laporan pkl pt sucofindo

0

ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA TENAGA AHLI INSPEKTOR

PADA PT. SUPERINTENDING COMPANY OF INDONESIA

(SUCOFINDO)

Laporan Kegiatan Magang

Disusun untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Magang

Program S-1 Jurusan Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika

Oleh:

Aditya Arif Budianto 1201110001

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2014

1

BAB I

RUANG LINGKUP MANAJEMEN DAN BISNIS PERUSAHAAN

1.1 Gambaran Umum PT. Superintending Company of Indonesia

(SUCOFINDO)

1.1.1 Profil Umum PT. SUCOFINDO Indonesia

PT Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) merupakan

perusahaan inspeksi pertama di Indonesia. Perusahaan yang berdiri pada tanggal 22

Oktober 1956 ini 95 persen sahamnya dikuasai negara dan lima persen sisanya milik

Societe Generale de Surveillance Holding SA (SGS), salah satu perusahaan inspeksi

terbesar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss.

Sebagai perusahaan inspeksi, PT SUCOFINDO berpengalaman di bidang

inspeksi, supervisi, pengkajuan dan pengujian. Hal ini menjadikan perusahaan ini

tidak hanya menjadi perusahaan inspeksi pertama namun juga menjadi perusahaan

inspeksi nasional terbesar di Indonesia.

Bisnis jasa pertama yang dimiliki SUCOFINDO adalah cargo

superintendence dan inspeksi. Kemudian melalui studi analisis dan inovasi,

SUCOFINDO melakukan diversifikasi jasa sehingga lahirlah jasa-jasa

warehousing dan forwarding, analytical laboratories, industrial and marine

engineering, dan fumigation and industrial hygiene.

Keanekaragaman jasa-jasa SUCOFINDO dikemas secara terpadu, jaringan

kerja Laboratorium, cabang dan titik layanan di berbagai kota di Indonesia serta

didukung oleh 2.646 Tenaga Profesional yang ahli di bidangnya.

2

1.1.2 Visi dan Misi PT. Superintending Company of Indonesia

Visi:

Menjadi perusahaan jasa yang terpercaya dan menguntungkan dalam memberikan

pemastian di Indonesia dan ASEAN.

Misi:

1. Menyediakan layanan yang inovatif, handal dan berkualitas tinggi dalam bidang

inspeksi, pengujian, sertifikasi dan jasa terkait kepada pelanggan.

2. Mewujudkan lingkungan kerja yang menantang, apresiasif dan berlandaskan

pengetahuan bagi karyawan.

3. Menciptakan nilai bagi pemegang saham, dan berkontribusi kepada

perekonomian dan masyarakat di tempat PT SUCOFINDO beroperasi.

PT. SUCOFINDO memberikan manfaat berkelanjutan bagi para

stakeholders dengan mengoptimalkan sinergi strategis antara perusahaan dengan

perusahaan BUMN lain berdasarkan mutual benefit.

1.1.3 Bidang Usaha PT. Superintending Company of Indonesia

PT. Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) ini merupakan

perusahaan penyedia layanan jasa di bidang perinspeksian, khususnya inspeksi dan

audit, pengujian dan analisa, jasa sertifikasi, jasa konsultasi dan jasa pelatihan.

PT. SUCOFINDO yang sudah berkiprah di Indonesia sejak tahun 1956 ini

fokus pada transaksi Business-to-Business (B2B) karena mayoritas aktivitas proses

bisnis jasa inspeksi ini melibatkan interaksi antar perusahaan.

3

1.1.4 Makna Logo PT. Superintending Company of Indonesia

Logo PT. Superintending Company of Indonesia seperti pada Gambar 1.1

GAMBAR 1.1

LOGO PT. SUPERINTENDING COMPANY OF INDONESIA

Sumber: Data Internal Perusahaan (Juni 2014)

Makna logo PT. Superintending Company of Indonesia adalah sebagai

berikut:

a. Bentuk bola dunia menggambarkan kegiatan usaha SUCOFINDO yang telah

mendunia

b. Tiga bola dunia yang berbeda warna dan saling bersinggungan menggambarkan

kegiatan usaha PT SUCOFINDO yang mempersatukan tiga wawasan usaha,

yaitu darat, laut dan udara.

4

1.1.5 Produk PT. Superintending Company of Indonesia

Produk yang ditawarkan PT. Superintending Company of Indonesia ada

beberapa layanan jasa. Jasa yang ditawarkan oleh PT SUCOFINDO berupa:

1. Inspeksi dan Audit

PT SUCOFINDO membantu klien untuk memastikan kualitas produk

industri, komoditas dan hasil alam, sumber daya alam, serta sistem dan

proses produksi. Kemampuan Sucofindo yang didukung oleh SDM yang

bermutu dan peralatan mutakhir serta dilengkapi dengan berbagai sertifikasi

bonafid telah mendapatkan pengakuan dunia.

2. Pengujian dan Analisa

PT SUCOFINDO melayani kebutuhan pengujian dan analisis untuk

memastikan mutu dan keamanan produk. Kapabilitas laboratorium PT

SUCOFINDO meliputi pengujian kimia, mikrobiologi, kalibrasi, elektrikal

dan elektronika serta keteknikan. Saat ini PT SUCOFINDO tengah

mengembangkan kemampuan pengujian di bidang teknologi nano.

3. Layanan Sertifikasi

Sertifikasi yang dilakukan oleh Sucofindo telah mendapatkan pengakuan

secara nasional dan internasional. Layanan sertifikasi kami mencakup

sertifikasi sistem manajemen (mutu, lingkungan, kesehatan dan

keselamatan kerja) dan sertifikasi produk. Skema sertifikasi sistem

manajemen mencakup ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, SA 8000,

RSPO, HAACP, Manajemen Hutan Lestari, Chain of Custody dan Legal

Source.

4. Layanan Pelatihan

Jasa pelatihan PT SUCOFINDO menyumbangkan pengetahuan dan

kemampuan dalam berbagai aspek bisnis seperti sistem manajemen

termasuk mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, HACCP, serta

manajemen pengamanan. Selain itu, PT SUCOFINDO juga menyediakan

5

layanan pelatihan teknis termasuk didalamnya pelatihan tanggap darurat

dan pengoperasian alat-alat berat.

5. Layanan Konsultasi

PT SUCOFINDO menyumbangkan keahlian dan pengalaman puluhan

tahun dalam bentuk layanan konsultasi sistem manajemen, AMDAL, sistem

informasi, kandungan komponen dalam negeri, pengembangan wilayah,

infrastruktur dan tata ruang. Eksistensi di berbagai bidang, interaksi dengan

banyak pelaku bisnis dan pengetahuan para pakarnya memungkinkan

SUCOFINDO berbagi pengalaman sejati yang relevan dan nyata, bukan

sekadar teori.

