MANFAAT IMPLEMENTASI, PROSES-

PROSES SERTA LANGKAH-LANGKAH

PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

Oleh : Asep Jalaludin,S.T.,M.M.

1

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

Menurut Lumbantobing (2011), keunggulan kompetitif

diperoleh dari dampak implementasi KM terhadap

berbagai bidang seperti :

a. Bidang Operasi dan Pelayanan

b. Bidang pengembangan kompetensi personil

c. Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge

d. Bidang inovasi dan pengembangan produk

2

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

a. Bidang operasi dan pelayanan

Perusahaan yang memiliki knowledge worker merupakan

perusahaan yang memiliki customer knowledge yang dikelola

dengan baik. Customer knowledge ini dapat diakses oleh

pekerjanya serta dapat membantu mereka dalam memberikan

pelayanan terbaik kepada konsumennya. Knowledge worker

sangat mengenal pelanggannya, mereka mengetahui

permasalahan yang dihadapi pelanggan dan solusi yang sudah

terbukti efektivitasnya serta mengetahui secara proaktif

kebutuhan pelanggannya karena semuanya itu tersaji dalam

basis customer knowledge perusahaan yang dikelola dengan

prinsip-prinsip KM. Akibat logis dari kondisi tersebut adalah,

knowledge worker dapat memberikan respons yang lebih cepat,

penaganan klaim pelanggan yang lebih baik serta pelayanan

yang lebih proaktif.

3

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

b. Bidang pengembangan kompetensi personil

Knowledge transfer/sharing sebagai salah satu proses

utama dalam KM, pada hakikatnya adalah penciptaan

kesempatan yang luas untuk belajar (learning) bagi

seluruh anggota organisasi sehingga dapat

meningkatkan kompetensi mereka secara mandiri.

Namun demikian, tersedianya bahan ajar atau

knowledge yang disimpan di dalam memory perusahaan,

belum tentu akan mendorong minat karyawan. Hal ini

dapat terjadi karena dua faktor yaitu, pertama,

knowledge yang tersedia kurang relevan dengan tugas

sehari-hari dari para pekerja. Kedua, para pekerja

memang tidak memiliki motivasi dan daya yang

memadai untuk belajar secara mandiri.

4

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

c. Bidang pemeliharaan ketersediaan knowledge

Skill dan knowledge yang dimiliki oleh para karyawan dalam

sebuah perusahaan perlu dikelola oleh perusahaan untuk

menjamin tidak terjadinya knowledge loss. Knowledge loss

adalah suatu kondisi di mana perusahaan kehilangan knowledge

yang dibutuhkannya, walaupun knowledge tersebut sebenarnya

sudah pernah dimiliki dan digunakan oleh perusahaan tersebut.

Knowledge loss dapat terjadi ketika seorang pekerja keluar dari

perusahaan, baik karena alasan pension atau pindah ke

perusahaan lain, sementara knowledge yang dimiliki pekerja

tersebut belum ditransfer kepada memory perusahaan atau

pekerja lainnya di dalam perusahaan. Knowledge loss dapat

mengakibatkan terganggunya operasi perusahaan, bahkan dapat

mengakibatkan gangguan yang lebih serius jika perpindahan

atau keluarnya pekerja tersebut diikuti dengan berpindahnya

beberapa pelanggan ke perusahaan lain atau ke perusahaan

dimana pekerja tersebut bergabung.

5

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

d. Bidang inovasi dan pengembangan produk

Salah satu produk dari KM adalah proses pembelajaran yang

berimplikasi pada peningkatan kemampuan inovasi, yaitu

dengan terciptanya knowledge baru. Inovasi yang

dikombinasikan dengan kebutuhan pelanggan akan menjadi

solusi atau produk yang efektif dalam mengatasi permasalahan

yang dihadapi pelanggan. Proses pengembangan produk

merupakan proses yang bersifat kolaboratif dan lintas fungsi.

