LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK KOMUNIKASI

Aktivitas Public Relations pada Divisi Regional Communication

PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

Periode 02 Juli – 02 Agustus 2012

Disusun Untuk Memenuhi Tugas

Kuliah Kerja Praktik Komunikasi Tahun 2012/2013

Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Oleh :

RHESA ZUHRIYA BRIYAN PRATIWI

D0209071

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) Tahun 2012/2013 Program Studi Ilmu

Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS)

Surakarta, telah disahkan pada :

Hari : ……………………………….

Tanggal : ……………………………….

Dosen/Evaluator

Ch. Heny Dwi Surwati, S. Sos., M. Si.

NIP. 19761222 200212 2 002

Pembimbing Lapangan

Sujono

Officer I Regional Communication

Mengetahui,

Ketua Panitia Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK)

Tahun 2012/2013

Firdastin Ruthnia, S. Sos., M. Si.

NIP. 19760524 201012 2 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan pasca terselesaikannya Laporan Kuliah Kerja Praktik

Komunikasi (KKK) Tahun 2012/2013, Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta ini dengan lancar. Atas

berkat rahmat dan hidayah-Nya, laporan ini dapat menjadi sebuah pertanggungjawaban setelah

satu bulan lamanya (pada Juli 2012), penulis melaksanakan KKK di PT Telkom UCS Regional

IV Jateng dan DIY.

Dalam melaksanakan KKK ini, penulis mendapatkan banyak pengalaman yang sangat

bermanfaat dalam mengaplikasikan serta mengimplementasikan ilmu dan teori yang telah

diperoleh di perkuliahan, terutama dalam bidang Public Relations (PR). Selain itu, penulis juga

mendapatkan deksripsi nyata mengenai cara kerja seorang PR dalam perusahaan, baik dari

bagaimana melakukan Media Monitoring¸ cara mengatasi krisis (Manajemen Krisis), tata cara

Press Conference, sampai pada pentingnya liputan serta dokumentasi sebuah event perusahaan.

Laporan KKK ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa bantuan dan dukungan dari

banyak pihak. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua, yakni Bapak dan Ibu, serta segenap keluarga yang telah mendukung,

membimbing, serta menemani dengan sepenuh hati. Terima kasih atas doa dan kasih

sayangnya.

2. Dekan dan Pembantu Dekan FISIP UNS, Ketua Program Studi dan Seluruh Dosen Ilmu

Komunikasi FISIP UNS, Panitia KKK Tahun 2012/2013, serta seluruh civitas akademika

se-UNS yang telah membantu kelancaran administrasi penulis, baik sebelum, saat,

maupun sesudah penulis melaksanakan KKK.

3. Ibu Ch. Heny Dwi Surwati, S. Sos., M. Si. selaku pembimbing KKK yang telah

membantu dan mendukung dalam menyelesaikan laporan ini.

4. Segenap karyawan dalam Divisi Regional Communication, Bapak Widiyoko S. W.

selaku OM Regional Communication, Bapak Sujono selaku Officer 1 Regional

Communication, Bapak Tjatur selaku Officer 3 Regional Communication, Mas Agung,

dan teman-teman magang di Regional Communication. Terima kasih atas bantuan,

bimbingan, dan sharingnya sehingga penulis dapat menyelesaikan KKK di PT Telkom

UCS Regional IV Jateng dan DIY dengan lancar.

5. Teman-teman angkatan 2009 dan keluarga besar Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP

UNS yang telah berbagi duka maupun kegembiraan bersama penulis.

6. Keluarga besar LPM VISI FISIP UNS. Meskipun saat ini saya sudah tidak aktif lagi di

VISI, tetapi terima kasih atas dukungan, ilmu, pengalaman, dan kesetiaannya.

7. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, tetapi telah banyak

membantu dalam proses pelaksanaan KKK penulis.

Penulis berharap, laporan KKK ini tidak hanya menjadi evaluasi dan bentuk

pertanggungjawaban penulis pasca melaksanakan KKK. Selebihnya, penulis berharap laporan ini

dapat bermanfaat bagi pembaca di masa mendatang, terutama bagi pembaca yang telah ataupun

akan berkecimpung dalam dunia PR.

Surakarta, Agustus 2012

Penulis,

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................... ii

KATA PENGANTAR .................................................................................. iii

DAFTAR ISI ................................................................................................. vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah …………………………………………… 1

B. Tujuan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) ………………… 4

C. Manfaat Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) ……………….. 5

BAB II FOCUS OF INTEREST

A. Deskripsi Institusi ………………………………………………… 7

B. Tinjauan Pustaka …………………………………………………. 18

C. Pelaksanaan Kuliah kerja Praktik Komunikasi (KKK) …………... 31

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ………………………………………………………. 41

B. Saran ……………………………………………………………... 42

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Berbicara tentang perkembangan zaman, tentunya hal ini tidak akan terlepas dari

kemajuan teknologi yang selalu mengirinya. Bertambahnya kebutuhan untuk mengasah serta

memperoleh segala pengetahuan, mendorong adanya usaha bagi setiap manusia untuk

membawa sebuah perubahan besar pada masyarakat, baik dilihat dari segi sosial, budaya,

ekonomi, politik, hukum, bahkan pendidikan. Hal ini pun secara tidak langsung akan

berpengaruh pada terciptanya pola komunikasi yang dilakukan oleh setiap manusia dengan

tujuan untuk menyalurkan informasi yang diperlukan.

Dalam konteks ini, Public Relations (PR) atau yang kerap disebut sebagai Humas

merupakan sebuah bagian yang erat hubungannya dengan komunikasi maupun penyaluran

informasi, baik dinyatakan sebagai pusat komunikasi, ataupun sumber informasi dalam

komunikasi itu sendiri. Kehadiran seorang PR atau Humas adalah suatu kebutuhan dalam

sebuah organisasi. Nyatanya, PR atau Humas menjadi salah satu faktor yang mampu

menentukan kelangsungan hidup sebuah organisasi.

Secara konkret, PR harus dapat menyadari bahwa sebuah perubahan adalah

kebutuhan yang diperlukan agar bisa berkembang. Begitu pula ketika diterapkan dalam

organisasi. Adanya perubahan bukan berarti kemunduran, melainkan sebuah kebutuhan agar

bisa lebih maju dan berkembang. Perlu disadari, proses perubahan ini tidak hanya berhenti,

melainkan bergerak menuju sebuah kompleksitas. Hal inilah yang perlu diamati serta

dianalisis seorang PR agar mampu membawa perubahan organisasi tidak hanya menuju ke

arah keruwetan, melainkan juga menuju arah perkembangan yang lebih positif lagi.

Salah satu langkah yang dapat dilakukan seorang PR adalah dengan menciptakan

keterbukaan komunikasi, baik secara internal dalam perusahaan, maupun secara eksternal

perusahaan. PR harus mengupayakan adanya integrasi yang baik antara organisasi dengan

publik internal, eksternal, maupun kelompok publik yang ada di sekitarnya. Selebihnya, PR

diharapkan mampu menganalisis berbagai bentuk perubahan yang terjadi secara akurat, baik

yang bersifat revolusioner, involusioner, maupun paradoksal bagi organisasi.

Menyadari betapa pentingnya tugas dan kewajiban seorang PR, tentunya profesi ini

tidak dapat dipandang sebelah mata. Cara berpikir seorang PR bukan hanya terpaku pada

bagaimana profesi ini menjadi bagian ataupun struktur dari sebuah organisasi (perusahaan).

