Manual Book

“Attachment”

Pengenalan

Fitur Attachment di Fina berguna untuk menyisipkan beberapa dokumen pendukung pada

setiap transaksi yang ada di Fina Accounting Software, contohnya :

No. Nama Dokumen Form Transaksi FINA Accounting Software

1. NPWP, TDP, SIUP, Domisili Master Data Customer

2. Faktur pembelian aktiva Fixed Assets

3. Surat Kontrak Pembelian Purchase Order

4. Packing List Receive Item

5. Faktur Pajak dari Vendor Purchase Invoice

6. Debit Note Purchase Return

7. Bukti Pembayaran ke Vendor Vendor Payment

8. Kontrak Penjualan Sales Order

9. Surat Jalan Delivery Order

10 Faktur Pajak Penjualan, Dokumen penagihan lainnya

Sales Invoice

11. Credit Note Sales Return

12. Bukti pembayaran Customer Customer Receipt

13. SPK Produksi Job Costing

14. Berita Acara Stock Opname Inventory Adjustment

15. Bon Tol, Parkir, BBM Other Receipt / Journal Voucher

1

Kelebihan

1. Mudah dalam mencari bukti fisik atas setiap transaksi yg diinput, tertutama untuk

kebutuhan Audit dari internal maupun eksternal.

2. Keamanan dokumen lebih terjaga.

3. Mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer.

4. Tidak memerlukan penyimpanan bukti fisik secara khusus.

5. Masa simpan dokumen yg bisa bertahan dalam jangka waktu panjang.

Pengaturan

1. Siapkan dua database:

a. Database untuk input transaksi. Misal namanya Sample.FDB

b. Database untuk simpan attachment. Misal namanya Attachment.FDB

2. Inject script Attachment ke database yang digunakan untuk input transaksi, yaitu

Sample.FDB.

a. Masuk ke menu Add On

b. Install

c. Masukkan Serial Number Fitur Attachment

d. OK

2

3. Buka Notepad untuk membuat file Attachment.ini yang isinya adalah :

[Main]

exename = C:\Program Files (x86)\Imamatek\File Attachment\FinaAttachment.exe

a. Untuk isi file Attachment.ini tergantung dimana letak dari FinaAttachment.exe.

b. Simpan file Attachment.ini pada folder yang sama dengan FINA.exe.

4. Buat 1 folder terpisah dengan folder Fina, contoh beri nama dengan File Attachment.

3

5. Yang harus ada pada folder File Attachment adalah :

a. FinaAttachment.exe

b. FinaAttachment.ini

c. Gds32.dll

Untuk isi file FinaAttachment.ini adalah :

[Main]

Database = localhost/3051:C:\Program Files

x86)\Imamatek\FINA_AnyWhere_1.9.1.746\Sample\Attachment.fdb

Isi dari FinaAttachment.ini tergantung dari di mana meletakkan database

Attachment.FDB, dan ini cukup 1 saja (server).

Untuk masing-masing komputer client silahkan masukkan IP Server pada alamat

database.

6. Jalankan query DDL pada database Attachment.FDB untuk membuat table attachment

pada database tersebut di Flamerobin. Berikut adalah query nya :

CREATE GENERATOR ATTACHMENT_GEN;

/******************** DOMAINS *********************/

4

/******************* PROCEDURES ******************/

/******************** TABLES **********************/

CREATE TABLE ATTACHMENT

(

ID integer NOT NULL,

FORMTYPE varchar(20),

FORMGUID varchar(40),

DESCRIPTION varchar(255),

IMPORTDATE timestamp,

IMAGE blob sub_type 0,

FORMAT varchar(10),

CONSTRAINT PK_ATTACHMENT_1 PRIMARY KEY (ID)

);

/********************* VIEWS **********************/

/******************* EXCEPTIONS *******************/

/******************** TRIGGERS ********************/

SET TERM ^ ;

CREATE TRIGGER BI_ATTACHMENT FOR ATTACHMENT ACTIVE

BEFORE INSERT POSITION 0

AS

BEGIN

if (new.ID is null) then new.ID = gen_id(attachment_gen,1);

END^

SET TERM ; ^

CREATE INDEX IDX_ATTACHMENT1 ON ATTACHMENT (FORMGUID);

GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE

ON ATTACHMENT TO V1C09 WITH GRANT OPTION;

5

7. Untuk penggunaan pada PC Client pastikan setting Point 3, 4 dan 5 perhatikan Localhost,

disesuaikan dengan lokasi IP server atau Hostname server.

