kabupaten jombang kata pengantarjombangkab.go.id/upload/1444029201_renstra apdep 2014-2018.pdf ·...

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I

Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang

2014-2018

KATA PENGANTAR

Rencana Strategis (RENSTRA) Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang merupakan pedoman dalam

pelaksanaan program/kegiatan selama 5 ( lima ) tahun yaitu pada periode 2014-

2018 dan sebagai tolok ukur bagi pihak berwenang dalam menilai Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang. Rencana

strategis ini disusun untuk mengantisipati kondisi dan prediksi yang akan dihadapi

oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten

Jombang.

Adapun dasar dalam penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah

Data Elektronik, dan Perpustakaan adalah mengacu kepada Peraturan Menteri

Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah

Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Dimana didalam Renstra ini

memuat hal-hal yang berkaitan dalam menentukan rencana kerja Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaaten Jombang selama periode

2014-2018.

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan, program-program dalam Renstra

diharapkan dapat dilaksanakan secara berkesinambungan disetiap tahunnya,

sehingga dapat dilihat hasil kegiatan dalam mencapai Visi, Misi, tujuan dan sasaran

yang sudah ditetapkan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Daerah Kabupaten Jombang. Dan tentunya bersinergitas dengan dokumen-

dokumen lainnya yang berkaitan dalam rencana pembangunan.

Jombang, 04 Juli 2014 Kepala Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik,

dan Perpustakaan Kabupaten Jombang

MUHAMMAD TAUFIQ, SH.,MH NIP. 19681024 199403 1 004

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |II


2014-2018

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................... i

KATA PENGANTAR ....................................................................... I

DAFTAR ISI ..................................................................................... II

DAFTAR GAMBAR ......................................................................... IV

DAFTAR TABEL ............................................................................. V

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ........................................................................... I-1

1.2 Landasan Hukum ....................................................................... I-5

1.3 Maksud dan Tujuan ................................................................... I-7

1.4 Sistematika Renstra Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan ...... I-7

BAB II GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP, PDE, DAN

PERPUSTAKAAN

2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan

Perpustakaan ............................................................................ II-10

2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaani ............... II-16

2.3 Kinerja PelayananKantor Arsip, PDE,dan Perpustakaan ........... II-20

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip,

PDE, dan Perpustakaan ............................................................ II-39

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Pelayanan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan ..................... III-42

3.2 Telaah Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil

Kepala Daerah Terpilih .............................................................. III-42

3.3 Telaah Renstra K/L ................................................................... III-44

3.4 Telaah Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan

Hidup Strategis .......................................................................... III-45

3.5 Penentuan Isu-Isu Strategis ....................................................... III-46

BAB IV VISI, MISI,TUJUAN, DAN SASAARAN STRATEGI DAN

KEBIJAKAN

4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan .................. IV-48

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, PDE, dan

Perpustakaan ............................................................................ IV-49

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III


2014-2018

4.3 Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan .. IV-50

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR

KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF V-60

BAB VI INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PDE, DAN

PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA

TUJUAN DAN SASARAN RPJMD ................................................. VI-63

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV


2014-2018

DAFTAR GAMBAR

NO Judul Halaman

1 Gambar 1.1 Hubungan RPJMD dan Renstra SKPD Dalam

Dokumen Perencanaan dan Penganggaran

I-4

2 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan

Perpustakaan

II-12

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V


2014-2018

DAFTAR TABEL

NO JUDUL HALAMAN 1 Tabel 2.1Sumber Daya Aparatur Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan

II-14

2 Tabel 2.2 Jumlah Aparatur Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan

II-16

3 Tabel 2.3

Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan

II-17

4 Tabel 2.4

Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang

Pendidikan Formal

II-18

5 Tabel 2.5

Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan

Non Formal

II-18

6 Tabel 2.6

Daftar Inventaris Kantor Arsip, Pengolah

Data Elektronik dan Perpustakaan

II-19

7 Tabel 2.7 Pencapaian Kinerja Pelayanan

Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik

dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

II-21

8 Tabel 2.8

Anggaran dan Realisasi Pendanaan

Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang

II-34

9 Tabel 4.1

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik, dan Perpustakaan

IV-50

10 Tabel 4.2

Rumusan Strategis dan Kebijakan

IV-57

11 Tabel 5.1

Rancangan Program Periode 2014-2018

V-61

12 Tabel 6.1

Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD

VI-64

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-1


2014-2018

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu indikator dari kemajuan suatu daerah dapat dilihat melalui

pengelolaandatabase daerah tersebut. Bagaimana mengatur dan

memanajemen data sebaik mungkin sehingga dapat teratur dan mudah

dalam mengaksesnya.Dalam rangka peningkatan tersebut Pemerintah

Kabupaten Jombang berusaha untuk melakukan peningkatan kualitas daerah

dalam segala bidang sehingga banyak terdapat penataan-penataan ulang

dalam berbagai bidang.Tahun 2013 ini merupakan momentum yang tepat

untuk melakukan berbagai perubahan ke arah yang lebih baik.Hal tersebut

dikarenakan Kabupaten Jombang baru saja melaksanakan pemilihan Kepala

Daerah yang biasa dilakukan setiap 5 tahun sekali oleh seluruh daerah di

Indonesia. Penataan tersebut dimulai dari penyusunan RPJMD (Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Daerah) yang merupakan gambaran

gambaran yang akan dilakukan selamaa 5 tahun ke depaan. RPJMD ini

didasari oleh sebuah permasalahan yang belum tuntas diselesaikan pada

periode sebelumnya, dan kemudian inovasi perubahan untuk 5 tahun ke

depan.Dalam melakukan perencanaan tersebut harus melibatkan seluruh

stakeholders.Dimana kemudian RPJMD ini diturunkan ke dalam Renstra

(Rencana Strategis) yang dilakukan oleh seluruh SKPD.

Salah satu SKPD di Kabupaten Jombang adalah Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang memiliki berbagai macam

kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dibidang Arsip,

Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan sehingga dapat didayagunakan

secara optimal, efisien dan efektif. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang tertuang

dalam peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang Tugas



2014-2018

Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Kabupaten Jombang.

Rencana Strategis merupakan dokumen perencanaan jangka

menengah yang menggambarkan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakandan

program prioritas yang kemudian disingkat dengan Renstra. Dalam Renstra

juga dijabarkan gambaran permasalahan pada bidang dan/atau Kantor Arsip,

Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan yang dihadapi serta indikasi

program yang akan dilaksanakan untuk pemecahan permasalahan secara

terencana, akomodatif dan sistematis dengan mempertimbangkan potensi,

peluang dan tantangan yang ada.

Pada masa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang

begitu cepat seperti sekarang, Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan bertugas membantu Kepala Daerah dalam menyelenggarakan

sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di bidang pengelola

kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan. Hal ini merupakan

peluang dan tantangan bagi pengembangan bidang dan/atau Kantor Arsip,

Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan dalam memberikan pelayanan

kepada masyarakat Kabupaten Jombang.

Proses penyusunan Renstra ini berpedoman pada Undang-Undang

Nomor 25Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan

Nasional(SPPN), Undang-UndangNomor 32 Tahun 2004 Tentang

Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang

Nomor 12 Tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008

Tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi

Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Pedoman lain yang dapat

digunakan adalah rumusan Visi, Misi, Arah Kebijakan dan Rencana Program

Bupati dan Wakil Bupati terpilih, RPJP Nasional, RPJM Nasional, RPJM

Provinsi Jawa Timur/Renstra Provinsi Jawa Timur dan RPJMD. Dan yang

menjadi pedoman dasar dalam penyusunan Renstra tahun 2014-2018

adalah Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Peraturan



2014-2018

Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan,

Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

Proses penyusunan renstra ini harus memperhatikan beberapa

pendekatan diantaranya adalah pendekatan politik, pendekatan teknokratik,

pendekatan partisipatif dan pendekatan atas- bawah. Yang dimaksud dengan

pendekatan politik bahwa pemilihan Presiden/Kepala Daerah adalah proses

penyusunan rencana, karena rakyat pemilih menentukan pilihannya

berdasarkan program-program pembangunan yang ditawarkan masing-

masing calon Presiden/Kepala Daerah. Pendekatan Teknokratik

dilaksanakan dengan menggunakan metoda dan kerangka berpikir ilmiah

oleh lembaga atau kerja yang secara fungsional bertugas untuk hal

tersebut.Pendekatan Partisipatif dilaksanakan dengan melibatkan semua

pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap pembangunan pelibatan

mereka adalah untuk mendapatkan aspirasi dan menciptakan rasa memiliki

sedangkan pendekatan atas bawah dan bawah-atas dalam perencanaan

dilaksanakan menurut jenjang pemerintahan. Rencana hasil proses atas-

bawah dan bawah-atas diselaraskan melalui musyawarah yang dilaksanakan

baik di tingkat Nasional, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Desa.