Kelima layanan jasa tersebut mencakup berbagai bidang industri, lingkup

industri yang menggunakan layanan SUCOFINDO antara lain:

1. Industri Bahan Tambang dan Galian

2. Industri Produk Mineral dan Kimia

3. Industri Minyak, Gas dan Petrokimia

4. Industri Produk Konsumen

5. Usaha Pertanian dan Perikanan

6. Jasa Perbankan dan Keuangan

7. Usaha Kehutanan dan Produk Kehutanan

8. Usaha Konstruksi dan Infrastruktur

9. Pemerintah dan Institusi Internasional

10. Usaha Transportasi dan Pariwisata

11. Industri Energi dan Prasarana Umum

12. Industri Mesin dan Alat Berat

6

1.2 Pengamatan Praktek Manajemen

1.2.1 Aspek Produksi

Produk yang ditawarkan PT. Superintending Company of Indonesia

(SUCOFINDO) berupa produk jasa. Jasa yang ditawarkan PT. SUCOFINDO ini

adalah jasa inspeksi, sertifikasi, fumigasi dan layanan jasa lainnya. Jasa yang

ditawarkan PT. SUCOFINDO diproduksi oleh sumber daya manusia internal

perusahaan. Produksi jasa tersebut juga didukung oleh sumber daya tenaga ahli

yang handal, juga peralatan lapangan serta peralatan laboratorium yang lengkap.

Proses produksi merupakan tanggung jawab Bagian Penjualan dan Bantuan

Operasi. Bagian ini adalah unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap

kegiatan proyek yang dijalankan perusahaan serta menjalankan fungsi manajemen

proyek dan manajemen sumber daya tenaga ahli.

1.2.2 Aspek Keuangan

Pengelolaan Keuangan di PT. SUCOFINDO cabang Semarang dilakukan

oleh bidang Dukungan Bisnis. Dikepalai oleh kepala bidang dan didukung oleh sub-

bidang Akuntansi, Keuangan dan Sistem Informasi. Bagian ini menjalankan fungsi

pendanaan, pengelolaan dana operasional, perpajakan, perencanaan dan

pengembangan akuntansi dan keuangan, administrasi perkantoran, serta pelayanan

dan pengembangan sumber daya manusia dan organisasi.

Total equity yang dimiliki PT. SUCOFINDO Corporate saat ini adalah

sebesar Rp. 300.000.000.000,00 (tiga ratus milyar rupiah) yang diwujudkan dalam

tiga ratus ribu lembar saham biasa seharga satu juta rupiah per lembar dimana

Pemerintah Indonesia memiliki 285000 lembar saham biasa atau sebesar 95% dari

total saham, dan 5% sisanya dimiliki oleh Societe Generale De Surveillance

Holding SA Geneva (SGS) sebanyak 15 ribu lembar saham biasa.

7

1.2.3 Aspek Pemasaran

Dalam PT. SUCOFINDO, Kepala Cabang PT. SUCOFINDO menyerahkan

aspek pemasaran kepada Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi khususnya pada

sub-bidang Sales Account Officer dan Customer Service. Target pasar dari PT

SUCOFINDO adalah perusahaan yang berpotensi membutuhkan jenis jasa yang

ditawarkan oleh PT. SUCOFINDO. Contohnya perusahaan ekspor impor,

perusahaan kayu, perusahaan property dan lain sebagainya.

Untuk sub-bagian Customer Service, tugas dari sub-bagian ini adalah untuk

me-maintenance perusahaan maupun perorangan yang telah menjadi pelanggan

lalu juga membuat kuesioner kepuasan pelanggan.

1.2.4 Aspek Sumber Daya Manusia

Pengelolaan sumber daya manusia di PT. SUCOFINDO dilakukan oleh

bagian SDM (Sumber Daya Manusia). Fungsi SDM di PT. SUCOFINDO bertugas

dalam pengelolaan struktur organisasi, penentuan job description dan job

specification, rekruitmen, pengelolaan fasilitas, pelatihan keahlian, pembuatan

aturan disiplin, penilaian, dan terminasi karyawan.

Berikut bentuk struktur organisasi PT. Superintending Company of

Indonesia, seperti pada Gambar 1.2

8

GAMBAR 1.2

STRUKTUR ORGANISASI PT. SUCOFINDO

Sumber: Hasil Wawancara dengan Sales Account Officer PT SUCOFINDO

Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 1.2, PT. SUCOFINDO

Cabang Semarang memiliki satu kepala cabang, yang membawahi beberapa kepala

bidang, yaitu Kepala Bidang Komersial 1, Kepala Bidang Komersial 2, Kepala

Bidang Komersial 3, Kepala Bidang Penjualan dan Operasi dan Kepala Bidang

Dukungan Bisnis. Setiap bidang tadi kemudian dibagi lagi ke dalam beberapa sub-

bidang yang kemudian terbagi menjadi unit-unit.

Dalam menjalankan struktur organisasi tersebut maka diperlukan sumber

daya manusia yang handal. Untuk mendapatkan kebutuhan tenaga sumber daya

manusia yang digunakan untuk mengisi divisi dan unit-unit diatas, PT

SUCOFINDO mengadakan pembukaan lowongan pekerjaan atau biasa disebut

rekruitmen. Metode rekruitmen yang dilakukan PT SUCOFINDO yaitu dengan

mengadakan penambahan sumber daya manusia berdasarkan project atau proyek

untuk dijadikan pegawai kerja waktu terbatas (PTT). Syarat untuk mengajukan diri

menjadi PTT minimal lulusan sarjana strata satu (S1) dengan IP 3.0 dari jurusan

yang dibutuhkan untuk project yang ada.

9

Sedangkan bagi Pegawai kerja tidak tetap (PTT) bisa diangkat menjadi

pegawai tetap. Dengan pertimbangan mengenai prestasi karyawan tersebut, serta

apabila pegawai tersebut memiliki kompetensi atau kemampuan yang tenaganya

masih terbatas atau belum ada di PT SUCOFINDO.

10

BAB II

AKTIVITAS DAN PENUGASAN MAGANG

2.1 Gambaran Umum Kegiatan Magang

2.1.1 Latar Belakang Kegiatan Magang

Melihat kecenderungan pesatnya penggunaan ilmu dan teknologi di sektor

industri telekomunikasi dan informatika, maka strategi dan program pengembangan

pendidikan Universitas Telkom diantaranya tidak saja diarahkan untuk

menghasilkan lulusan yang berkualitas tetapi juga harus sesuai dengan arah dan

perkembangan tuntutan pasar.

Selain materi perkuliahan yang diupayakan makin mendekati kebutuhan

pasar dan selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,

Universitas Telkom perlu memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk

melaksanakan kuliah magang atau praktek kerja lapangan sebagai wahana yang

tepat untuk terciptanya proses transfer pengetahuan praktis yang dapat secara

langsung dicerna oleh mahasiswa

2.1.2 Tujuan Kegiatan Magang

Tujuan kegiatan magang yang penulis lakukan antara lain sebagai berikut:

a. Kesempatan sebagai mahasiswa untuk memperoleh pengalaman kerja sekaligus

mempraktekan konsep atau teori yang diperoleh selama perkuliahan dalam

kegiatan operasional di perusahaan secara nyata.

b. Mengetahui dan mempelajari situasi kondisi kerja di dalam perusahaan serta

melakukan interaksi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis

perusahaan.

c. Sebagai wahana orientasi bagi mahasiswa untuk mempersiapkan diri dalam

kaitannya dengan penyusunan tugas akhir atau skripsi.

