SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

“Diajukan untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen”

Disusun Oleh :

1. Nia Revita

2. Nita Wulandari

3. Nurul Ulfah

4. Nyimas Yulinda Rahayu

5. Rani Soraya

6. Ratna Anindia K W

7. Shinta Shofiawati

Semester : VI MANAJEMEN (REGULER PAGI)

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI

STIE LA TANSA MASHIRO

RANGKASBITUNG

2014

1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya,

sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah “Sistem Informasi Manajemen” yang

berjudul “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia” dan menjadi salah satu tugas dari

mata kuliah Sistem Informasi Manajemen ini dengan baik dan lancar.

Penyusunan makalah tidak terlepas dari bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh

sebab itu dengan segala ketulusan dan kerendahan hati kami ingin mengucapkan terima

kasih.

Kami sebagai penyusun makalah ini menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan

makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik

dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan di masa yang akan datang.

Akhir kata, semoga makalah ini bermanfaat bagi kami selaku penyusun dan penulis

makalah ini pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya sebagai referensi

tambahan di bidang ilmu Sistem Informasi.

                  

Rangkasbitung, 26 April 2014

                                             

                                                                                 

Penyusun

2

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................ 1

KATA PENGANTAR.......................................................................................... 2

DAFTAR ISI........................................................................................................ 3

BAB.I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.................................................................................... 4

1.2 Rumusan Masalah............................................................................... 5

1.3 Tujuan Makalah................................................................................... 5

BAB.II. PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Informasi SDM......................................................  6

2.2 Fungsi Sumber Daya Manusia............................................................. 10

2.3 Kegiatan Utama SDM......................................................................... 16

2.4. Arus Sumber Daya Personil............................................................... 20

2.5. Model Sistem Informasi SDM........................................................... 21

2.6 Komponen Sumber Daya Manusia (SDM)......................................... 22

BAB.III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan.......................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 25

3

BAB. I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari

setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem

informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah Sistem

Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System

(SISDM/HRIS).

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia

(human resource information system). Sistem sumber daya manusia membantu bisnis

dalam mengembangkan susunan kebutuhan kepegawaian, mengidentifikasi potensi-

potensi karyawan baru, menyimpan arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan,

dan prestasi kerja karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan rencana yang

sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.

Sistem perusahaan dapat membantu bisnis untuk mengkoordinasi susunan

kepegawaian mereka dengan aktivitas produksi dan penjualan dan sumber daya

keuangan.

Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan

memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia mendukung

aktivitas misalnya menggidentifikasi potensi-potensi karyawan, memelihara catatan

lengkap, atas tiap karyawan, dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta

dan keterampilan karyawan.

4

1.2. RUMUSAN MASALAH

Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

Apakah fungsi dan kegiatan utama dari Sumber Daya Manusia?

Bagaimana arus Sumber Daya Personil?

Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

Apa saja Subsistem Input dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

Apakah yang dimaksud dengan Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

Apa saja Subsistem Output dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

1.3. TUJUAN MAKALAH

Adapun tujuan dari penyusunan makalah dengan judul “ system Informasi

Sumber Daya Manusia “ adalah sebagai berikut :

1. Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

2. Melatih Mahasiswa untuk lebih aktif dalam pencarian bahan-bahan materi

Sistem Informasi Manajemen

3. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem Informasi Sumber Daya

Manusia

4. Memahami secara utuh fungsi dari Sistem Informasi sumber Daya Manusia

5

BAB. II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk

mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah

data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses

pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai

dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai,

informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan

informasi mengenai pemberhentian pegawai.

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau

pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi.

Ssistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin

yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas

manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem

pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum

dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem

perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan informasi yang

diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang

bersifat universal.

Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information

System / HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan

tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan

keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan

berbagai informasi yang diperlukan.

Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk

interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan

teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang

6

utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas

MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam

serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi

perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh

dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat

universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu

basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan

bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih

fleksibel namun juga lebih kaku aturan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya

Manusia adalah:

Timely (tepat waktu)

Accurate (akurat)

Concise (ringkas)

Relevant (relevan)

Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteristik di

atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan

informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ±

kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya

Manajemen  Sumber Daya Manusia.