PR, secara lebih kompleks merujuk pada proses (integrasi); fungsi manajemen; kegiatan dan

kreativitas; profesi; serta tugas dalam multidisiplin ilmu. (Roberto Simoes dalam Rumanti,

2005)

Tidak hanya berhenti pada menyadari adanya perubahan, PR diharapkan mampu

menjaga keberlangsungan hidup organisasi (perusahaan) yang dinaunginya melalui

pembangunan citra dan penjagaan reputasi positif di masyarakat. Melalui komunikasi yang

dijalankan, PR dinyatakan sebagai sosok sentral yang “menguasai” komunikasi sebuah

organisasi. Salah satu kegiatan yang dapat dilakukan adalah berhubungan dengan media—

sebagai penerus aspirasi rakyat sebagai lingkungan eksternal organsasi.

Oleh karena itu, guna mencetak seorang PR yang baik dan memenuhi kriteria,

keberadaan Perguruan Tinggi—Program Studi Ilmu Komunikasi dan spesialisasi PR—

diharapkan mampu menjadi instansi yang dapat mencetak sumber daya manusia sebagai

tenaga PR yang baik. Melalui pembelajaran yang erat dengan dunia media dan relasinya,

Program Studi Ilmu Komunikasi menjadi salah satu cikal bakal yang nantinya dapat

melahirkan banyak PR ternama dan profesional.

Salah satu bentuk aplikasi yang mampu menggabungkan antara teori atau ilmu yang

diajarkan dengan kerja praktik dalam Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Politik

dan Ilmu Sosial (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS) adalah dengan

diselenggarakannya Kuliah Kerja Komunikasi (KKK). Biasanya, Kuliah Kerja Komunikasi

(KKK) ini dilaksanakan pada saat liburan (sekitar 1-2 bulan) menjelang Semester 7, dimana

ini menjadi salah satu mata kuliah wajib yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa. Kuliah

Kerja Komunikasi (KKK) merupakan sebuah usaha yang mendukung adanya praktik

lapangan guna menjawab tuntutan pasar dan menciptakan lulusan Perguruan Tinggi yang

berkualitas di bidang Ilmu Komunikasi.

Sehubungan dengan praktik Kuliah Kerja Komunikasi (KKK), institusi yang dipilih

oleh penulis adalah PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. PT Telkom UCS Regional

IV Jateng dan DIY merupakan salah satu kantor cabang PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

yang terletak di Jalan Pahlawan No. 10 Semarang. Alasan mengapa memilih institusi ini

adalah mengingat PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY memiliki Divisi PR

(Regional Communication) yang mampu bekerja dengan baik serta sesuai konsep praktik PR

sebagai sebuah Humas dan pusat komunikasi dalam PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan

DIY secara keseluruhan.

Selanjutnya, sesuai dengan instansi yang dipilih, dalam laporan Kuliah Kerja

Komunikasi (KKK) ini, penulis akan memfokuskan pada spesialisasi Public Relations (PR)

dan beberapa ilmu-ilmu lain yang mendukungnya. Secara lebih khusus, penulis akan

menjelaskan beberapa kegiatan dalam kerja praktik yang dilakukan, antara lain seperti Media

Relations, Media Monitoring, Manajemen Crisis, Pers Conference, Analisis Berita, dan

kegiatan-kegiatan lainnya.

B. Tujuan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

Tujuan dari Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) Program Studi Ilmu Komunikasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) adalah:

1. Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Strata 1 (S1) Program Studi Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret

(UNS).

2. Melaksanakan dan memenuhi salah satu mata kuliah wajib di Program Studi Ilmu

Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret

(UNS).

3. Mengaplikasikan teori-teori yang telah diperoleh dalam perkuliahan dengan dunia

kerja yang secara nyata ada di lapangan.

4. Sebagai sarana guna mengenal dan memperoleh pengalaman kerja di bidang Ilmu

Komunikasi, khususnya dunia Public Relations atau Humas, dan selanjutnya belajar

untuk mengetahui tantangan kerja yang dihadapi di dunia kerja.

5. Sebagai sarana guna memahami bagaimana etos kerja, kerjasama, loyalitas, dan

profesionalisme sangat diperlukan dalam dunia kerja.

6. Menjalin dan membina hubungan baik antara Program Studi Ilmu Komunikasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS)

dengan instansi, tempat dimana mahasiswa melaksanakan Kuliah Kerja Komunikasi

(KKK).

C. Manfaat Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) memiliki beberapa

manfaat, antara lain adalah:

1. Mahasiswa dapat belajar bagaimana cara mengatasi permasalahan (problem solving)

dan berperan positif dalam lingkungannya berdasarkan pengalaman yang telah

diterima ketika melaksanakan Kuliah kerja Komunikasi (KKK).

2. Mahasiswa mampu menyesuaikan diri dengan dunia kerja yang dihadapi, untuk

kemudian mempraktikkan dan memadupadankan segala ilmu yang telah diperoleh

melalui pendidikan dengan dunia kerja yang dihadapi.

3. Menambah pengetahuan, pengalaman, dan wawasan bagi mahasiswa, agar

selanjutnya dapat terjun secara langsung dan berproses dengan baik di dunia kerja

yang dipilih.

4. Mahasiswa dapat memperoleh gambaran secara langsung melalui pengalaman kerja

yang dihadapi secara nyata dalam kegiatan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK),

meliputi bagaimana etos kerja, profesionalitas, loyalitas, dan kerjasama antar tim

sangat diperlukan dalam dunia kerja.

5. Diharapkan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) mampu membentuk personal

mahasiswa yang berkompetensi lengkap serta menjadi sumber daya manusia yang

baik dan siap dibutuhkan dalam dunia kerja.

6. Tumbuhnya kerjasama dan hubungan baik secara luas antara Universitas Sebelas

Maret (UNS) dengan instansi tempat Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) dilaksanakan.

BAB II

FOCUS OF INTEREST

A. Deskripsi Institusi

1. Profil PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

Berpusat pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (PT Telkom) yang merupakan

salah satu perusahaan BUMN penyelenggara informasi dan telekomunikasi (Info Comm)

serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi terlengkap di Indonesia. Khusus di

wilayah regional Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), PT Telkom yang

membawahinya adalah PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, dimana unit ini

terbagi atas delapan area, yakni:

a. Area Semarang

Bertempat di Semarang, membawahi wilayah Kota dan Kabupaten Semarang

b. Area Kudus

Bertempat di Kudus, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan Kabupaten,

seperti Demak, Kudus, Pati, Grobogan, dan Jepara

c. Area Salatiga

Bertempat di Salatiga, membawahi wilayah pemerintahan kota, Kabupaten

Salatiga, Kendal, Boyolali, dan Klaten

d. Area Solo

Bertempat di Solo, membawahi wilayah Kota dan beberapa Kabupaten di

sekitarnya, seperti Sukoharjo, Sragen, Karanganyar, dan Wonogiri

e. Area Magelang

Bertempat di Magelang, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan Kabupaten

