manaj waktu

PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU

PADA SEKRETARIS HOTEL X DI SEMARANG

TESIS

Disusun Oleh :

Rika Dyan Anggraini

04.92.0057

MAGISTER PROFESI PSIKOLOGI

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA

SEMARANG

2007

i



TESIS

Untuk Memperoleh Derajat Magister Profesi Psikologi

Pada Program Pasca Sarjana

Universitas Katolik Soegijapranata Semarang

Oleh :

Rika Dyan Anggraini

04.92.0057

MAGISTER PROFESI PSIKOLOGI

PROGRAM PASCA SARJANA

UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA

SEMARANG

2007

ii



Pembimbing Utama Pembimbing Kedua

Drs. Sumbodo Prabowo, M.Si Lucia Trisni W, S.Psi, M.Si

iii

Tesis dengan judul :



Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Tesis

Program Magister Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata

Pada tanggal 2 Oktober 2007

Pengesahan

Ketua Program

Magister Profesi Psikologi

(Dr. Endang Widyorini, Psi)

Dewan Penguji :

1. Dr. Endang Widyorini, Psi ______________

2. Dra. Sri Hartati, Msi, Psi ______________

3. Ferdinandus Hindiarto, SPsi, Msi ______________

iv

PERNYATAAN KEASLIAN TESIS

Dengan ini saya menyatakan bahwa di dalam tesis ini tidak terdapat karya

yang pernah digunakan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan

tinggi, dan juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau

diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara sengaja tertulis diacu dalam naskah

tesis ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.

Semarang, September 2007

Yang menyatakan,

Rika Dyan Anggraini

04.92.0057

v

ABSTRAKSI

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh pelatihan terhadap

kemampuan manajemen waktu. Subyek dalam penelitian ini adalah 6 orang sekretaris

Hotel Grand Candi Semarang. Penelitian ini menggunakan metode quasi eksperimen.

Pelatihan Manajemen Waktu adalah sebuah program pelatihan yang didesain

untuk mengembangkan kemampuan sekretaris dengan menggunakan prinsip belajar

mengalami (experientianl learning) dan belajar dengan melakukan (learning by

doing). Melalui program ini diharapkan sekretaris tidak hanya berpartisipasi sebagai

peserta pelatihan tetapi juga berlatih dalam memanajemen waktu.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa ada perbedaan yang sangat signifikan

antara sebelum dan sesudah pelatihan (Z = -2,214 dengan p < 0,027). Hasil analisis

data tersebut menunjukkan bahwa pelatihan manajemen waktu ini efektif untuk

mengembangkan kemampuan manajemen waktu sekretaris Hotel Grand Candi.

Kata Kunci : manajemen waktu, pelatihan

vi

ABSTRACT

This research aim to know training influence to ability time management.

The subject was 6 secretary Hotel Grand Candi Semarang . This Research use quasi

experiment method.

Time Management is a training program designed to develop ability secretary

by using principle lexperiential learning and learning by doing. Through this

program expected secretary not only participating as training participant but also

exercise in time management.

This result indicate that there is significant difference in the subject's skill in

time management before and after intervention ( Z = - 2,214 with p < 0,027). Data

analysis indicate that training time management is effective in increasing the time

management skill of secretary Hotel Grand Candi Semarang.

Keyword : Time management, training

vii

Kupersembahan karya ini untuk Tuhan Yesus Kristus

Karena telah memberiku kesempatan dalam menempuh hidup serta

Kekuatan dalam menghadapi segala rintangan

Dan cobaan dalam hidup ini;

Untuk mama dan papa

Terima kasih atas semua kasih sayang

Dan perhatian yang telah engkau berikan kepadaku selama ini;

Untuk kakak dan suamiku

Terima kasih atas dukungan kalian semua

Buat sahabat-sahabatku yang aku sayangi

Aku senang bisa mengenal kalian

Mengenalmu membuatku belajar tentang banyak hal

Terima kasih atas semua perhatian, pengertian, serta dukungan

Aku bersyukur karena aku memiliki kalian semua........

viii

TODAY I WILL WALK

Today i will walk with my hands in God

Today I will trust in Him and not be afraid

For He will be there, for He will be there,

Ev’ry moment to share On this wonderful day He has made

Kami berjalan bersama Tuhan;

Damai sejahtera iman kepadaNya

Karna Dia hadir dalam hidupku;

Setiap hari tentulah hari yang indah Karya-Nya

Hari bahagia dalam hidupku berjalan bersamaMu Yesus Tuhanku

Sbab Kau sertaku, sbab Kau sertaku sepanjang hidupku

Bahagia selalu sertaku

ix

UCAPAN TERIMA KASIH

Segala Puji dan Syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yesus Kristus

yang telah melimpahkan segala berkat, rahmat serta penyertaannya sehingga penulis

telah berhasil menyelesaikan penulisan tesis.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tesis ini tidak terlepas dari

kekurangan dan ketidaksempurnaan mengingat keterbatasan pengetahuan serta

pengalaman yang penulis miliki, namun walaupun demikian dengan berbekal

keyakinan dan keinginan untuk memperoleh sesuatu yang bermanfaat, maka penulis

berusaha menyajikan penulisan ini dengan sebaik mungkin, sehingga patut kiranya

pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan penghargaan dan rasa

terima kasih yang mendalam dan setinggi-tingginya atas bantuan yang telah

diberikan, kepada :

1. Ibu DR. Endang Widyorini, Psi selaku Ketua Program Magister Psikologi, yang

telah banyak membantu penulis dalam kegiatan akademik dalam masa

perkuliahan di Magister Profesi Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata

Semarang.

2. Bapak Drs. Sumbodo Prabowo, Msi selaku dosen pembimbing utama yang telah

bersedia membantu serta mengorbankan waktu, tenaga dan pikirannya, di tengah-

tengah kesibukannya untuk mengarahkan dan membimbing penulis di dalam

penyusunan dan pembuatan Tesis ini, sehingga dapat terselesaikan tepat pada

waktunya.

x

3. Ibu Lucia Trisni W, SPsi, Msi selaku dosen pembimbing pendamping yang telah

mendorong dan memotivasi penulis untuk tetap terus giat dan berusaha

menyelesaikan penulisan tesis ini.

4. Ibu Dra. Sri Hartati, Msi, Psi dan Bapak Ferdinandus Hindiarto, Spsi, Msi selaku

dosen penguji yang telah memberikan kritik dan saran dalam penulisan tesis ini.

5. Bapak Y. Hari Pranoto selaku Manager HRD Hotel Grand Candi yang telah

memberikan ijin untuk dapat melakukan penelitian dan banyak memberikan

masukan selama melakukan penelitian.

6. Papa dan mama, terima kasih atas doa, bantuan dan dukungannya sehingga

penulis bisa menelesaikan tesis ini. Kasih sayang dan pengertian mama dan papa

yang membuatku sanggup melewati masa-masa sulit ini. Semoga aku bisa

membalas pengorbananmu dan dapat membahagiakan mama dan papa.

7. Untuk kakak, Deny Alvianto, terima kasih untuk memberikanku ijin untuk

“melangkahimu”, terima kasih atas kasih sayang, doa dan dukungannya selama

ini, serta memberi semangat, motivasi selama penulisan tesis ini hingga

terselesaikannya tesis ini.

8. Untuk suami, Wahyu Lastiyanto yang selalu memberikanku dorongan dan

semangat, dengan setia dan penuh kesabaran menemaniku setiap malam untuk

mengobrol dan bercerita, terima kasih atas pengorbananmu selama ini.

9. Kian Ngabekti, terima kasih atas motivasi dan semangat selama kuliah bersama,

penelitian bersama dan dalam penulisan tesis ini. Akhirnya aku menyusulmu

mbak...

xi

10. Mbak eny, mbak tery, mbak niken, mbak dina, mbak agnes, dan ayu yang telah

membantu penulis sebagai subyek penelitian.

11. Teman-teman seangkatanku yang banyak memberikan bantuan dan semangat

kepada penulis, Mbak Ita, Mbak Reni, Mbak Melinda, Ria, Mas Heri, Mas Andre,

Mas Eko dan Mas Dito.

12. Teman- teman terdekat Pedhet, Susi, Rizky, Joko, Mas Antok, Dewi, Kristin,

Mba Nats, Eka, Titya, Tutik, Andri, makasih untuk semangat dan pertemanan kita

selama ini. Kalian membuat hari-hariku selalu ceria..

13. Seluruh civitas akademika Magister Profesi Psikologi yang tidak dapat disebutkan

satu persatu, terima kasih penulis ucapkan atas segala perhatiannya selama

penulis menjalani perkuliahan.

14. Dan semua pihak dan teman-teman yang telah banyak membantu penulis

menyelesaikan TESIS ini.

Semoga dengan jasa kebajikan yang telah dilakukan dapat membuahkan

kebahagiaan yang melimpah.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan TESIS ini masih terdapat banyak

kekurangan namun semoga kiranya tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi yang

membacanya.

Semarang, September 2007

Penulis

Rika Dyan Anggraini

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL…………………………………………………………… i

HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………….. iii

PERNYATAAN KEASLIAN TESIS................................................................... iv

ABSTRAK............................................................................................................ v

ABSTRACT.......................................................................................................... vi

HALAMAN PERSEMBAHAN........................................................................... vii

MOTTO................................................................................................................. viii

UCAPAN TERIMA KASIH................................................................................. ix

DAFTAR ISI......................................................................................................... xii

DAFTAR TABEL................................................................................................. xv

DAFTAR GAMBAR............................................................................................ xvi

BAB I. PERMASALAHAN…………………………………………………... 1

A. Latar Belakang Masalah………………………………………………… 1

B. Rumusan Masalah………………………………………………………. 9

C. Tujuan ………………………………………………………………….. 10

D. Manfaat ………………………………………………………………… 10

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ……………………………………………... 11

A. Manajemen waktu …………….……………………………………….. 11

1. Pengertian Manajemen Waktu ……………………………………… 11

xiii

2. Aspek-aspek Manajemen Waktu …………………………………… 12

3. Manfaat Terampil Mengatur Waktu ………………………………… 15

4. Dampak Pengaturan Waktu yang Buruk ……………………………. 15

5. Gejala Manajemen Waktu yang Buruk ……………………………… 16

6. Matrix Manajemen Waktu…………………………………………… 17

B. Pelatihan ………………………………………………………………… 23

1. Pengertian Pelatihan ………………………………………………… 23

2. Syarat-syarat Pelatihan yang Efektif ……………………………….. 25

4. Tujuan Pelatihan ……………………………………………………. 26

5. Manfaat Pelatihan …………………………………………………… 27

6. Tahap-tahap Pelatihan ………………………………………………. 29

7. Metode Pelatihan.................................................................................. 33

8. Faktor yang diperhatikan dalam Pelatihan…………………………… 37

9. Unsur-unsur Program Pelatihan……………………………………… 39

C. Sekretaris ……...………………………………………………………… 40

1. Pengertian Sekretaris ……..…………………………………………. 40

2. Jenis-jenis Sekretaris ………………………………………………… 41

3. Peranan Sekretaris …………………………………………………… 43

4. Tugas Sekretaris ………………………… ……………………......... 45

5. Kualifikasi Jabatan Sekretaris ………………………………………. 46

D. Peningkatan Kemampuan Manajemen Waktu Pada Sekretaris melalui

Pelatihan Dengan Pendekatan Experiential Learning .....……………….. 47

xiv

E. Alur pelatihan……………………………………………………………. 53

F. Hipotesis ………………………………………………………………… 54

BAB III. METODE PENELITIAN ……………...…………………………….. 55

A. Jenis Rancangan Penelitian ..……………………………………………. 55

B. Identifikasi Variabel……………………………………………………… 56

C. Definisi Operasional Variabel Penelitian………………………………… 56

D. Subyek Penelitian ……………………………………………………….. 57

E. Metode Pengambilan Data …..…………………………………………. 57

F. Validitas dan reliabilitas Alat Ukur…………………………………….. 60

G. Analisis Data ……………………………………………………………. 62

H. Rancangan Intervensi……….…………………………………………… 63

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN.............................................................. 69

A. Orientasi Kancah Penelitian...................................................................... 69

B. Persiapan Penelitian .................................................................................. 74

C. Hasil Pengumpulan Data........................................................................... 79

D. Hasil Penelitian.......................................................................................... 80

E. Pembahasan............................................................................................... 102

BAB V PENUTUP……………………………………………………………… 110

A. Kesimpulan……………………………………………………………… 110

B. Saran…………………………………………………………………….. 110

Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 112

Lampiran………………………………………………………………………... 115

xv

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Matrix Manajemen Waktu Menurut Covey……………………. 18

Tabel 2 Macam-macam tugas pada Manajemen Waktu…....................... 21

Tabel 3 Matrix Manajemen Waktu Menurut Satria.................................. 22

Tabel 4 Level Evaluasi Kirkpatrick.......................................................... 32

Tabel 5 Rancangan Tes Kemampuan Manajemen Waktu....................... 59

Tabel 6 Distribusi Tes Manajemen Waktu............................................... 75

Tabel 7 Deskripsi Subyek Penelitian........................................................ 77

Tabel 8 Jadwal Pelatihan Manajemen Waktu........................................... 77

Tabel 9 Skor Manajemen Waktu Sebelum Perlakuan.............................. 79

Tabel 10 Skor Manajemen Waktu Sesudah Perlakuan…………………... 80

Tabel 11 Hasil Wilcoxon Signed Rank Test……………………………... 82

Tabel 12 Evaluasi Reaksi………………………………………………… 101

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1 Siklus Belajar Experiential Learning………………………….. 51

Gambar 2 Desain Experimen……………………………………………… 63

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Banyak usaha yang dilakukan organisasi atau perusahaan untuk meraih

keunggulan. Keunggulan dan ketangguhan sebuah perusahaan dapat terlihat dari

kekayaan aset perusahaan, keunggulan teknologi, strategi marketing dan

beberapa keunggulan lainnya yang menjadi modal untuk memenangkan

persaingan. Namun semuanya itu tidak akan berarti bila tidak didukung oleh

keunggulan sumber daya manusia yang ada didalamnya. Walaupun dewasa ini

teknologi komputer sudah semakin canggih dan seolah-olah dapat

menggantikan manusia, akan tetapi pada dasarnya komputer hanya bersifat

membantu dan mempermudah manusia dalam melakukan pekerjaannya. Tanpa

manusia komputer hanyalah benda mati yang tidak melakukan apapun.

Sebagai salah satu komponen yang sangat vital atau bahkan disebut

sebagai aset perusahaan, sumber daya manusia perlu dikelola menjadi insan-

insan yang berkualitas dan mempunyai daya saing. Sudah menjadi keharusan

bagi perusahaan untuk membangun kekuatan sekaligus memberdayakan

(empowerment) individu-individu yang ada di dalam organisasi atau perusahaan

tersebut. Sumber daya manusia yang berkualitas dan berdaya saing tinggi

2

menjadi modal yang sangat berharga bagi perusahaan untuk memenangkan

persaingan atau alat untuk mencapai dan mewujudkan visi, misi, dan tujuan

organisasi (Wicaksono, 2002, h.1).

Salah satu harta milik yang paling bersifat paradoks didalam hidup

manusia adalah waktu. Waktu merupakan suatu esensi yang begitu nyata,

karena hidup kita hanya sepanjang yang ada pada kita. Waktu juga bersifat

sedemikian abstrak karena kita sulit memegangnya, mengerti atau

menjelaskannya. Aristoteles pernah berkata, “ Masa sekarang berada diantara

masa lampau dan yang akan datang. Berapakah panjangnya masa sekarang, saya

tidak tahu.” Agustinus pun pernah berkata, “Jika anda tidak bertanya, saya

menganggap saya sudah tahu apa waktu itu, tetapi jika anda menanyakan apa itu

waktu, saya harus jujur mengatakan bahwa saya tidak tahu.” (Stephen, 1994, h.

3)

Manusia tidak mungkin melepaskan diri dari keterikatan dan

keterbatasan waktu. Sebagaimana kita diikat dan dibatasi oleh tempat, demikian

juga kita diikat dan dibatasi oleh waktu.Manusia didalam mempertahankan

hidup perlu mengatur waktu dengan bijaksana. Dalam kehidupan sosial manusia

memerlukan orang lain. Dalam hubungannya dengan orang lain ini berarti

setiap orang membutuhkan waktu yang dimiliki oleh orang lain. Demikian

dalam suatu perusahaan suatu sistem dan fungsi organisasi tidak dapat berjalan

dengan baik apabila masing-masing fungsi organisasi tersebut tidak dapat

3

menyediakan waktu satu sama lainnya.

Salah satu bidang usaha yang memiliki sistem dan fungsi organisasi

adalah hotel. Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan

sebagian atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan

penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi kaum umum yang

dikelola secara komersial. Sebagai suatu bentuk organisasi didalamnya tercakup

kumpulan orang, pembagian kerja, sistem dan prosedur kerja serta adanya

pengendalian intern.

Didalam struktur organisasi hotel terdapat fungsi sekretaris atau

kesekretariatan yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengaturan seluruh

kegiatan general manager/pimpinan dari hotel. Sekretaris sendiri berasal dari

kata secret yang artinya rahasia. Alangkah pentingnya fungsi dari sekretaris ini.

Sekretaris sebagai pusat informasi dari rencana kegiatan, pelaksanaan kegiatan

hingga evaluasinya.

Fungsi sekretaris akan maksimal apabila perencanaan kegiatan yang

matang dan terorganisasi dengan baik. Dalam perencanaan hal yang paling

menentukan adalah waktu. Pengaturan waktu yang baik akan menghasilkan

rencana kegiatan yang dapat diandalkan dan dipercaya. Waktu yang diatur

dengan baik akan menghasilkan kegiatan yang baik pula. Mengingat pentingnya

waktu dan merupakan sumberdaya yang tidak dapat diganti, maka perlu adanya

pengaturan atau pengelolaan waktu.

4

Sekretaris sebagai “personal assistant” dari pimpinan mempunyai

tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis pelaksanaan

dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi.

Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang sekretaris harus

mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik. Pimpinan perusahaan

akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung staff sekretaris yang

mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan baik.

Hotel sebagai bidang usaha jasa tidak terlepas dari kebutuhan fungsi

sekretaris, mengingat hotel ini memiliki beberapa departemen beserta

pimpinannya. Dalam memimpin pelaksanaan seluruh operasi kegiatan,

pimpinan memerlukan informasi dan data yang dapat diperoleh dari masing-

masing departemen sesuai fungsinya masing-masing. Informasi dan data yang

diperoleh tentunya akan diolah yang mana digunakan sebagai bahan melakukan

kebijakan-kebijakan atau pengambilan keputusan. Sekretaris disini memegang

peranan penting dalam pelaksanaan kegiatan pimpinan. Sekretaris membuat

jadwal rutin kegiatan pimpinan , membuat rencana kegiatan pimpinan yang

berhubungan dengan pihak luar atau internal. Pimpinan akan dapat

melaksanakan tugasnya dengan baik bila dalam melakukan tugasnya telah

teratur perencanaan waktunya. Perencanaan waktu oleh pimpinan diatur oleh

sekretaris.

