RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 MALANG

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas / Smester : X / I

Materi Pokok : Struktur Organisasi dan Jabatan di Bidang

Administrasi Perkantoran

Jumlah Pertemuan : 1 JP X 35 menit

A. KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural

dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab

phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

B. KOMPETENSI DASAR

1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan

kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang

menciptakannya.

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli,

santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran

sebagai bagian dari sikap ilmiah.

3.5 Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi.

4.5 Membuat struktur organisasi kantor.

C. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang Maha Esa atas pemberian amanah

untuk dapat menjelaskan materi tentang struktur organisasi dan jabatan di

bidang administrasi perkantoran.

1.2.2 Berakhlak mulia dalam mengamati berbagai bentuk struktur organisasi di

lingkungan sekitar.

2.2.1 Terlibat aktif dalam berdiskusi.

2.2.2 Terbiasa dalam istilah-istilah yang sering digunakan dalam struktur

organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.

3.5.1 Menjelaskan pengertian organisasi kantor.

3.5.2 Memahami prinsip-prinsip organisasi kantor.

3.5.3 Mengamati berbagai bentuk struktur organisasi di lingkungan sekitar

sekolah dan menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan segala sesuatu

itu teratur.

3.5.4 Mendiskusikan bentuk-bentuk struktur organisasi di lingkungan sekolah dan

hubungannya dengan bentuk dan jabatan dalam organisasi.

3.5.5 Mengidentifikasi bentuk-bentuk struktur organisasi dan hubungannya

dengan jabatan dalam organisasi.

4.5.1 Menjawab pertanyaan tentang struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

4.3.2 Menjelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

4.3.3 Membuat kesimpulan tentang struktur organisasi kelas sesuai dengan kajian

kelompok.

4.3.4 Mengamati kreativitas peserta didik dalam organisasi kelas.

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca materi mengenai

struktur organisasi dan jabatan di bidang administrassi perkantoran, tanya jawab,

penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai berbagai macam surat dinas, peserta

didik dapat :

1. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.

2. Memilah kata-kata yang tepat dalam menjelaskan pengertian dari kantor dan

administrasi perkantoran.

3. Menjelaskan prinsip-prinsip organisasi kantor.

4. Memahami struktur organisasi kantor.

5. Memahami jabatan-jabatan yang ada dalam kantor.

6. Mengelolah berbagai macam bentuk-bentuk organisasi kantor dengan

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

7. Mencari informasi mengenai struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran melalui berbagai macam sumber belajar di sekolah

maupun di luar sekolah.

8. Memahami tujuan dari struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran.

9. Menghubungkan struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran dengan perilaku yang efektif dan efisien dalam kehidupan sehari-

hari.

10. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian struktur organisasi dan

jabatan di bidang administrasi perkantoran.

11. Mengerjakan soal tentang struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

E. MATERI PEMBELAJARAN

1. Pengertian struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.

2. Prinsip-prinsip organisasi kantor.

3. Bentuk-bentuk organisasi kantor.

4. Struktur organisasi kantor.

F. METODE

1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach

2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan,

Diskusi

3. Model Pembelajaran : Group Investigation

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR

Media

Power point atau tayangan slide mengenai struktur organisasi dan jabatan di

bidang administrasi perkantoran.

Berbagai macam bahan ajar dari buku cetak.

Beragam macam bahan ajar dari internet.

Alat

LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus

Sumber Belajar

Yuliati, Sari. 2015. AKSI (Akselerasi Kemampuan Siswa) Pengantar Administrasi

Perkantoran untuk SMK Kelas X. Bandung : Yrama Widya

Prasetyo, R. Aghatha C. 2014. Pengantar Administrasi Perkantoran SMK Kelas

X. (online) diakses di

http://www.academia.edu/9910288/pengantaradministrasiperkantoranSMKkelasX

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN

PERTEMUAN PERTAMA

No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan

A. Pendahuluan 5’

1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan

salam.

Sikap religius

2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a

sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-

masing.

Sikap religius

3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada

hari itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa

Sikap sosial

presensi peserta didik.

4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan

kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar

mengajar.

5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan

tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini,

yaitu tentang pengertian, bagian-bagian, ciri-ciri,

macam-macam, dan cara menyusun surat dinas.

