MANAGEMEN DATA

Hubungan Data

Dalam dunia bisnis saat ini, data sudah berlimpah-limpah dan tersedia dalam berbagai bentuk

yang berbeda. Atas alasan tersebut data harus di shortetid, di organize, dan diatur dalam

sebuah cara yang mengijinkan pemakai untuk mengkombinasikan data untuk maksud

tertentu.

Data tentang entitas

Sebuah entitas merupakan obyek, orang atau kejadian tentang sekitar yang mana perusahaan

ingin mengumpulkan dan memelihara data. Karakteristik dari entitas itu sendiri disebut

dengan atribut. Sebuah entitas diijinkan memiliki banyak atribut, akan tetapi perusahaan

hanya tertarik pada atribut yang menyediakan informasi untuk perusahaan. Setiap atrubut

yang disimpan dalam sebuah sistem adalah sebuah elemen data.

Data Models

Data timbul dari transaksi dan sumber lain yang disimpan dan dipelihara pada beberapa

tempat penyimpanan, dasar penyimpanan data termasuk identifikasi data, hari, kuantitas,

jumlah dalam dollars, penjelasan dan kemajuan. Sebuah tempat penyimpanan boleh

mengambil satu dari beberapa bentuk. Secara tradisional, tempat penyimpanan memiliki

primarily yang dielementasikan dalam file. Banyak perusahaan mengakui data sebagai

sumber nilai dan memilih menyimpan data dalam sebuah database. Model data digunakan

untuk mengorganisasikan data tentang entitas, membangun “batu bata” dari model data

adalah elemen data.

Ikhtisar dari organisasi data ditunjukkan dengan gambar sebagai berikut:

1

HIRARKI DATA DALAM FILE-ORIENTED SYSTEM

Data Elemen. Segala sesuatu yang direkam atribut dari sebuah entitas disebut dengan sebuah

elemen data.

Field Length. Merupakan jumlah yang berdekatan yang diminta ke penyimpanan elemen

data.

Data Type. Tipe dari sebuah elemen data mengacu pada kelas data stored particular field.

Data Value. Suatu data value merupakan sebuah data yang nyata yang tersimpan dalam field.

Record. Merupakan satu rangkaian elemen data terkait dari suatu kesatuan.

File. Merupakan suatu kolection elemen data yang telah terorganisasi dalam suatu record.

FILE-ORIENTED SYSTEM

Dalam file-oriented sistem, mempunyai batasan jumlah pengguna yang dilibatkan dalam

proses penangkapan data dan memanfaatkan output untuk keperluan yang terspesialisasi.

2

File Orientation Data-base orientation

DATA MODEL

Data Base

Record

Data Set(Data Segments or

Tables)

Data Element

File

Record

Data Element

Banyak file yang exist untuk tujuan menyimpan data. Berikut adalah empat tipe umum dari

data file:

1. Master file

2. Transaction file

3. History file

4. Reference files

HIRARKI DATABASE SISTEM

Hirarki data dalam sistem database mulai dengan elemen data. Kumpulan dari elemen

data terkait dari suatu entitas terorganisir dalam pencatatan seperti struktur, dan kumpulan

dari arsip terkait disebut set data, segmen data, atau table.

Set Data. Suatu set data (atau segmen data) adalah suatu kumpulan arsip yang terkait,

kebanyakan seperti suatu file. Bagaimanapun, set data sewajarnya dihubungkan dengan data

lain di dalam suatu database, dan hubungan antara data sungguh baik digambarkan. Tidak

sama dengan file, data yang di-set ada selaras dengan data lain yang berhubungan, data set

dihubungkan dalam beberapa cara.

Database. Suatu database adalah keseluruhan struktur data yang meliputi kedua-

duanya data set dan hubungan antaranya. Dengan begitu penyimpanan data adalah suatu

tempat penyimpanan yang bersama oleh banyak kelompok pemakai, departemen, dan fungsi.

Ketika data base adalah tempat umum untuk menyimpan data yang melayani banyak aplikasi,

penyusunan data harus independen terhadap semua aplikasi yang menggunakan data tersebut.

DATABASE SISTEM

Dalam sistem database, data diperlakukan sebagai suatu sumber daya pusat bersama

bagi semua para pemakai dan aplikasi mereka. Suatu sistem database mengenali data sebagai

sumber daya untuk diatur untuk penggunaan dan manfaat berbagai aplikasi. Oleh karena itu,

pendekatan ini adalah sering disebut suatu pendekatan berorientasi database.

Suatu Sistem Manajemen Database (DBMS) adalah suatu jenis khusus perangkat

lunak yang menghadiahi pandangan yang logis sumber daya data ke para pemakai dan

program aplikasi, ketika melindungi data dari penggunaan yang tidak syah atau tidak pantas

atau akses. Seperti perangkat lunak sistem operasi, DBMS adalah suatu perangkat lunak

Data dan database diatur terpusat dengan seseorang mengenal sebagai database

administrator (DBA). DBA mempunyai keseluruhan tanggung jawab untuk sumber daya data

3

dan untuk memelihara DBMS. Di antara fungsi yang dilakukan oleh DBA adalah definisi

kebutuhan data, penetapan struktur data, dan penyelenggaraan data base seperti elemen data

distandardisasi.

