laporan hasil audit tahun 2020 · 2020. 9. 22. · sk.191.d/poltekbang.sby-2020 tanggal 2 maret...

LAPORAN HASIL AUDIT

No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 1 dari 7

LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236

Telp. : +62 31 8410871 Fax : +62 31 8490005

Email : [email protected]

LAPORAN HASIL AUDIT



LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020

Proses Nama Jabatan

Tanggal

Tanda Tangan

Dibuat Oleh:

MAULANA ANIFA SILVIA, SE., MM. Lead Auditor

20 Mei 2020

Disetujui Oleh :

Dr. YUYUN SUPRAPTO, S.SiT., MM. Kepala SPM

20 Mei 2020

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236

Telp. : +62 31 8410871

Fax : +62 31 8490005

Email : [email protected]

LAPORAN HASIL AUDIT



LAPORAN HASIL AUDIT

TAHUN 2020

1. DASAR PELAKSANAAN

a. SK.191.D/Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Audit Mutu

Internal Pada Politeknik Penerbangan Surabaya

b. SK.191.A/ Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Tim Audit Mutu

Internal Pada Politeknik Penerbangan Surabaya Tahun 2020

c. Audit.01/IV/SPM/2020 tanggal 16 April 2020 tentang Surat Penunjukan Tim

Audit Internal

2. TUJUAN

Audit ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Politeknik

Penerbangan Surabaya sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan

standar untuk mencapai tujuan institusi yang dilaksanakan melalui proses

pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi.

3. TIM AUDITOR MUTU INTERNAL :

Tim Auditor Mutu Internal terdiri dari 15 orang auditor internal, sebagai berikut :

NO

NAMA/NIP

PANGKAT/GOL

JABATAN

1 2 3 4

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Maulana Anifa Silvia, SE, MM.

Dewi Ratnasari, SE, MM.

Totok Warsito, S.SiT., MM.

Dr. Sudrajat, SE., MM.

Dr. M. Rifai, ST., M.Pd.

Suhanto, S.Kom, MM.

Dr. Yuyun Suprapto, S.SiT., MM.

Dr. Laila Rochmawati, SS., M.Pd.

Dr. Setyo Hariyadi, ST., MT.

dr. Samodero Gumilar

Penata (III/c)

Pembina (IV/a)

Pembina (IV/a)

Pembina (IV/a)

Penata Tk I (III/d)

Penata Tk I (III/d)

Penata Tk I (III/d)

Penata Tk I (III/d)

Penata Tk I (III/d)

Penata Tk I (III/d)

Lead Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

LAPORAN HASIL AUDIT



11.

12.

13.

14.

15.

Anis Juliawati, SE.

Ajeng Herdinawati, S.Psi.

Lusiana Dewi K, S.Pd., M.Pd.

Faoyan Agus F, S.Pd.Ing., M.Pd.

Siti Nurfadhilah, S.ST.

Penata (III/c)

Penata (III/c)

Penata Muda Tk. I (III/b)

Penata Muda Tk. I (III/b)

Penata Muda (III/a)

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

Auditor

4. AUDITEE :

Auditee terdiri dari 28 unit kerja di Politeknik Penerbangan Surabaya, yaitu :

a. Direktur

b. Bagian Keuangan dan Umum

c. Sub Bagian Keuangan

d. Sub Bagian Umum

e. Bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan

f. Sub Bagian Administrasi Akademik

g. Sub Bagian Administrasi Ketarunaan dan Alumni

h. Satuan Penjaminan Mutu

i. Satuan Pemeriksa Intern

j. Program Studi Teknik Pesawat Udara (Prodi TPU)

k. Program Studi Manajemen Transportasi Udara (Prodi MTU)

l. Program Studi Lalu Lintas Udara (Prodi LLU)

m. Program Studi Komunikasi Penerbangan (Prodi KP)

n. Program Studi Teknik Listrik Bandara (Prodi TLB)

o. Program Studi Teknik Telekomunikasi dan Navigasi Udara

p. Program Studi Teknik Bangunan dan Landasan (Prodi TBL)

q. Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

r. Pusat Pengembangan Karakter

s. Divisi Pengembangan Usaha dan Kerjasama

t. Lembaga Sertifikasi Profesi

u. Lembaga Pelatihan Kerja

v. Unit Teknologi Informasi dan Multimedia

w. Unit Laboratorium Bahasa

LAPORAN HASIL AUDIT



x. Unit Laboratorium dan Simulator

y. Unit Perpustakaan dan Dokumentasi

z. Unit Poliklinik

aa. Unit Asrama dan Tata Boga

bb.Unit Teknik Umum dan Jaringan

5. JADWAL PELAKSANAAN AUDIT TAHUN 2020

Audit Tahun 2020 dilaksanakan tanggal 14 sampai dengan 20 Mei 2020 sesuai

jadwal terlampir.