Dalam membuat Renstra memiliki beberapa dokumen yang diperlukan,

dimana antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain saling

memiliki keterkaitan yang dapat dilihat pada gambar 1.1 dibawah ini :



2014-2018

Gambar 1.1

Hubungan RPJMD Dan Renstra SKPD Dalam Dokumen Perencanaan dan Penganggaran

Berdasarkan gambar 1.1 maka terlihat jelas antara hubungan

dokumen yang satu dengan dokumen lainnya, dimana antara dokumen yang

satu dengan dokumen lainnya saling berkaitan. Baik dari Dokumen yang

bersifat Nasional, maupun dokumen yang berada ditataran daerah. Hal

utama yang harus diperhatikan untuk menyusun Renstra SKPD adalah

Renstra Kementerian/Lembaga yang berhubungan dengan SKPD terkait,

disini Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan maka yang menjadi acuan dalam

membuat Renstra melalui Renstra Perpustakaan Nasional RI, kemudian yang

diturunkan dan dijabarkan ke dalam RPJMNasional dan RPJPNasional

maupun RPJPD dan RPJMD dan untuk memudahkan menuangkan dalam

bagian sesuai bidang, maka dturunkanlah melalui Renstra SKPD, dimana

Renstra SKPD disini yang dimaksud adalah Kantor Arsip, PDE, dan

Perpustakaan Kabupaten Jombang.



2014-2018

1.2 Landasan Hukum

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian;

2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan

Pembangungan Nasional;

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;

4. Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan

Transaksi Elektronik;

5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, Tentang Keterbukaan

Informasi Publik;

6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang. Pelayanan Publik;

7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;

8. Peraturan Pemerintah Nomor: 70 Tahun 1991 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya

Cetak Dan Karya Rekam;

9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara

Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;

10. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian

Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah

Provinsi, Dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota;

11. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi

Perangkat Daerah;

12. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;

13. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;

14. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang

Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik;



2014-2018

15. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;

16. Keputusan Presiden Nomor 50 Tahun 1997 Tentang Perpustakaan

Nasional RI;

17. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 Tentang Teknik

Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan

Undang-undang, Rancangan Peraturan Pemerintah dan Rancangan

Keputusan Presiden (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 70 ;

18. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0103/O/1981

Tentang Pokok-pokok Kebijakan Pembinaan dan Pengembangan

Perpustakan di Indonesia;

19. Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Kepala Perpustakaan

Nasional RI Nomor 4 Tahun 1993, Nomor 002 Tahun 1993 Tentang

Pedoman Pembentukan, Penyelenggaraan, Pengembangan dan

Pembinaan Perpustakaan di Jajaran Departemen Dalam Negeri;

20. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

33 Tahun 1998 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka

Kreditnya;

21. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 5 Tahun 2008

Tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Jombang;

22. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008

TentangOrganisasi dan Tata Kerja Badan dan Lembaga Teknis

Daerah Kabupaten Jombang;

23. Peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang

Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang;

24. Peraturan Bupati Kabupaten Jombang Nomor 10 Tahun 2014 tentang

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD)

Kabupaten Jombang Tahun 2014 - 2018;



2014-2018

1.3 Maksud dan Tujuan

Penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan ini dimaksudkan untuk :

a) Memberikan arahan bagi seluruh jajaran pejabat dan staf di Lingkungan

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dalam

melaksanakan tugas dan pelayanannya kepada masyarakat.

b) Mewujudkan sinkronisasi pembangunan di daerah khususnya antara

target kinerja dalam RPJMD Kabupaten Jombang dengan Renstra Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.

c) Mewujudkan keadaan yang diharapkan dalam waktu 5 (lima) tahun

mendatang dalam urusan pengarsipan, pengolahan data elektronik dan

perpustakaan, dalam rangka kelanjutan pembangunan jangka panjang,

sehingga secara bertahap dapat mewujudkan cita-cita masyarakat

Kabupaten Jombang.

Adapun tujuan disusunnya Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan adalah:

a) Memberikan pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja pada Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.

b) Memberikan arahan dalam penyusunan rencana pembangunan tahunan

daerah dalam bentuk Rencana Kerja Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.

1.4 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan PerpustakaanKabupaten Jombang yang merupakan susunan garis besar

isi dokumen Renstra adalah sebagai berikut :

Bab I :Pendahuluan, yang menguraikan :

1.1 Latar belakang.

1.2 Landasan Hukum.



2014-2018

1.3 Maksud dan tujuan penyusunan Renstra.

1.4 Sistematika Penulisan.

Bab II : Gambaran Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan yang menguraikan :

2.1 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.

2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan.

2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan Perpustakaan.

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.

Bab III : Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi, yang

menguraikan:

3.1 Identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi

pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan.

3.2 Telaahan visi, misi dan program Kepala Daerah dan Wakil

Kepala Daerah, yang terkait dengan tugas dan fungsi Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.

3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra.

3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian

Lingkungan Hidup Strategis.

3.5 Penentuan Isu-isu Strategis.

BabIV : Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategis dan Kebijakan

4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan.

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.



2014-2018

4.3 Strategi dan kebijakan Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan.

Bab V : Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok

Sasaran dan Pendanaan Indikatif

Bab VI: Indikator Kinerja yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD

Bab VII: Penutup



2014-2018

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN KANTOR ARSIP, PENGOLAHAN DATA

ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan merupakan

salah satu SKPD di Kabupaten Jombang yang terbentuk sesuai dengan

Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 Tentang

Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang.

Saat ini Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki 41

aparatur yang terdiri dari PNS dan Non PNS termasuk jabatan struktural yang

tersebar dalam beberapa seksi. Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan mampu mengalami keberhasilan dalam berbagai program,

salah satunya adalah pembinaan pengelola kearsipan.Namun dalam

menjalankan program pada periode 2009-2013 mengalami beberapa kendala

diantaranya adalah belum memiliki fungsional arsip dan masalah dalam

sistem kepegawaian.

2.1 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip,

Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan

Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan terbentuk

melalui Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten

Jombang, dengan ditindak lanjuti dengan Peraturan Bupati Jombang Nomor

13 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, PDE dan

Perpustakaan Kabupaten Jombang. Sedangkan tugas pokok Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah membantu Bupati dalam

menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di

bidang pengelola kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan.

Dalam melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan, mempunyai fungsi:

a. Penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan, PDE dan



2014-2018

Perpustakaan;

b. Perumusan Pedoman dan petunjuk teknis di bidang Kearsipan, PDE dan

Perpustakaan;

c. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama teknis dengan pihak luar tentang

bahan kebijakan di bidang Kearsipan, PDE dan Perpustakaan;

d. Penganalisaan dan pengendalian data dibidang Kearsipan, PDE dan

Perpustakaan;

e. Pemberdayaan sistem dan penyelenggara kegiatan teknis Pemerintah

Daerah yang berkaitan dengan Kearsipan, PDE dan Perpustakaan;

f. Penyelenggaraan pembinaan ketatausahaan, administrasi kepegawaian,

keuangan dan perlengkapan;

g. Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, dan konsultasi yang terkait

dengan Bidang Kearsipan, PDE dan Perpustakaan di lingkungan

Pemerintah Daerah;

h. Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis Daerahkepada Arsip

Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis

Menteri Dalam Negeri.

Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik

dan Perpustakaan terdiri dari:

1. Kepala Kantor

2. Kasubag Tata Usaha

3. Kepala Seksi Pengelola Kearsipan

4. Kepala Seksi Pengolah Data Elektronik

5. Kepala Seksi Perpustakaan

Adapun struktur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan dapat dilihat pada gambar berikut ini:



2014-2018

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan

Adapun tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut:

1. Sub Bagian Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

a. Melaksanakan koordinasi pengumpulan data dan informasi dalam

rangka penyusunan program kerja kantor, evaluasi dan pelaporan;

b. Pengelolaan administrasi Kepegawaian, pelaksanaan pembinaan,

peningkatan disiplin dan pengembangan karier serta upaya

peningkatan kesejahteraan pegawai;

c. Penyiapan bahan dalam rangka penyusunan anggaran, Pelaksanaan

penatausahaan keuangan dan penyusunan laporan pertanggung

jawaban keuangan;

d. Pelaksanaan urusan administrasi umum, rumah tangga dan

perlengkapan, ketatalaksanaan (surat menyurat) dan kearsipan;

e. Penyiapan data dan informasi kepustakaan, pelaksanaan hubungan

masyarakat dan inventarisasi asset;

TTD



2014-2018

f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dengan instansi terkait, perangkat

daerah dan pihak ketiga;

g. Pelaksanaan sistem Pengawasan Melekat ;

h. Pelaksanaan sistem informasi lingkup Kantor;

i. Pelaksanaan kebersihan, keindahan dan keamanan kantor;

j. Pelaksanaan penanganan pengaduan masyarakat.

2. Seksi Pengelola Kearsipan

Seksi Pengelola Kearsipan, mempunyai tugas:

a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang kearsipan;

b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengelolaan kearsipan

sesuai dengan perkembangan peraturan perundang-undangan;

c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang kearsipan;

d. Menyusun Sistim Aplikasi arsip tekstual ke arsip digital ;

e. Mengembangan Sumber Daya Manusia dibidang kearsipan;

f. Melakukan pengelolaan arsip daerah;

g. Melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan arsip.

3. Seksi Pengolah Data Elektronik

Seksi Pengolah Data Elektronik, mempunyai tugas:

a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang pengolah

data elektronik;

b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengolah data

elektronik;

c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang pengolah data

elektronik;

d. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian

jaringan komputerisasi pada unit kerja;

e. Melaksanakan koordinasi bidang pengolah data elektronik ;

f. Melaksanakan pengembangan dan perawatan jaringan web site serta

maintenance komputer;

g. Melaksanakan proses administrasi kerja sama teknik dengan pihak

ketiga yang berhubungan dengan pengelolaan data elektronik;



2014-2018

h. Pemberdayaan Sistem Informasi.

4. Seksi Perpustakaan

Seksi Perpustakaan, mempunyai tugas:

a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang

perpustakaan;

b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem di bidang perpustakaan;

c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang perpustakaan;

d. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian

sistem perpustakaan;

e. Melaksanakan pengumpulan dan analisis data untuk perencanaan

pengembangan perpustakaan;

f. Mengembangkan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;

g. Melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan sarana dan

prasarana perpustakaan;

h. Melaksanakan proses administrasi kerja sama dengan pihak ketiga

yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berdasarkan struktur

tersebut, Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaanmemiliki

komponen aparatur sebagai berikut:

Tabel 2.1

Sumber Daya Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

No Jabatan Jumlah

1 Kepala Kantor 1

2 Kasubag 1

3 Kepala Seksi 3

4 Jabatan Fungsional (Pustakawan)

2

5 Staff PNS 17

6 Staff Non PNS 17

Jumlah 41



2014-2018

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa komposisi aparatur yang dimiliki

oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berbentuk

seperti piramida.Semakin tinggi jabatan aparatur maka kuantitasnya semakin

kecil, dan sebaliknya. Mengacu pada Peraturan Daerah Kabupaten Jombang

Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis

Daerah Kabupaten Jombang. Pada Perda tersebut dalam Bab IX Tata Kerja

Pasal 19 disebutkan, bahwa:

1) Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dan

fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan

sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar

Satuan kerja Perangkat Daerah serta dengan instansi lain diluar

Pemerintah daerah sesuai dengan tugas masing-masing;

2) Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengawasi bawahan masing-

masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah

yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-

undangan yang berlaku;

3) Setiap pemangku jabatan struktural bertanggungjawab memimpin dan

mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan

bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya;

4) Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengikuti dan mematuhi

petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan langsung masing-

masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;

5) Setiap laporan yang diterima oleh pemangku jabatan struktural dari

bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk

penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk

kepada bawahan;

6) Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan langsung

tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan kerja perangkat

daerah lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;



2014-2018

7) Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dalam

rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing, wajib

mengadakan rapat berkala.

2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data dan Perpustakaan

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki

berbagai sumber daya yang dapat menunjang kinerja sesuai tugas pokok dan

fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Komposisi

aparatur yang dimiliki oleh kantor Arsip Pengolah data Elektronik dan

Perpustakaan dibagi menjadi beberapa penggolongan yaitu berdasarkan

pangkat, golongan, pendidikan formal, dan pendidikan non formal.Adapun

Jumlah aparatur Berdasarkan Pangkat adalah sebagai berikut:

Tabel 2.2

Jumlah Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan

No Pangkat Jumlah

1 Eselon I -

2 Eselon II -

3 Eselon III 1

4 Eselon IV 4

Jumlah 5

Dari tabel diatas terlihat bahwa aparatur yang memiliki pangkat di

Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan berjumlah 5 orang dengan posisi

Eselon IV merupakan pangkat terbanyak. Sedangkan komposisi aparatur

yang berdasarkan Golongan adalah sebagai berikut:



2014-2018

Tabel 2.3

Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan

No Golongan/Ruang Jumlah

1 I/a

-

2 I/b

1

3 I/c

-

4 I/d

1

5 II/a

1

6 II/b

-

7 II/c

-

8 II/d

1

9 III/a

4

10 III/b

8

11 III/c

4

12 III/d

2

13 IV/a

1

14 IV/b

-

15 IV/c

-

16 IV/d

-

17 IV/e

-

Jumlah 23

Berdasarkan tabel 2.3 di atas dapat dilihat bahwa jumlah aparatur

yang memiliki golongan tertinggi adalah pada posisisi golongan IV/a dan

sebanyak 1 orang yang diduduki oleh Kepala Kantor, sedangkan golongan

yang terendah adalah terletak pada golongan 1/b sebanyak 1 orang. Adapun

komposisi aparatur berdasarkan jenjang pendidikannya adalah sebagai

berikut:



2014-2018

Tabel 2.4 Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang Pendidikan Formal

No Jenjang Pendidikan Jumlah

1 Magister (S2) 1

2 Sarjana (S1) 12

3 SMA/Sederajat 7

4 SMP/Sederajat 3

Jumlah 23

Tabel diatas menunjukkan bahwa aparatur yang memiliki komposisi

paling besar adalah aparatur yang memiliki jenjang pendidikan Sarjana (S1),

hal ini dapat menjadi kekuatan bagi internal Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan perpustakaan dalam menjalankan tugas pokok dan

fungsi.Sedangkan jenjang pendidikan yang paling rendah adalah setingkat

SMP dan hanya berjumlah 3 orang.Ketrampilan maupun kemampuan yang

dimiliki oleh aparatur harus terus mengalami peningkatan sehingga untuk

mengasah skill tersebut dapat ditempuh melalui berbagai pendidikan non

formal. Adapun pendidikan non formal yang pernah diikuti oleh aparatur

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah sebagai

berikut:

Tabel 2.5

Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan Non Formal

Pemetaan SDM

Jenis Pendidikan/Pelatihan

Diklat Kepemimpinan

Fungsional Teknis

Struktural 4 2 33

Fungsional - 5 -

Staff - - 12

Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa pendidikan non formal yang

paling banyak dilakukan yang berkaitan dengan teknis.Hal tersebut

dikarenakan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

merupakan lembaga teknis dan banyak berkaitan dengan lapangan maupun



2014-2018

masyarakat secara langsung sehingga dapat memberikan pelayanan prima

kepada masyarakat.Selain sumber daya aparatur yang dimiliki oleh Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan juga memiliki

asset/inventaris yang dimiliki yang berguna untuk menunjang dalam

menjalankan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan Perpustakaan. Adapun rincinnya sebagai berikut:

Tabel 2.6 Data Inventaris Kantor Arsip, Pengolah data elektronik, dan

Perpustakaan

No Nama Inventaris Jumlah Kondisi

Baik Sedang Rusak

01 Kendaraan Mobil Unit Perpus

Keliling 2 1 1

Sepeda Motor 10 6 4 Truck 1 1 02 Tanah dan

Bangunan

Tanah Bangun.Pendidikan dan Pelatihan

1 1

Gedung Pendidikan permanen

1 1

03 Peralatan dan Mesin Kantor

Mesin Tik Manual 7 5 2 Almari Besi 3 3 Rak Besi 74 74 Rak Kayu 4 4 Lemari Kaca 6 6 Alat penghancur

Kertas 2 2

Papan Nama Instansi

4 4

Papan Pengumuman

1 1

Alat Pemotong Kertas

2 2

Overhead Projector 1 1 Mesin Laminating 1 1 Lemari Kayu 4 4 Rak kayu 52 52 Meja Kayu 1 1 Kursi Kayu 104 104 Meja Tulis 23 23 Meja Reseptionis 2 2 Meja Panjang 6 6 Kursi 74 74 Meja Komputer 13 13



2014-2018

No Nama Inventaris Jumlah Kondisi

Baik Sedang Rusak

Korden 4 4 Karpet 1 1 AC 16 16 Kipas Angin 8 8 Televisi 3 3 PC Unit 104 104 Laptop 3 3 Note book 6 6 Printer 24 24 Scaner 5 5 2 Meja Kerja Pejabat 5 5 Buku Perpus 24.307

eks 24.307

eks

Dari data inventaris diatas terlihat bahwa banyak terdapat inventaris

yang masih dalam kondisi baik.Dimana dengan jumlah yang relatif banyak

dan dalam kondisi baik ini harapannya mampu untuk menunjang

menjalankan tugas dan fungsi secara maksimal.Dan hal tersebut juga dapat

menjadi kekuatan internal.Namun ada beberapa inventaris yang menjadi

catatan untuk dapat ditambah dan diperhatikan kembali seperti jumlah buku

yang dimiliki.

2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan

Untuk Melihat seberapa besar tingkat keberhasilan kinerja pelayanan

Kantor Arsip pada periode sebelumnya (2009-2013) dapat dilihat melalui 2

hal, yaitu melalui hasil capaian kinerja dan melalui penyerapan anggaran.

Dimana hasil kinerja ini kemudian dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap

kinerja periode sebelumnya, yang kemudian menjadi pertimbangan dalam

menentukan kebijakan 5 tahun mendatang (2014-2018) sehingga Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan dapat menjalankan tugas

dan fungsi lebih baik lagi dan mampu memperbaiki apa yang menjadi

kekurangan pada periode sebelumnya. Untuk itu hasil kinerja tersebut dapat

dilihat pada tabel 2.7 dan 2.8 sebagai berikut:



2014-2018

Tabel 2.7

Pencapaian Kinerja Pelayanan Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang

Indikator Kinerja Sesuai

TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR

Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket

2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Kearsipan

Prosentase Penerapan pengelolaan arsip secara baku

Jml SKPD yg menerapkan arsip baku

Seluruh SKPD

100 100 100 80 80 95.6

4 94.4

8 97.3

4 96.24

33.30

95.64 94.48 97.34 120.3

0 41.6

3

Jumlah Kegiatan pembinaan petugas pengelola pengarsipan

peningkatan SDM pengelola kearsipan

Pencipta Dokumen

41 SKPD 21 KEC

21 DESA

21 DES

A

21 DESA

84 DESA

100 100 100 100 80 100 100 100 100 80

Perpustakaan

Keberadaan Koleksi Buku yang tersedia di perpustaka

Tersedianya buku yang proporsi

Jumlah buku yg proporsional

100 100 100 80 90 61.3

7 99.5

4 101.34

99.00 40 61.3

7 99.54

101.34

102.00

45



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

an Daerah onal

Rasio jumlah pengunjung perpustakaan

Peningkatan jumlah pengunjung

meningkatnya jumlah kunjungan perpusda dan perpus desa

19,614

44,900

86,666

99,545

76,730

100 100 100 70 100 100 100 100 70 100

Kearsipan

Website Milik Pemerintah Daerah

Up date berita terbaru

ter updatenya berita pembangunan

360 360 360 360 360 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Pameran/Expo

Tersedianya ruang pamer yang murah &

Terlaksananya pameran

0 0 0 1 2 0 0 0 100 100 0 0 0 100 100



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

strategis

60 100 100 100 80 100 97.68 96.07 98.08 98.61 89.99 97.68 96.07 98.08 123.26 89.99

Namun PPTK bukan Kasubbag TU

Terlaksananya pembayaran administrasi perpajakan kendaraan

dinas selama satu tahun

80 90 92.86 0 116.08 0.00



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Kelancaran administrasi keuangan

100 100 100 100 100 95.85 93.43 99.87 92.86 23.4 95.85 93.43 99.87 92.86 23.40

Kelancaran kegiatan

administrasi kantor

100 100 100 100 100 48.4 100 99.5 100 22.37 48.40 100.00 99.50 100.00 22.37

Kelancaran kegiatan

administrasi kantor

100 100 100 100 100 92.66 99.17 97.09 100 30.09 92.66 99.17 97.09 100.00 30.09

Kelancaran kegiatan

administrasi kantor

100 100 100 80 80 60.9 100 99.87 100 24.63 60.90 100.00 99.87 125.00 30.79

Kenyamanan dan

keindahan kantor

100 100 100 100 100 46.47 91.75 98.08 100 26.31 46.47 91.75 98.08 100.00 26.31



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Terpenuhinya bahan bacaan berita harian, mingguan dan

bulanan.

55.99 100 100 100 100 55.99 95.83 80.2 89.31 16.67 1.00 95.83 80.20 89.31 16.67

Kelancaran tugas-tugas

kantor 100 100 100 100 100 84.55 99.97 100 99.96 48.33 84.55 99.97 100.00 99.96 48.33

Terpenuhinya kebutuhan makan dan

minum pegawai, tamu

dan rapat.

100 100 100 100 100 63.58 82.53 90.32 97.05 26.32 63.58 82.53 90.32 97.05 26.32

Kelancaran tugas ke luar

daerah 100 100 100 100 100 99.62 100 99.05 100 20.96 99.62 100.00 99.05 100.00 20.96

Terpenuhinya target

penyelesaian pekerjaan

100 100 100 100 95.66 98.7 97.44 49.04 95.66 98.70 97.44 49.04



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Terpenuhinya Peralatan Rumah Tangga