Magelang, Temanggung, Wonosobo, Purworejo, dan Kebumen

f. Area Yogyakarta

Bertempat di Yogyakarta, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan

Kabupaten Yogyakarta, Muntilan, Gombong, Bantul, Sleman, Wonosari, dan

Wates

g. Area Purwokerto

Bertempat di Purwokerto, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan

Kabupaten Purwokerto, Purbalingga, Wonosobo, Banjarnegara, dan Cilacap

h. Area Pekalongan

Bertempat di Pekalongan dan membawahi wilayah pemerintahan Kota dan

Kabupaten Pekalongan, Brebes, Tegal, Pemalang, dan Batang

Dalam menjalankan tugasnya, PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

memiliki kaidah dan budaya perusahaan yang selalu dijunjung tinggi sebagai sebuah

perusahaan yang profesional. Budaya perusahaan ini, antara lain adalah:

a. Expertise

Adanya keahlian yang dicapai dari pengetahuan yang mendalam dan pengalaman

yang telah teruji.

b. Empowering

Berupaya memberdayakan pelanggan, mitra, dan karyawan dalam menampung

aspirasi mereka.

c. Assured

Adanya keyakinan dalam tindakan, nilai-nilai, serta jaringan yang meningkatkan

kepercayaan dan loyalitas.

d. Progressive

Progresif dan terdepan dalam teknologi, pemikiran, produk, dan costumer service.

e. Heart

Dengan hati senantiasa melayani kebutuhan pelanggan dalam semua yang

dilakukan.

(Sumber : Hasil wawancara dengan Rosidul Umam selaku GM PT Telkom UCS Regional IV)

2. Visi dan Misi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

a. Visi

“To become leading infocom player in the region”

Visi di atas memiliki maksud sebagai berikut:

Leading dalam makna performansi Telkom, antara lain pada aspek finansial,

pasar, dan sistem operasional yang lebih unggul dibandingkan dengan

operator-operator telekomunikasi lainnya di kawasan regional setempat.

Region, dalam lingkup kawasan regional Asia. Dalam hal ini, Telkom

berencana untuk melakukan perluasan ekspansi bisnis di wilayah Asia dan

secara selektif di kawasan-kawasan regional lainnya yang diperkirakan

memiliki peluang pertumbuhan bisnis yang pesat.

b. Misi

To provide on stop infocom services with excellent quality and competitive price

To be the role model as the Best Managed Indonesia Corporation

Misi di atas memiliki makna sebagai berikut:

Proses bisnis diarahkan guna mendukung penyediaan layanan satu pintu bagi

setiap segmen customer.

Kualitas layanan dikembangkan berdasarkan Telkom Quality System berbasis

standar internasional.

Berbagai produk, service, ataupun paket bundling dirancang khusus guna

memberika value yang paling optimal dengan pricing yang kompetitif bagi

setiap segmen pelanggan.

Telkom melakukan pengelolaan bisnis dengan menggunakan metode dan alat

bantu terbaik, dimana ini diterapkan oleh perusahaan-perusahaan kelas dunia

sehingga diharapkan dapat menjadi perusahaan terbaik di Indonesia dan role

model bagi perusahaan lainnya.

3. Logo dan Tagline PT Telkom

Secara lebih jelas, logo PT Telkom di atas memiliki makna sebagai berikut:

Tipografi dari logo PT Telkom dapat dijelaskan sebagai berikut:

Selain logo dan tipografi, tagline PT Telkom juga memiliki makna tersendiri,

yakni sebagai perusahaan Life Confident yang diharapkan mampu mengubah “beban

dunia” dan memungkinkan setiap orang mudah untuk mengakses, memahami, serta

belajar tentang dunia. Selain itu, tagline PT Telkom juga memungkinkan setiap orang

untuk berbuat lebih banyak terhadap dunia dan membawa dunia berada dalam

genggaman mereka.

4. Struktur Organisasi PT Telkom UCS Divisi Regional IV Jateng dan DIY

(Sumber :

Data PT

Telkom UCS

Regional IV)

4. Pu

bli

c

Relations PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

a. Profil Public Relations PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

Salah satu divisi dalam PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY adalah

Divisi Komunikasi (Regional Communication) atau yang kerap dikenal sebagai

Humas (Public Relations) dari PT Telkom. Awalnya, divisi ini terbagi menjadi tiga

bagian, yaitu bagian internal, bagian eksternal, dan bagian pemasaran. Namun, saat

ini, bagian internal dan eksternal telah tergabung menjadi satu sebagai Divisi

Komunikasi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. Sedangkan untuk bagian

marketing, tetap berdiri sendiri sebagai suatu divisi.

Dalam awal jobdesknya, Divisi Komunikasi tergabung dalam satu bagian

bersama Sekretariat Divisi (Sekdiv). Akan tetapi, dalam perjalanannya, Divisi

Komunikasi ini dirasa memiliki peranan yang lebih penting sehingga posisinya

diubah dan menjadi sejajar dengan Sekdiv. Divisi Komunikasi dipimpin oleh seorang

Office Manajer (OM) dan berada dalam pengawasan General Manajer (GM)—

seluruh kinerja dan kegiatan yang dilakukan wajib dilaporkan kepada GM.

b. Tanggung jawab dan Kewenangan Public Relations PT Telkom UCS Regional

IV Jateng dan DIY

Divisi Komunikasi atau Regional Communication memiliki tugas dan

tanggung jawab untuk mengkomunikasikan segala sesuatu terkait dengan informasi

perusahaan kepada publik, baik secara internal, maupun eksternal. Dalam lingkup

internal, Divisi Komunikasi membawahi seluruh bidang yang berkaitan dengan UCS

Divisi Regional IV. Di sisi lain, untuk lingkup eksternal, Divisi Komunikasi ini

membawahi hubungan ataupun relasi dengan konsumen, DPRD, wartawan, LSM, dan

lembaga-lembaga eksternal lainnya.

Secara lebih jelas, kerja Divisi Komunikasi sangat beragam. Secara internal,

Divisi Komunikasi melakukan aktivitas, seperti: Media Relations—Media Monitoring

dan Press Conference; Corporate Secretary—pendataan administratif; Employee

Relations, dan Penerbitan Dekstop. Sedangkan secara eksternal, Divisi Komunikasi

membawahi beberapa kegiatan, seperti: Event Planning and Publication—peliputan,

dokumentasi dan editing video; Media Relations—Press Conference; dan Community

Relations.

Selain itu, tugas dan tanggung jawab Divisi Komunikasi, antara lain adalah:

a. Memastikan adanya pemenuhan kebutuhan informasi internal serta eksternal

secara transparan dan bertanggung jawab sehingga hal ini dapat memberi

pengaruh positif pada corporate image melalui penyelengaraan pengendalian

dan program kerja dari fungsi Media Relations yang dilakukan oleh Divisi

Komunikasi. Tanggung jawab ini dijalankan dengan beberapa kewenangan

sebagai berikut:

Mereview dan mengusulkan rekomendasi penggunaan media komunikasi

internal dan eksternal.

Menetapkan Calendar of Event Divisi Komunikasi internal dan eksternal.

Menetapkan content yang nantinya akan dikomunikasikan ke pihak

internal dan eksternal, serta media yang digunakan.

Menentukan kepastian penerimaan atau penolakan kunjungan dari pihak

luar dan kemudian mengkoordinasikannya dengan unit terkait.

Menetapkan keikutsertaan, materi, jadwal, dan prioritas dalam

penyelenggaraan pameran oleh pihak luar.

Melibarkan lingkungan internal Telkom dalam penyelenggaraan event

komunikasi, baik sebagai penyelenggara ataupun sebagai peserta.

