melakukan kontak dengan pelanggan

7/26/2019 melakukan kontak dengan pelanggan

1/12


2/12

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd 2

Setelah membuat buku piutang untuk masing-masing debitur, maka kita dapat membuat daftar analisis umur piutang.

Analisis umur piutang PD Aneka Pangan Sentosa sebagai berikut

Buatlah analisis umur piutang Tn. Rohendi sesuai dengan umur piutangnya.

Dari data diatas maka tanggal 1 Maret 2006, PD Aneka Pangan Sentosa akan mengadakan komunikasi baik lisan maupun tertulis kepada Tn. Rohendi untuk

mengingatkan dan memberi peringatan kepada debiturnya mengenai piutang over due date sampai lebih dari 15 hari. Media komunikasi yang dapat dipilih berupa

kunjungan langsung (tatap muka), telepon, surat tagihan, serta internet (e-mail, VOIP, messebger, converence).

Bulan : Maret 2006

1-15 16-30 31-45 >45

Jumlah

Over Due Date

Belum Jatuh TempoSaldoNama DebiturNo.

PD. Aneka Pangan Sentosa

Jl. Raya Segog No. 364

Cibadak - Sukabumi

ANALISIS UMUR PIUTANG

Alamat


3/12

Modul Menagih Pembayaran/XI PM/Niken Lidya C, S.Pd Page 3

B.Komunikasi

Komunikasi dapat diartikan sebagai tingkah laku atau perbuatan penyampaian pesan yang

mengandung arti dari orang ke orang, orang ke organisasi atau dari organisasi ke organisasi ke

organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi (feedback). Dasar komunikasi ada 2 yaitu:

Ketrampilan menerima pesan, yaitu mendengarkan atau membaca serta mengartikan isyarat

Ketrampilan menyampaikan pesan, yaitu ketrampilan berbicara, menulis surat, menulis

karangan, serta memberi isyarat.

Dalam proses komunikasi ada beberapa komponen yang terlibat sehingga proses komunikasi

tersebut dapat berjalan lancar. Komponen tersebut meliputi:

a.Penyampai pesan (komunikator)

b.Penerima pesan (komunikan)

c.Pesan (message)

d.Media komunikasi

e.Reaksi (response)

Keberhasilan komunikasi dapat dilihat dari feedback yang disampaikan oleh komunikan.Apabila feedback tak sesuai dengan maksud komunikator maka komunikasi dikatakan gagal dan

sebaliknya.

Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi adalah:

a. Dari sudut penyampai pesan (komunikator)

Kecakapan komunikator

Pengetahuan

Sikap

Sistem sosial

Kondisi lahiriah

b.

Dari sudut penerima pesan (komunikan)

Cakap

Pengetahuan

Ramah

Sistem sosial

Kondisi lahiriah

1. Teknik Komunikasi Lisan

Berbicara akan berhasil apabila memenuhi prinsip berikut:

a.

Prinsip motivasi mendorong minat para pendengarb. Prinsip perhatian pembicara harus menarik perhatian pendengar

c. Prinsip pengertian menyampaikan ide dengan hal-hal yang mudah dimengerti

d. Prinsip keinderaan pembicara menggunakan media yang dapat diterima secara visual

dan audio visual.

Komunikasi lisan adalah pandai berbicara, pandai mendengarkan, dan pandai bertanya.

Ucapkan dengan nada jelas, enak didengar, tidak terlalu lemah. Tujuan berbicara adalah membuat

pendengar mengerti ide yang disampaikan, merasa yakin dengan ide tersebut, dan memperoleh

tanggapan dari komunikan.

Ada beberapa power untuk memudahkan proses berkomunikasi dengan audensi, diantaranya:a. Power legal (peraturan perundang-undangan)

b. Power coercive (memaksa, memberi hadiah)

c. Power expertise (keahlian)

d. Power informasional (isi informasi)

e. Power reference (sesuai kebutuhan audensi)


4/12


Langkah-langkah komunikasi lisan antara lain persiapan, penyajian (pendahuluan, isi

pembicaraan, penutup).

2. Teknik komunikasi tulisan

Komunikasi tulisan adalah penyampaian ide (gagasan) dari pihak komunikator dengan

menggunakan lambang-lambang abjad yang mengandung arti sehingga mendapat respon dari

komunikan.

