kopma unsil
TRANSCRIPT
MAKALAH
KEBUTUHAN ANALISIS INFORMASI
“Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Sistem dan Teknologi Informasi
Studi Kasus : KOPMA Unsil”
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Analisis Kebutuhan Informasi
Oleh :
Eva Safariyah Hidayat : ( 097006059 )
Nadia Damacita : ( 097006075 )
Pia Rahmatillah : ( 097006076 )
TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SILIWANGI
Jln. Siliwangi No. 24 Tasikmalaya Kotak Pos 164 (0265) 323537
E-mail : [email protected]; URL : http://www.unsil.ac.id
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Illahi Rabbi dengan segala
rahmat dan hidayah-Nya, Penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Analisis
Lingkungan Eksternal dan Internal Sistem dan Teknologi Informasi Studi Kasus : KOPMA
Unsil”.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan makalah ini masih jauh
dari sempurna dan banyak terdapat kekurangan-kekurangan karena terbatasnya
pengetahuan, kemampuan serta pengalaman yang penulis miliki, namun demikian penulis
berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi semua pihak.
Tersusunya makalah ini berkat bantuan, dorongan dan bimbingan dari semua pihak,
untuk itu dengan segala kerendahan hati Penulis menyampaikan rasa terima kasih serta
rasa hormat kepada
1. Bapak Aradea, MT, selaku dosen mata kuliah Analisis Kebutuhan Informasi
2. Pihak dari organisasi KOPMA Unsil
3. Rekan-rekan Mahasiswa jurusan Teknik Informatika.
Semoga segala amal kebaikan dan budi luhur yang telah diberikan mendapatkan pahala
yang berlipat ganda dari Alloh SWT.Amin.
Akhir kata Penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita
semua.
Tasikmalaya, Januari 2012
Penulis
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN ………………………………………………...
1.1 Latar Belakang ………………………………………………………...
1.2 Permasalahan yang Timbul Pada Tempat Studi Kasus ………………
BAB 2 DESKRIPSI ORGANISASI KOPMA UNSIL …………………
2.1 Visi …………………………………………………………………….
2.2 Misi …………………………………………………………………….
2.3 Tujuan ………………………………………………………………….
2.4 Objektif ………………………………………………………………...
2.5 CSF dan KPI …………………………………………………………...
2.6 Unit – Unit dalam organisasi KOPMA Unsil ………………………….
BAB 3 INVESTIGASI SITUASI dan STAKEHOLDER
3.1 Gambaran Umum Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi ………
3.2 Struktur Organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi ……..
3.2.1 Deskripsi Kerja Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi ………..
3.3 Mind Map ……………………………………………………………...
3.4 Identifikasi Stakeholder dengan Teknik Stakeholder Wheel ………….
3.5 Analisis Stakeholder dengan Teknik RACI …………………………...
BAB 4 ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL INTERNAL BISNIS
ORGANISASI KOPMA UNSIL
4.1 PEST …………………………………………………………………...
4.1.1 Politik dan Hukum …………………………………………………..
4.1.2 Ekonomi ……………………………………………………………..
4.1.3 Sosial dan Ekologi …………………………………………………...
4.1.4 Teknologi ……………………………………………………………
4.2 Analisis BCG Matriks …………………………………………………
4.3 Hasil Analisis Penetapan Posisi BCG …………………………………
4.4 Analisis Porter’s Five Force …………………………………………...
BAB 5 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS ORGANISASI
KOPMA UNSIL ………………………………………………………….
5.1 Analisis SWOT ………………………………………………………..
5.2 Analisis Rantai vs Siklus Hidup Sumber Daya Produk ……………….
1
1
2
3
3
3
3
3
3
4
6
6
6
7
7
11
12
17
17
17
17
17
18
18
20
21
22
22
24
BAB 6 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL
SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) …………………..
6.1 Analisis Lingkungan Internal SI/TI ……………………………………
6.2 Mengelompokan Aplikasi Legacy yang Ada ………………………….
6.3 Mengetahui Perkembangan Teknologi Di Dalam Organisasi …………
6.4 Mengetahui Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing ……..
BAB 7 PENETAPAN TARGET SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI (SI/TI) ……………………………………………………..
7.1 Identifikasi Masalah dan Solusi Internal ……………………………....
7.2 Identifikasi Peluang Bisnis Dari Eksternal Organisasi KOPMA Unsil ...
7.3 Analisis Kesenjangan (GAP) Kebutuhan Informasi …………………..
7.4 Strategi dan Portofolio SI/TI Mendatang ……………………………...
7.4.1 Portofolio Aplikasi …………………………………………………..
7.4.2 Rencana Implementasi ……………………………………………....
7.4.3 Rangkuman Implementasi …………………………………………...
BAB 8 PENUTUP ………………………………………………………...
8.1 Kesimpulan …………………………………………………………….
8.2 Saran …………………………………………………………………...
29
29
33
33
34
35
35
39
41
41
41
42
43
44
44
44
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggotanya pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Prinsip koperasi terdiri dari kemandirian, keanggotaan bersifat terbuka, pengelolaan dilakukan secara demokratis, pembagian sisa hasil usaha (SHU) dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa.
Eksistensi dan esensi Koperasi dalam tatan an sistem ekonomi nasional tidak perlu diragukan lagi. Undang-undang Dasar 1945, pasal 33 ayat 1 beserta penjelasann ya menyatakan bahwa perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan, dan Koperasi merupakan badan usaha yang sesuai dengan tatanan yang dimaksud. Koperasi sebagai suatu institusi ekonomi diharapkan dapat berperan sebagai mesin penggerak kegiatan ekonomi nasional sekaligus sebagai soko guru perekonomian bangsa Indonesia.
Tugas besar Koperasi untuk berperan sebagai soko guru perekonomian bangsa sampai saat ini belumlah terwujud, karena disatu pihak, Koperasi dituntut untuk tetap eksis sebagai wadah kegiatan ekonomi yang mampu meningkatkan taraf hidup masyarakat, namun di lain pihak kemampuan Koperasi itu sendiri sampai sekarang relatif masih terbatas.
Dalam penampilannya di lapangan Koperasi belum mampu berperan sesuai amanat konstitusi karena walaupun Koperasi sudah berumur lebih dari satu abad tetapi kedudukan Koperasi umumnya masih sebagai pengusaha kecil. Hal ini dipertegas oleh Syamsuri SA (2002:3) bahwa manusia Indonesia pada umumnya dan pemerintah Indonesia khususnya tidak melakukan pembangunan Koperasi Indonesia secara mendasar, secara utuh dan secara serius.
Pembudayaan Koperasi tidak hanya dilakukan pada lingkungan masyarakat saja tetapi juga di lingkungan sekolah maupun perguruan tinggi. Hal ini dilakukan guna mempersiapkan generasi muda yan g akan meneruskan cita-cita perjuangan bangsa dalam meningkatkan dan menumbuhkembangkan Koperasi di Indonesia.
Koperasi Mahasiswa (KOPMA) merupakan salah satu wadah untuk bekerja sekaligus belajar mengenai perkoperasian di tingkat perguruan tinggi. KOPMA sebagai organisasi yang berbasis pendidikan/pengkaderan dengan usaha yang dikelola oleh mahasiswa dan beranggotakan mahasiswa mempunyai peran untuk menciptakan kampus bernuansa kewirausahaan dan mencetak kader yang berjiwa enterpreneur. Dengan demikian diharapkan KOPMA dapat memberikan kontribusi yang positif bagi pembangunan perekonomian bangsa. KOPMA sebagai organisasi kampus memiliki dua fungsi strategis, yaitu fungsi pendidikan (education) yang
senantiasa memberikan pendidikan perkoperasian bagi anggotanya dan fungsi bisnis (bussines) yan g senantiasa memberikan pelayanan yang optimal untuk memenuhi kebutuhananggota.