Indikator dari tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh Divisi

Komunikasi ini, antara lain memuat akseptabilitas GM yang tepat sasaran,

tepat content, tepat anggaran, dan tepat prioritas; Informasi press release yang

akurat dan valid; Jumlah pemberitaan yang sekiranya merugikan Telkom;

adanya rekomendasi terhadap hasil evaluasi komunikasi; efektivitas dan

efisiensi pelaksanaan event (internal dan eksternal); serta efektivitas

komunikasi dalam tubuh internal.

b. Memastikan terciptanya kepedulian perusahaan terhadap nilai-nilai dan

fenomena sosial melalui penyelenggaraan pengendalian dan program kerja

dari fungsi komunikasi serta iklan layanan masyarakat. Tugas dan tanggung

jawab di ini dilaksanakan oleh Divisi Komunikasi dengan beberapa

kewenangan sebagai berikut:

Mereview dan mengusulkan rekomendasi media iklan layanan

masyarakat.

Menetapkan content yang akan dikomunikasi dalam iklan layanan

masyarakat.

Mengusulkan program apresiasi dari figure-figur berprestasi di lingkungan

UCS Divisi Regional IV.

Melaksanakan hubungan formal dan informal dengan pemerintah.

Indikator yang dalam ditampilkan antara lain adalah mengenai akseptabilitas

GM yang tepat sasaran, tepat content, tepat anggaran, dan tepat prioritas;

adanya kualitas hubungan dengan pemerintah setempat; serta kecepatan dan

ketepatan respon terhadap suatu kegiatan atau kejadian.

c. Memastikan terintegrasinya program pembentukan corporate image, promosi

produk, costumer education, serta adanya sosialisasi kebijakan perusahaan

kepada masyarakat melalui penyelenggaraan pengendalian dan program kerja

dari fungsi Sponsorship (semacam pameran di UCS Regional IV) yang

berjalan secara efektif. Sesuai dengan tugas Divisi Komunikasi poin ini,

kewenangan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

Mereview dan mengusulkan penyelenggaraan pameran.

Menetapkan keikutsertaan, materi, jadwal, dan prioritas dalam

penyelenggaraan pameran oleh pihak luar.

Melibarkan lingkungan internal dari Telkom dalam penyelenggaraan

pameran—sebagai penyelenggara.

Membuat informasi press release yang tepat.

Akurasi jumlah pemberitaan yang sekiranya merugikan Telkom

Merekomendasi terhadap hasil evaluasi komunikasi.

Efektivitas dan efisiensi terhadap pelaksanaan event.

Efektivitas komunikasi internal.

Mengkoordinasi pemanfaatan sponsorship.

Terkait tugas dan kewenangan di atas, adanya performance indicators dapat

dilihat dari efektivitas pelaksanaan pameran yang tepat sasaran, tepat prioritas,

tepat anggaran, dan tepat content.

B. Tinjauan Pustaka

1. Definisi Public Relations

Berbicara mengenai istilah Public Relations (PR), konsep ini tentunya kerap

diidentifikasikan sebagai sales, seseorang yang menerima tamu, mengatur wartawan,

mengliping, ataupun seorang petugas pengantar surat. Namun, pada kenyataannya,

makna PR tidaklah demikian. Keberadaan seorang PR sangat diperlukan dalam sebuah

organisasi guna menunjang manajemen dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi

secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaannya pun, PR memposisikan diri lebih

kepada proses keterampilan dalam membina hubungan antarmanusia, baik secara

internal, maupun eksternal organisasi guna mencegah timbulnya masalah dalam

organisasi tersebut (bersifat preventif). (Effendy, 1993)

Public Relations berkembang dalam konsep Humas modern yang diprakarsai oleh

Ivy Lee dalam publicity officenya. PR tidak hanya memfasilitasi adanya relation secara

internal, melainkan juga secara eksternal. Dalam pengertiannya, PR dimaknakan dalam

tiga macam, yakni PR sebagai aktivitas, PR sebagai profesi, dan PR sebagai lembaga.

Sebagai aktivitas komunikasi, PR memuat empat kegiatan, seperti: penelitian yang

didahului penemuan, analisis, pengolahan data, dan lain sebagainya; perencanaan yang

direncanakan; pelaksanaan yang tepat; serta evaluasi, penilaian setiap tahap, serta

evaluasi keseluruhan. Selain itu, aktivitas dalam kinerja PR mengindikasikan bahwa

proses komunikasi yang ada dalam organisasi dapat dilaksanakan dengan memperhatikan

beberapa aspek sebagai berikut:

a. Komunikasi yang dilakukan berlangsung dua arah secara timbal balik.

b. Kegiatan yang dilakukan terdiri dari penyebaran informasi, pelaksanaan persuasi,

dan pengkajian opini publik.

c. Tujuan yang akan dicapai adalah tujuan organisasi itu sendiri.

d. Sasaran yang dituju adalah publik, baik publik internal maupun eksternal.

e. Efek yang diharapkan adalah dapat terjadinya hubungan harmonis antara

organisasi dengan publik atau khalayak di sekitarnya. (Effendy, 1993: 95)

Hugo A. de Roode dalam bukunya berjudul Public Interne en externe

Communicatie voor Organisatie en beleid, menyatakan bahwa di Belanda, PR merupakan

sebagai profesi, dimana pada abad ke-19, profesi ini adalah cabang ilmu mandiri dan

dikembangkan secara ilmiah dan terus-menerus. Selanjutnya, di Amerika, PR mulai

diajarkan di universitas pada tahun 1925 dan kemudian melahirkan seorang guru besar

PR di Nederland pada tahun 1978.

Pernyataan senada juga disampaikan oleh L. Roy Blumenthal dalam The Practice

of Public Relations. Blumenthal menyatakan bahwa PR merupakan sebuah profesi yang

memuat seni ataupun kemampuan dari seseorang dalam membina, mengolah, ataupun

memanajemen suatu organisasi. Dalam konteks sebagai profesi, PR memerlukan

keterampilan mendalam tentang bagaimana cara berkomunikasi yang baik dan benar—

aktivitas komunikasi, terampil dalam menulis dan mencitrakan diri, menarik perhatian,

serta memiliki control access dan body of knowledge yang baik.

Selanjutnya, PR sebagai lembaga, hal ini berkaitan dengan posisi PR sebagai

sebuah state of being, dimana PR merupakan lembaga atau divisi sentral dari berbagai

aktivitas komunikasi dalam organisasi (perusahaan). Pengorganisasian struktur dalam

divisi PR harus jelas sehingga dalam pembagian tugasnya pun dapat tersegmentasi dan

dilaksanakan dengan baik sesuai tanggung jawab masing-masing, tetapi masih terikat

dalam satu kesatuan divisi komunikasi dalam organisasi.

Terkait dengan uraian di atas, definisi Public Relations nyatanya masih beragam.