Manajemen waktu adalah pengaturan atau pengelolaan waktu yang

5

efektif dan efisien. Manajemen waktu yang baik akan menentukan sekali

keberhasilan dari suatu perusahaan. Sekretaris sebagai fungsi yang strategis

dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, maka seorang sekretaris harus

mempunyai manajemen waktu yang baik. Sekretaris di Hotel secara struktural

merupakan bagian yang independent, dan bawahan langsung dari pimpinan

masing-masing departemen hotel. Mengingat pentingnya tugas dan fungsi

sekretaris di hotel, maka sekretaris perlu dibekali keterampilan managerial yang

baik dan keterampilan manajemen waktu adalah salah satu keterampilan

managerial yang diperlukan.

Tugas sekretaris yang sangat banyak inilah yang membuat sekretaris

yang berada di hotel belum mampu untuk merencanakan pekerjaannya secara

matang dan belum mampu untuk mengorganisasikan jadwal kegiatannya

dengan baik selain itu sekretaris belum mampu untuk mengatur dan mengelola

waktunya dengan baik. Hal ini dapat mengakibatkan pekerjaan sekretaris yang

tidak produktif, tidak adanya rencana kerja yang tersusun dengan baik akan

mengakibatkan banyaknya waktu yang terbuang, dan pekerjaan yang tidak

terselesaikan dengan baik dan tidak tepat waktu.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang sudah dilakukan pada

sekretaris di hotel maka didapatkan hasil bahwa sekretaris tidak terbiasa untuk

menulis rencana harian, beberapa pekerjaan sekretaris tidak dapat diselesaikan

tepat waktu sehingga mengakibatkan pekerjaan tersebut diburu-buru oleh

6

atasannya, pembicaraan waktu yang tidak efisien dalam penggunaan telp yaitu

untuk menerima dan menjawab telepon, sering tertundanya pekerjaan sekretaris

karena banyak pekerjaan yang harus mereka selesaikan, tidak ada ruang privasi

yang khusus untuk sekretaris sehingga mengakibatkan banyak orang yang

keluar masuk ruangan mereka sehingga hal ini dapat mengganggu konsentrasi

sekretaris dalam bekerja, pekerjaan yang banyak dan menumpuk setiap harinya

sehingga mengakibatkan sekretaris sering bekerja lembur untuk menyelesaikan

pekerjaan mereka yang banyak, beberapa pekerjaan sempat tertunda

mengakibatkan sekretaris membawa beberapa pekerjaannya untuk diselesaikan

di rumah karena sudah ada deadline untuk keesokan harinya.

Dampak dari manajemen waktu yang tidak baik, membawa implikasi

yang nyata bagi perusahaan. Hal ini akan berpengaruh terhadap terlewatnya

deadline yang harus diselesaikan tepat waktu, tidak rampungnya suatu proyek,

pimpinan menjadi kecewa karena terhambatnya tugas, terhambatnya

peningkatan karier, produktivitas kerja karyawan yang menurun sehingga tidak

bisa mengatur prioritas pekerjaan menurut kuadran waktu Sean Covey.

Mengingat fungsi dan peran sekretaris yang begitu penting, maka upaya

perbaikan pun terus dijalankan. Bentuk usaha yang dipilih selanjutnya adalah

dengan mengadakan pelatihan. Davies (2005, h. 71) menyatakan bahwa

pelatihan dapat dilakukan bila di dalam organisasi muncul gejala-gejala seperti

banyaknya keluhan yang muncul, hasil kerja yang rendah, tingkat kedisiplinan

7

yang rendah, overtime yang berlebihan, turnover karyawan yang tinggi,

frekuensi kecelakaan kerja yang tinggi, komunikasi secara umum yang buruk,

kepemimpinan yang tidak memadai, peran individu yang tidak jelas serta

semangat kerja karyawan yang rendah.

Davies (2005, h. 34) menyatakan bahwa alasan diadakannya pelatihan

adalah menjawab kebutuhan pelatihan seperti meningkatkan kreatifitas

karyawan, upaya inovatif guna mengembangkan sistem yang sudah ada,

preventif yaitu untuk mencegah munculnya kesalahan, dan kuratif yang

dimaksudkan untuk menangani masalah yang muncul.

Noe (2002, h. 175) menambahkan pelatihan adalah suatu kegiatan yang

direncanakan oleh perusahaan atau institusi untuk memfasilitasi proses belajar

karyawan untuk mencapai kompetensi dalam pekerjaannya. Kompetensi ini

meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang dilatihkan dalam

pelatihan sehingga dapat diaplikasikan dalam kegiatan karyawan sehari-hari.

Pelatihan merupakan cara efektif untuk meningkatkan produktivitas dan

mempertahankan organisasi untuk mampu bersaing di pasaran.

Lynton dan Pareek (1990, h. 67) menyatakan pelatihan merupakan

strategi yang efektif untuk membekali seseorang dalam hal pengetahuan yang

diberikan tersebut. Pelatihan bertujuan untuk menyiapkan karyawan untuk

melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hal-hal teknis dan setting organisasi

tempat karyawan tersebut bekerja.

8

Salah satu keunggulan pelatihan dibandingkan dengan metode lainnya

terletak pada komponen utama yang mendasarinya yaitu konsep belajar

experiental learning. Gass (1993, h. 126) prinsip belajar experiental learning

mengandung sejumlah proses didalamnya, yaitu peserta didik adalah partisipan

dan bukan penonton, aktivitas belajar memerlukan motivasi pribadi dalam

bentuk energi, keterlibatan, dan tanggung jawab, aktivitas adalah nyata dan

bermakna dalam kontes konsekuensi alamiah bagi peserta didik, refleksi adalah

elemen kritis dalam proses belajar dan belajar harus menghadirkan keadaan

yang relevan dengan keadaan yang akan datang.

Ahli lain, Ewert (1989, h. 212) mengatakan bahwa pengaruh positif dari

konsep belajar experiental learning adalah aplikasi pengalaman tersebut ke

dalam kehidupan atau gaya hidup selanjutnya secara nyata. Selanjutnya Ewert

(1989), h. 213) juga mengatakan bahwa prinsip belajar dengan pengalaman

akan menumbuhkan rasa berbagi, semangat kerjasama, kesepakatan, dan

antisipasi menghadapi ketidakpastian.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan salah

satu metode efektif yang dapat digunakan untuk mencerdaskan karyawan. Hasil

penelitian yang dilakukan oleh Sue, dkk pada tahun 1998 (dalam Afiatin dkk,

2000, h. 34) menunjukkan bahwa setelah mengikuti pelatihan, peserta pelatihan

akan mampu meningkatkan harga diri dan kepercayaan dirinya, peserta akan

lebih bersifat kooperatif terhadap rekan kerjanya, serta mampu meningkatkan

9

kesadaran tentang kompetensi dan semangat kerjanya.

Setelah mengetahui keunggulan metode pelatihan maka peneliti

memutuskan intervensi dalam bentuk pelatihan. Pelatihan ini diselenggarakan

sebagai upaya untuk mengembangkan kemampuan memanajemen waktu pada

sekretaris Hotel. Dengan adanya peningkatan pengetahuan mengenai strategi

pengaturan waktu maka di masa mendatang diharapkan permasalahan-

permasalahan yang timbul akibat pengaturan waktu yang kurang memadai dapat

ditekan.

Penelitian yang akan dilaksanakan ini hanya membatasi pada upaya

penanganan kurangnya pengaturan waktu pada sekretaris Hotel dengan

pertimbangan bahwa kurangnya pengaturan waktu pada sekretaris ini

membawa dampak terhadap penurunan kualitas kerja sekretaris Hotel.

Melihat pentingnya fungsi sekretaris dan latar belakang bahwa waktu

merupakan sumberdaya yang tidak bisa diganti maka peneliti tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul : Pelatihan Manajemen Waktu Pada

Sekretaris Hotel.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan dari data permasalahan yang ada di sekretaris bahwa

adanya kebiasaan memboroskan waktu, kurangnya menetapkan sasaran dan

prioritas, dan adanya penudaan pekerjaan. Maka pada penelitian ini,

permasalahan pokok yang ingin diteliti adalah :

10

“Apakah kemampuan manajemen waktu sekretaris dapat meningkat

setelah diadakannya pelatihan manajemen waktu pada sekretaris di Hotel

Semarang?”

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh pelatihan manajemen

waktu dalam mengembangkan kemampuan memanajemen waktu pada

sekretaris Hotel.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini bermanfaat secara :

Praktis

a. Bagi Perusahaan

Penelitian ini dapat memenuhi kebutuhan perencanaan pengembangan

sumber daya manusia Hotel dalam melaksanakan pengaturan waktu di

pekerjaannya.

b. Bagi Karyawan

Karyawan mampu mengubah performance kerja dan menambah

pengetahuan dan ketrampilan mengenai strategi pengaturan waktu.

11

BAB II

TINJAUAN TEORITIK

A. Manajemen Waktu

1. Pengertian Manajemen Waktu

Waktu adalah sumber yang unik. Waktu tidak dapat ditabung, tapi

hanya dapat dipergunakan dengan bijaksana. Waktu yang sudah berlalu hilang

selamanya. Waktu tidak dapat diganti dan tidak elastis. Waktu adalah sumber

yang paling penting bagi seseorang. Waktu tidak mungkin dibalik jalannya.

Timpe (1991, h. 105) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah

pengelolaan diri sendiri yang bertujuan untuk dapat menggunakan waktu guna

mencapai sasaran. Rencanakan waktu kita dengan menetapkan sasaran,

sasaran apa yang hendak kita kerjakan yang terbagi dalam tujuan jangka

pendek dan jangka panjang. Tentukan waktu yang hendak kita bagi pada

setiap sasaran yang telah kita tetapkan. Hal ini mencakup rencana pekerjaan

untuk sasaran harian maupun sasaran sepanjang hidup.

Gie (1991, h.60) berpendapat bahwa manajemen waktu sebagai

segenap kegiatan dan langkah mengatur dan mengelola diri dengan sebaik-

baiknya sehingga mampu membawa ke arah tercapainya tujuan hidup. Shaw

(dalam Gie, 1991, h.59) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah

menggunakan waktu secara efisien untuk memperoleh sesuatu yang berharga.

12

Sedangkan menurut Taylor (1990, h.10) menyatakan bahwa manajemen

waktu adalah sasaran yang dapat diwujudkan, khususnya bagi seseorang yang

memiliki motivasi, tetapi waktu itu harus dipandang sebagaimana adanya,

yaitu sebagai ukuran dari kehidupan seseorang dan seseorang tersebut harus

mengetahui apa yang ingin dicapai dalam mengenai pula apa yang penting

dalam kehidupan.

Mengelola waktu secara efektif dengan menetapkan tujuan dan

mengenal prioritas, membedakan antara hal yang mendesak dan yang penting,

dan mengorganisir dengan lebih baik. Davidson (2002, h.2) menyatakan

bahwa manajemen waktu adalah pengaturan waktu secara efektif dengan

memfokuskan pada sasaran yang dituju.

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu

menunjuk pada mengatur waktu secara lebih efisien dan produktif untuk

mendapatkan hasil maksimal.

2. Aspek-aspek Manajemen Waktu

Menurut Timpe (1991, h. 11-19) ada lima aspek manajemen waktu :

a. Menghindari kebiasaan memboroskan waktu

Manusia memang mahluk hidup yang memiliki kebiasaan, sebagian

manusia menghabiskan waktu dengan kebiasaan rutin. Kebanyakan orang

tidak memikirkan dengan sadar bagaimana menggunakan waktu.

Kebiasaan menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang

13

dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu sebaiknya

dihindari.

b. Menetapkan sasaran

Dengan menetapkan sasaran maka manusia menjadi lebih mengerti

mengenai arah yang hendak dituju, sehingga akan mempermudah dalam

melakukan pekerjaan. Dengan demikian akan terhindar pemborosan

waktu.

c. Menetapkan prioritas

Proses menentukan prioritas melibatkan perencanaan dengan

memperingatkan menurut derajat kepentingan. Walaupun proses

perencanaan menyita waktu, tetapi hal itu dapat memberikan hasil yang

lebih baik.

d. Melakukan komunikasi yang efektif

Komunikasi yang baik akan membantu proses pencapaian sasaran dari

suatu pekerjaan. Komunikasi hendaknya dilakukan secara singkat, padat

dan jelas karena hal itu akan menghindari pemborosan waktu

e. Menghindari penundaan

Penundaan adalah penangguhan hingga terhambat mengerjakan yang

seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi. Alasan

seseorang melakukan penundaan antara lain karena hal yang tidak

menyenangkan, proyek sulit dan keraguan. Hal yang tidak menyenangkan

merupakan penyebab tunggal terbesar terjadinya penundaan. Salah satu

14

penyelesaiannya adalah dengan menjadwalkan pertama dalam setiap

acara. Alasan kedua penundaan adalah proyek sulit, kesulitan biasanya

dikarenakan karena adanya ketidaktahuan dari mana memulai

mengerjakan tugas tersebut. Sedangkan keraguan dapat dihindarkan

dengan mencari informasi sebanyak mungkin baru kemudian membuat

keputusan yang dianggap paling tepat.

Gie (1991, h. 63) menyatakan aspek-aspek dalam manajemen waktu

adalah sebagai berikut :

a. Melakukan pencatatan selengkapnya mengenai seluruh tugas dan urusan

yang diselesaikan

b. Menggolongkan semua tugas menjadi kelompok-kelompok pekerjaan

yang sejenis atau pelaksanaannya mempunyai kemiripan.

c. Menentukan jatah waktu kerja bagi tiap-tiap kelompok pekerjaan yang

sejenis atau mirip itu

d. Menyusun seluruh jatah waktu kerja itu menjadi sebuah anggaran waktu.

Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa aspek-aspek utama

manajemen waktu adalah :

a. Menghindari kebiasaan memboroskan waktu

b. Menetapkan sasaran

c. Menetapkan prioritas

d. Melakukan komunikasi yang efektif

e. Menghindari penundaan

15

3. Manfaat Terampil Manajemen Waktu

Manurut Satria (2003, h. 8) mengatakan ada beberapa manfaat terampil

manajemen Waktu, yaitu :

a. Kita menjadi mantap dan semangat untuk menjalani hidup

b. Kita dapat hidup secara seimbang dan selaras

c. Kita dapat mencapai cita-cita atau tujuan hidup yang anda kehendaki

d. Kita akan termotivasi untuk melakukan apa yang kita inginkan

e. Kita akan dapat memanfaatkan waktu dengan baik

f. Kita akan terhindar dari keletihan kronis dan stres yang dapat berakibat

pada gangguan psikologis dan fisik

g. Kita akan menjadi orang yang lebih percaya diri dan kreatif

h. Kita tidak lagi kesepian

4. Dampak Manajemen Waktu yang buruk

Menurut Satria (2003, h. 8), ada beberapa hal yang merupakan indikasi

dari pengaturan waktu yang buruk tampak dari beberapa kebiasaan berikut ini:

a. Sebagian besar jadwal waktunya ditentukan oleh orang lain

b. Sering menghindari acara-acara yang kurang penting

c. Suka menunda-nunda pekerjaan

d. Suka melakukan pekerjaan dalam kondisi mendesak

e. Terlalu banyak menghabiskan waktu untuk bersantai dan bersenang-senang

f. Sering merasa terlalu sibuk dan kekurangan waktu

16

g. Sering merasa bersalah karena tidak mampu menyelesaikan suatu pekerjaan

h. Banyak masalah yang tertunda penyelesaiannya

i. Sering bingung dalam mengambil keputusan

j. Produktivitas kerja berkurang atau tidak efektif

h. Sering melakukan pekerjaan secara tidak efisien

5. Gejala Manajemen Waktu yang buruk

Menurut Philip Atkinson (1991, h. 10) ada beberapa gejala-gejala

manajemen waktu yang buruk, yaitu

a. Tidak pernah mempunyai waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang

benar-benar penting.

b. Menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang “mendesak”

bukan yang “penting”

c. Sering masih di kantor sampai malam

d. Membawa pekerjaan kantor ke rumah

e. Jarang sekali mempunyai waktu untuk mengikuti perkembangan kerja

kertas

f. Mengerjakan pekerjaan orang lain

g. Merasa sangat diperlukan atau tidak tergantikan

h. Mengikuti rapat terlalu banyak

i. Sukar mengatakan “tidak”

j. Membiarkan orang lain mengatur waktu anda

k. Sering merasa stress, cemas dan terburu-buru

17

l. Jarang menyelesaikan pekerjaan pada waktunya

6. Matrix Manajemen Waktu

Covey (2001, h. 153) menunjukkan suatu kuadran waktu yang terdiri

dari dua unsur utama, yaitu “ penting” dan “mendesak”. Penting adalah hal-

hal yang penting, kegiatan-kegiatan yang utama, yang berkontribusi terhadap

tercapainya misi serta sasaran kita. Mendesak adalah hal-hal yang menekan,

yang menuntut perhatian segera. Secara umum, kita habiskan waktu kita

dalam empat kuadran waktu yang berbeda, seperti nampak di bawah ini.

Masing-masing kuadran memuat kegiatan-kegiatan yang berbeda dan diawali

oleh satu tipe orang tertentu.

18

Tabel 1

Matrik Manajemen Waktu

MENDESAK TIDAK MENDESAK PE

NTI

NG

I

AKTIVITAS :

Krisis

Masalah yang mendesak

Proyek yang digerakkan oleh

batas waktu

II

AKTIVITAS :

Pencegahan, aktivitas KP

Pengembangan hubungan

Pengenalan peluang baru

Perencanaan, rekreasi

TID

AK

PEN

TIN

G

III

AKTIVITAS

Interupsi, beberapa telepon

Beberapa bos, beberapa laporan

Beberapa pertemuan

Urusan yang mendesak

Aktivitas yang populer

IV

AKTIVITAS :

Hal-hal yang sepele, kerja sibuk

Beberapa pos

Beberapa telepon

Pemboros waktu

Aktivitas yang menyenangkan

KUADRAN 1 (K1) : Orang yang suka menunda-nunda

Marilah kita mulai dengan K1, hal-hal yang mendesak sekaligus penting.