KOPMA merupakan Koperasi konsumen, yaitu Koperasi yang anggotanya para konsumen yang membutuhkan barang/jasa tertentu. Kedudukan anggota dalam Koperasi konsumen adalah sebagai pemilik (owners) dan sekaligus sebagai pengguna (users). Konsumen yang dimaksud disini ialah konsumen pemakai atau konsumen langsung yang menggunakan barang/jasa dan bukan untuk diolah lebih lanjut menjadi suatu produk yang akan diperdagangkan.
Perkembangan KOPMA sebagai wahana pembelajaran Koperasi yang riil tidak akan lepas dari fungsi dan peranan teknologi informasi. Karena teknologi informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi suatu perusahaan atau organisasi, termasuk di dalamnya organisasi KOPMA itu sendiri. Pengelolaan informasi yang baik akan menunjang keberhasilan organisasi untuk memperoleh keunggulan yang lebih kompetitif. Permasalahan yang terjadi di lingkungan KOPMA saat ini adalah pelaksanaan kinerja IT belum terdokumentasi dengan baik sehingga kinerja IT menjadi kurang optimal. Oleh karena itu, perlu adanya perbaikan dan pengembangan teknologi secara global demi meningkatnya efektifitas kinerja, khususnya dalam proses bisnis.
1.2 Permasalahan yang Timbul Pada Tempat Studi Kasus
a) Pada saat wawancara lebih sering mendapatkan informasi dari narasumber yang
tidak tepat (yang tidak sesuai dengan divisinya).
b) Kurangnya arsip data yang dimiliki KOPMA Unsil, sehingga informasi yang
didapat juga sedikit.
BAB 2
DESKRIPSI ORGANISASI KOPMA UNSIL
2.1 Visi
KOPMA UNSIL merupakan koperasi mahasiswa yang berazaskan kekeluargaan dan
gotong royong serta berwawasan wirausaha yang aplikatif menuju tatanan
entrepreneuruniversity.
2.2 Misi
1) Memperioritas visi KOPMA kepada azas koperasi yang diikuti dengan nilai – nilai
keislaman
2) Menjalankan hasil keputusan RAT XX
3) Mengoptimalisasikan kinerja pengurus, karyawan serta mendayagunakan anggota
4) Mensejahterakan para karyawan
5) Mengembangkan pendidikan sehingga mampu menggairahkan civitas KOPMA
UNSIL kedepan agar dapat berkarya dan berdaya saing
2.3 Tujuan
1) Mensejahterakan anggota
2) Incubator enterprener UNSIL
2.4 Objektif
Membuka cabang di luar lingkungan Universitas Siliwangi dalam jangka waktu 5
tahun ke depan.
2.5 CSF dan KPI KOPMA UNSIL
CSF KPI
1. Mempunyai anggota yang
memiliki jiwa kewirausahaan
Melakukan penyeleksian terhadap
anggota yang ingin bergabung
2. Menyediakan produk yang
diminati oleh mahasiswa
Mengetahui produk-produk yang
diminati oleh mahasiswa
3. Memiliki tempat yang strategis Mengetahui tentang tempat bisnis yang
strategis
4. Memberikan pelayanan yang
memuaskan
Mengetahui cara-cara melayani
pelanggan dengan baik
5. Pendataan yang terstruktur dan
transparan
Mengetahui aturan-aturan pendataan
6. Memiliki pegawai yang jujur Melakukan seleksi terhadap pegawai
baru
7. Memiliki struktur organisasi Melakukan pembagian tugas sesuai
dengan kemampuan individu
2.6 Unit – Unit dalam organisasi KOPMA UNSIL
1) Ketua Umum
CSF KPI
1. Mengadakan Rapat Anggota
Tahunan / RAT
Mengetahui aturan pelaksanaan Rapat
Anggota Tahunan / RAT
2. Mengadakan rapat rutin Mengetahui jadwal anggota
3. Memantau kerja tiap unit Mengetahui jadwal tiap unit
4. Pengambil keputusan pada saat
melakukan rapat / musyawarah
Mampu mengambil kesimpulan dari
pendapat anggota
2) Administrasi Umum (ADUM)
CSF KPI
1. Pencatatan administrasi Mengetahui cara-cara pencatatan
administrasi yang baik
2. Penataan kegiatan umum Mengetahui jadwal-jadwal kegiatan
umum
3. Penataan kegiatan hubungan
antar personal
Mengadakan kumpulan antar anggota
4. Penataan kegiatan instansi dan
personal
Memiliki hubungan baik dengan
instansi luar
3) Keuangan
CSF KPI
1. Mengurus arus kas masuk Mengetahui aturan pencatatan kas
masuk
2. Mengurus arus kas keluar Mengetahui aturan pencatatan kas
keluar
4) Pengembangan Sumber Daya Anggota
CSF KPI
1. Mengadakan pelatihan Mengetahui jenis pelatihan yang
dibutuhkan
2. Mengadakan seminar Mengundang pemateri yang sesuai
3. Mengadakan study banding Mengetahui letak lokasi-lokasi yang
berbasis bisnis
5) Usaha Kantin
CSF KPI
1. Penyedia kebutuhan makanan
pokok untuk memenuhi
kebutuhan mahasiswa
Belanja berbagai kebutuhan makanan
pokok di tempat yang murah
2. Memiliki tata letak yang strategis Mengetahui potensi tempat bisnis yang
strategis
6) Usaha KISMAWA
CSF KPI
1. Menyediakan Waserba Membangun Waserba
2. Mengelola Waserba Mengetahui aturan pengelolaan
Waserba yang baik
BAB 3
INVESTIGASI SITUASI dan STAKEHOLDER
3.1 Gambaran Umum Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi
Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya (KOPMA UNSIL)
didirikan pada tanggal 23 April 1983 yang merupakan bagian integral yang tidak
terpisahkan dari civitas akademika, tetapi usianya telah mencapai 28 tahun masih
belum maksimal dalam melayani anggota bila dibandingkan dengan usianya. Dalam
kurun waktu tersebut KOPMA UNSIL mengalami pergantian kepengurusan, dimana
dalam implementasinya KOPMA bukan milik mahasiswa, KOPMA sebagai koperasi
kader, dan kader koperasi pada khususnya mampu mencermati dan terlibat secara aktif
untuk mengkritisi koperasi sekarang ini, disinilah peran ideologis KOPMA yang
berlandaskan entrepreneurship berperan secara maksimal dari dua gerakan besar,
yakni gerakan koperasi dan gerakan mahasiswa, dimana mempunyai ciri khas
tersendiri, yaitu sangat dinamis, aktif, kritis, dan mampu menjaga kepercayaan dengan
penuh loyalitas.
Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi sebagai pengembang sumber daya
mahasiswa khususnya di bidang wirausaha harus mampu berfungsi sebagai penyalur,
pengembang, dan penampung kreatifitas mahasiswa, khusunya anggota KOPMA.Hal
ini diimplementasikan dalam memberikan pengetahuan tentang koperasi dan bisnis
melalui kajian, pelatihan, dan pendelegasian untuk mendapatkan pengetahuan yang
lebih.
Untuk visi dan misi KOPMA unsil sebagai landasan dan acuan dalam merumuskan
target serta pijakan awal dalam menciptakan program kerja kepengurusan periode
2011-2012, sehingga dari diri kita yang berbeda-beda menjadi satu tujuan dan menuju
kebangkitan Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi.
3.2 Struktur Organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi
Pada periode 2011/2012 Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya
mempunyai susunan kepengurusan sebagai berikut.
