kopma stikom with zachman framework
TRANSCRIPT
ENTERPRISE ARCHITECTURE
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA ZACHMAN DAN GARTNER (Studi Kasus Koperasi Mahasiswa STIKOM Surabaya)Dosen Romeo, S.T Mahasiswa09.41010.0156 09.41010.0165 09.41010.0168 09.41010.0176 09.41010.0254 09.41010.0284 Febri P Munir Agung W Rohmad Solikhin Rullyana N F Afif Aulia R Oddy H Ramadhan
PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA 2012
KOPMA STIKOM SURABAYA Deskripsi KOPMA STIKOMKopma STIKOM Surabaya , sebagai salah satu dari 4 ormawa di STIKOM, berdiri sejak tahun 1990 berkedudukan di Kampus STIKOM Jl. Kutisari no.66 Sby. Jenis usaha yang dijalankan adalah wartel dan toko kebutuhan mahasiswa. Status Badan Hukum diperoleh tanggal 21 November 1996 sesuai dengan Akta Pendirian Koperasi yang ditandatangani oleh pengurus periode 1996. Sampai saat ini Kopma STIKOM berlokasikan di Jalan Kedung Baruk.
Visi KOPMA Visi KOPMA STIKOM Menjadi Organisasi yang bermanfaat bagi anggota melalui kegiatan-kegiatan bersifat Enterpreneurship yang menjunjung asas kekeluargaan dan selalu berperan aktif di STIKOM Surabaya. Visi Teknologi Informasi Teknologi informasi dapat membantu mengoptimalkan kinerja organisasi untuk menjadi yang terdepan dalam usahanya(enterpreneurship) dan Informasiyang ada dalam lingkungan organisasi juga akan pemersatu antar anggotanya.
Misi KOPMA ID 1 Misi KOPMA STIKOM Misi TI
Meningkatkan pendapatan dari usaha Meningkatkan sarana dan prasana yang dimiliki oleh KOPMA. teknologi berkualitas. Menyediakan teknologi yg dapat yang handal dan
meningkatkan jumlah penjualan. 2 Mengembangkan sumber daya anggota Menyediakan dan memastikan bahwa koperasi kreatif, mahasiswa mandiri, yang dan terampil, anggota koprasi mahasiswa dapat berjiwa menguasai informasi. dan handal teknologi
enterpreneurship dan leadership.
Strategi ID 1 Strategi KOPMA STIKOM Strategi Misi TI
Menyediakan sarana dan prasarana yang Menyediakan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pendapatan koperasi. dapat menunjang pendapatan koperasi khususnya informasi. dalam bidang teknologi
2
Menyediakan tata kelola dan manajemen Memastikan pengadaan dan yang strategis. pemanfaatan TI telah sesuai dengan kebutuhan koperasi.
Berikut adalah baris pertama (SCOPE) dari kerangka kerja Zachman untuk studi kasus sistempada KOPMA Stikom Surabaya
1.1 LIST OF THINGS IMPORTANT TO THE BUSINESS (WHAT)1 Bussiness Enitity Material Requitition Informasi - Daftar Permintaan barang dari bagian inventory Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Purchase Order - Berisi daftar pembelian barang yang dilakukan kopma pada Supplier Inventories - Data barang yang mengalami stocking pada bagian gudang Purchase Invoice - Berisi faktur-faktur dari proses pembelian kepada supplier Sales Order - Berisi data transaksi penjualan kepada konsumen Transaction Report - Berisikan list laporan transaksi penjualan maupun pembelian barang Goods (Barang) - Daftar barang yang tersedia dan berada dalam database Supplier / Vendor - Data para perusahaan / Perseorangan yang menyediakan barang Costumer - Data pelanggan pada Kopma Stikom Sby ( Mahasiswa, Dosen, Karyawan)
2
3
4
5
6
7
Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi
8
9
1.2 LIST OF PROCESSES THE BUSINESS PERFORMS (HOW) 1 Function Informasi Stock Opname (Inventories) - Melakukan proses untuk mencatat stock barang dan pengecekan terhadap kebutuhan barang untuk keperluan membuat MR (Material Requetition). 2 Function Informasi Purchasing Order - Sebuah proses untuk melakukan pemesanan pembelian barang kepada supplier
3 Function Informasi
Invoicing - Penerimaan faktur dari supplier apabila barang yang dipesan telah dikirim kepada KOPMA
4 Function Informasi
Point of Sales - Proses dimana dilakukan transaksi penjualan kepada costumer
5 Function Informasi
Analyze Reporting - Proses dimana laporan-laporan yang dibuat, baik penjualan, pembelian, data stock barang, Minimum stock, diperiksa dan dianalisa sesuai dengan ketentuan inventori.
