KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
KATA PENGANTAR
Rencana Strategis (RENSTRA) Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang merupakan pedoman dalam
pelaksanaan program/kegiatan selama 5 ( lima ) tahun yaitu pada periode 2014-
2018 dan sebagai tolok ukur bagi pihak berwenang dalam menilai Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Jombang. Rencana
strategis ini disusun untuk mengantisipati kondisi dan prediksi yang akan dihadapi
oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Jombang.
Adapun dasar dalam penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah
Data Elektronik, dan Perpustakaan adalah mengacu kepada Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah
Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, dan
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Dimana didalam Renstra ini
memuat hal-hal yang berkaitan dalam menentukan rencana kerja Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan Kabupaaten Jombang selama periode
2014-2018.
Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan, program-program dalam Renstra
diharapkan dapat dilaksanakan secara berkesinambungan disetiap tahunnya,
sehingga dapat dilihat hasil kegiatan dalam mencapai Visi, Misi, tujuan dan sasaran
yang sudah ditetapkan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Jombang. Dan tentunya bersinergitas dengan dokumen-
dokumen lainnya yang berkaitan dalam rencana pembangunan.
Jombang, 04 Juli 2014 Kepala Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik,
dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
MUHAMMAD TAUFIQ, SH.,MH NIP. 19681024 199403 1 004
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |II
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................... i
KATA PENGANTAR ....................................................................... I
DAFTAR ISI ..................................................................................... II
DAFTAR GAMBAR ......................................................................... IV
DAFTAR TABEL ............................................................................. V
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ........................................................................... I-1
1.2 Landasan Hukum ....................................................................... I-5
1.3 Maksud dan Tujuan ................................................................... I-7
1.4 Sistematika Renstra Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan ...... I-7
BAB II GAMBARAN UMUM KANTOR ARSIP, PDE, DAN
PERPUSTAKAAN
2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan
Perpustakaan ............................................................................ II-10
2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaani ............... II-16
2.3 Kinerja PelayananKantor Arsip, PDE,dan Perpustakaan ........... II-20
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip,
PDE, dan Perpustakaan ............................................................ II-39
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi
Pelayanan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan ..................... III-42
3.2 Telaah Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah Terpilih .............................................................. III-42
3.3 Telaah Renstra K/L ................................................................... III-44
3.4 Telaah Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan
Hidup Strategis .......................................................................... III-45
3.5 Penentuan Isu-Isu Strategis ....................................................... III-46
BAB IV VISI, MISI,TUJUAN, DAN SASAARAN STRATEGI DAN
KEBIJAKAN
4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan .................. IV-48
4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, PDE, dan
Perpustakaan ............................................................................ IV-49
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
4.3 Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan .. IV-50
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR
KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF V-60
BAB VI INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PDE, DAN
PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA
TUJUAN DAN SASARAN RPJMD ................................................. VI-63
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
DAFTAR GAMBAR
NO Judul Halaman
1 Gambar 1.1 Hubungan RPJMD dan Renstra SKPD Dalam
Dokumen Perencanaan dan Penganggaran
I-4
2 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip, PDE, dan
Perpustakaan
II-12
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
DAFTAR TABEL
NO JUDUL HALAMAN 1 Tabel 2.1Sumber Daya Aparatur Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan
II-14
2 Tabel 2.2 Jumlah Aparatur Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan
II-16
3 Tabel 2.3
Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan
II-17
4 Tabel 2.4
Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang
Pendidikan Formal
II-18
5 Tabel 2.5
Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan
Non Formal
II-18
6 Tabel 2.6
Daftar Inventaris Kantor Arsip, Pengolah
Data Elektronik dan Perpustakaan
II-19
7 Tabel 2.7 Pencapaian Kinerja Pelayanan
Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik
dan Perpustakaan
Kabupaten Jombang
II-21
8 Tabel 2.8
Anggaran dan Realisasi Pendanaan
Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan
Kabupaten Jombang
II-34
9 Tabel 4.1
Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah
Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik, dan Perpustakaan
IV-50
10 Tabel 4.2
Rumusan Strategis dan Kebijakan
IV-57
11 Tabel 5.1
Rancangan Program Periode 2014-2018
V-61
12 Tabel 6.1
Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD
VI-64
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-1
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu indikator dari kemajuan suatu daerah dapat dilihat melalui
pengelolaandatabase daerah tersebut. Bagaimana mengatur dan
memanajemen data sebaik mungkin sehingga dapat teratur dan mudah
dalam mengaksesnya.Dalam rangka peningkatan tersebut Pemerintah
Kabupaten Jombang berusaha untuk melakukan peningkatan kualitas daerah
dalam segala bidang sehingga banyak terdapat penataan-penataan ulang
dalam berbagai bidang.Tahun 2013 ini merupakan momentum yang tepat
untuk melakukan berbagai perubahan ke arah yang lebih baik.Hal tersebut
dikarenakan Kabupaten Jombang baru saja melaksanakan pemilihan Kepala
Daerah yang biasa dilakukan setiap 5 tahun sekali oleh seluruh daerah di
Indonesia. Penataan tersebut dimulai dari penyusunan RPJMD (Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah) yang merupakan gambaran
gambaran yang akan dilakukan selamaa 5 tahun ke depaan. RPJMD ini
didasari oleh sebuah permasalahan yang belum tuntas diselesaikan pada
periode sebelumnya, dan kemudian inovasi perubahan untuk 5 tahun ke
depan.Dalam melakukan perencanaan tersebut harus melibatkan seluruh
stakeholders.Dimana kemudian RPJMD ini diturunkan ke dalam Renstra
(Rencana Strategis) yang dilakukan oleh seluruh SKPD.
Salah satu SKPD di Kabupaten Jombang adalah Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang memiliki berbagai macam
kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia dibidang Arsip,
Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan sehingga dapat didayagunakan
secara optimal, efisien dan efektif. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan yang tertuang
dalam peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang Tugas
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-2
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
Kabupaten Jombang.
Rencana Strategis merupakan dokumen perencanaan jangka
menengah yang menggambarkan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakandan
program prioritas yang kemudian disingkat dengan Renstra. Dalam Renstra
juga dijabarkan gambaran permasalahan pada bidang dan/atau Kantor Arsip,
Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan yang dihadapi serta indikasi
program yang akan dilaksanakan untuk pemecahan permasalahan secara
terencana, akomodatif dan sistematis dengan mempertimbangkan potensi,
peluang dan tantangan yang ada.
Pada masa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang
begitu cepat seperti sekarang, Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan bertugas membantu Kepala Daerah dalam menyelenggarakan
sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di bidang pengelola
kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan. Hal ini merupakan
peluang dan tantangan bagi pengembangan bidang dan/atau Kantor Arsip,
Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat Kabupaten Jombang.
Proses penyusunan Renstra ini berpedoman pada Undang-Undang
Nomor 25Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan
Nasional(SPPN), Undang-UndangNomor 32 Tahun 2004 Tentang
Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor 12 Tahun 2008 dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008
Tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi
Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Pedoman lain yang dapat
digunakan adalah rumusan Visi, Misi, Arah Kebijakan dan Rencana Program
Bupati dan Wakil Bupati terpilih, RPJP Nasional, RPJM Nasional, RPJM
Provinsi Jawa Timur/Renstra Provinsi Jawa Timur dan RPJMD. Dan yang
menjadi pedoman dasar dalam penyusunan Renstra tahun 2014-2018
adalah Permendagri Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Peraturan
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-3
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan,
Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.
Proses penyusunan renstra ini harus memperhatikan beberapa
pendekatan diantaranya adalah pendekatan politik, pendekatan teknokratik,
pendekatan partisipatif dan pendekatan atas- bawah. Yang dimaksud dengan
pendekatan politik bahwa pemilihan Presiden/Kepala Daerah adalah proses
penyusunan rencana, karena rakyat pemilih menentukan pilihannya
berdasarkan program-program pembangunan yang ditawarkan masing-
masing calon Presiden/Kepala Daerah. Pendekatan Teknokratik
dilaksanakan dengan menggunakan metoda dan kerangka berpikir ilmiah
oleh lembaga atau kerja yang secara fungsional bertugas untuk hal
tersebut.Pendekatan Partisipatif dilaksanakan dengan melibatkan semua
pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap pembangunan pelibatan
mereka adalah untuk mendapatkan aspirasi dan menciptakan rasa memiliki
sedangkan pendekatan atas bawah dan bawah-atas dalam perencanaan
dilaksanakan menurut jenjang pemerintahan. Rencana hasil proses atas-
bawah dan bawah-atas diselaraskan melalui musyawarah yang dilaksanakan
baik di tingkat Nasional, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Desa.