Akan selalu ada hal-hal K1 yang tak dapat kita kendalikan dan harus

dilaksanakan. K1 adalah bagian dari hidup, tetapi kalau kita terlalu banyak

menghabiskan waktu di K1, maka kita akan stress dan jarang berprestasi

19

sesuai potensi kita. Motonya adalah “aku akan berhenti menunda-nunda-

nanti”. Orang yang suka menunda-nunda kecanduan kemendesakan. Ia

suka menunda-nunda hingga menjadi krisis. Akibat kebanyakan

menghabiskan waktu di K1 adalah :

- Stress dan kecemasan

- Kelelahan

- Prestasi yang biasa-biasa saja

KUADRAN 2 (K2) : Orang yang suka menentukan prioritas.

K2 adalah hal-hal yang penting tetapi tidak mendesak. Seandainya kita

berada di K2, kita pasti merencanakan dahulu dan menemukan pekerjaan

yang lebih baik. Takkan makan waktu lebih banyak, hanya saja sedikit

perencanaan. Perkenalkan orang yang suka menentukan prioritas.

Walaupun ia sama sekali bukan orang sempurna, ia pada dasarnya mawas

diri. Ia periksa segala yang perlu dikerjakannya lalu menyusun prioritas,

memastikan segala hal yang utama baginya terlaksana duluan dan hal-hal

yang kurang penting baginya terlaksana terakhir. Karena ia punya

kebiasaan sederhana tetapi ampuh untuk merencanakan dulu, biasanya ia

mampu mengendalikan segalanya. Akibat hidup di K2 adalah :

- Hidup terkendali

- Keseimbangan

- Prestasi tinggi

20

KUADRAN 3 (K3) :

K3 mewakili hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting. Kuadran 3 ini

dicirikan oleh berusaha menyenangkan semua orang dan menanggapi

semua keinginan mereka. Kuadran 3 menipu karena hal-hal yang

mendesak tampaknya penting. Sebenarnya seringkali tidak. K3 penuh

dengan kegiatan-kegiatan yang penting bagi orang lain tetapi tidak penting

bagi kita, hal-hal yang ingin kita bilang tidak tetapi tidak bisa karena takut

menyinggung orang lain. Motonya adalah “besok, aku akan bersikap lebih

asertif- kalau kamu tidak keberatan”. K3 adalah salah satu kuadran

terburuk untuk ditempati karena tidak punya tulang punggung. Kuadran

ini berubah-ubah dan akan ikut arah angin. Akibat kebanyakan

menghabiskan waktu di K3 adalah :

- Reputasi sebagai “tukang menyenangkan orang lain”

- Kurang disiplin

- Merasa seperti keset kaki bagi orang lain yang menginjak-injaknya

KUADRAN 4 (K4) : Pemalas

K4 adalah kategori kesia-siaan dan ekses. Kegiatan-kegiatan ini tidak

mendesak dan juga tidak penting. Perkenalkan si pemalas yang berlama-

lama di kuadran 4. Ia senang segala sesuatu yang berlebihan, ia benar-

benar pemalas profesional. Akibat hidup dalam kuadran 4 adalah :

- Kurang bertanggung jawab

- Rasa bersalah

21

- Malas

Menurut Larry D. Alexander (dalam Timpe, 1991, h. 112), ada empat

jenis tugas yang akan berpengaruh terhadap kemampuan memanajemen waktu :

Tabel 2 Macam-macam tugas pada manajemen waktu

Sel 1 : Tugas sederhana

Jangka pendek

Sel 2 : Tugas rumit

Jangka pendek

Sel 3 : Tugas sederhana

Jangka penjang

Sel 4 : Tugas rumit

Jangka pajang

Tugas yang berada pada sel 1 adalah kegiatan rutin yang ditemukan dalam

setiap pekerjaan. Tugas ini bersifat sederhana dan berjangka pendek. Tugas

dalam sel 2 adalah tugas yang rumit tetapi hanya memerlukan usaha jangka

pendek untuk menyelesaikannya. Sedangkan tugas sel 3 adalah tugas yang

sederhana, sayangnya memerlukan usaha jangka panjang untuk

menyelesaikannya. Dan yang terakhir adalah tugas sel 4 yang bersifat rumit

dan memerlukan usaha jangka panjang untuk menyelesaikannya.

Menurut Satria Hadi Lubis ( 2003, h. 80), untuk menghindari diri dari

berbagai dampak pengaturan waktu yang buruk, kita perlu menjaga agar sebagian

22

aktivitas kita selalu sesuai dengan misi hidup dan visi peran kita serta tidak

dikerjakan dalam kondisi yang mendesak. Untuk itu perlu adanya matrik

manajemen waktu :

Tabel 3 Matrix Manajemen Waktu

Mendesak Tidak mendesak Sesuai

Visi

Peran

I. Hindari sebisa

mungkin (jangan

dibiasakan)

II. Lakukan

sekarang juga

(proaktif)

Sesuai

Misi

Hidup Tidak Sesuai Visi

Peran

III. Delegasikan IV. Lakukan

jika ada peluang

Tidak sesuai Misi Hidup

dan Visi Peran

V. Berani berkata

“tidak”

VI. Jangan

lakukan

Dari Matrik Manajemen Waktu, terlihat enam kuadran waktu. Kuadran waktu

I adalah aktivitas yang mendesak dan sesuai misi hidup sekaligus sesuai visi

peran. Kuadran waktu II adalah aktivitas tidak mendesak dan sesuai misi

hidup sekaligus sesuai visi peran. Kuadran waktu III adalah aktivitas

mendesak yang sesuai misi hidup, tapi tidak sesuai visi peran. Kuadran waktu

IV adalah aktivitas yang tidak mendesak dan sesuai misi hidup, tapi tidak

sesuai visi peran. Kuadran waktu V adalah aktivitas yang mendesak tapi tidak

sesuai misi hidup sekaligus tidak sesuai dengan visi peran. Kuadran waktu VI

23

adalah aktivitas yang tidak mendesak dan tidak sesuai misi hidup sekaligus

tidak sesuai dengan visi peran.

B. Pelatihan

1. Pengertian Pelatihan

Menurut Simamora (1997, h. 342) pelatihan adalah proses sistematik

pengubahan perilaku para karyawan dalam suatu arah guna meningkatkan

tujuan-tujuan organisasional. Dalam pelatihan diciptakan suatu lingkungan

dimana para karyawan dapat memperoleh atau mempelajari sikap,

kemampuan, keahlian, pengetahuan dan perilaku yang spesifik yang berkaitan

dengan pekerjaan. Melalui pelatihan dilakukan segenap upaya dalam rangka

meningkatkan kinerja karyawan pada pekerjaan yang didudukinya sekarang.

Pelatihan menurut Dessler (1997, h.263) adalah proses mengajarkan

karyawan baru atau yang ada sekarang, keterampilan dasar yang mereka

butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Arahnya adalah

mengembangkan karyawan sekarang dan mendatang untuk tugas-tugas masa

depan dengan organisasi atau memecahkan masalah organisasi menyangkut,

misalnya komunikasi antar departemen yang jelek.

Menurut Moekijat ( 1995, h.69) apa yang dimulai sebagai pelatihan

biasanya mengembangkan orang-orang menjadi pekerja-pekerja atau manajer-

manajer yang lebih baik. Jelasnya, pelatihan dapat mengandung keuntungan

karier-panjang yang membantu mengembangkan para peserta pelatihan untuk

24

tanggung jawab yang akan datang. Pelatihan membantu organisasi, individu

dan hubungan manusiawi kelompok kerja.

Pengertian pelatihan menurut Handoko (1985, h.75) dimaksudkan

untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan

kerja tertentu, terinci dan rutin. Pelatihan menyiapkan para karyawan untuk

melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang.

Dalam dunia kerja, pelatihan adalah suatu kegiatan yang direncanakan

oleh perusahaan atau institusi untuk memfasilitasi proses belajar karyawan

untuk mencapai kompetensi dalam pekerjaannya (Noe, 2002). Kompetensi ini

meliputi pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dianggap penting

untuk mencapai kinerja yang tinggi. Tujuan pelatihan adalah agar karyawan

dapat menguasai pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang dilatihkan

dalam program pelatihan sehingga dapat diaplikasikan dalam kegiatan mereka

sehari-hari.

Deskripsi yang lebih komprehensif dari proses pelatihan, menurut

Amstrong (1992), adalah konsep pelatihan terencana. Pelatihan terencana

merupakan intervensi yang cermat yang dirancang untuk menghasilkan

pemahaman yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja pekerjaan (Kenney

dan Reid, 1988).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah proses

perubahan perilaku pada karyawan dalam rangka meningkatkan kinerja

karyawan untuk menjadi lebih baik.

25

Pelatihan manajemen waktu adalah suatu metode sistematis yang

bertujuan untuk mengembangkan ketrampilan memanajemen waktu pada

sekretaris.

2. Syarat-syarat Untuk Pelatihan Yang Efektif

Menurut Strauss (1986, h. 288) syarat-syarat untuk pelatihan yang efektif :

a. Sifat program

1. Persoalan seperti yang dilihat oleh para petatar

Program pelatihan dimulai dengan kebutuhan yang dirasakan sendiri

oleh para petatar, dan mereka harus menganggapnya sebagai suatu

cara memecahkan persoalan mereka sendiri

2. Mencairkan

Orang yang mengambil bagian dalam program itu harus kecewa

dengan cara-cara lama mereka dan bersedia untuk mencairkan sikap-

sikap mereka.

3. Keterlibatan

Para petatar harus didorong untuk bekerja terus hingga mencapai

kesimpulan mereka sendiri.

3. Pengaruh kelompok

Pelatihan tentag hubungan manusia seringkali lebih efektif jika

diadakan dalam kompok-kelompok, karena kebanyakan sikap dalam

bidang ini ditentukan oleh kelompok

26

4. Pemindahan

Agar supaya suatu pelatihan mempunyai arti, ia harus pindah dari

tingkat intelektual ke tingkat praktis.

b. Iklim keorganisasian pengaruh organisasi, khususnya sikap manajemen

puncak sangat penting bagi keberhasilan suatu program pelatihan.

4. Tujuan Pelatihan

Menurut Simamora (1997, h.346), tujuan-tujuan utama pelatihan pada

intinya dapat dikelompokkan ke dalam lima bidang :

a. Memperbaiki kinerja karyawan

b. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan

teknologi

c. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru supaya menjadi kompeten

dalam pekerjaan

d. Membantu memecahkan permasalahan operasional

e. Mempersiapkan karyawan untuk promosi

f. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

g. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan pribadi

27

5. Manfaat Pelatihan

Menurut Simamora (1997, h.349), pelatihan mempunyai andil besar

dalam menentukan efektivitas dan efisiensi organisasi. Beberapa manfaat

nyata yang ditangguk dan program pelatihan adalah :

a. Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas

b. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai

standar-standar kinerja yang dapat diterima

c. Menciptakan sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan

d. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perncanaan sumber daya manusia

e. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja

f. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi

mereka.

Pelatihan sebagai alat pengembangan sumber daya manusia bertalian

dengan meningkatkan keterampilan-keterampilan karyawan dan peningkatan

kemampuan untuk memenuhi tuntutan-tuntutan situasi kerja yang selalu

berubah. Manfaat khusus dari pelatihan tersebut diidentifikasi oleh Kenney

(1990) dan Amstrong sebagai berikut :

a. Pelatihan memungkinkan pemenuhan kebutuhan-kebutuhan tuntutan-

tuntutan kerja, dengan cepat dan dengan meningkatnya pengetahuan dan

keterampilan karyawan berarti memungkinkan karyawan untuk

28

meningkatkan kuantitas dan kualitas output dengan adanya pengurangan

kesalahan dan pemborosan.

b. Ketika hasil pelatihan menunjang kompetensi yang lebih besar dalam

pelaksanaan tugas oleh para bawahan, hal itu melepaskan manajer dari

tugas yang berhubungan dengan pekerjaan “penyembuhan” dan koreksi.

c. Pelatihan adalah proses yang tidak ternilai ketika organisasi ingin

memperkenalkan metode-metode kerja yang fleksibel dan ingin

menciptakan sikap-sikap karyawan yang sesuai untuk menghadapi

perubahan.

d. Pelatihan penting dalam hubungan masyarakat dan berguna untuk

memproyeksikan citra yang benar terhadap para karyawan atas prospektif

yang berkualitas.

e. Pelatihan mempunyai pengaruh yang baik pada pergantian staf, dan

pemborosan biaya pada rencana dan rekruitmen pekerja bisa dikurangi

ketika staf yang diganti melatih kembali.

f. Identifikasi terhadap organisasi dapat dipelihara ketika pengertian yang

lebih baik akan pernyataan-pernyataan misi dan tujuan perusahaan dicapai

lewat program pelatihan.

g. Pelatihan yang ditujukan untuk mengoperasionalisasikan tehnik-tehnik

manajemen tertentu bisa memperoleh efek samping yang positif seperti

keterampilan di dalam memecahkan masalah dan presentasi secara

analitis.

29

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat pelatihan

yaitu :

a. Meningkatkan kuantitas dan kualitas produktivitas

b. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan agar mencapai

standar-standar kinerja yang dapat diterima

c. Menciptakan sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan

d. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perncanaan sumber daya manusia

e. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja

f. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi

mereka.

g. Pelatihan mempunyai pengaruh yang baik pada pergantian staf, dan

pemborosan biaya pada rencana dan rekruitmen pekerja bisa dikurangi

ketika staf yang diganti melatih kembali.

h. Keterampilan di dalam memecahkan masalah dan presentasi secara

analitis.

i. Pelatihan penting dalam hubungan masyarakat dan berguna untuk

memproyeksikan citra yang benar terhadap para karyawan atas prospektif

yang berkualitas.

6. Tahapan Pelatihan

Pada dasarnya program pelatihan dilaksanakan untuk memenuhi

kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan ini bisa muncul karena adanya

masalah, tantangan, atau tuntutan pengambangan. Schuler (dalam Irianto,

30

2001, h. 31) agar pelatihan dapat mencapai tujuannya, maka perlu melewati

beberapa tahap berikut :

a. Assesment Phase

Assesment Phase yang substansinya dihasilkan lewat training

needs analysis (TNA) merupakan tahap yang sangat penting untuk

menentukan kebutuhan apa saja yang harus diakomodasikan dalam

pelatihan termasuk juga bagaimana format dan rancangan pelatihan yang

akan diakomodasikan. Tahap ini boleh dikata sebagai pengarah bagi tahap

selanjutnya. Dalam tahapan TNA ini melalui tiga proses yaitu :

1) Analisa Organisasi

Analisa ini berhubungan dengan kebutuhan organisasi secara

keseluruhan diikuti dengan identifikasi bagaimana pelatihan dapat

dieksploitasi sedemikian rupa untuk mencapai tujuan organisasi.

Analisis ini berupaya untuk memahami apa yang sesungguhnya

dibutuhkan oleh organisasi.

2) Analisis Jabatan

Analisa jabatan ini dapat dikaitkan dengan kebutuhan terhadap

pekerjaan tertentu dalam organisasi dan dapat digunakan sebagai

informasi tentang substansi utama pekerjaan tersebut untuk

selanjutnya dikembangkan standar kinerja.

31

3) Analisa Individu

Pada tingkatan analisis ini dapat dikaitkan dengan kebutuhan

individual dalam organisasi sampai sejauh mana kinerja yang telah

dicapainya.

b. Tahap Implementasi

Tahap kedua pelatihan adalah mengimplementasikan semua keputusan

tentang pelatihan yang dihasilkan pada tahap pertama. Selain

menterjemahkan setiap informasi hasil tahap pertama, dalam tahap ini

juga dibuat strategi tentang bagaimana pelatihan secara teknis akan

dilaksanakan. Strategi ini mencakup sejumlah proses pelatihan termasuk

juga tentang penetapan lokasi,waktu, pelatih dan lainnya.

c. Tahap Evaluasi

Tahap ketiga dari pelatihan adalah evaluasi. Tahap ini dimaksudkan untuk

memastikan bahwa pelatihan yang diselenggarakan telah mencapai target

yang ditentukan. Kirkpatrick (dalam Kristanto, h. 65) menjelaskan bahwa

evaluasi pelatihan merupakan sebuah usaha untuk mengetahui efektivitas

pelatihan. Efektivitas pelatihan yang dimaksud adalah keberhasilan sebuah

program pelatihan untuk mencapai hasil yang diinginkan sesudah program

pelatihan maupun penerapannya dalam lingkungan kerja sesungguhnya.

Yuwono (2005, h. 205) menyatakan ada dua macam cara untuk

mengevaluasi program pelatihan yaitu :

32

1. Evaluasi formatif

Evaluasi ini merupakan pengumpulan data kualitatif program pelatihan.

Data kualitatif ini meliputi opini, belief, dn perasaan peserta terhadap

program pelatihan. Tehnik yang digunakan untuk pengumpulan data

adalah kuesioner dan wawancara.

2. Evaluasi sumatif

Evaluasi sumatif adalah evaluasi yang mengukur sejauh mana perubahan

peserta sebagai hasil dari partisipasinya dalam program pelatihan. Data

yang dikumpulkan biasanya berupa data kuantitatif dengan menggunakan

tes ratings of behavior, angka penjualan, dan lain-lain.

Lebih lanjut, Kirkpatrick (1994, 21) mengungkapkan untuk

mengevaluasi program pelatihan ada empat level yang harus dilalui yaitu :

Tabel 4 Level Evaluasi Kirkpatrick

Level Kriteria Fokus

1 Reaksi Reaksi atau perasaan peserta terhadap program pelatihan

2 Belajar Sikap, pengetahuan, ketrampilan peserta pelatihan

3 Perilaku Perubahan perilaku sebagai hasil dari pelatihan

4 Hasil Hasil akhir yang muncul akibat dari program pelatihan yang diikuti

Sumber : Kirkpatrick

33

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah pelatihan harus

melewati tiga tahap. Tahap pertama adalah tahap penilaian (assesment), tahap

kedua adalah tahap implementasi, dan yang terakhir adalah tahap evaluasi.

7. Metode – metode Pelatihan

Metode pelatihan harus berdasarkan kepada kebutuhan pekerjaan tergantung

pada berbagai faktor, yaitu waktu, biaya, jumlah peserta, tingkat pendidikan

peserta, latar belakang peserta, dan lain-lain. Yuwono (2005, h. 1999)

menjelaskan beberapa metode pelatihan yaitu :

a. Metode Presentasi

Adapun metode dimana peserta lebih banyak berperan sebagai

penerima informasi yang pasif. Informasi yang diberikan dapat berupa

fakta, proses, maupun cara pemecahan masalah. Metode presentasi ini

terdiri dari ceramah (lectures) dan tehnik audio visual.

b. Metode Hands-on

Metode Hands-on adalah metode pelatihan yang menuntut peserta

untuk terlibat secara aktif dalam pelatihan. Metode ini meliputi on the

job training, simulasi, studi kasus, business games, role play, dan

behavior modelling.