1.3 LIST OF LOCATIONS IN WHICH THE BUSINESS OPERATES (WHERE) 1. Location SURABAYA Koperasi Mahasiswa (KOPMA) STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya Jawa Timur
1.4 LIST OF ORGANIZATION SIGNIFICANT TO THE BUSINESS (WHO) 1. Organization Work Product Inventory - Membuat list persediaan barang pada gudang - Melakukan stock opname secara berkala - Mengajukan MR (Material Requitition) pada Bagian Pembelian - Menyusun laporan minimum stock.
2. Organization Work Product
Purchasing - Melakukan approval list of MR (Material Requitiiton) - Membuat Purchase Order (PO) - Melakukan Validasi faktur pembelian yang diterima - Menyusun laporan pembelian barang
3. Organization Work Product
Cashier - Melakukan transaksi penjualan barang terhadap costumer - Menerima faktur pembelian dari Supplier - Menyusun Laporan transaksi penjualan berkala
4. Organization Work Product
Financial Officer - Meninjau Laporan Transaksi (Penjualan, Pembelian, Barang, Minimum Stock, dll) - Review data Inventory berdasarkan laporan masuk
5. Organization Work Product
Supplier / Vendor - Melakukan cek atas kiriman MR - Mengirim barang pada Kopma - Membuat Faktur (Invoicing) pembelian
6. Organization Work Product
Costumers - Melakukan pembelian - Menerima Struk pembelian barang
1.5 LIST OF EVENTS SIGNIFICANT TO THE BUSINESS (WHEN) 1. Event Data MR (Material Requitition) belum diajukan pada Purchasing - Bagian inventory melakukan peninjauan terhadap data minimum stock
2. Event Data
MR (Material Requitition) telah diajukan dan disetujui pada Purchasing - Purchasing meninjau kebutuhan finansial dan barang kondisi dibutuhkan untuk penjualan
3. Event Data
Purchase Order dalam proses pembuatan - Purchasing telah approval list MR dari inventory - Supplier menyatakan persediaan barang kondisi Ready Stock
4. Event Data
Memperbarui data Stock Barang - Faktur pembelian dan bentuk fisik telah dinyatakan status entry pada gudang
5. Event Data
Data Material Minimum Stock dirilis - Akhir periode dilakukan stock opname keseluruhan pada gudang barang
6. Event Data
Memperbarui laporan transaksi - Laporan transaksi (Penjualan, Pembelian, Stock Inventori, User, dll) diperbarui setiap akhir periode.