Dalam hal ini, belum dapat dinyatakan secara jelas makna PR yang sebenarnya,

mengingat banyaknya pengertian tentang PR itu sendiri. Berikut adalah pendapat

beberapa ahli mengenai definisi dari PR.

a. Bertrand R. Canfield

Public Relations dinyatakan sebagai falsafah manajemen yang dapat memberikan

prioritas utama bagi kepentingan masyarakat dalam setiap keputusan dan

tindakan.

b. Howard Bonham

Public Relation diartikan sebagai sebuah seni dalam menciptakan pengertian

publik yang lebih baik, serta memperdalam kepercayaan publik terhadap

seseorang ataupun organisasi.

c. Dr. Rex Harlow

Public Relations dipandang sebagai fungsi manajemen khas yang mampu

mendukung pemeliharaan jalur bersama organisasi dengan publik, yakni terkait

komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerjasama yang melibatkan manajemen

dalam persoalan sehingga mampu mengetahui opini dari publik. Selebihnya, PR

dinyatakan sebagai pendukung manajemen dan berusaha memanfaatkan

perubahan yang ada secara efektif.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan sebuah pengertian

PR oleh Institute Public Relations of Association (IPRA) bahwa PR sebagai fungsi

manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dilaksanakan terus-menerus, dimana

lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya untuk memperoleh serta memberi

pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang diduga berhubungan dengan

bagaimana cara menilai opini publik. Dalam tujuannya, PR berupaya untuk

menghubungkan adanya kebijaksanaan dengan ketatalaksanaan guna mencapai kerjasama

dalam melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien melalui proses perencanaan.

2. Peran dan Fungsi Public Relations

Adanya saling pengertian menjadi salah satu peran utama seorang PR dalam

mengenal dan mengetahui pribadi antar anggota dalam organisasi. Analoginya, PR

merupakan perwakilan dari sebuah organisasi yang diharapkan mampu menjalankan

tugas dalam mencapai tujuan ataupun visi yang telah digariskan. Sehubungan dengan

beberapa definisi PR di atas, dapat diketahui tujuan pokok dari PR yang sebenarnya,

yakni:

a. Membentuk dan memlihara terjadinya saling pengertian.

b. Menjaga dan membentuk keadaan yang saling percaya.

c. Memelihara dan menjalin kerjasama.

Terkait dengan kinerja PR dalam perusahaan, dapat dikatakan PR memiliki

banyak ranah lingkup kerja (jobdesk) yang tentunya menjadikan fungsi PR menjadi

semakin beragam. Sesuai dengan cakupannya, lingkup kerja PR dalam perusahaan dapat

dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain adalah: publisitas; pemasaran; public affairs;

manajemen isu; lobi; serta hubungan dengan investor.

Dalam menjalankan tugasnya, PR menjadi sebuah bagian yang memiliki fungsi

tersendiri bagi perusahaan atau organisasi. Guna menunjang fungsi manajemen, PR

berfungsi untuk menciptakan komunikasi secara dua arah, melayani publik, serta

memberikan masukan kepada pemimpin perusahaan. Selebihnya, Bertrand R. Canfield

dalam Public Relations, Principles, and Problems, menyatakan beberapa fungsi PR,

yakni:

a. Mengabdi kepada kepentingan umum.

b. Memelihara komunikasi yang baik.

c. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik.

3. Corporate Public Relations

Corporate Public Relations (CPR) adalah salah satu bidang PR yang berkaitan

dengan kegiatan dan keahlian PR secara murni. Posisi CPR merupakan bidang yang

digunakan untuk membantu tugas Marketing Public Relations (MPR) dalam menjalankan

kegiatannya dalam ranah marketing. Konsep CPR dalam perusahaan bisa dikatakan

adalah sebagai staf khusus yang secara langsung berada di bawah CEO atau Direktur

Utama, dan memiliki level secara korporat dalam perusahaan.

Ruang lingkup kerja CPR adalah mengelola dan mengorganisasi hubungan

perusahaan (korporat) dengan lingkungannya, baik secara internal, maupun eksternal.

Hubungan ini meliputi hubungan dengan pemerintah, hubungan dengan komunitas,

hubungan dengan media, hubungan dengan karyawan, hubungan dengan para pemimpin

opini, hubungan dengan akademisi, serta hubungan dalam mengatasi krisis yang terjadi

dalam perusahaan.

Secara lebih nyata, hubungan dengan pemerintah yang dikelola oleh CPR, antara

lain adalah melakukan lobi, mempercepat perizinan, serta memperoleh dukungan moril

dan izin legal lainnya. Untuk hubungan dengan komunitas, CPR bertugas mengatasi

polusi, keamanan, dan fasilitas sosial. Selebihnya, untuk konsep relasi dengan media,

CPR bertugas untuk membuat press release, press conference, media tour, melakukan

interview, serta mengelola jurnalisme foto.

Dalam lingkungan internal perusahaan, CPR menjalankan tugasnya untuk

menjalin relasi yang baik dengan setiap karyawan. Sebagai manajer komunikasi, CPR

berkewajiban untuk mengatasi segala permasalahan yang berkaitan dengan moral kerja,

citra karyawan, budaya perusahaan, serta kegiatan yang dilakukan oleh karyawan. Selain

itu, CPR juga bertanggung jawab dalam mengelola hubungan dengan para stakeholder,

bank, pemimpin opini, serta akademisi. Hal ini sangat diperlukan guna mengantisipasi

terjadinya krisis, ataupun mencegah meluasnya krisis dan penurunan dalam perusahaan.

4. Tugas Public Relations

Dalam menjalankan aktivitasnya, Public Relations (PR) memiliki banyak

kegiatan (pekerjaan) yang sangat beragam. Menurut Frank Jefkins, beragam kegiatan ini,

antara lain adalah:

a. Menyusun serta mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto, dan

berbagai artikel untuk konsumsi kalangan media massa.

b. Mengorganisasi konferensi pers, acara resepsi, dan kunjungan kalangan media

massa ke organisasi atau perusahaan.

c. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media

massa.

d. Mengatur wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio ataupun televisi

dengan pihak manajemen.

e. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, dan kemudian membentuk

serta mengelola sebuah perpustakaan foto.

f. Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal, seperti kaset rekaman

video, slide untuk presentasi, majalah dinding, dan sebagainya.

g. Menyunting serta memproduksi jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor,

para pemakai jasa atau produk perusahaan, serta konsumen langsung.

h. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan, seperti literatur pendidikan, sejarah

perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru, aneka poster, dan

sebagainya.

i. Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti lembaran slide

untuk presentasi dan kaset rekaman video, termasuk di dalamnya melaksanakan

distribusi, penyusunan katalog, serta pameran.

j. Mempersiapkan dan mengatur acara pameran, menjalankan eksibisi PR, serta

menyediakan berbagai macam materi yang diperlukan.

k. Mempersiapkan dan memlihara berbagai bentuk identitas perusahaan, seperti logo

perusahaan, termasuk komposisi, warna, tipografi, hiasan, pengaturan jenis

kendaraan dinas, pakaian pegawai, dan sebagainya.

l. Menangani berbagai acara sponsor yang berkaitan dengan kegiatan PR.

m. Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan, seperti fasilitas

penerbangan atau pelayaran, pengurusan tiket, persiapan akomodasi, tour, dan

lain-lain.

n. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan

pimpinan perusahaan, serta rapat-rapat terbatas yang diadakan oleh kepala

departemen produksi, pemasaran, penjualan, ataupun bagian lainnya.

o. Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, serta terlibat

dalam pertemuan-pertemuan para agen.

p. Mewakili perusahaan dalam pertemuan asosiasi dagang atau bisnis.

q. Menjalin relasi dengan konsultas PR eksternal jika perusahaan atau organisasi

merekrut mereka.

r. Melatih segenap staf PR.

s. Mempersiapkan survey-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.

t. Mengawasi tugas-tugas periklanan—berkaitan dengan biro iklan—bila fungsi

periklanan memang dibebankan kepada departemen PR.

u. Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.

v. Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi, seperti peresmian bangunan baru,

termasuk mengatur para tokoh penting, tamu undangan, dan kalangan media

massa yang datang untuk meliput.

w. Mengatur acara kunjungan para pejabat penting, tamu kehormatan, ataupun tokoh

asing yang berkunjung ke perusahaan.

x. Mengadakan perayaan seratus tahun perusahaan, pemberian penghargaan dari

pemerintah kepada perusahaan atas prestasi di bidang industri atau bidang-bidang

lainnya.

y. Mengorganisasikan umpan balik dari berbagai sumber informasi, baik melalui

kliping koran atau majalah, berita-berita radio dan televises, serta memantau

berbagai bentuk laporan dari luar.

z. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai

suatu tujuan.

