laporan kerja praktek pt. trakindo utama · program studi teknik industri, ... dari standart...

LAPORAN KERJA PRAKTEK

PT. TRAKINDO UTAMA

Disusun Oleh:

Yulina Evita Sari Simanungkalit

140607626

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ATMAJAYA YOGYAKARTA

2017

iii

SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

(terlampir)

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan penyertaannya

sehingga laporan kerja praktek ini dapat terselesaikan dengan baik dan lancar.

Ucapan Terimakasih penulis sampaikan kepada pihak – pihak yang telah

mendukung proses kerja praktek dan membantu terselesaikannya laporan akhir ini. Pihak –

pihak tersebut antara lain

1. Bapak Tonny Yuniarto ST., M. Sc.sebagai dosen pembimbing

2. Bapak Riza F Djauhari sebagai manajer service site Sanga Sanga

3. Bapak Imam Sudrajat sebagai supervisor service site Sanga Sanga

4. Bapak Choirul Asyril Zanuar Syah sebagai pembimbing lapangan

5. Bapak Teguh Priatno, Bapak Juki Priatno, Bapak Marthian Y P Garambang, Bapak

Andri Setiawan dan bapak-bapak lainnya yang telah banyak mendukung selama

proses kerja praktek berlangsung

Laporan Akhir Kerja Praktek yang merupakan hasil dari kegiatan kerja praktek

selama 30 hari kerja di PT. Trakindo Utama site Sanga Sanga yang direkap.

Penulis memohon maaf apabila masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan

dan penyusunan Laporan Akhir Kerja Praktek ini, Oleh karena itu penulis mengharapkan

Kritik dan Saran agar dapat mengevaluasi kembali dan Penulis dapat menjadi lebih baik

dalam hal penulisan laporan

Bantuas, 6 Agustus 2017

Penulis

v

DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................................. i

Halaman Pengesahan ..................................................................................................... ii

Surat Keterangan Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................. iii

Kata Pengantar ................................................................................................................ iv

Daftar Isi .......................................................................................................................... v

Bab 1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1

1.2 Tujuan ............................................................................................................. 1

1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................... 2

Bab 2 Tinjauan Umum Perusahaan

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................................. 3

2.2 Struktur Organisasi ............................................................................................ 5

2.3 Manajemen Perusahaan ................................................................................... 8

Bab 3 Tinjauan Sistem Perusahaan

3.1 Proses Bisnis Perusahaan atau Unit Usaha atau Departermen ....................... 9

3.2 Layanan yang Diberikan ................................................................................... 9

3.3 Proses Operasi ................................................................................................. 14

3.4 Fasilitas Operasi ................................................................................................14

Bab 4 Tinjauan Pekerjaan Mahasiswa

4.1 Lingkup Pekerjaan .............................................................................................. 18

4.2 Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan .......................................... 19

4.3 Metodelogi Pelaksanaan Pekerjaan ....................................................................20

4.4 Hasil Pekerjaan ...................................................................................................21

Bab 5 Penutup

5.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 22

5.2 Saran .................................................................................................................. 22

LAMPIRAN

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Atma

Jaya Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk

melaksanakan kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. PSTI UAJY

memandang kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi mahasiswa untuk

mengenali suasana di industri serta menumbuhkan, meningkatkan, dan

mengembangkan etos kerja profesional sebagai calon sarjana Teknik Industri.

Kerja praktek dapat dikatakan sebagai ajang simulasi profesi mahasiswa

Teknik Industri. Paradigma yang harus ditanamkan adalah bahwa selama kerja

praktek mahasiswa bekerja di perusahaan yang dipilihnya. Bekerja, dalam hal ini

mencakup kegiatan perencanaan, perancangan, perbaikan, penerapan dan

pemecahanan masalah. Oleh karena itu, dalam kerja praktek kegiatan yang

dilakukan oleh mahasiswa adalah:

1. Mengenali ruang lingkup perusahaan

2. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu

3. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor

atau pembimbing lapangan

4. Mengamati perilaku sistem

5. Menyusun laporan dalam bentuk tertulis

6. Melaksanakan ujian kerja magang

1.2 TUJUAN

Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kerja praktek ini adalah:

1. Melatih kedisiplinan.

2. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan

dalam perusahaan.

3. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.

4. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan

menjalankan bisnis.

5. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di

perusahaan.

6. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.

2

1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

Mahasiswa melakukan kerja praktek dengan tempat yang ditentukan oleh

perusahaan karena PT. Trakindo Utama ini memiliki beberapa cabang diseluruh

Indonesia. Sekarang mahasiswa melakukan kerja praktek yang bertempat di :

Tempat : PT Trakindo Utama Sanga-sanga site

Alamat : Jl. Kampung Tengah Rt:02, Kel. Bantuas, Kec. Palaran, Samarinda

Seberang

Waktu : 3 Juli 2017 sampai 11 Agustus 2017

3

BAB 2

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

PT.Trakindo Utama ini didirikan oleh Achmad Hadiat Kismet Hamami (AHK Hamami)

pada tanggal 23 Desember 1970. Setelah melewati perjalanan panjang lebih dari 45

tahun PT. Trakindo Utama ini berhasil bertumbuh menjadi suatu perusahaan yang

berperan dalam pembangunan di Indonesia. PT. Trakindo Utama ini juga mendukung

keunggulan bisnis melalui semangat Advancing You Forward dan juga bertujuan

untuk memajukan karyawan, pelanggan, mitra, masyarakat serta pemegang

sahamnya. PT. Trakindo Utama ini bergerak dalam bidang alat berat. Di PT Trakindo