1) On the job training

Adalah pelatihan yag diberikan pada karyawan baru atau yang

belum berpengalaman dengan cara melakukan observasi terhadap

rekan kerja atau manager yang melakukan tugas dan kemudian

34

peserta diminta untuk menirunya. Kelebihan metode ini adalah

para peserta langsung belajar pada kenyataan pekerjaan dan

peralatan. Sedangkan kelemahannya adalah pelaksanaannya sering

tidak sistematis dan kurang efektif jika kurang berpengalaman.

2) Apprenticeship training (magang)

Adalah suatu metode pelatihan yang menggabungkan antara On

the job training dan pelatihan di dalam kelas.

3) Simulasi

Simulasi adalah metode pelatihan yang menyajikan situasi

kehidupan yang nyata, dimana apa yang dilakukan dalam pelatihan

merupakan cerminan dari apa yang dilakukan dalam pekerjaan

sehari-hari.

4) Studi Kasus

Studi Kasus adalah suatu deskripsi tentang bagaimana karyawan

atau organisasi menghadapi situasi yang sulit. Peserta diminta

untuk menganalisa dan mengkritisi tindakan yang diambil untuk

mengatasi suatu situasi yang sulit. Studi kasus ini sesuai untuk

mengembangkan ketrampilan intelektual yang lebih tinggi yang

berkaitan dengan proses analisis, sintesis, dan evaluasi.

5) Permainan Bisnis (business games)

Pada permainan bisnis, peserta dituntut untuk mengumpulkan

informasi, menganalisisnya dan membuat keputusan. Permainan

35

bisnis ini biasanya digunakan untuk mengembangkan ketrampilan

manajemen. Permainan dapat menstimuli proses belajar karena

peserta secara aktif terlibat dan meniru kondisi kompetitif dalam

bisnis.

6) Bermain Peran

Bermain Peran memberi kesempatan kepada peserta untuk

melakukan tindakan yang sesuai karakter peran yang diberikan

kepadanya. Bermain peran berbeda dengan simulasi terutama pada

pilihan tindakan dan kelengkapan informasi yang tersedia. Pada

bermain peran, informasi yang diberikan terbatas, sedangkan pada

simulasi informasi yang diberikan lebih detail. Simulasi biasanya

lebih terfokus pada respon yang berupa tindakan fisik sedangkan

bermain peran terfokus pada tindakan interpersonal. Pada simulasi,

keberhasilan peserta tergantung pada model yang ada dalam

realitas sedangkan pada bermain peran, keberhasilan tergantung

pada reaksi emosional peserta lain.

7) Behavior Modelling

Pada metode pelatihan ini peserta dihadirkan suatu model yang

menunjukkan perilaku kunci (key behavior) yang dapat ditiru oleh

peserta. Behavior Modelling berdasarkan pada teori belajar sosial

yang menekankan pada prinsip mengamati perilaku yang

ditampilkan oleh model dan vicariuos reinforcement yang

36

menunjukkan bahwa peserta dapat melihat model memperoleh

penguat (reinforcement) atas perilaku tertentu. Behavior modelling

ini lebih sesuai untuk mempelajari ketrampilan dan perilaku

daripada informasi yang aktual.

c. Metode Group Building

Metode membangun kelompok digunakan untuk meningkatkan

efektivitas tim atau kelompok. Pelatihan ini ditujukan untuk

meningkatkan ketrampilan peserta untuk membangun kelompok kerja

yang efektif ada tiga metode yang dikembangkan yaitu :

1. Adventure learning

Adventure learning ini yang berfokus pada pengembangan

kelompok kerja dan ketrampilan memimpin yang menggunakan

aktivitas terstruktur di luar ruangan. Adventure learning ini juga

dikenal sebagai outdoor training.

2. Team training

Team training melibatkan koordinasi kinerja individual yang

bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Ada tiga

komponen dari kinerja kelompok yaitu sikap, pengetahuan, dan

perilaku anggota.

3. Action learning

37

Metode ini memberi kesempatan untuk menghadapi permasalahan

yang nyata. Disini kelompok belajar untuk mengatasi masalah dan

membuat perencanaan tindakan.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa ada tiga jenis metode

pelatihan yaitu metode presentasi, hands-on, dan group building. Metode yang

akan digunakan dalam pelatihan ini adalah presentasi dengan tehnik lectures,

metode hands-on dengan tehnik simulasi, diskusi, team training, dan action

learning.

8. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan

Nitisemito (1992, h. 42) pelatihan dan pengembangan dapat berhasil dengan

baik, jika mengacu kepada delapan faktor sebagai berikut:

a. Individual Defferences

Setiap individu memiliki ciri khas yang berbeda satu sama lain, baik

mengenal sifatnya, tingkah lakunya, bentuk badannya, maupun dalam

pekerjaannya. Karena itu dalam merencanakan dan melaksanakan

suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu.

b. Relation to Job Training Analysis

Untuk memberikan program pelatihan, terlebih dahulu harus diketahui

keahlian yang dibutuhkan. Sehingga program pelatihan dapat

diarahkan atau ditujukan untuk mencapai keahlian tersebut.

38

c. Motivation

Motif yang mendorong karyawan untuk bekerja berbeda dengan motif

yang mendorongnya untuk mengikuti pelatihan. Sehingga dalam suatu

pelatihan, peserta perlu dijernihkan motivasinya dan disamakan

persepsinya agar siap menjalani proses pelatihan.

d. Active Partipation

Dengan adanya partisipasi, peserta pelatiha makin menyadari masalah-

masalah yang dihadapi, sehingga berusaha memecahkan masalah yang

sulit itu bersama-sama.

e. Selection of Trainers

Tidak semua orang dapat menjadi pelatih yang baik. Seorang pelatih

diharapkan memiliki kecakapan-kecakapan sebagai berikut:

1) Pengetahuan yang mendalam dan memiliki kecakapan terhadap

pengetahuan tersebut.

2) Mempunyai rasa tanggung jawab dan sadar akan kewajiban.

3) Bijaksana dalam segala tindakan dan sabar

4) Dapat berpikir secara logis.

5) Mempunyai kepribadian yang menarik

f. Trainer’s Training

Sebelum pelatih bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan,

hendaknya pelatih (trainer) telah mendapatkan pendidikan khusus

untuk menjadi tenaga pelatih.

39

g. Training Methods

Berhasil tidaknya suatu pelatihan tidak tergantung pada tenaga

pengajarnya saja, tetapi juga tergantung pada metode yang digunakan.

Metode pelatihan harus sesuai dengan jenis pelatihan yang diberikan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor yang

perlu diperhatikan adalah individual defference, relation to job, training

analysis, motivation, active participation, selection of trainers, trainer’s

training, training methods.

9. Unsur-unsur Program Pelatihan

Program pelatihan meliputi unsur-unsur sebagai berikut:

a. Peserta pelatihan (trainee). Penetapan calon peserta pelatihan erat

kaitannya dengan keberhasilan proses pelatihan yang pada gilirannya turut

menentukan efektifitas pekerjaan

b. Pelatih (trainer). Pelatih memegang peran yang penting terhadap

kelancaran dan keberhasilan program pelatihan. Itu sebabnya perlu dipilih

pelatih yang ahli, berkualitas, dan profesional.

c. Lamanya pelatihan. Lamanya pelatihan berdasarkan jumlah kemampuan

yang hendak dipelajari, kemampuan belajar para peserta, dan media

pengajaran yang menjadi alat bantu.

40

d. Bahan pelatihan. Bahan pelatihan ini sebaiknya disiapkan secara tertulis

agar mudah dipelajari oleh para peserta. Penulisan bahan ini hendaknya

memperhatikan faktor-faktor tujuan pelatihan, tingkatan peserta pelatihan,

harapan dari organisasi, dan lamanya pelatihan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan dapat

berlangsung bila terdapat trainee, trainer, waktu pelatihan, dan bahan

pelatihan.

C. Sekretaris

1. Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum

(bahasa Latin) yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam

kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya.

Secara umum sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan untuk

melakukan pekerjaan kesekretariatan. Pekerjaan kesekretariatan bisa disebut

pekerjaan tata usaha, antara lain: bidang korespondensi, kearsipan, analisa

prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan administrasi kepegawaian, dll.

Menurut Dann M Braum and Ramon C, dalam Hand Book for

Government Secretary Steno-grapher menjelaskan bahwa sekretaris adalah

pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep surat atau

korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya

tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan

efektivitas kerja pimpinan. Sedangkan menurut Louis C. Nanassy and

41

William Selden (1960), sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang

memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang

stenographer dan tugas-tugasnya meliputi pengambilan dan penyalinan

dikte; berusaha dengan publik untuk menjawab telpon, mengundang

pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-

warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai

seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang

pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.

2. Jenis-jenis Sekretaris

Menurut Mardjan (1993), sekretaris dibedakan menjadi beberapa

macam, yaitu:

1.Menurut Elizabeth M. Clarke

a. The Executive Secretary (sekretaris eksekutif/sekretaris umum)

b. The Secretaries in specific field, yang meliputi: The Legal Secretary,

Medical secretary, Educational secretary, The secretary in

advertizing/TV/Journalis, The Technical Secretary, The Secretary in

performing arts, The Secretary in Travel, The Secretary Overseas, The

part-time or tempory secretary

42

2. Menurut Stenwell and Shaw, sekretaris ada 4 macam:

a. Junior Secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka

mempunyai pengalaman kerja kurang dari tiga tahun

b. Senior Secretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman

kerja sebagai sekretaris di atas 8 tahun. Mereka mempunyai

pengetahuan yang luas tentang perusahaannya dan keterampilan kerja

c. Personal or Private Secretary, yakni sekretaris yang bekerja hanya

untuk satu orang

d. Executive Secretary (sekretaris perusahaan)

Selanjutnya sesuai dengan kedudukannya, wewenang dan

tanggungnya, sekretaris dibedakan menjadi dua macam:

a. Sekretaris eksekutif, yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer

karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki

bawahan atau pegawai. Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit

organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris

Inspektorat Jenderal.

b. Sekretaris pribadi, yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan

semata-mata sebagai pembantu. Sekretaris pembantu tidak mempunyai

anak buah. Contoh: sekretaris direktur, sekretaris rektor, sekretaris

manajer.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis sekretaris

adalah :

43

a. Sekretaris eksekutif berfungsi sebagai manajer karena secara formal

menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau

pegawai.

b. Sekretaris pribadi, yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan

semata-mata sebagai pembantu.

c. The Secretaries in specific field, yang meliputi: The Legal Secretary,

Medical secretary, Educational secretary, The secretary in

advertizing/TV/Journalis, The Technical Secretary, The Secretary in

performing arts, The Secretary in Travel, The Secretary Overseas, The

part-time or tempory secretary

d. Junior Secretary, yaitu sekretaris yang baru mulai bekerja, mereka

mempunyai pengalaman kerja kurang dari tiga tahun

e. Senior Secretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki pengalaman kerja

sebagai sekretaris di atas 8 tahun. Mereka mempunyai pengetahuan yang

luas tentang perusahaannya dan keterampilan kerja

f. Personal or Private Secretary, yakni sekretaris yang bekerja hanya untuk

satu orang.

3. Peranan Sekretaris

Ada beberapa peranan sekretaris, yaitu:

a. Penjaga/Beranda Perusahaan

Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak

bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya

44

dan tidak saling bertabrakan.

b. Filter dan Pengelolaan Informasi

Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris

mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari

informasi-informasi yang diperlukan pimpinan.

c. Asisten Pibadi/Tangan Kanan Pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan

untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan

perusahaan.

d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak

boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.

e. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat

f. Penghubung atau Humas

Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris

harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi

penyampai informasi dari luar.

g. Perawat/Pelindung

Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan

dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja

yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

45

4. Tugas Sekretaris

Sejauhmana beban tugas sekretaris secara formal tergantung pada

job/wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Seorang sekretaris harus

bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan baik teknis maupun non

teknis. Adapun tugas sekretaris dapat dikelompokkan dalam 4 kegiatan:

a. Tugas rutin: yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus,

perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya: tugas pengurusan

surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan dan

menerima telepon

b. Tugas khusus: yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali

pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan

pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat

perjanjian, mengirim faximile.

c. Tugas yang bersifat kreatif, yakni tugas yang berasal dari inisiatif

sekretaris itu sendiri. Biasanya hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah

pekerjaan yang mendukung/menunjang kerja pimpinan dalam

menyelesaikan tugas.

d. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama, dalam hal ini meliputi:

1. Hubungan kerjasama dengan dunia luar : berhubungan dengan pihak-

pihak di luar kantor. Misalnya : tata cara bertelepon, menghormati

setiap tamu yang datang di kantor, surat menyurat dari dan ke atasan,

46

mengatur perjalanan, makan siang/malam, hotel, rapat, pembawa

acara, layanan untuk surat atau paket.

2. Hubungan kerjasama di dalam organisasi : hubungan sekretaris dengan

atasannya dan pekerjaannya. Misal: kemampuan sekretaris menulis

cepat, membuat jadwal kerja atasan dengan cepat, mempersiapkan

keperluan-keperluan perjalanan dinas pimpinan, penampilan umum

kantor dan atasan, pengambilan keputusan yang konsisten tentang

siapa yang boleh langsung bertemu dengan pimpinan atau menunggu,

menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, menpersiapkan

penyelenggaraan rapat, pengarsipan.

5. Kualifikasi Jabatan Sekretaris

Sekretaris masa depan dituntut untuk mampu berpikir kritis dan

bertindak secara profesional. Profesional dalam hal ini adalah bekerja dengan

sungguh-sungguh sebagaimana yang dituntut dalam profesinya. Kualifikasi

yang harus dipunyai dalam bidang sekretaris sangat banyak ragam jenisnya,

namun apabila diklasifikasikan bisa dikategorikan sebagai berikut :

a. Syarat pengetahuan meliputi

1. Pengetahuan tentang visi, misi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi

dan personil organisasi

2. Pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya, pengetahuan

bahasa baik bahasa indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan

47

3. Pengetahuan bidang administrasi dan manajerial

b. Syarat keterampilan, artinya sekretaris di samping dituntut mempunyai

pengetahuan juga terampil menerapkan pengetahuannya untuk

kepentingan kerja. Keterampilan yang dituntut meliputi: keterampilan

berkomunikasi, korespondensi, tata kearsipan dan trampil dalam

melakukan aktivitas kerja kantor lainnya

c. Syarat kepribadian. Kepribadian yang menarik adalah kepribadian yang

dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab,

loyalitas, sopan dan jujur. Hal-hal lain yang menunjang pembentukan

kepribadian:

1. Dalam penampilan: kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana

yang serasi, penampilan yang menarik

2. Berbicara yang baik: intonasi dan volume suara yang enak didengar,

penyampaian yang sistematis

3. Sikap bisnis: setia, dapat dipercaya, ramah tamah dan penuh perhatian,

dapat bekerjasama dan menghargai waktu

D. Peningkatan Kemampuan Manajemen Waktu Pada Sekretaris Melalui

Pelatihan Dengan Pendekatan Experiential Learning

Fungsi sekretaris akan maksimal apabila perencanaan kegiatan yang

matang dan terorganisasi dengan baik. Dalam perencanaan hal yang paling

48

menentukan adalah waktu. Pengaturan waktu yang baik akan menghasilkan

rencana kegiatan yang dapat diandalkan dan dipercaya. Waktu yang diatur

dengan baik akan menghasilkan kegiatan yang baik pula. Mengingat pentingnya

waktu dan merupakan sumberdaya yang tidak dapat diganti, maka perlu adanya

pengaturan atau pengelolaan waktu.


tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis pelaksanaan

dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi tingkat tinggi.

Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang sekretaris harus

mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik. Pimpinan perusahaan

akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung staff sekretaris yang

mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan baik.

Sekretaris disini memegang peranan penting dalam pelaksanaan kegiatan

pimpinan. Sekretaris membuat jadwal rutin kegiatan pimpinan , membuat

rencana kegiatan pimpinan yang berhubungan dengan pihak luar atau internal.

Pimpinan akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik bila dalam

melakukan tugasnya telah teratur perencanaan waktunya. Perencanaan waktu

oleh pimpinan diatur oleh sekretaris.

Deadline tugas yang diberikan oleh atasan mengharuskan sekretaris untuk

menyelesaikan tugas tepat pada waktunya. Namun seringkali sekretaris justru

menghabiskan waktunya untuk berbincang-bincang dengan teman dan

49

menerima telepon, baru nanti kemudian sekretaris harus lembur sampai malam

untuk menyelesaikan tugasnya atau bahkan sampai membawa tugasnya untuk

dikerjakan di rumah. Sebenarnya hal tersebut menjadi potensi yang

mengakibatkan waktu terbuang secara percuma dan mengakibatkan terjadinya

penundaan.

Melatih diri sendiri agar memiliki suatu kebiasaan untuk memanfaatkan

waktu sekarang juga pada saat ini adalah hal yang penting (Gie, 1991, h.78).

dapat dibayangkan apabila semua tugas yang datang selalu ditunda

pengerjannya, maka pada akhirnya begitu banyak tugas yang selalu mendesak

untuk diselesaikan.

Rasa enggan untuk membuat jadwal kegiatan yang seharusnya dilakukan,

membuat waktu terasa cepat berlalu tanpa menghasilkan hal yang optimal.

Jadwal kegiatan merupakan hal yang penting karena dengan adanya jadwal

kegiatan tersebut hal yang akan dilakukan menjadi teratur dan terkendali dengan

baik.

Usaha untuk mengatasi adanya penundaan pengerjaan tugas ini adalah

dengan membuat pengaturan waktu, mahasiswa memerlukan adanya pengaturan

waktu. Cara pelaksanaannya bisa dengan membagi waktu pada tiap sasaran

yang sudah ditetapkan. Supaya perencanaan dan sasaran menjadi efektif maka

diperlukan adanya penggolongan tugas menurut prioritas (Timpe, 1991, h.14)

Masalah yang dihadapi para sekretaris di hotel adalah mereka dituntut

melakukan begitu banyak tugas dan tanggung jawab. Idealnya semua aktivitas

50

yang dilakukan akan membawa pada suatu pencapaian tujuan. Dan untuk tetap

dapat memusatkan perhatian pada aktivitas yang paling penting untuk

mempengaruhi pencapaian tujuan maka membutuhkan cara yang efektif dan

juga sederhana untuk mengatur skala prioritas.

Agar permasalahan tersebut tidak berkepanjangan dilakukan tindakan

intervensi dalam bentuk pelatihan manajemen waktu. Tujuan dari pelatihan

manajemen waktu menciptakan suatu lingkungan di mana para karyawan dapat

memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan

perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Hal ini sesuai dengan prinsip

belajar dengan pengalaman (experiental learning).