Surat niaga untuk mendukung perniagaan diantaranya adalah:

Surat pesanan (dikirim pembeli kepada penjual yang isinya memesan sejumlah barang)

Isi surat pesanan mencakup: identitas pemesan, barang/produk yang dipesan, cara

pembayaran, cara pengiriman barang.

Contoh:

Surat penawaran (dikirim oleh penjual kepada pembeli untuk menyampaikan informasi

mengenai produk yang dijualnya)

Isi surat pesanan mencakup hal-hal berikut: identitas perusahaan penjual, barang/produk

yang dijual, cara pembayaran, cara pengiriman barang.

Contoh:


5/12


Surat penagihan (dikirim oleh penjual kepada pembeli karena pembeli tidak atau belum

membayar barang yang dibelinya padahal tanggal jatuh tempo sudah lewat). Pengiriman suratpenagihan memiliki tahapan sebagai berikut:

a. 1-15 hari setelah tanggal jatuh tempo, penjual mengirim surat tagihan pertama untuk

mengingatkan kepada pembeli bahwa fakturnya sudah jatuh tempo

b. 15-30 hari setelah tanggal jatuh tempo surat pertama tidak diperhatikan, maka penjua

mengirimkan surat penagihan yang kedua dengan melampirkan fotokopi faktur dan

fotokopi surat penagihan pertama

c. 30-45 hari setelah tanggal jatuh tempo surat kedua juga belum mendapatkan tanggapan,

maka surat ketiga dengan peringatan yang tegas bahwa penjual terpaksa menyerahkan

persoalan ini kepada pengadilan setempat atau menagih paksa ke banker.

Dalam surat penagihan hendaknya dicantumkan hal-hal berikut: pemberitahuan tanggal jatuh

tempo telah lewat, menunjukkan tanggal dan nomor faktur yang belum dilunasi, mengingatkan

cara pembayaran dan tempat pembayaran.


6/12


Surat penangguhan pembayaran (surat yang dikirim oleh pembeli kepada pihak penjual yang

mengemukakan bahwa pembeli tidak dapat melunasi faktur tepat waktu sesuai dengan

kesepakatan dengan alasan tertentu. Surat penangguhan pembayaran dapat juga dikirim

sebagai balasan surat penagihan yang dikirimkan oleh penjual.

Surat penangguhan pembayaran hendaknya memuat hal-hal berikut:

a. Alasan keterlambatan pembayaran

b. Permintaan maaf karena keterlambatan pembayaran

c. Waktu yang dijanjikan untuk pelunasan pembayaran

d. Cara yang akan dilakukan untuk melakukan pembayaran

e. Hal lain yg memperkuat dan dapat meyakinkan penjual bahwa hutangnya akan dibayar

Contoh:

Surat pemberitahuan pengiriman barang (surat dikirimkan penjual kepada pembeli untuk

mengabarkan bahwa barang telah dikirimkan). Surat ini harus tiba sebelum barang sampai

ditangan pembeli, hal ini supaya pembeli mengetahui kedatangan barang sehingga ia dapat

mempersiapkan penerimaan barang. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang

disertakan:

a. Faktur sebagai bukti perhitungan harga barang

b. Surat ekspedisi muatan barang seperti surat jalan.


7/12


Contoh:

Surat pengaduan (surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan

tujuan membuat tuntutan ganti rugi atau penyelesaian karena barang yang diterima tidak

sesuai dengan pesanan). Dalam surat pengaduan hendaknya mencantumkan hal-hal yang tidak

memuaska, berikan bukti penyebab ketidakpuasan tersebut merupakan kelalaian

penjual/pengirim, cantumkan penyelesaian yang dikehendaki (minta pengurangan harga,

pengembalian barang, penggantian barang, penggantian kerugian)


8/12


Contoh:

Surat tanggapan pengaduan

Penjual yg menerima pengaduan dari pihak pembeli, harus dengan segera melakukan

penyelidikan dimana letak kesalahan, apakah dari pihak penjual atau dari pihak pengirim. Bila

kesalahan berada pada pihak penjual, hendaknya penjual dengan cepat menyelesaikan

persoalan ini sehingga tidak mengganggu hubungan baik dengan pelanggan.

Apabila kesalahan pada pihak pengangkut barang, berikan penjelasan kepada pelanggan dan

berilah bantuan untuk menyelesaikan persoalan ini dengan pihak pengangkut barang.

Hal yg dicantumkan dalam surat tanggapan:

a.