Utama ini dibagi menjadi tiga bagian yakni Part, Rental dan Service. Berikut ini

adalah runtutan sejarah dari PT.Trakindo berdiri sampai sekarang:

1. Tahun 1970 – 1980:

Tahun 1970: AHK Hamami mendirikan Trakindo pada tanggal 23

Desember

Tahun 1971: Trakindo resmi menjadi agen tunggal caterpillar di Indonesia

pada 13 April dan juga Trakindo mendirikan Jatiluhur Training Center.

Tahun 1977: Trakindo mendirikan anak perusahaan PT. Sanggar Sarana

Baja, untuk memberikan layanan perancangan dan pabrikan untuk

industri alat berat.

Tahun 1978: Trakindo turut mendukung kontruksi pembangunan Tol

Jagorawi, proyek jalan tol pertama di Indonesia.

Tahun 1980: Trakindo turut mendukung pembangunan Bandara

Internasional Soekarno- Hatta.

2. Tahun 1981 – 1990:

Tahun 1981: Trakindo turut mendukung pembangunan waduk Saguling

Tahun 1982: PT. Netra Raya berdiri sebagai perusahaan antara Catepilar

Inc dan Trakindo yang bergerak dalam bidang manufactur dan perakitan

alat berat. Trakindo meresmikan program pensiun karyawan pada 1 Juli.\

Tahun 1984: Trakindo mendukung pembanguan waduk Cirata.

Tahun 1986: Trakindo mendukung pembangunan jalan tol Padalarang –

Cileunyi

Tahun 1988: Trakindo menjadi salah satu dealer pertama Cat di dunia

yang menggunakan sistem online Caterpillar Dealer Information System

(CDIS)

4

3. Tahun 1991 – 2000

Tahun 1991: Trakindo mendirikan Laboratorium Scheduled Oil Sampling

yang pertama di Jakarta.

Tahun 1992: Trakindo membangun gedung kantor baru di Jl. Cilandak

Commercial Estate. Trakindo mendirikan PT. Sumberdaya Sewatama,

perusahaan penyewaan genset Cat.

Tahun 1993: Penandatanganan pertama Maintenance dan Repair

Contract (MARC), solusi menyeluruh pemeliharaan alat berat pada

industri pertambangan dengan PT Kaltim Prima Coal.

Tahun 1995: Trakindo mengambil alih PT Chandra Sakti Utama Leasing

dari standart Charactered Bank menjadi anak perusahaan yang

memberikan layanan pembiayaan untuk peralatan Cat.

Tahun 1996: AHK Hamami mendirikan yayasan Nayakatama untuk

memberikan bantuan pendidikan kepada anak karyawan yang

berprestasi.

Tahun 1997: Trakindo mendirikan PT Cipta Kridatama, anak perusahaan

yang memberikan layanan sewa dan kontraktor pertambangan. Trakindo

mendirikan PT Cipta Krida Bahari, anak perusahaan yang bergerak pada

layanan jasa logistik.

Tahun 1999: Trakindo mengakuisisi PT Mitra Solusi Telematika sebagai

anak perusahaan yang bergerak dalam layanan informatika dan teknologi

termasuk juga layanan pusat informasi dan data usaha. Yayasan

Nayakatama berubah menjadi Lembaga Mitratama.

Tahun 2000: Trakindo mendirikan Component Rebuild Center (CRC)

yang pertama di Samarinda.

4. Tahun 2001 – 2010

Tahun 2001: PT. Tiara Marga Trakindo berdiri sebagai perusahaaninduk.

Trakindo menjadi salah satu anak perusahaan PT Tiara Marga Trakindo

(TMT)

Tahun 2002: Pembukaan Cat Rental Store yang pertama. Trakindo

mengimplementasi metodelogi 6 sigma.

Tahun 2007: Trakindo berhasil meraih sertifikat OHSAS 18001:2007

untuk pertama kalinya, hal ini menujukkan komitmen perusahaan

terhadap Keslamatan Kerja, Kesehatan, dan Lingkungan pengakuan

sebagai salah satu dealer cat dengan peringkat bintang 5 untuk

5

Contamination Control. Pertama kali d dunia diraih oleh Trakindo cabang

Samarinda.

Tahun 2008: Trakindo training center cileungsi meraih predikat tertinggi

bintang lima dari catepilar learning accreditation system (CLAS).

Tahun 2009: Laboratorium S.O.S Trakindo mendapatkan penghargaan

dari KAN (Komite Akreditasi Nasional) Kantor Pusat Trakindo pindah ke

gedung baru TMT 1.

Trakindo memulai program “Bantuan Pendidikan 40 Sekolah Dasar”

sebagai bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan.