Kebanyakan perusahaan mengembangkan sistim informasi berbasis-komputer baru di

lingkungan bisnis memilih untuk menggunakan suatu data base untuk menyimpan data

perusahaan.

Sebagai ilustrasi dari pendekatan data base, dengan aplikasi penjualan dan pembelian

dihubungkan oleh suatu data base terintegrasi, dapat diperhatikan gambar dibawah ini:

Simbol

Data store Computer-performed

On line Processing (prosedure)

Software or data Dokumen or report

stored on a disk

4

Data Base (Data for all application)

Data base management

system software

Sale input data

Purchase input dataSale

application programs

Purchases application programs

Saleinput

Purchases input

Sale outputs

Purchases output

Manual input of data into

an online device

DOKUMENTASI DATA PADA DATABASE SYSTEM

Hubungan elemen data dikelompokkan secara bersama-sama dalam sebuah database

menjadi satu kesatuan. Kita akan mengingat bahwa sebuah entitas adalah semua kejadian

pengalaman perusahaan, sumber yang bermanfaat, dan agen yang sukses.

Kamus Data

Kamus data terpusat pada elemen data yang diperlukan, sama halnya dengan suatu kamus

yang dapat digunakan sebagai suatu acuan ke informasi tentang suatu kata yang spesifik,

sebuah kamus data merupakan acuan atau tempat penyimpanan data yang berisikan fakta

tentang elemen data yang terdapat dalam sebuah database.

Entity-Relationship Diagram

Suatu entity-relationship diagram menghasilkan model data yang konseptual yang dengan

nyata melukiskan kestauan dan hubungan antar mereka.

MANFAAT DAN RESIKO SISTEM DATABASE

Salah satu keuntungan terbesar pendekatan database adalah kemampuan untuk

menyediakan informasi yang diperlukan beberapa manajer, walaupun sebagian besar

informasi yang diperlukan mungkin terpisah pada database. Suatu database dirancang

dengan baik dengan lingkup cukup yang diharapkan dapat mengakomodasi dan mendukung

informasi yang diperlukan tepat waktu. Secara keseluruhan, suatu sistem database dibuat

untuk meningkatkan nilai output informasi.

Dengan kemajuan teknologi yang signifikan, pendekatan database tepat mendekati

biaya-biaya atau denda tertentu. Walaupun jumlah resiko terbatas, namun besarnya tiap

resiko adalah signifikan.

1. Kelesuan. Suatu resiko utama berhubungan dengan pendekatan database adalah awal

kelesuan. Sebab secara garis besar berbeda dengan pendekatan yang berorientasi file,

pendekatan database biasanya menciptakan kesulitan dan ketahanan. Manajer fungsional

memperlihatkan bentuk data yang berkenaan dengan "fungsi mereka" dan lapisan

pelindung yang memberi data itu bagi suatu kelompok data pusat. Ketahanan mungkin

5

besar untuk menghalangi proyek pemindahan perusahaan pada suatu sistem database

yang sesuai untuk tetap menggunakan sistem file-based yang lama. Dengan penggunaan

database tersebar luas, resiko ini bisa dikurangi dari waktu ke waktu.

2. Sifat peka. Suatu database umum yang terintegrasi sangat peka. Suatu gangguan pada

perangkat keras atau perangkat lunak mempunyai suatu efek jauh lebih besar dibanding

pada suatu sistem yang membatasi aplikasi dan file. Jika sistem dan database-nya tak bisa

dioperasikan untuk alasan apapun, aplikasi akan berhenti berfungsi. Juga, data yang luas

dapat hilang melalui kesalahan dalam programming, kecerobohan, atau tindakan para

pemakai curang, atau tindakan bersifat merusak dari pihak yang tidak diharapkan.

3. Rumit. Resiko yang ketiga yang timbul dari perangkat keras dan lunak yang relatif rumit

diperlukan oleh pendekatan database. Kebutuhan perangkat keras pada umumnya

meliputi suatu pengolah dengan sejumlah penting memori, sejumlah ruang penyimpanan

yang besar, dan terminal untuk mengakses data. Perangkat lunak diperlukan meliputi

DBMS sebagai tambahan terhadap program aplikasi untuk melaksanakan langkah-

langkah proses.

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA DAN BASIS DATA DALAM PRAKTEK

Sistem manajemen basis data (DBMS) merupakan program computer yang

memungkinkan seorang pemakai untuk menciptakan dan memperbaharui file, untuk memilih

dan memanggil kembali data, dan untuk menghasilkan berbagai keluaran dan laporan.

Sistem Basis Data yang Tidak Bisa Diprogram

Sistem basis data tidak memerlukan suatu pernyataan pemrograman, dengan sistem

demikian, para perancang dan pemrogram dapat menciptakan secara keseluruhan manajemen

basis data sistem akuntansi dan aplikasi lainnya. Salah satu contoh dari sistem basis data yang

tidak bisa deprogram adalah Microsoft access.