Pembina Ketua Umum Badan Pengawas
Muhamad Soleh S Aris Munandar Kaddy Miharjaya
Devi Roviantie
Yusuf Ardabila
Administrasi Keuangan
Adhi Cahya F Ai Kurniasih
Tatang Gunawan Hesti N Oktaviani
Kantin PSDA Kismawa
Leli Herliana Kokom komariah Desi Intan P
Retno Endah P Atina Jannati Ina Erna
Eni Suryani Reza Rizki FFauziah Nurul
Rahmat
Fahmi Fauzi N Dadun A mugis Dede Nurdiana
Diagram 1.1 Struktur Organisasi
3.2.1 Deskripsi Kerja Koperasi Mahasiswa Unsil
Secara umum berikut ini adalah deskripsi kerja pengurus harian di Koperasi
Mahasiswa Universitas Siliwangi Tasikmalaya.
1. Ketua Umum
Kebijakan koperasi mahasiswa tetap berpijak pada hasil-hasil Rapat
Anggota Tahunan (RAT) yang lalu dan rapat anggota luar biasa yang dikeluarkan
pada rapat kerja. Hal tersebut tetap diupayakan agar segala kebijakan dibuat tidak
menyimpang dari tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan
pengabdian.
Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi periode 2011/2012
menerjemahkan bahwa dalam kebijakan pengurus adalah respon dari internal dan
eksternal KOPMA yang harus disikapi secara jernih dan hati-hati. Garis kebijakan
umum tersebut meliputi :
KOPMA tetap melaksanakan fungsinya secara konsisten sebagai Koperasi
Mahasiswa di lingkungan kampus Universitas Siliwangi dimana
mempunyai peranan penting bahkan dianggap sebagailab. Enterpreneurical
University
Penataan dan pembenahan manajemen organisasi menjadi sangat penting
untuk mewujudkan organisasi modern, manajemen organisasi keuangan
yang handal, yang menciptakan keselarasan, kebersamaan dan selalu
menjunjung tinggi profesionalisme dalam bekerja, bersaing secara sehat dan
siap pakai di lingkungan KOPMA UNSIL.
2. Administrasi Umum (ADUM)
Kegiatan administrasi yang dilakukan bidang ini tidak lain adalah untuk penataan
pada berbagai rangkaian kegiatan organisasi Koperasi Mahasiswa Universitas
Siliwangi. Namun pada praktiknya kegiatan yang dilakukan bidang ini bukanlah
semata-mata pada pencatatan, akan tetapi juga berkaitan dengan penataan hal
umum, hubungan antar personal dalam organisasi KOPMA, ataupun kopma dengan
instansi dan personal (di luar KOPMA).
3. Bendahara
Bidang Keuangan adalah salah satu bidang yang berada dalam struktur
kepengurusan Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi yang mengurus Kegiatan
transaksi yang terjadi di Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwangi berupa arus kas
masuk maupun kas keluar dan sebagai pengelola keuangan di KOPMA UNSIL.
4. Pengembangan Sumber Daya Anggota (PSDA)
Bidang PSDA adalah salah satu bidang yang berada dalam struktur kepengurusan
Koperasi Mahasiswa Universitas Siliwang yang mengurus kegiatan anggota contoh
seperti : mengadakan pelatihan, seminar, study banding dan banyak lagi.
5. Usaha Kantin
Kantin sebagai salah satu unit Usaha yang berada di Koperasi Mahasiswa
Universitas Siliwangi yang bergerak di bidang penjualan makanan pokok.Secara
tata letak kantin menempati posisi yang strategis di dalam kampus Universitas
Siliwangi tapi secara fungsi kantin belum bisa menjalankan peranannya sebagai
salah satu penyedia kebutuhan makanan pokok untuk memenuhi kebutuhan
mahasiswa.
6. Bidang Usaha Kismawa
Kismawa sebagai salah satu unit usaha yang berada di Koperasi Mahasiswa
Universitas Siliwangi yang bergerak di bidang usaha warung serba ada
(WASERBA) atau mini market.
3.3 Mind Map
a) GENERAL
b) ADUM
c) KANTIN
PSDA
d) BIDANG KEUANGAN
e) KISMAWA
3.4 Identifikasi Stakeholder dengan Teknik Stakeholder Wheel
Pemilik (Owners) : Yayasan Universitas Siliwangi
Manajer (Managers) : Pembina, Badan Pengawas, Ketua Umum
Karyawan (Employees) :Seluruh kepala divisi, anggota, pegawai
Regulator : Koperasi
Suppliers : Sosro, Djarum, Yakult, Coca-Cola, Nutri Sari, Indo Makro
(mie), dll.
Mitra (Pathners) : Sosro, Djarum, Coca-Cola, foto copy
Pelanggan (Customers : Mahasiswa
Pesaing (Competitors) : Asjap, Gajebo Fakultas Ekonomi, dll.
3.5 Analisis Stakeholder dengan Teknik RACI
Kopma Unsil
I II III IV VPembina C C C C CBadan Pengawas C C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C C CKetua Umum A A A A AKepala Bidang R R R R RStaff Bidang R R R R RAnggota I I I I IPegawai I I I I I
Keterangan :
I. Memperioritas visi KOPMA kepada azas koperasi yang diikuti dengan nilai –
nilaikeislaman
II. Menjalankan hasil keputusan RAT XX
III. Mengoptimalisasikan kinerja pengurus, karyawan serta mendayagunakan anggota
IV. Mensejahterakan para karyawan
V. Mengembangkan pendidikan sehingga mampu menggairahkan civitas KOPMA
UNSILkedepan agar dapat berkarya dan berdaya saing
Unit Administrasi
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XIIPembina C C C C C C C C C C C CBadan Pengawas C C C C C C C C C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C C C C C C C C C CKetua Umum R R R R R R R R R R R RKabid Administrasi A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/RStaff Administrasi A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/R A/RAnggota I I I I I I I I I I I IPegawai I I I I I I I I I I I I
Keterangan :
I. Pembagian jadwal piket yang efektif.
II. Pengarsipan data-data anggota kopma, surat masuk dan surat keluar.
III. Pembuatan kartu transaksi, kartu anggota yang menggunakan barkode dan plakat.
IV. Memelihara dan menciptakan ruangan refresentatif didalam kantor.
V. Melengkapi dan memelihara sarana dan prasarana didalam kantor.
VI. Pembuatan JARKOM pengurus.
VII.Pembuatan database anggota dengan system komputerisasi.
VIII. Pembuatan tata tertib kantor.
IX. Membantu setiap kepanitiaan dalam masalah administrasi.
X. Pembuatan sertifikat kepengurusan.
XI. Implementasi inventaris didalam kantor.
XII.Pengoptimalan magang kerja.
Unit Kismawa
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIVPembina C C C C C C C C C C C C C CBadan Pengawas C C C C C C C C C C C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C C C C C C C C C C C CKetua Umum R R R R R R R R R R R R R RKabid Kismawa R R R R R A A A A R A R R ABendahara Kismawa R I R R A R R R R R R R A ROperasional Dalam A A R A R R A R A A R R R ROperasional Luar R R A R R R R A R R R A R RAnggota I I I I I I I I I I I I I IPegawai I I I I I I I I I I I I I I
Keterangan :
I. Menata kembali ruang Kios Mahasiswa
II. Meningkatkan keberhasilan utama hama dan selokan depan Kios Mahasiswa
III. Menambah Link baru
IV. Pengoptimalan program magang
V. Meningkatkan omset Kios Mahasiswa dan adanya targetan omset per hari
VI. Membuat jobdes karyawan dan pengurus
VII.Membuat label harga barang
VIII. Melakukan promosi
IX. Menambah sarana dan prasarana
X. Menuntaskan system barcode
XI. Memperpanjang sewa potokopi sekaligus menaikan biaya sewa
XII.Mencari penerbit baru selain yang sudah bekerja sama dengan Kios Mahasiswa
XIII. Merealisasikan system pencatatan stok barang
XIV. Adanya reward point bagi anggota yang aktif dalam bertransaksi sesuai dengan
aturan yang ada.