5. 2010 – sekarang

Tahun 2011: Pengembangan Training Center (TC) dengan membuka TC

baru di Balikpapan dan Pekanbaru.

Tahun 2012: Trakindo meraih Sertifikat ISO 14001:2004 untuk cabang

Surabaya dan ISO 18001:2007 untuk cabang Kuala Kencana.

Tahun 2013: Trakindo menjadi distributor tunggal produk Bucyrus (saat ini

menjadi merek Cat) di Indonesia.

Tahun 2015: Trakindo meraih sertifikasi tunggal OHSAS 18001:2007 dan

ISO 14001:2004 untuk seluruh cabang.

Tahun 2016: Trakindo memperkenalkan layanan dukungan pelangga

yang terinteregrasi, Trakindo Call Center 1-500-228 dengan services

command center dan marine command center. Trakindo meresmikan

marine depot pertama yang beralokasi dekat pelabuhan, Trakindo

mengembangkan fasilitas dan memindahkan kantor cabang Balikpapan

ke dekat Kawasan Industri Kariangau.

Sekarang: Melalui sebuah perjalanan panjang yang membanggakan

selama lebih dari 45 tahun, Trakindo tumbuh menjadi salah satu

perusahaan yang berperan dalam pembangunan Indonesia. Sebagai

perusahaan yang senantiasa mendukung keunggulan bisnis, melalui

semangat Advancing You Forward, Trakindo memajukan karyawan,

pelanggan, mitra, masyarakat, dan pemegang saham.

2.2 STRUKTUR ORGANISASI (terlampir)

6

2.3 MANAJEMEN PERUSAHAAN

1. Visi dan Misi

- Visi: PT. Trakindo ini memiliki visi yakni menjadi penyedia solusi jasa kelas

dunia untuk peralatan Caterpillar.

- Misi: PT.Trakindo ini memiliki misi yakni membangun perusahaan yang mampu

menciptakan lapangan pekerjaan yang layak yang berkualitas bagi sebanyak

mungkin rakyat Indonesia dengan mengusung nilai- nilai berkut:

Pengembangan kompetensi karyawan secara berkelanjutan

Mengupayakan pertumbuhan finansial, intelektual, dan citra perusahaan yang

konsisten serta melakukan investasi kembali ke dalam bisnis yang dijalankan

dan,

Mempertahankan standar kode etik yang tinggi dalam aktivitas bisnis

2. Nilai – Nilai Inti PT. Trakindo

Integritas: Perusahaan senantiasa menerapkan standar etika dan modal

tertinggi dengan selalu mengedepankan azas kejujuran dan keadilan dalam

setiap kegiatan.

Pengembangan berkelanjutan: Perusahaan bertekad untuk senantiasa

mengembangkan perusahaan serta sumber daya manusianya.

Keunggulan: Perusahaan terus berupaya mencapai standar kinerja tertinggi.

Proaktif: Perusahaan terus mencari dan mengadopsi teknik dan pendekatan

baru untuk meningkatkan mutu bisnisnya.

Tanggung jawab: Perusahaan beranggungjawab kepada seluruh pemangku

kepentingan perusahaan atas segala keputusan dan tindakan yang diambil.

Kerjasama kelompok: perusahaan mendorong dan mendukung

keanekaragaman tenaga kerja berdasarkan azas saling percaya dan

menghormati serta bersama-sama mencapai semua sasaran yang telah

ditetapkan dengan berkomunikasi secara baik.

3. Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan

PT. Trakindo Utama adalah perusahaan penyalur (dealer) resmi Indonesia untuk

Produk Caterpillar, dengan kebijakan ini Trakindo BERTEKAD untuk mencapai

standar kerja tertinggi di bidang Sistem Manajemen Mutu dan Keselamatan

Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) termasuk keselamatan operasi di seluruh

area kerjanya.

7

Sebagai pemasok alat berat terkemuka, PT. Trakindo Utama akan selalu

mengutamakan penerapan Sistem Manajemen Mutu dan K3L untuk

meningkatkan kinerja operasional di seluruh area kerjanya. PT. Trakindo Utama

konsisten dalam memberikan produk dan pelayanan terbaik kepada pelanggan

dan menciptakan, menyediakan dan memelihara lingkungan kerja yang aman dan

sehat bagi seluruh karyawan, pelanggan dan mitra kerjanya, serta memastikan

kelestarian lingkungan. Demi suksesnya pelaksanaan kebijakan ini, kita harus

memastikan seluruh kegiatan sesuai dan sejalan dengan apa yang telah

ditetapkan agar memenuhi standar Sistem Manajemen Mutu dan K3L serta

mengambil tindakan yang perlu untuk menjamin semua pihak bekerja ditempat

yang aman.

Berdasarkan pertimbangan diatas PT. Trakindo Utama akan:

Memenuhi semua Peraturan Pemerintah dan persyaratan pihak terkait

lainnya yang berlaku untuk memenuhi komitmen kepada pelanggan.

Megutamakan pelaksanaan serta mempertahankan kualitas Sistem

Manajemen Mutu dan K3L.