Banks (1994, h. 25) menyatakan proses pembelajaran tersebut bermula

dari pengalaman. Hal ini diwujudkan dengan melalui proses orang tertentu, dan

pengalaman tertentu. Inti pembelajaran ini terletak pada rasa dan tingkat

resonansinya. Penerapan konsep tersebut dimaksudkan supaya peserta pelatihan

dapat menghayati bagaimana pelaksanaan program dengan cara belajar

mengalami (learning by doing) dan belajar dengan melakukan (experiental

learning).

Program pelatihan manajemen waktu menggunakan pendekatan teori

belajar dengan pengalaman (experiential learning) terdiri dari empat siklus

tahapan yaitu pengalaman nyata, observasi refleksi, pembentukan konsep

abstrak, dan yang terakhir implementasi hasil belajar. Ditambahkan pula oleh

Camp, Blanchard dan Huszezo (dalam Gomes, 2000, h. 197) bahwa agar

51

pelatihan berjalan efektif, harus mencakup pengalaman belajar (learning

experience), aktivitas-aktivitas yang terencana (be a planned organizational

activity) dan didesain sebagai jawaban atas kebutuhan-kebutuhan yang berhasil

diidentifikasi.

Untuk lebih jelasnya, Kolb (dalam Davies, 2005, h. 177) menggambarkan

model proses (experiential learning) sebagai berikut :

Gambar 1

Siklus Belajar Experiental Learning

Sumber: David Kolb

Dengan mengikuti tahapan secara berurut, maka hasil pembelajaran yang

optimal bisa didapatkan. Proses belajar ini merupakan sebuah siklus yang

diharapkan akan terus berputar menjadi proses spiral pembelajaran (Kolb dalam

Davies, 2005, h. 178).

1 Concrete Experience

4 2 Testing of implication Observation Of concept in new and reflection

3 Dormation of concept

and generalization

52

Berdasarkan uraian diatas maka pendekatan yang dijadikan acuan

peneliti dalam pelatihan manajemen waktu adalah prinsip belajar experiential

learning model Kolb yang mempunyai tahapan-tahapan : (1) melakukan sesuatu

(concrete experience), (2) berhenti dan merenungkan apa yang telah terjadi

(observation and reflection), (3) penyesuaian antara model atau teori dengan

pemikiran dan yang terakhir (4) adalah tahap pengujian terhadap kesimpulan

untuk kinerja yang efektif.

Penelitian Sikula dkk, (1997, h. 308) mengembangkan tiga konstruk

dalam menganalisis pembelajaran organisasional, yaitu komitmen untuk belajar,

keterbukaan berpikir dan kesatuan visi. Sehingga pelatihan hanya akan

terlaksana pada perusahaan yang mempunyai komitmen tinggi terhadap

pengembangan sumber daya manusia.

Chandrashekaran dkk (2000, h. 464) mengatakan pelatihan merupakan

orientasi bagi perusahaan untuk meningkatkan kemampuan karyawannya, dan

dipergunakan sebagai pedoman dalam menghadapi permasalahan-permasalahan

yang sifatnya organisasional termasuk menjaga hubungan antara perusahaan

dengan pelanggannya.

Melalui pelatihan dilakukan segenap upaya dalam rangka meningkatkan

kinerja karyawan. Dengan pemberian pelatihan dan perencanaan pengembangan

sumber daya manusia akan dapat memotivasi para anggotanya untuk selalu

menyesuaikan diri dengan tujuan organisasi dan mendorong untuk selalu

memberi umpan balik dan membiasakan diri menerapkan pengetahuan teoritis

53

dan praktis yang diperoleh dalam pelatihan. Pelatihan adalah bentuk investasi

jangka panjang yang menguntungkan bagi perusahaan.

E. Alur Pelatihan

Identifikasi kebutuhan pelatihan, observasi dan wawancara

Penetapan tujuan pelatihan manajemen waktu

Pretest tes pengetahuan manajemen waktu

Pelaksanaan pelatihan manajemen waktu

Posttest tes pengetahuan manajemen waktu

Evaluasi formatif (kualitatit) dan sumatif (kuantitatif)

54

C. Hipotesis

Berdasarkan tinjauan pustaka di atas, maka hipotesis yang diajukan

peneliti adalah : ada pengaruh pelatihan manajemen waktu sesudah treatmen

diberikan pada sekretaris di Hotel X Semarang. Para sekretaris yang mendapatkan

pelatihan tentang manajemen waktu akan mengalami peningkatan kemampuan

memanajemen waktu yang dimilikinya.

55

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan penelitian eksperimen, dimana penelitian

yang dilakukan dengan melakukan manipulasi yang bertujuan untuk

mengetahui akibat manipulasi terhadap perilaku individu yang diamati.

(Latipun, 2004, h.8). manipulasi yang dilakukan dapat berupa situasi atau

tindakan tertentu yang diberikan kepada individu atau kelompok, dan setelah itu

dilihat pengaruhnya. Eksperimen ini dilakukan untuk mengetahui efek yang

ditimbulkan dari suatu perlakuan yang diberikan secara sengaja oleh peneliti.

Pemberian perlakuan inilah yang menjadi kekhasan suatu eksperimen dibanding

yang lain. Sesuai dengan tujuannya untuk mengetahui efek suatu perlakuan,

maka penelitian eksperimen ini merupakan penelitian yang bersifat prediktif,

yaitu meramalkan akibat dari suatu manipulasi terhadap variabel terikatnya.

Dengan pemberian suatu perlakuan, kita dapat meramalkan akibat apa yang

akan terjadi pada variabel terikatnya. Menurut Harlow (1964) ekperimen

menekankan pada perlakuan langsung (direct manipulasi) oleh peneliti. Tujuan

dalam eksperimen adalah mengamati apa akibat yang ditimbulkan dari

perlakuan.

56

Jadi dapat disimpulkan bahwa eksperimen merupakan penelitian yang

dikembangkan untuk mempelajari fenomena dalam kerangka hubungan sebab-

akibat, yang dilakukan dengan memberika perlakuan oleh peneliti kepada

subyek penelitian untuk kemudian dipelajari atau diobservasi efek perlakuan

tersebut dengan mengendalikan variabel yang tidak dikehendaki.

B. Identifikasi Variabel Penelitian

1. Variabel tergantung : Manajemen Waktu pada Sekretaris

2. Variabel bebas : Pelatihan Manajemen Waktu

C. Definisi Operasional Variabel Penelitian

1. Manajemen Waktu pada Sekretaris adalah kemampuan memanajemen

waktu yang diperlukan oleh seorang sekretaris untuk mengatur waktu secara

lebih efisien dan produktif untuk mendapatkan hasil maksimal. Tes

manajemen waktu diukur berdasarkan aspek-aspek yang harus dimiliki oleh

sekretaris yaitu menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan

sasaran, menetapkan prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, dan

menghindari penundaan. Skor tinggi mengindikasikan manajemen waktu

tergolong tinggi. Apabila skor rendah maka mengindikasikan manajemen

waktu tergolong rendah.

2. Pelatihan manajemen waktu adalah suatu metode yang bertujuan untuk

mengembangkan pengetahuan dan kemampuan dasar manajemen waktu

57

bagi seorang sekretaris. Pelatihan ini akan diberikan berdurasi 12 jam efektif

yang terbagi dalam empat hari pelaksanaan.

D. Subyek Penelitian

Hadi (2000, h.70) menyatakan bahwa populasi adalah semua individu

yang hendak dikenai generalisasi. Winarsunu (2002, h.12) menyatakan bahwa

populasi adalah seluruh individu yang dimaksudkan untuk diteliti dan yang

nantinya akan dikenai generalisasi.

Subyek penelitian berjumlah 6 (enam) orang sekretaris di hotel yaitu A&G

Finance Secretary, Sales Secretary, F&B Secretary, BC Secretary, Engginering

Secretary dan HR Officer. Karena populasi yang ada jumlahnya terbatas dan

dalam jumlah yang sudah dapat dipastikan, maka penelitian ini menggunakan

studi populasi.

E. Metode Pengambilan Data

Metode pengambilan data yang digunakan yaitu :

I. Metode Tes

Menurut Anastasi (dikutip Azwar, 2000, h. 3) tes pada dasarnya

adalah merupakan suatu pengukuran yang objektif dan standar terhadap

sampel perilaku. Ditambahkan Azwar (2000, h.3) tes adalah prosedur yang

sistematik, maksudnya tes disusun menurut cara dan aturan tertentu,

prosedur administrasi tes dan pemberian skoring terhadap hasilnya harus

58

jelas dan dispesifikasi secara terperinci dan setiap orang yang mengambil tes

itu harus mendapat item-item yang sama dalam kondisi yang sebanding.

Dalam penelitian ini akan diberikan tes kemampuan manajemen

waktu. Tes ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar kemampuan

sekretaris tentang manajemen waktu. Tes ini menggunakan item tipe

pilihan dengan bentuk forced choice dengan dua alternatif jawaban yaitu

“benar” dan “salah” (Hadi, 2000, h. 160).

Seseorang dikatakan mempunyai kemampuan yang baik tentang

manajemen waktu jika skor yang diperoleh dari angket ini tinggi, sebaliknya

seseorang dikatakan mempunyai kemampuan yang buruk tentang

manajemen waktu jika skor yang dihasilkan dari angket ini rendah. Item

yang digunakan berjumlah 25 item dan disusun berdasarkan lima aspek.

Rancangan (blue print) tes kemampuan tentang manajemen waktu dapat

dilihat dari tabel berikut :

59

Tabel 5

Rancangan

Tes Kemampuan Manajemen Waktu

Aspek Jumlah

Menghindari kebiasaan memboroskan

waktu

5

Menetapkan sasaran 5

Menetapkan prioritas 5

Melakukan komunikasi yang efektif 5

Menghindari penundaan 5

Jumlah 25

II. Observasi

- Banister (dalam Poerwandari, 1998, h. 62) istilah observasi diarahkan

pada kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang

muncul dan mempertimbangkan hubungan antar aspek. Observasi ini

akan dilakukan pada saat pelaksanaan program manajemen waktu. Hal

ini bertujuan untuk melihat proses belajar pada masing-masing

sekretaris yang akan berpengaruh terhadap perubahan yang terjadi.

Observasi yang dilakukan adalah observasi partisipan, yaitu kegiatan

observasi atau pengamatan, dimana pengamat atau observer tersebut ikut

serta dalam kegiatan bersama dengan subjek yang sedang diamati.

60

III. Wawancara

- Wawancara dilakukan sebagai data pendukung atas perlakuan yang telah

dilakukan. Menurut Poerwardari (1998, h. 72) wawancara adalah suatu

bentuk percakapan tanya jawab yang diarahkan untuk mencapai tujuan

tertentu. Wawancara ini digunakan untuk mengungkap apa yang sudah

dilakukan serta perubahan apa yang telah terjadi setelah mendapatkan

pelatihan. Wawancara ini akan dilakukan kepada peserta di akhir

pelatihan manajemen waktu atau subyek penelitian dan Manager HRD.

IV. Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel

yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen

rapat, lengger, agenda, dan sebagainya; data-data tersebut dapat berupa

tulisan ataupun gambar (Arikunto, 1998). Dokumentasi dilakukan dengan

cara pengambilan foto/gambar kepada subyek penelitian saat pelatihan

F. Validitas Dan Reliabilitas Alat Ukur

1. Validitas

Validitas membuktikan bahwa apa yang diamati oleh peneliti sesuai

dengan apa yang sesungguhnya ada dalam dunia kenyataan dan apakah

penjelasan yang diberikan tentang dunia memang sesuai dengan yang

sebenarnya ada atau terjadi (Nasution, 1988).

61

Validitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah :

I. Alat ukur

Tes yang digunakan sebagai alat ukur dalam penelitian ini

dibuat dengan menggunakan validitas isi (content validity), yaitu

validitas yang diestimasi lewat pengujian terhadap isi tes dengan

analisis rasional atau lewat professional judgment. Tipe validitas isi

yang digunakan dalam pembuatan skala ini adalah validitas logik,

dimana tes yang digunakan untuk mengukur kemampuan tentang

manajemen waktu sesuai dengan aspek-aspek yang digunakan dalam

kerangka pengukuran. Pembuatan tes ini juga menggunakan teknik

profesional judgment, dimana butir-butir pada tes diseleksi dan dinilai

oleh dosen pembimbing sebagai ahli yang telah berpengalaman dan

mengetahui hal-hal terkait dengan penelitian yang diangkat.

II. Treatmen atau pelatihan

Validitas yang digunakan dalam pelaksanaan eksperimen ini berua

validitas internal (internal validity), yaitu sejauh mana perubahan

yang diamati dalam suatu eksperimen benar-benar hanya terjadi

karena perlakuan (pelatihan) yang diberikan dan bukan karena

pengaruh faktor lain.

2. Reliabilitas

Reliabilitas berkenan dengan pertanyaan apakah penelitian itu dapat

diulangi atau direplikasi oleh peneliti dan menemukan hasil yang sama bila

62

menggunakan metode yang sama. Jadi reliabilitas menunjukkan adanya

konsistensi, yakni memberikan hasil yang konsisten atau kesamaan hasil

sehingga dapat dipercaya (Nasution, 1988).

Reliabilitas dalam penelitian ini dilakukan terhadap :

a. Alat ukur

Uji reliabilitas pada tes pengetahuan tentang manajemen waktu terhadap

butir-butirnya ditunjukkkan pada koefisien reliabilitas Alpha (α) dan

dilakukan dengan menggunakan fasilitas scale pada program SPSS 11.5

for windows.

b. Treatmen

Reliabilitas dalam penelitian ini juga dilakukan terhadap treatmen yang

diberikan yaitu berupa pelatihan. Reliabilitas terhadap treatmen

dilakukan dengan cara pemberian pelatihan yang dilakukan secara

berkala yang diberikan kepada enam sekretaris di hotel x.

dilakukan.

H. Analisis Data

Data-data yang telah didapatkan dalam penelitian ini akan diolah dengan

langkah-langkah sebagai berikut : hasil pengisian tes yang diperoleh dari

penelitian ini akan dihitung dengan uji t (uji beda), perbedaan akan dilihat dari

skor pretes dan posttest, dan akan diolah dengan menggunakan Uji Wilcoxon

63

fasilitas scale pada program SPSS 11.5 for Windows. Sedangkan data-data yang

diperoleh dari hasil observasi dan wawancara akan diolah secara kualitatif, dan

hasilnya disajikan dalam bentuk deskriptif.

I. Rancangan Intervensi

1. Desain Eksperimen

Desain dalam penelitian ini menggunakan desain perlakuan ulang (one

group pre and posttest design) merupakan desain eksperimen yang hanya

menggunakan satu kelompok subjek (kasus tunggal) serta melakukan

pengukuran sebelum dan sesudah pemberian perlakuan pada subyek.

Perbedaan kedua hasil pengukuran tersebut dianggap sebagai efek

perlakuan. Secara skematis dapat dilukiskan sebagai berikut :

O1 ⇒ (X) ⇒ O2

Gambar 2

Desain Eksperimen

Keterangan :

O1 : pengukuran awal sebelum pelatihan (pretest)

(X) : pemberian pelatihan dan modifikasi perilaku

O2 : pengukuran sesudah pelatihan (posttest)

64

Tujuan penggunaan rancangan ini adalah untuk mengetahui pengaruh

sebelum dan sesudah pemberian pelatihan dan modifikasi perilaku pada

sekretaris dengan cara membandingkan hasil pretest dan posttest pada

kelompok eksperimen. Adapun pelaksanaan dirancang sebagai berikut :

a. Pengukuran (O1), dilakukan pengukuran dengan tes kemampuan

manajemen waktu yang diisi oleh sekretaris sebelum manipulasi

dilakukan.

b. Treatmen (X) dilaksanakan selama 4 hari (12 jam efektif). Uraian

manipulasi adalah sebagai berikut :

Materi Sasaran Metode

Hari I

14.00

15.00

a. Ice Breaking dan

Conditioning.

b. Mengenal

Manajemen

Waktu

Tahapan ini bertujuan untuk

membawa peserta masuk ke dalam

proses pelatihan, menginformasikan

tujuan dan sasaran pelatihan, serta

mengakrabkan antara peserta,

trainer dan fasilitator.

Materi pertama dari sesi ini adalah

agar setiap peserta mampu

mengenal manajemen waktu dalam

pekerjaannya. Tujan dari materi ini

agar peserta mampu mengetahui

dan memahami proses manajemen

Games

Sharing/diskusi

65

15.30

16.00

16.30

c. Individual Style

Management d. Group Discussion Reinforcement.

waktu yang efektif yaitu mencatat

pola penggunaan waktu,

menganalisa dan sikap terhadap

perilaku, dan menyusun rencana

perbaikan penggunaan waktu.

Tujuan dari sesi ini adalah sebagai

self assessment. Peserta diajak

untuk mengetahui gaya individual

masing-masing terhadap waktu

melalui sebuah kuesioner “Gaya

Manajemen Waktu Individual”.

Dalam sesi ini peserta akan sharing

mengenai kejadian spektakuler

yang berhubungan dengan waktu di

dalam kehidupannya. Peserta dibagi

menjadi 3 kelompok, dalam satu

kelompok berisi 2 peserta.

Ada 3 peserta yang mendapat

reinforcement bila dianggap bisa

menceritakan kejadian spektakuler

yang berhubungan dengan waktu.

Reinforcement ini berguna untuk

membangun motivasi, dan

pengukuhan komitmen pribadi

Self Assessment

Sharing/Diskusi

Ceramah

66

dengan membuat goal setting.

Hari II

14.30

15.00

16.00

a. Ice Breaking

b. Deal dengan waktu

c.Menyusun Prioritas

Kerja

Permainan apel dan botol.

Tujuannya untuk mencairkan

suasana antara peserta satu dengan

peserta yang lain.

Dalam materi ini akan dibahas

mengenai bagaimana cara mengatur

waktu. Tujuannya adalah peserta

dapat mengetahui apa saja yang

dapat memboroskan waktu,

bagaimana menyusun prioritas,

membedakan jenis kepentingan.

Dalam sesi ini peserta akan belajar

bagaimana menyusun daftar

tugas/aktivitas sehari-hari.

Mengelompokkan tugas dalam

kebutuhan penting, mendesak, tidak

penting dan tidak mendesak.

Games

Sharing/diskusi

Simulasi

Hari III

14.30

a. Time Preference

Dalam sesi ini peserta diajak untuk

melihat kapan waktu yang paling

sesuai pada saat peserta bekerja.

Peserta akan diberikan questionare

Self Assessment

67

15.00

16.00

b. Merencanakan

Waktu Kita

c. Menyusun daftar

rencana harian.