6. RESUME HASIL AUDIT TAHUN 2020

a. Tim auditor sebanyak 15 orang yang terbagi menjadi 7 tim telah melaksanakan

pendampingan audit terhadap 28 auditee sesuai jadwal yang telah ditentukan

secara online dikarenakan pandemi Covid-19. (jadwal terlampir)

b. Hasil pelaksanaan audit adalah terdapat 66 temuan/ ketidaksesuain saat audit

tahun 2020 yang terdiri dari kategori major sebanyak 0 temuan, kategori minor

sebanyak 56 temuan dan kategori observasi sebanyak 10 temuan.

LAPORAN HASIL AUDIT



c. Unit kerja tidak terdapat ketidaksesuaian saat audit tahun 2020 sebanyak 4

unit, sedangkan unit kerja yang masih terdapat temuan sebanyak 14 unit kerja

sebagai berikut :

i. Direktur

ii. Bagian Keuangan dan Umum

iii. Sub Bagian Keuangan

iv. Sub Bagian Umum

v. Bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan

vi. Sub Bagian Administrasi Akademik

vii. Sub Bagian Administrasi Ketarunaan dan Alumni

viii. Satuan Penjaminan Mutu

ix. Satuan Pemeriksa Intern

x. Program Studi Teknik Pesawat Udara (Prodi TPU)

xi. Program Studi Manajemen Transportasi Udara (Prodi MTU)

xii. Program Studi Lalu Lintas Udara (Prodi LLU)

xiii. Program Studi Komunikasi Penerbangan (Prodi KP)

xiv. Program Studi Teknik Listrik Bandara (Prodi TLB)

xv. Program Studi Teknik Telekomunikasi dan Navigasi Udara

xvi. Program Studi Teknik Bangunan dan Landasan (Prodi TBL)

xvii. Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

xviii. Pusat Pengembangan Karakter

xix. Divisi Pengembangan Usaha dan Kerjasama

xx. Lembaga Sertifikasi Profesi

xxi. Lembaga Pelatihan Kerja

xxii. Unit Perpustakaan dan Dokumentasi

xxiii. Unit Asrama dan Tata Boga

xxiv. Unit Teknik Umum dan Jaringan

d. Formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit Tahun 2020 terlampir.

LAPORAN HASIL AUDIT



7. PENUTUP

Demikian laporan audit tahun 2020 ini dibuat agar menjadikan periksa dan dapat

digunakan sebagai data dukung dokumen mutu demi terlaksananya dan

tercapainya tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal pada Politeknik Penerbangan

Surabaya.

14 Mei 2020 15 Mei 2020 18 Mei 2020 Tgl 19 Mei 2020 Tgl 20 Mei 2020

1 Direktur TIM 3

2 Bagian Administrasi, Akademik dan Ketarunaan TIM 3

3 Subag. Administrasi Akademik TIM 3

4 Subag. Administrasi Ketarunaan dan Alumni TIM 3

5 Bagian Keuangan dan Umum TIM 6

6 Subag. Keuangan TIM 6

7 Subag. Umum TIM 6

8 Satuan Pemeriksa Internal TIM 6

9 Satuan Penjaminan Mutu TIM 2

10 Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat TIM 2

11 Pusat Pembangunan Karakter TIM 2

12 Prodi TBL TIM 2

13 Prodi TNU TIM 5

14 Prodi TLB TIM 5

15 Prodi LLU TIM 5

16 Prodi TPU TIM 5

17 Prodi KP TIM 4

18 Prodi MTU TIM 4

19 Lembaga Sertifikasi Profesi TIM 4

Penyusunan

Laporan Hasil

Audit ke SPM

Nama Tim Auditor

terlampir pada

Surat Penunjukan

Tim Audit Internal

F-SPM-02-03-03

10 Maret 2020

REVISI 00

No UNIT KERJA/BAGIAN

JADWAL AUDIT INTERNAL

KETERANGANTIM AUDITOR

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYAFORMULIR JADWAL AUDIT INTERNALSATUAN PENJAMINAN MUTUTAHUN 2020

20 Divisi Pengembangan Usaha & Kerjasama TIM 4

21 Laboratorium dan Simulator TIM 1

22 Laboratorium Bahasa TIM 1

23 Teknologi Informasi, Data dan Multimedia TIM 1

24 Perpustakaan dan Dokumentasi TIM 1

25 Poliklinik TIM 7

26 Teknik Umum dan Jaringan TIM 7

27 Asrama dan Tataboga TIM 7

28 Lembaga Pelatihan Kerja TIM 7

Catatan :

Tanggal : 16 April 2020

Lead Auditor Kepala Satuan Penjaminan Mutu Direktur selaku

Management Representative

Maulana Anifa Silvia, S.E., M.M. Dr. Yuyun Suprapto, S.SiT., M.M. Achmad Setyo Prabowo, S.T., M.T.

Penyusunan

Laporan Hasil

Audit ke SPM

Nama Tim Auditor

terlampir pada

Surat Penunjukan

Tim Audit Internal

Untuk kegiatan Audit mohon dapat dilaksanakan sesuai jadwal, jika diluar jadwal mohon untuk konfirmasi Auditor dan Auditee.