B. Kegiatan Inti 25’

1. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, prinsip-

prinsip oranisasi kantor, bentuk-bentuk organisasi

kantor, bagan atau struktur organisasi kantor, uraian

tugas dan peserta didik menyimak penjelasan yang

diberikan oleh pendidik.

Mengamati/

pemberian

rangsangan

2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang sesuai dengann topik yang

dibicarakan dan peserta didik lain juga boleh

menanggapi pertanyaan dari peserta didik tersebut.

Menanya

3. Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang

terdiri dari 4-5 peserta didik.

4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap

kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas

yang berbeda dari kelompok lain.

Untuk kelompok I mendiskusikan tentang

pengertian struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran.

Untuk kelompok II mendiskusikan tentang prinsip-

prinsip organisasi kantor.

Untuk kelompok III mendiskusikan tentang bentuk-

bentuk organisasi kantor.

Untuk kelompok IV mendiskusikan tentang bagan

atau struktur organisasi.

Mencoba

5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan

oleh setiap kelompok.

Melalui diskusi kelompok, peserta didik

mendiskusikan materi stuktur organisasi dan jabatan

di bidang administrasi perkantoran.

Mengamati

6. Masing-masing kelopok membahas materi yang

sudah ada secara kooperatif.

Menalar

7. Setelah diskusi, masing-masing kelompok secara

bergantian menyampaikan hasil pembahasan

kelompok dan kelompok lain menanggapi.

Menanya

8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap

jawaban atau tanggapan peserta didik agar

termotivasi dan tidak takut salah untuk berbicara

didepan kelas.

Mengomunikasik

an

9. Pendidik memberikan tes essai kepada peserta didik

secara individu mengenai materi yang telah

didiskusikan tadi.

Menalar

10. Setelah mengerjakan tes essai tersebut, pendidik

memberikan instruksi kepada peserta didik untuk

mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.

Me

ngkomunikasikan

11. Pendidik memberikan hangout kepada peserta didik

mengenai pertanyaan mengenai struktur organisasi

dan jabatan di bidang administrasi perkantoran.

Mencoba

12. Pendidik menjelaskan berbagai bentuk struktur

organisasi di lingkungan sekitar sekolah.

Mengamati

13. Peserta didik mengikuti penjelasan pendidik dengan

seksama.

Menalar

14. Mempresentasikan struktur organisasi kelas atau

sekolah atau kantor sesuai dengan kajian kelompok.

Mengkomuikasik

an

15. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan

mengenai hasil presentasi peserta didik.

Mengkomunikasi

kan

C. Kegiatan Penutup 5’

1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk

menyimpulkan materi.

2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut

dengan meminta siswa mempelajari kembali materi

yang akan menjadi bahan ajar untuk pelajaran

selanjutnya.

3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan

berdo’a yang dipimpin seorang peserta didik dan

mengucapkan salam.

Sikap religius

I. PENILAIAN

1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik

(pedoman penilaian terlampir).

2. Tugas bentuk multiple choise (soal terlampir).

Malang, 5 Mei 2016

Mengetahui,

Kepala UPTD SMK Negeri 1 Malang Guru Mata

Pelajaran

____________________________ Rica Monica, S.Pd.

Pembina Tk. I

NIP.

LAMPIRAN 1

1. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

.

Nama Peserta

Didik

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah

Skor

Rata-Rata

Disiplin Tanggungjawab Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

N

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan:

4 = jika 4 indikator terlihat

3 = jika 3 indikator terlihat

2 = jika 2 indikator terlihat

1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:

Disiplin

a. Tertib mengikuti instruksi

b. Mengerjakan tugas tepat waktu

c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta

d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab

a Pelaksanaan tugas piket secara teratur

b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok

c Mengajukan usul pemecahan masalah

d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun

a. Berinteraksi dengan teman secara ramah

b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan

c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari

keempat aspek sikap di atas.

Kategori nilai sikap:

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4

Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3

Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2

Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2. Penilaian Pengetahuan

Bentuk Penilaian : Tes Tertulis

Jenis : Multiple Choise

I. Jawablah pertanyaan berikut ini yang menurut anda benar dengan

memberi tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban (A), (B), (C),

atau (D)

1. Menurut Neuner dan Kelling terdapat 8 prinsip organisasi perkantoran

yaitu .....