Unit Keuangan
I II III IVPembina C C C CBadan Pengawas C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C CKetua Umum R R R RKabid Keuangan A/R A/R A/R A/RStaff Keuangan R R R RAnggota I I I IPegawai I I I I
Keterangan :
I. Pengoptimalan komputerisasi dalam pembuatan laporan keuangan,
II. Melakukan perbaikan laporan keuangan yang ada, minimal mempertahankan,
III. Memaksimalkan alokasi SHU, untuk mensejahtrakan anggota seperti dana
pendidikan,
IV. Mengadakan evaluasi kondisi unit usaha secara rutin dengan manager dan
bendahara unit usaha,
V. Meningkatan kesejahtEraan karyawaan Kopma Unsil.
Unit PSDA
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XVPembina C C C C C C C C C C C C C C CBadan Pengawas C C C C C C C C C C C C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C C C C C C C C C C C C CKetua Umum R R R R R R R R R R R R R R RKabid PSDA A A R R A R R R R R R R R A AAdministrasi PSDA R R R R R R R R R R R R R R RStaff Olahraga R R A R R R R R R R R R A R RStaff Edukasi R R R A R A A A A A A A R R RAnggota I I I I I I I I I I I I I I IPegawai I I I I I I I I I I I I I I I
Keterangan :
I. Kopma Annyversary
II. Bazaar Mei, Desember dan PPBN
III. Kopma Cup
IV. Pendidikan Koperasi Siswa
V. Buka Bersama
VI. Pendidikan Dasar Koperasi
VII. Pendidikan Menengah Koperasi
VIII. Seminar Koperasi
IX. Mading Buletin
X. Buletin
XI. Kajian
XII. Pelatihan
XIII. Olahraga
XIV. Penghijauan Kopma
XV. Penjagaan Stand Dasi
XVI. RAT
Unit Kantin
I II III IV V VI VII VIII IX XPembina C C C C C C C C C CBadan Pengawas C C C C C C C C C CDosen Fakultas Ekonomi C C C C C C C C C CKetua Umum R R R R R R R R R RKabid Kantin A/R A R R R A A A A RBendahara Kantin R I R R R R R R R ROperasional Kantin R R A/R A/R A/R R R R R A/RAnggota I I I I I I I I I IPegawai I I I I I I I I I I
Keterangan :
I. Perbaikan fasilitas, atap, kunci pintu dan jendela
II. MOU pedagang per-bulan
III. Layout tata letak sound dan cooler
IV. Penambahan meja/kursi
V. Up date harga barang
VI. Kerjasama dengan sosro
VII.Pengoptimalan magang, catering, dan miber ( minggu bersih )
VIII. Peningkatan penjualan dan promosi
IX. Peningkatan pelayanan dan kotak saran
X. Penempelan menu makanan
BAB 4
ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL BISNIS ORGANISASI
KOPMA UNSIL
4.1 PEST
4.1.1 Politik dan Hukum
UU No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian adalah :
1) Keanggotaan bersifat suka rela dan terbuka
2) Oengelolaan dilakukan secara demokrasi
3) Pembagian SHU dilakukan secara adil sesuai dengan jasa usaha masing-masing
anggota
4) Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal
5) Kemandirian
6) Pendidikan perkoperasian
7) Kerjasama antar koperasi
Maka :
Kopma sebaiknya mensosialisasikan kepada mahasiswa yang termasuk anggota
atau yang luar anggota tentang prinsip dasar koperasi dan menjalankannya sesuai
dengan aturan pengkoperasian pada UU NO.25 Tahun 1992.
4.1.2 Ekonomi
Harga barang di kopma lebih tinggi dibandingkan harga yang berada di pasaran,
sehingga mahasiswa memiliki paradigm bahwa barang-barang yang dijual di
kopma mahal.
Maka :
Kopma sebaiknya mensosialisasikan kepada mahasiswa tentang prinsip dasar
koperasi, yaitu untuk mensejahterakan anggota.
4.1.3 Sosial dan Ekologi
Sosial : Kurang penerimaan masukan mengenai kritik dan saran yang membangun
dari mahasiswa untuk meningkatkan kualitas dan kinerja organisasi.
Maka :
Kopma menyediakan fasilitas kotak saran dan mensosialisasikannya kepada
mahasiswa.
Ekologi : Tidak tersedianya tempat sampah di lingkungan kopma.
Maka :
Kopma menyediakan fasilitas tempat sampah di lingkungan kopma.
4.1.4 Teknologi
Internet dapat memberikan peluang yang besar bagi kopma untuk memperluas dan
mengembangkan usaha bisnisnya.
Maka :
Kopma sebaikanya memanfaatkan peluang tersebut, misalnya penerapan e-
commerce, membuat suatu website kopma yang berisi tentang informasi,
transaksi dan fungsi lainnya.
4.2 Analisis BCG Matriks
Pada domain penelitian (organisasi/ enterprise) yang dijadikan tempat studi kasus
lakukan Analisis BCG matriks, yaitu melakukan aktifitas analisis matriks
pertumbuhan pangsa pasar, terdiri dari :
• Pertumbuhan jumlah produk yang terjual/ layanan yang disampaikan/ tujuan yang
terealisasi (disesuaikan dengan jenis organisasi masing-masing), selama minimal 2
atau 3 tahun terakhir
• Pertumbuhan keuangan selama 2 atau 3 tahun terakhir
• Perbandingan presentase jumlah produk yang terjual/ layanan yang disampaikan /
tujuan yang terealisasi, dengan minimal 3 atau 4 organisasi/ enterprise kompetitor
(pesaing)
• Pengeluaran yang dikeluarkan selama masa proses bisnis yang dilakukan,
dibandingkan dengan 3 atau 4 organisasi/ enterprise kompetitor (pesaing)
• Hasil analisis, terdiri dari uraian analisis dari data-data yang sudah didapatkan,
penetapan posisi organisasi pada kuadran matriks BCG, serta strategi yang harus
dilakukan organisasi sesuai dengan keberadaan posisi pada matriks BCG.
Pertumbuhan dan Distribusi Jumlah Anggota Baru :
2008 2009 20100
50
100
150
200
250
300
350
Anggota Baru
- Pertumbuhan anggota baru dalam kurun waktu 3 tahun terakhir mencapai rata-rata
252 calon anggota
- Dari grafik tersebut menunjukkan terjadi penurunan minat mahasiswa untuk
menjadi anggota organisasi KOPMA UNSIL
Tabel Sistem Keuangan :
Sumber Pendapatan 2009 / 2010 2010 / 2011 2011 / 2012
Pendapatan
Operasional
73.487.650 51.065.800 53.287.300
Pendapatan Lain-
lain
- 9.490.500 3.921.300
Beban-beban 10.729.651 17.904.018 13.352.441
Total 62.757.999 42.652.282 43.856.159
- Sistem keuangan organisasi KOPMA UNSIL sumber pendapatannya terdiri dari
pendapatan operasional dan pendapatan lain-lain. Sumber pendapatan tersebut
dikurangi beban-beban sehingga menghasilkan total laba bersih
- Pendapatan organisasi KOPMA UNSIL tiak dapat diprediksikan, sehingga setiap
tahunnya mengalami naik dan turun. Oleh karena itu, diperlukan strategi khusus
agar pendapatan dapat maksimal.
Tabel Anggota
Organisasi Tahun Kepengurusan Rata – rata2008 2009 2010 Jumlah %
Kopma 204 289 267 760 38Kopwarus 344 329 338 1011 50,9Inkubator - 99 120 219 11Inkubasi - - 3 3 0,1Total 548 717 728 1993
Perbandingan Presentase Jumlah Anggota :
KOPMA KOPWARUS Inkubator Inkubasi0
50
100
150
200
250
300
350
400
200820092010
4.3 Hasil Analisis Penetapan Posisi BCG
Hasil analisis menetapkan posisi organisasi KOPMA Unsil pada kuadran matriks BCG
berada pada posisi CASH COW karena organisasi KOPMA memiliki pangsa pasar yang
relative tinggi tetapi bersaing dengan organisasi yang pertumbuhannya lambat, atau
menguasai pasar tetapi pertumbuhan pasarnya relative rendah.
