SELAMAT MENGIKUTIMATERI

ANALISIS JABATAN

BIRO 0RGANISASI SETDA PROVINSI NTT

PENGERTIAN KATA ANALISIS JABATAN

☺PENGERTIAN KATA ANALISIS DAN JABATANAnalisis : berasal dari kata Analysis = menguraiJabatan : - Jabatan Struktural - Jabatan Non Struktural

Jabatan Struktural :Jabatan yang nampak betul dalam struktur organisasi* Kepala unit kerja

Jabatan Non Struktural :Jabatan yang tidak nampak dalam struktur organisasi* Sekelompok tugas teknis (bukan manajerial) Misalnya,

Pengagenda, operator komputer, pengantar surat, dll

☺PENGERTIAN ANALISIS JABATAN

ANJAB- Proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data

jabatan dan mengolahnya menjadi informasi jabatan.- Menyajikan untuk program-program kelembagaan,

kepegawaian serta ketatalaksanaan- Dan memberikan layanan pemanfaatan informasi jabatan

bagi pihak-pihak yang memerlukan

HASIL POKOK : INFORMASI JABATANAnjab : hanyalah alat atau sarana untuk menyediakan informasi jabatan yang diperlukan bagi penyusunan program kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan

☺PEMAKAI HASIL ANALISIS JABATAN1. Kelembagaan

Unit-unit pengelola organisasi yang meliputi : Penyusunan organisasi dan unit-unitnya Penyempurnaan organisasi Pengembangan organisasi Penciutan organisasi Penggabungan unit-unit organisasi

2. KepegawaianUnit pengelola kepegawaian yang meliputi : Pengurusan calon pegawai (rekruitmen, seleksi dan penempatan) Pengelolaan pegawai (administrasi, penilaian jabatan, penyusunan

jenjang karier, mutasi, rotasi dan promosi) Pasca pegawai (administrasi dan program pensiun)

3. KetatalaksanaanUnit pengelola tatalaksana dan tatakerja yang meliputi : Tatalaksana Tatakerja

4. DiklatUnit pengelola Diklat yang meliputi : Perencanaan akan kebutuhan Diklat dalam mengembangkan

pengetahuan para pegawai sesuai kebutuhan dan tuntutan jabatan yang disediakan

☺INFORMASI JABATAN DAN PENGERTIANNYA1. Informasi Jabatan, meliputi :

Nama Jabatan Letak dan Kode Jabatan Ikthisar Jabatan atau Job Summary Uraian Jabatan atau Job Description Uraian kegiatan atau Activities Description Bahan kerja atau masukan yang diolah Perangkat kerja yang digunakan Hasil kerja atau produk yang dihasilkan Korelasi Jabatan Kondisi lingkungan kerja Kemungkinan resiko bahaya Wewenang Tanggungjawab Syarat Jabatan Fungsi Kerja

2. Pengertian Bidang Informasi Jabatan

a. Identitas Jabatan a.1. Nama Jabatan : Mencerminkan karakteristik jabatan

Cara pemberian nama jabatan Jabatan Struktural : diberi nama sebagaimana dalam

Surat Keputusan, Misalnya : - Kepala …………..

- Direktur …………- Sekretaris ……….- Ketua ……………- Pemimpin ……….

Jabatan Non Struktural : Bila sudah ada nama yang melembaga atau membaku / standard, digunakan nama tersebut, Misalnya : - Pengagenda, Pengetik, Peneliti,

Widyaiswara, Instruktur dan Bendaharawan

Bila belum ada nama yang melembaga : Untuk jabatan keahlian (melakukan fungsi penemuan

dan pengembangan / profesional :- Tingkat Tinggi : Ahli …………..