(A) Prinsip tujuan, prinsip kesatuan fungsi, prinsip hubungan individual

(B) Prinsip tujuan, prinsip berorganisasi, prinsip jangkauan pengawasan

(C) Prinsip kepengawasan, prinsip kepemimpinan, prinsip kerja sama

(D) Prinsip kerja sama, prinsip berorganisasi, prinsip kesederhanaan

2. Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu

dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, berupa komite, dewan

atau board dengan pluralistic management, merupakan pengertian dari

struktur .....

(A) Struktur produk

(B) Struktur garis

(C) Struktur garis dan staf

(D) Struktur komite

3. Kelebihan dari struktur matriks adalah .....

(A) Membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat terhadap segala situasi

(B) Karyawan lebih menyadari tugas dan tanggung jawab pekerjaannya,

karena strukturnyamudah dipahami dan mudah dimengerti

(C) Meningkatkan tekanan kerja yang berlebihan kepada karyawan

(D) Kebingungan terjadi ketika karyawan memiliki dua atau lebih supervisor

4. Gambar diatas merupakan struktur .....

(A) Komite (C) Matriks (E) Fungsional

(B) Produk (D) Garis

5. Tiga unsur penting dalam organisasi menurut The Liang Gie adalah .....

(A)Pimpinan, tujuan, keuntungan

(B) Individu, kelompok, struktur

(C) Sekelompok manusia, tujuan, dan keuntungan

(D)Sekelompok manusia, kerja sama, tujuan

6. Dibawah ini terdapat ciri-ciri organisasi lini, salah satunya yaitu ....

(A) Jumlah pegawai biasanya cukup banyak

(B) Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang

staf

(C) Strutur organisasi sederhana dan stabil

(D) Adanya pembagian tugas yang jelas dan tegas

7. Struktur organisasi yang melakukan perekrutan, sementara karyawan pada

beberapa area fungsional seperti keuangan, merupakan ciri dari struktur .....

(A)Struktur komite

(B) Struktur fungsional

(C) Struktur garis dan staf

(D)Struktur matriks

8. Terdapat lima bagan yang menggambarkan aspek utama dari struktur

organisasi dibawah ini, kecuali .....

(A)Pembagian kerja

(B) Rantai perintah

(C) Pengendalian

(D)Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

9. Memiliki kepribadian disiplin, sabar, jujur, memiliki pengetahuan tentang

aktifitas organisasi dan terampil adalah beberapa syarat yang diperlukan

untuk menjadi .....

(A)Sekretaris junior

(B) Sekretaris khusu

(C) Sekretaris profesional

(D)Sekretaris senior

10. Salah satu nama lain dari manajer madya adalah .....

(A)Disfrict manager

(B) Pemimpin proyek

(C) Managing director

(D)Kepala seksi

Kunci Jawaban Multiple Choise

1. A 6. C

2. D 7. D

3. A 8. C

4. B 9. C

5. D 10. A

Pedoman Penilaian Pengetahuan

Skor Maksimal untuk:

Skor No. 1 : 10

Skor No. 2 : 10

Skor No. 3 : 10

Skor No. 4 : 10

Skor No. 5 : 10

Skor No. 6 : 10

Skor No. 7 : 10

Skor No. 8 : 10

Skor No. 9 : 10

Skor No. 10 : 10

Total skor maksimal : 100

Rincian Skor 4

Skor 10 : untuk jawaban benar

Skor 0 : untuk jawaban salah

Rumus Konservasi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

100

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

3. Penilaian Keterampilan

Latihan Membuat Struktur Organisasi Kantor

Buatlah struktur organisasi setelah anda melakukan observasi ke sebuah

organisaisi dan jelaskan struktur organisasi yang digunakan oleh organisasi

tersebut.

Aspek Penilaian Membuat Struktur Organisasi

Format Penilaian:

No Jawaban Skor

1

2

3

4

5

- Sistematika penyusunan struktur organisasi

- Kerapian pembuatan bagan

- Bagan yang dibuat harus sesuai dengan dengan jabatan

- Penulisan rapi, sesuai tata letak sebenarnya

- Penjelasan harus sesuai dengan struktur organisasi yang digunakan

20

20

20

20

20

SKOR MAKSIMAL 100

Rincian Skor 20

Skor 0-5 : Kurang

Skor 6-10 : Cukup

Skor 11-15 : Baik

Skor 16-20 : Sangat Baik

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

LAMPIRAN MATERI

MATERI POKOK

STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

PERKANTORAN

1. ORGANISASI DALAM KANTOR

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan

kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur

tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang

memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan.

Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya yaitu

“Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang

dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan tatausaha atau dilakukan aktivitas-

aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu

organisasi.

Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu

kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari

sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi

kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan dengan sebaik-baiknya. Karena

organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa

pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara

yang paling efisien.

Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga

tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta. Lebih dari itu, melalui

organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi

yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar.Organisasi kantor akan terikat

kepada sifat-sifat dari “Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut

pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi

serta penentuan dari kewajiban -kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.

Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang beraneka

ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada

semua orang yang terlibat, sehingga setiap orangmempunyai tugas dan

kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya menurut

kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efesien.

A. Prinsip-Prinsip Organisasi

Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia,

sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan.

Unsur -unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Manusia

Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada

manusia (orang-orang) yang bekerjasama. Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja

2. Sasaran/ Tujuan

Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai

3. Tempat Kedudukan

Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi

memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya Manusia (orang-

orang)

4. Pekerjaan

Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada

pembagian kerjanya.

5. Teknologi

Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis

6. Struktur

Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar manusia yang satu

dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi

7. Lingkungan

Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.

Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas atau

prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang baik perlu

dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Dengan pengetahuan

tentang asas-asas atau prinsip-prinsip organisasi maka dalam setiap usaha untuk

mengorganisasi kalau tidak mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka

prinsip-prinsip tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip

organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :

1. Prinsip perumusan tujuan

Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus diperkirakan

adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas tersebut maka berarti bahwa sebelum

organisasi tersebut disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari

organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi tersebut bermaksud

agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efisien dan efektif.

2. Prinsip pembagian kerja

Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau penyusunan

suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara

efisien dan efektif. Karena suatu organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga

orang lain yang kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya

pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja maka tiap orang /

bagian akan dapat mengetahui secara jelas tugas dan tanggung jawab serta

kedudukannya masing- masing dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan

dapat diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan sehingga

pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

3. Prinsip pendelegasian wewenang

Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang diri baik

karena keterbatasan kemampuan waktu dan sebagainnya. Untuk itu perlu bagi

seorang menajer dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan

sebagian yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.

4. Prinsip koordinasi

Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka

diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai terjadi kesimpang

siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya koordinasi yang baik maka

kemungkinan kesimpang siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang

atau setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan tugasnya

sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi kalau tindakan

ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka

justru dapat menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha untuk meningkatkan

produksinya sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka ini

berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan).

5. Prinsip batas efisiensi pengawasan

Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian tersebut

mempunyai beberapa orang yang dibawah pengawasannya untuk itu batas-batas

efisiensi pengawasan harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas

pengawasan orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani

untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat sebenarnya tergantung

pada situasi dan kondisi masing-masing yang tidak dapat dibaut standar secara

tegas. Perbedaan kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor

lain ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik

6. Prinsip pengawasan umum

Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila pengawasannya

kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan organisasi harus dilakukan

sedemikian rupa misalnya diusahakan penyusunan organisasi yang sederhana

sehingga dengan demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara

keseluruhan.

B. Bentuk organisasi kantor

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan

departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini

menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu ;

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :

1. Organisasi Garis/Lini

Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari

atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang

-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang

dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung. Organisasi lini adalah suatu

bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang, yang

menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahannya.

Semua bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai yang terendah dihubungkan

dengan suatu garis wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi

mempunyai tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada

satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau

bentuk militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis,

karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer sampai

bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung menurut garis

komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di dalam sikap pimpinan. Pada

sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat

jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu

garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggung jawab yang

paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau kecil pada tingkat

manajemen yang yang lebih rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan

organisasi memegang wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai

segala hal yang termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima

perintah dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya

bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab berjalan

melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya

sederhana. Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian

harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan termasuk dalam bidang

pekerjaannya .

Ciri-ciri organisasi lini.

1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan

suatu garis wewenang/komando

2. Struktur organisasi sederhana dan stabil

3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling

mengenal

4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan

wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya

5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga

dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal

6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi

7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Ada kesatuan komando yang

terjamin dengan baik.