Dibuat oleh : Disetujui oleh : Disahkan oleh :

No.Dok : F-SPM-02-05-04

Edisi / Rev : 01/00

Tgl. Berlaku : 10-03-2020

Halaman : 1 dari 1

NOTGL

AUDITAUDITOR AUDITEE

STANDAR /

KLAUSUL

KATEGORI

TEMUANAKAR MASALAH TINDAKAN PERBAIKAN

TARGET

SELESAISTATUS

1 18 Mei

2020

Tim 1

(SG,MS

,SN)

Unit Lab. Dan

Simulator

Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -

2 15 Mei

2020

Tim 1

(SG,MS

,SN)

Unit Lab. Bahasa Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -

3 18 Mei

2020

Tim 1

(SG,MS

,SN)

Unit Teknik

Informasi, Data

dan Multimedia

Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -

1 Terdapat kekurangan jumlah SDM sesuai

dengan Peraturan Kepala Perpustakaan

Nasional yaitu jumlah pustakawan hanya

satu orang, sedangkan standarnya setiap

500 mahasiswa 1 pustakawan

Klausul 7.1.2

ISO

9001:2015

Minor Belum dibuatnya GAP Analisis

terkait dengan kebutuhan SDM

pada unit Perpustakaan

Akan dibuat GAP Analisis

terkait dengan kebutuhan

SDM pada unit TIDM

4 Juni

2020

Open

2 Terdapat ketidaksesuaian kompetensi SDM

Unit Perpustakaan yaitu Kepala

Perpustakaan tidak memiliki jabatan

fungsional pustakawan dan minimal S2

perpustakaan

Klausul 7.2

ISO

9001:2015

Minor Belum dibuatnya GAP Analisis

terkait dengan kebutuhan SDM

pada unit Perpustakaan

Akan dibuat GAP Analisis

terkait dengan kebutuhan

SDM pada unit TIDM

4 Juni

2020

Open

HASIL KETIDAKSESUAIAN SAAT AUDIT

POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA

FORMULIR

TIM 2

4 19 Mei

2020

Tim 1

(SG,MS

,SN)

Unit

Perpustakaan

TIM 1

TEMUAN

1 Pada sasaran mutu tahun 2020 yang disusun

khususnya pada nomor 4, metode

pengukurannya kurang tepat untuk

mengukur capaian kegiatan monitoring

tindak lanjut Identifikasi Resiko dan Peluang

(IRP) seluruh unit di Politeknik Penerbangan

Surabaya

Klausul 6.2

ISO

9001:2015

Minor Ada kekeliruan pemahaman

akan sasaran mutu dengan

metode pengukurannya

Perlu dilakukan

penyesuaian metode

pengukuran agar tepat

dapat mengukur

pencapaian sasaran mutu

18 Mei

2020

Closed

2 Analisa dan Evaluasi atas tindak lanjut

pelaksanaan penyampaian hasil survey

kepuasan masyarakat ke Rapat Tinjauan

Manajemen (RTM) belum dilaksanakan

Klausul 9

ISO

9001:2015

Observasi Belum ada pedoman untuk

melakukan monitoring dan

evaluasi atas tindak lanjut hasil

survey kepuasan masyarakat

oleh Rapat Tinjauan

Manajemen (RTM)

Perlu dilakukan kegiatan

penambahan kegiatan

monitoring dan evaluasi

atas tindak lanjut

penyampaian hasil survey

oleh Rapat Tinjauan

Manajemen (RTM) pada

prosedur tindak lanjut

penanganan kepuasan

masyarakat agar ada

upaya perbaikan terus

menerus dan mencegah

pengulangan keluhan

18 Mei

2020

Closed

1 Belum ada penetapan standar kompetensi

Pengasuh (Perangkat Pusbangkar)

Klausul 7.2

ISO

9001:2015

Minor Belum adanya penetapan dari

BPSDM sehingga ragu untuk

membuat ketetapan di

lingkungan Poltekbang Sby

Perlu dilakukan

penyusunan standar

kompetensi sehingga

memudahkan untuk

melakukan rekrutmen dan

pengembangan

kompetensi para pengasuh

26 Mei

2020

Open

2 Belum terdapat prosedur/pedoman untuk

pelaksanaan bimbingan dan konseling bagi

taruna yang melakukan pelanggaran

Klausul 8.1

ISO

9001:2015

Minor Tahapan pembinaan

diserahkan kewenangannya di

masing-masing pengasuh dan

konselor sehingga menjadi

tidak terstandarkan

Perlu dilakukan

penyusunan

prosedur/pedoman

pelaksanaan bimbingan

dan konseling bagi taruna

yang melakukan

pelanggaran agar

terstandarkan antar

pengasuh dan konselor

26 Mei

2020

Open

5 14 Mei

2020

Tim 2

(MR. AH)

SPM

6 15 Mei

2020

Tim 2

(MR, AH)

Pusat

Pengembangan

Karakter

1 Ada kesalahan pada penulisan metode

pengukuran sasaran mutu nomor 4

Klausul 6.2

ISO

9001:2015

Observasi Salah dalam menentukan

metode pengukuran sasaran

mutu (yang harusnya program,

tertulis tahapan)

