisi persidangan, lokasi dan lingkungan, dukungan sponsor,

perusahaan transportasi, pemasok, komunitas setempat serta pengalaman penyelenggara.

Aspek – Aspek Bidding

Aspek – aspek bidding sebagai berikut :

Aspek Umum :

Bidding ditanda tangani oleh pimpinan tertinggi calon penyelenggara kegiatan persidangan

konvensi, didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industri pariwisata, sponsor serta

perusahaan transportasi lokal maupun internasional

Aspek Teknis :

Lokasi (venues) persidangan memang patut dan mampu menampung berbagai kegiatan dengan

peralatan modern yang dilengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press room

untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan. Juga ada venues untuk

pameran, pesta dan resepsi, mudah dicapai dari dan ke bandar udara.

Aspek Transportasi :

Jaringan transportasi antara bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan ojek – objek

darmawisata (ladies programs, official visits, technical tours).

Aspek Organisasi :

Memiliki perancang, manajer dan koordinator persidangan yang mempunyai akses dengan

perusahaan transportasi, properti akomodasi (hotel, motorinn, convention center), di dukung

oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata.

Aspek Finansial :

Menyajikan harga –harga yang wajar (reasonable prices), transfer peserta (delegates), free

transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor.

Hal – hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal

ditangani. Hal – hal yang menyangkut tujuan dan sasaran, antara lain :

Ruang lingkup konvensi

Page 61: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

55

Silvy T. Sambuaga

Pimpinan panitia

Asosiasi internasional

Para delegasi / peserta

Sektor ekonomi terkait

Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan

Kala tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya, maka perlu ada prosedur dan

metode yang diletakkan atas dasar :

1. Maksud dan tujuan persidangan :

Tukar – menukar pengalaman

Mengatasi masalah mencari solusi

Mencari publisitas

Transfer pengetahuan dan keterampilan

Sosialisasi hubungan (komunikasi)

Berkumpul untuk permintaan dan penyediaan (demand & supply)

Menimba ilmu dan ahli (expert’s lecture)

Keputusan pedoman organisasi

2. Badan pemarkarsa nasional atau internasional

Yang bertanggung jawab

Keputusan – keputusan ilmiah

Keputusan – keputusan politik

Biaya tanggung jawab siapa

Bila defisit atau surplus bagaimana

3. Komposisi peserta

Peserta aktif / anggota delegasi

Yang menyertai delegasi

Non anggota

Peserta yang diundang

VIP

Pembicara ahli yang diundang

Press

Peserta teknis dan staf

Jumlah keseluruhannya

Page 62: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

56

Silvy T. Sambuaga

4. Segmentasi peserta

Usia

Jenis kelamin

Status sosial

Sendiri / berdua

Asal kebangsaan

Profesi

Motivasi

5. Tata persidangan

Tata letak persidangan

Jumlah hari lama persidangan

Struktur persidangan

Jumlah kamar

Jumlah ruangan

Sidang pleno

Sidang komisi – komisi

Sidang waktu sama beda ruangan

Lokakarya / seminar

Komunikasi bebas

Fasilitas pameran

6. Bahasa resmi persidangan

Tercantum dalam statirinaly

Surat menyurat

Publikasi

Terjemahan simultan

Tanda – tanda dan marka

Staf

Bahasa resmi yang dipergunakan dalam persidangan bisa sampai beberapa atau semua bahasa

resmi yang di akui PBB.

7. Pembicara ahli yang diundang

Biaya perjalanan pergi – pulang

Akomodasi hotel

Page 63: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

57

Silvy T. Sambuaga

Honor profesi

Biaya konvensi

8. Venue persidangan

Infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan tersebut

diatas.

9. Jenis pameran

Pameran ilmiah

Pameran teknik

Pameran komersial

Pameran khusus

10. Kegiatan

Kegiatan dalam anggaran atau diluar anggaran

Upacara pembukaan dan resepsi

Malam seni budaya

Pesta selamat berpisah

Santap siang dalam sesi persidangan

Darmawisata untuk para istri dan anak – anak

Darmawisata pra dan pasca persidangan

11. Press

Konferensi pers

Sewa wartawan yang diperbantukan

Newsletter

Trade press

Wawancara pembicara dan tokoh

12. Materi tercetak

Tanda dada / badges

Stationary

Pengumuman perdana

Program sementara

Program final

Note book

Katalog pameran

Page 64: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

58

Silvy T. Sambuaga

Jurnal konvensi

Poster

Vouchers

Undangan

Menu

Sertifikat

13. Sekretariat

Bekerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan dikantor sekretariat PCO. Jadwal

dan volume kerja diteliti dengan cermat.