Dalam membuat Renstra memiliki beberapa dokumen yang diperlukan,
dimana antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain saling
memiliki keterkaitan yang dapat dilihat pada gambar 1.1 dibawah ini :
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-4
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Gambar 1.1
Hubungan RPJMD Dan Renstra SKPD Dalam Dokumen Perencanaan dan Penganggaran
Berdasarkan gambar 1.1 maka terlihat jelas antara hubungan
dokumen yang satu dengan dokumen lainnya, dimana antara dokumen yang
satu dengan dokumen lainnya saling berkaitan. Baik dari Dokumen yang
bersifat Nasional, maupun dokumen yang berada ditataran daerah. Hal
utama yang harus diperhatikan untuk menyusun Renstra SKPD adalah
Renstra Kementerian/Lembaga yang berhubungan dengan SKPD terkait,
disini Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan maka yang menjadi acuan dalam
membuat Renstra melalui Renstra Perpustakaan Nasional RI, kemudian yang
diturunkan dan dijabarkan ke dalam RPJMNasional dan RPJPNasional
maupun RPJPD dan RPJMD dan untuk memudahkan menuangkan dalam
bagian sesuai bidang, maka dturunkanlah melalui Renstra SKPD, dimana
Renstra SKPD disini yang dimaksud adalah Kantor Arsip, PDE, dan
Perpustakaan Kabupaten Jombang.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-5
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
1.2 Landasan Hukum
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian;
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan
Pembangungan Nasional;
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;
4. Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan
Transaksi Elektronik;
5. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, Tentang Keterbukaan
Informasi Publik;
6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang. Pelayanan Publik;
7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
8. Peraturan Pemerintah Nomor: 70 Tahun 1991 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya
Cetak Dan Karya Rekam;
9. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara
Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;
10. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Pembagian
Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah
Provinsi, Dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota;
11. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi
Perangkat Daerah;
12. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
13. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
14. Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang
Penyelenggaraan Sistem Dan Transaksi Elektronik;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-6
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
15. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
16. Keputusan Presiden Nomor 50 Tahun 1997 Tentang Perpustakaan
Nasional RI;
17. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 Tentang Teknik
Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan
Undang-undang, Rancangan Peraturan Pemerintah dan Rancangan
Keputusan Presiden (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 70 ;
18. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0103/O/1981
Tentang Pokok-pokok Kebijakan Pembinaan dan Pengembangan
Perpustakan di Indonesia;
19. Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Kepala Perpustakaan
Nasional RI Nomor 4 Tahun 1993, Nomor 002 Tahun 1993 Tentang
Pedoman Pembentukan, Penyelenggaraan, Pengembangan dan
Pembinaan Perpustakaan di Jajaran Departemen Dalam Negeri;
20. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
33 Tahun 1998 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka
Kreditnya;
21. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 5 Tahun 2008
Tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Jombang;
22. Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008
TentangOrganisasi dan Tata Kerja Badan dan Lembaga Teknis
Daerah Kabupaten Jombang;
23. Peraturan Bupati Jombang Nomor 13 Tahun 2009 tentang
Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang;
24. Peraturan Bupati Kabupaten Jombang Nomor 10 Tahun 2014 tentang
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD)
Kabupaten Jombang Tahun 2014 - 2018;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-7
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
1.3 Maksud dan Tujuan
Penyusunan Rencana Strategis Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan ini dimaksudkan untuk :
a) Memberikan arahan bagi seluruh jajaran pejabat dan staf di Lingkungan
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dalam
melaksanakan tugas dan pelayanannya kepada masyarakat.
b) Mewujudkan sinkronisasi pembangunan di daerah khususnya antara
target kinerja dalam RPJMD Kabupaten Jombang dengan Renstra Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
c) Mewujudkan keadaan yang diharapkan dalam waktu 5 (lima) tahun
mendatang dalam urusan pengarsipan, pengolahan data elektronik dan
perpustakaan, dalam rangka kelanjutan pembangunan jangka panjang,
sehingga secara bertahap dapat mewujudkan cita-cita masyarakat
Kabupaten Jombang.
Adapun tujuan disusunnya Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan adalah:
a) Memberikan pedoman dalam penyusunan Rencana Kerja pada Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
b) Memberikan arahan dalam penyusunan rencana pembangunan tahunan
daerah dalam bentuk Rencana Kerja Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang.
1.4 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Renstra Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan PerpustakaanKabupaten Jombang yang merupakan susunan garis besar
isi dokumen Renstra adalah sebagai berikut :
Bab I :Pendahuluan, yang menguraikan :
1.1 Latar belakang.
1.2 Landasan Hukum.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-8
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
1.3 Maksud dan tujuan penyusunan Renstra.
1.4 Sistematika Penulisan.
Bab II : Gambaran Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan yang menguraikan :
2.1 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan.
2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan Perpustakaan.
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
Bab III : Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi, yang
menguraikan:
3.1 Identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi
pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan.
3.2 Telaahan visi, misi dan program Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah, yang terkait dengan tugas dan fungsi Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra.
3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian
Lingkungan Hidup Strategis.
3.5 Penentuan Isu-isu Strategis.
BabIV : Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategis dan Kebijakan
4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan.
4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-9
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
4.3 Strategi dan kebijakan Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan.
Bab V : Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok
Sasaran dan Pendanaan Indikatif
Bab VI: Indikator Kinerja yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD
Bab VII: Penutup
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-10
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN KANTOR ARSIP, PENGOLAHAN DATA
ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan merupakan
salah satu SKPD di Kabupaten Jombang yang terbentuk sesuai dengan
Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008 Tentang
Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Jombang.
Saat ini Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki 41
aparatur yang terdiri dari PNS dan Non PNS termasuk jabatan struktural yang
tersebar dalam beberapa seksi. Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan mampu mengalami keberhasilan dalam berbagai program,
salah satunya adalah pembinaan pengelola kearsipan.Namun dalam
menjalankan program pada periode 2009-2013 mengalami beberapa kendala
diantaranya adalah belum memiliki fungsional arsip dan masalah dalam
sistem kepegawaian.
2.1 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Kantor Arsip,
Pengolahan Data Elektronik dan Perpustakaan
Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan terbentuk
melalui Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2008
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten
Jombang, dengan ditindak lanjuti dengan Peraturan Bupati Jombang Nomor
13 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip, PDE dan
Perpustakaan Kabupaten Jombang. Sedangkan tugas pokok Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah membantu Bupati dalam
menyelenggarakan sebagian urusan Pemerintah Kabupaten Jombang di
bidang pengelola kearsipan, pengolah data elektronik dan perpustakaan.
Dalam melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan, mempunyai fungsi:
a. Penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan, PDE dan
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-11
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Perpustakaan;
b. Perumusan Pedoman dan petunjuk teknis di bidang Kearsipan, PDE dan
Perpustakaan;
c. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama teknis dengan pihak luar tentang
bahan kebijakan di bidang Kearsipan, PDE dan Perpustakaan;
d. Penganalisaan dan pengendalian data dibidang Kearsipan, PDE dan
Perpustakaan;
e. Pemberdayaan sistem dan penyelenggara kegiatan teknis Pemerintah
Daerah yang berkaitan dengan Kearsipan, PDE dan Perpustakaan;
f. Penyelenggaraan pembinaan ketatausahaan, administrasi kepegawaian,
keuangan dan perlengkapan;
g. Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, dan konsultasi yang terkait
dengan Bidang Kearsipan, PDE dan Perpustakaan di lingkungan
Pemerintah Daerah;
h. Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis Daerahkepada Arsip
Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis
Menteri Dalam Negeri.
Adapun Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik
dan Perpustakaan terdiri dari:
1. Kepala Kantor
2. Kasubag Tata Usaha
3. Kepala Seksi Pengelola Kearsipan
4. Kepala Seksi Pengolah Data Elektronik
5. Kepala Seksi Perpustakaan
Adapun struktur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan dapat dilihat pada gambar berikut ini:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-12
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan
Adapun tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut:
1. Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:
a. Melaksanakan koordinasi pengumpulan data dan informasi dalam
rangka penyusunan program kerja kantor, evaluasi dan pelaporan;
b. Pengelolaan administrasi Kepegawaian, pelaksanaan pembinaan,
peningkatan disiplin dan pengembangan karier serta upaya
peningkatan kesejahteraan pegawai;
c. Penyiapan bahan dalam rangka penyusunan anggaran, Pelaksanaan
penatausahaan keuangan dan penyusunan laporan pertanggung
jawaban keuangan;
d. Pelaksanaan urusan administrasi umum, rumah tangga dan
perlengkapan, ketatalaksanaan (surat menyurat) dan kearsipan;
e. Penyiapan data dan informasi kepustakaan, pelaksanaan hubungan
masyarakat dan inventarisasi asset;
TTD
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-13
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dengan instansi terkait, perangkat
daerah dan pihak ketiga;
g. Pelaksanaan sistem Pengawasan Melekat ;
h. Pelaksanaan sistem informasi lingkup Kantor;
i. Pelaksanaan kebersihan, keindahan dan keamanan kantor;
j. Pelaksanaan penanganan pengaduan masyarakat.