Sudah dilakukan revisi

rumus/metode tersebut

dan disahkan oleh SPM

sebagai dokumen

terkendali

26 Mei

2020

Open

2 Belum ditemukan data sosialisasi kebijakan

mutu

Klausul 5.2

ISO

9001:2015

Minor Data sosialisasi kebijakan mutu

belum dikirimkan

Telah dikirimkan dokumen

data sosialisasi kebijakan

mutu berupa nota dinas

undangan rapat sosialisasi

dan daftar absensi

kehadiran acara tersebut

26 Mei

2020

Open

3 Data Jumlah dosen tidak update Klausul 7.1.2

ISO

9001:2015

Minor Dosen atas nama Ir. Setiyo,

MM dan Tekat Sukomardojo,

SS., MM dipindahtugaskan ke

instansi lain dan per Maret

2020 sudah dihapuskan

sebagai Dosen PDPT Prodi TBL

Politeknik Penerbangan

Surabaya

Sedang proses dibuatkan

revisi SK Dosen PDPT

Menunggu

revisi SK

Dosen

PDPT yang

disah kan

Open

1 Sasaran mutu tidak sesuai dengan PM 21

Tahun 2018 pasal 33 tentang Statuta

Politeknik Penerbangan Surabaya

Klausul 6.2

ISO

9001:2015

Minor Dalam menyusun sasaran mutu

tidak berpedoman pada PM 21

Tahun 2018 pasal 33 tentang

Statuta Politeknik Penerbangan

Surabaya

Di revisi untuk dapat di

sesuaikan dengan PM 21

Tahun 2018 pasal 33

tentang Statuta Politeknik

Penerbangan Surabaya

30 Juni

2020

Open

2 Penetapan SOP tidak sesuai PM 21 Tahun

2018 pasal 90 tentang Statuta Politeknik

Penerbangan Surabaya dimana harus

memperhatikan keterlibatan Wadir I

sebagai Pembina PPPM

Klausul 8.1

ISO

9001:2015

Minor Dalam menyusun sasaran mutu

tidak berpedoman pada

Statuta PM 21 Tahun 2018

pasal 90 tentang Statuta


Surabaya

Di revisi untuk dapat di

sesuaikan dengan PM 21

Tahun 2018 pasal 90

tentang Statuta Politeknik

Penerbangan Surabaya

30 Juni

2020

Open

1 Belum ada dokumen terkait sosialisasi dan

pemahaman kebijakan mutu

Klausul 5

ISO

9001:2015

Observasi Sudah dilakukan sosialisasi tapi

belum ada dokumen penunjang

untuk kegiatan dimaksud.

Membuat dokumen

sebagai bukti bahwasanya

kegiatan tersebut telah

dilakukan.

26 Mei

2020

Open14 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Direktur

8 20 Mei

2020

Tim 2

(MR. AH)

Pusat Penelitian

dan Pengabdian

Masyarakat

7 19 Mei

2020

Tim 2

(MR. AH)

Prodi TBL

TIM 3

9

2 Terdapat Ortaker Politeknik Penerbangan

Surabaya (Penetapan), akan tetapi belum

ada dokumen sosialisasi uraian tugas,

wewenang dan tanggung jawab.

Klausul 5

ISO

9001:2015

Observasi Sudah dilakukan sosialisasi tapi

belum ada dokumen penunjang

untuk kegiatan dimaksud.

Membuat dokumen

sebagai bukti bahwasanya

kegiatan tersebut telah

dilakukan.

26 Mei

2020

Open

1 Belum terdapat 1. Pedoman Penerimaan

Taruna Baru. 2. Pedoman Pemberian

Bantuan Pendidikan Kepada Taruna 3.

Pedoman PT3 4. Pedoman Ketarunaan 5.

Buku Profil Layanan dan Laporan Program 6.

SOP pembinaan Ketarunaan 7. SOP

Pembinaan Alumni 8. SOP Layanan

Ketarunaan 9. SOP Mekanisme Penetapan

Standar Ketarunaan 10. SOP Strategi

Pencapaian Standar Ketarunaan 11. Laporan

Penerimaan Taruna Baru 12. Laporan

Penerimaan Taruna Asing, 13. Laporan

Kinerja Utama dan Tambahan Pencapaian

Mutu Ketarunaan 14. Laporan Penjamin

Mutu Bidang Ketarunaan.

Klausul 8

ISO

9001:2015

Observasi Sudah dilaksanakan tapi belum

ada dokumen yang

menyatakan keterlaksananan

kegiatan tersebut. Belum ada

pedoman ketarunaan yang

mengatur kegiatan

Dibuat pedoman

ketarunaan yang

mengatur kegiatan taruna

diluar pembelajaran

terstruktur untuk

meningkatkan suasana

akademik.

26 Mei

2020

Open

2 Terdapat agenda ketarunaan di luar

kegiatan pembelajaran tahun 2020 setiap

bulan tapi bukan kegiatan ilmiah.