Perkantoran

100 100 100 98.3 100 98.30 100.00

Terwujudnya Peralatan

Kerja 100 100 100 100 100 64.65 94.31 99.24 64.65 94.31 99.24

Terwujudnya Tertib

Administrasi 100 100 100 100 100 63.41 98.73 63.41 98.73

Terwujudnya Kebersihan

dan Keindahan

100 100 100 100 100 100 100 100.0

0 1.00

Terbangunnya ruang

pelayanan publik

100 96.11 96.11

Namun PPTK buk



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

an Kasubbag TU

Tersedianya perlengkapan pelaksanaan

tugas

100 100 100 0 100.00 0.00

Terlaksananya perawatan

sarana pelayanan

100 100 97.89 80 80 51.86 99.98 97.89 98.85 0 51.86 99.98 1.00 123.56 0.00

Terawatnya mesin

kendaraan dinas/

operasional

100 100 100 80 90 54.26 96.75 93.04 85.13 24.73 54.26 96.75 93.04 106.41 27.48


perlengkapan gedung kantor

100 100 80 80 100 100% 100 25.84 100.0

0 1.00 125.00 32.30



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013


peralatan gedung kantor

100 100 100 80 80 76.61 99.8 94.76 99.84 21.53 76.61 99.80 94.76 124.80 26.91


meubelair kantor

100 80 75 100 100 99.96 100 0 100.0

0 125.00 0.00

Terwujudnya pelayanan

publik 100 100 100 100 100 100 100 0 1 100.00 100.00 0.00

Kesamaan pemakaian

seragam olah raga

100 100 100 100 100 100 95 100 100 0 1 95.20 100.00 100.00 0.00

Tersedianya Data Capaian

Kinerja 100 100 100 100 98.9 98.90



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Tersedianya Data

Penyerapan Anggaran

100 100 100 100 99.58 99.58

Jumlah koleksi buku perpustakaan

100 100 100 80 90 61.37 99.54 101.3

4 99.00 37.95 61.37 99.54 101.34 42.17

Jumlah Pembinaan /

Pusling 100 100 80 100 94.27 95.37 94.06 21.52 94.27 95.37 94.06 21.52

Promosi minat baca melalui lomba dan bedah buku

100 100 100 100 97.38

95.08

94.18

0 97.38

95.08

94.18

0

Jumlah Instansi

terkoneksi internet

100 100 80 100 80.95 93.27 95.96 29.18 80.95 93.27 119.95 29.18



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Jumlah Koneksi Yang

Terpelihara 80 80 91.7 12.33 114.63 15.41

Terwujudnya Telecenter

100 100 100 59.57 94.6 100 94.60 1.00

Tersedianya Buku Kajian Penggunaan

Teknologi Informasi

100 100 100 100 100 86.58 97.81 89.72 94.51 0 86.58 97.81 89.72 94.51 0

Jumlah

Instansi Yang Diberikan Sarana

Pengolahan Dan

Penyimpanan Kearsipan

100 100 100 80 80 95.64 94.48 97.34 96.24 33.3 95.64 94.48 97.34 120.30 41.63



2014-2018


TARGET SPM

TARGET IKK

TARGET

INDIKATOR


2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013

Jumlah Berkas Arsip Yang Terdata Di Depo Arsip

100 100 100 80 90 93.49 99.7 99.59 96.84 37.39 93.49 99.70 99.59 121.05 41.54

Tersedianya SDM yang memahami peraturan

80 0 0 0 0 0 0



2014-2018

Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa capaian kinerja Kantor Arsip,

pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan pada rasio capaian kinerja setiap

tahunnya rata-rata mencapai persentase yang cukup tinggi dengan rincian

sebagai berikut:

1. Pada tahun pertama (2009) mencapai 68,86%, dengan predikat kinerja

sedang;

2. Pada tahun kedua (2010) mencapai (90,02%), dengan predikat kinerja

tinggi;

3. Pada tahun ketiga (2011) mencapai (92,05%), dengan predikat kinerja

tinggi;

4. Pada tahun ke empat (2012) mencapai 104,54%, dengan predikat kinerja

tinggi;

5. Dan pada tahun kelima (2013) mencapai 53,87%, dengan predikat kinerja

rendah; (Tribulan II)

Melihat presentase capaian kinerja yang setiap tahunnya meningkat ini

menandakan bahwa tingkat keberhasilan dalam menjalankan tugas pokok

dan fungsinya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

dapat dikatagorikan baik. Pada tahun pertama Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan perpustakaan memang hanya mencapai 68,86% namun hal

tersebut sangatlah wajar, karena dalam proses perencanaan pada tahun

pertama dapat dikatagorikan sebagai tahun penyesuaian maupun penataan

untuk 5 tahun ke depan, sehingga wajar pencapaian 68,86%, bahkan

persentase tersebut dapat dikatakan sangat baik untuk capaian kinerja pada

tahun pertama. Dan kemudian pada tahun kelima yaitu tahun 2013

mengalami penurunan yang sangat drastis yaitu hanya mencapai 53,87%, hal

tersebut disebabkan dampak dari transisi pergantian pimpinan yang belum

siap untuk melanjutkan capaian kinerja yang sudah direncanakan dari

pimpinan sebelumnya.



2014-2018

Kemudian selain dari capaian kinerja yang telah dipaparkan di atas,

kinerja pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

dapat dilihat melalui penggunaan anggaran pada periode sebelumnya (2009-

2013) yang dapat dilihat melalui tabel 2.7 berikut ini:



2014-2018

Tabel 2.8

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang

Uraian Tugas Pokok dan Fungsi

Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-

Rata-rata Pertumbu

han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang

garan

Realisasi

Kearsipan 1,330,054,300

1,146,194,66

0

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,93

6,700

1,211,712,393

1,099,747,40

1

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

91% 96% 98% 98% 70% 105%

103%

Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan

1,330,054,300

1,146,194,66

0

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,93

6,700

1,211,712,393

1,099,747,40

1

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

91% 96% 98% 98% 70% 105%

103%


1,330,054,300

1,146,194,66

0

1,297,412,535

1,318,888,853

1,641,93

6,700

1,211,712,393

1,099,747,40

1

1,269,905,266

1,290,909,510

1,154,429,457

91% 96% 98% 98% 70% 105%

103%

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

852,773,400

950,493,660

1,133,885,592

1,029,892,580

1,066,56

6,000

791,292,868

908,519,451

1,111,051,266

1,012,797,610

899,112,257.00

93% 96% 98% 98% 84% 106%

109%



2014-2018



Rata-rata Pertumbu

han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang

garan

Realisasi

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

114,065,000

102,510,000

47,531,443

137,110,273

310,623,7oo

77,638,350

101,919,500

45,114,500

131,111,200

130,997,000.00

68% 99% 95% 96% 42% 158%

155%

Program peningkatan disiplin aparatur

3,500,000 5,125,000

7,500,000

9,750,000

10,375,000

3,500,000

4,875,000

7,500,000

9,750,000

8,500,000.00

100%

95% 100%

100%

82% 132%

141%

Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

24,590,000

0 0

Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan

3,810,000 3,385,000

25,000,000

3,342,000

16,240,000.00

0% 99% 65% 22% 0%



2014-2018



Rata-rata Pertumbu

han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang

garan

Realisasi

Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

355,905,900

84,681,000

108,495,500

142,136,000

204,782,000

339,281,175

81,091,450

106,239,500

137,250,700

99,580,200.00

95% 96% 98% 97% 49% 108%

95%


5,165,012,775

342,042,000

281,638,550

684,430,657

625,942,200.00

4,099,008,650

322,788,500

224,521,250

627,942,600

129,038,100.00

79% 94% 80% 92% 21% 101%

119%


5,165,012,775

342,042,000

281,638,550

684,430,657

625,942,200.00

4,099,008,650

322,788,500

224,521,250

627,942,600

129,038,100.00

79% 94% 80% 92% 21% 101%

119%

Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa

4,869,111,775

239,378,000

- 614,763,657

625,942,200.00

3,941,700,000

223,265,000

- 572,119,460

129,038,100.00

81% 93% 93% 21% 21% 2%



2014-2018



Rata-rata Pertumbu

han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang

garan

Realisasi

Program pengkajian dan penelitian bidang informasi dan komunikasi

111,170,000

75,394,000

281,638,550

45,170,000

73,725,000

224,521,250

41% 98% 80% 110%

156%

Program fasilitasi Peningkatan SDM bidang komunikasi dan informasi

36,724,000

17,724,000

48% 0% 0%

Program kerjasama informasi dengan mas media

148,007,000

27,270,000

- 69,667,000

- 94,414,650

25,798,500

- 55,823,140

64% 95% 80% 5% 9%

Perpustakaan 249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61% 98% 97% 98% 39% 116%

146%

Kantor Arsip, Pengelola Data

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61% 98% 97% 98% 39% 116%

146%



2014-2018



Rata-rata Pertumbu

han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang

garan

Realisasi

Elektronik dan Perpustakaan


249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61% 98% 97% 98% 39% 116%

146%

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

249,121,500

375,184,000

340,317,000

366,467,000

424,044,000

152,882,396

366,702,190

328,909,000

360,869,850

166,805,500

61% 98% 97% 98% 39% 116%

146%



2014-2018

Dari tabel realisasi anggaran Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan Perpustakaan pada tabel 2.7 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

realisasi anggaran terhadap target anggaran tidak jauh berbeda, hampir

seluruh program terserap dengan baik. Namun terdapat beberapa program

yang hanya terserap kurang dari 50% dan berada pada bidang komunikasi

dan informasi serta peningkatan kualitas sumber daya aparatur.Hal ini

menjadi catatan bagi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan untuk dapat meningkatkan pada periode selanjutnya. Hal ini

dapat terjadi karena Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronikdan perpustakaan

mengalami kelemahan pada tenaga fungsional bidang IT sehingga kinerja

kurang dapat dilakukan secara maksimal, dikarenakan Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan hanya memiliki pengelola

jaringan saja, tanpa tenaga ahli IT lainnya.

2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

Tantangan :

1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan

koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam

pelayanan organisasi dan masyarakat.

2. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan)

SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan),

Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena),

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian

Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA),

dan Bappeda (SIPPD), Badan Kepegawaian Daerah (SIMPEG), Dinas

Kesehatan (Simpuskesmas)

3. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di

rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat

lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;



2014-2018

4. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada Roda

empat sekaligus personilnya sehingga tidak dapat menjangkau secara

maksimal semua desa (302 desa, 4 kelurahan) dan sekolahan se

Kabupaten Jombang.;

5. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-

sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal

ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang

perpustakaan;

6. Perpustakaan Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan pesat,

hal ini dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan Umum

Daerah;

7. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur

(Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;

8. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;

9. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena

tidak memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);

10. Tuntutan dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan

Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang telah

dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;

Peluang:

1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:

a. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman

Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.

b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang

Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah

Daerah.

c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang

Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.

d. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi

dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.



2014-2018

e. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.

2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati terpilih masa tugas 2013-2018.

Dari pemaparan tersebut secara umum tantangan yang dihadapi oleh

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan lebih besar

daripada peluang yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan perpustakaan. Sehingga peluang tersebut harus benar-benar mampu

untuk dimanfaatkan sebaik mungkin agar apa yang menjadi tantangan ke

depan dapat teratasi dengan baik.

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-42


2014-2018

BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan

Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan Perpustakaan

Dalam menjalankan tugas Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

dan Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan yang tentunya

menghambat kinerja kantor Arsip, pengolah Data Elektronik, dan

Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan, diantaranya:

1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT

2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD

3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak didik.

4. Tidak memiliki Bintek

5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan yang

memadai/stadart perpustakaan kabupaten.

6. Belum memiliki Data Center

7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi

8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan

programer

3.2 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala

Daerah Terpilih

Sesuai dengan Visi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

yaitu “Jombang Sejahtera Untuk Semua” dan beberapa Misi, yaitu :

1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial Dan Beragama

2. Mewujudkan Layanan Dasar Yang Terjangkau

3. Meningkatkan Perekonomian Daerah Yang Berdaya Saing Dan Merata



2014-2018

4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur Dan Lingkungan Hidup

5. Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik Dan Bersih

Dalam mensinkronkan antara visi misi Kepala Daerah Terpilih Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan mengemban amanah

untuk dapat mewujudkan misi ke lima. Terkait dengan hal penataan kembali

data yang dimiliki dan pola komunikasi serta jaringan dan akses yang

menunjang untuk dapat mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik

dan Bersih. Hal ini dapat disikapi dengan membentuk beberapa program

yang dapat mengarah perwujudan misi tersebut sehingga harapan 5 tahun ke

depan Kabupaten Jombang memiliki Data base yang lebih tertib dan tertata

kembali yang menjadi salah satu indikator penting dalam membentuk Tata

Kelola Pemerintahan Yang Baik dan Bersih. Untuk itu Kantor Arsip, Pengolah

Data Elektronik dan Perpustakaan mewujudkannya dalam bentuk beberapa

rancangan program yaitu:

1 Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah

2 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

3 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

4 Program Peningkatan Jaringan Komunikasi dan Informasi

5 Program Fasilitasi Peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi

6 Program Pelayanan administrasi perkantoran

7 Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur

8 Program peningkatan disiplin aparatur

9 Program Perencanaan Strategis dan Pelaporan capaian kinerja serta

keuangan SKPD.



2014-2018

3.3 Telaahan Renstra Kementerian/Lembaga

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengacu

pada Lembaga Perpustakaan Nasional RI. Dalam upaya pencapaian tujuan

pembangunan perpustakaandalam kurun waktu 2010-2014, sasaran strategis

yang akanditempuh Perpustakaan Nasional, sebagai berikut:

1. Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca

masyarakat,yangditandai oleh meningkatnya pemustaka, ketersediaan

bahanperpustakaan yang berkualitas sesuai dengan

kebutuhanmasyarakat yang berbasis social culture setempat,

dankelembagaan perpustakaan;

2. Meningkatnya intensitas dan diversifikasi layanan perpustakaanberbasis

teknologi informasi dan komunikasi diseluruh tanah air,yang ditandai

meningkatnya layanan perpustakaan digital (elibrary);

3. Meningkatnya kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagaisarana

pembelajaran sepanjang hayat yang ditandai olehmeningkatnya standar

mutu perpustakaan dan kompetensi SDMdi semua jenis perpustakaan.

4. Melestarikan dan mendayagunakan semua karya tulis, karyacetak dan

karya rekam hasil karya intelektual bangsa Indonesiauntuk

pengembangan ilmu pengetahuan dan reaktualisasikearifan lokal budaya

bangsa, yang ditandai oleh meningkatnyakoleksi deposit nasional, dan

terlaksananya pelestarian bahanpustaka.

Sedangkan sasaran yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data

elektronik dan Perpustakaan pada periode 2009-2013 adalah:

1. Meningkatkan kemampuan tenaga personal di lingkungan Pemerintah

Kabupaten Jombang memiliki keahlian spesifik di bidang komputer,

jaringan serta Manejemen Kearasipan Daerah.

2. Meningkatkan kemampuan jaringan komputer Kabupaten Jombang yang

handal.



2014-2018

3. Meningkatkan kemampuan terhadap kondisi informasi data potensi

Daerah Kabupaten Jombang.

4. Meningkatkan sistem pengelolaan Manajemen Kearsipan Daerah, baik

arsip Dinamis Aktif/Inaktif dan Pengelolaan Administrasi Perkantoran

secara Elektronik serta pengamanan arsip pada Gedung Arsip Daerah

sebagai Record Center Pemerintah Kabupaten Jombang.

5. Meningkatkan agar masyarakat memiliki budaya gemar membaca untuk

menambah wawasan pengetahuan dalam kehidupan.

Dari pemaparan tersebut bahwa terlihat beberapa hal yang sesuai

antara Renstra Nasional dengan Renstra Daerah.Yang pada intinya fokus

pada pemanfaatan dan pengembangan IT dan meningkatkan budaya baca

dan kapasitas gedung arsip.Apa yang menjadi Renstra Daerah merupakan

penyederhanaan dari sasaran Nasional dikarenakan penyesuaian dengan

keadaan dan kondisi daerah sendiri.

3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan

Hidup Strategis

Untuk Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan tidak

banyak memiliki kaitan langsung dengan rencana RT/RW maupun KLHS,

namun disini Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat

menangkap peluang dimana titik-titik yang memungkinkan memperluas

jaringan untuk mempermudah masyarakat mengakses jaringan internet

maupun mengadakan perpustakaan keliling yang berguna untuk

meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat serta

meningkatkan budaya membaca namun sampai saat ini tidak ada aturan

khusus yang membahas secara detail.



2014-2018

3.5 Penentuan Isu-isu Strategis

Sebelum penentuan isu-isu strategis dapat ditelaah kembali apa yang

telah dibahas pada sub-sub bab sebelumnya agar dapat melihat kondisi

Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Secara umum

Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berjalan cukup baik

dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi serta keberhasilan program yang

telah dicanangkan. Namun pada periode 2009-2013 lalu kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengalami beberapa

permasalahan sehingga kurang optimal di beberapa program. Permasalahan

tersebut diantaranya:

1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT

2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD

3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak

didik.

4. Tidak memiliki Bintek

5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan

yang memadai/stadart perpustakaan kabupaten.

6. Belum memiliki Data Center

7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi

8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan

programer

Kemudian yang menjadi titik tekan sasaran Nasional adalah

penggunaan dan pengembangan IT dalam mengoptimalkan pelayanan,

dimana hal serupapun mulai dibangun oleh Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang serta membangun dan

meningkatkan budaya baca untuk dapat meningkatkan kesejahteraan

masyarakat.



