Perencanaan Kapasitas Jaringan Data & Evaluasi Kepuasan Pengguna E-Corespondence pada PT.Pertamina Marketing Operation (MOR) V Surabaya

Disusun Oleh :

- Vivi Emtry Yulianti T - 52122100076

- Yuanita Aulia Chamdini 52121000130

Sistem Informasi – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

Tugas Pertama

Judul Proyek Perencanaan Kapasitas Jaringan Data pada PT. Pertamina Marketing Operation (MOR) V Surabaya

Latar Belakang • PT. Pertamina (Persero) MOR V Surabaya setiap tahunnya melakukan pemantauan

bandwith pada semua kantor cabang yang berada di Jawa Timur, Bali, NTB, dan NTT. Pemantauan ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kekurangan bandwith yang dapat menganggu proses bisnis dari berbagai kantor cabang.

• Sehingga, kantor pusat Marketing Operation Region V yang berada di Surabaya selalu memantau penggunaan bandwith yang mana dilakukan setiap enam bulan sekali untuk dapat mengetahui penggunaan bandwith disemua kantor cabang Pertamina.

Rumusan Masalah1. Bagaimana hasil dari Perencanaan Kapasitas Jaringan Data yang berada di Marketing

Operation Region V ?

2. Apakah kapasitas bandwith masih mencukupi dalam jangka waktu 1 tahun kemudian ?

3. Apakah terdapat kantor cabang yang melebihi kapasitas bandwith yang semestinya ?

TujuanMerencanakan kapasitas jaringan yang ada pada IT Area MOR V Surabaya yang mana mempunyai tujuan untuk memastikan kapasitas jaringan agar dapat menjamin kontinuitas operasi dan availability system dan melakukan tindakan antisipasi apabila ternyata kapasitas sekarang tidak dapat mencukupi hingga jangka waktu satu tahun yang akan datang.

Ruang Lingkup ReviewPada ruang lingkup pengelolaan kapasitas jaringan ini PT.Pertamina MOR V Surabaya hanya mencakup kapasitas jaringan WAN via MPLS Telkom dari seluruh Kantor TBBM, DPPU, dan Cabang di area MOR V, tidak termasuk jaringan backup Patrakom XL dan Radio Link. Ini dilakukan hanya pada pada semua kantor cabang yang berada di Jawa Timur, Bali, NTB, dan NTT.

Proses Review

Pembahasan

Data dan AnalisaPengamatan kapasitas jaringan data yang kami lakukan ada di beberapa wilayah kerja dari PT.Pertamina MOR V Surabaya yakni

Dari semua data yang kami amati, kami hanya akan menampilkan 3 wilayah kerja saja yakni

Kantor Wilayah A

GraphMax. Proj.

Threshold

18% 70%

Kantor Wilayah B

Graph Max. Proj.

Threshold

20% 70%

Kantor Wilayah C

Graph Max. Proj.

Threshold

38% 70%

Analisa Berdasarkan dari keseluruhan grafik yang dihasilkan oleh Kantor Wilayah A, B, dan C dengan

menggunakan tools NetQos dapat dilihat bahwa bandwith yang ada pada Kantor Wilayah A

tidak melebihi batas threshold yang ditentukan sebesar 70% karena pada Kantor Wilayah A

hanya mencapai 18% tetapi untuk tahun 2016 perlu adanya penambahan bandwith.

Untuk Kantor Wilayah B tidak jauh berbeda dengan Kantor Wilayah A pada tahun 2016 perlu

adanya penambahan kapasitas bandwith karena maksimal project yang dicapai hanya sebesar

20%.

Sedangkan, untuk Kantor Wilayah C dengan maksimal project sebesar 38% perlu adanya review

pada tahun 2015 untuk memastikan penambahan kapasitas bandwith.

Grafik Kantor Wilayah A, B, dan C dapat dilihat hingga akhir tahun 2015 tidak ada maksimal

project yang melebihi batas threshold yang ditentukan sebesar 70%. Namun, pada tahun 2016

dan selanjutnya perlu ada pemantauan ulang mengenai kapasitas bandwith di Kantor Wilayah

A, B, dan C karena mempertimbangkan adanya aplikasi yang digunakan sehari-hari.

Tugas 2

Judul Evaluasi Kepuasan Pengguna E-Corespondence pada PT.Pertamina Marketing Operation (MOR) V Surabaya

Latar Belakang • Sistem informasi hanya difungsikan sebagai pendukung proses bisnis namun

sekarang mulai bergeser menjadi enabler artinya sebuah proses bisnis tidak akan berjalan dengan baik ketika sistem informasinya tidak ada. Meskipun sudah mulai mengalami pergeseran fungsi menjadi enabler namun sebagian besar teknologi informasi masih difungsikan sebagai support system. Kehadiran sistem teknologi informasi telah memberikan begitu banyak pengaruh terhadap sebuah organisasi.

• Model kesuksesan yang baik adalah model yang lengkap tetapi sederhana. Dengan nama model kesuksesan sistem informasi DeLone & McLean (D&M Information System Success Model). ISSM meliputi kualitas sistem (service Quality), kualitas informasi (information quality), kualitas sistem (system quality),penggunaan(intention to use), dan keuntungan (net benefit).

Rumusan Masalah1. Bagaimana pengaruh kualitas informasi, kualitas layanan dan kualitas aplikasi

korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) terhadap kepuasaan pengguna (sekretaris masing-masing fungsi)?

2. Apa saja rekomendasi yang diberikan terkait dengan perbaikan kualitas informasi dan kualitas layanan sistem aplikasi korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) untuk meningkatkan kepuasaan pengguna sistem ?

Batasan Masalah1. Penelitian dilakukan dengan cara pengisian kuesioner dari hasil wawancara dengan 18

sekretaris setiap fungsi untuk mengetahui tingkat kepuasaan pengguna terhadap kualitas sistem aplikasi korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) di PT Pertamina MOR V.

2. Penelitian ini hanya terbatas pada pengaruh kualitas informasi, kualitas layanan, dan kualitas sistem aplikasi korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) di PT Pertamina MOR V.

Tujuan1. Untuk mengetahui pengaruh kualitas informasi, kualitas layanan dan kualitas Sistem

aplikasi korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) terhadap kepuasaan pengguna (sekretaris fungsi).

2. Memberikan rekomendasi perbaikan kualitas informasi, kualitas layanan dan kualitas sistem aplikasi korespondensi intra perusahaan (E-Correspondence) untuk meningkatkan kepuasan pengguna sistem. intra perusahaan (E-Correspondence) di PT Pertamina MOR V.

Pembahasan

Indikator Model Kesuksesan Sinstem Informasi Item indikator Kualitas Sistem (System Quality)

Item indikator Kualitas Layanan (Service Quality)

Implemetasi E-Correspondence• E-correspondence merupakan sebuah sistem elektronik manajemen pedoman

administrasi terpadu Pertamina (PAPT) surat masuk, surat keluar, memorandum, disposisi, fax, SP3S yang kesemuanya diaplikasikan dalam sebuah sistem elektronik.

• Banyak kemudahan yang ditawarkan dalam sistem baru. Contohnya,  cara penelusuran berkas atau dokumen (search document) dan save to template yang menyediakan template  penulisan berbagai bentuk korespondensi sebagai acuan masing-masing user.

Analisa dan Pembahasan Kualitas Layanan (Service Quality)

Analisa dan pembahasan

Dari diagram batang diatas dapat dijelaskan bahwa tingkat kepuasan pengguna mengenai

kualitas layanan dari sistem E-Correspondence pada saat dilakukan wawancara ini dapat

diketahui sebagia (responden) pengguna telah setuju/ puas dengan tampilan yang ada di E-

Corr, dimana tampilan tersebut cukup menarik dengan font yang tidak menganggu dan

sebagian pengguna dirasapuas atas ketanggapan dari service desk E-Corr. Kemudian

sebagaian besar pengguna juga mengakui bahawa permasalahan teknis (error) yang sering

terjadi adalah lambatnya load page karena jaringan yang tidak stabil.

Kualitas Informasi (Information Quality)

Analisa dan Pembahasan

Dari diagram batang diatas dapat dijelaskan bahwa tingkat kepuasan pengguna mengenai

kualitas informasi dari sistem E-Correspondence pada saat dilakukan wawancara ini dapat

diketahui sebagia (responden) pengguna cukup baik. Responden merasa informasi yang

diberikan E-Corr telah akurat dan membantu dalam proses pengerjaan dalam melakukan

penomoran surat dan sebagian besar responden mengaku bahwa detail dan alur informasi

pada E-Corr telah sesua dengan manajemen korespondensi dan Peraturan Administrasi

Terpadu (PATP)

Saransaran yang dapat membantu perbaikan yang akan datang :

Memperbaiki jaringan internet yang ada di Menara Pertamina MOR V Surabaya agar dapat

melancarkan pengguna dalam mengakses sistem E-Corr

Memperbarui tampilan pada sistem E-Corr, misalnya: memberikan warna pada tampilan E-Corr.

Menambahkan beberapa fitur yang dibutuhkan oleh pengguna. Misalnya : notulensi rapat, nota,

LKPP

Memperbaiki template pembuatan surat keluar karena banyak keluhan pada saat akan mencetak

surat, hasil surat yang dicetak tidak sesuai dengan tampilan view pada komputer.

Memperbaiki penulisan surat karena tidak dapat me copy-paste dari Ms.Word.