7

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah

sebagai berikut :

1. Blangko-blangko lamaran

            Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi

yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini

mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah

si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang

lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.

2. Evaluasi-evaluasi penting

Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ±

Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya.

Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan

perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi

promosi

3. Maklumat-maklumat perubahan personalia

Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat

perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan

mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

4. Tindakan-tindakan pendisiplinan

            Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir

khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

5. Daftar gaji

            Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap

karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta

penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data

yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

8

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan

oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a. Fungsi Masukan

Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam

Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang

mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi

karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi

yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar

dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen

(seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan

komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara

digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam

sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya

yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan

langsung dengan komputer).

b. Fungsi Pemrosesan

Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru

(data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke

dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan

melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen

kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang

terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c. Fungsi Keluaran

Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-

pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses

keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu

memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.

Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun

9

statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi

melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

2.2. FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab

terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan-

kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan,

pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan.

Sumber daya manusia adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan

dengan factor produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan

emosi. Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.

Menurut Cherrington(1995: 11), fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:

1. Staffing/Employment

Fungsi ini terdiri dari tiga aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi

sumber daya manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk

mengantisispasi kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya

perusahaan, para manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya

manusia untuk mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga

kerja saat ini.

Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen sumber

daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan deskripsi dari

spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan.

Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan

melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab

departemen sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat

dengan adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang

diperlukan perusahaan.

10

2. Performance Evaluation

Sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan

para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi

bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk

mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian

kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.

Departemen sumber daya rnanusia juga perlu melakukan pelatihan terhadap para

manajer tentang bagaimana membuat standar kinerja yang baik dan membuat penilaian

kinerja yang akurat.

3. Compensation (kompensasi)

Dalam hal kompensasi/reward dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara

departemen sumber daya manusia dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab

dalam hal kenaikan gaji, sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab

untuk mengembangkan struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan

keseimbangan antara pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja.

Pembayaran meliputi gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima

oleh karyawan. Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya.

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis, adil,

sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan motivasi.

4. Training and Development

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk membantu para manajer

menjadi pelatih dan penasehat yang baik bagi bawahannya, menciptakan program

pelatihan dan pengembangan yang efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun

yang sudah ada (pengembangan keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan

pengembangan tersebut, memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han

dan pengembangan, serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan.

Tanggung jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut

masalah pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi

perusahaan dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.

11

5. Employee Relations

Dalam perusahaan yang memiliki serikat pekeja, departemen sumber daya manusia

berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan

pihak serikat pekerja. Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan

tanggung jawab departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati,

departemen sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus

persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab utama

departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek yang tidak

sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi).

Dalam perusahaan yang tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya

manusia dibutuhkan untuk terlibat dalam hubungan karyawan. Secara umum, para

karyawan tidak bergabung dengan serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan

mereka percaya bahwa pihak perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka.

Departemen sumber daya manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan

diperlakukan secara baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi

keluhan.

Setiap perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu

cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam upaya

mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.

6. Safety and Health

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan

untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat.

Tenaga kerja perlu diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja

Suatu program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan

meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum.

Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk

mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki

kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.

12

7. Personnel Research

Dalam usahanya untuk meningkatkan efektifitas perusahan, departemen sumber daya

manusia melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat

perubahan yang sesuai. Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya

manusia adalah penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan,

bagaimana prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga

kerja.

Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan

menganalisis informasi yang menyinggung masalah ini. Hasilnya digunakan menilai

apakah kebijakan yang sudah ada perlu diadakan perubahan atau tidak.