Mengidentifikasi semua kondisi yang mungkin menyebabkan

ketidaksesuaian produk dan jasa, bahaya serta mengelola resiko terkait

secara efektif.

Mendorong seluruh karyawan untuk mengabil tanggung jawab penuh atas

semua aspek Sistem Manajemen Mutu dan K3L dalam area kerja mereka

Berkomitmen untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian pada kepuasan

pelanggan, kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

Memastikan ketersediaan sumber daya dalam menciptakan proses kerja

yang aman, efisien dan produktif.

Secara efektif memastikan pengelolaan aspek dan dampak lingkungan

diseluruh area kerja.

Memberikan pembinaan dan pelatihan kepada seluruh karyawan agar

dapat mendukung pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan K3L

sebagaimana diatur dalam kebijakan ini.

Memastikan bahwa tujuan dari kebijakan ini akan disosialisasikan kepada

seluruh karyawan, pelanggan, pemasok, pengunjung dan para pemangku

kepentingan lainnya.

Melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu dan K3L yang efektif dan efisien,

PT. Trakindo Utama akan terus menerus meningkatka budaya kerja Sistem

Manajemen Mutu dan K3L secara berkesinambungan dengan mengembangkan

8

ilmu-ilmu terbaru terkait dengan Sistem Manajemen Mutu dan K3L, serta

senantiasa melakukan pengkajian ulang secara berkala untuk meningkatkan

kinerja perusahaan.

9

BAB 3

TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN

3.1 PROSES BISNIS PERUSAHAAN ATAU UNIT USAHA ATAU DEPARTERMEN

Gambar 3.1 Proses Bisnis Departermen Service

3.2 LAYANAN YANG DIBERIKAN

PT. Trakindo Utama ini dibagi menjadi 3 bagian yakni part, rental dan service. Untuk

Part Department ini adalah bagian penjualan parts dan component, Department

Rental sendiri adalah Rental atau Peminjaman Alat/Unit, dan Department Service

adalah pelayanan purna jual yang diberikan terhadap alat yang dibeli.

Department service untuk Site Sanga-sanga yang masih berada dibawah Balikpapan

Branch bertugas untuk melayani costumer baik pelayanan warranty ataupun request

revenue.

Pada dasarnya warranty di PT. Trakindo Utama dibagi menjadi tiga bagian, antara

lain :

1. Warranty New Machine / Engine

Warranty unit baru yang sudah dibeli oleh customer. Warranty periode akan

dimulai pada saat unit telah di delivery ke customer dimana unit tersebut akan

digunakan. Warranty periode untuk new machine berlaku selama 12 bulan.

CUSTOMER FOREMAN SALES SERVICE ACCOUNT TECHNICIAN

Request Job by JR Create Quotation Create Official

Quote

Received

approval Quote,

PO + Create SRF

Create DWO

Open Job Continue Job

10

2. Warranty Parts / Component

Warranty yang didapat setelah konsumen membeli suatu part atau komponen.

Warranty berlaku selama 12 bulan juga. Jadi untuk warranty part ini lebih fokus

kepada part.

3. Warranty Repair / Recondition

Warranty yang didapatkan setelah customer melakukan processs repair /

recondition suatu component / machine di service department. Warranty

pekerjaan dari team service ini diberikan selama 12 bulan tertanda dari Berita

Acara Selesai Pekerjaan ( BASP ).

Warranty ini bertujuan untuk memberikan layanan terhadap produk CAT yang

dijual. Tim Warranty ini melayani untuk memberikan garansi terhadap barang/

produk yang memiliki kecacatan ataupun kesalahan dalam pemasangan. Tetapi

kecacatan ataupun kesalahan pemasangan terhadap produk CAT ini hanya

dilayani apabila masih dalam waktu 12 bulan.

Gambar 3.2 Gambar Proses Warranty Unit dan Part

Namun ada pegecualian untuk battery/ aki ini memiliki garansi selama 3 tahun.

Untuk garansi pertama kali tidak akan dikenai biaya. Namun apabila dilakukan

complain ke pihak warranty lebih dari 1 kali akan dikenakan biaya dengan

persentase yang sudah ditentukan oleh CAT.

11

Gambar 3.3 Gambar Proses Warranty Baterai

Service Department bertugas untuk melayani purna jual pembelian alat oleh

customer. Jenis pekerjaan di service department dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Internal Job

Internal job adalah job yang masih berada didalam bagian PT. Trakindo Utama.

Job tersebut bisa didapatkan dari rental departermen, part departermen, SOS,

ataupun dari HR. Didalam job internal ini tidak membutuhkan adanya PO

(Purchase Order) untuk membuka job. Dan pada dasarnya job internal ini target

selesai dari open job sampai akhir job lebih pendek dibandingkan yang job

eksternal.

Contoh internal job sebagai berikut:

- Jenis job 2X, 2W, 2G merupakan job dari warranty

- Jenis job 2L merupakan job dari rental store atau job dari departermen rental

PT. Trakindo Utama

- Jenis job 8R merupakan job internal. Biasa disebut dengan job Re-Work. Job

ini muncul karena kesalahan dari PT.Trakindo pada saat pekerjaan repair (

Salah dalam pemasangan, kesalahan dalam prosedure spesification).

