Fungsi dari submenu menu Mailings

1. Envelopes - Membuat dan mencetak kop surat tunggal. Pada kop dapat

dituliskan alamat tujuan.

2. Labels - Membuat dan mencetak label tunggal (misalnya untuk

menuliskan alamat penyuratan, sebagai sampul file data, sampul CD),

maupun label lembaran (misalnya label perusahaan).

3. Start Mail Merge - Membuat dan mencetak dokumen berbentuk surat

proposal (berbentuk e-mail maupun kop surat) yang akan dibagikan

kepada pelanggan (customer). Setiap surat proposal pada tiap customer

dapat divariasikan personalisasi alamatnya berdasarkan nama pelanggan.

Informasi surat diperoleh dari sumber data.

4. Select Recipients - Menentukan dokumen yang digunakan, biasanya

bersisi data teks dan grafik dari beberapa versi dokumen yang sebelumnya

telah di-merge, meliputi nama dan alamat pelanggan.

5. Edit Recipient List - Mengkoneksikan dokumen ke sumber data, yang

berisi daftar nama dan alamat resipien surat proposal. Lalu mengedit daftar

informasi customer, dengan menambahkan atau mengurangi daftar nama.

Opsi ini dapat diabaikan jika tidak ada data yang ingin diedit.

6. Highlight Merge Fields - Menambahkan placeholders (field mail merge)

pada dokumen, yang berisikan informasi data file yaitu menyusun daftar

nama dan alamat customer.

7. Adress Block - Menyetarakan bentuk penulisan alamat kop surat proposal.

8. Greeting Line - Membuat pembuka surat yang bentuknya sama pada

semua surat yang akan ditujukan pada semua customer.

9. Insert Merge Field - Membuat label surat yang berisikan nama dan

alamat customer.

10. Rules – Membuat aturan yang mengatur penggabungan surat. Dalam hal

ini, Kita dapat menggunakan aturan jika (if) atau akan tetapi (then).

Perintah tersebut digunakan untuk mengecek daftar nama pelanggan yang

memiliki nomor telepon lokal maupun internasional yang ada di luar

negeri.

11. Match Fields - Mencocokkan sumber data dengan kop surat proposal

yang telah dibuat menyesuaikan area. Menyesuaikan area memungkinkan

kita untuk menyampaikan arti kata di area berbeda di daftar penerima

kita.Contohnya, kita bisa menjadikan area yang telah kita buat, misalnya

‘Home’ disesuaikan dengan ‘Home Phone’.

12. Update Labels - Memperbaharui label. Jika hendak membuat label,

perbaharui semua label yang ada di dalam dokumen untuk menggunakan

informasi dari daftar penerima.Untuk penggabungan surat , perintah ini

tidak dapat digunakan untuk mencetak surat ini.

13. Preview Results – Khusus digunakan untuk menangani kesalahan (error)

yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi pilihan

untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan.

14. Find Recipients - Menemukan penerima. Menemukan dan menampilkan

data yang spesifik dan telah tersimpan di daftar penerima dengan mencari

teksnya.

15. Auto Check for Errors – Khusus digunakan untuk menangani kesalahan

(error) yang terjadi saat proses penggabungan surat. Anda juga diberi

pilihan untuk memperkirakan error yang akan terjadi saat penggabungan.

16. Finish & Merge - Akhir dan penggabungan. Menyelesaikan

penggabungan surat. Anda bisa membuat dokumen yang lain untuk

menyalin surat tersebut, mengirim semuanya secara langsung ke printer,

atau mengirim semuanya melalui e-mail (surat elektronik).