Peran Departemen Sumber Daya Manusia

Dalam hubungannya dengan para manajer dan untuk melaksanakan fungsi-fungsinya,

departemen sumber daya manusia memiliki peran yang diharapkan dapat membantu para

manajer untuk mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Cherrington (1995:8) peranan departemen sumber daya manusia terdiri dari:

Advisory/Counseling Role

Dalam peran ini, departemen sumber daya manusia berperan sebagai konsultan

internal yang bertugas mengumpulkan informasi, menentukan pennasalahan, menentukan

solusi atas masalah tersebut, dan memberikan bantuan serta panduan dalam memecahkan

permasalahan sumber daya manusia yang dihadapi oleh perusahaan.

Peran departemen sumber daya manusia ini tampak dalam tanggung jawabnya

mengenai staffing, performance evaluation, program pelatihan, dan pemutusan hubungan

kerja. Dalam hal ini, departemen sumber daya manusia menyediakan masukan yang

membantu para manajer untuk mengambil keputusan.

Service Role

Dalam peran ini departemen sumber daya manusia melakukan aktivitas yang

memberikan pelayanan secara langung kepada pihak manajer. Penari kan, pelatihan

orientasi, melakukan pencatatan, dan melaporkan pekerjaan merupakan contoh

peranan ini.

13

Control Role

Dalam melaksanakan peran ini, departemen sumber daya manusia bertugas untuk

mengendalikan fungsi manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Departemen

sumber daya manusia mengeluarkan kebijakan dan mengendalikan sumber daya manusia

melalui kebijakan tersebut, sehingga departemen sumber daya manusia berperan sebagai

wakil pihak top management perusahaan. Dengan adanya berbagai peraturan, peran ini

semakin penting dalam mengatur masalah keselamatan kerja, kesempatan kerja yang

sama, hubungan tenaga kerja, dan kompensasi.

Merancang dan Menerapkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Untuk merancang sistem informasi sumber daya manusia yang efektif, pakar

menyarankan dengan pertanyaan mengenai data yang harus dimasukan. Pertanyaan yang

harus diajukan adalah :

1. Informasi apa yang tersedia Dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-

orang dalam organisasi.

2. Untuk kegunaan apa informasi tersebut.

3. Dalam format apa hasil akan dipresentasikan agar sesuai dengan dokumen

organisasional lainnya.

4. Siapa yang mebutuhkan informasi tersebut.

5. Kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan.

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), adalah sebagai

berikut :

1. Perencanaan dan Analisis SDM

a. Bagian organisasi

b. Proyeksi kepegawaian

c. Analisis ketidakhadiran

d. Pembiayaan restrukturisasi

e. Pencocokan pekerjaan internal

14

2. Kesetaraan dalam Pekerjaan

a. Pelacakan pelamar

b. Analisis ketersediaan

3. Kepegawaian

a. Sumber perekrutan

b. Pelacakan pelamar

c. Analisis penolakan penawaran

4. Pengembangan SDM

a. Profil pelatihan karyawan

b. Penilaian kebutuhan latihan

c. Perencanaan penggantian

d. Kepemimpinan

e. Peminatan dan pengalaman karier

5. Kompensasi dan Tunjangan

a. Struktur penggajian

b. Pembiayaan upah/gaji

c. Administrasi tunjangan yang fleksibel

d. Pengambilan cuti tahunan

e. Analisis penggunaan tunjangan

f. Laporan pajak

6. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Keamanan

a. Pelatihan keselamatan

b. Catatan kecelakaan

c. Catatan data material

15

7. Hubungan Karyawan dan Buruh

a. Pembiayaan negosiasi serikat pekerja

b. Catatan audit

c. Hasil survey sikap

d. Analisis wawancara keluar kerja

e. Sejarah kerja karyawan.

2.3. KEGIATAN UTAMA SUMBER DAYA MANUSIA

Kegiatan utama dari Sumber Daya Manusia adalah:

1. Perekrutan dan Penerimaan

Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah

orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan

karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya

manusia.

Merekrut pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk

keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat

dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi apakah

seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau tidak dengan

jenis pekerjaannya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:

- Posisi atau jabatan yang diperlukan untuk diisi, apakah untuk level managerial

atau untuk level staff

- Sebutkan gender yang diinginkan termasuk juga statusnya

- Rentang usia biasanya terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku

- Pengalaman yang dibutuhkan oleh perusahaan dari calon karyawan yang

berpengaruh pada keahlian, kemampuan, dan pengetahuan.