Pengkaji ……- Tingkat Menengah : Teknisi …………

Untuk jabatan yang berhubungan dengan mesin- Apabila yang berperan dominan orangnya :

Operator mesin ……… (Bubut Crane, dll)- Apabila yang berperan dominan mesin :

Pelayanan mesin ………… (Fotocopy, Giling, dll)- Apabila memperbaiki mesin :

Montir ………… mekanik- Apabila menguapi dan menampung hasil :

Penguap Mesin (Feeding off bearing)

Untuk jabatan yang membuat sesuatu dengan seperangkat alat dan dengan ketrampilan tertentu

- Tukang ………….. (kayu, batu)

Selain diatas : pemberian nama jabatan dengan

awalan Pe ………- Dirumuskan dari bahan kerja : Pengolah data ………..- Dirumuskan dari MPPA : Penyentensil ………..- Dirumuskan dari hasil kerja : Pengumpul data ………- Dirumuskan dari tugas pokok : Pengagenda surat ………

a.2. Kode Jabatan- Sebagai pembeda dengan jabatan lain- Memudahkan dalam pengadministrasian- Untuk sesuai instansi, kode jabatan disusun

berdasarkan letak jabatan tersebut dalam unit kerja

a.3. Ikthisar Jabatan- Uraian singkat yang menggambarkan ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat

*) Biasa disebut --- Job Summary (ringkasan uraian tugas)

b. Uraian JabatanUraian tugas, paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan

yang merupakan upaya pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja

Dalam kondisi pelaksanaan tertentu uraian tugas biasa disebut :

“Task Description”

c. Hasil KerjaAdalah produk yang harus dicapai oleh jabatan berupa :1. Benda, Mis: ketikan surat, hasil kerja pengetik2. Jasa, Mis: Layanan mutu, hasil kerja pramu tamu3. Informasi, Mis: Kumpulan data, hasil kerja pengumpul

data

Untuk jabatan struktural, disamping hasil yang teknik yang dihasilkan oleh tugas-tugas teknik, juga hasil dari tugas manajerial seperti distribusi tugas dan petunjuk kerja. Hasil kerja dihasilkan dari bahan kerja

d. Bahan KerjaAdalah masukan yang diproses dengan tindak lanjut kerja

(tugas) menjadi hasil kerjaBahan kerja dapat berupa :1) Benda Berwujud,

Mis: kayu merupakan bahan kerja tukang kayu untuk menghasilkan meubel

2) Benda Tak Berwujud, Mis: - Data merupakan bahan kerja pengelola data

- Informasi merupakan bahan kerja pramu informasi

e. Perangkat KerjaMesin, perkakas, perangkat kerja dan alat kerja lainnya yang

digunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja

f. Tanggung JawabRincian atas segala sesuatu yang dipertanggungjawabkan

kepada pemegang jabatan, beserta segi-seginya .

*) Wujud obyek tanggungjawab :- Bahan kerja- Perangkat kerja- Hasil kerja- Orang- Proses metode teknik- Hubungan kerja- Hal-hal lain- Kerahasiaan/konfidensial- Pelaksanaan kerja

*) Segi-segi tanggungjawab, meliputi :Kualitas, kuantitas, keselamatan, kelancaran, ketepatan,

keserasian, kelembagaan, keadilan, ketelitian, kerahasiaan, keberadaan kebersihan, keamanan

g. WewenangAdalah hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil sikap atau tindakan tertentu guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas

*) Ada 2 (dua) kategori :1) Wewenang Formal : bersifat mutlak, tidak dapat diganggu

gugat dan dilindungi oleh peraturan perundang-undangan2) Wewenang Informal : tidak mutlak, biasanya tidak

dilindungi oleh peraturan perundang-undangan

h. Korelasi JabatanHubungan jabatan yang satu dengan unit dan jabatan lain, baik didalam maupun diluar lingkungan unit kerja

i. Kondisi Lingkungan Kerja (working condition)Keadaan tempat kerja, keadaan udara, sumber cahaya, suara, getaran dan letak

j. Resiko BahayaBahaya fisik : kecelakaaan, penyakit disebabkan karena bahan kerja yang diproses, perangkat kerja yang digunakan dalam bekerja, proses kerja, hasil kerja, atau karena keadaan tempat kerja.