2. Seksi Pengelola Kearsipan
Seksi Pengelola Kearsipan, mempunyai tugas:
a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang kearsipan;
b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengelolaan kearsipan
sesuai dengan perkembangan peraturan perundang-undangan;
c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang kearsipan;
d. Menyusun Sistim Aplikasi arsip tekstual ke arsip digital ;
e. Mengembangan Sumber Daya Manusia dibidang kearsipan;
f. Melakukan pengelolaan arsip daerah;
g. Melaksanakan penyelamatan dan pemanfaatan arsip.
3. Seksi Pengolah Data Elektronik
Seksi Pengolah Data Elektronik, mempunyai tugas:
a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang pengolah
data elektronik;
b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem dibidang pengolah data
elektronik;
c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang pengolah data
elektronik;
d. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian
jaringan komputerisasi pada unit kerja;
e. Melaksanakan koordinasi bidang pengolah data elektronik ;
f. Melaksanakan pengembangan dan perawatan jaringan web site serta
maintenance komputer;
g. Melaksanakan proses administrasi kerja sama teknik dengan pihak
ketiga yang berhubungan dengan pengelolaan data elektronik;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-14
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
h. Pemberdayaan Sistem Informasi.
4. Seksi Perpustakaan
Seksi Perpustakaan, mempunyai tugas:
a. Menyusun dan merumuskan rencana kegiatan di bidang
perpustakaan;
b. Menyusun petunjuk teknis dan sistem di bidang perpustakaan;
c. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan bidang perpustakaan;
d. Melaksanakan bimbingan, pembinaan, pelayanan dan pengendalian
sistem perpustakaan;
e. Melaksanakan pengumpulan dan analisis data untuk perencanaan
pengembangan perpustakaan;
f. Mengembangkan sumber daya manusia di bidang perpustakaan;
g. Melaksanakan pengembangan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana perpustakaan;
h. Melaksanakan proses administrasi kerja sama dengan pihak ketiga
yang berhubungan dengan pengelolaan perpustakaan.
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya berdasarkan struktur
tersebut, Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaanmemiliki
komponen aparatur sebagai berikut:
Tabel 2.1
Sumber Daya Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
No Jabatan Jumlah
1 Kepala Kantor 1
2 Kasubag 1
3 Kepala Seksi 3
4 Jabatan Fungsional (Pustakawan)
2
5 Staff PNS 17
6 Staff Non PNS 17
Jumlah 41
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-15
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa komposisi aparatur yang dimiliki
oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berbentuk
seperti piramida.Semakin tinggi jabatan aparatur maka kuantitasnya semakin
kecil, dan sebaliknya. Mengacu pada Peraturan Daerah Kabupaten Jombang
Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis
Daerah Kabupaten Jombang. Pada Perda tersebut dalam Bab IX Tata Kerja
Pasal 19 disebutkan, bahwa:
1) Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dan
fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar
Satuan kerja Perangkat Daerah serta dengan instansi lain diluar
Pemerintah daerah sesuai dengan tugas masing-masing;
2) Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengawasi bawahan masing-
masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah
yang diperlukan sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-
undangan yang berlaku;
3) Setiap pemangku jabatan struktural bertanggungjawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan
bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya;
4) Setiap pemangku jabatan struktural wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan langsung masing-
masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;
5) Setiap laporan yang diterima oleh pemangku jabatan struktural dari
bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk
penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk
kepada bawahan;
6) Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan langsung
tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan kerja perangkat
daerah lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-16
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
7) Dalam melaksanakan tugas setiap pemangku jabatan struktural dalam
rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing, wajib
mengadakan rapat berkala.
2.2 Sumber Daya Kantor Arsip, Pengolah Data dan Perpustakaan
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan memiliki
berbagai sumber daya yang dapat menunjang kinerja sesuai tugas pokok dan
fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Komposisi
aparatur yang dimiliki oleh kantor Arsip Pengolah data Elektronik dan
Perpustakaan dibagi menjadi beberapa penggolongan yaitu berdasarkan
pangkat, golongan, pendidikan formal, dan pendidikan non formal.Adapun
Jumlah aparatur Berdasarkan Pangkat adalah sebagai berikut:
Tabel 2.2
Jumlah Aparatur Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Berdasarkan kepangkatan
No Pangkat Jumlah
1 Eselon I -
2 Eselon II -
3 Eselon III 1
4 Eselon IV 4
Jumlah 5
Dari tabel diatas terlihat bahwa aparatur yang memiliki pangkat di
Kantor Arsip, PDE, dan Perpustakaan berjumlah 5 orang dengan posisi
Eselon IV merupakan pangkat terbanyak. Sedangkan komposisi aparatur
yang berdasarkan Golongan adalah sebagai berikut:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-17
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 2.3
Jumlah Aparatur Berdasarkan Golongan
No Golongan/Ruang Jumlah
1 I/a
-
2 I/b
1
3 I/c
-
4 I/d
1
5 II/a
1
6 II/b
-
7 II/c
-
8 II/d
1
9 III/a
4
10 III/b
8
11 III/c
4
12 III/d
2
13 IV/a
1
14 IV/b
-
15 IV/c
-
16 IV/d
-
17 IV/e
-
Jumlah 23
Berdasarkan tabel 2.3 di atas dapat dilihat bahwa jumlah aparatur
yang memiliki golongan tertinggi adalah pada posisisi golongan IV/a dan
sebanyak 1 orang yang diduduki oleh Kepala Kantor, sedangkan golongan
yang terendah adalah terletak pada golongan 1/b sebanyak 1 orang. Adapun
komposisi aparatur berdasarkan jenjang pendidikannya adalah sebagai
berikut:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-18
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 2.4 Jumlah Aparatur Berdasarkan Jenjang Pendidikan Formal
No Jenjang Pendidikan Jumlah
1 Magister (S2) 1
2 Sarjana (S1) 12
3 SMA/Sederajat 7
4 SMP/Sederajat 3
Jumlah 23
Tabel diatas menunjukkan bahwa aparatur yang memiliki komposisi
paling besar adalah aparatur yang memiliki jenjang pendidikan Sarjana (S1),
hal ini dapat menjadi kekuatan bagi internal Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan perpustakaan dalam menjalankan tugas pokok dan
fungsi.Sedangkan jenjang pendidikan yang paling rendah adalah setingkat
SMP dan hanya berjumlah 3 orang.Ketrampilan maupun kemampuan yang
dimiliki oleh aparatur harus terus mengalami peningkatan sehingga untuk
mengasah skill tersebut dapat ditempuh melalui berbagai pendidikan non
formal. Adapun pendidikan non formal yang pernah diikuti oleh aparatur
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan adalah sebagai
berikut:
Tabel 2.5
Jumlah Aparatur Berdasarkan Pendidikan Non Formal
Pemetaan SDM
Jenis Pendidikan/Pelatihan
Diklat Kepemimpinan
Fungsional Teknis
Struktural 4 2 33
Fungsional - 5 -
Staff - - 12
Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa pendidikan non formal yang
paling banyak dilakukan yang berkaitan dengan teknis.Hal tersebut
dikarenakan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
merupakan lembaga teknis dan banyak berkaitan dengan lapangan maupun
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-19
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
masyarakat secara langsung sehingga dapat memberikan pelayanan prima
kepada masyarakat.Selain sumber daya aparatur yang dimiliki oleh Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan juga memiliki
asset/inventaris yang dimiliki yang berguna untuk menunjang dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan Perpustakaan. Adapun rincinnya sebagai berikut:
Tabel 2.6 Data Inventaris Kantor Arsip, Pengolah data elektronik, dan
Perpustakaan
No Nama Inventaris Jumlah Kondisi
Baik Sedang Rusak
01 Kendaraan Mobil Unit Perpus
Keliling 2 1 1
Sepeda Motor 10 6 4 Truck 1 1 02 Tanah dan
Bangunan
Tanah Bangun.Pendidikan dan Pelatihan
1 1
Gedung Pendidikan permanen
1 1
03 Peralatan dan Mesin Kantor
Mesin Tik Manual 7 5 2 Almari Besi 3 3 Rak Besi 74 74 Rak Kayu 4 4 Lemari Kaca 6 6 Alat penghancur
Kertas 2 2
Papan Nama Instansi
4 4
Papan Pengumuman
1 1
Alat Pemotong Kertas
2 2
Overhead Projector 1 1 Mesin Laminating 1 1 Lemari Kayu 4 4 Rak kayu 52 52 Meja Kayu 1 1 Kursi Kayu 104 104 Meja Tulis 23 23 Meja Reseptionis 2 2 Meja Panjang 6 6 Kursi 74 74 Meja Komputer 13 13
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-20
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
No Nama Inventaris Jumlah Kondisi
Baik Sedang Rusak
Korden 4 4 Karpet 1 1 AC 16 16 Kipas Angin 8 8 Televisi 3 3 PC Unit 104 104 Laptop 3 3 Note book 6 6 Printer 24 24 Scaner 5 5 2 Meja Kerja Pejabat 5 5 Buku Perpus 24.307
eks 24.307
eks
Dari data inventaris diatas terlihat bahwa banyak terdapat inventaris
yang masih dalam kondisi baik.Dimana dengan jumlah yang relatif banyak
dan dalam kondisi baik ini harapannya mampu untuk menunjang
menjalankan tugas dan fungsi secara maksimal.Dan hal tersebut juga dapat
menjadi kekuatan internal.Namun ada beberapa inventaris yang menjadi
catatan untuk dapat ditambah dan diperhatikan kembali seperti jumlah buku
yang dimiliki.