- Perhatikan riwayat pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang

usaha yang kita inginkan

- Penampilan  juga turut menentukan

- Tempat tinggal calon karyawan dari kantor kita.

16

Aspek penting dalam perekrutan karyawan

a. Di Mana Melakukan Publikasi untuk Karyawan Baru?

Tulis dan tempatkan iklan Anda di tempat yang paling dicari. Misalnya, kalau

mau disiarkan di media cetak, pilih halaman yang paling banyak dibaca orang, atau

minta dimuat pada hari Minggu. Sesuaikan dengan karyawan yang ingin Anda rekrut.

Pilih surat kabar khusus yang banyak dibaca oleh professional. Ada baiknya

mengirimkan job opening ke kampus-kampus atau sekolah bisnis. Biarkan institusi

pendidikan mengetahui perusahaan Anda dan tujuan perekrutan.

Ada baiknya juga untuk beriklan di radio, televisi kabel atau dengan cara

mensponsori suatu kegiatan promosi. Cara lain adalah mencoba iklan luar ruang

seperti memasang iklan lowongan kerja di busway atau di temmpat umum lainnya.

Cara ini akan meraih audiens yang luas.

1. Bagaimana Merekrut Karyawan dalam Pasar Kerja yang Melimpah?

- Dapatkan referensi tentang calon pegawai dari karyawan Anda

- Mintalah supplier Anda untuk merekomendasikan orang yang menurut

mereka berkualitas

- Masukkan iklan lowongan di internet

- Pertimbangan dari berbagai macam sumber.

2. Strategi Merekrut yang Cerdas

- Rekrutlah dengan pelan. Bangunlah kemauan untuk mengorbankan waktu dan

energi dalam mengambil keputusan perekrutan.

- Pastikan dengan jelas di benak Anda apa yang disyaratkan pekerjaan dan

nilailah kualifikasi para kandidat berdasarkan kualifikasi pekerjaan tersebut.

- Bayangkan seberapa baik kandidat akan sesuai dengan budaya perusahaan

Anda. Apakah sikap mereka sesuai? Apakah dia komperatif?

- Persempit jumlah kandidat yang serius. Cara mengeluarkan kandidat misalnya

dengan mengumumkan bahwa diperlukan tes narkoba untuk semua karyawan

17

baru, atau meminta mereka membuat tulisan singkat mengapa mereka

menginginkan pekerjaan tersebut.

- Lakukan wawancara singkat dengan 8 – 10 kandidat terbaik untuk

mengurangi jumlah kandidat. Kemudian lakukan wawancara yang lebih

panjang dengan dua atau tiga kandidat yang terpilih.

Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang

akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang paling

layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan.

Tahap awal yang perlu dilakukan dalam seleksi adalah menerima berkas lamaran

dan melihat daftar riwayat hidup atau curriculum vittae (CV) milik pelamar. Kemudian

dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang

gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat

terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja atau interview dan proses

seleksi lainnya.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai

melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-

posisi yang tepat.

Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai

setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya

manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan

pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas

ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.

Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :

- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang tepat yang diperlukan

untuk mencapai tujuan organisasi.

- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat menambah

pengetahuan dan keterampilan.

18

- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan tanggung jawab dari suatu

jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, serta

bagaimana melaksanakan tugas tersebut.

Agar menyediakan Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan

tinggi dan untuk karyawan yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus

memberikan suatu fasilitas. Hal ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah

dapat memperoleh pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih

meningkatkan kemampuannya.

3. Manajemen Data

Manajemen data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan

pegawai dan memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai

sumber informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan

hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti habisnya

masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang menyebabkan

seorang pegawai harus diberhentikan.

Sedangkan administrasi tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas

untuk mengelola tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih

bekerja maupun pagawai yang sudah pensiun.

19

2.4. ARUS SUMBER DAYA PERSONIL

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan

menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang

diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem

output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.