Pada posisi organisasi KOPMA tidak perlu banyak investasi dlakukan, hanya perlu
mempertahankan level produk dan kualitas layanan serta marketing yang cukup untuk
mempertahankan penciptaan keuntungan selama mungkin. Posisi ini adalah tingkat
kematangan organisasi, organisasi mengelola pendapatan untuk mengembangkan
kebutuhan baru atau produk, kedepan bias menjadi STAR dalam portopolio.
4.4 Analisis Porter’s Five Force
Pada domain penelitian (organisasi/ enterprise) yang dijadikan tempat studi kasus
lakukan Analisis Porter’s Five Force , yaitu melakukan aktifitas analisis untuk membahas
domain bisnis atau industri dimana organisasi beroperasi, dan mengidentifikasi tekanan
bisnis yang mungkin ada , terdiri dari :
• Faktor Pesaing-pesaing yang sudah ada (Current Competitor)
• Faktor Pendatang Baru
• Faktor ”Substitute Product and Service”
• Faktor Penawar dari Pelanggan (Bargaining Power of Customer)
• Faktor Penawar para Pemasok (Bargaining Power of Supplier)
Teknik Porter’s Five Force
1. Menawarkan kredit pakaian, Menyediakan peminjaman uang
2. Free Hotspot
Tempat lesehan
Area Parkir
Toilet
Panorama sawah
3. - Rentenir
- Perbankan
4. a. Pelayanan Ramah
b. Tidak Antri
c. Praktis (online)
d. Harga Terjangkau
5. Membandingkan supplier (harga dan kualitas)
BAB 5
ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL BISNIS ORGANISASI
KOPMA UNSIL
V.1 Analisis SWOT
Contoh Studi Kasus KOPMA Unsil
Kekuatan (strength) Kelemahan (weakness)
1. Memiliki visi,misi, tujuan dan sasaran yang jelas
2. Kerjasama dengan pihak luar semakin banyak dengan cakupan yang lebih luas
3. Terdapatnya statuta dan tata kerja yang mengatur organisasi, serta supaya peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia
1. Kesadaran akan realisasi visi,misi,, tujuan dan sasaran yang masih rendah
2. Tidak adanya infrastruktur TI yang memadai
3. Terbatasnya kemampuan dan kepakaran serta jumlah sumber daya manusia TI pada unit TI
4. Tidak terdapat kebijakan dan perencanaan strategis TI secara khusus
5. Jumlah data dan system yang akan ditransformasikan cukup besar
Peluang (opportunity) Ancaman (threat)
1. Kepercayaan warga universitas, dengan meningkatnya jumlah pendaftar anggota baru setiap tahunnya
2. Meningkatnya peluang untuk melebarkan sayap bisnis di lingkungan UNSIL
3. Masih tingginya kesenjangan peluang bisnis dengan pesaing lain
4. Banyaknya inovasi yang diberikan
1. Semakin banyak pesaing-pesaing baru yang muncul
2. Persaingan harga dan kualitas yang sesuai harapan
Strategi SO
Realisasi visi misi kedalam aktifitas sehari-hari untuk mencapai tujuan dan sasaran
Pemanfaatan infrastruktur TI, dengan membangun system yang sesuai dengan
kebutuhan proses bisnis dan stakeholder
Membuat MoU da realisasi kerjasama yang menunjang tujuan bisnis
Pemberlakukan statuta, tatakerja dan kebijakan untuk dilaksanakan pada rutinitas
sehari-hari
Serta mengadakan pelatihan atau update knowledge secara rutin dan
berkesinambungan bagi sumber daya anggota yang ada.
Memperbanyak dan memperluas proses bisnis
Membuat inovasi-inovasi baru untuk menarik minat pembeli
Strategi ST
Meningkatkan kualitas SDM untuk memperoleh hasil yang berkualitas.
Menciptakan inovasi agar lebih unggul dari pesaing-pesaing yang lain.
Menjalankan visi misi dengan baik untuk tercapainya tujuan organisasi.
Strategi WO
Dengan adanya kepercayaan dan banyaknya minat dari anggota baru, maka
alangkah baiknya jika SDM yang telah ada tersebut kemampuannya ditingkatkan
dengan dilakukannya pelatihan-pelatihan.
Dengan peluang bisnis yang sangat besar dan kesempatan untuk melebarkan sayap,
maka saat itu pula kesempatan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi.
Strategi WT
Semakin banyaknya pesaing-pesaing baru, maka banyaknya pula innovasi yang
dilakukan untuk kepuasan konsumen.
Memberikan harga dan kualitas yang sesuai dengan harapan konsumen di dukung
dengan masih tingginya kesenjangan peluang bisnis dengan para pesaing.
V.2 Analisis Rantai Nilai vs. Siklus Hidup Sumber Daya dan Produk
No Fungsi
Bisnis
Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi
1 Anggota
baru
Perencanaan
strategis
anggota baru
Pembentukan
panitia
penerimaan
anggota baru
Publikasi
informasi
penerimaan
anggota baru
Perkenalan
longkungan
organisasi
KOPMA
Penentuan
standarisasi
penerimaan
Pendaftaran
calon anggota
baru
Penjadwalan
kegiatan
penerimaan
anggota baru
Pelaksanaan
seleksi calon
anggota baru
Penyusunan
Materi seleksi
anggota baru
Pengelolaan
hasil seleksi
calon anggota
baru
Pelaporan dan
pengumuman
hasil seleksi
anggota baru
Pengelolaan
Kartu Tanda
Anggota
2 Kegiatan
koperasi
Perencanaan
program kerja
selama 1
periode
Penetapan
program kerja
Pengelolaan
Kantin
Pelaksanaan
RAT
Penetapan
jadwal
kegiatan tiap
program kerja
Pengelolaan
Kismawa
Pelaksanaan
Program Kerja
Pengembanga
n sumber daya
anggota
Kerja sama
dengan pihak
luar
Pengelolaan
SHU
3 Laporan Pengumpulan
semua data
Pembagian
tugas sesuai
divisinya
masing-
masing
Pendataan
keuangan
Pelaporan
seluruh
laporan di
RAT
Pendataan
barang
Pendataan
anggota
4 Promosi /
penjualan
produk
Perencanaan
kerja sama
Penetapan
divisi
penjualan
Penetapan
anggaran
Melaksanakan
kerja sama
dengan
sponsor
Pelaporan dan
evaluasi hasil
penjualan
Publikasi
informasi
produk
Pengelolaan
alokasi tenaga
kerja dan
peluang usaha
Penyampaian
informasi hasil
alokasi tenaga
kerja dan
peluang usaha
5 Kotak saran Perencanaan
pembuatan
kotak saran
Penetapan
divisi yang
bertanggung
jawab
Penyediaan
kotak saran
Pelaporan
hasil kotak
saran
Pengelolaan
kotak saran
Perbaikan
kinerja
berdasarkan
kotak saran
6 Pengelolaan
keuangan
Perencanaan
strategis dan
kebijakan
keuangan
Penetapan
Kebijakan
Keuangan
Penyusunan
anggaran
Pelaporan dan
elevasi
keuangan
Penetapan
Anggaran dan
Investasi
Revisi
anggaran
Pengelolaan
dan alokasi
anggaran unit-
unit kerja
Pengelolaan