2.3 Kinerja Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan
Untuk Melihat seberapa besar tingkat keberhasilan kinerja pelayanan
Kantor Arsip pada periode sebelumnya (2009-2013) dapat dilihat melalui 2
hal, yaitu melalui hasil capaian kinerja dan melalui penyerapan anggaran.
Dimana hasil kinerja ini kemudian dapat dijadikan bahan evaluasi terhadap
kinerja periode sebelumnya, yang kemudian menjadi pertimbangan dalam
menentukan kebijakan 5 tahun mendatang (2014-2018) sehingga Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan perpustakaan dapat menjalankan tugas
dan fungsi lebih baik lagi dan mampu memperbaiki apa yang menjadi
kekurangan pada periode sebelumnya. Untuk itu hasil kinerja tersebut dapat
dilihat pada tabel 2.7 dan 2.8 sebagai berikut:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-21
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 2.7
Pencapaian Kinerja Pelayanan Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Kearsipan
Prosentase Penerapan pengelolaan arsip secara baku
Jml SKPD yg menerapkan arsip baku
Seluruh SKPD
100 100 100 80 80 95.6
4 94.4
8 97.3
4 96.24
33.30
95.64 94.48 97.34 120.3
0 41.6
3
Jumlah Kegiatan pembinaan petugas pengelola pengarsipan
peningkatan SDM pengelola kearsipan
Pencipta Dokumen
41 SKPD 21 KEC
21 DESA
21 DES
A
21 DESA
84 DESA
100 100 100 100 80 100 100 100 100 80
Perpustakaan
Keberadaan Koleksi Buku yang tersedia di perpustaka
Tersedianya buku yang proporsi
Jumlah buku yg proporsional
100 100 100 80 90 61.3
7 99.5
4 101.34
99.00 40 61.3
7 99.54
101.34
102.00
45
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-22
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
an Daerah onal
Rasio jumlah pengunjung perpustakaan
Peningkatan jumlah pengunjung
meningkatnya jumlah kunjungan perpusda dan perpus desa
19,614
44,900
86,666
99,545
76,730
100 100 100 70 100 100 100 100 70 100
Kearsipan
Website Milik Pemerintah Daerah
Up date berita terbaru
ter updatenya berita pembangunan
360 360 360 360 360 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
Pameran/Expo
Tersedianya ruang pamer yang murah &
Terlaksananya pameran
0 0 0 1 2 0 0 0 100 100 0 0 0 100 100
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-23
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
strategis
60 100 100 100 80 100 97.68 96.07 98.08 98.61 89.99 97.68 96.07 98.08 123.26 89.99
Namun PPTK bukan Kasubbag TU
Terlaksananya pembayaran administrasi perpajakan kendaraan
dinas selama satu tahun
80 90 92.86 0 116.08 0.00
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-24
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Kelancaran administrasi keuangan
100 100 100 100 100 95.85 93.43 99.87 92.86 23.4 95.85 93.43 99.87 92.86 23.40
Kelancaran kegiatan
administrasi kantor
100 100 100 100 100 48.4 100 99.5 100 22.37 48.40 100.00 99.50 100.00 22.37
Kelancaran kegiatan
administrasi kantor
100 100 100 100 100 92.66 99.17 97.09 100 30.09 92.66 99.17 97.09 100.00 30.09
Kelancaran kegiatan
administrasi kantor
100 100 100 80 80 60.9 100 99.87 100 24.63 60.90 100.00 99.87 125.00 30.79
Kenyamanan dan
keindahan kantor
100 100 100 100 100 46.47 91.75 98.08 100 26.31 46.47 91.75 98.08 100.00 26.31
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-25
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Terpenuhinya bahan bacaan berita harian, mingguan dan
bulanan.
55.99 100 100 100 100 55.99 95.83 80.2 89.31 16.67 1.00 95.83 80.20 89.31 16.67
Kelancaran tugas-tugas
kantor 100 100 100 100 100 84.55 99.97 100 99.96 48.33 84.55 99.97 100.00 99.96 48.33
Terpenuhinya kebutuhan makan dan
minum pegawai, tamu
dan rapat.
100 100 100 100 100 63.58 82.53 90.32 97.05 26.32 63.58 82.53 90.32 97.05 26.32
Kelancaran tugas ke luar
daerah 100 100 100 100 100 99.62 100 99.05 100 20.96 99.62 100.00 99.05 100.00 20.96
Terpenuhinya target
penyelesaian pekerjaan
100 100 100 100 95.66 98.7 97.44 49.04 95.66 98.70 97.44 49.04
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-26
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Terpenuhinya Peralatan Rumah Tangga
Perkantoran
100 100 100 98.3 100 98.30 100.00
Terwujudnya Peralatan
Kerja 100 100 100 100 100 64.65 94.31 99.24 64.65 94.31 99.24
Terwujudnya Tertib
Administrasi 100 100 100 100 100 63.41 98.73 63.41 98.73
Terwujudnya Kebersihan
dan Keindahan
100 100 100 100 100 100 100 100.0
0 1.00
Terbangunnya ruang
pelayanan publik
100 96.11 96.11
Namun PPTK buk
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-27
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
an Kasubbag TU
Tersedianya perlengkapan pelaksanaan
tugas
100 100 100 0 100.00 0.00
Terlaksananya perawatan
sarana pelayanan
100 100 97.89 80 80 51.86 99.98 97.89 98.85 0 51.86 99.98 1.00 123.56 0.00
Terawatnya mesin
kendaraan dinas/
operasional
100 100 100 80 90 54.26 96.75 93.04 85.13 24.73 54.26 96.75 93.04 106.41 27.48
Terlaksananya perawatan
perlengkapan gedung kantor
100 100 80 80 100 100% 100 25.84 100.0
0 1.00 125.00 32.30
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-28
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Terlaksananya perawatan
peralatan gedung kantor
100 100 100 80 80 76.61 99.8 94.76 99.84 21.53 76.61 99.80 94.76 124.80 26.91
Terlaksananya perawatan
meubelair kantor
100 80 75 100 100 99.96 100 0 100.0
0 125.00 0.00
Terwujudnya pelayanan
publik 100 100 100 100 100 100 100 0 1 100.00 100.00 0.00
Kesamaan pemakaian
seragam olah raga
100 100 100 100 100 100 95 100 100 0 1 95.20 100.00 100.00 0.00
Tersedianya Data Capaian
Kinerja 100 100 100 100 98.9 98.90
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-29
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Tersedianya Data
Penyerapan Anggaran
100 100 100 100 99.58 99.58
Jumlah koleksi buku perpustakaan
100 100 100 80 90 61.37 99.54 101.3
4 99.00 37.95 61.37 99.54 101.34 42.17
Jumlah Pembinaan /
Pusling 100 100 80 100 94.27 95.37 94.06 21.52 94.27 95.37 94.06 21.52
Promosi minat baca melalui lomba dan bedah buku
100 100 100 100 97.38
95.08
94.18
0 97.38
95.08
94.18
0
Jumlah Instansi
terkoneksi internet
100 100 80 100 80.95 93.27 95.96 29.18 80.95 93.27 119.95 29.18
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-30
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Jumlah Koneksi Yang
Terpelihara 80 80 91.7 12.33 114.63 15.41
Terwujudnya Telecenter
100 100 100 59.57 94.6 100 94.60 1.00
Tersedianya Buku Kajian Penggunaan
Teknologi Informasi
100 100 100 100 100 86.58 97.81 89.72 94.51 0 86.58 97.81 89.72 94.51 0
Jumlah
Instansi Yang Diberikan Sarana
Pengolahan Dan
Penyimpanan Kearsipan
100 100 100 80 80 95.64 94.48 97.34 96.24 33.3 95.64 94.48 97.34 120.30 41.63
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-31
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Indikator Kinerja Sesuai
TARGET SPM
TARGET IKK
TARGET
INDIKATOR
Target Renstra Tahun Ke (%) Realisasi Capaian Tahun Ke (%) Rasio Capaian Tahun Ke (%) Ket
2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013
Jumlah Berkas Arsip Yang Terdata Di Depo Arsip
100 100 100 80 90 93.49 99.7 99.59 96.84 37.39 93.49 99.70 99.59 121.05 41.54
Tersedianya SDM yang memahami peraturan
80 0 0 0 0 0 0
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-32
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa capaian kinerja Kantor Arsip,
pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan pada rasio capaian kinerja setiap
tahunnya rata-rata mencapai persentase yang cukup tinggi dengan rincian
sebagai berikut:
1. Pada tahun pertama (2009) mencapai 68,86%, dengan predikat kinerja
sedang;
2. Pada tahun kedua (2010) mencapai (90,02%), dengan predikat kinerja
tinggi;
3. Pada tahun ketiga (2011) mencapai (92,05%), dengan predikat kinerja
tinggi;
4. Pada tahun ke empat (2012) mencapai 104,54%, dengan predikat kinerja
tinggi;
5. Dan pada tahun kelima (2013) mencapai 53,87%, dengan predikat kinerja
rendah; (Tribulan II)
Melihat presentase capaian kinerja yang setiap tahunnya meningkat ini
menandakan bahwa tingkat keberhasilan dalam menjalankan tugas pokok
dan fungsinya Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
dapat dikatagorikan baik. Pada tahun pertama Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan perpustakaan memang hanya mencapai 68,86% namun hal
tersebut sangatlah wajar, karena dalam proses perencanaan pada tahun
pertama dapat dikatagorikan sebagai tahun penyesuaian maupun penataan
untuk 5 tahun ke depan, sehingga wajar pencapaian 68,86%, bahkan
persentase tersebut dapat dikatakan sangat baik untuk capaian kinerja pada
tahun pertama. Dan kemudian pada tahun kelima yaitu tahun 2013
mengalami penurunan yang sangat drastis yaitu hanya mencapai 53,87%, hal
tersebut disebabkan dampak dari transisi pergantian pimpinan yang belum
siap untuk melanjutkan capaian kinerja yang sudah direncanakan dari
pimpinan sebelumnya.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-33
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Kemudian selain dari capaian kinerja yang telah dipaparkan di atas,
kinerja pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
dapat dilihat melalui penggunaan anggaran pada periode sebelumnya (2009-
2013) yang dapat dilihat melalui tabel 2.7 berikut ini:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-34