Berdasarkan tugas-tugas PR di atas, salah satu poin utama dalam tugas pokok

seorang PR adalah berhubungan atau menjalin relasi dengan media. Dalam hal ini, relasi

dengan media dapat dijalin melalui Media Relations.

Berangkat dari pertumbuhan jumlah media massa yang sangat pesatnya, hal ini

memudahkan aktivitas Media Relations seorang PR dalam pemilihan media yang

dianggap sesuai dengan target khalayaknya. Namun, di satu sisi, praktisi PR diharuskan

mampu mengamati perkembangan media, target sasaran, serta isu-isu yang berkembang

di masyarakat secara kontinyu.

Adanya hubungan Media Relations yang efektif merupakan hubungan yang

mampu menghasilkan benefit bagi kedua pihak, yakni bagi perusahaan—diwakili oleh

PR—dengan media massa. Asumsinya, bagi sebuah perusahaan ataupun organisasi,

media massa dianggap memiliki penanan penting dalam penyebaran informasi kepada

masyarakat, juga pada pemerintah (pejabat-pejabat pemerintah) dan dalam pembentukan

pendapat umum. (Rachmadi, 1992: 54). Munculnya informasi yang disampaikan media

massa dinilai masyarakat memiliki kredibilitas tinggi sehingga apa yang diungkapkan

merupakan sebuah kebenaran yang ada di masyarakat. Selain itu, informasi tersebut juga

mampu mempengaruhi pikiran, perasaan, sikap, serta perilaku manusia.

Dalam posisinya, perusahaan ataupun organisasi memerlukan media massa dalam

penyampaian pesan kepada khalayak luas dan berharap publikasinya dapat membangun

persepsi serta opini yang positif dari khalayak. Konteksnya, adanya Media Relations

antara perusahaan dengan media massa merupakan salah satu langkah guna memperoleh

penghargaan masyarakat berupa reputasi (image) yang baik melalui pembrandingan

(citra) yang diciptakan.

Secara lebih jelas, Media Relations (Press Relations) diartikan sebagai usaha

untuk mencapai publikasi atau penyiaran maksimum atas suatu pesan atau informasi

Humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari

organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. (Jefkins, 2000: 78) Maksimum, dalam hal

ini berkaitan dengan jumlah media yang menyiarkan, penyampaian informasi secara

lengkap, serta informasi berada pada posisi yang strategis sehingga mudah diserap oleh

khalayak. Sam Black dan Melvin L. Sharpe (1996) menyatakan Media Relations lebih

mengarah kepada hubungan antara organisasi dengan media, dalam artian hubungan

antara suatu organisasi dengan pers, radio, televisi, secara dua arah (win win solutions).

Berdasarkan pernyataan dua tokoh di atas, Media Relations dapat dikatakan

sebagai aktivitas PR atau Humas untuk menjalin pengertian dan hubungan baik dengan

media massa, dalam rangka penyampaian publikasi organisasi yang maksimal serta

berimbang (balance). (Wardhani, 2008) Bentuk publikasi yang dimaksud adalah segala

informasi berupa berita, artikel, dan karangan khas (human interest) yang telah disiarkan

oleh media massa.

Sesuai dengan konsep Lawrence dan Dennis L. Wilcox, adanya publisitas

perusahaan atau organisasi tidak memerlukan pembayaran atas penggunaan ruang-ruang

di media massa. Hal ini didukung oleh Frank Jefkins yang menganalisisnya dari segi

dampak, bahwa publisitas yang ada merupakan dampak dari penyampaian informasi yang

mampu menimbulkan sebuah citra. Bentuk publikasi ini pun tidak dapat dikontrol oleh

organisasi atau perusahaan, melainkan harus melalui gate keeper, seperti reporter dan

editor guna diseleksi, apakah publisitas ini akan ditolak atau diterima.

Bentuk-bentuk dari publikasi yang dapat dibuat oleh perusahaan, antara lain

adalah berita rutin (konferensi, pameran seni, dan pertemuan); feature (berisi konten

tentang aktivitas sosial perusahaan); dan artikel yang berkaitan dengan wacana yang

digulirkan oleh perusahaan untuk memperoleh tanggapan dari publik. Sehubungan

dengan bentuk-bentuk publikasi ini, aktivitas Media Relations (dalam Wardhani, 2008)

terkait dengan pembuatan publikasi, antara lain dapat dilakukan melalui beberapa

kegiatan, yaitu:

a. Pengiriman siaran pers

b. Menyelenggarakan konferensi pers

c. Menyelenggarakan Media Gathering

d. Menyelenggarakan perjalanan pers

e. Menyelenggarakan special events

f. Menyelenggarakan wawancara khusus

g. Menjadi narasumber media

C. Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

Kegiatan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) penulis laksanakan selama kurang

lebih satu bulan, yakni dimulai pada tanggal 02 Juli 2012 dan berakhir pada tanggal 02

Agustus 2012. Untuk tempat pelaksanaan KKK adalah di PT Telkom Indonesia Tbk Unit

Consumer Service (UCS) Divre IV Jateng dan DIY. PT Telkom UCS Divisi Regional

Jateng dan DIY terletak di Jalan Pahlawan No. 10 Semarang, 50241, Telepon (024)

8303900, (024) 8302006, dan website http://www.telkom.co.id atau http://www.telkom-

indonesia.com.

Sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan status Terbuka

(Tbk), PT Telkom memiliki lima hari kerja, yakni dari hari Senin sampai hari Jumat,

dengan jam kerja yang dimulai pada pukul 08.00 WIB sampai 17.00 WIB. Namun, tidak

menutup kemungkinan ketika ada libur hari besar (Nasional), PT Telkom tetap

memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk libur. Begitu pula ketika ada beberapa

event atau kegiatan yang dilaksanakan di luar hari dan jam kerja, maka PT Telkom juga

mewajibkan seluruh karyawan serta peserta magang untuk menghadirinya.

2. Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

Selama pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK), mulai dari awal sampai

berakhirnya kegiatan KKK, penulis ditempatkan pada sebuah divisi, yakni Divisi

Regional Communication (Reg. Comm) yang merupakan bagian PR atau Humas PT

Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY. Divisi ini merupakan spesialisasi dituju penulis

dan sesuai dengan bidang yang penulis pelajari dalam perkuliahan.

Di bagian Regional Communication ini, penulis banyak belajar mengenai

bagaimana cara mengaplikasikan teori ke dalam konteks praktik PR secara nyata. Mulai

dari bagaimana cara melakukan Media Monitoring, analisis berita, mempersiapkan Press

Conference, pendokumentasian beberapa kegiatan, serta pendataan berkas.

3. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)

Dalam Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) yang dilaksanakan selama kurang lebih

satu bulan ini, beberapa aktivitas yang dilakukan oleh penulis secara garis besar merujuk

pada kegiatan Media Relations, Corporate Secretary, dan peliputan event oleh Regional

Communication. Beberapa kegiatan ataupun aktivitas ini, dapat dijelaskan sebagai

berikut:

a. Media Relations

Media Monitoring

Kegiatan rutin setiap pagi yang dilakukan penulis di PT Telkom UCS

Divre IV Jateng dan DIY adalah Media Monitoring. Dalam Media Monitoring

ini, penulis melakukan checklist surat kbar dan Press Clipping dengan cara

membaca semua koran serta mencari beberapa informasi yang terkait dengan

perusahaan, kemudian dikliping pada format lembar yang telah tersedia.

Untuk periode koran atau surat kabar yang dibaca disesuaikan dengan waktu

(hari) kapan surat kabar datang. Selain itu, beberapa surat kabar yang

dikliping antara lain adalah: Bisnis Indonesia, Kompas, Kedaulatan Rakyat,

Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Semarang, Seputar Indonesia, Republika,

Warta Jateng, dan Wawasan.

Kliping yang telah ditempel kemudian dianalisis dan dibagi menjadi

dua tipe, yaitu Morning Issue (MI) dan Resume Competitor (RC). MI adalah

tipe kliping yang berkaitan dengan informasi atau pemberitaan tentang

internal perusahaan. Sebaliknya untuk RC, tipe kliping ini adalah kliping yang

berkaitan dengan informasi atau pemberitaan eksternal perusahaan, salah

satunya adalah competitor.

Setelah dikelompokkan menjadi MI dan RC, masing-masing tipe

kemudian disunting kembali dan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu berita,

iklan, artikel, surat pembaca, counter, dan informasi. Selanjutnya, data yang

diperoleh melalui pembagian tersebut disalin ke dalam data softfile komputer.

Terkhusus untuk iklan, baik MI maupun RC, tarif iklan masing-masing media

dihitung dan disalin pula dalam data komputer. Langkah terakhir adalah

menchecklist kembali rekapan kliping sesuai dengan jenis-jenis dalam

masing-masing surat kabar. Checklist tersebut dilakukan secara rutin per hari

dan kemudian direkap keseluruhan selama satu bulan. Selebihnya, untuk

beberapa data informasi yang sekiranya perlu digandakan, penulis juga

bertugas untuk memfotokoppi data tersebut.

Selain melakukan Press Clipping dan analisis isi media, penulis juga

merekap beberapa nama jurnalis media yang meliput berita tentang Telkom

untuk lingkup wilayah Jateng dan DIY. Hal ini merupakan otoritas dari

Telkom untuk memberikan penghargaan terhadap masing-masing jurnalis

tersebut.

Persiapan Press Conference

Dua hari pasca penulis berkegiatan di PT Telkom UCS Divre IV

Jateng dan DIY, terjadi sedikit krisis terkait dengan permasalahan konsleting

(arus pendek) pada salah satu ruang panel (baterai) di PT Telkom.

Sehubungan dengan hal ini, pihak Telkom berupaya melakukan manajemen

krisis, penanganan dini, dan pemonitoringan media melalui Press Conference.

Press Conference dilakukan dan diorganisasi oleh bagian Regional

Communication, divisi dimana penulis melakukan KKK.

Melalui Officer Manager (OM) Regional Communication, yakni

Widiyoko Sugeng Waruju, Press Conference dapat dikelola dengan baik.

Dalam Press Conference yang dilaksanakan di Ruang Rapat ini, penulis

membantu persiapan dengan memonitoring beberapa wartawan (jurnalis)

melalui penyediaan presensi dan konsumsi bagi jurnalis. Selanjutnya, pasca

Press Conference dilaksanakan, penulis bersama anggota Divisi Regional

Communication lainnya melakukan briefing dan evaluasi tentang kejadian

tersebut.

Media Tracking (Online)

Pada dasarnya, Media Tracking merupakan salah satu bagian dari

kegiatan Media Monitoring yang dilakukan oleh seorang PR dalam

perusahaan. Terkait dengan briefing dan evaluasi tentang kejadian konsleting

di salah satu ruang panel PT Telkom UCS Divre Jateng dan DIY, penulis

bersama rekan-rekan magang lain melakukan Media Tracking (online) tentang

pemberitaan media sehubungan dengan kejadian tersebut.

Dalam Media Tracking yang telah dilakukan, diperoleh beragam

pemberitaan mengenai kejadian konsleting ini. Selanjutnya, data yang

diperoleh berdasarkan kegiatan Media Tracking ini dikumpulkan, direkap,

didata, dianalisis, dan dilaporkan kepada OM Regional Communication.

Selain itu, beragam data tracking online yang diperoleh disimpan untuk

kemudian dikliping dan dijadikan berkas tersendiri sebagai dokumen penting.

Merekap berita

Penulis merekap beberapa pemberitaan media yang berkaitan dengan

Telkom Group, terutama PT Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY. Salah

satu pemberitaan media yang direkap penulis adalah tentang kejadian

konsleting pada salah satu ruang panel (baterai) PT Telkom UCS Divre IV

Jateng dan DIY. Selain itu, penulis juga sempat merekap berita beberapa

bulan lalu, yakni tentang Konser Kahitna bersama Rick Price di Yogyakarta.

b. Corporate Secretary

Sebenarnya, Corporate Secretary merupakan tugas administratif yang

secara keseluruhan dilaksanakan oleh sekretaris atau peserta PKL dari SMK.

Namun, dalam melaksanakan kegiatan KKK, penulis juga membantu beberapa

tugas administratif kesekretariatan tersebut. Tugas-tugas ini antara lain adalah:

Mendata beberapa berkas pengajuan magang, PKL, Prakerin, KP, Geladi,

ataupun Riset.

Memfotokopi (menggandakan) berkas pengajuan magang PKL, Prakerin, KP,

Geladi, ataupun Riset.

Mengkonfirmasi beberapa berkas pengajuan magang PKL, Prakerin, KP,

Geladi, ataupun Riset.

Membantu mempersiapkan beberapa keperluan peserta yang akan

melaksanakan magang PKL, Prakerin, KP, Geladi, ataupun Riset.

Membantu menerima tamu yang memiliki keperluan magang PKL, Prakerin,

KP, Geladi, ataupun Riset.

c. Peliputan Event

Liputan event

Dalam menjalankan tugasnya, penulis tidak hanya melakukan Media

Monitoring ataupun pengklipingan. Dalam beberapa kesempatan, penulis juga

melakukan liputan tentang beberapa event yang dilaksanakan oleh PT Telkom

UCS Divre IV Jateng dan DIY. Event-event yang sempat diliput oleh penulis,

antara lain adalah:

Acara Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012 bertajuk “Gerakan Santri

Menulis”, Rabu, 25 Juli 2012, di Masjid Agung Jawa Tengah (MAJT)

Semarang. Acara ini merupakan kegiatan kerjasama antara PT Telkom

UCS Divre IV Jateng dan DIY dengan Suara Merdeka Group.

Sharing Session Implementation Motion bersama General Manager

(GM) UCS Divre IV Jateng dan DIY, Rabu, 01 Agustus 2012, di

Learning Centre Telkom.

Rapat Ruting bersama General Manager (GM) UCS Divre IV Jateng

dan DIY, Rabu, 01 Agustus 2012, di Lantai 3 Gedung Telkom.