dan alokasi
SHU anggota
Monitoring
anggaran
7 Pengelolaan
Keanggotaan
Perencanaan
Strategis
Pemanfaatan
dan
Pengembanga
n Sumber
Daya Anggota
Penetapan
Kebijakan
Pengelolaan
Recruitment
Sumber Daya
Anggota
Publikasi
pengadaan /
recruitment
anggota
Pelaporan dan
evaluasi
keanggotaan
Penetapan
Kebijakan
Administrasi
Pengelolaan
Sumber Daya
Anggota
Pengelolaan
penerimaan
dan
pengangkatan
anggota baru
Pengelolaan
administrasi
anggota
Pengelolaan
pengembangan
karir anggota
Pengelolaan
kehadiran
anggota
Pengelolaan
dan evaluasi
prestasi dan
pemberian
penghargaan
anggota
Pengelolaan
pengangkatan
dan
pemberhentian
staf pengurus
Pengelolaan
pemberhentian
pengurus
8 Perlengkapa
n dan Umum
Perencanaan
Strategis
Terhadap
pemanfaatan
Pengembanga
n Prosedur
pemanfaatan
Sarana dan
Pengelolaan
pengadaan dan
penghapusan
fasilitas
Pelaporan dan
evaluasi
Urusan
Perlengkapan
Sarana dan
Prasarana
Prasarana
Pengembanga
n Rencana
pengadaan
Sarana dan
Prasarana
Pengelolaan
inventarisasi
fasilitas
Pelaporan dan
evaluasi
Urusan Umum
Penetapan
Kebijakan
Manajemen
Inventaris
Pengelolaan
pendistribusia
n fasilitas
Penetapan
Kebijakan
Umum
Pengelolaan
pemeliharaan
dan perbaikan
fasilitas
Pengelolaan
penggunaan
fasilitas
Pengelolaan
agenda
pertemuan
Pengelolaan
kantin dan
kismawa
Pengelolaan
urusan
organisasi
Pengelolaan
surat-menyurat
oleh sekertaris
BAB 6
ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL dan EKSTERNAL SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI)
6.1 Analisis Lingkungan Internal SI/TI
No Fungsi
Bisnis
Proses Bisnis Departement
atau
Penanggung
Jawab
Pengguna Media
Akses /
Channel
Status
Implementasi
TI
1 Anggota
baru
Publikasi
informasi
penerimaan
anggota baru
Divisi
PSDA
Calon
Anggota
Brosur Tidak
(manual)
Pendaftaran
calon anggota
baru
Divisi
PSDA
Calon
Anggota
Formulir Tidak
(manual)
Pelaksanaan
seleksi calon
anggota baru
Divisi PSDA
Calon Anggota
Wawancara Tidak (manual)
Pengelolaan
hasil seleksi
calon anggota
baru
Divisi PSDA
Calon Anggota
Paper Document
Tidak (manual)
Pelaporan dan
pengumuman
hasil seleksi
anggota baru
Divisi PSDA
Calon Anggota
Papan Pengumuman
Tidak (manual)
Pengelolaan
Kartu Tanda
Anggota
Divisi PSDA
Calon Anggota
Print Out Tidak (manual)
2 Kegiatan
koperasi
Pengelolaan
Kantin
Pengurus
Kantin
Anggota /
Pengurus
Print Out Tidak (manual)
Pengelolaan Pengurus Anggota / Print Out Tidak (manual)
kismawa Kismawa Pengurus
Pelaksanaan
program kerja
Pengurus Anggota /
Pengurus
Paper Document
Tidak (manual)
Pengembangan sumber daya anggota
Divisi
PSDA
Anggota /
Pengurus
Paper Document
Tidak (manual)
Kerjasama dengan pihak luar
Pengurus Anggota /
Pengurus
Paper Document
Tidak (manual)
Pengelolaan SHU
Bendahara Anggota /
Pengurus
Print Out Tidak (manual)
3 Laporan Pendataan
keuangan
Bendahara Anggota Paper dan
Komputer
Tidak
(manual)
Pendataan
barang
ADUM Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Pendataan
anggota
PSDA Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
4 Promosi /
penjualan
produk
Melaksanakan
kerja sama
dengan
sponsor
KISMAW
A
Pengurus Komunikasi Tidak
(manual)
Publikasi
informasi
produk
KISMAWA
Pengurus Brosur Tidak (manual)
Pengelolaan
alokasi tenaga
kerja dan
peluang usaha
Pengurus Pegawai Interview Tidak (manual)
Penyampaian
informasi hasil
alokasi tenaga
kerja dan
peluang usaha
Pengurus Pegawai Papan Pengumuman
Tidak (manual)
5 Kotak saran Penyediaan Pengurus Konsumen Kotak Saran Tidak
kotak saran (manual)
Pengelolaan
kotak saran
Pengurus Konsumen Paper
Document
Tidak
(manual)
6 Pengelolaan
keuangan
Penyusunan
anggaran
Bendahara Anggota Paper dan
Komputer
Tidak
(manual)
Revisi
anggaran
Bendahara Anggota Paper dan
Komputer
Tidak
(manual)
Pengelolaan
dan alokasi
anggaran unit-
unit kerja
Bendahara Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Pengelolaan
dan alokasi
SHU anggota
Bendahara Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Monitoring
anggaran
Bendahara Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
7 Pengelolaan
Keanggotaan
Publikasi
pengadaan /
recruitment
anggota
PSDA Anggota Brosur Tidak
(manual)
Pengelolaan
penerimaan
dan
pengangkatan
anggota baru
PSDA Anggota Paper
Document
Tidak
(manual)
Pengelolaan
administrasi
anggota
PSDA Anggota Paper
Document
Tidak
(manual)
Pengelolaan
pengembangan
karir anggota
PSDA Anggota Informasi Tertulis
Tidak (manual)
Pengelolaan
kehadiran
PSDA Angggota Paper Document
Tidak (manual)
anggota
Pengelolaan
dan evaluasi
prestasi dan
pemberian
penghargaan
anggota
PSDA Anggota Langsung Tidak (manual)
Pengelolaan
pengangkatan
dan
pemberhentian
staf pengurus
Anggota Pengurus Langsung dan Tertulis
Tidak (manual)
Pengelolaan
pemberhentian
pengurus
Anggota Pengurus Langsung Tidak (manual)
8 Perlengkapa
n dan Umum
Pengelolaan
pengadaan dan
penghapusan
fasilitas
ADUM Anggota Paper dan
Komputer
Tidak
(manual)
Pengelolaan
inventarisasi
fasilitas
ADUM Anggota Paper dan
Komputer
Tidak
(manual)
Pengelolaan
pendistribusia
n fasilitas
ADUM Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Pengelolaan
pemeliharaan
dan perbaikan
fasilitas
ADUM Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Pengelolaan
penggunaan
fasilitas
ADUM Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
Pengelolaan Sekretaris Anggota Paper dan Tidak
agenda
pertemuan
Komputer (manual)
Pengelolaan
kantin dan
kismawa
KANTIN dan KISMAWA
Konsumen Langsung Tidak (manual)
Pengelolaan
urusan
organisasi
Pengurus Anggota Langsung Tidak (manual)
Pengelolaan
surat-menyurat
oleh sekertaris
Sekretaris Anggota Paper dan Komputer
Tidak (manual)
6.2 Mengelompokan Aplikasi Legacy yang Ada
Di KOPMA Unsil belum terdapat system informasi ataupun aplikasi-aplikasi khusus
yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan proses kegiatan organisasi dan bisnis.
Dalam hal pendataan KOPMA Unsil masih menggunakan system komputerisasi biasa.
