MENDESKRIPSIKAN JENIS-JENIS SURAT/DOKUMEN

A. Mengidentifikasi Jenis-Jenis Surat

1. Pengertian, Fungsi dan Jenis-Jenis SuratSurat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain atau surat dapat dikatakan dengan istilah lain adalah alat komunikasi tertulis.Dalam perusahaan, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antar sesama pejabat/pegawai, baik secara intern maupun ekstern secara timbal balik.Tata persuratan adalah lalu lintas persuratan yang menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan kode etik tertentu.Adapun fungsi daripada surat itu sendiri adalah sebagai berikut:a. Alat penghubung secara tertulis yaitu komunikasi berlangsung secara tertulisb. Bukti berkekuatan hukum artinya surat merupakan bukti secara tertulis dan mempunyai kekuatan hukum apabila berupa dokumen-dokumen pentingc. Alat pengingat artinya apabila dibutuhkan bisa langsung dibaca untuk mengingatkan kembalid. Bukti sejarah artinya merupakan dokumen negara yang mempunyai nilai dalam perjalanan sejarah bangsa dan bisa dipakai untuk bukti sejarahe. Duta atau wakil dari instansi atau perorangan artinya dengan adanya surat tersebut bisa mewakili si pengirim walaupun si pengirim tidak hadir secara face to facef. Jaminan keamanan artinya apabila berhadapan dengan hukum, dengan adanya surat tersebut maka akan menjamin pemiliknya contohnya: STNK, SIM, Kartu Anggota Organisasi dll.g. Media atau alat komunikasi artinya surat bisa merupakan media komunikasi selain HP, telepon dll.Jenis-jenis surat yang biasa ditemukan dalam praktik adalah sebagai berikut:a. Menurut Jangkauannya :1) Surat Intern yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit yang berada dilingkungan instansi itu sendiri2) Surat Ekstern yaitu surat yang dikirim oleh instansi kepada instansi lain b. Menurut Prosedur Pengurusan1) Surat Masuk yaitu surat yang diterima dari instansi yang lain2) Surat Keluar yaitu surat yang dikirim kepada instansi lainc. Menurut Urgensi Pengiriman1) Surat Sangat Segera/Kilat yaitu surat yang harus dikirim pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam2) Surat Segera yaitu surat yang harus dikirim paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam3) Surat Biasa yaitu surat yang pengirimannya sesuai dengan jadwal kurir dengan batas waktu 5 harid. Menurut Keamanan Isi1) Surat Sangat Rahasia (SR) yaitu surat yang mempunyai tingkat keamanan tertinggi karena surat ini berkaitan dengan keselamatan dan keamanan negara2) Surat Rahasia (R) yaitu surat yang harus dirahasiakan karena dapat menurunkan wibawa dan mengakibatkan kerugian yang besar bagi negara 3) Surat Terbatas/Konfidensial (K) yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh beberapa pejabat tertentu karena akan menimbulkan kewibawaan pemerintah menurun dan menimbulkan kerugian apabila diketahui pihak yang tidak berkepentingan4) Surat Biasa (B) yaitu surat yang tidak memiliki tingkat kerahasiaan jadi bersifat biasa dan apabila diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan tidak akan mengakibatkan kerugian apapune. Menurut Jumlah Penerima1) Surat Biasa yaitu apabila penerimanya hanya satu orang pejabat/ organisasi saja2) Surat Edaran yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang pejabat/instansi3) Surat Pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada sekelompok masyarakatf. Menurut Tujuan1) Surat Pemberitahuan yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak2) Surat perintah yaitu surat yang menyatakan kehendak biasanya dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas3) Surat Peringatan yaitu surat yang berisi teguran karena yang bersangkutan telah melakukan kesalahan4) Surat Permintaan yaitu surat yang menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu untuk keperluan si pembuat surat5) Surat Panggilan yaitu surat dari seseorang kepada orang lain agar yang bersangkutan segera menemui si pengirim6) Surat Susulan yaitu surat yang merujuk kepada surat yang telah dikirim sebelumnya7) Surat Keputusan yaitu surat yang berisi suatu kebijaksanaan8) Surat Perjanjian yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan yang lain untuk melaksanakan sesuatu9) Surat Izin yaitu surat keterangan yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan merupakan kewenangannya untuk suatu periode tertentu10) Surat Laporan yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasang. Menurut wujud1) Kartu Pos2) Warkat Pos3) Surat Bersampul4) Nota5) Memorandum6) Telegram 7) Telex8) Surat Pengantarh. Menurut Isi/Sifat1) Surat yang bersifat penyampaian berita atau sejenisnya, yaitu:a) Surat (S)b) Nota (N)c) Nota Dinas (ND)d) Memorandum/Memo (MO)e) Surat Edaran (SE)f) Pengumuman (PENG)g) Pemberitahuan (PEM)h) Surat Undangan (UND)i) Surat Pengantar (SP)j) Surat Peringatan (PER)2) Surat yang bersifat memberikan keterangan, tugas/perintah atau hak, yaitu:a) Surat Keterangan (KET)b) Surat Keterangan Perjalanan (SKP)c) Surat Izin (SI)d) Surat Kuasa (SKU)e) Instruksi (INS)f) Surat Perintah (PRINT)g) Surat Tugas (ST)h) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)i) Keputusan (KEP)3) Surat yang isinya harus segera disampaikan, yaitu:a) Telegram (TLG)b) Surat Kawat (KWT)c) Radiogram (RDG)d) Telex (TLX)4) Surat yang berupa catatan/naskah yang berupa dokumen/alat pembuktian, yaitu:a) Lembar Disposisi (LD)b) Verbal (PRB)c) Catatan (CAT)d) Laporan (LAP)e) Risalah (RIS)f) Berita Acara (BA)g) Naskah Serah Terima (NST)h) Perjanjian (PRJ)5) Surat yang berupa peraturan pelaksaan dari peraturan perundang-undangan, yaitu:a) Peraturan Menteri Keuangan (PMK)b) Keputusan Menteri Keuangan (KMK)c) Instruksi Menteri Keuangan (IMK)d) Keputusan (KEP)e) Instruksi (INS)i. Menurut Proses Penyelesaian1) Surat Sangat Segera yaitu surat yang harus dikirim kepada pejabat yang dituju dalam waktu tidak lebih dari 1 x 24 jam2) Surat Segera yaitu surat/dokumen yang harus terkirim dalam 24 jam supaya segera ditindaklanjuti3) Surat Biasa yaitu surat/dokumen yang dikirim menurut urutan dan dibatasi paling lambat 2 hari kerja sudah terkirim (azas FIFO = First In First On)

2. Tujuan, Perlengkapan dan Bagian-Bagian Surat3. Mengidentifikasi Dokumen-Dokumen KantorB. Kegiatan-Kegiatan yang Berhubungan dengan Surat1KKAP 10