k. Syarat JabatanAdalah kualifikasi yang harus dipenuhi pemegang jabatan untuk melakukan pekerjaan atau pemangku jabatan*) Syarat utama : kemampuan kerja*) Kemampuan ada jika menguasai pengetahuan. Pengetahuan kerja dapat diperoleh dari pengalaman kerja, pendidikan formal, kursus atau pelatihan.*) Seseorang dapat berhasil dalam pendidikan, kursus atau pelatihan dan dapat berhasil mendapatkan pengalaman kerja yang disyaratkan jika ia memiliki bakat kerja, minat kerja dan syarat fisik.*) Selain syarat material, juga ada syarat non teknis mis: pangkat, surat keterangan, kelakuan baik, syarat politis.

l. Fungsi Pekerja (worker function)Dalam bekerja, pemegang jabatan berhubungan dengan data, orang dan benda. Fungsi pekerja adalah fungsi yang menunjukkan identitas hubungan ini ditingkatkan.

A. ANALISIS JABATAN MIKRO

Adalah : Analisis dengan lingkup tunggal, sempit dan khusus yang dilakukan dan dipergunakan untuk suatu unit organisasi tertentu

Sifatnya :- Spesifik dan tertentu : khas untuk organisasi itu sendiri- Pasti : Informasi yang disajikan secara lengkap, tidak boleh

hanya sebagian, kira-kira, contoh atau misalnya

Metodenya :Sensus : semua sasaran harus diteliti tidak cukup dengan sampel saja

Hasilnya :Informasi jabatan khusus untuk suatu Dep. / LND dan Perusahaan

Manfaatnya :Informasi jabatan tersebut dapat digunakan untuk program kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan intern organisasi yang bersangkutan

B. ANALISIS JABATAN MAKRO

Adalah : dengan lingkup cakupan atau rangkuman luas, meliputi beberapa atau banyak organisasi (internasional,nasional, regional dan

sektor)

Sifatnya :- General dan garis besar yakni umum- Tidak spesifik dan memuat yang pokok- Tidak rinci karena mencakup atau mewakili sekelompok

informasi mikro yang sejenis

Metodenya :Survay : hanya sebagian sasaran atau sampel yang diteliti

Hasilnya :Informasi jabatan lingkup makro berupa uraian jabatan, spesifikasi jabatan, kamus jabatan atau, klasifikasi jabatan dalam satu sektor atau wilayah tertentu

Manfaatnya :Untuk kepentingan ketenagakerjaan makro, perencanaan kependudukan dan statistik yang berbasis pada jabatan.

C. HAKEKAT ANALISIS JABATAN

*) Anjab sebenarnya hanya upaya untuk mengurai informasi tentang aspek- aspek jabatan*) Aspek-aspek jabatan tersebut ditelusuri, melalui proses pelaksanaan

pekerjaan yang dilakukan pemegang jabatan yaitu proses mengolah bahan kerja*) Untuk memahami jabatan, informasi yang pokok adalah melihat hasil kerja*) Eksistensi jabatan ditentukan oleh hasil kerja karena suatu jabatan

diperlukan untuk menghasilkan hasil kerja*) Untuk memperoleh hasil kerja, diperlukan bahan kerja. Untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja, diperlukan alat kerja melalui pelaksanaan kerja*) Pemrosesan bahan kerja menjadi hasil kerja dengan alat kerja melalui

pelaksanaan kerja tertentu, dilakukan dalam kondisi jabatan tertentu*) Untuk bisa memperoleh dalam kondisi jabatan tertentu diperlukan

pemegang jabatan dan temperamen kerja tertentu. Kualitas itulah yang disebut syarat jabatan dan syarat jabatan dirumuskan identitas jabatan

yaitu Nama Jabatam dan ikthisar jabatan

BAGAN HAKEKAT ANALISIS JABATAN

BAHAN KERJA

HASILKERJA

PELAKSANAANKERJA

BAKATKERJA

SYARATJABATAN

IDENTITAS JABATAN

Bagan PengelompokanButir Informasi Jabatan

Lihat di buku

PEMAHAMAN DAN PENGERTIAN JABATAN

• PEMAHAMAN PENGERTIAN JABATAN

1. Kedudukan atau Position

Kedudukan adalah sekelompok tugas yang dikerjakan oleh satu orang karyawan. Karyawan ialah orang yang bekerja pada suatu instansi atau perusahaan. Jadi dalam suatu unit organisasi ada 7 orang karyawan,

maka dalam unit tersebut ada 7 kedudukan tanpa memandang apapun jenis pekerjaannya.