6.3 Mengetahui Perkembangan Teknologi Di Dalam Organisasi
Untuk mengetahui perkembangan teknologi dalam mendukung organisasi
(KOPMA), dilakukan pendataan teknologi yang digunakan saat ini, kemudian
dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis organisasi, mencari dampak positif atau
dampak negatif dalam menggunakan SI/TI tersebut serta mengevaluasi dengan
sumber daya SI/TI yang ada. Hasil dari proses ini didapatkan daftar SI/TI yang
digunakan saat ini dalam organisasi
6.4 Mengetahui Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing
Perkembangan Teknologi : Perkembangan Teknologi Sistem Informasi
KOPMA Unsil mendukung proses kegiatan organisasi dan bisnis.
Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing : Dengan Teknologi
Sistem Informasi menjadikan KOPMA Unsil, satu-satunya organisasi bisnis
yang berperan penting di Universitas Siliwangi.
BAB 7
PENETAPAN TARGET SISTEM DAN TEKNOLOGI
INFORMASI (SI/TI)
7.1 Identifikasi Masalah dan Solusi Internal
Publikasi informasi penerimaan anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA
Unsil dalam melaksanakan Publikasi informasi penerimaan anggota baru adalah:
Publikasi informasi penerimaan anggota baru masih menggunakan system computer
biasa
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi informasi
penerimaan anggota baru Secara Online
Pendaftaran calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
melaksanakan pendaftaran calon anggota baru adalah:
Pendaftaran calon anggota baru masih menggunakan system computer biasa
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online
Pelaksanaan seleksi calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil
dalam melaksanakan Publikasi informasi penerimaan anggota baru adalah:
Publikasi informasi penerimaan anggota baru masih menggunakan system computer
biasa
Solusi : alangkah baiknya jika Pelaksanaan seleksi calon anggota baru dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar Pelaksanaan seleksi calon anggota baru lebih
efektif.
Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA
Unsil dalam melaksanakan pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru adalah:
Pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru masih menggunakan system computer
biasa
Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan hasil seleksi calon anggota baru dapat
dimonitoring dengan baik.
Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh
KOPMA Unsil dalam melaksanakan elaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru
adalah:
Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru menggunakan system manual
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online
Pengelolaan Kartu Tanda Anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
melaksanakan Pengelolaan Kartu Tanda Anggota adalah:
Pengelolaan Kartu Tanda Anggota masih menggunakan system computer biasa
Solusi : alangkah baiknya jika Pengelolaan Kartu Tanda Anggota dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar Pengelolaan Kartu Tanda tidak harus di print satu
per satu.
Pendataan keuangan : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam Pengelolaan
pendataan keuangan adalah:
Pendataan keuangan masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika Pendataan keuangan dilakukan dengan menggunakan suatu
aplikasi khusus, agar pendataan keuangan dapat dimonitoring dengan baik.
Pendataan barang : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan barang
adalah:
Pendataan barang masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika pendataan barang dilakukan dengan menggunakan suatu
aplikasi khusus, agar pendataan barang dapat dimonitoring dengan baik.
Pendataan anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pendataan
anggota adalah:
Pendataan anggota masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika pendataan anggota dilakukan dengan menggunakan suatu
aplikasi khusus, agar Pendataan anggota dapat dimonitoring dengan baik.
Publikasi informasi produk : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
melaksanakan publikasi informasi produk adalah:
Publikasi informasi produk masih menggunakan system computer biasa
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi informasi produk
Secara Online
Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha : permasalahan yang
dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam melaksanakan penyampaian informasi hasil alokasi
tenaga kerja dan peluang usaha adalah:
Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha masih
menggunakan system manual
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Penyampaian informasi hasil
alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Secara Online
Pengelolaan kotak saran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan
kotak saran adalah:
Pengelolaan kotak saran masih menggunakan system manual
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan menampung kotak saran Secara Online bisa
dengan e-mail atau web.
Penyusunan anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam penyusunan
anggaran adalah:
Penyusunan anggaran masih menggunakan pengelolaan computer biasa
Solusi : alangkah baiknya jika penyusunan anggaran dilakukan dengan menggunakan suatu
aplikasi khusus, agar penyusunan anggaran dapat dimonitoring dengan baik.
Revisi anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam pengelolaan revisi
anggaran adalah:
Pengelolaan revisi anggaran masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan revisi anggaran dilakukan dengan menggunakan
suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan revisi anggaran dapat dimonitoring dengan baik.
Pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA
Unsil dalam pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja adalah:
Pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja masih menggunakan pengelolaan
manual
Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan pengelolaan dan alokasi anggaran unit-unit kerja
dilakukan dengan menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan dan alokasi anggaran
unit-unit kerja dapat dimonitoring dengan baik.
Pengelolaan dan alokasi SHU anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil
dalam pengelolaan dan alokasi SHU anggota adalah:
Pengelolaan dan alokasi SHU anggota menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan dan alokasi SHU anggota dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan dan alokasi SHU anggota dapat
dimonitoring dengan baik.
Monitoring anggaran : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam monitoring
anggaran adalah:
Pengelolaan monitoring anggaran masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika engelolaan monitoring anggaran dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pengelolaan monitoring anggaran dapat
dimonitoring dengan baik.
Publikasi pengadaan / recruitment anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil
dalam melaksanakan Publikasi pengadaan / recruitment anggota adalah:
Publikasi pengadaan / recruitment anggota masih menggunakan system computer biasa
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Publikasi pengadaan /
recruitment anggota Secara Online
Pengelolaan penerimaan dan pengangkatan anggota baru : permasalahan yang dihadapi oleh
KOPMA Unsil dalam melaksanakan penerimaan dan pengangkatan calon anggota baru
adalah:
Pendataan calon anggota baru masih menggunakan system computer biasa
Solusi : mengatasi permasalahan yaitu dengan melakukan Sistem Pendaftaran Secara Online
Pengelolaan administrasi anggota : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
pengelolaan administrasi anggota calon anggota baru adalah:
Pengelolaan administrasi anggota masih menggunakan pengelolaan manual
Solusi : alangkah baiknya jika pengelolaan administrasi anggota dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar administrasi anggota dapat dimonitoring dengan
baik.
Pengelolaan inventarisasi fasilitas : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
pengelolaan administrasi anggota adalah :
Pendataan inventarisasi fasilitas KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual
Solusi : alangkah baiknya jika pendataan inventarisasi fasilitas dilakukan dengan
menggunakan suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya
tersusun dengan rapi dan keadaanya dapat dimonitoring.
Pengelolaan agenda pertemuan : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil dalam
pendataan agenda pertemuan adalah :
pendataan agenda pertemuan KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual
Solusi : alangkah baiknya jika pendataan agenda pertemuan dilakukan dengan menggunakan
suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya tersusun dengan
rapi dan keadaanya dapat dimonitoring.
Pengelolaan surat-menyurat oleh sekertaris : permasalahan yang dihadapi oleh KOPMA Unsil
dalam pendataan agenda pertemuan adalah :
Pendataan agenda pertemuan KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual
Solusi : alangkah baiknya jika pendataan agenda pertemuan dilakukan dengan menggunakan
suatu aplikasi khusus, agar pendataan inventarisasi fasilitas pendataannya tersusun dengan
rapi dan keadaanya dapat dimonitoring.
7.2 Identifikasi Peluang Bisnis Dari Eksternal Organisasi KOPMA UNSIL
Publikasi informasi penerimaan anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat
meningkatkan minat calon anggota untuk mendaftar, dimana setiap calon anggota
cukup melihat informasi lewat jaringan internet, agar publikasi informasi penerimaan
anggota baru KOPMA akan lebih efektif dan efisien.
Organisasi KOPMA harus membuat web site KOPMA untuk melakukan publikasi
informasi penerimaan calon anggota baru yang akan meningkatkan minat calon
anggota untuk bergabung di organisasi KOPMA.
Pendaftaran calon anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat meningkatkan minat
calon anggota untuk mendaftar, dimana setiap mahasiswa cukup mendaftar lewat
internet, dan setiap calon anggota tidak harus langsung ke KOPMA, sehingga
pendaftran anggota baru KOPMA akan lebih efektif dan efisien.
