BAB II

LANDASAN TEORITIS

A. Struktur Organisasi

Organisasi adalah unit sosial yang dibentuk secara sadar oleh beberapa

individu, untuk mencapai tujuan bersama. Usaha untuk mencapai tujuan tersebut

perlu dikoordinasikan. Agar koordinasi dan pengawasan kegiatan organisasi

berjalan dengan baik, maka diperlukan struktur organisasi.

Subekhi & Jauhar, (2013: 89) menyimpulkan “Variabel-variabel kunci

yang menentukan desain struktural organisasi, yaitu strategi organisasi,

lingkungan yang melingkupinya, teknologi yang digunakan, dan orang orang yang

terlibat dalam organisasi”.

Suprihanto, dkk (2003:150) menyimpulkan “Struktur organisasi memiliki

tiga komponen dasar, yaitu complexity, formalization, dan centralization”.

Perbedaan struktur organisasi antarperusahaan pada hakekatnya disebabkan oleh

perbedaan ketiga komponen tersebut.

Complexity menunjukkan seberapa jauh pendistribusian aktivitas

organisasi ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Masing-masing unit akan

mengerjakan aktivitas yang berbeda dengan unit yang lain.

Pembedaan aktivitas organisasi dapat dilakukan secara horizontal, vertikal

dan spasial. Semakin tinggi derajat perbedaan dalam ketiga faktor tersebut,

organisasi akan menjadi semakin kompleks.

3

4

Horizontal differentiation dapat dilakukan dengan memperhatikan jenis

tugas, orientasi pekerjaan dan latar belakang pendidikan individu. Verical

differentiation ditunjukkan oleh jumlah tingkat hirarki yang ada dalam organisasi.

Tingkat hirarki ini selanjutnya akan menentukan proses komunikasi antara atasan

dengan bawahan. Spatial differntiation terjadi apabila organisasi/perusahaan

beroperasi di beberapa daerah yang terpisah. Semakin luas daerah operasi

perusahaan, maka struktur organisasinya akan semakin kompleks.

Formalization menunjukkan aturan-aturan atau proses kerja yang berlaku

dalam organisasi. Semakin baku aturan dan prosedur kerja tersebut, maka

organisasi akan menjadi semakin formal. Dalam organisasi yang memiliki

pedoman kerja yang jelas dan baku, daya kreativitas karyawan akan semakin

rendah. Aktivitas mereka akan ditentukan oleh (atau mengikut) aturan yang ada.

Centralization menunjukkan cara pengambilan keputusan dalam

organisasi. Apabila keputusan lebih banyak diambil oleh manajer puncak, maka

organisasi akan menjadi semakin tersentralisasi. Dalam organisasi seperti ini

karyawan hanya bertugas melaksanakan keputusan yang telah diambil oleh

manajer puncak. Di lain pihak, jika karyawan lebih banyak dilibatkan dalam

proses pengambilan keputusan, maka organisasi akan semakin terdesentralisasi.

Dalam hal ini karywan tidak hanya bertugas melaksanakan keputusan yang telah

diambil, tetapi mereka juga turut menentukan keputusan apa yang akan diambil.

Konsep-konsep Dasar Organisasi

Untuk dapat membentuk struktur organissasi yang baik, diperlukan

pemahaman terhadap konsep dasar organisasional. Dengan memahami konsep-

5

konsep ini, manajer akan dapat mengevaluasi sisi positif dan negatif dari suatu

struktur organisasi.

1. Pembagian Tugas (Division of Labor)

Untuk dapat mencapai tujuannya, organisasi harus melakukan serangkaian

kegiatan. Kegiatan itu akan dapat dilaksanakan dengan baik, jika individu

memiliki kemampuan untuk melaksanakannya. Konsep ini menyatakan bahwa

kegiatan organisasi sebaiknya dipilah-pilah menjadi aktivitas yang lebih

sederhana dan pengerjaannya diserahkan pada orang-orang tertentu. Dengan

melakukan spesialisasi, kinerja organisasi akan meningkat karena terjadi

peningkatan efisiensi kerja.

Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas

harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah

keputusan desain yang penting karena akan berdampak pada efektivitas

organisasi. Spesialisasi tugas yang tinggi menimbulkan rasa bosan, namun dapat

meningkatkan produktivitas, karena:

a) Melakukan tugas berulang dapat meningkatkan keahlian.

b) Mengurangi kebutuhan pelatihan.

c) Mengurangi waktu terbuang karena alih tugas.

d) Dapat dikembangkan alat otomatis khusus untuk menyelesaikan satu tugas.

e) Pengendalian kualitas lebih baik.

Meskipun pembagian kerja terbukti mampu meningkatkan efisiensi

perusahaan, tetapi manajer harus tetap ingat bahwa manusia bukan semata-mata

merupakan faktor produksi. Tidak semua individu menginginkan pekerjaan yang

sederhana. Mereka juga menginginkan pekerjaan yang menantang. Apabila

6

seorang individu melakukan suatu pekerjaan yang sama secara berulang-ulang, ia

akan merasa bosan dan lambat laun produktivitasnya akan menurun (Suprihanto

dkk, 2003: 151) .

2. Departementalisasi

Departementasi Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam

kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas

yang ada dalam satu departemen adalah hal  pokok. Tugas dapat dikelompokan

(dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu:

a) Departementasi fungsional Merupakan metode yang paling efektif. Tugas

yang sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan dalam departemen

yang sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan

penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan

keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat.

Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama

antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.

b) Departementasi atas dasar produk Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu

tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis.

Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan

beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional.

Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan  pemusatan usaha

memproduksi secara efektif, berorientasi  pada konsumen, dan pekerja lebih

kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan

secara optimal.

7

c) Departementasi atas dasar wilayah Organisasi menggunakan geografis

sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang

luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi

permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi,

pengamatan dan keputusan yang mendesak.

d) Departementasi atas dasar pelanggan Mengelompokan tugas dengan

mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama

jika  pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing

kelompok yang berbeda secara signifikan.

3. Rentang Kendali

Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan dengan efektif

oleh seorang atasan. Organisasi dengan rentang kendali luas memiliki sedikit

tingkat hirarki, banyak orang berada dibawah satu penyelia, sehingga terbentuk

struktur organisasi datar (flate). Sedang pada rentang kendali sempit, manajer

hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi.

Hal tersebut dapat menghalangi komunikasi antar pribadi yang lebih luas dalam

organisasi. Besarnya rentang kendali yang efektif dipengaruhi oleh beberapa

faktor:

a) Sifat tugas: jika rutin dan sederhana maka rentang kendali luas, dan jika

kompleks dan sering berubah maka rentang kendali sempit.

b) Kemampuan bawahan: rentang kendali luas jika bawahan memiliki tingkat

kemampuan dan profesionalitas tinggi, dan rentang kendali sempit jika

ketrampilan bawahan rendah.

8

c) Kontak dan koordinasi: jika tugas memerlukan kontak dan koordinasi tinggi

antara bawahan dan atasan, maka rentang kendali sempit.

4. Delegasi Wewenang

Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar

dalam hirarki organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi,

sedangkan jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi

yang relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks

biasanya menerapkan sentralisasi.

5. Mekanisme Koordinasi

Organisasi harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam

organisasi. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi:

a) standardisasi proses kerja: tugas rutin dikoordinasikan dengan prosedur

standar operasi.

b) standardisasi hasil: produk harus diproduksi sesuai spesifikasi.

c) standardisasi keahlian: tingkat keahlian tinggi melalui  pelatihan

B. Desain Orgainisasi Mekanik dan Organik

Desain organisasi ditentukan oleh komponen-komponen yang membentuk

struktur organisasi perusahaan (complexity, formalization, dan centralization).

Desain organisasi akan ditentukan oleh derajat ketiga komponen tersebut.

Desain organisasi secara umum dapat dibedakan menjadi mechanistic

structure dan organic structure. Kedua jenis desain organisasi itu memiliki ciri

yang saling bertolak belakang. Suprihanto, dkk (2003: 154) struktur mekanistik

memiliki derajat yang tinggi pada ketiga komponen struktur organisasi (high

9

complexity, high formalization, dan high centralization), sementara itu stuktur

organik memiliki ciri (low complexity,low formalization, dan low centralization).

Lingkungan eksternal berkaitan dengan struktur organisasi. Ketika

lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan peraturan,

prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat

pada tingkat puncak, dan sentralisasi wewenang yang kuat, atau struktur

organisasi mekanistik. Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan

yang cepat, memiliki struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif

dan spontan. Aturan umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, dan

wewenang pengambilan keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi

organik.

Sistem mekanistik paling sesuai untuk lingkungan yang stabil, sedangakan

sistem organik paling sesuai untuk lingkungan bergejolak (Burns dan Shalter

dalam Subekhi & Jauhar, 2013: 92). Sistem mekanistik berarti kegiatan-kegiatan

organisasi diperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi.

Sedangkan dalam sistem organisasi organik, individu lebih cenderung bekerja

dalam suatu kelompok, bukan bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi

dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan inforamsi dan saran.

C. Desain Struktur Organisasi

1. The Simple Structure

Struktur sederhana umumnya digunakan oleh organisasi yang sangat kecil

dan mempunyai satu atau sedikit lini produk. Karakteristik utamanya adalah

biasanya pemilik perusahaan bertindak merangkap sebagai manajer dan membuat

10

hampir semua keputusan perusahaan. Struktur sederhana bersifat informal dan

koordinasi tugas dilaksanakan dengan pengawasan langsung.

2. The Machine Bureaucracy

Struktur ini ditandai dengan high complexity, high formalization, dan

centralization. Organisasi oleh karena itu memiliki pedoman-pedoman baku yang

mengatur setiap aktivitasnya.

3. The Professiona Bureaucracy

Struktur ini merupakan penggabungan antara standarisasi dengan

desentralisasi. Organisasi memiliki high complexity, high formalization tetapi

mendesentralisasikan proses pengambilan keputusan.

4. The Divisional Structure

Pada struktur organisasi ini akan terdapat unit-unit usaha yang memiliki

otonomi pada bidang-bidang tertentu. Meskipun mempunyai hak otonomi,

keberadaan unit-unit tersebut masih berada dalam koordinasi manajemen puncak

(perusahaan induk)

5. Adhocracy

Struktur ini sangat adaptif dan mudah menyesuaikan diri dengan

perubahan lingkungan (fleksibel). Hal ini terjadi karena terdapat low complexity,

low formalization, dan low centralization