2. Disiplin pengawai tinggi dan

mudah dipelihara

(dipertahankan)

3. Koordinasi lebih mudah

dilaksanakan

4. Proses pengambilan keputusan

dan instruksi – instruksi dapat

berjalan cepat

5. Garis kepemimpinan tegas,

tidak simpang siur, karena

pimpinan langsung

berhubungan dengan

bawahannya sehingga semua

perintah dapat dimengerti dan

di laksanakan

6. Rasa solidaritas pegawai

biasanya tinggi

7. Pengendalian mudah di

1. Tujuan dan keinginan pribadi

pimpinan seringkali sulit

dibedakan dengan tujuan

organisasi

2. Pembebanan yang berat dari

pejabat pimpinan, karena

dipegang sendiri

3. Adanya kecenderungan

pimpinanbertindak secara

otoriter/diktator, cenderung

bersikap kaku (tidak fleksibel)

4. Kesempatan pegawai untuk

berkembang agak terbatas

karena sukar untuk mengambil

inisatif sendiri

5. Organisasi terlalu tergantung

kepada satu orang, yaitu

pimpinan

6. Kurang tersedianya staf ahli

laksanakan dengan cepat

8. Tersedianya kesempatan baik

untuk latihan bagi

pengembangan bakat – bakat

pimpinan

9. Adanya penghematan biaya

10. Pengawasan berjalan efektif

Judul : Kelebihan dan Kekurangan Sistem Organisasi Garis/Lini

2. Organisasi Staff.

KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Asas kesatuan komando

tetap ada. Pimpinan tetap

dalam satu tangan

2. Adanya tugas yang jelas

antara pimpinan staf dan

pelaksana

3. Tipe organisasi garis dan

tipe fleksibel (luwes)

karena dapat di tempatkan

pada organisasi besar dan

kecil

4. Pengembalian keputusan

relatif mudah, karena

mendapat bantuan

pemikiran dari staf

5. Koordinasi mudah

dilakukan, karena ada

pembagian tugas yang

jelas

6. Disiplin dan moral

pegawai biasanya tinngi

karena sesuai dengan

spesialisasinya

7. Bakat pegawai dapat

berkembang sesuai

spesialisasinya

8. Diperoleh manfaat yang

besar bagi para ahli

1. Kelompok pelaksana

terkadang bingung untuk

membedakan perintah dan

bantuan nasihat

2. Solidaritas pegawai kurang,

karena adanya pegawai yang

tidak saling mengenal

3. Sering terjadi persaingan

tidak sehat, karena masing –

masing menganggap tugas

yang dilaksanakannyalah

yang penting

4. Pimpinan lini mengabaikan

advis staf

5. Apabila tugas dan tanggung

jawab dalam berbagai kerja

anatar pejabat garis dan staf

tidak tegas, maka akan

menimbukan kekacauan

dalam menjalankan

wewenang

6. Penggunaan staf ahli bisa

menambah pembebanan

biaya yang besar

7. Kemungkinan pimpinan staf

melampaui kewenangan

stafnya sehingga

menimbulkan

ketidaksenagan pegawai lini

8. Kemungkinan akan terdapat

prbedaan interpelasi antar

orang lini dan staf dalam

kebijakan dan tugas yang

diberikan sehingga

menimbukan permasalahan

menjadi kompleks.

Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai

hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi memberikan

bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak mempunyai garis komando

kebawah.Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan

sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus

persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk ini biasanya sangat cocok bila

digabungkan dengan bentukorganisasi lainnya.

3. Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap

ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai

kepada unit yang ada paling bawah bertugas memberikan. Para staf hanya

bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan

atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran dari staf tergantung keputusan

pimpinan sendiri. Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar,

pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia

membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang perkantoran.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf :

1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks

2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak

3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung

4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin

pula

diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal

5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal

6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai

tertentu.

7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang

staf.

4. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan macam-

macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional ini

masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar diperhatikan. Pembagian kerja

didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya mengerjakan suatu

tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada

pimpinan-pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya

diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akanmendapat

perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian

khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas

b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan

c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan

d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas

e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama

dapat

dilakukan

KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Spesialisasi dilakukan secara

optimal

2. Para pegawai bekerja sesuai

ketrampilannya masingmasing

3. Produktivitas dan efisiensi dapat

ditingkatkan

4. Koordinasi menyeluruh bisa

dilaksanakan pada eselon atas,

sehingga berjalan lancar dan

tertib

5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin

karyawan yang menjalankan

fungsi

yang sama biasanya cukup tinggi.