DATA BASE MODELING AND APPLICATIONS

KARAKTERISTIK PENDEKATAN DATA-BASE

Karekteristik pendekatan database yang membuat database tersebut merupakan

pilihan yang paling menarik untuk me-manage data perusahaan, antara lain independensi

data, konsistensi data, hanya satu kali untuk memasukkan dan menyimpan data, integritas

data, kepemilikan data bersama, dan manajemen data yang terpusat.

6

Data independence, yang merupakan fitur kritis dari pendekatan database, merupakan

pemisahan data dari berbagai aplikasi yang akan mengakses dan memproses data tersebut.

Independensi data dicapai dengan menempatkan software database management system

(DBMS) antara database dan pengguna data. Dalam memisahkan data dari program

aplikasinya, DBMS juga memisahkan tampilan logikal data dari kompleksitas tampilan

pisik. Logical view data adalah pandangan pengguna data atas data yang tersimpan dalam

database dan hubungannya dengan elemen data. Sedangkan physical view, yang juga

disebut internal view, menyangkut penyusunan data aktual dalam media penyimpanan

pisik. Hanya DBMS yang membutuhkan pengetahuan dari kedua tampilan tersebut.

Data consistency. Setiap elemen data yang ada dalam database memiliki definisi standar

sehingga konsisten terhadap seluruh aplikasi yang menggunakan elemen data tersebut.

One-time data entry and storage. Dalam manajemen data dengan pendekatan database,

data diinput ke dalam database hanya sekali, disimpan pada lokasi yang tepat, dan

tersedia bagi berbagai aplikasi dan pengguna.

Data integration, dimana berbagai data yang berbeda dapat digabungkan dalam satu

tempat penyimpanan.

Shared data ownership. Semua data dalam database merupakan milik bersama bagi

pengguna data. Jadi pengguna dari departemen akuntansi memiliki akses yang sama

dengan pengguna dari departemen pemasaran dan produksi terhadap data yang sama yang

ada dalam database.

Centralized data management. DBMS dapat setiap saat mengelola dan mengontrol akses

terhadap semua data di dalam sistem.

Simplification of data management and access. Dalam sistem file-oriented, aplikasi untuk

mengakses dan melaksanakan berbagai fungsi dikembangkan secara terpisah dengan

menggunakan kemampuan programmer, namun dengan DBMS hal ini merupakan fitur

standar.

PENGEMBANGAN DATA BASE

Tahap Pengembangan Database

Pengembangan database yang terintegrasi merupakan proyek yang komplek. Seperti

proyek pengembangan yang rumit lainnya, pengembangan ini harus dibagi menjadi beberapa

tahap. Enam tahap pengembangan sistem adalah perencanaan, analisis, desain rinci,

implementasi, percobaan, dan pemeliharaan.

7

a. Planning (Perencanaan) merupakan tahap pertama dalam pengembangan database,

adalah menggambarkan lingkup proyek dan memastikan kelayakan dari database.

b. Analysis. Tahap pertama dalam analisis, dengan menggunakan rencana organisasi sebagai

dasar, analis dapat mempersiapkan diagram berlevel tinggi untuk keseluruhan susunan

aktivitas perusahaan. Dalam tahap ini juga dinilai pengguna dan data yang dibutuhkan.

Dalam mengembangkan sistem database, dibutuhkan berbagai teknik pemodelan data.

Teknik yang paling banyak digunakan adalah adalah entity-relationship (E-R) diagram.

c. Detailed design. Dalam tahap ini, desain berlevel tinggi yang telah dikembangkan dalam

tahap analisis diselesaikan dengan lebih rinci. Spesifikasi teknis didokumentasikan untuk

sistem, termasuk tampilan laporan, arus data, dan tampilan layar. Jika data dipindahkan

dari sistem terdahulu ke sistem baru, maka dibuat pemetaan atas data elemen.

d. Implementation. Setelah aspek pisik dari data base telah ditetapkan, database kemudian

diimplementasikan. Proses ini termasuk pemindahan data dari sumber data lainnya,

mengembangkan struktur data pendukung seperti tabel, dan membuat pemeliharaan rutin.

e. Testing. Sebelum database dipakai untuk prses produksi, maka terlebih dahulu dilakukan

pengujian secara luas. Walaupun sejumlah pengujian terjadi selama implementasi, hal ini

biasanya merupakan pengujian terhadap komponen individu dari database (disebut

pengujian unit) bukannya database secara keseluruhan (disebut pengujian sistem).

Maintenance. Sekali sistem telah dipakai atau diterapkan oleh perusahaan, maka selanjutnya

akan masuk ke tahap pemeliharaan. Dalam tahap ini, modifikasi terhadap database mungkin

diperlukan untuk menyesuaikan terhadap perubahan lingkungan bisnis perusahaan atau untuk

meningkatkan kinerja sistem atau menyediakan fitur baru.

8