Pekerjaan atau Job ialah sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan dalam tugas-tugas pokoknya dan berada dalam satu unit organisasi.

*) Jika ada kedudukan yang tidak memiliki persamaan dengan kedudukan lain dalam tugas-tugas pokoknya, maka kedudukan tersebut juga merupakan pekerjaan.

2. JabatanJabatan ialah sekumpulan pekerjaan yang memiliki persamaan dalam

tugas- tugasnya dalam suatu organisasi atau perusahaan dan sesuai dengan misi, fungsi serta tugas organisasi tersebut

B. JENIS JABATAN*) Jabatan Struktural*) Jabatan Non Struktural

1. Jabatan Struktural :# Adalah jabatan kepala unit organisasi yg tertera dlm struktur

organisasi# Ciri pokoknya : adalah disamping memiliki tugas teknis, juga

memiliki tugas managerial

2. Jabatan Non Struktural# Adalah semua jabatan selain jabatan kepala unit organisasi# Jenisnya : - Jabatan Non Struktural Umum

- Jabatan Non Struktural Teknis dan Fungsional# Jabatan Non Struktural Umum : sifatnya fasilitatif dan pendukung

bagi misi organisasi, Mis: pengagenda, pengadministrasian umum, pengelola data kepegawaian

# Jabatan Non Struktural Teknik : Jabatan yang tugasnya sebagai pelaksana yang sebenarnya atas misi organisasi, Mis: Ahli hidrogeologi, teknisi

konservasi air tanah, ahli deformasi gunung api, teknisi analisis kimia mineral

*) Dalam administrasi ada yang diberi status fungsional misalnya Peneliti, Widyaiswara, dan pengamat gunung api

PROSES PENYELENGGARAAN ANALISIS JABATAN

ANJAB Sarana Manajemen Menyajikan dan mendapatkan informasi jabatan

Anjab dilakukan apabila manajemen membutuhkan informasi jabatan tersebut

Informasi Jabatan : - sangat banyak macam dan jumlahnya- bersifat mendalam dan meluas

Pelaksanaan kegiatan anjab memerlukan banyak waktu biaya dan tenaga

Langkah-langkah penyelenggaraan analisis jabatan : lihat buku

HASIL-HASIL ANALISIS JABATAN

ANJAB sebenarnya hanya menghasilkan informasi jabatanInformasi Jabatan dapat disajikan dalam berbagai bentuk dan model yaitu :1. Daftar Jabatan :

- Daftar atau rumusan jabatan yang dihasilkan dari proses anjab- Disusun menurut : Unit kerja, dan jenis jabatan

2. Uraian Jabatan- Cakupan informasi jabatan atas jabatan yang tercantum dalam daftar jabatan

3. Spesifikasi Jabatan- Informasi jabatan yang disajikan dalam program tertentu

4. Golongan Jabatan- Didasarkan atas berbagai macam ukuran dan pertimbangan : Bidang kerja, sifat jabatan, nilai jabatan, eselon, pangkat, dll

ANJAB bisa memberikan hasil sampingan berupa :1. Data pemegang jabatan : identitas pegawai, kualifikasi yang dimiliki, uraian

tugas dan pengalaman yang dimiliki2. Informasi praktek kepegawaian3. Indikasi kekurangan atau kelebihan pegawai pada jabatan-jabatan tertentu4. Struktur jabatan5. Keadaan kualifikasi pegawai yang dikaitkan dengan syarat jabatan

PENGGUNAAN HASIL ANALISIS JABATAN

A. M I K R O

1. Inventarisasi jabatan2. Perencanaan tenaga kerja / penyusunan formasi pegawai baru3. Rekruitmen4. Seleksi5. Penempatan6. Pembagian kerja7. Penyusunan jenjang jabatan dan pola promosi8. Mutasi : rotasi, promosi, dll9. Petunjuk kerja10. Penilaian jabatan11. Penilaian prestasi kerja12. Pengawasan atasan langsung13. Penyusunan kebutuhan diklat (material)14. Penataan jabatan15. Organisasi, tata kerja dan tatalaksana16. Penempatan tenaga kerja