Dalam materi ini akan dibahas

mengenai bagaimana cara untuk

merencanakan waktu. Tujuan dari

sesi ini adalah peserta dapat jadwal

perencanaan terhadap pekerjaannya

“Dunn&Dunn”.

Pada sesi ini peserta diberikan satu

buku yang harus diisi oleh peserta

tentang rencana harian peserta

dalam waktu satu minggu.

Sharing/diskusi

Simulasi

Hari IV

14.30

16.00

a. Group

Discussion

b. Evaluasi.

Dalam sesi ini peserta akan sharing

mengenai daftar rencana kerja

harian yang telah ditulis

Evaluasi yang dilakukan yaitu

evaluasi terhadap jalannya

pelaksanaan pelatihan

Sharing

b. Pengukuran (O2), dilakukan satu kali pengukuran dengan tes manajemen

waktu yang diberikan yang diberikan kepada kelompok eksperimen

sesudah manipulasi.

c. Evaluasi dan hasil pelatihan

68

3. Sasaran Kegiatan

Mengembangkan kemampuan dasar memanajemen waktu pada sekretaris

dengan memberikan wawasan tentang menghindari kebiasaan memboroskan

waktu, menetapkan sasaran, menetapkan prioritas, melakukan komunikasi

yang efektif, menghindari penundaan selain itu juga mengembangkan

kemampuan untuk mengelola waktu yang efektif.

4. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup dalam penelitian ini adalah sekretaris Hotel Grand Candi

Semarang.

5. Waktu dan Kegiatan

Pelatihan ini diselenggarakan selama empat hari pelaksanaan yaitu pada hari

Rabu 22 Februari 2007 jam 14.00-17.00, Kamis 23 Februari 2007 jam

14.30-17.00, Jumat 24 Februari 2007 jam 14.30-17.00, kemudian

dilanjutkan lagi pada hari Jumat 3 Maret 2007 jam 14.30-16.00

6. Personel yang dilibatkan

Personel yang dilibatkan untuk membantu dalam pelaksanaan pelatihan ini

adalah satu orang trainer, satu orang fasilitator dan satu orang pengambil

gambar dan bagian umum.

69

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Orientasi Kancah Penelitian

1. Sejarah Berdirinya Hotel X

Hotel X merupakan satu-satunya hotel berbintang lima di Semarang.

Selain merupakan hotel bisnis dengan sentuhan nuansa peristirahatan,

sebagai tempat yang layak untuk melakukan pertemuan dengan kolega. Pada

awalnya hotel ini menggunakan nama Holiday Inn, yang terkenal sebagai

jaringan hotel Internasional di seluruh dunia. Holiday Inn berdiri pada tahun

1997 dibawah kepemilikan PT. NIAGATAMA ARSARAYA. Holiday Inn

mulai mengoperasikan usahanya sebagai hotel berbintang empat di bawah

pimpinan Bapak Daniel Arbenz, didukung dominasi departement head

berkewarganegaraan asing serta segenap karyawan.

Adanya krisis moneter yang menimpa bangsa Indonesia serta

kondisi sosial dan politik yang tidak menentu membuat dunia usaha di

Indonesia mengalami berbagai kesulitan, demikian halnya dengan Holiday

Inn di Semarang. Keadaan ini akhirnya membuat PT. NIAGATAMA

ARSARAYA mengambil keputusan untuk tidak lagi memperkerjakan

tenaga asing atau setidaknya mengurangi jumlah tenaga asing di Holiday

Inn. Dengan adanya dukungan dari segenap staff dan karyawan maka mulai

tanggal 26 September 1998 Holiday Inn berubah nama menjadi Hotel X

70

terpisah dari Holiday Inn. Pada saat itu Bapak Lukman Setiawan bertindak

sebagai General Manager dan Departement Head sudah sepenuhnya

dipegang oleh orang Indonesia. Sistem manajemen yang digunakan

merupakan adaptasi dari standar Holiday Inn. Dengan kualitas pelayanan

yang meningkat serta fasilitas hotel yang telah diperbaharui membuat Hotel

X memperoleh predikat sebagai hotel bintang lima sejak tanggal 10 April

2000.

Hotel X merupakan hotel bisnis dengan sentuhan nuansa

peristirahatan. Berada di pusat kota semarang, dan terletak sebagai titik

tengah perdagangan, Hotel X merupakan tempat yang layak untuk

melakukan pertemuan dengan kolega. Sebanyak 229 orang bekerja sebagai

staff dan karyawan Hotel X. Sekarang ini kepemimpinan dipegang oleh

Bapak M. Darto dengan adanya kerjasama dari segenap staff dan karyawan,

mereka berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi tamu

hotel. Dengan demikian diharapkan Hotel X dapat menjadi teladan bagi

hotel-hotel lain baik dalam skala nasional maupun internasional.

b. VISI DAN MISI

• VISI

Hotel X ingin dikenal sebagai salah satu-satunya hotel berbintang lima

dengan karyawan yang selalu peduli dan tersenyum pada semua orang.

71

• MISI

- Untuk tamu : Melalui “caring” dan “smilling” biarkan tamu saling

mengenal bahwa hotel kita adalah tempat tinggal paling nyaman

untuk tinggal

- Untuk karyawan : melalui pelatihan dan pengembangan, kita

ciptakan hidup, karir, kesempatan yang lebih baik dan ikut serta

dalam kemajuan tim.

- Untuk keuangan : Melalui promosi “up-selling” dan efisiensi kita

akan memperoleh hasil yang lebih baik bagi perusahaan pemilik.

- Untuk sosial dan masyarakat : masyarakat adalah partner kita dalam

menciptakan keamanan dan perlindungan bagi tamu. Kita peduli dan

menjaga hubungan baik dengan mereka.

c. Departemen Di Hotel X

a. Accounting Departement

Bertugas melakukan perhitungan pendapatan dan pengeluaran biaya

hotel serta mengatur pembagian bayaran atau upah setiap karyawan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Sales dan Marketing Departement

Bertugas memasarkan produk-produk yang dihasilkan hotel

c. Front Office Departement

Bertugas melakukan penjualan kamar serta memberikan informasi

72

tentang fasilitas yang dimiliki hotel.

d. Housekeeping Departement

Bertugas melakukan pemeliharaan dan perawatan kamar serta menjaga

kebersihan dan keindahan yang ada di area hotel

e. Food and Beverage Service Departement

• Bertugas melayani dan menyajikan makanan serta minuman kepada

tamu.

• Bertugas melakukan pengolahan dan memproduksi makanan dan

minuman

f. Engineering Departement

Bertugas melakukan perawatan, perbaikan serta pengoperasian perabotan

baik mekanik maupun elektronik yang ada di hotel

g. Human Resources Departement

Bertugas melakukan penerimaan pegawai serta mengawasi dan membina

karyawan hotel, melakukan penerimaan, pengawasan, pengaturan dan

pelatihan kepada peserta on the job training.

Penelitian yang diadakan di Hotel X ini bertujuan untuk mengetahui

pengaruh pelatihan terhadap kemampuan memanajemen waktu para sekretaris

Hotel X. Penelitian ini dilakukan pada seluruh sekretaris pada departemen

accounting, sales&marketing, front office, food&beverage service,

73

engineering dan human resources. Subyek yang dijadikan sampel sejumlah 6

orang sekretaris.


tanggung jawab membuat perencanaan kegiatan , pengaturan teknis

pelaksanaan dan persiapan-persiapan lain yang memerlukan konsentrasi

tingkat tinggi. Mengingat fungsi sekretaris sedemikian penting maka seorang

sekretaris harus mempunyai pengaturan/manajemen waktu yang baik.

Pimpinan perusahaan akan dapat lebih maksimal berfungsi apabila didukung

staff sekretaris yang mampu merencanakan segala sesuatu kegiatan dengan

baik.

Dalam menentukan lokasi penelitian, mula-mula dilakukan observasi

pendahuluan. Dari hasil observasi tersebut, akhirnya ditentukan bahwa

penelitian ini akan dilaksanakan di Hotel X.

Dasar pertimbangan peneliti mengambil sampel di Hotel X adalah :

a. Hotel X belum pernah melakukan pelatihan mengenai manajemen waktu

pada sekretaris.

b. Tersedianya subyek yang cukup untuk dilakukan penelitian yang sesuai

dengan karakteristik populasi.

c. Lokasi penelitian yang mudah dijangkau oleh peneliti.

d. Adanya kemudahan perijinan, sarana, dan fasilitas yang diterima oleh

peneliti.

74

B. Persiapan Penelitian

Persiapan penelitian ini dilakukan mulai dari persiapan alat ukur, permohonan

ijin penelitian sampai pelaksanaan penelitian itu sendiri.

1. Penyusunan Alat Ukur

Alat ukur yang disusun untuk penelitian ini adalah tes manajemen

waktu yang disusun berdasarkan 5 kriteria manajemen waktu yang meliputi

menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan sasaran,

menetapkan prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, menghindari

penundaan. Tes manajemen waktu ini digunakan untuk mengukur pretest

dan postest. Tujuan dari pretest dan postest ini adalah untuk mengetahui

kondisi karyawan sebelum dan sesudah menerima perlakuan. Tes ini akan

diberikan langsung kepada para sekretaris.

Tes ini bersifat tertutup, artinya subyek penelitian hanya diminta untuk

memilih alternatif jawaban yang telah disediakan dan yang paling sesuai

dengan keadaan dirinya. Tiap item disediakan dua alternaif jawaban yaitu

skor satu bila menjawab ya, dan skor 0 bila menjawab tidak.

Tes ini terdiri dari 25 item yang mencakup menghindari kebiasaan

menghindari penundaan, melakukan komunikasi yang efektif, menetapkan

prioritas, menetapkan sasaran, memboroskan waktu. Adapun sebaran item

dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

75

Tabel 6 Distribusi Tes Manajemen Waktu

Aspek Jumlah item Jumlah total

Menghindari penundaan 1,2,3,4,5 5

Melakukan komunikasi

yang efektif

6,7,8,9,10 5

Menetapkan prioritas 11,12,13,14,15 5

Menetapkan sasaran 16,17,18,19,20 5

Memboroskan waktu 21,22,23,24,25 5

Jumlah 25 25

2. Metode Pelatihan Manajemen Waktu

Penelitian ini menggunakan intervensi dalam bentuk pelatihan yang bertema

manajemen waktu. Pelatihan diselenggarakan 12 jam efektif dengan

menggunakan kombinasi metode hands-on, group building dan presentation

yang berfungsi untuk mengembangkan kemampuan, sikap dan pengetahuan

peserta pelatihan. Bentuk pembelajaran dari metode-metode tersebut yang

digunakan adalah kombinasi dari metode lecture, simulation dengan

mengembangkan beberapa games atau permainan dan discussion.

3. Perijinan

Penelitian ini tidak akan berlangsung tanpa adanya ijin dari berbagai

pihak yang terkait. Penelitian ini menggunakan ijin baik secara lisan

76

maupun tertulis. Untuk melaksanakan penelitian di Hotel X, peneliti telah

melakukan prosedur perijinan. Perijinan dimulai dengan mengajukan surat

ijin penelitian kepada Ketua Program Magister Psikologi Universitas

Katolik Soegijapranata, maka peneliti telah mendapatkan ijin untuk

mengadakan penelitian di Hotel X. Setelah penelitian ini berlangsung,

peneliti mendapatkan surat keterangan sebagai bukti telah melaksanakan

penelitian dari Hotel X.

4. Uji Validitas dan Reliabilitas

a. Uji Validitas tes manajemen waktu

Berdasarkan uji validitas alat ukur tersebut diperoleh hasil 25 item valid.

Koefisien validitas berkisar antara 0,851 sampai dengan 0,965.

b. Uji Reliabilitas

Uji Reliabilitas dapat dilakukan setelah uji validitas tiap item yang

menentukan suatu item valid atau tidak. Koefisien reliabilitas tes

manajemen waktu adalah α = 0,994

5. Data Awal dan Deskripsi Subyek Penelitian

Berikut ini akan ditampilkan deskripsi subyek penelitian yang terangkum

pada tabel 5.

77

Tabel 7

Deskripsi Subyek Penelitian

Subyek Inisial Jenis Kelamin Departement

1 DW Perempuan Accounting

2 AG Perempuan Sales&Marketing

3 EN Perempuan Human Resources

4 AY Perempuan Front Office

5 NK Perempuan Engineering

6 DN Perempuan Food&Beverage

Tabel 8

Jadwal Pelatihan Manajemen Waktu

Hotel X

Hari I, Rabu 22 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.00 Perkenalan + Ice

Breaking+ Conditioning

Games Perkenalan trainer dg peserta, memecah

kebekuan

Permainan dan informasi tujuan dan sasaran pelatihan

15.00 Mengenal Managemen waktu

Ceramah Mengenal manajemen waktu

Mencatat pola penggunaan waktu, menyusun rencana perbaikan penggunaan waktu

15.30 Individual style management

Self Assessment

Mengetahui gaya individual terhadap

waktu

Mengerjakan kuesioner “Gaya Manajemen Waktu

78

Individual”

16.00 Group Discussion

Big Group Sharing/Diskusi

Sharing mengenai kejadian spektakuler yang berhubungan

dengan waktu

Peserta dibagi menjadi 3 kelompok

16.30 Reinforcement Ceramah Tips membangun motivasi, dan

pengukuhan komitmen pribadi dengan

membuat goal setting

17.00 Selesai

Hari II, Kamis 23 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Ice Breaking Games Mencairkan suasana Bermain apel dan

botol 15.00 Materi Deal

dengan waktu Ceramah Mengetahui bagaimana

cara mengatur waktu Hal-hal yang dapat memboroskan waktu, Menyusun prioritas, membedakan jenis kepentingan

16.00 Menyusun Prioritas Kerja

Simulasi Menyusun Daftar tugas/aktivitas sehari-hari. Mengelompokkan tugas

dalam kebutuhan penting, mendesak, tidak penting

dan mendesak

17.00 Selesai

Hari III, Jumat 24 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Time Preference Self

Assessment Mengetahui kapan

waktu yang tepat saat bekerja

Mengerjakan kuesioner Dunn&Dunn

15.00 Merencanakan Waktu Kita

Sharing/diskusi Mengetahui bagaimana cara merencanakan

waktu

Membuat jadwal perencanaan

79

16.00 Menyusun Daftar Rencana Harian

Simulasi Menyusun Daftar rencana harian selama

satu minggu

Membuat rencana harian

17.00 Selesai

Hari IV, Jumat 3 Maret 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Menyusun

Daftar Rencana Harian

Discussion Membahas daftar rencana harian yang telah disusun selama

satu minggu

Sharing tentang daftar rencana harian

16.00 Evaluasi Evaluasi terhadap materi dan jalannya

pelatihan

Mengerjakan kuesioner umpan balik pelatihan

17.00 Selesai C. Hasil Pengumpulan Data

Hasil skor tiap aspek dan skor total manajemen waktu sebelum diberikan

perlakuan pelatihan manajemen waktu terangkum dalam tabel berikut ini :

Tabel 9 Skor Manajemen Waktu Sebelum Perlakuan

Subyek Aspek

Menghindari

Kebiasaan

Memboroskan

Waktu

Aspek

Menetapkan

Sasaran

Aspek

Menetapkan

Prioritas

Aspek

Melakukan

Komunikasi

yang

Efektif

Aspek

Menghindari

Penundaan

Total

1 2 3 4 4 5 18 2 4 4 3 4 4 19 3 3 4 4 3 4 18 4 5 4 2 3 3 17 5 3 2 4 5 5 19 6 3 4 2 4 3 16

80

Hasil skor tiap aspek dan skor total manajemen waktu setelah diberikan

perlakuan pelatihan manajemen waktu terangkum dalam tabel berikut ini :

Tabel 10 Skor Manajemen Waktu Setelah Perlakuan

Subyek Aspek

Menghindari

Kebiasaan

Memboroskan

Waktu

Aspek

Menetapkan

Sasaran

Aspek

Menetapkan

Prioritas

Aspek

Melakukan

Komunikasi

yang

Efektif

Aspek

Menghindari

Penundaan

Total

1 5 5 4 4 5 23 2 4 3 4 5 5 21 3 3 5 5 4 4 21 4 5 3 4 5 5 22 5 4 4 4 5 4 21 6 5 5 5 3 4 22

D. Hasil Penelitian

1. Hasil Analisis Data Kelompok

Pada pengujian hipotesis penelitian yang berbunyi “ada pengaruh

pelatihan terhadap manajemen waktu sekretaris” digunakan analisis statistik

dengan tehnik Wilcoxon Signed Rank Test. Pada penelitian ini diambil dua

data yaitu data pretest yang diambil sebelum dilakukan pelatihan

manajemen waktu, kemudian data pada posttest yang diambil pada waktu

satu bulan setelah pelaksanaan pelatihan manajemen waktu. Sebagai

81

kesimpulannya adalah adanya perbedaan antara hasil pretest dengan hasil

posttest.

Hasil perhitungan analisis data dengan tehnik Wilcoxon Signed Rank

Test untuk perbedaan pretest dengan posttest data tentang manajemen waktu

diketahui nilai Z = -2,214 dengan p < 0,027. hal ini menunjukkan adanya

perbedaan manajemen waktu sebelum dan sesudah diberi pelatihan

manajemen waktu. Dengan rata-rata manajemen waktu sebelum pelatihan

sebesar 17,83 dan rata-rata manajemen waktu sesudah pelatihan sebesar

21,66. bila dilihat dari data yang ada diketahui terdapat 6 orang yang

mengalami peningkatan skor manajemen waktu.

Berdasarkan hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa hipotesis

penelitian berbunyi ada pengaruh pelatihan terhadap manajemen waktu

dapat diterima.

Dengan menggunakan tehnik analisis yang sama juga diterapkan untuk

menguji perbedaan pada masing-masing aspek manajemen waktu, yaitu

aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu, aspek menetapkan

sasaran, aspek menetapkan prioritas, aspek melakukan komunikasi yang

efektif, aspek menghindari penundaan.

82

Tabel 11 Hasil Wilcoxon Signed Rank Test pada Masing-masing

Aspek Manajemen Waktu (Pretest dengan Posttest)

Aspek Nilai Z P Keterangan Rata-rata

Pretest

Rata-rata

Posttest

Menghindari

kebiasaan

memboroskan

waktu

-1,604 0,109 Signifikan 3,33 4,33

Menetapkan

sasaran

-1,190 0,234 Signifikan 3,50 4,16

Menetapkan

prioritas

-1,841 0,066 Signifikan 3,16 4,33

Melakukan

komunikasi

yang efektif

-1,134 0,257 Signifikan 3,83 4,33

Menghindari

penundaan

-1,134 0,257 Signifikan 4,00 4,50

Hasil perhitungan aspek-aspek manajemen waktu menunjukkan bahwa

penilaian pada masing-masing aspek, yaitu aspek menghindari kebiasaan

memboroskan waktu, aspek menetapkan sasaran, aspek menetapkan

prioritas, aspek melakukan komunikasi yang efektif, aspek menghindari

penundaan terjadi perubahan yang snagat signifikan antara skor pretest dan

skor posttest.