Berikut ini adalah alur atau flowchart dari job internal:

12

Gambar 3.4 Flowchart Job 2L

Gambar 3.5 Flowchart Job 2W

Mulai

Inspector

melakukan

request job

ECR, BCF

Rental

membuat PWO

dan SRF

Foreman

membuat DWO

Service

account

melakukan

open job

Teknisi

mengerjakan

job yang

dilapangan

Status job

selesai

Service

account

melakukan

close job

Selesai

tidak

ya

Mulai

Customer

request

Sales membuat

SRF

Foreman

membuat DWO

Teknisi

menyatakan

continue

progress repair

Teknisi

membuat

reporting (FOR,

SIMS, FAR)

Warranty

melakukan

input labor

Warranty

melakukan

close job

Claim dari

Warranty

Sattel/

pembayaran

oleh warranty

Selesai

13

2. Eksternal Job

Eksternal job adalah job yang berasal dari luar PT.Trakindo serta memiliki sifat

revenue. Pada job eksternal ini memerlukan PO (Purchase Order) untuk

membuka jobnya. Selain memerlukan PO juga diperlukan adanya quotation.

Quotation disini merupakan form harga atau biaya yang diperlukan untuk suatu

job. Quotation ini ditujukan kepada customer untuk mendapatkan persetujuan

dari customer sendiri.Contoh eksternal job sebagai berikut:

- Jenis job 1T ini adalah job yang bersifat revenue.

- Jenis job 1K adalah job rekondisi yang selain job 6F/ job exception.

- Jenis job 6F adalah job rekondisi CRC

Berikut ini adalah alur/ flowchart dari job eksternal:

Gambar 3.6 Flowchart Job 1T

Mulai

Customer

melakukan

request job

Foreman

membuat

quotation

Sales membuat

official quote

Sales

menyetujui

quote, PO dan

SRF

Foreman

membuat DWO

Service

account

membuka job

Teknisi

mengerjakan job

dilapangan

Service

account

menutup job

Selesai

job selesai? tidak

ya

14

3.3 PROSES OPERASI

Proses operasi untuk satu job dapat selesai membutuhkan beberapa tahap yang

harus dilewati. Saat customer memberikan orderan kepada sales kemudian sales

yang memproses terlebih dahulu sebelum orderan tersebut sampai kepada tim

servis. Disini terdapat dua kasus:

1. Apabila orderan dari costumer itu masih masuk dalam warranty maka bagian

foreman harus mengecek dan memastikan terlebih dahulu orderannya. Saat

pengecekan selesai dan ternyata unit tersebut masih masuk kedalam warranty

kemudian foreman akan mengajukan job tersebut kepada tim warranty untuk

membuka job tersebut.

2. Apabila orderan dari customer masuk dalam job eksternal maka dari tim sales

harus memastikan PO dari costumer terlebih dahulu. PO (Purchase Order) ini

merupakan salah satu syarat agar job bisa dibuka oleh tim service. Tetapi untuk

job tertentu atau job yang sifatnya urgent dapat dikerjakan dahulu sebelum ada

PO.

Setelah job dibuka kemudian tim teknisi akan mengerjakan job yang ada dilapangan.

Saat job yang dikerjakan oleh tim teknisi belum selesai selama 1 hari maka job

tersebut dapat dikatakan job continue. Dan tim teknisi harus mengerjakan dihari

selanjutnya sampai job tersebut selesai. Setelah pekerjaan selesai dan file-file

seperti FOR, SIMS/ Service report, BASP, PO sudah terlegkapi semua maka dari tim

servis akan mulai menutup job tersebut.

3.4 FASILITAS OPERASI

Fasilitas operasi yang ada di PT. Trakindo Utama ini terutama untuk departermen

servis adalah formulir dan software. Berikut ini adalah penjelasan secara rinci

tentang formulir dan software:

1. Formulir

Formulir adalah salah satu fasilitas operasi yang bersifat manual. Dapat

dikatakan manual karena masih menggunakan kertas dan tulisan tangan dari

operator. Formulir ini juga bersifat wajib karena syarat untuk job ditutup

formulirnya harus lengkap. Berikut ini adalah beberapa formulir yang dibutuhkan

untuk memenuhi penutupan suatu job:

a. FOR (Field Operration Report)

FOR ini diisi oleh teknisi. Didalam FOR ini berisi tentang pekerjaan untuk

setiap tahap yang dilakukan oleh teknisi saat dilapangan. Setelah teknisi

15

mengisi FOR nya kemudian akan diberikan kepada foreman untuk dilengkapi.