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 2.8
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbu
han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang
garan
Realisasi
Kearsipan 1,330,054,300
1,146,194,66
0
1,297,412,535
1,318,888,853
1,641,93
6,700
1,211,712,393
1,099,747,40
1
1,269,905,266
1,290,909,510
1,154,429,457
91% 96% 98% 98% 70% 105%
103%
Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan
1,330,054,300
1,146,194,66
0
1,297,412,535
1,318,888,853
1,641,93
6,700
1,211,712,393
1,099,747,40
1
1,269,905,266
1,290,909,510
1,154,429,457
91% 96% 98% 98% 70% 105%
103%
Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan
1,330,054,300
1,146,194,66
0
1,297,412,535
1,318,888,853
1,641,93
6,700
1,211,712,393
1,099,747,40
1
1,269,905,266
1,290,909,510
1,154,429,457
91% 96% 98% 98% 70% 105%
103%
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
852,773,400
950,493,660
1,133,885,592
1,029,892,580
1,066,56
6,000
791,292,868
908,519,451
1,111,051,266
1,012,797,610
899,112,257.00
93% 96% 98% 98% 84% 106%
109%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-35
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbu
han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang
garan
Realisasi
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
114,065,000
102,510,000
47,531,443
137,110,273
310,623,7oo
77,638,350
101,919,500
45,114,500
131,111,200
130,997,000.00
68% 99% 95% 96% 42% 158%
155%
Program peningkatan disiplin aparatur
3,500,000 5,125,000
7,500,000
9,750,000
10,375,000
3,500,000
4,875,000
7,500,000
9,750,000
8,500,000.00
100%
95% 100%
100%
82% 132%
141%
Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
24,590,000
0 0
Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan
3,810,000 3,385,000
25,000,000
3,342,000
16,240,000.00
0% 99% 65% 22% 0%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-36
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbu
han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang
garan
Realisasi
Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah
355,905,900
84,681,000
108,495,500
142,136,000
204,782,000
339,281,175
81,091,450
106,239,500
137,250,700
99,580,200.00
95% 96% 98% 97% 49% 108%
95%
Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan
5,165,012,775
342,042,000
281,638,550
684,430,657
625,942,200.00
4,099,008,650
322,788,500
224,521,250
627,942,600
129,038,100.00
79% 94% 80% 92% 21% 101%
119%
Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan
5,165,012,775
342,042,000
281,638,550
684,430,657
625,942,200.00
4,099,008,650
322,788,500
224,521,250
627,942,600
129,038,100.00
79% 94% 80% 92% 21% 101%
119%
Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa
4,869,111,775
239,378,000
- 614,763,657
625,942,200.00
3,941,700,000
223,265,000
- 572,119,460
129,038,100.00
81% 93% 93% 21% 21% 2%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-37
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbu
han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang
garan
Realisasi
Program pengkajian dan penelitian bidang informasi dan komunikasi
111,170,000
75,394,000
281,638,550
45,170,000
73,725,000
224,521,250
41% 98% 80% 110%
156%
Program fasilitasi Peningkatan SDM bidang komunikasi dan informasi
36,724,000
17,724,000
48% 0% 0%
Program kerjasama informasi dengan mas media
148,007,000
27,270,000
- 69,667,000
- 94,414,650
25,798,500
- 55,823,140
64% 95% 80% 5% 9%
Perpustakaan 249,121,500
375,184,000
340,317,000
366,467,000
424,044,000
152,882,396
366,702,190
328,909,000
360,869,850
166,805,500
61% 98% 97% 98% 39% 116%
146%
Kantor Arsip, Pengelola Data
249,121,500
375,184,000
340,317,000
366,467,000
424,044,000
152,882,396
366,702,190
328,909,000
360,869,850
166,805,500
61% 98% 97% 98% 39% 116%
146%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-38
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi
Anggaran pada Tahun ke- Realisasi Anggaran pada Tahun ke- Rasio antara Realisasi dan Anggaran Tahun ke-
Rata-rata Pertumbu
han 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Ang
garan
Realisasi
Elektronik dan Perpustakaan
Kantor Arsip, Pengelola Data Elektronik dan Perpustakaan
249,121,500
375,184,000
340,317,000
366,467,000
424,044,000
152,882,396
366,702,190
328,909,000
360,869,850
166,805,500
61% 98% 97% 98% 39% 116%
146%
Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
249,121,500
375,184,000
340,317,000
366,467,000
424,044,000
152,882,396
366,702,190
328,909,000
360,869,850
166,805,500
61% 98% 97% 98% 39% 116%
146%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-39
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Dari tabel realisasi anggaran Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan Perpustakaan pada tabel 2.7 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
realisasi anggaran terhadap target anggaran tidak jauh berbeda, hampir
seluruh program terserap dengan baik. Namun terdapat beberapa program
yang hanya terserap kurang dari 50% dan berada pada bidang komunikasi
dan informasi serta peningkatan kualitas sumber daya aparatur.Hal ini
menjadi catatan bagi Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan untuk dapat meningkatkan pada periode selanjutnya. Hal ini
dapat terjadi karena Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronikdan perpustakaan
mengalami kelemahan pada tenaga fungsional bidang IT sehingga kinerja
kurang dapat dilakukan secara maksimal, dikarenakan Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan hanya memiliki pengelola
jaringan saja, tanpa tenaga ahli IT lainnya.
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
Tantangan :
1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan
koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam
pelayanan organisasi dan masyarakat.
2. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan)
SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan),
Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena),
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian
Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA),
dan Bappeda (SIPPD), Badan Kepegawaian Daerah (SIMPEG), Dinas
Kesehatan (Simpuskesmas)
3. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di
rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat
lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-40
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
4. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada Roda
empat sekaligus personilnya sehingga tidak dapat menjangkau secara
maksimal semua desa (302 desa, 4 kelurahan) dan sekolahan se
Kabupaten Jombang.;
5. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-
sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal
ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang
perpustakaan;
6. Perpustakaan Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan pesat,
hal ini dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan Umum
Daerah;
7. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur
(Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;
8. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
9. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena
tidak memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);
10. Tuntutan dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan
Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang telah
dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;
Peluang:
1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:
a. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman
Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang
Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah.
c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang
Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.
d. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi
dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |I-41
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
e. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.
2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati terpilih masa tugas 2013-2018.
Dari pemaparan tersebut secara umum tantangan yang dihadapi oleh
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan lebih besar
daripada peluang yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan perpustakaan. Sehingga peluang tersebut harus benar-benar mampu
untuk dimanfaatkan sebaik mungkin agar apa yang menjadi tantangan ke
depan dapat teratasi dengan baik.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-42
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan
Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan Perpustakaan
Dalam menjalankan tugas Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
dan Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan yang tentunya
menghambat kinerja kantor Arsip, pengolah Data Elektronik, dan
Perpustakaan memiliki beberapa permasalahan, diantaranya:
1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT
2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD
3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak didik.
4. Tidak memiliki Bintek
5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan yang
memadai/stadart perpustakaan kabupaten.