Alasan terjadinya kesalahan

b. Apabila kesalahan bukan pada pihak penjual, berikan penjelasan yang disertai dengan bukti

dan nyatakan kesiapan untuk membantu pengurusannya

c. Minta maaf atas kesalahan yang dilakukan oleh penjual maupun pihak lain.


9/12


Contoh:

Melakukan komunikasi dengan internet

Tugas!

Kirimlah email dengan melampirkan surat:

1. Surat pesanan (absen 1-3)

2. Surat penawaran (absen 4-6)

3. Surat penagihan (absen 7-9)

4. Surat penangguhan pembayaran (absen 10-12)

5. Surat pemberitahuan pengiriman barang (absen 13-15)

6. Surat pengaduan ( absen 16-18)

7. Surat tanggapan pengaduan (absen 19-22)melalui email anda masing masing ke alamat email:

[email protected]


10/12


Etika penulisan email

Netiket adalah etika dalam berkomunikasi melalui email baik mengirim atau menjawab email.

Hal yang perlu dilakukan adalah:

1. Jangan terlalu banyak mengutip

2. Perlakukan email secara pribadi

3. Jangan gunakan huruf kapital

4. Hindari membicarakan orang lain

5. Gunakan bcc bukan cc

6. Gunakan format plain text

7. Berilah jawaban yang masuk akal

8. Kompreslah file yang akan dikirim

9. Hindari spam, bombing

10.Cek ulang sebelum di send

C.

Klausul PerjanjianTransaksi jual beli terutama transaksi yang mengandung resiko besar, baik bagi penjual

maupun pembeli. Perjanjian dapat digunakan sebagai acuan hukum apabila salah satu pihak merasa

dirugikan. Klausul perjanjian jual beli pada umumnya mengenai hal-hal berikut:

a. Identitas pihak penjual maupun pembeli

b. Objek perjanjian

c. Ketentuan jual beli

Harga barang

Syarat pembayaran

Sanksi keterlambatan

Sanksi keterlambatan pengiriman

Syarat keterlambatan

Syarat pengiriman

Penutupan asuransi

Jaminan bank

d. Syarat dan ketentuan khusus

Return

Penggantian

Garansi

e.

Tempat penyelesaian perselisihan


11/12


Lampiran

SURAT PERJANJIAN JUAL BELI

Pada hari ini Jumat tanggal sebelas bulan Mei 2007, kami yang bertandatangan dibawah ini.

1.

Nama : Atmoko Trisetyo Perdana, S.E

Jabatan : Kepala Bagian Marketing

Alamat : Jl. Raya Bogor Km 26B Jakarta 13710

Bertindak untuk dan atas nama PT. Nutricia Indonesia Sejahtera, dan selanjutnya dalam perjanjian ini

disebut sebagai pihak pertama.

2. Nama : Adi Aulia Rahman

Jabatan : Kepala Bagian Divisi Pembelian

Alamat : Jl. RE Martadinata No. 1 Sukabumi

Bertindak untuk dan atas nama Toserba Jogya Cabang Sukabumi dan selanjutnya dalam perjanjian ini

disebut sebagai pihak kedua

Para pihak sepakat mengikat diri dalam perjanjian jual beli barang, dengan ketentuan sebagai berikut.

PASAL I

OBYEK PERJANJIAN

1.1 Pihak pertama telah mengikat diri dalam jual beli barang berupa susu bebelac untuk usia 1-3

tahun

1.2 Susu bubuk bebelac tersebut dengan berat bersih 400 gram dengan Articlu rasa vanila kode

AA/DHA Probiotik FOS

1.3 Pihak pertama menjual barang kepada pihak kedua berupa susu bubuk dengan merk bebelac

sebanyak 200 dus.

PASAL 2

HARGA BARANG

2.1 Pihak pertama menjual susu bubuk bebelac kepada pihak kedua dengan harga Rp. 32.000. per

dus

2.2 Pihak kedua akan diberikan diskon 5% oleh pihak pertama dan terra ekstra 1,5%, tarra 2% jika

pembayaran dilakukan secara tunai

2.3 Jika terjadi kesalahan pengiriman barang, mungkin barang yang ditawarkan tidak sesuai dengan

barang yang dikirim, atau cacat, maka pihak kedua akan diberikan potongan rafaksi sebesar 5%

2.4 Harga bruto secara keseluruhan sebesar Rp. 6.400.000 (enam juta empat ratus ribu rupiah)

PASAL 3

CARA PEMBAYARAN

3.1 Sesuai pasal 2 ayat 2 pihak kedua akan diberikan diskon 10% oleh pihak pertama dan tarra ekstra

1,5%, tara 2% jika pembayaran dilakukan secara tunai

3.2 Pembayaran secara kredit dengan batas waktu 30 hari terhitung sejak tanggal transaksi

3.3 Pada faktur dicantumkan 5/10%, n/30. Pihak kedua akan mendapatkan diskon 5% jika dibayarkan

dalam jangka waktu 10 hari dan dilunasi paling lama 30 hari.