11

2.1.3 Manfaat Magang

Manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan magang adalah:

a. Kegiatan kuliah magang ini diharapkan dapat menambah kemampuan dan

wawasan praktis mahasiswa, sehingga pada gilirannya akan menghasilkan

kualitas lulusan yang semakin mendekati tuntutan pasar kerja.

b. Bagi kepentingan pengembangan akademik, hasil kuliah magang para

mahasiswa diharapkan dapat dijadikan umpan balik bagi Universitas Telkom

khususnya yang berkaitan dengan peningkatan wawasan pengetahuan praktis

tenaga pengajar, muatan kurikulum lokal, serta variasi dan kedalaman materi

perkuliahan secara keseluruhan.

c. Secara kelembagaan, melalui pelaksanaan kuliah magang diharapkan makin

terbinanya jalinan komunikasi yang baik dan saling menguntungkan antara

Universitas Telkom dengan perusahaan lain dan instansi pemerintah.

d. Kesempatan bagi mahasiswa untuk membandingkan kesesuaian antara ilmu

teori yang didapat saat perkuliahan dengan prakteknya pada saat kegiatan

magang

2.2 Ruang Lingkup Magang

2.2.1 Waktu Kegiatan Magang

Kegiatan magang di PT. Superintending Company of Indonesia

(SUCOFINDO) dilaksanakan mulai tanggal 16 Juni sampai dengan 23 Agustus

2014. Kegiatan magang berlangsung selama 32 hari kerja pada hari Senin sampai

Jumat pukul 08.00-17.00 Waktu Indonesia bagian Barat.

2.2.2 Dasar Pemiilihan Tempat Magang

Penulis melaksanakan kegiatan magang di PT. Superintending Company of

Indonesia yang beralamat di Jl Raya Kaligawe Km. 8, Semarang, Jawa Tengah.

Alasan pemilihan tempat magang dikarenakan ketertarikan penulis terhadap

praktik manajemen sumber daya manusia di PT SUCOFINDO. Sehingga penulis

bisa membandingkan ilmu yang diperoleh selama studi pada jurusan Manajemen

12

Bisnis Telekomunikasi dan Informatika dengan mata kuliah keahlian yang diambil

oleh penulis, yaitu Sumber Daya Manusia (SDM) dengan praktik kerja pada saat

aktivitas magang berlangsung.

2.2.3 Bagian Kerja Praktek Magang

Penulis melaksanakan kegiatan magang di PT. Superintending Company of

Indonesia pada Bagian Penjualan dan Dukungan Operasi di sub bagian

Administrasi unit Penempatan Tenaga Kerja.

2.2.4 Uraian Aktivitas Kegiatan Magang

Magang dilaksanakan di PT. Superintending Company of Indonesia yang

beralamat di Jalan Raya Kaligawe KM. 8, Semarang, Jawa Tengah. Penempatan

pada pelaksanaan kuliah magang tersebut yaitu pada Bagian Penjualan dan

Dukungan Operasi di sub bagian Administrasi unit Penempatan Tenaga Kerja dan

dibimbing langsung oleh Sales Account Officer, Bapak Edi Laksono Riadi.

Berikut ini merupakan uraian aktivitas kegitan magang yang dilakukan

selama pelaksanaan kuliah magang di Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi

pada PT. Superintending Company of Indonesia.

TABEL 2.1

URAIAN KEGIATAN MAGANG

Minggu ke- Tanggal Uraian Kegiatan Magang

1

16 Juni 2014

Penempatan divisi magang, lalu

dilanjutkan dengan penjelasan

mengenai kegiatan magang

18 Juni 2014 Rekapitulasi data CV Pegawai



2 23 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai

24 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai

13


2 25 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai


3


1 Juli 2014

Pemilihan pegawai yang akan

diikutsertakan dalam proyek

2 Juli 2014



3 Juli 2014



4 Juli 2014



4

7 Juli 2014

Scan dan Preservasi dokumen proyek

dan surat perjanjian kerja

8 Juli 2014



10 Juli 2014



11 Juli 2014 Scan dan Preservasi dokumen proyek


5

14 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk

keikutsertaan lelang proyek



14


5







6

21 Juli 2014 Input data ke website LPSE Online

Provinsi Jawa Tengah

22 Juli 2014 Input data ke website LPSE Online

Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

23 Juli 2014 Input data ke Website LPSE Online

Kota Semarang

24 Juli 2014

Pengumpulan dan pencetakan dokumen

proposal untuk prasyarat keikutsertaan

lelang proyek

25 Juli 2014

Pengumpulan dan pencetakan dokumen

proposal untuk prasyarat keikutsertaan

lelang proyek

7

5 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di

website e-proc LPSE


website e-proc LPSE

8


website e-proc LPSE


website e-proc LPSE

9 23 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di

website e-proc LPSE

15

Berdasarkan uraian kegiatan magang pada Tabel 2.1, Deskripsi aktivitas yang

dilakukan penulis selama melaksanakan kegiatan magang di PT SUCOFINDO

adalah sebagai berikut:

a. Rekapitulasi dan Pengolahan Data CV Pegawai

Dalam proses manajerial perusahaan, manajemen data dan informasi

sangat penting untuk dilakukan. Tujuan dari manajemen data tersebut supaya

mempermudah pengelolaan informasi seandainya sewaktu-waktu data tersebut

dibutuhkan, perusahaan tidak kesulitan dan membuang waktu terlalu banyak

untuk mencari dan mengumpulkan data-data terkait perusahaan. Terlebih lagi

di masa sekarang adalah era digital dan internet, dimana internet dan data digital

dianggap lebih efisien dan mulai banyak digunakan untuk kebutuhan bisnis

formal.

PT SUCOFINDO sebagai perusahaan jasa inspeksi melakukan

manajemen data dan informasi tersebut. Bentuk manajemennya yaitu berupa

preservasi dan pengolahan data ke bentuk digital untuk disimpan di perangkat

komputer perusahaan, serta preservasi ke website e-procurement beberapa

pihak (Provinsi Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta, Kota Semarang,

dan Kementerian ESDM RI). Data yang diproses untuk dipreservasi

diantaranya adalah data CV Pegawai berikut NPWP, sertifikat dan ijazah serta

track record pegawai selama bekerja di PT SUCOFINDO (history jabatan,

pengalaman penugasan, sertifikasi yang telah diambil, dan lain sebagainya).