6. Belum memiliki Data Center
7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi
8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan
programer
3.2 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah Terpilih
Sesuai dengan Visi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih
yaitu “Jombang Sejahtera Untuk Semua” dan beberapa Misi, yaitu :
1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial Dan Beragama
2. Mewujudkan Layanan Dasar Yang Terjangkau
3. Meningkatkan Perekonomian Daerah Yang Berdaya Saing Dan Merata
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-43
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur Dan Lingkungan Hidup
5. Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik Dan Bersih
Dalam mensinkronkan antara visi misi Kepala Daerah Terpilih Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan mengemban amanah
untuk dapat mewujudkan misi ke lima. Terkait dengan hal penataan kembali
data yang dimiliki dan pola komunikasi serta jaringan dan akses yang
menunjang untuk dapat mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik
dan Bersih. Hal ini dapat disikapi dengan membentuk beberapa program
yang dapat mengarah perwujudan misi tersebut sehingga harapan 5 tahun ke
depan Kabupaten Jombang memiliki Data base yang lebih tertib dan tertata
kembali yang menjadi salah satu indikator penting dalam membentuk Tata
Kelola Pemerintahan Yang Baik dan Bersih. Untuk itu Kantor Arsip, Pengolah
Data Elektronik dan Perpustakaan mewujudkannya dalam bentuk beberapa
rancangan program yaitu:
1 Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah
2 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
3 Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
4 Program Peningkatan Jaringan Komunikasi dan Informasi
5 Program Fasilitasi Peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi
6 Program Pelayanan administrasi perkantoran
7 Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur
8 Program peningkatan disiplin aparatur
9 Program Perencanaan Strategis dan Pelaporan capaian kinerja serta
keuangan SKPD.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-44
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
3.3 Telaahan Renstra Kementerian/Lembaga
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengacu
pada Lembaga Perpustakaan Nasional RI. Dalam upaya pencapaian tujuan
pembangunan perpustakaandalam kurun waktu 2010-2014, sasaran strategis
yang akanditempuh Perpustakaan Nasional, sebagai berikut:
1. Meningkatnya minat dan budaya gemar membaca
masyarakat,yangditandai oleh meningkatnya pemustaka, ketersediaan
bahanperpustakaan yang berkualitas sesuai dengan
kebutuhanmasyarakat yang berbasis social culture setempat,
dankelembagaan perpustakaan;
2. Meningkatnya intensitas dan diversifikasi layanan perpustakaanberbasis
teknologi informasi dan komunikasi diseluruh tanah air,yang ditandai
meningkatnya layanan perpustakaan digital (elibrary);
3. Meningkatnya kualitas dan kapasitas perpustakaan sebagaisarana
pembelajaran sepanjang hayat yang ditandai olehmeningkatnya standar
mutu perpustakaan dan kompetensi SDMdi semua jenis perpustakaan.
4. Melestarikan dan mendayagunakan semua karya tulis, karyacetak dan
karya rekam hasil karya intelektual bangsa Indonesiauntuk
pengembangan ilmu pengetahuan dan reaktualisasikearifan lokal budaya
bangsa, yang ditandai oleh meningkatnyakoleksi deposit nasional, dan
terlaksananya pelestarian bahanpustaka.
Sedangkan sasaran yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data
elektronik dan Perpustakaan pada periode 2009-2013 adalah:
1. Meningkatkan kemampuan tenaga personal di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Jombang memiliki keahlian spesifik di bidang komputer,
jaringan serta Manejemen Kearasipan Daerah.
2. Meningkatkan kemampuan jaringan komputer Kabupaten Jombang yang
handal.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-45
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
3. Meningkatkan kemampuan terhadap kondisi informasi data potensi
Daerah Kabupaten Jombang.
4. Meningkatkan sistem pengelolaan Manajemen Kearsipan Daerah, baik
arsip Dinamis Aktif/Inaktif dan Pengelolaan Administrasi Perkantoran
secara Elektronik serta pengamanan arsip pada Gedung Arsip Daerah
sebagai Record Center Pemerintah Kabupaten Jombang.
5. Meningkatkan agar masyarakat memiliki budaya gemar membaca untuk
menambah wawasan pengetahuan dalam kehidupan.
Dari pemaparan tersebut bahwa terlihat beberapa hal yang sesuai
antara Renstra Nasional dengan Renstra Daerah.Yang pada intinya fokus
pada pemanfaatan dan pengembangan IT dan meningkatkan budaya baca
dan kapasitas gedung arsip.Apa yang menjadi Renstra Daerah merupakan
penyederhanaan dari sasaran Nasional dikarenakan penyesuaian dengan
keadaan dan kondisi daerah sendiri.
3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan
Hidup Strategis
Untuk Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan tidak
banyak memiliki kaitan langsung dengan rencana RT/RW maupun KLHS,
namun disini Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan dapat
menangkap peluang dimana titik-titik yang memungkinkan memperluas
jaringan untuk mempermudah masyarakat mengakses jaringan internet
maupun mengadakan perpustakaan keliling yang berguna untuk
meningkatkan pengetahuan dan pemahaman masyarakat serta
meningkatkan budaya membaca namun sampai saat ini tidak ada aturan
khusus yang membahas secara detail.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-46
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
3.5 Penentuan Isu-isu Strategis
Sebelum penentuan isu-isu strategis dapat ditelaah kembali apa yang
telah dibahas pada sub-sub bab sebelumnya agar dapat melihat kondisi
Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan. Secara umum
Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan berjalan cukup baik
dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi serta keberhasilan program yang
telah dicanangkan. Namun pada periode 2009-2013 lalu kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan mengalami beberapa
permasalahan sehingga kurang optimal di beberapa program. Permasalahan
tersebut diantaranya:
1. Kurangnya fasilitas akses kepada masyarakat tentang kemajuan IT
2. Kurangnya kesadaran pentingnya Arsip pada sebagian besar SKPD
3. Kurangnya minat/budaya baca pada masyarakat pedesaan dan anak
didik.
4. Tidak memiliki Bintek
5. Keterbatasan luas gedung/lahan untuk pengembangan perpustakaan
yang memadai/stadart perpustakaan kabupaten.
6. Belum memiliki Data Center
7. Kurangnya tenaga Staf teknis di masing-masing Subbag TU dan Seksi
8. Tidak memiliki tenaga fungsional Arsip, kurangnya pustakawan, dan
programer
Kemudian yang menjadi titik tekan sasaran Nasional adalah
penggunaan dan pengembangan IT dalam mengoptimalkan pelayanan,
dimana hal serupapun mulai dibangun oleh Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang serta membangun dan
meningkatkan budaya baca untuk dapat meningkatkan kesejahteraan
masyarakat.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |III-47
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Terkait dengan hal-hal tersebut maka dalam menjalankan program 5
tahun ke depan (2014-2018), Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan
Perpustakaan, memiliki beberapa isu strategis, yaitu:
1. Meningkatkan pengelolaan kearsipan
2. Berupaya menciptakan Data Center
3. Mengoptimalkan penggunaan jaringan internet
4. Pengembangan dan peningkatan jaringan komunikasi dan informasi
5. Berupaya meningkatkan budaya minat baca bagi masyarakat
6. Berupaya meningkatkan pelayanan Organisasi
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-48
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
4.1 Visi dan Misi Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik, dan
Perpustakaan
Setelah mengetahui keberadaan dan posisi serta isu strategis Kantor
Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, dari hasil tersebut dapat
ditarik ke sebuah visi: “Pemanfaatan Teknologi Informasi menuju
Jombang Sejahtera Untuk Semua 2018” Kemudian untuk dapat
memujudkan visi tersebut, maka Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik
menurunkan dan menjabarkan menjadi beberapa misi, yaitu:
1. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam rangka perbaikan
sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan Pelestarian
dokumen/arsip daerah, pemeliharaan sarana rutin/berkala saarana dan
praasarana kearsipan, peningkatan kualitas pelayanan informasi
pelayanan pengelolaan keaarsipan
2. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengembangan
Budaya baca dan Pembinaan Perpustakaan
3. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Rangka
Pengembangan Informasi, Pengkajian dan Penelitian bidang Informasi,
Fasilitasi Peningkatan SDM bidang informasi
4. Meningkatkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pelayanan
administrasi Perkantoran, peningkatan sarana dan prasarana aparatur,
peningkatan disiplin aparatur, fasilitasi pindah/purna tugas PNS,
peningkatan kapasitas sumber daya aparatur, peningkatan
pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-49
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Kantor Arsip, Pengolahan
Data Elektronik, dan Perpustakaan
Tujuan dan sasaran merupakan alat yang digunakan untuk dapat
mencapai visi dan misi yang telah diharapkan, oleh sebab itu Kantor Arsip,
pengolah Data Elektronik, dan Perpustakaan telah menyusun tujuan dan
sasaran untuk dapat mencapai target 5 tahun ke depan (2014-2018),
diantaranya yaitu:
Tujuan:
1. Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Daerah
2. Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan
3. Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta
Meningkatkan Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah
4. Mewujudkan Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna
Memberikan Pelayanan Organisasi
Sasaran
1. Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah
2. Meningkatnya Proses Pengembangan dan Pembinaan Budaya Baca
3. Meningkatnya Kemampuan Pengelolaan dan Pengolahan Data serta
Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah Berbasis E-government
4. Terwujudnya Birokrasi yang Bersih, Profesional dan Proporsional Guna
Memberikan Pelayanan Organisasi
Untuk mengetahui bagaimana munculnya tujuan dan sasaran tersebut
maka dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-50
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 4.1
Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Kantor Arsip,
Pengolahan data Elektronik, dan perpustakaan
4.3 Strategi dan Kebijakan Kantor Arsip, Pengolahan Data Elektronik
dan Perpustakaan
Rumusan strategi merupakan pernyataan-pernyataan yang
menjelaskan bagaimana tujuan dan sasaran akan dicapai serta selanjutnya
dijabarkan dalam serangkaian kebijakan. Rumusan strategi menunjukkan
keinginan yang kuat bagaimana Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan
Perpustakaan menciptakan nilai tambah (value added) bagi stakeholder
layanan, terutama bagi layanan langsung pada masyarakat.