Dalam liputan ini, penulis bersama rekan-rekan magang melakukan

pendokumentasian gambar serta mencatat beberapa informasi penting terkait

dengan kegiatan yang dilaksanakan dalam event. Hal ini diperlukan guna

menunjang beberapa kegiatan penulis selanjutnya, salah satunya adalah untuk

membuat skrip Voice Over (VO) dalam proses pembuatan video.

Dokumentasi event

Sehubungan dengan liputan event yang dilakukan oleh penulis, penulis

juga melakukan pendokumentasian event dalam setiap liputan yang dilakukan

tersebut. Pendokumentasian event dilakukan oleh penulis dengan

menggunakan beberapa alat bantu, seperti kamera DSLR dan handycam.

Selebihnya, selain beberapa event dalam liputan yang dilaksanakan oleh PT

Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY, kegiatan lain yang juga

didokumentasikan oleh penulis acara senam pagi bersama karyawan Telkom,

yang rutin dilaksanakan seminggu sekali, yakni pada Hari Jumat pagi, pukul

07.00 WIB.

Membuat teks Voice Over (VO)

Pasca melakukan liputan tentang Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012

di Masjid Agung Jawa Tengah (MAJT), penulis juga membuat teks atau skrip

untuk keperluan Voice Over (VO) dalam editing video yang akan dibuat. Hasil

akhir video ini kemudian diarsipkan dan diupload dalam web khusus Telkom.

Take Voice Over (VO)

Dalam kegiatannya, penulis melakukan take Voice Over (VO) untuk

beberapa event yang dilaksankan oleh Telkom. Untuk Voice Over (VO)

beberapa event yang diisi oleh penulis, antara lain adalah:

Khitanan Massal, yang dilaksanakan pada 30 Juni 2012, di Yakes,

Jalan Sriwijaya, Semarang.

Indigopreneur, yang dilaksanakan pada 04 – 05 Juli 2012, di Hotel

Gripta, Kudus.

Penghargaan Satria Brand Award oleh Suara Merdeka Group, yang

dilaksanakan pada 11 Juli 2012, di Ballroom Gumaya Tower Hotel,

Jalan Gajahmada, Semarang.

Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012 bertajuk Gerakan Santri Menulis,

yang dilaksanakan pada 25 Juli 2012, di Masjid Agung Jawa Tengah

(MAJT) Semarang.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Melalui Kerja Praktik Komunikasi (KKK) yang telah dilaksanakan di PT Telkom

UCS Regional IV Jateng dan DIY, penulis mendapatkan banyak sekali ilmu dan pengalaman,

terutama di bidang Public Relations (PR), sesuai dengan divisi ataupun bidang yang penulis

ambil dalam kegiatan KKK nya.

Dengan terselesaikannya KKK yang telah berjalan selama satu bulan, penulis menjadi

lebih paham dan mengenal dunia kerja PR yang sesungguhnya. Selain itu, penulis juga dapat

mengaplikasikan segala ilmu dan teori yang telah diperoleh di perkuliahan dalam kerja nyata

PR di lapangan. Sehubungan dengan hal tersebut, beberapa poin kesimpulan yang dapat

diambil oleh penulis, antara lain adalah:

1. Bidang Public Relations (PR) PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY memiliki

nama lain sebagai Divisi Komunikasi. Divisi ini sudah ada sejak berdirinya PT

Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, dan awalnya terdiri dari tiga bagian, yaitu

bagian internal, bagian eksternal, dan bagian pemasaran. Namun, saat ini, Divisi

Komunikasi—dikenal sebagai Regional Communication—merupakan gabungan dari

divisi internal dan eksternal. Selain itu, mengingat pentingnya peran dan fungsi dari

Divisi Komunikasi yang ada, maka posisi dari divisi ini menjadi sejajar dengan

Sekretaris Divisi dan secara langsung berada di bawah pengawasan General Manager

(GM) PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY.

2. Peran Regional Communication di PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

adalah meliputi bagian internal dan eksternal di UCS Regional IV. Secara internal,

Divisi Komunikasi melakukan aktivitas, seperti: Media Relations—Media Monitoring

dan Press Conference; Corporate Secretary—pendataan administratif; Employee

Relations, dan Penerbitan Dekstop. Sedangkan secara eksternal, Divisi Komunikasi

membawahi beberapa kegiatan, seperti: Event Planning and Publication—peliputan,

dokumentasi dan editing video; Media Relations—Press Conference; dan Community

Relations.

3. Regional Communication selalu menjalin komunikasi, koordinasi, dan hubungan

kerjasama yang baik dengan berbagai pihak sehingga dalam menjalankan fungsi serta

proses kerjanya, konsep-konsep ke-PR an dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

B. Saran

Terkait dengan kegiatan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi yang dilaksanakan penulis

di PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, ada beberapa saran yang mungkin dapat

dijadikan pertimbangan. Saran-saran ini, antara lain adalah:

1. Secara umum, PT Telekomunikasi Indonesia Tbk adalah salah satu BUMN yang

memiliki citra dan reputasi baik di mata masyarakat. Untuk itu, secara khusus, PT

Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY diharapkan turut mampu menjaga citra dan

reputasi baik ini, salah satunya adalah dengan menunjukkan keprofesionalitasan

kinerja serta senantiasa menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan internal dan

eksternal perusahaan.

2. Pada dasarnya, Divisi Komunikasi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY

telah memiliki modal dan sumber daya yang baik untuk menjalankan tugasnya.

Namun, tidak ada salahnya ketika diadakan perekrutan karyawan baru

berlatarbelakang PR atau Humas di dalam Divisi Komunikasi ini. Hal tersebut

dimaksudkan agar kinerja dari divisi terkait bisa berjalan secara lebih optimal lagi.

3. Diharapkan para peserta magang, PKL, ataupun Prakerin yang ditempatkan di Divisi

Komunikasi dapat lebih diikutsertakan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh

PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. Hal ini bertujuan untuk menjalin

hubungan mutualisme di antara perusahaan dan peserta magang, PKL, atau Prakerin.

Di satu sisi, perusahaan secara tidak langsung dapat menambah sumber daya manusia

dalam melaksanakan kegiatannya. Sebaliknya, para peserta magang, PKL, atau

Prakerin pun dapat lebih mengaplikasikan serta mengimplementasikan segala ilmu

dan pengetahuan yang diterima di perkuliahan dalam kegiatan PR di lapangan.

4. Dirasa keberadaan Divisi Komunikasi sangatlah penting bagi PT Telkom UCS

Regional IV Jateng dan DIY. Untuk itu, sehubungan dengan fungsi dan perannya

tersebut, diharapkan Divisi Komunikasi dapat terus berkembang dan berkarya dengan

baik sehingga mampu menjadi jembatan penghubung yang efektif bagi sistem

komunikasi perusahaan ke depannya.

DAFTAR PUSTAKA

Effendy, Onong Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju.

Jeffkins, Frank. 2003. Public Relations Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga.

Rumanti, Sr. Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations: Teori dan Praktik. Jakarta: Grasindo.

Wardhani, Diah. 2008. Media Relations Sarana Membangun Reputasi Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

http://www.telkom.co.id/. Diakses tanggal 22 Juli 2012.

http://www.telkom-indonesia.com/. Diakses tanggal 22 Juli 2012.

Sumber data PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY.