kata pengantar - lpm.uinsu.ac.idlpm.uinsu.ac.id/assets/file/1__sop_tata_persuratan_.pdf · sop yang...
TRANSCRIPT
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-Nya,
sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing
dengan sebaik-baiknya. Shalawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW sebagai
uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita
sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
Transformasi IAIN menjadi UIN Sumatera Utara menghendaki adanya upaya-upaya
percepatan dalam membangun budaya akademik dan manajemen kerja yang profesional dan
berkualitas. Oleh karena itu dituntut adanya panduan dan Standard Operating Procedure (SOP)
untuk dijadikan sebagai pedoman bagi pelaksanaan berbagai kegiatan dimaksud. Harus
digarisbawahi bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan instruksi semata, tetapi semua unit
pelayanan teknis, baik di tingkat fakultas, lembaga, unit bisnis, maupun di tingkat universitas
perlu memahami dan menjadikannya sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan ke publik
maupun non-publik. Disamping itu, untuk penyempurnaan pelayanan jangka penjang, SOP ini
akan terus menerus direview sesuai dengan perkembangan UIN Sumatera Utara sehingga
kualitas kegiatan dan layanan akan tetap bisa terjaga, dan memberikan dampak positif baik
bagi lembaga maupun warga kampus.
Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, terimakasih yang setinggi-
tingginya diucapkan kepada Tim Zona Integritas Pokja Pelayanan Publik, Dr. Azhari Akmal
Tarigan, MA, Dr. Chuzaimah Batubara, MA, Dr. Inom Nasution, M.Pd, Dr. Sukiati, MA dan Dr.
Isnaini Harahap, MA yang telah bekerja keras menyiapkan dan menyempurnakan berbagai
SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatea Utara. Semoga kerja kerasnya untuk membangun
universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan mendapat perkenan Allah SWT. Amin.
Medan, Desember 2016
Ketua Lembaga Penjamin Mutu
UIN Sumatera Utara Medan
Dr. M. Syahnan, M.A
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR iSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)…………………………………………. iiSK PEMBERLAKUAN SOP ………………………………………………………………. 11. SOP TATA PERSURATAN…………………………………………………………… 42. SOP PEMBAYARAN SPP…………………………………………………………….. 103. SOP PENYUSUNAN KRS…………………………………………………………….. 164. SOP PERKULIAHAN…………………………………………………………………. 205. SOP UJIAN TENGAH SEMESTER DAN UJIAN AKHIR SEMESTER…………….. 256. SOP UJIAN UAS (TULIS) ……………………………………………………………. 317. SOP PENERBITAN KHS……………………………………………………………… 358. PELAKSANAAN UJIAN KOMPREJENSIF …………………………………………. 399. PENGAJUAN DAN PEMBIMBINGAN PROPOSAL SKRIPSI…………………….. 4310. PEMBIMBINGAN SKRIPSI………………………………………………………….. 4711. PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI………………………………… 5112. PELAKSANAAN UJIAN MUNAQASYAH………………………………………….. 5513. PASCA UJIAN SEMINAR PROPOSAL……………………………………………… 6014. PASCA UJIAN MUANAQASYAH…………………………………………………… 6415. BEASISWA BIDIK MISI……………………………………………………………… 6916. BEASISWA BANK INDONESIA…………………………………………………….. 7317. BEASISWA PRESTASI/DIPA………………………………………………………… 7718. BEASISWA UMUM…………………………………………………………………… 8119. PENGADUAN MELALUI KOTAK SARAN…………………………………………. 8520. PELAYANAN TERHADAP TAMU PIMPINAN…………………………………….. 8921. PENGADUAN LANGSUNG………………………………………………………….. 9322. PELAKSANAAN UJIAN PPL………………………………………………………… 97
1
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417 A TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP TATA PERSURATAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentang
1
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417 A TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP TATA PERSURATAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentang
1
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA MEDAN
NOMOR: 417 A TAHUN 2016
TENTANGPEMBERLAKUAN SOP TATA PERSURATAN
REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UINSU perlu diberlakukan SOP Tata Persuratan UIN Sumatera UtaraMedan yang telah disusun oleh Tim Penyusun dipandang memadaisebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Mengingat : 1. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang SistemPendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru danDosen;
3. Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi;
4. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentangPengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
5. Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo PeraturanPemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar NasionalPendidikan;
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di PerguruanTinggi;
7. Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang PerubahanIAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara;
8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan;
9. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentangOrganisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan;
11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang StatutaUIN Sumatera Utara Medan;
12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentang
2
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP TATAPERSURATAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARAMEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera UtaraMedan.
Kedua : SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera Utara Medan ini agardipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik di UINSU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal : 20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :
1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama No. 9 Tahun 2016 Tentang PedomanTata Naskah pada Kementerian Agama
14 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan.
15 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
2
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP TATAPERSURATAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARAMEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera UtaraMedan.
Kedua : SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera Utara Medan ini agardipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik di UINSU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal : 20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :
1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama No. 9 Tahun 2016 Tentang PedomanTata Naskah pada Kementerian Agama
14 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan.
15 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
2
M E M U T U S K A N
MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERAUTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP TATAPERSURATAN DI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARAMEDAN.
Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera UtaraMedan.
Kedua : SOP Tata Persuratan di UIN Sumatera Utara Medan ini agardipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akademik di UINSU Medan oleh segenap pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwajika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan iniakan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : M e d a n
Pada Tanggal : 20 Desember 2016
Rektor,
Prof. Dr. Saidurrahman, M.AgNIP. 19701204 199703 1 006
Tembusan :
1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan
Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan AnggaranPendapatan dan Belanja Negara;
13 Keputusan Menteri Agama No. 9 Tahun 2016 Tentang PedomanTata Naskah pada Kementerian Agama
14 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri SumateraUtara Medan.