Untuk merumuskan strategi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
dan sasaran, maka dilakukan analisis lingkungan internal dan lingkungan
eksternal dengan menggunakan analisis SWOT (Strengths/kekuatan,
Rumusan Tujuan & Sasaran
Tujuan Sasaran Indikator Sasaran
Target Kinerja Sasaran Pada Tahun KE
1 2 3 4 5 Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan daerah
Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah
manajemen dan pengelolaan dokumen/Arsip Daerah Terpusat
111 instansi
132 instansi
153 instansi
174 instansi
195 instansi
Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan
Meningkatnya proses Pengembangan dan pembinaan budaya baca
Jumlah pengunjung perpustakaan
80.230 Org
83.730 org
87.230 org
90.730 org
94.230 org
Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah
Meningkatnya kemampuan pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah berbasis E-government
Jumlah penggunaan IT dalam pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah
276 titik koneksi
332 titik koneksi
338 titik koneksi
444 titik koneksi
500 titik koneksi
Mewujudkan Birokrasi yang bersih, profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi
Terwujudnya Birokrasi yang bersih, Profesional dan proporsional guna memberikan Pelayanan Organisasi
Persentase layanan organisasi dapat terpenuhi
100% 100% 100% 100% 100%
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-51
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Weaknesses/kelemahan, Opportunities/peluang, dan Threats/tantangan).
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk
merumuskan strategi. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun
secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan
ancaman (Threats).Identifikasi faktor-faktor SWOT pada setiap bidang adalah
sebagai berikut :
Sub Bagian Tata Usaha:
Kekuatan:
1. Jumlah Pegawai
2. Kepemimpinan yang kuat dari segi perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, pengawasan, dan evaluasi yang berjalan dengan baik
dan matang
3. Hubungan Kerja diantara staf sepenuhnya harmonis
4. Administrasi Kepegawaian yang tertata dengan baik
5. Sarana dan prasarana yang mendukung dan terinventaris dengan baik
Kelemahan:
1. Pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing staf belum dibuat
dalam bentuk surat penugasan
2. Belum optimal dalam melaksanakan pengawasan terhadap Bendahara
Pengeluaran Pembantu
3. Hubungan Kerja antara Kasubag TU dengan Kasi-Kasi masih belum
sepenuhnya harmonis/kondusif
4. Belum seluruh pelaksanaan tugas memiliki SOP
5. Gedung Kantor perpustakaan dinilai kurang memenuhi standar tata ruang
kerja yang layak atau kurang nyaman
6. Laporan terhadap perbaikan dan perawatan barang serta mutasi barang
belum dibuat
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-52
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Peluang :
1. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman
Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 23 Tahun 2007 tentang
Pedoman Tata Cara Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah.
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 28 Tahun 2007 tentang
Norma Pengawasan dan Kode Etik Pejabat Pengawas Pemerintah.
4. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2009 tentang Struktur Organisasi
dan Tata Kerja Inspektorat Kabupaten Jombang.
5. Program Kerja Pemeriksaan Tahunan ( PKPT) TA. 2013.
6. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018
Ancaman :
1. Lokasi 3 (tiga) Gedung yang terpisah menyulitkan rentang kendali dan
koordinasi serta rentan dalam mengendalikan isu-isu strategis dalam
pelayanan organisasi dan masyarakat.
Seksi Pengolah Data Elektronik (PDE) :
Kekuatan :
1. Jumlah Pegawai
Kelemahan :
1. Struktur Pengembangan Teknologi Informastika, terdiri dari 4 (empat)
unsur, yaitu:
a. HRD, pelatihan dan pengkaderan tenaga-tenaga TI yang handal belum
dilaksanakan secara optimal;
b. Pengelola Jaringan:
1) Belum dilaksanakan secara swakelola dengan baik, dan lebih
mengandalkan pada jasa pihak ketiga;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-53
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
2) Belum mendayagunakan Tim Viewer pada Router (pembagian
bandwitdh) dengan baik sehingga masih banyak komplain dan belum
transparan dalam penggunaannya;
3) NOC (Network Operator Controler) jaringan belum dipergunakan
dalam quick respons dalam pelayanan organisasi;
4) Petugasnya, jasanya juga dipergunakan oleh SKPD lain (LPSE, pada
Bagian Pembangunan; SIAK, pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil, ULP, pada Bagian Perlengkapan)
c. Web Designer/Programer base web (tidak ada);
d. Pengolah data (tidak ada);
2. Belum dilakukan penyegaran (tour of duty dan tour of area) sehingga
belum mendapatkan petugas yang lebih handal untuk pemerintah
Kabupaten Jombang.
3. Kasi PDE dan Sdr. Dany (Staf bagian admin PDE) diminta Bagian
Pembangunan sebagai petugas LPSE, terkadang diminta Dispendukcapil
menangani jaringan SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan).
4. Sdr. Hendra (SK Kepala Kantor), juga bertugas di Telecenter
“Ringincontong Jombang”.
Peluang :
1. Pengawasan Internal dari Inspektorat
2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.
Ancaman :
1. Urusan Informatika dalam implementasinya dilaksanakan oleh 8 (delapan)
SKPD, yaitu Kantor Arsip, PDE dan Perpustakaan (website dan jaringan),
Bagian Humas (News), Dinas Perhubungan dan Komunikasi (Antena),
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (SIAK & E-KTP), Bagian
Pembangunan (LPSE), Bagian Perlengkapan (ULP), DPPKAD (SIMDA),
dan Bappeda (SIPPD), BKD (SIMPEG), dan Dinas Kesehatan (SIM
Puskesmas);
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-54
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
2. Isu-isu kebocoran Bandwidth (indikasi penggunaan antena acces point di
rumah-rumah penduduk) selain memang dipergunakan oleh masyarakat
lewat titik-titik hotspot yang dimiliki Pemda;
Seksi perpustakaan :
Kekuatan :
1. Jumlah Pegawai
Kelemahan :
1. Sopir Perpustakaan keliling yang kurang maksimal
2. Memiliki aparatur yang sedang melaksanakan Tugas Belajar selama 2
(dua) tahun di ITS;
3. Terdapat aparatur yang ditugaskan sebagai pengurus barang Kantor
Arsip, PDE dan Perpustakaan dan aktif membantu DPPKAD (Bidang
Asset Daerah) dan Bagian Perlengkapan;
4. Seksi Perpustakaan belum mempunyai sistem dan mekanisme yang
memfasilitasi PNS dari dinas lainnya untuk menjadi Fungsional
Pustakawan, praktis di Kabupeten Jombang hanya terdapat 2 (dua)
Pustakawan yang hanya berada di Kantor Arsip, PDE dan
Perpustakaan.
Peluang :
1. Pengawasan Internal dari Inspektorat:
2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.
Ancaman :
1. Pelayanan Perpustakaan Keliling (Pusling) kekurangan armada
sehingga tidak berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat
mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap Pemerintah Kabupaten
Jombang;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-55
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
2. Pembinaan Perpustakaan pada dinas-dinas lainnya (terutama sekolah-
sekolah pada Dinas Pendidikan) tidak berjalan sebagaimana mestinya,
hal ini dapat memperburuk citra pelayanan organisasi dalam bidang
perpustakaan;
3. Perpustakaan di Perguruan tinggi di Jombang berkembang dengan
pesat, hal ini dapat mendegradasi peran dan fungsi Perpustakaan
Umum Daerah;
Seksi Pengelolaan Arsip :
Kekuatan :
1. Jumlah Pegawai
Kelemahan :
1. Tidak mempunyai Fungsional Kearsipan;
2. Belum melakukan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
3. Belum mempunyai ruang arsip khusus (dokumen berharga);
4. Arsip dari SKPD belum semuanya terpilah atau ditata dengan rapi;
Peluang :
1. Pengawasan Internal dari Inspektorat.
2. Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati teripilih masa tugas 2013-2018.