1.6 LIST OF BUSINESS GOALS (WHY) 1. GOAL Meningkatkan pendapatan dari usaha yang dimiliki oleh KOPMA. - Meningkatkan sarana dan prasana teknologi yang handal dan berkualitas. - Menyediakan teknologi yg dapat meningkatkan jumlah penjualan. - Menerapkan Sistem Informasi untuk meningkatkan keakuratan dalam proses transaksi 2. GOAL Mengembangkan sumber daya anggota koperasi mahasiswa yang terampil, kreatif, mandiri, dan berjiwa enterpreneurship dan leadership. - Menyediakan dan memastikan bahwa anggota koprasi mahasiswa dapat menguasai dan handal teknologi informasi. 3. GOAL Mengembangkan hubungan keluar dengan badan usaha lain. - Menyediakan teknologi informasi yg dapat mendukung untuk menjalin hubungan keluar dengan badan usaha lain serta mengikuti AKMS (Asosiasi Koperasi Mahasiswa Surabaya)
Berikut adalah baris ke Dua (ENTERPRISE MODEL) dari kerangka kerja Zachman untuk studikasus sistem pada KOPMA Stikom Surabaya
2.1 SEMANTIC MODEL (WHAT)Membuat
Dept. Purchasing
Materal Requition (MR) Mengacu pada
Purchase Order
Mengirim
Inventory Control
Membuat
Supplier
Inventories
Purchase Invoice
Membuat
Memiliki Menganalisa
Goods/Item List
Memperbarui
Mengacu pada
Dept. Sales / Market Retail
Report Transaction
Menghasilkan
Sales Order
Melakukan Transaksi
Costumer
2.2 Business process model (how)
Purchasing ModelAnalyzing MRMaterial Requitition, Purchase Invoice,sales Order,etc
Purchasing Validating
Purchasing Order
PO
Stock Opname
Receive in KOPMA STIKOM
Suplier Shipping
POINT OF SALES
Customer OrderOrder Agreement
Cashier/Order Receipt
Updating Stock
Inventory
Creating Material Requisition List
Validating Report (Sales, Stock), Transaction List
Manage Stock Opname
Material Requisition
INVENTORY CONTROL
Manage Stock OpnameValidating Report(Sales, Stock), Transaction List Updating Stock
Stock/Item List
Create Minimum Stock
Material Requisition
Validate Material Requisition
Creating Agreement
Purchasing
Inventoriess Head
2.3 LIST OF BUSINESS GOALS (WHERE)
Dept. Purchasing
Dept. Inventory
KOPMA STIKOM
Dept. Sales
2.4 work flow model (who)Sistem Penjualan, Pembelian dan Inventory pada KOPMA Stikom
Inventories
Maintenance Stock Opname & MR
Manage/Update Stock List
Purchasin
Analyze MR
Create PO MR Copy (Valid)
Receive Invoice
Validate Entry Item
supplier
Chek PO, Item Availability
Create Shipping Doc, Invoice
Point of Sales
Create SO
Manage Transaction
Customer
Receive Struk Item
2.5 Master Schedule (when)Inventory Control
Monthly Creating Minimum Stock
Material Requisition
Inventory Control : Manager
Immediately Update Master Goods List
Monthly Analized Transaction Report Dept. Sales : Admin Report
Goods/Item List
Dept. PurchaseMonthly Submitting Material Requisition Inventory Control : Manager Purchase Order
Goods/Item List
Immidiately Validating PO
Realtime Updating Stock Entry
Time Shipped Check Goods Arrived Dept. Purchase : User Purchase Invoice After Check Shipping
After Validated Transmit PO
Supplier
Dept. Retail / Sales
Each Item Entry Update Stock List Inventory Control : Manager Monthly Manage Record Item
Goods/Item List
Open Cart Data Entry Item
Report Transaction
Daily Records Transaction
After Transaction Menghasilkan Struk Belanja
Costumer
Sales : Cashier on Duty Daily Shopping Open/Create Transaction
Sales Order
Serve
2.6 Business Plan (why)1. Objective 1. Untuk meningkatkan sarana dan prasarana agar meningkatkan penjualan, pembelian, dan inventori barang 2. untuk meningkatkan mahasiswa-mahasiswi yang lebih terampil, kreatif, mandiri, dan berjiwa enterpreneurship dan leadership. 3. Meminimalisirkan barang Ruang lingkup dari proses ini adalah mencakup kegiatan kopma dari penjualan, pembelian, dan inventori gudang
2.
Scope
3.
Strategy
1. Untuk menarik mahasiswa sehingga meningkatkan penjualan dengan promosi, serta membuat brosur buat jenis makanan dan minuman yang baru serta makanan dan minuman yang lagi trends saat ini. 2. Untuk menghindari kerugian pada stock barang setiap bulan maka melakukan melihat stock minimum pada gudang. Apabila stock barang masih mencukupi pemesanan untuk stock barang baru tidak dilakukan dan apabila stock barang sudah habis atau mendekati habis maka pemesanan barang untuk stock baru dilakukan.
3.1 LOGICAL DATA MODEL (WHAT)
Material RequitionMembuat Mengacu Pada
Purchase Order
Mengirim
SupplierMembuat1
buat
InventoriesMemiliki
Item ListMemperbarui
Purchase Invoice
Menganalisa
mengacu
Report TransactionMenghasilkan
Sales Ordermelakukan transaksi
Costumer
3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW)Processing Stock Opname
F
START Recomended ItemFiltering Priority List Item Based on Recomend List Record
Priority List Item
Copy Report Transaction Status data entry/out
No Data Stock UpdatedAllow All Item to Request Mode
Yes
Creating Material Requisition (MR)
MR List
Starting Point Stock Opname
Filtering Data Item Based on Status Entry Item
Filtering and Counting Minimum Stock
Print MR
Prepare to Start Approval MR
A
Creating Purchase Order
START
A
MR List
Material Requitision
Review MR List
Approving Material Requisition
Validating MR
Any MR incorrect Listing
Generating MR onto Purchase Order
Creating Purchase Order Document
C
Purchase Order based on Validated MR
B
3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW) (CONT.)Approval Invoice
START
B
Purchase Order Ready to Supplier Copy Validate MR C
No
Delivering PO to Supplier
Supplier Approving PO
Allow PO to Order Confimation
Yes
Creating Invoice Order by Supplier
Shipping Item Ordered
Invoice Order Approving Invoice and Receiving Item Status Data Item Entry
D
Data Stock Updated on Inventories
Processing Sales
START Processing Transaction Sales into Costumer D Data Stock Verified Receiving Payment Costumer
Starting Point of Sales Mode
Processing Costumer Order Receipt
Generating Sales Order
Review Order
Generating Invoice
No
Print Invoice
E
Yes Invoice Payment delivered into Costumer
3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW) (CONT.)Analyze Report TransactionSTART
E
Data Stock Item Updated on Inventories
Data Record on Sales
Data Status Item Entry/ Out
Generating Reports Transaction based on Sales and Purchase Records
Review Data Records
Analyzing Reports on going Inventories
F
Data Record Purchase based Invoice from Suppliers
Printing All Records Transaction
Archiving
Report Transactions Both Sales, Inventories, and Purchased based on Data Record
3.4 HUMAN INTERFACE ARCHITECTURE (WHO)uc Use Case M odel
M ake PO
Purchasing
Analyzing M aterial Requirment
M anage Stock Opname
Inv entoris
Transaction
Updating List Item
Sales Validating Report
3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN)KOPERASI MAHASISWA STIKOM SURABAYAAdmin User / Control RoomDept. Inventories
Development Server
LAN intranet
Application Modul
Client User 56Kbps Database Server Data Mart
System Secutiry
Gigabit
Dept. Purchasing/Proc.
Application Server
LAN IntranetApplication Modul
Gigabit Client User Development System
System Secutiry
Dept. Sales / Retail
LAN IntranetBackup Storage Application Modul
Client User
3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN)INVENTORY CONTROLStatus Data Item Entry/Out Inventory Control : Manager Material Requisition (MR)
Data Stock Item
Monthly Review Data Reports
Automatically Updated every Status
Monthly Creating MR
PURCHASING MODE
Material Requisition Dept. Purchase : User
Purchase Order (PO)
Supplier
Purchase Invoicing
After Validated Monthly Analyze MR Entry List
Immediately Create PO based MR
Review MR Final Check After PO Validated Delivering into Supplier
Transmit PO
After Shipping Order Delivering Invoice of Purchase
3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN) (CONT.)POINT OF SALES
Costumer Sales : Cashier on Duty
Data Item
Sales Order (SO)
Record Transaction Based Invoice
Starting POS On Entry Item Cart Order
Immediately Cross Checking Data Stock Item Review Automatically List Item Entried
After Conform List Creating SO Immediately Generating Invoice Daily Release Data Record Transactions
Review Data
3.6 Business Rule Model (why)1. System Model Dari uraian sistem diatas maka akan dibangun sistem penjualan dan pembelian yang disebut dengan point of sales (POS) Aplication
2.
Siklus Manajemen POS ini terdiri dari kegiatan : Manajemen 1. Pengadaan barang dengan pembelian kepada suplier 2. Pengendalian inventory dengan model minimal stock 3. Penjualan (direct sales) kepada end customer. Unsur Unsur yang terkait dalam manajemen ini antara lain : Manajemen 1. Bag. Gudang (Inventory Man) 2. Pengelola Bagian Pengadaan 3. Kasir 4. Admin. Report 5. Suplier 6. Customer.
3.