Knowledge sharing and communities of practice

Information literacy : sekumpulan pengetahuan yang dibutuhkan oleh individual

untuk bisa mengenali kapan informasi dibutuhkan dan mempunyai kemampuan untuk

mengalokasikan, mengevaluasi dan menggunakan secara efektif ketika dibutuhkan.

Desmarest (1997) membedakan dua orientasi dasar dari knowledge management yaitu

information based approach (pendekatan yang menekankan kepada pengetahuan

eksplisit dibandingkan pengetahuan tacit dan biasanya dalam bentuk kodifikasi) dan

interaction based approach ( pendekatan yang menekankan pada interaksi membagi

pengetahuan sehingga transfer pengetahuan akan menjadi lebih mudah).

The social nature of knowledge

Menurut McDermot (2000) knowledge management harus bisa melihat pengetahuan

dalam sudut pandang yang dibuat dalam latar belakang sosial secara aktif jadi anggota

grup membuat pengetahuan dari interaksi yang dilakukan oleh mereka dan

pengetahuan yang dibuat itu akan menjadi bagian dari pengetahuan yang disimpan

dalam memori grup.

Sociograms and social network analysis

Social network analysis ( SNA) adalah pemetaan dan pengukuran dari sebuah

hubungan dan flow antara orang, grup,organisasi atau bagian untuk memproses

knowledge atau informasi.

Social network analysis (SNA) bisa memberikan analisis baik secara visual atau

matematis dari human system complex untuk mengidentifikasi pattern dari interaksi

seperti jumlah hubungan rata-rata dari anggota yang ada dalam sebuah organisasi,

jumlah sub-grup dan lain-lain.

Social network analysis chart mengambarkan hubungan informal antara siapa dengan

siapa dan siapa membagi pengetahuan dengan siapa sehingga manager bisa

memahami banyak hubungan yang bisa memfasilitasi atau menghambat knowledge

creation dan sharing (Anklam,2003). Dan hasilnya dapat digunakan pada level

individu , departemen dan organisasi untuk mengidentifikasi bottleneck dan

mempercepat arus knowledge dan informasi dalam organisasi.

Tahapan kunci dalam proses ini adalah :

a. identifikasi network dari orang yang mau dianalisa ( ex: grup)

b. klarifikasi tujuan dan memformulasi hipotesis dan pertanyaan

c. mengembangkan metodologi survey dan membuat kuisioner

d. survey individual dalam network untuk mengidentifikasi hubungan dan knowledge

flow antar mereka

e. menggunakan software untuk mapping untuk membuat peta secara visual dari

network

f. analisa map dan permasalah dan peluang yang didapat dari interview

g. mendesign dan mengimplementasi action untuk berubah menjadi yang diinginkan

h. mapping network lagi setelah beberapa saat

Agar social network analysis (SNA) map bisa berguna maka penting untuk

mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan gambar yang sesuai

dengan group atau network yang diteliti.

Community yellow pages

Yellow pages atau expertise location adalah koneksi antar orang dalam sebuah

komunitas yang bisa memberikan kontribusi seperti program mentoring,

identifikasi knowledge gaps dan follow up aktivitas training formal.

Knowledge sharing communities

Tipe komunitas :

a. joint enterprise : alasan mereka mau bekerja sama adalah personal goal dan

kontribusi untuk tujuan organisasi.

b. mutual engagement : komunitas yang ada karena mereka punya pekerjaan yang

sama atau ada orang yang dikenal dalam komunitas tersebut.

c. shared repertoire mengacu pada shared workspace dimana anggotanya bisa

berkomunikasi satu sama lain dan menyimpan dan membagi pengetahuan yang

mereka miliki.

Untuk komunitas online biasanya terdiri dari :

a. member generated content ( ex : profil)

b. member to member interaction (ex: forum diskusi)

c. event ( ex: demo)

d. outreach ( ex : news letter)

roles and responsibilities on CoP

Peranan utama menurut kim (2000)

a. visitor : orang yang hanya mengunjungi komunitas sekali atau dua kali dan

bukan anggota dan alasan mereka mengunjungi komunitas dikarenakan penasaran

mengenai komunitas

b. novices : anggota yang baru pertama kali masuk ke komunitas dan tidak

melakukan interaksi karena masih dalam tahap pembelajaran

c. regular : anggota yang secara regular memberikan kontribusi untuk komunitas

d. leaders : anggota organisasi yang mempunya peran secara ofisial dan membantu

operasi komunitas

e. elders : anggota yang sudah ahli dalam tema komunitas dan menjadi sumber

yang dihargai baik dalam knowledge maupun budaya.

Knowledge sharing in virtual CoPs

Knowledge sharing communities tidak hanya menyediakan akses untuk data

dan dokumen tetapi mereka juga harus melakukan interkoneksi social

network dari orang yang menciptakan knowledge, knowledge management

yang baik harus memasukan informasi bukan hanya untuk yang memproduksi

knowledge tetapi yang menggunakannya juga.

Obstacles to knowledge sharing

Resiko yang didapatkan pada saat knowledge sharing adalah individu

mendapatkan reward berdasarkan apa yang mereka ketahui bukan

berdasarkan yang di sharing

Penyedia ilmu tidak yakin apakah penerima akan memahami dan

menggunakan knowledge dengan baik atau penerima merasa tidak yakin

mengenai kebenaran atau kredibilitas dari knowledge yang ditanyakan.

Terkadang dalam organisasi tidak mengadakan knowledge sharing

dikarenakan tidak ada yang menggunakan knowledge repository organisasi

ORGANIZATIONAL LEARNING AND SOCIAL CAPITAL

Human Capital mengacu pada pengetahuan,skill dan background seseorang yang dibutuhkan untuk menjadi produktif dalam organisasi atau profesi

Social Capital mengacu pada institusi, hubungan dan norma yang membentuk kualitas dan kuantitas interaksi sosial sebuah organisasi

Komunitas knowledge sharing adalah produser utama dari social capital dikarenakan mereka menyediakan kesempatan untuk individu untuk mengembangkan jaringan

dengan anggota yang memiliki ketertarikan profesional yang sama dan komunitas tersebut juga menyediakan referensi mekanisme untuk anggota bisa secara cepat mengevaluasi konten, penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan berdasarkan

pemerikasan,validasi dan knowledge yang ada.

Measuring the Value of Social Capital

Organisasi sudah mulai mengimplementasikan komunitas praktis secara besar-besaran

dengan harapan untuk mencapai beberapa keuntungan antara lain : 1. membangun loyalitas dan komitmen antar stakeholder

2. mempromosikan inovasi melalui sharing best practices yang lebih baik 3. meningkatkan proses efisiensi

STRATEGIC IMPLICATIONS OF KNOWLEDGE SHARING

Beberapa keuntungan strategis penting dari knowledge sharing adalah :

1. menghubungkan profesional dari berbagai platform dan jarak 2. membuat standar untuk profesional practices 3. menghindari kesalahan

4. membangun reputasi

Knowledge yang tersimpan didalam komunitas adalah bentuk dari social capital yang

digunakan untuk menghubungkan orang dengan tujuan penyelesaian masalah, mengembangkan kemampuan baru, meningkatkan work practices dan membagi apa

yang baru didalam ranah knowledge.