Dan FOR yang sudah lengkap kemudian diberikan kepada service account

untuk dilakukan penginputan.

b. SIMS/ Service Report

SIMS/ Service Report ini berisi tentang penjelasan tentang permasalahan

yang terjadi pada unit yang akan dikerjakan.

c. Berita Acara Serah Terima (BAST/BASP)

BASP merupakan suatu surat yang menyatakan bahwa pekerjaan yang

dilakukan oleh PT.Trakindo dilapangan sudah selesai. Didalam BASP ini

harus ada tanda tangan dari teknisi yang melakukan pekerjaan dilapangan

dan juga harus mendapatkan persetujuan juga dari pihak customer yang

menyetujui bahwa pekerjaan tersebut telah selesai dengan baik.

d. Delivery Note

Delivery Note ini dibutuhkan saat pengerjaan lapangan membutuhkan part.

Yang membuat delivery note ini adalah teknisi karena teknisi yang

mengetahui adanya part yang dibutuhkan dilapangan dan teknisi harus

menuliskan part yang dibutuhkan didalam delivery note.

2. Software

Software merupakan alat yang dibutuhkan untuk mempercepat proses

pengecekan dan memudahkan operator servis dalam mencari hal yang

dibutuhkan.Software yang digunakan oleh PT. Trakindo Utama ini ada dua yakni

DBS dan Service Menu. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kedua software

tersebut:

a. DBS / Dealer Business System

DBS merupakan software lanjutan karena DBS ini berisi informasi dari

formulir diatas. Karena setelah formulir datas dibuat maka harus diinput

didalam DBS. Didalam DBS ini juga berisi beberapa menu yang menunjang

untuk memudahkan tim servis dalam melakukan pekerjaannya. DBS ini

digunakan oleh departermen servis untuk melakukan pengecekan job dari job

dibuka sampai job ditutup. Selain itu DBS juga berfungsi untuk membuka dan

menutup job serta DBS digunakan untuk menginput biaya yang dibutuhkan.

16

Gambar 3.7 Cover DBS

b. Service Menu

Didalam servis menu ini berisi beberapa menu yakni

*Request Tracking : request tracking mencari nomor SRF (Service

Request Form). Request tracking ini berfungsi untuk

mengecek seberapa banyak sales melakukan request.

*New Request : untuk melakukan request job yang baru

*Customer ID :Customer ID ini berisi tentang ID dari beberapa

customer

*WO Tracking : WO tracking berisi nomor WO dari berbagai jenis job

dan juga berisi lamanya job/ umur dari job serta

progress pekerjaan untuk masing –masing job tersebut.

*SMCS Code : berisi tentang kode pekerjaan

*Quotation Estimate : Untuk estimasi quotation

*New Quotation : Untuk membuat quotation baru

17

Gambar 3.8 Cover Servis Menu

18

BAB 4

TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1 LINGKUP PEKERJAAN

Di PT. Trakindo Utama ini menempatkan mahasiswa kerja praktek di PT. Trakindo

Utama Sanga Sanga. PT. Trakindo Utama dibagi menjadi tiga bagian utama yakni

yang part, rental, dan service. Tetapi untuk cabang PT. Trakindo Utama Sanga

Sanga lebih fokus kebagian Departermen Service. Di Departermen Service dibagi

menjadi dua bagian yakni ada bagian field dan ada bagian workshop. Pada bagian

field dibagi menjadi tiga bagian yakni machine, engine, dan Sanga Sanga. Khusus

untuk cabang Saga Sanga dibagi menjadi dua bagian yakni ada bagian retail dan

ada bagian non retail. Dan dikantor Sanga Sanga tempat praktek ini bergerak untuk

bagian retail. Perbedaan bagian retail dan non retail adalah retail memiliki jenis job

pekerjaan yang lebih banyak yakni ada 2D, 8R, 2L, 1T, 4R dan lain-lain. Dan job

pekerjaan yang sering ada adalah 2L dan 1T. Untuk job pekerjaan 2L ini termasuk

dalam job internal. Job internal ini lebih mudah untuk menutup jobnya atau umur job

nya lebih pendek dibandingkan dengan job pekerjaan eksternal hal ini dikarenakan

job pekerjaan internal tidak memerlukan PO. Sedangkan untuk job eksternal

memerlukan PO untuk membuka jobnya dan biasanya umur job eksternal ini lebih

panjang atau lebih lama contohnya adalah job code 1T.

Mahasiswa diberikan tugas untuk menganalisis proses service dari job dibuka

sampai job ditutup. Untuk membuka job dapat dikatakan lebih mudah tetapi untuk

menutup job itu yang menjadi masalah. Karena susahnya untuk melakukan

penutupan job, maka banyak job yang berumur lebih dari 60 hari sedangkan target

dari perusahaan adalah suatu job harus ditutup/ selesai sebelum 60 hari kecuali ada

job yang benar-benar membutuhkan waktu pengerjaan yang lama. Dikarenakan

banyak job yang berumur lebih dari 60 hari maka perusahaan saat ini menerapkan

“NO PO, NO JOB”. Hal ini bertujuan untuk mengurangi job yang berumur lebih dari

60 hari.

Untuk memantau job yang usianya lebih dari 60 hari ini perusahaan memiliki suatu

aplikasi yang secara otomatis mengetahui usia setiap job yakni software service

menu. Untuk itu mahasiswa disini bekerja dengan seorang service analyst yang

berada diperusahaan PT. Trakindo Utama Sanga Sanga. Selain itu juga terdapat

beberapa lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh mahasiswa yakni:

1. Melakukan pengecekan dokumen yang ada di amplop.

19

2. Membuat/ mengisi cover amplop yang berisi jenis pekerjaan, nomor WO, job

description, open date, promised date, model, dan customer.