PASAL 4

TEKNIS PEMBAYARAN

4.1 Pihak pertama akan menerima pembayaran melalui bank mandiri, Jl. Ahmad yani No. 1 Cabang

Sukabumi

4.2 Pembayaran dapat dilakukan setelah pihak kesatu Cross-Checking faktur dengan divisi keuangan

Toserba Yogya Sukabumi


12/12


PASAL 5

SANKSI KETERLAMBATAN

5.1 Jika mengalami keterlambatan pembayaran, pihak kedua akan dikenakan denda keterlambatan

pembayaran

5.2 Denda keterlambatan pembayaran yang dimaksud pasal 5 ayat 1 keterlambatan pembayaran per

10 hari. Pihak kedua dikenakan denda 10% dari total harga.PASAL 6

SANKSI KETERLAMBATAN PENGIRIMAN

6.1 Jika terjadi keterlambatan pengiriman barang, pihak kesatu akan dikenakan sanksi potongan

harga 10% dari total harga

6.2 Apabila pihak kedua menolak barang yang dikirim, karena tidak sesuai dengan barang pesanan,

pihak kedua tidak berkewajiban mengembalikan ongkos angkut.

PASAL 7

SYARAT PENGIRIMAN

7.1 Apabila pengiriman barang dengan syarat pengiriman frangko gudang penjual, maka pihak kedua

akan mendapatkan diskon 15%

7.2 Jika pengiriman barang dengan syarat frangko gudang pembeli maka segala biaya yangdikeluarkan mengenai pemindahan baranf dari gudang penjualan ke gudang pembelian menjadi

tanggung jawab pihak kesatu

PASAL 8

PENUTUPAN ASURANSI

8.1 Untuk menghindari resiko kerusakan barang dalam pengangkutan barang, maka kedua belah

pihak telah sepakat melakukan penutupan asuransi pada perusahaan asuransi kerugian TATA

8.2 Pembayaran premi sebesar 3% dari total harga ditanggung oleh pihak kesatu

PASAL 9

BANK GARANSI

Jaminan Bank yang ditunjuk oleh pihak kedua adalah bank Mandiri, Jl. Ahmad yani No. 1 cabang Sukabumi

PASAL 10

SYARAT DAN KETENTUAN KHUSUS

10.1 Apabila barang yang dikirim sesuai pasal 7 tidak sesuai kesepakatan pada klausul perjanjia, maka

baranf dikembalikan kepada pihak kesatu

10.2 Jika barang sudah diserahkan oleh pihak kesatu kepada pihak kedua, dalam keadaan utuh tanpa

cacat, dan faktur sudah ditandatangani kedua belah pihak , gernyata dilain hari ada kekurangan

barang atau cacat maka segala resiko ditanggung oleh pihak kedua

PASAL 11

TEMPAT PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Apabila terjadi perbedaan penafsiran dalam melaksanakan surat perjanian jual beli susu bubuk Bebelac

ini, kedua belah pihak bersepakat untuk menyelesaikannnya secara damai dengan jalan musyawarah

untuk mencapai mufakat. Jika kata sepakat tidak tercapai, maka kedua belah pihak bersepakat menunjukPengadilan Negeri Kota Sukabumi Jalan Bayangkara Nomor 102 untuk memutuskan perkaranya

PASAL 12

12.1 Perjanjian ini mengikat para pihak sejak tanggal transaksi jual beli

12.2 Demikian perjanjian ini dibuat dalam keadaan sadar, tanpa ada paksaan dari pihak manapun

serta dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai yang cukup dengan kekuatan hukum yang sama

Sukabumi, 11 Mei 2007

Pihak Pertama Pihak kedua

Atmoko Trisetyo Perdana, SE Adi Aulia Rahman

Kepala bagian marketing Kepala Bagian Divisi Pembelian

melakukan kontak dengan pelanggan

Documents