1. Pekerjaan seringkali sangat

membosankan

2. Sulit mengadakan perpindahan

karyawan/pegawai dari satu

bagian ke

bagian lain karena pegawai hanya

memperhatikan bidang

spesialisasi

sendiri saja

3. Sering ada pegawai yang

mementingkan bidangnya sendiri,

sehingga koordinasi menyeluruh

sulit

dan sukar dilakukan

6. Pembidangan tugas menjadi jelas

5. Organisasi Kepanitiaan

Organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas

selesai maka selesailah organisasi tersebut.

KEUNTUNGAN KELEMAHAN

1. Segala keputusan dipertimbangkan

masak-masak dalam pembahasan

yang dalam dan terperinci

2. Kemungkinan pimpinan bertindak

otoriter sangat kecil

3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh

suatu tim

1. Proses pengambilan keputusan

memerlukan diskusi yang berlarut-

larut

yang menghambat pelaksanaan

tugas

2. Tanggung jawabnya tidak jelas,

karena

tanggung jawabnya sama

3. Kreativitas karyawan terhambat

dan

sukar untuk dikembangkan, karena

faktor kolektivitas lebih

dipentingkan

C. Bagan/Struktur Organisasi Kantor

Struktur organisasi merupakan pola komunikasi dan koordinasi

antarbagian atau departemen dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat

tercapai dengan efektif dan efisien. Lebih lanjut tentang struktur organisasi, Gie

(2007)menyatakan bahwa suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya

secara penuh bila memenuhi dua syarat, yaitu efisien dan sehat.

Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi tersebut memiliki

susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap

persatuan didalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha

dengan hasil kerjanya, baikmengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja itu.

Sedangkan struktur yang sehat berarti bahwa organisasi itu mempunyai

bentukyang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan

wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan

keseluruhan organisasi dapat menjalankan peranannya dengan tanpa

kesimpangsiuran.

Bila organisasi mengabaikan kedua syarat struktur organisasi tersebut,

maka akibatnya adalah sebagai berikut :

1. Organisasi akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak

menambah kegiatan yang dilakukan dan hasilkerja yang dicapai.pemekaran

susunan organisasi ini berarti bertambahnya jumlah karyawan, dan besarnya

biaya, sedangkan pembagian kerjanya mungkin tidak akan tumbuh secara wajar.

2. Terjadinya kembaran satuan-satuan organisasi atau duplikasi kegiatan,

kesimpangsiuran dalam pelaksanaan pekerjaan, dan semakin sukarnya tercapainya

koordinasi.

Menurut Soekoco (2007), terdapat 6 macam struktur organisasi yang biasa

dijumpai dalm suatu organisasi, yaitu :

1. Struktur Garis

Struktur ini merupakan struktur organisasi yang palig tua dan sederhana,

dimana kekuasaan mengalir secara vertikal dari tngkat paling atas, melalui tingkat

menengah dan sampai tingkat bawah. Struktur ini umumnya ditemui pada

perusahaan kecil atau perusahaan yang baru berdiri.

2. Struktur Garis dan Staf

Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi

tambahan berupa aktifitas staf ahli yang mendukung aktivitas sgruktu garis

dengan memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi. Keberadaan staf ahli

dibutuhkan sebagai supporting staff bagi manajer yang bertanggung jawab

mengelola departemen yang di pimpinnya.

3. Struktur Fungsional

Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan yang

mempunyai area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen dan

lazim ditemui pada perusahaan kecil dan menengah yang memusatkan mengambil

keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.

4. Struktur Produk

Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan

produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur

orrganisasi sebuah perusahaan. Tiap produk utama diberikan status divisi dan

ofisial tingkat tinggi yang memimpin unit tersebut.

5. Struktur Komite

Struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan.

beberapa perusahaan melakukan fungsi manajerial, dimana yang lain hanyalah

sebagai penasihat. Struktur komite yang telah menyelesaikan tugasnya akan

dibubarkan, sementara struktur komite lain dalam perusahaan terus berjalan

hingga menyelesaikan tugasnya.

6. Struktur Matriks

Struktur ini merupakan struktur terbaru dari senua organisasi yang ada dan

paling sering digunakan perusahaan yang melakukan proyek rumit. Struktur ini

mengintegrasikan hubungan vertikal dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah

proyek. Struktur ini melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa

area fungsional seperti manufaktur, keuangan, penjualan dan mempekerjakan

mereka sebagai tenaga part time atau full time pada sebuah proyek.