83

Pada aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu juga terjadi

perubahan dengan nilai Z = -1,604 dengan p < 0,109;

Menghindari Kebiasaan Pemborosan Waktu

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5 6

Pre Test Post Test

Gambar : Grafik Menghindari Pemborosan Waktu

Hasil pada aspek menetapkan sasaran menunjukkan perubahan yang

paling tinggi dengan nilai Z = -1,190 dengan p < 0,234

Menetapkan Sasaran

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5 6

Pre Test Post Test

Gambar : Grafik Manetapkan Sasaran

Aspek menetapkan prioritas juga mengalami perubahan dengan nilai Z

= -1,841 dengan p < 0,066

84

Menetapkan Prioritas

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5 6

Pre Test Post Test

Gambar : Menetapkan Prioritas

Perubahan yang paling rendah terjadi pada aspek melakukan

komunikasi yang efektif dengan nilai Z = -1,134 dengan p < 0,257;

Melakukan Komunikasi yang efektif

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5 6

Pre Test Post Test

Gambar : Melakukan Komunikasi yang Efektif

Aspek menghindari penundaan juga mengalami perubahan yang

paling rendah dengan nilai Z = -1,134 dengan p < 0,257;

85

Menghindari Penundaan

0

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4 5 6

Pre Test Post Test

Gambar : Grafik Menghindari Penundaan

2. Hasil Analisis Individual

a) Subyek 1 (DW)

Aspek Pretest Posttest

Menghindari kebiasaan memboroskan waktu 2 5

Menetapkan sasaran 3 5

Menetapkan prioritas 4 4

Melakukan komunikasi yang efektif 4 4

Menghindari penundaan 5 5

Manajemen waktu 18 23

86

Gambar : Grafik Analisis Subyek 1

Subyek mempunyai kebiasaan untuk menghindari memboroskan

waktu yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan

untuk tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang

dianggap tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek

juga mempunyai kemampuan yang sangat baik dalam menetapkan

sasaran, yang ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk menjadi

lebih mengerti mengenai arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih

mempermudah dalam melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki

kemampuan dalam menetapkan prioritas yang baik, yang ditunjukkan

dengan adanya kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan

memperingatkan menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif

ditunjukkan subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat

dan jelas. Subyek juga tergolong sangat baik dalam hal menghindari

0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest

87

penundaan, hal ini ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan

pekerjaan hingga terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan

saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.

Skor manajemen waktu pada pretest dan posttest menunjukkkan

perubahan yang selalu meningkat dengan skor pada pretest sebesar 18,

skor pada posttest sebesar 23. Sedangkan skor pada masing-masing aspek

diketahui bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu

pada pretest sebesar 2, skor pada posttest sebesar 5. Skor pada aspek

menetapkan sasaran pada pretest sebesar 3, skor pada posttest sebesar 5.

Skor pada aspek menetapkan prioritas pada pretest sebesar 4 dan posttest

sebesar 4. Skor pada aspek melakukan komunikasi yang efektif pada

pretest sebesar 4, dan posttest sebesar 4. skor pada aspek menghindari

penundaan pada pretest sebesar 5 dan posttest sebesar 5.

Berdasarkan hasil perubahan pada pretest dan posttest dapat

disimpulkan bahwa pelatihan manajemen waktu mampu meningkatkan

kemampuan manajemen waktu pada subyek 1 (DW) dengan saran

pengembangan bahwa subyek harus lebih dapat meningkatkan

kemampuannya dalam menetapkan prioritas pekerjaan, dapat lebih

meningkatkan komunikasi yang efektif, dan dapat lebih meningkatkan

untuk menghindari penundaan dalam pekerjaannya.

88

b) Subyek 2 (AG)








0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest



waktu yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk

tidak menghabiskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang dianggap

89

tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek cukup

mempunyai kemampuan dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkkan

dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang

hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan

pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam menetapkan prioritas

yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk

melibatkan perencanaan dengan memperingatkan menurut derajat

kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan subyek dengan

melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas. Subyek juga

tergolong sangat baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini

ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga

terhambat pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin

atau lebih dini lagi.



skor pada posttest sebesar 21. Skor pada masing-masing aspek diketahui

bahwa skor aspek menghindari kebiasaan memboroskan waktu pada

pretest sebesar 4, skor pada posttest sebesar 4. Skor pada aspek




90





kemampuan manajemen waktu pada subyek 2 (AG) dengan catatan


kemampuannya dalam menetapkan sasaran dalam pekerjaannya, sehingga

subyek memiliki kemampuan untuk mengerti mengenai arah yang hendak

dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan pekerjaan.

c) Subyek 3 (EN)








91

0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest



waktu yang cukup baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan



mempunyai kemampuan yang lebih baik dalam menetapkan sasaran, yang

ditunjukkkan dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai

arah yang hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam

melakukan pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam

menetapkan prioritas yang lebih baik, yang ditunjukkan dengan adanya

kemampuan untuk melibatkan perencanaan dengan memperingatkan

menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan

subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas.

92

Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini
















kemampuan manajemen waktu pada subyek 3 (EN) dengan catatan


kemampuannya dalam menghindari kebiasaan memboroskan waktu, dan

meningkatkan kemampuan untuk menghindari penundaan.

93

d) Subyek 4 (AY)








0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest



waktu yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan


94


mempunyai kemampuan yang cukup dalam menetapkan sasaran, yang




menetapkan prioritas yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya


menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan

subyek dengan melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas.

Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini












95





kemampuan manajemen waktu pada subyek 4 (AY) dengan catatan


kemampuannya dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkan dengan

adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang hendak

dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan pekerjaan.

e) Subyek 5 (NK)








96

0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest





tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek mempunyai

kemampuan yang baik dalam menetapkan sasaran, yang ditunjukkkan

dengan adanya kemampuan untuk cukup mengerti mengenai arah yang

hendak dituju, sehingga akan lebih mempermudah dalam melakukan

pekerjaan. Subyek juga memiliki kemampuan dalam menetapkan prioritas

yang baik, yang ditunjukkan dengan adanya kemampuan untuk

melibatkan perencanaan dengan memperingatkan menurut derajat

kepentingan. Komunikasi yang efektif ditunjukkan subyek dengan

melakukan komunikasi secara singkat, padat dan jelas. Subyek juga

97

tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal ini ditunjukkan

dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga terhambat pekerjaan

yang seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.













kemampuan manajemen waktu pada subyek 5 (NK) dengan catatan


kemampuannya dalam hal menghindari penundaan, yaitu dengan tidak

adanya penangguhan pekerjaan hingga terhambat pekerjaan yang

seharusnya sudah dikerjakan saat ini, kemarin atau lebih dini lagi.

98

f) Subyek 6 (DN)








0

5

10

15

20

25

Men

ghin

dari

kebi

asaa

n

Men

etap

kan

prio

ritas

Men

ghin

dari

penu

ndaa

n

PretestPosttest





99

tidak perlu dan tidak disadari telah membuang waktu. Subyek mempunyai

kemampuan yang sangat baik dalam menetapkan sasaran, yang




menetapkan prioritas yang sangat baik, yang ditunjukkan dengan adanya


menurut derajat kepentingan. Komunikasi yang cukup efektif ditunjukkan

subyek dengan melakukan komunikasi secara cukup singkat, padat dan

jelas. Subyek juga tergolong baik dalam hal menghindari penundaan, hal

ini ditunjukkan dengan tidak adanya penangguhan pekerjaan hingga











100





kemampuan manajemen waktu pada subyek 5 (NK) dengan catatan


kemampuannya dalam hal komunikasi yaitu dengan melakukan

komunikasi secara singkat, padat dan jelas.

3. Hasil Evaluasi Subyek Penelitian Pelatihan Manajemen Waktu

Tahap akhir dari pelatihan manajemen waktu adalah evaluasi. Evaluasi

ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa pelatihan tersebut dapat dinilai

gagal atau berhasil secara terukur (Irianti, 2001, h.88). Evaluasi dalam

pelatihan manajemen waktu ini dilakukan dengan dua model yaitu evaluasi

sumatif dan evaluasi formatif.

Evaluasi sumatif dalam penelitian ini menggunakan tes prestest dan

posttest yang diisi oleh subyek sehingga dapat diketahui efektifitas pelatihan

manajemen waktu. Analisis untuk data kualitatif merupakan bentuk evaluasi

formatif yang dilakukan secara verbal dan berkomunikasi. Evaluasi formatif

ini bertujuan untuk mengetahui opini, belief, dan perasaan subyek terhadap

program pelatihan.

101

Berdasarkan hasil form umpan balik pelatihan yang dibagikan kepada

subyek diperoleh hasil sebagai berikut :

Tabel 12 Evaluasi Reaksi

No Aspek BS B C K KS

1 Sikap terhadap trainer - 6 - - -

2 Penilaian terhadap materi yang

diberikan

- 6 - - -

3 Kemudahan materi untuk

diterapkan

- 6 - - -

4 Manfaat pelatihan -

2 4 - -

5 Proses pelatihan - 5 1 - -

6 Sikap terhadap fasilitator - 3 3 - -

Berdasarkan tabel di atas dapat menunjukkan bahwa subyek

mempunyai respon yang positif terhadap program pelatihan yang diadakan.

Pernyataan ini didukung dengan hasil wawancara terhadap pihak perusahaan

dalam hal ini Manager Hotel X.

Berdasarkan hasil wawancara terhadap Manager Hotel X didapatkan

data bahwa pelatihan ini cukup membawa dampak yang positif terhadap

kinerja sekretaris meskipun belum menunjukkan hasil yang signifikan.

Kualitas kerja mulai berubah ke arah perbaikan.

Dari pelaporan subyek yang diserahkan di akhir pelatihan dapat

disimpulkan bahwa sebagian besar sangat menyambut baik diadakannya

102

pelatihan ini. Subyek mampu menangkap tujuan dan sasaran dari pelatihan

ini. Di samping itu, subyek juga merasakan manfaat yang berarti bagi

pekerjaannya. Subyek dapat belajar berbagai macam hal yang sebelumnya

belum disadari. Dalam diri subyek tumbuh semangat kerja yang baru.

Pelatihan ini cukup efektif untuk mengajak subyek menemukan insight dari

setiap materi yang disajikan.

E. Pembahasan

Berdasarkan hasil analisis data yang telah dilakukan, diperoleh hasil nilai

Z = -2.214 dengan p < 0,027. Hal ini menunjukkan ada pengaruh pelatihan yang

sangat signifikan terhadap kemampuan manajemen waktu, dimana terdapat

perbedaan antara kemampuan manajemen waktu sebelum dan sesudah diberi

pelatihan. Kemampuan manajemen waktu setelah pelatihan (posttest) lebih

tinggi dibandingkan dengan kemampuan manajemen waktu sebelum pelatihan

(pretest). Dengan demikian pelatihan yang telah dilaksanakan dapat dikatakan

efektif karena dapat meningkatkan kemampuan manajemen waktu.

Peningkatan ketrampilan manajemen waktu ini dicapai melalui proses

belajar experiential learning. Peserta pelatihan tidak hanya memahami konsep-

konsep teoritis tentang manajemen waktu sekretaris yang efektif, tetapi yang

lebih utama adalah peserta mengalami sendiri proses untuk mengatur waktu dan

terlibat secara aktif dalam proses interaksi kelompok. Menurut Johnson dan

Johnson (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) keterlibatan aktif seseorang dalam

103

interaksi kelompok akan meningkatkan sensitivitas pribadi dan ketrampilan

sosial individu.

Hasil penelitian ini mendukung penelitian yang pernah dilakukan oleh

Sue, dkk (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) tentang keefektivitasan sebuah

pelatihan yang menunjukkan bahwa melalui pelatihan yang diadakan dapat

meningkatkan kompetensi pribadi, terutama dalam hal harga diri, sifat

kooperatif, dan kesadaran terhadap kompetensinya. Penelitian ini juga

mendukung pernyataan Ewert (dalam Afiatin dkk, 2000, h. 34) yang

menyatakan bahwa pengalaman belajar dalam pelatihan melalui proses

experiential learning membuat proses belajar menjadi lebih bermakna.

Ahli lain, Lunadi (1993, h.34) menjelaskan bahwa proses belajar orang

dewasa memiliki karakteristik psikologis sebagai berikut: (a) belajar adalah

suatu pengalaman yang diinginkan oleh orang dewasa itu sendiri, maka orang

dewasa tidak perlu diajar, tetapi dimotivasi untuk mencari pengetahuan yang

lebih mutakhir, ketrampilan baru dan sikap lain, (b) orang dewasa belajar kalau

ditemukannya arti pribadi bagi dirinya dan melihat sesuatu mempunyai

hubungan dengan kebutuhannya, (c) belajar bagi orang dewasa adalah hasil dari

mengalami sesuatu, dan (d) belajar adalah hasil kerja sama antara manusia

melalui sarana saling memberi dan menerima, pertukaran pengalaman,

pertukaran pengetahuan dan saling mengungkapkan reaksi dan tanggapannya

mengenai suatu masalah.

104

Belajar adalah suatu proses perubahan yang relatif permanen dalam

kemampuan manusia. Kolb (dalam Davies, 2005, h.177) mengembangkan

siklus pembelajaran melalui pengalaman (experiential learning). Dengan

mengikuti tahapan secara berurutan akan memperoleh hasil yang diinginkan.

Tahapan ini terdiri dari: kita melakukan sesuatu (pengalaman konkrit), berhenti

dan merenungkan apa yang telah terjadi (observasi reflektif), pemikiran kita

membantu kita untuk mengembangkan atau mencocokkan sebuah model atau

teori (konseptualistik abstrak), dan yang terakhir memutuskan bagaimana

menguji kesimpulan dan mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki

kinerja (pengalaman aktif).

Setelah menjalani fase observasi reflektif, subyek penelitian sedang berada

pada tahapan konseptualistik abstraksi. Subyek sedang mengalami proses

adaptasi dan memilah-milah mana yang baik daburuk. Kondisi kerja yang baik

tentu akan memudahkan individu untuk menerapkan hasil belajarnya tetapi

sebaliknya kondisi kerja yang buruk akan mempersulit individu menerapkan

hasil belajarnya. Bagaimanapun juga keberhasilan proses belajar tak lepas dari

kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal menyangkut karakteristik

subyek pelatihan yang meliputi kemampuan dan motivasi mengikuti pelatihan.

Sedangkan kondisi eksternal adalah proses dalam lingkungan kerja yang

memfasilitasi proses belajar. Kondisi ini meliputi kondisi fisik termasuk

kesempatan untuk berlatih ketrampilan baru dan memperoleh umpan balik

(Yuwono dkk, 2005, h. 195).

105

Hasil analisis dari pretest ke posttest diperoleh nilai Z = -2.214 dengan p <

0,027 yang menunjukkan bahwa ada perbedaan yang sangat signifikan

kemampuan menajemen waktu antara sebelum dan sesudah pelatihan. Hal ini

mengindikasikan bahwa subyek penelitian telah menemukan bentuk yang tepat

untuk menerapkan proses pembelajaran yang telah didapat dari pelatihan.

Knowless (dalam Yuwono, 2005, h. 195) menjelaskan orientasi belajar pada

orang dewasa mengalami penundaan perspektif waktu dari penundaan

penerapan ilmu menjadi langsung segera setelah mendapat pengetahuan. Hal ini

juga menunjukkan telah terjadinya proses tranfer ot training.

Yuwono dkk (2005, h. 197) menyatakan bahwa keberhasilan program

pelatihan apabila terjadinya proses transfer of training. Transfer of training

adalah kemampuan peserta menerapkan secara efektif dan berkesinambungan

apa yang telah dipelajari (pengetahuan, ketrampilan, perilaku, sikap, dan lain-

lain) ke dalam pekerjaan sehari-hari. Transfer of training ini dipengaruhi oleh

tiga faktor yang memegang peranan penting yaitu lingkungan kerja, karakterisik

peserta, dan desain pelatihan.

Lingkungan kerja mengacu pada dukungan manajemen, dukungan rekan

kerja, teknologi, dan kesempatan untuk menerapkan hasil pelatihan dalam

pekerjaan sehari-hari. Karakteristik peserta bertumpu pada kemampuan dan

motivasi internal peserta mengikuti program pelatihan. Desain pelatihan

mengarah pada karakteristik lingkungan belajar, termasuk kebermaknaan

106

materi, kesempatan untuk berlatih, umpan balik, tujuan belajar, pengelolaan

program dan lain sebagainya (Yuwono dkk, 2005, h. 196).

Pelatihan manajemen waktu disusun berdasarkan lima aspek yaitu

menghindari kebiasaan memboroskan waktu, menetapkan sasaran, menetapkan

prioritas, melakukan komunikasi yang efektif, dan menghindari penundaan.

Berdasarkan hasil perhitungan aspek melakukan komunikasi yang efektif dan

aspek menghindari penundaan mengalami peningkatan terendah dengan nilai Z

= -1,134 dengan p < 0,257, sedangkan aspek menetapkan prioritas mengalami

peningkatan terbesar dibandingkan dengan aspek-aspek lainnya dengan skor Z

= -1,841 dengan p < 0,066. Berdasarkan hasil analisis lebih lanjut, pada aspek

menetapkan sasaran 2 orang mengalami penurunan nilai dan 4 orang mengalami

peningkatan. Kemudian aspek melakukan komunikasi yang efektif 1 orang

mengalami penurunan nilai dan 5 orang mengalami peningkatan. Selanjutnya

pada aspek menghindari penundaan 1 orang mengalami peningkatan dan 5

orang mengalami penurunan nilai.

Secara keseluruhan pelatihan dan hasil penghitungan menunjukkan

keberhasilan dan keefektifan pelatihan tersebut. Hal ini dpengaruhi oleh

kesiapan dan motivasi belajar subyek penelitian yang tinggi. Knowless (dalam

Yuwono, 2005, h. 195) menyatakan bahwa orang dewasa mempunyai motivasi

belajar yang internal dan hal ini mendorong kesiapannya untuk belajar menjadi

lebih terarah pada peningkatan tugas perkembangan dan peran sosialnya.