3. Melakukan filing document.

4. Mengisi nomor SI dan DS pada job yang sudah close. Perbedaan nomor SI dan

DS adalah nomor SI untuk job internal dan nomor DS untuk job eksternal.

5. Melakukan klasifikasi job berdasarkan nomor WO.

4.2 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG DALAM PEKERJAAN

Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan oleh perusahaan untuk melakukan

pengecekan dan pengumpulan data berdasarkan prosedur yang ada. Untuk job ini

mahasiswa diberikan tugas untuk mengamati proses open job yang sudah di buka

oleh perusahaan. Jadi mahasiswa memiliki tugas untuk mengecek dokumen yang

dibutuhkan pada job tersebut dan memastikan dokumen tersebut sudah terpenuhi.

Job pekerjaan yang diberikan perusahaan kepada mahasiswa ada 4 yakni:

NO WO MODEL SN COSTUMER JOB

DESKRIPTION NO QUOTATION NO PO OPEN DATE

1 3172104 773E ASK00811 TS1103-57 ADJUST VALVE FBQ.31S/202/VI/2017 4500686896 6 JULI 2017




Jenis dari job pekerjaan diatas adalah job 1T maka job ini membutuhkan PO

(Purchase Order) terlebih dahulu untuk membuka job ini. Dan data yang dibutuhkan

untuk job ini bisa di close adalah ada beberapa syarat dokumen yang harus

terpenuhi yakni sebagai berikut berikut:

1. PO

2. Quotation

3. FOR

4. SIMS (Service Report)

5. Summary Report

6. BASP (Berita Acara Selesai Pekerjaan)

7. JSA (Job Sefety Analyst)

8. Job Report

9. Service Report

Saat syarat diatas sudah terpenuhi kemudian baru dilanjutkan untuk proses close job

yang dilakukan oleh servis account.

20

4.3 METODELOGI PELAKSAAN PEKERJAAN

Dalam menyelesaikan suatu kasus digunakan suatu metodelogi yang merupakan

suatu cara yang digunakan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai. Metodelogi ini

merupakan suatu keharusan apabila akan melakukan suatu penelitian agar dapat

memperoleh hasil yang maksimal dari tujuan yang dicapai.

Langkah pertama sebagai awalannya adalah ketika ada job request dari konsumen

yang diterima oleh sales kemudian pekerjaan tersebut diteruskan ke servis

depatermen. Di servis departermen dari job request tersebut dilakukan analisa

mengenai standart waktu pekerjaan dan part yang dibutuhkan untuk tahap

pembuatan quotation. Quotation adalah penawaran dari suatu proses pekerjaan (

satu job). Kemudian quotation yang dibuat oleh foreman service diserahkan kepada

sales lalu oleh sales akan dibuatkan official quote nya yang akan diberikan kepada

konsumen. Setelah proses quotation selesai kemudian sales akan menyetujui quote

dan purchase order (PO) serta membuat SRF. Selanjutnya diajukan kepada foreman

servis kemudian foreman servis akan membuatkan DWO. Setelah DWO selesai

dibuat kemudian diserahkan kepada service account oleh service account ini akan

membuka job tersebut. Setelah job dibuka baru untuk perkerjaan dilapangan akan

dikerjakan oleh teknisi apabila job belum selesai maka status dari job tersebut adalah

continue job. Dan ketika job sudah selesai pengerjaan nya maka job tersebut akan

ditutup oleh service account . Berikut ini adalah flowchart dari pelaksanaan pekerjaan

tersebut:

21

4.4 HASIL PEKERJAAN

Setiap biaya pekerjaan service misal labor, miscellaneous (kaos tagan, kain lap, dan

lain-lain) , part di tampung ke dalam suatu job, dimana job ini akan di monitoring oleh

tim service, apabila job tersebut sudah komplit/ selesai dikerjakan sesuai dengan

procedure maka job akan di close oleh tim service. Dan biayanya akan ditagihkan

oleh finance ke customer.

Costumer

melakukan

request job

Foremen

membuat

Quotation

Seles membuat

official quote

Seles menyetujui

quote, PO dan

membuat SRF

Mulai

A

A

Foremen membuat

DWO

Service Account

akan membuka job

teknisi akan

mengerjakan job

dilapangan

Service Account

akan menutup job

Tidak

Ya

selesai

22

BAB 5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kerja praktek merupakan salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa wajib

melakukan kerja praktek sebelum mengajukan tugas akhir. Adanya kuliah kerja

praktek ini mahasiswa diharapkan untuk mampu menerapkan ilmu-ilmu yang

telah dipelajari selama perkuliahan. Pelaksanaan kerja praktek erupakan tahapan

dalam penyelarasan serta penyesuaian antara teori yang didapatkan selama

perkuliah dengan lingkup pekerkerjaan.