B. M A K R O

1. Antar kerja2. Bimbingan jabatan3. Penyuluhan pemilihan jabatan4. Kamus jabatan5. Perencanaan tenaga kerja makro6. Klasifikasi jabatan untuk : statistik, pembandingan, pertukaran informasi dan pelaporan yang berbasis pada jabatan7. Penyediaan informasi jabatan untuk usaha mandiri, peningkatan

produktifitas karyawan, dll

1) Inventarisasi Jabatan dan Kamus Jabatan

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Kode Jabatan- Letak Jabatan- Job Summary- Syarat Jabatan yang Pokok

2) Penyusunan kebutuhan pegawai atau perencanaan tenaga kerja

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Letak Jabatan- Uraian Tugas- Waktu yang dibutuhkan pertugas- Daftar jabatan per unit kerja- Satuan Hasil Kerja

3) Rekruitment, Seleksi, Penempatan

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Job Summary- Uraian Tugas- Syarat jabatan yang pokok seperti pendidikan, pelatihan, dan syarat khusus- Letak jabatan dalam organisasi- Fungsi unit

4) Pemberian Kerja

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Susunan Jabatan dalam 1 (satu) Unit- Uraian Tugas- Syarat Jabatan- Korelasi Jabatan- Tanggungjawab dan Wewenang

5) Petunjuk Kerja dan Pengawasan Atasan Langsung

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Uraian Tugas- Uraian Kegiatan- Bahan Kerja- Peralatan Kerja- Hasil Kerja- Tanggungjawab- Wewenang- Kemungkinan Resiko Bahaya

6) Penilaian Prestasi Kerja

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Uraian Tugas- Hasil Kerja- Tanggungjawab- Wewenang- Data presensi pemegang jabatan- Kriteria penilaian

7) Organisasi dan Tatalaksana

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Unit Kerja- Nama Jabatan- Korelasi jabatan atau arus kegiatan- Rentang Kendali Jabatan- Rentang Kendali Orang- Arus Kerja- Perintah- Laporan- Tanggung jawab

8) Penilaian Jabatan

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Uraian Tugas- Uraian Kegiatan- Bahan Kerja- Perangkat Kerja- Hasil Kerja- Kondisi lingkungan kerja- Upaya fisik- Kemungkinan resiko bahaya- Korelasi jabatan- Wewenang- Tanggungjawab- Syarat jabatan- Fungsi pekerjaan

9) Pelatihan

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Job Summary- Uraian Tugas- Uraian Kegiatan- Pengetahuan kerja- Ketrampilan Kerja- Waktu pelaksanaan tugas- Kondisi lingkungan kerja- Kemungkinan resiko bahaya- Syarat jabatan- Bahan Kerja- Hasil Kerja- Perangkat Kerja

10) Penyusunan Pola Karier

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Uraian Tugas- Syarat Jabatan- Korelasi Jabatan- Informasi Lain

11) Statistik dan Pelaporan

diperlukan butir informasi jabatan yang meliputi : - Nama Jabatan- Uraian Tugas- Kode Jabatan

12) Penempatan Tenaga Kerja Asing

- Lebih mahal dari tenaga kerja Indonesia- Digunakan dalam keadaan yang memaksa- Belum tersedia tenaga kerja dalam Negeri untuk menjalankan pekerjaan

tersebut

*) Uraian Jabatan menyajikan informasi jabatan dari unit kerja beserta syarat- syaratnya*) Informasi ini akan membantu para manajemen untuk menentukan apakah suatu jabatan perlu dipegang oleh tenaga kerja asing atau cukup dalam

tenaga dalam negeri

13) Kepentingan Pencari Kerja dan Antar Kerja

*) Hasil Anjab juga berguna bagi para pencari kerja karena menyediakan informasi tentang jabatan

*) Hasil Anjab juga menyajikan uraian tugas, syarat-syarat yang diperlukan untuk bisa menduduki jabatan tersebut*) Hasil Anjab juga bisa dimanfaatkan para pengantar kerja untuk mempertemukan para pencari kerja dengan jabatan-jabatan yang cocok yang

memberi suluhan atau mewawancaranya