Organisasi KOPMA sudah harus membuat web site KOPMA untuk melakukan
pendaftran penerimaan calon anggota baru secara online yang akan meningkatkan
minat calon anggota untuk bergabung di organisasi KOPMA.
Pelaporan dan pengumuman hasil seleksi anggota baru Secara Online, Sistem ini dapat
mempermudah calon anggota untuk mengakses informasi hasil seleksi, dimana setiap
calon anggotaa cukup mengakses lewat internet, dan setiap calon anggota tidak harus
langsung ke KOPMA, sehingga pengumuman anggota baru KOPMA akan lebih efektif
dan efisien.
Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan pengumuman hasil seleksi pada web
site KOPMA agar pengumuman penerimaan calon anggota baru secara online yang
akan lebih efektif dan efisien.
Publikasi informasi produk Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah para
pelanggan untuk mengakses informasi produk, dimana setiap pelanggan cukup
mengakses lewat internet, dan setiap pelanggan tidak harus langsung ke KOPMA,
sehingga produksi informasi produk yang disediakandi KOPMA akan lebih efektif dan
efisien untuk diketaui.
Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi produk pada web site
KOPMA agar informasi produk secara online yang akan lebih efektif dan efisien
diakses oleh pelanggan.
Penyampaian informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha Secara Online,
Sistem ini dapat mempermudah orang-orang untuk mengakses informasi hasil alokasi
tenaga kerja dan peluang usaha, dimana setiap orang cukup mengakses lewat internet,
dan setiap oraang tidak harus datang langsung ke KOPMA, sehingga penyampaian
informasi hasil alokasi tenaga kerja dan peluang usaha akan lebih efektif dan efisien.
Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi hasil alokasi tenaga kerja
dan peluang pada web site KOPMA agar informasi tersebut lebih efektif dan efisien
diakses oleh orang yang membutuhkan peluang usaha.
Pengelolaan kotak saran Secara Online, Sistem ini dapat mempermudah orang-orang
untuk memberikan kritik dan saran, dimana setiap orang cukup mengakses lewat
internet, baik lewat e-mail maupun web site, dan setiap oraang tidak harus datang
langsung ke KOPMA memberikan kritik dan saran ke kotak saran yang ada di
KOPMA, sehingga penyampaian kritik dan saran akan lebih efektif dan efisien.
Ada baiknya Organisasi KOPMA menyediakan layanan kotak saran secaran online,
baik berupa e-mail dan web site untuk menampung kritik dan saran agar lebih efektif
dan efisien.
Publikasi pengadaan / recruitment anggota Secara Online, Sistem ini dapat
mempermudah orang-orang untuk mengakses informasi apabila ada pengadaan /
recruitment anggota, dimana setiap orang cukup mengakses lewat internet, dan setiap
oraang tidak harus datang langsung ke KOPMA, sehingga penyampaian informasi
pengadaan / recruitment anggota akan lebih efektif dan efisien.
Ada baiknya Organisasi KOPMA menampilkan informasi pengadaan / recruitment
anggota pada web site KOPMA agar informasi tersebut lebih efektif dan efisien
diakses oleh orang yang ingin menjadi calon anggota baru pada organisasi KOPMA.
7.3 Analisis Kesenjangan (GAP) Kebutuhan Informasi
Dari hasil analisis terhadap kebutuhan akan SI/TI dan SI/TI yang tersedia, maka
didapat point pengembangan SI/TI yang belum ada dan perbaikan terhadap SI/TI
saat ini yang sudah ada tetapi belum dapat dimanfaatkan secara optimal.
Sistem Publikasi Informasi secara online dengan kebutuhan data yang
berbeda, dimana Sistem Publikasi Informasi online, arsipnya sudah dalam
bentuk data elektronik, sedangkan yang lama masih dalam bentuk dokumen.
Sistem Pendaftaran saat ini dengan sistem pendaftaran secara online yang
akan direncanakan ke depan, tentu mempunyai perbedaan dalam beberapa
prosedur dalam mendapatkan kebutuhan informasinya.
Sistem Semua Pendataan secara komputerisasi akan direncanakan ke
depan,guna memperbaiki kebutuhan informasi tentang data yang terdapat
dalam organisasi.
7.4 Strategi dan Portofolio SI/TI Mendatang
Dari hasil analisis terhadap Situasi Lingkungan Internal, Eksternal dan Aplikasi
Portofolio yang dilakukan pada tahapan sebelumnya maka Perencanaan Strategis
Bisnis KOPMA untuk beberapa tahun yang akan dating dalam mempertahankan
keunggulan kompetitif dapat dilihat pada Tabel di bawah.
7.4.1 Portofolio Aplikasi
STRATEGIS HIGH POTENTIAL
Redesign infrastruktur
jaringan komputer &
Wifi
Memperbaiki Proses
Pendataan, Dengan
Meningkatkan
Teknologi Informasi
Pendaftaran Anggota
Baru Secara Online
Mempunyai Cabang Di
Luar Lingkungan
UNSIL
Baru
Baru
Baru
Memiliki WEB
Pribadi dan
Mengelolanya
Sebagai Penunjang
Kinerja KOPMA
Sistem Semua
Pendataan Secara
Komputerisasi
Baru
Baru
Sistem Komputarisasi
Barang dan Keuangan
Ada Sistem
Komputarisasi
Barang dan
Keuangan
Pendaftaran
Anggota Secara
Ada
Baru
Online
KEY OPERASIONAL SUPPORT
Dari portofolio tersebut dapat ditetapkan prioritas utama dalam mengimplementasikannya
yaitu :
Redesign infrastruktur jaringan komputer & Wifi merupakan prioritas pertama,
karena tanpa membenahi kembali jaringan tersebut program-program yang lain
tidak dapat di implementasikan. Waktu meredesign kembali infrastruktur tersebut
memakan waktu 6 bulan – 12 bln
Setelah infrastruktur di benahi, program Pendaftaran Calon Anggota baru secara
online dan pembuatan website khusus sudah dapat dilakukan untuk operasional
organisasi KOPMA. Waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan program ini
adalah 6 bln – 18 bulan
7.4.2 Rencana Implementasi
No. Nama Kegiatan 2010 / 2011 2011 / 2012 2012 / 2013 2013 / 2015
1. Infrastruktur
jaringan
Redesign
Wifi
2. - Sistem Semua
Pendataan
Secara
Komputerisasi
Pembangunan
Website
Pendaftaran
Calon Anggota
Baru Secara
Online
Publikasi
Informasi Secara
Online
3. Membuka
Cabang Di Luar
Lingkungan
UNSIL
7.4.3 Rangkuman Implementasi
Implementasi kerangka kerja perencanaan stategis SI/TI pada KOPMA UNSIL
dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada saat ini dan dapat mencari solusi
permasalahan tersebut dengan pemanfaatan SI/TI
Perubahan proses bisnis saat ini (system pendaftaran, publikasi informasi,
pendataan), dengan solusi SI/TI (Sistem Pendaftaran Online, publikasi informasi
secara Online, dan pendataan secara komputerisasi.
Penambahan divisi atau department SI/TI pada struktur organisasi KOPMA Unsil
mampu mengatasi kebutuhan akan pengembangan maupun perawatan hardware
dan software.
7.5
BAB 8
PENUTUP
8.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, saat ini proses kegiatan organisasi dan
proses bisnis KOPMA Unsil masih dilakukan secara manual. Hanya sebagian proses yang
dilakukan dengan sistem komputerisasi dan itu pun belum dilakukan secara optimal.
8.2 Saran
Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting di dalam
perusahaan atau organisasi, oleh karena itu perlu adanya penataan ulang pemanfaatan
teknologi secara menyeluruh.