Kerja praktek dilakukan di suatu perusahaan swasta yakni PT. Trakindo Utama

site Sanga Sanga. Adapun tugas dari pembimbing lapangan untuk kerja praktek

selama 30 hari kerja ini adalah menganalisis suatu job dari awal job dibuka dan

sampai job ditetutup. Untuk 4 job yang diberikan pembimbing lapangan berikan

termasuk aman karena syaratnya terenuhi dalam waktu kurang dari 1 bulan job

ini sudah mampu di tutup. Selain 4 job yang diberikan, mahasiswa juga pernah

melihat dan membantu mengerjakan untuk job yang lama di tidak ditutup dan

ternyata ada perbedaan/ selisih antara biaya di quotation awal dengan biaya

aktualnya. Kebanyakan masalahnya adalah biaya di quotation lebih besar dari

pada biaya di aktualnya. Solusi yang bisa digunakan atas masalah tersebut

adalah melakukan order part lagi agar biayanya seimbang antara biaya di

quotation dengan biaya di aktual. Dan bila di aktualnya lebih besar dibandingkan

quotationya maka harus dibuatkan quotation lagi.

5.2 Saran

1. Saran untuk tim service PT. Trakindo site Sanga Sanga khususnya dibagian

pembuatan FOR, SIMS report, Delivery Note, BASP harus memastikan juga

pembuatan syarat tersebut tepat waktu/ setiap pekerjaan dinyatakan selesai

dilapangan maka syarat tersebut juga harus terpenuhi.

2. PT. Trakindo site Sanga Sanga harus melihat data masa lalu suatu job yang

sama, sebagai referensi untuk melakukan order part yang dibutuhkan dalam

suatu job agar dapat memperkecil adanya selisih biaya quotation dengan

biaya aktual.

23

DAFTAR PUSTAKA

Program Studi Teknik Industri UAJY. “Buku Pedoman Pelaksanaan dan Penulisan Laporan

Kerja Praktek/Magang”. https://fti.uajy.ac.id/wp-content/uploads/2016/08/Buku-Pedoman-

Pelaksanaan-Penulisan-Laporan-KP-Rev2017.pdf (diakses pada 6 Agustus 2017, 10:25)

https://fti.uajy.ac.id/wp-content/uploads/2016/08/Buku-Pedoman-Pelaksanaan-Penulisan-Laporan-KP-Rev2017.pdf

https://fti.uajy.ac.id/wp-content/uploads/2016/08/Buku-Pedoman-Pelaksanaan-Penulisan-Laporan-KP-Rev2017.pdf

23

LAMPIRAN

NORTHERN KALManagement

Sanga Sanga OperationHC: 1 / PG: 7B

Project Manager

NORTHERN KALPS Major Account

Sanga SangaHC: 1 / PG: 6BSales Executive

NORTHERN KALParts

Sanga SangaHC: 1 / PG: 6B

Parts Operation Foreman

NORTHERN KALSupport


Senior Analyst Service Operation

ORGANIZATION STRUCTURE SANGA SANGA OPERATION

FUNCTION : SANGA SANGA OPERATION ORGANIZATION : SANGA SANGA EFFECTIVE DATE : 01/04/2017

ORGANIZATION STRUCTURE

L 4

L 5

NORTHERN KALHuman Resources


Senior Analyst Human Resources

NORTHERN KALService

Sanga SangaHC: 1 / PG: 6C

Supervisor Service

NORTHERN KALABN OperationSanga SangaHC: 1 / PG: 7A

Senior Supervisor Service

NORTHERN KALSHE

Sanga-SangaHC: 1 / PG: 6A

Safety, Health & Environment Analyst

NORTHERN KALService


Master Technician

Prepared by,

Devi Sumarhadi

Human Resources Manager

Approved by,

Peter M. Docherty

General Manager

Acknowledge By,

Gatot Prihandoko

HCBP Operation

Reviewed By,

Mardinanto de C.V. Capelle

Manager - Organization Capability

Approved By,

Roni Setyawan

Chief Operating Officer

NORTHERN KALManagement

Sanga Sanga OperationHC: 1 / PG: 7B

Project Manager

NORTHERN KALService


Foreman Service

ORGANIZATION STRUCTURE SANGA SANGA OPERATION

FUNCTION : SERVICE ORGANIZATION : SANGA SANGA EFFECTIVE DATE : 01/04/2017

ORGANIZATION STRUCTURE

L 4

L 5

NORTHERN KALService


Foreman Service

NORTHERN KALService


Foreman Service

L 6

NORTHERN KALField

Sanga SangaHC: 5 / PG: 3A

Technician

NORTHERN KALField


Technician

NORTHERN KALField


Technician

NORTHERN KALService


Supervisor Service

L 7

Prepared by,

Devi Sumarhadi

Human Resources Manager

Approved by,

Peter M. Docherty

General Manager

Acknowledge By,

Gatot Prihandoko

HCBP Operation

Reviewed By,

Mardinanto de C.V. Capelle

Manager - Organization Capability

Approved By,

Roni Setyawan

Chief Operating Officer

laporan kerja praktek pt. trakindo utama · program studi teknik industri, ... dari standart...

Documents