Ancaman :
1. Pembinaan Fungsional Kearsipan dari Pemerintah Provinsi Jawa
Timur (Bapersip Jatim) dan Pemerintah (ANRI) tidak efektif;
2. Tuntutan pembinaan kearsipan di lingkup SKPD;
3. Kepercayaan SKPD kepada Pengelola Arsip Daerah berkurang karena
tidak memiliki ruang arsip khusus (dokumen berharga);
4. Tuntutan dari SKPD dan DPRD (Komisi A) terhadap kemampuan
Pengelola Arsip dalam menyediakan permintaan kembali Arsip yang
telah dikirim oleh SKPD khususnya Arsip Perizinan;
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-56
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Setelah melakukan identifikasi terhadap kondisi Kantor Arsip,
Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan, maka dapat ditentukan strategi
dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018). Adapun
strategi dan kebijakan yang akan dilakukan 5 tahun mendatang (2014-2018)
dapat dilihat pada tabel berikut ini:
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-57
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 4.2
Rumusan Strategis dan Kebijakan
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-58
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Mewujudkan Peningkatan Tata Kelola Kearsipan daerah
Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan Daerah
manajemen dan pengelolaan dokumen/Arsip Daerah Terpusat
Penataan Kembali Kearsipan Daerah
Perbaikan Sistem administrasi kearsipan
Penyelamatan dan
pelestarian
dokumen/arsip daerah
Peningkatan kualitas
pelayanan Informasi
pelayanan pengelolaan
Kearsipan
Mewujudkan Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Perpustakaan
Meningkatnya proses Pengembangan dan pembinaan budaya baca
Persentase jumlah bacaan pengunjung perpustakaan
Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
Pengembangan Budaya baca dan pembinaan Perpustakaan
Mewujudkan Pengembangan Teknologi Komunikasi dan Informasi serta Meningkatkan Penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah
Meningkatnya kemampuan pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah berbasis E-government
Persentase penggunaan IT dalam pengelolaan dan pengolahan data serta penyebarluasan informasi Pembangunan Daerah
Pengembangan, Pengkajian dan Penelitian serta Fasilitasi Informasi dan Komunikasi
Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa
Rumusan Strategi & Arah Kebijakan
Tujuan Sasaran Indikator Sasaran Strategi Kebijakan
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |IV-59
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Pengkajian dan Penelitian Bidang Informasi dan komunikasi
Fasilitasi Peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi
Mewujudkan Birokrasi
yang bersih, profesional
dan proporsional guna
memberikan Pelayanan
Organisasi
Terwujudnya Birokrasi
yang bersih, Profesional
dan proporsional guna
memberikan Pelayanan
Organisasi
Organisas Birokrasi
sesuai dengan
TUPOKSI
Penataan Layanan Organisasi
Pelayanan administrasi Perkantoran
Peningkatan sarana dan Prasarana Aparatur
Peningkatan Disiplin Aparatur
Fasilitasi pindah/purna tugas PNS
Peningkatan kapasitas sumber daya aparaturPeningkatan pengembangan sistem Pelaporan Capaian kinerja dan keuangan
Tujuan Sasaran Indikator Sasaran Strategi Kebijakan
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V-60
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF
Pada bab ini akan dikemukakan rencana program dan kegiatan
beserta indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif yang
didasari atas analisis pada bab-bab sebelumnya seperti melihat hasil kinerja
pada periode sebelumnya (2009-2013), kemudian permasalahan, serta isu
strategis yang dimiliki oleh Kantor Arsip, Pengolah Data elektronik, dan
Perpustakaan dan kemudian disesuaikan dengan RPJMD Kabupaten
Jombang periode 2013-2018. Untuk ittu sebelum beranjak pada perumusan,
terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian, yaitu:
1. Program adalah instrument kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan
yang dilaksanakan oleh Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik, dan
Perpustakaan Kabupaten Jombang sebagai wujud pengimplementasian
strategi dan kebijakan, untuk mencapai tujuan dan sasaran.
2. Kegiatan adalah bagian dari program, dan terdiri dari sekumpulan tindakan
pengerahan sumberdaya, baik yang berupa personil (SDM), barang modal
termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa
atau kesemua jenis sumberdaya tersebut sebagai masukan (input) untuk
menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
3. Indikator kinerja adalah uraian ringkas dngan menggunakan ukuran
kuantitatif atau kualitatif yang mengindikasikan pencapaian suatu sasaran
atau tujuan yang telah disepakati dan ditetapkan, dimana indikator kinerja
ini sebagai dasar penilaian kinerja baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun setelah juga sebagai petunjuk kemajuan dalam
rangka mencapai tujuan dan sasaran. Perumusan tersebut dapat dilihat
pada tabel 5.1 berikut ini :
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V-61
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 5.1
Rancangan Program Periode 2014-2018
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |V-62
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Apa yang telah Kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan
susun dan rancang diperkuat oleh Lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 59 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah,
dimana dalam lampiran tersebut terdapat program dan kegiatan yang telah
memiliki Kode, sehingga dalam pelaksanannyapun memiliki kekuatan hukum.
Namun, kantor Arsip, Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten
Jombang telah memilih beberapa program dan kegiatan yang memungkinkan
untuk dilaksanakan, karena mengingat waktu, dan kondisi tidak memungkin
untuk melaksanakan seluruh program dan kegiatan yang tertuang dalam
lampiran A.VII.a Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007
Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana yang telah dipaparkan
diatas.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |VI-63
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
BAB VI
INDIKATOR KINERJA KANTOR ARSIP, PENGOLAH DATA ELEKTRONIK DAN PERPUSTAKAAN YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN
SASARAN RPJMD
Mengingat bahwa Rencana Strategis dari Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan perpustakaan tidak dapat terlepas dari RPJMD, maka dalam
penyusunannya harus terdapat sinkronisasi antara tujuan dan sasaran dari
RPJMD dengan Renstra terkait. Dari Visi KDH “Jombang Sejahtera Untuk
Semua”yang memiliki misi :
1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Sosial dan Beragama
2. Mewujudkan Layanan Dasar yang terjangkau
3. Meningkatkan Perekonomian Daerah yang Berdaya saing dan Merata
4. Meningkatkan Kualitas Infrastruktur dan Lingkungan Hidup
5. Mewujudkan tata kelola pemerintah yang Baik dan bersih
Dari visi dan misi tersebut terdapat beberapa tujuan dan sasaran untuk
dapat mencapai visi dan misi tersebut. Diantara tujuan dan sasaran yang
terdapat dalam RPJMD yang berkaitan dengan Kantor Arsip, Pengolah Data
Elektronik dan Perpustakaan diantaranya adalah:
Tujuan:
1. Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah
2. Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang
professional
Sasaran:
1. Meningkatnya minat baca masyarakat
2. Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja
3. Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Dimana Tujuan dan sasaran tersebut merupakan turunan dari misi 2 dan misi
5.Untuk jelasnya melihat sinkronisasi tersebut dapat dilihat pada tabel 6.1.
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |VI-64
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Tabel 6.1
Sinkronisasi Renstra Dengan RPJMD
RPJMD
Tujuan Sasaran
No. Indikator Kondisi
Kinerja pada awal periode
RPJMD
Target Capaian Tiap Tahun Kondisi Kinerja
pada akhir periode RPJMD
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
Meningkatkan angka partisipasi semua anak usia sekolah
Meningkatnya minat baca masyarakat
Meningkatnya jumlah pengunjung perpustakaan daerah
78.730 orang 80.230 Orang
83.730 Orang
87.230 orang
90.730 orang
94.230 orang
94.230 orang
Meningkatnya Jumlah buku perpustakaan perpustakaan daerah
12.180 judul buku
13.180 judul buku
14.180 judul buku
15.180 judul buku
16.180 judul buku
17.180 judul buku
17.180 judul buku
Meningkatnya Jumlah Koleksi perpustakaan daerah
24.307 eksemplar
30.775 eksemplar
33.775 eksemplar
36.775 eksemplar
39.775 eksemplar
42.775 eksemplar
42.775 eksemplar
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |VI-65
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
Menciptakan tata kelola penyelenggaraan pemerintahan yang profesional
Tersusunnya sistem, proses dan prosedur kerja
Meningkatnya jumlah instansi yang telah menerapkan pengelolaan arsip secara baku
90 instansi 111 instansi
132 instansi
153 instansi
174 instansi
195 instnsi
195 instnsi
persentase sarpras kearsipan dalam kondisi baik
belum berjalan dengan baik
25% 50% 75% 100% 100%
Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Meningkatnya jumlah instansi terkoneksi internet
220 instansi 276 instansi
332 instansi
388 instansi
444 instansi
500 instansi
500 instansi
Meningkatnya jumlah kajian koneksi internet
276 332 388 444 500 500
KAPDE Kabupaten Jombang 2014-2018 |VI-66
Rencana Strategis Kantor Arsip Pengolah Data Elektronik dan Perpustakaan Kabupaten Jombang
2014-2018
LAMPIRAN