Standar 6 Observasi Sudah dilaksanakan tapi belum

ada dokumen yang

menyatakan keterlaksanaan

kegiatan tersebut. Belum ada

pedoman ketarunaan yang


diluar pembelajaran

terstruktur untuk


akademik.

Dibuat pedoman

ketarunaan yang


diluar pembelajaran

terstruktur untuk


akademik.

26 Mei

2020

Open

1 Belum ada dokumen terlampir di semua

klausul 6

Klausul 6

ISO

9001:2015

Minor Karena pendemi, koordinasi

tidak bisa dilaksanakan dengan

maksimal

Segera melampirkan

dokumen dan konfirmasi

kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 2

Standar 2 Minor Karena pendemi, koordinasi


maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open

14 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Direktur

10 15 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Sub Bagian Adm.

Ketarunaan dan

Alumni

11 18 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Sub Bagian Adm.

Akademik

9


standar 3



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


Klausul 7 ISO 9001:2015

Klausul 7

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 4



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open



Klausul 8

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 6



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 9



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open



Klausul 10

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open



Klausul 6

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 2



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


standar 3



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open

11 18 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Sub Bagian Adm.

Akademik

12 19 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Bagian Adm.

Akademik dan

Ketarunaan



Klausul 7

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


Standar 4



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open



Klausul 8

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


Standar 6



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open


Standar 9



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open



Klausul 10

ISO

9001:2015



maksimal

Segera melampirkan


kepada auditor

26 Mei

2020

Open

1 Belum terdokumentasi Pedoman Penetapan

dan Sosialisasi Visi Misi

Standar 1 Minor Perlunya membuat pedoman

Penetapan dan Sosialisasi Visi

Misi

Telah di buat SOP

penetapan dan sosialisasi

Visi Misi tetapi belum

disatukan dalam satu

pedoman

20 Mei

2020

Closed

2 Belum terdokumentasi pendidikan terakhir

Dosen PDPT an. Pak Nyaris

Standar 4 Observasi Terselip data pendidikan

terakhir an. Pak Nyaris

Telah dilakukan

dokumentasi pendidikan

an. Pak Nyaris

20 Mei

2020

Closed

3 Terdapat ketidaksesuaian pada isian tabel

1.2, 1.2, 3a2, 3b1, 3b3, 3b6, 3b7, 5b, 6a, 6b,

7, 8f

Standar 4 Minor Karena pengisian pada tabel

diatas perlu koordinasi dengan

unit lain

Telah dilakukan

penyesuaian pengisian

tabel

20 Mei

2020

Closed

4 Terdapat Pengajar D3. Komunikasi

Penerbangan dari industri yang pendidikan

terakhirnya D2 dan D3

Standar 4 Observasi Karena pengalaman yang

dilapangan sangat dibutuhkan

dalam pengajaran

Akan diajukan dalam RPL 20 Mei

2020

Closed

TIM 4

12 19 Mei

2020

Tim 3

(LR,TW)

Bagian Adm.

Akademik dan

Ketarunaan

13 14 Mei

2020

TIM 4

(YS, SH)

Prodi KP

1 Belum terdapat rekapitulasi lulusan D3 MTU Standar 9-

C.9.

Minor Diperlukan data daftar lulusan

D3 MTU untuk menghitung

masa tunggu

Belum dibuat rekapitulasi

lulusan D3 MTU

5 Juni 2020 Close

2 Belum terdapat rekap penelitian dosen

PDPT

Standar 4-

C.4.4.b

Minor Untuk mengetahui kompetensi

Tri Darma Perguruan Tinggi

bagi Pengajar

Belum terdapat rekap

penelitian dosen PDPT

12 Juni

2020

Open

3 Belum terdapat rekapitulasi kuisioner

taruna terhadap tenaga pengajar/ dosen

Standar 6-

C.6.4.i

Minor Untuk peningkatan kualitas

dalam pengajaran

Belum terdapat

rekapitulasi kuisioner

taruna terhadap tenaga

pengajar/ dosen

12 Juni

2020

Open

4 Belum terdokumentasinya produk/jasa

DTPS yang diadopsi oleh industri/

masyarakat

Standar 4-

C.4.4.b



bagi Pengajar

Belum terdokumentasinya

produk/jasa DTPS yang

diadopsi oleh industri/

masyarakat

12 Juni

2020

Open

5 Belum adanya luaran penelitian/pengabdian

kepada masyarakat lainnya HKI (Paten,

Paten sederhana) di Program Studi MTU

Standar 4-

C.4.4.b



bagi Pengajar

Belum adanya luaran

penelitian/pengabdian

kepada masyarakat

lainnya HKI (Paten, Paten

sederhana) di Program

Studi MTU

12 Juni

2020

Open

1 Perlunya dibuat analisa resiko dampak

pandemi covid 19 dalam pencapaian target

BLU

Klausul 6

ISO

9001:2015

Observasi Karena Identifikasi Resiko dan

Peluang (IRP) dibuat diawal

tahun sehingga belum tahu

kondisi pandemi Covid 19

Akan direvisi Identifikasi

Resiko dan Peluang (IRP)