Dalam PT SUCOFINDO, preservasi data hasil olahan CV tersebut akan

mempermudah ketika proses pembuatan dokumen persyaratan lelang. Dengan

adanya data hasil preservasi tersebut, perusahaan tidak perlu mengumpulkan

data karyawan setiap akan mengikuti lelang proyek. Data hasil olahan tersebut

berbentuk template yang siap cetak dan selalu diupdate setiap perusahaan dan

pegawai mengikuti atau menyelesaikan suatu proyek.

16

b. Pemilihan Pegawai yang Akan Diikutsertakan dalam Proyek

PT SUCOFINDO menerima berbagai jenis pengerjaan bidang jasa

berbeda. Setiap pengerjaan bidang yang satu dengan yang lain tentu

membutuhkan pekerja dengan kompetensi yang berbeda juga, oleh karena itu

pemilihan pegawai yang diikutsertakan harus disesuaikan antara jenis bidang

pekerjaan dengan kompetensi pegawai yang dipilih supaya hasil pekerjaan lebih

valid dan maksimal.

c. Scan dan Preservasi Dokumen Proyek dan Surat Perjanjian Kerja

Preservasi Dokumen proyek maksudnya adalah menyimpan dokumen

berisi informasi proyek dan surat perjanjian kerja yang pada awalnya berwujud

fisik dan menyalinnya dalam bentuk digital dengan bantuan alat scanner.

Dengan wujud digital, data berisi informasi dokumen proyek dan surat

perjanjian kerja tersebut bisa lebih ringkas dan awet disimpan dan lebih mudah

digunakan kembali sebagai kelengkapan prasyarat dokumen lelang proyek-

proyek berikutnya. Dokumen Proyek dan surat perjanjian kerja dibutuhkan

sebagai bukti pendukung bahwa PT SUCOFINDO telah berpengalaman dalam

menangani pengerjaan berbagai macam permintaan proyek dari berbagai

perusahaan yang berbeda.

d. Penyusunan, Pengumpulan dan Pencetakan Dokumen Proposal untuk

Keikutsertaan Lelang Proyek

Penyusunan dokumen proposal ini dimulai dengan menggabungkan

berbagai data dan informasi yang telah diolah sebelumnya (data CV Pegawai

berikut kelengkapannya, CV yang dimasukkan kedalam proposal mengacu pada

nama-nama pegawai yang dipilih dalam proses pemilihan pegawai yang akan

diikutsertakan dalam proyek, lalu data pendukung pengalaman berupa dokumen

proyek dan surat perjanjian kerja dari pengerjaan proyek sebelumnya), untuk

disusun sesuai panduan pembuatan proposal yang diberikan perusahaan

pemohon jasa atau badan usaha yang mengadakan lelang proyek. Setelah

17

disusun, kemudian dicetak dalam bentuk proposal fisik sebagai pelengkap

syarat untuk diajukan kepada perusahaan yang mengadakan lelang proyek

tersebut.

e. Input dan Update Data Online di website LPSE

Selain proposal dalam bentuk fisik, prasyarat yang lainnya yaitu

melengkapi data digital pada kolom yang tersedia di website Layanan

Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh kementerian, atau

lembaga, atau satuan kerja perangkat daerah atau institusi lainnya (K/L/D/I)

untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang atau jasa secara

elektronik serta memfasilitasi pejabat pengadaan dalam melaksanakan

pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Tujuan dari pengadaan barang dan

jasa secara elektronik ini untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas,

meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, memperbaiki

tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit dan

memenuhi kebutuhan akses informasi yang real-time guna mewujudkan clean

and good government dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan

pemerintah.

Dalam magang kali ini penulis berkesempatan untuk menginput data di

website LPSE milik Pemerintah Kota Semarang, Pemerintah Provinsi Jawa

Tengah, Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dan LPSE milik

Kementerian ESDM Republik Indonesia. Data yang diinput berupa berupa

informasi mengenai perusahaan, SDM yang dimiliki, pengalaman proyek, ijin

usaha dan lain sebagainya.

18

f. Pengamatan Alur Proses Bisnis

Sembari melakukan rutinitas dan tugas yang dibebankan selama masa

magang, penulis juga berkesempatan mengamati alur atau urutan proses bisnis

pada PT SUCOFINDO mulai dari permintaan pengerjaan hingga selesai

pembayaran. Adapun alur proses bisnis PT SUCOFINDO digambarkan dengan

skema sebagai berikut:

GAMBAR 2.1

ALUR PROSES BISNIS PT SUCOFINDO

Proses bisnis diawali dengan PT SUCOFINDO melakukan penawaran

kepada beberapa perusahaan terkait jasa inspeksi yang disediakan oleh

SUCOFINDO. Apabila perusahaan tersebut tertarik untuk melakukan

kerjasama, dilakukan negosiasi untuk masalah pengerjaan, tarif dan metode

pembayaran. Setelah mencapai kesepakatan penawaran dan perusahaan

melakukan order, pihak PT SUCOFINDO membuat laporan berupa Purchase

19

Order untuk diserahkan kepada klien untuk disepakati dan ditandatangani. Lalu

pihak SUCOFINDO dan pihak perusahaan pengguna jasa mengkonfirmasi

untuk penerbitan Order Confirmation (OC) yang kemudian diserahkan kepada

bagian penugasan untuk didata dan dilakukan penjadwalan siapa saja petugas

yang akan ditempatkan.

Pelaksanaan pekerjaan akan disesuaikan dengan surat perjanjian kerja

(SPK) yang telah disepakati di awal, dan setiap periode tertentu petugas harus

memberikan feedback berupa laporan atau report mengenai hasil inspeksi.

Setelah pengerjaan jasa dan laporan penugasan selesai, PT SUCOFINDO akan

mengeluarkan data faktur tagihan dan pajak (invoice) yang harus dibayar oleh

perusahaan pengguna jasa tersebut. Pembayaran tersebut menjadi pemasukan

bagi PT SUCOFINDO.

2.3 Permasalahan

PT. Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) merupakan

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di berbagai macam bidang jasa

yaitu inspeksi, audit, analisis, sertifikasi, konsultasi dan pelatihan, serta lingkup

usaha yang luas yang mencakup seluruh wilayah Indonesia. Oleh karena itu, PT

SUCOFINDO membuka beberapa titik cabang pembantu di kota-kota besar di

seluruh Indonesia, salah satunya ada di Semarang, sebagai Kantor cabang

perwakilan untuk melayani permintaan jasa inspeksi di wilayah Provinsi Jawa

Tengah.

Untuk memenuhi permintaan dari berbagai macam bidang jasa tersebut, PT

SUCOFINDO tentunya membutuhkan tenaga manusia yang cukup besar.