107

Berdasarkan hasil pengamatan selama masa pelatihan berlangsung

sebagian besar subyek penelitian menunjukkan semangat, perhatian, dan

ketertarikan yang tinggi terhadap setiap materi yang diberikan trainer. Subyek

sangat aktif dan mau terlibat dalam setiap sesi materi. Perilaku mengindikasikan

adanya selalu terjadi komunikasi dua arah antara trainer dan subyek, aktif

bertanya bila ada materi yang belum jelas, cepat dalam menerima dan

menjalankan tugas atau instruksi yang diberikan, dan sebagian besar peserta

berani untuk mengungkapkan permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam

lingkungan kerja sehari-hari.

Penelitian ini sebagian besar menggunakan metode hands-on dan group

building dengan tujuan agar peserta tidak hanya secara pasif mendengarkan

trainer dalam memberikan informasi, tetapi juga dapat ikut serta dalam

beberapa kegiatan yang diadakan dalam pelatihan. Selain itu, peserta juga

belajar pentingnya bekerjasama dalam satu tim untuk mencapai tujuan bersama.

Tahap terakhir dari pelatihan manajemen waktu ini adalah evaluasi.

Sebagai pendukung evaluasi sumatif maka dilakukan evaluasi formatif.

Berdasarkan tanggapan subyek dalam form umpan balik pelatihan terhadap

pelaksanaan pelatihan dapat dilihat bahwa 6 subyek menunjukkan nilai yang

baik pada sikap terhadap trainer. 6 subyek menunjukkan nilai yang baik pada

penilaian terhadap materi yang diberikan. 6 subyek menunjukkan nilai yang

baik pada kemudahan materi untuk diterapkan. 4 subyek menunjukkan nilai

yang cukup terhadap manfaat pelatihan. 5 subyek menunjukkan nilai yang baik

108

terhadap proses pelatihan. Terakhir, 3 peserta menilai cukup pada sikap

fasilitator selama mendampingi peserta dalam sesi pelatihan.

Hasil wawancara dengan pihak manajemen mendukung data di atas.

Dimana terjadi peningkatan kualitas kerja meskipun belum signifikan. Hasil

evaluasi tersebut mengindikasikan bahwa subyek merasakan kepuasan dan

manfaat dari pelaksanaan pelatihan manajemen waktu.

Berpangkal tolak dari hasil tersebut menunjukkan bahwa hasil evaluasi

formatif tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu :

1. Manfaat umum yang diperoleh dari pelatihan manajemen waktu adalah

perkembangan diri, mendapatkan pengalaman baru, mendapat wawasan

baru dalam pergaulan, menumbuhkan semangat baru dalam bekerja, dan

lebih mengenal diri sendiri dan orang lain.

2. Manfaat khusus yang berkaitan dengan tugas sebagai seorang sekretaris

yaitu pengetahuan dan wawasan baru bagaimana cara menghindari

kebiasaan memboroskan waktu, tehnik menetapkan sasaran dan prioritas,

memperoleh ketrampilan baru untuk melakukan komunikasi yang efektif,

dan subyek memperoleh tehnik untuk bagaimana caranya menghindari

penundaan.

Hasil evaluasi formatif ini mendukung kesimpulan pada hasil analisis

secara kuantitatif. Setelah mengikuti pelatihan manajemen waktu mendapatkan

tambahan pengetahuan dan ketrampilan tentang cara mengatur waktu yang

efektif dalam pekerjaan.

109

Penelitian yang dilakukan tidak mungkin berjalan dengan lancar sesuai

harapan peneliti. Dalam penelitian ini terdapat kelemahan-kelemahan antara

lain :

1. Desain eksperimen yang digunakan adalah one group pretest posttest design

sehingga dalam penelitian ini tidak menampilkan kelompok kontrol.

2. Tidak adanya treatment lanjutan setelah pelatihan ini berakhir dapat

memungkinkan timbulnya bias terhadap hasil pelatihan.

3. Lokasi penyelenggaraan pelatihan ini berada di dalam lingkungan

perusahaan sehingga menyebabkan subyek kadang-kadang meninggalkan

materi pelatihan karena adanya tugas dari kantor.

110

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penelitian yang telah dilaksanakan pada sekretaris Hotel X dapat

ditarik kesimpulan bahwa hipotes diterima yang berarti bahwa ada pengaruh

pelatihan terhadap kemampuan manajemen waktu.

Aspek yang mengalami peningkatan terbesar dibandingkan dengan aspek-

aspek lainnya yaitu aspek dalam menetapkan prioritas, kemudian aspek

menghindari kebiasaan memboroskan waktu, aspek menentapkan sasaran

sedangkan aspek yang mengalami perubahan terkecil terjadi pada aspek

menghindari penundaan dan aspek melakukan komunikasi yang efektif.

B. Saran

1. Bagi Perusahaan

Pelatihan manajemen waktu bagi sebuah perusahaan sangat

diperlukan untuk memfasilitasi karyawan agar mempunyai ketrampilan

dalam mengatur waktunya. Untuk itu, perusahaan dapat menjadikan

pelatihan sebagai program rutin dan berkala bagi semua karyawan.

Disamping itu, diperlukan program monitoring yang berkelanjutan agar

hasil pelatihan dapat diterapkan bagi perusahaan.

111

2. Bagi Karyawan

Diharapkan untuk terus mengembangkan ketrampilan manajemen

waktu dengan cara menerapkan pengetahuan-pengetahuan yang di dapat

dari materi pelatihan. Misalnya selalu membuat prioritas, setiap pagi

selalu membuat jadwal harian dan dievaluasi setiap harinya.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

a. Dalam penelitian ini mempunyai kelemahan yaitu tidak adanya

kelompok kontrol, sehingga disarankan bagi peneliti selanjutnya untuk

menggunakan kelompok kontrol yang digunakan sebagai pembanding,

sehingga hasil penelitian dapat terlihat dengan jelas.

b. Guna memperoleh hasil yang lebih optimal dapat diberikan treatment

lanjutan pasca pelatihan.

c. Tempat pelaksanaan pelatihan sebaiknya diselenggarakan di luar

lingkungan perusahaan untuk mengontrol munculnya variabel

extraneous.

112

DAFTAR PUSTAKA

Alsa, Asmadi. 2003. Pendekatan Kuantitatif & Kualitatif Serta Kombinasinya dalam Penelitian Psikologi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar

Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian. Yogyakarta : Penerbit Rineka Cipta

Atkinson, Philip E. 1991. Manajemen Waktu Yang Efektif. Jakarta: Binarupa Aksara

Barling, J., Cheung, D., Kelloway, E. K. 1996. Time management and achievement striving interact to predict car sales performance. Journal of Applied Psychology.

Beebe, S.A. Mottet, T.P., and Roach, K.D. 2004. Training and Development: Enhancing Communication and Leadership Skill : USA : Pearson Education Inc.

Britton, B.K.,&Tesser, A. 1991. Effects of time management practises on college

grades. Journal of Educational Psychology.

Covey, Sean. 2001. The 7 Habits of Highly Effective Teens. Jakarta : Binarupa Aksara

Davidson, Jeft. 2001. Penuntun 10 Menit Manajemen Waktu, Yogyakarta: Andi

Davies, E. 2005. The Art of Training and Development. The Training Manager’S A Handbook. Alih Bahasa Ramelan. Jakarta. PT Bhuana Ilmu Populer

Dhyanapramujati, V. 2005. Hubungan Antara Prokastinasi Akademik Dengan

Manajemen Waktu Dan Rasa Takut Gagal Pada Mahasiswa Pelaku Organisasi Di Universitas Katolik Soegijapranata Semarang. Skripsi. Semarang : Fakultas Psikologi Universitas Katolik Soegijapranata Semarang (tidak diterbitkan)

Ewert, A.W. 1989. Outdoor Adventure Pursuits: Foundations, Models, and Theories. Scttsdale, Arizon: Publishing Horizona, Inc

Gass, M.A. 1993. Adventure Therapy Therapeutic Applications of Adventure

Programming. Dubuque, Iowa : Kendall/Hunt Publishers Company

113

Hadi, Sutrisno. 1984. Metodologi Research : Jilid 2. Yogyakarta : Yayasan Penerbit

Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.

Hadi, Sutrisno. 1984. Metodologi Research : Jilid 4. Yogyakarta : Yayasan Penerbit Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.

Hasibuan, M.S.P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.

Haynes, M. E. 1991. Manajemen Waktu Untuk Diri Sendiri, Jakarta: Binarupa Aksara

Julaman, J. 1995. Pedoman Sekretaris, Jakarta: Arcan

Keenan, K. 1996. Pedoman Manajemen Waktu, Jakarta: Pustaka Utama Grafiti

Latipun. 2004. Psikologi Eksperimen. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang.

Lyton, R.P. dan Pareek, U. 1990. Training for Development. Second Edition. New Delhi : Sage Publication

Macan, T.H. 1994. Time Management: test of a process model. Journal of Apllied

Psychology

Macan, T.H., Shahani, L., Dipboye, R, L., & Phillips, A.P. 1990. College students’ time management: Correlations with academic performance and stress. Journal of Educational Psychology

Mathis R. L&Jackson J. H.2002. Manajemen Sumber Daya Manusia: Jilid 2. Jakarta : Salemba Emban Patria.

Moekijat. 1995. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Bandung : Mandar Maju.

Morton, G&Stanwell, S. 1991. Sekretaris yang Sukses, Jakarta: Erlangga

Nadeak, W. 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Sukses. Bandung: Sinar Baru

114

Noe, R. A. 2002. Employee Training and Development. 2nd ed. New York : Mc Graw Hill

Roffe, Ian. 1999. Inovation and Creativity Organisations : A Review Of The

Implications for Training and Development Journal Of European Industrial Training. H.224-237

Rosidah& Sulistiyani, Ambar Teguh. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan

Kantor yang Efektif. Jogjakarta: Gava Media.

Simamora, Henry. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia : Edisi Kedua. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Sinkula, J.M., (1994), “ Market Information Processing and Organizational Learning”, Journal of Marketing, Vol. 58 (January), p. 35-45

Secretan, Lance H. 1978. Bagaimana Menjadi Sekretaris Yang Efektif. Jakarta: PT.

Gramedia. Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University

Press

Timpe, D. A. 1991. Mengelola Waktu. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo

Tulusharyono, F.X. dan Hendarto, Hartiti M.G. 2004. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM

Treacy, D. 1993. Manajemen Waktu Yang Sukses Dalam Sepekan. Jakarta: Megapoin

Wicaksono, H. 2002. Analisis Kelompok Kerja dan Motivasi Kerja Terhadap Peningkatan Kinerja Tenaga Pemasaran PT. PHAPROS. Tesis : Lampung : Universitas Lampung

William E.B. (1999), “Synergistic Effect of Market Orientation and Learning

Orientation on Organizational Performance”, Journal of The Academy of Marketing Science, Vol. 27, No. 4, p.411-427

Yuwono, I. 2005. Psikologi Industri dan Organisasi. Surabaya: Fakultas Psikologi

Universitas Airlangga

115

LAMPIRAN

LAMPIRAN E

ALAT UKUR PENELITIAN

TES KEMAMPUAN MANAJEMEN WAKTU

PETUNJUK PENGISIAN

Di halaman selanjutnya ada beberapa pernyataan yang akan anda isi, sebelum

mengisi pernyataan-pernyataan tersebut anda dimohon untuk memperhatikan

beberapa hal berikut :

1. Bacalah masing-masing pernyataan dengan teliti dan isi tes dengan sejujur-

jujurnya sesuai dengan keadaan anda

2. Dalam tes ini tidak ada jawaban yang salah, jadi tidak perlu takut untuk mengisi

tes ini sesuai dengan keadaan anda

3. Anda dapat memilih salah satu dari dua (2) pilihan jawaban yang tersedia dengan

memberikan tanda centang (√) pada pilihan jawaban anda.

Adapun alternatif jawaban adalah sebagai berikut :

Ya : jika keadaan anda “sesuai” dengan pernyataan tersebut

Tidak : jika keadaan anda “tidak sesuai” dengan pernyataan tersebut

4. Bila anda ingin mengganti jawaban, berilah tanda sama dengan ( = ) pada

jawaban yang salah, kemudian berilah tanda centang pada jawaban yang menurut

anda paling sesuai

5. Semua jawaban akan dijaga kerahasiaannya dan hanya untuk kepentingan ilmiah

6. Setelah selesai mengerjakan periksalah kembali apakah ada pernyataan yang

terlewati

SELAMAT MENGERJAKAN DAN TERIMAKASIH ATAS

PARTISIPASINYA

NO PERTANYAAN YA TIDAK 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Apakah anda yakin dengan tujuan pekerjaan utama .

Apakah anda menghabiskan banyak waktu daripada

melakukan pekerjaan-pekerjaan rutin

Apakah anda mengerti dengan jelas jumlah waktu yang

anda gunakan pada bidang-bidang yang berlainan dari

kehidupan anda sehari-hari.

Apakah anda merasa cemas atau khawatir dengan

pekerjaan yang diselesaikan

Apakah anda mengetahui semua yang ingin anda lakukan

dalam waktu satu tahun dan dalam tiga sampai lima

tahun ke depan.

Apakah anda selalu berkata “ya” untuk pekerjaan

tambahan, bahkan di saat beban kerja anda penuh

Apakah anda merasa mudah mengidentifikasi tugas-tugas

yang paling penting

Apakah anda menunda kegiatan hiburan demi pekerjaan

Apakah anda merasa punya cukup waktu untuk anda

habiskan dalam memikirkan hal-hal penting dan

merencanakan banyak pekerjaan

Apakah anda lebih suka melakukan sendiri pekerjaan

anda daripada memberikan pekerjaannya kepada orang

lain.

Apakah anda mengetahui bahwa sesungguhnya terlalu

banyak pekerjaan yang harus dilakukan

Apakah anda sering membawa pekerjaan ke rumah atau

bekerja di kantor sampai malam untuk menyelesaikan

sesuatu

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

Apakah anda melihat delegasi sebagai bagian penting

dari peran anda

Apakah tidak mungkin bagi anda untuk menyelesaikan

semua pekerjaan anda dalam sehari

Apakah anda merencanakan tentang apa dan bagaimana

mendelegasikan dengan baik sebelumnya

Apakah anda sering terlambat untuk memenuhi janji

Apakah anda ingin melatih dan mendukung orang lain

sementara mereka belajar mengerjakan tugas yang telah

anda delegasikan

Apakah anda sering menunda pekerjaan sampai besok

Apakah anda selalu mengetahui bahwa anda punya

waktu luang untuk mengisi pekerjaan tambahan

Apakah anda menemui kesulitan untuk mengakhiri

percakapan

Apakah anda mempunyai bahan bacaan yang mendukung

pekerjaan anda

Apakah anda membiarkan orang-orang (atau panggilan

telepon) menginterupsi anda setiap saat

Apakah anda merasa bahwa rapat-rapat sering

membuang-buang waktu anda

Apakah anda memakai formulir-formulir untuk tugas

rutin anda

Rencana harian dapat terlaksana dengan baik setiap

harinya

LAMPIRAN F-3

MATRIX PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU

MATRIX PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU

Hari I, Rabu 22 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.00 Perkenalan + Ice

Breaking+ Conditioning

Games Perkenalan trainer dg peserta, memecah

kebekuan

Permainan dan informasi tujuan dan sasaran pelatihan

15.00 Mengenal Managemen waktu

Sharing/Diskusi Mengenal manajemen waktu

Mencatat pola penggunaan waktu, menyusun rencana perbaikan penggunaan waktu

15.30 Individual style management

Self Assessment

Mengetahui gaya individual terhadap

waktu

Mengerjakan kuesioner “Gaya Manajemen Waktu Individual”

16.00 Group Discussion

Big Group Sharing/Diskusi

Sharing mengenai kejadian spektakuler yang berhubungan

dengan waktu

Peserta dibagi menjadi 3 kelompok

16.30 Reinforcement Ceramah Tips membangun motivasi, dan

pengukuhan komitmen pribadi dengan

membuat goal setting

17.00 Selesai

Hari II, Kamis 23 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Ice Breaking Games Mencairkan suasana Bermain apel dan

botol 15.00 Materi Deal

dengan waktu Sharing/Diskusi Mengetahui bagaimana

cara mengatur waktu Hal-hal yang dapat memboroskan waktu, Menyusun prioritas, membedakan jenis kepentingan

16.00 Menyusun Prioritas Kerja

Simulasi Menyusun Daftar tugas/aktivitas sehari-hari. Mengelompokkan tugas dalam kebutuhan

penting, mendesak, tidak penting dan mendesak

17.00 Selesai

Hari III, Jumat 24 Februari 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Time Preference Self

Assessment Mengetahui kapan

waktu yang tepat saat bekerja

Mengerjakan kuesioner Dunn&Dunn

15.00 Merencanakan Waktu Kita

Sharing/Diskusi Mengetahui bagaimana cara merencanakan

waktu

Membuat jadwal perencanaan

16.00 Menyusun Daftar Rencana Harian

Simulasi Menyusun Daftar rencana harian selama

satu minggu

Membuat rencana harian

17.00 Selesai

Hari IV, Jumat 3 Maret 2007 Waktu Materi Uraian Objectives Activity 14.30 Menyusun

Daftar Rencana Harian

Discussion Membahas daftar rencana harian yang telah disusun selama

satu minggu

Sharing tentang daftar rencana harian

16.00 Evaluasi Evaluasi terhadap materi dan jalannya

pelatihan

Mengerjakan kuesioner umpan balik pelatihan

17.00 Selesai

LAMPIRAN F-4

FORMULIR UMPAN BALIK PELATIHAN

LEMBAR EVALUASI PELATIHAN MANAJEMEN WAKTU Nama : Tanggal : Jabatan : Kantor : Jawablah sesuai dengan pendapat Anda tentang pelatihan ini. Berilah tanda silang (X) untuk jawaban yang dipilih

1. Bagaimana saran Anda untuk pengembangan program pelatihan ini di masa yang akan datang? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………...................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................................................................

No Hal Baik sekali

Baik Cukup

Kurang Kurang sekali

1. Metoda & Materi Metoda & teknik penyampaian

materi

Kesesuaian materi dengan pengembangan potensi diri

2. Instruktur/Fasilitator Penguasaan materi Kejelasan dalam penyampaian &

menjawab pertanyaan

Kemampuan untuk berkomunikasi

Penampilan Kesempatan berdiskusi & tanya

jawab

Kemampuan memotivasi peserta Semangat & antusiasme 4. Manfaat secara keseluruhan Memenuhi harapan & kebutuhan

pengembangan potensi diri

Bermanfaat sesuai posisi & pekerjaan

Menunjang pelaksanaan tugas & pekerjaan

5. Proses pelatihan secara keseluruhan

2. Materi-materi yang paling sesuai dalam menjawab permasalahan yang Anda alami di pekerjaan adalah : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... 3. Manfaat apa yang Anda rasakan , perubahan yang anda alami sesudah training manajemen waktu? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….....................................................................

manaj waktu

Documents