15 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju WilayahBebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani .
3
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No Un.11.PDTP-08.RoTanggal 20 -12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22 -12-2016Disahkan oleh LPM
SOP TATA PERSURATAN(Surat Biasa)
1. TujuanSOP ini bertujuan untuk memberikan pelayanan pengurusan tata persuratan bagimahasiswa UIN SU Medan
2. Ruang lingkup2.1. Prosedur pengurusan Surat2.2. Pihak-pihak yang terkait dengan tata persuratan
3. DefinisiSurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasisecara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan.Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dansebagainya.
4. Pengguna4.1. Dekan4.2. Tata usaha4.3. Dosen4.4. Mahasiswa/alumni
5. Prosedur5.1. Mahasiswa
5.1.1. Mahasiswa membuka Web UIN SU dan memilih file surat yang diinginkan5.1.2. Mahasiswa mengisi form surat yang dipilih5.1.3. Setelah form diisi, mahasiswa mengupload form kembali5.1.4. Mahasiswa menunggu proses surat selesai
5.2.Pengolah Surat5.2.1. Menyusun konsep surat5.2.2. Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan
persetujuan5.2.3. Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada petugas tata usaha
pengolah surat
5.3. KTU (pengolah surat)
3
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No Un.11.PDTP-08.RoTanggal 20 -12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22 -12-2016Disahkan oleh LPM
SOP TATA PERSURATAN(Surat Biasa)
1. TujuanSOP ini bertujuan untuk memberikan pelayanan pengurusan tata persuratan bagimahasiswa UIN SU Medan
2. Ruang lingkup2.1. Prosedur pengurusan Surat2.2. Pihak-pihak yang terkait dengan tata persuratan
3. DefinisiSurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasisecara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan.Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dansebagainya.
4. Pengguna4.1. Dekan4.2. Tata usaha4.3. Dosen4.4. Mahasiswa/alumni
5. Prosedur5.1. Mahasiswa
5.1.1. Mahasiswa membuka Web UIN SU dan memilih file surat yang diinginkan5.1.2. Mahasiswa mengisi form surat yang dipilih5.1.3. Setelah form diisi, mahasiswa mengupload form kembali5.1.4. Mahasiswa menunggu proses surat selesai
5.2.Pengolah Surat5.2.1. Menyusun konsep surat5.2.2. Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan
persetujuan5.2.3. Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada petugas tata usaha
pengolah surat
5.3. KTU (pengolah surat)
3
UNIVERSITAS ISLAMNEGERI SUMATERAUTARA MEDAN
No Un.11.PDTP-08.RoTanggal 20 -12-2016Tanggal RevisiTanggal efektif 22 -12-2016Disahkan oleh LPM
SOP TATA PERSURATAN(Surat Biasa)
1. TujuanSOP ini bertujuan untuk memberikan pelayanan pengurusan tata persuratan bagimahasiswa UIN SU Medan
2. Ruang lingkup2.1. Prosedur pengurusan Surat2.2. Pihak-pihak yang terkait dengan tata persuratan
3. DefinisiSurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasisecara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan.Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dansebagainya.
4. Pengguna4.1. Dekan4.2. Tata usaha4.3. Dosen4.4. Mahasiswa/alumni
5. Prosedur5.1. Mahasiswa
5.1.1. Mahasiswa membuka Web UIN SU dan memilih file surat yang diinginkan5.1.2. Mahasiswa mengisi form surat yang dipilih5.1.3. Setelah form diisi, mahasiswa mengupload form kembali5.1.4. Mahasiswa menunggu proses surat selesai
5.2.Pengolah Surat5.2.1. Menyusun konsep surat5.2.2. Menyerahkan konsep kepada pimpinan pengolah surat untuk mendapatkan
persetujuan5.2.3. Menyerahkan konsep yang telah disetujui kepada petugas tata usaha
pengolah surat
5.3. KTU (pengolah surat)
4
5.3.1. KTU menerima surat yang diupload mahasiswa, kemudian mendisposisisurat secara online
5.3.2. Mengetik surat sesuai dengan konsep tanpa nomor dan tanggal5.3.3. Meminta tanda tangan pimpinan pengolah surat5.3.4. Mencatat surat pada lembar pengantar surat rutun rangkap dua5.3.5. Menyampaikan surat asli dan tembusannya, konsep surat, serta lembar
pengantar kepada pencatat surat5.3.6. Menerima arsip surat, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama
dari pencatat surat sebagai bukti bahwa surat asli dan tembusan sudahdikirim.
5.4. Pencatat Surat5.4.1. Menerima dan meneliti surat beserta kelengkapannya sesuai lembar
pengantar surat rutin5.4.2. Memaraf lembar pengantar surat rutin5.4.3. Memberikan nomor surat, cap dinas atau cap jabatan, dan tanggal surat
pada surat asli, tembusan, dan arsip surat5.4.4. Mengembalikan arsip, konsep surat, dan satu lembar pengantar pertama
kepada petugas tata usaha pengolah surat5.4.5. Menyimpan lembar pengantar kedua5.4.6. Menyampaikan surat asli kepada penerima surat (secara online)5.4.7. Surat dicetak penerima
6. Refrensi6.1. UU No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik6.2. KMA No. 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah pada Kementerian
Agama
5
7. Flowchart