Khususnya di bidang inspeksi pemerintahan, konsultasi dan jasa untuk melayani

pemeriksaan barang ekspor impor. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan

salah satu petugas inspektor di bidang pemerintah, mereka merasa banyaknya

volume permintaan pengerjaan layanan bidang jasa inspeksi barang tidak sebanding

dengan jumlah inspektor yang tersedia. Setiap harinya PT SUCOFINDO Cabang

20

Semarang menerima permintaan pengerjaan pemeriksaan kontainer dengan jumlah

rata-rata 200 kontainer per hari. Satu inspektor maksimal menangani empat

kontainer per hari, dengan waktu pengerjaan 60 menit per kontainer. Untuk bongkar

muat (stuffing) kontainer dibutuhkan waktu 60 menit per kontainer, jadi total

pengerjaan per kontainer memakan waktu dua jam. Dengan jumlah tenaga kerja

inspektor bidang pemerintah yang dimiliki PT SUCOFINDO Cabang Semarang

saat ini berjumlah 38 orang dan jam kerja normal terbatas hanya delapan jam, maka

setiap harinya mereka hanya mampu mengerjakan maksimal 152 kontainer saja dari

rata-rata permintaan sebanyak 200 kontainer.

Untuk menyelesaikan jumlah kontainer yang tersisa tersebut, terkadang

inspektor harus mengambil lembur. Hal ini tentunya tidak efektif karena perusahaan

harus terus menerus mengeluarkan anggaran ekstra untuk membayar upah lembur

tiap pegawai inspektor. Dan dari sisi inspektor juga berpengaruh karena apabila

bekerja dengan kondisi seperti ini secara terus menerus, tentu menambah beban

kerja mereka dan akan berpengaruh juga terhadap efektivitas dan efisiensi kerja

serta bertambahnya tingkat stress para pekerja tersebut.

2.4 Landasan Teori

2.4.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu kegiatan penting

dalam proses operasional perusahaan. Oleh sebab itu, pengertian dari manajemen

sumber daya manusia perlu dipahami dengan baik. Pengertian manajemen sumber

daya manusia dari beberapa literatur, antara lain:

Menurut Ivancevich (2010: 4) “Human resources management (HRM) is

the function performed in organizations that facilitates the most effective use of

people (employees) to achieve organizational and individual goals.”. Sedangkan

dalam bukunya, Armstrong (2006: 3) menyatakan bahwa manajemen sumber daya

manusia didefinisikan sebagai pendekatan strategis dan koheren untuk pengelolaan

sumber daya organisasi yang paling bernilai.

21

Berdasarkan pengertian manajemen sumber daya manusia menurut dua ahli

diatas, maka dapat penulis simpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia

merupakan rangkaian aktivitas mengenai pemanfaatan dan pengelolaan sumber

daya manusia yang dimiliki organisasi secara efektif dan efisien, untuk mencapai

tujuan organisasi atau perusahaan yang telah ditetapkan.

2.4.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia

2.4.2.1 Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses manajemen sumber daya manusia memerlukan perencanaan yang

matang dan sistematis supaya pemanfaatan sumber daya manusia dalam perusahaan

bisa maksimal dan efisien. Menurut Ivancevich (2010: 125) “Human Resource

planning (HR Planning) is both a process and a set of plans. It is how organizations

assess the future supply of and demand for human resources.”. Sedangkan

Armstrong (2006: 363) menyatakan bahwa Human Resource planning (HR

Planning) adalah proses memprediksi sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh

perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya. Lalu ada juga

pendapat lain dari Gomez-Mejia, et.al. (2012: 166) bahwa “Human Resource

Planning (HR Planning) is the process an organization uses to ensure that it has

the right amount and the right kinds of people to deliver a particular level of output

or services in the future.”

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya

manusia merupakan serangkaian proses memperkirakan jumlah sumber daya

manusia yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memenuhi permintaan dan

penawaran di masa mendatang, serta untuk mencapai tujuan organisasi.

2.4.2.2 Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Yang dimaksudkan dengan proses perencanaan SDM adalah pembuatan

ramalan tentang kebutuhan jumlah SDM untuk masa sekarang dan masa yang akan

datang. Menurut Armstrong (2006: 369) ada tujuh proses yang harus dilakukan

ketika melakukan perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

22

1. Business Strategic Plans: Mendefinisikan tingkat kegiatan di masa

mendatang dan berinisiatif untuk mengembangkan keterampilan baru.

2. Resourcing Strategy: Berencana untuk menciptakan keunggulan

kompetitif dengan mengembangkan modal intelektual dengan cara

mempekerjakan karyawan dengan kemampuan lebih ketimbang

pesaing, memastikan bahwa mereka dapat mengembangkan

kemampuan dan pengetahuan organisasi yang lebih spesifik, dan

berkeinginan menjadi “karyawan teladan”.

3. Scenario Planning: Menilai dalam arti luas, kemana organisasi ini akan

dibawa, dengan kondisi lingkungan yang seperti ini dan apa

implikasinya terhadap kebutuhan manajemen sumber daya manusia.

4. Demand/supply forecasting: Memperkirakan seberapa besar permintaan

di masa mendatang (baik dalam bentuk angka maupun bentuk

kemampuan) dan menilai jumlah orang yang mungkin tersedia dari

dalam maupun luar perusahaan.

5. Labour turnover analysis: Menganalisis angka labour turnover

(perputaran tenaga kerja) yang sebenarnya dan tren sebagai masukan

untuk perkiraan kebutuhan sumber daya manusia.

6. Work Environment Analysis: Menganalisis lingkungan dimana orang-

orang bekerja dalam lingkup yang disediakan untuk mereka, untuk

mengembangkan kemampuan dan kepuasan kerja mereka.

7. Operation Effectiveness Analysis: Menganalisis produktivitas,

pemanfaatan manusia, dan lingkup untuk meningkatkan fleksibilitas

untuk menanggapi perubahan permintaan maupun permintaan yang

baru.

Sedangkan menurut Ivancevich (2010: 127), ada empat tahapan umum

untuk melakukan proses perencanaan sumber daya manusia, yaitu:

1. Situation Analysis or Environmental Scanning

2. Forecasting demand for human resources

23

3. Analysis of the supply of human resources

4. Development of plans for action

Dari kedua teori tentang proses perencanaan sumber daya manusia, penulis

menyimpulkan bahwa tahapan-tahapan utama yang harus dilakukan dalam proses

perencanaan sumber daya manusia adalah:

1. Menganalisis situasi, melihat track record masa lalu, dan

membandingkan dengan situasi saat ini.

2. Mendata sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan saat ini,

3. Menghitung kebutuhan sumber daya manusia yang seharusnya saat ini,

memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia untuk masa

mendatang berdasarkan dari hasil analisis situasi yang sudah dilakukan

sebelumnya, lalu membandingkan dengan data sumber daya manusia

yang dimiliki perusahaan saat ini.

4. Menentukan tindakan atau kebijakan apa yang akan diambil untuk

menyikapi hasil perbandingan antara perkiraan kebutuhan dengan

sumber daya manusia yang dimiliki sekarang. Apakah akan menambah

sumber daya manusia dari luar perusahaan atau mengalihkan sumber

daya manusia yang dimiliki perusahaan saat ini ke bagian yang lebih

membutuhkan dengan penambahan kompetensi karyawan tersebut.