dampak pandemi covid 19

ini dalam pencapaian

target BLU

5 Juni 2020 Open

2 Belum terdokumentasi pedoman atau

standar operating manual saat pelaksanaan,

monitoring, evaluasi dan pengendalian serta

peningkatan pekerjaan yang diterima oleh

Divisi Pengembangan Usaha dan Kerja sama

Klausul 7

ISO

9001:2015

Minor Akan membuat pedoman atau

SOP atau manual saat

pelaksanaan, monitoring,

evaluasi dan pengendalian

serta peningkatan pekerjaan

yang diterima oleh Divisi

Pengembangan Usaha dan

Kerja sama

Telah dilakukan tetapi

belum terdokumentasikan

5 Juni 2020 Open

Divisi

Pengembangan

Usaha dan Kerja

sama

15 Mei

2020

Prodi MTUTIM 4

(YS, SH)

18 Mei

2020

14

15 TIM 4

(YS, SH)

1 Terdapat ketidaksesuaian pada analisa

perhitungan pada pencapaian sasaran mutu

2019 dan metode pengukuran pada sasaran

mutu 2020

Klausul 6

ISO

9001:2015

Observasi Sudah dilakukan perhitungan

tetapi belum

terdokumentasikan dengan

baik

Akan dilakukan revisi

analisa perhitungan pada

pencapaian sasaran mutu

2019 dan metode

pengukuran sasaran mutu

2020

31 Juli

2020

Open

2 Belum terdokumentasi Pedoman dalam

pelaksanaan sertifikasi dan penentuan

assesor baik di dalam ataupun di luar

institusi

Klausul 8

ISO

9001:2015

Minor Sudah dilakukan sesuai

ketentuan tetapi belum

terdokumentasikan dalam

pedoman

Akan dibuat pedoman

dalam pelaksanaan

sertifikasi dan penentuan

baik di dalam dan di luar

institusi

31 Juli

2020

Open

1 Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan

Visi Misi Program Studi

Standar 1-

C.1.4

Minor Belum terdapatnya Pedoman

Pembuatan Visi Misi Program

Studi

Finalisai dokumen

Pedoman pembuatan Visi

Misi Prodi

19 Mei

2020

Open

2 Belum terdokumentasinya kerjasama Tri

Dharma Perguruan Tinggi yang relevan

dengan program studi dan dikelola oleh

UPPS dalam 3 tahun terakhir

Standar 2-

C.2.4.c

Minor Kegiatan kerjasama Tri Dharma

PT sudah dilaksanakan, tetapi

masih belum terdokumentasi.

Perbaikan instrumen audit

dan data dukung pada

kerjasama penelitian dan

pengabdian kepada

masyarakat

19 Mei

2020

Open


DTPS yang diadopsi oleh industri/

masyarakat

Standar 4-

C.4.4.b

Minor Produk/Jasa DTPS belum

diserahterimakan ke

Bandara/Industri

Akan segera

melaksanakan serah

terima produk/jasa DTPS

tersebut ke

bandara/industri

31 Juli

2020

Open


kepada masyarakat lainnya HKI (Paten,

Paten sederhana) di Program Studi TLB

Standar 4-

C.4.4.b

Minor Luaran penelitian berupa HKI

masih dalam proses pengajuan

ke Unit PPPM

Luaran penelitian dalam

bentuk HKI akan segera

diajukan ke PPPM

31 Juli

2020

Open



Standar 1-

C.1.4

Minor Pedoman Visi Misi Prodi TNU

masih dalam proses finalisasi

dokumen

Finalisasi dokumen


Misi Prodi

20 Mei

2020

Open15 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi TNU

TIM 517 14 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi TLB

18

TIM 4

(YS, SH)

16 18 Mei

2020

Lembaga

Sertifikasi

Profesi

2 Belum adanya kerjasama penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat yang

relevan dengan program studi dan dikelola

oleh UPPS dalam 3 tahun terakhir.

Standar 2-

C.2.4.c

Minor Kegiatan kerjasama penelitian

dan pengabdian kepada

masyarakat sudah

dilaksanakan, tetapi masih

belum terdokumentasi. Data

akan dilengkapi karena masih

menunggu data dukung SK dari

Direktur dan kelengkapan data

dukung yang lain

Kerjasama penelitian telah

diperbaki di instrument

audit pada tabel 1-2,

Kerjasama PkM telah

diperbaki di instrument

audit pada tabel 1-3

20 Mei

2020

Open


DTPS yang diadopsi industri/ masyarakat

Standar 4-

C.4.4.b

Observasi 1) Produk/jasa DTPS yang

diadopsi oleh

industri/masyarakat sudah

dilaksanakan, tetapi belum

terdokumentasi. Proses

dukumentasi masih menunggu

data dari tim AIPT karena Prodi

TNU sudah mengirimkan data

tersebut ke tim AIPT, 2)

Produk/jasa DTPS belum

diserah terimakan ke

bandara/industri

1) Akan melaksanakan

serah terima Produk/Jasa

tersebut ke

Bandara/Industri, dan 2)

Data produk/jasa yg akan

diserahterimakan telah di

data di tabel 3.b.6

29 Mei

2020

Open

4 Belum terdokumentasinya kegiatan

pengabdian kepada masyarakat DTPS yang

melibatkan taruna

Standar 8-

C.8.4.b

Observasi Kegiatan PKM dengan

melibatkan Taruna sudah

dilaksanakan, tetapi masih

belum terdokumentasi. Data

akan dilengkapi dengan dukung

Nota Dinas dari UPPM dan SPT

dan kelengkapan data dukung

yang lain.