Artinya, produk baru tidak dihasilkan oleh unit atau fungsi

tertentu dalam perusahaan tetapi melibatkan berbagai unit

untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan tidak sekedar

baru tetapi juga harus laku dan dapat diproduksi dengan

semestinya. Rancangan produk baru biasanya dihasilkan oleh

unit riset dan pengembangan, kemudian unit marketing

melakukan uji coba apakah rancangan produk tersebut dapat

diterima pasr, kemudian baru dievaluasi bagaimana cara

memproduksinya oleh unit rekayasa atau operasi (Davenport,

1998). KM dapat mengakselerasi proses pengembangan produk

baru, karena KM sendiri mempromosikan dan menyediakan

media untuk kolaborasi (Lumbantobing, 2011).6

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

Menurut Probst et al (2000), menyatakan bahwa terdapat enam proses

lokasi-lokasi pengetahuan dan pemiliknya secara transparan kepada

seluruh anggota organisasi.

1. Knowledge Acquisition, proses penyediaan knowledge, skill, expertis

yang berasal dari luar organisasi

2. Knowledge Development, Proses yang dilakukan dalam membangun

kepakaran dan kapabilitas baru yang belum dimiliki didalam maupun

diluar.

3. Knowledge Sharing/Distribution, Proses yang dilakukan untuk

menyebarkan knowledge dengan cara, waktu dan kepada orang yang

tepat.

4. Knowledge Utilization, Proses yang dilakukan untuk mendorong dan

memfasilitasi organisasi untuk memanfaatkan knowledge yang sudah

dimiliki.

5. Knowledge Retention, Proses seleksi, penyimpanan dan pemutakhiran

knowledge dan expertis agar dapat dimanfaatkan pada masa

mendatangKM, yaitu:

6. Knowledge Identification, proses yang dilakukan dalam menunjukkan.

Proses-proses Knowledge Management

7

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

Sedangkan menurut Tiwana (2000), proses KM terdapat hanya

lima proses, yaitu:

1. Knowledge Creation and Capture, Penciptaan dan

penangkapan pengetahuan melalui proses operasional.

Explicit knowledge di-capture dalam bentuk dokumen yang

dihasilkan oleh siklus operasional serta dari dokumen

eksternal publikasi, situs web dan seminar.

2. Knowledge Sharing and Enrichment, Merupakan proses

dimana knowledge yang sudah diperoleh dibagikan kepada

peer group, kemudian knowledge tersebut didiskusikan,

didebat dan direlevansikan sebelum akhirnya disimpan dan

didistribusikan.

3. Information Storage and Retrieval, Proses yang dilakukan

untuk memastikan bahwa knowledge yang diperoleh dapat

diakses orang lain sesudah dikategorikan

4. Knowledge Dissemination, Proses diseminasi knowledge

melalui publikasi, presentasi, situs web, perpustakaan dan

learning centre.

Proses-proses Knowledge Management

8

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

Manfaat yang sangat banyak dari penerapan

Knowledge Management tidak berbanding lurus

dengan keberhasilan penerapannya. Hal ini

disebabkan berbagai macam factor, salah satunya

adalah masih adanya keengganan seorang individu

untuk menuliskan pembelajaran dari aktivitas yang

telah mereka lakukan. Dalam membangun

Knowledge Management pada perusahaan, hal-hal

yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

Langkah-langkah Penerapan Knowledge Management

9

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

•Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat

Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan

adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan

kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda lakukan sekarang

dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja

seperti komputer dan jaringan internet, lihat kembali di alat-

alat pengetahuan.

•Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan

tulang punggung kompetensi

Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda

tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan

perusahaan. Dan tulang punggung yang kompeten adalah

orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman,

kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.

10

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

•Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang

menyangkutnya

Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan,

arsip, database, file. Dan dibantu dengan alat-alat atau

teknologi yang mempermudah pencarian.

•Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan

kegunaannya

Buatlah suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah

yang akan anda disimpan di gudang pengetahuan anda, jangan

sampai sampah informasi juga anda masukkan kedalamnya.

Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan

penggunanya.

11

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.

Maka yang diperlukan dalam penerapan Knowledge

Management adalah Sumber Daya Manusia (People),

Proses (Process) dan Teknologi (Technology).

Disamping individu-individu yang berperan dalam

berbagi pengetahuan, diperlukan pula seseorang yang

menjadi pengatur Knowledge Management, hal ini

sangat diperlukan untuk kelancaran proses

penerapan Knowledge Management. Sedangkan

peran teknologi di sini adalah untuk mendukung

terciptanya suatu system dan proses Knowledge

Management yang baik.

12

Asep

Jalalud

in,S.T.,M

.M.