8. Setting permissions user pada folder Fina Attachment.

Dengan cara klik kanan folder Fina Attachment - Properties

6

Masuk ke tab Security dan cari log in windows sesuai dengan nama user

Klik Edit dan pastikan user tersebut Full control, lalu Apply dan OK

7

Cara Penggunaan

Buka sebuah form yang bisa melampirkan file, misal SO

Lengkapi header dan detail SO

Klik tombol Attachment

Setelah klik tombol Attachment maka akan muncul form Attachment

8

a. Scan

Jika klik tombol scan akan otomatis tersambung dengan scanner di PC/laptop

tersebut. Cara penggunaannya sebagai berikut:

i. Hubungan PC dengan scanner yang akan digunakan. Pastikan dahulu

scanner sudah berfungsi dengan baik tanpa FINA

ii. Pada form Attachment FINA, klik tombol Scan

iii. Selanjutnya akan muncul dialog box untuk input nama file dari file ingin

dilampirkan

iv. Setelah mengisi nama file, klik OK maka akan muncul dialog box yang

menampilkan perangkat yang dapat digunakan. Pilih scanner yang sudah

terhubung dengan PC, lalu klik OK

9

v. Jika berhasil terhubung dengan scanner yang dipilih, maka akan muncul

window untuk pengaturan scanning. Tampilan window yang muncul dapat

berbeda-beda sesuai dengan jenis scanner maupun driver yang digunakan

10

vi. Jika pengaturan sudah sesuai, klik Scan atau OK untuk memulai proses

scanning

vii. Setelah proses scanning selesai, file yang di-scan akan langsung tersimpan

di form Attachment

b. Import

Import digunakan untuk melampirkan file yang sudah tersimpan pada drive di PC.

Cara menggunakannya sebagai berikut:

i. Klik tombol Import, maka akan muncul dialog box untuk input nama file

untuk file yang ingin dilampirkan (seperti pada proses scan)

11

ii. Klik OK, maka akan muncul window explorer untuk mencari file yang

ingin dilampirkan

iii. Pilih file, lalu klik OK

iv. File yang dipilih akan langsung tersimpan di form Attachment

12

c. Delete

Delete digunakan untuk menghapus file yang sudah dilampirkan. Cara

menggunakannya sebagai berikut :

i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin dihapus

ii. Klik tombol Delete, maka file akan otomatis terhapus

d. Rename

Rename digunakan untuk mengubah nama file yang sudah tersimpan. Cara

penggunaannya sebagai berikut:

i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin di-rename

ii. Klik tombol Rename, maka akan muncul sebuah dialog box untuk input

nama file baru

13

iii. Input nama file baru yang diinginkan

iv. Klik OK, maka nama file akan terupdate

e. Preview

Selain dengan cara klik 2x pada nama file, preview dapat dilakukan dengan klik

tombol Preview yang ada di menu. Preview digunakan untuk menampilkan file

yang sudah dilampirkan dan membuka file tersebut dengan aplikasi sesuai

ekstensi file-nya. Berikut cara penggunaannya:

i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin di-preview

ii. Klik tombol Preview, maka file yang dipilih akan dibuka melalui aplikasi

yang sesuai

f. Close

Tombol close dapat digunakan untuk menutup menu Attachment Fina.

Setelah attachment berhasil dilampirkan, tutup form Attachment, lalu simpan transaksi SO

Catatan, Attachment hanya akan ditampilkan pada form tempat attachment tersebut diimpor.

Maka, jika file dilampirkan di SO, pada saat SO ditarik ke SI, file tersebut tidak akan ikut ditarik

ke SI.

14

User Setting

1. Semua user yang diberi akses ke form transaksi sesuai informasi tabel di halaman 1 dapat

lakukan proses Scan, Import, Delete, Rename, Preview dan Closed sesuai dengan

ilustrasi pada halaman 8.

15