Penjelasan :

Perusahaan yang membutuhkan pegawai terlebih dahulu melakukan kegiatan perekrutan

terhadap calon pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang telah ditentukan

oleh perusahaan tersebut. Calon pegawai yang memenuhi syarat kemudian diterima

menjadi pegawai perusahaan. Pegawai yang telah bekerja diberikan diklat berupa

pendidikan dan pelatihan oleh perusahaan untuk meningkatkan kualitas. Kemudian

perusahaan melakukan kegiatan penghentian terhadap pegawai yang telah habis masa

kontrak ataupun pegawai yang harus pensiun. Perusahaan memberikan tunjangan kepada

pegawai yang masih bekerja ataupun yang telah pensiun. Semua kegiatan tersebut

dikelola oleh suatu manajemen data yang ada di dalam perusahaan.

20

2.5. MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

 

Penjelasan :

Sistem informasi sumber daya manusia memperoleh data-data dari berbagai sumber.

Data-data yang masuk berasal dari sumber internal (Sinformasi Akuntansi dan Subsistem

Penelitian SDM) dan sumber eksternal (Subsistem Inteligen SDM). Kemudian semua

data dimasukan ke dalam suatu database yang nantinya akan dikelola menjadi sebuah

informasi yang lebih bermanfaat. Informasi yang telah dihasilkan kemudian

dimanfaatkan oleh Subsistem Angkatan kerja, Subsistem Perekrutan, Subsistem

Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan, dan

Subsistem Pelaporan Lingkungan untuk disalurkan atau diberikan kepada para pemakai

yang membutuhkan informasi tersebut.

21

2.6. Komponen Sumber Daya Manusia (SDM)

Komponen dalam Sumber Daya Manusia dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.

Subsistem ini terdiri dari :

a. Sistem Informasi Data Personil

Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil

yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai,

jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian

suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya

Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang

menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat

global, dan sebagainya.

2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a. Isi Database

Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat

pendidikan, dan lain-lain.

Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di

lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas,

serikat kerja, serta pemerintahan.

b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada

komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi

khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

22

c. Perangkat Lunak Manajemen Database

Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi

Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan

lain-lain.

3. Subsistem Output

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil

perusahaan, yang meliputi :

a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk

mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan

organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b. Subsistem Perekutan

Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran

pelamaran dan pencarian internal.

c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi,

realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d. Subsistem Kompesasi

Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa

terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi

peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e. Subsistem benefit

Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang

karyawan dan    masa kerjanya.

23

BAB. III

PENUTUP

3.1. KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang

mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang

diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan berbagai informasi mengenai pegaswai

dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia sangat

penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu perusahaan salah satunya

ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang terdapat dalam perusahaan tersebut.

Kegiatan utama Sumber Daya Manusia adalah perekrutan dan penerimaan,

pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia terdiri dari Subsistem input (Sistem

Informasi Akuntansi, Subsistem penelitian SDM, dan Subsistem Intelijen SDM),

database, dan Subsistem output (Subsistem Angkatan Kerja, Subsistem Perekrutan,

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Subsistem Kompensasi, Subsistem Tunjangan,

dan Subsistem Pelaporan Lingkungan)

24

DAFTAR PUSTAKA

1. Laudon, Keneth C.2004.Sistem Informasi Manajemen.Andi:Yogyakarta

2. Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Andi, Yogyakarta :249 – 257.

3. Sedarmayanti.(2007).Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Aditama.

4. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”

5. www.portalhr.com

6. http://abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/?abstraksi=1&details=1&id=15&tahun=2005

7. http://www.portalhr.com/tips/2id20.html

8. http://www.google.com

9. http://vellyajah.blogspot.com/2008/09/sistem-informasi-sumber-daya-

manusia.html

10. http://yodisetyawan.wordpress.com/2008/05/02/sistem-informasi-sumber-daya-

manusia.

11. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

12. http://antordo.blogspot.com/2009/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

13. http://dinkesbonebolango.org/index2.php?

option=com_content&do_pdf=1&id=215

14. http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

25