2014-2018

Terkait dengan hal-hal tersebut maka dalam menjalankan program 5

tahun ke depan (2014-2018), Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan

Perpustakaan, memiliki beberapa isu strategis, yaitu:

1. Meningkatkan pengelolaan kearsipan

2. Berupaya menciptakan Data Center

3. Mengoptimalkan penggunaan jaringan internet

4. Pengembangan dan peningkatan jaringan komunikasi dan informasi

5. Berupaya meningkatkan budaya minat baca bagi masyarakat

6. Berupaya meningkatkan pelayanan Organisasi

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-48


2014-2018

BAB IV

VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan

Perpustakaan

Setelah mengetahui keberadaan dan posisi serta isu strategis Kantor

Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, dari hasil tersebut dapat

ditarik ke sebuah visi: “Pemanfaatan Teknologi Informasi menuju

Jombang Sejahtera Untuk Semua 2018” Kemudian untuk dapat

memujudkan visi tersebut, maka Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik

menurunkan dan menjabarkan menjadi beberapa misi, yaitu:

1. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam rangka perbaikan

sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan Pelestarian

dokumen/arsip daerah, pemeliharaan sarana rutin/berkala saarana dan

praasarana kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan informasi

pelayanan pengelolaan keaarsipan

2. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengembangan

Budaya baca dan Pembinaan Perpustakaan

3. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Rangka

Pengembangan Informasi, Pengkajian dan Penelitian bidang Informasi,

Fasilitasi Peningkatan SDM bidang informasi

4. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelayanan

administrasi Perkantoran, peningkatan sarana dan prasarana aparatur,

peningkatan disiplin aparatur, fasilitasi pindah/purna tugas PNS,

peningkatan kapasitas sumber daya aparatur, peningkatan

pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.



2014-2018

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, Pengolahan

Data Elektronik, dan Perpustakaan

Tujuan dan sasaran merupakan alat yang digunakan untuk dapat

mencapai visi dan misi yang telah diharapkan, oleh sebab itu Kantor Arsip,

pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan telah menyusun tujuan dan

sasaran untuk dapat mencapai target 5 tahun ke depan (2014-2018),

diantaranya yaitu:

Tujuan:

1. Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Daerah

2. Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan

3. Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta

Meningkatkan Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah

4. Mewujudkan Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna

Memberikan Pelayanan Organisasi

Sasaran

1. Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah

2. Meningkatnya Proses Pengembangan dan Pembinaan Budaya Baca

3. Meningkatnya Kemampuan Pengelolaan dan Pengolahan Data serta

Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah Berbasis E-government

4. Terwujudnya Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna

Memberikan Pelayanan Organisasi

Untuk mengetahui bagaimana munculnya tujuan dan sasaran tersebut

maka dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:



2014-2018

Tabel 4.1

Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Kantor Arsip,

Pengolahan data Elektronik, dan perpustakaan

4.3 Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik

dan Perpustakaan

Rumusan strategi merupakan pernyataan-pernyataan yang

menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran akan dicapai serta selanjutnya

dijabarkan dalam serangkaian kebijakan. Rumusan strategi menunjukkan

keinginan yang kuat bagaimana Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan

Perpustakaan menciptakan nilai tambah (value added) bagi stakeholder

layanan, terutama bagi layanan langsung pada masyarakat.

Untuk merumuskan strategi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan

dan sasaran, maka dilakukan analisis lingkungan internal dan lingkungan

eksternal dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths/kekuatan,

Rumusan Tujuan & Sasaran

Tujuan Sasaran Indikator Sasaran

Target Kinerja Sasaran Pada Tahun KE

1 2 3 4 5 Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan daerah

Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah

manajemen dan pengelolaan dokumen/Arsip Daerah Terpusat

111 instansi

132 instansi

153 instansi

174 instansi

195 instansi

Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan

Meningkatnya proses Pengembangan dan pembinaan budaya baca

Jumlah pengunjung perpustakaan

80.230 Org

83.730 org

87.230 org

90.730 org

94.230 org

Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

Meningkatnya kemampuan pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah berbasis E-government

Jumlah penggunaan IT dalam pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

276 titik koneksi

332 titik koneksi

338 titik koneksi

444 titik koneksi

500 titik koneksi

Mewujudkan Birokrasi yang bersih, profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi

Terwujudnya Birokrasi yang bersih, Profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi

Persentase layanan organisasi dapat terpenuhi

100% 100% 100% 100% 100%



2014-2018

Weaknesses/kelemahan, Opportunities/peluang, dan Threats/tantangan).

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk

merumuskan strategi. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat

memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun

secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan

ancaman (Threats).Identifikasi faktor-faktor SWOT pada setiap bidang adalah

sebagai berikut :

Sub Bagian Tata Usaha:

Kekuatan:

1. Jumlah Pegawai

2. Kepemimpinan yang kuat dari segi perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian, pengawasan, dan evaluasi yang berjalan dengan baik

dan matang

3. Hubungan Kerja diantara staf sepenuhnya harmonis

4. Administrasi Kepegawaian yang tertata dengan baik

5. Sarana dan prasarana yang mendukung dan terinventaris dengan baik

Kelemahan:

1. Pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing staf belum dibuat

dalam bentuk surat penugasan

2. Belum optimal dalam melaksanakan pengawasan terhadap Bendahara

Pengeluaran Pembantu

3. Hubungan Kerja antara Kasubag TU dengan Kasi-Kasi masih belum

sepenuhnya harmonis/kondusif

4. Belum seluruh pelaksanaan tugas memiliki SOP

5. Gedung Kantor perpustakaan dinilai kurang memenuhi standar tata ruang

kerja yang layak atau kurang nyaman

6. Laporan terhadap perbaikan dan perawatan barang serta mutasi barang

belum dibuat



2014-2018

Peluang :

1. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman

Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang

Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah

Daerah.

3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang

Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.

4. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi

dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.

5. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.

6. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018

Ancaman :

1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan

koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam

pelayanan organisasi dan masyarakat.

Seksi Pengolah Data Elektronik (PDE) :

Kekuatan :

1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

1. Struktur Pengembangan Teknologi Informastika, terdiri dari 4 (empat)

unsur, yaitu:

a. HRD, pelatihan dan pengkaderan tenaga-tenaga TI yang handal belum

dilaksanakan secara optimal;

b. Pengelola Jaringan:

1) Belum dilaksanakan secara swakelola dengan baik, dan lebih

mengandalkan pada jasa pihak ketiga;



2014-2018

2) Belum mendayagunakan Tim Viewer pada Router (pembagian

bandwitdh) dengan baik sehingga masih banyak komplain dan belum

transparan dalam penggunaannya;

3) NOC (Network Operator Controler) jaringan belum dipergunakan

dalam quick respons dalam pelayanan organisasi;

4) Petugasnya, jasanya juga dipergunakan oleh SKPD lain (LPSE, pada

Bagian Pembangunan; SIAK, pada Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil, ULP, pada Bagian Perlengkapan)

c. Web Designer/Programer base web (tidak ada);

d. Pengolah data (tidak ada);

2. Belum dilakukan penyegaran (tour of duty dan tour of area) sehingga

belum mendapatkan petugas yang lebih handal untuk pemerintah

Kabupaten Jombang.

3. Kasi PDE dan Sdr. Dany (Staf bagian admin PDE) diminta Bagian

Pembangunan sebagai petugas LPSE, terkadang diminta Dispendukcapil

menangani jaringan SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).

4. Sdr. Hendra (SK Kepala Kantor), juga bertugas di Telecenter

“Ringincontong Jombang”.

Peluang :

1. Pengawasan Internal dari Inspektorat

2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.

Ancaman :

1. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan)

SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan),

Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena),

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian

Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA),

dan Bappeda (SIPPD), BKD (SIMPEG), dan Dinas Kesehatan (SIM

Puskesmas);



2014-2018

2. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di

rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat

lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;

Seksi perpustakaan :

Kekuatan :

1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

1. Sopir Perpustakaan keliling yang kurang maksimal

2. Memiliki aparatur yang sedang melaksanakan Tugas Belajar selama 2

(dua) tahun di ITS;

3. Terdapat aparatur yang ditugaskan sebagai pengurus barang Kantor

Arsip, PDE dan Perpustakaan dan aktif membantu DPPKAD (Bidang

Asset Daerah) dan Bagian Perlengkapan;

4. Seksi Perpustakaan belum mempunyai sistem dan mekanisme yang

memfasilitasi PNS dari dinas lainnya untuk menjadi Fungsional

Pustakawan, praktis di Kabupeten Jombang hanya terdapat 2 (dua)

Pustakawan yang hanya berada di Kantor Arsip, PDE dan

Perpustakaan.

