KULIAH KE X RENVAL

Dasar-dasar proses pengawasan

Terdapat banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising atau correcting.Pengertian : proses untuk menjamin bahwa tujuan2 organisasi dan manajemen tercapai.

Perencanaan

pengorganisasian

Penyususnan personalia

pengarahan Pengawasan

pengawasan

Hubungan pengawasan dan fungsi2 manajemen

Fungsi pengawasan sendiri harus diawasi

• apakah laporan2 pengawasan akurat• apakah sistim pengawasan memberikan

pengawasan memberikan informasi tepat waktu

• apakah kegiatan diukur dengan interval frekuensi yang mencukupi

Kegiatan belum

dilaksanakan

Kegiatan sedang

dilaksanakan

Kegiatan telah dilaksanakan

Tipe-tipe pengawasan

Feedforward concurrent feedbackControl control control

Penetapan standar pelaksanaan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan pelaksanaan kegiatan

Perbandingan dengan standar evaluasi

Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Tahap-tahap dalam proses pengawasan

Bentuk standar yang umum

• Standar : suatu satuan pengukuran yang dapat dipergunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil

• Standar-standar fisik ( kuantitas barang/jasa, jumlah langganan, kualitas produk)

• Standar moneter (biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan)

• Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu penyelesaian suatu pekerjaan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Pertanyaan yang tepat :

• berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur

• dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan

• siapa yang akan terlibat (who) manajer, staf departemen

• Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, diterangkan kepada para karyawan.

Pengukuran pelaksanaan kegiatan

• Beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :

1.pengamatan (observasi)2.laporan-laporan, lisan atau tertulis3.metoda2 otomatis4.pengujian /tes atau dengan pengambilan

sampel

Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

• tahap kritis• paling mudah dilakukan• kompleksitas dapat terjadi• penyimpangan2 dianalisa• penting ( mengapa hal tersebut dapat

terjadi?), untuk pembuat keputusan.

Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan• Analisa........> memerlukan tindakan koreksi .....>

tindakan harus dilakukan dapat dalam berbagai bentuk .....> standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan bersama-sama.

Tindakan koreksi mungkin berupa:• mengubah standar mula-mula• mengubah pengukuran pelaksanaan • mengubah cara dalam menganalisa dan

menginterprestasikan penyimpangan2

Pentingnya pengawasan

• perubahan lingkungan organisasi• peningkatan kompleksitas organisasi• kesalahan-kesalahan• kebutuhan manajer untuk pendelegasian

wewenang

Perancangan proses pengawasan

• Menurut William H. Newman untuk penetapan sistem pengawasan pendekatannya terdiri atas lima (5) langkah yaitu:

1.Merumuskan hasil yang diinginkan.2.Menetapkan penunjuk hasil pengukuran

masukan hasil-hasil pada tahap permulaan gejala-gejala/simptom perubahan dalam kondisi yang ditetapkan.

3.Menetapkan standar penunjuk dan hasil.4.Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik.5.Menilai informasi dan mengambil tindakan

koreksi.

1. PerencanaanPemilihan dan penentuan tujuan organisasi, penyusunan strategi, kebijaksanaan, program dan lain2

5. PengawasanPenetapan standar, pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan korektif

2. Pengorganisasianpenentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang dan tg jawab serta koordinasi

3. Penyusunan personaliaseleksi, latihan, pengembangan, penempatan, dan orientasi karyawan

4. Pengarahanmotivasi, komunikasi, kepemimpinan utk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang ditugaskan kepadanya

Hubungan fungsi-fungsi manajemen

Hasil yg diinginkan

Standar utk hasil yg diinginkan dan utk penunjuk

penilai

Tindakan koreksi

Peramalan akhir

Peramalan faktor2 ekstern dan masukan yg akan mempenagruhi hasil akhir

Hasil2 intern yang dicapai

Unsur-unsur dalam siklus pengawasan

Kegiatan-kegiatan

Pengawasan positip• Mengetahui apakah tujuan organisasi

dicapai dengan efektif dan efisien

Pengawasan negatip• Mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan

yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali

• terbalikMenetapkan standar prestasi dan metode pengukuran prestasi

Mengukur prestasi

Apakah prestasi sesuai dengan standar

Melakukan perbaikan2 atau mengevaluasi kembali standar prestasi dan pengukurannya

Tidak adaperubahan

Pengertian pengendalian

tidak

ya

Pentingnya pengendalian

1.perubahan2.kompleksitas3.kesalahan

Mendesain sistem pengendalian

• Sistem pengendalian yang baik memerlukan akurasi dan kecepatan informasi sehingga penyimpangan yang terjadi dapat terdeteksi sedini ungkin

• Diperlukan sistem informasi manajemen yang efektif

• Dilakukan untuk semua lapisan organisasi• Bukan hanya untuk manajemen tingkat atas saja• Bukan hanya untuk satu atau dua fungsi saja

• Manajemen tingkat atas tidak harus memperhatikan semua lapisan organisasi untuk memastikan semua berjalan sesuai tujuan organisasi

Manajemen tingkat atas cukup memperhatikan beberapa bagian yang dianggap penting/kritis

Vriabel yang dianggap kritis disebut sebagai prestasi kunci (key performance area)

Manajemen hanya perlu mengawasi titik2 pengendalian kritis

Harus segera dijalankan atau diperlukan penyelidikan lebih lanjut?Informasi evaluatif rutin tidak perlu menyediakan jawaban langsung, tetapi harus benar2 komprehensifPenting ditetapkan kapan dan bagaimana informasi dikumpulkanFrekuensi laporan penting Ketepatan waktu penting

Menangkap dinamika evaluasi

Pengembangan personil kebutuhan pelayanan status kesehatan

Kapasitas penggunaan pengaruh

Cakupan pelayanan pelayanan pelayananPengembangandukungan

input output keluaran dampak

Titik pengendalian strategis• melalui titik pengendalian strategis manajer

dapat memperoleh informasi jalannya perusahaan /organisasi

• manajer tanpa mengawasi semua lapisan perush/org

• jumlah dan upaya pengumpulan informasi dapat dihemat

• cukup signifikan• misalnya kepuasan pelanggan, cukup survei

beberapa orang• kualitas barang produksi ...> sampling, dsb

Pengawasan yang efektifCiri-ciri pengawasan efektif

• harus situasional• disesuaikan dengan struktur organisasi

dan rencana org• sesuai dengan kepribadian atau

karakteristik individu manajer• kebutuhan untuk efisiensi dan efektifitas• mampu memberikan informasi akurat dan

tepat waktu• mengarah pada upaya perbaikan

• disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi

• disesuaikan dengan manajer• ekonomis• akurat• tepat waktu• fleksibel• obyektif dan bisa dipahami• mengarah pada perbaikan• memfokuskan pada titik strategis

Perlawanan terhadap pengendalian

• pengendalian yang berlebihan (overcontrol)

• fokus yang tidak tepat• balasan positif untuk ketidakefisienan• pertanggungjawaban

Mengatasi perlawanan terhadap pengendalian

• menciptakan sistem pengendalian yang efektif

• mendorong partisipasi• menggunaan MBO (Management By

Obyectives)• menggunakan system cek silang