2.4.2.3 Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)

Menurut Hendee (1962: 21) “Workload analysis is a measure of the work

performed for all work programs and consequently provides an all-fund base”.

Sedangkan Ardana, et.al. (2012: 50) berpendapat bahwa Analisis Beban Kerja

adalah penentuan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu

pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja

nomor 52 tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja

Mikro di Perusahaan, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah

24

Bab 1 Nomor 3 menjelaskan bahwa Analisis Beban Kerja adalah Penentuan jumlah

pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu

tertentu. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Analisis Beban Kerja adalah

teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk mengukur perkiraan

kebutuhan pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu

tertentu, kemudian hasilnya dibandingkan dengan sumber daya manusia yang ada

sekarang.

Jumlah tenaga kerja dan jam kerja tentu akan mempengaruhi produktivitas

kerja perusahaan. Untuk mencapai efektifitas kerja maksimal, perusahaan harus

menghitung secara tepat berdasarkan jam kerja karyawan dengan target kerja

perusahaan. Dari perhitungan tersebut maka dapat diperoleh berapa jumlah pekerja

yang dibutuhkan untuk mencapai target tersebut.

Menurut Ardana, et.al. (2012: 50) dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan

dan Transmigrasi Republik Indonesia (Kemenakertrans RI) Nomor 52 Tahun 2014

tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro di Perusahaan,

Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah, untuk menghitung

beban kerja yang dibutuhkan dengan analisis beban kerja dapat dicari dengan rumus

berikut :

WLA = 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan

Standar Prestasi x 1 orang

Keterangan:

- WLA (Work Load Analysis)

Sedangkan menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 tahun 2008

tentang Pedoman Penyusunan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen

Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pasal 7 ayat 1, analisis beban kerja

menggunakan metoda membandingkan beban kerja dengan jam kerja efektif. Lalu

pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 Tahun 2008 tentang Pedoman

25

Penyusunan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan

Pemerintah Daerah Pasal 7 ayat 2, untuk mengukur beban kerja diperoleh dari hasil

perkalian antara volume kerja dengan norma waktu. Dan norma waktu mengacu

pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 tahun 2008 pasal 4 ayat 1 yang

menjelaskan bahwa norma waktu (variabel tetap) merupakan waktu yang

dipergunakan untuk menyelesaikan tugas atau kegiatan. Berdasarkan dua pasal

dalam peraturan menteri tersebut, diperoleh rumus perhitungan sebagai berikut:

Norma Waktu =Jumlah Pekerja x Waktu

Hasil

Beban Kerja = Norma Waktu x 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan

Analisis Beban Kerja = Beban Kerja

Jam Kerja Efektif

2.4.2.5 Perencanaan dan Pengambilan Keputusan (Action Planning and Action

Decision)

Menurut Armstrong (2006: 382) Action Planning adalah rencana tindakan

yang diperoleh dari alokasi sumber daya dengan analisis yang lebih mendetail

tentang faktor permintaan dan penawaran. Sedangkan menurut Ivancevich (2010:

133) Action Decision adalah keputusan yang harus dilakukan untuk mengisi gap

diantara perbandingan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan tenaga kerja

yang dimiliki perusahaan. Jadi bisa disimpulkan bahwa Action Planning dan Action

Decision adalah serangkaian kegiatan untuk merencanakan dan memutuskan

tindakan yang akan dilakukan berdasarkan hasil analisis mengenai kebutuhan

sumber daya manusia dalam perusahaan.

26

Hasil analisis kebutuhan sumber daya manusia dalam perusahaan salah

satunya diperoleh dari analisis beban kerja dan perbandingannya dengan sumber

daya manusia yang dimiliki. Setelah dilakukan proses analisis beban kerja dan

perbandingan hasil analisis tentang jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan

dengan sumber daya yang dimiliki, hasil analisis tersebut akan dijadikan dasar

acuan dalam Action Decision, yaitu menentukan program kebijakan dalam

mengatasi masalah sumber daya manusia.

Menurut Ivancevich (2010: 133) ada dua pilihan action decision yang harus

dipilih terkait dengan kondisi perusahaan, yaitu:

a. Action Decision dengan Kondisi Kekurangan Tenaga Kerja

Ada beberapa pilihan kemungkinan untuk menangani kasus kekurangan

tenaga kerja dalam perusahaan. Apabila jumlah kekurangan tenaga kerjanya

sedikit dan pekerja mau untuk bekerja lebih dari jam kerja normalnya,

kekurangan tenaga kerja bisa ditutupi dengan karyawan atau pekerja yang

sekarang. Ketika kekurangan sumber daya manusia dengan kompetensi

tertentu, perusahaan bisa melakukan pelatihan dan promosi jabatan atau

merekrut dan menyeleksi karyawan baru yang memiliki kompetensi yang

dibutuhkan oleh perusahaan saat itu.

b. Action Decision dengan Kondisi Kelebihan Tenaga Kerja

Ketika perbandingan kebutuhan dengan jumlah sumber daya yang dimiliki

masih menunjukkan surplus, alternatif yang bisa diambil adalah

memindahkan karyawan ke bagian yang lebih dibutuhkan, pensiun dini,

pemindahtugasan ke wilayah lain atau mengurangi jumlah karyawan dengan

pemutusan hubungan kerja (PHK).

27

2.4.3 Rekrutmen dan Seleksi

2.4.3.1 Pengertian Rekrutmen

Salah satu cara untuk menutup kekurangan tenaga kerja adalah dengan

melakukan penambahan tenaga kerja. Untuk melakukan penambahan tenaga kerja

salah satunya dengan cara mengadakan proses rekrutmen.

Menurut Ivancevich (2010: 184) “Recruitment refers to organizational

activities that influence the number and types of applicants who apply for a job and

whether the applicants accept jobs that are offered.” (Rekrutmen merujuk kepada

aktivitas organisasi yang mempengaruhi jumlah dan tipe pelamar yang melamar

pekerjaan maupun pelamar yang menerima pekerjaan yang ditawarkan tersebut).

Menurut Gomez-Mejia, et.al. (2012: 173) “Recruitment is the process of generating

a pool of qualified candidates for a particular job.”

Berdasarkan teori dari kedua ahli tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa

rekrutmen adalah suatu proses yang dilakukan organisasi untuk menarik pelamar

yang sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk dipekerjakan pada suatu bagian

dalam suatu organisasi.

2.4.3.2 Pengertian Seleksi

Menurut Ivancevich (2010: 213) “Selection is the process by whice an

organization chooses from a list of applicants the person or persons who best meet

the selection criteria for the position available, considering current environmental

conditions”. Sedangkan Gomez-Mejia, et.al. (2012: 201) berpendapat bahwa

“selection is the process of making a ‘hire’ or ‘no hire’ decision regarding each

applicant for a job.”

Berdasarkan dua pendapat ahli tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa

seleksi merupakan tahapan memilih pelamar kerja terbaik yang sesuai dengan

kebutuhan posisi yang tersedia dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dipilih

yang terbaik karena hasil dari seleksi ini menentukan kualitas sumber daya manusia

secara keseluruhan dalam suatu organisasi.