Peluang :

1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:


Ancaman :

1. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada

sehingga tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat

mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap Pemerintah Kabupaten

Jombang;



2014-2018

2. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-

sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya,

hal ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang

perpustakaan;

3. Perpustakaan di Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan

pesat, hal ini dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan

Umum Daerah;

Seksi Pengelolaan Arsip :

Kekuatan :

1. Jumlah Pegawai

Kelemahan :

1. Tidak mempunyai Fungsional Kearsipan;

2. Belum melakukan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;

3. Belum mempunyai ruang arsip khusus (dokumen berharga);

4. Arsip dari SKPD belum semuanya terpilah atau ditata dengan rapi;

Peluang :

1. Pengawasan Internal dari Inspektorat.


Ancaman :

1. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa

Timur (Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;

2. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;

3. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena

tidak memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);

4. Tuntutan dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan

Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang

telah dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;



2014-2018

Setelah melakukan identifikasi terhadap kondisi Kantor Arsip,

Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, maka dapat ditentukan strategi

dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018). Adapun

strategi dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018)

dapat dilihat pada tabel berikut ini:



2014-2018

Tabel 4.2

Rumusan Strategis dan Kebijakan



2014-2018

Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan daerah

Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah

manajemen dan pengelolaan dokumen/Arsip Daerah Terpusat

Penataan Kembali Kearsipan Daerah

Perbaikan Sistem administrasi kearsipan

Penyelamatan dan

pelestarian

dokumen/arsip daerah

Peningkatan kualitas

pelayanan Informasi

pelayanan pengelolaan

Kearsipan

Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan

Meningkatnya proses Pengembangan dan pembinaan budaya baca

Persentase jumlah bacaan pengunjung perpustakaan

Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan

Pengembangan Budaya baca dan pembinaan Perpustakaan

Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

Meningkatnya kemampuan pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah berbasis E-government

Persentase penggunaan IT dalam pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah

Pengembangan, Pengkajian dan Penelitian serta Fasilitasi Informasi dan Komunikasi

Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa

Rumusan Strategi & Arah Kebijakan

Tujuan Sasaran Indikator Sasaran Strategi Kebijakan



2014-2018

Pengkajian dan Penelitian Bidang Informasi dan komunikasi

Fasilitasi Peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi

Mewujudkan Birokrasi

yang bersih, profesional

dan proporsional guna

memberikan Pelayanan

Organisasi

Terwujudnya Birokrasi

yang bersih, Profesional

dan proporsional guna

memberikan Pelayanan

Organisasi

Organisas Birokrasi

sesuai dengan

TUPOKSI

Penataan Layanan Organisasi

Pelayanan administrasi Perkantoran

Peningkatan sarana dan Prasarana Aparatur

Peningkatan Disiplin Aparatur

Fasilitasi pindah/purna tugas PNS

Peningkatan kapasitas sumber daya aparaturPeningkatan pengembangan sistem Pelaporan Capaian kinerja dan keuangan

Tujuan Sasaran Indikator Sasaran Strategi Kebijakan

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V-60


2014-2018

BAB V

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF

Pada bab ini akan dikemukakan rencana program dan kegiatan

beserta indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif yang

didasari atas analisis pada bab-bab sebelumnya seperti melihat hasil kinerja

pada periode sebelumnya (2009-2013), kemudian permasalahan, serta isu

strategis yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data elektronik, dan

Perpustakaan dan kemudian disesuaikan dengan RPJMD Kabupaten

Jombang periode 2013-2018. Untuk ittu sebelum beranjak pada perumusan,

terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian, yaitu:

1. Program adalah instrument kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan

yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan

Perpustakaan Kabupaten Jombang sebagai wujud pengimplementasian

strategi dan kebijakan, untuk mencapai tujuan dan sasaran.

2. Kegiatan adalah bagian dari program, dan terdiri dari sekumpulan tindakan

pengerahan sumberdaya, baik yang berupa personil (SDM), barang modal

termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa

atau kesemua jenis sumberdaya tersebut sebagai masukan (input) untuk

menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.

3. Indikator kinerja adalah uraian ringkas dngan menggunakan ukuran

kuantitatif atau kualitatif yang mengindikasikan pencapaian suatu sasaran

atau tujuan yang telah disepakati dan ditetapkan, dimana indikator kinerja

ini sebagai dasar penilaian kinerja baik dalam tahap perencanaan,

pelaksanaan maupun setelah juga sebagai petunjuk kemajuan dalam

rangka mencapai tujuan dan sasaran. Perumusan tersebut dapat dilihat

pada tabel 5.1 berikut ini :



2014-2018

Tabel 5.1

Rancangan Program Periode 2014-2018



2014-2018

Apa yang telah Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan

susun dan rancang diperkuat oleh Lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam

Negeri Nomor 59 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah,

dimana dalam lampiran tersebut terdapat program dan kegiatan yang telah

memiliki Kode, sehingga dalam pelaksanannyapun memiliki kekuatan hukum.

Namun, kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten

Jombang telah memilih beberapa program dan kegiatan yang memungkinkan

untuk dilaksanakan, karena mengingat waktu, dan kondisi tidak memungkin

untuk melaksanakan seluruh program dan kegiatan yang tertuang dalam

lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007

Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana yang telah dipaparkan

diatas.

KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |VI-63


2014-2018

BAB VI

INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PENGOLAH DATA ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN

SASARAN RPJMD

Mengingat bahwa Rencana Strategis dari Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan perpustakaan tidak dapat terlepas dari RPJMD, maka dalam

penyusunannya harus terdapat sinkronisasi antara tujuan dan sasaran dari

RPJMD dengan Renstra terkait. Dari Visi KDH “Jombang Sejahtera Untuk

Semua”yang memiliki misi :

1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial dan Beragama

2. Mewujudkan Layanan Dasar yang terjangkau

3. Meningkatkan Perekonomian Daerah yang Berdaya saing dan Merata

4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur dan Lingkungan Hidup

5. Mewujudkan tata kelola pemerintah yang Baik dan bersih

Dari visi dan misi tersebut terdapat beberapa tujuan dan sasaran untuk

dapat mencapai visi dan misi tersebut. Diantara tujuan dan sasaran yang

terdapat dalam RPJMD yang berkaitan dengan Kantor Arsip, Pengolah Data

Elektronik dan Perpustakaan diantaranya adalah:

Tujuan:

1. Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah

2. Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang

professional

Sasaran:

1. Meningkatnya minat baca masyarakat

2. Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja

3. Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Dimana Tujuan dan sasaran tersebut merupakan turunan dari misi 2 dan misi

5.Untuk jelasnya melihat sinkronisasi tersebut dapat dilihat pada tabel 6.1.



2014-2018

Tabel 6.1

Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD

RPJMD

Tujuan Sasaran

No. Indikator Kondisi

Kinerja pada awal periode

RPJMD

Target Capaian Tiap Tahun Kondisi Kinerja

pada akhir periode RPJMD

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah

Meningkatnya minat baca masyarakat

Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan daerah

78.730 orang 80.230 Orang

83.730 Orang

87.230 orang

90.730 orang

94.230 orang

94.230 orang

Meningkatnya Jumlah buku perpustakaan perpustakaan daerah

12.180 judul buku

13.180 judul buku

14.180 judul buku

15.180 judul buku

16.180 judul buku

17.180 judul buku

17.180 judul buku

Meningkatnya Jumlah Koleksi perpustakaan daerah

24.307 eksemplar

30.775 eksemplar

33.775 eksemplar

36.775 eksemplar

39.775 eksemplar

42.775 eksemplar

42.775 eksemplar



2014-2018

Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang profesional

Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja

Meningkatnya jumlah instansi yang telah menerapkan pengelolaan arsip secara baku

90 instansi 111 instansi

132 instansi

153 instansi

174 instansi

195 instnsi

195 instnsi

persentase sarpras kearsipan dalam kondisi baik

belum berjalan dengan baik

25% 50% 75% 100% 100%

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Meningkatnya jumlah instansi terkoneksi internet

220 instansi 276 instansi

332 instansi

388 instansi

444 instansi

500 instansi

500 instansi

Meningkatnya jumlah kajian koneksi internet

276 332 388 444 500 500



2014-2018

LAMPIRAN

kabupaten jombang kata pengantarjombangkab.go.id/upload/1444029201_renstra apdep 2014-2018.pdf ·...

Documents