Data PKM DTPS yang

melibatkan Taruna telah

dimasukkan pada tabel 7

29 Mei

2020

Open



Standar 1-

C.1.4

Minor Pedoman pembuatan Visi Misi

Program Studi sudah ada tetapi

belum disahkan oleh SPM


Misi Program Studi akan

disahkan oleh SPM

31 Mei

2020

Open

15 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi TNU18

19 15 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi TPU

2 Rasio jumlah mahasiswa program studi

terhadap jumlah DTPS skor 0

Standar 4-

C.4.4.a

Minor Instruktur yang sesuai dengan

kompetensi masih dalam

pengurusan / pengajuan

assesment dosen tetap

Akan dimonitor

pengurusan / pengajuan

assesment dosen tetap

bagi Instruktur yang sesuai

kompetensi

31 Des

2020

Open


kepada masyarakat lainnya - HKI (Paten,

Paten Sederhana)

Standar 4-

C.4.4.b

Minor Prodi belum memiliki target

luaran penelitian / pengabdian

kepada masyarakat - HKI

(Paten, Paten Sederhana) bagi

dosen DTPS setiap semester

Prodi akan membuat

target luaran penelitian /

pengabdian kepada

masyarakat - HKI (Paten,

Paten Sederhana) bagi

dosen DTPS setiap

semester

31 Des

2020

Open



Standar 1-

C.1.4

Minor Pedoman Pembuatan Visi misi

dalam tahap finalisasi

Monitor finalisasi

Pedoman Visi Misi Tujuan

Sasaran Program Studi

20 Mei

2020

Open

2 Belum terpenuhinya kecukupan jumlah

dosen tetap pada prodi.

Standar 4-

C.4.4

Minor 2 orang Dosen Tetap Prodi

dengan bidang kualifikasi

sesuai prodi mendapatkan

promosi jabatan di instansi lain

1) Memindahkan PDPT

Dosen atas nama Imam

Sonhaji ke dalam Dosen

Tetap Program Studi

(DTPS) Lalu LIntas Udara,

2) Mengusulkan 2 (dua)

orang calon Dosen Tetap

Program Studi (DTPS) atas

nama Paramitha Dwi N

dan Dimas Arya S.

30 Agt

2020

Open

3 Belum adanya kerjasama penelitian dan

pengabdian masyarakat

Standar 2-

C.2.4.c

Minor Kegiatan kerjasama Tri Dharma

PT sudah dilaksanakan, tetapi

masih belum terdokumentasi.

1) Mengusulkan MOU

kerjasama dengan

Stakeholder untuk

kegiatan penelitian dan

pengabdian masyarakat,

2) memasukan MOU

kerjasama Diklat

Pemberdayaan

Masyarakat sebagai salah

satu kegiatan Pengabdian

Masyarakat Dosen

20 Mei

2020

Open

19 15 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi TPU

20 16 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi LLU

4 Belum adanya produk/jasa taruna yang

diadopsi oleh industri/ masyarakat

Standar 9-

C.9.4.b

Minor Produk/jasa DTPS belum

diserahterimakan ke

bandara/industri

Akan dilakukan

pengumpulan hasil produk

/jasa taruna untuk bisa

diadopsi oleh industri/

masyarakat

30 Agt

2020

Open

21 14 Mei

2020

Tim 6

( SJ, FA)

Satuan

Pemeriksa

Internal (SPI)

Belum terlaksananya audit SPI periode 1

sesuai program yang dilaksanakan pada

bulan Februari 2020

Klausul 6

ISO

9001:2015

Minor Belum adanya SPT untuk

melakukan audit dan review,

hal ini disebabkan belum

diusulkannya ke manajemen.

Segera akan ditindak

lanjuti

30 Juni

2020

Open

22 19 Mei

2020

Tim 6

( SJ, FA)

Bagian Keuangan

dan Umum

Belum dilaksanakan revisi remunerasi

Poltekbang Surabaya, dalam jadwal

seharusnya adalah bulan Februari-Maret

2020

Klausul 6

ISO

9001:2015

Minor Remunerasi Poltekbang

Surabaya berdasarkan PMK

nomor: 176 /PMK.05/2017

tanggal 27 November 2017

tentang Pedoman Remunerasi

Badan Layanan Umum, dalam

perkembangannya terdapat

beberapa perubahan struktur

organisasi sehingga perlu

diadakan revisi /perubahan

remunerasi Poltekbang

Surabaya

Draft SK revisi/perubahan

remunerasi dalam proses

dan segera ditindaklanjuti

mengajukan SK revisi

remunerasi ke BPSDM

Perhubungan

31 Juli

2020

Open

1 Belum dilaksanakannya monev kegiatan

remunerasi Politeknik Penerbangan

Surabaya.