28

2.4.4 Pelatihan

Menurut Ivancevich (2010: 394) “Training is the systematic process of

altering the behavior of employees in a direction that will achieve organizational

goals. Training is related to present job skills and abilities. It has a current

orientation and helps employee master specific skills and abilities needed to be

successful.” Sedangkan dalam bukunya, Armstrong (2006: 575) berpendapat

bahwa pelatihan merupakan kegiatan pemberian instruksi yang sistematis dan

terencana untuk mempromosikan kegiatan pembelajaran.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan usaha

perusahaan untuk meningkatkan kompetensi dengan cara memberikan ilmu dan

keterampilan kepada karyawannya terkait dengan pekerjaan yang dijabatnya.

2.5 Analisis dan Pembahasan Permasalahan Kegiatan Magang

2.5.1 Analisis Hubungan Antar Teori

Berdasarkan penelitian, pengamatan dan analisis selama masa kegiatan

magang, hubungan praktek pelaksanaan manajemen sumber daya manusia dimulai

dari perencanaan hingga pengambilan kebijakan dan program sumber daya

manusia, digambarkan dalam urutan diagram sebagai berikut:

29

GAMBAR 2.2

DIAGRAM HUBUNGAN ANTAR TEORI YANG DIGUNAKAN

Berdasarkan gambar diagram diatas dijelaskan bahwa menurut penulis,

proses manajemen sumber daya manusia dimulai dari proses perencanaan sumber

daya manusia, alokasi dan pencatatan sumber daya manusia yang dimiliki

perusahaan saat ini. Lalu untuk menghitung berapa besar kebutuhan sumber daya

manusia yang efektif sesuai dengan volume permintaan pekerjaan yang diterima

perusahaan, dihitunglah menggunakan rumus dari teori Workload Analysis, dengan

cara membandingkan volume pekerjaan yang diterima dengan jumlah standar

prestasi kerja karyawan. Maka akan muncul hasil berupa angka jumlah sumber daya

manusia yang dibutuhkan. Setelah muncul hasilnya, kemudian angka jumlah

sumber daya manusia tersebut dikurangkan dengan angka sumber daya manusia

yang dimiliki sekarang, lalu dilihat kembali apakah hasilnya negatif atau positif.

Setelah dihitung, ternyata hasilnya negatif, maka disimpulkan bahwa perusahaan

PT SUCOFINDO mengalami kekurangan sumber daya manusia karena volume

penjualan dengan sumber daya manusia yang ada tidak seimbang. Dari hasil

analisis ini kemudian menjadi dasar acuan untuk menentukan kebijakan mengenai

30

program sumber daya manusia. Apakah untuk menutup kekurangan tersebut harus

mengambil sumber daya manusia di luar perusahaan (rekrutmen dan seleksi), atau

dengan cara menambah kompetensi sumber daya manusia yang dimiliki internal

perusahaan dengan mengadakan pelatihan.

2.5.2 Analisis Pembahasan Masalah dalam Kegiatan Magang

Sembari melakukan rutinitas kegiatan magang, penulis juga berkesempatan

mewawancarai Bapak Antonius Budi Istiadi selaku Kepala Bidang Penjualan dan

Dukungan Operasi, serta Bapak Edi Laksono selaku Sales Account Officer di PT

SUCOFINDO. Penulis berhasil mendapatkan informasi mengenai volume

permintaan jasa dan data karyawan di bagian inspektor bidang inspeksi pemerintah

dari hasil wawancara dengan Bapak Edi Laksono.

Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa rata-rata volume permintaan

pemeriksaan mencapai 200 kontainer per hari, dengan pengerjaan pemeriksaan

memakan waktu satu jam ditambah waktu bongkar muat (stuffing) selama 60 menit,

jadi total pengerjaan per kontainer memakan waktu dua jam. Tiap inspektor dapat

menangani maksimal empat kontainer per hari, dan jumlah tenaga inspektor di

bidang inspeksi pemerintah, konsultasi dan jasa berjumlah 38 orang.

Berdasarkan data tersebut, maka menurut Ardana, et.al. (2012: 50) tingkat

beban kerja karyawan di PT SUCOFINDO dapat diukur menggunakan teori Work

Load Analysis (WLA) dengan rumus sebagai berikut:

WLA = 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan

Standar Prestasi x 1 orang

Berdasarkan rumus diatas, diketahui bahwa standar prestasi karyawan

adalah empat kontainer, volume pekerjaan sebanyak 200 kontainer, sehingga

analisis beban kerja PT SUCOFINDO per harinya dapat dijabarkan dengan

perhitungan sebagai berikut:

31

WLA = 200

1 x 4 x 1 orang = 50 orang

Selain menggunakan rumus dari Ardana dan Keputusan Menteri Tenaga

Kerja dan Transmigrasi RI, penulis juga membandingkan dengan rumus yang

mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008 tentang

Pedoman Analisis Beban Kerja Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan

Pemerintah Daerah. Dimana rumusnya adalah sebagai berikut:

Norma Waktu =Jumlah Pekerja x waktu

Hasil

Beban Kerja = Norma Waktu x 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan

Analisis Beban Kerja = Beban Kerja

Jam Kerja Efektif

Berdasarkan rumus diatas dan data yang diperoleh dari PT SUCOFINDO,

maka perhitungannya adalah sebagai berikut:

Norma Waktu =1 orang x 2 jam

1 kontainer=

2

1

Beban Kerja =2

1 x 200 kontainer = 400

Analisis Beban Kerja = 400

8 jam= 50 orang

32

Hasil perhitungan dari kedua cara perhitungan diatas ternyata sama,

walaupun dengan teori yang berbeda. Lalu hasil dari perhitungan tersebut

dimasukkan ke dalam tabel analisis beban kerja untuk melihat apakah benar PT

SUCOFINDO mengalami kekurangan tenaga kerja di bagian Inspektor Bidang

Pemerintah.

TABEL 2.2

ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN SDM

Volume

Permintaan

per hari

Hasil Analisis

Beban Kerja

Jumlah Tenaga Inspektor

Bidang Inspeksi

Pemerintah yang ada

Kekurangan

200 kontainer 50 orang 38 orang 12 orang

Berdasarkan perhitungan dan tabel diatas terlihat bahwa PT SUCOFINDO

mengalami kekurangan sumber daya manusia di bidang inspeksi pemerintah

sebanyak 12 orang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PT SUCOFINDO, dampak dari

kekurangan sumber daya manusia tersebut, antara lain:

a. Suasana pekerjaan menjadi tidak menyenangkan, karena tekanan beban kerja

dalam pekerjaan menjadi lebih besar dengan adanya kekurangan tersebut.

b. Karyawan harus mengambil lembur untuk menyelesaikan pekerjaan jasa.

c. Anggaran biaya perusahaan meningkat untuk membayar upah tambahan

lembur untuk diberikan kepada karyawan tersebut.

d. Resiko karyawan mengundurkan diri, ketika karyawan tersebut merasa beban

kerja yang ditanggung terlalu berat.

e. Kinerja karyawan menjadi tidak maksimal karena terlalu lelah dan dapat

mempengaruhi kinerja perusahaan.