Anggaran MICE

Anggaran Kegiatan Persidangan

Semua kegiatan dan jasa pelayanan tersebut diatas satu persatu harus dianggarkan dan

di biayai. Sangat penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan

hati – hati. Sebab, tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan

persidangan konvensi bisa membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta

pembukaan atau penutupan dan gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang

menaruh perhatian dan simpati, atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan

wisata, atau convener sendiri membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini

harus disepakati oleh convener dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.

Anggaran Belanja Persidangan

Pengaruh dan Makna Anggaran

Anggaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan

sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan pengeluaran, baik yang telah

ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.

Betapapun kecil atau besarnya anggaran belanja sebuah persidangan konvensi, program

kegiatan yang diselenggarakan harus selesai dengan sukses. Suatu asosiasi profesi,

walaupun cukup besar, namun dananya sangat terbatas.

Caranya adalah dengan mengupayakan lokasi yang tidak begitu jauh dan jaringan

transportasi, rekreasi dan atraksi yang sderhana tapi menarik, pembicara berbobot tetapi

tidak memasang tarif tinggi.

Page 65: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

59

Silvy T. Sambuaga

Dalam perkembangan dan kemajuan bisnis wisata konvensi dewasa ini tampak bahwa pihak

– pihak perusahaan korporasi yang berukuran sedang maupun besar, sedang hangat –

hangatnya memanfaatkan kegiatan bisnis wisata konvensi ini. Hal yang sama juga terjadi

pada asosiasi profesi yang menginginkan kepuasan bagi anggota – anggota melalui wisata

konvensi ini. Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis

wisata konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan korporasi.

Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis wisata konvensi

semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan – korporasi. Kegiatan – kegiatan

persidangan pendidikan dan pelatihan para karyawan rupanya mampu meningkatkan kinerja

mereka lebih baik, dan lebih profesional. Hal itu berpengaruh langsung kepada kualitas dan

kuantitas produksi, baik berupa barang maupun jasa pelayanan.

Bagi properti hotel, resort, balai sidang dan kawasan wisata, kegiatan bisnis wisata konvensi

ini tentu saja membawa dampak positif. Dengan makin banyak frekuensi kegiatan

persidangan konvensi yang diselenggarakan di tempat mereka akan semakin menambah

pendapatan mereka.

Prosedur dan Pengadaan Anggaran

Beberapa bulan sebelum kegiatan persidangan konvensi dimulai, wakil – wakil properti

(hotel, balai sidang) dan pihak penyelenggara PCO yang ditugaskan oleh convener

mengadakan rapat untuk menentukan prosedur yang akan dipergunkan dalam perhitungan

dan penagihan rekeing pembayaran selanjutnya.

Biasanya, convener memberikan uang muka (deposit) sebagai tanda jadi sebelum kegiatan

dimulai. Tatkala acara kegiatan pertama dimulai, pembayaran lain juga ditambahkan yang

kemudian diikuti dengan pembayaran – pembayaran setelah semua acara rampung digelar.

Selanjutnya pembayaran terakhir dilakukan setelah semua persoalan diselesaikan secara

tuntas. Prosedur ini berlaku atas kepercayaan dan sejarah di masa – masa lalu dimana antara

properti dan convener (dalam hal ini PCO) telah terjalin hubungan kerjasama yang baik.

Perusahaan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan (menyuruh pihak

lain menyelenggarakannya) kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran

secara penuh dan tuntas dikemudian hari. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling

mempercayai. Karena itu, masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.