Klausul 6

ISO

9001:2015

Observasi Terdapat beberapa kegiatan

yang tidak terlaksana

dikarenakan Pandemi Covid-19

Segera melakukan monev

kegiatan remunerasi


Surabaya.

30 Juni

2020

Open

Belum lengkapnnya SOP di Sub Bagian

Keuangan, antara lain:

a. SOP pengajuan usulan honor mengajar

b. SOP usulan tarif diklat

c. SOP Pengembalian dana peserta diklat

2

Sub Bagian

Keuangan

TIM 6

20 16 Mei

2020

Tim 5

(ST, AJ)

Prodi LLU

Minor Terdapat beberapa SOP yang

belum dibuat oleh subag

keuangan, hal ini disebabkan

karena sop yang dimaksud

masih dalam program

perencanaan

Segera dibentuk tim kerja

untuk membuat SOP

31 Juli

2020

23 15 Mei

2020

Tim 6

( SJ, FA)

OpenKlausul 8

ISO

9001:2015

1 Belum terlaksananya review dokumen

kelembagaan sampai dengan triwulan 1

Klausul 6

ISO

9001:2015

Minor Dokumen kelembagaan yang

dimaksud adalah statuta

Poltekbang Surabaya tahun

2017, dalam

perkembangannya terdapat

beberapa pasal/klausul yang

perlu disempurnakan


untuk melaksanakan revisi

statuta Poltekbang

Surabaya tahun 2020

31 Juli

2020

Open

Terdapat SOP yang belum ada dalam

dokumen yaitu:

a. SOP pelaksanaan pengawasan

kebersihan lingkungan

b. SOP peminjaman, perawatan, dan

penggunaan sarpras

c. SOP verifikasi kesesuaian fisik barang

3 Belum seluruhnya terpasang Daftar Barang

Ruangan (DBR) pada setiap ruangan

Klausul 6

ISO

9001:2015

Minor Terdapat beberapa ruangan

belum terpasang Daftar Barang

Ruangan (DBR)


untuk melaksanakan

pembuatan dan

pemasangan DBR pada

setiap ruangan

31 Juli

2020

Open

1 Belum terdapat dokumen yang memuat

rencana pengembangan ke depan

Klausul 6.3

ISO

9001:2015

Minor Belum membuat dokumen

yang memuat prencana

pengembangan ke depan

Membuat dokumen yang

memuat rencana


28 Mei

2020

Open

2 Belum terdapat dokumen yang memuat

peningkatan berkelanjutan

Klausul 10.2

ISO

9001:2015


yang memuat peningkatan

berkelanjutan


memuat peningkatan

berkelanjutan

28 Mei

2020

Open

26 18 Mei

2020

Tim 7

(DR, LD)

Unit Asrama dan

Tata Boga

1 Belum terdapat dokumen yang

menunjukkan rencana pengembangan ke

depan

Klausul 6.3

ISO

9001:2015


yang menunjukkan rencana



menunjukkan rencana


2 Juni 2020 Open

1 Belum terdapat penanganan

ketidaksesuaian

Klausul 10.1

ISO

9001:2015

Minor Belum membuat penanganan

ketidaksesuaian dan


Membuat penanganan

ketidaksesuaian dan


4 Juni 2020 Open

Minor Terdapat SOP yang telah

dibuat di sub bagian umum,

namun SOP sebagaimana

dalam temuan baru dalam

program penyusunan

Segera di bentuk tim kerja

untuk membuat SOP

31 Juli

2020

2

24 18 Mei

2020

Tim 6

( SJ, FA)

Sub Bagian

Umum

27 19 Mei

2020

Tim 7

(DR, LD)

Lembaga

Pelatihan Kerja

(LPK)

TIM 7

OpenKlausul 8

ISO

9001:2015

25 15 Mei

2020

Tim 7

(DR, LD)

Unit Teknik

Umum dan

Jaringan

2 Belum terdapat peningkatan berkelanjutan Klausul 10.2

ISO

9001:2015

Minor Belum membuat penanganan

ketidaksesuaian dan


Membuat penanganan

ketidaksesuaian dan


4 Juni

2020

Open

28 19 Mei

2020

Tim 7

(DR, LD)

Unit Poliklinik Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -

Surabaya, 20 Mei 2020Lead Auditor :Maulana Anifa Silvia (…..................................)

27 19 Mei

2020

Tim 7

(DR, LD)

Lembaga

Pelatihan Kerja

(LPK)

laporan hasil audit tahun 2020 · 2020. 9. 22. · sk.191.d/poltekbang.sby-2020 tanggal 2 maret...

Documents