Menurut hasil wawancara dengan PT SUCOFINDO Cabang Semarang,

usaha yang telah dilakukan untuk menutup kekurangan tenaga kerja tersebut

adalah:

a. Merekrut karyawan freelance dengan status pegawai tidak tetap;

33

b. Mengadakan pelatihan di kalangan internal perusahaan untuk meningkatkan

kompetensi karyawan yang dirasa mampu dan cocok untuk dipromosikan dan

mengisi kekosongan sumber daya manusia tersebut;

c. Melakukan rotasi sumber daya manusia, dengan cara memindahtugaskan

karyawan PT SUCOFINDO dari kantor cabang di kota lain ke kantor cabang

Semarang;

d. Menawarkan kompensasi tambahan berupa uang lembur kepada pekerja.

2.6 Relevansi Antara Teori dengan Aktivitas Magang

Berdasarkan kegiatan magang yang telah dilaksanakan oleh penulis di PT

SUCOFINDO (Persero) Kantor Cabang Semarang selama 32 hari masa kerja,

beberapa poin yang bisa diambil oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Praktik manajemen sumber daya manusia dalam PT SUCOFINDO, mulai dari

sistem perekrutan hingga pengembangan sumber daya manusia sudah baik dan

sesuai dengan teori para ahli. Hal ini menunjukkan bahwa teori yang dijadikan

penulis sebagai landasan dalam penelitian masih relevan terhadap praktik di

dunia kerja.

2. Tidak sepenuhnya teori dari para ahli yang ada diterapkan secara mutlak pada

kegiatan perusahaan. Diperlukan beberapa penyesuaian untuk menyesuaikan

kebutuhan dan kondisi perusahaan.

3. Setelah dianalisis menggunakan metode perhitungan beban kerja (work load

analysis), terdapat kekurangan sumber daya manusia tenaga ahli, di bagian

tenaga ahli inspektor di bidang inspeksi pemerintah, konsultasi dan jasa pada

PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Semarang.

4. Pengalaman aktivitas magang yang dilakukan oleh penulis membuktikan

bahwa teori yang diajarkan dalam kegiatan perkuliahan dapat dibuktikan

kebenarannya dan dilihat proses praktiknya, meskipun teori diambil dari

beberapa sumber yang berbeda.

34

BAB III

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis serta pembahasan yang disertai dengan teori-teori

yang mendukung mengenai masalah kekurangan sumber daya manusia di PT.

SUCOFINDO, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

a. Berdasarkan analisis menggunakan teori Work Load Analysis (WLA), diketahui

bahwa PT SUCOFINDO kekurangan sumber daya manusia di bidang inspeksi

pemerintah sebanyak 12 orang.

b. Akibat dari kekurangan SDM tersebut adalah timbulnya permasalahan

anggaran biaya perusahaan, efektivitas operasional perusahaan dan suasana

bekerja yang menjadi tidak nyaman.

3.2 Rekomendasi

3.2.1 Rekomendasi bagi Perusahaan

Berikut rekomendasi dari penulis yang dapat PT. SUCOFINDO lakukan

untuk mengatasi kekurangan sumber daya manusia di bidang tenaga inspeksi

pemerintah, konsultasi dan jasa:

a. Dengan mempertimbangkan hasil analisis beban kerja, PT SUCOFINDO

sebaiknya mengadakan rekrutmen dan seleksi pegawai baru untuk mengisi

kekurangan sumber daya manusia di bagian tenaga ahli inspektor sebanyak 12

orang.

b. PT SUCOFINDO juga bisa mempertimbangkan opsi pelaksanaan pelatihan

untuk meningkatkan kompetensi karyawan lain untuk dipromosikan ke bagian

inspektor bidang Pemerintah dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan sumber

daya manusia bagian tenaga ahli inspektor serta memaksimalkan sumber daya

manusia yang ada sekarang.

35

3.2.2 Rekomendasi bagi Universitas

Berikut rekomendasi bagi Universitas Telkom untuk meningkatkan kualitas

kegiatan kuliah magang Mahasiswa:

a. Pihak Universitas dapat memberikan informasi atau prosedur yang jelas kepada

mahasiswa yang akan melaksanakan magang

b. Pihak Universitas dapat menambah durasi magang untuk memberi kesempatan

mahasiswa untuk memperdalam ilmu dan meningkatkan pengalaman di dunia

kerja.

c. Pelayanan magang di sekretariat sebaiknya dapat berjalan secara efektif dan

efisien

d. Pihak Universitas perlu menyediakan pedoman penulisan laporan magang yang

jelas dan pasti.

e. Perlu menambah referensi laporan magang dengan format penulisan terbaru

f. Perlu menambah sumber referensi yang menyangkut bidang sumber daya

manusia di perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

g. Pihak Universitas sebaiknya memberikan sertifikat kepada Mahasiswa yang

telah melaksanakan kegiatan magang di suatu perusahaan

36

DAFTAR PUSTAKA

Ardana, I Komang., Ni Wayan Mujiati, dan I Wayan Mudiartha Utama. (2012).

Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Armstrong, Michael. (2006). A Handbook of Human Resource Management (10th

Edition). London: Kogan Page.

Gomez-Mejia, Luiz R., David B. Balkin dan Robert L. Cardy. (2012). Managing

Human Resources (Seventh Edition). New Jersey: Pearson Education Inc.

Hendee, Clara Worden. (1962). Organization and Management in the Forest

Service: A Summary from The Manual and Handbook. [Online]. Michigan:

U.S. Dept. of Agriculture, Forest Service. Tersedia :

http://books.google.co.id/books?hl=id&id=UijxAAAAMAAJ&q=WORK

LOAD#v=snippet&q=WORKLOAD&f=false. [7 September 2014].

Ivancevich, John M. (2010). Human Resource Management (Eleventh Edition).

Singapore: McGraw-Hill.

Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Dalam

Negeri Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pedoman

Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan

Pemerintah Daerah. [Online]. Tersedia: http://ropeg.setjen.kemendagri.go

.id/misekdn2012/peraturan/data/Permen%20No.12-2008.Doc.

[1 September 2014].

Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. (2014).

Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia

Nomor 52 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga

Kerja Mikro di Perusahaan, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha

Milik Daerah [Online]. Tersedia: http://jdih.depnakertrans.go.id/data_puu/

KEPMEN_52_Tahun_2014.pdf. [8 September 2014].

37

LAMPIRAN

1. Data Karyawan PT SUCOFINDO bulan Agustus 2014

2. Lembar Aplikasi Magang

3. Lembar Kegiatan Magang

4. Catatan Asistensi Magang

laporan pkl pt sucofindo

Documents