Biasanya dalam kgiatan penyelenggaraan persidangan konvensi besar, perusahaan-

korporasi membayar sewa kamar tamu dan makan untuk para peserta yang berada dibawah

naungan perusahaannya. Namun bagi asosiasi profesi yang menyelenggarakan kegiatan

Page 66: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

60

Silvy T. Sambuaga

yang sama, para peserta wajib membayar sewa kamar tamu dan makan masing – masing,

sebab hal ini dipandang sebagai kegiatan milik bersama.

Dalam hal ini, biasanya timbul prosedur pembayaran yang harus dipilih – pilih. Apabila ada

pemasok (supplies) yang terlibat dalam kegiatan ini, pembayaran dilakukan atas persetujuan

pemasok, manajer properti dan perancang persidangan. Sedangkan pembayaran pribadi

(individual) dilakukan antara yang bersangkutan dengan manajer properti. Untuk itu pihak

properti harus memberi pengumuman (information) bahwa pihaknya menerima pembayaran

dengan kartu kredit (credit card) tertentu atau langsung dengan tunai.

Perihal penagihan induk (master account) harus dijelaskan secara rinci, tagihan mana dan

siapa saja yang berhak menandatangani tagihan yang menjadi bagian dan penagihan induk.

Disini harus jelas, penagihan mana yang harus dibayar oleh PCO dan mana oleh peserta

yang bersangkutan. Boleh jadi master account ini tidak hanya satu tetapi bisa dibagi oleh

convener menurut kebutuhan : satu untuk kegiatan pameran yang menyertai konvensi, yang

lain untuk banquet and cocktail party, dan yang lain untuk tamu – tamu penting (VIP)

dengan jasa pelayanan khusus.

Hal – hal yang sering muncul sebagai masalah adalah “tagihan yang diperbolehkan”

(allowable charges) untuk tamu – tamu VIP seperti telepon jarak jauh (long distant call) dan

pengeluaran insidentil bagi mereka yang ditanggung oleh convener tetapi apabila

diinformasikan terlebih dahulu di akntor depan (front desk) agar diketahui secara umum

maka hal itu tidak akan menjadi masalah.

Untuk jasa pelayanan (service charge), persenan ini secara otomatis dicantumkan dalam bon

tagihan (bil 1 yang di Indonesia ditetapkan sebesar 10 %. Di Amerika Serikat, secara umum

persenan diberikan kepada :

1. Pramusaji makanan 15 % dan jumlah tercantum dalam bon

2. Bellboy US$ per koli

3. Housekeeper US$ 1 per orang

4. Bartender minimal US$ 1 atau 15 % dan jumlah tercantum dalam bon

5. Valet dan parking US$ 2 atau lebih dengan pelayanan khusus untuk mobilnya.

Kepada staf yang tergolong penyelia (surveyor) oleh pihak properti (hotel dan balai sidang)

persenan ini tidak diperbolehkan, atas dasar pertimbangan mereka adalah karyawan tingkat

menengah. Biasanya, baik pihak properti (manajer persidangan) maupun pihak convener

(perancang persidangan) mengetahui siapa saja diantara karyawan yang betul – betul bekerja

keras secara ekstra dibandingkan dengan yang lain – lainya. Kepada mereka diberikan persenan

Page 67: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

61

Silvy T. Sambuaga

jumlahnya diatur menurut nilai kerja yang dipersembahkan oleh karyawan bersangkutan dan

diberikan setelah usai semua kegiatan penyelenggaraan persidangan. Persenan tidak diberikan

sebelum acara selesai agar tidak ditafsirkan sebagai suap (bribery).

Disamping itu, tidak dilupakan pemberian penghargaan dan pengakuan (appreciation and

reegnitin) dan pihak enjener kepada pihak properti. Dalam hal ini, convener memberikan tanda

penghargaan dan pengakuan kepada general manajer properti (hotel, balai sidang) atas jasanya

dalam mensukseskan semua acara persidangan sampai selesai. Penghargaan dan pengakuan ini

diberikan dalam bentuk piagam atau karangan bunga

Spesifikasi Anggaran

Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang diterapkan

oleh International Assosiation of Professional Congress Organizers (IAPCO) yang mempunyai

pengalaman luas dalam soal – soal manajemen keuangan dan aspek – aspek persidangan

konvensi.

Page 68: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

62

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat oleh pihak

penyelenggara sebagai tuan rumah.

Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal

maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam

bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi

(lobbying) pemilik kegiatan MICE.

Semua kegiatan dan jasa pelayanan satu persatu harus dianggarkan dan di biayai. Sangat

penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan hati – hati. Sebab, tidak

jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi bisa

membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta pembukaan atau penutupan dan

gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang menaruh perhatian dan simpati,

atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan wisata, atau convener sendiri

membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener

dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.

Page 69: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

63

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Latihan membuat bidding

5. TES

- Memilih jawaban yang benar

- Esay

SOAL

Pililah jawaban yang benar dari pernyataan dibawahnya

1. Setiap perusahaan asuransi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan

kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan.......sebagai persyaratan oleh pemerintah

Republik Indonesia

a. Bidding b. PCO c. Surat

2. Salah satu dokumen bidding harus mengandung surat pengantar.........

a. Perusahaan b. Kantor c. Sponsor

3. Menyajikan harga – harga yang wajar (reasonible prices) transfer peserta (delegates) free

transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor termasuk

pada objek..........

a. Financial b. Umum c. Transportasi

4. .........sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai

anggaran belanja, uang tunai, tagihan pendapatan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan

maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel

a. Anggaran sementara b. Anggaran belanja c. Anggaran tetap

5. Untuk jasa pelayanan (service charge) persenan secara otomatis dicantumkan dalam bon

tagihan (bill) yang di Indonesia ditentukan sebesar

a. 5 % b. 10 % c. 15 %

II. ESAY

1. Berilah pengertian tentang bidding ! Bobot 15

2. Uraikan syarat – syarat bidding dari dirjen pariwisata ! Bobot 15

3. Sebutkan aspek – aspek bidding ! Bobot 15

Page 70: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

64

Silvy T. Sambuaga

3. RANGKUMAN

Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini

memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi

praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah

ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk

meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang

mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui

pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian

akhir dari proses perencanaan pemasaran.

Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran

pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran

tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi.

Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi

bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut.

Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE

potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca

papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa

yang masuk ke dalam area pasar anda.

Page 71: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

65

Silvy T. Sambuaga

4. TUGAS

- Studi kasus

- Observasi untuk mengenal faktor

TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf

S bila pernyataan di anggap Salah.

- Esay

SOAL

Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila

pernyataan di anggap Salah.

1. B – S Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu gambaran pemasaran

2. B – S Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama –

tama harus menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam

lingkungan pemasaran eksternal secara menyeluruh.

3. B – S Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana

peristirahatan termasuk pada ancaman (treath).

4. B – S Penjualan langsung antara lain melakukan panggilan – panggilan telepon

penjualan untuk mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif.

5. B – S Pasar – pasar target dapat disegmentasi berdasarkan geografis, demografi,

maksud kunjungan dan psikografi.

ESAY

1. Tahap – tahap proses perencanaan pemasaran MICE dapat melibatkan 6 tahap

sebutkan ! bobot 15

2. Berikan contoh analisis SWOT ! bobot 15

- Kekuatan (streinght)

- Kelemahan (weakness)

- Peluang (opportunity)

- Ancaman (treath)

3. Sebutkan tindakan – tindakan pemasaran yang spesifik dikategorikan berdasarkan

dalam bentuk komunikasi yang relevan ! bobot 15

Page 72: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

66

Silvy T. Sambuaga

DAFTAR PUSTAKA

Commonwealth Departement of Tourism, A National Strategy for The Meetings, Incentive,

Conventions and Exhibition Industri, Cambera, 1995

Deparsenibud, Direktorat Jenderal Pariwisata, Undang – undang RI No. 9 Tahun 1990,

Tentang Kepariwisataan dan Peraturan Pelaksanaannya, Jakarta, 1998

Mc. Cabe, dkk, The Business And Management of Convention, Jhon Wiley & Sons

Australia, Ltd. Australia, 2000.

Pendit, Nyoman. S., Wisata Konvensi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995

Page 73: MODUL MANAJEMEN MICE - ab.polimdo.ac.idab.polimdo.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/MODUL-MICE-2019.pdfModul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir

67

Silvy T. Sambuaga